第一篇：會計檔案管理規定

會計檔案管理規定

1范圍

本標準規定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核

。

本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

財政部會第4號《企業財務通則》。

財政部會第5號《企業會計

準則》。

財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。

華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)

3管理職責

會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。

4管理內容與要求

4.1基本任務

4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統計本局形成的會計檔案，做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經營管理工作服務。

4.1.3負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。

4.1.4負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監銷經批

準銷毀的會計檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反

映本局經濟業務的重要史料和證據，具體包括:

1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。

3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其

他財務報告。

4)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計

檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

4.2.2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔

案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。

4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規定》。

4.3歸檔要求和時間

4.3.1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成

冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。

4.3.2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，

第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。

4.3.3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度等

內容。

4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，

交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，

檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理，以分清責任。

4.4會計檔案的管理

4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業檔案分類表》(試行)

、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。

4.4.2根據計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的

順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。

4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后，按“年度—

—會計名稱——案卷號”的順序排架。

4.5會計檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

4.5.2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊

、銷毀清冊等，定為永久保管。

4.5.3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔

助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理后的卡片、月、度會計報表其

保管期限定為5年。

4.5.6主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀

清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期

限、銷毀時間等內容。

4.5.9局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監銷，監銷人在銷毀會計

檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔

案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況向局分管領導報告。

4.5.11保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得

銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔

案銷

毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.6會計檔案的利用

4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢

索工具，積極主動地提供檔案，為全局經濟工作服務。

4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經局分

管領導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。

4.6.3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會計檔案的保管

4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間

，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕

。

5檢查與考核

本標準的檢查與考核按《xxxxxx質量綜合考核辦法》執行。

本標準的檢查與考核還應按xxxxxx有關規定執行。

第二篇：會計檔案管理規定

會計檔案管理規定

為提高我校財會檔案工作質量和科學管理水平，充分發揮財會檔案的作用，逐步實現財會檔案工作的規范化、標準化，依據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》，結合我校實際，特制定本規定。

一、基本原則

1、凡在財務管理和會計活動中，直接形成的具有保存利用價值的文字材料、憑證、帳簿、報表等材料，均屬會計檔案。

2、會計檔案是記錄和反映學校經濟業務的重要史料和證據，必須實行集中統一管理原則，確保其完整、準確、系統、安全和有效利用；財會檔案必須遵循其自然形成規律，保持其有機聯系。

3、嚴格實行部門立卷制度，應明確一名專（兼）人員負責會計檔案工作，并納入職責范圍之中。

二、歸檔范圍

1、歸檔主要內容：包括綜合管理、會計憑證、會計帳簿、會計報表、工資清冊等材料。具體范圍和保管期限見附件。

2、歸檔重點：會計活動中各個階段形成的不同類型具有長期保存價值的文件材料。

3、不歸檔的文件材料：上級有關財務普發性（非專指高校）、不辦的文件；未定稿的文件；重份文件及校內其他單位發來的文件；未生效的合同、協議、單據；無考查利用價值的一般性、臨時性文件；與校外單位交換來的材料。

三、歸檔要求

1、歸檔的財會文件材料必須字跡工整，格式統一，簽字手續完備，一律用碳素墨水或藍黑墨水書寫，禁止用圓珠筆、鉛筆和純藍墨水書寫。

2、堅持由部門立卷歸檔原則，由經辦人負責將積累文件材料按歸檔要求組卷成冊，移交給專（兼）職檔案員歸總后移交校檔案館。

3、遵循會計文件材料形成規律和特點，保持其有機聯系，按照會計時間進行組卷，不同不能組成一卷；各種記帳憑證按時間順序整理，組成一卷或多卷。

4、案卷封面標題要簡明、確切；卷內目錄表按格式填寫；頁號編排，無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側下角。

5、活頁賬應抽掉空白頁，會計賬簿應抄寫卷內目錄，然后按卷冊加封面裝訂。

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6、會計憑證裝訂前要對會計·憑證進行排序、粘貼和折疊。因為原始憑證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時前者大于后者，有時前者小于后者，這就需要會計人員在制作會計憑證時對原始憑證加以適當整理，以便下一步裝訂成冊。對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。證票應分張排列，同類、同金額的單據要粘在一起；同時，在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。

7、會計憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數及每冊的厚度。一般來說，一本憑證，厚度以1．5至2．ocm為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊數可根據憑證多少來定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊或若干冊。有些單位業務量小，憑證不多，把若干個月份的憑證合并訂成一冊就可以，只要在憑證封面注明本冊所含的憑證月份即可。

8、卷內材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對破損的文件材料應進行修補；各種材料大小均為16開（憑證除外），圖表按此規格疊成手風琴式。字跡模糊、擴散的應復制并與原件一并立卷，熱敏紙傳真件不得直接存檔。

