第一篇：淺論檔案管理和利用中的保密工作

淺論檔案管理和利用中的保密工作

徐慧春

隨著社會的發展進步，檔案資源的社會價值日益為公眾所認知，它的功能是其他信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會實踐服務具有極強的現實性。但在大量檔案信息被挖掘利用的同時，也有一些因利用不當而造成失泄密問題。出現這樣問題所占比例雖然極小，但其負面影晌是不容忽視的。因此，在加大檔案利用力度的同時，還要注意檔案的保密工作，這已經成為檔案部門必須高度重視的問題。

一、當前保密工作中容易出現的問題

㈠思想認識上的麻痹。一些人保密觀念淡薄，認為市場經濟無密可保，在當前高科技發展的時代有密難保。檔案工作人員、涉密工作人員忙于具體業務，對經手的大量國家秘密見密不知密，習以為常，麻痹大意，對國家秘密的安全造成了嚴重的威脅。

㈡通信和辦公自動化程度不斷提高，對保密工作提出新的挑戰。隨著先進的通信工具和辦公自動化系統與設備被廣泛應用于辦公活動中，在極大地提高了工作效率的同時，秘密傳遞渠道的拓寬和秘密載體的多樣化，也使泄密的可能性大大增加。特別是無線電技術、紅外、藍牙、激光、計算機等高科技手段的普及，使保密與竊密之間的斗爭更加尖銳復雜，涉密檔案文件的保密工作面臨嚴峻挑戰。

㈢保密制度不健全，措施不落實。《檔案法》、《保密法》及其〈實施辦法〉為我們做好各項保密工作提供了法律依據和行為準則，保密單位根據各自的情況也制定了相應的保密法規、制度。1

但是仍存在領導不重視、措施不落實、制度執行力欠缺等情況，使檔案保密工作出現空檔，失密情況時有發生，給國家、集體和個人帶來不可估量的損失。

㈣定密上的隨意性。定密工作是檔案保密工作的基礎，《保密法》規定國家秘密需要“依據法定程序確定”。但一些單位為了保險，隨意擴大定密范圍，把不是國家秘密的檔案定為秘密級，把應定為秘密的檔案定為機密級。還有的單位為了省事，對該定密的不定密，或為了外出攜帶方便，怕遺失后承擔保密責任而不定密級。

㈤密與非密文件資料混合組卷。《檔案法》第十四條規定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規的規定辦理”。它明確規定了標有密級的文件資料必須單獨立卷。但在調查中發現，有的單位在文書立卷時不按照檔案法規定進行立卷，在文件分類時，沒有把密級的文件單獨立卷，把密與非密文件混合組卷，給檔案的管理和開發利用造成了嚴重的影響。

三、如何做好檔案管理和利用中的保密工作

㈠加大學習宣傳力度，強化保密觀念和保密技術手段。思想上保密意識的強弱，安全防范教育的好壞，是做好保密工作的前提，因此，必須強化全員保密教育，增強保密意識，這是做好檔案利用工作的客觀需要。通過宣傳教育提高行員對保密工作的認識，使之明確加強保密工作是維護國家安全、擴大改革開放、搞好經濟建設的重要保證。檔案工作者要加強對新知識、新技術的學習，做到既精通檔案業務和保密要求，又能夠較為全面地掌握計算機信息系統的管理和技術防范手段，通過新技術手段進一步

把保密工作做實、做好。

㈡強化檔案庫房的科學管理。檔案庫房管理是檔案保密的重點，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。在檔案管理的實踐中，有些單位通常將檔案庫房附設在機關辦公樓之中。從保密管理和檔案安全的角度來講，不是隨意的任何一間房間都能夠拿來作檔案庫房使用的。按照檔案保密和安全管理的要求，檔案庫房不適合設在辦公樓的最底層尤其是不具備通風防潮條件的地下室，檔案庫房應配備防盜門、鐵欄窗、煙感器、電子監控設備等，以達到防盜等要求。同時，還應努力做到檔案庫房、檔案工作人員辦公室、閱檔室之間的三分離。要嚴格檔案庫房的管理，指定專人進行負責，制定嚴密的檔案庫房管理制度，禁止無關人員出入。

