第一篇：會議期間的文書與服務(wù)

一、編寫會議簡報

會議期間的重要文書工作就是編寫會議簡報。會議簡報是會議的交流性和指導(dǎo)性文件，要求及時、準(zhǔn)確編寫。

編寫會議簡報的基本要求可以用四個字概括：“快、新、實、短”。

“快”，是會議的時限性決定的。這就是說編寫會議簡報需要搶時間，不拖拉，一般要求當(dāng)天的情況當(dāng)天整理，當(dāng)天發(fā)出，最遲也要當(dāng)天整理，第二天發(fā)出。一些大型會議一天要發(fā)出簡報一至二期。

“新”，這是簡報的交流性和指導(dǎo)性決定的。就是說編寫簡報要提出新情況，新問題和新經(jīng)驗，并反映在文字上應(yīng)注意使標(biāo)題醒目、吸引人。

“實”，是對一切公文的起碼要求。這就是簡報所反映的情況和問題要真實、準(zhǔn)確、不能隨意夸大或縮小。

“短”，簡報本身從字面上解釋就是簡短的報道。長了就不能稱其為簡報。而且也會影響到“快”。因此，會議簡報的行文特色應(yīng)當(dāng)是：開門見山，直接敘事，一語中的，盡可能一事一議，少做綜合報道。簡報一般字?jǐn)?shù)在幾百字至多不過千字。

二、能夠收集、編發(fā)會議信息

會議的新聞報道工作可以有多種方式：

第一種，由會議秘書組撰寫新聞報道稿件，然后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后，向媒體發(fā)送；

第二種，在會議召開期間，邀請有關(guān)報社，電臺、電視臺派記者親自隨訪，發(fā)布消息；

第三種，在會議結(jié)束時，召開記者招待會，由領(lǐng)導(dǎo)人直接介紹會議情況并親自回答記者提出的各種問題。

三、能夠組織擬寫會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是根據(jù)會議的主旨，用準(zhǔn)確而精煉的語言綜合記述其要點的書面材料。是在會議記錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會議精神和會議成果的文件。并非所有會議都要產(chǎn)生會議紀(jì)要。會議紀(jì)要有兩個目的：一是讓與會者帶回去作為傳達貫徹會議精神的依據(jù)；二是上報，使上級主管部門和有關(guān)單位了解會議的情況或予以轉(zhuǎn)發(fā)。

擬寫會議紀(jì)要應(yīng)做到：

1.忠實于會議實際；2.內(nèi)容集中、概括、精煉；3.邏輯條理要清楚。

相應(yīng)知識

會議紀(jì)要有兩種類型：

一是例行會議紀(jì)要。如經(jīng)理辦公會議紀(jì)要、廠長辦公會議紀(jì)要。這種類型的會議紀(jì)要是將會議形成的決議下發(fā)，或讓上級了解會議的精神，因此要求簡明扼要。

二是工作會議紀(jì)要。是指各機關(guān)、部門或地區(qū)就重大工作問題召開專門會議，交流情況，統(tǒng)一認(rèn)識，研究政策措施之后，需要整理出會議紀(jì)要，上報下發(fā)，或請求上級批轉(zhuǎn)。

會議紀(jì)要的內(nèi)容包括兩部分：

一是會議情況簡述。包括召開會議的根據(jù)、目的、時間、地點、參加會議的人員、會議討論的問題以及會議的成果。

二是對會議主要精神的闡發(fā)。這是會議紀(jì)要的主體部分。

注意事項

擬寫會議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)做到：

第一，記實。即實事求是，忠于會議實際。為此，必須以會議紀(jì)錄為依據(jù)。對與會者的發(fā)言可以進行概括、歸納、提煉，但絕不能增添與篡改內(nèi)容。

第二，記要。即抓住要點，對會議的中心議題和圍繞議題所做的決定進行集中概括，去粗取精，集中歸納最有說服力的典型事例，引用最精彩的情節(jié)和語言，使全文突出重點。

第三，要有條理，眉目清楚，使人一目了然。

四、做好會議的值班工作與保密工作

具體做法

一些大中型會議，會場配有專門的服務(wù)人員，但秘書應(yīng)當(dāng)督導(dǎo)和協(xié)助服務(wù)人員做好以下工作：

1.與會人員入場時的驗證與收票工作。

2.保持會場內(nèi)的秩序，維護場內(nèi)設(shè)備。

3.為會場內(nèi)人員提供開水、飲料以及其他服務(wù)。

4.觀注會場內(nèi)各種設(shè)備的使用情況。

5.做好會場內(nèi)安全保衛(wèi)工作。會場內(nèi)安全保衛(wèi)工作主要包括：

(1)防止與會議無關(guān)的人，隨便進入會場；

(2)觀注會場內(nèi)的設(shè)備運行情況，消除火災(zāi)隱患，防止意外事故的發(fā)生；

(3)保證會場內(nèi)人員的安全與健康，發(fā)現(xiàn)與會者中身體不適或突發(fā)疾病者，要及時請保健醫(yī)生或送往附近醫(yī)院或聯(lián)系急救中心；

(4)做好會議的保密工作。

注意事項

1.應(yīng)有相應(yīng)的值班制度與要求。

2.保密文件的分發(fā)、收回以及會議內(nèi)容的保密問題。

五、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會議總結(jié)工作及會后的反饋工作

1.做好會議的總結(jié)工作

會后總結(jié)工作應(yīng)當(dāng)做到及時、全面、客觀、公正?？梢圆扇€人總結(jié)、小組評議、領(lǐng)導(dǎo)評價相結(jié)合的方法，并在此基礎(chǔ)上，盡可能召集全體工作人員開個總結(jié)會，交流經(jīng)驗、表彰先進。

2.會后反饋工作是指秘書人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交辦或會議上的決定，將會議所做出的決策或決議在實際貫徹執(zhí)行中的所得到的結(jié)果、引起的反應(yīng)以及造成的影響等情況，回報給主辦會議的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的活動。會后反饋可以用口頭或書面催詢的方式，必要時還可以直接深入到有關(guān)單位或部門進行實地檢查與催詢。會后反饋工作是會議善后工作的一項重要內(nèi)容，也是整個會務(wù)工作的一個重要組成部分。這項工作雖然是在會議結(jié)束之后進行的一項工作，但對整個會議來說都是非常重要也是十分必要的，因為，它能夠直接反映出會議效果的好壞以及會議的主旨精神是否能夠落到實處。

注意事項

1.總結(jié)要注意收集書面總結(jié)材料，以便立卷歸檔。

2.反饋工作要注意形式多樣化，多方面掌握反饋信息。

第二篇：會議文書

2013年，是××創(chuàng)新股份有限公司(可是你虛擬的公司)收獲頗豐的一年，不僅銷售業(yè)績創(chuàng)造了新水平，而且公司還研發(fā)出了新的產(chǎn)品。臨近年末了，××創(chuàng)新股份有限公司擬召開本年會暨最新研發(fā)成果展示會，希望通過召開年會，回顧企業(yè)發(fā)展歷程，介紹核心產(chǎn)品研發(fā)成果，以進一步提升公司品牌美譽度和企業(yè)形象；同時，趁當(dāng)前人氣旺盛，潛在客戶高度匯集的大好時機，隆重推出公司最新的研發(fā)產(chǎn)品為來年拓展新的市場，力爭再創(chuàng)佳績，打下堅實的基礎(chǔ)?？偨?jīng)理王永康責(zé)成公司相關(guān)人員做好年會的籌備工作，并且通知辦公室，下周星期一辦公例會討論此事，要求公司所有在家的領(lǐng)導(dǎo)和各部門經(jīng)理都要參加。

