第一篇：人事檔案管理分享

分享一：

1、公司人事檔案包含內容：

（1）員工個人信息表（入職前及入職后的變更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、聯系方式（含緊急聯絡電話）、教育經歷、工作經歷及證明人和聯系方式、項目經歷（僅針對開發及技術服務人員）、家庭情況（父母及配偶、子女姓名、生日、聯系方式）、資格證書、個人職業發展期望；由員工本人簽字確認提供的信息屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同）。

（2）員工入職審批材料：包括入職申請及審批單（含薪酬福利等，新員工簽字確認）、試用期崗位職責及目標計劃和培訓計劃（新員工簽字確認）、面試測評量表及面試官評價意見、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）、離職證明（如有）。

（3）員工轉正審批材料：包括個人申請及試用期總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利（新員工需簽字確認）。

（4）員工調崗、調薪、獎懲記錄：審批后均由員工簽字確認。

（5）員工培訓記錄：尤其是公司規章制度、崗位職責及要求、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等），培訓后均要有員工本人簽字認可。

（6）勞動合同及保密協議

（7）其他：包括員工入職后取得的資格證書等

2、人事檔案操作管理規范

（1）專人管理：集團設立專門的人事檔案管理人員。

（2）制度規范：檔案管理制度、集團人資基本制度及權限中中對員工入職前后的手續均有明確操作規范。

（3）責任明確：人事檔案所需的各種材料由公司人資負責整理、收集后，到集團備案（紙質原件+電子版）。

3、人事檔案風險

（1）集團人事檔案管理仍存在風險。

（2）存在風險最大的原因是執行不力，后續需列入相關人員考核中，并定期檢查，進一步強化責任。

人事檔案是HR的基礎工作，它為員工薪資調整、績效考核、招聘錄用、員工升降、背景調查、JD編寫修改等工作提供了原始依據，更是規避人事風險而只能不斷完善的工作，我們公司在這方面做得還比較規范，但也存在一些需要完善的地方。

分享二：

1、公司人事檔案包括的內容：

（1）電子檔：員工基本情況表（包括姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學歷、專業、學位、家庭住址、聯系電話、緊急聯系人姓名地址單位聯系電話、入職時間、五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等）、培訓履歷表（入職培訓、在職培訓）、各次考試成績表、各次獎懲情況表、各月薪資等。以上電子檔均按部門進行分類長期保存。

（2）紙質檔：主要包括：員工入職登記表、各證件（身份證、畢業證、學位證、資格證、駕駛證等）復印件、入職體檢合格表、原司離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、獎懲通告、培訓簽到表、培訓考試卷、不購買住房公積金申明、試用（實習）總結、轉正申請總結、內審員證書、轉調崗通知、員工每月工資、工作總結、離職通知書等。

2、公司人事檔案規范及措施：

（1）制定制度：公司有相對較為完善的人事檔案管理制度，對目的意義、職責、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細的規定。

（2）專人管理：HR部門派專人進行人事檔案的管理，并及時更新，對違反管理制度的給予提醒、警告甚至處罰，適當時對制度進行修改和完善。

（3）具體措施舉例：由于保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸于眾，僅舉例如下：保管人事檔案的柜子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監看下查閱，不能拍照、抄寫、復印等，更不能帶出檔案室，否則按嚴重違反公司管理制度處理；人事檔案保存期限為員工離職后2年，如經提醒本人后仍不前來書面說明將檔案轉到具體機構的將按審批程序予以銷毀；任何人不得泄露任何員工的人事檔案，否則按嚴重違反公司管理規定處理。

（4）一點建議：公司人事檔案管理制度的制定我認為需要參考檔案法、勞動合同法等法律法規，適當結合公司發展階段的實際，并結合單位性質（比如國有企業肯定要比較重視，民營企業就相對粗略管理）給予管理，并在管理過程中總結經驗教訓及時加以完善，做到“內外檢查有據”。

3、公司人事管理風險性評估：

（1）暫無風險：公司屬外資企業，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，HR部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領導查閱某些員工基本情況（如學歷、工作經歷）之用，還未出現因員工離職而提出將其人事檔案轉出的情況。