9、會計憑證必須包角并在背面粘貼處加蓋裝訂人私章。封面填寫包括憑證種類： XX

本月共 冊之第 冊 本冊號數： 自 號起至 號 本冊日期： 自 月 日起至 月 日止

單位名稱： 在會計主管： 會計： 裝訂：三項加蓋私章。

10、移交檔案時，交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標題是否確切。凡不符合規定要求者，接收人應拒絕接收，并限期改正補交。

11、移交時填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執一份。

四、歸檔時間

1、財會綜合性文件材料在次年六月底前立卷歸檔；

2、財會業務性材料實行隔年移交制度：在次年一季度內整理組卷，由管理科保管三年后移交校檔案館。

2007年11月6日 190 附件一：高等學校財會類檔案歸檔范圍和保管期限表

CK11 綜合

序號

類目名稱

保管期限 CK111 上級有關財務會計工作的文件材料

永久 CK112 本校財務管理規定、計劃、總結、請示、批復等文件

長期 CK113 學校基金管理工作文件

短期 CK114 有關財務管理方面的其他文件材料

短期 CK115 會計移交清冊

長期 CK116 財會檔案移交保管清冊

永久 CK117 財會檔案銷毀清冊

長期

CK12 會計報表

序號

類目名稱

保管期限 CK1

21決算報表（含基建綜合決算）

永久 CK122

預算會計報表

短期 CK12

3以上規劃表、分配計劃、測算表

長期 CK12

4以上各種統計報表（含工資報表）

長期 CK125 季度以下各種計劃、統計報表

短期

CK13 會計帳簿

序號

類目名稱

保管期限 CK131 涉及外事會計帳簿

永久 CK132 總帳

長期 CK13

3預算內帳簿（含明細帳、分戶或登記帳）

短期 CK13

4預算外帳簿（含明細帳、分戶或登記帳）

短期 CK135 學校專項基金帳簿

短期 CK136 日記帳

短期

其中：現金、銀行存款日記帳

長期 CK137

固定資產明細帳（卡片）

短期

（固定資產報廢清理后保管五年）

191

CK14 會計憑證

序號

類目名稱

保管期限 CK141 涉及外事的會計憑證

永久 CK142 預算內各種原始憑證、記帳憑證

短期 CK143 預算外各種原始憑證、記帳帳單

短期 CK144 學校基金各種原始憑證、記帳憑證

短期 CK145 銀行存款余額調節表

短期 CK146 會計撥款憑證及其他會計憑證

短期 CK147 銀行對外帳單

短期 CK148 涉及債權、債務及未清理完畢的憑證

長期

CK15 工資清冊

序號

類目名稱

保管期限 CK151 工資發放名冊、卡片

永久 CK152 工資轉移、證明、通知存根

長期 CK153 各種獎金、獎學金、貸學金、助學金、名冊、卡片等

短期

192

第三篇：會計檔案管理規定

檔案管理規范及系統操作手冊

目 錄

1.會計檔案管理相關制度...................................................................................................1

1.1.1.2.1.3.1.4.1.5.1.6.1.7.1.8.會計檔案歸檔制度...............................................................................................1 會計檔案保管制度...............................................................................................2 會計檔案借閱制度...............................................................................................2 會計檔案保密制度...............................................................................................5 會計檔案庫房管理制度.......................................................................................5 會計檔案鑒定銷毀制度.....................................................................................12 會計檔案統計制度.............................................................................................12 分子公司兼職檔案人員工作制度.....................................................................12 1.會計檔案管理相關制度 1.1.會計檔案歸檔制度

檔案歸檔制度

一、凡是公司經營、建設、管理等活動中形成的具有保存價值的文件資料都必須按照相關會計檔案管理制度進行管理。

二、各部門將文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入各項工作計劃和管理工作程序中，納入部門和人員職責范圍，納入績效考核。

三、各類檔案需按照會計檔案各類型整理規范及裝訂要求立卷歸檔。

四、各部門工作人員因公外出或離職等原因，如有查閱未歸檔資料和需移交資料，請在外出前將相關資料及時向檔案部門歸檔。

五、歸檔資料應內容完整，字跡清晰可見，裝訂整齊美觀，符合規范和標準等要求。傳真件需復印后歸檔。

六、對于光盤、磁盤等資料應按照特定存放條件去歸檔。

七、所有歸檔的文件材料應編制移交目錄一式兩份，交接時雙方應在移交目錄上簽字，各存一份備查。

八、檔案工作必須按照本公司會計檔案管理規定及會計檔案裝訂要求，將檔案資料認真分類、整理、歸檔入庫，無特殊情況不得延誤檔案的整理和歸檔時間。

九、檔案人員應及時跟進檔案資料的外借情況，對超出規定時間的未歸還檔案，應告知借閱人走續借流程，如無續借應及時將檔案歸檔入庫。

十、檔案整理是檔案管理工作的重要環節，檔案人員在檔案整理工作中，必須按照《會計檔案管理辦法》的規定，貫徹落實企業檔案管理規定，認真執行公司的檔案分類細則、檔案管理規范及系統操作手冊

