第一篇：合肥學(xué)院外事類檔案工作規(guī)范

合肥學(xué)院外事類檔案工作規(guī)范

為了提高我院外事類檔案（以下簡稱外事檔案）的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮外事檔案在學(xué)院對外交流、教學(xué)、科研活動中的作用，并為考核外事管理檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，國務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作建設(shè)規(guī)范》，原國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際情況，特制訂本規(guī)范。

一 外事檔案的收集和歸檔

1、確定外事檔案歸檔范圍的原則

（1）歸檔的外事管理和外事活動中形成的文件材料，必須對本院和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用。

（2）歸檔的外事文件材料必須反映外事管理、外事活動的全過程，保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（3）歸檔的外事文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，體現(xiàn)涉外工作的職能和特點(diǎn)。

2、歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)

（1）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、出國、來校、任教、講學(xué)、進(jìn)修、訪問、考察、參加國際會議、國際合作、留學(xué)生工作等方面。

（2）歸檔的重點(diǎn)是重大涉外和國際合作項(xiàng)目、留學(xué)生工作活動中形成的不同載體的文件材料。

（3）本院人員在國外獲得證書、獎狀、獎?wù)隆ⅹ勂罚刹扇〔煌绞綒w檔，或存復(fù)印、影印件、外國贈送學(xué)院的紀(jì)念品、禮品，有保存意義的，應(yīng)歸檔，不宜長期保存的可存影印件或清單。

3、不歸檔的材料

（1）上級關(guān)于外事工作普發(fā)（不專指本院）、不辦的文件；（2）未定稿的各種文件；（3）未生效的合同、協(xié)議書；

（4）無查考利用價值的一般性、臨時性函件；（5）重份文件，院內(nèi)各單位發(fā)來的文件；（6）與院外單位交換來的材料；

4、形成積累

（1）學(xué)院外事處是學(xué)院外事管理部門、涉外教學(xué)、科研文件材料的歸口部門，在來院、出國（境）、國際合作、國際會議活動結(jié)束后，負(fù)責(zé)將院此項(xiàng)工作有關(guān)的單位形成的各種外事文件材料，收集、匯總、整理組卷（件），按規(guī)定向院綜合檔案室移交。

（2）歸檔的外事文件材料，必須用鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、圖樣清晰。

（3）外事文件材料一般歸檔一份，重要活動和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。

（4）凡出國（境）學(xué)習(xí)、訪問、考察、講學(xué)、參加國際會議的人員，應(yīng)在歸國后將在國（境）外各項(xiàng)活動中形成的材料交給外事處進(jìn)行驗(yàn)收后，出具證明，財務(wù)部門方可準(zhǔn)予報賬結(jié)算，師資管理部門才準(zhǔn)予報到上班。

5、整理組卷（件）

（1）根據(jù)外事文件材料的形成規(guī)律以及內(nèi)容、價值、數(shù)量、密級和載體等實(shí)際情況，保持文件材料之間有機(jī)聯(lián)系和便于查考利用的組卷（件）原則，以內(nèi)容為主，將每組外事文件材料進(jìn)行整理組卷（件）。

（2）對來院、出國和國際合作、國際會議的文件材料，上級文件、請示、報告、上級批復(fù)與國外來往信函等準(zhǔn)備階段材料，按年度分類組卷（件），將國內(nèi)和國外活動期間形成的材料及派出回國后的綜合材料按活動性質(zhì)分類組卷（件），各階段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批復(fù)在前，請示在后排列。

（3）拆除每份文件中的金屬物，對破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)。（4）每份文件用縫紉機(jī)裝訂后裝盒保管。

（5）聲像載體的材料、禮品實(shí)物，應(yīng)保持其原狀，另行專柜保管，檔號與文字材料一致。

（6）每份文件材料，按順序編寫頁碼，無論單面或雙面只要有書寫文字，每面均為一頁，每件頁號均從1開始，頁號位置標(biāo)在文件材料右側(cè)的下角。外事文件材料，以卷（件）為單位，在每卷（件）文件材料的右上角蓋上有單位名稱、檔號、件號的戳記章，逐項(xiàng)填寫。

（7）填寫卷內(nèi)目錄，歸檔的案卷必須填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄可打印或用鋼筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。

每個案卷組成以后，都要填寫備考表，對文件材料的完整、準(zhǔn)確的程度，損壞缺少情況加以說明，案卷內(nèi)文件材料需要變更、修改時，由檔案管理人員隨時在備考表上注明。

（8）外事處要進(jìn)行歸檔的鑒定工作，按規(guī)定提出每個案卷（件）內(nèi)部文件的保管期限和密級意見，經(jīng)外事處主管領(lǐng)導(dǎo)同院綜合檔案室協(xié)商后確定。

6、歸檔驗(yàn)收

（1）移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面驗(yàn)收，凡不符合要求者，檔案部門應(yīng)拒絕接收，要求限期改正。

（2）移交時填寫移交目錄，移交目錄一式二份，雙方各執(zhí)一份備查（3）外事檔案在次年3月底前歸檔。

二 外事檔案的管理

1、分類編號

（1）按《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行分類。

（2）每年所有外事檔案材料按先后順序編流水號，（每年一個流水號）。

2、編目

（1）每卷檔案脊背上貼上注有檔號的標(biāo)簽，標(biāo)簽下沿的位置距離底邊40mm。

（2）打印外事檔案目錄，按歸檔部門及先后順序，以案卷（件）為對象填寫。

（3）認(rèn)真登記外事檔案分類目錄。

3、排架、保管（1）按檔號順序排架。

（2）按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。

4、鑒定和銷毀

按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。

三 外事檔案的開發(fā)利用

1、大力開發(fā)利用外事檔案，為提高本院教學(xué)、科研水平及社會效益和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

2、借閱

按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。

3、咨詢服務(wù)、指導(dǎo)交流

（1）指導(dǎo)利用者使用各種檢索工具，回答利用者提出的問題。（2）了解和掌握本單位外事活動狀態(tài)，定期編制外事檔案匯編和編輯參考資料，積極為利用者提供服務(wù)。（3）結(jié)合本單位管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，創(chuàng)造條件，逐步應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行外事檔案檢索，提高開發(fā)利用外事檔案的能力。

四 外事檔案工作崗位責(zé)任制

1、分管外事工作的院領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

（1）組織學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及有關(guān)檔案工作的方針政策，把外事檔案工作列入分管工作計劃中。

（2）定期檢查和研究解決外事檔案工作中存在的實(shí)際問題。

2、與外事活動有業(yè)務(wù)聯(lián)系的各部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

