第一篇：學習公文處理條和格式
高平市糧食局
學習貫徹《黨政機關(guān)公文處理工作條例》
和《黨政機關(guān)公文格式》
7月23日上午，在機關(guān)小會議室召開工作例會，認真學習貫徹《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）和《黨政機關(guān)公文處理格式》（以下簡稱《格式》）。糧食局局長王晚生主持會議并講話，辦公室主任張海平領(lǐng)學。機關(guān)全體人員參加會議并學習。
王局長強調(diào)，公文處理是黨政機關(guān)的基礎(chǔ)性工作，公文處理水平和公文質(zhì)量直接體現(xiàn)一個單位的管理水平和工作效率，反映了一個單位的整體素質(zhì)和工作作風，也體現(xiàn)了工作人員基本工作水平和能力。公文處理工作伴隨機關(guān)工作全過程，應(yīng)高度重視公文處理工作。
王局長結(jié)合《條例》和《格式》的新規(guī)定、新變化，就抓好貫徹落實，進一步提高全局公文處理水平提出要求：
一是充分認識《條例》和《格式》出臺的重要意義。各科室要切實提高對公文處理工作重要性的認識，增強責任意識，落實認真負責的工作要求，堅持在學習中提高，在實踐中運用，促進實際工作的開展，二是加強學習，熟練掌握規(guī)定要求。各科室要以更加嚴謹細致的工作作風，認真對照《條例》和《格式》查找在公文處理工作中存在的不足，對行文中存在的格式、標點、數(shù)字、計算單位及字體不符合要求，主題不明確、要求不具體、缺乏指導性，文字冗長、重點不突出、表述不準確等問題，有針對性地加以改進提高。要組織干部職工對《條例》、《格式》逐章、逐條學習解讀，對新修訂的內(nèi)容熟知領(lǐng)會，真正把新條款、新內(nèi)容理解透徹，把新規(guī)定、新要求熟記于心，掌握公文處理的新技能。
三是嚴格把關(guān)，切實提升辦文質(zhì)量。各科室和局辦公室要加強對公文的審核把關(guān)。承辦科室應(yīng)嚴格按照《條例》、《格式》及有關(guān)公文處理的要求草擬公文，在送辦公室校核前，科室主要負責人要做好審核工作并簽字確認。各科室主要負責人作為公文審核第一責任人，未經(jīng)主要負責人審核把關(guān)、簽字的公文，局辦公室不予受理。局辦公室作為局公文處理主管部門，要嚴把行文程序、辦理時限、安全保密、公文格式、印制質(zhì)量等環(huán)節(jié)關(guān)口，積極主動加強與科室的溝通協(xié)調(diào)和督促檢查，促進全局公文質(zhì)量和辦文效率的提高。
四是完善制度，規(guī)范公文辦理流程。《條例》、《格式》出臺后，局辦公室針對我局實際，將修訂公文處理辦法，對局機關(guān)收發(fā)文流程將進行優(yōu)化，并根據(jù)國家標準重新改版局發(fā)文稿箋，對公文分辦、批辦、承辦、起草、審核、復(fù)核等提出新要求。同時，局辦公室要建立健全公文處理工作考核機制，加大公文處理工作檢查和考核力度，確保公文運轉(zhuǎn)規(guī)范、高效。
（局辦公室）
第二篇：公文處理
公文辦理
第二十三條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
第二十四條 收文辦理主要程序是：
（一）簽收。對收到的公文應(yīng)當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。
（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當詳細記載。
（三）初審。對收到的公文應(yīng)當進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當及時退回來文單位并說明理由。
（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當提出擬辦意見報本機關(guān)負責人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。
（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。
（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當由專人負責催辦。
（七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
第二十五條 發(fā)文辦理主要程序是：
（一）復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當報原簽批人復(fù)審。
（二）登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。
（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當在符合保密要求的場所印制。
（四）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。
第二十六條 涉密公文應(yīng)當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。
第二十七條 需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。機關(guān)負責人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔。
公文管理
第二十八條 各級黨政機關(guān)應(yīng)當建立健全本機關(guān)公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。
第二十九條 黨政機關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設(shè)立黨委（黨組）的縣級以上單位應(yīng)當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。
第三十條 公文確定密級前，應(yīng)當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應(yīng)當由專人管理。
公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。
第三十一條 公文的印發(fā)傳達范圍應(yīng)當按照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。
涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關(guān)確定。
經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。第三十二條 復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文，應(yīng)當符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機關(guān)負責人批準。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當經(jīng)發(fā)文機關(guān)或者其上級機關(guān)批準。
復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當加蓋復(fù)制機關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當注明翻印的機關(guān)名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。
第三十三條 公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關(guān)、上級機關(guān)或者權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。
第三十四條 涉密公文應(yīng)當按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進行清退或者銷毀。
第三十五條 不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第三十六條 機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當隨之合并管理；機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。
工作人員離崗離職時，所在機關(guān)應(yīng)當督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第三十七條 新設(shè)立的機關(guān)應(yīng)當向本級黨委、政府的辦公廳（室）提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機關(guān)合并或者撤銷時，相應(yīng)進行調(diào)整。
對密級文件要做到： 密件的運轉(zhuǎn)要密來密去 密件的處理要緊鑼密鼓 密件的閱者要秘而不宣 密件的放置要密不可分 密件的管理要萬無一失 對密件的管理存在的一些問題
1、隨意攜帶涉密公文外出
2、確定、變更、解除不規(guī)范
3、使用非涉密計算機和移動存儲介質(zhì)存儲涉密公文
4、長期留個人手中
5、當廢品出賣
第三篇：公文處理
第三章 公文處理 第一節(jié)
公文的擬制
1.公文擬制包括哪些程序？應(yīng)當做到哪些？
公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。應(yīng)做到：
（1）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
（2）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。（3）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述 準確，文字精煉。
（4）文種正確，格式規(guī)范。
（5）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
（6）公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。
（7）機關(guān)負責人應(yīng)當主持、指導重要公文起草工作。2.什么是草擬？什么是會簽？
草擬也稱擬稿，即起草公文，它是形成文件的首要環(huán)節(jié)。
會簽也稱會稿，是持草擬的公文與有關(guān)部門會商審稿。3.什么是審核、審核的重點有哪些？
審核又稱核稿，即在撰擬的文稿送交領(lǐng)導簽發(fā)之前，對其所做的全面檢查和修改。審核的重點是：
（1）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確；
（2）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行；（3）涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見；
（4）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范；（5）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。4.什么是簽發(fā)、有什么要求？
簽發(fā)是指發(fā)文機關(guān)負責人對文稿審定后批注發(fā)文意見并簽署自己名字的過程。簽發(fā)是制文階段的最后決定性環(huán)節(jié)。
簽發(fā)的要求有：（1）簽發(fā)前應(yīng)對文稿作全面的審查；
（2）對需修改的問題，若工作量不大，可直接修改；若工作量較大，可作出批示，請擬稿人或復(fù)審人修改后再審批；
（3）簽發(fā)人簽署意見時，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期。同時，書寫材料應(yīng)符合存檔要求，不能用圓珠筆、鉛筆和紅筆，也不要把意見簽在裝訂線內(nèi)。
5.簽發(fā)的權(quán)限是什么？
簽發(fā)的權(quán)限是指機關(guān)單位負責人簽發(fā)文件的審批權(quán)限與職責分工。（1）公文應(yīng)當經(jīng)本機關(guān)負責人審批簽發(fā)；
（2）重要文件和上行文由機關(guān)主要負責人簽發(fā)；
（3）黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由授權(quán)機關(guān)主要負責人簽發(fā)或按有關(guān)規(guī)定簽發(fā)；
（4）聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。
注意：簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。
第二節(jié) 公文辦理
1.公文辦理包括哪些內(nèi)容？
公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔 2.什么是收文辦理？它有哪些程序？
收文辦理是指對收到的公文進行簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等過程，其中可分為收進階段和閱辦階段2部分。
收進階段包括：文件的簽收、拆封和登記
閱辦階段包括：初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等環(huán)節(jié) 收文辦理主要程序是：
（1）簽收（2）登記（3）初審（4）承辦（5）傳閱（6）催辦（7）答復(fù) 經(jīng)審核，出現(xiàn)以下三種情況應(yīng)當分別如下處理：
（1）對符合規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當及時提出擬辦意見送負責人批示或交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當明確主辦部門。
（2）對不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當及時退回來文單位并說明理由；
（3）對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)及時退回交辦的秘書部門并說明理由。
3.發(fā)文辦理主要程序有哪些？ 復(fù)核、登記、印制、核發(fā) 4.涉密公文應(yīng)怎么處理？
涉密公文應(yīng)當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。
5.需要歸檔的公文及有關(guān)材料應(yīng)怎么處理？
（1）需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。
