第一篇：試論如何做好檔案管理的保密工作

試論如何做好檔案管理的保密工作

四平市政府辦 郭麗

隨著社會的發展進步，檔案資源巨大的社會價值逐漸為公眾所認知，這就涉及檔案的保密和利用工作。這項工作做得好壞，會直接影響到黨和國家及單位的平安和利益。檔案是一種重要的社會信息資源，對于檔案信息資源，不但要重視其載體的保管和保護，更要重視其所含信息的開發利用，來實現信息資源共享。保守國家機密是我們每個公民應盡的義務，也是檔案管理工作人員的神圣職責。在嚴格做好保密工作的同時，更要切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

一、做好檔案庫房管理中的保密工作

庫房管理是檔案保密工作的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定來單獨興建，但也有一些不具備條件的單位，往往將庫房設置在機關辦公樓內。應當注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。這是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

二、絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗，關系到四化建設的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設置保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。二是提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特點，他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。三是加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

三、做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

四、檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

檔案保密工作的任務是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經驗，根據本機關特點制定各種檔案管理中的保密制度和監督措施，完善檔案管理工作

第二篇：關于做好檔案管理保密工作的幾點思考

關于做好檔案管理保密工作的幾點思考

隨著社會的發展進步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，這就涉及檔案保密管理與利用工作的重要性，這項工作做得好與壞，將直接影響國家及單位的安全和利益。本文就檔案在保管和利用時如何做好保密工作淺談幾點看法。

檔案 保管利用 保密

保密工作是檔案管理工作的重要環節，是保證檔案在利用過程中安全的必要手段，二者具有相輔相成、良性互動的關系，正確處理好檔案保密與利用的關系是充分利用檔案的關鍵環節，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管利用過程中完整、安全的根本目的。怎么做好檔案的保密與管理工作，很多學者與專家也從不同的角度給出了不同的觀點。多年的實踐證明，歷史發展到今天，沒有那一種觀念可以長期的適用于不同時期，只有不斷的創新與改變才能順應發展的步伐。當今社會，檔案資源被廣泛認知與挖掘，做好檔案保密工作，才能凸顯這個行業的重要價值，從而更好的利用它轉變為有意義的社會價值。以下結合自身的工作體會，對檔案管理的保密工作進行分析。

一、檔案在保管時如何做好保密工作

在做好檔案保管的同時做好保密工作，就需要我們在平時的工作中有嚴格的管理制度，這也大大的提高了我們檔案工作人員的自身責任。

（一）加強檔案的日常管理

檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密新問題，應及時查明原因，進行補救。

（二）做好檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（三）提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好和壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經常接觸黨和國家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

（四）做好檔案密級的調整工作

1、要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經驗教訓告訴我們，以往關于檔案保密的制度還不健全，適應不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內容。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規化的需要，應建立以下三個制度：一要建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；二要建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案館（室），以便銜接工作，及時掌握，適時變動；三要建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

2、要貫徹落實《保密法》以及《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾；二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

二、檔案在利用時如何做好保密工作

如何使檔案技能合理利用，又能保證檔案的安全和完整，我們就要在檔案利用時做到合理的監督，在做好檔案利用工作的同時，更要確保檔案的安全和秘密性。

（一）正確處理好檔案保密與利用的關系

要堅持“保、放”結合的指導思想，正確處理保密和開放，信息公開的關系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關，又疏通公開、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端，大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格提供保密工作的同時，切實轉變工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家以及單位的平安和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密和利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

（二）做好檔案利用中的監督工作

1、建立健全各項制度。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2、進一步完善監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

三、做好電子檔案文件管理中的保密工作

隨著時代的發展，越來越多的單位都實行了無紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手工管理階段發展到使用檔案專業管理軟件管理階段。管理手段上的變革，必然帶來保密工作方式上的變革。

（一）構建檔案管理網絡安全體系。保障企業網絡安全，一般可以通過隔斷來自互聯網的各種安全威脅來實現。目前流行的隔離方式主要有兩種：（1）企業設置防火墻安全系統，企業內網與外網之間通過中間服務器進行物理隔離。（2）檔案數據存儲服務器與外網之間純粹的物理隔離。第一種物理隔離方式，即是采用防火墻安全系統，為檔案數據服務器和關聯計算機配置防病毒軟件，設置人侵檢測系統，對外網進行邏輯隔離，以阻斷外網的人侵行為。同時在外網與企業內網之間設置中間服務器，進行物理隔離。第二種物理隔離方式，即純粹的物理隔離，外網與企業內網沒有使用任何實現連接的軟硬件設備，數據交換全部通過移動介質在內、外網之間進行數據交換，如使用移動硬盤。