（1）重視和健全有關(guān)的管理制度，確保外事檔案工作全面納入本部門工作之中，并認(rèn)真執(zhí)行。

（2）按本部門外事業(yè)務(wù)活動的程序、形式、積累收集外事文件材料，在工作結(jié)束后，將材料匯集、檢查，送院綜合檔案室歸檔。

3、學(xué)院外事處領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

（1）制定和健全外事工作管理制度，確保外事文件材料的形成積累，將外事檔案工作納入外事管理之中，并監(jiān)督與外事活動有業(yè)務(wù)聯(lián)系的各部門執(zhí)行。

（2）指導(dǎo)本部門兼職檔案人員的工作，關(guān)心其工作條件的改善和工作素質(zhì)的提高。

（3）指導(dǎo)、監(jiān)督按外事活動的程序，將整個活動中形成積累的外事材料整理組卷（件），按期向本院檔案管理部門移交。

（4）指導(dǎo)外事檔案的鑒定工作。

4、外事辦公室兼職檔案員職責(zé)

（1）在部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，做好外事檔案材料的平時積累工作。

（2）會同部門領(lǐng)導(dǎo)，檢查與外事活動有關(guān)單位交來的外事文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，經(jīng)檢查合格后再辦理移交手續(xù)。（3）將收集、積累的外事文件材料。整理組卷（件）、裝訂，做到組卷（件）合理、編目清楚、標(biāo)題準(zhǔn)確、裝訂整齊、并及時向院綜合檔案室歸檔。

（4）完成學(xué)院檔案部門委托辦理的其他有關(guān)任務(wù)。

5、學(xué)院檔案部門職責(zé)

（1）根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)，制定本院外事檔案工作的各項(xiàng)管理制度。

（2）監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、協(xié)助外事部門做好外事文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作，檢查驗(yàn)收外事檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（3）負(fù)責(zé)外事檔案的接收、保管、組織鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務(wù)工作。

（4）積極開發(fā)利用外事檔案資源，充分發(fā)揮其作用。（5）遵守國家有關(guān)法規(guī)，保證外事檔案的安全。

五 外事類檔案歸檔范圍和保管期限表

綜 合

序號 類 目 名 稱 保管期限

長期 短期 長期 永久 長期 1 上級關(guān)于外事工作的文件材料（1）針對本院的需要長期貫徹執(zhí)行的（2）需要短期貫徹執(zhí)行的 本院外事工作規(guī)章制度、計劃、總結(jié)、簡報等 3 本院外事工作統(tǒng)計報表 4 本院外事工作會議材料

出 國

序號 類 目 名 稱 保管期限

長期 短期 長期 長期 長期 長期 長期 長期 長期 長期 1 上級對出國人員的有關(guān)文件材料（1）需要長期貫徹執(zhí)行的（2）需要短期貫徹執(zhí)行的 2 參加國際學(xué)術(shù)會議論文等材料 3 投寄國外的學(xué)術(shù)論文 4 出國人員考察、訪問材料 5 出國講學(xué)、研究人員有關(guān)材料 出國進(jìn)修、留學(xué)取得學(xué)位及研究成果論文和各類證書（影印件）7 本院教職工自費(fèi)留學(xué)、因私出國探親申請報告及批準(zhǔn)材料 8 本院選派出國與回國留學(xué)人員情況統(tǒng)計表及調(diào)查表 9 本院參加國際比賽、競賽材料

來 校

序號 1 2 3 4 5

類 目 名 稱

上級邀請、聘請外籍人士的計劃、批復(fù)和來往函件 外國黨政官員、各界人士來院參觀訪問的文件材料 外籍教師、專家、學(xué)者及友好人士來院講學(xué)的講稿、教材等材料

來院進(jìn)修、短期培訓(xùn)研究的外籍人士有關(guān)材料 國際比賽、競賽

國際合作與會議

保管期限 長期 長期 永久 長期 長期

序號 1 2 3 4 5 6

類 目 名 稱

中外合作院際交流協(xié)議、合同、項(xiàng)目紀(jì)要材料、備忘錄

本院完成的國際合作項(xiàng)目、成果等材料 合作項(xiàng)目中國外單位完成項(xiàng)目、成果等材料 授予外籍人員名譽(yù)稱號的材料 雙方互贈的禮品、紀(jì)念品 國際會議的有關(guān)材料

外國留學(xué)生工作

保管期限 永久 永久 長期 永久 長期 長期

序號 1 2 3 4 5 6 7 錄取審批材料

類 目 名 稱

學(xué)籍登記表、學(xué)籍卡片 教學(xué)計劃、大綱、安排 學(xué)習(xí)情況、成績及評語 學(xué)位論文及學(xué)位證書復(fù)印件 學(xué)生名冊

學(xué)生去向及有關(guān)材料

保管期限 永久 永久 長期 永久 長期 永久 長期

第二篇：合肥學(xué)院聲像載體類檔案工作規(guī)范

合肥學(xué)院聲像載體類檔案工作規(guī)范

為了提高我院聲像載體檔案（以下簡稱聲像檔案）工作的質(zhì)量和管理水平，有效地為學(xué)院工作服務(wù)，充分發(fā)揮聲像檔案在教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，并為考核聲像檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，中共中央宣傳部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》的通知（有關(guān)聲像檔案部門），及原國家教委頒布《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際情況，特制訂本規(guī)范。

一 聲像檔案的收集和歸檔

1、確定聲像檔案歸檔范圍的原則

（1）歸檔學(xué)院各項(xiàng)活動中形成的、或校外單位形成的與本院有關(guān)的聲像載體材料，必須對學(xué)院和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用。

（2）歸檔的聲像載體材料必須反映聲像制作活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（3）歸檔的聲像載體材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持聲像載體與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的自然聯(lián)系，注意其成套性特點(diǎn)。

2、歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)

（1）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個方面，具體范圍見附件一《合肥學(xué)院聲像載體類檔案歸檔范圍和保管期限表》。

（2）歸檔的重點(diǎn)是本院各項(xiàng)活動中直接形成的聲像載體材料，尤其是聲像載體材料的原件。

3、不歸檔的文件材料

（1）不能反映本院工作、活動的聲像材料；

（2）音響、畫面嚴(yán)重失真、內(nèi)容殘缺無使用價值的聲像材料；（3）重份聲像材料。

4、形成積累（1）宣傳部、電教中心和其它聲像材料形成部門，均為立卷單位，分工歸口立卷。

（2）立卷單位聲像項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、編導(dǎo)和其他制作人員，要按分工認(rèn)真作好制作記錄，整個工作結(jié)束后，按歸檔要求向本單位兼職檔案員移送全套案本。

