第一篇：會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案概念

?會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、個(gè)體工商戶和其他組織在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)核算材料的歸檔

?會(huì)計(jì)核算材料的歸檔，是指單位會(huì)計(jì)部門或會(huì)計(jì)人員將辦理完畢的會(huì)計(jì)核算材料經(jīng)過(guò)整理向檔案部門或檔案人員移交的過(guò)程

會(huì)計(jì)核算材料的歸檔要求

?１、歸檔范圍。憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)核算資料。

不歸檔范圍:本單位經(jīng)費(fèi)預(yù)算、財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、調(diào)資定級(jí)、財(cái)務(wù)制度財(cái)務(wù)政策管理文件材料，納入文書檔案立卷，不納入會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍。

?２、時(shí)間。第三年。

?

3、要求和手續(xù)。完整齊全、真實(shí)準(zhǔn)確、裝訂成冊(cè)。清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤。

二、會(huì)計(jì)檔案的整理

?１、分類。原則上按年度——類型進(jìn)行分類，分類4類。

?會(huì)計(jì)憑證類

?會(huì)計(jì)賬簿類

?會(huì)計(jì)報(bào)告類

?其他會(huì)計(jì)核算材料類（主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專材料）

會(huì)計(jì)檔案的整理

?2.會(huì)計(jì)檔案的組卷

會(huì)計(jì)檔案的組卷，就是按照其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的類型和保管期限，將會(huì)計(jì)核算材料組成保管單位——案卷的過(guò)程。

(1)會(huì)計(jì)憑證的組卷要求

?一般按年、月順序組卷整理。厚度一般在2cm以內(nèi)。

?

1、分類組卷，按順序排列，檢查日期是否齊全。

?

2、按憑證匯總?cè)掌跉w集，確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)。

?

3、摘除憑證內(nèi)的金屬物，對(duì)大的紙張要折疊成同記帳憑證大小，且要避免裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。

?

4、記帳憑證有關(guān)人員的印章是否齊全。

?

5、憑證一本為1卷，必須r按照國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)檔案憑證軟封面，封面要按項(xiàng)目填寫。

?以下材料可另行組卷：

土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)；

工資名冊(cè)；

債權(quán)債務(wù)；

交通肇事、工傷事故的處理；

涉外（含港、澳、臺(tái)地區(qū)）的會(huì)計(jì)材料；

各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)、契約

有必要延長(zhǎng)延長(zhǎng)保管期限的其他會(huì)計(jì)材料。

（2）會(huì)計(jì)帳簿的組卷要求

?按年度和帳簿的不同種類進(jìn)行組卷。對(duì)總帳、明細(xì)帳、現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳簿等分別組卷裝訂。

?帳簿在形成時(shí)一般都有固定的格式和明確的分類可在年終結(jié)帳后整理立卷。

?

1、按形成的帳簿，一冊(cè)一卷，“死頁(yè)帳”不必拆去空頁(yè)，“活頁(yè)帳”去掉空白頁(yè)，將已記帳帳頁(yè)依次編號(hào)，填寫卷內(nèi)帳戶目錄和備考表。

?

2、去掉塑料夾封面，每本帳簿加封面或在原封面上貼會(huì)計(jì)檔案面簽，并按封面或標(biāo)簽上內(nèi)容填寫。

（3）財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷要求

?按年度、保管期限立卷

?

1、首先將本級(jí)與下級(jí)財(cái)務(wù)報(bào)告分開(kāi)。

?

2、其次將年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分開(kāi)。

?

3、在整理報(bào)表時(shí)，對(duì)報(bào)表進(jìn)行分析和說(shuō)明的文字，是會(huì)計(jì)報(bào)表 的重要組成部分，如財(cái)務(wù)情況說(shuō)明、財(cái)務(wù)報(bào)告等，審批報(bào)告、批復(fù)等要與報(bào)表一同組卷歸檔，并放在被說(shuō)明報(bào)表前。注意：因保管期限不同，年度財(cái)務(wù)報(bào)告與季、月度財(cái)務(wù)報(bào)告分開(kāi)立卷。

4、組好的案卷要除去卷內(nèi)文件的金屬物，編頁(yè)號(hào)、填寫封面、卷內(nèi)目錄、備考表。

（4）其他會(huì)計(jì)核算資料的組卷要求

?按年度——問(wèn)題結(jié)合保管期限分別立卷裝訂。如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。

會(huì)計(jì)檔案的整理

3.會(huì)計(jì)檔案的編目

?會(huì)計(jì)檔案的編目應(yīng)和符合《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T39-2008）（2）填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。（3）填寫案卷（盒）封面。（4）案卷的排列編號(hào)。（5）編制案卷目錄。

（1）擬寫案卷題名

?一般由單位名稱、會(huì)計(jì)核算針對(duì)時(shí)間、會(huì)計(jì)文件名稱等要素組成。

如“× ×單位×年×月付款會(huì)計(jì)憑證”

