第一篇：企業(yè)人事檔案管理

論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個(gè)重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時(shí)代、新世紀(jì)的企業(yè)變革使它面臨新的挑戰(zhàn)和變革，出現(xiàn)各種各樣的問題。本文通過分析企業(yè)機(jī)制變革過程中人事檔案管理存在的問題，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了 顯著的成績。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問題

企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實(shí)踐中，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。具體可以總結(jié)為：

1.1 企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。

目前，我國企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時(shí)這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。

1.2 僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)。

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時(shí)候，更多地看重個(gè)人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現(xiàn)了許多員工為求個(gè)人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。

1.3 企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。

現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)薄弱

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認(rèn)識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。

1.5 檔案利用價(jià)值不高

由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對策

2.1 建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動的補(bǔ)充收集。2.2 建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實(shí)檔案內(nèi)容

人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案側(cè)重于服務(wù)社會、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個(gè)人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。

2.3 加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程

人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。

2.4 引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

2.5 增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識管理的基礎(chǔ)。

2.6 建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)

功能檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會

管理的成本。

人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

第二篇：人事檔案管理

至于辦理，畢業(yè)時(shí)學(xué)校會給你一張戶口遷移證和報(bào)到證，查看一下戶口遷移證和報(bào)告證的地址正不正確的，一般戶口遷移證的地址就是你高中時(shí)戶口所在地的派出所，報(bào)告證的地址應(yīng)該是你高中時(shí)所在地的人事局，畢業(yè)后帶上你的報(bào)告證去人事局報(bào)到，人事局會給你開具報(bào)到證明，之后拿這個(gè)報(bào)到證明和戶口遷移證去派出所入戶，這樣手續(xù)就全了。

如果回原籍，也不要讓學(xué)校給你打回原籍，也要派回原籍

如果是打回原籍，不但戶口回自己上學(xué)前的街道

檔案也要回街道，人事身份就失去了，按失業(yè)處理，除非再考學(xué)等特殊渠道

否則無法恢復(fù)干部身份了

所以，一定要派回原籍，在原籍找到接收單位

讓學(xué)校和接收單位給你做正式的派遣和接收手續(xù)（如果學(xué)校現(xiàn)在還給你做派遣的話）

做了正式的派遣和接收手續(xù)以后，你的人事身份就是干部了

或是說保住了自己的干部身份，對于以后，無論是去事業(yè)單位還是將來退休都比較有利

有一種情況是，人才中心直接以企業(yè)的形式出面，給你做接收手續(xù)

給你干部身份，那樣的話，就不用擔(dān)心了，也省得自己去找接收單位了

另一種情況是，原籍的人才中心只管給你暫存檔案，沒有給你作正式的接收手續(xù)

這種情況對你是沒有好處的，沒有正式接收手續(xù)，拿不到干部身份

原籍的人才沒有給你做接收手續(xù)一天，你在北京上的養(yǎng)老保險(xiǎn)就白上一天

將來退休的時(shí)候，都不算數(shù)，不算工齡，而且你是遲早要找一家單位來給你的檔案做接收的打回原籍等于未就業(yè)，是沒有工齡的? 找人事代理公司是計(jì)算工齡的。

但是很多大企業(yè)的職工檔案也在人事局.小公司根本不具備存檔案的條件.辦人事代理后你的檔案是在你申

請地方的人事局.存在教育局和存在人才市場待遇都差不多，如果你存在教育局如果你欠費(fèi)他們會在你存檔的時(shí)候通知你繳費(fèi)，好處是如果你考事業(yè)單位（比如教育口）你可能會被優(yōu)先考慮，存在人才市場不一定工齡就有效，如果你在私人企業(yè)，就和工齡沒有關(guān)系了，這就是郎方面的優(yōu)劣勢，如果你有把握進(jìn)事業(yè)單位，還是存在人才中心，如果你考教育口，還是存在教育局

打回原籍是指打回原戶口所在地。如果你原籍是農(nóng)村或縣級，檔案應(yīng)該在你所在的市人事局。你手中的檔案材料需要你到所在的人事

局報(bào)道時(shí)繳納對應(yīng)，如果一直沒有工作單位提取你的檔案，那么你的檔案可以一直放在人事局，但是你需要繳納相應(yīng)的管理費(fèi)。具體 情況請咨詢?nèi)耸戮秩藛T

