第一篇：會計檔案管理具體制度

會計檔案管理具體制度

一、會計檔案的裝訂(一)會計檔案的整理立卷

會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統一”的辦法，即:分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一并分門別類按各卷順序編號。1，分類標準統一。一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。

2，檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放拒和存放序列統一。

3，管理要求統一。建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。(二)會計檔案的裝訂

會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。1，會計憑證的裝訂。

會計憑證裝訂前的準備工作: ①分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全;②按憑證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數;③摘除憑證內的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整;④整理檢查憑證順序號。如有顛倒要重新排列。發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發放單是否隨附齊全;⑤記賬憑證上有關人員(如財務主管、復核、記賬、制單等)的印章是否齊全。

會計憑證裝訂時的要求: ①用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;②憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制。封面規格略大于所附記賬憑證;③裝訂憑證厚度一般15厘米左右，方可保證裝訂牢固。美觀大方。

會計憑證裝訂后的注意事項：

①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章: ②在封面上編好卷號。按編號順序入柜，以便干調閱。2會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。基本要求是:(1)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全。序號排列是否連續;然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。(2)活頁賬簿裝訂要求。

第一，保留已使用過的賬頁，將賬負數填寫齊全，去除空白負和撤掉賬夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。

第二，多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。

第三，在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人)簽章。(3)賬簿裝訂后的其他要求。

第一，會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角。錯頁、掉頁、加空白紙的現象。

第二，會計賬簿的封口要嚴密。

第三，封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬篡改名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借)款日記賬、分戶明細賬。

第四，會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號，總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

3．會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表員數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂;第二，會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底:第三，按保管期限編制卷號。

二、會計檔案的保管

《會計檔案管理辦法》規定:“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿之后原則上應由財務會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。”根據上述規定，會計檔案的保管要求主要有: 1會計檔案的移交手續。財務會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行:（1）開列清冊，填寫交接清單:（2）在賬簿使用日期欄填寫移交日期;（3）交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。

2，會計檔案的保管要求。

（1）會計檔案室應選擇在干燥防水的地方。并選離易供品堆放地，周圍應備有適應的防火器材;（2）采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;（3）會計檔案室內應經常用消毒藥并噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀;（4）會計檔案室保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕;（5）設置歸檔登記簿、檔案目錄登記蒲、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;（6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

3，會計檔案的借閱。

（1）會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員批準。

（2）外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續;單位內部人員借閱會計檔案時，應經會計主管人員或單位領導人批準后。辦理借閱手續。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。

（3）借閱會計檔案人員不得在案卷內亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件）。

（4）借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回。并辦理注銷借閱手續。

4，會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結、查考和研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、15年等三種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，如:1996年度終了日為12月31日，保

管期限按1997年元月1日開始計算。

為了全面反映會計檔案情況，立檔部門應設置“會計檔案備查表”，及時記載會計檔案的保存數、借閱數和歸檔數。做到心中有數、不出差錯。

三、會計檔案的銷毀

1，會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案部門會同財務會計部門提出銷毀意見，共同鑒定、嚴格審查。編造會計檔案銷毀清冊。

2，會計檔案要銷毀時，需報本單位領導及上級單位有關管理部門批準后銷毀。

3．會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出。另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。4．銷毀檔案前。應按會計檔案銷毀清冊

位銷毀會計檔案時應由檔案部門和財會部門共同派員監銷，各級主管部門銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計部門派員參加監銷;會計檔案銷毀后經辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。

