第一篇：中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定

中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定

第一條本規(guī)定所指會計檔案是記錄和反映人民銀行各項業(yè)務(wù)活動的會計史料，包括業(yè)務(wù)會計、基建會計、經(jīng)費會計的檔案資料，分為會計憑證、會計賬簿、會計報告和其他會計資料四類。

第二條人民銀行各級機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全會計檔案的歸檔、保管、交接、查閱和銷毀制度，妥善保管會計檔案，防止會計檔案毀損、散失、泄密。

第三條會計檔案可采用紙、磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質(zhì)保存，原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的紙質(zhì)資料應(yīng)保存原件。采用非紙介質(zhì)存儲會計檔案的，應(yīng)滿足查閱、打印的要求。

第四條會計檔案應(yīng)按形成時間和保管期限等不同屬性分類索引。

第五條各部門形成的會計檔案應(yīng)由專人及時整理立卷，并及時登記會計檔案保管登記簿。

(一)會計檔案保管登記簿應(yīng)注明會計檔案名稱、冊數(shù)、起訖時間、檔案編號、保管期限、經(jīng)辦人員以及移交時間等內(nèi)容；

(二)檔案立卷應(yīng)整齊美觀、方便查閱，采用裝盒或裝袋的方式

保管；

(三)各種非紙介質(zhì)檔案立卷時應(yīng)標(biāo)注存儲內(nèi)容、所屬時間、順

序號碼等事項。

第六條會計檔案保管地點應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等條件，并建立健全會計檔案庫管理制度，保證會計檔案完整無缺。

第七條會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類，定期分為三年、五年、十五年三檔。

(一)會計檔案保管期限從形成會計檔案的次年度算起，如有必要可以延長，但不能縮短；

(二)會計檔案保管期限應(yīng)按照本規(guī)定附表所列期限執(zhí)行，附表中未列示的，可以比照類似檔案的保管期限辦理；

(三)同一會計檔案以不同介質(zhì)保存時，保管期限應(yīng)該一致；

(四)同一介質(zhì)上有不同保管期限會計檔案的，應(yīng)按最長期限保管；

(五)會計應(yīng)用系統(tǒng)及其開發(fā)和修改的文檔資料應(yīng)視同會計檔案管理，保管期限為系統(tǒng)停止使用或升級換版后15年。

第八條當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)部門或事后監(jiān)督部門保管一年，期滿后移交本行綜合檔案管理部門統(tǒng)一保管。本行綜合檔案管理部門不具備保管條件的，可由業(yè)務(wù)部門或事后監(jiān)督部門建立分庫房，并指定專人保管。

第九條移交會計檔案，應(yīng)由移交方編制移交清冊，列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起訖時間、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。移交清冊一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。

交接雙方應(yīng)嚴(yán)密交接手續(xù)，按照移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，雙方負(fù)責(zé)人監(jiān)交。完畢后，雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)在移交清冊上簽章確認(rèn)。

第十條會計檔案在不同部門之間傳遞時，應(yīng)注意安全、保密，嚴(yán)防丟失毀損。

第十一條會計檔案管理人員工作變動或因故離崗，應(yīng)辦理交接手續(xù)。第十二條保管部門應(yīng)定期檢查會計檔案，并及時對破損、變質(zhì)會計檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。

(一)復(fù)制、修復(fù)紙介質(zhì)會計檔案原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，復(fù)制后的會計檔案應(yīng)與原件一同保管；

(二)磁盤保存的會計檔案應(yīng)半年檢查并復(fù)制一次，磁帶保管的會計檔案應(yīng)一年檢查并復(fù)制一次，光盤、縮微膠片保存的的檔案每兩年檢查并復(fù)制一次；

(三)會計檔案復(fù)制后的保管期限仍從首次形成檔案的次年度算起。

第十三條人民銀行應(yīng)嚴(yán)格會計檔案查閱管理，查閱會計檔案必須按規(guī)定辦理查閱審批手續(xù)，認(rèn)真填寫《會計檔案查閱登記簿》。查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，用畢及時歸還，防止丟失和泄密。

(一)內(nèi)部查閱會計檔案，應(yīng)由查閱人提出申請，并經(jīng)業(yè)務(wù)核算部門和會計檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；

(二)法律、法規(guī)授權(quán)的單位查閱會計檔案時，應(yīng)持有效證件和文件，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人、業(yè)務(wù)核算部門、會計檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在專人陪同下查閱；

(三)查閱人可以閱覽、復(fù)制和摘錄會計檔案，但嚴(yán)禁涂改、污損、拆封、抽換和將會計檔案借出本行；

(四)會計檔案保管部門應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄，并由查閱人簽字確認(rèn)。第十四條將原始會計資料的信息內(nèi)容以數(shù)碼形式轉(zhuǎn)存在磁性材料或光盤等載體上保存的會計檔案,應(yīng)滿足以下管理要求：

(一)與原始會計資料信息完全一致；

(二)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸時，應(yīng)采取保密、認(rèn)證等安全措施；

(三)通過網(wǎng)絡(luò)查閱時，應(yīng)有授權(quán)審批、登記制度。

第十五條保管期限屆滿的會計檔案，按下列程序銷毀：

（一）會計檔案保管部門會同業(yè)務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，核對銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起訖時間和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容；

（二）本行行長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見；

（三）各地市級中心支行、縣級支行銷毀會計檔案應(yīng)經(jīng)上級行批準(zhǔn)，分行、營業(yè)管理部、省會（首府）城市中心支行、副省級城市中心支行銷毀會計檔案經(jīng)本行行長批準(zhǔn)；

（四）銷毀會計檔案，應(yīng)由本行業(yè)務(wù)部門、會計檔案保管部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷。銷毀會計檔案前，監(jiān)銷人應(yīng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對；銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽章確認(rèn)并存檔備查。