最好放人才市場，那樣如果考公務(wù)員什么的可以算工齡，如果時(shí)間長在自己手里可能就失效了！

檔案是不可以自己保管的，必須放在正規(guī)的人才市場和人力資源中心在可以，超過一定時(shí)間的不落戶的話，就是“黑檔”，過期國家

就不承認(rèn)了，你這么多年的學(xué)也白上了。而且如果以后你上保險(xiǎn)和繳納住房公積金的時(shí)候，也會受到很大影響。建議你還是趕緊去把

檔案落實(shí)到人才市場的好。

到你現(xiàn)在工作所在地的人才中心辦理檔案人事代理手續(xù)，從而把

檔案交給人才中心管理即可。只有這樣，才能連續(xù)計(jì)算你的工齡以及保留你的干部身份。同時(shí)，如果你以后跳槽到其它地方工作，也方便調(diào)檔。

檔案如果放在人才市場是和工齡掛鉤的.應(yīng)該放人才或單位吧。

建議大家把檔案放在人才交流中心，每年付費(fèi)180元.畢業(yè)生每年付費(fèi)把檔案放在人才交流中心，可以省很多麻煩，人才交流中心可以為學(xué)生代辦任何手續(xù)。

大型國有企業(yè)都有存放和管理員工人事檔案的權(quán)利，但是很多私企都沒有人事檔案管理權(quán)

學(xué)校原則上是不幫畢業(yè)生托管檔案的，在我們畢業(yè)之前的一個(gè)月，我們學(xué)校就叫我們要么聯(lián)系好工作，把檔案放在所在單位，要么就

是自己去找人才中心放，如果都不放，那么就幫你把檔案打回原籍，不知道你們學(xué)校是不是也要求你們這樣！你先去問學(xué)校，檔案應(yīng)

該還在那里，你的檔案只可能在3個(gè)地方：學(xué)校，人才中心，原籍！你去問學(xué)校就知道了！至于怎么保管，就要根據(jù)你的實(shí)際情況來分析了，找到工作了當(dāng)然是放到你單位那里去，如果還沒有找到但是正在找，建議你就放在

你找工作的所在地的人才中心，畢業(yè)后檔案可以保存的幾個(gè)地方：學(xué)校、戶口原籍、就業(yè)該市的人才市場、用人單位及上級管理機(jī)構(gòu)。

直接讓學(xué)校寄送檔案回原籍，這樣出生地公安局或勞動部門回把這一批的大學(xué)生檔案暫待管理。

第三篇：人事檔案管理

中組部、國家人事部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理的補(bǔ)充規(guī)定

中共中央組織部、人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調(diào)發(fā)[1988]5號）下發(fā)以后，各地區(qū)，各部門采取了一些措施，為糾正流動人員人事檔案管理中產(chǎn)生的混亂現(xiàn)象做了不少工作。但是，現(xiàn)行存在有令不行，有禁不止的現(xiàn)象。有一些民辦公司，人才開發(fā)中心等機(jī)構(gòu)還在擅自接收和管理流動人員的人事檔案不按有關(guān)規(guī)定辦事，有的甚至把無原則地出具出國政審證明材料和保管檔案當(dāng)成謀利手段。為了進(jìn)一步貫徹執(zhí)行流動人員人事檔案管理規(guī)定，加強(qiáng)對流動人員的管理，促進(jìn)人才合理流動，特作如下補(bǔ)充通知：

一、流動人員的人事檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行中共中央組織部，人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動人員人事檔案管理工作的通知》的規(guī)定，一律由各級黨委組織部門或政府人事及其所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。對于不應(yīng)管理流動人員人事檔案的機(jī)構(gòu)，各級組織，人事部門要認(rèn)真進(jìn)行檢查，并督促他們將其管理的人事檔案按有關(guān)規(guī)定盡快移交。

二、黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體機(jī)關(guān)、國營企事業(yè)單位錄用、聘用流動人員，必須憑管理其人事檔案的黨委組織部門或政府人事部門及其所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)出具的人事關(guān)系介紹信，方可正式辦錄用、聘用手續(xù)，并接收其人事檔案。