第二篇：檔案管理具體流程

湛江市安保押運有限責任公司檔案管理流程

為加強和規范公司檔案管理，建立起良好的檔案運行管理制度，提高檔案利用效率及品質，特制定公司檔案管理流程。

1、檔案編碼

由辦公室統一編碼。

（1）、公司下發的文件按文件編號作為檔案編號。（2）、員工檔案按個人的工號作為檔案編號。（3）、財務檔案由財務部編號。

（4）、上級發文的有文件編號的按文件編號作為檔案編號。

（5）、業務單位往來的文、函件有編號的按其編號作為檔案編號。（6）、對外合同有編號的按合同編號作為檔案編號。

（7）、其它無編號的合同、文件、資料等，按年、按級、按類、按順序編號。

備 注：如遇有新增文件或遺漏文件，各個部門需及時進行預先的統計與整理，最后匯總到辦公室進行統一的編碼（財務部的除外）。

2、檔案整理

由辦公室整理出‘范本’，各部門則按‘范本’對各自部門的文件進行整理。（1）、每年裝訂一次。

（2）、同一年、同一保管年限、同一類的裝訂在一起。（3）、按時間順序或入檔順序排列裝訂。

備 注：如在整理的方法上有更好的建議，請及時聯絡辦公室進行修正。

3、檔案歸檔

（1）、原則上每一項工作一結束，就需將所有的相關資料送至檔案室進行歸檔。

（2）、對于正在進行的各項工作所涉及的文件，各部門應作好‘預先歸檔’工作，整理方法與‘范本’雷同。

（3）、財務部檔案由本部門裝訂、編號，滿

周年歸檔，檔案室設專柜管理。

4、外來文件的收發

由辦公室進行統一接收，并作好登記、存檔，再分發到各個職能部門，各部門在接收到資料時也應作好相應的登記與歸檔。

備 注：原則上檔案室均保留原稿，如有特殊情況需保留復印件的需在‘文件收發記錄表’的備注欄上注明。

5、檔案資料的發行

如因工作上的需要，有些部門需備有相關檔案資料，此時應填寫‘檔案資料發行申請表’并經審核后再由檔案室統一發行。

備 注：（1）、當有新的檔案資料時，檔案室應及時進行更新、回收、發行等工作。

（2）、各種發行檔案資料需蓋有‘檔案發行章’才能生效，嚴禁私自對各種發行的檔案進行復印。

6、印章管理

湛江市安保押運有限責任公司檔案專用章，并各分設‘存檔’、‘發行’、‘作廢’三枚印章蓋在文件背面，（執照等證件除外）。

（1）、在檔案室存檔的檔案資料需蓋有‘存檔’章------紅色

（2）、發行的檔案資料需蓋有‘發行’章-------蘭色

（3）、對于過期或失效的檔案應改有‘作廢’章-------蘭色

（4）、檔案的‘存檔’、‘發行’、‘作廢’應做相關的履歷。

7、檔案的使用審批程序：（書籍、技術資料手冊、宣傳資料除外）

（1）查閱：在檔案室現場查閱，不得帶離。

①、查閱本部門檔案：查閱人填申請表 → 部門負責人審批。

②、查閱非本部門檔案：

a、B級檔案查閱：填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批

b、A級檔案查閱：填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批（副總→總經理→董事長）

（注：證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經總經理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可）

（2）借閱本部門檔案：

①、程序：借閱人填申請表 → 部門負責人審批。

②、時間：三天，如續借則需再次填寫申請表。（3）借閱非本部門檔案：

①、B級檔案借閱：填申請表 → 部門負責人審批 → 辦公室負責人審批

②、A級檔案借閱：填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批（副總→總經理→董事長）

（注：證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經總經理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可）

（4）、復印、摘抄：

①、復印、摘抄本部門檔案：

程序：借閱人填申請表 → 部門負責人審批。

②、復印、摘抄非本部門檔案：

a、B級檔案復印、摘抄：填申請表 → 部門負責人審批 → 辦公室負責人審批。

b、A級檔案復印、摘抄：填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批（副總→總經理→董事長）

（注：證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經總經理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可）

（5）、備注：A級檔案包括機密檔案、證照類檔案、對外合同檔案、財務檔案；B級檔案即是A級檔案除外的普通檔案。

8、書籍、技術資料、宣傳資料的使用程序的：

（1）、借閱：只需在登記表上作相關的登記。

（2）、領用：只限于宣傳資料，但也需在‘宣傳資料領用登記表’上登記。

第三篇：會計檔案管理

濟寧市泰中貿易有限責任公司

會計檔案管理制度

號碼、裝訂人簽章等。

2.會計賬簿。

各種會計賬簿辦理完結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。

（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊

全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙

張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會計賬簿的裝訂順序：

會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計

賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬及賬簿名稱和編號。

（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）

款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

3.會計報表。

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，終了統一歸檔

保管。

第五章會計檔案的歸檔保管

1.當年的會計檔案在會計終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿后存入檔

案并由專人保管。

2.會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系

列工作。

3.機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔

案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

1.財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

2.凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批準后，方可辦理調閱手續。

3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批準

需

需要復制會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批準后方可復制。

第七章各種會計檔案保管期限

1.會計憑證保管15年。

2.會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。

3.會計報表保存10年，其中決算表永久保存。

4.發貨票保管5年。

第八章會計檔案的銷毀

1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務部門共同

鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經主管經理和上級主管部門批準后，方可銷毀。對

其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清

債權、債務時為止。

2.按規定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將

監銷情況以書面形式報告有關領導。

第九章 附則

1.本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。

2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。

會計檔案保管期限表

序號 檔案名稱 保管期限 備注

一、會計憑證類原始憑證 15年記賬憑證 15年匯總憑證 15年

二、會計賬簿類總賬 15 包括日記賬明細賬 1

日記賬 15年 現金和銀行存款日記賬保管25年固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年輔助賬簿 15年