（3）各單位兼職檔案員對收集上來的聲像載體材料，按規(guī)定程序進(jìn)行系統(tǒng)整理后向檔案部門移交。

5、整理組卷（1）立卷原則

根據(jù)聲像文件材料形成規(guī)律和多種載體的特點(diǎn)，分類組成保管單位。對單位聲像載體材料，要附以文字說明，對同一載體多項(xiàng)內(nèi)容的，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法，對同一內(nèi)容、多載體合成的檔案，應(yīng)注明參見號，既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內(nèi)容的聲像材料具有獨(dú)立的使用性。

（2）立卷分類

1）按介質(zhì)分為紙質(zhì)文件材料和聲像載體材料。

2）紙質(zhì)文件材料指綜合管理工作文件材料和制作項(xiàng)目的文件材料。

3）聲像載體材料按類型分為照片、錄音制品、錄像制品、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等。

4）同一類型的聲像載體材料又可按幅面尺寸再細(xì)分。（3）立卷分工

1）綜合管理材料由院宣傳部、電教中心等部門立卷歸檔。2）制作項(xiàng)目文件材料和聲像制品，由制作項(xiàng)目單位或個人立卷歸檔。

3）兩個以上單位共同制作的，由主辦單位立卷歸檔。4）外單位制作的反映本院活動的聲像載體材料，由檔案部門負(fù)責(zé)征集或委托負(fù)責(zé)收集。

（4）歸檔材料的整理 1）檢查歸檔的材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、配套、音響、畫面是否清楚，對有局部劃傷、斷裂者，應(yīng)及時修補(bǔ)、粘結(jié)，發(fā)霉、發(fā)潮的，要及時沖淡、風(fēng)干。

2）根據(jù)聲像載體材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于查考利用的原則，結(jié)合內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體類型、尺幅，進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位。

3）照片及底片要有文字說明（包括內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、人物和制作者），其他載體形式要有相應(yīng)的文字材料，包括完成原本、定稿本、長度、時間、內(nèi)容簡介、色彩、密級、制作單位和人員等。

4）聲像制作材料和聲像制品的檔號要與文字材料的檔號互相照應(yīng)，互記參見號。

5）聲像制品的裝具，一般應(yīng)使用現(xiàn)有裝具。經(jīng)制作后的單件聲像制品和照片，可用符合規(guī)范的專門的盒、冊、封套裝載。

6、歸檔驗(yàn)收

（1）聲像材料形成部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)向院檔案部門辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄一式二份，各執(zhí)一份備查。

（2）歸檔的聲像載體的文字材料，必須符合本規(guī)范的案卷質(zhì)量要求。

（3）綜合管理材料檔案時間一般為次年4月份以前。聲像載體材料在完成制作后3個月內(nèi)歸檔。

二 聲像檔案的管理

1、分類編號

（1）按《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引，給出檢索分類號。

（2）根據(jù)聲像檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)、不同載體，編制用于檔號的二級類目（載體）代號簡表。

（3）聲像類檔案檔號=號+聲像檔案分類型號+保管單位號 模式如下：

保管單位依不同載體而定，可以是卷、冊、盒、盤，也可以是張、件。保管單位號依載體代號（代碼）流水。用聲像檔案形成的自然。

2、編目

（1）檔案部門對接收的聲像檔案在裝具脊背上填寫檔號，也可另行在底邊20毫米處貼上注有檔號的標(biāo)簽。

（2）登錄聲像檔案目錄，按不同載體檔號先后順序，以保管單位為對象填寫，并注明相應(yīng)的參見號。

（3）按照GB3792.5－85《非書資料著錄規(guī)則》編制題名，案卷級聲像檔案和資料著錄卡，作為手工檢索和計算機(jī)采集卡使用。

（4）為方便查閱檔案，應(yīng)編制各種案卷目錄和專題目錄。

3、將編制的聲像檔案和資料著錄卡數(shù)據(jù)存貯到計算機(jī)的數(shù)據(jù)庫中，在本院的信息系統(tǒng)建立后，按要求與之聯(lián)網(wǎng)。

4、排架、保管

（1）按照不同類型、不同規(guī)格聲像載體分別編制的檔號排架。（2）照片庫房保持溫度15~25℃，濕度55~65%。其他聲像檔案的保管，應(yīng)做到恒溫、恒濕、清潔，溫度宜18~24℃，相對濕度宜35~45%，要有專用的設(shè)備和必要的保護(hù)措施，要避開30奧斯特以上的磁場。

（3）每年定期檢查庫房的“八防”（防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜）情況。定時記錄庫房溫、濕度，保護(hù)庫房整潔。（4）每兩年對庫存檔案進(jìn)行一次全面核對檢查，寫出檢查總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

（5）照片、底片要定期檢查，有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，要及時進(jìn)行清洗和技術(shù)處理。

（6）錄像帶、錄音帶、影片等使用完畢后應(yīng)及時倒帶，并馬上入盒，以防止污染。要定期進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)變形斷裂、磁場脫落等現(xiàn)象，應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)救。

（7）聲像檔案的保管期限與相應(yīng)文字材料的保管期限一致。需長期、永久保管的聲像材料，在保管一定時間后，應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制。

（8）母帶（片）與復(fù)制帶（片）保管方法一致。母帶（片）必須專柜保管，并特別標(biāo)明。

5、鑒定與銷毀

按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。在銷毀方式上，應(yīng)注意按不同的銷毀方式，如洗掉、去磁等。

6、統(tǒng)計

按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。

三 聲像檔案的開發(fā)利用

1、檢索工具的編制

由于聲像檔案按載體類型、尺幅、依檔號順序分類排架，因此，在檢索工具上應(yīng)比一般的紙質(zhì)文件材料有更高要求。

（1）按載體制成材料和載體規(guī)格編制載體檢索目錄。（2）按《合肥學(xué)院聲像載體類檔案歸檔范圍和保管期限表》編制主題檢索目錄。

（3）按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》編制專業(yè)學(xué)科分類檢索目錄。

（4）編制檢索到題名、內(nèi)容的著錄卡片，全面標(biāo)引聲像制作、載體及內(nèi)容。

2、借閱

（1）檔案部門在適當(dāng)條件下應(yīng)設(shè)立審片室（聽音室），提供檢索 工具，為利用者查找、閱鑒聲像檔案創(chuàng)造條件。

（2）建立借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權(quán)限、期限、對象、觀看人次、數(shù)量、手續(xù)等。若需借出、抄錄、復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（3）檔案借閱或歸還時，由利用者和檔案部門共同進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，并在檔案借閱登記簿上登記，對借出的檔案，檔案部門定期催還，需續(xù)借者應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。對過期不還者，應(yīng)停止其借閱并給予經(jīng)濟(jì)處罰。

如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)寫書面報告，經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)人簽署意見后，根據(jù)不同情況進(jìn)行處理。

（4）對調(diào)出及離、退休人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案，沒有檔案部門簽字，人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。長期出國人員在出國前應(yīng)及時向檔案部門清退檔案材料。