總經(jīng)理王永康責(zé)成公司相關(guān)人員做好年會的籌備工作，確定會議的主題、成立會議組織機構(gòu)，辦公室擬制年會的籌備方案并負(fù)責(zé)報批，其他部門要認(rèn)真配合。辦公室主任席為民領(lǐng)受任務(wù)后，立即組織相關(guān)人員開會討論，進行分工，布置工作；會后大家按照分工，全力以赴投入到年會暨最新研發(fā)成果展示會的籌備工作中。

上機模擬操練。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，各小組按照分工分別籌建年會組織機構(gòu)；擬訂會議籌備方案、會議經(jīng)費預(yù)算方案、會議應(yīng)急預(yù)案；制定會議議程、日程安排。實訓(xùn)提示

（1）會議必備要素。主要包括會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議主題和議題、會議方式及會議結(jié)果。

（2）公司例行工作會議的會前準(zhǔn)備一般包括發(fā)會議通知（可電話通知）、準(zhǔn)備會議室、準(zhǔn)備會議資料、檢查會議設(shè)備、準(zhǔn)備茶水等事項。

（3）擬訂會議籌備方案是會前的一項重要工作，應(yīng)注意掌握擬訂會議籌備方案的主要內(nèi)容和工作技巧，根據(jù)給定的情況具體設(shè)計籌備方案。

三、知識導(dǎo)入

(一)實訓(xùn)任務(wù)基本知識要點 1.年會

它是就某一特定主題展開討論的聚會，議題涉及政治、經(jīng)貿(mào)、科學(xué)、教育或者技術(shù)等領(lǐng)域。年會通常包括一次全體會議和幾個小組會議。年會可以單獨召開，也可以附帶展示會，多數(shù)年會是周期性的，最常見的周期是一年一次。3.會議籌備方案的制定程序

組建會議籌備機構(gòu)，選舉或指派籌備方案編寫負(fù)責(zé)人；與領(lǐng)導(dǎo)溝通，確定會議的名稱、主題與議題、議程及日程安排、會議時間及地點、所需設(shè)備及工具、與會人員、文件的范圍；制定會議經(jīng)費預(yù)算方案，擬定食宿安排，擬制籌備方案，提請上司審核并批準(zhǔn)之后按照要求作具體安排與部署。 4.確定會議的主題和議題

會議的主題是會議要研究的問題、要達到的目的，議題是對會議主題的細(xì)化。

5.確定會議名稱

會議名稱要用精練的文字高度概括出會議的主題，應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議的議題或主題來確定，即要名副其實。一般包括：會議主辦單位名稱、會議主題、會議類型。6.擬定會議議程日程

會議議程是對已確定的議題列出先后順序，也就是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號清晰地表達出來。會議議程關(guān)系到會議的目的、任務(wù)，秘書人員可以提出建議并報請領(lǐng)導(dǎo)審批。會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排，也就是根據(jù)會議的計劃和進程逐日作出的安排。會議日程表一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，將會議的議題具體化。

（1）議程表的設(shè)計。按習(xí)慣順序和有關(guān)規(guī)定安排會議議程；應(yīng)注意議題所涉各種事物的習(xí)慣順序和有關(guān)對會議議程順序的明確規(guī)定，按要求編制議程表；盡量將同類性質(zhì)的問題排列在一起；保密性較強的議題，一般放在后面。

（2）會議日程表的設(shè)計。會議的日程一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天 上午、下午、晚上三個單元里，將會議的議題具體化。會議日程表通常包括時間、會議內(nèi)容、活動方式、地點、主持人、參加人等。 7.確定會議的時間及會期

召開會議的時間，原則上講，應(yīng)當(dāng)在會議議題確定下來之后，盡量趕早不趕晚。但要根據(jù)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的時間安排來確定會議時間；要根據(jù)會議的內(nèi)容來安排會議召開時間；要考慮會議的時效性；主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、旅行的當(dāng)天或返回的當(dāng)天最好不召開會議，緊急會議可以例外；會見會談性會議，要事先同主賓雙方協(xié)商，再確定會議召開時間。會期是指一次或一屆會議總的時間長度。確定會期要綜合考慮會議的內(nèi)容、會議的規(guī)模以及會議的復(fù)雜程度。 8.確定召開會議的地點

會議地點也就是會址，要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮其他的因素，如政治因素、經(jīng)濟因素、社會因素等。 9.會務(wù)籌備機構(gòu)

包括會務(wù)組、秘書組、組織組、接待組、宣傳組、財務(wù)組、保衛(wèi)組等。 10.制訂會議經(jīng)費預(yù)算

會議經(jīng)費包括交通費用、會議室費用、住宿費用、餐飲費用、旅游參觀費用、培訓(xùn)費用、預(yù)計外支出等。 11.會議應(yīng)急方案的制定程序

預(yù)測情況→準(zhǔn)備應(yīng)對備選方案→討論會議緊急情況→確定會議應(yīng)急方案。 12.會議應(yīng)急方案內(nèi)容

包括會議舉行過程中可能出現(xiàn)的人員問題、場地問題、設(shè)備問題、資料問題、健康安全問題、行為問題及解決問題時負(fù)責(zé)解決的會議工作人員和職責(zé)。

（1）人員問題。如演講者、參加者或關(guān)鍵代表不能到會，或登記參會的代表數(shù)量不足，從而影響會議的規(guī)模以及財務(wù)收支和公共關(guān)系等。

（2）場地問題。如重復(fù)預(yù)訂房間造成的沖突，取暖或通風(fēng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障等。（3）設(shè)備問題。如缺少合適的設(shè)備或者設(shè)備在使用過程中發(fā)生損壞。（4）資料問題。如宣傳材料的不足或短缺，或資料沒有送到會議地點。

（5）健康與安全問題。會議中，有時會出現(xiàn)意想不到的情況，如突發(fā)性火災(zāi)等各種災(zāi)害的發(fā)生，或某位代表患上了嚴(yán)重或高度傳染的疾病，或因某種原因?qū)е屡c會人員出現(xiàn)食物中毒等。

（6）行為問題。會議中，偶爾會出現(xiàn)發(fā)言人行為不當(dāng)或與會代表行為不當(dāng)。

寫出會議禮儀培訓(xùn)要點。

討論設(shè)計出大會會場布局（包括會場裝飾、會場設(shè)備的擺放），設(shè)計出會標(biāo)的標(biāo)題和樣式，設(shè)計出桌簽的樣式。在計算機上使用Microsoft Word繪制出會場布局、會標(biāo)、桌簽的圖稿，以及陳述會場布置細(xì)節(jié)說明。(三)實訓(xùn)提示

(1)租借或預(yù)訂會議室要注意確認(rèn)租借的日期、時間，考慮會場大小是否合適，租金是否符合預(yù)算，交通是否便利，所需各種設(shè)備設(shè)施是否齊全等，要履行相關(guān)手續(xù)。