嚴格要求的進行檔案的整理和加工，確保歸檔質量。

1.2.會計檔案保管制度

檔案保管制度

一、集團總部是保存企業檔案的中心，在各分公司及財務服務中心保存的檔案在規定的保管期限到期后，按規定向集團總部移交。任何人不得私自保留企業檔案。

二、保存檔案必須有符合要求的專用庫房，確保檔案的安全。

三、存放檔案必須具備專用柜、架，排列方法科學有序；各類檔案必須按類別、按公司排架，柜、架應注明標識，方便利用，便于存取。

四、檔案人員需熟悉檔案庫存情況，每年對庫藏檔案進行核對，做到帳物相符。如發現有誤，應立即更正。對破損和變質檔案，要及時進行修補和復制。

五、電子檔案、聲像檔案等按照各自的管理辦法執行。

六、庫藏檔案遇有移交、銷毀等情況時需注明原因，并保存依據。

1.3.會計檔案借閱制度

檔案借閱、借用暫行規定

根據集團財務有關管理制度、檔案管理的相關要求，在財務共享模式下，對有關財務檔案資料的借閱、復印、借用及歸還等方面制定以下操作規范：

一、會計檔案的密級分類：

1、秘密文檔是指在一定時期內形成的所有財務資料。如各類會計憑證、對賬資料等。

2、機密指涉及的內容在一定時期內不能為眾多人所知，如果泄露將給公司的正常經營造成一定影響和損失的財務資料。如合同、納稅申報表等。

3、絕密指涉及的內容在一定的時期內只能為相關的少數人所知，如果泄露將給公司造成嚴重影響和損失的財務資料。如公司的對外投資報告、未經正式披露的合并財務報表等。

二、會計檔案的查閱范圍：參照《檔案分類和關鍵字段信息》

三、會計檔案查閱、借用的基本規則：

1、總部各部門只能查閱、復印、借用本部門歸檔的秘密文檔資料；需要查閱、借用其他中心（公司）資料的，需經中心總監審批、財務總部同意方可。

2、分、子公司可以查閱、復印、借用屬于本單位歸檔的秘密文檔資料。

3、任何中心（公司）或部門查閱、復印、外借機密文檔資料的，必需經財務規劃中心會計管理部審批。

4、任何中心（公司）或部門查閱、復印、外借絕密文檔資料的，必需經財務總部負責人審批。

5、外單位查閱、復印歸檔資料，除按上述要求辦理手續外，需要出具相關證明（身份證、委托證明、介紹信等）、同時還必須有我司陪同人員。

檔案管理規范及系統操作手冊

四、會計檔案的查閱、利用：

1、借閱申請

（1）本公司人員需要查閱會計檔案的，需在SOA內填寫“檔案借閱申請”，并由查閱方提出查閱申請，寫清查閱內容的用途、檔案的種類、所屬公司和檔案的、查閱的時間（日期），經部門負責人、公司第一負責人或中心第一負責人，檔案管理部負責人批準后，憑本人工作證在檔案管理部檔案閱覽室查閱。

（2）外單位人員因公需要查閱會計檔案，由對口接待部門負責發起SOA申請，經審批后，由我司對口接待部門人員陪同，方能由檔案管理人員接待查閱。

原則上，查閱申請應提前一天予以申請，以便工作安排。檔案管理部管理人員需核對身份證明。

2、借閱服務：

（1）檔案管理人員根據借閱人提供的有效借閱申請表提供借閱服務，查閱人在檔案管理部檔案閱覽室進行檔案查閱，未經批準不得進入檔案庫房。

（2）查閱檔案資料需要復印的，一般由檔案管理人員負責復印、移交復印件并登記。（3）檔案管理部人員應根據“會計檔案查閱、復印申請單”，定期（一月一次）建立會計檔案查閱臺帳，填寫檔案查閱情況及利用效果。（4）閱覽室內必須保持安靜，不得大聲喧嘩、抽煙。（5）檔案管理人員必須有專人全程陪同在檔案閱覽室。（6）正常情況下，檔案借閱時間規定如下：

