第一篇：會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

為了加強(qiáng)我所會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，更好地為科研及管理工作服務(wù)，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。

一、我所會(huì)計(jì)檔案是指研究所經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)工作專業(yè)材料，是反映我所科研及管理活動(dòng)中經(jīng)濟(jì)信息的真實(shí)記錄和憑證。建立健全會(huì)計(jì)檔案，保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量，對(duì)貫徹執(zhí)行國(guó)家財(cái)經(jīng)制度，記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部過(guò)程，保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)有重要的作用。

二、會(huì)計(jì)檔案管理要執(zhí)行《中國(guó)科學(xué)院公共事務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)》中的會(huì)計(jì)檔案建檔規(guī)范的規(guī)定，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)。

三、全所會(huì)計(jì)檔案工作是全所檔案工作的重要組成部分，全所會(huì)計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。財(cái)務(wù)管理處必須將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案定期移交到所檔案室。

四、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)管理處的專人負(fù)責(zé)，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案工作。

五、歸檔辦法

1、財(cái)務(wù)管理處將當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案按歸檔要求整理立卷，編制保管清冊(cè)，在財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年后，移交所檔案室保管。

2、財(cái)務(wù)部門(mén)向檔案室移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，財(cái)會(huì)部門(mén)必須編造會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，檔案部門(mén)經(jīng)辦人員必須認(rèn)真查點(diǎn)核實(shí)；財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案部門(mén)的負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人員，必須在移交清冊(cè)上簽字。3．檔案室按會(huì)計(jì)歸檔范圍進(jìn)行驗(yàn)收，要求歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，裝訂規(guī)范。

六、保管、利用和銷毀

1、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，如財(cái)務(wù)部門(mén)須拆封重新整理，應(yīng)按檔案更改手續(xù)，由雙方經(jīng)辦人共同進(jìn)行。

2、檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)管理，做到存放有序，查找方便。同時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

3、本所其它部門(mén)利用會(huì)計(jì)檔案應(yīng)征得立卷財(cái)務(wù)部門(mén)的同意。所外單位利用時(shí)，應(yīng)開(kāi)據(jù)介紹信，寫(xiě)明查閱內(nèi)容，并經(jīng)財(cái)務(wù)管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4、會(huì)計(jì)檔案保管期滿要銷毀時(shí)，要嚴(yán)格審查，編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管所長(zhǎng)簽批后方可銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)由會(huì)計(jì)部門(mén)抽出另外立卷，再交檔案室保管，直到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

5、會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，由檔案室和財(cái)務(wù)管理處共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀前應(yīng)清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名。

第二篇：會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xxxxxx會(huì)計(jì)檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核

。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于xxxxxx會(huì)計(jì)檔案的管理。2引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過(guò)在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。

財(cái)政部會(huì)第4號(hào)《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》。

財(cái)政部會(huì)第5號(hào)《企業(yè)會(huì)計(jì)

準(zhǔn)則》。

財(cái)政部財(cái)工字(92)574號(hào)《工業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)制度》。

華中電力集團(tuán)電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)

3管理職責(zé)

會(huì)計(jì)檔案管理工作由局長(zhǎng)工作部負(fù)責(zé)，會(huì)計(jì)(文書(shū))檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。

4管理內(nèi)容與要求

4.1基本任務(wù)

4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計(jì)本局形成的會(huì)計(jì)檔案，做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù)。

4.1.3負(fù)責(zé)對(duì)本局形成的財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4.1.4負(fù)責(zé)對(duì)已超過(guò)保管期限的或無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案提出存毀意見(jiàn)，并監(jiān)銷經(jīng)批

準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反

映本局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:

1)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

2)會(huì)計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿。

3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其

他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)

檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)。

4.2.2局財(cái)務(wù)部采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的會(huì)計(jì)材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔

案外，還應(yīng)將磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。

4.2.3會(huì)計(jì)檔案具體歸檔范圍詳見(jiàn)本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。

4.3歸檔要求和時(shí)間

4.3.1本局每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由局財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成

冊(cè)(做到卷內(nèi)無(wú)裝訂金屬物，紙張無(wú)破損)，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

4.3.2當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)終了后，暫由局財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，

第二年由局財(cái)務(wù)部編制移交清冊(cè)，向局檔案館移交。

4.3.3編制會(huì)計(jì)檔案移清冊(cè)時(shí)，應(yīng)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止等

內(nèi)容。

4.3.4會(huì)計(jì)檔案人員接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，須按照移交清冊(cè)所列容逐項(xiàng)交接，交接完畢后，

交接雙方經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，

檔案人員應(yīng)會(huì)同局財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

4.4會(huì)計(jì)檔案的管理

4.4.1會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)

、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、劃分保管期限。

4.4.2根據(jù)計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，對(duì)已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)名稱、案卷號(hào)的

順序，逐卷、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。

4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫(xiě)好裝具脊背和盒面各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“—

—會(huì)計(jì)名稱——案卷號(hào)”的順序排架。

4.5會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

4.5.2全局職工工資表、財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)(包括文字分析)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

、銷毀清冊(cè)等，定為永久保管。

4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳、輔

助帳、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的卡片、月、度會(huì)計(jì)報(bào)表其

保管期限定為5年。

4.5.6主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會(huì)計(jì)終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由局檔案館會(huì)同局財(cái)務(wù)部提出段意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀

清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期

限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

4.5.10銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案人員和局財(cái)務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)

檔案前，按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，須在會(huì)計(jì)檔

案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得

銷毀，須單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止；單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，需在會(huì)計(jì)檔

案銷

毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

4.6會(huì)計(jì)檔案的利用

4.6.1編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄(含會(huì)計(jì)憑證目錄、會(huì)計(jì)帳簿目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表目錄等)檢

索工具，積極主動(dòng)地提供檔案，為全局經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。

4.6.2歸檔保存在會(huì)計(jì)檔案只供本局財(cái)務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分

管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

4.6.3查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不準(zhǔn)在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。

4.6.4本局的會(huì)計(jì)檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會(huì)計(jì)檔案的保管

