第一篇：做好凱邁物業公司的檔案管理

做好凱邁物業公司的檔案管理

一、凱邁物業公司檔案管理現狀及存在問題分析

1、檔案管理意思薄弱。不重視檔案管理工作，也不熟悉檔案工作的內涵。沒有意識到檔案資料是物業公司各種信息原始記錄，是凱邁物業公司在經濟交往、為業主服務過程中的原始憑證。沒認識不到檔案作為原始憑證在復雜的經濟服務活動中所起的特殊作用，缺乏利用檔案促進企業健康發展的概念。檔案基礎工作薄弱。凱邁物業公司沒有專門的檔案機構，沒有明確的分管領導，缺乏專人管理。再加上檔案基礎建設及管理方面投入微乎甚少，使建檔工作未能與公司發展同步。檔案管理計劃和規章制度過于寬泛，企業各種原始資料未進行統一管理，致使檔案材料分散在各下屬部門，文件材料收集不齊全.保存不完整，一些公司原始檔案材料流失嚴重。缺乏專門的檔案庫房，檔案設施設備幾乎沒有，檔案資料大都與辦公用品等存放在一起。不利于檔案的安全保管和壽命延長。對已收集的檔案也不能按要求進行分類整理。

檔案人員為兼職。由于公司人員流動性大，檔案管理人員不斷更換，檔案工作人員大部分為兼職，加之沒有接受過檔案及有關法律法規專業的學習培訓，缺乏檔案管理的專業學習。根據走訪，很多物業管理企業基本沒有設專職檔案管理人員。由于檔案管理人員隊伍不夠穩定和業務素質不高，常常不能按照?范進行檔案的收集和整理，普遍存在有擋不歸，歸而不全的現象，使大部分重要的檔案處于分散管理，甚至無人管理的狀態，認為地造成了檔案資源的匱乏和遺失。

二、如何做好凱邁物業公司檔案管理的思考

1、加強領導，提高認識。加強領導，提高認識，是做好凱邁物業公司檔案工作的關鍵。（1）加大檔案法律法規的宣傳學習力度，提高各級領導法治意識和依法治檔的自覺性。（2）加強對檔案工作的領導。要將公司檔案工作納入公司發展規劃，列入領導議事日程，納入公司管理程序，加大經費投入，確保滿足管理工作需要的人力、物力、資源的配備。（3）結合本單位實際對員工進行教育，引導員工正確認識公司檔案的重要作用，加強員工對文件材料及時進行歸檔重要性的認識，養成對文件材料及時進行歸檔的自覺性，增強員工的檔案意識。凱邁物業公司應設有專人負責監督檔案工作的正常開展和實施，確保檔案工作順利開展。

2、建立健全檔案管理規套制度，搭建檔案管理規范化平臺。按照《中華人民共和國檔案法》、《河南省物業管理條例》等法律法規的規定，制定適用于本公司的檔案管理辦法，明確各部門人員對文件材料管理歸檔工作的責任，建立健全檔案管理制度，從組織領導、職責分工、整理要求、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料形成，收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔等提出具體要求，使檔案管理工作有童可循，用規范的檔案管理行為來推動各單位檔案規范化管理。從而有效的控制檔案的形成、整理、歸檔的質量。

3、提高員工素質，提升檔案管理水平。檔案管理的關鍵在于人。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性的工作。這就要求檔案工作的專職人員，既要有扎實地業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。所以，要提供條件讓檔案管理人員定期參加檔案管理專業培訓以及企業內部各種技術培訓和講座，不斷提高檔案管理人員的業務技術，拓寬檔案管理人員的工作思路和知識面，使其成為知曉公司歷史、現狀，熟悉公司各項服務流程，掌握檔案管理專業知識的技能的復合型人才。

凱邁物業公司檔案管理工作任重道遠。做好檔案管理工作，就是在提供物業的保值增值服務，為企業的發展打下堅實的基礎。

第二篇：物業公司檔案管理實施辦法

光大物業公司檔案管理實施辦法

（試 行）

第一章 總 則

第一條 為加強公司各類檔案的規范管理，確保公司檔案的保管和使用安全，從而更好地為員工各項工作提供服務，保障公司合法權益，根據《光大集團檔案管理制度》的規定，結合公司實際，特制訂本實施辦法。