星期一至星期五，上午9：30—11：40，下午：1：40—6：00 星期

六、星期天，上午10：00—11：30，下午：2：00—5：00

3、檔案利用

(1)一般檔案的利用需經部門負責人審批，利用與本部門業務無關的檔案需經本部門負責人和相關部門負責人共同審批。

(2)密級檔案利用需經總裁辦簽字審批。(3)會計檔案的利用按照以下程序進行辦理：

（一）公司內部財務人員、結算人員只能利用與本工作職責相關的會計檔案內容。

（二）公司內部其他部門人員利用會計檔案，應在SOA系統內填寫“檔案借閱申請單”并經申請部門負責人和財務部門負責人共同審批后辦理借閱手續。（具體見檔案借閱審批流程。）如外單位人員（例如監管機構、審計人員、法律部門、第三方顧問）因公需要查閱會計檔案，由對口接待部門發起申請。

在系統調閱申請中應選擇調閱方式：在線查閱、現場查閱、復印/掃描查閱以及原件外借查閱。原則上電子檔案（公文、影印資料）應選用在線查閱方式，實物檔案可選擇現場查閱、復印/掃描查閱。除非特殊情況（例如監管機構要求查看檔案原件），一般不原件外借查

檔案管理規范及系統操作手冊

閱。

如為原件外借查詢，檔案管理系統中應設置借閱聲明，內容包括借閱人為借出的檔案原件的直接責任人，有義務對檔案原件進行妥善保管，對其完整負責等。此聲明要求借閱人員在系統中簽認。

系統中應選擇為內部借閱或外部借閱。

(4)實物檔案只提供電子檔案利用，一般不提供原件使用，如特殊需要，需經總裁辦審批后辦理利用手續。

(5)利用檔案一般只限在閱覽室查閱，因特殊情況確需外借者，應妥善保管，用畢后立即歸還。各中心各部門借閱檔案期限一般為一周，最長不得超過兩周。各分子公司需要利用檔案期限一般為一個月，最長不得超過兩個月。如在兩個月內不能歸還，需在SOA內從新提交檔案借閱申請并注明特殊原因，為保證檔案完整性，利用人只可續約一次。(6)檔案利用者對檔案不得擅自轉借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散，嚴禁在檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字等。如發現上述問題，檔案管理人員應及時追查當事人的責任。

(7)檔案利用者退還檔案時，檔案管理人員應當面核點，確認無誤后方可注銷登記，如發現有缺頁、缺卷等現象，應立即追查處理。

(8)利用者借閱檔案后，應辦理退還手續，并認真填寫《檔案利用效果登記表》。(9)凡外出工作和調離本單位的人員，外出和調離前須歸還所借檔案，否則不予辦理有關手續。

(10)檔案管理人員應根據《檔案利用效果登記表》，每年對檔案利用情況進行一次統計分析。

4、借閱使用規范：

（1）查閱和復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封、抽換、污染、撕毀。（2）查閱的檔案資料必須妥善保管、不得帶出檔案查閱室。

五、會計檔案的借用流程（具體參照《檔案借閱流程》）

（1）原則上會計檔案不得借出，如有特殊原因需在SOA內填寫“檔案借閱申請”，經部門負責人、公司第一負責人或中心第一負責人批準，并報請集團財務總部審核批準后，可提供復印件。

（2）公司以外人員一律不得借出公司檔案。

（3）對于各分子公司因外部原因，需要借用各類原件的，應當提前兩天SOA申請，檔案管理部負責整理并寄出查詢資料，必要時，檔案管理部可以派專人送達。

六、會計檔案的歸還流程：

（1）原則上原件內部借閱期限為兩周，如兩周結束后仍未使用完畢，應攜帶檔案原件前往檔案管理部申請續借。續借期為兩周。內部部借閱的續借不得超過一次。

（2）如果為外部借閱（例如監管機構查閱），借閱期限為一個月，如一個月結束后仍未

檔案管理規范及系統操作手冊

使用完畢，應由外部機構開具證明進行續借。續借期為一個月。外部借閱的續借不得超過一次。如發生特殊情況（例如法律訴訟、稅務糾紛），在續借期滿后仍需使用的，需由總裁辦審批。

（3）檔案管理部檔案管理專員對歸還、外借的檔案資料要對照清單進行驗收，填寫回執單并回傳。

（4）對于檔案在外借期間時間較長的，檔案管理員應每隔2周與借用相關部門負責人或經辦人以郵件的形式確認一次，重點確認歸還時間、資料完整性、經辦人是否在職。（5）借用檔案責任人或部門發生借用檔案丟失的，當事人必須在第一時間內及時提交丟失報告并告知本部門負責人、中心負責人及財務服務中心檔案管理部。在丟失資料為解決前，除財務總部特批外，不再受理丟失部門或公司辦理檔案借閱、借用手續。

