第一篇：人事檔案管理

東儀實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司人事檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為規(guī)范員工檔案管理，有效的保護(hù)和利用員工檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。

第二條 人事檔案是公司組織、人事等部門(mén)在招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)罰、提拔和職稱(chēng)評(píng)審等工作中形成的有關(guān)員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想業(yè)務(wù)、技術(shù)水平、工作表現(xiàn)及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是歷史地全面考察員工的依據(jù)。

第三條 員工檔案是國(guó)家檔案重要的組成部分，是黨和國(guó)家的秘密。員工檔案工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的保衛(wèi)、保密法規(guī)，嚴(yán)密保管，確保員工檔案的規(guī)范和安全。

第四條 適用范圍：本辦法適用于公司在冊(cè)員工、離退休員工及已故員工（5年內(nèi)）的人事檔案管理

第二章 組織管理。

第五條 檔案工作由辦公室歸口管理，并有檔案管理員負(fù)責(zé)日常工作。

第六條 制度的基本內(nèi)容

建立健全保管制度，其基本內(nèi)容大致包括其部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；傳遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度；借閱制度；出具證明材料。

（一）材料歸檔制度

員工檔案應(yīng)全面反映員工的歷史全貌和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，需要不斷

收集、補(bǔ)充新的檔案材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序?yàn)椋菏紫葘?duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

（二）檢查核對(duì)制度檢查與核對(duì)時(shí)保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案本身進(jìn)行檢查，如查看無(wú)霉?fàn)€，蟲(chóng)蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：

1、突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。

2、對(duì)有些檔案放生疑問(wèn)之后，如不能確定某份檔案是否 丟失。

3、發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。

（三）轉(zhuǎn)遞制度

轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的專(zhuān)遞一般是由 工作調(diào)動(dòng)引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：

1、轉(zhuǎn)遞檔案必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格密封，以機(jī)密件通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，或派專(zhuān)人送取，不得郵寄或交本人自帶。

2、辦公室是員工檔案轉(zhuǎn)遞的歸口承辦單位，負(fù)責(zé)接收或轉(zhuǎn)出員工檔案。

3、轉(zhuǎn)出檔案必須憑縣級(jí)以上各級(jí)組織、人事勞動(dòng)部門(mén)或具有相關(guān)人事權(quán)單位的商調(diào)函，經(jīng)黨委組織部、人力資源部有關(guān)人員與人事檔案室聯(lián)系，由檔案管理員按照既要間轉(zhuǎn)遞相關(guān)規(guī)定辦理郵寄手續(xù)。若派專(zhuān)人送達(dá)檔案，送達(dá)人須在檔案是辦理手續(xù)。

4、在轉(zhuǎn)遞中遵循保密原則，一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)地，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

5、在接受其他單位轉(zhuǎn)入的檔案，需對(duì)檔案材料進(jìn)行仔細(xì)審核，確認(rèn)無(wú)誤后，應(yīng)在檔案回執(zhí)上簽字蓋章，并在收到檔案一周內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入辦公室。

6、失業(yè)員工（含解除勞動(dòng)合同、除名、開(kāi)除、終止勞動(dòng)關(guān)系）其檔案應(yīng)在定期轉(zhuǎn)至有關(guān)政府部門(mén)管理。

（四）保衛(wèi)保密制度 具體要求以下：

1、辦公室檔案管理為涉密崗位。有關(guān)人員應(yīng)遵守國(guó)家、企業(yè)的有關(guān)保密法規(guī)及制度。

2、檔案管理員要對(duì)全部員工的人事檔案安全負(fù)責(zé)，檔案是屬于公司保密要害部位，出檔案管理員及正常業(yè)務(wù)工作需進(jìn)入檔案室的人員外，嚴(yán)禁他人入內(nèi)。

3、保持庫(kù)房、檔案柜清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。

4、檔案室鑰匙由專(zhuān)人保管，不得私借他人。

5、人事檔案使用完畢后，要及時(shí)放回檔案柜。

6、管理人員離開(kāi)辦公室，要隨手鎖門(mén)，嚴(yán)禁人走門(mén)開(kāi)，造成檔案材料丟失。

（五）統(tǒng)計(jì)制度

檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案業(yè)務(wù)水平的一項(xiàng)有效方法，必須嚴(yán)肅認(rèn)真的做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。

1、對(duì)檔案的收進(jìn)、移出和案卷利用數(shù)量等情況，及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2、按照上級(jí)檔案部門(mén)的要求，及時(shí)報(bào)送本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。

