第一篇：會計檔案管理規范

第十三章 會計檔案管理規范

第八十七條 會計檔案的內容：

一、會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記帳憑證、科目日結單、同城票據交換(提出、提入票據匯總)清單、特殊會計處理的各類通知單等。

二、會計帳簿：包括總帳、各種明細帳(分戶帳)、現金收付日記簿和各種登記簿。

三、財務報告：包括會計報表、財務情況說明書、主管部門對財務報告的批復及社會審計的審計報告。

四、其他會計資料：包括會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、開戶申請書、經濟合同、財產清查匯總資料、涉外文件、實行會計電算化的軟件數據資料、程序資料及存儲于磁性介質上的會計數據、程序文件等，均應視同會計檔案一并管理。

五、市商行以各行部為單位建立會計檔案，妥善保管。非獨立核算機構的會計檔案，應由管轄行統一歸檔。

第八十八條 會計檔案立卷

一、會計憑證：

1、業務量大的單位按日裝訂，業務量小的單位夠一冊及時裝訂。每冊按年統一編流水號，卷號與會計憑證冊數編號應一致。

2、每冊憑證背處應注明行、部名稱、所屬年度、月、日、每冊流水號、保管期限，并及時登記“會計憑證保管登記簿”。

3、會計憑證一經裝訂不得隨意拆封，必須拆封時應經領導批準，并在重新裝訂進做書面記錄。

二、會計帳簿：、1、總帳：按月裝訂。

2、活頁明細帳、登記簿可根據數量按月、季、年裝訂，年度中間結轉帳頁應妥善保管。其中實收資本、盈余公積、資本公積明細帳因需永久保管應單獨裝訂。

3、各種帳簿的裝訂順序按科目、帳號排列，裝訂成冊的帳頁每冊要按頁加編順序號，每冊帳簿前應加填帳頁目錄。

三、會計報表：

1、日計表按月裝訂，其他報表按年裝訂，年終決算報表單獨裝訂。

2、報表裝訂順序為：財務情況說明書、資產負債表及其附表、損益表及其附表、財務狀況變動表其他附表。

匯總單位報表，每一報表裝訂順序為本單位匯總表，所屬匯總單位報表。

3、裝訂成冊的會計報表應按頁編流水號。

四、其他會計資料均應分別單獨裝訂成冊，編制卷號。

五、裝訂成冊的憑證、帳簿、報表等會計檔案均應在繩結處用紙條加封，由裝訂人員和會計主管人員在加封處蓋章，然后加具封皮，封面按要求填寫齊全并及時登記“會計檔案保管登記簿”。

第八十九條 會計檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類，具體規定如下：

一、永久保管會計檔案：

1、年度財務會計報告；

2、資本金、股金及股權明細；

3、掛失登記和補發的憑單收據；

4、會計檔案保管登記簿及會計檔案銷毀清冊。

5、機構變動交接清冊；

6、存、貸款開銷戶記錄；

7、有權機關查詢、凍結及扣劃書；

8、帳銷案存記錄

9、銀行認為應永久保管的其他會計資料；

二、保管期限十五年的會計檔案：

1、會計憑證及其附件；

2、總帳、明細分類帳、卡，各種登記簿。

3、會計人員及會計檔案移交清冊；

4、中期財務會計報告；

5、重要單證和重要印章的領發、保管和繳銷記錄；

6、銀行認為應保管15年的其他會計資料；

三、保管期限五年的會計檔案：

1、下級行上報的財務會計報告；

2、聯行往來核算資料；

3、密押表使用、保管記錄；

4、對帳回單；

5、已處置固定資產卡片

6、銀行認為應保管5年的其他會計資料；

四、保管期限三年的會計檔案：

1、日報表；

2、計算機應用系統運行日志；

3、流水帳；

4、不定期報表；

5、銀行認為應保管3年的其他會計資料； 第九十條 歸檔保管：

一、各行部會計部門應指定專人負責會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等工作。

二、當年的會計檔案在年度終了后，由各行部會計部門填制“會計檔案卷內目錄表”、“卷內備考表”各一份隨會計檔案一同上交檔案室。填寫“會計檔案案卷目錄”、“會計檔案移交清冊”各一式兩份，向檔案室辦理移交手續。點交后雙方簽字，各持一份。移交后接收人、監交人應在檔案保管登記簿中簽章。