(2)準(zhǔn)備會議資料和用品要齊全，分裝會議文件要認(rèn)真細(xì)致。(3)發(fā)送會議通知，要注意確認(rèn)通知是否送到或收到。

(4)安排會議食宿，要注意根據(jù)與會者的反饋信息準(zhǔn)確掌握人數(shù)，并要與會議主辦方選擇的接待賓館簽訂相關(guān)協(xié)議。

(5)檢查會議常用的視聽設(shè)備，要天天天天天天天天天天

(6)布置會場，要充分考慮會議的主題，正確選擇會場的類型和布局形式，作好座席安排，布置要烘托會場氣氛，準(zhǔn)備好座位引導(dǎo)和相關(guān)標(biāo)識牌。(7)文稿擬寫要格式正確，語言簡練，段落層次清晰，詞匯、語法、標(biāo)點符號準(zhǔn)確。(8)制作產(chǎn)品宣傳畫冊。產(chǎn)品宣傳畫冊的作用是展示企業(yè)最新研究成果，對外界宣傳企業(yè)強大技術(shù)實力。同時，為企業(yè)宣傳造勢。產(chǎn)品宣傳畫冊不僅可以用于本次年會，而且后期的一系列市場活動均可使用。可初步作出預(yù)算，預(yù)訂宣傳畫冊。任務(wù)三 會前文書工作訓(xùn)練任務(wù)(二)實訓(xùn)安排

（1）上機模擬操練。各小組按照分工，分別根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖擬寫會議通知、制作請柬和邀請信、制作會議證件、準(zhǔn)備會議標(biāo)志、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬寫講話提綱并制作PPT演示文稿、擬制會務(wù)資料。

（2）會議證件的設(shè)計格調(diào)要與會議的性質(zhì)氣氛相適應(yīng)。

三、知識導(dǎo)入

(一)實訓(xùn)任務(wù)基本知識要點 1.會議文件的類型

會議文件主要包括大會的主報告、大會發(fā)言單位的材料、會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論題目和分組討論地點、作息時間表、會議的參閱文件和相關(guān)資料。 2.各種形式的文件材料

（1）會議的指導(dǎo)文書。包括上級會議文書、上級指示文書、本級開會起因文書等。

（2）會議的主題文書。包括開幕講話報告、主題報告、專題報告、專門發(fā)言、選舉結(jié)果、正式?jīng)Q議、閉幕講話等。

（3）會議程序文書。包括議程文書、日程安排、講話程序、選舉或表決程序表等。

（4）會議參考文書。包括各部門統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等。

（5）會議管理文書。包括開會須知、議事規(guī)則、保密制度、會議證件、作息時間、生活管理等。

（6）會議成果文書。包括選舉結(jié)果、會議記錄、會議紀(jì)要等。（7）會議宣傳、傳達文書。包括新聞稿、傳達提綱、執(zhí)行計劃等。（3）公文式會議通知。它由標(biāo)題、正文和落款三部分組成。 ①標(biāo)題的結(jié)構(gòu)形式：

復(fù)雜式——發(fā)文機關(guān)+事由+文種。 簡單式——會議通知。 ②正文結(jié)構(gòu)形式：

復(fù)雜式——會議名稱+會議議題+會議目的+會議時間+會議地點+與會人員+會議議程+會議要求+會議準(zhǔn)備的材料+會議安排。

簡單式——會議議題+目的+時間+地點+與會人員。

（4）表格式通知。表格式會議通知結(jié)構(gòu)規(guī)范，格式統(tǒng)一。黨政機關(guān)、企事業(yè)單位和業(yè)務(wù)主管部門內(nèi)部召開的各種會議經(jīng)常采用表格式會議通知，方便快捷，有利于提高工作效率。

（5）公告式通知。公告式會議通知是利用報紙、電視等新聞媒體或其他公開傳播媒介發(fā)送的會議通知。往往通知的對象不明確，且人員較多，像一些理論研討會、股東會、聯(lián)誼會、大型慶祝會等就使用公告式通知。 4.會議開幕詞

開幕詞是會議講話的一種，它是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人在會議開幕時所作的講話，旨在闡明會議的指導(dǎo)思想、宗旨、重要意義，向與會者提出開好會議的中心任務(wù)和要求。它以簡潔、明快、熱情的語言闡明的大會宗旨、性質(zhì)、目的、任務(wù)、議程、要求等，對會議起著重要的指導(dǎo)作用。

開幕詞由首部、正文和結(jié)束語三部分組成，各部分的項目內(nèi)容與寫作要求如下：

（1）首部。它包括標(biāo)題、時間、稱謂三項。 ①標(biāo)題。一般由事由和文種構(gòu)成，如《中國共產(chǎn)黨第十二次全國人民代表大會開幕詞》；有的標(biāo)題由致詞人、事由和文種構(gòu)成，其形式是《×××同志在××××?xí)系拈_幕詞》；有的采用復(fù)式標(biāo)題，主標(biāo)題揭示會議的宗旨、中心內(nèi)容，副標(biāo)題與前兩種標(biāo)題的構(gòu)成形式相同，如《我們的文學(xué)應(yīng)該站在世界的前列——中國作家協(xié)會第四次會員代表大會開幕詞》；也有的只寫文種，即“開幕詞”三字。

②時間。寫在標(biāo)題之下，用括號注明會議開幕的年、月、日期。

③稱謂。一般根據(jù)會議的性質(zhì)及與會者的身份確定稱謂，如“同志們”、“各位代表、各位來賓”、“運動員同志們”等。（2）正文。它包括開頭，主體和結(jié)尾三部分。 ①開頭部分。一般開門見山地宣布會議開幕。也可以對會議的規(guī)模及與會者的身份等作簡要介紹，如“參加這次大會的代表有×××人，其中有來自??”，并對會議的召開及對與會人員表示祝賀。需要說明的是，開頭部分即使只有一句話，也要單獨列為一個自然段，將其與主體部分分開。

②主體部分。這是開幕詞的核心部分。通常包括三項內(nèi)容：

第一，闡明會議的意義，通過對以往工作情況的概括總結(jié)和對當(dāng)前形勢的分析，說明會議是在什么形勢下，為了解決什么問題和達到什么目的召開的；第二，闡明會議的指導(dǎo)思想，提出大會任務(wù)，說明會議主要議程和安排； 第三，為保證會議順利舉行，向與會者提出會議的要求。 ③結(jié)尾部分。提出會議的任務(wù)、要求和希望。

（3）結(jié)束語。開幕詞的結(jié)束語要簡短、有力，并要有號召性和鼓動性。寫法上常以呼告語領(lǐng)起一段，如“預(yù)祝大會圓滿成功！”。6.制發(fā)會議證件的方法和要求

①內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱，與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)以及身份（職務(wù)、職稱等），組織或公司的名稱。 ②重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。姓名卡片可設(shè)計為紅、藍、黃等不同的顏色。

③在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。

7.會議標(biāo)志

主要有指示牌、名簽或臺簽、區(qū)域圖或路線圖。 8.會務(wù)資料

包括接站一覽表、會議簽到表、住宿登記表、用餐分組表、會議討論分組表、會間乘車分組表、訂票登記表、會務(wù)組成員通訊錄等。(一)會務(wù)工作實訓(xùn)常用表格制作實例 1.會議通知單 如圖7-5所示。