3,、檔案室應(yīng)建立檔案收進(jìn)、移出登記表，查（借）閱檔案資料登記薄。

4、對(duì)于各種登記、統(tǒng)計(jì)表冊(cè)，高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真進(jìn)行填寫(xiě)。達(dá)到統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確，上報(bào)及時(shí)。

5、要定期進(jìn)行檔案分析，通過(guò)定量分析，反映工作發(fā)展的速度和狀況，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高檔案工作水平。

6、檔案統(tǒng)計(jì)工作要嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》，要按《統(tǒng)計(jì)法》的要求嚴(yán)肅認(rèn)真做好統(tǒng)計(jì)工作。

（六）檔案借閱制度

1、凡我公司員工及外單位人員因工作、學(xué)習(xí)需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱審批表，外單位人員還應(yīng)該持單位介紹信，經(jīng)檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可辦理查閱手續(xù)，查閱機(jī)密級(jí)

或重要檔案材料需經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2、檔案原則上不借出，均在檔案室內(nèi)查閱，如需要借出，必須填寫(xiě)借閱審批表，辦理相關(guān)批準(zhǔn)手續(xù)。

3、借閱者要愛(ài)護(hù)檔案，不得損壞和丟失，借出檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)合，查閱檔案要嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度。

4、借閱檔案材料應(yīng)及時(shí)歸還，借閱時(shí)間一般不得超過(guò)一周，特殊情況須經(jīng)負(fù)責(zé)人同意，辦理續(xù)借手續(xù)，但節(jié)假日或借閱人員出差之前，應(yīng)將檔案材料歸還檔案室。

5、檔案室工作人員對(duì)歸還的檔案，應(yīng)認(rèn)真檢查，核對(duì)無(wú)誤后，辦理注銷(xiāo)手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失情況、要依法查處。

（七）出具證明材料程序

1、由有關(guān)單位開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章。

2、人事檔案部門(mén)按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料。

3、證明材料由人事檔案部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

第七條 人事檔案管理責(zé)任

（一）人事檔案室作為保密要害部位，管理員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，有效地保守檔案機(jī)密。

（二）擬定和修改員工檔案管理制度。

（三）負(fù)責(zé)查閱檔案人員資格審核。

（四）維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損害，這是檔案保管的主要任務(wù)。

（五）按國(guó)家規(guī)定審核應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案材料。

（六）科學(xué)有序地保管檔案材料，便于檔案材料使用。

（七）負(fù)責(zé)辦理檔案的其他事項(xiàng)。

第三章 檔案管理人員工作守則

第八條 檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的政策方針，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守、嚴(yán)守機(jī)密、勇于創(chuàng)新、具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。

第九條 熱愛(ài)檔案工作，學(xué)習(xí)檔案工作的基本知識(shí)和方法，接受部上級(jí)檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極參加檔案培訓(xùn)。

第十條 負(fù)責(zé)做好本部門(mén)文件材料的形成、積累和整理等于立卷工作，經(jīng)過(guò)鑒別、整理后完成立卷工作，保證歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

第十一條 凡歸檔的材料均應(yīng)按照中央組織部要求《關(guān)于檔案材料收集、歸檔暫行規(guī)定》管理，不應(yīng)歸入檔案的不得入檔，歸檔材料做到分類(lèi)準(zhǔn)確，編目合理，標(biāo)題完整，裝訂整齊，字跡清楚。

第十二條 注意文件材料的安全和保密，按規(guī)定時(shí)間將集中形成的所有該歸檔材料歸入檔案。

第四章 附則

第十三條 人事檔案材料收集歸檔范圍

（一）員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報(bào)表（包括上報(bào)的考察材料），鑒定、民主評(píng)議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)部門(mén)審批表等。

（二）錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。

（三）黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登記表和委員的簡(jiǎn)歷表、政績(jī)材料。

（四）辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問(wèn)題和審批材料。

（五）評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱(chēng))工作中形成的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表，專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料以及聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。

（六）員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時(shí)參加革命工作時(shí)間等過(guò)程中形成的個(gè)人申請(qǐng)表，組織審查報(bào)告，上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

（七）黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(shū)(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見(jiàn)及所依據(jù)的材料，民主評(píng)議黨員工作中形成的組織意見(jiàn)。民主評(píng)議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和審批材料，退黨材

料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn)；入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；加入民主黨派的材料。

（八）干部審查工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人結(jié)論的意見(jiàn)、檢查交待、旁證材料；甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

（九）表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。

（十）各種處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書(shū)。

（十一）員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

（十二）體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級(jí)的材料。

（十三）辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調(diào)查報(bào)告。

（十四）高等教育、國(guó)民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)登記表、畢業(yè)登記表，授于學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書(shū)，學(xué)習(xí)鑒定材料。