三、財務報告類 包括各級主管部門匯總財務報告月、季度財務報告 3年 包括文字分析財務報告(決算)永久 包括文字分析

四、其他類會計移交清冊 15年會計檔案保管清冊 永久會計檔案銷毀清冊 永久銀行余額調節表 5年銀行對賬單 5年

第四篇：會計檔案管理

會計檔案管理

會計檔案概念

?會計檔案是國家機關、社會團體、企業、事業單位、個體工商戶和其他組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。會計核算材料的歸檔

?會計核算材料的歸檔，是指單位會計部門或會計人員將辦理完畢的會計核算材料經過整理向檔案部門或檔案人員移交的過程

會計核算材料的歸檔要求

?１、歸檔范圍。憑證、賬簿、財務報告、其他會計核算資料。

不歸檔范圍:本單位經費預算、財務收支計劃、調資定級、財務制度財務政策管理文件材料，納入文書檔案立卷，不納入會計檔案歸檔范圍。

?２、時間。第三年。

?

3、要求和手續。完整齊全、真實準確、裝訂成冊。清點核對無誤。

二、會計檔案的整理

?１、分類。原則上按——類型進行分類，分類4類。

?會計憑證類

?會計賬簿類

?會計報告類

?其他會計核算材料類（主要包括銀行存款余額調節表、銀行對帳單、以及其他應當保存的會計核算專材料）

會計檔案的整理

?2.會計檔案的組卷

會計檔案的組卷，就是按照其形成規律和有機聯系，區分不同的類型和保管期限，將會計核算材料組成保管單位——案卷的過程。

(1)會計憑證的組卷要求

?一般按年、月順序組卷整理。厚度一般在2cm以內。

?

1、分類組卷，按順序排列，檢查日期是否齊全。

?

2、按憑證匯總日期歸集，確定裝訂成冊的本數。

?

3、摘除憑證內的金屬物，對大的紙張要折疊成同記帳憑證大小，且要避免裝訂線，以便翻閱保持數字完整。

?

4、記帳憑證有關人員的印章是否齊全。

?

5、憑證一本為1卷，必須r按照國家統一標準的會計檔案憑證軟封面，封面要按項目填寫。

?以下材料可另行組卷：

土地征用及重大固定資產的買賣單據；

工資名冊；

債權債務；

交通肇事、工傷事故的處理；

涉外（含港、澳、臺地區）的會計材料；

各種經濟合同、存出保證金收據、契約

有必要延長延長保管期限的其他會計材料。

（2）會計帳簿的組卷要求

?按和帳簿的不同種類進行組卷。對總帳、明細帳、現金日記帳、銀行日記帳、固定資產卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿等分別組卷裝訂。

?帳簿在形成時一般都有固定的格式和明確的分類可在年終結帳后整理立卷。

?

1、按形成的帳簿，一冊一卷，“死頁帳”不必拆去空頁，“活頁帳”去掉空白頁，將已記帳帳頁依次編號，填寫卷內帳戶目錄和備考表。

?

2、去掉塑料夾封面，每本帳簿加封面或在原封面上貼會計檔案面簽，并按封面或標簽上內容填寫。

（3）財務報告的組卷要求

?按、保管期限立卷

?

1、首先將本級與下級財務報告分開。

?

2、其次將年報、季報、月報分開。

?