三、由計算機打印輸出的憑證、帳簿、報表等會計檔案其保管期限與手工檔案相同。存儲于磁性介質上的會計資料，按要求雙備份、異地保管。

四、嚴格執行安全保密制度，做到防盜、防火、防潮、防蟲。磁性介質還要防光、防熱、防磁。做到妥善保管、存放有序、查找方便。

五、機構變動或檔案管理人員調動時，應當辦理交接手續。第九十一條 會計檔案的借閱：

一、建立會計檔案的借閱。

二、銀行內部調閱會計檔案，應由會計主管人員批準，司法部門及由中國人民銀行認可的部門因特殊需要查閱會計檔案時，須持有縣以上主管部門的正式公函，注明調閱內容，經行長批準方可調閱。與介紹信內容無關的檔案不予提供。調閱期間，檔案管理人員不得離開現場。

三、調閱人可以抄錄、照相、復印或復制，但不得將會計檔案拆封和借出。銀行會計擋案保管部門應對查閱情況進行記錄，并由查閱人簽字確認。

第九十二條 會計檔案的銷毀：

一、各行部會計檔案保管期滿需要銷毀時，應由檔案室提出銷毀意見，會同會計部門共同鑒定，編制“會計檔案銷毀清冊”，以書面形式報商行會計核算部，經行長批準后方可銷毀。

二、經批準銷毀的會計檔案中，屬于未了結的債權、債務原始憑證或其他未了事項的原始資料，銀行不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案機構保管到未了事項完結為止。

三、銷毀時應由本行會計部門、稽核部門、檔案管理部門共同派人現場監銷，并按會計檔案銷毀清冊逐項核對，嚴防散失或發生舞弊。銷毀后由銷毀人員、監銷人員在銷毀清冊上簽章，銷毀清冊一式兩份，一份各行部留存，一份市商行留存，歸檔保管。

第二篇：檔案管理規范

檔案管理規范

1.目的

為了有效的保護和利用檔案，充分發揮公司歷史資料的作用，規范公司檔案管理，特制定本制度。2.適用范圍

DXC集團有限公司及下屬各控股子公司。3.定義： 4.職責： 4.1.綜合管理部

4.1.1.負責收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的所有文書檔案。4.1.2.負責對檔案的借閱進行審批、登記管理。

4.1.3.負責檔案銷毀申請的提出及審批后的檔案銷毀執行。4.2.集團各職能部門及各子公司

4.2.1.負責收集、整理、立卷、鑒定、保管與本部門/子公司業務有關的所有文書檔案。

4.2.2.負責對與本部門/子公司業務有關的文書檔案銷毀申請的審核。4.2.3.負責在本部門/子公司階段業務結束后將有關重要文書檔案移交集團綜合管理部。5.程序和內容：

5.1.檔案立卷范圍

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程類文件。5.1.3.公司管理規章制度。5.1.4.重要會議記錄、會議紀要。5.1.5.經營計劃、工作總結；

5.1.6.意向書、合同、協議、立項報告及可行性報告。5.1.7.重要的來往信函。

5.1.8.一切與公司業務、技術、項目有關的資料。5.2.檔案立卷要求：

5.2.1.各部門立卷要求 5.2.1.1.凡是各部門在業務活動中所形成的、具有查考利用價值的文字材料及音像資料均屬歸檔范圍，不得由部門或個人分散保存，必須由業務部門整理后，定期交給綜合管理部集中管理保存。5.2.1.2.各項業務一旦結束，其有關該項業務往來的一切材料、函件都應移交綜合管理部正式存檔（所簽合同、協議、意向書、委托書需在簽訂后立即交到綜合管理部存檔），業務部門如有需要，可建立復印件的業務檔案，以便工作。5.2.1.3.業務部門形成的文件應由本部門指定的專人保管。

5.2.1.4.業務部門文件保管人員有責任將本部門形成的文件收集齊全，并對文件材料進行初步分類整理、打出文件目錄。目錄中應包括文件名稱、摘要、形成時間、頁數、份數、備注（注明是原件或復印件）。5.2.1.5.財務部獨立管理會計檔案---憑證、賬薄、財務報表類、借款、貸款合同（注：財務部只留一份原件，其余原件交綜合管理部保管；如原件只一份，財務部留復印件。）

5.2.2.綜合管理部立卷要求： 5.2.2.1.立卷的文件材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和立卷要求特征及文件內容進行立卷。5.2.2.2.5.2.2.3.5.2.2.4.在一個卷內要按問題或文件形成的時間，系統排列。擬訂案卷標題要簡明、準確。

整理好的案卷要確定案卷的保管期限。文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。專門檔案另有保管期限和銷毀規定的按有關規定執行。

5.2.2.4.1.永久保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.1.1.5.2.2.4.1.2.5.2.2.4.1.3.5.2.2.4.1.4.公司制定的規章制度類文件材料。