（5）對需經(jīng)常查閱、不涉及保密的檔案材料應(yīng)復(fù)制。

3、咨詢服務(wù)、指導(dǎo)交流

（1）指導(dǎo)利用者使用各種檢索工具，回答利用者提出的問題。（2）根據(jù)工作需要和條件可能，選擇若干重點(diǎn)聲像檔案的題名，主動介紹有關(guān)部門，進(jìn)行定期跟蹤服務(wù)。

（3）了解與本院有關(guān)的動態(tài)，積極開拓服務(wù)。（4）服務(wù)方式：可復(fù)制、征訂、出售等。

（5）學(xué)院要結(jié)合現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行聲像檔案的檢索、匯編等，提高開發(fā)利用檔案的能力。

四 聲像檔案工作人員崗位責(zé)任制

1、學(xué)院分管聲像檔案部門的院領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

（1）應(yīng)加強(qiáng)全院聲像檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督，把聲像檔案形成部門工作納入學(xué)院聲像工作發(fā)展規(guī)劃，并列入學(xué)院聲像工作議事日程，定期加以研究。

（2）關(guān)心聲像檔案的建設(shè)與發(fā)展，使聲像檔案工作能與學(xué)院各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

2、學(xué)院聲像檔案形成部門負(fù)責(zé)人職責(zé)

（1）貫徹執(zhí)行上級有關(guān)聲像檔案工作的指示、規(guī)定，把聲像檔案工作納入本部門和有關(guān)人員的崗位職責(zé)，并認(rèn)真組織實(shí)施。

（2）對本院各部門聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作進(jìn)行檢查、督促，確保聲像檔案材料的完整、準(zhǔn)確。

（3）積極做好聲像檔案的七防（防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防高溫、防鼠）工作。

3、各聲像部門科技人員職責(zé)

（1）各聲像工作部門及負(fù)責(zé)聲像工作的科技人員在每項(xiàng)工作完成后，立即將聲像材料和文字簡介整理好，向本部門兼職檔案人員歸檔。

（2）填好聲像材料歸檔的有關(guān)表格，辦完移交手續(xù)。

4、學(xué)院檔案部門職責(zé)

（1）院綜合檔案室的負(fù)責(zé)人定期或不定期的對校聲像檔案形成部門的相應(yīng)工作進(jìn)行檢查、督促、指導(dǎo)。

（2）對聲像材料部門兼職檔案人員的提出的疑難問題，應(yīng)及時與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)研究解決。

（3）關(guān)心檔案人員的學(xué)習(xí)、工作等情況。

5、聲像檔案形成部門兼職檔案人員職責(zé)

（1）在部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，監(jiān)督、指導(dǎo)、協(xié)助科技人員做好聲像檔案的平時積累工作，接收本部門人員交來的聲像材料，并檢查是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，組卷是否符合要求。

（2）將已收集的案卷，于次年4月底以前向檔案部門辦理移交。（3）完成學(xué)院檔案部門委托辦理的其他任務(wù)。

附件一：

合肥學(xué)院聲像載體類歸檔范圍和保管期限表

SX11 綜合（黨政群團(tuán)）

序號 1 2 3 4 5 6 7 8 9

類目名稱

本院領(lǐng)導(dǎo)的活動材料（參加國內(nèi)會議、座談、探望等）

本院各類重大會議（黨代會、工代會、教代會、團(tuán)代會、學(xué)代會等）

本院校慶等重大紀(jì)念、慶祝活動材料 中央、省市及上級黨政領(lǐng)導(dǎo)來院視察等材料 省級以上代表團(tuán)、兄弟院校代表來院活動材料 本院機(jī)構(gòu)成立的活動材料 本院民主黨派重大活動的材料 本院重大宣傳活動材料 本院社團(tuán)活動的材料

保管期限 長 期

長 期

長 期 長 期 長 期 長 期 長 期 長 期 長 期

SX12

教學(xué)

序號 1 2 3 4 5 6

類目名稱

本院開學(xué)、畢業(yè)典禮活動場面及學(xué)士論文答辯活動材料

本院教授、專家，國內(nèi)知名專家、教授，外籍教師授課場面

本院學(xué)生業(yè)余生活、課外閱讀、參加各科競賽、演講等活動場面及評比先進(jìn)材料 本院畢業(yè)生（含成人教育）照片 本院體育運(yùn)動會材料 本院學(xué)生軍事訓(xùn)練活動場面

保管期限 長 期

長 期

長 期

長 期 長 期 長 期 7 本院教學(xué)活動獲獎的獎狀照片 長 期

SX13 科學(xué)研究

序號 1 2 3 4

類目名稱

本院舉辦的國際性、全國性和省級學(xué)術(shù)活動及本院學(xué)術(shù)年會等活動材料

本院教職工在重大科研課題研究過程中及鑒定活動中形成的材料

本院科研獲獎項(xiàng)目成果獎狀照片 本院科學(xué)研究評優(yōu)活動等照片

保管期限 長 期

長 期

長 期 長 期

SX14 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)

序號 1 2

類目名稱

院屬企業(yè)試制生產(chǎn)或正式投入生產(chǎn)的產(chǎn)品聲像材料 產(chǎn)品發(fā)布會及產(chǎn)品使用情況等聲像材料

保管期限 長 期 長 期

SX15 基本建設(shè)

序號 1 2 3 4

類目名稱

本院建校初期的照片（含院門、教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)室等）本院重大工程的基地原貌、建設(shè)過程及竣工驗(yàn)收的聲像材料

本院重大項(xiàng)目開工典禮、奠基、落成材料 本院各實(shí)踐實(shí)習(xí)基地建設(shè)的聲像材料

保管期限 長 期 長 期

長 期 長 期

SX16 儀器設(shè)備

序號 1

類目名稱

本院大型儀器設(shè)備聲像材料

保管期限 長 期

SX17 出版

序號 1

類目名稱

本院出版物有關(guān)聲像材料

保管期限 長 期

SX18 外事

序號 1 2 3 4

類目名稱

國外知名人士、學(xué)者、在外校友來際講學(xué)、參觀、訪問、交流材料

與國外大專院校建立校際關(guān)系簽訂協(xié)議聲像材料 在我院召開的重要學(xué)術(shù)會議聲像材料

本院人員在國外考察、講學(xué)、合作研究的聲像材料

保管期限 長 期

長 期 長 期 長 期

SX19 財會

序號 1

類目名稱

本院在財務(wù)會計工作中形成的聲像材料

保管期限 長 期

合肥學(xué)院

2004.2.27 10

第三篇：教學(xué)類檔案規(guī)范

福建工程學(xué)院教學(xué)類檔案工作規(guī)范

一、教學(xué)檔案工作的基本原則

1．凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案。

2．教學(xué)檔案是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)。

3．教學(xué)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。對教學(xué)檔案中的少數(shù)不屬永久保存的類目，如本科生畢業(yè)論文，實(shí)習(xí)報告等可由系保存，學(xué)校檔案部門按一定的比例擇優(yōu)接收。