（2）兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。
（3）機關(guān)負責人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔。
第三節(jié)
辦畢公文的處理
1.辦畢公文處理的內(nèi)容主要包括哪些？
辦畢公文處理的內(nèi)容主要包括：清理與清退、利用與保管、立卷與歸檔等 2.公文清退的含義及范圍是什么？
含義：辦畢的文件要進行立卷歸檔，首先要按規(guī)定將留在各個工作人員手中的文件收起來，這就是文件的清退工作。
清退工作包括發(fā)文機關(guān)收回需退文件和收文機關(guān)文書人員收回傳閱、送閱文件。
范圍：應(yīng)清退的文件一般包括涉密文件、有重大錯誤的文件、送領(lǐng)導和有關(guān)人員傳閱的文件、征求意見的文件、審閱意見的文件、審閱文件和未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導同志講話材料等。3.公文清退的手續(xù)有哪些？
（1）通知清退
1）機密文件的清退：由文件印發(fā)部門填寫“文件清退通知單”
2）傳閱、送閱文件的清退：領(lǐng)導或有關(guān)部門人員審閱后，由
文書人員負責收回
3）征求意見文件的清退：在文件標題旁注明“征求意見稿”
4）有重大錯誤文件的清退：及時收回
5）其他文件的清退：必須收回的文件，均應(yīng)在發(fā)出時注明退回期限，并在文件上加蓋“閱后退回”戳。（2）清點核對
文書人員根據(jù)“文件清退通知單”或收文登記簿等對各部門退來的文件進行仔細核對。（3）清退交接
4.公文的保管方法是社么？
文件的保管應(yīng)堅持按立卷類目、平時歸卷、正式立卷、按期歸檔的工作步驟和方法進行。
5.公文的立卷歸檔的含義及意義是什么？
含義：公文立卷歸檔，是指把一年內(nèi)已辦畢的具有查考、保存價值的公文，在平時歸卷的基礎(chǔ)上，加以系統(tǒng)整理，組成一個個案卷，轉(zhuǎn)化為檔案保存。
意義：（1）公文組成案卷，便于查找利用；
（2）公文組成案卷，有利于保護公文；
（3）公文組成案卷，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。6.公文立卷的基本原則是什么？
基本原則是：遵循公文形成的規(guī)律，保持公文之間的歷史聯(lián)系，把握重點，區(qū)分公文的保存價值，便于保管和利用。7.公文立卷歸檔的范圍是什么？
公文立卷工作由文書部門負責，檔案部門應(yīng)對公文立卷歸檔工作進行指導和監(jiān)督。
凡本機關(guān)、單位工作活動中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應(yīng)立卷歸檔。
第四篇：公文處理
1.公文處理程序的核心環(huán)節(jié)是（承辦）2.不需要指明主送機關(guān)的是（決議）
3.必須以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為成文日期的文種是（請示）4.公文的作者是指（發(fā)文機關(guān)）
5.由公文起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿成文的寫作形式，一般適用于（決策性公文）
6.公文寫作的規(guī)范性強，主要體現(xiàn)在公文寫作必須（講究格式）7.“意見”這一文種是屬于（黨的機關(guān)法定公文）8.簡報名稱的正下方是簡報的（順序期號）9.會議紀要的內(nèi)容應(yīng)做到（集中，概括，精煉）
10.多級上行文只有在（少數(shù)十分特殊必要的情況下才可采用）
11.根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國檔案保管期限的檔次分為（永久，長期，短期）
12.公文區(qū)別于其他文章的主要之點是（公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件）
13.根據(jù)公文作用的活動領(lǐng)域，公文可分為（規(guī)范性公文，領(lǐng)導指導性公文，公布性公文，陳述呈請性公文，商洽性公文）
14.根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，含有重要的國家秘密，泄露會使國家的安全利益遭受嚴重損害的文件屬于（機密文件）15.只有一個主送機關(guān)的是（批復(fù)）
16.加了加快文件傳遞，可以采用（多級行文）
17.國家教育部，國家交通部，國家公安部聯(lián)合行文的成文時間（以最后一個發(fā)文機關(guān)簽發(fā)的時間為準）
18.任免和聘用干部的公文文種為（通知）19.主送機關(guān)是（受理公文的機關(guān)）
20.公文標題一般由（發(fā)文機關(guān)+發(fā)文事由（公文主旨）+文種名稱）21.有具備法定效力的公文稿本有（草稿）
22.辦公室更改電話號碼，可用（通告）公布周知。
23.撰寫規(guī)范性文件時，所運用的表達方式主要是（說明）24.在規(guī)范性文件中表述懲處辦法的內(nèi)容應(yīng)寫入（罰則）25.關(guān)于確定公文文種依據(jù)的說法錯誤的是（D）。A．根據(jù)發(fā)文機關(guān)的權(quán)限
B．發(fā)文機關(guān)和收文機關(guān)間的關(guān)系C．發(fā)文的規(guī)范性、具體目的和要求
D．由發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導人審批決定
26.公文的主題是公文制發(fā)者所要表達的（意圖或主張）
27.以下關(guān)于機關(guān)領(lǐng)導人要親自撰寫重要公文的說法不正確的是（是領(lǐng)導工作中的原則性問題）
28.以下公文中需要標注簽發(fā)人的有（請示）29.為表彰先進、批評錯誤可采用（通報）30.機關(guān)領(lǐng)導人對文稿的最后審批是（簽發(fā)）31.根據(jù)事由：“××公司發(fā)行重點鋼鐵企業(yè)債券”，應(yīng)使用的文種是（通告）32.必須以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為成文日期的是（請示）
33.下列文種必須以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為成文日期的是（請示）34.規(guī)范性文件正文表達的基本單位是（條）35.書寫公文中的成文日期應(yīng)使用（漢字）
36.公文的形成與發(fā)揮作用須依賴于（發(fā)文處理）37.批示轉(zhuǎn)發(fā)下級公文應(yīng)使用（通知）
38.用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導原則的領(lǐng)導指導性文件（指示）
39.決定必須由（黨政機關(guān)聯(lián)合發(fā)文）
40.根據(jù)文件來源，在一個機關(guān)內(nèi)部可將公文分為（收文、發(fā)文）41.商洽性文件的主要文種是（函）
42.一般應(yīng)標識簽發(fā)負責人姓名的文件是（上行文）
43.規(guī)范性公文的一致性表現(xiàn)在（與其他文件、作者權(quán)利具有高度統(tǒng)一的一致關(guān)系）
44.公文中的祈使句常常依靠（慣用的句式表達）
45.機關(guān)或部門的領(lǐng)導人對來文辦理提出處理意見的活動是收文處理中的（批辦）
46.對用機關(guān)領(lǐng)導人作為發(fā)文的名義表達有誤的（發(fā)文名義是領(lǐng)導個人）
47.公文在傳達制發(fā)機關(guān)決策與意圖，體現(xiàn)制發(fā)機關(guān)的意志與權(quán)力方面的重要特征是（權(quán)威性）
48.非同一系統(tǒng)的任何機關(guān)相互行文都使用（平行文）49.主送機關(guān)是（受理公文的機關(guān)）
50.公文的作者以什么名義才可以制發(fā)公文（機關(guān)的名義或其代表人的名義）51.用于對某一項行政工作作比較具體規(guī)定的規(guī)范性文件，稱作（辦法）52.答復(fù)上級機關(guān)的詢問，使用（報告）
53.“請示”可以直接交給領(lǐng)導者個人的是（領(lǐng)導人直接交辦的事項）54.批辦是指（對收文應(yīng)如何辦理所作的批示）55.機關(guān)公文文稿經(jīng)簽發(fā)后，即為（公文的定稿）
56.文件封裝發(fā)出后，文書人員對辦復(fù)的發(fā)文，要履行（注辦手續(xù)）57.公文的作者是指（發(fā)文機關(guān)）
58.聯(lián)合行文時，作者應(yīng)是（同級機關(guān)）
59.維護文件的高度嚴密性是指（公文語言結(jié)構(gòu)的嚴密）60.《關(guān)于××廠進口SD6型自動車床的請示》，作者是（××廠）
61.辦公部門或業(yè)務(wù)部門負責人根據(jù)來文情況提出初步處理意見，就是公文的（擬辦）
62.文件的拆封是文書人員的職責。至于密件，則應(yīng)交（機要文書或機要室拆封）63.批復(fù)是答復(fù)下級請示的文件，是（被動發(fā)文）
64.凡是需要立卷的文件是（辦理完畢的文件）
65.由機關(guān)領(lǐng)導對發(fā)文稿批注核準發(fā)出的意見并簽署姓名及日期的活動，是發(fā)文處理中的（簽發(fā)）
66.條例、規(guī)定、辦法、決定是屬于公文中的（規(guī)范性文件）67.聯(lián)合行文標注發(fā)文機關(guān)時，標在前面的機關(guān)是（主辦的）
68.按照密級劃分規(guī)則，含有一般的國家秘密，泄漏會使國家的安全和利益遭受損害的文件屬于（機密的）
69.公文區(qū)別于其他信息記錄的特點是（具備法定的權(quán)威性）
70.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標志的稿本稱作（正本）
71.調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)一般包括（標題、導語、正文、結(jié)語）72.負責公文處理工作的是本機關(guān)的（辦公廳（室）
1.合理安排正文的結(jié)構(gòu)，使層次清楚，條分縷析，言之有序，是為了（）。A
A.突出主題B.不事曲筆 C.突出特色D.撰文要求
2.公文與文學作品不同，它要求文件內(nèi)容必須（）。B
A.提出問題B.實事求是
C.介紹經(jīng)過D.溝通信息
3.根據(jù)公文作用的活動領(lǐng)域，公文可分為（）。B A.上行文、下行文、平行文
B.通用公文、專用公文
C.規(guī)范性公文、領(lǐng)導指導性公文、公布性公文、陳述呈請性公文、商洽性公文、證明
性公文
D.收支、發(fā)文
4.公文應(yīng)在（）裝訂。A
A.左側(cè)B.右側(cè)
C.上面白邊區(qū)D下面白邊區(qū)
5.公文的主體部分稱為（）。B
A.標題B.正文
C.作者D.印章或簽署
6.根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，含有重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的文件屬于（）。C
A.內(nèi)部使用文件B.秘密文件
C.機密文件D.絕密文件
7.國家民政部與各省、直轄市、自治區(qū)民政廳、局之間屬于（）A
A.業(yè)務(wù)指導關(guān)系B.隸屬關(guān)系 C.不相隸屬關(guān)系D.平行關(guān)系
8.公文中兼用的基本表達方式是()。C
A.議論、描寫、說明
B.議論、抒情、說明
C.議論、敘述、說明
D.敘述、抒情、說明
9.公文的標題一般由哪些要項組成（）。D
A.版頭、發(fā)文字號
B.抄送機關(guān)、版頭、主題詞
c.份號、密級標志、主題詞
D.發(fā)文機關(guān)名稱、內(nèi)容、文種
10.公文版頭的作用是（）D
A.醒目、嚴肅
B.公文作者法定的權(quán)威性
C.公文要求的必要標記
D.標明公文制發(fā)機關(guān)
11.以下領(lǐng)導指導性公文應(yīng)當具有穩(wěn)定性，不能輕易更改的是（）A
A.決定B.批復(fù)
C.通知D.通告
12.以下說法正確的是（）A
A.通知的標題可簡寫為《任免通知》
B.批復(fù)具有專業(yè)性，一般由專業(yè)主管部門在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)發(fā)布
C.決定的正文部分由制發(fā)決定的根據(jù)、執(zhí)行要求結(jié)尾三大部分組成D.通知的標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由。文種組成13.以下說法錯誤的是（）。D
A.指示具有強制約束作用要求下級機關(guān)必須遵守和執(zhí)行
B.決定具有指導性，具有較強的理論性和政策性是指導工作的準則
C.任免通知落款處由任免機關(guān)領(lǐng)導人親筆簽署（或代以簽名章）
D.遷移，更改電話號碼等可使用通告
14.批復(fù)不具有以下哪一特點（）B
A.法定的權(quán)威性與執(zhí)行性
B.指導性
C.被動性
D.針對性
15.“接受請示的機關(guān)應(yīng)對請示事項表明是否批準的態(tài)度或予以明確的指示’，這句話。反映了請示具有何種特性C。
A.被動性
B.針對性
C.強制回復(fù)的性質(zhì)
D.強制約束作用，要求下級機關(guān)必須遵守與執(zhí)行
16.撰寫《關(guān)于審批第三批國家歷史文化名城和加強保護管理的請示》一文時，符合撰 寫要求的說法是（）。A
A.應(yīng)正確標注主送機關(guān)與抄送機關(guān)
B.一般應(yīng)直接報送領(lǐng)導者個人
C.適宜采用概括敘述的表達方式，避免描述事情的細枝末節(jié)或羅列數(shù)字。
D.可同時要求對歷史文化名城周邊的自然風景區(qū)加以保護管理
17.在下面哪一種情況下，可以越權(quán)批辦文件？（）。A
A.經(jīng)過授權(quán)B.避免積壓
C.急需處理D.屬一般性文件
18在承辦公文時，應(yīng)根據(jù)（）科學安排承辦的次序。D
A.時效原則B.先黨后政
C.意義大小D.主次緩急
19.注辦的作用說到底是為了（）A
A.備忘待查B.檢查監(jiān)督
C.避免延誤D.方便工作
20.兩個或兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文時必須做好（）工作。D
A.審核B.簽發(fā)
C.會商D.會簽
二、多項選擇回
1.公文主題的基本要求是（）AB
A.突出B.簡明
C.單一D.生動
2.我國法定的公布性文件包括（）。BD
A.通知B.通告
C.通報D.公告
E.報告
3.下面幾種說法中不正確的是（）。AD
A.接受抄送的機關(guān)可以向其他機關(guān)抄送
B.在公文中，完全句是主要的，只有在為使語言簡潔且又不會對語義造成損傷的情況下才使用省略句
C.向上級機關(guān)請求批示或批準宜用‘請示’而不用‘報告’
