第一篇：加強檔案管理，助推物業企業上水平

物業管理工作形成的文件主要有兩大部分，即物業管理公司日常運作形成的普通管理文件和物業管理實際操作接收和形成的多種專業性文件，這些文件完成了現行功能之后，就過渡為物業檔案。

隨著房地產尤其是物業管理市場的建立和完善，現代物業企業對檔案資源的依賴程度逐漸增強，檔案資源已經成為現代物業企業經營管理不可或缺的重要資源。在現代物企業里，企業的重大決策、服務品牌和人事管理、提高企業服務能力和競爭力、建立和傳承企業文化等都離不開檔案，離不開對檔案資源的管理。

一、加強檔案管理，經濟效益上水平

實現經濟效益是企業追求的目標，物業管理企業也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。

一方面檔案資源可以發揮證據作用，為物業企業防范風險挽回經濟損失。比如：1999年10月16日下午，馬樂與同學到天津市河東區麗苑小區云麗園蕩秋千，在玩耍中馬樂不慎被秋千頂端的軸夾破手指，后經手術，右手中指末節部分被截指。馬樂因此將該秋千購置單位小區開發商與天津市幼教用品實業公司以及小區物業管理公司告上法庭。要求賠償原告醫療費、殘疾者生活補償費、精神損害賠償費、陪伴費等經濟損失共計60417.8元。后經查證，物業公司于2000年1月1日正式接管該小區進行物業管理，事發時物業公司尚未對云麗園進行物業管理，所以法院不支持原告要求物業公司進 行賠償的主張。

再比如，2001年7月18日碧華里小區5號樓4樓房屋漏水，將屋內木地板泡了起鼓，為此該業主要求物業公司賠償其經濟損失近10萬元。物業公司經過查證該業主辦理入住手續時的《房屋驗收單》，證明入住時該房屋各項設施設備完好。該業主在鐵證面前無言以對。

一個物業企業在管理、服務等過程中，通過對檔案資料的開發利用，減少了內耗，相對地節省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現。

另一方面加強檔案管理可以防止知識流失。員工是物業企業人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產和源泉，其掌握物業知識和管理經驗存儲在人的大腦里，尤其是物業管理作為一種共生性的服務工作，服務受眾對服務者的認可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業將承擔知識流失的風險和高額人力資源成本。

二、加強檔案管理，領導決策上水平

北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，使歷史經驗和教訓的總結，對于企業決策、制定戰略具有借鑒作用。借鑒以往的經驗，吸取以往的教訓，可以使企業領導的決策更加適應市場要求，更加有利于企業發展，更加受到員工擁護。檔案資源在企業的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領導的決策提供了重要依據。另外，借鑒其他物業企業的成果，利用物業協會和物業辦他人的知識信息和資源，為企業發展決策服務也是很重要的。這需要物業企業密切與開發商、業主會、行業主管部門和其他物業企業的關系，獲取更多的學習和獲取知識的機會，為我所用，更好地充實企業檔案和發揮檔案的參謀作用。

首先是檔案人員不但要在領導決策前根據決策要求，收集所有檔案信息，提供相關原始資料和準確完整的數據，還要在決策執行過程中，當好領導的參謀。為領導提供有價值的材料，供領導借鑒；其次在決策落實后，更要做好收集、整理工作，將決策執行全過程所形成的各種文件資料，及時立卷歸檔，作為新的信息資料儲備在檔案之中，以便日后查考。

三、加強檔案管理，競爭能力上水平

物業企業的發展主要靠市場開發和提高原有項目的收繳率兩個基本途徑，檔案管理對這兩個方面都是有幫助的。

加強檔案管理，輔助市場開發。比如，2003年7月10日在東麗區政府招投標過程中，東麗區政府采購中心負責人專程到我公司檔案室參觀考察。規范的檔案也證明了我公司不愧為一級資質的科學管理的大型的物業管理公司，令東麗區政府采購中心負責人刮目相看，規范的檔案為在物業的招投標中脫穎而出，一舉中標起到一定的作用。

挖掘檔案潛力，提高物業收繳率。物業企業應在檔案的基礎上，及時總結，建立企業自己的資料庫，包括服務教材、對法律法規的解釋、對某一共性問題例如裝修、業主繳費等業主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業自己的無形資產，它的實際作用是巨大的，可以產出可觀的經濟效益。當服務人員遇到任何問題時，只要一查，所有的必要信息和相關流程、作業方法、經典案例等都能了解和掌握，同時，員工也可以在網上隨時存儲相關信息，并化為行動。這樣的服務功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會提升。

物業企業競爭已經上升為知識競爭，通過從檔案和資料庫或數據庫獲取所需的知識資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業需要。因此，知識、經驗的獲取和積累對企業競爭力的幫助極大，可以培養企業的創新能力和集體創造能力。