㈢加強涉密檔案的科學管理。直到現在，一些單位還存在把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供的現象，留下了擴散機密的隱患。針對這種問題，可以采取對已經混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷辦法加以解決。特別是在2000年中華人民共和國檔案行業標準發布以后，按照新的《歸檔文件整理規則》將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。因此，調閱檔案時要以件為單位進行提供，以避免擴大涉密文件閱知范圍。立檔單位應嚴格按照《檔案法》要求，對密級文件單獨立卷，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞因混卷在提供利用過程中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄，建立涉密文件統計臺帳及存放地點索引，為科學的管理、有效的保密、及時的利用創造條件。

㈣做好檔案利用中的監督工作。檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體來說，檔案利用監督可以從以下兩個方面實施:一是強化制度建設。建立健全立卷歸檔、檔案查閱、檔案保管等一系列工作制度，堅持把保密要素滲透到檔案管理的各個環節，做到用制度管人、靠制度管事，增強檔案管理人員的責任意識，進一步規范保密人員的工作行為，杜絕檔案保密工作的主觀隨意性，防止因工作失誤而造成失泄密責任事故。二是強化監督措施。在利用中，要關于了解和掌握檔案利用人的心理與思想動機，根據不同的利用對象的不同目的，加強重點監護。在條件允許的情況下，檔案館室還應該安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案，避免檔案損失。

㈤做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。首先應明確檔案保密期限與保密期限的區分原則。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實意義和歷史意義，依照本單位的工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。《保密法》第十五條中規定：“國家秘密的保密期限，應當根據國家秘密事項的性質和特點，按照維護國家安全和利益的需要，限定在必要的期限內，不能確定期限的，應當確定解密的條件。國家秘密的保密期限，除另有規定外，絕密級事項不超過三十年，機密級事項不超過二十年，秘密級事項不超過十年”。由此可知，保密期限是依照國家秘密事

項在一定時間內，如泄露或公開，將對國家的安全和利益造成的危害來進行確定的。這里所說的“另有規定”主要是指在保密事項范圍中明確規定某類國家秘密事項保密期限為“長期”的情況。這些國家秘密事項具有較強的穩定性，長期關系國家安全和利益，即使確定為本款限定的最長的保密期限，也難以滿足保密需求。在授權機關做出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

㈥做好檔案密級的調整工作。檔案在管理過程中，其密級不會是固定、一成不變的，檔案的密級會隨著時間的推移和文件貫徹的情況而發生變化的，其基本變化一般為升密、降密，直至解密。總的來講，變化的原因有三項：保密范圍的變化，密級文件作用的變化，保密時限的變化。對只標有密級而沒有保密時限，要按照《保密法》關于劃定密級和保密期限屆滿自行解密的要求進行調整。對涉密檔案要定期審核，應當自行解密的自行解密，需要延長保密期限的，要在原保密期限屆滿前重新確定保密期限。要主動接受保密部門對調整密級工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定，嚴格確定密與非密的劃定原則，嚴格劃清密與非密的區分界限，要明確哪些檔案能夠開放利用，哪些檔案必須限制在一定范圍內利用，哪些檔案不能開放提供利用，為進一步強化涉密檔案建設打下扎實的基礎。

㈦正確處理好檔案保密與利用的關系。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，長期埋頭苦干，默默奉獻。在實踐中，有的同志過于強調保密要求，因噎廢食，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象，由此產生大批檔案得不到充分的利用的弊端，甚至有些很有價值的檔案長期被束

之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案資源浪費。一方面，導致單位領導和相關人員不能及時全面地了解情況，使檔案得到有效地利用；另一方面，檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案管理人員改變觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。保密檔案應該注重保密工作，但要清醒地認識到保密與利用的辯證關系。保密的目的之一是為了科學地利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的保存價值。同時，也要注意，檔案利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用勢必會給黨和國家的安全和利益造成危害。因此，對檔案工作來說，保密與利用兩者都至關重要，決不可偏廢。