第二條 本制度適用于公司各部門及各管理處的檔案管理工作。第三條 根據業務檔案特點，管理范圍暫時不包括會計檔案、人事檔案，其管理工作暫由相關部門負責。

第二章 檔案體制及職責

第四條 組織機構及崗位設置

1、公司行政人事部下設檔案室，并設兩名兼職檔案管理員；各部門分別設一名兼職檔案資料員；各管理處設立資料室，并設一名兼職檔案資料員。

2、檔案室負責公司檔案工作的全面領導，并設置專門檔案庫房對公司檔案實行集中統一管理。

3、財務、人事等業務性、保密性較強的部門，須設置一名兼職檔案員對會計檔案和人事檔案進行專門管理。

第五條 檔案室主要職責

1、貫徹執行國家有關法律、法規和集團檔案管理制度，制定公司文件 材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀等有關規定。

2、負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作，加強檔案工作規范化、標準化建設。

3、監督落實同步歸檔制度，指導各部門做好文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作。

4、維護檔案的完整和安全，做好安全防范、修復和保護工作。

5、負責公司檔案的編研工作。

6、協助推行集團檔案管理信息化建設工作。

第三章 歸 檔

第六條 本辦法中的歸檔是指文書部門或業務部門將辦理完畢且有保存價值的文件材料，經系統整理交本公司檔案室保存的過程。

第七條 歸檔范圍

1、公司文件材料的歸檔范圍、保管期限和歸檔責任部門（見附件一）

2、歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、照片及底片、實物等載體形式。

3、對于規定的應當歸檔的文件材料，必須按照規定，向檔案室移交，集中管理，任何個人不得據為己有或拒絕移交。

4、日常工作中，各部門兼職檔案資料員應按照歸檔范圍要求做好本部門形成文件材料的收集工作，以免造成文件材料遺失。

第八條 歸檔時間

（一）各類文件材料歸檔時間要求：

1、管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

2、外購設備儀器的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

3、員工外出參加公務活動形成的文件材料在活動結束后及時歸檔。

4、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，移交公司會計檔案室保管。

5、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

6、光盤、照片及底片、實物等形式的文件材料在工作結束后及時歸檔。

7、下列文件材料應隨時歸檔：

（1）變更、修改、補充的相關文件材料；

（2）公司內部機構變動和員工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

（3）其他臨時重要活動中形成的文件材料。

（二）各部門形成的文件材料具體歸檔時間（見附件一）

（三）各部門必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔，不得推遲和延誤。否則，將追究有關人員的責任。

（四）如確因工作需要不能按時歸檔的部門，應主動向公司檔案室報備，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔。

第九條 歸檔文件質量要求

1、整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系，并符合有關標準、規范要求，齊全完整。

2、歸檔的文件材料應為原件。如確實無法保存原件的，可以保存復印 件，但必須說明原因并注明其原件存放處，必要時須加蓋印章。熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件。文件材料歸檔后不得更改。

3、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

4、具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。

5、歸檔的文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。

6、歸檔的文件材料一般一式一份。重要的，利用頻繁的和有專門需要的可為一式二份或以上。

7、兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。有合同、協議規定的，按其要求執行。

8、聲像類、實物類檔案畫面要求清晰完整，符合有關規范和標準，并注明拍攝內容、時間、地點等信息。

第十條 歸檔手續

1、各部門兼職檔案人員先檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，然后填寫檔案移交（接收）登記表（見附件二），打印一式兩份隨文件材料一起向檔案室移交。

2、檔案室接收檔案時，應根據檔案移交登記表，與移交人共同逐頁清點，并要求雙方在檔案移交登記表上簽名確認，各自保留一份以備查。對重要、機密類的案卷，需要認真仔細核對，經查驗確信無誤后方可辦理簽收手續。