四、加強檔案管理，企業文化上水平

物業企業是典型的服務企業，企業文化的建立與傳承決定了這一企業的發展是否長遠，因此有必要對檔案加強管理，因為它對企業文化是有幫

助的。

開發檔案資源不僅能產生經濟效益，也能起到穩定企業的作用。，面對時下盛行的物業人員跳槽風，跳槽人員帶走管理經驗怎么辦？更重要的是業主對新管理人員有一個認識熟悉過程，在這一過程中滿意度肯定會下降，直接影響收繳率。應認識到問題的嚴重性，首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發現問題，向領導建議解決流動性強的問題。其次是對管理人員日常的業主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經驗、好做法注意收集整理、及時歸檔。保證了企業在人員跳槽的情況下能照樣服務照樣發展，為企業的穩定和發展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說，一個企業檔案資源開發利用的程度決定著企業的生存與發展。

培訓工作是物業企業發展的必要而迫切的事情。學習的內容除了其他企業好的經驗，利用企業檔案資源進行開發和享用，也是很重要的方面。由于物業工作的往復性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業服務經驗的可重復性。利用典型案例、經驗講解、舉案說法等形式經常性地開展培訓教育活動，不斷更新員工的知識，提高其綜合素質和創造能力。

物業企業應重視以企業商標檔案為代表的企業文化檔案的管理工作。隨著經濟發展，物業企業面臨新的機遇和挑戰，在提高自身競爭力的同時，必須注重企業商標檔案的管理。因為注冊商標是企業形象的標志，是企業的無形資產，也是企業財富的主要組成部分。而商標檔案是確立和保護馳名商標專用權的憑證，首先要提高對商標本身價值的認識，重視對商標檔案的宣傳和管理，以在競爭中贏得商機。其次是收集應完整準確，因為商標的形成經歷了較長時間，要多方合作。最后商標的利用多為原件查閱，從保護角度，要規范查閱和借閱制度，由專人專管。

五、加強檔案管理，社區和諧上水平

物業企業在經濟建設、文化建設、綜合治理和環境綠化等多方面為社區做出了很多有益的工作，物業檔案有利于維護社區安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業，為轄區居民提供豐富多彩的文化生活。物業企業進入或撤出某一社區，是一件關系到老百姓的日常生活的大事。檔案管理在這兩個關鍵環節上起到的是重中之重的作用。

由于近年來社區發展過程中不可避免地要協調居委會、物業公司、業主委員會三者之間的關系，物業公司和業主委員會的相關資料也就成為搞好社區發展所必備的參考資料，因而社區檔案還應該包括物業管理部門和業主委員會在實踐中形成的檔案；居委會、物業公司和業主委員會之間的關系并不是非常融洽，尤其是業主委員會和其他兩家之間的矛盾不少。而且業主會相對比較松散，居委會是社區的全面管理者，而物業企業是社區專業服務者。因此，物業企業必須加強對檔案的管理，這不僅是對企業負責，也是對轄區業主負責，對社區負責，對社會負責。

總之，檔案工作是物業企業的一項基礎性工作，物業行業的大發展，還是需要全體行業人踏踏實實從基礎做起。

第二篇：以企業文化建設助推“上水平、創一流”

思想政治工作

交流研討論文

以企業文化建設助推企業“上水平、創一流”

——姜堰煙草企業文化建設的實踐與思考

姜堰市煙草專賣局 唐慶根

企業文化是企業意識、企業精神、企業風尚、企業價值觀等因素的總和和集中反映，是企業長期培養形成的并與企業物質生產相適應的一種微觀上層建筑。先進的企業文化，是企業持續健康穩定和諧發展的靈魂。姜堰煙草按照姜成康局長提出的“走在行業前面，展現一流水平，全面建設現代煙草”的發展要求，牢牢把握創建優秀縣級局的有利契機，緊扣市場營銷、市場監管、內部監管、基礎管理、隊伍建設和企業文化建設六個方面“上水平、創一流”的目標，不斷深化“三大戰略”，以泰州煙草企業文化宣貫的具體實踐，全面推進企業文化“四化”建設（內化于心、固化預制、外化于行、顯化于表），著力用文化促進規范，用文化提高效率，用文化提升活力，全力打造“精干高效、服務一流、管理規范、執法文明”的行業誠信團隊和商業服務品牌，有效促進員工了和企業共同成長，不斷助推了企業“上水平、創一流”。