4.7.1會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房須按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間

，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫(kù)房?jī)?nèi)每層密集架中須定期投放防蟲(chóng)藥片(盒)，以防治害蟲(chóng)對(duì)庫(kù)存檔案的侵蝕

。

5檢查與考核

本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核按《xxxxxx質(zhì)量綜合考核辦法》執(zhí)行。

本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核還應(yīng)按xxxxxx有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三篇：會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

會(huì)計(jì)檔案管理暫行辦法

第一條為規(guī)范總公司會(huì)計(jì)檔案管理，根據(jù)《安徽省檔案條例》，結(jié)合本公司會(huì)計(jì)檔

案管理實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于涉及會(huì)計(jì)檔案的各部門(mén)、分公司、子公司。各部門(mén)、分公司、子公司應(yīng)指定專人收集、整理會(huì)計(jì)檔案，并報(bào)財(cái)務(wù)科備案。各部門(mén)、分公司、子公司的主要負(fù)責(zé)人為本部門(mén)、公司會(huì)計(jì)檔案的直接責(zé)任人。

第三條 總公司財(cái)務(wù)科為全公司會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)，其主要職責(zé)為：

1． 負(fù)責(zé)建立健全會(huì)計(jì)檔案規(guī)章制度；

2． 負(fù)責(zé)各部門(mén)、分公司、子公司會(huì)計(jì)檔案收集工作（并做好交接手續(xù)）；

3． 負(fù)責(zé)總公司會(huì)計(jì)檔案工作；

4． 負(fù)責(zé)全公司會(huì)計(jì)檔案的匯總、歸檔、向檔案室移交；

5． 其他會(huì)計(jì)檔案工作。

第四條 會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍及時(shí)限：

1． 工資表、獎(jiǎng)金表，各種福利發(fā)放清單等會(huì)計(jì)資料，應(yīng)在當(dāng)月送財(cái)務(wù)科；

2． 子公司的月報(bào)應(yīng)在下月十日前送財(cái)務(wù)科；憑證、帳簿、報(bào)表及其他會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在下一終了前移交財(cái)務(wù)科。

第五條 會(huì)計(jì)檔案的移交要求：

1． 移交的會(huì)計(jì)檔案必須經(jīng)過(guò)分類整理，并按規(guī)定裝訂成冊(cè)；

2． 移交清單須注明移交的會(huì)計(jì)檔案類別、卷數(shù)、附件張數(shù)；

3． 移交清單應(yīng)由移交人、接交人簽字確認(rèn)。

第六條 未按規(guī)定要求移交的會(huì)計(jì)檔案，責(zé)令限期改正；未按規(guī)定要求移交會(huì)計(jì)檔案

造成損失的，按有關(guān)規(guī)定追究各部門(mén)、分公司、子公司主要負(fù)責(zé)人責(zé)任。

第七條 本辦法未盡事宜，由總公司財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)解釋。

第八條 本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。

第四篇：會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

為提高我校財(cái)會(huì)檔案工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮財(cái)會(huì)檔案的作用，逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合我校實(shí)際，特制定本規(guī)定。

一、基本原則

1、凡在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中，直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字材料、憑證、帳簿、報(bào)表等材料，均屬會(huì)計(jì)檔案。

2、會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用；財(cái)會(huì)檔案必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系。

3、嚴(yán)格實(shí)行部門(mén)立卷制度，應(yīng)明確一名專（兼）人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作，并納入職責(zé)范圍之中。

二、歸檔范圍

1、歸檔主要內(nèi)容：包括綜合管理、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資清冊(cè)等材料。具體范圍和保管期限見(jiàn)附件。

2、歸檔重點(diǎn)：會(huì)計(jì)活動(dòng)中各個(gè)階段形成的不同類型具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料。

3、不歸檔的文件材料：上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)普發(fā)性（非專指高校）、不辦的文件；未定稿的文件；重份文件及校內(nèi)其他單位發(fā)來(lái)的文件；未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；無(wú)考查利用價(jià)值的一般性、臨時(shí)性文件；與校外單位交換來(lái)的材料。

三、歸檔要求

1、歸檔的財(cái)會(huì)文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備，一律用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁止用圓珠筆、鉛筆和純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)。

2、堅(jiān)持由部門(mén)立卷歸檔原則，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將積累文件材料按歸檔要求組卷成冊(cè)，移交給專（兼）職檔案員歸總后移交校檔案館。

3、遵循會(huì)計(jì)文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持其有機(jī)聯(lián)系，按照會(huì)計(jì)時(shí)間進(jìn)行組卷，不同不能組成一卷；各種記帳憑證按時(shí)間順序整理，組成一卷或多卷。

4、案卷封面標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切；卷內(nèi)目錄表按格式填寫(xiě)；頁(yè)號(hào)編排，無(wú)論單面或雙面，只要有書(shū)寫(xiě)文字，均應(yīng)一面編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)下角。

5、活頁(yè)賬應(yīng)抽掉空白頁(yè)，會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄，然后按卷冊(cè)加封面裝訂。

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6、會(huì)計(jì)憑證裝訂前要對(duì)會(huì)計(jì)·憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。因?yàn)樵紤{證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時(shí)前者大于后者，有時(shí)前者小于后者，這就需要會(huì)計(jì)人員在制作會(huì)計(jì)憑證時(shí)對(duì)原始憑證加以適當(dāng)整理，以便下一步裝訂成冊(cè)。對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來(lái)，以便裝訂后，還可以展開(kāi)查閱。對(duì)于紙張面積過(guò)小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)宜用膠水。證票應(yīng)分張排列，同類、同金額的單據(jù)要粘在一起；同時(shí)，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開(kāi)，厚紙板棄之不用。

7、會(huì)計(jì)憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時(shí)要先設(shè)計(jì)好裝訂冊(cè)數(shù)及每?jī)?cè)的厚度。一般來(lái)說(shuō)，一本憑證，厚度以1．5至2．ocm為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊(cè)數(shù)可根據(jù)憑證多少來(lái)定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊(cè)或若干冊(cè)。有些單位業(yè)務(wù)量小，憑證不多，把若干個(gè)月份的憑證合并訂成一冊(cè)就可以，只要在憑證封面注明本冊(cè)所含的憑證月份即可。