第四章 檔案分類

第十一條 檔案分類及其內容

根據公司管理職能，結合檔案內容及形成特點，將公司檔案分成以下七大類：

1、文書檔案：主要包括公司文件、往來函件、上級來文、經營管理等管理性文件材料。

2、設備儀器檔案：主要包括辦公設備、機械設備等跟設備有關的文件材料。

3、合同檔案：主要包括行政、后勤、工程、租賃等合同方面的文件材料。

4、聲像檔案：主要包括照片（附底片）、光盤等聲像方面的文件材料。

5、實物檔案：主要包括獎旗、獎牌、獎杯、贈品等。

6、會計檔案：主要包括憑證、賬簿、報表、銀行對賬單等。

7、人事檔案：主要包括在職員工的錄用、轉正、考核、獎懲等員工個人形成的文件材料。

第五章 檔案利用及保密

第十二條 檔案借閱的辦理

（一）借閱手續

1、公司員工借閱本部門或本管理處檔案，由所屬部門或管理處負責人審批后，檔案管理員可辦理借閱手續；借閱其他部門檔案，須先由所在部 門或管理處負責人審批，再提交公司行政人事部負責人批準后方可借閱。（借閱檔案審批單見附件三）

2、借閱非本部門的有密級檔案，須先經原形成檔案的部門的負責人批準，再提交行政人事部負責人批準后方可借閱。

3、光大集團范圍內其它單位員工借閱本公司檔案，須提出借閱申請，并詳細注明借閱原由、利用范圍及內容，經所在公司負責人同意后，提交至檔案室，由檔案室報公司總經理審批。

4、公司檔案主要供本公司及集團范圍內員工工作利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員應持蓋有該單位公章的介紹信，并注明利用者的身份、利用目的、范圍及內容，經公司總經理批準，由相關部門人員帶領方可借閱。

5、借閱、查閱檔案，須填寫檔案借閱登記表，對借閱檔案相關情況進行登記；凡已解決重大問題或取得較大效益的事項，應及時反饋給公司檔案室，并及時填寫檔案利用效果登記表。

（二）借閱要求

1、借閱者須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記，更不得將借閱的檔案資料丟失或失竊。

2、復印檔案須在復印件上注明用途及時間，并在其上注明“再復印無效”字樣；復印完畢須將其原件當場歸還，并由檔案管理員核實后辦理相關手續。

3、查閱檔案應在檔案室進行，不得私自抄錄或復制查閱的檔案。利用 完后應及時歸還檔案室，由檔案管理員核對清點無誤后，方能簽收。

（三）借閱規定

1、借閱檔案最長應在14個工作日內歸還，如需繼續使用，須辦理續借手續，但只可續借一次，如過了續借期限還需使用，須重新辦理借閱手續；對于逾期不還且未辦理續借者，檔案室將發檔案借閱催還單或電話通知其歸還，若逾期一個月仍不歸還者，對于一般檔案將按每月100元予以罰款處理，有密級檔案按每月500元予以罰款，直至其歸還為止。

2、若集團總部監察部門根據集團領導指示對本公司及其部門開展具有查處辦案性質的工作，檔案借閱無須上報相關領導審批。

3、在職工作人員調動崗位或離職時，須退還所借檔案，經檔案室審查無誤簽字后，才能調離，否則，人事部門不得辦理相關手續；檔案管理員調離，應由相關領導監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

4、借閱的檔案須妥善保管，一旦發生損壞、丟失等，應立即向檔案室報告，檔案室將根據檔案的價值和數量報公司總經理批準后，責令其賠償一切損失。

第十三條 檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。

3、檔案室在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等各個環節中都應注意保密。

4、檔案分為一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級，各類檔案密級暫由檔案原形成部門確定。各部門在確定密級時，應同時確定保密期限，一般情況下絕密事項不超過三十年，機密事項不超過二十年，秘密事項不超過十年。保密期限自標明的制發日期起算。

5、查閱有密級的檔案，只能在檔案室內或指定區域查閱，不得私自抄錄或復制。

6、對已到保密期限的檔案要請相關部門鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

7、各部門應做好有密級檔案歸檔前的保密工作，屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的辦理必須由專人負責執行，采用電腦傳送的公司秘密性文件材料由相關責任部門負責保密。

8、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發現失密、竊密情況，應及時報告主管領導，查明情況嚴肅處理。

9、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，或者依法追究刑事責任。

10、檔案有下列情況之一者，不予開放利用：（1）涉及企業商業機密的；（2）涉及企業專利或技術秘密的；（3）涉及企業員工個人隱私的；（4）檔案形成部門有特別規定的。