一、堅持“文化引領”，不斷灌輸陽光文化理念

陽光精神是泰煙人的崇高追求，也是激發姜堰煙草員工內動力、推動企業發展的一種管理手段。姜堰煙草緊密聯系工作實際，注重思想建設與企業文化的優勢互補，充分發揮企業文化對職工思想的引領作用，圍繞“企業文化建設推進年”部署，突出“文化塑人，文明引導”的工作思路，著力讓企業陽光文化得到員工的理解和認同，轉化為員工的日常工作行為。堅持一月一個主題活動，有針對性地開展了“模范履職、文明執法、干凈做事”、廉政短信創作、“深化主題教育，開展創先爭優活動”和“崇品德、重實干、尚質樸、倡陽光”主題演講等一系列主題宣傳教育活動，并把主題活動作為培育企業核心理念的平臺，使煙草思想政治工作與企業文化建設更加體現企業和員工的共同意愿。通過熱心社會公益事業，廣泛開展掛鉤幫扶、愛心捐助、軍民共建、對口支援黃橋老區等活動，大力支持社會主義新農村建設，使企業文化理念在實踐中不斷得以豐富和發展，讓員工感知陽光文化理念，感覺陽光文化在崗位實際的體會，真正感悟陽光文化對企業“上水平、創一流”推動作用。

同時，姜堰煙草還注重強化輿論宣傳的作用，加強對內宣傳以增強內部和諧度，適度對外宣傳以提升外部美譽度。組織編印了《優秀縣級局創建簡報》，開發創建了“姜堰煙草文明創建網站”，積極組織專門人員向泰州日報、東方煙草報、江蘇煙草報、泰州煙草網等報刊網站投稿，展示了企業的新形象、新面貌；通過在局機關設置宣傳櫥窗，建立中心文化室，展現企業愿景，展示企業形象，豐富員工生活，陶冶員工情操；積極實施視覺識別系統應用工程，扎實開展文化庭院、文化走廊、文化墻建設，持 續開展中國煙草標識更新工作，營造了良好的人文環境和輿論氛圍，切實把陽光文化真正做到了落地生根。

二、注重文化熏陶，不斷促進行業使命的實現

企業文化是引領和推動企業發展的精神動力和力量源泉。人是企業中一切創新的源泉。“以人為本”，既是歷史唯物主義的一個重要原則，也是科學發展觀的核心，企業文化建設也應堅持以人為本，即：理解人、尊重人、關心人、發展人，做到育出人、用對人、管好人。姜堰煙草運用企業文化在思想政治工作中的熏陶作用，有針對地開展主題教育和形勢任務教育，以引導、激發、調動廣大員工的主動性、積極性、創造性，逐步把員工的個人目標引導到企業發展的總體目標上來，以此推動報效國家、回報社會、成就員工的行業使命實現。

一是強化班子建設，不斷提升領導干部引領企業“上水平、創一流”的能力和水平。姜堰煙草通過舉辦干部學習研討班和企業文化培訓班，領導班子成員在日常工作中堅持帶頭宣講文化管理的思路、方略和實踐，大力倡導多讀書、善思考、勤實踐的優良學風，注重加快知識更新，優化知識結構，提高領導干部履職能力和綜合素質。按照“守信念、講奉獻、有本領、重品行”要求，通過開展“創先爭優”活動，堅持“四定一承諾”，著力做到領導班子好、黨員隊伍好、工作機制好、工作業績好、群眾反映好；帶頭學習提高、帶頭爭創佳績、帶頭服務群眾、帶頭遵紀守法、帶頭弘揚正氣。通過深入落實掛鉤基層網點工作制度，開 展走訪、蹲點、座談、討論等活動，及時了解掌握基層一線各項工作開展的情況和存在的問題；認真聽取一線員工對工作的意見和建議；及時研究探索引領企業“上水平、創一流”的新路子和新方法，為企業“上水平、創一流”奠定了堅實的組織保障。

二是注重科學發展，培育高素質黨員隊伍。近年來，姜堰煙草緊扣黨員的思想實際和職工的愿望要求，引導黨員用先進理論和先進文化武裝頭腦，深入開展“科學發展觀主題實踐活動”，注重把業務骨干培養成黨員，把黨員培養成業務能手。使黨員真正成為平常時能看出來、需要時能站出來、危機時能沖上來、關鍵時能拿下來的優秀帶頭人。

三是堅持文化育人，搭建員工素質提升平臺。“沒有人才就沒有企業”。企業的競爭最終歸結為人才的競爭。“形象一流、作風一流、素質一流”的員工隊伍是企業“上水平、創一流”的主力軍，更是企業“上水平、創一流”的重要保證。姜堰煙草始終堅持文化育人的人才培養理念，大力實施人才強企戰略，以提升能力為根本，扎實開展教育培訓活動，全面提高執法人員綜合素質。要通過采取學習、培訓、考試、考核等手段，堅持政治理論學習與崗位技能提高相結合，把“素質工程”滲透到每一項工作中去，激發廣大員工的學習熱情，促進人才的成長與選拔。