作者單位：中國人民銀行雞西市中心支行

第二篇：試論如何做好檔案管理的保密工作

試論如何做好檔案管理的保密工作

四平市政府辦 郭麗

隨著社會的發展進步，檔案資源巨大的社會價值逐漸為公眾所認知，這就涉及檔案的保密和利用工作。這項工作做得好壞，會直接影響到黨和國家及單位的平安和利益。檔案是一種重要的社會信息資源，對于檔案信息資源，不但要重視其載體的保管和保護，更要重視其所含信息的開發利用，來實現信息資源共享。保守國家機密是我們每個公民應盡的義務，也是檔案管理工作人員的神圣職責。在嚴格做好保密工作的同時，更要切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

一、做好檔案庫房管理中的保密工作

庫房管理是檔案保密工作的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定來單獨興建，但也有一些不具備條件的單位，往往將庫房設置在機關辦公樓內。應當注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。這是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

二、絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗，關系到四化建設的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設置保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。二是提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特點，他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。三是加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

三、做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

四、檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

檔案保密工作的任務是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經驗，根據本機關特點制定各種檔案管理中的保密制度和監督措施，完善檔案管理工作

第三篇：企業檔案管理及利用制度

檔案管理制度

為規范公司檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。

方面情況，按時上報各種統計報表，不得虛報和偽造。

用檔案協助領導和有關部門解決實際問題，熱心為利用者提供服務。

第四篇：關于做好檔案管理保密工作的幾點思考

關于做好檔案管理保密工作的幾點思考

隨著社會的發展進步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，這就涉及檔案保密管理與利用工作的重要性，這項工作做得好與壞，將直接影響國家及單位的安全和利益。本文就檔案在保管和利用時如何做好保密工作淺談幾點看法。

檔案 保管利用 保密

保密工作是檔案管理工作的重要環節，是保證檔案在利用過程中安全的必要手段，二者具有相輔相成、良性互動的關系，正確處理好檔案保密與利用的關系是充分利用檔案的關鍵環節，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管利用過程中完整、安全的根本目的。怎么做好檔案的保密與管理工作，很多學者與專家也從不同的角度給出了不同的觀點。多年的實踐證明，歷史發展到今天，沒有那一種觀念可以長期的適用于不同時期，只有不斷的創新與改變才能順應發展的步伐。當今社會，檔案資源被廣泛認知與挖掘，做好檔案保密工作，才能凸顯這個行業的重要價值，從而更好的利用它轉變為有意義的社會價值。以下結合自身的工作體會，對檔案管理的保密工作進行分析。

一、檔案在保管時如何做好保密工作

在做好檔案保管的同時做好保密工作，就需要我們在平時的工作中有嚴格的管理制度，這也大大的提高了我們檔案工作人員的自身責任。

（一）加強檔案的日常管理

檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密新問題，應及時查明原因，進行補救。

（二）做好檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（三）提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好和壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經常接觸黨和國家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

（四）做好檔案密級的調整工作

1、要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經驗教訓告訴我們，以往關于檔案保密的制度還不健全，適應不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內容。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規化的需要，應建立以下三個制度：一要建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；二要建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案館（室），以便銜接工作，及時掌握，適時變動；三要建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

2、要貫徹落實《保密法》以及《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾；二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

二、檔案在利用時如何做好保密工作

如何使檔案技能合理利用，又能保證檔案的安全和完整，我們就要在檔案利用時做到合理的監督，在做好檔案利用工作的同時，更要確保檔案的安全和秘密性。

（一）正確處理好檔案保密與利用的關系

要堅持“保、放”結合的指導思想，正確處理保密和開放，信息公開的關系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關，又疏通公開、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端，大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格提供保密工作的同時，切實轉變工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家以及單位的平安和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密和利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

（二）做好檔案利用中的監督工作

1、建立健全各項制度。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2、進一步完善監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

三、做好電子檔案文件管理中的保密工作

隨著時代的發展，越來越多的單位都實行了無紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手工管理階段發展到使用檔案專業管理軟件管理階段。管理手段上的變革，必然帶來保密工作方式上的變革。