D.主送機關(guān)必須是受文機關(guān)中級別層次高的機關(guān)，抄送機關(guān)則處須是其中級別層次低的機關(guān)
4.可用來簽批和書寫公文的字跡材料有（）ABC
A.墨汁B.碳素墨水
C.藍黑墨水D.純藍墨水
5.選用公文文種，主要依據(jù)（）。ABCD
A.規(guī)范性
B.工作關(guān)系
C.職權(quán)D.行文目的和要求
6.下面是從公文中摘出的四句話，其中表達欠妥當?shù)氖牵ǎ〢BD
A.我院已于8月30日召開了表彰先進個人、集體大會，XX院長和其他學院的領(lǐng)導同志出席了這次會議。
B.加強全面質(zhì)量管理是目前我們能否搞好企業(yè)管理的一個最最首要的問題
C.衡量一個企業(yè)是否經(jīng)營得好，要從這樣一些方面考察：其一，是否人盡其才?其二，是否有正確的經(jīng)營方針—一其三，是否有強有力的領(lǐng)導班子
D.從這份文件里，使全廠干部了解到開展政治思想工作的重要性
7.請示的結(jié)構(gòu)由以下選項的哪幾部分組成（）。ACD
A.標題，寫明制發(fā)機關(guān)名稱、事由與文種
B.主送機關(guān)
C.正文，包括請示理由、請示事項及請示的具體要求
D.制發(fā)機關(guān)名稱與成文日期
8.關(guān)于請示的特點，說法正確的是（）。AB
A.請示的內(nèi)容必須是屬于本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)無權(quán)或確實難以處理的問題與事項
B.使用范圍廣泛
C.具有執(zhí)行性
D.有較強的時效性，強調(diào)及時快捷
9.下列陳述呈請性公文不得夾帶請示事項的有（）AC
A.工作報告B.請示
C.答復(fù)詢問的報告D.批復(fù)
10.下列說法符合工作報告寫作要求的是（）。ABCD
A.適宜采用概括敘述的表達方式，避免描述事情的細枝末節(jié)或羅列數(shù)字
B.中心明確，重點突出
C.報告內(nèi)容應(yīng)有新意
D.點面結(jié)合，實事求是
11.在撰寫總結(jié)報告正文的開頭部分時通常采用何種方法（）CD
A.介紹工作的成績及工作進程
B.敘述占有的材料
C.概述基本情況
D.簡要揭示總結(jié)的主題，為進一步展開敘述奠定基礎(chǔ)
12.在撰寫總結(jié)報告正文的主體部分時通常采用何種方法（）ABCD
A.劃分工作情況與經(jīng)驗體會兩大部分
B.按時間的順序安排層次
C按總結(jié)內(nèi)容的邏輯關(guān)系，分設(shè)若干問題，接問題介紹工作情況，寫明經(jīng)驗（教訓）
D.按工作發(fā)展階段的先后順序安排層次
13.下列總結(jié)報告正文的結(jié)尾部分寫法正確的有（）。ACD
A.‘特此報告，請審閱’ B.“從管理基礎(chǔ)工作入手，搞好整頓”C.‘實踐說明，制定崗位考核標準，是落實崗位責任制的行之有效的辦法’ D.“特此報告，如有不當之處，請予指證”
14.下列關(guān)于調(diào)查報告的標題符合要求的有（）。ABCD
A.《關(guān)于海南進口和倒賣物資問題的調(diào)查報告》
B.《深圳大學是怎樣改革學生思想政治工作的》
C.《家庭飼養(yǎng)前途廣闊》
D.《為改革開放創(chuàng)造良好的社會環(huán)境——蘇州市加強精神文明建設(shè)情況調(diào)查》
15.以下說法錯誤的有（）。BD
A.調(diào)查報告的撰寫應(yīng)結(jié)合運用說明、抒情、議論的表達方式，做到敘議結(jié)合B.撰寫總結(jié)報告，一般兼用說明、敘述和議論三種方式，重點使用議論方式
C總結(jié)報告簡單地說，就是關(guān)于提煉經(jīng)驗（教訓）的報告
D請示可以不接機關(guān)隸屬關(guān)系，越級報通
16在函正文的結(jié)尾處，下列哪些用語可以使用（）。ABCD
A.請盡快函復(fù)為盼
B.敬請予以大力支持 C.請即函復(fù) D.特此函告
17.公文的保管期限一般分為（）等幾種。BCD
A.永遠B.永久
C.長期D.短期
18.在立卷范圍內(nèi)的文件，一般應(yīng)同時具備（）諸基本條件。ABD
A.已經(jīng)處理完畢
B.具有查考利用價值
C.反映了問題的本質(zhì)
D.在本機關(guān)工作活動中形成或處理
三．不定項選擇題
1.轉(zhuǎn)發(fā)對象不包括（）。B
A.上級文件
B.下級文件
C.平級文件
D.不相隸屬機關(guān)的文件
2.公布性文件包括（）。CD
A.命令B.通知
C.公告D.通告
3.公文的基本組成部分有（）ACD
A.標題B.文頭
C.正文D.主題詞
4.公文寫作的基本要求有（）。ABC
A.符合黨、國家的路線、方針、政策和法律的法規(guī) B.一文一事中心明確
C.用語莊嚴、簡明、通順、平安
D.為使各方面了解情況，多印發(fā)文件
E.格式不必強求一致
5.遵守行文規(guī)則是為了（）ABDE
A.確保公文迅速、準確傳遞
B.避免行文紊亂
C.保障公文旅行
D.確定行文關(guān)系
E.控制發(fā)文數(shù)量
6.能夠聯(lián)合行文的機關(guān)應(yīng)是（）。ABD
A.同級政府之間
B.政府各部門之間
C.上級黨委和下級政府之間
D.政府部門和同級人民團體之間
E.政府及其部門與同級黨委
7.規(guī)范性公文的一致性表現(xiàn)在（）。A
A.與其他文件、作者權(quán)利具有高度統(tǒng)一的一致關(guān)系
B文件結(jié)構(gòu)的周密有效
C.文件的文字條理清楚
D.文件的語言簡約不繁
8.會簽是指（）C
A.簽署會議
B.在會議上簽署文件
C.聯(lián)合行文時，由各發(fā)文機關(guān)的領(lǐng)導人共同簽發(fā)文件
D.聯(lián)合行文時，由各發(fā)文機關(guān)的領(lǐng)導人共同簽署文件
參考答案
一、單項選擇題
1.A
2.B
3.B
4.A
5.B
6.C
7.A
8.C
9.D
10.D
11.A
12.A
13.D
14.B
15.C
16.A
17.A
18.D
19.A
20.D
二、多項選擇題
1.AB
2.BD
3.AD
4.ABC
5.ABCD
6.ABD
7.ACD
8.AB
9.AC
10.ABCD
11.CD
12.ABCD
13.ACD
147.ABCD
15.BD
16.ABCD
17.BCD
18.ABD
三、不定項選擇題
1.B
2.CD
3.ACD
4.ABC
5.ABDE
6.ABD
7.A
8.C 江西事業(yè)單位公文寫作與處理練習題 《公文寫作與處理》練習題一
1．由公文起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿成文的寫作形式，一般適用于（）
A．簡報
B．事務(wù)性通知 C．便函
D．決策性公文
2．公文寫作的規(guī)范性強，主要體現(xiàn)在公文寫作必須（）A．講究格式
B．遵守法規(guī) C．實事求是
D．熟悉業(yè)務(wù) 3．“意見”這一文種屬于（）
A．行政機關(guān)法定公文
B．企事業(yè)單位法定公文 C．非法定公文
D．黨的機關(guān)法定公文
4．公文處理工作的時限性體現(xiàn)在公文處理工作的（）A．發(fā)文階段
B．每一個具體環(huán)節(jié) C．收文階段
D．管理階段 5．“批復(fù)”這一文種最突出的特點是（）A．說明性
B．可行性 C．針對性
D．政策性
6．在一個機關(guān)中具體擔負公文處理工作領(lǐng)導責任的是（）A．機關(guān)分管領(lǐng)導
B．機關(guān)正職領(lǐng)導
C．機關(guān)辦公室主任
D．機關(guān)辦公寶秘書 7．簡報名稱的正下方是簡報的（）
A．編發(fā)單位
B．印發(fā)日期
C．順序期號
D．印發(fā)份數(shù) 8．會議紀要的內(nèi)容應(yīng)做到（）
A．集中、概括、準確
B．概括、精煉、詳細 C．集中、概括、詳細
D．集中、概括、精煉 9．多級上行文（）
A．只有在少數(shù)特殊情況下才可以采用
B．是上行文最基本的行文方式
C．是上行文一般使用的行文方式
D．只有在少數(shù)十分特殊必要的情況才可以采用
10．根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國檔案保管期限的檔次分為（）A．永久、定期
B．永久、長期、短期
C．永久、長期、短期、不歸檔
D．永久、長期、短期、不移交 《公文寫作與處理》練習題二
1．公文區(qū)別于其他文章的主要之點是（）A．公文形成的主體是國家機關(guān)及其他社會組織 B．公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理 C．公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件 D．公文是辦理公務(wù)的重要工具之一
2．幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只能標明（）A．主辦機關(guān)的發(fā)文字號 B．所有機關(guān)的發(fā)文字號 C．至少兩個機關(guān)的發(fā)文字號
D．根據(jù)情況臨時規(guī)定的發(fā)文字號
3．下列文種必須以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為成文日期的是（）A．會議報告
B．條例 C．工作總結(jié)
D．請示
4．公文的主體部分是（）A．．標題
B．正文
C．作者
D．印章或簽署 5．根據(jù)公文作用的活動領(lǐng)域，公文可分為（）。A．上行文、下行文、平行文
B．通用公文、專用公文
C．規(guī)范性公文、領(lǐng)導指導性公文、公布性公文、陳述呈請性公文、商洽性公文 D．收文、發(fā)文
6．根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，含有重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的文件屬于（）。
A．內(nèi)部使用文件
B．秘密文件
C．機密文件
D．絕密文件 7．下列文種，只有一個主送機關(guān)的是（）。A．批復(fù)
B．通知
C指示
D．決定 8．我國第一部文件集是（）。A．《論語》
B．《尚書》
C《詩經(jīng)》
D．《春秋》 9．北京市政府向國務(wù)院各部委主送的文件屬于（）。A．平行文
B．上行文
c下行文
D．直達行文 10．為了加快文件的傳遞，可采用（）。
A．逐級行文
B．多級行文C越級行文
D．直達行文 《公文寫作與處理》練習題三
1．國務(wù)院辦公廳2006年8月15日所發(fā)的、發(fā)文序號為123號的發(fā)文字號的正確寫法是（）。
A．國辦發(fā)（2006）第123號
B國辦發(fā)[2006]123號 C．國辦發(fā)（2006）123號
D 國辦發(fā)（06）第[23號
2．國家教育部、國家交通部、國家公安部聯(lián)合行文的成文時間（）A．以會議通過時間為準
B．以批準時間為準
C．以最后一個發(fā)文機關(guān)簽發(fā)時間為準
D．以印發(fā)時間為準 3．任免和聘用干部的公文文種為（）A．命令
B．指示
C．通知
D．通報 4．主送機關(guān)是（）
A．有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)
B．受理公文的機關(guān) C．收文機關(guān)
D．需要了解公文內(nèi)容的機關(guān) 5．公文標題一般由（）組成。
A．發(fā)文機關(guān)名稱+發(fā)文事由（公文主旨）+文種名稱 B．“大版頭”十發(fā)文事由+文種名稱
C．主送機關(guān)名稱+發(fā)文事由（公文主旨）+文種名稱 D．抄送機關(guān)名稱+發(fā)文事由（公文主旨）+文種名稱 6．《××廣播局關(guān)于向××縣土地局申請劃撥建設(shè)電視轉(zhuǎn)播臺用地的請示》，該標題主要的錯誤是（）
A．違反報告不得夾帶請示的規(guī)定
B．違反應(yīng)協(xié)商同意后再發(fā)文的規(guī)定 C．錯誤使用文種，應(yīng)使用函
D．錯誤使用文種，應(yīng)使用報告 7．有具備法定效力的公文稿本有（）。A．副本
B．草稿
C．定稿
D．試行本
8．如下公文處理環(huán)節(jié)屬于發(fā)文處理過程的是（）。A．擬辦
B．擬稿
C．批辦
D．注辦
9．下列“請示”的結(jié)束語中得體的是（）A．以上事項，請盡快批準
B．以上所請，如有不同意，請來函商量
C．所請事關(guān)重大，不可延誤，務(wù)必于本月10日前答復(fù) D．以上所請，妥否?請批復(fù) 10．將平時辦理完畢的文件材料，按照立卷目錄中的要求存放起來，叫做（）A．立卷
B．定卷
C．歸卷
D．組卷 《公文寫作與處理》練習題四
1．辦公室更改電話號碼，可用（）公布周知。A．通知
B．通告
C．啟事
D．布告
2．下列撰寫公文常見的缺點，屬于“語句表述不完整”的問題是（）。A．濫用省略
B．篇幅冗長
C．交代不明
D．眉目不清 3．撰寫規(guī)范性文件時，所運用的表達方式主要是（）。A．說明
B．議論和說明
C．敘述
D．描寫
4．在規(guī)范性文件中表述懲處辦法的內(nèi)容應(yīng)寫入（）。A．總則
B．分則
C．罰則
D．附則
5．關(guān)于確定公文文種依據(jù)的說法錯誤的是（）。
A．根據(jù)發(fā)文機關(guān)的權(quán)限
B．發(fā)文機關(guān)和收文機關(guān)間的關(guān)系
C．發(fā)文的規(guī)范性、具體目的和要求
D．由發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導人審批決定 6．公文的主題是公文制發(fā)者所要表達的（）。A．政策和法規(guī)的觀念
B．重視本單位利益的觀念 C．意圖或主張
D．通報有關(guān)事件的細節(jié)
7．以下關(guān)于機關(guān)領(lǐng)導人要親自撰寫重要公文的說法不正確的是（）。A．是正確體現(xiàn)領(lǐng)導機關(guān)集體意志的工作需要 B．是領(lǐng)導工作中的原則性問題
C．是領(lǐng)導在日常工作中的一個技術(shù)性問題
D．是機關(guān)政策水平、業(yè)務(wù)水平和領(lǐng)導水平體現(xiàn)的要求 8．以下公文中需要標注簽發(fā)人的有（）。A．規(guī)定
B．決議
C．命令
D．請示 9．為表彰先進、批評錯誤可采用（）。A．通知
B．公告
C．通報
D．公報 10．機關(guān)領(lǐng)導人對文稿的最后審批是（）。A．審核
B．簽發(fā)
C．核發(fā)
D．印發(fā) 《公文寫作與處理》練習題五 1．根據(jù)事由：“××公司發(fā)行重點鋼鐵企業(yè)債券”，應(yīng)使用的文種是（A．通報
B．通知
C．通告
D．決定
2．下列文種必須以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為成文日期的是（）。A．會議報告
B．條例
C．工作總結(jié)