8、卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)；各種材料大小均為16開(kāi)（憑證除外），圖表按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式。字跡模糊、擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，熱敏紙傳真件不得直接存檔。

9、會(huì)計(jì)憑證必須包角并在背面粘貼處加蓋裝訂人私章。封面填寫(xiě)包括憑證種類： XX

本月共 冊(cè)之第 冊(cè) 本冊(cè)號(hào)數(shù)： 自 號(hào)起至 號(hào) 本冊(cè)日期： 自 月 日起至 月 日止

單位名稱： 在會(huì)計(jì)主管： 會(huì)計(jì)： 裝訂：三項(xiàng)加蓋私章。

10、移交檔案時(shí)，交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書(shū)寫(xiě)是否符合要求，標(biāo)題是否確切。凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補(bǔ)交。

11、移交時(shí)填寫(xiě)移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

四、歸檔時(shí)間

1、財(cái)會(huì)綜合性文件材料在次年六月底前立卷歸檔；

2、財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)性材料實(shí)行隔年移交制度：在次年一季度內(nèi)整理組卷，由管理科保管三年后移交校檔案館。

2007年11月6日 190 附件一：高等學(xué)校財(cái)會(huì)類檔案歸檔范圍和保管期限表

CK11 綜合

序號(hào)

類目名稱

保管期限 CK111 上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件材料

永久 CK112 本校財(cái)務(wù)管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)等文件

長(zhǎng)期 CK113 學(xué)校基金管理工作文件

短期 CK114 有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面的其他文件材料

短期 CK115 會(huì)計(jì)移交清冊(cè)

長(zhǎng)期 CK116 財(cái)會(huì)檔案移交保管清冊(cè)

永久 CK117 財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊(cè)

長(zhǎng)期

CK12 會(huì)計(jì)報(bào)表

序號(hào)

類目名稱

保管期限 CK1

21決算報(bào)表（含基建綜合決算）

永久 CK122

預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表

短期 CK12

3以上規(guī)劃表、分配計(jì)劃、測(cè)算表

長(zhǎng)期 CK12

4以上各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表（含工資報(bào)表）

長(zhǎng)期 CK125 季度以下各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

短期

CK13 會(huì)計(jì)帳簿

序號(hào)

類目名稱

保管期限 CK131 涉及外事會(huì)計(jì)帳簿

永久 CK132 總帳

長(zhǎng)期 CK13

3預(yù)算內(nèi)帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳）

短期 CK13

4預(yù)算外帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳）

短期 CK135 學(xué)校專項(xiàng)基金帳簿

短期 CK136 日記帳

短期

其中：現(xiàn)金、銀行存款日記帳

長(zhǎng)期 CK137

固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片）

短期

（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管五年）

191

CK14 會(huì)計(jì)憑證

序號(hào)

類目名稱

保管期限 CK141 涉及外事的會(huì)計(jì)憑證

永久 CK142 預(yù)算內(nèi)各種原始憑證、記帳憑證

短期 CK143 預(yù)算外各種原始憑證、記帳帳單

短期 CK144 學(xué)校基金各種原始憑證、記帳憑證

短期 CK145 銀行存款余額調(diào)節(jié)表

短期 CK146 會(huì)計(jì)撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證

短期 CK147 銀行對(duì)外帳單

短期 CK148 涉及債權(quán)、債務(wù)及未清理完畢的憑證

長(zhǎng)期

CK15 工資清冊(cè)

序號(hào)

類目名稱

保管期限 CK151 工資發(fā)放名冊(cè)、卡片

永久 CK152 工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根

長(zhǎng)期 CK153 各種獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金、名冊(cè)、卡片等

短期

192

第五篇：會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)

目 錄

1.會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)制度...................................................................................................1

1.1.1.2.1.3.1.4.1.5.1.6.1.7.1.8.會(huì)計(jì)檔案歸檔制度...............................................................................................1 會(huì)計(jì)檔案保管制度...............................................................................................2 會(huì)計(jì)檔案借閱制度...............................................................................................2 會(huì)計(jì)檔案保密制度...............................................................................................5 會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房管理制度.......................................................................................5 會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度.....................................................................................12 會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)制度.............................................................................................12 分子公司兼職檔案人員工作制度.....................................................................12 1.會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)制度 1.1.會(huì)計(jì)檔案歸檔制度

檔案歸檔制度

一、凡是公司經(jīng)營(yíng)、建設(shè)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料都必須按照相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行管理。

二、各部門(mén)將文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入各項(xiàng)工作計(jì)劃和管理工作程序中，納入部門(mén)和人員職責(zé)范圍，納入績(jī)效考核。

三、各類檔案需按照會(huì)計(jì)檔案各類型整理規(guī)范及裝訂要求立卷歸檔。

四、各部門(mén)工作人員因公外出或離職等原因，如有查閱未歸檔資料和需移交資料，請(qǐng)?jiān)谕獬銮皩⑾嚓P(guān)資料及時(shí)向檔案部門(mén)歸檔。

五、歸檔資料應(yīng)內(nèi)容完整，字跡清晰可見(jiàn)，裝訂整齊美觀，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等要求。傳真件需復(fù)印后歸檔。

六、對(duì)于光盤(pán)、磁盤(pán)等資料應(yīng)按照特定存放條件去歸檔。

七、所有歸檔的文件材料應(yīng)編制移交目錄一式兩份，交接時(shí)雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份備查。

八、檔案工作必須按照本公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定及會(huì)計(jì)檔案裝訂要求，將檔案資料認(rèn)真分類、整理、歸檔入庫(kù)，無(wú)特殊情況不得延誤檔案的整理和歸檔時(shí)間。

九、檔案人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)檔案資料的外借情況，對(duì)超出規(guī)定時(shí)間的未歸還檔案，應(yīng)告知借閱人走續(xù)借流程，如無(wú)續(xù)借應(yīng)及時(shí)將檔案歸檔入庫(kù)。