（一）構建檔案管理網絡安全體系。保障企業網絡安全，一般可以通過隔斷來自互聯網的各種安全威脅來實現。目前流行的隔離方式主要有兩種：（1）企業設置防火墻安全系統，企業內網與外網之間通過中間服務器進行物理隔離。（2）檔案數據存儲服務器與外網之間純粹的物理隔離。第一種物理隔離方式，即是采用防火墻安全系統，為檔案數據服務器和關聯計算機配置防病毒軟件，設置人侵檢測系統，對外網進行邏輯隔離，以阻斷外網的人侵行為。同時在外網與企業內網之間設置中間服務器，進行物理隔離。第二種物理隔離方式，即純粹的物理隔離，外網與企業內網沒有使用任何實現連接的軟硬件設備，數據交換全部通過移動介質在內、外網之間進行數據交換，如使用移動硬盤。

（二）系統用戶查閱電子文件管理。訪問本企業檔案系統的用戶只能是本單位的職工。在檔案系統正式啟用前，系統管理員應根據本單位職下的職責范圍和職級設置其相應的訪問權限。檔案系統應能記錄并能提供訪間用戶的信息，包括用戶身份、職屬信息、授權信息、用戶請求信息、用戶操作信息等，從訪問權限方面做好電子檔案保密工作。企業信息部門還應配合好檔案部門做好系統用戶的正確使用檔案系統的工作，以防止系統用戶的不當操作造成不必要的損失。

（三）保證電子檔案存儲系統運行環境的安全。與紙質檔案管理制度一樣，健全電子檔案管理制度，包括檔案機房管理制度等。

結語：隨著時間的推移，檔案的保管和利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經發揮和將發揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案保管和利用工作，為構建和諧的社會主義事業服務。這是對歷史負責，為現實服務，替未來著想。

參考文獻：

[1]尹敬波.淺談檔案管理中的保密工作.才智，2011（17）.[2]畢麗萍.檔案資料的復制與保密.中國管理信息化，2011（16）.

第五篇：淺談干部人事檔案管理與利用的創新

淺談干部人事檔案管理與利用的創新

摘 要：作為國家重要部門當中的關鍵性工作人員，國家干部應當有相應完善的人事檔案制度。只有形成了完善的人事制度，才有助于管理人員準確地弄清楚員工的工作狀況，進而建立起完善的員工考核制度。形成完善的人事檔案還有助于建立起干部正確的政治思想，對干部整體的專業水平、思想水平、業務水平有一個系統性的認知，進而能幫助管理部門開展對干部的考察活動。主要研究了干部人事檔案的管理方法，并對當前管理當中的諸多問題進行了徹底分析，給企業機關的人事檔案管理提出了相關建設性的意見與建議，指明了前進的方向。

關鍵詞：人事檔案；干部；管理

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）13-0171-02

一、干部人事檔案的特點

（一）統一相關立檔單位

在干部的人事檔案管理當中，一般由統一的工作人員進行立卷工作。一個干部的履歷一般分成幾個不同的方面，主要分成自己的履歷、自我鑒定、對自己工作的考核、自我學歷等，對自己有一個系統性的簡介。

（二）分散的干部材料

由于干部的人事檔案需要工作人員進行資料的收集，因此往往會分散人事檔案材料。在一個機關當中，一般由人事部門來進行干部人事檔案資料的收集。這種資料往往含有大量的內容，不僅包括各個部門對人才的評價，還包括了獎勵材料在內的各種資料。并且獎勵材料也有較大的區別，不僅有本單位的，還有省級、國家發放的獎勵。綜上所述，干部的人事檔案材料內容較多，涵蓋的內容十分復雜，涵蓋的材料也是由不同的單位提供，復雜程度也是十分大，都需要人事部門對其進行分辨。

（三）不斷流動的實體檔案

大部分機關的人員都處于不斷變換之中，人員的變動也給干部人事檔案帶來了變化。不同機關之間的人事變動都會改變干部的配置，進而帶來或帶走大量的干部人事檔案。隨著近幾年來干部人事制度的改革，使得一個干部在職業生涯中往往會經歷多個不同的機關，在多個不同的部門中工作。而經濟的全球化也加速了干部的人事檔案變動進程，這樣的影響已經顯現在了各個方面[1]。

二、干部人事檔案管理與利用存在的問題

（一）沒有形成完善的檔案意識

1.對于個人來說，人事檔案管理對其形成了一定的制約，對人才的自由流動形成了有效管制。隨著社會的進步，在新形勢下人才也有了更大的自由。為了追求更大的經濟利益以及實現更大的自我價值，人才也越來越樂于接受工作的變遷。

