第一篇：08秘書實訓教案

秘書實訓教案

一、寫作技能實訓

教學目的：

通過實訓，進一步熟悉秘書辦文工作的程序，提高寫作技能，掌握秘書工作中各種應用文章的寫法。教學重點與難點：

寫作中的基本知識與工作實際的結合，合理運用多種寫作方法。實訓準備：

①用品：鋼筆、圖片、文件材料、稿紙等； ②設備：計算機設備等； ③資料：各種形式的公文材料。實訓內容：

①寫作請示與批復； ②通知寫作； ③廣告與通訊寫作； 實訓要求：

①本項實訓分組完成； ②寫作應充分利用計算機； 實訓步驟：

安排請示與批復的寫作——安排通知的寫作——廣告新聞寫作。

（一）請示與批復、報告實訓 案例：

某商貿集團總公司是省屬的集化工、電子、服裝、原材料等進出口貿易于一體的大型國有企業。目前擁有分公司15家，總資產近150億無，在職職工近4萬人。商貿集團第五分公司主要經銷副食品。幾年來，隨著城鄉人民生活水平的不斷提高，第五分公司的規模也在不斷的擴大。2001年，第五分公司所屬的一個副食品倉庫需要擴建。他們想在分公司所在的東望縣再建一個冷庫，可以儲存鮮肉、鮮蛋等近200噸。為此他們請求總公司撥款800萬元，并希望于2001年動工，該分公司將選派一名有經驗有能力的副經理分管此項工作。總公司接到請示后，立即予以回復。指出擴建冷庫很有必要。希望分公司選好地址，按期投入使用。因為資金有限，只撥給建筑款項500萬元，可以以符合國家政策的用其他辦法再籌款。

第五分公司由王副經理負責此項工作，經過不懈的努力，工程于2001年7月動工，2002年10月完工。冷庫于2002年8月1日投入使用。分公司又自籌資金，購置了一套國產冷凍設備，擴大了市場銷售量。第五分公司的經理非常高興，于2002年11月向總公司匯報了這些情況。

實訓要求：

1、根據案例內容，以第五分公司的名義寫一份送給商貿集團總公司的請示。

2、根據案例內容，寫一份第五分公司向總公司匯報建冷庫情況及投放使用后情況的報告。

3、所有文件均在計算機上完成，并打印、裝訂成冊。文檔要求格式規范、內容正確，較有條理，表達準確。

實訓提示：

1、請示原因是請示的主體，必須寫清楚。請示事項是請示的關鍵，必須要寫具體。結尾應加上恰當的請求語。

2、報告篇幅較長，內容較多，寫作時要善于抓住事物的本質，不要寫成流水賬，要注意合理安排結構、層次，要注意報告與請示的不同。

（二）通知、函、會議紀要寫作 案例

深圳市宏達百貨股份有限公司是1999年注冊成立的股份制企業。公司現有員工1428人，企業總資產2。35億元。由股份公司集資籌建的宏達市場新樓于2000年元月開業，總建筑面積17000平方米，經營商品達2萬余種。

為了應對中國進入WTO以后所帶來的嚴峻挑戰，宏達百貨股份有限公司董事會于2002年7月20日至21日在深圳中國大酒店商務中心會議室舉行了第三次董事會。會議由董事長蔡先生主持，副董事長唐先生與董事徐先生、張先生、王女士出席了會議。公司首先聽取了公司總經理李先生的述職報告。

董事會對李總經理的工作業績感到滿意。會議著重討論了中國入世后對國內百貨業所帶來的沖擊，提出了應對挑戰的策略。總經理提出要引進國外新技術，1 建立現代化的物流中心，以降低成本。副董事唐先生則認為公司應該采取靈活多樣的經營方式，除了辦商場，零售、批發并舉外，還要舉辦展銷會、技術交流會等適于引進技術與信息的方式開展業務，還應舉辦不同類型的培訓班，造就人才。以上意見均得到與會者的認同，并要求有關職能部門具體實施。

實訓要求：

1、根據案例內容，寫一份宏達百貨股份有限公司關于召開第三次董事會議的通知。

2、根據案例內容，寫一份宏達百貨股份有限公司第三次董事會的會議紀要。

3、所有文件均在計算機上完成，并打印、裝訂成冊。文檔要求格式規范，內容準確，表達清楚。

實訓提示：

1、會議通知要寫明會議的時間、地點、參加人員、會議議程、需要準備的材料以及聯系的方式、交通食宿等。

2、會議紀要不要寫成流水賬、會議記錄，而應摘要而錄，要分析、歸納，有所取舍。注意理論化，將會議所研究討論的問題的普遍意義提示出來。

（三）廣告、新聞專稿寫作 案例：

近年來，隨著國家經濟政策的調整和人們消費觀念的轉變，外出旅游已成為一種時尚。日益增長而且新鮮不斷的旅游線路和旅游景點已吸引了更多的人出門旅游。這時，在旅游界就出出了一種奇怪現象：游人數量不斷增長，而旅行社的出團費用卻一再下降。許多旅行社只好打起了價格戰，但是，難道只有打價格戰這一條路嗎？還有沒有其他的出路呢？

2000年6月，河南某旅游公司召開有關會議，專門討論將要到來的暑假旅游項目。與會人員認為，既然暑假旅游是針對學生的，何不同高考、升學掛起鉤呢？于是，這次會上確定了暑假旅游方針，下屬各旅行社要針對中小學生，推出“我要上名牌大學”為題的旅游項目。公司派人與各高校聯系，暑假期間，組織學生到各高校所在地，比如北京、上海等地的著名高校參觀，全方位體驗名牌大學的學校生活。

方針已定，下屬各旅行社針對自己所要去的高校，制作出極富吸引力的廣告，及時散發到將要放假的中小學生手中，由于沾上了大學的光彩，再加上吃住便宜，很多學生家長樂意讓孩子參加。當年的旅游項目就取得了巨大的成功。

實訓要求：

1、根據案例內容，為某旅行社起草一份“北京高校夏令營”的旅游廣告。

2、根據案例內容，以記者身份寫一則某旅行社首次組織中學生“北京夏令營”活動并收到很好效果的新聞。

3、所有文件均在計算機上完成，文檔要求格式規范，內容豐富，條理清晰。實訓提示：

1、寫廣告一定要擬好標題。廣告創意要獨特，要有新意。廣告的語言要通俗易懂，明確具體。

2、新聞要做到真——內容真，短——篇幅短，快——反映快，活——形式靈活，強——政治性強。寫新聞應當確實體現出新聞的特點。

二、實務技能實訓

教學目的：

通過實訓，了解秘書辦公室值班工作的基本內容，掌握秘書文書工作及會務工作的基本程序和方式。教學重點與難點：

辦公室日常工作的中心內容，辦公室值班中的安全保衛與組織協調工作。實訓準備：

①用品：辦公用品等；

②設備：辦公室、通訊設施、辦公桌、椅、櫥柜等； 實訓內容：

①編制秘書假日值班表、制定秘書值班處理事務內容及值班制度； ②編制收文、發文登記表； ③會務工作場景演示。實訓要求：

①本實訓分組進行、輪換分項完成；

實訓步驟：

①編制假日值班表、制定值班處理事務內容及值班制度； ②收文程序、發文程序、立卷；

③編制會議日程表和議程表，做好會前、會中和會后工作。

（一）辦公室日常事務 案例：

長春金成集團有限責任公司是生產“金成”防盜門的專業集團公司。金成防盜門是首個通過國家公安部檢測認定，并且在同行業中唯一一個通過ISO9001國際質量體系認證的防盜門產品，是中國名牌。金成集團已成為亞洲較大的防盜門生產基地。

“鑄造至尊，誠實守信”是金成永恒的宗旨，“安全億萬人家”是金成永恒的追求。1998年，金成在上海星海大市場內和上海的兩條主要街道——淮海路和南京路上開設了專賣店。“金成進萬家，萬家歡樂多”，金成的廣告語一時間響遍了大街小巷。

專賣店共有50名員工，其中主管和秘書各一名，專賣分店店長兩名，銷售員、營業員、技術維修人員若干名：設銷售部、技術部、會計室等部門。

2001年5月12日，星期六，主管秘書陳小姐在星海專賣店值班。值班當天工作分四個場景。

實訓要求：

1、陳秘書打開記事本，發現今天有兩次技術部的工作任務，分別是：上午九點，到佳美花園G幢501室安裝F-31型防盜門；下午兩點到滬寧新村35幢204室進行防盜門維修。今天只有安裝勤工儉學上李一人值班，維修工人小宋今天正好輪休。請演示秘書督促技術部門完成任務的工作方式。

2、當天上午九點，南京路分店營業員小張打來電話，說是有人想要N12型的防盜門，陳秘書發現倉庫沒有貨，此時只有從淮海分店調貨。陳小姐找淮海分店的呂店長聯系，再讓營業員小張請顧客留下地址、電話與押金，回家等候，一小時后為其上門服務。請演示秘書如何應對值班電話。