（十五）其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。

第十四條 本管理辦法如有和國(guó)家政策、法律、法規(guī)有關(guān)規(guī)定相抵觸的，則以國(guó)家規(guī)定為準(zhǔn)；如有與公司以前相關(guān)規(guī)定相抵觸的，則以本管理辦法為準(zhǔn)。

第十五條 本管理辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。

第二篇：人事檔案管理

至于辦理，畢業(yè)時(shí)學(xué)校會(huì)給你一張戶(hù)口遷移證和報(bào)到證，查看一下戶(hù)口遷移證和報(bào)告證的地址正不正確的，一般戶(hù)口遷移證的地址就是你高中時(shí)戶(hù)口所在地的派出所，報(bào)告證的地址應(yīng)該是你高中時(shí)所在地的人事局，畢業(yè)后帶上你的報(bào)告證去人事局報(bào)到，人事局會(huì)給你開(kāi)具報(bào)到證明，之后拿這個(gè)報(bào)到證明和戶(hù)口遷移證去派出所入戶(hù)，這樣手續(xù)就全了。

如果回原籍，也不要讓學(xué)校給你打回原籍，也要派回原籍

如果是打回原籍，不但戶(hù)口回自己上學(xué)前的街道

檔案也要回街道，人事身份就失去了，按失業(yè)處理，除非再考學(xué)等特殊渠道

否則無(wú)法恢復(fù)干部身份了

所以，一定要派回原籍，在原籍找到接收單位

讓學(xué)校和接收單位給你做正式的派遣和接收手續(xù)（如果學(xué)校現(xiàn)在還給你做派遣的話(huà)）

做了正式的派遣和接收手續(xù)以后，你的人事身份就是干部了

或是說(shuō)保住了自己的干部身份，對(duì)于以后，無(wú)論是去事業(yè)單位還是將來(lái)退休都比較有利

有一種情況是，人才中心直接以企業(yè)的形式出面，給你做接收手續(xù)

給你干部身份，那樣的話(huà)，就不用擔(dān)心了，也省得自己去找接收單位了

另一種情況是，原籍的人才中心只管給你暫存檔案，沒(méi)有給你作正式的接收手續(xù)

這種情況對(duì)你是沒(méi)有好處的，沒(méi)有正式接收手續(xù)，拿不到干部身份

原籍的人才沒(méi)有給你做接收手續(xù)一天，你在北京上的養(yǎng)老保險(xiǎn)就白上一天

將來(lái)退休的時(shí)候，都不算數(shù)，不算工齡，而且你是遲早要找一家單位來(lái)給你的檔案做接收的打回原籍等于未就業(yè)，是沒(méi)有工齡的? 找人事代理公司是計(jì)算工齡的。

但是很多大企業(yè)的職工檔案也在人事局.小公司根本不具備存檔案的條件.辦人事代理后你的檔案是在你申

請(qǐng)地方的人事局.存在教育局和存在人才市場(chǎng)待遇都差不多，如果你存在教育局如果你欠費(fèi)他們會(huì)在你存檔的時(shí)候通知你繳費(fèi)，好處是如果你考事業(yè)單位（比如教育口）你可能會(huì)被優(yōu)先考慮，存在人才市場(chǎng)不一定工齡就有效，如果你在私人企業(yè)，就和工齡沒(méi)有關(guān)系了，這就是郎方面的優(yōu)劣勢(shì)，如果你有把握進(jìn)事業(yè)單位，還是存在人才中心，如果你考教育口，還是存在教育局

打回原籍是指打回原戶(hù)口所在地。如果你原籍是農(nóng)村或縣級(jí)，檔案應(yīng)該在你所在的市人事局。你手中的檔案材料需要你到所在的人事

局報(bào)道時(shí)繳納對(duì)應(yīng)，如果一直沒(méi)有工作單位提取你的檔案，那么你的檔案可以一直放在人事局，但是你需要繳納相應(yīng)的管理費(fèi)。具體 情況請(qǐng)咨詢(xún)?nèi)耸戮秩藛T

最好放人才市場(chǎng)，那樣如果考公務(wù)員什么的可以算工齡，如果時(shí)間長(zhǎng)在自己手里可能就失效了！

檔案是不可以自己保管的，必須放在正規(guī)的人才市場(chǎng)和人力資源中心在可以，超過(guò)一定時(shí)間的不落戶(hù)的話(huà)，就是“黑檔”，過(guò)期國(guó)家

就不承認(rèn)了，你這么多年的學(xué)也白上了。而且如果以后你上保險(xiǎn)和繳納住房公積金的時(shí)候，也會(huì)受到很大影響。建議你還是趕緊去把