第十六條保管期限屆滿但涉及未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、對處理歷史遺留問題有重要參考價值等未了事項的原始會計資料不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第十七條機(jī)構(gòu)分立、合并和業(yè)務(wù)移交時，會計檔案的保管、查閱應(yīng)遵循下列要求：

(一)機(jī)構(gòu)分立，原機(jī)構(gòu)存續(xù)的，會計檔案由原機(jī)構(gòu)保管；原機(jī)構(gòu)解散的，會計檔案應(yīng)由上級行指定其中一方保管。其他方可查閱復(fù)制與其相關(guān)的會計檔案；

（二）機(jī)構(gòu)合并，會計檔案由合并后的機(jī)構(gòu)保管；

（三）機(jī)構(gòu)撤銷，會計檔案由其上級行代管；

（四）因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

第二篇：會計檔案管理規(guī)定

會計檔案管理規(guī)定

為提高我校財會檔案工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮財會檔案的作用，逐步實現(xiàn)財會檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合我校實際，特制定本規(guī)定。

一、基本原則

1、凡在財務(wù)管理和會計活動中，直接形成的具有保存利用價值的文字材料、憑證、帳簿、報表等材料，均屬會計檔案。

2、會計檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，必須實行集中統(tǒng)一管理原則，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用；財會檔案必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系。

3、嚴(yán)格實行部門立卷制度，應(yīng)明確一名專（兼）人員負(fù)責(zé)會計檔案工作，并納入職責(zé)范圍之中。

二、歸檔范圍

1、歸檔主要內(nèi)容：包括綜合管理、會計憑證、會計帳簿、會計報表、工資清冊等材料。具體范圍和保管期限見附件。

2、歸檔重點：會計活動中各個階段形成的不同類型具有長期保存價值的文件材料。

3、不歸檔的文件材料：上級有關(guān)財務(wù)普發(fā)性（非專指高校）、不辦的文件；未定稿的文件；重份文件及校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件；未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；無考查利用價值的一般性、臨時性文件；與校外單位交換來的材料。

三、歸檔要求

1、歸檔的財會文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備，一律用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，禁止用圓珠筆、鉛筆和純藍(lán)墨水書寫。

2、堅持由部門立卷歸檔原則，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將積累文件材料按歸檔要求組卷成冊，移交給專（兼）職檔案員歸總后移交校檔案館。

3、遵循會計文件材料形成規(guī)律和特點，保持其有機(jī)聯(lián)系，按照會計時間進(jìn)行組卷，不同不能組成一卷；各種記帳憑證按時間順序整理，組成一卷或多卷。

4、案卷封面標(biāo)題要簡明、確切；卷內(nèi)目錄表按格式填寫；頁號編排，無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側(cè)下角。

5、活頁賬應(yīng)抽掉空白頁，會計賬簿應(yīng)抄寫卷內(nèi)目錄，然后按卷冊加封面裝訂。

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6、會計憑證裝訂前要對會計·憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。因為原始憑證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時前者大于后者，有時前者小于后者，這就需要會計人員在制作會計憑證時對原始憑證加以適當(dāng)整理，以便下一步裝訂成冊。對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。證票應(yīng)分張排列，同類、同金額的單據(jù)要粘在一起；同時，在一旁注明張數(shù)和合計金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。

7、會計憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時要先設(shè)計好裝訂冊數(shù)及每冊的厚度。一般來說，一本憑證，厚度以1．5至2．ocm為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊數(shù)可根據(jù)憑證多少來定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊或若干冊。有些單位業(yè)務(wù)量小，憑證不多，把若干個月份的憑證合并訂成一冊就可以，只要在憑證封面注明本冊所含的憑證月份即可。

8、卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補；各種材料大小均為16開（憑證除外），圖表按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式。字跡模糊、擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，熱敏紙傳真件不得直接存檔。

9、會計憑證必須包角并在背面粘貼處加蓋裝訂人私章。封面填寫包括憑證種類： XX

本月共 冊之第 冊 本冊號數(shù)： 自 號起至 號 本冊日期： 自 月 日起至 月 日止

單位名稱： 在會計主管： 會計： 裝訂：三項加蓋私章。

10、移交檔案時，交接雙方必須當(dāng)面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切。凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補交。

11、移交時填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

四、歸檔時間

1、財會綜合性文件材料在次年六月底前立卷歸檔；

2、財會業(yè)務(wù)性材料實行隔年移交制度：在次年一季度內(nèi)整理組卷，由管理科保管三年后移交校檔案館。

2007年11月6日 190 附件一：高等學(xué)校財會類檔案歸檔范圍和保管期限表

CK11 綜合

序號

類目名稱

保管期限 CK111 上級有關(guān)財務(wù)會計工作的文件材料

永久 CK112 本校財務(wù)管理規(guī)定、計劃、總結(jié)、請示、批復(fù)等文件

長期 CK113 學(xué)校基金管理工作文件

短期 CK114 有關(guān)財務(wù)管理方面的其他文件材料

短期 CK115 會計移交清冊

長期 CK116 財會檔案移交保管清冊

永久 CK117 財會檔案銷毀清冊

長期

CK12 會計報表

序號

類目名稱

保管期限 CK1

21決算報表（含基建綜合決算）

永久 CK122

預(yù)算會計報表

短期 CK12

3以上規(guī)劃表、分配計劃、測算表

長期 CK12

4以上各種統(tǒng)計報表（含工資報表）

長期 CK125 季度以下各種計劃、統(tǒng)計報表

短期

CK13 會計帳簿

序號

類目名稱

保管期限 CK131 涉及外事會計帳簿

永久 CK132 總帳

長期 CK13

3預(yù)算內(nèi)帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳）

短期 CK13

4預(yù)算外帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳）

短期 CK135 學(xué)校專項基金帳簿

短期 CK136 日記帳

短期

其中：現(xiàn)金、銀行存款日記帳

長期 CK137

固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片）

短期

（固定資產(chǎn)報廢清理后保管五年）

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CK14 會計憑證

序號

類目名稱

保管期限 CK141 涉及外事的會計憑證

永久 CK142 預(yù)算內(nèi)各種原始憑證、記帳憑證

短期 CK143 預(yù)算外各種原始憑證、記帳帳單

短期 CK144 學(xué)校基金各種原始憑證、記帳憑證

短期 CK145 銀行存款余額調(diào)節(jié)表

短期 CK146 會計撥款憑證及其他會計憑證

短期 CK147 銀行對外帳單

短期 CK148 涉及債權(quán)、債務(wù)及未清理完畢的憑證

長期

CK15 工資清冊

序號

類目名稱

保管期限 CK151 工資發(fā)放名冊、卡片

永久 CK152 工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根

長期 CK153 各種獎金、獎學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金、名冊、卡片等

短期

192

第三篇：會計檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊

目 錄

1.會計檔案管理相關(guān)制度...................................................................................................1