“× ×公司×年×月現(xiàn)金日記帳”等

（2）填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表

?除會(huì)計(jì)憑證外，其他會(huì)計(jì)檔案案卷都應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。

卷內(nèi)文件目錄

卷 內(nèi) 備 考 表

（3）填寫案卷（盒）封面

?會(huì)計(jì)憑證

?會(huì)計(jì)檔案盒

?帳簿啟用及交接表

1.會(huì)計(jì)憑證的格式

?憑證外面要加封面，封面尺寸規(guī)格采用245mm×130mm（長(zhǎng)×寬）或245×150mm（長(zhǎng)×寬）；?適用于會(huì)計(jì)憑證的裝訂

會(huì)計(jì)憑證封面(樣式)

單位名稱：憑證名稱：

會(huì)計(jì)憑證封面的填寫

?單位名稱：填寫形成會(huì)計(jì)檔案的單位名稱（全稱或通用簡(jiǎn)稱）。不能用“本部”、“本局”、“本市財(cái)政廳”等。

?會(huì)計(jì)憑證名稱：填寫能夠反映會(huì)計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱。如收款會(huì)計(jì)憑證、付款會(huì)計(jì)憑證、轉(zhuǎn)賬會(huì)計(jì)憑證或基建會(huì)計(jì)憑證、工會(huì)會(huì)計(jì)憑證、預(yù)算外會(huì)計(jì)憑證等。

?起止時(shí)間：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證的起止年月日。

?冊(cè)數(shù)：起止時(shí)間內(nèi)會(huì)計(jì)憑證的冊(cè)數(shù)。

?冊(cè)次：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證的序號(hào)。

?記賬憑證起止號(hào)：填寫本冊(cè)記賬憑證起號(hào)和止號(hào)。

?記賬憑證數(shù)：填寫記賬憑證的張數(shù)。

?附件數(shù)：填寫本冊(cè)記賬憑證附件的張數(shù)。

?會(huì)計(jì)憑證總數(shù)：填寫本冊(cè)所有憑證的合計(jì)張數(shù)。

?會(huì)計(jì)主管：填寫單位內(nèi)部具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。

?裝訂人：填寫負(fù)責(zé)該本會(huì)計(jì)憑證裝訂的人員。

?裝訂時(shí)間：填寫負(fù)責(zé)該本會(huì)計(jì)憑證裝訂結(jié)束的時(shí)間。

?備注：填寫該項(xiàng)憑證需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

2.會(huì)計(jì)憑證盒的格式

?會(huì)計(jì)憑證盒的外形尺寸采用275mm×155mm（長(zhǎng)×寬），盒脊的厚度可根據(jù)需要設(shè)置30、40、60mm。

?適用于會(huì)計(jì)憑證的裝盒

會(huì)計(jì)憑證盒正面格式

?很多內(nèi)容與憑證封面一致。

?全宗號(hào)：填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語(yǔ)拼音代字。?目錄號(hào)：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。?案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級(jí)類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。

會(huì)計(jì)憑證盒脊格式

3、會(huì)計(jì)檔案盒的格式

適用于財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類會(huì)計(jì)檔案的整理。

會(huì)計(jì)檔案盒脊

4.賬簿啟用及接交表格式

?賬簿啟用及接交表用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。非國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的賬簿可根據(jù)實(shí)際需要確定。?賬簿啟用及交接表宜采用70克以上的白紙制作。

?適用于會(huì)計(jì)賬簿的整理。

賬簿啟用及接交表（正面）

檔號(hào)：

賬簿啟用及接交表（背面）賬戶目錄

?檔號(hào)章

（4）案卷的排列編號(hào)

?一般按照以下次序：會(huì)計(jì)憑證按形成時(shí)間順序排列，會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類按保管期限長(zhǎng)短排列。具體排列方法有兩種。

第一種，年度流水編號(hào)法：按財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證和其他類的順序排列，一年的全部會(huì)計(jì)檔案編一個(gè)大流水號(hào)（案卷號(hào)）。

第二種，分類流水編號(hào)法：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類按類別分開(kāi)排列，各編一個(gè)流水號(hào)（案卷號(hào)）。

（5）編制案卷目錄

?案卷目錄即是會(huì)計(jì)檔案的保管清冊(cè)，也是會(huì)計(jì)檔案的檢索工具。案卷目錄應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的分類方案和案卷的排列編號(hào)順序進(jìn)行編制。

會(huì)計(jì)檔案目錄格式

會(huì)計(jì)檔案移交清單格式 會(huì)計(jì)檔案移交清單

（三）會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀

1、會(huì)計(jì)檔案的鑒定（確定保管期限）

根據(jù)國(guó)家規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

日記帳 25年

總帳15年

明細(xì)帳15年

?年度報(bào)表永久

?月季報(bào)表5年

?會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年

?會(huì)計(jì)保管清冊(cè)永久

?會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久

?銀行余額調(diào)節(jié)表5年

?銀行對(duì)帳單5年

（三）會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀

?2.會(huì)計(jì)檔案的銷毀

?保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以按照以下程序銷毀：

（1）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

（三）會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀

（2）單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

?（3）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

?（4）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)。銷毀后,應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

會(huì)計(jì)檔案移交應(yīng)注意的事項(xiàng)

?（1）應(yīng)編制移交清冊(cè)

?（2）應(yīng)履行移交手續(xù)

?會(huì)計(jì)檔案常見(jiàn)問(wèn)題

?