2.會議簽到表 如表7-10所示。

3.會議分組討論表 如表7-11所示。

4.住宿登記表 如表7-12所示。

5.會議須知 如圖7-6所示。

籌備大型會議首先要組建會議籌備機構(gòu)，擬訂會議籌備方案。

第三篇：會議組織與服務(wù)

會議組織與服務(wù)

一、名詞解析：

會議是一種圍繞特定目標(biāo)進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織有計劃的商議活動。

會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協(xié)辦單位等。

會議客體即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

會議策劃就是為了使會議取得預(yù)期的目的，而進行構(gòu)思、設(shè)計，選擇出合理可行的方案的過程。

會議議程是會議主要活動的安排順序，它主要是對議題性活動的程序化，即將會議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來并固定下來，反映議題的主次、輕重、先后。會議議程起著維持會議秩序的作用。

會議日程是把一天中會議議程規(guī)定的各項活動按單位時間具體落實安排，它不僅細(xì)化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。

閉幕詞是黨政機關(guān)、群眾團體、企事業(yè)單位舉行隆重會議閉幕時，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會議所作的總結(jié)性講話。

會議報告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機構(gòu)或有關(guān)代表會議所做的工作匯報。

會議證件是表明與會議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。

會議引導(dǎo)是指會議活動期間會務(wù)工作人員為與會者指引會場、座位、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會者問詢的路線、方向和具體的位置。

會議記錄是如實記錄會議的基本情況、會議中的報告、會議上的講話、發(fā)言和決議等內(nèi)容的一種應(yīng)用文體，是一種重要的事務(wù)文書。

二、填空

1、會議的特征目的性、組織計劃性、群體溝通性、交流方式多樣性。

2、會議活動的基本要素：人員、名稱、議題、時間、地點、方式、結(jié)果

3、會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位，以及會議的時間、屆次、地點、范圍、規(guī)模等等。

4、會議時間是指會議的召開時間和會期兩方面。

5、會議結(jié)果，即會議結(jié)束時實現(xiàn)目標(biāo)的情況。會議結(jié)果通?？梢酝ㄟ^會議決議、合同、條約、協(xié)定、聲明等文件的形式記載下來，可以歸檔保存，也可以直接傳達。

6、會議的主要方式有現(xiàn)場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、調(diào)查會、電話會等。會議方式就是為了提高會議效率，實現(xiàn)會議目標(biāo)而采取的各種形式或手段。

7、會議的工作原則：必要性、高效性、目標(biāo)性、嚴(yán)肅性、節(jié)儉性。

8會議經(jīng)費預(yù)算的原則：科學(xué)合理、總量控制、確保重點、精打細(xì)算、留有余地。

9、會議通知的內(nèi)容：包括標(biāo)題、通知對象、正文、落款與日期四大項。正文主要包括會議的背景、議題、時間、地點、參加對象等事項。

10、開幕詞是各級黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在會議開始時，由會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會所做的重要講話。

11、講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會中所作的講話的稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對會議的指示和關(guān)心，往往是會議的補充報告。

12、準(zhǔn)備會議用品與設(shè)備的要求：制定計劃、落實專人負(fù)責(zé)、實用并節(jié)約成本。

13、會議證件是會議舉行期間供與會人員與工作人員以及其他相關(guān)人員佩戴使用的證件。包括出席證、列席證、旁聽證、來賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。

14、會議簽到的方式：薄式簽到、表式簽到、電子簽到機簽到、會議秘書人員代為簽到、簽到卡簽到、名片簽到、座次表簽到。

15、會議簽到的要求：認(rèn)真準(zhǔn)備、有序組織、及時統(tǒng)計、準(zhǔn)確無誤

16、會議記錄的種類：按詳細(xì)程度分：詳細(xì)記錄、摘要記錄；召開形式分：報告式會議記錄、座談會式會議記錄、決議式會議記錄。

17、會議記錄的格式和內(nèi)容：格式分為標(biāo)題、首部、主體和尾部四塊。內(nèi)容包括會議描述（會議類型、時間、日期、地點）、與會者姓名、會議過程和主席、記錄員簽名。

18、會議信息通常表現(xiàn)為會議通知、會議簡報、會議紀(jì)要、會議報道，以及會議的傳達提綱、要點等形式。

19、會議信息的收集要本著“準(zhǔn)確、及時、全面、適用”的原則，通過會議的正式報告、研討會上的討論發(fā)言、與會者的議案以及會下的廣泛交談，隨時獲取有價值的信息，供領(lǐng)導(dǎo)者參考或供會議交流。

20、會議簡報: 具有“簡、真、新、快”的特點。

三、畫圖

會場的布置形式：分散式，相對式，半圍式，全圍式

四，簡答題

1、會議的作用：

1、集思廣益、科學(xué)決策的作用 2.發(fā)揚民主、動員群眾、宣傳教育的作用

3.傳達信息、資源共享、學(xué)習(xí)交流、開拓思 路的作用 4.協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一思想、促進生產(chǎn)、推動工作的作用 5.國際交流、跨文化的溝通作用。

2、會議的種類：1.按會議的規(guī)模劃分：小型會議、中型會 議、大型會議、特大型會2.按會議內(nèi)容劃分：綜合性會議、專題性會議。3.按會議的性質(zhì)劃分：決策性會議（代表性會議、領(lǐng)導(dǎo)辦公會）、非決策性會議日常辦公會議、咨詢性會議、總結(jié)交流會、洽談?wù)勁行詴h、進修培訓(xùn)會、慶典性會議、商品展示和推介性會議）。4.按會議所跨的地域范圍劃分：國際性會議、全國性會議、地區(qū)性會議、部門性會議。5.按會議的目的劃分：說明會議、研究會議、解決問題會議、溝通協(xié)調(diào)會議、創(chuàng)意會議。6.按會議的形式劃分：圓桌會議、公開討論會議、代表人會議、演講型討論會、小組討論會、議會型討論、頭腦風(fēng)暴會議、遠(yuǎn)程電信會議。7.按會議的職級劃分：股東會議、董事會、高級管理人員會議、中層管理人員會議、職工大會、部門會議。