3、當天下午五點半時，還有半個小時就可以下班了，所有事情已做完，陳秘書覺得有必要把今天的值班情況整理一下，編寫在值班日記上。請完成一份當天的值班日記。

4、六點已到，陳秘書準備下班，辦公室環境如下：桌椅、電腦、傳真、復印機、電話、花卉、空調、紙簍、空調、報刊雜志、文件資料、水瓶、茶杯、日歷等。請演示一下陳秘書的下班過程。

實訓說明：

1、學生15人為一組，每組分五個小組，實訓在模擬公司辦公室進行。

2、第一個場景，學生三人一小組，分別扮演陳秘書、小李和小宋。

3、第二個場景，學生三人一小組，分別扮演陳秘書、小張和呂店長。

4、第三個場景，每位學生需要在電腦上制作出值班日記，并打印成文稿。

5、第四個場景，每個小組由教師任選一名學生完成演示，一個小組在演示時，其他小組應回避。

6、每組演示時間不超過15分鐘，打印文稿不超過30分鐘。

（二）文書工作 案例：

中國維行保險股份有限公司是一家全國性、綜合性保險公司，公司總部設在廣州，主要股東包括：廣州市投資管理公司、招商局佛山工業區有限公司、中國遠洋運輸（集團）公司、摩洛哥根亞洲投資有限公司等。

截止到1999年底，公司資產已達人民幣400億元，在全國各地設立分支機構500余家，當年保險收208億元。其中杭州分公司成立于1995年，為了早日實現維行進入“規模500強，品質400優”的目標，中國維行保險股份有限公司杭州分公司決定從2002年6月1日起開展“扎實基礎、提升品質，促進杭州產險快速發展”活動。主要活動是頭腦風暴會、主題演講和合理化建議征文。各部門和分支機構要在7月28日前上報活動開展情況。要求：頭腦風暴會是指每月邀請著名專業顧問前來講座；演講會每月一個議題，全體員工必須積極參加；合理化建議活動全體員工必須參與，每月評選出三篇優秀征文上報；定期上報活動組織和進行情況。

實訓要求：

根據上述內容，杭州公司要制發一份通知，發文工作發四個場景： 1、2002年5月12日，王總經理將劉秘書叫到辦公室，對她說明了這次活動的目的和要求，讓她馬上寫一份通知。請演示領導交擬和秘書撰寫通知的過程，并請制作出通知的初稿。

2、劉秘書將通知初稿寫在統一的發文稿紙上，讓王總經理審核。請演示領導審核簽發過程。

3、劉秘書將通知編上發文號，好“蘇維保[2002]10號”，檢查過通知的正文后，把發文稿拿到文印室，請打字員小趙印成正稿。請演示秘書編事印制文件的過程。

4、下午兩點半，劉秘書將打印好的通知正稿取回，逐一蓋章。請演示秘書發文登記和裝封的過程。

實訓提示：

1、擬稿是辦文的基礎環節，要吃透領導的意圖，擬稿應在統一的“發文稿紙”上書寫。

2、審核的內容包括：文字表述是否概念準確、簡明扼要、條理清楚、語法規范、文種使用是否恰當、公文格式是否符合要求等。

3、簽發是文書制發的生效環節，簽發時批明意見，簽署姓名，字跡端正，日期具體。

4、裝封要檢查文件份數、有無附件、是否漏蓋印章、有無多發或重發等情況。

（三）會務工作 案例：

華夏啤酒（杭州）有限公司建立于1984年，初期僅以生產白云啤酒為主。現該啤酒公司生產的啤酒種類繁多，有11度的和6。8度的白云啤酒，還有11度的和7度、8度的靈泉啤酒。今年又根據市場需求開發了新品，大力推出了“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒、9度的靈泉啤酒和9度的冰啤。

公司定于2002年4月10日和11日召開短期的新品介紹和訂貨會議，邀請“杭州十佳”食品公司之一的雅世食品批發部的經理沈先生、白云啤酒定點銷售單位——天龍糖煙酒公司總經理楊先生、浙江食品公司總經理胡先生，以及市著 6 名的三家大飯店的總經理——瑞云總經理賈先生、新星飯店總經理謝先生、留云飯店總經理劉先生等參加此次會議，會議大力推出2001年新品：“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒，9度的靈泉啤酒和9度的冰啤。

實訓要求：

本次會務工作共分為六個場景： 1、2002年3月1日上午，華總經理將王秘書和市場部吳經理叫到辦公室，告訴他們這次定貨會的主要內容和時間，地點在松運賓館。請擬制一份會議計劃和啤酒宣傳海報。2、3月11日，王秘書來到松運賓館預定的會場，她和賓館里的許先生一起布置會場。請演示一下會場布置的過程。3、4月10日上午八點，華總經理、王秘書、生產部沈經理、采供部潘經理、銷售部蔡經理和市場部吳經理，在松運賓館門口迎接各位被邀請人。請演示秘書接待工作的過程。4、4月10日上午九點，新品介紹和定貨會開始。啤酒有限公司領導一行人和被邀請者都要出席了會議。華總經理先對新啤酒做了簡單介紹，請各位客人品嘗今年的新品——“清爽一夏”系列產品。品嘗結束后，大家交口稱贊。會議由秘書小王負責記錄，生產部沈經理負責開啟啤酒及后勤工作。請演示會間工作的過程。

5、會議第二天，王秘書和采供部潘經理邀請并陪同六位客人到江南水鄉同里游玩。請演示秘書組織游玩活動的過程。

6、會議結束后，王秘書總結出了一些經驗，并把它寫成了小結，上報給華總。請演示會議總結工作的過程。

實訓提示：

1、會議計劃包括：時間、地點、規模、規格、與會者、議題、議程、經費預算、生活安排、會務組織的人員和分工等。

2、海報基本可分為三部分：標題、正文和落款。海報的設計要盡量突出創意。

3、本次會場的布置要求是輕松、愉快、美觀、舒適。

4、會務人員在會間服務時應依據席次順序，站在客人右側身后，為其端茶水和啤酒。

5、會議總結，主要是肯定成績，找出經驗教訓。

三、秘書禮儀實訓

教學目的：

通過實訓，掌握秘書處理個人禮儀的方法，學會正確接打電話，掌握對外接待中的禮儀程序和方法。教學重點與難點：

禮儀常識的掌握，靈活運用各種禮儀去做好接待等工作的實際技巧。實訓準備：

①用品：辦公用品、鮮花、名片等；

②設備：辦公室、通訊設施、辦公桌、椅等； ③資料：電話記錄、日程安排表、通訊錄等。實訓內容：

①辦公室值班接打電話； ②接待來賓、對外交往等。實訓要求：

①本實訓分組、輪換分項完成。實訓步驟：

①接打電話； ②模擬接待客人。

（一）秘書人員的個人禮儀 案例：

新力公司是一家大型的、產品具有高科技含量的保健品公司。目前它在全國的保健品市場上已經占有很大的份額，配備了一萬多名的營銷人員。

有一天，、肅靜的會議室里，公司與德方的談判正在進行。大家發現坐在李總身邊的薛秘書穿著非常休閑：一件胸前印有圖案的T恤衫，藍色的牛仔褲，白色的旅游鞋。負責送水的助理秘書更是花枝招展，耳環閃閃發光，手鐲晃來晃 8 去，高跟鞋叮當作響。一個外國翻譯還開了一個玩笑：“李總，最好讓這位小組參加選美去。”

會后，李總組織大家對這件事展開了討論，大家一致認為只提高產品的科技含量還不行，還行提高公司的軟環境和軟實力，必須提高員工的綜合素質。會議最后決定：從現在起用兩年的時間，對所有員工進行培訓，要特別加強對職工、特別是管理人員的個人禮儀方面的培訓。輪訓后，除了對應該掌握的技能進行考核外，還要使職員在個人素養方面有大的改觀。