4．教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，應(yīng)實(shí)行“三納入”、“四同步”，即納入教學(xué)計劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上報評審材料、教學(xué)考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。

5．各教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確一名分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和配備相應(yīng)專（兼）職檔案人員，統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學(xué)文件材料，并按期向?qū)W校檔案部門辦理移交。

6．努力實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，分散管 理向集中統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變，手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，逐步參與教學(xué)管理，成為教學(xué)管理和教改的參謀部門，成為教學(xué)業(yè)務(wù)工作的信息咨詢部門之一。

7．逐步建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，并納入全校信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。

8．要把教學(xué)檔案工作列入本校教育發(fā)展計劃，在經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備和人員配備等方面給予保證，每年從教學(xué)經(jīng)費(fèi)中給予教學(xué)檔案工作適當(dāng)資助。

二、教學(xué)檔案歸檔范圍的確定 1．確定的原則

（1）歸檔的教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動過程中形成的文件材料，必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用。

（2）歸檔的教學(xué)文件與材料，必須反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動中的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（3）歸檔的教學(xué)文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動的成套性特點(diǎn)。2．歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)

（1）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位工作、畢業(yè)生工作、教材等方面，（具體見附件一）。

（2）歸檔的重點(diǎn)是本校在教學(xué)工作，特別是教學(xué)實(shí)踐各個環(huán)節(jié)活動中形成的不同載體的文件材料。3．不歸檔的文件材料

（1）上級有關(guān)教學(xué)普發(fā)的、不辦的及未定稿的文件。（2）無查考利用價值的事務(wù)性臨時性文件。（3）校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件。（4）重份文件。

（5）與校外單位交換來的材料。

三、教學(xué)文件材料的部門立卷與歸檔流程 1．形成與積累

（1）每年新學(xué)年開始后，由分管檔案工作的校長向各系（部）、部署新學(xué)年工作時，同時向各系（部）辦公室主任、教學(xué)秘書布置形成積累教學(xué)文件材料的任務(wù)。

（2）教務(wù)部門和各系（部）應(yīng)利用學(xué)籍管理軟件對學(xué)生學(xué)籍登記表（卡）逐項(xiàng)進(jìn)行登記，并做好數(shù)據(jù)備份。

（3）系（部）兼職檔案員按文件材料分類表分別積累教學(xué)文件材料，并定期進(jìn)行整理。

（4）檔案室隨時了解、督促、檢查、指導(dǎo)專（兼）職檔案員做好文件材料的積累工作。

（5）歸檔的教學(xué)文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備。

（6）教學(xué)檔案管理文件一般歸檔一份，重要的教學(xué)文件（研究生論文、專著、優(yōu)秀教材等）除原稿外，根據(jù)實(shí)際情況，酌加副本。

2．整理組卷（1）堅持由教學(xué)文件材料形成部門立卷歸檔的原則，由各系（部）或教學(xué)管理部門的專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)將積累的文件材料向檔案部門歸檔。

（2）根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的原則進(jìn)行組卷。原則上相同內(nèi)容的文件材料組成一卷便于利用，同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量多時可分別組成若干卷，每卷不超過200頁。也可以根據(jù)文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，對問題單一，文件較少者按不同內(nèi)容分別組成薄卷。

（3）在不影響卷內(nèi)文件自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系的前提下，同一內(nèi)容的文件按永久、長期、短期分別組卷。

（4）卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后的要求排列。

（5）卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線或不銹鋼釘裝訂，對破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。

（6）凡是文件材料未注明標(biāo)題的應(yīng)加制封面，注明題名、責(zé)任者、時間。

（7）各種材料大小均為A4型紙張大小，圖件按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式，圖名、圖簽折在外面。

（8）文中密不可分的插圖、照片應(yīng)貼入文字材料內(nèi)；附圖冊、表冊、照片應(yīng)貼上標(biāo)簽，填寫件號及檔號附在文字材料之后共同組成保管單位。其他載體材料可專柜保管，但需填寫與文字材料卷一致的檔號。（9）透明圖紙用縫紉機(jī)打圖邊，并貼上標(biāo)簽，填寫張?zhí)柤芭c文字報告一致的檔號。

（10）按順序編排頁號，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的右下角。以件為單位，應(yīng)在每項(xiàng)文件上端加蓋歸檔章，并逐項(xiàng)填寫。

（11）填寫卷內(nèi)目錄及備考表。

（12）凡教師業(yè)務(wù)檔案中規(guī)定的內(nèi)容已分別歸入其他類檔案的，如專著、論文已歸入出版類，科研成果已歸入科研類，應(yīng)在卷內(nèi)目錄中注明相應(yīng)類目的檔號。

（13）文件形成部門提出每個案卷的密級并會同檔案室確定。（14）填寫案卷封面各欄目，標(biāo)題要簡短、準(zhǔn)確。3．歸檔驗(yàn)收

（1）移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全、排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切，凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補(bǔ)交。

（2）移交時填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（3）教學(xué)綜合管理文件次年6月底前歸檔，其他各類材料完成一個培養(yǎng)周期（即一屆學(xué)生從就學(xué)到畢業(yè)）當(dāng)年寒假前一次性歸檔。

四、教學(xué)檔案的管理 1．分類編號

（1）按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》進(jìn)行分類標(biāo)引，給出檢索分類號。（2）根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)。編制用于組成檔號的二級類目代號簡表。

（3）教學(xué)類檔案檔號=號+教學(xué)檔案分類號+案卷號 案卷號按最下位類目流水。

屬于教學(xué)管理內(nèi)容的采用自然。其余可采用教學(xué)。涉及學(xué)籍問題的，可采用畢業(yè)（“屆”）。

2．編目

（1）每卷檔案脊背上填寫檔號，也可另行貼上注有檔號的標(biāo)簽，標(biāo)簽下沿的位置距離底邊40毫米處。

（2）按檔號順序，以案卷為對象填寫。

（3）編制各種分類目錄和專題目錄，積累到一定程度后，打印匯編出版。

（4）必須將編制的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)與本系統(tǒng)的信息庫聯(lián)網(wǎng)。

3．排架、保管（1）按檔號順序排架。

（2）保管要求按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第9條執(zhí)行。

（3）與文件材料配套的特殊載體記錄的教學(xué)檔案，按《聲像載體檔案工作規(guī)范》有關(guān)條款處理。

4．檔案的補(bǔ)充與修改

（1）各系（部）隨時將收集到的教學(xué)文件材料經(jīng)整理后向檔案 室補(bǔ)充歸檔，檔案室負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的人員應(yīng)及時將補(bǔ)充材料插入卷內(nèi)相應(yīng)的位置，并在卷內(nèi)目錄、帳本上補(bǔ)充填寫。