1.1.1.2.1.3.1.4.1.5.1.6.1.7.1.8.會計檔案歸檔制度...............................................................................................1 會計檔案保管制度...............................................................................................2 會計檔案借閱制度...............................................................................................2 會計檔案保密制度...............................................................................................5 會計檔案庫房管理制度.......................................................................................5 會計檔案鑒定銷毀制度.....................................................................................12 會計檔案統(tǒng)計制度.............................................................................................12 分子公司兼職檔案人員工作制度.....................................................................12 1.會計檔案管理相關(guān)制度 1.1.會計檔案歸檔制度

檔案歸檔制度

一、凡是公司經(jīng)營、建設(shè)、管理等活動中形成的具有保存價值的文件資料都必須按照相關(guān)會計檔案管理制度進(jìn)行管理。

二、各部門將文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入各項工作計劃和管理工作程序中，納入部門和人員職責(zé)范圍，納入績效考核。

三、各類檔案需按照會計檔案各類型整理規(guī)范及裝訂要求立卷歸檔。

四、各部門工作人員因公外出或離職等原因，如有查閱未歸檔資料和需移交資料，請在外出前將相關(guān)資料及時向檔案部門歸檔。

五、歸檔資料應(yīng)內(nèi)容完整，字跡清晰可見，裝訂整齊美觀，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等要求。傳真件需復(fù)印后歸檔。

六、對于光盤、磁盤等資料應(yīng)按照特定存放條件去歸檔。

七、所有歸檔的文件材料應(yīng)編制移交目錄一式兩份，交接時雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份備查。

八、檔案工作必須按照本公司會計檔案管理規(guī)定及會計檔案裝訂要求，將檔案資料認(rèn)真分類、整理、歸檔入庫，無特殊情況不得延誤檔案的整理和歸檔時間。

九、檔案人員應(yīng)及時跟進(jìn)檔案資料的外借情況，對超出規(guī)定時間的未歸還檔案，應(yīng)告知借閱人走續(xù)借流程，如無續(xù)借應(yīng)及時將檔案歸檔入庫。

十、檔案整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，檔案人員在檔案整理工作中，必須按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，貫徹落實企業(yè)檔案管理規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行公司的檔案分類細(xì)則、檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊

嚴(yán)格要求的進(jìn)行檔案的整理和加工，確保歸檔質(zhì)量。

1.2.會計檔案保管制度

檔案保管制度

一、集團(tuán)總部是保存企業(yè)檔案的中心，在各分公司及財務(wù)服務(wù)中心保存的檔案在規(guī)定的保管期限到期后，按規(guī)定向集團(tuán)總部移交。任何人不得私自保留企業(yè)檔案。

二、保存檔案必須有符合要求的專用庫房，確保檔案的安全。

三、存放檔案必須具備專用柜、架，排列方法科學(xué)有序；各類檔案必須按類別、按公司排架，柜、架應(yīng)注明標(biāo)識，方便利用，便于存取。

四、檔案人員需熟悉檔案庫存情況，每年對庫藏檔案進(jìn)行核對，做到帳物相符。如發(fā)現(xiàn)有誤，應(yīng)立即更正。對破損和變質(zhì)檔案，要及時進(jìn)行修補和復(fù)制。

五、電子檔案、聲像檔案等按照各自的管理辦法執(zhí)行。

六、庫藏檔案遇有移交、銷毀等情況時需注明原因，并保存依據(jù)。

1.3.會計檔案借閱制度

檔案借閱、借用暫行規(guī)定

根據(jù)集團(tuán)財務(wù)有關(guān)管理制度、檔案管理的相關(guān)要求，在財務(wù)共享模式下，對有關(guān)財務(wù)檔案資料的借閱、復(fù)印、借用及歸還等方面制定以下操作規(guī)范：

一、會計檔案的密級分類：

1、秘密文檔是指在一定時期內(nèi)形成的所有財務(wù)資料。如各類會計憑證、對賬資料等。

2、機(jī)密指涉及的內(nèi)容在一定時期內(nèi)不能為眾多人所知，如果泄露將給公司的正常經(jīng)營造成一定影響和損失的財務(wù)資料。如合同、納稅申報表等。

3、絕密指涉及的內(nèi)容在一定的時期內(nèi)只能為相關(guān)的少數(shù)人所知，如果泄露將給公司造成嚴(yán)重影響和損失的財務(wù)資料。如公司的對外投資報告、未經(jīng)正式披露的合并財務(wù)報表等。

二、會計檔案的查閱范圍：參照《檔案分類和關(guān)鍵字段信息》

三、會計檔案查閱、借用的基本規(guī)則：

1、總部各部門只能查閱、復(fù)印、借用本部門歸檔的秘密文檔資料；需要查閱、借用其他中心（公司）資料的，需經(jīng)中心總監(jiān)審批、財務(wù)總部同意方可。