十、檔案整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，檔案人員在檔案整理工作中，必須按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，貫徹落實(shí)企業(yè)檔案管理規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行公司的檔案分類細(xì)則、檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)

嚴(yán)格要求的進(jìn)行檔案的整理和加工，確保歸檔質(zhì)量。

1.2.會(huì)計(jì)檔案保管制度

檔案保管制度

一、集團(tuán)總部是保存企業(yè)檔案的中心，在各分公司及財(cái)務(wù)服務(wù)中心保存的檔案在規(guī)定的保管期限到期后，按規(guī)定向集團(tuán)總部移交。任何人不得私自保留企業(yè)檔案。

二、保存檔案必須有符合要求的專用庫(kù)房，確保檔案的安全。

三、存放檔案必須具備專用柜、架，排列方法科學(xué)有序；各類檔案必須按類別、按公司排架，柜、架應(yīng)注明標(biāo)識(shí)，方便利用，便于存取。

四、檔案人員需熟悉檔案庫(kù)存情況，每年對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行核對(duì)，做到帳物相符。如發(fā)現(xiàn)有誤，應(yīng)立即更正。對(duì)破損和變質(zhì)檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

五、電子檔案、聲像檔案等按照各自的管理辦法執(zhí)行。

六、庫(kù)藏檔案遇有移交、銷毀等情況時(shí)需注明原因，并保存依據(jù)。

1.3.會(huì)計(jì)檔案借閱制度

檔案借閱、借用暫行規(guī)定

根據(jù)集團(tuán)財(cái)務(wù)有關(guān)管理制度、檔案管理的相關(guān)要求，在財(cái)務(wù)共享模式下，對(duì)有關(guān)財(cái)務(wù)檔案資料的借閱、復(fù)印、借用及歸還等方面制定以下操作規(guī)范：

一、會(huì)計(jì)檔案的密級(jí)分類：

1、秘密文檔是指在一定時(shí)期內(nèi)形成的所有財(cái)務(wù)資料。如各類會(huì)計(jì)憑證、對(duì)賬資料等。

2、機(jī)密指涉及的內(nèi)容在一定時(shí)期內(nèi)不能為眾多人所知，如果泄露將給公司的正常經(jīng)營(yíng)造成一定影響和損失的財(cái)務(wù)資料。如合同、納稅申報(bào)表等。

3、絕密指涉及的內(nèi)容在一定的時(shí)期內(nèi)只能為相關(guān)的少數(shù)人所知，如果泄露將給公司造成嚴(yán)重影響和損失的財(cái)務(wù)資料。如公司的對(duì)外投資報(bào)告、未經(jīng)正式披露的合并財(cái)務(wù)報(bào)表等。

二、會(huì)計(jì)檔案的查閱范圍：參照《檔案分類和關(guān)鍵字段信息》

三、會(huì)計(jì)檔案查閱、借用的基本規(guī)則：

1、總部各部門(mén)只能查閱、復(fù)印、借用本部門(mén)歸檔的秘密文檔資料；需要查閱、借用其他中心（公司）資料的，需經(jīng)中心總監(jiān)審批、財(cái)務(wù)總部同意方可。

2、分、子公司可以查閱、復(fù)印、借用屬于本單位歸檔的秘密文檔資料。

3、任何中心（公司）或部門(mén)查閱、復(fù)印、外借機(jī)密文檔資料的，必需經(jīng)財(cái)務(wù)規(guī)劃中心會(huì)計(jì)管理部審批。

4、任何中心（公司）或部門(mén)查閱、復(fù)印、外借絕密文檔資料的，必需經(jīng)財(cái)務(wù)總部負(fù)責(zé)人審批。

5、外單位查閱、復(fù)印歸檔資料，除按上述要求辦理手續(xù)外，需要出具相關(guān)證明（身份證、委托證明、介紹信等）、同時(shí)還必須有我司陪同人員。

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)

四、會(huì)計(jì)檔案的查閱、利用：

1、借閱申請(qǐng)

（1）本公司人員需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，需在SOA內(nèi)填寫(xiě)“檔案借閱申請(qǐng)”，并由查閱方提出查閱申請(qǐng)，寫(xiě)清查閱內(nèi)容的用途、檔案的種類、所屬公司和檔案的、查閱的時(shí)間（日期），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司第一負(fù)責(zé)人或中心第一負(fù)責(zé)人，檔案管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，憑本人工作證在檔案管理部檔案閱覽室查閱。

（2）外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案，由對(duì)口接待部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)起SOA申請(qǐng)，經(jīng)審批后，由我司對(duì)口接待部門(mén)人員陪同，方能由檔案管理人員接待查閱。

原則上，查閱申請(qǐng)應(yīng)提前一天予以申請(qǐng)，以便工作安排。檔案管理部管理人員需核對(duì)身份證明。

2、借閱服務(wù)：

（1）檔案管理人員根據(jù)借閱人提供的有效借閱申請(qǐng)表提供借閱服務(wù)，查閱人在檔案管理部檔案閱覽室進(jìn)行檔案查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

（2）查閱檔案資料需要復(fù)印的，一般由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印、移交復(fù)印件并登記。（3）檔案管理部人員應(yīng)根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)印申請(qǐng)單”，定期（一月一次）建立會(huì)計(jì)檔案查閱臺(tái)帳，填寫(xiě)檔案查閱情況及利用效果。（4）閱覽室內(nèi)必須保持安靜，不得大聲喧嘩、抽煙。（5）檔案管理人員必須有專人全程陪同在檔案閱覽室。（6）正常情況下，檔案借閱時(shí)間規(guī)定如下：

星期一至星期五，上午9：30—11：40，下午：1：40—6：00 星期

六、星期天，上午10：00—11：30，下午：2：00—5：00

3、檔案利用

(1)一般檔案的利用需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，利用與本部門(mén)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的檔案需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人共同審批。