第六章 檔案鑒定、統計和保管

第十四條 檔案鑒定與銷毀

（一）鑒定工作內容

1、初始鑒定：各部門在文件歸檔時，剔除沒有保存價值的文件材料，對需要歸檔的文件材料進行初步鑒定以確定其保管期限。

2、歸檔鑒定：檔案室對各部門的鑒定情況進行檢查，將不需要保存的檔案加以剔除，將原保管期限劃定不當的檔案，重新進行價值鑒定，調整保管期限。

3、定期復查鑒定：主要是鑒定庫存檔案的完整、損壞等狀態。

4、到期后鑒定：主要是對超過保管期限的檔案重新進行價值審查，將失去保存價值的檔案剔除銷毀。

（二）檔案鑒定與銷毀工作流程

1、建立檔案鑒定工作小組。鑒定工作小組由檔案管理人員組織，相關部門負責人與有關專業技術人員共同組成。

2、檔案鑒定時，須逐件、逐卷審查并判定其價值，鑒定后須寫出鑒定報告，并由鑒定小組人員簽名；如果一個案卷中部分文件已失去保存價值，需抽出并在備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組人員簽名，并注明日期。

3、對經鑒定確無保存價值的檔案材料，進行登記造冊，并寫出銷毀報告，經公司總經理批準后方可銷毀。（不屬于歸檔范圍的文件材料的銷毀流程和已歸檔檔案的鑒定銷毀流程見附件四）。

（三）檔案銷毀規定

1、檔案立卷、歸檔后，未經公司檔案鑒定小組鑒定且報公司總經理批準，任何部門或個人不得擅自銷毀。

2、經批準銷毀的檔案由檔案室組織統一送造紙廠銷毀，嚴禁將要銷毀 的檔案作為它用，或作廢紙出售。

3、為防止檔案的遺失和泄密，銷毀檔案必須有至少兩名監銷人，銷毀完畢后，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

第十五條 檔案統計

1、檔案室應做好平時的檔案統計臺帳和基礎原始登記工作，并在每年年中或年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況進行統計。

2、統計工作必須做到實事求是，務必確保提供的數據準確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。

第十六條 檔案庫房的管理

1、檔案庫房由專人進行管理，任何人員不許隨意進入庫房。

2、檔案室應按照“八防”要求對庫房進行管理，盡可能全面妥善保管好各類檔案。

3、庫房內嚴禁存放與檔案無關的物品，嚴禁煙火。

4、庫房應進行定期檢查，每年進行一次全面盤查，對庫房設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發現問題及時采取措施。

第七章 附 則

第十七條 本制度由公司行政人事部檔案室負責解釋。第十八條 本制度自下發之日起施行。

第三篇：怎么做好檔案管理

檔案管理制度

一、檔案管理員職位定義

負責公司、單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的工作人員。

二、檔案管理員工作職責

檔案管理員職責

1，認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案管理員thldl.org.cn工作的法律法規及有關政策。制定檔案的工作計劃，進行工作總結，指導，監督，檢查。

2，按照《檔案管理工作規范條例》，負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統管理。借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。

3，按照《檔案庫房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。

4，積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理。

5，濟濟做好檔案信息資源的開發工作，不斷提高工作質量和工作效率。6，樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

三、案資料管理員安全崗位職責，格執行《檔案借閱制度》，檔案內容一律不得外傳。

四、文件、檔案、資料要專人、專柜保管，離開檔案室要隨手關燈、關窗、關門，鑰匙隨身攜帶，安全意識強。

五、校檔案主要供應本校使用，如外單位需要查閱、利用檔案資料，須經領導批準同意。經同意借閱的檔案，必須由借閱人嚴格保管，防止遺失和泄密，閱后必須及時歸還給檔案保管員。

