第一篇：辦公室 檔案管理 制度

辦公室檔案管理制度

為加強辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條各科室平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各科室的一項重要任務，必須認真做好。

第二條各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各科室文件立卷工作進行監督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條立卷方法。文件的分類采用分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

第四條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件，應組合在一起。

2、會議文件應單獨組合。

3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

4、工作計劃、總結等文件，一般可按科室或社團名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

第五條檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

第六條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。

第七條歸檔文件案卷的要求。科室移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

二、檔案的管理和利用

第八條辦公室按照檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

第九條經鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經分管領導審查批準后，按程序進行檔案銷毀。

第十條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

第十一條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。

第十二條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。

第十三條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

第十四條半年對檔案進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。

第二篇：辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理制度

為加強辦公室檔案管理工作，全面提高辦公室檔案管理水平，以更好地為各科室各項工作服務，特制訂本制度。

一、檔案管理制度

1、各種檔案按類別要求，由檔案員整理，按有關規定裝訂并移送檔案室統一保管。

2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。

4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。

5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

二、檔案歸檔制度

1、歸檔范圍的保管期限

(1)辦公室辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，包括政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務會議紀要等文件材料及證書、牌匾等實物檔案，均屬歸檔范圍。

(2)辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期。凡對辦公室有長遠保存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間范圍內有利用價值的檔案列為長期和短期。

2、歸檔時間

實行歸檔制度：辦公室在工作中形成的政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務會議紀要等文件材料一律在次年第一季度內，登記存檔移交檔案室。

3、歸檔要求

(1)歸檔的文件必須系統、齊全、完整。

(2)歸檔的文件材料必須紙質優良、字跡耐久、書寫工整清晰。

三、檔案安全保密制度

1、嚴格遵守黨和國家的有關保密制度加強管理，防止丟失、泄密。

2、查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經領導批準，否則不準摘抄、復印。

3、需要帶回使用的檔案，需經領導批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。

4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續，經有關領導批準后，方可調閱。

四、檔案查閱借閱制度

1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人 的姓名、政治面貌及查閱內容或范圍。

2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關案卷和絕密數字時，需經辦公室主任批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經辦公室主任批準，方可查閱。

3、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經有關領導批準；查閱者必須按規定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。

4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將案卷轉借他人或帶回家中。

5、查檔抄錄的材料經檔案工作人員審核無誤后，簽字蓋章，否則無效。

6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續。

7、借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續，當面點清，如發現差錯，及時追究責任，并采取補救措施。

五、檔案人員崗位職責

1、服從辦公室主任的領導，接受上級部門的指導，按時、按質、按量地完成本崗位工作任務及辦公室主任交辦的其他任務。

2、檔案員負責做好文件的整理、分類，做好收文登記、分發文件、領導傳閱和借閱等管理工作。

3、檔案員要及時、準確的把領導批閱的文件送到各科室，待科室領導批閱完畢后及時交由檔案人員保管，不得隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過程中，要增強保密意識，高度負責，保證不丟失、不損壞文件。

4、督促各科室有關人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

5、各科室兼職檔案人員負責根據歸檔的范圍和要求，制訂、整理本科室各類檔案材料，按規定向機要檔案室移交歸檔，并辦好交接手續，做到職責分明、手續齊全。

6、各科室兼職檔案人員接受機要檔案室的指導和監督，按時、按質、按量完成本崗位任務。

第三篇：辦公室檔案管理制度

檔案管理制度

一、為加強起重機檔案管理工作，有效地保護和維護用戶合法權益，特

制訂本規定。

二、起重機檔案資料如下：

1、安全檢驗合格證。

2、安裝、改造、維修告知書。

3、起重機產品合格證。

4、自檢報告。

5、起重量限制器合格證，說明書。

6、特種設備使用登記證。

7、監督驗收檢驗報告。

8、起重機監督檢驗證書。

9、電動葫蘆合格證，使用說明書。

10、起重機說明書。

三、用戶應在本公司檔案室存檔以上資料、有保護檔案的義務。

四、檔案工作實行統一領導、分級保管、分級查閱的原則，進行網絡化

管理。

五、公司應指定專人負責檔案管理工作（即資料員）

六、檔案工作由部門領導統一負責，檔案室負責接收，收集、整理、立

卷、保管。

七、公司檔案的分類和編號，確定保管期限：永久、長期、短期。

八、借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需輸檔案外借手續，經檔案室領導核準后方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線，更不能隨意亂放，以免遺失。