會議還決定：今后幾年，每年舉行一次職工個人形象設計大賽，并進行獎勵。要在全公司形成學習禮儀、提高自身素質的良好風氣。

實訓要求：

1、根據案例內容，模擬新力公司舉行個人形象設計大賽的情景。

2、學生分角色，選擇自己認為合適的工作服裝、社交服裝、休閑服裝進行展示，并根據著裝佩戴合適的飾物、包裝。

3、每九人為一個小組，每個小組設組長一名，每三人扮演同一角色，共分三種角色（工作、社交、休閑）。

實訓提示：

1、秘書工作時的服飾屬于職業服飾，它應當具有實用性、審美性和象征性的特色，其基本要求是：整潔、大方、和諧、雅致。

2、女秘書的辦公室服裝以穿西裝或長裙為宜，顏色應以柔和為主。演示的是秘書形象，而不是時裝模特。

3、男秘書的辦公室著裝一般以該單位的工作裝和西裝為宜。

4、女士的實交服裝式樣可以多樣化，整體要求是典雅端莊。飾品的風格也要和服裝的色彩相配，皮包、手袋要選擇質地優良、款式精美的包袋。

5、休閑服的設計可由學生自由發揮，總體要求是舒適、活潑、清純，切忌低俗、怪異。

(二)電話禮儀 案例：

李XX是某師范學院教務處秘書，她和學院12個系的教學秘書不僅工作配合到位，而且建立了良好的私人友誼。這天，她拿起辦公室電話給地理科學系，9 告知其秘書吳X“趕快，過來取學院《關于提高教師課時費的決定》和《大學英語四·六級考試報名的通知》等文件和材料”。之后，她又詢問小吳的孩子感冒是否好了，“還打點滴？”，“晚上咳嗽的還厲害嗎？”“愛吃什么我給他買些??”接著她一直握著話筒，查尋其他各系電話號碼后通知相關事項。其中通知到中文系時是副主任接的電話，他向李秘書詢問教務處長在否？他想就近期普通話測試工作站中存在的問題和處長商議解決的辦法。李秘書說：處長在，但他現在正在和外校同志商討聯合辦學事宜進行會談呢，等會談結束我請他給您打電話聯系好嗎？”其后她在辦公室坐等各系秘書前來領取文件和相關教學資料。

實訓要求：

根據案例提供信息，請按照電話禮儀標準判斷李秘書在辦公室打電話過程中的合理和失禮之處，并說明理由。

實訓提示：

1、李秘書在辦公室談公事不應過多涉及私事；通話前將各系電話號碼查出記準，不應一直握著話筒查詢電話的號碼。

2、李秘書回答中文系副主任的用語符合電話禮儀基本要求。

（三）接待禮儀 案例：

某貿易公司實習桑正在機場順利接到公司的客戶，客人是一男一女，男的是其單位的主管，女為一般員工。桑正首先做自我介紹并主動熱情地伸出右手和他們相握，表示對他們的歡迎。同時，在禮貌地征詢客人的同意后幫助客人提大件行李并靠左引導客人乘車。桑正打開車前門，以手示意，請戴眼鏡的男客人坐在副駕駛的座位上并說：“請您坐在這個位置上吧，這里視野開闊，光線也好。”之后，又打開車左后門，向女賓說：“請您和我一起坐在后排座位上好嗎？來，請您先進。”女賓服從安排。之后，司機駕車載主客4人回公司，一路無話。

實訓要求：

根據案例提供的信息，請你按照禮儀標準判斷實習秘書桑正在接待客人過程中有哪些失禮之處，并說明理由。

實訓提示：

1、實習秘書請客人坐在副駕駛座位上，忽視了位次禮儀。小車的位次以“后為上，前為下；右為上，左為下”。桑正應打開車子的右后車門，請男賓入坐，再引導女賓由左車門坐后排座位，之后繞車后回至右前門開門入坐副駕駛位置。

2、桑正在入坐之前應詢問客人哪些行李可以放入后備箱，征得同意后將客人行李放入后備箱，并將箱鎖好，以防發生意外。

3、在機場到公司的途中，應選擇客人感興趣的話題與兩位客人交談。交談內容不涉及單位秘密事項、小道消息、別人私事等，宜選擇沿途自然風光、本地風土人情、近幾天發生的國內外大事等為話題。

（四）交際禮儀 案例：

1998年7月的一天，康健油脂公司總經理謝洋的辦公室里正在召開會議。這次會議對于面臨巨大困難的康健公司來說，決定著公司的命運。

康健公司的前身，只是一百多畝的油菜種植園。當時農、戶種油菜的還比較少，種植園的效益還可以。后來種油菜的農戶增加很快，油菜收購價不斷下降，于是他決定改變經營方式，以種植園為依托，發展多種經營，成立了康健油脂公司。但他們對油脂生產不懂行，于是他們決定花大力氣聘請專業人才，走專業化、高科技的道路。聘請到的油脂生產專家，不僅指導生產，還對全公司的員工進行培訓。

在發展生產的同時，公司還注重對員工素質的提高。只有這樣才能提高管理水平，才能攬到業務。經過幾年的運作，公司有了幾百萬的資產，但是現在國外的原材料逐漸涌入，國外產品質量、口感等超出了國內的食用油，康健的產品銷售越來越少。公司內部出現了分歧，有人主張減少生產，有人主張應擴大宣傳，加大廣告的投入，公司開始人心不穩，因此這次會議是一次決定公司下一步發展的重要的會議。

實訓要求：

根據案例內容，演示下列場景： 情景一

人物：總經理謝洋、經理秘書、外請專家楊教授 地點：招待所門口

康健公司為了保證食油的產品質量，專門請來的專家楊教授對職工進行培訓，已培訓了十天，今天是楊教授離開的日子，總經理準備親自送他上車站，演示送專家坐車的場面。

情景二

人物：技術部經理、秘書、專家張教授 地點：張教授家

康健公司在食油投入生產后，出現了技術難題。技術部人員最后打聽到一位專家可以解決問題，技術部經理和秘書決定前往拜訪。請演示拜訪的全過程。

情景三

人物：住院的張師傅、工會主席、秘書秦小姐 地點：醫院

康健公司一位老職工被車撞傷后住院，公司委托秘書秦小姐、工會主席去醫院探望，并送一份禮品，請演示探望的情景，并按饋贈禮儀的要求設計禮品。

實訓提示：

1、送重要來客時，主人一方一般要送上車，并要注意車內的位次安排。

2、拜訪要注意以下禮儀：事先約定，遵守時間，按時到達，注意服飾儀表，言行適當。

3、探望病人，一般要帶一些禮品，不過禮物貴在適當不在重，以利于病人盡快康復為原則。要根據具體的病來選購有利于治病的食品，還可考慮送一些精神禮品。

四、檔案管理工作實訓

教學目的：

通過實訓，了解檔案管理工作的主內容，學會檔案整理的最基礎的方式、方法，能夠進行一般的立卷和利用工作。教學重點與難點：

檔案管理的基本知識的掌握，公司企業中檔案管理的特點。實訓準備：

①用品：鋼筆、卡片、標簽、記號筆等；

②設備：計算機設備、檔案柜等； ③資料：文件資料、企業相關資料。實訓內容：

①編寫案卷目錄； ②文件立卷； ③檔案調閱； 實訓要求：

①本項實訓分組完成；

②檔案整理要嚴格依規則進行； 實訓步驟：

編寫立卷計劃——設計案卷封面——文件資料分析——歸檔。

（一）檔案整理工作 案例：

中國順康保險股份有限公司是全國性股份制商業保險公司，實行董事會領導下的總經理負責制。公司成立于1991年4月，總部設在上海，在紐約設有中國順康（美國）服務公司，在倫敦設有辦事處，在境外100多個國家和地區的170多個港口城市都聘請了檢驗、理賠、追償代理人，形成了比較完整的業務網絡。

2000年，公司成功實施了產、壽險分業經營機構體制改革。支某某，南京大學畢業，在順康保險公司已擔任了兩年的總經理直屬助理。她負責為總經理收集資料，準備商務談判文件，替總經理安排出差日程，辦公室文件的立卷工作。公司一年形成的文件都先由支助理負責整理立卷，然后進行移交。為了提高工作效率，她會在特定的時間，擬好新一年的歸檔類目條款，根據類別的多少，準備相應數量的卷夾，用于平時文件的隨時歸卷。每天，她都要留出一段時間，將辦理完畢的文件分門別類地歸入相應的卷夾，對號入座。年終立卷時，只要再對各案卷稍做調整就可以了。

實訓要求：

1、根據案例中公司的具體要求，擬好新一年的歸卷類目，編制成表，類目條款的編制要合理，排列要有序。

2、根據擬好的歸卷類目，準備合適的歸卷用具，標識清楚，排列得當，擺放在正確的位置。

3、根據類目設置情況，判定兩份文件的正確歸屬。實訓提示：

1、擬定歸卷類目時，可以根據前一年的案卷組合情況確定類目的設置。大類可以根據組織機構來設定，具體的條款名應該是預計會形成的案卷的標題，因此，要求簡明扼要。

2、擬好歸卷類目后，再根據歸類目的條款，準備好卷夾，在卷背上標明條款名稱和條款號，然后，將卷夾按條款順序排列于文件柜內，這樣，辦理完畢的文件就可以“對號入座”。

3、收集工作要隨時進行，做到文件材料隨辦畢、隨收集。

4、還應注意收集那些未經登記的文件材料，如領導外出開會帶回的文件以及本單位內部形成的文件，如報表、會議記錄等材料。

5、收集來的辦畢的文件，要進行檢查和判斷，檢查其是否辦畢、是否齊全、有無缺損漏頁等。

（二）檔案利用工作 案例：

韓國克馬集團是世界上最大的電子集團之一，它在彩色電視、照明、電動剃須刀、醫療診斷影像以及集成電路電視產品等領域世界領先。2000年，該集團在北京設立了分公司。

公司成立之初，沒有專門的檔案部門。隨著業務范圍逐年擴大，2002年5月12日，經辦公會議討論通過，在秘書室下增設檔案室，系統地集中管理分公司的全部檔案。秘書小王兼職從事檔案管理工作。