（2）相應措施：在人事檔案管理過程中，我們做到“三關”，一是把關檔案專人管理關，對其勝任、性格等把好關，并時時了解其思想狀況；二是把關保存關，公司提供了較好的檔案柜及檔案保管室；三是把關制度關，公司規定凡是違反人事檔案管理制度造成一定損失或影響，將按嚴重違反公司管理規定處理。做到以上“三關”當然還不夠，需要HR部門領導時時檢查、跟蹤并予以及時處理。

（3）居安思危：雖然公司有相對比較完備的管理制度，而且目前也沒有出現任何可預見的風險，但隨著公司不斷發展和員工人數的不斷增加，不同要求的員工將會對人事檔案的管理提出更多的要求，簡單舉例如下：

A：離職后進入事業單位。如果員工考取公務員或被事業、國企、機關單位錄用，將對其人事檔案提出及時轉出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。

B：仍需補充員工資料。如部分員工經過自學獲得的有關證照沒有及時予以進行催交。C：管理仍待加強。如部分領導未經過審批便私自拿取鑰匙取某人的人事檔案偶有發生。

人事檔案就是員工所作所為的“痕跡”，如果“不全、不細”，就失去了檔案的作用，所以，其管理的“嚴謹性、嚴肅性”就可想而知。

分享三：

1、目前我公司人事檔案還是有一定的風險，資料完整性不夠，真實性欠查驗考證。接下來的工作，一是完善資料，特別是某些記錄必須有3人以上簽字認定，為以后可能成為事情判定的證據做些意外防范。二是對資料的查驗考證，特別是學歷證書，上崗操作證書，如果存在作假，對于必須持證上崗的情況，安全隱患是最大的風險因素。

對于風險的防范，工作就比較繁瑣了，針對某些資料做統一法律性過濾。針對各相關新法律頒布前的協議、約定等，用新法律法規再做逐一審核，如有問題，及時作出反應。不然等到問題出現，會焦頭爛額，花的時間就更多了。

2、A、沒有檔案管理制度。檔案資料很重要，應該建立一個完善的檔案管理制度，對檔案的歸檔、使用、借閱、增減、保密、保管等做出明確的規定。

B、入職時缺少健康證明。

C、對特殊崗位如采購、收銀、出納、會計、保安，公司要求其出具擔保函，但《勞動合同法》

第9條規定：用人單位招用勞動者，不得扣押勞動者的居民身份證和其他證件，不得要求勞動者提供擔保或者以其他名義向勞動者收取財物。這說明，用人單位不能要求擔保，包括提供證人和書面證明。這方面由于員工法律意識不夠，目前還沒發生糾紛，真正想入職的也會全力配合，問題不大。

D、《勞務合同》及不辦保險承諾書，這是公司目前最大的問題。

因為個別崗位流動性大，公司也想節約成本，便規定個別崗位不給上保險，有些員工自己不想上保險的，公司也只要求其寫一份書面的承諾書，承諾放棄保險，責任自負。但做為HR都知道，這種承諾是無效，一但發生糾紛對公司很不利。而且目前正有一起仲裁案件，員工寫了承諾書，現反悔索要保險補償，可領導對此不以為然，一直沒有更好的解決辦法。

3、1、雖有專人管理、但是制度不夠細致、規范。

2、無電子檔案保護方法與措施。

3、過期的檔案沒有及時銷毀。

4、各部門不要的資料盡放檔案室了，導致存放空間不足，或者入檔范圍太廣。

計劃措施：

1、對現有人事檔案再次分類，完善制度，從制度上落實管理。

2、提升檔案保管的等級，分清部門、檔案室存入的要求。

3、建立定期盤查審核制度，對過期的、或檔案不全的進行清理。

4、對重點的檔案進行掃描、拍照、或者刻盤保管。

5、重點檔案備案制度，特別是一些需要年審的證書等，需兩個部門聯動。互相提醒。

第二篇：人事檔案管理

至于辦理，畢業時學校會給你一張戶口遷移證和報到證，查看一下戶口遷移證和報告證的地址正不正確的，一般戶口遷移證的地址就是你高中時戶口所在地的派出所，報告證的地址應該是你高中時所在地的人事局，畢業后帶上你的報告證去人事局報到，人事局會給你開具報到證明，之后拿這個報到證明和戶口遷移證去派出所入戶，這樣手續就全了。