2、分、子公司可以查閱、復(fù)印、借用屬于本單位歸檔的秘密文檔資料。

3、任何中心（公司）或部門查閱、復(fù)印、外借機(jī)密文檔資料的，必需經(jīng)財務(wù)規(guī)劃中心會計管理部審批。

4、任何中心（公司）或部門查閱、復(fù)印、外借絕密文檔資料的，必需經(jīng)財務(wù)總部負(fù)責(zé)人審批。

5、外單位查閱、復(fù)印歸檔資料，除按上述要求辦理手續(xù)外，需要出具相關(guān)證明（身份證、委托證明、介紹信等）、同時還必須有我司陪同人員。

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊

四、會計檔案的查閱、利用：

1、借閱申請

（1）本公司人員需要查閱會計檔案的，需在SOA內(nèi)填寫“檔案借閱申請”，并由查閱方提出查閱申請，寫清查閱內(nèi)容的用途、檔案的種類、所屬公司和檔案的、查閱的時間（日期），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司第一負(fù)責(zé)人或中心第一負(fù)責(zé)人，檔案管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，憑本人工作證在檔案管理部檔案閱覽室查閱。

（2）外單位人員因公需要查閱會計檔案，由對口接待部門負(fù)責(zé)發(fā)起SOA申請，經(jīng)審批后，由我司對口接待部門人員陪同，方能由檔案管理人員接待查閱。

原則上，查閱申請應(yīng)提前一天予以申請，以便工作安排。檔案管理部管理人員需核對身份證明。

2、借閱服務(wù)：

（1）檔案管理人員根據(jù)借閱人提供的有效借閱申請表提供借閱服務(wù)，查閱人在檔案管理部檔案閱覽室進(jìn)行檔案查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。

（2）查閱檔案資料需要復(fù)印的，一般由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印、移交復(fù)印件并登記。（3）檔案管理部人員應(yīng)根據(jù)“會計檔案查閱、復(fù)印申請單”，定期（一月一次）建立會計檔案查閱臺帳，填寫檔案查閱情況及利用效果。（4）閱覽室內(nèi)必須保持安靜，不得大聲喧嘩、抽煙。（5）檔案管理人員必須有專人全程陪同在檔案閱覽室。（6）正常情況下，檔案借閱時間規(guī)定如下：

星期一至星期五，上午9：30—11：40，下午：1：40—6：00 星期

六、星期天，上午10：00—11：30，下午：2：00—5：00

3、檔案利用

(1)一般檔案的利用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，利用與本部門業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同審批。

(2)密級檔案利用需經(jīng)總裁辦簽字審批。(3)會計檔案的利用按照以下程序進(jìn)行辦理：

（一）公司內(nèi)部財務(wù)人員、結(jié)算人員只能利用與本工作職責(zé)相關(guān)的會計檔案內(nèi)容。

（二）公司內(nèi)部其他部門人員利用會計檔案，應(yīng)在SOA系統(tǒng)內(nèi)填寫“檔案借閱申請單”并經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同審批后辦理借閱手續(xù)。（具體見檔案借閱審批流程。）如外單位人員（例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)、審計人員、法律部門、第三方顧問）因公需要查閱會計檔案，由對口接待部門發(fā)起申請。

在系統(tǒng)調(diào)閱申請中應(yīng)選擇調(diào)閱方式：在線查閱、現(xiàn)場查閱、復(fù)印/掃描查閱以及原件外借查閱。原則上電子檔案（公文、影印資料）應(yīng)選用在線查閱方式，實物檔案可選擇現(xiàn)場查閱、復(fù)印/掃描查閱。除非特殊情況（例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求查看檔案原件），一般不原件外借查

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閱。

如為原件外借查詢，檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置借閱聲明，內(nèi)容包括借閱人為借出的檔案原件的直接責(zé)任人，有義務(wù)對檔案原件進(jìn)行妥善保管，對其完整負(fù)責(zé)等。此聲明要求借閱人員在系統(tǒng)中簽認(rèn)。

系統(tǒng)中應(yīng)選擇為內(nèi)部借閱或外部借閱。

(4)實物檔案只提供電子檔案利用，一般不提供原件使用，如特殊需要，需經(jīng)總裁辦審批后辦理利用手續(xù)。

(5)利用檔案一般只限在閱覽室查閱，因特殊情況確需外借者，應(yīng)妥善保管，用畢后立即歸還。各中心各部門借閱檔案期限一般為一周，最長不得超過兩周。各分子公司需要利用檔案期限一般為一個月，最長不得超過兩個月。如在兩個月內(nèi)不能歸還，需在SOA內(nèi)從新提交檔案借閱申請并注明特殊原因，為保證檔案完整性，利用人只可續(xù)約一次。(6)檔案利用者對檔案不得擅自轉(zhuǎn)借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散，嚴(yán)禁在檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字等。如發(fā)現(xiàn)上述問題，檔案管理人員應(yīng)及時追查當(dāng)事人的責(zé)任。

(7)檔案利用者退還檔案時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點，確認(rèn)無誤后方可注銷登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。

(8)利用者借閱檔案后，應(yīng)辦理退還手續(xù)，并認(rèn)真填寫《檔案利用效果登記表》。(9)凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。

(10)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案利用效果登記表》，每年對檔案利用情況進(jìn)行一次統(tǒng)計分析。

4、借閱使用規(guī)范：

（1）查閱和復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封、抽換、污染、撕毀。（2）查閱的檔案資料必須妥善保管、不得帶出檔案查閱室。

五、會計檔案的借用流程（具體參照《檔案借閱流程》）

（1）原則上會計檔案不得借出，如有特殊原因需在SOA內(nèi)填寫“檔案借閱申請”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司第一負(fù)責(zé)人或中心第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報請集團(tuán)財務(wù)總部審核批準(zhǔn)后，可提供復(fù)印件。

（2）公司以外人員一律不得借出公司檔案。

（3）對于各分子公司因外部原因，需要借用各類原件的，應(yīng)當(dāng)提前兩天SOA申請，檔案管理部負(fù)責(zé)整理并寄出查詢資料，必要時，檔案管理部可以派專人送達(dá)。