2.對于一個組織來說，機關沒有正確地重視人事檔案的編制工作。大部分用人單位為了追求更大的經濟利益，往往輕視了人事檔案的建立。企業的日常運營也要一定的成本，多用人就意味著增加成本，這與企業節省成本的戰略不符。所以，企業不僅僅不設立人事檔案管理機構，更不為旗下的員工建立人事檔案。這種現象在機關事業單位當中也廣泛存在。所以，當前情況下大部分機構是不重視人事檔案管理工作的，這種現象必須得到糾正。

（二）沒有形成規范化的檔案管理方式

1.難以從順暢的渠道獲取檔案材料。正是由于人事變動較大，因此一個人才的檔案變化也是企業無法估計的。一個干部的人事檔案材料往往來自于不同的單位與部門，假若不同的單位之間沒有形成完善暢通的溝通渠道，就有可能遺漏人才的檔案，導致單位收到人才的檔案都是不完整的，給單位的后繼工作帶來了較大的難度。

2.編寫虛假的檔案材料。一個干部在單位中所獲得的成就與貢獻與其自身利益直接掛鉤，這就出現了大量偽造或是私下修改檔案材料的員工。由于當前還沒有有效的監管政策，無法對偽造資料的干部形成有效管制，因此上述情況時有發生。有的干部通過增加工齡、黨齡，提高學歷水平的方式來獲取更大的個人利益，嚴重影響了其他員工的工作積極性，造成了無法挽回的后果，極大地降低了人事檔案的真實程度，進而產生了大量官員的貪污腐敗行為，給機關單位的形象造成了極大沖擊。

3.相互抄襲人事材料的內容。在編寫人事檔案材料的時候，工作人員只是簡單地將別人的工作成果挪過來，導致基本所有的人事檔案都以相似的形式書寫，給評估人員造成了較大的麻煩。

（三）沒有有效利用人事檔案

1.由于干部在調職當中的自身疏忽，沒有有效利用人事檔案，因此使聘用人才的單位無法建立對人才的全方位認識，就無法為其安排合適的工作，人事檔案應該起到的作用也完全沒有起到。

2.單一的服務對象。一般來說，人事干部檔案主要為領導、組織提供有效幫助，對于基層的員工來說，并沒有享受到人事檔案工作所帶來的便利。因此應當建立起完善的人事檔案服務機制，確保大量的人事檔案資源能夠被廣大機關單位所運用。

3.老舊的管理機制。經過了大量實地調查之后，發現一般的人事檔案工作以原始檔案為主，原始的文獻一般由紙質文檔組成，在運輸調用的過程中十分容易出現損壞，并且工作沒有主動性，往往需要工作人員主動上傳，工作效率十分低下[2]。

三、加強干部人事檔案管理與利用的相關對策

（一）制定科學化的干部人事檔案管理制度

1.建立起完善的干部人事檔案管理基礎設施。由于干部人事管理需要一定的員工來完成，所以硬件設施必須要跟上，才能更加規范化地開展干部人事檔案管理工作，也就是說要建立起配套的基礎設施。人事檔案要有一定的防護措施，以防突發狀況導致的檔案損毀。完善的基礎設施能有效減小檔案被損壞的幾率，讓干部的人事檔案盡量地保存長久，更好地為社會各界服務。干部的人事檔案管理要有一定的規范性，各級領導要充分重視檔案管理，在日常工作中加大檔案工作的比重。基層員工要實時向領導報告檔案工作的進度，確保領導了解到檔案工作的實施進度。工作人員要建立起基礎設施建設的理念，讓領導下發資金來建設基礎設施。資金的籌措是多渠道的。檔案儲存庫要有溫度控制設備，確保檔案在最適合的溫度儲存。