如果回原籍，也不要讓學校給你打回原籍，也要派回原籍

如果是打回原籍，不但戶口回自己上學前的街道

檔案也要回街道，人事身份就失去了，按失業處理，除非再考學等特殊渠道

否則無法恢復干部身份了

所以，一定要派回原籍，在原籍找到接收單位

讓學校和接收單位給你做正式的派遣和接收手續（如果學校現在還給你做派遣的話）

做了正式的派遣和接收手續以后，你的人事身份就是干部了

或是說保住了自己的干部身份，對于以后，無論是去事業單位還是將來退休都比較有利

有一種情況是，人才中心直接以企業的形式出面，給你做接收手續

給你干部身份，那樣的話，就不用擔心了，也省得自己去找接收單位了

另一種情況是，原籍的人才中心只管給你暫存檔案，沒有給你作正式的接收手續

這種情況對你是沒有好處的，沒有正式接收手續，拿不到干部身份

原籍的人才沒有給你做接收手續一天，你在北京上的養老保險就白上一天

將來退休的時候，都不算數，不算工齡，而且你是遲早要找一家單位來給你的檔案做接收的打回原籍等于未就業，是沒有工齡的? 找人事代理公司是計算工齡的。

但是很多大企業的職工檔案也在人事局.小公司根本不具備存檔案的條件.辦人事代理后你的檔案是在你申

請地方的人事局.存在教育局和存在人才市場待遇都差不多，如果你存在教育局如果你欠費他們會在你存檔的時候通知你繳費，好處是如果你考事業單位（比如教育口）你可能會被優先考慮，存在人才市場不一定工齡就有效，如果你在私人企業，就和工齡沒有關系了，這就是郎方面的優劣勢，如果你有把握進事業單位，還是存在人才中心，如果你考教育口，還是存在教育局

打回原籍是指打回原戶口所在地。如果你原籍是農村或縣級，檔案應該在你所在的市人事局。你手中的檔案材料需要你到所在的人事

局報道時繳納對應，如果一直沒有工作單位提取你的檔案，那么你的檔案可以一直放在人事局，但是你需要繳納相應的管理費。具體 情況請咨詢人事局人員

最好放人才市場，那樣如果考公務員什么的可以算工齡，如果時間長在自己手里可能就失效了！

檔案是不可以自己保管的，必須放在正規的人才市場和人力資源中心在可以，超過一定時間的不落戶的話，就是“黑檔”，過期國家

就不承認了，你這么多年的學也白上了。而且如果以后你上保險和繳納住房公積金的時候，也會受到很大影響。建議你還是趕緊去把

檔案落實到人才市場的好。

到你現在工作所在地的人才中心辦理檔案人事代理手續，從而把

檔案交給人才中心管理即可。只有這樣，才能連續計算你的工齡以及保留你的干部身份。同時，如果你以后跳槽到其它地方工作，也方便調檔。

檔案如果放在人才市場是和工齡掛鉤的.應該放人才或單位吧。

建議大家把檔案放在人才交流中心，每年付費180元.畢業生每年付費把檔案放在人才交流中心，可以省很多麻煩，人才交流中心可以為學生代辦任何手續。

大型國有企業都有存放和管理員工人事檔案的權利，但是很多私企都沒有人事檔案管理權

學校原則上是不幫畢業生托管檔案的，在我們畢業之前的一個月，我們學校就叫我們要么聯系好工作，把檔案放在所在單位，要么就

是自己去找人才中心放，如果都不放，那么就幫你把檔案打回原籍，不知道你們學校是不是也要求你們這樣！你先去問學校，檔案應

該還在那里，你的檔案只可能在3個地方：學校，人才中心，原籍！你去問學校就知道了！至于怎么保管，就要根據你的實際情況來分析了，找到工作了當然是放到你單位那里去，如果還沒有找到但是正在找，建議你就放在