3、通常出現(xiàn)下列情況時，需要及時開會

1、遇到危機突發(fā)事件，足以使目前工作停滯，需

要及時集體協(xié)商、處理；

2、一項決定或一項管理辦法的推出，非經(jīng)會議的形式不能產(chǎn)生法定效力；

3、事情較為緊急，有關(guān)人員采取逐層、分頭商議的辦法已經(jīng)不通；

4、采取會議的形式是將特定情況（內(nèi)容）向有關(guān)人員了解或告知的最快捷的方式；

5、需要統(tǒng)一思想，在思想領(lǐng)域已經(jīng)已經(jīng)引發(fā)爭執(zhí)，不能很好的貫徹工作，工作人員已無心工作。

4、會議效率不高的主要原因：

1、時間上的安排、使用不合理；

2、地點上的安排、使用不

合理；

3、開會對象選擇不夠精確；

4、主持人的能力較弱，不能控制會場；

5、開會的原因和目的不明確。

5、維護和保持狐疑嚴(yán)肅性和權(quán)威性的做法：

1、明確會議的議題、目的；

2、制定完善的會

議計劃、組織機構(gòu)；

3、準(zhǔn)備充分；

4、落實會議議程。

6、會議可以節(jié)儉的具體方面：

1、控制會議時間；

2、控制會議規(guī)模；

3、開支要精打細(xì)算；

4、目的務(wù)求明確。

7、會議籌劃者的主要任務(wù)：

1、制訂計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要，并達

到會議預(yù)定的目標(biāo)；

2、制定會議議程；

3、了解可供使用的場所和設(shè)施情況；

4、選擇或提議合適的場所；

5、安排交通事宜；

6、協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動；

7、招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和廣告人員；

8、制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；

9、確定各項工作的時間安排；

10、視察選定的場所和設(shè)施；

11、與各有關(guān)方面進行接洽(運輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司)；

12、確定印刷公司；

13、安排食品、飲料有關(guān)事宜；

14、同會議發(fā)言人和各位貴賓進行聯(lián)系。

15、其它

8、會議策劃的主要內(nèi)容歸納為“五個W，一個H、B、O”。（1）“Why”：即為什么開會，會議目標(biāo)是什么。（2）“Who”：就是指參加會議的人是“誰”，即會議的組織者與參與者。（3）“What”：是指“什么”類型的會議。（4）“When”：是指“什么時候”舉行會議。（5）“Where”：是指在“什么地方”開會。（6）“How”：是指會議將“怎樣”進行。

（7）“Budget”：是指會議預(yù)算的策劃。（8）“Others”：其他工作，主要是指會務(wù)工作的策劃。

9、會議經(jīng)費的籌措途徑：（1）行政事業(yè)經(jīng)費劃撥（2）主辦者分擔(dān)（3）與會者分擔(dān)個人費

用（4）社會贊助（5）轉(zhuǎn)讓無形資產(chǎn)使用權(quán)。

10、會議經(jīng)費的的構(gòu)成（1）交通費用（2）會議室費用（3）住宿費用（4）餐飲費用（5）

旅游費用（6）設(shè)備視聽費用（7）宴請及演出費用（8）培訓(xùn)費或講演費（9）預(yù)計外支出。

11、會議議程、日程和程序的關(guān)系：會議議程、會議日程和會議程序都是關(guān)于會議活動

先后順序的安排。它們之間的區(qū)別在于：

會議議程是整個會議活動順序的總體安排，但不包括會議期間的輔助活動，其特點是概括、明了；

會議日程是將各項會議活動(包括輔助活動)落實到單位時間，凡會期滿一天的會議都應(yīng)當(dāng)制定會議日程；

會議程序則是一次具體會議活動的詳細(xì)順序和步驟，是會期較短、議題較少并且較為靈活的會議只需制定一份會議議程即可。以舉行頒獎、選舉、揭牌等一事為主的會議活動，一般只制定會議程序。

12、會議通知的內(nèi)容：包括標(biāo)題、通知對象、正文、落款與日期四大項。正文主要包括

會議的背景、議題、時間、地點、參加對象等事項。

13、會前需準(zhǔn)備的會議材料種類：（1）會議的指導(dǎo)文件如上級下發(fā)的政策性和工作部署

性文件、上級指示文書、本次開會起因文書等。（2）會議的主題文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗介紹材料等。（3）會議程序文件。包括議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序等。（4）會議參考文件。如統(tǒng)計報表、技術(shù)資料、與會代表來信和各類來訪等的書面材料。（5）會議管理文件。包括會議通知、開會須知、議事規(guī)則、證件、保密制度、作息時間、生活管理等。

14、講話稿的寫法，就內(nèi)容來講，應(yīng)注意以下幾點：

1、肯定會議的重要性；

2、評價過

去的工作；

3、點出當(dāng)前值得注意的問題；

4、指明今后的方向和目標(biāo)；

5、評價會議中心議題；

6、提出原則性的意見，向大會提出希望。

7、就形式來講應(yīng)分標(biāo)題、正文、結(jié)尾三部分。

15、會議報告的內(nèi)容主要包括：（1）標(biāo)題：可采用正、副標(biāo)題的形式(正標(biāo)題概括報告的中心內(nèi)容，副標(biāo)題標(biāo)出會議名稱，作者名稱置于其下)；或?qū)憺椤啊痢痢猎凇痢凉ぷ鲿h上所做的報告”。（2）成文日期：用圓括號標(biāo)于標(biāo)題之下(如作者單列，則標(biāo)于作者之下)。（3）稱謂：“各位代表”、“同志們”等。（4）正文：闡述會議的性質(zhì)、任務(wù)、意義；

總結(jié)過去的工作，提出當(dāng)前及今后的任務(wù)與方法措施，以及提請會議討論的問題并附自己的初步意見；通常以發(fā)出號召結(jié)束全文。

16、準(zhǔn)備會議材料的要求：1．秘書草擬會議所需要的文件目錄，向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始

準(zhǔn)備。2．認(rèn)真校對會議文件3．按照與會人員名單，準(zhǔn)備好每人一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明“會議文件”等字樣。將所有的資料統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會人員。分裝文件要認(rèn)真、細(xì)致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。4．分發(fā)重要文件一般要編號、登記。5．一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。

17、準(zhǔn)備會議物品和設(shè)施：會議用品和設(shè)施的種類

1.常用文具。如筆、墨、紙、簿冊等常用文具。2.印刷設(shè)備。如打字機、打印機、掃描儀、復(fù)印機等等。3.會場基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風(fēng)機、衛(wèi)生用具、安全通道、消防設(shè)施等等。4.會場裝飾用品。如花卉、旗幟、會標(biāo)、會徽、畫像、標(biāo)語口號。5.視聽器材。如麥克風(fēng)、幻燈機、投影儀、黑(白)板、電子書寫板、攝像機、錄音機、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等等。6.通訊設(shè)施。如傳真機、電話機、電視機、計算機及相應(yīng)的通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。7.交通工具。如大巴、小轎車等接送與會者的車輛。7.生活衛(wèi)生用品。如茶歇等。9.專門用品。如獎品、證書、紀(jì)念品、投票箱等。

18、會議證件的作用：（1）表明會議期間各種人員的身份，便于接待和會場的管理。（2）

便于代表之間的相互辨認(rèn)和聯(lián)系、交流。（3）憑證出入會場，保證會議安全。（4）便于統(tǒng)計出席人數(shù)。（5）給與會者留作紀(jì)念。

19、會議證件上的內(nèi)容：1．會議名稱，必須寫全稱。2．會徽。3．姓名。4．照片。

5．證件種類，6．組別或代表團名稱。7．證件編號，8．會議日期

20、證件設(shè)計注意事項：

1、內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女

士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。

2、在設(shè)計上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會者的不同身份。

3、重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認(rèn)會場內(nèi)各種人員的身份，同一會議的不同證件應(yīng)當(dāng)用不同的顏色和字體相區(qū)別。

4、姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟適用美觀大方。

5、姓名卡片在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。

6、會議證件的設(shè)計格調(diào)要與會議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。例如，慶祝會、代表大會的代表證可以采用紅色襯底，以體現(xiàn)喜慶的氣氛，學(xué)術(shù)性會議可以采用藍色襯底。

7、涉外會議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。

21、會場布置的意義：會場布置是否合理，對于會議的成功與否具有很大的影響。會場的地點和大小是否合適，設(shè)施是否齊全，會場的布局是否合理，會場營造的氣氛是否與會議主題內(nèi)容一致，對會議效果會產(chǎn)生直接的影響。所以，組織會議的秘書人員必須重視會場的布置。

