第一篇：會計檔案管理規定7

會計檔案管理規定

第一條 為了規范會計檔案管理工作，根據中國石油天然氣集團公司《會計基礎工作規范》要求，結合本公司情況，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于公司本部、各分公司（以下簡稱各單位）。

第二條 各單位應當按照本辦法要求，對會計檔案進行立卷、歸檔、保管、查閱和移交，保證移交前的會計檔案安全完整、存放有序、查閱方便、嚴防毀損、散失和泄密。

第三條 會計檔案的裝訂。

（一）會計憑證的裝訂：

1．裝訂前，應檢查會計憑證及其附件是否齊全，編號是否連續，通過計算機輸出的紙質憑證是否經過復核，與財務軟件上的憑證是否完全一致；

2．裝訂后的憑證上不得留有大頭針、曲別針、訂書釘等； 3．每本厚度在30mm左右，粘貼必須整齊；

4．裝訂成冊的會計憑證，應加具封面、側脊和封底，并在封面上寫明單位名稱、年度、月份、起止憑證號、當月冊數、本冊冊號、裝訂人員、保管員、財務負責人簽章。為便于查閱，憑證側脊應注明年月、起止憑證號、當月冊數、本冊冊號；

5．會計憑證封面紙質、顏色、字體和字號要統一規范；

6．每月10日前將上月的憑證裝訂成冊，12月份的憑證應于年終決算后10日內裝訂成冊。

（二）會計賬簿的裝訂：

1．各類賬簿裝訂平整、牢固；不得有折角、缺頁、錯頁、掉頁、夾空白紙現象；

2．各種賬簿均應設置封面，載明賬簿名稱、年度、起止號、冊號、側脊要注明賬簿名稱、年度、起止編號、冊數；

3．各類賬簿封面的紙質、顏色、字體和字號要統一規范。4．各類賬簿應于年終決算后10日內裝訂成冊。

（三）財務會計報告的裝訂： 1．裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，防止折角、缺頁、錯頁、掉頁現象；

2．封面的紙質、顏色、字體和字號要統一規范；

第四條 納入會計檔案管理的資料包括各種憑證、賬簿、財務會計報告、存儲會計數據和程序的介質以及其他會計資料。

（一）會計憑證包括：原始憑證、記賬憑證等。

（二）會計賬簿包括：總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。其他輔助性賬簿：庫存現金盤點臺賬、支票管理臺賬、工資結算表、應收票據備查賬簿、應付票據備查賬簿、已核銷往來款備查簿等。

（三）財務會計報告包括：會計報表、會計報表附注、財務情況說明書。

（四）電子介質財務信息資料包括：年度備份數據，財務軟件升級前的備份數據、相應版本的系統應用程序軟件及標準代碼、數據庫軟件、每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本、本單位系統管理員名冊、其他應該存檔的資料或數據。

（五）其他資料包括：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計人員交接書、會計檔案查閱登記清冊、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊，存貨盤點明細表、固定資產盤點明細表、債權債務簽認單、增設或合并會計科目說明、會計科目名稱對比明細表、會計印章啟用、交接、封存或銷毀記錄、財務部門向各級主管部門上報的各種財務專題調查報表及相關文字材料、各級主管部門或機關職能部室下達的與財務工作相關的文件、審計報告、資產減值計提核銷記錄等。

第五條 各單位每年形成的會計檔案按規定時間分類整理立卷后編制會計檔案保管清冊，并由會計檔案保管人員和移交人審核簽章。

第六條 每個會計期間結束應將財務管理信息系統產生的數據保存在電子介質上，這種備份應該在每個會計期間結束，完成結賬后進行，原則上要求在發生業務的當天都應進行備份。

備份時應該至少備份兩份，并且采用不同的備份方式，財務信息管理員和檔案管理人員分管并存放在不同的地方，備份要永久保留。

第七條 會計檔案原則上不得外借。如有特殊需要，經財務部門負責人批準，辦理登記手續后，可以外借。

（一）查閱的手續程序：

1．查閱人必須填具檔案查閱申請單，請示財務部門負責人同意后方可查閱； 2．會計檔案保管人根據財務負責人的審批意見，將查閱單位名稱或人員、查閱初始時間、查閱目的和查閱或復印會計檔案名稱、卷號，填寫在會計檔案查閱登記清冊相應欄內；