D．請示 3．下列哪個事由，根據(jù)《辦法》，不可以使用“決定”（）。A．嚴懲嚴重破壞社會治安的犯罪分子的工作安排 B．大興安嶺森林特大火災(zāi)事故的處理，C．授予×××全國勞動模范的稱號的嘉獎
D．在太平洋×地區(qū)試驗運載火箭，使過往船只周知
4．下列文種必須以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為成文日期的是（）。A．會議報告
B．條例
C．工作總結(jié)
D．請示 5．特殊情況越級向上行文，應(yīng)抄送給（）。A．直屬上級機關(guān)
8．直屬下級機關(guān)
C．系統(tǒng)內(nèi)的所有同級機關(guān)
D．有業(yè)務(wù)聯(lián)系的機關(guān) 6．為了維護政令一致，凡下行公文（）。A．都要上級請示
B．都要和有關(guān)機關(guān)協(xié)商
C．內(nèi)容涉及其他機關(guān)的職權(quán)范圍時，行文前應(yīng)與其協(xié)商一致 D．都與有關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文
7．向級別與本機關(guān)相同的有關(guān)主管部門請求批準某事項應(yīng)使用（）。A．請示
B．報告
C．請示報告
D．函 8．規(guī)范性文件正文表達的基本單位是（）。）A．章
B．節(jié)
C．條
D．款
9．書寫公文中的成文日期應(yīng)使用（）。A．阿拉伯數(shù)字
B．漢字
C．漢字人寫
D．漢字與阿拉伯數(shù)字
10．公文的形成與發(fā)揮作用須依賴于（）。A．公文處理
B．收文處理 C．發(fā)文處理
D．辦畢公文處理 《公文寫作與處理》練習題六
1．幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只能標明（）。
A．主辦機關(guān)的發(fā)文字號
B．所有機關(guān)的發(fā)文字號
C．至少兩個機關(guān)的發(fā)文字號
D．根據(jù)情況臨時規(guī)定的發(fā)文字號 2．批示轉(zhuǎn)發(fā)下級公文應(yīng)使用（）。A．指示
B．通報
C．通知
D．通告
3．用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導原則的領(lǐng)導指導性文件 A．命令
B．指示
C．批復(fù)
D．通知 4．決定必須由（）。
A．黨政機關(guān)聯(lián)合發(fā)文
B．會議討論之后才能發(fā)文 C．政府部門制發(fā)
D．黨、政府領(lǐng)導機關(guān)制發(fā)
5．根據(jù)文件來源，在一個機關(guān)內(nèi)部可將公文分為（）。A．收文、發(fā)文
B．上行文、平行文、下行文
C．通用公文、專業(yè)公文
D．本機關(guān)制發(fā)的和內(nèi)部使用的公文 6．商洽性文件的主要文種是（）。A．請示
B．通知 C．函
D．通報
7．一般應(yīng)標識簽發(fā)負責人姓名的文件是（）。A．上行文
B．平行文
C．下行文
D．越級行文 8．規(guī)范性公文的一致性表現(xiàn)在（）。
A．與其他文件、作者權(quán)利具有高度統(tǒng)一的一致關(guān)系 B．文件結(jié)構(gòu)的周密有效 C．文件的文字條理清楚 D．文件的語言簡約不繁
9．公文中的祈使句常常依靠（）。A．語氣詞表達
B．慣用的句式表達 C．感嘆詞表達
D．無主句表達
10．機關(guān)或部門的領(lǐng)導人對來文辦理提出處理意見的活動是收文處理中的（）。
A．擬辦
B．批辦 C．承辦
D．查辦
《公文寫作與處理》練習題七
1．對用機關(guān)領(lǐng)導人作為發(fā)文的名義表達有誤的（）
A．發(fā)文名義是領(lǐng)導個人
B．在領(lǐng)導人個人名字前應(yīng)冠以機關(guān)的名稱和職務(wù) C．是代表其所在的機關(guān)的身份來發(fā)文
D．離任后相應(yīng)失去這一法定作者的地位
2．公文在傳達制發(fā)機關(guān)決策與意圖，體現(xiàn)制發(fā)機關(guān)的意志與權(quán)力方面的重要特征是（）。
A．法定性
B．權(quán)威性
c公開性
D制約性 3．非同一系統(tǒng)的任何機關(guān)相互行文都使用（）。A．上行文
B．平行文 C．通知
D．下行文
4．用于記載會議主要精神和議定事項的公文是（）。A．決議
B．會議記錄
C．會議紀要
D．議案 5．《××廣播局關(guān)于向××縣土地局申請劃撥建設(shè)電視轉(zhuǎn)播臺用地的請示》，該標題主要的錯誤是（）。
A．違反報告不得夾帶請示的規(guī)定
B．違反應(yīng)協(xié)商同意后再發(fā)文的規(guī)定 C．錯誤使用文種，應(yīng)使用函
D．錯誤使用文種，應(yīng)使用報告 6．主送機關(guān)是（）。
A．有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)
B．受理公文的機關(guān) C．收文機關(guān)
D．需要了解公文內(nèi)容的機關(guān) 7．下列“請示”的結(jié)束語中得體的是（）。A．以上事項，請盡快批準
B．以上所請，如有不同意，請來函商量
C．所請事關(guān)重大，不可延誤，務(wù)必于本月10日前答復(fù) D．以上所請，妥否?請批復(fù) 8．公文辦理主要分為（）。
A．收文和發(fā)文
B．擬辦與承辦
C．登記與分發(fā)
D．整理與保管 9．一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明（）。A．已復(fù)文
B．閱畢的日期
C．已閱文
D．承辦的結(jié)果
10．以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章屬于（）。A．規(guī)范性文件
B．領(lǐng)導指導性文件 C．呈請性文件
D．證明性文件 《公文寫作與處理》練習題八
1．公文的作者以什么名義才可以制發(fā)公文（）A．法人代表的名義
B．國家公民的名義
C．機關(guān)的名義或其代表人的名義
D．其他社會組織與個體結(jié)合的名義 2．國務(wù)院向江西省人民政府下發(fā)的通知屬于（）。
A．上行文件
B．下行文件
C．平行文件
D．呈請性文件
3．用于對某一項行政工作作比較具體規(guī)定的規(guī)范性文件，稱作（）。A．條例
B．規(guī)定 C．辦法
D．決定
4．不相隸屬的機關(guān)之間聯(lián)系工作，應(yīng)當用（）。A．通報
B．通知
C．函
D．意見 5．答復(fù)上級機關(guān)的詢問，使用（）。A．通報
B．請示
C．報告
D．通知 6．“請示”可以直接交給領(lǐng)導者個人的是（）。
A．領(lǐng)導人直接交辦的事項
B．與領(lǐng)導人直接相關(guān)的事項 C．重要文件
D．機密文件
7．地方性行政法規(guī)的制發(fā)，應(yīng)由（）。A．全國人民代表大會
B．國務(wù)院
C．國家主席
D．地方人民代表大會和地方政府 8．批辦是指（）。
A．對發(fā)文稿的審核批示
B．對收文應(yīng)如何辦理所作的批示 C．對公文正本的復(fù)核意見
D．對請示報告的處理 9．機關(guān)公文文稿經(jīng)簽發(fā)后，即為（）。
A．公文的定稿
B．公文的草稿
C．公文的會簽
D．公文的核發(fā) 10．文件封裝發(fā)出后，文書人員對辦復(fù)的發(fā)文，要履行（）。A．登記手續(xù)
B．注辦手續(xù)
C．歸檔手續(xù)
D．簽字手續(xù) 《公文寫作與處理》練習題九 1．公文的作者是指（）。
A．撰稿人
B．審核人
C．簽發(fā)人
D．發(fā)文機關(guān) 2．聯(lián)合行文時，作者應(yīng)是（）。A．同級機關(guān)
B．同一系統(tǒng)的機關(guān)
C．三個以上的機關(guān)
D．行政主管機關(guān)與業(yè)務(wù)指導機關(guān) 3．公文區(qū)別于其他文章的主要之點是（）。A．公文形成的主體是國家機關(guān)及其他社會組織 B．公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理 C．公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件 D．公文是辦理公務(wù)的重要工具之一
4．當問題重大，確急需直接上級和更高層次的上級機關(guān)同時了解公文內(nèi)容時，可采用（）的方式。
A．越級行文
B．直接行文
C．多級行文
D．同時行文 5．維護文件的高度嚴密性是指（）。A．公文的保密性
B．公文語言結(jié)構(gòu)的嚴密 6．《關(guān)于××廠進口SD6型自動車床的請示》，作者是（）。
A．××廠
B．××廠的負責人
C．起草文件的劉秘書
D．簽發(fā)文件的董廠長
7．辦公部門或業(yè)務(wù)部門負責人根據(jù)來文情況提出初步處理意見，就是公文的（）。
A．擬辦
B．承辦
C．批辦
D．催辦
8．文件的拆封是文書人員的職責。至于密件，則應(yīng)交（）。A．領(lǐng)導人本人或由其委托的人代訴 B．機要文書或機要室拆封 C．辦公廳（室）主任拆封 D．文書人員拆封
9．批復(fù)是答復(fù)下級請示的文件，是（）。A．被動發(fā)文
B．主動發(fā)文
C．是對報告的批件
D．下級沒有請示，用來指導工作的 10．凡是需要立卷的文件是（）。A．辦理完畢的文件
B．已經(jīng)使用的文件 C．已經(jīng)辦復(fù)的文件
D．領(lǐng)導認為重要的文件 《公文寫作與處理》練習題十
1．由機關(guān)領(lǐng)導對發(fā)文稿批注核準發(fā)出的意見并簽署姓名及日期的活動，是發(fā)文處理中的（）。
A．會商
B．審核
C．注發(fā)
D．簽發(fā)
2．條例、規(guī)定、辦法、決定是屬于公文中的（）。A．領(lǐng)導指導性文件
B．規(guī)范性文件 C．公布性文件
D．商洽性文件
3．為加快文件的傳遞，可采用（）。A．逐級行文
B．多級行文 C．越級行文
D．直接行文
4．聯(lián)合行文標注發(fā)文機關(guān)時，標在前面的機關(guān)是（）。A．組織序列表中靠前的B．主辦的 C，級別高的D．其他系統(tǒng)的
5．按照密級劃分規(guī)則，含有一般的國家秘密，泄漏會使國家的安全和利益遭受損害的文件屬于（）。
A．限國內(nèi)公開的B．內(nèi)部使用的C．秘密的D．機密的 6．公文區(qū)別于其他信息記錄的特點是（）。A．傳播知識
B．具備查考價值
C．書面文字材料
D．具備法定的權(quán)威性
7．供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標志的稿本稱作（）。
A．草稿
B．定稿
C．正本
D．副本
8．公文要選擇適宜的行文方式，一般不得（）。A．逐級行文
B．多級行文 C．越級行文
D．直接行文
9．調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)一般包括（）。
A．標題、導語、正文、結(jié)語
B．標題、正文、落款 C．開頭、導語、主體、結(jié)尾
D．標題、正文、結(jié)語 10．負責公文處理工作的是本機關(guān)的（）。
A．檔案室
B．業(yè)務(wù)處
C．收發(fā)室
D．辦公廳（室）《公文寫作與處理》練習題參考答案 《公文寫作與處理》練習題一答案
1．D
2．A
3．D
4．B
5．C
6．C
7．C
8．D
9．D
10．B 《公文寫作與處理》練習題二答案
1．C
2．A
3．D
4．B
5．C
6．C
7．A
8．C
9．A
10．C 《公文寫作與處理》練習題三答案
1．C
2．C
3．C
4．B
5．A
6．C
7．B
8．B
9．D
10．C 《公文寫作與處理》練習題四答案
1．B
2．A
3．A
4．C
5．B
6．C
7．C
8．D
9．C
10．B 《公文寫作與處理》練習題五答案
1．C
2．D
3．D
4．D
5．A
6．C
7．D
8．C
9．B
10．C 《公文寫作與處理》練習題六答案
1．A
2．C
3．B
4．A
5．A
6．C
7．A
8．A
9．B
10．B 《公文寫作與處理》練習題七答案
1．A
2．B
3．B
4．C
5．C
6．B
7．D
8．A
9．B
10．A 《公文寫作與處理》練習題八答案 1．C
2．B
3．C
4．C
5．C
6．A
7．D
8．B
9．A
10．B 《公文寫作與處理》練習題九答案
1．D
2．A
3．C
4．C
5．B
6．A
7．A
8．B
9．A
10．A 《公文寫作與處理》練習題十答案
1．D
2．B
3．B
4．B
5．D
6．C
7．C
8．C
9．A
10．D
第五篇：公文處理辦法學習講座
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座
從2001年1月1日起國家行政機關(guān)實施新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱?《辦法》?）。為進一步做好公文處理工作，特開設(shè)?《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座?專欄。該講座分八講：第一講，努力做好新時期的行政機關(guān)公文處理工作；第二講，公文種類；第三講，公文格式；第四講，行文規(guī)則；第五講，發(fā)文辦理；第六講，收文辦理；第七講，公文歸檔；第八講，公文管理。
第一講 努力做好新時期的行政機關(guān)公文處理工作
從2001年1月1日起，國家行政機關(guān)施行這個新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。這是我國國家行政機關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科學化的一個重要標志。認真實施《辦法》，對于國家行政機關(guān)提高工作效率，保證工作質(zhì)量，依法行政，推進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展順利進行是十分重要的。
一、做好行政機關(guān)公文處理工作是依法行政和加強機關(guān)建設(shè)的重要保證
公文在我國歷史上由來已久，它是統(tǒng)治階級管理國家、處理政務(wù)以及記載各種活動情況的工具。這就決定了不同的社會制度和歷史階段，對公文的范疇有不同的理解和界定，公文處理的辦法也就各不相同。新中國成立后，公文的范疇比過去擴大了。目前人們習慣上理解的公文可以分為兩大類，一是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；一是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。我們這里主要是討論行政機關(guān)的通用公文處理問題。