小王以檔案管理理論為依托，有意識地收集各類檔案，科學地整理檔案，確實了一套科學有效的檔案管理體系。考慮到全公司員工對檔案信息的作用需求，小王特別籌備了檔案閱覽室，在明確了制度和配齊了相應的設備后，于8月投入使用。8月10日，生產經營部的林經理要對克馬電子有限公司近幾年的生產情況作一個簡單的回顧總結，需要查找公司成立以來相關的生產經營資料。在小王 14 的有力支持下，林經理找到了所需要的信息，完成了總結，滿意地離開了檔案閱覽室。

實訓要求：

1、根據案例內容，完成檔案閱覽室的設計規劃。簡單畫出一份檔案閱覽室的格局設計草圖，配齊相應設備。

2、根據案例內容，完成檔案閱覽室制度的健全。

3、根據案例內容，進行提供利用的模擬操作，要求能夠高高效率地根據利用者要求進行查卷、調卷，滿足利用者的要求。

實訓提示：

1、格局草圖設計中，要用簡單的符號表示檔案閱覽室中的基本設備及其基本位置。

2、在寫作檔案閱覽室閱覽制度時，一方面要注意“制度”的格式，另一方面在內容上，要著重寫明檔案利用者的義務。

3、模擬操作時要注意查卷、調卷的順序。由利用者填寫調閱單，檔案管理人員根據調閱單填寫情況，入庫調檔，取出所需案卷，并在相應位置上放上代卷卡。

五、表格制作實訓

電話打出記錄表、電話記錄單、留言單、印章使用登記表、值班登記表、辦公用品申購表、辦公用品申領表、辦公用品需求單等

第二篇：秘書實訓

全省示范課《秘書實訓》在廣東省電子商務技師學院 成功舉行

4月16日下午，由廣東省職業技術教研室主辦，廣東省電子商務技師學院 承辦的全省示范課《秘書實訓》在實訓大樓多媒體一室成功舉行。此次教學示范課由該院經濟管理系陳靜雯老師主講。省職業技術教研室吳立波科長、房磊老師和來自全省8所技工院校的140位教師參與聽課。

本次示范課的主題為《商務差旅安排》，其目的是通過辦文、辦事能力的訓練，讓學生掌握差旅工作的基本知識，具備協助上司開展各項商務差旅活動的技能。陳靜雯老師采用講讀、任務驅動和練習等幾種教學方法，設計了具體的工作情境，安排了差旅行程審批、日程表制訂和接機等三個實訓任務，讓學生分組完成，再進行展示與評析。

陳靜雯老師上課教態自然，表達清晰，課堂設計巧妙；學生聽課認真，參與度高，實訓任務完成質量高，專業技能得到提升；聽課教師們對這次實訓示范課給予很高的評價。

第三篇：ug教案實訓8

Ug實訓（實驗）報告

授課時間：2012年9、18 授課班級：______________學生姓名：_________________

一、實訓（實驗）目的：

1、鞏固草圖繪制的步驟、方法

2、掌握圓弧的畫法

3、掌握偏置曲線的使用

二、實訓所涉及的知識點：

直線、圓、圓弧、快速標注尺寸、約束（共線、相切、）轉換、倒圓角、偏置曲線

三、實訓課時：

2課時

四、實訓內容（含項目、任務、圖案及步驟）

偏置曲線：單擊草圖操作工具欄的工具條選項添加或移除，添加草繪操作中得偏置曲線到工具欄。選取需偏置的曲線，單擊偏置曲線命令，確定偏置方向，輸入偏置尺寸（單邊偏置尺寸）確定完成曲線的偏置。

五、實訓（實驗）心得、體會、收獲（由學生填寫）：

六、實訓（實驗）成績及教師評語：

指導教師:

_____年____月____日

第四篇：秘書實訓教案

秘書實訓教案

一、寫作技能實訓

教學目的：

通過實訓，進一步熟悉秘書辦文工作的程序，提高寫作技能，掌握秘書工作中各種應用文章的寫法。

教學重點與難點：

寫作中的基本知識與工作實際的結合，合理運用多種寫作方法。實訓準備：

①用品：鋼筆、圖片、文件材料、稿紙等； ②設備：計算機設備等； ③資料：各種形式的公文材料。實訓內容： ①寫作請示與批復； ②通知寫作； ③廣告與通訊寫作； 實訓要求：

①本項實訓分組完成； ②寫作應充分利用計算機； 實訓步驟：

安排請示與批復的寫作——安排通知的寫作——廣告新聞寫作。

（一）、請示與批復、報告實訓 案例：

某商貿集團總公司是省屬的集化工、電子、服裝、原材料等進出口貿易于一體的大型國有企業。目前擁有分公司15家，總資產近150億無，在職職工近4萬人。商貿集團第五分公司主要經銷副食品。幾年來，隨著城鄉人民生活水平的不斷提高，第五分公司的規模也在不斷的擴大。2001年，第五分公司所屬的一個副食品倉庫需要擴建。他們想在分公司所在的東望縣再建一個冷庫，可以儲存鮮肉、鮮蛋等近200噸。為此他們請求總公司撥款800萬元，并希望于2001年動工，該分公司將選派一名有經驗有能力的副經理分管此項工作。

總公司接到請示后，立即予以回復。指出擴建冷庫很有必要。希望分公司選好地址，按期投入使用。因為資金有限，只撥給建筑款項500萬元，可以以符合國家政策的用其他辦法再籌款。

第五分公司由王副經理負責此項工作，經過不懈的努力，工程于2001年7月動工，2002年10月完工。冷庫于2002年8月1日投入使用。分公司又自籌資金，購置了一套國產冷凍設備，擴大了市場銷售量。第五分公司的經理非常高興，于2002年11月向總公司匯報了這些情況。

實訓要求：

1、根據案例內容，以第五分公司的名義寫一份送給商貿集團總公司的請示。規定完成時間為15分鐘。

2、根據案例內容，寫一份第五分公司向總公司匯報建冷庫情況及投放使用后情況的報告。規定完成時間為20分鐘。

3、所有文件均在計算機上完成，并打印、裝訂成冊。文檔要求格式規范、內容正確，較有條理，表達準確，編輯打印工整。

實訓提示：

1、請示原因是請示的主體，必須寫清楚。請示事項是請示的關鍵，必須要寫具體。結尾應加上恰當的請求語。

2、報告篇幅較長，內容較多，寫作時要善于抓住事物的本質，不要寫成流水賬，要注意合理安排結構、層次，要注意報告與請示的不同。

（二）、通知、函、會議紀要寫作 案例

深圳市宏達百貨股份有限公司是1999年注冊成立的股份制企業。公司現有員工1428人，企業總資產2。35億元。由股份公司集資籌建的宏達市場新樓于2000年元月開業，總建筑面積17000平方米，經營商品達2萬余種。

為了應對中國進入WTO以后所帶來的嚴峻挑戰，宏達百貨股份有限公司董事會于2002年7月20日至21日在深圳中國大酒店商務中心會議室舉行了第三次董事會。會議由董事長蔡先生主持，副董事長唐先生與董事徐先生、張先生、王女士出席了會議。公司首先聽取了公司總經理李先生的述職報告。

董事會對李總經理的工作業績感到滿意。會議著重討論了中國入世后對國內百貨業所帶來的沖擊，提出了應對挑戰的策略。總經理提出要引進國外新技術，建立現代化的物流中心，以降低成本。副董事 唐先生則認為公司應該采取靈活多樣的經營方式，除了辦商場，零售、批發并舉外，還要舉辦展銷會、技術交流會等適于引進技術與信息的方式開展業務，還應舉辦不同類型的培訓班，造就人才。以上意見均得到與會者的認同，并要求有關職能部門具體實施。

實訓要求：

1、根據案例內容，寫一份宏達百貨股份有限公司關于召開第三次董事會議的通知。規定完成時間：20分鐘。

2、根據案例內容，寫一份宏達百貨股份有限公司第三次董事會的會議紀要。規定完成時間：20分鐘。

3、所有文件均在計算機上完成，并打印、裝訂成冊。文檔要求格式規范，內容準確，表達清楚，編輯打印完整。

實訓提示：

1、會議通知要寫明會議的時間、地點、參加人員、會議議程、需要準備的材料以及聯系的方式、交通食宿等。

2、會議紀要不要寫成流水賬、會議記錄，而應摘要而錄，要分析、歸納，有所取舍。注意理論化，將會議所研究討論的問題的普遍意義提示出來。

（三）、廣告、新聞、專稿寫作 案例：

近年來，隨著國家經濟政策的調整和人們消費觀念的轉變，外出旅游已成為一種時尚。日益增長而且新鮮不斷的旅游線路和旅游景點已吸引了更多的人出門旅游。這時，在旅游界就出出了一種奇怪現象： 游人數量不斷增長，而旅行社的出團費用卻一再下降。許多旅行社只好打起了價格戰，但是，難道只有打價格戰這一條路嗎？還有沒有其他的出路呢？