你找工作的所在地的人才中心，畢業后檔案可以保存的幾個地方：學校、戶口原籍、就業該市的人才市場、用人單位及上級管理機構。

直接讓學校寄送檔案回原籍，這樣出生地公安局或勞動部門回把這一批的大學生檔案暫待管理。

第三篇：人事檔案管理

中組部、國家人事部關于進一步加強流動人員人事檔案管理的補充規定

中共中央組織部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調發[1988]5號）下發以后，各地區，各部門采取了一些措施，為糾正流動人員人事檔案管理中產生的混亂現象做了不少工作。但是，現行存在有令不行，有禁不止的現象。有一些民辦公司，人才開發中心等機構還在擅自接收和管理流動人員的人事檔案不按有關規定辦事，有的甚至把無原則地出具出國政審證明材料和保管檔案當成謀利手段。為了進一步貫徹執行流動人員人事檔案管理規定，加強對流動人員的管理，促進人才合理流動，特作如下補充通知：

一、流動人員的人事檔案必須嚴格執行中共中央組織部，人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》的規定，一律由各級黨委組織部門或政府人事及其所屬的人才流動服務機構按照有關規定進行管理。對于不應管理流動人員人事檔案的機構，各級組織，人事部門要認真進行檢查，并督促他們將其管理的人事檔案按有關規定盡快移交。

二、黨和國家機關、人民團體機關、國營企事業單位錄用、聘用流動人員，必須憑管理其人事檔案的黨委組織部門或政府人事部門及其所屬的人才流動服務機構出具的人事關系介紹信，方可正式辦錄用、聘用手續，并接收其人事檔案。

三、今后，各級組織、人事部門，對脫離黨和國家機關、人民團體機關、國營企事業單位自謀職業的流動人員的人事檔案，一律憑有關黨委組織部門或政府人事部門及其所屬的人才流動服務機構出具的轉檔通知，辦理轉檔手續，不得再轉給任何民辦機構。

四、流動人員的人事檔案管理是一項重要工作，各極黨委組織部門和政府人事部門政府人事部門所屬人才流動服務機構，一定要認真屬行職責，建立健全各項管理制度，把這項工作做好。