公文的性質(zhì)決定了其在國家行政機關(guān)公務(wù)活動中的地位和作用。國家行政機關(guān)是國家權(quán)力的執(zhí)行機關(guān)，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。做好國家行政機關(guān)公文處理工作，對于依法行政關(guān)系十分重要。公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，是機關(guān)工作的重要內(nèi)容，提高機關(guān)工作水平就一定要加強公文處理工作。為此，必須明確國家行政機關(guān)公文處理的目標、原則和基本要求。
行政機關(guān)公文處理的目標是要實行規(guī)范化、制度化、科學化。所謂規(guī)范化是指公文處理的每項程序、操作都要遵循一定的規(guī)程、方式和要求，完成結(jié)果要達到一定標準、規(guī)格；所謂制度化是規(guī)范化在一定程度上上升為法制化，或是紀律化，在公文處理中建立并執(zhí)行一整套的處理制度；所謂科學化是指公文處理的規(guī)范、制度應(yīng)當建立在科學的基礎(chǔ)上，符合公文處理運行的規(guī)律和實際。如果對于科學化的含義進一步延伸，還應(yīng)當包括公文處理中運用現(xiàn)代科學技術(shù)，采用現(xiàn)代化的辦公手段。
行政機關(guān)公文處理的原則和基本要求主要是：
1．政治性。行政機關(guān)公文處理的政治性是與行政公文的政治性緊密相連的。由于行政機關(guān)公文處理工作是與國家政權(quán)機關(guān)密切結(jié)合，并由國家政權(quán)機構(gòu)具體承擔的，因此在行政機關(guān)公文處理工作中一定要牢固樹立政治觀念，堅持?講政治?。
2．實事求是。這是我們一切工作的出發(fā)點和基本指導思想，《辦法》將其確定為行政機關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應(yīng)當堅持貫徹執(zhí)行。在擬制文件、承辦來文、制定政策規(guī)定中，都要堅持一切從實際出發(fā)。
3．精簡、準確。精簡就是要壓縮文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，準確確定發(fā)文范圍。行文要確有必要性，防止文件過長，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴大文件分發(fā)范圍。準確即指公文制作過程中的實事要準確無誤，制定的政策規(guī)定要有針對性；又指公文的分發(fā)、投送傳遞、分辦批示要準確無誤。
4．及時、高效。就是要講求公文處理的時效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。
5．安全、保密。行政機關(guān)的公文大多是國家意志、活動的書面形式，是國家機密的集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級文件不得泄密，一般文件也不能遺失。
二、行政機關(guān)公文處理工作要體現(xiàn)時代特色，實現(xiàn)?三化?
新中國國家行政機關(guān)的公文處理工作，走向規(guī)范化、制度化，經(jīng)歷了一個較長的過程。八十年代前，行政機關(guān)公文處理主管部門對秘書機構(gòu)的設(shè)臵、任務(wù)，公文的擬制等等，有一些規(guī)定，但都是專項的、零散的，沒有形成一個完整的制度。直到1981年2月，國務(wù)院辦公廳制發(fā)了第一個較為系統(tǒng)的《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》；1987年2月，國務(wù)院辦公廳又修訂公布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，19 9 3年再次對這個?辦法?修訂后發(fā)布。到2000年8月，國務(wù)院發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，經(jīng)過多年的實踐和不斷修改完善，可以說這個《辦法》已經(jīng)比較成熟。認真實施《辦法》，必將有力地推動國家行政機關(guān)的公文處理盡快實現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學化。由于本系列講座在以后各講中還要較為系統(tǒng)全面的分別講解公文處理的種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文辦理、收文辦理、歸檔和公文管理等，這里我們只分析《辦法》與1993年國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱?國辦《辦法》?）的不同之處。這主要表現(xiàn)在三個方面：
（一）發(fā)布的主體機關(guān)不同。前幾次的?公文處理辦法?，都是由國務(wù)院辦公廳發(fā)布的。這次《辦法》的發(fā)布主體是國務(wù)院，從而就使《辦法》具有了政府法規(guī)的性質(zhì)，更具有權(quán)威性和強制性。各級國家行政機關(guān)都必須嚴格執(zhí)行。
（二）結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上有較大調(diào)整和較多補充。《辦法》》共9章57條，比國辦《辦法》7章45條增加了2章 12條。
?第一章總則?，國辦《辦法》8條，《辦法》仍保留了8條，但在內(nèi)容上做了較大修改。其中新增了公文處理定義和領(lǐng)導者2條；刪除了?黨政分開?1 條，刪除了公文的作用、公文處理的程序、對文秘人員的要求等內(nèi)容；合并改寫了公文處理的原則，保留改寫了公文處理的機構(gòu)和人員配備。通過修改，?第一章總則?部分，主要是規(guī)定了行政機關(guān)公文的定義，公文處理工作的定義、目的、目標、原則、要求、機構(gòu)、人員和組織領(lǐng)導問題。?第二章公文種類?，國辦《辦法》和《辦法》均為1條。但《辦法》刪除了?指示?種類，增加了?意見?種類；并將國辦《辦法》中的?公告、通告?分列為兩類、兩種。這樣《辦法》規(guī)定的公文種類計有十三類、十四種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。
?第三章公文格式?，增加了1條：?第十一條公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行。?共3條，對原各條內(nèi)容進行了修改。明確了?抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。?公文用紙統(tǒng)一確定為A4型。增加了上行文應(yīng)當注明?會簽人姓名。其中，‘請示’應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。?電報緊急程度中增加了?特提?，將電報的緊急程度由3級改為4 級。
?第四章行文規(guī)則?，主要是對行文關(guān)系做了修改。增加了?行文應(yīng)當確有必要，注重效用。? 1條，共11條。其中第十五條中，將國辦《辦法》規(guī)定的政府各部門?也可以根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，向下一級政府行文。?修改為?除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審撤事項外，一般不得向下一級政府正式行文。?并規(guī)定?部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。?取消了國辦《辦法》中?經(jīng)批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。同時，由發(fā)文機關(guān)印制少量文本，供存檔備查。?其內(nèi)容改寫歸入?第八章公文管理?中。
?第五章發(fā)文辦理?，是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的1章，共6條。在發(fā)文程序中新增了?復(fù)核?環(huán)節(jié)；對草擬公文提出了更為明確的要求，新增了兩款：?
（三）公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。??
（四）擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。??第二十六條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應(yīng)當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。?
?第六章收文辦理?，這一章也是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的，也是《辦法》中內(nèi)容增加最多的部分，共8條。主要是對收到的公文分為下級機關(guān)上報的需要辦理的公文和上級機關(guān)下發(fā)或交辦公文兩類，重點對下級機關(guān)來文辦理做了詳細規(guī)定。
?第七章公文歸檔?，是從國辦《辦法》?第六章公文立卷、歸檔和銷毀?中分出新列的，共6條。在內(nèi)容方面，新增了公文存檔要求。
?第八章公文管理?，這是《辦法》增設(shè)的一章，但也吸收了國辦《辦法》中有關(guān)公文復(fù)制、銷毀等方面的內(nèi)容，共10條。增加了?第四十九條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。??第五十二條機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當隨之合并管理。機關(guān)撤銷時需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。?
?第九章附則?，對國辦《辦法》3條刪除1條，增加了要對電子文件和公文辦理督查制度另行制定規(guī)定2條，共4條。
(三)、在指導思想上有了新的突破。與國辦《辦法》相比，《辦法》不只是內(nèi)容上的增減，而是在保留了國辦《辦法》中一些實踐已經(jīng)證明了的正確的做法后，有了新的突破。
一是體現(xiàn)了時代特色。人類社會已經(jīng)開始進入知識經(jīng)濟時代，經(jīng)濟全球化的趨勢日益增強，各種生產(chǎn)要素在全球范圍內(nèi)流動速度明顯加快。在我國隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，國民經(jīng)濟和社會發(fā)展管理勢必要與國際接軌。公文處理作為行政機關(guān)管理國家事務(wù)手段的一個組成部分，也就要與這種大趨勢相適應(yīng)。《辦法》充分體現(xiàn)了時代特色。比如公文用紙，國辦《辦法》規(guī)定，一般為16開型，也可以用國際標準A4型。具有選擇性。而《辦法》則統(tǒng)一規(guī)定為?公文用紙一般采用國際A4型（210mm 〓297mm）。?體現(xiàn)了唯一性。再比如，《辦法》要求對公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定要另行制定。適應(yīng)政府職能轉(zhuǎn)變的需要，《辦法》加大了協(xié)商力度。在文種中取消了?指示?，增加了?意見?，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
二是強調(diào)了督查落實。領(lǐng)導機關(guān)不僅要做出正確的決策，更為重要的是抓好決策的落實。督促檢查是辦公廳（室）的一項重要職責。《辦法》新增了督查的要求，強調(diào)了對公文處理中的督查落實工作，第五十六條規(guī)定?各級行政機關(guān)的辦公廳（室）對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實情況應(yīng)當進行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。?
三是從制度上保證了壓縮文件數(shù)量。這些年來我們一直在強調(diào)減少文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，解決?文山?問題，但收效甚微。究其原因，一個主要方面就是缺少明確的制度規(guī)定，常常是提出一些模棱兩可的原則性要求，《辦法》第十三條、第十五條在解決這個問題上做出了明確規(guī)定。
四是更為符合實際，便于操作，提高公文處理效率。如電報緊急程度中增加了?特提?，?請示?附注處增加了注明?聯(lián)系人的姓名和電話?。
當然，如同仍何事物一樣，《辦法》也并非十全十美。比如?第四章行文規(guī)則?中?‘報告’不得夾帶請示事項。?這一條的本意非常明確，是說?報告?文種中不能混雜、帶有?請示?事項。但其中?夾帶?一詞，明顯是用詞不當。?夾?有混雜的意思，但?夾帶?一詞在《現(xiàn)代漢語詞典》中解釋為：?【夾帶】①藏在身上或混雜在其他物品中間偷偷攜帶：嚴禁夾帶危險品上車。②考試時作弊暗中攜帶的與試題有關(guān)的材料。?可以看出?夾帶?是一個有明確含義、規(guī)定的詞，使用必須恰當。對此在征求意見時，我們曾經(jīng)提過，但沒有被采納。雖然這一問題對《辦法》來說瑕不掩瑜，也不影響執(zhí)行《辦法》，但《辦法》作為政府法規(guī)性質(zhì)的文件理應(yīng)嚴謹無誤，這一點不能不說是一點缺憾。我們在制定《辦法》實施細則時應(yīng)注意糾正。
三、加強對行政機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導，努力搞好公文處理人員隊伍建設(shè)。
加強領(lǐng)導是做好行政機關(guān)公文處理工作的關(guān)鍵。按照《辦法》規(guī)定，行政機關(guān)的負責人加強對公文處理工作的領(lǐng)導，至少要做到三個方面：
一是要?高度重視公文處理工作?。這主要是指行政機關(guān)的負責人要充分認識到公文處理工作在機關(guān)工作中的地位和作用，公文處理既是行政機關(guān)管理社會事務(wù)、調(diào)控經(jīng)濟運行手段的重要載體，也是機關(guān)工作內(nèi)容的重要組成部分。作為行政機關(guān)的負責人必須將其納入工作的重要議事日程，予以高度重視。
二是要?模范遵守本辦法?。行政機關(guān)的負責人即是公文處理工作的領(lǐng)導者、組織者，也是《辦法》的執(zhí)行者。特別是行政機關(guān)的公文形成效力以最終簽發(fā)者正式簽發(fā)為標準，也就是說最終簽發(fā)者要對簽發(fā)的文件負全部責任。這就要求行政機關(guān)的負責人必須認真學習行政機關(guān)公文處理知識，掌握公文處理程序，并帶頭遵守執(zhí)行《辦法》。要堅持公文處理的基本原則，熟悉公文文種、格式，執(zhí)行行文規(guī)則。在辦理發(fā)文中，授意草擬公文要講明意圖，明確要求。簽發(fā)時要認真審改，確定簽發(fā)權(quán)限，防止越位越權(quán)。在審批來文時?對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期。?