3．向查閱人提供會計檔案，由查閱人在會計檔案查閱登記清冊借閱欄內簽名并備注“查閱或復印”字樣；

4．查閱或復印完畢后交回會計檔案時，會計檔案保管人員在會計檔案查閱登記清冊記錄查閱或復印的內容，并由查閱人和檔案保管人員在會計檔案查閱登記清冊中簽名。

（二）查閱地點的限定：查閱人通常應在會計檔案室內查閱，如需帶出檔案室必須經財務部門負責人同意。

（三）查閱期限的限定：查閱人應在限期內歸還所查閱的會計檔案，檔案管理員應登記收回日期。

（四）會計檔案保管人員應當監督查閱或復印會計檔案的全過程，嚴禁查閱人員在會計檔案上涂寫、拆封或替換資料。

（五）向外單位提供原始憑證復印件時，必須有對方單位出具的蓋有公章的證明或單位介紹信，且派專人陪同復印。

第八條 會計檔案按檔案管理規定的要求及時移交給檔案機構統一保管。

（一）移交檔案機構保管的會計檔案，應當由移交人編制會計檔案移交清冊，列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容；

（二）接管人按移交清冊所列內容逐項核收，并由檔案機構負責人、會計機構負責人（會計主管人員）、移交人和接管人在移交清冊上簽名或者蓋章；

（三）單位之間辦理會計檔案移交的，還應當辦理會計檔案交接書，財務負責人應當在會計檔案移交清冊上簽名并蓋章。

第二篇：會計檔案管理規定

會計檔案管理規定

1范圍

本標準規定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核

。

本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

財政部會第4號《企業財務通則》。

財政部會第5號《企業會計

準則》。

財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。

華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)

3管理職責

會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。

4管理內容與要求

4.1基本任務

4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統計本局形成的會計檔案，做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經營管理工作服務。

4.1.3負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。

4.1.4負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監銷經批

準銷毀的會計檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反

映本局經濟業務的重要史料和證據，具體包括:

1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。

3)財務報告類：月度、季度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其

他財務報告。

4)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計

檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

4.2.2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔

案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。

4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規定》。

4.3歸檔要求和時間

4.3.1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成

冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。

4.3.2當年形成的會計檔案，在會計終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，

第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。

4.3.3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止等

內容。

4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，

交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，

檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理，以分清責任。

4.4會計檔案的管理

4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業檔案分類表》(試行)

、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。

4.4.2根據計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的

順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。

4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后，按“—

—會計名稱——案卷號”的順序排架。

4.5會計檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

4.5.2全局職工工資表、財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊

、銷毀清冊等，定為永久保管。

4.5.3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔

助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理后的卡片、月、度會計報表其

保管期限定為5年。

4.5.6主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規定確保的保管期限，從會計終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀

清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期

限、銷毀時間等內容。

4.5.9局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監銷，監銷人在銷毀會計

檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔

案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況向局分管領導報告。

4.5.11保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得

銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔

案銷

毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.6會計檔案的利用

4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢

索工具，積極主動地提供檔案，為全局經濟工作服務。

4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經局分

管領導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。

4.6.3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會計檔案的保管

4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間

，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕

。

5檢查與考核

本標準的檢查與考核按《xxxxxx質量綜合考核辦法》執行。

本標準的檢查與考核還應按xxxxxx有關規定執行。

第三篇：會計檔案管理規定

會計檔案管理暫行辦法

第一條為規范總公司會計檔案管理，根據《安徽省檔案條例》，結合本公司會計檔

案管理實際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于涉及會計檔案的各部門、分公司、子公司。各部門、分公司、子公司應指定專人收集、整理會計檔案，并報財務科備案。各部門、分公司、子公司的主要負責人為本部門、公司會計檔案的直接責任人。