六、會計檔案的歸還流程：

（1）原則上原件內(nèi)部借閱期限為兩周，如兩周結(jié)束后仍未使用完畢，應(yīng)攜帶檔案原件前往檔案管理部申請續(xù)借。續(xù)借期為兩周。內(nèi)部部借閱的續(xù)借不得超過一次。

（2）如果為外部借閱（例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)查閱），借閱期限為一個月，如一個月結(jié)束后仍未

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使用完畢，應(yīng)由外部機(jī)構(gòu)開具證明進(jìn)行續(xù)借。續(xù)借期為一個月。外部借閱的續(xù)借不得超過一次。如發(fā)生特殊情況（例如法律訴訟、稅務(wù)糾紛），在續(xù)借期滿后仍需使用的，需由總裁辦審批。

（3）檔案管理部檔案管理專員對歸還、外借的檔案資料要對照清單進(jìn)行驗收，填寫回執(zhí)單并回傳。

（4）對于檔案在外借期間時間較長的，檔案管理員應(yīng)每隔2周與借用相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人以郵件的形式確認(rèn)一次，重點確認(rèn)歸還時間、資料完整性、經(jīng)辦人是否在職。（5）借用檔案責(zé)任人或部門發(fā)生借用檔案丟失的，當(dāng)事人必須在第一時間內(nèi)及時提交丟失報告并告知本部門負(fù)責(zé)人、中心負(fù)責(zé)人及財務(wù)服務(wù)中心檔案管理部。在丟失資料為解決前，除財務(wù)總部特批外，不再受理丟失部門或公司辦理檔案借閱、借用手續(xù)。

1.4.會計檔案保密制度

檔案保密制度

一、檔案工作人員要遵守職業(yè)道德，嚴(yán)守企業(yè)秘密，不準(zhǔn)向外泄露有關(guān)機(jī)密性內(nèi)容，不該說的絕對不說，不該借的絕對不借，不該復(fù)制的絕對不復(fù)制。

二、經(jīng)常進(jìn)行保密教育，不斷提高檔案人員的保密意識。

三、檔案庫房除庫房管理員外，其他人不得擅自入內(nèi)。

四、借閱檔案人員要在指定的地點查閱檔案。

五、利用企業(yè)重要檔案，應(yīng)嚴(yán)守企業(yè)秘密，不得擅自抄錄，復(fù)制和對外公布。

六、凡因違反檔案保密制度，造成失、泄密制度，應(yīng)視情節(jié)輕重，給預(yù)批評教育及相應(yīng)的罰款，直至追究法律責(zé)任。

1.5.會計檔案庫房管理制度

檔案庫房管理暫行規(guī)定

第一章總則

第一條 為了確保檔案的安全，最大限度的延長檔案的壽命，加強(qiáng)檔案庫房的科學(xué)管理，有效地提供檔案信息為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，結(jié)合集團(tuán)實際，特制定本規(guī)定。第二條 檔案是指集團(tuán)在各項工作、活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。

第三條 加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，為檔案工作提供必備的條件。

第四條 檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一地管理集團(tuán)全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。

第五條 檔案庫房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好檔案庫房內(nèi)

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊 的各項管理，防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。

第一章 基本要求

第六條 檔案庫房管理工作，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，建立健全檔案庫房管理規(guī)章制度。第七條 檔案庫房鑰匙需由專人（庫房管理員）妥善保管，休息時交接本組值班人員，其他人員不允許私拿鑰匙進(jìn)出檔案庫房，非檔案工作人員未經(jīng)許可，謝絕入內(nèi)，如有特殊情況入內(nèi)需得到中心負(fù)責(zé)人同意方可入內(nèi)。

第八條 檔案庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置庫房“進(jìn)出登記本”，凡進(jìn)出檔案庫房人員必需辦理登記手續(xù)，注明進(jìn)出人姓名、日期、時間、目的等相關(guān)信息內(nèi)容。

第九條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫登記制度，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)出庫數(shù)據(jù)信息。第十條 檔案管理人員嚴(yán)格遵循安全和保密制度，定期檢查檔案柜、庫，排查隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)。

第十一條 檔案庫房不得接待親朋好友和閱檔人員，檔案庫房管理員每天上下班都要嚴(yán)格檢查門窗柜鎖。檔案管理人員應(yīng)保持庫房的清潔衛(wèi)生，離開庫房要及時關(guān)門上鎖，每日下班前要進(jìn)行安全檢查，切斷電源，關(guān)好門窗。

第十二條 檔案庫房內(nèi)不準(zhǔn)存放與檔案無關(guān)的紙張和其它易燃品，嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)抽煙點火、打牌；禁止喝飲料及吃零食。

第十三條 檔案管理系統(tǒng)根據(jù)檔案類型，對每冊檔案生成特定條碼記錄，做好系統(tǒng)內(nèi)條碼管理，實物需對應(yīng)系統(tǒng)條碼信息，維護(hù)實物冊上條碼標(biāo)簽，標(biāo)簽上不能有劃痕、折皺、污漬等污跡，影響條碼槍的正常使用。

第十四條 檔案庫房內(nèi)應(yīng)定期打掃，貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則，做到防塵工作。

第十五條 檔案庫房管理專員從貨架內(nèi)借出或歸還檔案時，應(yīng)將貨架回復(fù)到原有狀態(tài)，保持庫房內(nèi)貨架整齊。

第二章 各類檔案入庫保管

第十六條 檔案庫房管理人員應(yīng)根據(jù)檔案類別和檔案系統(tǒng)(PDE)自動生成的庫位號、貨架號等信息，將實物文檔整理，按照對應(yīng)信息排序上架。(參照《檔案分類》和《檔案庫位、貨架號生成規(guī)則》)。

第十七條 以集團(tuán)全部檔案為對象，依據(jù)本集團(tuán)職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，現(xiàn)將財務(wù)檔案分為：憑證類、稅務(wù)資料類、供應(yīng)商對賬和結(jié)算