第四篇：人事檔案管理

人事檔案管理

范圍

本標準規定了XXXXXX的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核。

本標準適應于XXXXXX人事檔案的管理工作。

引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

中共中央組織部關于印發《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目

標管理考評標準》的通知(組通字［1996］55號)。

關于轉發中共江蘇省委組織部《江蘇省1996-XX年干部人事檔案工作規劃》的通知(組廳

字［1996］36號)。

國電公司關于印發《國家電力公司干部檔案工作八項制度》的通知(人建［1998］48號)。

《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。

管理職責

3.1 主管勞動人事工作的局長對人事檔案工作負領導 責任。

3.2 工作由局勞動人事部負責。

3.3 專職負責工作。

管理內容與要求

4.1 基本任務

4.1.1 負責接收、征集、整理、立卷、編目和統計本局形成的人事檔案。

4.1.2 負責對形成人事材料的局屬各部室的歸檔工作進行業務指導和檢查。

4.1.3 負責人事檔案材料的鑒定、保管、保密、查閱和傳遞、檢查核對等管理工作。

4.2 人事檔案材料的收集途徑和范圍

4.2.1 通過局黨委工作部、勞動人事部收集職工在吸收、聘任、調配、轉業退伍安置、任免、辦理工資待遇、政審等工作中形成的檔案材料。

4.2.2 通過局黨代會、職代會、工會、共青團等代表會議的部門，收集代表、委員登記

表和個人政績材料。

4.2.3 通過局勞動人事部收集職工受教育的學生(學員)登記表，考生登記表，學習成

績表，畢業生登記表、鑒定表，授予學位的材料，學歷證明書；培訓結業成績表，學習鑒定

等材料。

4.2.4 通過局勞動人事部收集專業技術資格評定、認定、確認審批材料和工人技師資

格審批材料。

4.2.5 通過局黨委工作部收集在組織建設中形成的批準為正式中國共產黨黨員的志愿書

、申請書、自傳、登記表等材料。

4.2.6 通過局黨委工作部收集在共青團建設中形成的入團志愿書、申請書、登記表等材

料。

4.2.7 通過局長工作部、局工會、黨委工作部等部室收集表彰活動中形成的先進工作（生產)者、勞動模范等的登記表、先進模范事跡、嘉獎通報等材料。

4.2.8 通過局紀檢監察室、勞動人事部等部室收集形成的處分決定、本人檢查、上級批

復、個人對處分決定的意見等材料。

4.2.9 通過局審計稽查部收集形成對職工經濟工作中的評價、處理意見等材料。

4.2.10 通過局安全生產部、生產科技部及本人、報刊雜志等途徑收集本局職工的發明、科研成果及有重大影響的論文、著作等的目錄．

4.2.11 通過局勞動人事部、工會收集職工更改姓名、民族、出生年月、國籍、入黨入團

時間、參加革命工作時間等有關材料：個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料、上級

批復及職工離、退休審批材料等。

4.2.12 通過局工會、安全保衛部等部門收集死亡職工的悼詞、公開報道、非正常死亡的 調查報告等材料。

4.2.13 人事檔案具體歸檔范圍按中共中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規

定》執行。

4.3 歸檔要求和時間

4.3.1 凡需要歸檔的人事材料，由各主管部室負責收齊，確認無誤后，填寫移交清冊一

式二份，經部室領導審簽后，交局人事檔案室歸檔。

4.3.2 凡需要歸檔的人事檔案任何人都不得擅自保存，更不得據為已有，必須主動向局

人事檔案室移交。

4.3.3 各部室移交人事檔案時，必須詳細填寫登記表一式二份，連同歸檔材料一齊送局

人事檔案室。

4.3.4 專職接收歸檔人事材料時，須按照歸檔登記表的 項目，逐份逐頁地

進行核對，檢查無誤后，簽字蓋章，其中，一份歸檔登記表留存檔案室備查，另一份退回，由

歸檔部門保存。

4.3.5 歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料齊全完整真實，文字清楚，對象

明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。

4.3.6 歸檔材料必須手續完備，經鑒別不屬歸檔范圍的材料，要分別情況予以處理。

4.3.7 對偽造的材料要追究責任，嚴肅處理；對應銷毀的材料要詳細登記，經分管局領

導審查批準；對應轉出的材料要辦理轉遞登記手續。

4.3.8 人事檔案材料的載體，應使用16開規格的辦公用紙，材料左邊應留出2-2.5厘米的 裝訂邊。

4.3.9 凡歸檔人事材料的撰寫必須符合要求，文字必須是鉛印、計算機打印、膠印、油

印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復

寫紙書寫。

4.3.10 歸檔材料必須是原件，除電傳材料需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件

存檔。

4.3.11 本局各部室在人事材料形成后的一個月內移交局人事檔案室，移交份數一般為

一份(省公司管理的局級領導需二份)。

4.4 鑒別與轉遞

4.4.1 認真鑒別、判定人事檔案的真偽，做到不錯歸、錯銷。

4.4.2 從本局職工姓名的異同(即：同姓同名，同姓異名或異姓同名)上鑒別人事材料

是否是該職工的材料，避免張冠李戴現象發生。

4.4.3 按照人事檔案十大類(即：履歷、自傳、鑒定、學歷、政審、黨團、獎勵、處分、待遇、其他等類)的內容，鑒別其是否屬于人事檔案歸檔范圍。