2000年6月，河南某旅游公司召開有關會議，專門討論將要到來的暑假旅游項目。與會人員認為，既然暑假旅游是針對學生的，何不同高考、升學掛起鉤呢？于是，這次會上確定了暑假旅游方針，下屬各旅行社要針對中小學生，推出“我要上名牌大學”為題的旅游項目。公司派人與各高校聯系，暑假期間，組織學生到各高校所在地，比如北京、上海等地的著名高校參觀，全方位體驗名牌大學的學校生活。

方針已定，下屬各旅行社針對自己所要去的高校，制作出極富吸引力的廣告，及時散發到將要放假的中小學生手中，由于沾上了大學的光彩，再加上吃住便宜，很多學生家長樂意讓孩子參加。當年的旅游項目就取得了巨大的成功。

實訓要求：

1、根據案例內容，為某旅行社起草一份“北京高校夏令營”的旅游廣告。規定完成時間：20分鐘。

2、根據案例內容，以記者身份寫一則某旅行社首次組織中學生“北京夏令營”活動并收到很好效果的新聞。規定完成時間：25分鐘。

3、所有文件均在計算機上完成，文檔要求格式規范，內容豐富，條理清晰，編輯打印精美。實訓提示：

1、寫廣告一定要擬好標題。廣告創意要獨特，要有新意。廣告的語言要通俗易懂，明確具體。

2、新聞要做到真——內容真，短——篇幅短，快——反映快，活——形式靈活，強——政治性強。寫新聞應當確實體現出新聞的特點。

二、實務技能實訓

教學目的：

通過實訓，了解秘書辦公室值班工作的基本內容，掌握秘書文書工作及會務工作的基本程序和方式。

教學重點與難點：

辦公室日常工作的中心內容，辦公室值班中的安全保衛與組織協調工作。

實訓準備：

①用品：辦公用品等；

②設備：辦公室、通訊設施、辦公桌、椅、櫥柜等； 實訓內容：

①編制秘書假日值班表、制定秘書值班處理事務內容及值班制度；

②編制收文、發文登記表； ③會務工作場景演示。實訓要求：

①本實訓分組進行、輪換分項完成； 實訓步驟：

①編制假日值班表、制定值班處理事務內容及值班制度； ②收文程序、發文程序、立卷；

③編制會議日程表和議程表，做好會前、會中和會后工作。

（一）、辦公室日常事務 案例：

長春金成集團有限責任公司是生產“金成”防盜門的專業集團公司。金成防盜門是首個通過國家公安部檢測認定，并且在同行業中唯一一個通過ISO9001國際質量體系認證的防盜門產品，是中國名牌。金成集團已成為亞洲較大的防盜門生產基地。

“鑄造至尊，誠實守信”是金成永恒的宗旨，“安全億萬人家”是金成永恒的追求。1998年，金成在上海星海大市場內和上海的兩條主要街道——淮海路和南京路上開設了專賣店。“金成進萬家，萬家歡樂多”，金成的廣告語一時間響遍了大街小巷。

專賣店共有50名員工，其中主管和秘書各一名，專賣分店店長兩名，銷售員、營業員、技術維修人員若干名：設銷售部、技術部、會計室等部門。

2001年5月12日，星期六，主管秘書陳小姐在星海專賣店值班。值班當天工作分四個場景。

實訓要求：

1、陳秘書打開記事本，發現今天有兩次技術部的工作任務，分別是：上午九點，到佳美花園G幢501室安裝F-31型防盜門；下午兩點到滬寧新村35幢204室進行防盜門維修。今天只有安裝勤工儉 7 學上李一人值班，維修工人小宋今天正好輪休。請演示秘書督促技術部門完成任務的工作方式。

2、當天上午九點，南京路分店營業員小張打來電話，說是有人想要N12型的防盜門，陳秘書發現倉庫沒有貨，此時只有從淮海分店調貨。陳小姐找淮海分店的呂店長聯系，再讓營業員小張請顧客留下地址、電話與押金，回家等候，一小時后為其上門服務。請演示秘書如何應對值班電話。

3、當天下午五點半時，還有半個小時就可以下班了，所有事情已做完，陳秘書覺得有必要把今天的值班情況整理一下，編寫在值班日記上。請完成一份當天的值班日記。

4、六點已到，陳秘書準備下班，辦公室環境如下：桌椅、電腦、傳真、復印機、電話、花卉、空調、紙簍、空調、報刊雜志、文件資料、水瓶、茶杯、日歷等。請演示一下陳秘書的下班過程。

實訓說明：

1、學生15人為一組，每組分五個小組，實訓在模擬公司辦公室進行。

2、第一個場景，學生三人一小組，分別扮演陳秘書、小李和小宋。

3、第二個場景，學生三人一小組，分別扮演陳秘書、小張和呂店長。

4、第三個場景，每位學生需要在電腦上制作出值班日記，并打印成文稿。

5、第四個場景，每個小組由教師任選一名學生完成演示，一個小組在演示時，其他小組應回避。

6、每組演示時間不超過15分鐘，打印文稿不超過30分鐘。

（二）、文書工作 案例：

中國維行保險股份有限公司是一家全國性、綜合性保險公司，公司總部設在廣州，主要股東包括：廣州市投資管理公司、招商局佛山工業區有限公司、中國遠洋運輸（集團）公司、摩洛哥根亞洲投資有限公司等。

截止到1999年底，公司資產已達人民幣400億元，在全國各地設立分支機構500余家，當年保險收208億元。其中杭州分公司成立于1995年，為了早日實現維行進入“規模500強，品質400優”的目標，中國維行保險股份有限公司杭州分公司決定從2002年6月1日起開展“扎實基礎、提升品質，促進杭州產險快速發展”活動。主要活動是頭腦風暴會、主題演講和合理化建議征文。各部門和分支機構要在7月28日前上報活動開展情況。要求：頭腦風暴會是指每月邀請著名專業顧問前來講座；演講會每月一個議題，全體員工必須積極參加；合理化建議活動全體員工必須參與，每月評選出三篇優秀征文上報；定期上報活動組織和進行情況。

實訓要求：

根據上述內容，杭州公司要制發一份通知，發文工作發四個場景： 1、2002年5月12日，王總經理將劉秘書叫到辦公室，對她說明了這次活動的目的和要求，讓她馬上寫一份通知。請演示領導交擬和秘書撰寫通知的過程，并請制作出通知的初稿。

2、劉秘書將通知初稿寫在統一的發文稿紙上，讓王總經理審核。請演示領導審核簽發過程。

3、劉秘書將通知編上發文號，好“蘇維保[2002]10號”，檢查過通知的正文后，把發文稿拿到文印室，請打字員小趙印成正稿。請演示秘書編事印制文件的過程。

4、下午兩點半，劉秘書將打印好的通知正稿取回，逐一蓋章。請演示秘書發文登記和裝封的過程。

實訓提示：

1、擬稿是辦文的基礎環節，要吃透領導的意圖，擬稿應在統一的“發文稿紙”上書寫。

2、審核的內容包括：文字表述是否概念準確、簡明扼要、條理清楚、語法規范、文種使用是否恰當、公文格式是否符合要求等。

3、簽發是文書制發的生效環節，簽發時批明意見，簽署姓名，字跡端正，日期具體。

4、裝封要檢查文件份數、有無附件、是否漏蓋印章、有無多發或重發等情況。

（三）、會務工作 案例：

華夏啤酒（杭州）有限公司建立于1984年，初期僅以生產白云啤酒為主。現該啤酒公司生產的啤酒種類繁多，有11度的和6。8度的白云啤酒，還有11度的和7度、8度的靈泉啤酒。今年又根據市場需求開發了新品，大力推出了“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒、9度的靈泉啤酒和9度的冰啤。

公司定于2002年4月10日和11日召開短期的新品介紹和訂貨會議，邀請“杭州十佳”食品公司之一的雅世食品批發部的經理沈先生、白云啤酒定點銷售單位——天龍糖煙酒公司總經理楊先生、浙江食品公司總經理胡先生，以及市著名的三家大飯店的總經理——瑞云總經理賈先生、新星飯店總經理謝先生、留云飯店總經理劉先生等參加此次會議，會議大力推出2001年新品：“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒，9度的靈泉啤酒和9度的冰啤。