（2）凡已歸檔的文件材料需要修改時，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得修改任何文件材料。

五、教學(xué)檔案工作崗位責(zé)任制 1．教學(xué)管理部門領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)

（1）制訂和健全有關(guān)管理制度，切實(shí)做到把教學(xué)檔案全面納入教學(xué)管理之中，并監(jiān)督各部門執(zhí)行。

（2）加強(qiáng)與學(xué)校檔案部門聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作，保證教學(xué)檔案質(zhì)量。

（3）對本部門管理干部和專（兼）職教學(xué)檔案員提出具體要求，并幫助他們解決一些實(shí)際困難。

2．各部門專（兼）職教學(xué)檔案人員職責(zé)（1）做好本單位教學(xué)文件材料的形成積累工作。

（2）將收集、積累的文件材料整理組卷裝訂，做到組卷合理，編目清楚，標(biāo)題準(zhǔn)確，裝訂整齊，并及時向?qū)W校檔案室移交。

（3）做好存放在本部門的教學(xué)檔案的組卷、分類、編目、登記、保管、利用等工作。

3．教研室主任的職責(zé)

（1）負(fù)責(zé)收集教研室的典型教案，集體備課記錄、試題、試卷等向所在部門專（兼）職檔案員移交。

（2）督促教師移交各種業(yè)務(wù)檔案。附件一：

福建工程學(xué)院教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表

教務(wù)處：

綜

合科

序 號

類

目

名

稱

保管期限

上級教育部門下達(dá)的指令性及指導(dǎo)性文件 30 年 2 學(xué)校有關(guān)教學(xué)工作的請示和上級的批復(fù)、函件

永 久 3 和以上的工作計劃、總結(jié)和教學(xué)管理制度 永 久

教務(wù)管理科 序 號

類

目

名

稱

保管期限

畢業(yè)生花名冊 永 久 2 學(xué)校學(xué)位委員會授予本科學(xué)位審批文件材料 永 久 3 學(xué)生學(xué)籍變更的文件材料（留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、保留或取消學(xué)生入學(xué)資格）

3.1 關(guān)于學(xué)生學(xué)籍變更的通知 30 年 3.2 學(xué)籍變更的申請報告、審批材料 30 年 4 學(xué)生申請轉(zhuǎn)專業(yè)的請示、批復(fù) 30 年 5 更正畢業(yè)生電子注冊信息的報告 永 久 6 準(zhǔn)予學(xué)生畢業(yè)的通知等相關(guān)文件材料

永 久 7 同意結(jié)業(yè)學(xué)生換發(fā)畢業(yè)證書的通知

永 久 8 關(guān)于補(bǔ)辦畢業(yè)證明書的文件材料

8.1 補(bǔ)辦畢業(yè)證明書的存底材料

永 久 8.2 補(bǔ)辦畢業(yè)證明書的申請、審批材料

永 久

實(shí)踐管理科 序 號

類

目

名

稱

保管期限

上級對實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的通知、批復(fù)

永 久 2 國家級、省級、校級實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心建設(shè)、申報材料 30 年 3 學(xué)校基礎(chǔ)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目預(yù)算的申請、調(diào)整報告年 4 學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃、建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施、驗(yàn)收的通知、報告 30 年 5 高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計數(shù)據(jù) 30 年 6 上級對學(xué)科競賽的表彰文件 永 久 7 學(xué)校優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計（論文）表彰文件 永 久 8 實(shí)習(xí)基地協(xié)議書 30 年

教學(xué)研究科 序 號

類

目

名

稱

保管期限

人才培養(yǎng)計劃方面的指示、規(guī)定、辦法 永 久 2 教學(xué)改革文件（各級各類教改立項(xiàng)、精品課、教學(xué)團(tuán)隊(duì)、綜合班改革等）年 3 文化素質(zhì)教育材料年 4 各級優(yōu)秀教學(xué)評獎文件 4.1 教學(xué)優(yōu)秀獎評審結(jié)果的文件材料 永 久 4.2 教學(xué)新秀獎評審結(jié)果的文件材料 永 久 4.3 教學(xué)名師獎評審結(jié)果的文件材料

永 久 4.4 教學(xué)成果獎評審結(jié)果的文件材料

永 久 4.5 優(yōu)秀教材獎評審結(jié)果的文件材料 永 久 5 教學(xué)工作委員會會議紀(jì)要 永 久 6 上級對本校學(xué)科建設(shè)、專業(yè)設(shè)置、學(xué)位授予專業(yè)等的通知、批復(fù) 永 久 7 新專業(yè)籌建、申報及建設(shè)的文件材料 永 久 8 增列授予學(xué)士學(xué)位專業(yè)的請示、批復(fù) 30 年

招生辦公室

序 號

類

目

名

稱

保管期限

學(xué)校招生工作一般性通知 10 年 2 學(xué)校有關(guān)招生錄取工作的政策性、制度性文件 30 年 3 學(xué)校招生計劃、招生簡章、招生專業(yè)簡介 30 年 4 新生錄取花名冊 永 久

教材管理中心 序 號

類

目

名

稱

保管期限

本校主編、自編的教材 30年 各系（部）各專業(yè)使用教材目錄

30年 3 教材樣書

10年

各系（部）： 序 號

類

目

名

稱

保管期限

1、日常工作中形成的文件材料

1．1工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度

永 久 1．2系部人事任免職的通知 永 久 1、3系部表彰先進(jìn)集體、先進(jìn)個人的決定

永 久 1、4財務(wù)工作報告 30 年 1、5崗位聘任、教學(xué)管理方面通知、決定 30 年 1、6系部成立、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組組成人員名單 永 久 1、7迎新工作、畢業(yè)生工作的安排通知 10 年 1、8校慶、校友工作的文件材料 10 年

2、教學(xué)工作 2、2學(xué)生處分的報告、決定 10年 2.2.1受到警告(不含)以上處分的 永 久 2.2.2受到警告處分的 30年 2、3 教學(xué)管理方面的通知、決定 30 年 2、4自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書及習(xí)題集

30年

3、系（部）教代會、工代會材料 3、1請示、通知、議程、決議、總結(jié)、主席團(tuán)、代表名單、工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、候選人情況介紹、討論通過的文件、選舉結(jié)果和上次批復(fù)

永 久 3．2 提案及辦理情況，會議簡報，會議記錄、紀(jì)要、照片、光盤 永 久 3.3 籌備工作、選舉過程中形成的文件、小組會議記錄等文件材料 30 年 3.4 討論未通過的文件 10 年 附件二：