公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。公司職能活動中形成的重要業務文件材料。

公司關于重要問題的請示與上級主管部門的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等。

5.2.2.4.1.5.5.2.2.4.1.6.文件材料。5.2.2.4.1.7.5.2.2.4.1.8.文件材料。公司機構演變、人事任免等文件材料。

公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性上級主管部門制發的屬于公司經營業務的重要文件材料。下屬機構關于重要業務問題的來函、請示與公司的復函、批復等5.2.2.4.2.定期保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.2.1.5.2.2.4.2.2.5.2.2.4.2.3.5.2.2.4.2.4.5.2.2.4.2.5.公司職能活動中形成的一般性業務文件材料。

公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

公司一般性事務管理文件材料。

公司關于一般性問題的請示與上級主管部門的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等。5.2.2.4.2.6.5.2.2.4.2.7.5.2.2.4.2.8.上級主管部門制發的屬于公司經營業務的一般性文件材料。

上級主管部門制發的非公司經營業務但要貫徹執行的文件材料。下屬機構關于一般性業務問題的來函、請示與公司的復函、批復等文件材料。5.2.2.4.2.9.下屬機構報送的或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

5.2.2.5.5.2.2.6.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表。

全部案卷組成后，要對案卷統一排列編寫文檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。5.2.2.7.原則上每年年終做一次歸檔立卷工作，將當年所形成的公司所有文件按上述要求進行統一整理。5.3.檔案存檔程序

5.3.1.集團各部門/項目公司及其他子公司各部門對于需要在集團進行歸檔的資料進行整理，提交集團綜合管理部，并提出存期建議。

5.3.2.集團綜合管理部收集歸檔資料，審核歸檔資料及手續的完備性。5.3.3.集團綜合管理部根據資料的性質、存檔單位建議的存期，對資料進行分類立卷、存檔，做好存檔登記（附表1）。5.4.檔案借閱

5.4.1.需要借閱檔案的部門或個人需首先提出借閱/復印需求，填寫《檔案借閱/復印審批單》（附表2），經部門負責人同意后報總公司綜合管理部。5.4.2.總公司綜合管理部匯總各單位的檔案借閱/復印需求，報綜合管理部負責人審批。

5.4.3.審批通過后，綜合管理部要對借閱/復印的檔案進行登記（附表3），并要求借閱人簽字。

5.4.4.借閱檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，未經批準不得復印。

5.4.5.對于需要復印的資料，由集團綜合管理部負責將資料復印并下發給借閱人/承辦人。

5.4.6.如不需復印，借閱人可在檔案室查閱資料。

5.4.7.對于需要歸還的檔案資料，綜合管理部要登記明確的歸還日期，借閱人需要在期限內歸還資料，綜合管理部負責在檔案到期前催還。5.4.8.檔案資料歸還后，集團綜合管理部登記銷帳。5.5.檔案銷毀

5.5.1.對于多余的檔案資料以及超出保管期限的檔案資料，總公司綜合管理部定期進行整理，并提出銷毀申請（附表4：《文件資料銷毀請示》）。

5.5.2.銷毀申請經資料存檔提交部門進行審核，對是否銷毀或延長保管期限提出建議，并提交分管副總裁審核，總裁審批。

5.5.3.對審批未通過的檔案，由總公司綜合管理部延長保管期限，并辦理相關手續。

5.5.4.審批通過的檔案，總公司綜合管理部造具清冊，由檔案交存部門負責人和總公司綜合管理部負責人現場監督，對檔案進行銷毀。

5.5.5.檔案銷毀后，由見證人在《檔案銷毀證明書》（附表5）上簽字確認。6.支持性文件：無 7.相關記錄： 7.1.7.2.《檔案保管登記臺帳》 《檔案借閱/復印審批單》

7.3.《檔案借閱/復印登記臺賬》

7.4.《文件資料銷毀請示》 7.5《檔案銷毀證明書》

檔案管理流程總部各部門/項目公司及其他子公司各部門A提交歸檔文件資料及存期建議總部綜合管理部B收集各種歸檔資料并審核資料完備性總部分管副總C總裁D根據保管期限、類別分類立卷、歸檔存檔存檔提出借閱需求經部門負責人審批匯總借閱/復印資料需求N綜合管理部經理審批Y結束借閱/復印登記Y是否需要復印NY是否需要歸還復印資料發放給承辦人N查閱人在檔案室查閱資料檔案借閱借閱人使用后歸還資料歸還登記結束多余存檔資料超出保管期檔案資料提出銷毀或延期保管建議檔案資料整理并提出銷毀申請匯總形成銷毀文件資料清單N延長檔案保管期并辦理相關手續造具清冊提出銷毀報告N審核Y審批YN審批檔案銷毀結束銷毀檔案Y