三、今后，各級組織、人事部門，對脫離黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體機(jī)關(guān)、國營企事業(yè)單位自謀職業(yè)的流動人員的人事檔案，一律憑有關(guān)黨委組織部門或政府人事部門及其所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)出具的轉(zhuǎn)檔通知，辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，不得再轉(zhuǎn)給任何民辦機(jī)構(gòu)。

四、流動人員的人事檔案管理是一項(xiàng)重要工作，各極黨委組織部門和政府人事部門政府人事部門所屬人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)，一定要認(rèn)真屬行職責(zé)，建立健全各項(xiàng)管理制度，把這項(xiàng)工作做好。

第四篇：人事檔案管理

人事檔案管理

范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了XXXXXX的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。

本標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)于XXXXXX人事檔案的管理工作。

引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。

中共中央組織部關(guān)于印發(fā)《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目

標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)》的通知(組通字［1996］55號)。

關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中共江蘇省委組織部《江蘇省1996-XX年干部人事檔案工作規(guī)劃》的通知(組廳

字［1996］36號)。

國電公司關(guān)于印發(fā)《國家電力公司干部檔案工作八項(xiàng)制度》的通知(人建［1998］48號)。

《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。

管理職責(zé)

3.1 主管勞動人事工作的局長對人事檔案工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo) 責(zé)任。

3.2 工作由局勞動人事部負(fù)責(zé)。

3.3 專職負(fù)責(zé)工作。

管理內(nèi)容與要求

4.1 基本任務(wù)

4.1.1 負(fù)責(zé)接收、征集、整理、立卷、編目和統(tǒng)計(jì)本局形成的人事檔案。

4.1.2 負(fù)責(zé)對形成人事材料的局屬各部室的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。

4.1.3 負(fù)責(zé)人事檔案材料的鑒定、保管、保密、查閱和傳遞、檢查核對等管理工作。

4.2 人事檔案材料的收集途徑和范圍

4.2.1 通過局黨委工作部、勞動人事部收集職工在吸收、聘任、調(diào)配、轉(zhuǎn)業(yè)退伍安置、任免、辦理工資待遇、政審等工作中形成的檔案材料。

4.2.2 通過局黨代會、職代會、工會、共青團(tuán)等代表會議的部門，收集代表、委員登記

表和個(gè)人政績材料。

4.2.3 通過局勞動人事部收集職工受教育的學(xué)生(學(xué)員)登記表，考生登記表，學(xué)習(xí)成

績表，畢業(yè)生登記表、鑒定表，授予學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書；培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表，學(xué)習(xí)鑒定

等材料。

4.2.4 通過局勞動人事部收集專業(yè)技術(shù)資格評定、認(rèn)定、確認(rèn)審批材料和工人技師資

格審批材料。

4.2.5 通過局黨委工作部收集在組織建設(shè)中形成的批準(zhǔn)為正式中國共產(chǎn)黨黨員的志愿書

、申請書、自傳、登記表等材料。

4.2.6 通過局黨委工作部收集在共青團(tuán)建設(shè)中形成的入團(tuán)志愿書、申請書、登記表等材

料。

4.2.7 通過局長工作部、局工會、黨委工作部等部室收集表彰活動中形成的先進(jìn)工作（生產(chǎn))者、勞動模范等的登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎(jiǎng)通報(bào)等材料。

4.2.8 通過局紀(jì)檢監(jiān)察室、勞動人事部等部室收集形成的處分決定、本人檢查、上級批

復(fù)、個(gè)人對處分決定的意見等材料。

4.2.9 通過局審計(jì)稽查部收集形成對職工經(jīng)濟(jì)工作中的評價(jià)、處理意見等材料。

4.2.10 通過局安全生產(chǎn)部、生產(chǎn)科技部及本人、報(bào)刊雜志等途徑收集本局職工的發(fā)明、科研成果及有重大影響的論文、著作等的目錄．

4.2.11 通過局勞動人事部、工會收集職工更改姓名、民族、出生年月、國籍、入黨入團(tuán)

時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等有關(guān)材料：個(gè)人申請、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料、上級