福建工程學(xué)院系級教學(xué)檔案歸檔范圍

一、綜合類

1.上級教育主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件。

2.關(guān)于教育改革培養(yǎng)目錄，培養(yǎng)規(guī)格，專業(yè)和課程設(shè)置及學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法等。

3.學(xué)校規(guī)劃實(shí)施計劃、教學(xué)要點(diǎn)，有關(guān)教學(xué)會議記錄、調(diào)研報告、簡報等。4.學(xué)校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例以及有關(guān)教學(xué)工作的文件。5.有關(guān)招生分配的各種制度、規(guī)定、辦法、條例以及有關(guān)招生計劃分配表及文件。

6.各系及專業(yè)簡介，以及招生分配情況介紹。7.學(xué)校簡介，以及招生廣告。8.系級教學(xué)工作總結(jié)。

9.教學(xué)經(jīng)費(fèi)申請報告，各門課程教學(xué)資助金申請表、實(shí)際經(jīng)費(fèi)預(yù)算及結(jié)算材料等。

10.有關(guān)教學(xué)工作的統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料。

二、教學(xué)管理類

1.教師教學(xué)工作規(guī)程、教學(xué)工作評估材料。2.教師工作量核算辦法，教師開課情況。

3.教師教學(xué)任務(wù)安排，有關(guān)教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、評估、總結(jié)及聽課記錄。

4.師資培訓(xùn)計劃、考核、總結(jié)、出國進(jìn)修等有關(guān)材料。

5.學(xué)生學(xué)籍管理材料，其中包括學(xué)籍卡、學(xué)生登記表、成績冊。6.學(xué)籍變更材料（升、留級、休、轉(zhuǎn)、復(fù)、退學(xué)等）。

7.學(xué)生獎懲材料（獎學(xué)金優(yōu)秀學(xué)生、先生班級、學(xué)生處分材料）。8.重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)論證、申報、評審材料。9.招生計劃、招生簡章、招生工作總結(jié)等。10.課程安排表，教學(xué)運(yùn)行表，學(xué)年校歷。

11.畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查材料，包括對畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查的計劃、總結(jié)調(diào)查表，使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量評審意見 12.各類培訓(xùn)班、進(jìn)修班的文件材料。

三、教學(xué)業(yè)務(wù)類

1.課程教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)及要求。

2.課程建設(shè)、規(guī)則、實(shí)施方案、課程設(shè)置一覽表。3.主干課程目錄。

4.培養(yǎng)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃方案、總結(jié)等。

5.教材建設(shè)、教師自編、主編教材、教學(xué)指導(dǎo)書、習(xí)題集和解題及使用教材目錄。

6.優(yōu)秀教師講學(xué)的典型教案、教模、標(biāo)本、幻燈片、錄音、錄音帶及重要備課筆記等。

7.各類優(yōu)秀學(xué)生典型的作業(yè)本、筆記本、在校期間發(fā)表的論文。

8.教學(xué)實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)總結(jié)、實(shí)習(xí)講義，實(shí)習(xí)結(jié)果鑒定材料、有代表性的實(shí)習(xí)報告。

9.實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作情況（可根據(jù)規(guī)范具體化）。10.考試試卷。

11.畢業(yè)設(shè)計（論文）及評審意見。

四、教學(xué)研究類

1.獲校級以上的教學(xué)成果類的申報材料及獎狀。

2.獲校級以上的教學(xué)質(zhì)量獎、優(yōu)秀教材類的申報材料及獎狀。3.獲校級以上的優(yōu)秀集體獎、教書育人獎的申報材料及獎狀。4.專業(yè)設(shè)置改造、修訂目錄。5.教學(xué)工作改革動態(tài)。6.教師教學(xué)研究論文。

注：教學(xué)檔案的歸檔按照校檔案室歸檔要求，各單位需歸檔的教學(xué)檔案由各系檔案員負(fù)責(zé)收集、整理后向檔案室移交。每年的學(xué)籍檔案由各系教務(wù)員核對整理，按當(dāng)年畢業(yè)專業(yè)裝訂成冊，經(jīng)系領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后向檔案室移交。

第四篇：外事類稿件

韓國韓瑞大學(xué)總長一行訪問我院

10月16日，韓國韓瑞大學(xué)總長咸基善博士等一行5人來我院訪問。省教育廳外事處處長耿尊芳，院黨委書記陶登松，院黨委副書記、院長蔡敬民在南艷湖校區(qū)行政樓熱情接見了總長一行。院長辦公室副主任劉樟樹、院黨委宣傳部部長邵一江、教務(wù)處副處長魏朱寶、外事處副處長吳克以及中文系主任詹向紅、中文系“2+2”項(xiàng)目負(fù)責(zé)人張發(fā)清老師等陪同會見

交流會上，陶登松書記代表學(xué)院對咸基善總長一行來訪表示熱烈歡迎。陶書記說，我院與韓瑞大學(xué)合作交流多年，為中韓合作交流培養(yǎng)了一批人才，今后我們要進(jìn)一步加強(qiáng)合作交流，不斷提高合作交流水平和成效。緊接著，蔡敬民院長向來賓們介紹了我院的發(fā)展情況，并指出，我院十分重視與韓瑞大學(xué)的交流合作，在“2+2”合作項(xiàng)目方面取得了較好的成效。我們要認(rèn)真總結(jié)這方面的做法和經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)雙方的溝通和交流，進(jìn)一步提高合作辦學(xué)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量。

會上，咸基善總長對我院的熱情接見表示感謝。他說道，韓瑞大學(xué)和我院的交流合作已有十年的歷史，兩校之間建立了深厚的友誼，在這期間培養(yǎng)了許多優(yōu)秀人才，他希望兩校之間的合作交流不斷發(fā)展。

耿尊芳處長在交流會上表示，合肥學(xué)院的國際化程度不斷提高，與韓國、德國等國家的多所高校都建立了合作關(guān)系，她希望以我院為龍頭，帶動安徽其他高校的對外合作與交流。談到我院與韓瑞大學(xué)的“2+2”合作項(xiàng)目時，耿處長指出，兩校在交流合作上還可以拓展到科研等領(lǐng)域。

會后，來賓參觀了我院正在建設(shè)施工的圖書館和體育館。

柬埔寨青年干部考察團(tuán)來電子系駐廬陽區(qū)安慶路街道服務(wù)點(diǎn)考

察

11月23日下午，柬埔寨奉辛比克黨青年協(xié)會主席、內(nèi)閣辦公廳副國務(wù)秘書謝塞率該黨青年干部考察團(tuán)一行六人，在中聯(lián)部副部長宋祖德、省市外辦有關(guān)同志陪同下來到廬陽區(qū)，重點(diǎn)就基層黨團(tuán)組織建設(shè)和社區(qū)青年工作開展情況進(jìn)行參觀考察。團(tuán)市委書記吳婭娟、安慶路街道黨工委書記朱華軍、辦事處主任孫強(qiáng)、團(tuán)區(qū)委副書記楊治等熱情接待了考察團(tuán)。我院電子系學(xué)生會主席李浩帶領(lǐng)電子系、外語系共15名志愿者參與了此次考察活動。