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類、合同以及招標(biāo)類、主數(shù)據(jù)類、會計報表賬冊類、公司工商資料、董事會資料、內(nèi)部審計/稽核資料、銀行資料、輔助臺帳類和歷史電子備份文檔12類。

第十八條 會計檔案遵循《蘇寧會計檔案管理制度》，按“卷”整理，按——類別，或類別——，全宗（即公司代碼），之后月份，保管期限按照長短分別排架。第十九條 底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如儲柜、抽屜、有門的書架或文件架等。

貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用且對貯存的底片、照片無有害影響。

第二十條 電子文件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。

歸檔電子文件存在其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。電子文件歸檔將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。

第二十一條 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年應(yīng)對電子文件的讀取，處理設(shè)備的 更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。第二十二條 磁性載體文件系指以磁性材料（如計算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。

歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測，云裝正常，無病毒。清潔，無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

磁性載體文件的保管形式應(yīng)以盒、盤為單位。磁帶（軟磁盤）套、盒上需標(biāo)注帶（盤）編號、檔號、軟件名稱、版本號、文件數(shù)、密級、編制人、編制日期等標(biāo)識。

第三章 檔案保密規(guī)定

第二十三條 檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機(jī)密。第二十四條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密；應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識和相關(guān)專業(yè)知識，接受專業(yè)知識的繼續(xù)教育和培訓(xùn)。

第二十五條 檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定，做到不失密、不泄密，不損害集團(tuán)利益，確保檔案的安全和完整，檔案工作人員應(yīng)簽訂《保密協(xié)議》。

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第二十六條 對各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查閱、外借，嚴(yán)格履行調(diào)閱手續(xù)。查閱、外借機(jī)密檔案要經(jīng)總裁辦及相關(guān)人員批準(zhǔn)。

第二十七條 因工作需要，凡經(jīng)批準(zhǔn)允許摘錄、復(fù)制的檔案材料的，須經(jīng)檔案管理員核對無誤，登記備案后方能生效。

第二十八條 對機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機(jī)密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。

第二十九條 凡涉及檔案機(jī)密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話和私人通信中暴露檔案機(jī)密。

第三十條 利用者對所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶檔案資料探親訪友、出入公共場所。

第三十一條 對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規(guī)定流程進(jìn)行銷毀，不得以廢紙出售。

第三十二條 發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要寫出書面報告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。

第四章 濕溫度控制

第三十三條 檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在14～24℃，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過正負(fù)2℃，相對濕度應(yīng)控制在45%～60%，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過正負(fù)5%。

第三十四條 庫房內(nèi)外濕溫度應(yīng)定時測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時予以控制調(diào)節(jié)。注意積累庫房溫度變化的資料，每年進(jìn)行一次而綜合分析，以便掌握庫內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制定綜合管理計劃。

第三十五條 檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘米，柜側(cè)間不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。檔案柜架排列應(yīng)避免陽光直射。柜架間的通道間距不少于80cm，柜架間的通道應(yīng)為可迂回式。檔案排架應(yīng)按照從左至右、自上而下的方法，系統(tǒng)反映檔案類目設(shè)置的具體順序。

第五章 蟲霉防治與除塵

第三十六條 會計檔案做到防水漬、防潮、防暴曬、防蟲蛀、防鼠咬。建立定期蟲霉檢查制度啊，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時處理。

第三十七條 配備吸塵器，加密封門或過渡門，除塵與防塵相結(jié)合。有條件的檔案庫

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房可設(shè)置空氣過濾裝置，防止污染氣體進(jìn)入庫房。

第三十八條 新進(jìn)檔案庫的檔案應(yīng)除塵后方能入庫。

第七章 防火與防盜

第三十九條 檔案庫區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。檔案工作人員應(yīng)掌握消防相關(guān)知識，會使用消防器材，定期對庫房管理人員進(jìn)行消防知識的培訓(xùn)。

第四十條 安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路。庫內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品。

第四十一條 檔案庫房宜安裝火警及防盜報警裝置，并有切實可行的防盜措施。

第八章照明管理

第四十二條 檔案庫房宜選用白熾燈做人工照明光源，如采用熒光燈時，應(yīng)對紫外線進(jìn)行過濾。

第四十三條 檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽措施。第四十四條 檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射。

第九章 檔案保管狀況檢查

第四十五條 在檔案庫房入口處統(tǒng)一設(shè)置庫房檔案存放索引（平面示意圖），檔案櫥柜應(yīng)有統(tǒng)一的反映存放檔案內(nèi)容的標(biāo)牌

第四十六條 對檔案庫房各類檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告，并采取措施予以處理。

第四十七條 每年定期對檔案庫房內(nèi)檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案保管情況，為科學(xué)管理積累資料，維護(hù)檔案的完整與安全，便于集團(tuán)內(nèi)各項工作的利用。

第四十八條 檔案利用者或檔案管理人員因某種原因造成檔案遺失、檔案污染及檔案毀損等危害公司利益的行為，視危害程度給以相應(yīng)處罰。

第四十九條 檔案管理人員需對受污染及損害的檔案，進(jìn)行檔案的修復(fù)、復(fù)制等工作。保證檔案后期正常查閱。

第十章 檔案統(tǒng)計規(guī)定

第五十條 嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國統(tǒng)計法》認(rèn)真做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確

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地填報本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計表。

第五十一條 及時對檔案的收進(jìn)、移出、銷毀和實存數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計。

第五十二條 認(rèn)真做好檔案的整理、鑒定、保管和利用等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計。第五十三條 做好檔案的統(tǒng)計分析，及時掌握檔案和檔案工作情況，進(jìn)一步提高檔案工作的管理水平。

第十一章 各中心、部門兼職檔案員工作職責(zé)

第五十四條 兼職檔案員業(yè)務(wù)上受集團(tuán)辦檔案室指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，行政上受本部門領(lǐng)導(dǎo)；