六、庫房是保管學校檔案的機要重地，非檔案管理人員未經許可一律不得進人庫房。

七、期或不定期的進行保密情況檢查，如發現有泄密情況，要及時報告有關部門和領導，積極采取有效措施。

八、在庫房內不得存放易燃品和私人物品，嚴禁吸煙。做好通風、降濕、防火、防盜和衛生工作

九、檔案管理員崗位要求

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有檔案管理基礎知識和工作經驗；

3．工作心細，品行端正，原則性強；.熟悉最新的檔案管理相關法規，流程，認真負責，細致耐心，.熟悉電腦操作以及各種檔案管理軟件文字表達以及邏輯能力優秀。

第四篇：如何做好檔案管理

搞好機關檔案管理為建設和諧社會服務

檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為原始記錄保存起來，以備查考的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的文件材料。而機關檔案是各部門在建設和發展中直接形成并反映本單位真實歷史面貌的記錄，是一個單位的自己的“文脈”，更是一個地區自身的寶貴財富。每個機關職能部門在長期工作中都形成了豐富的檔案資料。如何搞好機關檔案管理，使機關檔案更好地為建設和諧社會服務，是檔案管理部門的課題，也是其他職能機關的重要任務。本文僅結合機關工作實際對加強檔案管理工作進行初步探索。

一、機關檔案工作的重要性

董必武同志在《題贈檔案工作》的詩中寫到：“典謨訓誥，寶之無佚；只字片言，亦所珍惜。規圓矩方，依時順序，創業擴基，前軌可跡．．．．．．，察往知來，視茲幫帙。”意思是說，寶貴的檔案財富，對當前和今后的建設事業都有好處。國務院辦公廳頒發的《機關檔案工作條例》也指出：“機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。”機關部門擔負著一個地區、一個領域的管理工作，在工作中形成的大量檔案資料對地區的建設發展，對深化社會管理、對落實科學發展觀，建設和諧社會都起著重要作用，具體表現在：１、檔案是搞好機關自身工作必須查考的材料。我們黨和各級政府歷來強調開展各項工作都要加強調查研究，充分占有材料。檔案是

1機關過去工作活動的記錄，機關工作人員要熟悉情況，總結經驗、制定計劃、處理問題，常需要從檔案中查考過去的記載。如果有檔案可查，許多問題就可以很方便地解決。否則就會給工作造成困難和損失，出現不必要的麻煩。

２、檔案是和諧社會建設的重要基礎。全部檔案都是由各級政府機關記錄形成的。檔案記載了本地區的政治、經濟、科學、文化等等活動的有關情況、成果、經驗和教訓。是過去開展工作的記錄，又是社會繼續發展的基礎。我們當前進行和諧建設，各項工作都要利用檔案，查閱參考過去的記載。因為有了完整準確的檔案材料，才使我們的建設少走彎路；因為有了完整準確的檔案材料，才使我們更好的落實科學發展觀；因為有了完整準確的檔案材料，才使我們的各方面建設保持平衡穩健發展。

３、檔案是對群眾進行宣傳教育的生動教材。利用檔案提供的材料寫教育文章、著書、講課、辦展覽、創作文藝作品、為群眾解決困難，都能凝聚廣大群眾的思想，保持社會穩定，引導群眾踐行三個代表，不忘八榮八恥，極富說服力和感染力。

二、當前機關檔案管理中存在的問題

當前基層機關檔案工作情況總體是好的，但由于各單位檔案管理參差不齊，有的單位還存在一些問題，影響了檔案規范化管理，如：

１、材料管理不集中。機關工作事務煩雜，工作人員大都分管幾塊工作，已形成的檔案材料往往分散存放在項目負責者手中，有時工作一忙，時有材料丟失。

２、材料處理不規范。有些工作人員在平時形成檔案材料時不符合存檔要求，如有的紙張大小不一，有的用圓珠筆、鉛筆，有的字跡潦草，有的材料無落款單位和時間，還有的單位沒有建立工作《大事記》。

３、材料收集不完整。每個機關都有長期都要做的工作，也有臨時增加的階段性重要工作；有紙張性文字材料，也有錄音、軟盤、光盤、照片等非文字材料；有工作計劃總結，也有獎牌、榮譽證書；有固定資產資料，也有產品說明書、保修卡等必存本冊。以前在收集材料時往往重視了“主件”，而忽視了“附件”。有的部門《大事記》、人員變動、單位基礎數據變化等登記不及時，造成材料不完整。４、材料保管不嚴格。少數工作人員材料放置較亂，有的隨便散放在辦公桌上，有的把材料裝在紙袋里丟在柜子一角，還有的散放在工作人員抽屜里。歸檔時很容易遺漏。