檔案落實(shí)到人才市場(chǎng)的好。

到你現(xiàn)在工作所在地的人才中心辦理檔案人事代理手續(xù)，從而把

檔案交給人才中心管理即可。只有這樣，才能連續(xù)計(jì)算你的工齡以及保留你的干部身份。同時(shí)，如果你以后跳槽到其它地方工作，也方便調(diào)檔。

檔案如果放在人才市場(chǎng)是和工齡掛鉤的.應(yīng)該放人才或單位吧。

建議大家把檔案放在人才交流中心，每年付費(fèi)180元.畢業(yè)生每年付費(fèi)把檔案放在人才交流中心，可以省很多麻煩，人才交流中心可以為學(xué)生代辦任何手續(xù)。

大型國(guó)有企業(yè)都有存放和管理員工人事檔案的權(quán)利，但是很多私企都沒(méi)有人事檔案管理權(quán)

學(xué)校原則上是不幫畢業(yè)生托管檔案的，在我們畢業(yè)之前的一個(gè)月，我們學(xué)校就叫我們要么聯(lián)系好工作，把檔案放在所在單位，要么就

是自己去找人才中心放，如果都不放，那么就幫你把檔案打回原籍，不知道你們學(xué)校是不是也要求你們這樣！你先去問(wèn)學(xué)校，檔案應(yīng)

該還在那里，你的檔案只可能在3個(gè)地方：學(xué)校，人才中心，原籍！你去問(wèn)學(xué)校就知道了！至于怎么保管，就要根據(jù)你的實(shí)際情況來(lái)分析了，找到工作了當(dāng)然是放到你單位那里去，如果還沒(méi)有找到但是正在找，建議你就放在

你找工作的所在地的人才中心，畢業(yè)后檔案可以保存的幾個(gè)地方：學(xué)校、戶(hù)口原籍、就業(yè)該市的人才市場(chǎng)、用人單位及上級(jí)管理機(jī)構(gòu)。

直接讓學(xué)校寄送檔案回原籍，這樣出生地公安局或勞動(dòng)部門(mén)回把這一批的大學(xué)生檔案暫待管理。

第三篇：人事檔案管理

中組部、國(guó)家人事部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的補(bǔ)充規(guī)定

中共中央組織部、人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》（人調(diào)發(fā)[1988]5號(hào)）下發(fā)以后，各地區(qū)，各部門(mén)采取了一些措施，為糾正流動(dòng)人員人事檔案管理中產(chǎn)生的混亂現(xiàn)象做了不少工作。但是，現(xiàn)行存在有令不行，有禁不止的現(xiàn)象。有一些民辦公司，人才開(kāi)發(fā)中心等機(jī)構(gòu)還在擅自接收和管理流動(dòng)人員的人事檔案不按有關(guān)規(guī)定辦事，有的甚至把無(wú)原則地出具出國(guó)政審證明材料和保管檔案當(dāng)成謀利手段。為了進(jìn)一步貫徹執(zhí)行流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員的管理，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，特作如下補(bǔ)充通知：

一、流動(dòng)人員的人事檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行中共中央組織部，人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》的規(guī)定，一律由各級(jí)黨委組織部門(mén)或政府人事及其所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。對(duì)于不應(yīng)管理流動(dòng)人員人事檔案的機(jī)構(gòu)，各級(jí)組織，人事部門(mén)要認(rèn)真進(jìn)行檢查，并督促他們將其管理的人事檔案按有關(guān)規(guī)定盡快移交。

二、黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體機(jī)關(guān)、國(guó)營(yíng)企事業(yè)單位錄用、聘用流動(dòng)人員，必須憑管理其人事檔案的黨委組織部門(mén)或政府人事部門(mén)及其所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)出具的人事關(guān)系介紹信，方可正式辦錄用、聘用手續(xù)，并接收其人事檔案。

三、今后，各級(jí)組織、人事部門(mén)，對(duì)脫離黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體機(jī)關(guān)、國(guó)營(yíng)企事業(yè)單位自謀職業(yè)的流動(dòng)人員的人事檔案，一律憑有關(guān)黨委組織部門(mén)或政府人事部門(mén)及其所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)出具的轉(zhuǎn)檔通知，辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，不得再轉(zhuǎn)給任何民辦機(jī)構(gòu)。

四、流動(dòng)人員的人事檔案管理是一項(xiàng)重要工作，各極黨委組織部門(mén)和政府人事部門(mén)政府人事部門(mén)所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，一定要認(rèn)真屬行職責(zé)，建立健全各項(xiàng)管理制度，把這項(xiàng)工作做好。