22、會場布置的內(nèi)容：1.會場布置的形式：相對式、全圍式、半圍式、分散式2.安

排會議座次：橫排法、豎排法、左右排列法3.布置環(huán)境：色調(diào)、燈光、花卉、旗幟、標(biāo)語、氣味等。4.布置主席臺：主席臺座位、講臺、話筒、休息室、主席臺背景（會標(biāo)、會徽等）

23、會議接站、報到、簽到、引導(dǎo)工作的重要性：1.接站是跨地區(qū)、全國性和國際性

會議活動接待工作的第一道環(huán)節(jié)。2.報到是會議秘書部門掌握與會人員準(zhǔn)確到會情況并實施組織的重要一環(huán)。3.簽到能保證會議順利進行，按時召開；準(zhǔn)確統(tǒng)計到會人數(shù)，掌握與會人員情況。4.引導(dǎo)有利于會場內(nèi)外正常秩序的建立。

24、會議接站的工作：接站是跨地區(qū)、全國性和國際性會議活動接待工作的第一道環(huán)節(jié)。

會議接站的工作主要有以下工作：

（1）確定迎接規(guī)格（2）做好接站準(zhǔn)備（3）豎立接待標(biāo)志（4）掌握抵達情況（5）介紹賓主雙方（6）安排與會人員上車

25、會議報到是針對需要集中住宿的大中型會議而言的，與會者報到時，秘書人員要做

好以下工作：

（1）查驗證件，確認(rèn)與會者的參會資格。（2）請與會人填寫會議登記表。（3）分發(fā)會議文件、證件、文件袋等會議用品。（4）預(yù)收會務(wù)費、食宿費、資料費等費用，當(dāng)場開具收據(jù)。（5）安排與會者住宿。（6）制作會議通訊錄的依據(jù)，會議結(jié)束前發(fā)給與會人員。

26、會議簽到有以下作用：（1）便于統(tǒng)計實到人數(shù)，以確定法定性會議的有效性。（2）

檢查缺席情況，以便及時通知有關(guān)人員到會，或通知缺席對象另行補會。（3）慶典儀式、紀(jì)念性和追悼性會議活動的簽到簿可以珍藏，留作永久的紀(jì)念。（4）與會者的親筆簽名是第一手簽到記錄，是其參加會議活動的書面證明，可為日后的查考提供歷史憑據(jù)。在一些法定性會議上，簽到還是一種法律行為。

27、報道和簽到的聯(lián)系與區(qū)別：聯(lián)系：都是指與會者到達會場時應(yīng)辦理的手續(xù)。會期較

短的會議，一般只辦理簽到；會期較長，并且需要集中接待的會議，與會者不僅要簽到，還有辦理報道手續(xù)。區(qū)別：報道是指與會者到達會議地點時辦理的登記注冊手續(xù)，但不代表每一項活動和會議都參加；簽到則是與會者參與了本次會議或活動。

28、會議記錄的作用：會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查

考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會議紀(jì)要、下達與上報會議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，不僅直接影響著據(jù)此形成的有關(guān)公文（如會議紀(jì)要、會議簡報）的質(zhì)量，而且會影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會議記錄工作。

29、做好會議記錄準(zhǔn)備工作：

1、準(zhǔn)備足夠的鋼筆、圓珠筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。

2、準(zhǔn)備好錄音機和足夠的磁帶或錄音筆來補充手工記錄。

3、要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件，需要核對相關(guān)數(shù)據(jù)和事實時隨時使用。

4、提前到達會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發(fā)言者。

5、在利用錄音機（筆）的同時，必須手工記錄，可以防止錄音機中途出故障。

30、會議記錄的重點：

1、會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；

2、會議

討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

3、權(quán)威人士或代表人物的言論；

4、會議開

始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

5、會議已議決的或議而未決的事項；

6、對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

31、會議記錄的方法：（1）根據(jù)需要，采取詳記和略記相結(jié)合的方法。（2）漏記之處，可事先做出記號，然后對照錄音磁帶修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做出簡要的解釋。（3）與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

32、獲取會議信息的渠道：

1、各種會議記錄，如主席團會議記錄、團長會議記錄、分

組會議記錄等。

2、召集各團組聯(lián)絡(luò)員碰頭會，匯總情況。

3、收集代表的提案、發(fā)言稿、書面建議等。

4、統(tǒng)計分析與會者的簽到、報到信息。

33、會議期間安排旅游、娛樂活動的意義：任何一個成功的會議都需要有休閑活動安排，一方面使會議有張有弛，促進會議成功；另一方面，為與會者增加溝通的機會，加強交流。

34、會議期間陪同服務(wù)的意義：

1、表達尊重和友好

2、便于溝通和交流

3、提供方便

和保障。

35、會議餐飲主要作用有：

（1）禮儀作用。如東道主舉行歡迎宴會、客人答謝宴會等。（2）溝通作用。賓主雙方利用宴會的場合和機會，溝通信息、交換意見、商談工作、發(fā)表演講，是當(dāng)前宴會活動的一個重要特點。（3）招待慶賀作用。（4）融洽感情作用。

36、宴會的準(zhǔn)備

1、：確定宴請對象

2、確定邀請范圍

3、確定宴會規(guī)格和形式

4、確定

宴會時間和地點

5、確定主持人和致辭人

6、發(fā)出邀請

7、擬定菜單

8、宴會廳的布置

9、合理安排桌次和座次。

37、會議交通服務(wù)的意義：會議交通服務(wù)是對會議車輛進行科學(xué)調(diào)配以保證會議用車的工作。它直接關(guān)系到與會人員的集體活動、會議組織的工作需要、特殊用車的批準(zhǔn)使用，應(yīng)引起會議工作人員的高度重視，否則就不能保證重點，滿足需要，可能貽誤會議的正?；顒樱踔猎斐砷_不成會的嚴(yán)重后果。

38、會議交通服務(wù)的主要內(nèi)容：

1、籌齊會議用車

2、擬定會議用車制度和紀(jì)律

3、合理

調(diào)度會議用車

4、確保會議進程按計劃實施

5、對駕駛?cè)藛T的管理

6、對車輛的維修

7、保養(yǎng)及汽油供應(yīng)

8、意外事故的應(yīng)急處理措施等。

39、送別會議代表的主要內(nèi)容：（1）結(jié)清會務(wù)費用：餐費、住宿費、交通費等。（2）分

發(fā)回程票：火車票、機票、船票等。（3）安排車輛送站：小面包車、普通中巴、大巴、旅游客車等。（4）安排領(lǐng)導(dǎo)、專人送客：握手告別，臉呈微笑送至大門外、電梯口或車門口。

40、會議文件的內(nèi)容：會議文件包括會議記錄、會議簡報、會議紀(jì)要、會議正式文件和

參閱文件、會議總結(jié)等。主要工作包括以下幾項：1.整理分發(fā)會議記錄。2.形成大會決議、簡報或紀(jì)要3.寫總結(jié)向上級匯報會議情況4.收全會議材料，匯編會議文件，并分類、立卷、歸檔（四點）