第三篇：會計檔案管理

濟寧市泰中貿易有限責任公司

會計檔案管理制度

號碼、裝訂人簽章等。

2.會計賬簿。

各種會計賬簿辦理完結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。

（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊

全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙

張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會計賬簿的裝訂順序：

會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計

賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬及賬簿名稱和編號。

（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）

款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

3.會計報表。

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，終了統一歸檔

保管。

第五章會計檔案的歸檔保管

1.當年的會計檔案在會計終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿后存入檔

案并由專人保管。

2.會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系

列工作。

3.機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔

案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

1.財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

2.凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批準后，方可辦理調閱手續。

3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批準

需

需要復制會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批準后方可復制。

第七章各種會計檔案保管期限

1.會計憑證保管15年。

2.會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。

3.會計報表保存10年，其中決算表永久保存。

4.發貨票保管5年。

第八章會計檔案的銷毀

1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務部門共同

鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經主管經理和上級主管部門批準后，方可銷毀。對

其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清

債權、債務時為止。

2.按規定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將

監銷情況以書面形式報告有關領導。

第九章 附則

1.本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。

2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。

會計檔案保管期限表

序號 檔案名稱 保管期限 備注

一、會計憑證類原始憑證 15年記賬憑證 15年匯總憑證 15年

二、會計賬簿類總賬 15 包括日記賬明細賬 1

日記賬 15年 現金和銀行存款日記賬保管25年固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年輔助賬簿 15年

三、財務報告類 包括各級主管部門匯總財務報告月、季度財務報告 3年 包括文字分析財務報告(決算)永久 包括文字分析

四、其他類會計移交清冊 15年會計檔案保管清冊 永久會計檔案銷毀清冊 永久銀行余額調節表 5年銀行對賬單 5年

第四篇：會計檔案管理

會計檔案管理

會計檔案概念

?會計檔案是國家機關、社會團體、企業、事業單位、個體工商戶和其他組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。會計核算材料的歸檔

?會計核算材料的歸檔，是指單位會計部門或會計人員將辦理完畢的會計核算材料經過整理向檔案部門或檔案人員移交的過程

會計核算材料的歸檔要求

?１、歸檔范圍。憑證、賬簿、財務報告、其他會計核算資料。

不歸檔范圍:本單位經費預算、財務收支計劃、調資定級、財務制度財務政策管理文件材料，納入文書檔案立卷，不納入會計檔案歸檔范圍。

?２、時間。第三年。

?

3、要求和手續。完整齊全、真實準確、裝訂成冊。清點核對無誤。

二、會計檔案的整理

?１、分類。原則上按——類型進行分類，分類4類。

?會計憑證類

?會計賬簿類

?會計報告類

?其他會計核算材料類（主要包括銀行存款余額調節表、銀行對帳單、以及其他應當保存的會計核算專材料）

會計檔案的整理

?2.會計檔案的組卷

會計檔案的組卷，就是按照其形成規律和有機聯系，區分不同的類型和保管期限，將會計核算材料組成保管單位——案卷的過程。

(1)會計憑證的組卷要求

?一般按年、月順序組卷整理。厚度一般在2cm以內。

?

1、分類組卷，按順序排列，檢查日期是否齊全。

?

2、按憑證匯總日期歸集，確定裝訂成冊的本數。

?

3、摘除憑證內的金屬物，對大的紙張要折疊成同記帳憑證大小，且要避免裝訂線，以便翻閱保持數字完整。

?

4、記帳憑證有關人員的印章是否齊全。

?

5、憑證一本為1卷，必須r按照國家統一標準的會計檔案憑證軟封面，封面要按項目填寫。

?以下材料可另行組卷：

土地征用及重大固定資產的買賣單據；

工資名冊；

債權債務；

交通肇事、工傷事故的處理；

涉外（含港、澳、臺地區）的會計材料；

各種經濟合同、存出保證金收據、契約

有必要延長延長保管期限的其他會計材料。

（2）會計帳簿的組卷要求

?按和帳簿的不同種類進行組卷。對總帳、明細帳、現金日記帳、銀行日記帳、固定資產卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿等分別組卷裝訂。

?帳簿在形成時一般都有固定的格式和明確的分類可在年終結帳后整理立卷。

?

1、按形成的帳簿，一冊一卷，“死頁帳”不必拆去空頁，“活頁帳”去掉空白頁，將已記帳帳頁依次編號，填寫卷內帳戶目錄和備考表。

?