第五十五條 認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的各項法律、法規(guī)及相關(guān)制度；

第五十六條 負(fù)責(zé)本中心、部門各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，做到歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、及時、規(guī)范；

第五十七條 參加本單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及其他有關(guān)檔案工作的各項活動；

第五十八條 兼職檔案員離崗、離職時，須嚴(yán)格履行交接手續(xù)；并及時將變更的兼職檔案員名單上報至檔案室備案。

第五十九條 完成檔案室交辦的其他工作，對不按規(guī)定收集、整理、移交檔案的，將給予通報批評。

第十二章 分公司檔案室日常管理規(guī)定

第六十條 各分公司檔案室可參照以上各規(guī)定檔案庫房相關(guān)管理規(guī)定。

第六十一條 分公司應(yīng)根據(jù)檔案類型及分類標(biāo)準(zhǔn)將歸檔電子數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)檔案系統(tǒng)內(nèi)自動生成的庫位號、貨架號等信息，對應(yīng)實物檔案整理存放分公司檔案柜內(nèi)。按從左至右，從上至下順序排列檔案歸檔。

加盟分公司、注銷公司相關(guān)會計檔案資料按照相關(guān)規(guī)定整理統(tǒng)一收回總部歸檔。第六十二條 分公司應(yīng)指定專人（綜合會計）負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、統(tǒng)計、鑒定、保管及利用工作，具體細(xì)則參見總部檔案類型的各種規(guī)范要求。

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第六十三條 分公司檔案室應(yīng)保持室內(nèi)整潔，防治蟲霉，除負(fù)責(zé)檔案專員外，嚴(yán)禁外人進(jìn)出入檔案室，檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)立“進(jìn)出登記簿”，注明進(jìn)出人姓名、日期、原因等相關(guān)信息。

第六十四條 利用者對所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)禁攜帶檔案資料探親訪友、出入公共場所，嚴(yán)禁在檔案資料內(nèi)勾畫、涂抹、填注、加字、改字等，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案資料，保證檔案資料的完整性。如發(fā)現(xiàn)上述問題，檔案管理人員應(yīng)及時追查當(dāng)事人的責(zé)任，并及時上報總部檔案負(fù)責(zé)人。

第六十五條 查閱人不能在檔案室進(jìn)行檔案查閱，只能在閱覽室查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。借閱人歸還檔案資料時，負(fù)責(zé)檔案人員應(yīng)及時將借閱檔案擺放回原處。

第六十六條 凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理相關(guān)手續(xù)。

檔案利用者退還檔案時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點，確認(rèn)無誤后方可注銷登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。

第六十七條 分公司兼職檔案員離崗、離職時，須嚴(yán)格履行交接手續(xù)；并及時將變更的兼職檔案員名單上報至檔案室備案。

第六十八條 總部應(yīng)定時對分公司檔案室狀況進(jìn)行檢查，可以通過拍照掃描上傳的方式檢查，檢查檔案室檔案是否按照檔案類型進(jìn)行擺放，是否符合檔案管理規(guī)定。檢查檔案的裝訂是否符合要求等。

第六十九條 分公司檔案室應(yīng)嚴(yán)格按照檔案庫房管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十三章 罰 則

第七十條 有下列情況和行為的，按照集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定對責(zé)任人員實行經(jīng)濟(jì)、行政處罰，情節(jié)嚴(yán)重者依法追究法律責(zé)任。

1、會計檔案管理不符合要求，管理混亂的。

2、未按規(guī)定移交、保管會計資料，致使會計資料損壞、滅失的。

3、偽造會計憑證、賬簿，隱藏、故意銷毀會計資料的。

4、借閱、復(fù)印會計資料時涂畫、拆封、抽換和篡改會計資料的。

5、泄露財務(wù)秘密，對公司造成重大損失的。

附件

1、《會計檔案管理規(guī)定》

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊

2、《會計檔案保管期限》

3、《檔案分類和關(guān)鍵字段》

1.6.會計檔案鑒定銷毀制度

檔案鑒定銷毀制度

一、檔案鑒定工作是關(guān)系檔案存毀政策性很強(qiáng)的工作，要十分認(rèn)真謹(jǐn)慎，任何人不得隨意銷毀任何檔案資料。

二、成立由本單位專管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和檔案人員的鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。

三、鑒定要從檔案形成實際出發(fā)，認(rèn)真分析檔案的價值。

四、凡經(jīng)鑒定提出失去利用價值和超出保管期限的檔案要登記造冊，寫出書面銷毀報告。

五、將銷毀清冊和報告提交鑒定小組審批，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可銷毀。

六、銷毀檔案要指定兩人（專員人員、檔案人員）監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字確認(rèn)以示負(fù)責(zé)。

七、不得私自留存、轉(zhuǎn)讓或出售待銷毀的檔案。

八、為防止丟失泄密，應(yīng)派專人送往指定檔案銷毀部門銷毀。

1.7.會計檔案統(tǒng)計制度

檔案統(tǒng)計制度

一、建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為依據(jù)。

二、檔案統(tǒng)計需有專人負(fù)責(zé)，實事求是填報各種數(shù)據(jù)。

三、統(tǒng)計工作要堅持準(zhǔn)確性、及時性和科學(xué)性的要求，要做好檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案庫藏量統(tǒng)計、檔案提供利用統(tǒng)計及其他統(tǒng)計工作。

四、必須如實、準(zhǔn)確、及時填報各種統(tǒng)計數(shù)字，不得虛報、瞞報、拒報各類統(tǒng)計報表。

五、各種統(tǒng)計材料及有關(guān)數(shù)字均應(yīng)有情況分析，并留存以備考查。

1.8.分子公司兼職檔案人員工作制度

兼職檔案人員是我司檔案管理工作中的一個重要組成部分，為加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作，結(jié)合我司檔案管理的具體情況，特制定兼職檔案人員工作制度。