（二）系統用戶查閱電子文件管理。訪問本企業檔案系統的用戶只能是本單位的職工。在檔案系統正式啟用前，系統管理員應根據本單位職下的職責范圍和職級設置其相應的訪問權限。檔案系統應能記錄并能提供訪間用戶的信息，包括用戶身份、職屬信息、授權信息、用戶請求信息、用戶操作信息等，從訪問權限方面做好電子檔案保密工作。企業信息部門還應配合好檔案部門做好系統用戶的正確使用檔案系統的工作，以防止系統用戶的不當操作造成不必要的損失。

（三）保證電子檔案存儲系統運行環境的安全。與紙質檔案管理制度一樣，健全電子檔案管理制度，包括檔案機房管理制度等。

結語：隨著時間的推移，檔案的保管和利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經發揮和將發揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案保管和利用工作，為構建和諧的社會主義事業服務。這是對歷史負責，為現實服務，替未來著想。

參考文獻：

[1]尹敬波.淺談檔案管理中的保密工作.才智，2011（17）.[2]畢麗萍.檔案資料的復制與保密.中國管理信息化，2011（16）.

第三篇：如何做好保密工作

如何做好保密工作

保密工作歷來是黨和國家的一項重要工作，事關國家的安全和利益事關改革、發展、穩定的大局其責任重于泰山。做好新形勢下的保密工作，關鍵在于領導，重點在于抓好領導干部保密工作責任制的落實。

黨政機關領導要從講政治、講大局的高度重視保密工作，認真抓好保密工作。”特別是作為空軍裝備保障性企業的從業者，企業必須認清這一嚴峻形勢，必須牢固樹立起“保密就是保安全、保發展；就是保戰斗力、保打贏”的思想。而保守秘密，重在防范。各級部門要注意加強技術防范，消除泄密隱患，防患于未然。

對于企業來說，計算機安全是保密管理的基礎，那么，在當前保密安全工作中，如何符合國家保密安全的要求和軍隊保障系統的條例條令呢？筆者認為:

一、領導要重視

做好新形勢下的保密工作，關鍵在領導，重點是領導。各部門主要領導是保密工作的第一責任人。領導干部和涉密人員知悉的秘密事項最多，是竊密的重點目標，是保密工作的首要責任人，也是保密管理的重點。各部門領導干部要認真履行保密工作責任制，管好所在單位的保密工作。

二、加強宣傳教育。保密法制宣傳教育是一項長期的基礎性工作，必須常抓不懈。通過教育了解有關知識，明確義務和應承擔的法律責任，加強防范，防患于未然。

三、強化保密管理。主要包括以下幾個方面的內容：

1.準確界定國家秘密和密級。各單位都要建立健全保密制度，由專人負責按規定審定國家秘密和密級。

2.加強對涉密人員的管理。各單位要把好涉密人員選用關，把秘密交給政治上可靠的人來管。對涉密人員和相關技術人員要按照機要保密人員的條件選配，并報同級保密部門備案。

3.加強對各類涉密載體的管理。一是加強對涉密文件資料等紙介質秘密載體的管理，嚴格按照有關規定簽收、傳閱、保存、銷毀密級文件資料。二是加強對涉密磁介質、光盤等各類涉密載體的管理，對存有秘密文件資料的磁盤、光盤等，要和同密級的紙介質的文件同樣管理。

4.加強對計算機及其網絡的安全保密管理。一是按照保密部門的要求，認真落實技術防范措施。計算機及其網絡安全保密的根本措施是物理隔離。二是公共信息網不得存儲、處理、傳輸和發布涉密信息或內部文件資料。三是認真落實計算機及其網絡安全保密管理的審批、許可制度。

5.強化保密執法檢查，嚴肅查處泄密事件。定期對保密執法情況進行檢查，發現問題及時糾正。

第四篇：怎么做好檔案管理

檔案管理制度

一、檔案管理員職位定義

負責公司、單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的工作人員。

二、檔案管理員工作職責

檔案管理員職責

1，認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案管理員thldl.org.cn工作的法律法規及有關政策。制定檔案的工作計劃，進行工作總結，指導，監督，檢查。

2，按照《檔案管理工作規范條例》，負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統管理。借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。

3，按照《檔案庫房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。

4，積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理。

5，濟濟做好檔案信息資源的開發工作，不斷提高工作質量和工作效率。6，樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