2、去掉塑料夾封面，每本帳簿加封面或在原封面上貼會計檔案面簽，并按封面或標簽上內容填寫。

（3）財務報告的組卷要求

?按、保管期限立卷

?

1、首先將本級與下級財務報告分開。

?

2、其次將年報、季報、月報分開。

?

3、在整理報表時，對報表進行分析和說明的文字，是會計報表 的重要組成部分，如財務情況說明、財務報告等，審批報告、批復等要與報表一同組卷歸檔，并放在被說明報表前。注意：因保管期限不同，財務報告與季、月度財務報告分開立卷。

4、組好的案卷要除去卷內文件的金屬物，編頁號、填寫封面、卷內目錄、備考表。

（4）其他會計核算資料的組卷要求

?按——問題結合保管期限分別立卷裝訂。如銀行存款余額調節表、銀行對帳單、會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

會計檔案的整理

3.會計檔案的編目

?會計檔案的編目應和符合《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）（2）填寫卷內文件目錄和備考表。（3）填寫案卷（盒）封面。（4）案卷的排列編號。（5）編制案卷目錄。

（1）擬寫案卷題名

?一般由單位名稱、會計核算針對時間、會計文件名稱等要素組成。

如“× ×單位×年×月付款會計憑證”

“× ×公司×年×月現金日記帳”等

（2）填寫卷內文件目錄和備考表

?除會計憑證外，其他會計檔案案卷都應填寫卷內文件目錄和備考表。

卷內文件目錄

卷 內 備 考 表

（3）填寫案卷（盒）封面

?會計憑證

?會計檔案盒

?帳簿啟用及交接表

1.會計憑證的格式

?憑證外面要加封面，封面尺寸規格采用245mm×130mm（長×寬）或245×150mm（長×寬）；?適用于會計憑證的裝訂

會計憑證封面(樣式)

單位名稱：憑證名稱：

會計憑證封面的填寫

?單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱（全稱或通用簡稱）。不能用“本部”、“本局”、“本市財政廳”等。

?會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱。如收款會計憑證、付款會計憑證、轉賬會計憑證或基建會計憑證、工會會計憑證、預算外會計憑證等。

?起止時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。

?冊數：起止時間內會計憑證的冊數。

?冊次：填寫本冊會計憑證的序號。

?記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。

?記賬憑證數：填寫記賬憑證的張數。

?附件數：填寫本冊記賬憑證附件的張數。

?會計憑證總數：填寫本冊所有憑證的合計張數。

?會計主管：填寫單位內部具體負責會計工作的中層領導人員。

?裝訂人：填寫負責該本會計憑證裝訂的人員。

?裝訂時間：填寫負責該本會計憑證裝訂結束的時間。

?備注：填寫該項憑證需要說明的事項。

2.會計憑證盒的格式

?會計憑證盒的外形尺寸采用275mm×155mm（長×寬），盒脊的厚度可根據需要設置30、40、60mm。

?適用于會計憑證的裝盒

會計憑證盒正面格式

?很多內容與憑證封面一致。

?全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字。?目錄號：填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。?案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內不允許出現重復的案卷號。

會計憑證盒脊格式

3、會計檔案盒的格式

適用于財務報告和其他類會計檔案的整理。

會計檔案盒脊

4.賬簿啟用及接交表格式

?賬簿啟用及接交表用紙一般采用國際標準A4型。非國際標準的賬簿可根據實際需要確定。?賬簿啟用及交接表宜采用70克以上的白紙制作。

?適用于會計賬簿的整理。

賬簿啟用及接交表（正面）

檔號：

賬簿啟用及接交表（背面）賬戶目錄

?檔號章

（4）案卷的排列編號

?一般按照以下次序：會計憑證按形成時間順序排列，會計帳簿、財務報告和其他類按保管期限長短排列。具體排列方法有兩種。

第一種，流水編號法：按財務報告、會計帳簿、會計憑證和其他類的順序排列，一年的全部會計檔案編一個大流水號（案卷號）。

第二種，分類流水編號法：會計憑證、會計帳簿、財務報告和其他類按類別分開排列，各編一個流水號（案卷號）。

（5）編制案卷目錄

?案卷目錄即是會計檔案的保管清冊，也是會計檔案的檢索工具。案卷目錄應根據會計檔案的分類方案和案卷的排列編號順序進行編制。

會計檔案目錄格式

會計檔案移交清單格式 會計檔案移交清單

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

1、會計檔案的鑒定（確定保管期限）

根據國家規定，會計檔案保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起。

日記帳 25年

總帳15年

明細帳15年

?報表永久

?月季報表5年

?會計移交清冊15年

?會計保管清冊永久

?會計檔案銷毀清冊永久

?銀行余額調節表5年

?銀行對帳單5年

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

?2.會計檔案的銷毀

?保管期滿的會計檔案，經鑒定確無繼續保存價值的，可以按照以下程序銷毀：

（1）由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

（2）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

?（3）銷毀會計檔案時,應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。

?（4）監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對。銷毀后,應當在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。

會計檔案移交應注意的事項

?（1）應編制移交清冊

?（2）應履行移交手續

?會計檔案常見問題

?