3、在整理報表時，對報表進行分析和說明的文字，是會計報表 的重要組成部分，如財務情況說明、財務報告等，審批報告、批復等要與報表一同組卷歸檔，并放在被說明報表前。注意：因保管期限不同，財務報告與季、月度財務報告分開立卷。

4、組好的案卷要除去卷內文件的金屬物，編頁號、填寫封面、卷內目錄、備考表。

（4）其他會計核算資料的組卷要求

?按——問題結合保管期限分別立卷裝訂。如銀行存款余額調節表、銀行對帳單、會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

會計檔案的整理

3.會計檔案的編目

?會計檔案的編目應和符合《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）（2）填寫卷內文件目錄和備考表。（3）填寫案卷（盒）封面。（4）案卷的排列編號。（5）編制案卷目錄。

（1）擬寫案卷題名

?一般由單位名稱、會計核算針對時間、會計文件名稱等要素組成。

如“× ×單位×年×月付款會計憑證”

“× ×公司×年×月現金日記帳”等

（2）填寫卷內文件目錄和備考表

?除會計憑證外，其他會計檔案案卷都應填寫卷內文件目錄和備考表。

卷內文件目錄

卷 內 備 考 表

（3）填寫案卷（盒）封面

?會計憑證

?會計檔案盒

?帳簿啟用及交接表

1.會計憑證的格式

?憑證外面要加封面，封面尺寸規格采用245mm×130mm（長×寬）或245×150mm（長×寬）；?適用于會計憑證的裝訂

會計憑證封面(樣式)

單位名稱：憑證名稱：

會計憑證封面的填寫

?單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱（全稱或通用簡稱）。不能用“本部”、“本局”、“本市財政廳”等。

?會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱。如收款會計憑證、付款會計憑證、轉賬會計憑證或基建會計憑證、工會會計憑證、預算外會計憑證等。

?起止時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。

?冊數：起止時間內會計憑證的冊數。

?冊次：填寫本冊會計憑證的序號。

?記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。

?記賬憑證數：填寫記賬憑證的張數。

?附件數：填寫本冊記賬憑證附件的張數。

?會計憑證總數：填寫本冊所有憑證的合計張數。

?會計主管：填寫單位內部具體負責會計工作的中層領導人員。

?裝訂人：填寫負責該本會計憑證裝訂的人員。

?裝訂時間：填寫負責該本會計憑證裝訂結束的時間。

?備注：填寫該項憑證需要說明的事項。

2.會計憑證盒的格式

?會計憑證盒的外形尺寸采用275mm×155mm（長×寬），盒脊的厚度可根據需要設置30、40、60mm。

?適用于會計憑證的裝盒

會計憑證盒正面格式

?很多內容與憑證封面一致。

?全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字。?目錄號：填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。?案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內不允許出現重復的案卷號。

會計憑證盒脊格式

3、會計檔案盒的格式

適用于財務報告和其他類會計檔案的整理。

會計檔案盒脊

4.賬簿啟用及接交表格式

?賬簿啟用及接交表用紙一般采用國際標準A4型。非國際標準的賬簿可根據實際需要確定。?賬簿啟用及交接表宜采用70克以上的白紙制作。

?適用于會計賬簿的整理。

賬簿啟用及接交表（正面）

檔號：

賬簿啟用及接交表（背面）賬戶目錄

?檔號章

（4）案卷的排列編號

?一般按照以下次序：會計憑證按形成時間順序排列，會計帳簿、財務報告和其他類按保管期限長短排列。具體排列方法有兩種。

第一種，流水編號法：按財務報告、會計帳簿、會計憑證和其他類的順序排列，一年的全部會計檔案編一個大流水號（案卷號）。

第二種，分類流水編號法：會計憑證、會計帳簿、財務報告和其他類按類別分開排列，各編一個流水號（案卷號）。

（5）編制案卷目錄

?案卷目錄即是會計檔案的保管清冊，也是會計檔案的檢索工具。案卷目錄應根據會計檔案的分類方案和案卷的排列編號順序進行編制。

會計檔案目錄格式

會計檔案移交清單格式 會計檔案移交清單

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

1、會計檔案的鑒定（確定保管期限）

根據國家規定，會計檔案保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起。

日記帳 25年

總帳15年

明細帳15年

?報表永久

?月季報表5年

?會計移交清冊15年

?會計保管清冊永久

?會計檔案銷毀清冊永久

?銀行余額調節表5年

?銀行對帳單5年

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

?2.會計檔案的銷毀

?保管期滿的會計檔案，經鑒定確無繼續保存價值的，可以按照以下程序銷毀：

（1）由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

（2）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

?（3）銷毀會計檔案時,應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。

?（4）監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對。銷毀后,應當在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。

會計檔案移交應注意的事項

?（1）應編制移交清冊

?（2）應履行移交手續

?會計檔案常見問題

?

1、會計檔案屬專業檔案，是由本單位會計人員整理，檔案人員只是接收保管和提供利用 ?