５、檔案全宗分類不科學。有的單位雖然重視了檔案材料收集整理，但分類不清，材料交叉，界限不明，卷內目錄登記不規范，資料查找起來非常困難。

出現以上問題的根本原因是工作人員缺乏檔案管理知識，檔案的形成和保管意識淡漠。因此，亟待加強機關檔案工作。

三、以建設和諧社會為目標改進機關檔案管理

黨的十六屆四中全會提出了建設社會主義和諧社會的要求。我們的檔案工作要充分發揮在建設和諧社會中記錄歷史、服務社會、傳承文明、造福群眾的特殊作用，緊密圍繞和諧社會建設，大力加強檔案

業務建設，筑牢檔案管理基礎，強化檔案服務功能，增強檔案活力，當好建設和諧社會的“后勤”。根據基層單位檔案管理的現狀，當前上級檔案管理部門和機關領導要切實抓好機關檔案管理的組織、培訓、指導等系統性工作，應著重從以下幾方面入手：

１、開展機關檔案工作的調查研究。深入了解下屬單位檔案管理情況，找出存在問題和產生問題的原因，結合實際，制定和完善《機關檔案管理辦法》。對檔案材料的形成、收集、整理、鑒定、保管期限、檢索、利用、保密、移交等做出規范，以便各機關部門落實執行。２、加強培訓。采取上級檔案管理部門集中輔導，組織機關工作人員走出去參觀學習，請專業人員來本單位具體指導，組織觀看檔案知識光盤，進行崗上檔案知識考核等方法，重點提高基層檔案工作人員檔案管理水平和部門領導的檔案管理意識，帶動其他工作人員掌握檔案業務一般知識。對用紙、用筆、字跡及行文格式、資料保管等相關要求都要熟悉，同時加強工作人員對搞好檔案工作重要性的教育，增強機關工作人員的檔案意識。

３、指導機關各部門注意保存有價值的資料。檔案管理部門要在掌握各機關主要職能的基礎上，明確各部門檔案材料的收集范圍，收集范圍相對要寬些，以利于鑒定整理。要求機關工作人員在平時注意保存和收集一切與地區建設相關，有檔案價值的資料，如業務資料、文件資料、經驗資料、政策資料、專題資料、剪報資料、照片資料、光（軟）盤資料、綜合資料、會議記錄等等，力求歸檔材料的全面、準確、有價值、可利用。

４、結合機關職能實際進行全宗檔案科學分類，以方便管理檢索使用。根據檔案管理理論和機關工作實際，機關全宗檔案應按和按問題相結合的方法來制定分類方案，如下圖：

機關檔案分類大綱

這種分類方法的好處，一是克服了按組織機構分類時，由于內部機構時而增減、時而合并帶來的分類難題；二是克服了按組織機構分類常出現的有部門檔案材料過多，有部門檔案材料過少問題；三是克服了按組織機構分類時的幾個部門聯合辦公務、聯合發文件帶來的歸檔材料的重復和混亂；四是機關部門每年工作增減有變化，按問題分類可隨實際工作增減而增減類別。這樣分類就保證了檔案管理的隱定性、統一性、內容排斥性和類別伸縮性，既有連續性、便于檢索，又能適應事物客觀發展變化的需要。

５、鑒于機關工作事務煩雜，為防止平時檔案材料的遺失，保證歸檔的全面，應該采取部門對檔案材料日常積累與定期收集相結合方法，在日常注意保存基礎上，應每季或半年集中收集一次，按照檔案分類大綱分類存放，集中保存，年底全面鑒別、整理、立卷、歸檔。

６、上級檔案管理機關要加強對基層檔案工作的檢查，深化和完善檔案管理評級標準，并將檔案管理水平作為對部門領導和部門的整體工作考核之中。

檔案工作開展的好，收集的齊全，科學分類整理，又有好的檢索方法，檔案作用就能很好發揮。如果說機關工作是“前鋒”的話，那么我們的檔案就是“后衛”。檔案“后衛”將強力保證前鋒向前推進。在當前經濟快速發展下，我們的檔案工作要落實科學發展觀，與時俱進，緊跟形勢，創新機制，更好地為建設和諧社會服務。