1、會(huì)計(jì)檔案屬專業(yè)檔案，是由本單位會(huì)計(jì)人員整理，檔案人員只是接收保管和提供利用 ?

2、出納人員不得保管會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)法規(guī)定）?

3、會(huì)計(jì)報(bào)表第一頁(yè)要有卷內(nèi)文件目錄，最后一頁(yè)有備考表 ?

4、憑證封面接洽處要加蓋財(cái)務(wù)專用章 謝謝大家！

2012年5月9日

第二篇：會(huì)計(jì)檔案管理

濟(jì)寧市泰中貿(mào)易有限責(zé)任公司

會(huì)計(jì)檔案管理制度

號(hào)碼、裝訂人簽章等。

2.會(huì)計(jì)賬簿。

各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會(huì)計(jì)賬簿在辦理完結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。

（2）會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)，核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊

全，是否按順序排列。

（3）活頁(yè)賬簿去空白頁(yè)后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全，撤去賬尺，用堅(jiān)固耐磨的紙

張做封面、封底，裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起。

（4）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：

會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁(yè)數(shù)順序裝訂賬頁(yè)→會(huì)計(jì)

賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁(yè)現(xiàn)象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬及賬簿名稱和編號(hào)。

（8）會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）

款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

3.會(huì)計(jì)報(bào)表。

會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，終了統(tǒng)一歸檔

保管。

第五章會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管

1.當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔

案并由專人保管。

2.會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系

列工作。

3.機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔

案移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。

第六章會(huì)計(jì)檔案的借閱使用

1.財(cái)務(wù)部建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。

2.凡需借會(huì)計(jì)檔案人員，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

3.借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。

4.借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

需

需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

第七章各種會(huì)計(jì)檔案保管期限

1.會(huì)計(jì)憑證保管15年。

2.會(huì)計(jì)賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。

3.會(huì)計(jì)報(bào)表保存10年，其中決算表永久保存。

4.發(fā)貨票保管5年。

第八章會(huì)計(jì)檔案的銷毀

1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由檔案部門提出銷毀清單，匯同財(cái)務(wù)部門共同

鑒定后，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)主管經(jīng)理和上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對(duì)

其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清

債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。

2.按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案部門和財(cái)會(huì)部門、審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將

監(jiān)銷情況以書面形式報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第九章 附則

1.本制度自頒布之日起實(shí)施，未涉及情況按國(guó)家有關(guān)規(guī)定處理。

2.附表：《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》﹙見(jiàn)下表﹚。

會(huì)計(jì)檔案保管期限表

序號(hào) 檔案名稱 保管期限 備注

一、會(huì)計(jì)憑證類原始憑證 15年記賬憑證 15年匯總憑證 15年

二、會(huì)計(jì)賬簿類總賬 15 包括日記賬明細(xì)賬 1

日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年輔助賬簿 15年

三、財(cái)務(wù)報(bào)告類 包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 3年 包括文字分析財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)永久 包括文字分析

四、其他類會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 永久銀行余額調(diào)節(jié)表 5年銀行對(duì)賬單 5年

第三篇：淺談會(huì)計(jì)檔案管理

淺談會(huì)計(jì)檔案管理

【摘 要】

本文分析了會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、銷毀、調(diào)閱與利用中存在的問(wèn)題，就如何使會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化提出幾點(diǎn)建議：