第四篇：人事檔案管理

人事檔案管理

范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了XXXXXX的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。

本標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)于XXXXXX人事檔案的管理工作。

引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過(guò)在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。

中共中央組織部關(guān)于印發(fā)《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目

標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》的通知(組通字［1996］55號(hào))。

關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中共江蘇省委組織部《江蘇省1996-XX年干部人事檔案工作規(guī)劃》的通知(組廳

字［1996］36號(hào))。

國(guó)電公司關(guān)于印發(fā)《國(guó)家電力公司干部檔案工作八項(xiàng)制度》的通知(人建［1998］48號(hào))。

《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。

管理職責(zé)

3.1 主管勞動(dòng)人事工作的局長(zhǎng)對(duì)人事檔案工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo) 責(zé)任。

3.2 工作由局勞動(dòng)人事部負(fù)責(zé)。

3.3 專(zhuān)職負(fù)責(zé)工作。

管理內(nèi)容與要求

4.1 基本任務(wù)

4.1.1 負(fù)責(zé)接收、征集、整理、立卷、編目和統(tǒng)計(jì)本局形成的人事檔案。

4.1.2 負(fù)責(zé)對(duì)形成人事材料的局屬各部室的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。

4.1.3 負(fù)責(zé)人事檔案材料的鑒定、保管、保密、查閱和傳遞、檢查核對(duì)等管理工作。

4.2 人事檔案材料的收集途徑和范圍

4.2.1 通過(guò)局黨委工作部、勞動(dòng)人事部收集職工在吸收、聘任、調(diào)配、轉(zhuǎn)業(yè)退伍安置、任免、辦理工資待遇、政審等工作中形成的檔案材料。

4.2.2 通過(guò)局黨代會(huì)、職代會(huì)、工會(huì)、共青團(tuán)等代表會(huì)議的部門(mén)，收集代表、委員登記

表和個(gè)人政績(jī)材料。

4.2.3 通過(guò)局勞動(dòng)人事部收集職工受教育的學(xué)生(學(xué)員)登記表，考生登記表，學(xué)習(xí)成

績(jī)表，畢業(yè)生登記表、鑒定表，授予學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書(shū)；培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表，學(xué)習(xí)鑒定

等材料。

4.2.4 通過(guò)局勞動(dòng)人事部收集專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格評(píng)定、認(rèn)定、確認(rèn)審批材料和工人技師資

格審批材料。

4.2.5 通過(guò)局黨委工作部收集在組織建設(shè)中形成的批準(zhǔn)為正式中國(guó)共產(chǎn)黨黨員的志愿書(shū)

、申請(qǐng)書(shū)、自傳、登記表等材料。

4.2.6 通過(guò)局黨委工作部收集在共青團(tuán)建設(shè)中形成的入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、登記表等材

料。

4.2.7 通過(guò)局長(zhǎng)工作部、局工會(huì)、黨委工作部等部室收集表彰活動(dòng)中形成的先進(jìn)工作（生產(chǎn))者、勞動(dòng)模范等的登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎(jiǎng)通報(bào)等材料。

4.2.8 通過(guò)局紀(jì)檢監(jiān)察室、勞動(dòng)人事部等部室收集形成的處分決定、本人檢查、上級(jí)批

復(fù)、個(gè)人對(duì)處分決定的意見(jiàn)等材料。

4.2.9 通過(guò)局審計(jì)稽查部收集形成對(duì)職工經(jīng)濟(jì)工作中的評(píng)價(jià)、處理意見(jiàn)等材料。

4.2.10 通過(guò)局安全生產(chǎn)部、生產(chǎn)科技部及本人、報(bào)刊雜志等途徑收集本局職工的發(fā)明、科研成果及有重大影響的論文、著作等的目錄．

4.2.11 通過(guò)局勞動(dòng)人事部、工會(huì)收集職工更改姓名、民族、出生年月、國(guó)籍、入黨入團(tuán)

時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等有關(guān)材料：個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料、上級(jí)

批復(fù)及職工離、退休審批材料等。

4.2.12 通過(guò)局工會(huì)、安全保衛(wèi)部等部門(mén)收集死亡職工的悼詞、公開(kāi)報(bào)道、非正常死亡的 調(diào)查報(bào)告等材料。

4.2.13 人事檔案具體歸檔范圍按中共中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)