第五篇：力求做好檔案管理

力求做好檔案管理，優化幼兒園管理

石有岐

內蒙古自治區鄂爾多斯市東勝第一幼兒園

力求做好檔案管理，優化幼兒園管理

[內容提要]：檔案管理是幼兒園科學管理的重要組成部分，幼兒園檔案工作的好壞，將直接影響著幼兒園各項工作的開展。檔案作為一種重要的信息資源，對幼兒園的前進與發展起著不可替代的作用，因此幼兒園的檔案工作是眾多工作中不可忽視的一項重要工作。本文主要從以下幾方面進行了闡述：

[關鍵詞]：幼兒園 檔案管理 規范 整理

檔案管理是幼兒園科學管理的重要組成部分，幼兒園檔案工作的好壞，將直接影響著幼兒園各項工作的開展。檔案作為一種重要的信息資源，對幼兒園的前進與發展起著不可替代的作用，因此幼兒園的檔案工作是眾多工作中不可忽視的一項重要工作。隨著幼兒園教育改革的不斷深入，需要我們進一步強化檔案管理意識，充分發揮檔案在幼兒園教學、科研、管理和其他各項工作中的作用，同時更需要檔案管理人員要具備過硬的、扎實的專業知識，廣采博覽其他學科，提高檔案管理的能力，掌握現代化管理工具，熟練掌握電腦操作，使幼兒園的檔案工作更加科學化、規范化、標準化，使其能以最快捷的方式，最佳的質量，更好地為幼兒園的教育教學及各項工作服務。

幼兒園應高度重視檔案工作的建設，要注重收集、整理和充分利用幼兒園的檔案資料，并使它更好地為幼兒園的教育及發展服務。

一、幼兒園檔案的含義與作用 幼兒園檔案是指幼兒園全部工作活動形成的，具有保存價值的各種文字、圖紙、音像等不同載體的歷史記錄。它是實施素質教育，提高保教質量，推動各項工作的重要依據和必要條件。

幼兒園在各項工作活動中形成的、具有保存、查考、利用價值的文件材料均應歸檔。各幼兒園應建立健全文件材料的形成、積累和立卷歸檔制度，并將文件材料的立卷歸檔列入各部門和有關人員的崗位責任制；應把檔案管理列入本園工作計劃，建立檔案室或檔案專柜，確定一名園長分管，指定歸口部門，落實專人管理，解決所需經費，確保檔案工作的開展。

二、幼兒園檔案管理的內容

1、上級文件類；

2、各項工作計劃；

3、各項規章制度（崗位責任制度、學習會議制度、衛生保健制度、教研制度、安全保衛制度、作息制度、伙食管理制度、財務保管制度、考勤制度、獎懲制度、交接班制度、家長聯系制度等）；

4、各項工作檢查記錄；

5、各種會議記錄；

6、園內大事記；

7、各種學習材料；

8、上報的各種文字材料底稿及各種統計報表；

9、保教人員業務檔案；

10、各班工作總結及園務總結；

11、工作人員花名冊、幼兒花名冊；

12、教師幼兒作品精選。

三、我園進行檔案管理具體措施

1、建立制度，規范建檔。

我園配備了工作責任心強，工作認真細致，而且在幼兒園各部門都工作過的一名教師做兼職的資料員，并設立了檔案資料室。先后制定了《檔案資料管理制度》、《資料借閱登記制度》、《資料員工作職責》、《資料定期檢查制度》、《交存資料注意事項》等一系列規章制度。并把相關人員派出去專門進行了專業培訓：從檔案資料的目錄建立，到資料的分類整理，從案卷的建立，到資料的規范裝訂等，全部都力求達到規范化，標準化的要求。

目前，我園已先后建立了《幼兒園行政檔案》、《綠色幼兒園檔案》、《科研檔案》、《幼兒衛生保健檔案》、《教師教育教學檔案》、《圖書音像照片資料檔案》、《教具、學具、教學儀器等實物檔案資料》、《財會檔案》等。

除了這些，我們還建立了電子文件聲像照片資料檔案，因聲像照片檔案以它特有的記錄方式及其形象性、直觀性的特點，有著文書檔案難以替代的作用，它可以真實地反映歷史，再現許多活動的場面和細節，是目前檔案資料中及其珍貴的資料。