2、出納人員不得保管會計檔案（會計法規定）?

3、會計報表第一頁要有卷內文件目錄，最后一頁有備考表 ?

4、憑證封面接洽處要加蓋財務專用章 謝謝大家！

2012年5月9日

第五篇：淺談會計檔案管理

淺談會計檔案管理

【摘 要】

本文分析了會計檔案的收集、整理、銷毀、調閱與利用中存在的問題，就如何使會計檔案管理實現制度化、規范化、科學化提出幾點建議：

1、提高檔案意識，加強規范管理；

2、落實責任，明確分工；

3、與國際接軌，實現現代化管理；

4、引進人才，加強培訓；

5、即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。

一、論題的理論與實踐意義

1.理論意義

會計檔案管理體制與模式是會計檔案管理的組織、制度和機構、機制或組織結構的形成，是會計檔案管理的樣式，會計檔案管理體制與模式是隨時代發展而不斷優化的。將先進的管理思想，管理手段不斷吸收，用來改善會計檔案管理環境，提高檔案管理效率是時代的要求。會計檔案管理的環境是不斷變化的，隨著我國社會的轉型和電子技術不斷發展，對會計檔案管理體制與模式的研究，可以給會計檔案管理實際工作提供科學的理論指導。會計檔案管理體制與模式的研究有利于形成先進的會計檔案管理體系，能將先進理論同工作實踐結合起來，為會計檔案管理效率的提高奠定理論基礎。會計檔案管理體制與模式的研究也是會計檔案管理實踐不斷適應社會需要的表現。優化的會計檔案管理體制也可以讓檔案更好的走向社會，使全社會檔案信息意識不斷提高優化的會計檔案管理的研究成果有利于不同科學的結合，既有利于檔案學的發展，也符合當代科學的發展趨勢。

2.實踐意義

會計檔案管理模式的觀察與研究有利于全面認識與了解會計檔案管理的內容。新時期會計檔案管理體制、模式的構建、程序，有重要的實踐意義。特別是對變化中的會計檔案管理研究有助于了解新變化對會計檔案管理的沖級，了解這些新變化沖擊下的會計檔案管理體制與模式所發生的改變將更有助于提高會計檔案管理的效率。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究也對企業管理效益的全面提高起了促進作用。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于建立一套新的會計檔案管理體系，在新的會計檔案管理體系中，各個要素可以相互彌補不足，發揮更大的作用與功效，這 1

將有助于促進會計檔案管理自身的不斷發展和提高，也有助于發現在管理模式變化、指導理論變化與數字化、網絡化沖擊下的會計檔案管理變化和采取相應行之有效的管理方法。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于會計檔案管理部門了解會計檔案管理概況、發現本會計檔案管理中存在的問題，尋找解決的途徑，促進企業管理的全面提高。其次，會計檔案管理的不斷優化是實現企業信息一體化的奠基石，是實現企業知識管理的基礎。只有優化了的會計檔案管理才能將企業管理帶上一個新的臺階。會計檔案管理、企業信息化、企業管理的全面優化這三個部分是緊密相關的。

二、目前研究評述

1.國外對會計檔案管理體制、模式的研究現狀新石器會計檔案管理體制模式的建構

會計檔案管理作為檔案事業的一個分支，從起源上來說，首先是在世界工業發達國家和地區開展起來的。世紀初瑞士、荷蘭等一些歐洲國家和美國開始大規模地收集和保存會計檔案。世紀中葉以后，大部分的其他歐洲國家，以及加拿大、澳大利亞也紛紛開展了這項工作。世紀年代以來，世界各國會計檔案管理得到了很大發展。但由于私有制決定了國外的大部分會計檔案屬于屬于私有財產，企業有權自行處理自己的檔案，國家沒有制定同意的會計檔案管理體系、管理要求和標準。國外的會計檔案管理自主性強，隨意性大，個體特色突出，沒有統一的管理體系和標準，企業一般根據實際需要自行設立檔案部門，配備管理人員，制定企業文件的歸檔范圍、文件分類表及保管期限表等。所以國外會計/檔案管理體制與模式也呈現出多樣化特點。