1、提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)規(guī)范管理；

2、落實(shí)責(zé)任，明確分工；

3、與國(guó)際接軌，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理；

4、引進(jìn)人才，加強(qiáng)培訓(xùn)；

5、即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔。

一、論題的理論與實(shí)踐意義

1.理論意義

會(huì)計(jì)檔案管理體制與模式是會(huì)計(jì)檔案管理的組織、制度和機(jī)構(gòu)、機(jī)制或組織結(jié)構(gòu)的形成，是會(huì)計(jì)檔案管理的樣式，會(huì)計(jì)檔案管理體制與模式是隨時(shí)代發(fā)展而不斷優(yōu)化的。將先進(jìn)的管理思想，管理手段不斷吸收，用來(lái)改善會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率是時(shí)代的要求。會(huì)計(jì)檔案管理的環(huán)境是不斷變化的，隨著我國(guó)社會(huì)的轉(zhuǎn)型和電子技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理體制與模式的研究，可以給會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)際工作提供科學(xué)的理論指導(dǎo)。會(huì)計(jì)檔案管理體制與模式的研究有利于形成先進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案管理體系，能將先進(jìn)理論同工作實(shí)踐結(jié)合起來(lái)，為會(huì)計(jì)檔案管理效率的提高奠定理論基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案管理體制與模式的研究也是會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐不斷適應(yīng)社會(huì)需要的表現(xiàn)。優(yōu)化的會(huì)計(jì)檔案管理體制也可以讓檔案更好的走向社會(huì)，使全社會(huì)檔案信息意識(shí)不斷提高優(yōu)化的會(huì)計(jì)檔案管理的研究成果有利于不同科學(xué)的結(jié)合，既有利于檔案學(xué)的發(fā)展，也符合當(dāng)代科學(xué)的發(fā)展趨勢(shì)。

2.實(shí)踐意義

會(huì)計(jì)檔案管理模式的觀察與研究有利于全面認(rèn)識(shí)與了解會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容。新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案管理體制、模式的構(gòu)建、程序，有重要的實(shí)踐意義。特別是對(duì)變化中的會(huì)計(jì)檔案管理研究有助于了解新變化對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的沖級(jí)，了解這些新變化沖擊下的會(huì)計(jì)檔案管理體制與模式所發(fā)生的改變將更有助于提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率。會(huì)計(jì)檔案管理體制與模式的觀察與研究也對(duì)企業(yè)管理效益的全面提高起了促進(jìn)作用。會(huì)計(jì)檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于建立一套新的會(huì)計(jì)檔案管理體系，在新的會(huì)計(jì)檔案管理體系中，各個(gè)要素可以相互彌補(bǔ)不足，發(fā)揮更大的作用與功效，這 1

將有助于促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理自身的不斷發(fā)展和提高，也有助于發(fā)現(xiàn)在管理模式變化、指導(dǎo)理論變化與數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化沖擊下的會(huì)計(jì)檔案管理變化和采取相應(yīng)行之有效的管理方法。會(huì)計(jì)檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于會(huì)計(jì)檔案管理部門了解會(huì)計(jì)檔案管理概況、發(fā)現(xiàn)本會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，尋找解決的途徑，促進(jìn)企業(yè)管理的全面提高。其次，會(huì)計(jì)檔案管理的不斷優(yōu)化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息一體化的奠基石，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。只有優(yōu)化了的會(huì)計(jì)檔案管理才能將企業(yè)管理帶上一個(gè)新的臺(tái)階。會(huì)計(jì)檔案管理、企業(yè)信息化、企業(yè)管理的全面優(yōu)化這三個(gè)部分是緊密相關(guān)的。

二、目前研究評(píng)述

1.國(guó)外對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理體制、模式的研究現(xiàn)狀新石器會(huì)計(jì)檔案管理體制模式的建構(gòu)

會(huì)計(jì)檔案管理作為檔案事業(yè)的一個(gè)分支，從起源上來(lái)說(shuō)，首先是在世界工業(yè)發(fā)達(dá)國(guó)家和地區(qū)開(kāi)展起來(lái)的。世紀(jì)初瑞士、荷蘭等一些歐洲國(guó)家和美國(guó)開(kāi)始大規(guī)模地收集和保存會(huì)計(jì)檔案。世紀(jì)中葉以后，大部分的其他歐洲國(guó)家，以及加拿大、澳大利亞也紛紛開(kāi)展了這項(xiàng)工作。世紀(jì)年代以來(lái)，世界各國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理得到了很大發(fā)展。但由于私有制決定了國(guó)外的大部分會(huì)計(jì)檔案屬于屬于私有財(cái)產(chǎn)，企業(yè)有權(quán)自行處理自己的檔案，國(guó)家沒(méi)有制定同意的會(huì)計(jì)檔案管理體系、管理要求和標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)外的會(huì)計(jì)檔案管理自主性強(qiáng)，隨意性大，個(gè)體特色突出，沒(méi)有統(tǒng)一的管理體系和標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)一般根據(jù)實(shí)際需要自行設(shè)立檔案部門，配備管理人員，制定企業(yè)文件的歸檔范圍、文件分類表及保管期限表等。所以國(guó)外會(huì)計(jì)/檔案管理體制與模式也呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。

2.國(guó)內(nèi)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理體制、模式的研究現(xiàn)狀

我國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作作為國(guó)家檔案事業(yè)的一個(gè)組成部分，在國(guó)家檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，自上而下的組建了規(guī)模龐大的會(huì)計(jì)檔案室管網(wǎng)。長(zhǎng)期以來(lái)，各企業(yè)采用了基本相同的方式開(kāi)展檔案工作。檔案管理整體水平甚至高于其他國(guó)家，但這種帶有前蘇聯(lián)痕跡的會(huì)計(jì)檔案管理體制產(chǎn)生發(fā)展于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)并不相適應(yīng)。我國(guó)現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案管理體制、模式是在所有制形式單一即國(guó)家所有制形式的環(huán)境下，從國(guó)有工業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理模式演化來(lái)的。“集中統(tǒng)一，分級(jí)管理，條塊結(jié)合，企業(yè)自主”是我國(guó)檔案管理制度的概括。