幾年來，姜堰煙草高度重視職工教育培訓工作，注重員工職業素質的全面提升，多措并舉鼓勵和促進員工崗位成才，通過定期開展員工技能比武和職業技能競賽，大力營造學技術、學技能 的氛圍；通過開展思想政治工作論文交流和論文征集評選活動，鼓勵廣大員工勤于學習、系統思考、集成積累、實踐成才，為員工開辟多條職業發展途徑，收到了良好成效，先后有四名同志分別走上了副處級、副科級領導崗位。在今年全省第二屆卷煙識別技能比武中，姜堰市局二名參賽選手為泰州煙草系統爭得了榮譽，分獲了二、三等獎。

三、強化制度建設，不斷企業提升執行力

“制度是成功的保證”。姜堰煙草按照“感性認識理性化，成功事例制度化”的要求，堅持制度建設與企業文化相融合，加大制度建設力度，通過引進“5S”管理體制，規范現場、現物管理，營造一目了然、整潔優美的工作環境，為其他管理活動奠定良好的基礎，從而提升員工素質、企業形象和工作質量。5S內容包括整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKEETSU）、素養（SHITSUKE）五個方面，整理就是把職場要與不要的東西徹底分開，目的是騰出“空間”來活用；整頓就是規范工作現場的物品放置，做到定位、定品、定量，目的是減少瑣碎環節（時間浪費），提高工作效率；清掃就是對工作環境和現場物品定期進行清除打掃，目的是創造舒適怡人的辦公環境；清潔就是整理、整頓、清掃環節之后的日常維護活動，使前3S的做法制度化，規范化，目的是維持前三項活動的成果；素養就是提高員工的素質，在安全意識、成本意識、廉政建設、商務禮儀等方面進行系統培訓，逐步提升員工的綜合素養和價值觀念。姜堰煙草從去年以來，全面推進的5S管理，最主要的部分是將單位的規章制度和工作流程等軟件視同硬件，同步進行整理、整頓、清掃、清理，大力開展“廢改立留”工作，在辦公環境煥然一新的同時，整理確立各部門主要工作環節的核心流程和規章制度，推動了企業內部管理的制度化、流程化、規范化，逐步形成了規范有序、結構合理、務實高效、科學管用的制度體系。同時，強化員工制度嚴格執行理念，并滲透到員工日常行為之中，自覺用制度約束自己的言行；對制度落實情況定期督促檢查，及時發現執行中存在的突出問題，做好修訂和補充，使制度更加管用；通過落實黨風廉政建設責任制，督促干部帶頭貫徹執行，持續提升制度執行力，促進了全體員工陽光心態的充分形成，把企業管理工作引入了陽光決策、陽光政務、陽光企務軌道，夯實了企業文化理念落地的執行基礎，把文化理念轉變為員工的自覺行動，形成了企業文化理念與5S管理的有機統一，產生同頻共振效應，最終形成了“上水平、創一流”的整體合力。

四、加強作風建設，提升團隊作戰能力

作風是人們思想、工作和生活態度的集中體現。優良的作風和氛圍是一種重要的資源，是事業走向成功的重要保證。姜堰煙草近年來始終堅持“節奏要快、標準要高、工作要實、狀態要好”的“四要”作風要求，注重作風建設與企業文化建設的有機結合，通過生日送上一份祝福、年末舉辦一場聯誼晚會、酷暑送去一瓶清涼飲料、員工生病上門一次親切慰問，加強情緒管理和人文關 懷，激發了員工熱愛崗位、忠誠崗位、奉獻崗位之情，營造了和諧融洽、充滿友愛、蓬勃向上的文化氛圍。通過線路走訪、市場考核、送法進社區、績效管理和開展義工活動，大力弘揚“規范、效率、活力、和諧”的企業精神，提升抓落實的執行力；通過領導班子參加雙重民主生活會、述職述聯合踐行科學發展觀主題演講等活動，加強領導班子的團結，發揮干部的示范引領作用，用干部的正氣、激情來感染和提升員工的士氣、單位的人氣；通過實行領導班子成員蹲點聯系制度、與員工談心制度，注重員工的心理疏導和人文關懷，及時掌握員工思想動態和情緒變化，增強了團隊的凝聚力等。通過開展拓展訓練、軍事訓練活動，推行AB崗工作制、首問負責制和落實窗口接待制度，全面加強和改進了企業作風建設，不斷提升了員工團隊寫作能力，增強了企業領導班子的凝聚力、向心力，提高了企業“上水平、創一流”的整體能力和水平。