41、會議評估的常用方法：1．定量和定性評估方法2．問卷調(diào)查評估方法 3．資料的收集與處理方法 4．資料的分析方法。

第四篇：第三章會議文書之一、開幕詞

（一）開幕詞的含義和作用

1.開幕詞的含義

開幕詞是大型會議開始的時候，由組織召開會議的機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會全體代表發(fā)表的講話。開幕詞的內(nèi)容主要是闡述會議的指導(dǎo)思想、宗旨、重要意義，向與會者提出開好會議的要求，或?qū)h的成功表示祝愿。

2.開幕詞的作用

開幕詞是大會正式召開的標(biāo)志，主要領(lǐng)導(dǎo)人親臨大會并發(fā)表開幕詞，顯示了組織者對大會的重視。開幕詞所提出的會議宗旨，是大會的主導(dǎo)思想，所闡明的目的、任務(wù)、要求等，對于會議有著重要的指導(dǎo)作用。會議結(jié)束之后，與會者傳達會議精神時，開幕詞也是其重要的依據(jù)之一。

（二）開幕詞的寫法

1.標(biāo)題、時間、稱謂

開幕詞的標(biāo)題，有三種寫法。

一是由大會名稱加文種組成，如鄧小平所作的《中國共產(chǎn)黨第十二次全國代表大會開幕詞》。

二是由致詞人姓名、大會名稱、文種組成，如《×××同志在××××大會上的開幕詞》。

三是在文種名稱上有所變通，如江澤民1999年12月2日《在〈維也納公約〉締約方大會第五次會議和〈蒙特利爾議定書〉締約方大會第十一次會議部長級會議開幕式上的致辭》。

開幕詞的時間，加括號標(biāo)寫在標(biāo)題下方正中位置。

稱謂是對與會者的統(tǒng)稱。如果是黨的會議，稱謂比較簡單，就是“同志們”三個字，后加冒號。如果是國際會議，要按照國際慣例來排列順序，較常見的是：“各位嘉賓，女士們，先生們”，后加冒號。

2.正文

正文可分為開頭、主體、結(jié)尾三部分。

開頭的內(nèi)容包括以下幾項：

宣布大會開幕。最簡單的說法是：“××××大會現(xiàn)在開幕?！币部梢杂行┳兺ǖ恼f法或靈活的處理，如：“今天，《維也納公約》締約方大會第五次會議和《蒙特利爾議定書》締約方大會第十一次會議部長級會議在北京隆重開幕，大家聚集一堂，共商保護地球的具體行動，具有十分重要的意義?！?/p>

對大會的規(guī)模和參加大會人員的身份進行介紹。有些開幕詞可以有這項內(nèi)容，大致說法是：“參加這次大會的代表有×××人，他們分別來自……”。

對大會表示祝賀，對來賓表示歡迎。大致說法是：“我代表×××對大會表示衷心的祝賀！對與會的各位代表和來賓表示熱烈的歡迎！”

主體是開幕詞的核心部分，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：

闡明會議的重要意義。具體涉及：這次會議是在什么形勢下召開的，會議將要討論解決什么問題，這個問題的現(xiàn)實價值如何，有什么迫切性，會議最終將會達到什么目的等等。

說明會議的主要議程。議程明確的會議，可以將議程直接列項表達，如：“我們這次代表大會的主要議程有三項：

（一）審議第十一屆中央委員會的報告，確定黨為全面開創(chuàng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)新局面而奮斗的綱領(lǐng)；

（二）審議和通過新的《中國共產(chǎn)黨章程》；

（三）按照新的黨章的規(guī)定，選舉新的中央委員會、中央顧問委員會和中央紀(jì)律檢查委員會。”如議程不宜列項，則要對會議將要討論的主要問題進行闡述。

向與會者提出希望和要求。如：“我們一定要兢兢業(yè)業(yè)地做好自己的工作，加強同全國各族人民的團結(jié)，加強同全世界人民的團結(jié)，為把我國建設(shè)成為現(xiàn)代化的、高度文明、高度民主的社會主義國家，為反對霸權(quán)主義，維護世界和平，推進人類進步事業(yè)，而努力奮斗?！?/p>

開幕詞的結(jié)尾一般用祝頌語結(jié)束全文，如：“最后，祝大會取得圓滿成功。祝各位在北京愉快。謝謝！”

【 例 文 】

中國航空學(xué)會2001年學(xué)術(shù)年會開幕詞

學(xué)會理事長 朱 育

各位領(lǐng)導(dǎo)、各位專家、同志們：

中國航空學(xué)會2001年學(xué)術(shù)年會現(xiàn)在開始了。

根據(jù)學(xué)會常務(wù)理事會的安排，學(xué)會每年要召開一次大型的學(xué)術(shù)會議。

去年，我們在西寧比較成功地召開了一次學(xué)術(shù)年會，主題是“航空產(chǎn)業(yè)與西部大開發(fā)”。當(dāng)時有來自全國各地航空工業(yè)系統(tǒng)、民航系統(tǒng)、航天系統(tǒng)、部隊及高等院校的代表共120余人參加了會議。會議收到論文投稿73篇，55篇文章收入論文集。代表們經(jīng)過熱烈的研討，對航空產(chǎn)業(yè)如何參與西部大開發(fā)提出許多有參考價值的意見和建議。當(dāng)時，我們還邀請到國務(wù)院發(fā)展研究中心主任王夢奎作了精彩的報告。會后，根據(jù)代表們的意見，把當(dāng)時形成共識的建議，報送國務(wù)院有關(guān)部門。那次會議對推動航空產(chǎn)業(yè)參與西部大開發(fā)起到了很好的作用。

今年年會的主題，經(jīng)去年底六屆三次常務(wù)理事會認(rèn)真討論，確定為“面向新世紀(jì)的中國航空——紀(jì)念中國航空工業(yè)創(chuàng)建50周年”，主要內(nèi)容是研討航空工業(yè)如何在新世紀(jì)抓住機遇，深化改革，迎接挑戰(zhàn)，實現(xiàn)跨越式和可持續(xù)發(fā)展。年會征文通知發(fā)出以后，得到廣大會員的熱烈響應(yīng)，共收到

來自各方面的投稿100多篇。這次年會文集從中收錄了76篇，加上部分專業(yè)分會推薦的12篇文章，共收錄了88篇文章。這些文章從各個方面、不同角度對過去50年的成績、經(jīng)驗、教訓(xùn)進行總結(jié)與回顧，對當(dāng)前面臨的形勢、任務(wù)和機遇展開分析和研討，對未來發(fā)展提出了建議和對策。從今天到會的代表范圍來看，雖然會議主題是研討航空工業(yè)的發(fā)展，但是部隊系統(tǒng)、民航系統(tǒng)、航天系統(tǒng)還是一如既往地參加，會議代表總?cè)藬?shù)達100多，其中有院士、有各方面專家，有基層科技工作者，也有各級領(lǐng)導(dǎo)。特別是國防科工委的領(lǐng)導(dǎo)同志也很重視這次會議，于宗林副主任在百忙之中親自撰文，一會兒將給我們作精彩報告；省市領(lǐng)導(dǎo)、航空工業(yè)兩個集團公司的領(lǐng)導(dǎo)也親臨會議指導(dǎo)。這些都表明大家對我國航空工業(yè)發(fā)展十分關(guān)心、十分支持，也反映了大家要把中國航空工業(yè)盡快搞上去的迫切心情。我代表航空學(xué)會對各位領(lǐng)導(dǎo)、各位代表的支持和積極參與表示衷心感謝和熱烈歡迎。