我國(guó)的會(huì)計(jì)檔案管理的具體模式進(jìn)行策劃的管理體制以及對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理模式的規(guī)定。這對(duì)于我國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作的建立、發(fā)展功不可沒(méi)，這一階段檔案界主要是學(xué)習(xí)、模仿的階段，對(duì)這一問(wèn)題的研究主要還是學(xué)習(xí)和

總結(jié)。隨著經(jīng)濟(jì)體制和企業(yè)改個(gè)的深入及企業(yè)所處環(huán)境的諸多變化如信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息資源管理和知識(shí)管理觀念的影響、加入世界貿(mào)易組織等這種舊有的管理體制開(kāi)始發(fā)生細(xì)微變化。大多數(shù)學(xué)者主張檔案行政管理部門應(yīng)該賦予企業(yè)自助舍利的權(quán)利，避免那種不顧新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案管理體制、模式的建構(gòu)企業(yè)行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)自身情況而實(shí)行的“一刀切”式管理模式。

隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，非公有制經(jīng)濟(jì)異軍突起，非公經(jīng)濟(jì)會(huì)計(jì)檔案管理模式也呈現(xiàn)出多樣性。但其管理模式主要還是有：

1、會(huì)計(jì)檔案集中統(tǒng)一管理。指由檔案部門對(duì)本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。但在具體實(shí)施中往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制、企業(yè)技術(shù)水平的制約。其優(yōu)點(diǎn)是便于維護(hù)檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心。

2、檔案分級(jí)管理。指在企業(yè)內(nèi)對(duì)檔案實(shí)行分級(jí)管理。該管理模式的優(yōu)點(diǎn)是管理靈活、職責(zé)明確、利用方便。

3、檔案分散管理。指在企業(yè)內(nèi)由不同部門對(duì)各自形成的檔案進(jìn)行管理。該管理模式的有點(diǎn)是分工明確不足之處是對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理缺乏整體規(guī)劃，對(duì)跨類別或新型檔案的管理往往會(huì)出現(xiàn)管理上的空白或交叉。

4、會(huì)計(jì)檔案信息集成化管理、一體化管理和知識(shí)管理。這些都是隨著科技的發(fā)展，特別是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用而產(chǎn)生的新觀點(diǎn)。

5、會(huì)計(jì)檔案委托代管，這指企業(yè)委托專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，代管其檔案。但企業(yè)并不放棄其檔案的所有權(quán)。

三、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵

會(huì)計(jì)檔案是企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)團(tuán)體在經(jīng)濟(jì)管理和各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的作為歷史記錄保存下來(lái)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，以及其他會(huì)計(jì)資料等專業(yè)資料。它以豐富的原始數(shù)據(jù)和恒定不變的價(jià)值量為使用者提供可靠的信息，為單位制定規(guī)劃、計(jì)劃，調(diào)查取證以及進(jìn)行決策提供一局和咨詢材料。它是記錄和反應(yīng)各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有重要的作用。

四、會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

會(huì)計(jì)檔案是歷史的真憑實(shí)證，它在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的作用，決定了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的必要性。但事實(shí)上，由于各單位會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)還比較薄弱。會(huì)計(jì)檔案作為新興檔案學(xué)科還缺乏深入研究，在日常會(huì)計(jì)工作中，很多單位重核算、輕管理，會(huì)計(jì)檔案管理工作混亂，存在著一定的問(wèn)題：

1.收集資料方面

由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案概念的不明確，一些財(cái)務(wù)人員沒(méi)有將會(huì)計(jì)部門形成的全部文件歸入會(huì)計(jì)檔案，只是將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表核算類資料進(jìn)行整理歸檔，而將法規(guī)、制度類文件，如上級(jí)財(cái)政部門的來(lái)文、本單位會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)工作計(jì)劃、會(huì)計(jì)工作總結(jié)；預(yù)測(cè)、決策類文件，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、市場(chǎng)預(yù)測(cè)、會(huì)計(jì)決策設(shè)計(jì)等等，放在其他部門，造成會(huì)計(jì)資料收集不全。有些會(huì)計(jì)檔案是屬于不耐久的復(fù)寫紙、傳真紙或圓珠筆的字跡材料。這些材料在高溫高濕度條件下自己很快氧化而看不清楚，失去保存的意義。