“市場是企業的根，管理是企業的本，文化是企業的魂”。成功的企業必定有先進的企業文化作支撐。作為蓬勃發展的泰州煙草來說，更應塑造出一流的企業文化，培育出一流的文化品牌，打造出一流的文化名片。我們有理由相信，泰州煙草在泰州市局黨組的正確領導下，通過積極開展企業文化建設，員工的積極性、企業的凝聚力一定能得到全面提升，企業的經營管理水平一定能提高到一個新高度。一個不斷成熟而富有特色的企業文化將為泰州煙草在“上水平、創一流”新的征程中乘風破浪、披荊斬棘提 供不竭的動力。

第三篇：物業檔案管理

物業檔案管理

物業檔案資料管理指物業管理公司在物業管理活動中，對物業原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統計和利用，為物業管理提供客觀依據和參考資料。

(一)資料的歸檔管理

1．在物業管理中可實行原始資料和計算機檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉化為計算機磁盤儲存形式以便于查找。同時還可運用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

2．對業主和企業利益影響較大的檔案應加以保存。這些檔案應按授權級別檢索并嚴格控制借閱。

3．檔案管理人員應編制統一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進行科學合理的分類存檔。

4．檔案室應保持干燥、通風、清潔，注意防盜，并確保儲存地點符臺防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。

(二)檔案的使用

1．利用計算機網絡技術，并采用先進檢索軟件，充分發揮檔案資料的作用。

2．對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機關負責人批準后借閱，并應辦理借閱手續。

(三)檔案的銷毀

根據檔案的保存期限和性質，對確實沒有保存價值和保存期已滿的檔案，嚴格按制度規定進行銷毀……

第四篇：物業檔案管理和管理制度

管理制度和檔案建立管理

物業管理規章制度明細

豪之英物業管理中有嚴格的規章制度，以下制度是我公司現場配置的標準化管理制度目錄，進入現場后，公司運行部將根據現場情況，制定和現場相適應的規章制度，進行培訓教育。物業檔案管理措施

物業管理是長期細致的管理工作，涉及建筑物的硬件軟件、政府機關、客戶等各個方面。詳實準確的檔案管理，有助于保持管理信息的連貫真實，利于資產管理和客戶服務，是非常重要的管理工作。項目管理的檔案可以分為客戶檔案和管理檔案兩大部分。客戶檔案：

主要包括個科室基本情況，各科室緊急聯絡人、投訴和意見處理記錄、客戶滿意度調查等內容 管理技術檔案：

主要包括項目圖紙、審批手續等法律技術資料、各物業管理專業的工作方案、ISO9001工作記錄、工作計劃及報告、客戶及政府機關工作指示、往來信函公文等。

檔案管理職責

1.公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合辦公室統籌管理。二級管理是指各職能部門、服務提供部門的檔案資料管理工作。

2.公司檔案由專人負責，業務歸屬綜合辦公室。各職能部門、服務提供部門指定人員，兼職檔案資料管理工作。

3.公司檔案管理人按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、作業規程統一管理公司的檔案。各職能部門、服務提供部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4.檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5.公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。檔案保管的目的 1.便于查閱。2.保證檔案的安全。

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3.防止檔案損壞。

4.采取修復技術，延長檔案壽命。檔案保管的責任部門

1.項目所有檔案由檔案管理員統一歸檔、保管。

2.各部門日常工作記錄由部門檔案負責人于每月1號統一遞交檔案管理員歸檔。檔案的保管程序

1.各部門將需要保管的資料經文書處理程序后，移交檔案管理員。

2.檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應案卷并統一編號。3.檔案原則上保管原件。檔案的查閱權限

1.項目經理可查閱所有檔案。

2.部門負責人可查閱該部門相關的所有檔案。3.其他人員根據審批查閱有關檔案。檔案的查閱/借閱/復制

1.查閱/借閱/復制人員到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。2.檔案管理員審核其查（借）閱資格。3.權限內（經授權/審批）的按正常手續辦理。

4.權限外的，檔案員開具《文件查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續。5.屬公司或ISO9000質量體系檔案，由項目經理審批。6.屬部門檔案，由部門負責人審批。

7.借閱檔案原則上需當日歸還，如不能當日歸還的，應嚴格按申請的歸還日期歸還檔案，檔案管理員負責驗收保證檔案完好、整潔交還檔案室。

8.需復制檔案：一般和涉密檔案由部門負責人負責審批。機密和絕密檔案報部門負責人及項目經理逐級審批。檔案的銷毀

1.檔案管理員依據檔案保管期限，編制計劃，填寫《檔案銷毀記錄》經審批后進行銷毀。

2.屬公司檔案，由項目經理審批。

3.屬部門檔案，由部門負責人及項目經理逐級審批。4.屬ISO9000質量體系檔案，需報分公司總經理審批。

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檔案管理相關制度 歸檔制度

1.凡是反映公司企業開發、物業管理服務、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2.凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。3.歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或各部門須保留的，保存人必須到綜合辦公室登記，辦公室保存復印件。