第三條 總公司財務科為全公司會計檔案管理部門，其主要職責為：

1． 負責建立健全會計檔案規章制度；

2． 負責各部門、分公司、子公司會計檔案收集工作（并做好交接手續）；

3． 負責總公司會計檔案工作；

4． 負責全公司會計檔案的匯總、歸檔、向檔案室移交；

5． 其他會計檔案工作。

第四條 會計檔案的歸檔范圍及時限：

1． 工資表、獎金表，各種福利發放清單等會計資料，應在當月送財務科；

2． 子公司的月報應在下月十日前送財務科；憑證、帳簿、報表及其他會計檔案應在下一終了前移交財務科。

第五條 會計檔案的移交要求：

1． 移交的會計檔案必須經過分類整理，并按規定裝訂成冊；

2． 移交清單須注明移交的會計檔案類別、卷數、附件張數；

3． 移交清單應由移交人、接交人簽字確認。

第六條 未按規定要求移交的會計檔案，責令限期改正；未按規定要求移交會計檔案

造成損失的，按有關規定追究各部門、分公司、子公司主要負責人責任。

第七條 本辦法未盡事宜，由總公司財務科負責解釋。

第八條 本辦法自發文之日起執行。

第四篇：會計檔案管理規定

會計檔案管理規定

為提高我校財會檔案工作質量和科學管理水平，充分發揮財會檔案的作用，逐步實現財會檔案工作的規范化、標準化，依據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》，結合我校實際，特制定本規定。

一、基本原則

1、凡在財務管理和會計活動中，直接形成的具有保存利用價值的文字材料、憑證、帳簿、報表等材料，均屬會計檔案。

2、會計檔案是記錄和反映學校經濟業務的重要史料和證據，必須實行集中統一管理原則，確保其完整、準確、系統、安全和有效利用；財會檔案必須遵循其自然形成規律，保持其有機聯系。

3、嚴格實行部門立卷制度，應明確一名專（兼）人員負責會計檔案工作，并納入職責范圍之中。

二、歸檔范圍

1、歸檔主要內容：包括綜合管理、會計憑證、會計帳簿、會計報表、工資清冊等材料。具體范圍和保管期限見附件。

2、歸檔重點：會計活動中各個階段形成的不同類型具有長期保存價值的文件材料。

3、不歸檔的文件材料：上級有關財務普發性（非專指高校）、不辦的文件；未定稿的文件；重份文件及校內其他單位發來的文件；未生效的合同、協議、單據；無考查利用價值的一般性、臨時性文件；與校外單位交換來的材料。

三、歸檔要求

1、歸檔的財會文件材料必須字跡工整，格式統一，簽字手續完備，一律用碳素墨水或藍黑墨水書寫，禁止用圓珠筆、鉛筆和純藍墨水書寫。

2、堅持由部門立卷歸檔原則，由經辦人負責將積累文件材料按歸檔要求組卷成冊，移交給專（兼）職檔案員歸總后移交校檔案館。

3、遵循會計文件材料形成規律和特點，保持其有機聯系，按照會計時間進行組卷，不同不能組成一卷；各種記帳憑證按時間順序整理，組成一卷或多卷。

4、案卷封面標題要簡明、確切；卷內目錄表按格式填寫；頁號編排，無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側下角。

5、活頁賬應抽掉空白頁，會計賬簿應抄寫卷內目錄，然后按卷冊加封面裝訂。

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6、會計憑證裝訂前要對會計·憑證進行排序、粘貼和折疊。因為原始憑證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時前者大于后者，有時前者小于后者，這就需要會計人員在制作會計憑證時對原始憑證加以適當整理，以便下一步裝訂成冊。對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。證票應分張排列，同類、同金額的單據要粘在一起；同時，在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。

7、會計憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數及每冊的厚度。一般來說，一本憑證，厚度以1．5至2．ocm為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊數可根據憑證多少來定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊或若干冊。有些單位業務量小，憑證不多，把若干個月份的憑證合并訂成一冊就可以，只要在憑證封面注明本冊所含的憑證月份即可。

8、卷內材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對破損的文件材料應進行修補；各種材料大小均為16開（憑證除外），圖表按此規格疊成手風琴式。字跡模糊、擴散的應復制并與原件一并立卷，熱敏紙傳真件不得直接存檔。

9、會計憑證必須包角并在背面粘貼處加蓋裝訂人私章。封面填寫包括憑證種類： XX

本月共 冊之第 冊 本冊號數： 自 號起至 號 本冊日期： 自 月 日起至 月 日止

單位名稱： 在會計主管： 會計： 裝訂：三項加蓋私章。

10、移交檔案時，交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標題是否確切。凡不符合規定要求者，接收人應拒絕接收，并限期改正補交。