2.整理、銷毀方面

《會(huì)計(jì)法》明確規(guī)定：“會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其它會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定建立檔案，妥善保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部門規(guī)定。”但一些單位的財(cái)務(wù)人員在月末、終了沒(méi)有按規(guī)定將已形成的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)整理立卷，裝訂成冊(cè)，隨隨便便放在箱內(nèi)，造成資料遺失等問(wèn)題。有的雖然進(jìn)行了整理立卷，但是案卷質(zhì)量不符合規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案保管到達(dá)一定年限之后。經(jīng)過(guò)鑒定、審查，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)，可以銷毀。但是，很多單位那些已失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案任然長(zhǎng)年累月占據(jù)著庫(kù)房和設(shè)備。究其原因，是一些人怕麻煩、怕負(fù)責(zé)人，擔(dān)心會(huì)計(jì)檔案銷毀之后，今后一旦有什么經(jīng)濟(jì)問(wèn)題，無(wú)憑無(wú)據(jù)，到時(shí)說(shuō)不清楚。這不僅增加了國(guó)家的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，也影響了會(huì)計(jì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

3.移交、存放方面

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)有會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。”但在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)部門與檔案部門配合得并不協(xié)調(diào)。財(cái)務(wù)部門擔(dān)心移交后利用不便，不愿移交；而檔案部門以不懂會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為由，不愿接收。由此造成會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期在財(cái)務(wù)部門，沒(méi)有被廣泛利用。由于財(cái)務(wù)部門缺乏一定的檔案知識(shí)，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的存放不夠重視，例如。很多單位的會(huì)計(jì)檔案都沒(méi)有專門的存放地點(diǎn)，甚至與其他雜物一起堆放；有的檔案室沒(méi)有嚴(yán)格控制溫度、濕度，認(rèn)真做好“七防”，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的壽命。

4.人員素質(zhì)方面

目前，大多數(shù)單位的財(cái)務(wù)人員雖然熟悉財(cái)務(wù)處理，但是缺乏會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)還不認(rèn)可財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，不重視財(cái)務(wù)檔

案管理的培訓(xùn)。在實(shí)際操作中，每個(gè)財(cái)務(wù)人員都按自己的一套方法去管理，造成一個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作因財(cái)務(wù)人員變動(dòng)而變化，沒(méi)有一套固定而完整的管理制度，從而影響了整個(gè)單位的管理。

5.電子財(cái)務(wù)檔案

墊子財(cái)務(wù)檔案是指存貯于磁盤、光盤等嗲你介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，墊子財(cái)務(wù)檔案有許多特點(diǎn)：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。但也有不足的一面。如，具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開(kāi)，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭損毀、難查痕跡的特點(diǎn)，此項(xiàng)檔案的管理還不規(guī)范。

五、對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議

社會(huì)經(jīng)濟(jì)越來(lái)越發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)工作的要求也越來(lái)越高。先帶經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，很多時(shí)候因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理工作做的不到位，早晨領(lǐng)導(dǎo)決策失誤，影響到整個(gè)單位的運(yùn)作，給集體造成不可估量的損失，所以會(huì)計(jì)檔案管理工作作為會(huì)計(jì)工作的基礎(chǔ)，為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)管理需要，必須不斷改進(jìn)管理方法，建立新的管理體系，提供高治療的會(huì)計(jì)信息。因此，就如何是會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，有以下幾點(diǎn)建議：

1、提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)規(guī)范管理

時(shí)間證明，要管理好會(huì)計(jì)檔案，首先，要改變傳統(tǒng)管理年，對(duì)會(huì)計(jì)檔案有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)；其次，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的宣傳，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的檔案意識(shí)。按照《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，制定會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，定期檢查，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真是、可靠的依據(jù)。充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。

2、落實(shí)責(zé)任，明確分工

確定專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的管理。制定嚴(yán)格的審核、壯丁、借閱制度。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理工作政策性和業(yè)務(wù)性都比較強(qiáng)，所以單靠一個(gè)管理員的歷練是不行的。財(cái)務(wù)處各單位都應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求制作憑單、報(bào)表及財(cái)務(wù)資料等。還要充分發(fā)揮各部門的積極性，建立良好的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，按照分工合作、密切配合的原則，落實(shí)責(zé)任，相互協(xié)調(diào)，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3、與國(guó)際接軌，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

現(xiàn)在大多數(shù)單位已實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，但由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠重視，目前基本上處于手工檢索階段。所以，檔案部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)該共同合作，與國(guó)外先進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案管理模式接軌，開(kāi)發(fā)研制會(huì)計(jì)檔案計(jì)算

機(jī)管理。只有會(huì)計(jì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，才能真正發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，加快了查閱資料的速度，提高了檔案管理水平。

4、引進(jìn)人才，加強(qiáng)培訓(xùn)

會(huì)計(jì)工作的迅猛發(fā)展，要求財(cái)務(wù)人員不僅要具有財(cái)務(wù)知識(shí)，也要懂得檔案方面的業(yè)務(wù)，所以會(huì)計(jì)檔案管理人員必須接受再教育，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)整理立卷實(shí)際操作技能，成為新一代的復(fù)合型人才，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，把以前的盲目利用變?yōu)榭茖W(xué)利用。