批復(fù)及職工離、退休審批材料等。

4.2.12 通過局工會、安全保衛(wèi)部等部門收集死亡職工的悼詞、公開報(bào)道、非正常死亡的 調(diào)查報(bào)告等材料。

4.2.13 人事檔案具體歸檔范圍按中共中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)

定》執(zhí)行。

4.3 歸檔要求和時(shí)間

4.3.1 凡需要?dú)w檔的人事材料，由各主管部室負(fù)責(zé)收齊，確認(rèn)無誤后，填寫移交清冊一

式二份，經(jīng)部室領(lǐng)導(dǎo)審簽后，交局人事檔案室歸檔。

4.3.2 凡需要?dú)w檔的人事檔案任何人都不得擅自保存，更不得據(jù)為已有，必須主動向局

人事檔案室移交。

4.3.3 各部室移交人事檔案時(shí)，必須詳細(xì)填寫登記表一式二份，連同歸檔材料一齊送局

人事檔案室。

4.3.4 專職接收歸檔人事材料時(shí)，須按照歸檔登記表的 項(xiàng)目，逐份逐頁地

進(jìn)行核對，檢查無誤后，簽字蓋章，其中，一份歸檔登記表留存檔案室備查，另一份退回，由

歸檔部門保存。

4.3.5 歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料齊全完整真實(shí)，文字清楚，對象

明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。

4.3.6 歸檔材料必須手續(xù)完備，經(jīng)鑒別不屬歸檔范圍的材料，要分別情況予以處理。

4.3.7 對偽造的材料要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理；對應(yīng)銷毀的材料要詳細(xì)登記，經(jīng)分管局領(lǐng)

導(dǎo)審查批準(zhǔn)；對應(yīng)轉(zhuǎn)出的材料要辦理轉(zhuǎn)遞登記手續(xù)。

4.3.8 人事檔案材料的載體，應(yīng)使用16開規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2-2.5厘米的 裝訂邊。

4.3.9 凡歸檔人事材料的撰寫必須符合要求，文字必須是鉛印、計(jì)算機(jī)打印、膠印、油

印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)

寫紙書寫。

4.3.10 歸檔材料必須是原件，除電傳材料需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件

存檔。

4.3.11 本局各部室在人事材料形成后的一個(gè)月內(nèi)移交局人事檔案室，移交份數(shù)一般為

一份(省公司管理的局級領(lǐng)導(dǎo)需二份)。

4.4 鑒別與轉(zhuǎn)遞

4.4.1 認(rèn)真鑒別、判定人事檔案的真?zhèn)危龅讲诲e(cuò)歸、錯(cuò)銷。

4.4.2 從本局職工姓名的異同(即：同姓同名，同姓異名或異姓同名)上鑒別人事材料

是否是該職工的材料，避免張冠李戴現(xiàn)象發(fā)生。

4.4.3 按照人事檔案十大類(即：履歷、自傳、鑒定、學(xué)歷、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、待遇、其他等類)的內(nèi)容，鑒別其是否屬于人事檔案歸檔范圍。

4.4.4 以《干部檔案工作條例》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》為準(zhǔn)繩，以審查結(jié)論

為依據(jù)，以案情緣由為線索，鑒別歸檔材料是否符合材料清理的有關(guān)政策。

4.4.5 剔出歸檔材料中的重份、內(nèi)容重復(fù)、不能說明問題和沒有價(jià)值的材料，使歸檔材

料更精練。

4.4.6 通過政審材料和處分材料的構(gòu)成以及每份材料 的內(nèi)容，鑒別歸檔材料是否完整。

4.4.7 檢查歸檔材料的審查、批準(zhǔn)、簽署、蓋章、落款等手續(xù)，鑒別歸檔材料手續(xù)是

否完備。

4.4.8 職工因工作調(diào)動需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)在10天內(nèi)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免因時(shí)間

拖久，產(chǎn)生“無頭檔案”。

4.4.9 對轉(zhuǎn)出的人事檔案要認(rèn)真地檢查核對，按有關(guān)要求整理合格，裝訂成冊，不得

扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

4.4.10 人事檔案轉(zhuǎn)出后，須在檔案名冊注明何時(shí)轉(zhuǎn)向何處，以便備查。

4.4.11 轉(zhuǎn)出的人事檔案要仔細(xì)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，與檔案一道密封，加貼