定》執(zhí)行。

4.3 歸檔要求和時(shí)間

4.3.1 凡需要?dú)w檔的人事材料，由各主管部室負(fù)責(zé)收齊，確認(rèn)無(wú)誤后，填寫(xiě)移交清冊(cè)一

式二份，經(jīng)部室領(lǐng)導(dǎo)審簽后，交局人事檔案室歸檔。

4.3.2 凡需要?dú)w檔的人事檔案任何人都不得擅自保存，更不得據(jù)為已有，必須主動(dòng)向局

人事檔案室移交。

4.3.3 各部室移交人事檔案時(shí)，必須詳細(xì)填寫(xiě)登記表一式二份，連同歸檔材料一齊送局

人事檔案室。

4.3.4 專(zhuān)職接收歸檔人事材料時(shí)，須按照歸檔登記表的 項(xiàng)目，逐份逐頁(yè)地

進(jìn)行核對(duì)，檢查無(wú)誤后，簽字蓋章，其中，一份歸檔登記表留存檔案室備查，另一份退回，由

歸檔部門(mén)保存。

4.3.5 歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料齊全完整真實(shí)，文字清楚，對(duì)象

明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。

4.3.6 歸檔材料必須手續(xù)完備，經(jīng)鑒別不屬歸檔范圍的材料，要分別情況予以處理。

4.3.7 對(duì)偽造的材料要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理；對(duì)應(yīng)銷(xiāo)毀的材料要詳細(xì)登記，經(jīng)分管局領(lǐng)

導(dǎo)審查批準(zhǔn)；對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)出的材料要辦理轉(zhuǎn)遞登記手續(xù)。

4.3.8 人事檔案材料的載體，應(yīng)使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2-2.5厘米的 裝訂邊。

4.3.9 凡歸檔人事材料的撰寫(xiě)必須符合要求，文字必須是鉛印、計(jì)算機(jī)打印、膠印、油

印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)

寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

4.3.10 歸檔材料必須是原件，除電傳材料需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件

存檔。

4.3.11 本局各部室在人事材料形成后的一個(gè)月內(nèi)移交局人事檔案室，移交份數(shù)一般為

一份(省公司管理的局級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需二份)。

4.4 鑒別與轉(zhuǎn)遞

4.4.1 認(rèn)真鑒別、判定人事檔案的真?zhèn)危龅讲诲e(cuò)歸、錯(cuò)銷(xiāo)。

4.4.2 從本局職工姓名的異同(即：同姓同名，同姓異名或異姓同名)上鑒別人事材料

是否是該職工的材料，避免張冠李戴現(xiàn)象發(fā)生。

4.4.3 按照人事檔案十大類(lèi)(即：履歷、自傳、鑒定、學(xué)歷、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、待遇、其他等類(lèi))的內(nèi)容，鑒別其是否屬于人事檔案歸檔范圍。

4.4.4 以《干部檔案工作條例》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》為準(zhǔn)繩，以審查結(jié)論

為依據(jù)，以案情緣由為線(xiàn)索，鑒別歸檔材料是否符合材料清理的有關(guān)政策。

4.4.5 剔出歸檔材料中的重份、內(nèi)容重復(fù)、不能說(shuō)明問(wèn)題和沒(méi)有價(jià)值的材料，使歸檔材

料更精練。

4.4.6 通過(guò)政審材料和處分材料的構(gòu)成以及每份材料 的內(nèi)容，鑒別歸檔材料是否完整。

4.4.7 檢查歸檔材料的審查、批準(zhǔn)、簽署、蓋章、落款等手續(xù)，鑒別歸檔材料手續(xù)是

否完備。

4.4.8 職工因工作調(diào)動(dòng)需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)在10天內(nèi)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免因時(shí)間

拖久，產(chǎn)生“無(wú)頭檔案”。

4.4.9 對(duì)轉(zhuǎn)出的人事檔案要認(rèn)真地檢查核對(duì)，按有關(guān)要求整理合格，裝訂成冊(cè)，不得

扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

4.4.10 人事檔案轉(zhuǎn)出后，須在檔案名冊(cè)注明何時(shí)轉(zhuǎn)向何處，以便備查。

4.4.11 轉(zhuǎn)出的人事檔案要仔細(xì)填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，與檔案一道密封，加貼

密封條并蓋密封章，通過(guò)機(jī)要交通或派專(zhuān)人轉(zhuǎn)遞，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

4.5 人事檔案的整理

4.5.1 人事檔案的整理必須規(guī)范，按照《干部檔案工作條例》、《職工檔案管理工作

規(guī)定》的方法和程序，對(duì)歸檔的干部、職工個(gè)人材料進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、排列、編目、裝訂，使

之系統(tǒng)化、條理化，避免散失，便于保管和利用。

4.5.2 整理后的案卷，須按計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，依姓氏筆畫(huà)的順序，逐卷、逐