2.建立規范化的干部人事檔案管理制度。在各地機關如火如荼地建立人事檔案管理制度的時候，中共中央擬定并下發了有關人事檔案建設的草案。該草案有效提升了干部人事檔案管理的工作效率，讓干部檔案的收集整理工作走上了一條有序的道路。機關從事檔案管理工作的員工，日常的工作之一就是收集干部的人事檔案。這是一個十分煩瑣的工作，不僅需要走訪員工以前所工作的機構，還要到處搜集員工的檔案。盡管煩瑣，卻不可缺失，是檔案工作的基礎。假若沒有人對員工的檔案進行收集，就沒有檔案工作的后繼事項。該項工作對工作人員的要求是十分苛刻的，不僅要有過人的毅力來收集檔案，還要耗費大量的精力來對檔案進行分類、管理，需要工作人員較高的個人素質。只有有效地對檔案進行分類之后，才能開展檔案管理工作。員工不僅需要仔細研究中央下發的人事檔案工作規章制度，還要定期參加有關工作的培訓，確保接觸到本行業最新的動向，及時調整自己的工作方式，才能確保工作進行得高效有質量[3]。

（二）開展對干部檔案的后繼開發

1.加強對干部檔案實際效益的理解以創造更大的效益。由于檔案的記錄是一個長期的過程，因此檔案的管理者不僅要詳細記錄下檔案的日常使用方式，還要對檔案所有者進行實時的跟蹤調查，讓檔案的效益最大化。一部檔案一定有其的使用價值，機構將其妥善地保存下來，就一定有其能起到的作用。而這種作用主要體現在檔案對人才的描述方面，能被充分利用的檔案才是有利用價值的檔案。其次，只有完全理解掌握了檔案當中所蘊含的內容，管理者才能利用檔案來提高實際效益。結合收集檔案的全過程，實際了解到檔案工作需要改進的地方，確保檔案得到全方位的運用，才能為干部提供更好的工作內容。最后，檔案工作能有效體現出一個企業的工作效果。由于干部人事工作往往涵蓋了許多內容，不僅會用來記錄一個干部的工作，更重要的還被用來提高企業的業務管理工作，實際運用中還能提高員工的工作效率。這也給用戶監督干部提供了途徑，干部的績效有了人監督，就能體現其價值。

2.充分利用檔案所涵蓋的信息，體現其實際效用。在檔案管理的過程中，最重要的一點就是要確保每個檔案的借用都有可查的記錄。有人要借用檔案，就必須要進行登記。登記的內容不僅要包括借閱的原因，還要確保借閱的全過程要有跡可循。檔案查詢記錄不能輕易填寫，而是要一步一步填寫清楚，才能有效開展跟蹤調查。其次要對用戶進行跟蹤調查，與其建立友好的聯系。由于檔案的節約一般不會產生效益，其次，直接更加深入地使用檔案才會發揮更大的價值，才能準確地體現檔案的價值。因此，要建立用戶聯系制度，同時，定期召開用戶座談會，以加強與用戶聯系，改進我們的工作和服務方法，更好地為用戶服務。三是分發檔案信息反饋表。即在用戶查閱檔案的時候就開始檔案的記錄工作，并及時收集用戶的回饋信息，并系統記錄下這些信息。最重要的就是效益這一點，不僅要詳細記錄，還要對記錄的重點進行詳細標明。除此之外，還可以采取實地勘探以及網上訪問的方式來增加資料的內容。

（三）建立起與時代相符合的檔案意識

1.對于檔案管理的領導人來說，不僅僅應當改革自己對人事檔案管理的觀念，重視起人事檔案工作，還應當切實優化人事檔案工作的員工結構，確保人事檔案工作經費充足，保證相關設備的完善，才能切實推動人事檔案管理。

2.通過其他途徑來確保高素質的員工。定期對員工開展技能培訓，為員工構建起全新的檔案工作理念[4]。

四、總結

綜上所述，我國當前的干部人事管理還有諸多不到位的地方，還需要各個部門、各個機構的工作人員的共同努力，才能勝任這項工作。人事干部檔案管理人員應當改革工作方式，在日常工作中加入大量現代性的工作形式，才能確保人事檔案管理工作進行得又好又快。

參考文獻：

[1]劉韶青,林香青,張琮，等.淺談干部人事檔案管理與利用的創新[J].北京檔案,2010（10）:27.[2]孫威.對干部人事檔案管理與利用的研究[J].中國科技博覽,2012（21）:269.[3]劉俐.淺談高校干部人事檔案管理與利用[J].中國信息化,2012（16）:294-295.[4]王開秀.加強干部人事檔案的管理與利用[J].黑龍江科技信息,2013（4）:120.