三、案資料管理員安全崗位職責，格執行《檔案借閱制度》，檔案內容一律不得外傳。

四、文件、檔案、資料要專人、專柜保管，離開檔案室要隨手關燈、關窗、關門，鑰匙隨身攜帶，安全意識強。

五、校檔案主要供應本校使用，如外單位需要查閱、利用檔案資料，須經領導批準同意。經同意借閱的檔案，必須由借閱人嚴格保管，防止遺失和泄密，閱后必須及時歸還給檔案保管員。

六、庫房是保管學校檔案的機要重地，非檔案管理人員未經許可一律不得進人庫房。

七、期或不定期的進行保密情況檢查，如發現有泄密情況，要及時報告有關部門和領導，積極采取有效措施。

八、在庫房內不得存放易燃品和私人物品，嚴禁吸煙。做好通風、降濕、防火、防盜和衛生工作

九、檔案管理員崗位要求

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有檔案管理基礎知識和工作經驗；

3．工作心細，品行端正，原則性強；.熟悉最新的檔案管理相關法規，流程，認真負責，細致耐心，.熟悉電腦操作以及各種檔案管理軟件文字表達以及邏輯能力優秀。

第五篇：如何做好檔案管理

搞好機關檔案管理為建設和諧社會服務

檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為原始記錄保存起來，以備查考的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的文件材料。而機關檔案是各部門在建設和發展中直接形成并反映本單位真實歷史面貌的記錄，是一個單位的自己的“文脈”，更是一個地區自身的寶貴財富。每個機關職能部門在長期工作中都形成了豐富的檔案資料。如何搞好機關檔案管理，使機關檔案更好地為建設和諧社會服務，是檔案管理部門的課題，也是其他職能機關的重要任務。本文僅結合機關工作實際對加強檔案管理工作進行初步探索。

一、機關檔案工作的重要性

董必武同志在《題贈檔案工作》的詩中寫到：“典謨訓誥，寶之無佚；只字片言，亦所珍惜。規圓矩方，依時順序，創業擴基，前軌可跡．．．．．．，察往知來，視茲幫帙。”意思是說，寶貴的檔案財富，對當前和今后的建設事業都有好處。國務院辦公廳頒發的《機關檔案工作條例》也指出：“機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。”機關部門擔負著一個地區、一個領域的管理工作，在工作中形成的大量檔案資料對地區的建設發展，對深化社會管理、對落實科學發展觀，建設和諧社會都起著重要作用，具體表現在：１、檔案是搞好機關自身工作必須查考的材料。我們黨和各級政府歷來強調開展各項工作都要加強調查研究，充分占有材料。檔案是

1機關過去工作活動的記錄，機關工作人員要熟悉情況，總結經驗、制定計劃、處理問題，常需要從檔案中查考過去的記載。如果有檔案可查，許多問題就可以很方便地解決。否則就會給工作造成困難和損失，出現不必要的麻煩。

２、檔案是和諧社會建設的重要基礎。全部檔案都是由各級政府機關記錄形成的。檔案記載了本地區的政治、經濟、科學、文化等等活動的有關情況、成果、經驗和教訓。是過去開展工作的記錄，又是社會繼續發展的基礎。我們當前進行和諧建設，各項工作都要利用檔案，查閱參考過去的記載。因為有了完整準確的檔案材料，才使我們的建設少走彎路；因為有了完整準確的檔案材料，才使我們更好的落實科學發展觀；因為有了完整準確的檔案材料，才使我們的各方面建設保持平衡穩健發展。

３、檔案是對群眾進行宣傳教育的生動教材。利用檔案提供的材料寫教育文章、著書、講課、辦展覽、創作文藝作品、為群眾解決困難，都能凝聚廣大群眾的思想，保持社會穩定，引導群眾踐行三個代表，不忘八榮八恥，極富說服力和感染力。

二、當前機關檔案管理中存在的問題

當前基層機關檔案工作情況總體是好的，但由于各單位檔案管理參差不齊，有的單位還存在一些問題，影響了檔案規范化管理，如：

１、材料管理不集中。機關工作事務煩雜，工作人員大都分管幾塊工作，已形成的檔案材料往往分散存放在項目負責者手中，有時工作一忙，時有材料丟失。

２、材料處理不規范。有些工作人員在平時形成檔案材料時不符合存檔要求，如有的紙張大小不一，有的用圓珠筆、鉛筆，有的字跡潦草，有的材料無落款單位和時間，還有的單位沒有建立工作《大事記》。