2.國內對會計檔案管理體制、模式的研究現狀

我國會計檔案工作作為國家檔案事業的一個組成部分，在國家檔案局的領導下，自上而下的組建了規模龐大的會計檔案室管網。長期以來，各企業采用了基本相同的方式開展檔案工作。檔案管理整體水平甚至高于其他國家，但這種帶有前蘇聯痕跡的會計檔案管理體制產生發展于計劃經濟時代，與市場經濟條件下的企業并不相適應。我國現行會計檔案管理體制、模式是在所有制形式單一即國家所有制形式的環境下，從國有工業會計檔案管理模式演化來的。“集中統一，分級管理，條塊結合，企業自主”是我國檔案管理制度的概括。

我國的會計檔案管理的具體模式進行策劃的管理體制以及對會計檔案管理模式的規定。這對于我國會計檔案工作的建立、發展功不可沒，這一階段檔案界主要是學習、模仿的階段，對這一問題的研究主要還是學習和

總結。隨著經濟體制和企業改個的深入及企業所處環境的諸多變化如信息技術的廣泛應用，信息資源管理和知識管理觀念的影響、加入世界貿易組織等這種舊有的管理體制開始發生細微變化。大多數學者主張檔案行政管理部門應該賦予企業自助舍利的權利，避免那種不顧新時期會計檔案管理體制、模式的建構企業行業特點、企業自身情況而實行的“一刀切”式管理模式。

隨著我國政治、經濟體制改革的深化，非公有制經濟異軍突起，非公經濟會計檔案管理模式也呈現出多樣性。但其管理模式主要還是有：

1、會計檔案集中統一管理。指由檔案部門對本單位檔案實行集中統一管理。但在具體實施中往往受到企業規模、企業管理體制、企業技術水平的制約。其優點是便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統一的檔案信息利用中心。

2、檔案分級管理。指在企業內對檔案實行分級管理。該管理模式的優點是管理靈活、職責明確、利用方便。

3、檔案分散管理。指在企業內由不同部門對各自形成的檔案進行管理。該管理模式的有點是分工明確不足之處是對會計檔案管理缺乏整體規劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現管理上的空白或交叉。

4、會計檔案信息集成化管理、一體化管理和知識管理。這些都是隨著科技的發展，特別是電子計算機技術的發展和應用而產生的新觀點。

5、會計檔案委托代管，這指企業委托專業檔案管理機構，代管其檔案。但企業并不放棄其檔案的所有權。

三、會計檔案的內涵

會計檔案是企事業單位和機關團體在經濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計帳簿和會計報表，以及其他會計資料等專業資料。它以豐富的原始數據和恒定不變的價值量為使用者提供可靠的信息，為單位制定規劃、計劃，調查取證以及進行決策提供一局和咨詢材料。它是記錄和反應各單位經濟業務、財務收支狀況及其結果的重要史料和證據，是國家檔案的重要組成部分，在社會經濟活動中具有重要的作用。

四、會計檔案管理存在的問題

會計檔案是歷史的真憑實證，它在社會經濟活動中的作用，決定了加強會計檔案管理的必要性。但事實上，由于各單位會計檔案管理意識還比較薄弱。會計檔案作為新興檔案學科還缺乏深入研究，在日常會計工作中，很多單位重核算、輕管理，會計檔案管理工作混亂，存在著一定的問題：

1.收集資料方面

由于對會計檔案概念的不明確，一些財務人員沒有將會計部門形成的全部文件歸入會計檔案，只是將會計憑證、賬簿、報表核算類資料進行整理歸檔，而將法規、制度類文件，如上級財政部門的來文、本單位會計制度、會計工作計劃、會計工作總結；預測、決策類文件，如財務分析報告、市場預測、會計決策設計等等，放在其他部門，造成會計資料收集不全。有些會計檔案是屬于不耐久的復寫紙、傳真紙或圓珠筆的字跡材料。這些材料在高溫高濕度條件下自己很快氧化而看不清楚，失去保存的意義。

2.整理、銷毀方面

《會計法》明確規定：“會計憑證、會計帳簿、會計報表和其它會計資料應當按照國家有關規定建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門規定。”但一些單位的財務人員在月末、終了沒有按規定將已形成的會計檔案及時整理立卷，裝訂成冊，隨隨便便放在箱內，造成資料遺失等問題。有的雖然進行了整理立卷，但是案卷質量不符合規范。會計檔案保管到達一定年限之后。經過鑒定、審查，報經批準，可以銷毀。但是，很多單位那些已失去保存價值的會計檔案任然長年累月占據著庫房和設備。究其原因，是一些人怕麻煩、怕負責人，擔心會計檔案銷毀之后，今后一旦有什么經濟問題，無憑無據，到時說不清楚。這不僅增加了國家的經濟負擔，也影響了會計檔案信息資源的開發利用。