1、會計檔案屬專業檔案，是由本單位會計人員整理，檔案人員只是接收保管和提供利用 ?

2、出納人員不得保管會計檔案（會計法規定）?

3、會計報表第一頁要有卷內文件目錄，最后一頁有備考表 ?

4、憑證封面接洽處要加蓋財務專用章 謝謝大家！

2012年5月9日

第五篇：淺談會計檔案管理

淺談會計檔案管理

【摘 要】

本文分析了會計檔案的收集、整理、銷毀、調閱與利用中存在的問題，就如何使會計檔案管理實現制度化、規范化、科學化提出幾點建議：

1、提高檔案意識，加強規范管理；

2、落實責任，明確分工；

3、與國際接軌，實現現代化管理；

4、引進人才，加強培訓；

5、即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。

一、論題的理論與實踐意義

1.理論意義

會計檔案管理體制與模式是會計檔案管理的組織、制度和機構、機制或組織結構的形成，是會計檔案管理的樣式，會計檔案管理體制與模式是隨時代發展而不斷優化的。將先進的管理思想，管理手段不斷吸收，用來改善會計檔案管理環境，提高檔案管理效率是時代的要求。會計檔案管理的環境是不斷變化的，隨著我國社會的轉型和電子技術不斷發展，對會計檔案管理體制與模式的研究，可以給會計檔案管理實際工作提供科學的理論指導。會計檔案管理體制與模式的研究有利于形成先進的會計檔案管理體系，能將先進理論同工作實踐結合起來，為會計檔案管理效率的提高奠定理論基礎。會計檔案管理體制與模式的研究也是會計檔案管理實踐不斷適應社會需要的表現。優化的會計檔案管理體制也可以讓檔案更好的走向社會，使全社會檔案信息意識不斷提高優化的會計檔案管理的研究成果有利于不同科學的結合，既有利于檔案學的發展，也符合當代科學的發展趨勢。

2.實踐意義

會計檔案管理模式的觀察與研究有利于全面認識與了解會計檔案管理的內容。新時期會計檔案管理體制、模式的構建、程序，有重要的實踐意義。特別是對變化中的會計檔案管理研究有助于了解新變化對會計檔案管理的沖級，了解這些新變化沖擊下的會計檔案管理體制與模式所發生的改變將更有助于提高會計檔案管理的效率。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究也對企業管理效益的全面提高起了促進作用。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于建立一套新的會計檔案管理體系，在新的會計檔案管理體系中，各個要素可以相互彌補不足，發揮更大的作用與功效，這 1

將有助于促進會計檔案管理自身的不斷發展和提高，也有助于發現在管理模式變化、指導理論變化與數字化、網絡化沖擊下的會計檔案管理變化和采取相應行之有效的管理方法。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于會計檔案管理部門了解會計檔案管理概況、發現本會計檔案管理中存在的問題，尋找解決的途徑，促進企業管理的全面提高。其次，會計檔案管理的不斷優化是實現企業信息一體化的奠基石，是實現企業知識管理的基礎。只有優化了的會計檔案管理才能將企業管理帶上一個新的臺階。會計檔案管理、企業信息化、企業管理的全面優化這三個部分是緊密相關的。

二、目前研究評述

1.國外對會計檔案管理體制、模式的研究現狀新石器會計檔案管理體制模式的建構

會計檔案管理作為檔案事業的一個分支，從起源上來說，首先是在世界工業發達國家和地區開展起來的。世紀初瑞士、荷蘭等一些歐洲國家和美國開始大規模地收集和保存會計檔案。世紀中葉以后，大部分的其他歐洲國家，以及加拿大、澳大利亞也紛紛開展了這項工作。世紀年代以來，世界各國會計檔案管理得到了很大發展。但由于私有制決定了國外的大部分會計檔案屬于屬于私有財產，企業有權自行處理自己的檔案，國家沒有制定同意的會計檔案管理體系、管理要求和標準。國外的會計檔案管理自主性強，隨意性大，個體特色突出，沒有統一的管理體系和標準，企業一般根據實際需要自行設立檔案部門，配備管理人員，制定企業文件的歸檔范圍、文件分類表及保管期限表等。所以國外會計/檔案管理體制與模式也呈現出多樣化特點。