實訓要求：

本次會務工作共分為六個場景： 1、2002年3月1日上午，華總經理將王秘書和市場部吳經理叫到辦公室，告訴他們這次定貨會的主要內容和時間，地點在松運賓館。請擬制一份會議計劃和啤酒宣傳海報。2、3月11日，王秘書來到松運賓館預定的會場，她和賓館里的許先生一起布置會場。請演示一下會場布置的過程。3、4月10日上午八點，華總經理、王秘書、生產部沈經理、采供部潘經理、銷售部蔡經理和市場部吳經理，在松運賓館門口迎接各位被邀請人。請演示秘書接待工作的過程。4、4月10日上午九點，新品介紹和定貨會開始。啤酒有限公司領導一行人和被邀請者都要出席了會議。華總經理先對新啤酒做了簡單介紹，請各位客人品嘗今年的新品——“清爽一夏”系列產品。品嘗結束后，大家交口稱贊。會議由秘書小王負責記錄，生產部沈經理負責開啟啤酒及后勤工作。請演示會間工作的過程。

5、會議第二天，王秘書和采供部潘經理邀請并陪同六位客人到江南水鄉同里游玩。請演示秘書組織游玩活動的過程。

6、會議結束后，王秘書總結出了一些經驗，并把它寫成了小結，上報給華總。請演示會議總結工作的過程。

實訓提示：

1、會議計劃包括：時間、地點、規模、規格、與會者、議題、議程、經費預算、生活安排、會務組織的人員和分工等。

2、海報基本可分為三部分：標題、正文和落款。海報的設計要盡量突出創意。

3、本次會場的布置要求是輕松、愉快、美觀、舒適。

4、會務人員在會間服務時應依據席次順序，站在客人右側身后，為其端茶水和啤酒。

5、會議總結，主要是肯定成績，找出經驗教訓。

三、秘書禮儀實訓

教學目的：

通過實訓，掌握秘書處理個人禮儀的方法，學會正確接打電話，掌握對外接待中的禮儀程序和方法。

教學重點與難點：

禮儀常識的掌握，靈活運用各種禮儀去做好接待等工作的實際技巧。

實訓準備：

①用品：辦公用品、鮮花、名片等；

②設備：辦公室、通訊設施、辦公桌、椅等； ③資料：電話記錄、日程安排表、通訊錄等。實訓內容：

①辦公室值班接打電話； ②接待來賓、對外交往等。實訓要求：

①本實訓分組、輪換分項完成。實訓步驟： ①接打電話； ②模擬接待客人。

（一）、秘書人員的個人禮儀 案例：

新力公司是一家大型的、產品具有高科技含量的保健品公司。目前它在全國的保健品市場上已經占有很大的份額，配備了一萬多名的營銷人員。有一天，、肅靜的會議室里，公司與德方的談判正在進行。大家發現坐在李總身邊的薛秘書穿著非常休閑：一件胸前印有圖案的T恤衫，藍色的牛仔褲，白色的旅游鞋。負責送水的助理秘書更是花枝招展，耳環閃閃發光，手鐲晃來晃去，高跟鞋叮當作響。一個外國翻譯還開了一個玩笑：“李總，最好讓這位小組參加選美去。”

會后，李總組織大家對這件事展開了討論，大家一致認為只提高產品的科技含量還不行，還行提高公司的軟環境和軟實力，必須提高員工的綜合素質。會議最后決定：從現在起用兩年的時間，對所有員工進行培訓，要特別加強對職工、特別是管理人員的個人禮儀方面的培訓。輪訓后，除了對應該掌握的技能進行考核外，還要使職員在個人素養方面有大的改觀。

會議還決定：今后幾年，每年舉行一次職工個人形象設計大賽，并進行獎勵。要在全公司形成學習禮儀、提高自身素質的良好風氣。

實訓要求：

1、根據案例內容，模擬新力公司舉行個人形象設計大賽的情景。

2、學生分角色，選擇自己認為合適的工作服裝、社交服裝、休閑服裝進行展示，并根據著裝佩戴合適的飾物、包裝。

3、每九人為一個小組，每個小組設組長一名，每三人扮演同一角色，共分三種角色（工作、社交、休閑）。

實訓提示：

1、秘書工作時的服飾屬于職業服飾，它應當具有實用性、審美性和象征性的特色，其基本要求是：整潔、大方、和諧、雅致。

2、女秘書的辦公室服裝以穿西裝或長裙為宜，顏色應以柔和為主。演示的是秘書形象，而不是時裝模特。

3、男秘書的辦公室著裝一般以該單位的工作裝和西裝為宜。

4、女士的實交服裝式樣可以多樣化，整體要求是典雅端莊。飾品的風格也要和服裝的色彩相配，皮包、手袋要選擇質地優良、款式精美的包袋。

5、休閑服的設計可由學生自由發揮，總體要求是舒適、活潑、清純，切忌低俗、怪異。

(二)、電話禮儀 案例：

李XX是某師范學院教務處秘書，她和學院12個系的教學秘書不僅工作配合到位，而且建立了良好的私人友誼。這天，她拿起辦公室電話給地理科學系，告知其秘書吳X“趕快，過來取學院《關于提高教師課時費的決定》和《大學英語四·六級考試報名的通知》等文件和材料”。之后，她又詢問小吳的孩子感冒是否好了，“還打點滴？”，“晚上咳嗽的還厲害嗎？”“愛吃什么我給他買些??”接著她一直握著話筒，查尋其他各系電話號碼后通知相關事項。其中通知到中文系時是副主任接的電話，他向李秘書詢問教務處長在否？他想就近期普通話測試工作站中存在的問題和處長商議解決的辦法。李秘書說：處長在，但他現在正在和外校同志商討聯合辦學事宜進行會談呢，等會談結束我請他給您打電話聯系好嗎？”其后她在辦公室坐等各系秘書前來領取文件和相關教學資料。實訓要求：

根據案例提供信息，請按照電話禮儀標準判斷李秘書在辦公室打電話過程中的合理和失禮之處，并說明理由。

實訓提示：

1、李秘書在辦公室談公事不應過多涉及私事；通話前將各系電話號碼查出記準，不應一直握著話筒查詢電話的號碼。

2、李秘書回答中文系副主任的用語符合電話禮儀基本要求。

（三）、接待禮儀 案例：

某貿易公司實習桑正在機場順利接到公司的客戶，客人是一男一女，男的是其單位的主管，女為一般員工。桑正首先做自我介紹并主動熱情地伸出右手和他們相握，表示對他們的歡迎。同時，在禮貌地征詢客人的同意后幫助客人提大件行李并靠左引導客人乘車。桑正打開車前門，以手示意，請戴眼鏡的男客人坐在副駕駛的座位上并說：“請您坐在這個位置上吧，這里視野開闊，光線也好。”之后，又打開車左后門，向女賓說：“請您和我一起坐在后排座位上好嗎？來，請您先進。”女賓服從安排。之后，司機駕車載主客4人回公司，一路無話。

實訓要求：

根據案例提供的信息，請你按照禮儀標準判斷實習秘書桑正在接待客人過程中有哪些失禮之處，并說明理由。

實訓提示：

1、實習秘書請客人坐在副駕駛座位上，忽視了位次禮儀。小車的位次以“后為上，前為下；右為上，左為下”。桑正應打開車子的右后車門，請男賓入坐，再引導女賓由左車門坐后排座位，之后繞車后回至右前門開門入坐副駕駛位置。

2、桑正在入坐之前應詢問客人哪些行李可以放入后備箱，征得同意后將客人行李放入后備箱，并將箱鎖好，以防發生意外。

3、在機場到公司的途中，應選擇客人感興趣的話題與兩位客人交談。交談內容不涉及單位秘密事項、小道消息、別人私事等，宜選擇沿途自然風光、本地風土人情、近幾天發生的國內外大事等為話題。

（四）、交際禮儀 案例：

1998年7月的一天，康健油脂公司總經理謝洋的辦公室里正在召開會議。這次會議對于面臨巨大困難的康健公司來說，決定著公司的命運。

康健公司的前身，只是一百多畝的油菜種植園。當時農、戶種油菜的還比較少，種植園的效益還可以。后來種油菜的農戶增加很快，油菜收購價不斷下降，于是他決定改變經營方式，以種植園為依托，發展多種經營，成立了康健油脂公司。但他們對油脂生產不懂行，于是他們決定花大力氣聘請專業人才，走專業化、高科技的道路。聘請到的油脂生產專家，不僅指導生產，還對全公司的員工進行培訓。

在發展生產的同時，公司還注重對員工素質的提高。只有這樣才能提高管理水平，才能攬到業務。經過幾年的運作，公司有了幾百萬 的資產，但是現在國外的原材料逐漸涌入，國外產品質量、口感等超出了國內的食用油，康健的產品銷售越來越少。公司內部出現了分歧，有人主張減少生產，有人主張應擴大宣傳，加大廣告的投入，公司開始人心不穩，因此這次會議是一次決定公司下一步發展的重要的會議。