三是要?加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導和檢查。?就是要經(jīng)常研究機關(guān)公文處理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。要加強對從事公文處理工作人員的思想政治工作，安排培訓，督促學習，關(guān)心生活。
關(guān)于行政機關(guān)公文處理的機構(gòu)設(shè)臵，《辦法》第七條明確規(guī)定：?各級行政機關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作并指導下級機關(guān)的公文處理工作。?各級行政機關(guān)要結(jié)合當前正在進行的政府機構(gòu)改革，設(shè)臵科學合理、精干高效、運轉(zhuǎn)靈活、反應(yīng)靈敏的公文處理機構(gòu)。今后作為省一級行政機關(guān)的公文處理管理機構(gòu)，要加強對全省各級行政管理機關(guān)的公文處理指導工作，開展對行政機關(guān)公文處理人員的培訓，密切聯(lián)系，做到協(xié)調(diào)一致，上下貫通，相互配合支持。
行政機關(guān)公文處理的任務(wù)、作用、目標，決定了其在機關(guān)工作中的地位，也決定了做好公文處理工作，保證機關(guān)工作的正常運轉(zhuǎn)，必須有一支高素質(zhì)的公文處理隊伍。為此《辦法》第八條規(guī)定?各級行政機關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作?。新時期行政機關(guān)公文處理人員隊伍建設(shè)，要堅持以政治可靠、作風過硬、業(yè)務(wù)精通、工作扎實為目標，著力突出三個方面：
一是提高政治素質(zhì)。就是要按照江澤民總書記?三個代表?的重要思想，堅持為人民服務(wù)的宗旨，時刻把人民群眾的利益放在第一位。要堅持?講學習、講政治、講正氣。?認真學習馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學習黨的路線、方針、政策，把講政治放在一切工作的首位，時刻保持政治上的清醒與堅定，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。要堅持做到廉潔自律，嚴格用黨的紀律和公務(wù)員行為準則約束自己，自重、自省、自警、自勵，拒腐防變。作為文秘人員，還要有很強的無私奉獻、自我犧牲精神，甘當?無名英雄?，耐得住寂寞，甘坐?冷板凳?。
二是加強業(yè)務(wù)建設(shè)。人類在發(fā)展，社會在進步，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟正在蓬勃興起，行政機關(guān)的職能和管理社會的方式、手段也正在發(fā)生著重大變化，行政機關(guān)的文秘工作不再是?萬精油?、?大雜燴?，而是一門綜合性很強的專業(yè)。對文秘工作人員在知識結(jié)構(gòu)上的要求也不能再是傳統(tǒng)意義上的?文人?、?文字匠?。這就要求要注意配備人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)的合理性。在人員編制較多的部門，要注意既有漢語言文學專業(yè)的人員，也要有經(jīng)濟管理、法律專業(yè)的人員。在實際中，由于編制有限，多數(shù)機關(guān)很難做到這一點。要解決這個問題，唯一的出路在于文秘人員自己下決心學習業(yè)務(wù)。新時期一個合格的行政機關(guān)文秘人員的業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)應(yīng)當是，精通漢語語言文學，熟悉政治法律、經(jīng)濟管理，熟練運用辦公自動化技能。同時盡力學習一些邊緣學科和自然科學方面的知識。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本機關(guān)的主要工作任務(wù)，掌握熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。當然，知識的海洋是浩翰的，一個人的精力和生命都是有限的，學海無涯，學無止境。但是只要我們持之以恒，以學為本，學以致用，勤奮刻苦，較多地掌握知識，勝任新時期的文秘工作是一定能夠做到的。
三是培養(yǎng)良好的工作作風。行政機關(guān)的公文處理工作任務(wù)多、責任重，看似按部就班、平平淡淡，實則直接關(guān)系到機關(guān)工作的質(zhì)量、效率，影響著黨和國家重大方針、政策的落實，也涉及到樹立和維護政府機關(guān)的形象。筆者多年從事機關(guān)公文處理工作，所經(jīng)所見所聞，深深體會到，機關(guān)公文處理工作大到公文擬制、審核把關(guān)，小到糾正語病、錯別字，印制、分發(fā)，都萬萬出不得差錯。否則，往往是?失之毫厘，差之手里?，后患無窮。真可謂：公文處理無小事。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強烈的責任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態(tài)和高昂的工作熱情，高標準、嚴要求，謹慎細致，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質(zhì)量和效率。
第二講
公文種類（上）
國務(wù)院頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章?公文種類?共確定了?命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要?共13類、14個文種。
下面就各個文種作一介紹。
一、命令（令）：?適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員?。
命令（令）有3個特點，即：具有強制性、有限定的發(fā)令機關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。
1．公布令。這是頒布法律、法令和法規(guī)時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會議通過或由什么領(lǐng)導機關(guān)批準的；頒布決定，即公布或批準的決定，一般有?現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）?、?現(xiàn)予公布施行?等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實施的時間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。
2．行政令。這是采取重大強制性行政措施時使用的令文。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）。命令緣由部分著重闡明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方面了解執(zhí)行此令的重要性，增強執(zhí)行命令的自覺性。
命令事項是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強制性措施。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易于執(zhí)行。
執(zhí)行要求是命令事項的補充，對受令方面提出要求和囑咐。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。3．嘉獎令。這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎項目、號召和希望。
優(yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。
嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。要交代是什么機構(gòu)或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。然后，要根據(jù)嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎?wù)叩拿銊詈蛯Υ蠹业南ＭＷ珜懠为劻顟?yīng)注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學習。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能夸張渲染。
二、決定：?適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項?。
決定是領(lǐng)導機關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導作用的下行文。各類決定的寫法：
1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。
3．關(guān)于重大行動或重要事項的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進依法行政的決定》（國發(fā)（199”23號）等。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。它的寫法更強調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認識，增強執(zhí)行決定的自覺性。
三、公告：?適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項?。
公告可以分為三種類型。
第一類是向國內(nèi)外宣布重大事項的公告。它通常以國家機關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項。加宣布國家領(lǐng)導人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。
第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布。如按《商標法》規(guī)定的注冊商標公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。
第三類是向特定對象發(fā)布的公告。
公告內(nèi)容單一，篇幅一般比較簡短，標題可以寫成三種形式：由發(fā)文機關(guān)、事由、文體組成；由發(fā)文機關(guān)、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標題下可依公告單獨編號。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項。結(jié)尾一般以?現(xiàn)予公告?、?特此公告?作結(jié)語。
四、通告：?適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項?。
通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。
通告的標題大體有三種：一是由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對某些事項作出規(guī)定或限制，成為告知對象行動的規(guī)范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成。正文之后，習慣以?特此通告?、?此告?等詞語結(jié)尾。
擬制通告要注意三點：一要突出中心。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確?允許做什么和不允許做什么?。力求簡明易懂、有章可循、有規(guī)可依。二要體現(xiàn)方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關(guān)事項的具體情況。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。
五、通知：?適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員?。
通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導性。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。
按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。我們在辦理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個?關(guān)于?或?通知的通知?等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們在擬制通知時應(yīng)當注意以下幾點：
1．標題。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞?關(guān)于?再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃要點的通知》。另外，還要注意在標題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可加書名號外，一般不加標點符合。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的?通知?，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委?關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜〓〓日報＞）發(fā)行工作會議紀要的通知》的通知’的通知?，如果改寫為：〓〓市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《〓〓日報》發(fā)行工作會議紀要的通知，就簡明多了。
2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。如：?省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟運行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。?有的強調(diào)重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結(jié)合實際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調(diào)，以引起重視。有的補充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。
3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。
4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當使用習慣用語。如表態(tài)的?同意?、?原則同意?、?基本同意?等詞語；提出要求希望的?希遵照辦理?、?請認真貫徹執(zhí)行?、?請研究執(zhí)行?、?請參照執(zhí)行?、?供參考?、?請研究試行?等詞語。
5．任免通知。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導人外，其他任免一般采用?通知?。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔任某項職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇
六、通報：?適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況?。
通報和通知都具有知曉性和指導性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報只起引導、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。、通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。
（一）表揚性通報：正文一般包括先進事跡及其意義、先進經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。
先進事跡是這類通報的主要內(nèi)容。在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報中敘述，寫得詳細些。在轉(zhuǎn)述式通報中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中，就不必再重敘述先進事跡了，只須概括地強調(diào)或突出要點。直述式通報在介紹先進事跡時，應(yīng)做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現(xiàn)先進的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進事跡的意義和先進經(jīng)驗，是通報的主旨。著重表彰先進事跡的通報，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。
表彰決定是寫明領(lǐng)導機關(guān)對先進表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。
希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進的典型意義和時代精神，針對當時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。?
（二）批評性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。
這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓，指導改進工作，篇幅就要長些。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓、處理決定、希望和要求四部分。
第二講
公文種類（下）
七、議案：?適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項?。
議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。如：
甘肅省人民政府關(guān)于提請審議
《甘肅省發(fā)展私營個體經(jīng)濟條例（草案）》的議案省人大常委會： 《甘肅省發(fā)展私營個體經(jīng)濟條例（草案）》已經(jīng)2000年11月8日省政府第 97次常務(wù)會議討論通過，現(xiàn)提請審議。
省長 宋照肅 二 000年十一月二十三日
八、報告：?適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問?。
報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告等。
1．工作報告。這是用于匯報工作進程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標出序數(shù)分項寫，或列出小標題來寫。
根據(jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。
綜合性的工作報告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結(jié)或匯報。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。
專題性的工作報告強調(diào)專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關(guān)所作的報告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。
2．情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調(diào)查了解后，向上級作出的報告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。
3．答復(fù)報告。這是答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。
九、請示：?適用于向上級機關(guān)請求指示、批準?。
請示可以分為三種類型。
第一種是請求指示的。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發(fā)需要對某項規(guī)定、制度、指示作出修訂、補充。
第二種是請求批示、解決問題的。請求上級機關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€問題提出處理意見請求上級批復(fù)而寫的請示，就屬這一類。
第三種是請求批轉(zhuǎn)的。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機關(guān)部門照辦，而需要請求上級審定后批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行，這樣上報的請示，就屬這類。這類請求批轉(zhuǎn)的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意。
請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習慣用的有?以上意見是否妥當，請批示?、?妥否？請指示?、?當否？請批復(fù)?、?以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行?等。撰寫請示應(yīng)注意：
第一，要控制使用，當用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。
第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作。
第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。如果一項請示涉及不止一個上級機關(guān)，應(yīng)當以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責不明，耽誤處理時間。除領(lǐng)導直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導者個人，也不要同時抄送同級和下級機關(guān)。
第四，它的格式也包括標題。正文和結(jié)尾，它的標題一定要寫明事由，不能光寫?請示?，以提請上級機關(guān)注意，及時處理。
十、批復(fù)：?適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項?。
批復(fù)具有針對性、權(quán)威性、鮮明性。它是對某項具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關(guān)于重要事項或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。批復(fù)中對答復(fù)的問題應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點明確，不能模棱兩可，使人無所適從。
批復(fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項兩部分。
批復(fù)根據(jù)，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標題，都是一句話就可以說清楚的。批復(fù)事項是主要部分，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示。有些批復(fù)，不是簡單地就請示事項表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給予具體指示。
批復(fù)如果不同意下級的請示，則應(yīng)簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應(yīng)安排。撰寫批復(fù)時應(yīng)注意：
第一，批復(fù)要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。有時以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。
第二，批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門，起草批復(fù)時應(yīng)同有關(guān)部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。
第三，批復(fù)一定要有明確的受文單位。有的在標題中就標明了受文單位。正文結(jié)尾可寫上?特此批復(fù)?、?此復(fù)?，也可以不寫。
十一、意見：?適用于對重要問題提出見解和處理辦法。?