2.國內對會計檔案管理體制、模式的研究現狀

我國會計檔案工作作為國家檔案事業的一個組成部分，在國家檔案局的領導下，自上而下的組建了規模龐大的會計檔案室管網。長期以來，各企業采用了基本相同的方式開展檔案工作。檔案管理整體水平甚至高于其他國家，但這種帶有前蘇聯痕跡的會計檔案管理體制產生發展于計劃經濟時代，與市場經濟條件下的企業并不相適應。我國現行會計檔案管理體制、模式是在所有制形式單一即國家所有制形式的環境下，從國有工業會計檔案管理模式演化來的。“集中統一，分級管理，條塊結合，企業自主”是我國檔案管理制度的概括。

我國的會計檔案管理的具體模式進行策劃的管理體制以及對會計檔案管理模式的規定。這對于我國會計檔案工作的建立、發展功不可沒，這一階段檔案界主要是學習、模仿的階段，對這一問題的研究主要還是學習和

總結。隨著經濟體制和企業改個的深入及企業所處環境的諸多變化如信息技術的廣泛應用，信息資源管理和知識管理觀念的影響、加入世界貿易組織等這種舊有的管理體制開始發生細微變化。大多數學者主張檔案行政管理部門應該賦予企業自助舍利的權利，避免那種不顧新時期會計檔案管理體制、模式的建構企業行業特點、企業自身情況而實行的“一刀切”式管理模式。

隨著我國政治、經濟體制改革的深化，非公有制經濟異軍突起，非公經濟會計檔案管理模式也呈現出多樣性。但其管理模式主要還是有：

1、會計檔案集中統一管理。指由檔案部門對本單位檔案實行集中統一管理。但在具體實施中往往受到企業規模、企業管理體制、企業技術水平的制約。其優點是便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統一的檔案信息利用中心。

2、檔案分級管理。指在企業內對檔案實行分級管理。該管理模式的優點是管理靈活、職責明確、利用方便。

3、檔案分散管理。指在企業內由不同部門對各自形成的檔案進行管理。該管理模式的有點是分工明確不足之處是對會計檔案管理缺乏整體規劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現管理上的空白或交叉。

4、會計檔案信息集成化管理、一體化管理和知識管理。這些都是隨著科技的發展，特別是電子計算機技術的發展和應用而產生的新觀點。

5、會計檔案委托代管，這指企業委托專業檔案管理機構，代管其檔案。但企業并不放棄其檔案的所有權。

三、會計檔案的內涵

會計檔案是企事業單位和機關團體在經濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計帳簿和會計報表，以及其他會計資料等專業資料。它以豐富的原始數據和恒定不變的價值量為使用者提供可靠的信息，為單位制定規劃、計劃，調查取證以及進行決策提供一局和咨詢材料。它是記錄和反應各單位經濟業務、財務收支狀況及其結果的重要史料和證據，是國家檔案的重要組成部分，在社會經濟活動中具有重要的作用。

四、會計檔案管理存在的問題

會計檔案是歷史的真憑實證，它在社會經濟活動中的作用，決定了加強會計檔案管理的必要性。但事實上，由于各單位會計檔案管理意識還比較薄弱。會計檔案作為新興檔案學科還缺乏深入研究，在日常會計工作中，很多單位重核算、輕管理，會計檔案管理工作混亂，存在著一定的問題：

1.收集資料方面

由于對會計檔案概念的不明確，一些財務人員沒有將會計部門形成的全部文件歸入會計檔案，只是將會計憑證、賬簿、報表核算類資料進行整理歸檔，而將法規、制度類文件，如上級財政部門的來文、本單位會計制度、會計工作計劃、會計工作總結；預測、決策類文件，如財務分析報告、市場預測、會計決策設計等等，放在其他部門，造成會計資料收集不全。有些會計檔案是屬于不耐久的復寫紙、傳真紙或圓珠筆的字跡材料。這些材料在高溫高濕度條件下自己很快氧化而看不清楚，失去保存的意義。

2.整理、銷毀方面

《會計法》明確規定：“會計憑證、會計帳簿、會計報表和其它會計資料應當按照國家有關規定建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門規定。”但一些單位的財務人員在月末、終了沒有按規定將已形成的會計檔案及時整理立卷，裝訂成冊，隨隨便便放在箱內，造成資料遺失等問題。有的雖然進行了整理立卷，但是案卷質量不符合規范。會計檔案保管到達一定年限之后。經過鑒定、審查，報經批準，可以銷毀。但是，很多單位那些已失去保存價值的會計檔案任然長年累月占據著庫房和設備。究其原因，是一些人怕麻煩、怕負責人，擔心會計檔案銷毀之后，今后一旦有什么經濟問題，無憑無據，到時說不清楚。這不僅增加了國家的經濟負擔，也影響了會計檔案信息資源的開發利用。