(2)密級(jí)檔案利用需經(jīng)總裁辦簽字審批。(3)會(huì)計(jì)檔案的利用按照以下程序進(jìn)行辦理：

（一）公司內(nèi)部財(cái)務(wù)人員、結(jié)算人員只能利用與本工作職責(zé)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。

（二）公司內(nèi)部其他部門(mén)人員利用會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在SOA系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)“檔案借閱申請(qǐng)單”并經(jīng)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人共同審批后辦理借閱手續(xù)。（具體見(jiàn)檔案借閱審批流程。）如外單位人員（例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)、審計(jì)人員、法律部門(mén)、第三方顧問(wèn)）因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案，由對(duì)口接待部門(mén)發(fā)起申請(qǐng)。

在系統(tǒng)調(diào)閱申請(qǐng)中應(yīng)選擇調(diào)閱方式：在線查閱、現(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)印/掃描查閱以及原件外借查閱。原則上電子檔案（公文、影印資料）應(yīng)選用在線查閱方式，實(shí)物檔案可選擇現(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)印/掃描查閱。除非特殊情況（例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求查看檔案原件），一般不原件外借查

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)

閱。

如為原件外借查詢，檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置借閱聲明，內(nèi)容包括借閱人為借出的檔案原件的直接責(zé)任人，有義務(wù)對(duì)檔案原件進(jìn)行妥善保管，對(duì)其完整負(fù)責(zé)等。此聲明要求借閱人員在系統(tǒng)中簽認(rèn)。

系統(tǒng)中應(yīng)選擇為內(nèi)部借閱或外部借閱。

(4)實(shí)物檔案只提供電子檔案利用，一般不提供原件使用，如特殊需要，需經(jīng)總裁辦審批后辦理利用手續(xù)。

(5)利用檔案一般只限在閱覽室查閱，因特殊情況確需外借者，應(yīng)妥善保管，用畢后立即歸還。各中心各部門(mén)借閱檔案期限一般為一周，最長(zhǎng)不得超過(guò)兩周。各分子公司需要利用檔案期限一般為一個(gè)月，最長(zhǎng)不得超過(guò)兩個(gè)月。如在兩個(gè)月內(nèi)不能歸還，需在SOA內(nèi)從新提交檔案借閱申請(qǐng)并注明特殊原因，為保證檔案完整性，利用人只可續(xù)約一次。(6)檔案利用者對(duì)檔案不得擅自轉(zhuǎn)借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散，嚴(yán)禁在檔案上勾畫(huà)、涂抹、填注、加字、改字等。如發(fā)現(xiàn)上述問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)追查當(dāng)事人的責(zé)任。

(7)檔案利用者退還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后方可注銷登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁(yè)、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。

(8)利用者借閱檔案后，應(yīng)辦理退還手續(xù)，并認(rèn)真填寫(xiě)《檔案利用效果登記表》。(9)凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。

(10)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案利用效果登記表》，每年對(duì)檔案利用情況進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)分析。

4、借閱使用規(guī)范：

（1）查閱和復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封、抽換、污染、撕毀。（2）查閱的檔案資料必須妥善保管、不得帶出檔案查閱室。

五、會(huì)計(jì)檔案的借用流程（具體參照《檔案借閱流程》）

（1）原則上會(huì)計(jì)檔案不得借出，如有特殊原因需在SOA內(nèi)填寫(xiě)“檔案借閱申請(qǐng)”，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司第一負(fù)責(zé)人或中心第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)請(qǐng)集團(tuán)財(cái)務(wù)總部審核批準(zhǔn)后，可提供復(fù)印件。

（2）公司以外人員一律不得借出公司檔案。

（3）對(duì)于各分子公司因外部原因，需要借用各類原件的，應(yīng)當(dāng)提前兩天SOA申請(qǐng)，檔案管理部負(fù)責(zé)整理并寄出查詢資料，必要時(shí)，檔案管理部可以派專人送達(dá)。

六、會(huì)計(jì)檔案的歸還流程：

（1）原則上原件內(nèi)部借閱期限為兩周，如兩周結(jié)束后仍未使用完畢，應(yīng)攜帶檔案原件前往檔案管理部申請(qǐng)續(xù)借。續(xù)借期為兩周。內(nèi)部部借閱的續(xù)借不得超過(guò)一次。

（2）如果為外部借閱（例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)查閱），借閱期限為一個(gè)月，如一個(gè)月結(jié)束后仍未

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)

使用完畢，應(yīng)由外部機(jī)構(gòu)開(kāi)具證明進(jìn)行續(xù)借。續(xù)借期為一個(gè)月。外部借閱的續(xù)借不得超過(guò)一次。如發(fā)生特殊情況（例如法律訴訟、稅務(wù)糾紛），在續(xù)借期滿后仍需使用的，需由總裁辦審批。

（3）檔案管理部檔案管理專員對(duì)歸還、外借的檔案資料要對(duì)照清單進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)回執(zhí)單并回傳。

（4）對(duì)于檔案在外借期間時(shí)間較長(zhǎng)的，檔案管理員應(yīng)每隔2周與借用相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人以郵件的形式確認(rèn)一次，重點(diǎn)確認(rèn)歸還時(shí)間、資料完整性、經(jīng)辦人是否在職。（5）借用檔案責(zé)任人或部門(mén)發(fā)生借用檔案丟失的，當(dāng)事人必須在第一時(shí)間內(nèi)及時(shí)提交丟失報(bào)告并告知本部門(mén)負(fù)責(zé)人、中心負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)服務(wù)中心檔案管理部。在丟失資料為解決前，除財(cái)務(wù)總部特批外，不再受理丟失部門(mén)或公司辦理檔案借閱、借用手續(xù)。

1.4.會(huì)計(jì)檔案保密制度

檔案保密制度

一、檔案工作人員要遵守職業(yè)道德，嚴(yán)守企業(yè)秘密，不準(zhǔn)向外泄露有關(guān)機(jī)密性內(nèi)容，不該說(shuō)的絕對(duì)不說(shuō)，不該借的絕對(duì)不借，不該復(fù)制的絕對(duì)不復(fù)制。