4.4.4 以《干部檔案工作條例》及《企業職工檔案管理工作規定》為準繩，以審查結論

為依據，以案情緣由為線索，鑒別歸檔材料是否符合材料清理的有關政策。

4.4.5 剔出歸檔材料中的重份、內容重復、不能說明問題和沒有價值的材料，使歸檔材

料更精練。

4.4.6 通過政審材料和處分材料的構成以及每份材料 的內容，鑒別歸檔材料是否完整。

4.4.7 檢查歸檔材料的審查、批準、簽署、蓋章、落款等手續，鑒別歸檔材料手續是

否完備。

4.4.8 職工因工作調動需要轉遞人事檔案的，應在10天內辦理轉遞手續，避免因時間

拖久，產生“無頭檔案”。

4.4.9 對轉出的人事檔案要認真地檢查核對，按有關要求整理合格，裝訂成冊，不得

扣留材料或分批轉出。

4.4.10 人事檔案轉出后，須在檔案名冊注明何時轉向何處，以便備查。

4.4.11 轉出的人事檔案要仔細填寫《人事檔案轉遞通知單》，與檔案一道密封，加貼

密封條并蓋密封章，通過機要交通或派專人轉遞，不準郵寄或交本人自帶。

4.5 人事檔案的整理

4.5.1 人事檔案的整理必須規范，按照《干部檔案工作條例》、《職工檔案管理工作

規定》的方法和程序，對歸檔的干部、職工個人材料進行鑒別、分類、排列、編目、裝訂，使

之系統化、條理化，避免散失，便于保管和利用。

4.5.2 整理后的案卷，須按計算機檔案管理程序的要求，依姓氏筆畫的順序，逐卷、逐

件、逐個字段地輸入微機。

4.5.3 案卷裝訂前，應拆除卷內每份文件的裝訂金屬物，整平、裱糊褶皺和破損的材料。

4.5.4 案卷裝訂時，按“封面——目錄——卷內文件——封底”的順序分箱排架。

4.5.5 案卷裝訂后，一律使用標準檔案裝具裝袋，在填寫好裝具脊背各欄項目的內容后，按“姓氏筆畫——編號”的順序分箱排架。

4.6 人事檔案的保管、保密

4.6.1 為確保人事檔案的絕對安全，須使用門窗較堅固的專用檔案庫房，配置專用鐵

質的檔案柜。

4.6.2 人事檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14°C～24°C之

間，濕度控制在45%～65%之間。

4.6.3 庫房內每個鐵質檔案柜中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵

蝕。

4.6.4 依據檔案庫房通風去濕(降溫)原理，不定時地開 啟庫房門窗，保持庫內空氣清新

，防止有害氣體對檔案的腐蝕。

4.6.5 檔案庫房的門窗必須密封無損，庫房門窗開啟后，須隨時注意關閉，防止老鼠入

庫危害庫存檔案。

4.6.6 嚴禁在庫房內吸煙和擺放易燃物品，正確使用電器設備，保證用電安全。

4.6.7 每月定期對庫藏檔案進行清理檢查，若發現有破損或載體變質的檔案，要查明原因

并及時進行修補或復制。

4.6.8 管理人員要嚴格遵守保密制度，不準向無關人員談論檔案內容。

4.6.9 任何人不準攜帶檔案材料進入公共場所，個人不準私自保存他人的檔案材料。

4.6.10 人事檔案庫房為我局機要重地，無關人員不得入內。

4.6.11 檔案管理專職每天下班前須對庫房進行安全檢查，節假日須做好安全防范工作。

4.7 人事檔案的提供利用

4.7.1 檔案管理專職須按姓氏筆畫編制人事檔案案卷目錄檢索工具，積極為人事工作服

務。

4.7.2 凡本局需查閱人事檔案者，必須是中共黨員，查閱前應填寫查閱登記表，在查閱

室查閱，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

4.7.3 查閱人事檔案時要注意愛護，保持案卷的整潔，嚴禁對檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。

4.7.4 未經批準，不得擅自拍攝、復制檔案材料，確因工作需要從檔案中取證的，必須

經有關領導同意后，方可辦理，復制的材料不得給無關人員觀看，用畢自行銷毀。

4.7.5 本局人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，可由借用單位寫出借閱報告，經

本局分管領導批準后方可借用，借用檔案一般不超過三天，用后及時歸還。

4.7.6 借用的人事檔案必須妥善保管，要嚴格保密，不準交給無關人員和職工本人翻閱

，用畢及時歸還。

4.7.7 本局任何職工不得查閱本人及家屬的人事檔案。

4.7.8 檔案管理人員接待閱檔時，要先清點材料，后拿出，收回檔案時要清點，再歸檔。

4.7.9 每月檢查一次借出檔案的退回情況，逾期不還者 要及時催回；每年年底進行一次

檔案總核對工作，將不該管的檔案轉到有關單位，應管檔案及時索要。

檢查與考核

本標準的檢查與考核按《XXXXXX工作質量綜合考核辦法》執行。本標準的檢查與考核還應按XXXXXX有關規定執行。

第五篇：人事檔案管理

員工檔案管理辦法

1目的為規范公司員工人事檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤管理，特制定本規章。

2范圍

公司針對所有員工的管理工作均應遵照本辦法執行。

3解釋

人事管理檔案：指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等項的資料。

4權責

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責，各人力資源派駐機構或人員應在其指導下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門負責收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是部門主管（含）以上的領導在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權調閱。