5、即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中國(guó)也需要實(shí)行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔

電子財(cái)務(wù)檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。結(jié)果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開(kāi)展數(shù)據(jù)交換的需要，打到檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱和方便快捷的墓地，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的折損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量

六、總結(jié)

通過(guò)以上論述我們可以看出會(huì)計(jì)檔案管理體制、模式的良好變革已經(jīng)呈現(xiàn)在我們面前。會(huì)計(jì)檔案管理體制、模式是一個(gè)動(dòng)態(tài)的事物，需要我們不斷結(jié)合具體實(shí)際和先進(jìn)念去充實(shí)它，只有這樣才能不斷推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理體制、模式研究不斷深入。

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9、竇曉光，《努力建設(shè)具有中國(guó)特色的檔案管理體制--轉(zhuǎn)型期的檔案管理體制改個(gè)研究之二》，檔案學(xué)通訊，2006年1月

第四篇：會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)

會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)

一、要按照《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》要結(jié)合本單位的具體情況制定會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理辦法，做到妥善保管，存放有序，嚴(yán)防毀壞、散失和泄密。

二、嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，安全是指會(huì)計(jì)檔案完好無(wú)缺，做到不丟失，不破損，不霉?fàn)€，不被蟲(chóng)蛀等。保密是指會(huì)計(jì)檔案的住處不能超過(guò)規(guī)定的傳遞范圍。

三、按制度嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱手續(xù)，凡屬本單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，必須經(jīng)財(cái)務(wù)主管同意，外單位人員查閱檔案，要有正式介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)主管或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可，不可外借或復(fù)制給他人。

四、對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，要按照財(cái)政部門和國(guó)家檔案局規(guī)定的管理辦法，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管單位，由財(cái)政部門和檔案部門共同鑒定，經(jīng)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。對(duì)需要銷毀指定檔案部門和財(cái)政部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”要長(zhǎng)期保存，以便備查。

五、會(huì)計(jì)檔案保管期限，根據(jù)期特點(diǎn)，分為永久、定期兩類。

1、永久性檔案包括：會(huì)計(jì)決算、現(xiàn)金、銀行存款帳、職工工資發(fā)放明細(xì)表等；

2、定期檔案分25、15年。

原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)由本單位有關(guān)部門或外單位按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容填制的書面證明，是編制記帳憑證或登記帳薄的原始資料和依據(jù)。具有以下內(nèi)容：

1、憑證的名稱；

2、填制憑證的日期；

3、填制憑證單位名稱或填制人姓名；

4、經(jīng)辦人員的簽名或填制人姓名；

5、接受憑證單位名稱；

6、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容；

7、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)量、單價(jià)和金額；

8、憑證的附件；

9、憑證的編號(hào)。

第五篇：會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

為提高我校財(cái)會(huì)檔案工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮財(cái)會(huì)檔案的作用，逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合我校實(shí)際，特制定本規(guī)定。

一、基本原則

1、凡在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中，直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字材料、憑證、帳簿、報(bào)表等材料，均屬會(huì)計(jì)檔案。

2、會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用；財(cái)會(huì)檔案必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系。

3、嚴(yán)格實(shí)行部門立卷制度，應(yīng)明確一名專（兼）人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作，并納入職責(zé)范圍之中。

二、歸檔范圍

1、歸檔主要內(nèi)容：包括綜合管理、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資清冊(cè)等材料。具體范圍和保管期限見(jiàn)附件。

2、歸檔重點(diǎn)：會(huì)計(jì)活動(dòng)中各個(gè)階段形成的不同類型具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料。

3、不歸檔的文件材料：上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)普發(fā)性（非專指高校）、不辦的文件；未定稿的文件；重份文件及校內(nèi)其他單位發(fā)來(lái)的文件；未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；無(wú)考查利用價(jià)值的一般性、臨時(shí)性文件；與校外單位交換來(lái)的材料。

三、歸檔要求

1、歸檔的財(cái)會(huì)文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備，一律用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，禁止用圓珠筆、鉛筆和純藍(lán)墨水書寫。

2、堅(jiān)持由部門立卷歸檔原則，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將積累文件材料按歸檔要求組卷成冊(cè)，移交給專（兼）職檔案員歸總后移交校檔案館。

3、遵循會(huì)計(jì)文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持其有機(jī)聯(lián)系，按照會(huì)計(jì)時(shí)間進(jìn)行組卷，不同不能組成一卷；各種記帳憑證按時(shí)間順序整理，組成一卷或多卷。

4、案卷封面標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切；卷內(nèi)目錄表按格式填寫；頁(yè)號(hào)編排，無(wú)論單面或雙面，只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)下角。