11、移交時填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執一份。

四、歸檔時間

1、財會綜合性文件材料在次年六月底前立卷歸檔；

2、財會業務性材料實行隔年移交制度：在次年一季度內整理組卷，由管理科保管三年后移交校檔案館。

2007年11月6日 190 附件一：高等學校財會類檔案歸檔范圍和保管期限表

CK11 綜合

序號

類目名稱

保管期限 CK111 上級有關財務會計工作的文件材料

永久 CK112 本校財務管理規定、計劃、總結、請示、批復等文件

長期 CK113 學校基金管理工作文件

短期 CK114 有關財務管理方面的其他文件材料

短期 CK115 會計移交清冊

長期 CK116 財會檔案移交保管清冊

永久 CK117 財會檔案銷毀清冊

長期

CK12 會計報表

序號

類目名稱

保管期限 CK1

21決算報表（含基建綜合決算）

永久 CK122

預算會計報表

短期 CK12

3以上規劃表、分配計劃、測算表

長期 CK12

4以上各種統計報表（含工資報表）

長期 CK125 季度以下各種計劃、統計報表

短期

CK13 會計帳簿

序號

類目名稱

保管期限 CK131 涉及外事會計帳簿

永久 CK132 總帳

長期 CK13

3預算內帳簿（含明細帳、分戶或登記帳）

短期 CK13

4預算外帳簿（含明細帳、分戶或登記帳）

短期 CK135 學校專項基金帳簿

短期 CK136 日記帳

短期

其中：現金、銀行存款日記帳

長期 CK137

固定資產明細帳（卡片）

短期

（固定資產報廢清理后保管五年）

191

CK14 會計憑證

序號

類目名稱

保管期限 CK141 涉及外事的會計憑證

永久 CK142 預算內各種原始憑證、記帳憑證

短期 CK143 預算外各種原始憑證、記帳帳單

短期 CK144 學校基金各種原始憑證、記帳憑證

短期 CK145 銀行存款余額調節表

短期 CK146 會計撥款憑證及其他會計憑證

短期 CK147 銀行對外帳單

短期 CK148 涉及債權、債務及未清理完畢的憑證

長期

CK15 工資清冊

序號

類目名稱

保管期限 CK151 工資發放名冊、卡片

永久 CK152 工資轉移、證明、通知存根

長期 CK153 各種獎金、獎學金、貸學金、助學金、名冊、卡片等

短期

192

第五篇：會計檔案管理規定

會計檔案管理規定

為了加強我所會計檔案的科學管理，更好地為科研及管理工作服務，根據財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》等有關規定，特制定本辦法。

一、我所會計檔案是指研究所經濟活動中的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計工作專業材料，是反映我所科研及管理活動中經濟信息的真實記錄和憑證。建立健全會計檔案，保證會計檔案質量，對貫徹執行國家財經制度，記錄經濟活動的全部過程，保護國家財產有重要的作用。

二、會計檔案管理要執行《中國科學院公共事務管理標準》中的會計檔案建檔規范的規定，加強會計檔案管理的標準化、制度化建設。

三、全所會計檔案工作是全所檔案工作的重要組成部分，全所會計檔案實行集中統一管理。財務管理處必須將應歸檔的會計檔案定期移交到所檔案室。

四、會計檔案由財務管理處的專人負責，出納人員不得兼管會計檔案工作。

五、歸檔辦法

1、財務管理處將當年形成的會計檔案按歸檔要求整理立卷，編制保管清冊，在財務部門保管一年后，移交所檔案室保管。

2、財務部門向檔案室移交會計檔案時，財會部門必須編造會計檔案移交清冊，檔案部門經辦人員必須認真查點核實；財務部門、檔案部門的負責人和經辦人員，必須在移交清冊上簽字。3．檔案室按會計歸檔范圍進行驗收，要求歸檔材料完整、準確、系統，裝訂規范。

六、保管、利用和銷毀

1、檔案室接收保管的會計檔案應保持原卷冊的封裝，如財務部門須拆封重新整理，應按檔案更改手續，由雙方經辦人共同進行。

2、檔案室對會計檔案應進行科學管理，做到存放有序，查找方便。同時應嚴格執行安全和保密制度，嚴防毀損、散失和泄密。

3、本所其它部門利用會計檔案應征得立卷財務部門的同意。所外單位利用時，應開據介紹信，寫明查閱內容，并經財務管理處負責人批準。

4、會計檔案保管期滿要銷毀時，要嚴格審查，編造銷毀清冊，經主管所長簽批后方可銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應由會計部門抽出另外立卷，再交檔案室保管，直到結清債權債務時為止。

5、會計檔案銷毀時，由檔案室和財務管理處共同派人監銷。監銷人在銷毀前應清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名。