4.由公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔：以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5.業務活動中的有關請示報告及公司領導批復，屬付款性質的，由計劃財務部保存原件。屬人力資源問題的，由人事部保存原件。其他重要報告，在公司資料歸檔范圍內的連同有關資料由經辦人整理后移交綜合辦公室，在工程資料歸檔范圍的，連同有關資料由經辦人整理后，根據具體情況移交工程維護部或綜合辦公室、相關項目部。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6.由公司對外簽訂的經濟合同，均保留兩份原件，綜合辦公室、計劃財務室各存一份。特殊情況只有一份原件時，財務部保存原件，辦公室保存復印件并注明原件存放處。7.公司的收文、發文等文書資料在綜合辦公室歸檔。

檔案保管制度

1.各職能部門應根據保存檔案數量，設置專門存放檔案的文件柜并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2.歸檔資料要進行登記，編制全行目錄。

3.科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄。根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4.檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學合理。5.庫存檔案必須圖物相符，賬物相符。

6.檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。7.根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。8.經鑒定需銷毀的檔案，由綜合辦公室編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

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9.嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10.公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

11.項目部的管理檔案除國家規定外保存期為三年。項目結束后，所有檔案資料需要移交給客戶保管。

檔案借閱制度

1.檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2.借閱部門保管的檔案、材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準。借閱非本部門經辦的檔案、材料須經綜合辦公室項目經理批準。閱檔必須在綜合辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合辦公室項目經理批準。3.借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4.借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合辦公室項目經理并報總經理、副總經理批準。

5.借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6.調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

借出檔案資料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

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第五篇：物業檔案管理練習題

物業檔案管理練習題

一、材料分析題

1、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第三條 物業管理區域檔案由物業管理單位依照本規范收集、管理。市檔案行政管理部門和市物業管理主管部門負責對全市物業管理區域檔案工作進行業務指導，并依法實行監督檢查。

第四條 物業管理單位應當明確專人負責物業管理區域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應當具備檔案專業知識。

問題：要使物業管理檔案收集盡可能齊全完整，應把握好那兩個關鍵環節？如何做好這兩個環節的工作？

2、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第五條 物業管理單位應于每年3月底前將上一形成的反映本管理區域物業管理活動的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時歸檔，具體歸檔范圍見附件。

第六條 物業管理單位應當建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統計等各項規章制度，并認真組織實施。

問題：什么是物業管理文件的歸檔？歸檔工作有什么要求？

3、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第七條 物業管理單位應當把檔案工作作為質量管理或目標管理的重要內容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關管理制度、有關人員的崗位職責和有關工作程序。

物業管理單位應當加強檔案管理現代化建設，提高檔案管理現代化水平，使檔案管理現代化與物業管理現代化同步發展。

問題：請你談談物業公司應如何提高檔案管理現代化水平？

4、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第八條 歸檔的文件材料應當為原件或者具有憑證作用的復制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料應能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍或紅色墨水等不符合要求的書寫材料。

問題：從字跡材料色素成分和轉移固定方式結合起來看，各種字跡材料的耐久性應如何分類？

5、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第九條 歸檔文件材料應當做到分類合理，整理規范，排列有序，鑒定準確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。

問題：如何才有可能做到物業檔案分類合理？如何才有可能做到物業檔案鑒定準確？如何分析物業檔案的價值？

6、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第十條 對保管期滿經鑒定無保存利用價值的檔案，按有關規定經物業管理單位法人批準后，可以按一定程序進行銷毀，銷毀清冊必須歸檔保存。

會計檔案的鑒定銷毀工作按《中華人民共和國會計法》的有關規定執行。問題：物業檔案銷毀應遵循什么程序？

7、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第十一條 物業管理區域的檔案管理應當符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國家檔案館和依法設立的檔案寄存中心寄存。

問題：檔案庫房建筑應滿足哪些基本要求？

8、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第十二條 物業管理單位可以委托依法設立的檔案中介機構開展檔案整理、鑒定評估、業務咨詢、軟件開發、數字化加工等業務。檔案中介機構應當對委托人檔案內容保密，未經委托人同意，不得擅自將檔案向社會公開或提供他人使用。

第十六條 物業管理區域檔案中涉及業主、住戶（用戶）管理的檔案應當做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規另有規定的除外。