件、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。

4.5.3 案卷裝訂前，應(yīng)拆除卷內(nèi)每份文件的裝訂金屬物，整平、裱糊褶皺和破損的材料。

4.5.4 案卷裝訂時(shí)，按“封面——目錄——卷內(nèi)文件——封底”的順序分箱排架。

4.5.5 案卷裝訂后，一律使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝袋，在填寫(xiě)好裝具脊背各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“姓氏筆畫(huà)——編號(hào)”的順序分箱排架。

4.6 人事檔案的保管、保密

4.6.1 為確保人事檔案的絕對(duì)安全，須使用門(mén)窗較堅(jiān)固的專(zhuān)用檔案庫(kù)房，配置專(zhuān)用鐵

質(zhì)的檔案柜。

4.6.2 人事檔案庫(kù)房須按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14°C～24°C之

間，濕度控制在45%～65%之間。

4.6.3 庫(kù)房?jī)?nèi)每個(gè)鐵質(zhì)檔案柜中須定期投放防蟲(chóng)藥片(盒)，以防治害蟲(chóng)對(duì)庫(kù)存檔案的侵

蝕。

4.6.4 依據(jù)檔案庫(kù)房通風(fēng)去濕(降溫)原理，不定時(shí)地開(kāi) 啟庫(kù)房門(mén)窗，保持庫(kù)內(nèi)空氣清新

，防止有害氣體對(duì)檔案的腐蝕。

4.6.5 檔案庫(kù)房的門(mén)窗必須密封無(wú)損，庫(kù)房門(mén)窗開(kāi)啟后，須隨時(shí)注意關(guān)閉，防止老鼠入

庫(kù)危害庫(kù)存檔案。

4.6.6 嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和擺放易燃物品，正確使用電器設(shè)備，保證用電安全。

4.6.7 每月定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理檢查，若發(fā)現(xiàn)有破損或載體變質(zhì)的檔案，要查明原因

并及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

4.6.8 管理人員要嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。

4.6.9 任何人不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所，個(gè)人不準(zhǔn)私自保存他人的檔案材料。

4.6.10 人事檔案庫(kù)房為我局機(jī)要重地，無(wú)關(guān)人員不得入內(nèi)。

4.6.11 檔案管理專(zhuān)職每天下班前須對(duì)庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，節(jié)假日須做好安全防范工作。

4.7 人事檔案的提供利用

4.7.1 檔案管理專(zhuān)職須按姓氏筆畫(huà)編制人事檔案案卷目錄檢索工具，積極為人事工作服

務(wù)。

4.7.2 凡本局需查閱人事檔案者，必須是中共黨員，查閱前應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，在查閱

室查閱，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

4.7.3 查閱人事檔案時(shí)要注意愛(ài)護(hù)，保持案卷的整潔，嚴(yán)禁對(duì)檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。

4.7.4 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料，確因工作需要從檔案中取證的，必須

經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理，復(fù)制的材料不得給無(wú)關(guān)人員觀(guān)看，用畢自行銷(xiāo)毀。

4.7.5 本局人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，可由借用單位寫(xiě)出借閱報(bào)告，經(jīng)

本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借用，借用檔案一般不超過(guò)三天，用后及時(shí)歸還。

4.7.6 借用的人事檔案必須妥善保管，要嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)交給無(wú)關(guān)人員和職工本人翻閱

，用畢及時(shí)歸還。

4.7.7 本局任何職工不得查閱本人及家屬的人事檔案。

4.7.8 檔案管理人員接待閱檔時(shí)，要先清點(diǎn)材料，后拿出，收回檔案時(shí)要清點(diǎn)，再歸檔。

4.7.9 每月檢查一次借出檔案的退回情況，逾期不還者 要及時(shí)催回；每年年底進(jìn)行一次

檔案總核對(duì)工作，將不該管的檔案轉(zhuǎn)到有關(guān)單位，應(yīng)管檔案及時(shí)索要。

檢查與考核

本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核按《XXXXXX工作質(zhì)量綜合考核辦法》執(zhí)行。本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核還應(yīng)按XXXXXX有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五篇：人事檔案管理

員工檔案管理辦法

1目的為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對(duì)員工成長(zhǎng)過(guò)程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理，特制定本規(guī)章。

2范圍

公司針對(duì)所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。

3解釋

人事管理檔案：指公司為加強(qiáng)對(duì)員工的管理，而建立起來(lái)的有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動(dòng)等項(xiàng)的資料。

4權(quán)責(zé)

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專(zhuān)員負(fù)責(zé)，各人力資源派駐機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)收集，并填寫(xiě)《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是部門(mén)主管（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎(jiǎng)懲、異動(dòng)、了解基本情況時(shí)方有權(quán)調(diào)閱。