密封條并蓋密封章，通過機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

4.5 人事檔案的整理

4.5.1 人事檔案的整理必須規(guī)范，按照《干部檔案工作條例》、《職工檔案管理工作

規(guī)定》的方法和程序，對歸檔的干部、職工個(gè)人材料進(jìn)行鑒別、分類、排列、編目、裝訂，使

之系統(tǒng)化、條理化，避免散失，便于保管和利用。

4.5.2 整理后的案卷，須按計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，依姓氏筆畫的順序，逐卷、逐

件、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。

4.5.3 案卷裝訂前，應(yīng)拆除卷內(nèi)每份文件的裝訂金屬物，整平、裱糊褶皺和破損的材料。

4.5.4 案卷裝訂時(shí)，按“封面——目錄——卷內(nèi)文件——封底”的順序分箱排架。

4.5.5 案卷裝訂后，一律使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝袋，在填寫好裝具脊背各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“姓氏筆畫——編號”的順序分箱排架。

4.6 人事檔案的保管、保密

4.6.1 為確保人事檔案的絕對安全，須使用門窗較堅(jiān)固的專用檔案庫房，配置專用鐵

質(zhì)的檔案柜。

4.6.2 人事檔案庫房須按國家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14°C～24°C之

間，濕度控制在45%～65%之間。

4.6.3 庫房內(nèi)每個(gè)鐵質(zhì)檔案柜中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵

蝕。

4.6.4 依據(jù)檔案庫房通風(fēng)去濕(降溫)原理，不定時(shí)地開 啟庫房門窗，保持庫內(nèi)空氣清新

，防止有害氣體對檔案的腐蝕。

4.6.5 檔案庫房的門窗必須密封無損，庫房門窗開啟后，須隨時(shí)注意關(guān)閉，防止老鼠入

庫危害庫存檔案。

4.6.6 嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和擺放易燃物品，正確使用電器設(shè)備，保證用電安全。

4.6.7 每月定期對庫藏檔案進(jìn)行清理檢查，若發(fā)現(xiàn)有破損或載體變質(zhì)的檔案，要查明原因

并及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

4.6.8 管理人員要嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。

4.6.9 任何人不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場所，個(gè)人不準(zhǔn)私自保存他人的檔案材料。

4.6.10 人事檔案庫房為我局機(jī)要重地，無關(guān)人員不得入內(nèi)。

4.6.11 檔案管理專職每天下班前須對庫房進(jìn)行安全檢查，節(jié)假日須做好安全防范工作。

4.7 人事檔案的提供利用

4.7.1 檔案管理專職須按姓氏筆畫編制人事檔案案卷目錄檢索工具，積極為人事工作服

務(wù)。

4.7.2 凡本局需查閱人事檔案者，必須是中共黨員，查閱前應(yīng)填寫查閱登記表，在查閱

室查閱，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

4.7.3 查閱人事檔案時(shí)要注意愛護(hù)，保持案卷的整潔，嚴(yán)禁對檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。

4.7.4 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料，確因工作需要從檔案中取證的，必須

經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理，復(fù)制的材料不得給無關(guān)人員觀看，用畢自行銷毀。

4.7.5 本局人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，可由借用單位寫出借閱報(bào)告，經(jīng)

本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借用，借用檔案一般不超過三天，用后及時(shí)歸還。

4.7.6 借用的人事檔案必須妥善保管，要嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)交給無關(guān)人員和職工本人翻閱

，用畢及時(shí)歸還。

4.7.7 本局任何職工不得查閱本人及家屬的人事檔案。

4.7.8 檔案管理人員接待閱檔時(shí)，要先清點(diǎn)材料，后拿出，收回檔案時(shí)要清點(diǎn)，再歸檔。

4.7.9 每月檢查一次借出檔案的退回情況，逾期不還者 要及時(shí)催回；每年年底進(jìn)行一次

檔案總核對工作，將不該管的檔案轉(zhuǎn)到有關(guān)單位，應(yīng)管檔案及時(shí)索要。

檢查與考核

本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核按《XXXXXX工作質(zhì)量綜合考核辦法》執(zhí)行。本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核還應(yīng)按XXXXXX有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五篇：人事檔案管理