實訓要求：

根據案例內容，演示下列場景： 情景一

人物：總經理謝洋、經理秘書、外請專家楊教授 地點：招待所門口

康健公司為了保證食油的產品質量，專門請來的專家楊教授對職工進行培訓，已培訓了十天，今天是楊教授離開的日子，總經理準備親自送他上車站，演示送專家坐車的場面。

情景二

人物：技術部經理、秘書、專家張教授 地點：張教授家

康健公司在食油投入生產后，出現了技術難題。技術部人員最后打聽到一位專家可以解決問題，技術部經理和秘書決定前往拜訪。請演示拜訪的全過程。

情景三

人物：住院的張師傅、工會主席、秘書秦小姐 地點：醫院 康健公司一位老職工被車撞傷后住院，公司委托秘書秦小姐、工會主席去醫院探望，并送一份禮品，請演示探望的情景，并按饋贈禮儀的要求設計禮品。

實訓提示：

1、送重要來客時，主人一方一般要送上車，并要注意車內的位次安排。

2、拜訪要注意以下禮儀：事先約定，遵守時間，按時到達，注意服飾儀表，言行適當。

3、探望病人，一般要帶一些禮品，不過禮物貴在適當不在重，以利于病人盡快康復為原則。要根據具體的病來選購有利于治病的食品，還可考慮送一些精神禮品。

四：檔案管理工作實訓

教學目的：

通過實訓，了解檔案管理工作的主內容，學會檔案整理的最基礎的方式、方法，能夠進行一般的立卷和利用工作。

教學重點與難點：

檔案管理的基本知識的掌握，公司企業中檔案管理的特點。實訓準備：

①用品：鋼筆、卡片、標簽、記號筆等； ②設備：計算機設備、檔案柜等； ③資料：文件資料、企業相關資料。實訓內容： ①編寫案卷目錄； ②文件立卷； ③檔案調閱； 實訓要求：

①本項實訓分組完成； ②檔案整理要嚴格依規則進行； 實訓步驟：

編寫立卷計劃——設計案卷封面——文件資料分析——歸檔。

（一）、檔案整理工作 案例：

中國順康保險股份有限公司是全國性股份制商業保險公司，實行董事會領導下的總經理負責制。公司成立于1991年4月，總部設在上海，在紐約設有中國順康（美國）服務公司，在倫敦設有辦事處，在境外100多個國家和地區的170多個港口城市都聘請了檢驗、理賠、追償代理人，形成了比較完整的業務網絡。

2000年，公司成功實施了產、壽險分業經營機構體制改革。支某某，南京大學畢業，在順康保險公司已擔任了兩年的總經理直屬助理。她負責為總經理收集資料，準備商務談判文件，替總經理安排出差日程，辦公室文件的立卷工作。公司一年形成的文件都先由支助理負責整理立卷，然后進行移交。為了提高工作效率，她會在特定的時間，擬好新一年的歸檔類目條款，根據類別的多少，準備相應數量的卷夾，用于平時文件的隨時歸卷。每天，她都要留出一段時間，將辦理完畢的文件分門別類地歸入相應的卷夾，對號入座。年終立卷時，只要再對各案卷稍做調整就可以了。

實訓要求：

1、根據案例中公司的具體要求，擬好新一年的歸卷類目，編制成表，類目條款的編制要合理，排列要有序。

2、根據擬好的歸卷類目，準備合適的歸卷用具，標識清楚，排列得當，擺放在正確的位置。

3、根據類目設置情況，判定兩份文件的正確歸屬。實訓提示：

1、擬定歸卷類目時，可以根據前一年的案卷組合情況確定類目的設置。大類可以根據組織機構來設定，具體的條款名應該是預計會形成的案卷的標題，因此，要求簡明扼要。

2、擬好歸卷類目后，再根據歸類目的條款，準備好卷夾，在卷背上標明條款名稱和條款號，然后，將卷夾按條款順序排列于文件柜內，這樣，辦理完畢的文件就可以“對號入座”。

3、收集工作要隨時進行，做到文件材料隨辦畢、隨收集。

4、還應注意收集那些未經登記的文件材料，如領導外出開會帶回的文件以及本單位內部形成的文件，如報表、會議記錄等材料。

5、收集來的辦畢的文件，要進行檢查和判斷，檢查其是否辦畢、是否齊全、有無缺損漏頁等。

（二）、檔案利用工作 案例：

韓國克馬集團是世界上最大的電子集團之一，它在彩色電視、照明、電動剃須刀、醫療診斷影像以及集成電路電視產品等領域世界領先。2000年，該集團在北京設立了分公司。

公司成立之初，沒有專門的檔案部門。隨著業務范圍逐年擴大，2002年5月12日，經辦公會議討論通過，在秘書室下增設檔案室，系統地集中管理分公司的全部檔案。秘書小王兼職從事檔案管理工作。

小王以檔案管理理論為依托，有意識地收集各類檔案，科學地整理檔案，確實了一套科學有效的檔案管理體系。考慮到全公司員工對檔案信息的作用需求，小王特別籌備了檔案閱覽室，在明確了制度和配齊了相應的設備后，于8月投入使用。8月10日，生產經營部的林經理要對克馬電子有限公司近幾年的生產情況作一個簡單的回顧總結，需要查找公司成立以來相關的生產經營資料。在小王的有力支持下，林經理找到了所需要的信息，完成了總結，滿意地離開了檔案閱覽室。實訓要求：

1、根據案例內容，完成檔案閱覽室的設計規劃。簡單畫出一份檔案閱覽室的格局設計草圖，配齊相應設備。

2、根據案例內容，完成檔案閱覽室制度的健全。

3、根據案例內容，進行提供利用的模擬操作，要求能夠高高效率地根據利用者要求進行查卷、調卷，滿足利用者的要求。

實訓提示：

1、格局草圖設計中，要用簡單的符號表示檔案閱覽室中的基本設備及其基本位置。

2、在寫作檔案閱覽室閱覽制度時，一方面要注意“制度”的格式，另一方面在內容上，要著重寫明檔案利用者的義務。

3、模擬操作時要注意查卷、調卷的順序。由利用者填寫調閱單，檔案管理人員根據調閱單填寫情況，入庫調檔，取出所需案卷，并在相應位置上放上代卷卡。

五、企業管理事務實訓

教學目的：

通過實訓，掌握秘書處理企業管理事務方面的問題基本思路和方法，掌握人才招聘、人力資源管理的程序和方法。

教學重點與難點：

企業管理工作的中心內容，秘書在企業管理中的輔助角色的準確把握。

實訓準備：

①用品：辦公用品、企業人員名錄、鋼筆、紙張等；

②設備：辦公室、辦公桌、椅等；

③資料：電話記錄、日程安排表、通訊錄等。實訓內容：

①討論公司發展規劃； ②人才招聘等。實訓要求：

①本實訓分組、分角色完成。實訓步驟：

編寫公司發展規劃——化解公司運營中出現的難題——提出公司用人計劃——模擬招聘經過

（一）、企業人才戰略 案例：

東升電腦公司成立于20世紀80年代末，王總經理發現，現代企業之間的競爭在很大程度上取決于人才的競爭。他認為引進的人才應符合以下標準：

一是對公司有共同的信念和價值觀標準； 二是對公司的忠誠和犧牲精神；

三是具有審時度勢、獨當一面的工作能力； 四是具有較強專業素質；

五是孜孜不倦、吐故納新的學習能力。

于是，東升隨后引進了大批符合這個標準的優秀人才。產品開發部門就有八位開發設計的專家坐鎮。王總有一次出差前要求開發設計出一套新產品的方案，等他出差回來時，桌上擺滿了計劃書，他仔細地看了這些計劃，發現它們都十分出色。開會討論時，每位設計師都認為自己的方案是最好的。王總也一時覺得難以取舍。

一個月后，開發設計部引進的人才中，只剩下2人。接下來的幾個月中，設計開發部錄用了4名熟悉電腦操作的技術人員。設計師提出的方案均能被很快通過并實施，取得了很好的成效。

電腦行業產品更新換代的速度很快，王總看到了培養人才的重要性，公司對員工的培養做到了有計劃、有組織，形成了一套完整的培訓制度。東升公司定期舉辦專業知識培訓班，要求各部門員工都要參加，培訓過后還要參加考試，考試合格后方能得到培訓結業證書，如果考試不合格，則需要參加補訓，直至考試合格為止，若經多次補考仍不合格，則被認為不能勝任原崗位，公司將要求其調動或離職。

后來王總又發現，公司中的老員工一些觀念跟不上，對新知識的接受能力變慢了，而新員工則不免會有一些激進和浮躁情緒。于是他對老員工有恨鐵不成鋼的急躁，對新員工又有放不開手腳的感覺。東升的發展離不開老員工的豐富的經驗和扎實的專業素質，東升的明天也需要那些初出茅廬的“新鮮血液”，為企業的發展注入活力。于是王總在董事會上提出這個議題，聽聽大家的意見，如何解決這個問題，從而推動東升的繁榮興旺。