３、材料收集不完整。每個機關都有長期都要做的工作，也有臨時增加的階段性重要工作；有紙張性文字材料，也有錄音、軟盤、光盤、照片等非文字材料；有工作計劃總結，也有獎牌、榮譽證書；有固定資產資料，也有產品說明書、保修卡等必存本冊。以前在收集材料時往往重視了“主件”，而忽視了“附件”。有的部門《大事記》、人員變動、單位基礎數據變化等登記不及時，造成材料不完整。４、材料保管不嚴格。少數工作人員材料放置較亂，有的隨便散放在辦公桌上，有的把材料裝在紙袋里丟在柜子一角，還有的散放在工作人員抽屜里。歸檔時很容易遺漏。

５、檔案全宗分類不科學。有的單位雖然重視了檔案材料收集整理，但分類不清，材料交叉，界限不明，卷內目錄登記不規范，資料查找起來非常困難。

出現以上問題的根本原因是工作人員缺乏檔案管理知識，檔案的形成和保管意識淡漠。因此，亟待加強機關檔案工作。

三、以建設和諧社會為目標改進機關檔案管理

黨的十六屆四中全會提出了建設社會主義和諧社會的要求。我們的檔案工作要充分發揮在建設和諧社會中記錄歷史、服務社會、傳承文明、造福群眾的特殊作用，緊密圍繞和諧社會建設，大力加強檔案

業務建設，筑牢檔案管理基礎，強化檔案服務功能，增強檔案活力，當好建設和諧社會的“后勤”。根據基層單位檔案管理的現狀，當前上級檔案管理部門和機關領導要切實抓好機關檔案管理的組織、培訓、指導等系統性工作，應著重從以下幾方面入手：

１、開展機關檔案工作的調查研究。深入了解下屬單位檔案管理情況，找出存在問題和產生問題的原因，結合實際，制定和完善《機關檔案管理辦法》。對檔案材料的形成、收集、整理、鑒定、保管期限、檢索、利用、保密、移交等做出規范，以便各機關部門落實執行。２、加強培訓。采取上級檔案管理部門集中輔導，組織機關工作人員走出去參觀學習，請專業人員來本單位具體指導，組織觀看檔案知識光盤，進行崗上檔案知識考核等方法，重點提高基層檔案工作人員檔案管理水平和部門領導的檔案管理意識，帶動其他工作人員掌握檔案業務一般知識。對用紙、用筆、字跡及行文格式、資料保管等相關要求都要熟悉，同時加強工作人員對搞好檔案工作重要性的教育，增強機關工作人員的檔案意識。

３、指導機關各部門注意保存有價值的資料。檔案管理部門要在掌握各機關主要職能的基礎上，明確各部門檔案材料的收集范圍，收集范圍相對要寬些，以利于鑒定整理。要求機關工作人員在平時注意保存和收集一切與地區建設相關，有檔案價值的資料，如業務資料、文件資料、經驗資料、政策資料、專題資料、剪報資料、照片資料、光（軟）盤資料、綜合資料、會議記錄等等，力求歸檔材料的全面、準確、有價值、可利用。

４、結合機關職能實際進行全宗檔案科學分類，以方便管理檢索使用。根據檔案管理理論和機關工作實際，機關全宗檔案應按和按問題相結合的方法來制定分類方案，如下圖：

機關檔案分類大綱

這種分類方法的好處，一是克服了按組織機構分類時，由于內部機構時而增減、時而合并帶來的分類難題；二是克服了按組織機構分類常出現的有部門檔案材料過多，有部門檔案材料過少問題；三是克服了按組織機構分類時的幾個部門聯合辦公務、聯合發文件帶來的歸檔材料的重復和混亂；四是機關部門每年工作增減有變化，按問題分類可隨實際工作增減而增減類別。這樣分類就保證了檔案管理的隱定性、統一性、內容排斥性和類別伸縮性，既有連續性、便于檢索，又能適應事物客觀發展變化的需要。

５、鑒于機關工作事務煩雜，為防止平時檔案材料的遺失，保證歸檔的全面，應該采取部門對檔案材料日常積累與定期收集相結合方法，在日常注意保存基礎上，應每季或半年集中收集一次，按照檔案分類大綱分類存放，集中保存，年底全面鑒別、整理、立卷、歸檔。

６、上級檔案管理機關要加強對基層檔案工作的檢查，深化和完善檔案管理評級標準，并將檔案管理水平作為對部門領導和部門的整體工作考核之中。

檔案工作開展的好，收集的齊全，科學分類整理，又有好的檢索方法，檔案作用就能很好發揮。如果說機關工作是“前鋒”的話，那么我們的檔案就是“后衛”。檔案“后衛”將強力保證前鋒向前推進。在當前經濟快速發展下，我們的檔案工作要落實科學發展觀，與時俱進，緊跟形勢，創新機制，更好地為建設和諧社會服務。