二、經(jīng)常進(jìn)行保密教育，不斷提高檔案人員的保密意識(shí)。

三、檔案庫(kù)房除庫(kù)房管理員外，其他人不得擅自入內(nèi)。

四、借閱檔案人員要在指定的地點(diǎn)查閱檔案。

五、利用企業(yè)重要檔案，應(yīng)嚴(yán)守企業(yè)秘密，不得擅自抄錄，復(fù)制和對(duì)外公布。

六、凡因違反檔案保密制度，造成失、泄密制度，應(yīng)視情節(jié)輕重，給預(yù)批評(píng)教育及相應(yīng)的罰款，直至追究法律責(zé)任。

1.5.會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房管理制度

檔案庫(kù)房管理暫行規(guī)定

第一章總則

第一條 為了確保檔案的安全，最大限度的延長(zhǎng)檔案的壽命，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，有效地提供檔案信息為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，特制定本規(guī)定。第二條 檔案是指集團(tuán)在各項(xiàng)工作、活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。

第三條 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，為檔案工作提供必備的條件。

第四條 檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一地管理集團(tuán)全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)工作的利用。

第五條 檔案庫(kù)房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好檔案庫(kù)房?jī)?nèi)

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè) 的各項(xiàng)管理，防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。

第一章 基本要求

第六條 檔案庫(kù)房管理工作，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，建立健全檔案庫(kù)房管理規(guī)章制度。第七條 檔案庫(kù)房鑰匙需由專人（庫(kù)房管理員）妥善保管，休息時(shí)交接本組值班人員，其他人員不允許私拿鑰匙進(jìn)出檔案庫(kù)房，非檔案工作人員未經(jīng)許可，謝絕入內(nèi)，如有特殊情況入內(nèi)需得到中心負(fù)責(zé)人同意方可入內(nèi)。

第八條 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置庫(kù)房“進(jìn)出登記本”，凡進(jìn)出檔案庫(kù)房人員必需辦理登記手續(xù)，注明進(jìn)出人姓名、日期、時(shí)間、目的等相關(guān)信息內(nèi)容。

第九條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫(kù)登記制度，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)出庫(kù)數(shù)據(jù)信息。第十條 檔案管理人員嚴(yán)格遵循安全和保密制度，定期檢查檔案柜、庫(kù)，排查隱患，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

第十一條 檔案庫(kù)房不得接待親朋好友和閱檔人員，檔案庫(kù)房管理員每天上下班都要嚴(yán)格檢查門(mén)窗柜鎖。檔案管理人員應(yīng)保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，離開(kāi)庫(kù)房要及時(shí)關(guān)門(mén)上鎖，每日下班前要進(jìn)行安全檢查，切斷電源，關(guān)好門(mén)窗。

第十二條 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)存放與檔案無(wú)關(guān)的紙張和其它易燃品，嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)抽煙點(diǎn)火、打牌；禁止喝飲料及吃零食。

第十三條 檔案管理系統(tǒng)根據(jù)檔案類型，對(duì)每?jī)?cè)檔案生成特定條碼記錄，做好系統(tǒng)內(nèi)條碼管理，實(shí)物需對(duì)應(yīng)系統(tǒng)條碼信息，維護(hù)實(shí)物冊(cè)上條碼標(biāo)簽，標(biāo)簽上不能有劃痕、折皺、污漬等污跡，影響條碼槍的正常使用。

第十四條 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)定期打掃，貯存庫(kù)房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則，做到防塵工作。

第十五條 檔案庫(kù)房管理專員從貨架內(nèi)借出或歸還檔案時(shí)，應(yīng)將貨架回復(fù)到原有狀態(tài)，保持庫(kù)房?jī)?nèi)貨架整齊。

第二章 各類檔案入庫(kù)保管

第十六條 檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)根據(jù)檔案類別和檔案系統(tǒng)(PDE)自動(dòng)生成的庫(kù)位號(hào)、貨架號(hào)等信息，將實(shí)物文檔整理，按照對(duì)應(yīng)信息排序上架。(參照《檔案分類》和《檔案庫(kù)位、貨架號(hào)生成規(guī)則》)。

第十七條 以集團(tuán)全部檔案為對(duì)象，依據(jù)本集團(tuán)職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，現(xiàn)將財(cái)務(wù)檔案分為：憑證類、稅務(wù)資料類、供應(yīng)商對(duì)賬和結(jié)算

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)

類、合同以及招標(biāo)類、主數(shù)據(jù)類、會(huì)計(jì)報(bào)表賬冊(cè)類、公司工商資料、董事會(huì)資料、內(nèi)部審計(jì)/稽核資料、銀行資料、輔助臺(tái)帳類和歷史電子備份文檔12類。

第十八條 會(huì)計(jì)檔案遵循《蘇寧會(huì)計(jì)檔案管理制度》，按“卷”整理，按——類別，或類別——，全宗（即公司代碼），之后月份，保管期限按照長(zhǎng)短分別排架。第十九條 底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如儲(chǔ)柜、抽屜、有門(mén)的書(shū)架或文件架等。

貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用且對(duì)貯存的底片、照片無(wú)有害影響。

第二十條 電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。

歸檔電子文件存在其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。電子文件歸檔將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門(mén)，在歸檔工作中，存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變。

第二十一條 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門(mén)每年應(yīng)對(duì)電子文件的讀取，處理設(shè)備的 更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后對(duì)可擦寫(xiě)載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。第二十二條 磁性載體文件系指以磁性材料（如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤(pán)、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。

歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測(cè)，云裝正常，無(wú)病毒。清潔，無(wú)劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

磁性載體文件的保管形式應(yīng)以盒、盤(pán)為單位。磁帶（軟磁盤(pán)）套、盒上需標(biāo)注帶（盤(pán)）編號(hào)、檔號(hào)、軟件名稱、版本號(hào)、文件數(shù)、密級(jí)、編制人、編制日期等標(biāo)識(shí)。

第三章 檔案保密規(guī)定

第二十三條 檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹(shù)立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機(jī)密。第二十四條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密；應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，接受專業(yè)知識(shí)的繼續(xù)教育和培訓(xùn)。