2、勤于收集，注意資料的真實性

檔案工作的基礎是資料的收集，而收集工作是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環節，而且最重要的是要注意保存原始的真實的第一手資料，所以一切檔案資料的收集都要從平時的積累開始，從點點滴滴的工作做起。首先，我們在全園教職工中宣傳檔案的作用，使大家對保留檔案有一定的了解和認識。并制定了各類檔案交存的負責人制度，要求各部門平時的原始資料都要保存好，每學期結束時，需將資料送資料室存檔，從而確保檔案收集的完整性。

對幼兒園開展的各項活動，例如節日的聯歡，親子活動，家長開放日活動，畢業典禮等，以及平時各部門所做的一些日常工作只要有保留價值的均要求活動完后及時的填上表格，送資料室存檔，而且及時的將影像資料也相應地保存在電腦里，并備份保存。具體的說：

（1）、設照片檔案及錄像檔案

照片、錄像檔案特有的記錄方式及其形象性和直觀性的特點，有著文書檔案難以替代的作用。它不僅可以真實地反映歷史，更重要的是它可以再現人物的音容笑貌及各種活動的場面和細節，是進行各種教育的生動教材。我園照片、錄像檔案具有以下特點：①按專題收集。幼兒園每組織一項重要活動，均精選出有代表性的照片，拍攝出完整的全過程錄像，按專題進行歸檔，這樣可以完整地記錄一次活動的全過程。②注意收集底片和加注文字說明。以照片檔案為例，我園的照片檔案由照片和說明兩部分組成。照片由文字總說明、照片目錄以及照片存放欄組成，每張照片要有文字介紹并標注清楚其底片所在的頁、號。每個專題要有案卷總說明，以文字形式表述此次專題活動的整體面貌。③注重提高拍攝水平。我園在購置了攝像機之后，沒有匆忙上陣開拍，而是派專人到縣教師進修學校學習拍攝基本功。正式使用后，不僅要對每次拍攝的專題進行剪輯，還要分析成敗，以求在實踐中前進。

（2）、檔案材料的借閱管理

我園各類檔案均配備借閱登記本，對一些保密性檔案（如會議記錄）劃定借閱人范圍；對查閱、借用者照章辦事，對借出的檔案要填寫借閱單（包括借閱人姓名、借閱時間、案卷名稱），并規定歸還日期，逾期不還的要及時催要。檔案員在辦理借閱手續時，應主動將借閱者所需文件材料找準，用一書簽隔開直接提供，不要讓借閱者自己尋找。這樣既可節約借閱者時間，又可減少因借閱者來回翻閱卷內文件材料造成的磨損。

3、及時做好檔案整理工作 檔案資料在收集上來后，要及時的進行檔案資料的整理分類，檔案的整理就是對整理完畢的，具有保存價值的文件材料進行的系統化、條理化的過程。這是一個周而復始的工作，對已經失去保留價值且很少利用的資料應及時的清理，做到去粗取精。

整理時應將同專題的、同項目、同內容的文件資料編排在一起，并按時間順序排列，要杜絕或避免卷內材料“插花團”的現象，以便于查閱。

對案卷的裝訂工作要注意安全、整齊、美觀、方便管理，對影像照片資料檔案要及時地加上文字說明,并備份保存。

4、充分利用檔案，為幼兒園發展服務

檔案工作的根本目的，就是充分發揮檔案的價值作用。使大家能及時地獲取信息，并從信息中獲取、提煉、開發出有參考價值的東西，否則將成為死檔。

我園十分重視檔案工作的開發利用，讓它能更好地為教學及各項活動服務。現在我園無論是領導決策之前，或是各項活動籌備開展之前，都要參考以前的資料。每學期教師的各項技能技巧活動，幼兒園的各項大型活動，都要參考檔案資料，在原基礎上取往年之長，改進不足，精心策劃，精心設計。這樣使每次活動都做到心中有數，達到良好的預期效果。音像檔案資料在日常的教學活動中也發揮了巨大的作用,分類整齊的VCD帶、錄音磁帶、照片及各種教具實物資料是每位教師每天必不可少的教學資料。

幾年來，我園的檔案管理工作，在不斷學習探索中有了一定收獲，并在規范、科學的管理過程中進行了創新。日后，我們還要在不斷總結經驗的基礎上，提高檔案管理水平，使幼兒園有關檔案和教學資料得到充分利用，以促進我園整體管理水平再上一個新臺階。

[參考文獻]：《中國民辦教育》幼教版

《幼兒園檔案管理制度》