5工作內(nèi)容

5.1人事檔案

5.1.1人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。

5.1.1.2人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。

5.1.2 人事檔案的管理

人力資源部負(fù)責(zé)按照國(guó)家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行更新、整理。

5.2人事管理檔案

5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過(guò)，正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。

5.2.1.2人力資源部對(duì)移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類(lèi)目錄》進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實(shí)與完整。

5.2.1.3對(duì)公司員工應(yīng)收取身份證復(fù)印件（核對(duì)原件）三份、免冠一寸照4張、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件（核對(duì)原件）、最近一家工作單位離職證明書(shū)（收原件）、社保卡復(fù)印件（核對(duì)原件）/社保數(shù)碼回執(zhí)、居住證復(fù)印件（核對(duì)原件）/居住證數(shù)碼回執(zhí)、其中銷(xiāo)售部、財(cái)務(wù)部員工除收取上述資料外還需收取擔(dān)保文件。

5.2.1.4收取員工相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)（一式二份），一份交對(duì)方，一份存入檔案袋（盒）查驗(yàn)。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專(zhuān)員應(yīng)在檔案袋（盒）上詳細(xì)填寫(xiě)員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類(lèi)目錄順序排列，各類(lèi)資料以形成時(shí)間為序，分類(lèi)裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。

5.2.1.6檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類(lèi)存放、嚴(yán)格保管。

5.2.2人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動(dòng)等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。

5.2.2.2員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動(dòng)資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類(lèi)外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動(dòng)資料歸檔時(shí)，除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類(lèi)外，同時(shí)在《員工薪資/異動(dòng)記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動(dòng)涉及薪資變動(dòng)時(shí)，所歸檔資料仍放第三類(lèi)。

5.2.2.4人力資源部人事管理專(zhuān)員在對(duì)收集上來(lái)的各項(xiàng)人事資料審核無(wú)誤后，應(yīng)參照

5.2.1.5條款規(guī)定交檔。

5.2.3人力資源部本著對(duì)員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫(xiě)《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。

5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理

5.3.1 有下列情形之一時(shí)，方可查、借閱人事（管理）檔案：

a.了解所屬員工基本情況；

b.員工晉升、降職；

c.員工獎(jiǎng)懲；

d.員工調(diào)動(dòng)。

5.3.2 查、借閱及復(fù)印人事（管理）檔案的手續(xù)

5.3.2.1 查閱人事（管理）檔案的手續(xù)

a.須查閱人員（管理）檔案時(shí)，查閱人持人事專(zhuān)員（檔案管理）簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長(zhǎng)簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。

b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內(nèi)完成；不準(zhǔn)將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續(xù)

a.須借閱人員（管理）檔案時(shí)，借閱人持人事專(zhuān)員（檔案管理）簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準(zhǔn)權(quán)限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。

b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長(zhǎng)至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。

c.借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責(zé)任進(jìn)行追索。

d.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對(duì)，并檢查檔案資料的完整性，確認(rèn)無(wú)誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負(fù)責(zé)與(b)聯(lián)系。

5.3.2.3的確因工作需要，要求復(fù)印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明，必須經(jīng)人力資源部長(zhǎng)核準(zhǔn)方可進(jìn)行。

5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍影響者，而對(duì)當(dāng)事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。

5.4離職人員檔案的處理

5.4.1 退檔手續(xù)的辦理

離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動(dòng))交接表》到檔案室辦理。

5.4.2 人事管理專(zhuān)員需將離職人員離職資料歸檔，按分類(lèi)目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。

5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)所屬部門(mén)主管/經(jīng)理或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

5.5.2證件借出期限最長(zhǎng)為二個(gè)月。逾期未歸還者，按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金，罰金從押金中扣除。

5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門(mén)、借用證件名稱(chēng)、借出日期、歸還日期等資料，備查。

5.6 檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)

5.6.1檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔，及時(shí)記錄，及時(shí)錄入微機(jī)，保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲(chǔ)信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進(jìn)行月度匯總。

5.6.3每年一月份，對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)校對(duì)，要求二者一致。

5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動(dòng))交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算；

b.未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開(kāi)公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門(mén)出具的書(shū)面報(bào)告中標(biāo)稱(chēng)的離開(kāi)公司時(shí)間為依據(jù)開(kāi)始計(jì)算。

5.6.5 每年三月份，對(duì)上已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷(xiāo)毀。

5.7 本辦法自頒布之日起開(kāi)始執(zhí)行。

6.相關(guān)表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》

6.2 《人事管理檔案分類(lèi)目錄》

6.3 《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》

6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》