5工作內容

5.1人事檔案

5.1.1人事檔案的調轉

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內將人事檔案轉入公司。

5.1.1.2人力資源有義務協助員工辦理人事檔案調轉手續。

5.1.2 人事檔案的管理

人力資源部負責按照國家有關法規和文件的規定,定期對員工的人事檔案進行更新、整理。

5.2人事管理檔案

5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1人事管理檔案應在員工到職一周內，由所在部門負責將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經試用期考核通過，正式錄用時將其人事資料移交人力資源部。

5.2.1.2人力資源部對移交的人事資料要依據《人事管理檔案分類目錄》進行審核，發現有人事資料不完整的及時向相關單位和人員追索，以確保人事檔案的真實與完整。

5.2.1.3對公司員工應收取身份證復印件（核對原件）三份、免冠一寸照4張、學歷證書復印件（核對原件）、最近一家工作單位離職證明書（收原件）、社保卡復印件（核對原件）/社保數碼回執、居住證復印件（核對原件）/居住證數碼回執、其中銷售部、財務部員工除收取上述資料外還需收取擔保文件。

5.2.1.4收取員工相關證件時，應向對方出具收據（一式二份），一份交對方，一份存入檔案袋（盒）查驗。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經辦人姓名。

5.2.1.6檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。

5.2.2人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調整、職務異動等人事資料一經形成，員工所在部門應及時協助人力資源部整理相關資料。

5.2.2.2員工調任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時,除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。

5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤后，應參照

5.2.1.5條款規定交檔。

5.2.3人力資源部本著對員工負責的態度，按照人事檔案管理的有關規定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關規定統一保管。

5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復印管理

5.3.1 有下列情形之一時，方可查、借閱人事（管理）檔案：

a.了解所屬員工基本情況；

b.員工晉升、降職；

c.員工獎懲；

d.員工調動。

5.3.2 查、借閱及復印人事（管理）檔案的手續

5.3.2.1 查閱人事（管理）檔案的手續

a.須查閱人員（管理）檔案時，查閱人持人事專員（檔案管理）簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。

b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內完成；不準將有關資料私自帶出或復印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續

a.須借閱人員（管理）檔案時，借閱人持人事專員（檔案管理）簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經有核準權限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續。

b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準私自復印或轉借他人。

c.借閱檔案人員應按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索。

d.歸還檔案時，檔案管理人員應依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調閱員工人事檔案的,由人力資源部負責與(b)聯系。

5.3.2.3的確因工作需要，要求復印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經人力資源部長核準方可進行。

5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復印者，應注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀范圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。

5.4離職人員檔案的處理

5.4.1 退檔手續的辦理

離職人員持經核準的《離職(調動)交接表》到檔案室辦理。

5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。

5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應提出書面申請，經所屬部門主管/經理或單位負責人批準。

5.5.2證件借出期限最長為二個月。逾期未歸還者，按每個證件20元/天計算罰金，罰金從押金中扣除。

5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應詳細記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。

5.6 檔案的統計、清點

5.6.1檔案管理員應及時將人事信息歸檔，及時記錄，及時錄入微機，保證實存檔案信息與微機存儲信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統計上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進行月度匯總。

5.6.3每年一月份，對檔案進行清點。統計上歸檔數、檔案總數、退檔總數、在崗人員檔案數等數據，并與微機存儲數據校對，要求二者一致。

5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調動)交接表》中核準的日期為依據計算；

b.未辦理離職手續但實際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據開始計算。

5.6.5 每年三月份，對上已超出保存期限的檔案統一進行銷毀。

5.7 本辦法自頒布之日起開始執行。

6.相關表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》

6.2 《人事管理檔案分類目錄》

6.3 《人員薪資/異動變化記錄表》

6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》