意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機關(guān)報請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項。作為下行文，可用于領(lǐng)導機關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。
意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標題或圍繞問題分條列項進行撰寫。結(jié)尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。
十二、函:?適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項?。
函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級機關(guān)之間、平級機關(guān)之間或不相隸屬的機關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。
較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：
開頭，包括標題、編號和受文單位。標題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。
正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。
結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。結(jié)束語如去函的?為要?、?為盼?、?為感?、?為荷?，復(fù)函的?待此復(fù)函?、?此復(fù)?等。也可不寫結(jié)束語，正文寫完即結(jié)束。
撰寫函件應(yīng)注意：
第一，要寫得內(nèi)容專
一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。對上應(yīng)尊重，對下應(yīng)謙遜，對平行或不相隸屬機關(guān)，應(yīng)以禮相待。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。
第三，恰當使用習慣用語。
十三、會議紀要：?適用于記載、傳達會議情況和議定事項?。
根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和其它專題會議紀要兩大類。辦公會議紀要的標題，可寫為會議名稱加紀要。專題會議紀要的標題可寫為事由加會議紀要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負擔問題的會議紀要。一般政府機關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。如：甘肅省人民政府省長辦公會議紀要、甘肅省人民政府常務(wù)會議紀要等。正文可以分為兩個部分。
第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。
第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀要的主要部分。辦公會議紀要的這部分。可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布臵的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。
若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會議紀要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。
撰寫會議紀要應(yīng)注意：
第一，會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領(lǐng)導工作意圖，對材料進行分類和篩選；要對選用的材料進行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。
第二，紀要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀要常用第三人稱進行敘述，如?會議認為?、?會議強調(diào)?、?會議指出?、?會議號召?、?會議決定?之類。
第三，會議紀要必須全面準確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實、準確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。
第三講
公文格式
作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟建設(shè)和社會管理活動中起著十分重要的作用。正因為如此，規(guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國家機關(guān)的權(quán)威性、嚴肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。新中國成立以來，為了在全國統(tǒng)一公文和文書工作的制度和辦法，1951年，中央人民政府政務(wù)院頒布了《公文處理暫行辦法》，對公文的種類、體式、行文關(guān)系、辦理程序等作了明確規(guī)定。1957年，國務(wù)院秘書廳又印發(fā)了《關(guān)于公文名稱和體式問題的幾點意見》，進一步統(tǒng)一和規(guī)范了公文的處理辦法。1981年和 1987年，國務(wù)院辦公廳先后發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱舊《辦法》），并于1993年11月做了修訂。為了使國家行政機關(guān)的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學化，不斷適應(yīng)改革開放的新形勢和公文處理工作的新變化，2000年8月份，國務(wù)院在廣泛征求意見和不斷修改的基礎(chǔ)上，發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），并規(guī)定從 2001年 1月 l日起施行。
新《辦法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；臵于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；臵于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。下面，對公文各要素和標識作一簡單介紹。
一、眉首部分
主要標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。
1．公文份數(shù)序號。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標識時，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。
2.秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分?秘密?、?機密?、?絕密?三級。新《辦法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當標明密級和保密期限，?絕密?、?機密?級公文還應(yīng)當標明份數(shù)序號，?秘密?、?機密?、?絕密?公文均應(yīng)標注保密期限。標識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用?★?隔開。3．緊急程度。急件公文分為?特急?、?急件?兩種。其中，電報應(yīng)當分別標識?特提?、?特急?、?加急?、?平急?。標識時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
4．發(fā)文機關(guān)標識。發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)名稱和?文件?二字組成，如?〓〓省人民政府文件?等。對一些特定公文可只標識發(fā)文機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)標識應(yīng)當使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。標識位臵是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報的公文發(fā)文機關(guān)標識在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號一般應(yīng)小于22mmX 15m。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)名稱排列在前，?文件?二字臵于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文。
5．發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成，如?〓政發(fā)“1999”82號?，?〓政發(fā)?指發(fā)文機關(guān)代字，? “1999” ?指年份，? 82號?指發(fā)文序號。整個意思就是〓〓省人民政府在1999年所發(fā)的第82號文件。標識位臵在發(fā)文機關(guān)標識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年代應(yīng)用全稱，用六角括號?“”?括入；序號不編虛位，即不編為001，不加?第?字。
6．簽發(fā)人。上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為4mm。
二、主體部分
主要標識公文標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、發(fā)文機關(guān)印章、附注等要素。
1．公文標題。一般由發(fā)文機關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成，如《〓〓省人民政府關(guān)于大力發(fā)展民營科技企業(yè)的決定》、《〓〓省人民政府辦公廳關(guān)于進一步做好春季農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和當前農(nóng)村經(jīng)濟工作的通知》等。公文標題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標宋體字。回行時要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號。
2．主送機關(guān)。指公文的主要受理機關(guān)，書寫時應(yīng)當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機關(guān)，必須同時報送幾個主送機關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機關(guān)，但是，如果主送機關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如?各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：?等。標識位臵在標題下空1行處，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。
3．公文正文。標識在主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標識，后標全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯數(shù)碼，如?附件：1〓〓〓〓〓〓、?。附件名稱后不加標點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識?附件?，有序號時標識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。5．成文日期。以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（?零?寫為?0?）。成文時間標識時，右邊要空4字。
6．發(fā)文機關(guān)印章。按照《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細則（試行）＝，?公文除以電報形式發(fā)出的加蓋發(fā)報專用章外，其他公文一律加蓋印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位臵一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下壓成文時間為標準。當印章下弧元文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文的印章：當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標識成文時間。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件由主辦機關(guān)加蓋印章。
7．附注。指需要說明的其他事項。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。上行文的?請示?文種中，應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
三、版記部分
主要標識主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等要素。1．主題詞。是進行文獻標引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機關(guān)之上，它是實現(xiàn)機關(guān)辦公自動化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序為：反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。
2．抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號。抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊。在最后一個抄送機關(guān)后標句號。
3．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位臵，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。
四、其他
1．格式中的幾個用線。
(1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導機關(guān)如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機關(guān)如國務(wù)院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星。這條線一般在發(fā)文字號下4mm處與版心等寬，采用紅色反線。
（2）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。2．用紙。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm 〓297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值為 7.5～9.5。
3．當公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識?此頁無正文?的方法解決。4．排版規(guī)格與印制裝訂要求。
（1）排版規(guī)格。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。（2）印刷要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標 BI100％，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標Y80％．M80％。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。
（3）裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差〒4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。
5．頁碼。用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，臵于版心下邊緣之下一行處。數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標識頁碼。
第四講
行文規(guī)則
行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準則。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第四章規(guī)定的?行文規(guī)則?，共 11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關(guān)公文的行文規(guī)則。我們在實際工作中必須嚴格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權(quán)限，規(guī)范行文體式。
一、堅持行文原則，提高行文效用
?行文應(yīng)當確有必要，注重效用。?（《辦法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發(fā)出的公文產(chǎn)生預(yù)期的效用。堅持這一點，就能有效地控制公文總量，從源頭上治理多年困擾我們的?文山?問題，使領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導同志有更多的時間深入基層，議大事，抓落實。要注意糾正?發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越重視?的誤區(qū)，根據(jù)實際需要確定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。上行文中，如果要制發(fā)請求解決問題的文件，要研究問題的本身是不是屬于上級應(yīng)當解決的；還要研究解決這個問題的可行性。筆者曾看到這樣一份?請示?，要求上級政府為其解決幾十萬元農(nóng)業(yè)救災(zāi)款，來文單位是一個綜合經(jīng)濟實力較強，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)條件很好，農(nóng)業(yè)人口比例很低的市。盡管他那里確實有幾個農(nóng)村遭受了風災(zāi)，導致農(nóng)產(chǎn)品減產(chǎn)，造成了一些經(jīng)濟損失。但依這個市的經(jīng)濟實力，完全有能力靠自身解決這一問題。上級當然也不會考慮的。對于向上級的?報告?也要注意研究所報告的事情有無必要。有些單位，搞了一次機關(guān)職工文體活動也要給上級行一份‘服告?，似乎是想說明他們機關(guān)工作搞得好，關(guān)心職工。豈不知這樣的文件到上級機關(guān)，文秘部門就有責任按?廢紙?處理，根本到不了領(lǐng)導同志手中。行這種文件可以說沒有任何意義，有時還會帶來副作用。制發(fā)平行文件，要注意明確職權(quán)，防止推倭扯皮，搞公文旅行。對下行文，一定要符合實際，有針對性。這一方面，容易出現(xiàn)的問題是，照抄照轉(zhuǎn)上級文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。
二、明確行文方向，把握行文權(quán)限
行文方向和行文權(quán)限主要從以下四個方面掌握：
（一）明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。
《辦法》第十四條規(guī)定：?行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。?隸屬關(guān)系，主要是指行政隸屬關(guān)系。要向某一個機關(guān)行文，必須搞清楚和行文機關(guān)是上下級關(guān)系、下上級關(guān)系、平行關(guān)系。對于業(yè)務(wù)性強的行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務(wù)指導關(guān)系。明確了這一點就便于確定文種。下級機關(guān)向上級機關(guān)行文，一般用?請示?、?報告?、?意見?等；不相隸屬機關(guān)之間互相行文，一般用?函?。對需要周知或共同執(zhí)行的事項，也可以使用?通告?、‘通知?、?通報?、‘意見?等；上級機關(guān)向下級機關(guān)行文，一般用?命令（令）?、?決定?、?通告?、?通知?、?通報?、?批復(fù)?、?意見?等。
職權(quán)范圍。就是文件內(nèi)容、事項是不是行文機關(guān)和授文機關(guān)職權(quán)和職責內(nèi)的事宜。《辦法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。
（二）嚴格遵守限制條件。
1．政府各部門?除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。?（《辦法》第十五條）2．?部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。?（《辦法》第十五條）
（三）按照劃定的范圍行文。
1．?政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。?（《辦法》第十五條）
2．?屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當注明經(jīng)政府同意。?（《辦法》第十七條）3．?屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接報送主管部門處理。?（《辦法》第十八條）。
4．?向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。?（《辦法》第二十條）
（四）掌握聯(lián)合行文的要求。
?同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。?（《辦法》第十六條）。
三、嚴格行文要求，規(guī)范行文體式
《辦法》在?行文規(guī)則?中，對行文從行文紀律到行文體式都做出了明確規(guī)定。特別是對上行文做出了嚴格的規(guī)定。
（一）?部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當責令糾正或撤銷。?（《辦法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題．?除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。?（《辦法》第二十二條）。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀律，而且對于保證領(lǐng)導機關(guān)決策的科學化、民主化具有重要意義。也能夠保證領(lǐng)導同志抓大事，抓主要問題。
（二）對上行文的體式要從嚴把關(guān)。主要是向上級行?請示?、?報告?、?意見?時，?‘請示’應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。?報告?不得夾帶請示事項。?（《辦法》）第二十一條）?報告?與?請示?兩個文種混用、?報告?中夾雜?請示?事項的問題是目前公文制發(fā)中最常出現(xiàn)的問題，有的還編造了?請示報告?這樣一個文種。《辦法》在第二章?公文文種?中明確規(guī)定了?請示?與?報告?的作用。?報告?：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。?請示?：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定。概括地講?報告?與?請示?的不同主要表現(xiàn)在三個方面：一是發(fā)文機關(guān)對上級機關(guān)的要求不同。?報告?是為了讓上級知道情況，而?請示?是為了讓上級對下級機關(guān)的請求做出答復(fù)或批準。二是發(fā)文的時間不同。?報告?一般是在事后，即在某項工作任務(wù)完成之后，或上級機關(guān)明確要求答復(fù)有關(guān)問題時制發(fā)。而?請示?則多在事前或事中制發(fā)。三是正文中的結(jié)束語不同?報告?一般使用?特此報告，請閱知。?或?專此報告，請周知。?等語。而?請示?則多用?特此請示，望予批準。?或?專此請示，請予指示。?等語。這次《辦法》還增加了?意見?這個新的文種，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文關(guān)系上看，這是一個通用文種，在用作上行文時要注意和?報告?、?請示?相區(qū)別。上級機關(guān)在收到不同文種的上行文時，辦理的方式也不同。對下級機關(guān)的?請示?應(yīng)當答復(fù)，而對?報告?可不答復(fù)，對?意見?根據(jù)內(nèi)容確定是否批轉(zhuǎn)、印發(fā)。下級政府向上一級政府的?請示?、?意見?，由上一級政府答復(fù)，也可以授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。政府各部門向本級政府的?請示?、?意見?，由本級政府答復(fù)，也可授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。?意見?作為下行文，發(fā)文機關(guān)應(yīng)當明確下級機關(guān)是否遵照執(zhí)行和參照執(zhí)行；作為平行文，一般用于提出意見供對方參考。
行文規(guī)則對于文件的質(zhì)量和高效運轉(zhuǎn)，保證行政公文發(fā)揮作用至關(guān)重要。在擬制文稿中要嚴格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴掌握，領(lǐng)導同志要帶頭執(zhí)行。
第五講
發(fā)文辦理