第二十五條 檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定，做到不失密、不泄密，不損害集團(tuán)利益，確保檔案的安全和完整，檔案工作人員應(yīng)簽訂《保密協(xié)議》。

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)

第二十六條 對(duì)各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查閱、外借，嚴(yán)格履行調(diào)閱手續(xù)。查閱、外借機(jī)密檔案要經(jīng)總裁辦及相關(guān)人員批準(zhǔn)。

第二十七條 因工作需要，凡經(jīng)批準(zhǔn)允許摘錄、復(fù)制的檔案材料的，須經(jīng)檔案管理員核對(duì)無(wú)誤，登記備案后方能生效。

第二十八條 對(duì)機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外傳，對(duì)機(jī)密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。

第二十九條 凡涉及檔案機(jī)密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無(wú)關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話和私人通信中暴露檔案機(jī)密。

第三十條 利用者對(duì)所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時(shí)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶檔案資料探親訪友、出入公共場(chǎng)所。

第三十一條 對(duì)保管期滿、失去保存價(jià)值的檔案文件要按規(guī)定流程進(jìn)行銷毀，不得以廢紙出售。

第三十二條 發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí)，要立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。

第四章 濕溫度控制

第三十三條 檔案庫(kù)房（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)）的溫度應(yīng)控制在14～24℃，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)正負(fù)2℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%～60%，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)正負(fù)5%。

第三十四條 庫(kù)房?jī)?nèi)外濕溫度應(yīng)定時(shí)測(cè)記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時(shí)予以控制調(diào)節(jié)。注意積累庫(kù)房溫度變化的資料，每年進(jìn)行一次而綜合分析，以便掌握庫(kù)內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制定綜合管理計(jì)劃。

第三十五條 檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘米，柜側(cè)間不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。檔案柜架排列應(yīng)避免陽(yáng)光直射。柜架間的通道間距不少于80cm，柜架間的通道應(yīng)為可迂回式。檔案排架應(yīng)按照從左至右、自上而下的方法，系統(tǒng)反映檔案類目設(shè)置的具體順序。

第五章 蟲(chóng)霉防治與除塵

第三十六條 會(huì)計(jì)檔案做到防水漬、防潮、防暴曬、防蟲(chóng)蛀、防鼠咬。建立定期蟲(chóng)霉檢查制度啊，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)霉及時(shí)處理。

第三十七條 配備吸塵器，加密封門(mén)或過(guò)渡門(mén)，除塵與防塵相結(jié)合。有條件的檔案庫(kù)

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)

房可設(shè)置空氣過(guò)濾裝置，防止污染氣體進(jìn)入庫(kù)房。

第三十八條 新進(jìn)檔案庫(kù)的檔案應(yīng)除塵后方能入庫(kù)。

第七章 防火與防盜

第三十九條 檔案庫(kù)區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。檔案工作人員應(yīng)掌握消防相關(guān)知識(shí)，會(huì)使用消防器材，定期對(duì)庫(kù)房管理人員進(jìn)行消防知識(shí)的培訓(xùn)。

第四十條 安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路。庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品。

第四十一條 檔案庫(kù)房宜安裝火警及防盜報(bào)警裝置，并有切實(shí)可行的防盜措施。

第八章照明管理

第四十二條 檔案庫(kù)房宜選用白熾燈做人工照明光源，如采用熒光燈時(shí)，應(yīng)對(duì)紫外線進(jìn)行過(guò)濾。

第四十三條 檔案庫(kù)房不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽(yáng)措施。第四十四條 檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽(yáng)光直射。

第九章 檔案保管狀況檢查

第四十五條 在檔案庫(kù)房入口處統(tǒng)一設(shè)置庫(kù)房檔案存放索引（平面示意圖），檔案櫥柜應(yīng)有統(tǒng)一的反映存放檔案內(nèi)容的標(biāo)牌

第四十六條 對(duì)檔案庫(kù)房各類檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告，并采取措施予以處理。

第四十七條 每年定期對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案保管情況，為科學(xué)管理積累資料，維護(hù)檔案的完整與安全，便于集團(tuán)內(nèi)各項(xiàng)工作的利用。

第四十八條 檔案利用者或檔案管理人員因某種原因造成檔案遺失、檔案污染及檔案毀損等危害公司利益的行為，視危害程度給以相應(yīng)處罰。

第四十九條 檔案管理人員需對(duì)受污染及損害的檔案，進(jìn)行檔案的修復(fù)、復(fù)制等工作。保證檔案后期正常查閱。

第十章 檔案統(tǒng)計(jì)規(guī)定

第五十條 嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》認(rèn)真做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)

地填報(bào)本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。

第五十一條 及時(shí)對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、銷毀和實(shí)存數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第五十二條 認(rèn)真做好檔案的整理、鑒定、保管和利用等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計(jì)。第五十三條 做好檔案的統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案和檔案工作情況，進(jìn)一步提高檔案工作的管理水平。

第十一章 各中心、部門(mén)兼職檔案員工作職責(zé)

第五十四條 兼職檔案員業(yè)務(wù)上受集團(tuán)辦檔案室指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，行政上受本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)；

第五十五條 認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)法律、法規(guī)及相關(guān)制度；

第五十六條 負(fù)責(zé)本中心、部門(mén)各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，做到歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范；

第五十七條 參加本單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及其他有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)活動(dòng)；

第五十八條 兼職檔案員離崗、離職時(shí)，須嚴(yán)格履行交接手續(xù)；并及時(shí)將變更的兼職檔案員名單上報(bào)至檔案室備案。

第五十九條 完成檔案室交辦的其他工作，對(duì)不按規(guī)定收集、整理、移交檔案的，將給予通報(bào)批評(píng)。

第十二章 分公司檔案室日常管理規(guī)定

第六十條 各分公司檔案室可參照以上各規(guī)定檔案庫(kù)房相關(guān)管理規(guī)定。

第六十一條 分公司應(yīng)根據(jù)檔案類型及分類標(biāo)準(zhǔn)將歸檔電子數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)檔案系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)生成的庫(kù)位號(hào)、貨架號(hào)等信息，對(duì)應(yīng)實(shí)物檔案整理存放分公司檔案柜內(nèi)。按從左至右，從上至下順序排列檔案歸檔。