3.移交、存放方面

《會計檔案管理辦法》第6條規定：“各單位每年形成的會計檔案，應當有會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案在會計終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿后，應當由會計機構編制移交清冊移交本單位檔案機構統一保管。”但在實際工作中，財務部門與檔案部門配合得并不協調。財務部門擔心移交后利用不便，不愿移交；而檔案部門以不懂會計業務為由，不愿接收。由此造成會計檔案長期在財務部門，沒有被廣泛利用。由于財務部門缺乏一定的檔案知識，對于會計檔案的存放不夠重視，例如。很多單位的會計檔案都沒有專門的存放地點，甚至與其他雜物一起堆放；有的檔案室沒有嚴格控制溫度、濕度，認真做好“七防”，嚴重影響了會計檔案的壽命。

4.人員素質方面

目前，大多數單位的財務人員雖然熟悉財務處理，但是缺乏會計檔案管理知識。甚至有些領導還不認可財務檔案管理的重要性，不重視財務檔

案管理的培訓。在實際操作中，每個財務人員都按自己的一套方法去管理，造成一個單位的會計檔案管理工作因財務人員變動而變化，沒有一套固定而完整的管理制度，從而影響了整個單位的管理。

5.電子財務檔案

墊子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等嗲你介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料。較之傳統的財務檔案，墊子財務檔案有許多特點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。但也有不足的一面。如，具有系統依賴性，即需要一定的軟硬件環境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統檔案的直接可視性，還具有易遭損毀、難查痕跡的特點，此項檔案的管理還不規范。

五、對會計檔案管理的幾點建議

社會經濟越來越發展，對會計工作的要求也越來越高。先帶經濟活動中，很多時候因為會計檔案管理工作做的不到位，早晨領導決策失誤，影響到整個單位的運作，給集體造成不可估量的損失，所以會計檔案管理工作作為會計工作的基礎，為適應經濟管理需要，必須不斷改進管理方法，建立新的管理體系，提供高治療的會計信息。因此，就如何是會計檔案管理實現制度化、規范化、科學化，有以下幾點建議：

1、提高檔案意識，加強規范管理

時間證明，要管理好會計檔案，首先，要改變傳統管理年，對會計檔案有一個正確的認識；其次，要加強對會計檔案工作的宣傳，提高各級領導和相關人員的檔案意識。按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》的要求，制定會計檔案管理標準，對會計檔案進行規范管理，定期檢查，為單位領導的決策提供真是、可靠的依據。充分發揮會計檔案在經濟建設中的作用。

2、落實責任，明確分工

確定專人負責財務檔案的管理。制定嚴格的審核、壯丁、借閱制度。因為會計檔案管理工作政策性和業務性都比較強，所以單靠一個管理員的歷練是不行的。財務處各單位都應按標準要求制作憑單、報表及財務資料等。還要充分發揮各部門的積極性，建立良好的服務網絡，按照分工合作、密切配合的原則，落實責任，相互協調，保證會計檔案管理工作的順利進行。

3、與國際接軌，實現現代化管理

現在大多數單位已實現了會計電算化，但由于對會計檔案管理工作不夠重視，目前基本上處于手工檢索階段。所以，檔案部門和財務部門應該共同合作，與國外先進的會計檔案管理模式接軌，開發研制會計檔案計算

機管理。只有會計檔案實行計算機管理，才能真正發揮會計檔案的作用，加快了查閱資料的速度，提高了檔案管理水平。

4、引進人才，加強培訓

會計工作的迅猛發展，要求財務人員不僅要具有財務知識，也要懂得檔案方面的業務，所以會計檔案管理人員必須接受再教育，進一步提高會計檔案業務水平，增強整理立卷實際操作技能，成為新一代的復合型人才，當好領導的參謀，把以前的盲目利用變為科學利用。

5、即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中國也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔

電子財務檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中；電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。結果電子財務檔案上網，通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，打到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的墓地，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的折損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量

六、總結

通過以上論述我們可以看出會計檔案管理體制、模式的良好變革已經呈現在我們面前。會計檔案管理體制、模式是一個動態的事物，需要我們不斷結合具體實際和先進念去充實它，只有這樣才能不斷推進會計檔案管理體制、模式研究不斷深入。

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