今年是我國航空工業(yè)創(chuàng)建50周年。新中國的航空工業(yè)經(jīng)歷了50多年的發(fā)展歷程，從無到有，從小到大，從修理到制造，從仿制到自行設(shè)計，為國家的國防建設(shè)作了很大貢獻，提供了90％以上的航空武器裝備，也為民用航空運輸和通用航空提供了部分裝備。經(jīng)過50年的艱苦創(chuàng)業(yè)和幾代人不懈努力，我國的航空工業(yè)已經(jīng)建立了各個專業(yè)基本配套的設(shè)計、研究試驗、制造體系，造就了一支較高素質(zhì)的科研、管理、生產(chǎn)隊伍，具備了自主設(shè)計、制造、試驗、試飛第三代戰(zhàn)斗機的能力。這些是我國航空工業(yè)繼續(xù)向更高水平和目標(biāo)發(fā)展的基礎(chǔ)。同時，我們也應(yīng)清醒地看到，我國的航空工業(yè)與航空發(fā)達國家和世界先進水平相比，存在相當(dāng)大的差距。我們的軍用飛機落后國際先進水平1代半到2代，民用飛機狀況更令人不滿意，我們國內(nèi)民用飛機市場基本被國外飛機占領(lǐng)，我們在航空發(fā)動機、航空電子、關(guān)鍵材料、先進制造技術(shù)和大型制造設(shè)備等方面的差距也非常大。如果不采取有效的措施，這些差距將進一步拉大。所以，我們航空工業(yè)的現(xiàn)狀與我國實現(xiàn)現(xiàn)代化宏偉目標(biāo)的要求是很不相適應(yīng)的，還不能有效地滿足國家國防建設(shè)與經(jīng)濟發(fā)展的需求。

航空工業(yè)是一個國家的科技水平、國防實力、綜合國力的重要體現(xiàn)。它關(guān)系到國家安全和國民經(jīng)濟發(fā)展，是一個戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)。不僅美國、俄羅斯、西歐一些航空先進國家始終把航空工業(yè)發(fā)展置于整個國家經(jīng)濟發(fā)展的重要位置，就連我國周邊的日本、印度、印尼、新加坡等國也在積極發(fā)展自己的民族的航空工業(yè)，這里面是有經(jīng)濟因素，但更重要的是戰(zhàn)略上的考慮。同時航空工業(yè)也是一個綜合性很高的高技術(shù)產(chǎn)業(yè)，航空工業(yè)的發(fā)展可以帶動材料、元器件、制造技術(shù)、信息技術(shù)、動力等多項相關(guān)高技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，可以促進各種高新技術(shù)的擴散和產(chǎn)業(yè)化，從而對國民經(jīng)濟的發(fā)展起到帶動作用。面對政治多極化、經(jīng)濟全球化和科技高速發(fā)展的當(dāng)今世界，面對實現(xiàn)我國現(xiàn)代化的戰(zhàn)略目標(biāo)，特別是面對完成祖國統(tǒng)一大業(yè)的艱巨任務(wù)，如何加快我國航空事業(yè)尤其是航空工業(yè)的發(fā)展，是一項十分緊迫而重要的任務(wù)。以江澤民同志為核心的黨中央十分重視航空工業(yè)的發(fā)展。就在前不久。江總書記還親自視察了我們現(xiàn)在開會的太原航空儀表公司?，F(xiàn)在國家在“十五”規(guī)劃中已經(jīng)把發(fā)展航空高技術(shù)產(chǎn)業(yè)提到重要的位置，國務(wù)院也把研制新支線飛機列為“十五”重點項目，這使我國航空工業(yè)的發(fā)展又得到一次難得機遇。

我們?nèi)绾尾拍茏プC遇？確實有許多問題要敞開思想研討。例如：航空工業(yè)的發(fā)展如何適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟環(huán)境，按照市場經(jīng)濟規(guī)律辦事，觀念轉(zhuǎn)變，機制創(chuàng)新；航空工業(yè)如何進行體制改革和結(jié)構(gòu)調(diào)整，如何實行軍民結(jié)合、寓軍于民，提高競爭力和實力；攻克關(guān)鍵技術(shù)和解決薄弱環(huán)節(jié)的重點措施和有效途徑是什么；進行自力更生為主與不失時機地開展國際合作的關(guān)系和尺度到底怎樣掌握；等等。對這些問題進行深入的研究和討論，對于我們提高認(rèn)識，開拓思想少走彎路有好處。

按照江總書記在全國科協(xié)第六次代表大會講話的重要指示，中國航空學(xué)會作為我國航空科技工作者的群眾性學(xué)術(shù)團體，它的重要任務(wù)之一，是動員和組織廣大會員為我國航空事業(yè)的改革發(fā)展獻計獻策，為國家經(jīng)濟建設(shè)和國防建設(shè)服好務(wù)。我們學(xué)會匯集了全國航空界及相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者、各層次的精英。我希望通過學(xué)術(shù)年會的交流和研討，代表們不僅相互學(xué)習(xí)，交換意見，提高認(rèn)識，而且能為我國航空工業(yè)和整個航空事業(yè)的發(fā)展提出一些有價值的參考意見?，F(xiàn)在舉國上下都在認(rèn)真學(xué)習(xí)江總書記“七一”重要講話，我相信在“講話”精神的指導(dǎo)和鼓舞下，這次會議一定會取得預(yù)期效果。祝各位代表身體健康。謝謝大家！

第五篇：會議組織與服務(wù)

期末考核：會議組織與服務(wù)

職業(yè)場景：

天地公司將在1月5日召開200人客戶咨詢聯(lián)誼會，時間是2天1晚，你作為這次會議的籌備負(fù)責(zé)人，接到這個任務(wù)這后，小陳有些不知所措，應(yīng)該先準(zhǔn)備什么呢？會議應(yīng)該如何召開呢？小陳陷入苦惱中。如果你是小陳，應(yīng)如何完成任務(wù)呢？

需要完成的任務(wù)指引：

1．撰制會議方案：會議酒店名稱、房間、用餐、娛樂和交通安排、以及各項預(yù)算。突出選擇該酒店的特色。

2．準(zhǔn)備會議的文件：客戶邀請函、日程安排、會議指南等。

3、如何布置會場：會場擺放形式、名牌、橫幅、茶歇安排等。

4．會間的各項服務(wù)工作（接待、簽到、指引、會議記錄等）。

考核要求：

① 分組討論，共同完成考核任務(wù)。

② 根據(jù)職業(yè)場景，撰寫會議方案，注意方案的可操作性。

③ 擬寫帶回執(zhí)的客戶邀請函、會議通知書。

④ 列出會議前期準(zhǔn)備的文件與工作事項。

考核方法：

① 會議方案占50分，根據(jù)會議方案的可操作性、完整性灼情給分；

②客戶邀請函、會議通知占15分，根據(jù)會議通知內(nèi)容的完整性、格式的正確性、回執(zhí)單是否準(zhǔn)確灼情給分；

③ 會議準(zhǔn)備資料與注意事項占20分；

④ 團隊協(xié)作能力占15分。