員工檔案管理辦法

1目的為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對員工成長過程的動態(tài)跟蹤管理，特制定本規(guī)章。

2范圍

公司針對所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。

3解釋

人事管理檔案：指公司為加強(qiáng)對員工的管理，而建立起來的有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等項(xiàng)的資料。

4權(quán)責(zé)

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負(fù)責(zé)，各人力資源派駐機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門負(fù)責(zé)收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是部門主管（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎(jiǎng)懲、異動、了解基本情況時(shí)方有權(quán)調(diào)閱。

5工作內(nèi)容

5.1人事檔案

5.1.1人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。

5.1.1.2人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。

5.1.2 人事檔案的管理

人力資源部負(fù)責(zé)按照國家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對員工的人事檔案進(jìn)行更新、整理。

5.2人事管理檔案

5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過，正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。

5.2.1.2人力資源部對移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類目錄》進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實(shí)與完整。

5.2.1.3對公司員工應(yīng)收取身份證復(fù)印件（核對原件）三份、免冠一寸照4張、學(xué)歷證書復(fù)印件（核對原件）、最近一家工作單位離職證明書（收原件）、社保卡復(fù)印件（核對原件）/社保數(shù)碼回執(zhí)、居住證復(fù)印件（核對原件）/居住證數(shù)碼回執(zhí)、其中銷售部、財(cái)務(wù)部員工除收取上述資料外還需收取擔(dān)保文件。

5.2.1.4收取員工相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)（一式二份），一份交對方，一份存入檔案袋（盒）查驗(yàn)。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應(yīng)在檔案袋（盒）上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時(shí)間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。

5.2.1.6檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類存放、嚴(yán)格保管。

5.2.2人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。

5.2.2.2員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動資料歸檔時(shí)，除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時(shí)在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時(shí)，所歸檔資料仍放第三類。

5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項(xiàng)人事資料審核無誤后，應(yīng)參照

5.2.1.5條款規(guī)定交檔。

5.2.3人力資源部本著對員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。

5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理

5.3.1 有下列情形之一時(shí)，方可查、借閱人事（管理）檔案：

a.了解所屬員工基本情況；

b.員工晉升、降職；

c.員工獎(jiǎng)懲；

d.員工調(diào)動。

5.3.2 查、借閱及復(fù)印人事（管理）檔案的手續(xù)

5.3.2.1 查閱人事（管理）檔案的手續(xù)

a.須查閱人員（管理）檔案時(shí)，查閱人持人事專員（檔案管理）簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。

b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內(nèi)完成；不準(zhǔn)將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續(xù)

a.須借閱人員（管理）檔案時(shí)，借閱人持人事專員（檔案管理）簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準(zhǔn)權(quán)限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。

b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。

c.借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責(zé)任進(jìn)行追索。

d.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認(rèn)無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負(fù)責(zé)與(b)聯(lián)系。

5.3.2.3的確因工作需要，要求復(fù)印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明，必須經(jīng)人力資源部長核準(zhǔn)方可進(jìn)行。

5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍影響者，而對當(dāng)事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。

5.4離職人員檔案的處理

5.4.1 退檔手續(xù)的辦理

離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動)交接表》到檔案室辦理。

5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。

5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書面申請，經(jīng)所屬部門主管/經(jīng)理或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

5.5.2證件借出期限最長為二個(gè)月。逾期未歸還者，按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金，罰金從押金中扣除。

5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。

5.6 檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)

5.6.1檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔，及時(shí)記錄，及時(shí)錄入微機(jī)，保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進(jìn)行月度匯總。

5.6.3每年一月份，對檔案進(jìn)行清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機(jī)存儲數(shù)據(jù)校對，要求二者一致。

5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動)交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算；

b.未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門出具的書面報(bào)告中標(biāo)稱的離開公司時(shí)間為依據(jù)開始計(jì)算。

5.6.5 每年三月份，對上已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。

5.7 本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。

6.相關(guān)表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》

6.2 《人事管理檔案分類目錄》

6.3 《人員薪資/異動變化記錄表》

6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》