第十七條 物業管理單位應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依照規定進行處理。

問題：請你談談物業檔案提供利用與保密的關系。

二、論述題

1、物業檔案是物業管理的內容之一，做好物業檔案管理對物業管理起重要的作用。隨著業主對物業服務企業的要求越來越高，物業檔案管理的問題日益突出，解決這些問題成為了行業的共同話題。

請你論述：目前物業檔案管理存在的問題、原因及對策。

2、在電子信息技術飛速發展的今天，檔案管理的數字化、信息化是物業檔案管理的必然要求，傳統的檔案管理模式已無法完全緩解越來越多的物業檔案給保管和服務帶來的壓力，落后的管理方法和手段也越來越不適應現代物業公司的發展要求，加速網絡信息化進程成為了提高物業檔案管理現代化水平的必要條件。

請你論述：如何維護紙質檔案和電子媒體檔案的完整和安全？

附錄

深圳市物業管理區域檔案管理規范

（2003年10月30日深圳市檔案局、深圳市住宅局印發 深檔字〔2003〕150號）

第一條 為加強我市物業管理區域檔案的規范化管理，保障其有效利用，根據國家和深圳市有關檔案管理和物業管理的法律、法規，結合我市實際，制定本規范。

第二條 本規范所稱物業管理區域檔案是指在住宅區、工業區、商住樓、寫字樓等物業管理過程中形成的具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式的歷史記錄。第三條 物業管理區域檔案由物業管理單位依照本規范收集、管理。

市檔案行政管理部門和市物業管理主管部門負責對全市物業管理區域檔案工作進行業務指導，并依法實行監督檢查。

第四條 物業管理單位應當明確專人負責物業管理區域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應當具備檔案專業知識。

第五條 物業管理單位應于每年3月底前將上一形成的反映本管理區域物業管理活動的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時歸檔，具體歸檔范圍見附件。第六條 物業管理單位應當建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統計等各項規章制度，并認真組織實施。

第七條 物業管理單位應當把檔案工作作為質量管理或目標管理的重要內容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關管理制度、有關人員的崗位職責和有關工作程序。

物業管理單位應當加強檔案管理現代化建設，提高檔案管理現代化水平，使檔案管理現代化與物業管理現代化同步發展。

第八條 歸檔的文件材料應當為原件或者具有憑證作用的復制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料應能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍或紅色墨水等不符合要求的書寫材料。第九條 歸檔文件材料應當做到分類合理，整理規范，排列有序，鑒定準確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。

第十條 對保管期滿經鑒定無保存利用價值的檔案，按有關規定經物業管理單位法人批準后，可以按一定程序進行銷毀，銷毀清冊必須歸檔保存。

會計檔案的鑒定銷毀工作按《中華人民共和國會計法》的有關規定執行。

第十一條 物業管理區域的檔案管理應當符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國家檔案館和依法設立的檔案寄存中心寄存。

第十二條 物業管理單位可以委托依法設立的檔案中介機構開展檔案整理、鑒定評估、業務咨詢、軟件開發、數字化加工等業務。

檔案中介機構應當對委托人檔案內容保密，未經委托人同意，不得擅自將檔案向社會公開或提供他人使用。第十三條 在物業管理區域檔案中，業主住戶資料及基建、設備等檔案資料屬于業主所有。開發建設單位在移交住宅區等物業時，應當向業主或物業管理單位移交有關工程建設、設施設備等物業管理所必需的檔案，并辦理移交手續。

第十四條 業主委員會在與物業管理單位訂立書面的物業管理服務合同時，應當將檔案管理作為合同內容，并在合同生效后向物業管理單位提供該物業的工程建設、設施設備、住戶（用戶）等檔案供其使用。第十五條 物業管理單位負責檔案工作的人員在崗位變動時，應當辦理檔案交接手續。

第十六條 物業管理區域檔案中涉及業主、住戶（用戶）管理的檔案應當做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規另有規定的除外。

第十七條 物業管理單位應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依照規定進行處理。

第十八條 市、區物業管理主管部門應當將檔案管理列入住宅區、工業區、商住樓、寫字樓等物業管理評優活動的內容。

第十九條 本規范自發布之日起實施。附件：深圳市物業管理區域文件材料歸檔范圍 附件：

深圳市物業管理區域文件材料歸檔范圍

一、行政后勤管理材料

（一）行政綜合

1．物業管理處組織沿革、大事記及工作計劃、總結 2．管理處會議紀要、會議記錄 3．規章制度

4．文秘、檔案、印章管理記錄 5．文件、檔案接收及移交、銷毀清冊 6．物業管理發展規劃、計劃、總結 7．物業管理的請示、批復、報告、通知等 8．專題調查、調研、考察、普查工作材料 9．物業管理區域驗收、接管記錄