1.4.會計檔案保密制度

檔案保密制度

一、檔案工作人員要遵守職業道德，嚴守企業秘密，不準向外泄露有關機密性內容，不該說的絕對不說，不該借的絕對不借，不該復制的絕對不復制。

二、經常進行保密教育，不斷提高檔案人員的保密意識。

三、檔案庫房除庫房管理員外，其他人不得擅自入內。

四、借閱檔案人員要在指定的地點查閱檔案。

五、利用企業重要檔案，應嚴守企業秘密，不得擅自抄錄，復制和對外公布。

六、凡因違反檔案保密制度，造成失、泄密制度，應視情節輕重，給預批評教育及相應的罰款，直至追究法律責任。

1.5.會計檔案庫房管理制度

檔案庫房管理暫行規定

第一章總則

第一條 為了確保檔案的安全，最大限度的延長檔案的壽命，加強檔案庫房的科學管理，有效地提供檔案信息為社會主義現代化建設服務，結合集團實際，特制定本規定。第二條 檔案是指集團在各項工作、活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。

第三條 加強對檔案工作的領導，明確檔案管理機構，配備檔案管理人員，為檔案工作提供必備的條件。

第四條 檔案工作的基本原則：集中統一地管理集團全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。

第五條 檔案庫房管理應貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好檔案庫房內

檔案管理規范及系統操作手冊 的各項管理，防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。

第一章 基本要求

第六條 檔案庫房管理工作，應有專人負責，建立健全檔案庫房管理規章制度。第七條 檔案庫房鑰匙需由專人（庫房管理員）妥善保管，休息時交接本組值班人員，其他人員不允許私拿鑰匙進出檔案庫房，非檔案工作人員未經許可，謝絕入內，如有特殊情況入內需得到中心負責人同意方可入內。

第八條 檔案庫房內應設置庫房“進出登記本”，凡進出檔案庫房人員必需辦理登記手續，注明進出人姓名、日期、時間、目的等相關信息內容。

第九條 嚴格執行檔案進出庫登記制度，維護檔案管理系統內進出庫數據信息。第十條 檔案管理人員嚴格遵循安全和保密制度，定期檢查檔案柜、庫，排查隱患，發現問題及時報告上級領導。

第十一條 檔案庫房不得接待親朋好友和閱檔人員，檔案庫房管理員每天上下班都要嚴格檢查門窗柜鎖。檔案管理人員應保持庫房的清潔衛生，離開庫房要及時關門上鎖，每日下班前要進行安全檢查，切斷電源，關好門窗。

第十二條 檔案庫房內不準存放與檔案無關的紙張和其它易燃品，嚴禁在檔案室內抽煙點火、打牌；禁止喝飲料及吃零食。

第十三條 檔案管理系統根據檔案類型，對每冊檔案生成特定條碼記錄，做好系統內條碼管理，實物需對應系統條碼信息，維護實物冊上條碼標簽，標簽上不能有劃痕、折皺、污漬等污跡，影響條碼槍的正常使用。

第十四條 檔案庫房內應定期打掃，貯存庫房應保持整齊、清潔，應有嚴格的使用和存放規則，做到防塵工作。

第十五條 檔案庫房管理專員從貨架內借出或歸還檔案時，應將貨架回復到原有狀態，保持庫房內貨架整齊。

第二章 各類檔案入庫保管

第十六條 檔案庫房管理人員應根據檔案類別和檔案系統(PDE)自動生成的庫位號、貨架號等信息，將實物文檔整理，按照對應信息排序上架。(參照《檔案分類》和《檔案庫位、貨架號生成規則》)。

第十七條 以集團全部檔案為對象，依據本集團職能，結合檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯系，現將財務檔案分為：憑證類、稅務資料類、供應商對賬和結算

檔案管理規范及系統操作手冊

類、合同以及招標類、主數據類、會計報表賬冊類、公司工商資料、董事會資料、內部審計/稽核資料、銀行資料、輔助臺帳類和歷史電子備份文檔12類。

第十八條 會計檔案遵循《蘇寧會計檔案管理制度》，按“卷”整理，按——類別，或類別——，全宗（即公司代碼），之后月份，保管期限按照長短分別排架。第十九條 底片、照片應在能關閉的裝具中保存，如儲柜、抽屜、有門的書架或文件架等。

貯存柜架應采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應穩定耐用且對貯存的底片、照片無有害影響。

第二十條 電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。

歸檔電子文件存在其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。電子文件歸檔將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。

第二十一條 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年應對電子文件的讀取，處理設備的 更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置。第二十二條 磁性載體文件系指以磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。

歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關的設備上演示或檢測，云裝正常，無病毒。清潔，無劃傷，確保文件的完整性和內容的準確性。

磁性載體文件的保管形式應以盒、盤為單位。磁帶（軟磁盤）套、盒上需標注帶（盤）編號、檔號、軟件名稱、版本號、文件數、密級、編制人、編制日期等標識。

第三章 檔案保密規定

第二十三條 檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念，貫徹執行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密。第二十四條 檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，保守秘密；應當具備檔案專業知識和相關專業知識，接受專業知識的繼續教育和培訓。