加盟分公司、注銷公司相關(guān)會(huì)計(jì)檔案資料按照相關(guān)規(guī)定整理統(tǒng)一收回總部歸檔。第六十二條 分公司應(yīng)指定專人（綜合會(huì)計(jì)）負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管及利用工作，具體細(xì)則參見(jiàn)總部檔案類型的各種規(guī)范要求。

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)

第六十三條 分公司檔案室應(yīng)保持室內(nèi)整潔，防治蟲(chóng)霉，除負(fù)責(zé)檔案專員外，嚴(yán)禁外人進(jìn)出入檔案室，檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)立“進(jìn)出登記簿”，注明進(jìn)出人姓名、日期、原因等相關(guān)信息。

第六十四條 利用者對(duì)所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)禁攜帶檔案資料探親訪友、出入公共場(chǎng)所，嚴(yán)禁在檔案資料內(nèi)勾畫(huà)、涂抹、填注、加字、改字等，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案資料，保證檔案資料的完整性。如發(fā)現(xiàn)上述問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)追查當(dāng)事人的責(zé)任，并及時(shí)上報(bào)總部檔案負(fù)責(zé)人。

第六十五條 查閱人不能在檔案室進(jìn)行檔案查閱，只能在閱覽室查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。借閱人歸還檔案資料時(shí)，負(fù)責(zé)檔案人員應(yīng)及時(shí)將借閱檔案擺放回原處。

第六十六條 凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理相關(guān)手續(xù)。

檔案利用者退還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后方可注銷登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁(yè)、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。

第六十七條 分公司兼職檔案員離崗、離職時(shí)，須嚴(yán)格履行交接手續(xù)；并及時(shí)將變更的兼職檔案員名單上報(bào)至檔案室備案。

第六十八條 總部應(yīng)定時(shí)對(duì)分公司檔案室狀況進(jìn)行檢查，可以通過(guò)拍照掃描上傳的方式檢查，檢查檔案室檔案是否按照檔案類型進(jìn)行擺放，是否符合檔案管理規(guī)定。檢查檔案的裝訂是否符合要求等。

第六十九條 分公司檔案室應(yīng)嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十三章 罰 則

第七十條 有下列情況和行為的，按照集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人員實(shí)行經(jīng)濟(jì)、行政處罰，情節(jié)嚴(yán)重者依法追究法律責(zé)任。

1、會(huì)計(jì)檔案管理不符合要求，管理混亂的。

2、未按規(guī)定移交、保管會(huì)計(jì)資料，致使會(huì)計(jì)資料損壞、滅失的。

3、偽造會(huì)計(jì)憑證、賬簿，隱藏、故意銷毀會(huì)計(jì)資料的。

4、借閱、復(fù)印會(huì)計(jì)資料時(shí)涂畫(huà)、拆封、抽換和篡改會(huì)計(jì)資料的。

5、泄露財(cái)務(wù)秘密，對(duì)公司造成重大損失的。

附件

1、《會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)

2、《會(huì)計(jì)檔案保管期限》

3、《檔案分類和關(guān)鍵字段》

1.6.會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度

檔案鑒定銷毀制度

一、檔案鑒定工作是關(guān)系檔案存毀政策性很強(qiáng)的工作，要十分認(rèn)真謹(jǐn)慎，任何人不得隨意銷毀任何檔案資料。

二、成立由本單位專管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和檔案人員的鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。

三、鑒定要從檔案形成實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真分析檔案的價(jià)值。

四、凡經(jīng)鑒定提出失去利用價(jià)值和超出保管期限的檔案要登記造冊(cè)，寫(xiě)出書(shū)面銷毀報(bào)告。

五、將銷毀清冊(cè)和報(bào)告提交鑒定小組審批，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可銷毀。

六、銷毀檔案要指定兩人（專員人員、檔案人員）監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)以示負(fù)責(zé)。

七、不得私自留存、轉(zhuǎn)讓或出售待銷毀的檔案。

八、為防止丟失泄密，應(yīng)派專人送往指定檔案銷毀部門(mén)銷毀。

1.7.會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)制度

檔案統(tǒng)計(jì)制度

一、建立健全統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為依據(jù)。

二、檔案統(tǒng)計(jì)需有專人負(fù)責(zé)，實(shí)事求是填報(bào)各種數(shù)據(jù)。

三、統(tǒng)計(jì)工作要堅(jiān)持準(zhǔn)確性、及時(shí)性和科學(xué)性的要求，要做好檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案庫(kù)藏量統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用統(tǒng)計(jì)及其他統(tǒng)計(jì)工作。

四、必須如實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)填報(bào)各種統(tǒng)計(jì)數(shù)字，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

五、各種統(tǒng)計(jì)材料及有關(guān)數(shù)字均應(yīng)有情況分析，并留存以備考查。

1.8.分子公司兼職檔案人員工作制度

兼職檔案人員是我司檔案管理工作中的一個(gè)重要組成部分，為加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作，結(jié)合我司檔案管理的具體情況，特制定兼職檔案人員工作制度。

一、設(shè)立分子公司綜合會(huì)計(jì)為檔案兼職人員。

二、工作內(nèi)容：根據(jù)總部規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，做好檔案資料的收集、歸檔和保密工作。

三、兼職檔案人員根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求負(fù)責(zé)日常會(huì)計(jì)檔案的整理、登記造冊(cè)、保管工作，督促各會(huì)計(jì)人員及時(shí)將所形成的會(huì)計(jì)資料整理裝訂后移交管理人員集中保管。

四、積極參加總部組織的檔案培訓(xùn)內(nèi)容，定期組織學(xué)習(xí)檔案相關(guān)管理規(guī)范。

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)

五、嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度和保密制度，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)各項(xiàng)工作中的作用。