5、活頁(yè)賬應(yīng)抽掉空白頁(yè)，會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)抄寫卷內(nèi)目錄，然后按卷冊(cè)加封面裝訂。

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6、會(huì)計(jì)憑證裝訂前要對(duì)會(huì)計(jì)·憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。因?yàn)樵紤{證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時(shí)前者大于后者，有時(shí)前者小于后者，這就需要會(huì)計(jì)人員在制作會(huì)計(jì)憑證時(shí)對(duì)原始憑證加以適當(dāng)整理，以便下一步裝訂成冊(cè)。對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來(lái)，以便裝訂后，還可以展開(kāi)查閱。對(duì)于紙張面積過(guò)小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)宜用膠水。證票應(yīng)分張排列，同類、同金額的單據(jù)要粘在一起；同時(shí)，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開(kāi)，厚紙板棄之不用。

7、會(huì)計(jì)憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時(shí)要先設(shè)計(jì)好裝訂冊(cè)數(shù)及每?jī)?cè)的厚度。一般來(lái)說(shuō)，一本憑證，厚度以1．5至2．ocm為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊(cè)數(shù)可根據(jù)憑證多少來(lái)定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊(cè)或若干冊(cè)。有些單位業(yè)務(wù)量小，憑證不多，把若干個(gè)月份的憑證合并訂成一冊(cè)就可以，只要在憑證封面注明本冊(cè)所含的憑證月份即可。

8、卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)；各種材料大小均為16開(kāi)（憑證除外），圖表按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式。字跡模糊、擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，熱敏紙傳真件不得直接存檔。

9、會(huì)計(jì)憑證必須包角并在背面粘貼處加蓋裝訂人私章。封面填寫包括憑證種類： XX

本月共 冊(cè)之第 冊(cè) 本冊(cè)號(hào)數(shù)： 自 號(hào)起至 號(hào) 本冊(cè)日期： 自 月 日起至 月 日止

單位名稱： 在會(huì)計(jì)主管： 會(huì)計(jì)： 裝訂：三項(xiàng)加蓋私章。

10、移交檔案時(shí)，交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切。凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補(bǔ)交。

11、移交時(shí)填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

四、歸檔時(shí)間

1、財(cái)會(huì)綜合性文件材料在次年六月底前立卷歸檔；

2、財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)性材料實(shí)行隔年移交制度：在次年一季度內(nèi)整理組卷，由管理科保管三年后移交校檔案館。

2007年11月6日 190 附件一：高等學(xué)校財(cái)會(huì)類檔案歸檔范圍和保管期限表

CK11 綜合

序號(hào)

類目名稱

保管期限 CK111 上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件材料

永久 CK112 本校財(cái)務(wù)管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)等文件

長(zhǎng)期 CK113 學(xué)校基金管理工作文件

短期 CK114 有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面的其他文件材料

短期 CK115 會(huì)計(jì)移交清冊(cè)

長(zhǎng)期 CK116 財(cái)會(huì)檔案移交保管清冊(cè)

永久 CK117 財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊(cè)

長(zhǎng)期

CK12 會(huì)計(jì)報(bào)表

序號(hào)

類目名稱

保管期限 CK1

21決算報(bào)表（含基建綜合決算）

永久 CK122

預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表

短期 CK12

3以上規(guī)劃表、分配計(jì)劃、測(cè)算表

長(zhǎng)期 CK12

4以上各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表（含工資報(bào)表）

長(zhǎng)期 CK125 季度以下各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

短期

CK13 會(huì)計(jì)帳簿

序號(hào)

類目名稱

保管期限 CK131 涉及外事會(huì)計(jì)帳簿

永久 CK132 總帳

長(zhǎng)期 CK13

3預(yù)算內(nèi)帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳）

短期 CK13

4預(yù)算外帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳）

短期 CK135 學(xué)校專項(xiàng)基金帳簿

短期 CK136 日記帳

短期

其中：現(xiàn)金、銀行存款日記帳

長(zhǎng)期 CK137

固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片）

短期

（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管五年）

191

CK14 會(huì)計(jì)憑證

序號(hào)

類目名稱

保管期限 CK141 涉及外事的會(huì)計(jì)憑證

永久 CK142 預(yù)算內(nèi)各種原始憑證、記帳憑證

短期 CK143 預(yù)算外各種原始憑證、記帳帳單

短期 CK144 學(xué)校基金各種原始憑證、記帳憑證

短期 CK145 銀行存款余額調(diào)節(jié)表

短期 CK146 會(huì)計(jì)撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證

短期 CK147 銀行對(duì)外帳單

短期 CK148 涉及債權(quán)、債務(wù)及未清理完畢的憑證

長(zhǎng)期

CK15 工資清冊(cè)

序號(hào)

類目名稱

保管期限 CK151 工資發(fā)放名冊(cè)、卡片

永久 CK152 工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根

長(zhǎng)期 CK153 各種獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金、名冊(cè)、卡片等

短期

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