第二十五條 檔案人員應嚴格執行檔案保密規定，做到不失密、不泄密，不損害集團利益，確保檔案的安全和完整，檔案工作人員應簽訂《保密協議》。

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第二十六條 對各類檔案均應按規定的范圍進行查閱、外借，嚴格履行調閱手續。查閱、外借機密檔案要經總裁辦及相關人員批準。

第二十七條 因工作需要，凡經批準允許摘錄、復制的檔案材料的，須經檔案管理員核對無誤，登記備案后方能生效。

第二十八條 對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。

第二十九條 凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關人員面前談論有關檔案機密內容，不得在普通電話和私人通信中暴露檔案機密。

第三十條 利用者對所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時在規定期限內歸還，不得轉借他人，不準攜帶檔案資料探親訪友、出入公共場所。

第三十一條 對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規定流程進行銷毀，不得以廢紙出售。

第三十二條 發生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導，當事者要寫出書面報告。對違反保密規定、造成失泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。

第四章 濕溫度控制

第三十三條 檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應控制在14～24℃，有設備的庫房日變化幅度不超過正負2℃，相對濕度應控制在45%～60%，有設備的庫房日變化幅度不超過正負5%。

第三十四條 庫房內外濕溫度應定時測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時予以控制調節。注意積累庫房溫度變化的資料，每年進行一次而綜合分析，以便掌握庫內外溫濕度變化規律，制定綜合管理計劃。

第三十五條 檔案柜架應與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘米，柜側間不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設，便于通風降濕。檔案柜架排列應避免陽光直射。柜架間的通道間距不少于80cm，柜架間的通道應為可迂回式。檔案排架應按照從左至右、自上而下的方法，系統反映檔案類目設置的具體順序。

第五章 蟲霉防治與除塵

第三十六條 會計檔案做到防水漬、防潮、防暴曬、防蟲蛀、防鼠咬。建立定期蟲霉檢查制度啊，發現蟲霉及時處理。

第三十七條 配備吸塵器，加密封門或過渡門，除塵與防塵相結合。有條件的檔案庫

檔案管理規范及系統操作手冊

房可設置空氣過濾裝置，防止污染氣體進入庫房。

第三十八條 新進檔案庫的檔案應除塵后方能入庫。

第七章 防火與防盜

第三十九條 檔案庫區必須配備適合檔案用的消防器材，并按設備要求定期檢查、更換。檔案工作人員應掌握消防相關知識，會使用消防器材，定期對庫房管理人員進行消防知識的培訓。

第四十條 安全使用電器設備，定期檢查電器線路。庫內嚴禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品。

第四十一條 檔案庫房宜安裝火警及防盜報警裝置，并有切實可行的防盜措施。

第八章照明管理

第四十二條 檔案庫房宜選用白熾燈做人工照明光源，如采用熒光燈時，應對紫外線進行過濾。

第四十三條 檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時應有窗簾、窗板等遮陽措施。第四十四條 檔案在任何情況下均應避免陽光直射。

第九章 檔案保管狀況檢查

第四十五條 在檔案庫房入口處統一設置庫房檔案存放索引（平面示意圖），檔案櫥柜應有統一的反映存放檔案內容的標牌

第四十六條 對檔案庫房各類檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告，并采取措施予以處理。

第四十七條 每年定期對檔案庫房內檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案保管情況，為科學管理積累資料，維護檔案的完整與安全，便于集團內各項工作的利用。

第四十八條 檔案利用者或檔案管理人員因某種原因造成檔案遺失、檔案污染及檔案毀損等危害公司利益的行為，視危害程度給以相應處罰。

第四十九條 檔案管理人員需對受污染及損害的檔案，進行檔案的修復、復制等工作。保證檔案后期正常查閱。

第十章 檔案統計規定

第五十條 嚴格執行《中華人民共和國統計法》認真做好檔案的統計工作，及時準確

檔案管理規范及系統操作手冊

地填報本單位檔案工作基本情況統計表。

第五十一條 及時對檔案的收進、移出、銷毀和實存數量進行統計。

第五十二條 認真做好檔案的整理、鑒定、保管和利用等業務工作情況的統計。第五十三條 做好檔案的統計分析，及時掌握檔案和檔案工作情況，進一步提高檔案工作的管理水平。

第十一章 各中心、部門兼職檔案員工作職責

第五十四條 兼職檔案員業務上受集團辦檔案室指導、監督與檢查，行政上受本部門領導；

第五十五條 認真執行檔案工作的各項法律、法規及相關制度；

第五十六條 負責本中心、部門各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，做到歸檔文件材料完整、準確、及時、規范；