一、設(shè)立分子公司綜合會計為檔案兼職人員。

二、工作內(nèi)容：根據(jù)總部規(guī)定的會計檔案管理辦法，做好檔案資料的收集、歸檔和保密工作。

三、兼職檔案人員根據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求負(fù)責(zé)日常會計檔案的整理、登記造冊、保管工作，督促各會計人員及時將所形成的會計資料整理裝訂后移交管理人員集中保管。

四、積極參加總部組織的檔案培訓(xùn)內(nèi)容，定期組織學(xué)習(xí)檔案相關(guān)管理規(guī)范。

檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊

五、嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度和保密制度，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)各項工作中的作用。

第四篇：會計檔案管理規(guī)定

會計檔案管理規(guī)定

為了加強(qiáng)我所會計檔案的科學(xué)管理，更好地為科研及管理工作服務(wù)，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。

一、我所會計檔案是指研究所經(jīng)濟(jì)活動中的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計工作專業(yè)材料，是反映我所科研及管理活動中經(jīng)濟(jì)信息的真實記錄和憑證。建立健全會計檔案，保證會計檔案質(zhì)量，對貫徹執(zhí)行國家財經(jīng)制度，記錄經(jīng)濟(jì)活動的全部過程，保護(hù)國家財產(chǎn)有重要的作用。

二、會計檔案管理要執(zhí)行《中國科學(xué)院公共事務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)》中的會計檔案建檔規(guī)范的規(guī)定，加強(qiáng)會計檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)。

三、全所會計檔案工作是全所檔案工作的重要組成部分，全所會計檔案實行集中統(tǒng)一管理。財務(wù)管理處必須將應(yīng)歸檔的會計檔案定期移交到所檔案室。

四、會計檔案由財務(wù)管理處的專人負(fù)責(zé)，出納人員不得兼管會計檔案工作。

五、歸檔辦法

1、財務(wù)管理處將當(dāng)年形成的會計檔案按歸檔要求整理立卷，編制保管清冊，在財務(wù)部門保管一年后，移交所檔案室保管。

2、財務(wù)部門向檔案室移交會計檔案時，財會部門必須編造會計檔案移交清冊，檔案部門經(jīng)辦人員必須認(rèn)真查點核實；財務(wù)部門、檔案部門的負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人員，必須在移交清冊上簽字。3．檔案室按會計歸檔范圍進(jìn)行驗收，要求歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，裝訂規(guī)范。

六、保管、利用和銷毀

1、檔案室接收保管的會計檔案應(yīng)保持原卷冊的封裝，如財務(wù)部門須拆封重新整理，應(yīng)按檔案更改手續(xù)，由雙方經(jīng)辦人共同進(jìn)行。

2、檔案室對會計檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)管理，做到存放有序，查找方便。同時應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

3、本所其它部門利用會計檔案應(yīng)征得立卷財務(wù)部門的同意。所外單位利用時，應(yīng)開據(jù)介紹信，寫明查閱內(nèi)容，并經(jīng)財務(wù)管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4、會計檔案保管期滿要銷毀時，要嚴(yán)格審查，編造銷毀清冊，經(jīng)主管所長簽批后方可銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)由會計部門抽出另外立卷，再交檔案室保管，直到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。

5、會計檔案銷毀時，由檔案室和財務(wù)管理處共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀前應(yīng)清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名。

第五篇：會計檔案管理規(guī)定

會計檔案管理規(guī)定

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核

。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。

財政部會第4號《企業(yè)財務(wù)通則》。

財政部會第5號《企業(yè)會計

準(zhǔn)則》。

財政部財工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財務(wù)制度》。

華中電力集團(tuán)電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)

3管理職責(zé)

會計檔案管理工作由局長工作部負(fù)責(zé)，會計(文書)檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。

4管理內(nèi)容與要求

4.1基本任務(wù)

4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計本局形成的會計檔案，做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會計檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務(wù)。

4.1.3負(fù)責(zé)對本局形成的財務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4.1.4負(fù)責(zé)對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批

準(zhǔn)銷毀的會計檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反

映本局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:

1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

2)會計帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。

3)財務(wù)報告類：月度、季度、財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其

他財務(wù)報告。

4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計

檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

4.2.2局財務(wù)部采用電子計算機(jī)進(jìn)行核算的會計材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會計檔

案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。

4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。

4.3歸檔要求和時間

4.3.1本局每年形成的會計檔案，應(yīng)由局財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成

冊(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。

4.3.2當(dāng)年形成的會計檔案，在會計終了后，暫由局財務(wù)部保管一年，期滿之后，

第二年由局財務(wù)部編制移交清冊，向局檔案館移交。

4.3.3編制會計檔案移清冊時，應(yīng)列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止等

內(nèi)容。

4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，

交接雙方經(jīng)辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，

檔案人員應(yīng)會同局財務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

4.4會計檔案的管理

4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)

、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行編號、劃分保管期限。

4.4.2根據(jù)計算機(jī)檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的

順序，逐卷、逐個字段地輸入微機(jī)。

4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內(nèi)容后，按“—

—會計名稱——案卷號”的順序排架。

4.5會計檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

4.5.2全局職工工資表、財務(wù)報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊

、銷毀清冊等，定為永久保管。

4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳、輔

助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報廢清理后的卡片、月、度會計報表其

保管期限定為5年。

4.5.6主要財務(wù)指標(biāo)快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會計終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務(wù)部提出段意見，編制會計檔案銷毀

清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期

限、銷毀時間等內(nèi)容。

4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計

檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔

案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報告。

4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得

銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔

案銷

毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.6會計檔案的利用

4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢

索工具，積極主動地提供檔案，為全局經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。

4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分

管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

4.6.3查閱或復(fù)制會計檔案的人員，不準(zhǔn)在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會計檔案的保管

4.7.1會計檔案庫房須按國家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間

，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房內(nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕

。

5檢查與考核

本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核按《xxxxxx質(zhì)量綜合考核辦法》執(zhí)行。

本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核還應(yīng)按xxxxxx有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。