發(fā)文辦理是各級行政機關(guān)辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，具體實現(xiàn)領(lǐng)導和開展工作的重要方式之一。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機關(guān)的工作作風、工作效率和工作水平。
國務(wù)院新發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦理》（以下簡稱《公文處理辦法》），將原國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《公文處理辦法》第五章?公文辦理?分為發(fā)文辦理和收文辦理兩章表述。修改和增加的主要內(nèi)容有：第二條明確了?發(fā)文辦理是指以
本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序?；第二十五條規(guī)定了草擬公文的要求，并增加了
（三）、（四）兩款內(nèi)容；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條增加了公文正式印制前應(yīng)當進行復(fù)核的要求。
國務(wù)院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過程中，曾先后兩次征求了各省市區(qū)政府辦公廳的意見。從上述新增加的條款內(nèi)容看，有利于解決過去在發(fā)文辦理中存在的一些普遍性問題，比原《公文處理辦法》更具體、更規(guī)范、更具操作性。為了貫徹實施好《公文處理辦法》，提高發(fā)文辦理工作的水平和質(zhì)量，下面就發(fā)文辦理各個環(huán)節(jié)中需要特別注意的問題及有關(guān)程序性工作，作些介紹，供參考。
一、草擬公文。公文處理辦法》第二十五條關(guān)于草擬公文應(yīng)當做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再—一贅述。在省政府辦公廳辦理上行文和平行文的過程中，我們發(fā)現(xiàn)草擬公文方面主要存在這樣幾個問題。一是使用文種不當；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準確。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。
針對上述幾個方面的問題。在草擬公文過程中，應(yīng)該注意以下幾點：
（一）要認真學習與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準確把握政策界限。
機關(guān)文秘人員在接受一項具體的寫作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級的有關(guān)文件，學習黨和國家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門的實際情況有效地貫徹上級精神，正確地提出執(zhí)行的具體措
施和辦法，確保草擬的公文?符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定?。《公文處理辦法》還特別強調(diào)?如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明?。這就要求我們在草擬公文時，要充分闡述提出?新政策、規(guī)定?的目的、原因以及所依據(jù)的政策、法規(guī)，做到有理有據(jù)，又符合實際。
（二）要認真領(lǐng)會機關(guān)領(lǐng)導的意圖。
公文是為解決具體問題而制發(fā)的。機關(guān)領(lǐng)導決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實際情況貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，執(zhí)行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結(jié)合本機關(guān)、本單位的實際，將上級某項政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認真領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖。領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題： 1．機關(guān)領(lǐng)導布臵這個寫作任務(wù)的目的、背景是什么？ 2．機關(guān)領(lǐng)導要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？ 3．機關(guān)領(lǐng)導對文稿的內(nèi)容提出了什么要求？ 4．機關(guān)領(lǐng)導對文稿的文種有什么要求？ 5．受文對象是誰？
6．受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？
如果在動筆之前，能夠把這些問題準確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導的寫作意圖。
對領(lǐng)導意圖，凡屬正確的要堅決執(zhí)行，不完善的要補或誠懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導意圖。
（三）要正確使用文種。
《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：?公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定?，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應(yīng)當認真貫徹執(zhí)行。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點、要求已在第二講?公文種類’中作了介紹，不再重述。
（四）引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。
《公文處理辦法》對這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實際執(zhí)行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號，不引標題，或標題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習慣于用?斤?，而不用?公斤?；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯數(shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題，只要認真學習《公文處理辦法》和《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細則（試行）》（以下簡稱《細則》）都可以解決。希望各級政府系統(tǒng)的文秘工作者認真學習，認真對待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴肅性。
二、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)
《公文處理辦法》第二十六條對擬制公文過程中，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項提出了協(xié)商要求。提出?取得一致意見后方可行文?。這在發(fā)文辦理中是一個非常重要的問題，必須高度重視。
從我們辦理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權(quán)范圍事項的公文雖然進行了協(xié)商，也經(jīng)過會簽，但還不成熟。或會簽部門本身就沒有達成統(tǒng)一認識，或會簽人不是主要負責人，會簽意見不能代表部門的意見。致使在討論決定地區(qū)或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷。或發(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。為了解決這一問題，在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾點：
（一）凡涉及其他部門的事項，擬文部門要主動與有關(guān)部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。
（二）如有分歧意見，擬文主辦部門的主要負責人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門的意見。
（三）經(jīng)過協(xié)調(diào)仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據(jù),并經(jīng)各方的主要負責人會簽后，報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁決。
（四）主管部門及有關(guān)部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級機關(guān)一旦裁定，就要堅決服從，認真執(zhí)行，自覺維護公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。
三、公交審核
公文送負責人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進行審核。負責核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴格把關(guān)。審核的重點是：
（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當。
（二）政策。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。
（三）格式。是否符合《公文處理辦法》和《細則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。
（四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標點、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準確、合理；計量單位是否符合國家標準；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。
公文審核一般有初核、核核、審核、復(fù)審、審簽5個程序。草擬公文單位的負責人進行初核；辦公廳（室）秘書部門進行校核，辦公廳（室）負責公文處理的領(lǐng)導進行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導和分管副秘書長（副主任）進行復(fù)審。同時，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書長復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負責人審簽。
四、公文簽發(fā)
關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：?以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)?。?簽發(fā)公文，簽批人應(yīng)當明確簽署意見，并簽署姓名和時間?。?部門不應(yīng)將代擬稿直接送本級政府負責人簽批。未經(jīng)發(fā)文機關(guān)文秘部門審核的文稿，負責人原則上不予受理簽發(fā)。?
公文已經(jīng)負責人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級行政機關(guān)及部門一定要嚴格按照《公文處理辦法》和《細則》所規(guī)定的權(quán)限進行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴肅性、權(quán)威性和法律效力。
五、公文復(fù)核、登記
（一）公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進行的最后一次復(fù)審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習慣上總認為已經(jīng)負責人簽發(fā)的公文就不會有錯，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習慣于以最后簽發(fā)稿為準，不認真去思考，或請求復(fù)核，造成個別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等。
《公文處理辦法》要求?經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審?。負責公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認真履行職責，把好最后一關(guān)。
（二）發(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補充。
發(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉(zhuǎn)辦時間、秘級、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標題、發(fā)文范圍、主題詞等。
發(fā)文登記工作，要注意以下幾點：一是對收到的文稿，登記前要仔細檢查領(lǐng)導是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒有領(lǐng)導簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時弄清。二是發(fā)文編號必須體現(xiàn)出文號的?三要素?：?發(fā)文機關(guān)?、?發(fā)文時間?、?文件號?。如國務(wù)院2000年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)［2000］1號等。《公文處理辦法》第三章四款?公文格式?中，關(guān)于發(fā)文文號有明確規(guī)定，請遵照執(zhí)行。〃三是要認真填寫登記項目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。五是公文主題詞要參照《國務(wù)院公文主題詞表》標注。
六、發(fā)文的用印
機關(guān)印章是代表機關(guān)職權(quán)的一種憑證和標志。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。具體用印規(guī)則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機關(guān)公文格式》執(zhí)行。并要注意以下兩點：
1.首先檢查原稿上有無領(lǐng)導人簽字。有領(lǐng)導人簽字并確認符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機關(guān)印章。
2.加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標明印刷份數(shù)相同。
七、發(fā)文的分道
分送是指從發(fā)文機關(guān)到收文機關(guān)的運行過程。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機關(guān)領(lǐng)導和有關(guān)部門；外投是由機要通信人員送出。
投送文件既要快又要確保安全。無論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導同志的文件，更要嚴格履行登記手續(xù)。在較大機關(guān)，由于發(fā)往的機關(guān)、部門較多，一般應(yīng)建立?文件分送登記?、?機要信投遞登記?、?掛號信投遞登記?手續(xù)制度。在一般機關(guān)，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。有的地區(qū)和部門將上行文直接交由本機關(guān)以外的人向上級機關(guān)報送或催辦，顯得極不嚴肅，一定要嚴格按照發(fā)文程序運轉(zhuǎn)，不能隨意。
第六講
收文辦理
收文辦理是公文處理工作的一項重要內(nèi)容，也是機關(guān)秘書工作的重要組成部分。按照國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱國務(wù)院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細則（試行）》，收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。
一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作
嚴格程序是保證收文準確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。任何機關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機關(guān)、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務(wù)院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，注意有無缺頁.對于不符合要求的要及時退回，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴肅性，也可以科學、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。
簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實際工作需要、文件數(shù)量等進行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機關(guān)文件、下級機關(guān)文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件、上級機關(guān)如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記。登記填項一般包括收文號（或順序號）、收文日期、來文機關(guān)、文件標題（內(nèi)容）、密級、文件號、份數(shù)等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。（2）分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標準分類進行登記。如，可分為中共中央文件、國務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機關(guān)各部門文件、下級機關(guān)文件等。
收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書人員一項經(jīng)常性的工作，要嚴格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現(xiàn)重號和跳號現(xiàn)象。
二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：?收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當進行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。?做好審核把關(guān)工作既有利于糾正來文機關(guān)行文的錯誤，嚴格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時、有效辦理。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復(fù)的，但是由于把?請示?文種錯用為?報告?，致使請示事項得不到及時答復(fù)。因為?請示?是要求上級機關(guān)答復(fù)的，而?報告?可不答復(fù)；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時辦理。因此，加強審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。特別是去年國務(wù)院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點： 1．公文用紙。國務(wù)院《辦法》規(guī)定：?公文用紙一般采用國際標準 A4型（210mm〓 297mm），左側(cè)裝訂。?而原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。這是兩者的一個明顯區(qū)別。因此，在收文時要嚴格把握，按照國務(wù)院《辦法》執(zhí)行。
2．公文要素。原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成。而國務(wù)院《辦法》增加了?保密期限?。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。同時，?請示?文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應(yīng)該注意的事項。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時都要一并注意。
此外，還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會簽的公文是否履行必須的手續(xù)。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標準，要及時退回文件呈報部門并說明理由。?經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限。?（《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三十二條）
擬辦是指秘書人員對來文應(yīng)由那位領(lǐng)導審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領(lǐng)導同志批辦時參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要貫徹落實的文件；本機關(guān)所屬部門或下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示性文件；平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件。對于擬辦的公文，辦公廳（室）應(yīng)當及時提出擬辦意見。對重要公文應(yīng)當先送機關(guān)分管業(yè)務(wù)負責人批示，再按批示意見辦理。一般性公文，可經(jīng)辦公廳（室）負責人批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限。國務(wù)院《辦法》還規(guī)定，?原則上不辦理越級上報的公文?，這一點在收文辦理中要注意。另外，有些重要的機密性較強的資料、刊物以及所屬部門和下級機關(guān)主送本機關(guān)的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領(lǐng)導同意后方可分發(fā)。擬辦的公文，需送負責人批示，即履行批辦手續(xù)后，才可以辦理。
三、承辦是收文辦理的重點
承辦是指機關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導批辦意見進行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個機關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項工作，承辦部門要做好這項工作。首先，要認真研究文件內(nèi)容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進行落實。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當及時辦理，不得延誤、推倭。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當及時返回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。這一點與原公文處理辦法有所不同，原公文處理辦法只是規(guī)定，?凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機關(guān)應(yīng)當主動與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會簽。上報的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)當如實反映。?兩國務(wù)院辦法明確規(guī)定，分歧意見如協(xié)商后不能取得～致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三，在仔細研究來文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導批辦意見的基礎(chǔ)上，認真辦理。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件，如有領(lǐng)導批示意見，可以根據(jù)領(lǐng)導批辦意見辦理。未經(jīng)領(lǐng)導批辦的公文，可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等進行辦理。凡領(lǐng)導批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準備好處理意見，邀請協(xié)辦部門會商會簽，再由牽頭部門負責將有關(guān)部門提出的意見歸納整理，報領(lǐng)導審批。如有分歧，應(yīng)報送領(lǐng)導裁決，或接領(lǐng)導意見再次會商，取得處理結(jié)果。承辦人員提出處理意見，要做到及時、認真、審慎、負責，并須報請一定層次的領(lǐng)導人審核同意后才能答復(fù)送文機關(guān)或來文機關(guān)。需要說明的是，處理意見或處理結(jié)果是
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