第五十七條 參加本單位組織的業務培訓及其他有關檔案工作的各項活動；

第五十八條 兼職檔案員離崗、離職時，須嚴格履行交接手續；并及時將變更的兼職檔案員名單上報至檔案室備案。

第五十九條 完成檔案室交辦的其他工作，對不按規定收集、整理、移交檔案的，將給予通報批評。

第十二章 分公司檔案室日常管理規定

第六十條 各分公司檔案室可參照以上各規定檔案庫房相關管理規定。

第六十一條 分公司應根據檔案類型及分類標準將歸檔電子數據導入檔案管理系統，根據檔案系統內自動生成的庫位號、貨架號等信息，對應實物檔案整理存放分公司檔案柜內。按從左至右，從上至下順序排列檔案歸檔。

加盟分公司、注銷公司相關會計檔案資料按照相關規定整理統一收回總部歸檔。第六十二條 分公司應指定專人（綜合會計）負責檔案的收集、整理、統計、鑒定、保管及利用工作，具體細則參見總部檔案類型的各種規范要求。

檔案管理規范及系統操作手冊

第六十三條 分公司檔案室應保持室內整潔，防治蟲霉，除負責檔案專員外，嚴禁外人進出入檔案室，檔案室內應設立“進出登記簿”，注明進出人姓名、日期、原因等相關信息。

第六十四條 利用者對所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，嚴禁攜帶檔案資料探親訪友、出入公共場所，嚴禁在檔案資料內勾畫、涂抹、填注、加字、改字等，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案資料，保證檔案資料的完整性。如發現上述問題，檔案管理人員應及時追查當事人的責任，并及時上報總部檔案負責人。

第六十五條 查閱人不能在檔案室進行檔案查閱，只能在閱覽室查閱，未經批準不得進入檔案室。借閱人歸還檔案資料時，負責檔案人員應及時將借閱檔案擺放回原處。

第六十六條 凡外出工作和調離本單位的人員，外出和調離前須歸還所借檔案，否則不予辦理相關手續。

檔案利用者退還檔案時，檔案管理人員應當面核點，確認無誤后方可注銷登記，如發現有缺頁、缺卷等現象，應立即追查處理。

第六十七條 分公司兼職檔案員離崗、離職時，須嚴格履行交接手續；并及時將變更的兼職檔案員名單上報至檔案室備案。

第六十八條 總部應定時對分公司檔案室狀況進行檢查，可以通過拍照掃描上傳的方式檢查，檢查檔案室檔案是否按照檔案類型進行擺放，是否符合檔案管理規定。檢查檔案的裝訂是否符合要求等。