3.移交、存放方面

《會計檔案管理辦法》第6條規定：“各單位每年形成的會計檔案，應當有會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案在會計終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿后，應當由會計機構編制移交清冊移交本單位檔案機構統一保管。”但在實際工作中，財務部門與檔案部門配合得并不協調。財務部門擔心移交后利用不便，不愿移交；而檔案部門以不懂會計業務為由，不愿接收。由此造成會計檔案長期在財務部門，沒有被廣泛利用。由于財務部門缺乏一定的檔案知識，對于會計檔案的存放不夠重視，例如。很多單位的會計檔案都沒有專門的存放地點，甚至與其他雜物一起堆放；有的檔案室沒有嚴格控制溫度、濕度，認真做好“七防”，嚴重影響了會計檔案的壽命。

4.人員素質方面

目前，大多數單位的財務人員雖然熟悉財務處理，但是缺乏會計檔案管理知識。甚至有些領導還不認可財務檔案管理的重要性，不重視財務檔

案管理的培訓。在實際操作中，每個財務人員都按自己的一套方法去管理，造成一個單位的會計檔案管理工作因財務人員變動而變化，沒有一套固定而完整的管理制度，從而影響了整個單位的管理。

5.電子財務檔案

墊子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等嗲你介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料。較之傳統的財務檔案，墊子財務檔案有許多特點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。但也有不足的一面。如，具有系統依賴性，即需要一定的軟硬件環境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統檔案的直接可視性，還具有易遭損毀、難查痕跡的特點，此項檔案的管理還不規范。

五、對會計檔案管理的幾點建議

社會經濟越來越發展，對會計工作的要求也越來越高。先帶經濟活動中，很多時候因為會計檔案管理工作做的不到位，早晨領導決策失誤，影響到整個單位的運作，給集體造成不可估量的損失，所以會計檔案管理工作作為會計工作的基礎，為適應經濟管理需要，必須不斷改進管理方法，建立新的管理體系，提供高治療的會計信息。因此，就如何是會計檔案管理實現制度化、規范化、科學化，有以下幾點建議：

1、提高檔案意識，加強規范管理

時間證明，要管理好會計檔案，首先，要改變傳統管理年，對會計檔案有一個正確的認識；其次，要加強對會計檔案工作的宣傳，提高各級領導和相關人員的檔案意識。按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》的要求，制定會計檔案管理標準，對會計檔案進行規范管理，定期檢查，為單位領導的決策提供真是、可靠的依據。充分發揮會計檔案在經濟建設中的作用。

2、落實責任，明確分工

確定專人負責財務檔案的管理。制定嚴格的審核、壯丁、借閱制度。因為會計檔案管理工作政策性和業務性都比較強，所以單靠一個管理員的歷練是不行的。財務處各單位都應按標準要求制作憑單、報表及財務資料等。還要充分發揮各部門的積極性，建立良好的服務網絡，按照分工合作、密切配合的原則，落實責任，相互協調，保證會計檔案管理工作的順利進行。

3、與國際接軌，實現現代化管理

現在大多數單位已實現了會計電算化，但由于對會計檔案管理工作不夠重視，目前基本上處于手工檢索階段。所以，檔案部門和財務部門應該共同合作，與國外先進的會計檔案管理模式接軌，開發研制會計檔案計算

機管理。只有會計檔案實行計算機管理，才能真正發揮會計檔案的作用，加快了查閱資料的速度，提高了檔案管理水平。

4、引進人才，加強培訓

會計工作的迅猛發展，要求財務人員不僅要具有財務知識，也要懂得檔案方面的業務，所以會計檔案管理人員必須接受再教育，進一步提高會計檔案業務水平，增強整理立卷實際操作技能，成為新一代的復合型人才，當好領導的參謀，把以前的盲目利用變為科學利用。

5、即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中國也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔

電子財務檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中；電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。結果電子財務檔案上網，通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，打到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的墓地，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的折損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量

六、總結

通過以上論述我們可以看出會計檔案管理體制、模式的良好變革已經呈現在我們面前。會計檔案管理體制、模式是一個動態的事物，需要我們不斷結合具體實際和先進念去充實它，只有這樣才能不斷推進會計檔案管理體制、模式研究不斷深入。

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