九、分級查閱：具體的查閱文檔，公司擁有絕對的控制權。

第四篇：辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理制度

為加強醫院辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔(聘請縣檔案局專職人員)

第一條各部門平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。

第二條各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括收、發文電，內部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等），均屬立卷歸檔范圍。

第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯系，區分文件的保存價值，便于保管和利用。

第五條立卷方法。根據立卷原則、文件的分類，分、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分。將文件按其形成或針對的分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

（1）永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的（例如章程、申請批文等）有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。

（2）長期保存。凡是在相當長時間內部門需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

（3）短期保存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為15年以下。

第六條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件，應組合在一起。

2、會議文件應單獨組合。

3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

第七條檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

第八條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。

第九條歸檔時間。部門應于活動后一周內，將應立卷歸檔的文件整理

立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。

二、檔案的管理和利用

第十二條辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

第十三條經鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經分管領導審查批準后，按程序進行檔案銷毀。

第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。

第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不

得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。

第十七條辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十八條平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯系。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得復印件，以便存檔和查閱。

第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

第五篇：辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理制度

為加強辦公室檔案的科學管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為社團聯合會和各社團管理服務，結合實際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條 各部門、各社團平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務，必須認真做好。

第二條 各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進行監督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括收、發文電，內部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等），均屬立卷歸檔范圍。

第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯系，區分文件的保存價值，便于保管和利用。

第五條 立卷方法。根據立卷原則、文件的分類，分、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分。將文件按其形成或針對的分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

（1）永久保存。凡是反映部門、社團主要職能活動和歷史面貌的（例如章程、申請批文、社團成立申請書等）有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。

（2）長期保存。凡是在相當長時間內部門、社團需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

（3）短期保存。凡是在較短時間內部門、社團需要查考的各種文件，劃為短

期保存。短期保存為15年以下。

第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件，應組合在一起。

2、會議文件應單獨組合。

3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

第七條 檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

第八條 文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。

第九條 歸檔時間。部門或社團應于活動后一周內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條 歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。

二、檔案的管理和利用

第十二條 辦公室按照社團聯合會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。第十三條 經鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。

第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。

第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。

第十七條 檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十八條平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯系。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得復印件，以便存檔和查閱。

第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。

為進一步提高我辦檔案管理工作水平，根據《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關規定，結合實際，制定本制度：

歸檔范圍

一、市信息辦機關及各處室在公務活動中反映本機關職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負責收集、整理和歸檔。

二、各處室公文辦完后，應及時將公文定稿、正本和有關材料向綜合處移交。

三、財會、統計和固定資產登記等檔案，在會計、統計終了后，編造清冊，交由綜合處歸檔。

四、市信息化建設項目全過程檔案。

檔案保管

五、所存檔案應當分門別類、系統科學、內容完整。

六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應以年為單位，在次年六月底前按規范格式立卷歸檔。

七、檔案管理員應當做好以下工作：

1、維護好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對損壞、霉變、散失的檔案,及時采取修補、復制、收集等補救措施。

2、每季度對檔案進行檢查,發現問題及時向領導匯報,確保檔案安全與完整。

3、嚴格按規定辦事，對進出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點清、檢查清、核對清、檔號清。

4、保持文檔室內清潔衛生，適時通風透光，保持適宜的溫、濕度。

八、檔案管理員工作調整時，應履行交接手續。

檔案查閱

九、查閱檔案應當嚴格履行批準登記手續。

1、機關各處室、二級機構因工作需要查閱檔案資料，需經綜合處審核，分管領導批準;