（二）接待宣傳工作

1．國家級、部省級、市級及一般性參觀團接待材料 2．專題新聞報道、采訪、新聞發布會材料 3．來訪領導題詞簽名冊 4．來訪者贈送禮品登記

（三）勞資管理

1．機構設置與人事管理規定 2．員工花名冊

3．員工工資表、勞動工資表、員工考評記錄 4．用工合同臺帳、社會保險記錄

5．員工培訓計劃、措施、教材、試題、考試成績 6．人員增補申請表

（四）后勤管理 1．固定資產登記冊

2．辦公樓設施、辦公用房及辦公用品管理記錄 3．行政辦公設備領用、維修、報廢記錄表 4．物料采購計劃表、供方評價記錄

5．物料管理、盤點資料、調離人員移交清單 6．水電管理、員工宿舍、車輛使用材料 7．職工食堂管理材料 8．區域通訊工具管理材料 9．員工福利管理材料

二、業主、住戶資料

（一）業主住戶入住通知、購房合同復印件

（二）業主住戶身份證、工作證復印件、家庭成員登記

（三）業主公約

（四）租住戶登記表

（五）租賃物業清單、合同

三、物業裝修材料

（一）裝修申請審批表

（二）商鋪樓宇裝修審批表

（三）裝修違章處理通知單

（四）裝修稅單

四、業主大會、業主委員會材料

（一）業主委員會籌備、選舉等材料

（二）業主委員會的請示、報告、批復

（三）業主委員會制度

（四）業主大會材料

（五）樓長評選、增補、改選記錄

（六）有關收支情況公告

五、日常運行材料

（一）日常運行綜合 1．業主、住戶問卷調查表

2．員工住戶合理化建議、表揚與投訴處理記錄、物業管理事務處理跟蹤記錄 3．日常工作檢查記錄 4．事務助理工作總結

5．分包計劃、合同、合格供方名錄、供方評價記錄、分包服務記錄、不合格報告、糾正措施報告 6．家訪表、聯絡單

7．服務要求評審記錄、車輛繳費換證記錄 8．突發事件處理記錄、預防措施報告

9．公共、辦公設施、工程及住戶日常維修和回訪記錄

（二）園林綠化

植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料

（三）保潔工作

1．保潔隊工具領用、維修、報廢記錄表

2．保潔綜合、保潔區域及人員分布記錄、檢查表 3．環境衛生消殺記錄

（四）治安工作

1．治安隊工具領用、維修、報廢記錄表 2．治安事件處理記錄

3．帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、4．來訪人員登記表、搬運放行記錄登記表 5．車輛進出登記表、異常車輛進出登記表

（五）設備運行記錄

1．供水、供電設備匯總表、月統計表

2．供水、供電設備值班、操作運行及保養、檢查記錄 3．電梯運行情況統計表、記錄、值班巡視檢查記錄表 4．電梯故障（事故）處理單

六、消防工作材料

（一）消防中心值班情況記錄

（二）消防設備月、季度檢查記錄表、維修記錄表

（三）消防設備運行記錄表

（四）消防安全檢查記錄表

（五）火險隱患整改通知書

七、創優資料

（一）國家級創優評比資料

（二）省、市級創優評比資料

（三）行業評比資料

（四）企業內部創優評比資料

（五）企業ISO9000認證及其它認證材料

八、社區文化

（一）社區大型慶典、文化活動材料

（二）社區文藝體育活動材料

（三）團組織及青年文明號活動材料

（四）社區科普教育、社會公益性活動材料

（五）各類專題座談會、學習參觀考察活動材料

（六）和街道、社區居委會、派出所等協作單位共同活動材料

（七）人文事件方面材料

（八）員工文化生活材料

九、會計檔案

（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證

（二）總帳、明細賬

（三）銀行日記賬、現金日記賬

（四）停車場機動車輛管理及收費記錄、住戶維修費記錄、收費統計等會計月、季度報告

（五）會計報告（決算）

（六）會計移交清冊

（七）會計檔案銷毀清冊

（八）會計檔案保管清冊

（九）其它

十、基建檔案

（一）工程竣工圖

（二）土建綜合材料、水電綜合材料

（三）樓宇住房驗收交接材料

（四）業主工程維修項目價格表

（五）公共設施新建、維修請示、批復、施工、驗收材料

十一、設備檔案

供水、供電、電梯、消防等設備隨箱、開箱及試運行、維修、維護資料

十二、人事檔案

（一）聘用員工檔案

（二）專業技術人員檔案

（三）辭工員工檔案

十三、聲像檔案

國家、省、市領導和重要來賓視察、來訪、參觀，舉辦各類慶典活動，社區文化及開展各項宣傳等活動形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶等載體材料

十四、實物檔案

本單位獲得的各種證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等