實訓要求：

1、根據案例內容，模擬演示東升公司開董事會的情景，會議由王總主持，老員工代表和新員工代表分別在會議上闡述自己的意見，會議結束后擬訂一個雙方都能接受的方案。

2、你認為是什么原因導致東升公司從原有的八名開發設計專家縮減到二名？兩者相比，哪種情況更適合公司的發展？為什么？

3、如果你是東升公司的經理，你會怎樣培養公司人才？請列出你認為合理的培養人才的方案，并詳細說明制定該方案的目的與要求以及如何實施該方案的具體步驟。

實訓說明：

1、教師要將模擬演示的老員工代表和新員工代表分別用字母A、B表示，總經理則用C表示，做成5張抽簽條，其中2張為字母A，另兩張為字母B，剩余的一張為字母C。

2、學生每5人為一組，其中2人扮演角色A，即老員工代表；另2人扮演角色B，即新員工代表，剩下一人扮演C，即王總經理，由抽簽決定。

3、抽到編號A、B的同學演示時要求緊密結合案例內容，設身處地從角色出發，分別闡述你所代表的一方的理由，要求言之成理，語言流暢，并說明你認為能解決問題的合理方案。

4、抽到字母C的同學要求在聽取新老員工意見的基礎上寫出初步的解決草案，且該草案需要得到AB兩組同學的認可。

5、每組演示時間為30分鐘。

（二）、企業人力資源管理 案例：

華田公司是一家專營奶粉的企業，隨著生產規模的擴大，華田公司原技術部經理被調往公司總部委以重任，于是經理一職空缺，挑選技術部經理便成了企業的當務之急。

華田公司人力資源部很快擬訂出技術部經理的招聘簡章，對應聘者提出如下要求：

1.大學本科以上學歷。2.年齡35~45歲。

3.能熟練地掌握英語聽、說、寫的能力。4.能熟練地運用電腦。5.具有相關工作經歷。

在幾天以后的一次人才招聘會上，華田公司設攤參與了招聘，并把公司的招聘簡章張貼出來。

很快,該公司所在的攤點前圍滿了求職者,收到了大量的求職簡歷，招聘會結束后，人事部門開始對這些簡歷進行初步的篩選,并擬出了面試者名單。

在面試的過程中,華田公司首先讓人員用英語作一番自我介紹，接著又要求應聘者談談對企業技術管理的看法。

面試結束后，人事部門對面試的結果進行評審，打算從中挑選出最合適的人選。但公司很快就發現很難做出抉擇，似乎每個面試者的優勢都非常突出，同時，每個被面試者又都有其不足之處。然而技術部經理的位置只有一個，到底錄用誰,這讓公司管理層頗感為難。

陳X，42歲，大學畢業后一直搞搞設備管理和技術研究工作，勤與鉆研,曾參與和主持了幾項較大的節能技術改進，擔任過工廠廠長，屬于技術專家型領導，對技術研究業務非常熟悉,工作態度嚴謹，但為人嚴肅,一貫不茍言笑.在面試時,針對華田公司提出的如何管理 好下屬這方面沒有提出獨到的見解。他習慣與向下屬布置工作,在與下屬的溝通方面似乎有所欠缺.通過側面了解,過去陳X的下屬曾評價他“業務熟練,但缺少人情味”。

林X，44歲，在基層工作多年,他思維非常活躍,點子很多，善于與同事及下屬進行溝通與交流，在調動員工積極性方面很有研究,過去的員工普遍反映他“很會籠絡人”。但他的不足之處是技術理論知識根基不厚，沒有獨立進行技術研究的能力。

袁X，35歲，碩士研究生，在多家外資企業呆過，腦子十分聰明，接受新事物的能力很強，有強烈的求知欲，且在研究方面頗有見地。通過面試，得知他國過去跳槽的原因是看不慣能力不及自己的人，什么事都想一個人包攬。

現代社會科技發展日新月異，企業要在激烈的市場競爭中取勝，離不開技術部門的支持，技術部門經理的人選成為非常重要的一環。華田公司在最后的錄用上也是慎之又慎，公司的上層領導準備專門開一次會議,大家一起來商量到底選擇誰來做企業的技術部經理。

實訓要求：

1、如果你是華田公司上層管理人員,面對擺在面前的3份求職簡歷,你將如何做出選擇?請說明你的理由。

2、請聯系你所在的企業人力資源管理知識，列出你認為比較可行的技術部經理招聘及面試計劃，計劃要求詳細，并說明通過這樣的面試想要測試應聘人員哪些方面的素質，要求具有可操作性。

3、所有操作均在電腦上完成，并打印，裝訂成冊，要求條理清晰，意義明確，規定完成時間：90分鐘。

實訓提示：

信度，是指企業在招聘人才時所參照標準的可信程度、科學程度。效度，是指企業在挑選人才過程的有效程度。

面試中對應聘者的素質測試的主要內容是專業能力測試、心理測試和組織管理能力測試。

六 督查工作實訓

教學目的：

通過實訓，了解秘書督查工作的基本內容，掌握秘書督查工作的基本程序和方式。

教學重點與難點：

秘書做好督查工作的必要準備，在督查中如何做好協調工作。實訓準備：

①用品：辦公用品等；

②設備：辦公室、通訊設施、辦公桌、椅、櫥柜等； ③資料：預先準備的督查事項內容等。實訓內容：

根據當時實際預先擬定的督查事項。實訓要求：

①本實訓分主管、執行、秘書三個組、輪換分項完成。實訓步驟：

①檢查催辦：用電話、電傳、口頭傳達、發通知單、文件及召開會議等方式檢查；

②視情形模擬深入實地查看；

③根據督查事項分類把督查結果逐一反饋； ④督查資料歸檔。

第五篇：秘書實訓試題

《秘書人際溝通實訓》期末試題

1.案例一：（30分）

大學生李強，今年即將畢業，早早地投入到找工作的洪流中。經學校推薦，李強去參加一家保險公司的招聘。在最初的筆試中，李強憑著自己扎實的基本功，豐富的專業知識，遠遠領先于其他競爭者。大家都以為這份工作非李強莫屬，但事情最后卻出人意料。在最后的面試中，李強表現得一如既往地謙虛，哪知正因為此，他痛失良機。

在面試時，李強被問道，“你覺得你的英文水平怎么樣？”他回答，“還行。”“你能勝任這份工作嗎？”“應該可以吧。”幾個回合的問答，李強都是如此謙虛，結果使對方對李強產生了缺乏實力和自信的不良印象。

請分析李強面試失敗的原因？如果你是李強你應該怎么做？談談人際溝通過程中應注意原則。

2案例二：（30分）

張先生是北京市的一名個體出租司機，在北京申奧成功后掀起的學英語的高潮中，張先生自學英語，并成為他所在公司的學英語標兵，為此張先生感到自豪。

一天，張先生的車上來了一位外國客人，張先生覺得這正好是個鍛煉自己的機會，便主動向他問好，對方發現北京的出租司機居然會流利的英語，顯然很高興，不一會兒，兩人聊了起來。

在交談中，張先生開始和對方像熟人一樣拉起家常來。“您今年多大了？”對方沒有正面回答卻說：“你猜猜看。”張先生轉而又問“你有家了吧？有孩子嗎？是兒子還是女兒？”這位外國客人開始不耐煩起來，面對著路邊的建筑說“北京比我原來想象的要漂亮多了”而岔開了話題。后來的一路上，這位外國客人始終保持著沉默，直到到達目的地下車。張先生很是納悶，難道我的英語太差他聽不懂嗎？

試分析張先生的做法有何不妥之處？在與外國友人交往時要注意哪些問題？

3.案例三：(40分)

小張是一個典型的北方姑娘，在她身上可以明顯的感受到北方人的熱情和直率，她喜歡

坦誠，有什么說什么，畢業后，她應聘到一個新興的公司做經理秘書。經過一段的觀察，小張發現公司是一個典型的家族企業，其中充滿了各種裙帶關系。因此在到公司的第五天，小張就拿著自己的建議書走向了直接上級的辦公室。

“王經理，我來公司已經快一個星期了，據我目前對公司的了解，我認為公司主要的問題在于職責界定不清；雇員的自主權力太小致使員工覺得公司對他們缺乏信任；員工薪酬的公平性和激勵性都較低。”小張按照自己事先所列的提綱開始逐條向王經理敘述。

王經理微微皺了一下眉頭說：“你說的這些問題我們公司也確實存在，但是你必須承認一個事實——我們公司在贏利這就說明我們公司目前實行的體制有它的合理性。”“可是，眼前的發展并不等于將來也可以發展，許多家族企業都是敗在管理上。”“好了，那你有具體方案嗎？”

“目前還沒有，這些還只是我的一點想法而已，但是如果得到了您的支持，我想方案只是時間問題。”

“那你先回去做方案，把你的材料放這兒，我先看看然后給你答復。”說完王經理的注意力又回到了研究報告上。

小張此時真切的感受到了不被認可的失落，她似乎已經預測到了自己第一次提建議的結局。果然，小張的建議書石沉大海，王經理好像完全不記得建議書的事。小張陷入了困惑之中，她不知道自己是應該繼續和上級溝通還是干脆放棄這份工作，另找一個發展空間。

小張的建議為什么會石沉大海？如果你是小張，你會怎么做？談談應如何與上司相處。