第六十九條 分公司檔案室應嚴格按照檔案庫房管理相關規定執行。

第十三章 罰 則

第七十條 有下列情況和行為的，按照集團公司有關規定對責任人員實行經濟、行政處罰，情節嚴重者依法追究法律責任。

1、會計檔案管理不符合要求，管理混亂的。

2、未按規定移交、保管會計資料，致使會計資料損壞、滅失的。

3、偽造會計憑證、賬簿，隱藏、故意銷毀會計資料的。

4、借閱、復印會計資料時涂畫、拆封、抽換和篡改會計資料的。

5、泄露財務秘密，對公司造成重大損失的。

附件

1、《會計檔案管理規定》

檔案管理規范及系統操作手冊

2、《會計檔案保管期限》

3、《檔案分類和關鍵字段》

1.6.會計檔案鑒定銷毀制度

檔案鑒定銷毀制度

一、檔案鑒定工作是關系檔案存毀政策性很強的工作，要十分認真謹慎，任何人不得隨意銷毀任何檔案資料。

二、成立由本單位專管領導、專業人員和檔案人員的鑒定領導小組。

三、鑒定要從檔案形成實際出發，認真分析檔案的價值。

四、凡經鑒定提出失去利用價值和超出保管期限的檔案要登記造冊，寫出書面銷毀報告。

五、將銷毀清冊和報告提交鑒定小組審批，經主管領導簽字后方可銷毀。

六、銷毀檔案要指定兩人（專員人員、檔案人員）監銷，監銷人員要在銷毀清冊上簽字確認以示負責。

七、不得私自留存、轉讓或出售待銷毀的檔案。

八、為防止丟失泄密，應派專人送往指定檔案銷毀部門銷毀。

1.7.會計檔案統計制度

檔案統計制度

一、建立健全統計工作，統計數據以原始數據為依據。

二、檔案統計需有專人負責，實事求是填報各種數據。

三、統計工作要堅持準確性、及時性和科學性的要求，要做好檔案管理基本情況統計、檔案庫藏量統計、檔案提供利用統計及其他統計工作。

四、必須如實、準確、及時填報各種統計數字，不得虛報、瞞報、拒報各類統計報表。

五、各種統計材料及有關數字均應有情況分析，并留存以備考查。

1.8.分子公司兼職檔案人員工作制度

兼職檔案人員是我司檔案管理工作中的一個重要組成部分，為加強和改進檔案管理工作，結合我司檔案管理的具體情況，特制定兼職檔案人員工作制度。

一、設立分子公司綜合會計為檔案兼職人員。

二、工作內容：根據總部規定的會計檔案管理辦法，做好檔案資料的收集、歸檔和保密工作。

三、兼職檔案人員根據《會計檔案管理辦法》的要求負責日常會計檔案的整理、登記造冊、保管工作，督促各會計人員及時將所形成的會計資料整理裝訂后移交管理人員集中保管。

四、積極參加總部組織的檔案培訓內容，定期組織學習檔案相關管理規范。

檔案管理規范及系統操作手冊

五、嚴格執行檔案借閱制度和保密制度，充分發揮檔案在企業各項工作中的作用。

第四篇：會計檔案管理規定

會計檔案管理規定

為了加強我所會計檔案的科學管理，更好地為科研及管理工作服務，根據財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》等有關規定，特制定本辦法。

一、我所會計檔案是指研究所經濟活動中的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計工作專業材料，是反映我所科研及管理活動中經濟信息的真實記錄和憑證。建立健全會計檔案，保證會計檔案質量，對貫徹執行國家財經制度，記錄經濟活動的全部過程，保護國家財產有重要的作用。

二、會計檔案管理要執行《中國科學院公共事務管理標準》中的會計檔案建檔規范的規定，加強會計檔案管理的標準化、制度化建設。

三、全所會計檔案工作是全所檔案工作的重要組成部分，全所會計檔案實行集中統一管理。財務管理處必須將應歸檔的會計檔案定期移交到所檔案室。

四、會計檔案由財務管理處的專人負責，出納人員不得兼管會計檔案工作。

五、歸檔辦法

1、財務管理處將當年形成的會計檔案按歸檔要求整理立卷，編制保管清冊，在財務部門保管一年后，移交所檔案室保管。

2、財務部門向檔案室移交會計檔案時，財會部門必須編造會計檔案移交清冊，檔案部門經辦人員必須認真查點核實；財務部門、檔案部門的負責人和經辦人員，必須在移交清冊上簽字。3．檔案室按會計歸檔范圍進行驗收，要求歸檔材料完整、準確、系統，裝訂規范。

六、保管、利用和銷毀

1、檔案室接收保管的會計檔案應保持原卷冊的封裝，如財務部門須拆封重新整理，應按檔案更改手續，由雙方經辦人共同進行。

2、檔案室對會計檔案應進行科學管理，做到存放有序，查找方便。同時應嚴格執行安全和保密制度，嚴防毀損、散失和泄密。

3、本所其它部門利用會計檔案應征得立卷財務部門的同意。所外單位利用時，應開據介紹信，寫明查閱內容，并經財務管理處負責人批準。

4、會計檔案保管期滿要銷毀時，要嚴格審查，編造銷毀清冊，經主管所長簽批后方可銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應由會計部門抽出另外立卷，再交檔案室保管，直到結清債權債務時為止。

5、會計檔案銷毀時，由檔案室和財務管理處共同派人監銷。監銷人在銷毀前應清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名。

第五篇：會計檔案管理規定

會計檔案管理暫行辦法

第一條為規范總公司會計檔案管理，根據《安徽省檔案條例》，結合本公司會計檔

案管理實際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于涉及會計檔案的各部門、分公司、子公司。各部門、分公司、子公司應指定專人收集、整理會計檔案，并報財務科備案。各部門、分公司、子公司的主要負責人為本部門、公司會計檔案的直接責任人。

第三條 總公司財務科為全公司會計檔案管理部門，其主要職責為：

1． 負責建立健全會計檔案規章制度；

2． 負責各部門、分公司、子公司會計檔案收集工作（并做好交接手續）；

3． 負責總公司會計檔案工作；

4． 負責全公司會計檔案的匯總、歸檔、向檔案室移交；

5． 其他會計檔案工作。

第四條 會計檔案的歸檔范圍及時限：

1． 工資表、獎金表，各種福利發放清單等會計資料，應在當月送財務科；

2． 子公司的月報應在下月十日前送財務科；憑證、帳簿、報表及其他會計檔案應在下一終了前移交財務科。

第五條 會計檔案的移交要求：

1． 移交的會計檔案必須經過分類整理，并按規定裝訂成冊；

2． 移交清單須注明移交的會計檔案類別、卷數、附件張數；

3． 移交清單應由移交人、接交人簽字確認。

第六條 未按規定要求移交的會計檔案，責令限期改正；未按規定要求移交會計檔案

造成損失的，按有關規定追究各部門、分公司、子公司主要負責人責任。

第七條 本辦法未盡事宜，由總公司財務科負責解釋。

第八條 本辦法自發文之日起執行。