2、外單位查閱檔案的，應持公函,并出示查詢人員有效證件,經綜合處審核，報分管領導批準后，方可查詢。

十、查閱檔案應在文檔室內進行，檔案材料不外借。

十一、查閱檔案的單位和個人不得擅自復印和拍照,因工作需要,經分管領導批準，方可復印、拍照。

十二、凡查閱檔案,不準在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準在檔案材料上標注任何符號。歸還檔案時，檔案員必須進行檢查，如發現有損壞檔案的現象，應當追究查閱者的責任。

檔案保密

十三、認真貫徹實施 《保密法》，嚴格執行黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。

十四、未經許可，非檔案工作人員不得進入文檔室,不得翻閱檔案案卷。

十五、查閱涉密文件資料時，應報分管領導批準后方可查閱，不允許復印、拍照等任何形式的復制。確需復制的，須報單位主要負責同志審批，并嚴格按照《保密法》的相關規定執行。

十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時,不得翻閱其它無關檔案。

十七、文檔室和檔案柜應當隨時加鎖，確保檔案的安全。

十八、未經批準, 文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內容。

檔案登記統計

十九、建立檔案統計臺帳，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行登記和統計，做到及時準確無誤。

二十、按照有關規定，按時向檔案行政管理部門和專業主管部門的檔案管理部門報送檔案統計年報。

二十一、按時完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統計任務。

檔案鑒定與銷毀

二十二、按照國家檔案局下發的檔案鑒定標準對本單位的所有行文進行鑒定。

二十三、檔案鑒定后，對沒有保存價值的文件(即不歸檔的文件)和保存期滿的檔案才能進行銷毀。

二十四、凡需銷毀的檔案,應編制銷毀清冊,由辦領導批準后,方可在有保密資質的造紙廠銷毀。

二十五、批準銷毀的檔案,必須由兩人以上監銷，監銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。

二十六、因檔案管理人員責任心不強造成不良后果的，視情節給予處分。

市信息化項目檔案管理

二十七、市信息化項目檔案管理遵循《科學技術檔案案卷構成一般要求》（GB/T11822-2000）和《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）相關規范。

二十八、綜合處統一受理項目建設單位的文檔報送和檔案管理，建設單位不得拒報、瞞報。對不按規定提交項目建設檔案的，市信息辦有權暫停該信息化建設項目后續工作，所有后果由項目建設單位負責。

二十九、根據《合肥市信息化項目管理實施細則》規定，信息化項目建設檔案包括：

1、項目申報材料：財政預算“一上”截止前，向市信息辦申報下一信息化專項資金的建設計劃和項目預算；申請立項報告及項目建設方案。

2、項目論證材料：項目建設方案。

3、項目立項材料：項目建設內容及預算簡表；項目正式批復。

4、項目實施材料：項目建設合同；《合肥市信息化建設項目執行情況表》

5、項目驗收材料：技術報告、開發工作報告、測試報告、監理報告、用戶報告、經費使用報告及建設合同要求提供的有關資料；項目驗收意見書。

6、經費支付材料：工程款支付情況

7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報告

三

十、信息化項目建設單位在報送項目紙質材料時，應一并提供電子版以供存檔。

三

十一、為保證檔案質量，項目建設單位應按照以下統一標準，整理標準文檔。

1、文檔的編制應遵循科技文件材料的形成規律，按照產生的時間順序，并按照案卷內科技文件材料的有機聯系進行整理，各類材料應完整、準確，如實反映項目審批、建設、完善、驗收、運行的全過程。

2、文檔使用紙張規格統一為A4紙張（黨委系統文件使用16K標準用紙除外），紙張規

格不可超過310mm×220mm（長×寬），整卷厚度不得超過40mm。

3、整卷文檔應執行完整的頁碼標識（空白頁不標識頁碼），并在文檔首頁前編制目錄索引。

4、文檔不可使用金屬及塑料材料進行裝訂。

三

十二、本制度由綜合處負責解釋

三

十三、本制度自公布之日起施行