考察團(tuán)一行在聽取街道負(fù)責(zé)人關(guān)于黨團(tuán)組織建設(shè)、社區(qū)青年工作經(jīng)驗(yàn)介紹后，通過視頻和PPT的形式了解了我院電子系青年志愿者在社區(qū)開展的“假日托管學(xué)校”、“四進(jìn)社區(qū)”、“公益課堂”等活動情況。鮮明的活動特色、良好的社會效益、切實(shí)的活動效果贏得了與會人員的熱烈掌聲。考察中，志愿者們與考察團(tuán)一行愉悅交流。謝塞對志愿者們說道：“看到你們優(yōu)秀的表現(xiàn)和燦爛的笑容我很高興，你們是中國的希望與支撐”。據(jù)悉，電子系已從2005年起就在安慶路街道設(shè)置青年志愿者長期服務(wù)點(diǎn)，圍繞學(xué)院“地方性、應(yīng)用型、國際化”的辦學(xué)定位，以“假日托管學(xué)校”、“四進(jìn)社區(qū)”、“公益課堂”等為平臺，結(jié)合社區(qū)實(shí)際與民眾需求，創(chuàng)新志愿者服務(wù)思路，保持與社區(qū)常年的動態(tài)服務(wù)關(guān)系，取得了很好的社會效益。目前，電子系已與廬陽團(tuán)區(qū)委、安慶路街道黨工委、團(tuán)工委建立了長期的聯(lián)絡(luò)關(guān)系。

德國下薩克森州文化部客人來我院訪問

12月8日，德國下薩克森州文化部一行六人來我院訪問，院長蔡敬民在院黃山路校區(qū)行政樓三樓會議室親切接見了來賓。宣傳部部長邵一江、教務(wù)處處長魏朱寶、外事處副處長吳克以及化工系主任邵國泉陪同接見。

會議伊始，蔡敬民院長代表學(xué)院對下州朋友的到來表示熱烈歡迎。蔡院長說，1985年，安徽省與德國下薩克森州簽 署合作共建協(xié)議，合肥學(xué)院作為中德省州友好文化交流項(xiàng)目，成為德國下州在中國援建的2所應(yīng)用科學(xué)大學(xué)之一。25年來，雙方積極開展交流與合作，我院借鑒德國應(yīng)用科學(xué)大學(xué)先進(jìn)的教育理念培養(yǎng)本土化的人才，進(jìn)行了一系列的教育教學(xué)改革，取得了良好的效果，成為中德教育合作歷史中的一個重要成果。在德方的幫助下，我院探索出一條符合自身實(shí)際的應(yīng)用型高校發(fā)展之路，為安徽與德國的合作提供服務(wù)，為地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供了很好的幫助，得到中央、省部領(lǐng)導(dǎo)和主管部門的充分肯定。2005年和2008年，德國下薩克森州州長武爾夫先生兩次訪問我院，并種下友誼樹。2009年安徽省省長王三運(yùn)同志訪問德國下薩克森州，掀開省州合作和校際合作新的一頁。作為安徽省對德國合作的重要窗口，“中國安徽—德國中心”也建在我院，目前發(fā)揮了很重要的作用。

隨后，來賓逐一進(jìn)行了自我介紹，并就“雙元制”教學(xué)模式、職業(yè)高中師資再培訓(xùn)等相關(guān)事宜同我院進(jìn)行了商榷,重點(diǎn)討論了職業(yè)技術(shù)教育師資匱乏及培訓(xùn)問題。漢諾威中國中心主席戈德克博士在講話中表示，他對于安徽有著特殊的感情，自25年前首次帶隊(duì)來中國考察，選定合作學(xué)校，25年的歷史證明當(dāng)初的選擇是正確，雙方的合作是成功的,希望能夠繼續(xù)加強(qiáng)合作，共同進(jìn)步。

蔡院長在聽取了德方的提議后，表示合肥學(xué)院作為中德合作重點(diǎn)項(xiàng)目愿意參與職業(yè)師資培訓(xùn)項(xiàng)目合作。

韓國韓南大學(xué)對外協(xié)力處長一行訪問我院

12月11日，蔡敬民院長會見了韓南大學(xué)代表團(tuán)一行，并就進(jìn)一步加強(qiáng)雙方的合作，保證合作的質(zhì)量等一系列問題做了進(jìn)一步的溝通，取得了滿意的結(jié)果。此次代表團(tuán)由韓國韓南大學(xué)對外協(xié)力處處長李秉哲、國際交流院隊(duì)長金元培等組成。

另悉，隨后，院外事處副處長吳克主持了中韓交流會，雙方就“2+2”合作項(xiàng)目有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行了具體商談。我院韓籍教授、韓南大學(xué)閔泳大夫婦，院教務(wù)處杜奕智副處長，外事處辦公室主任賈峰，中文系主任詹向紅、黨總支書記周運(yùn)良、中文系“2+2”項(xiàng)目負(fù)責(zé)人張發(fā)清老師等出席了交流會。

交流會上，外事處副處長吳克首先代表我院對李秉哲處長一行表示熱烈歡迎。吳克說，相關(guān)省市領(lǐng)導(dǎo)高度重視中韓“2+2”合作項(xiàng)目，在宣傳、招生方面給予了很多支持。此次兩校合作項(xiàng)目的開展也是對促進(jìn)中韓友誼和文化交流做貢獻(xiàn)。韓南大學(xué)對韓語能力要求很高，希望韓南大學(xué)繼續(xù)派遣教授來我院，指導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，以保證合作的質(zhì)量。

接著，中文系主任詹向紅就雙方“2+2”合作項(xiàng)目實(shí)施中的六個具體事項(xiàng)進(jìn)行說明。希望雙方能夠繼續(xù)互派老師任教和進(jìn)修，并熱誠希望韓南大學(xué)繼續(xù)派遣韓語專業(yè)的老師，為學(xué)生的留學(xué)打下語言基礎(chǔ)。也建議合作雙方經(jīng)常開展語言教學(xué)研討會，2009年在我院舉行的韓語交流研討會效果很好。

隨后，韓國韓南大學(xué)對外協(xié)力處處長李秉哲表示，為了保證留學(xué)韓國的學(xué)生的韓語水平，韓南大學(xué)明年將派遣一名水平較高的語言教師來合肥學(xué)院任教，同時，明年9月份將邀請我院派遣老師前往韓南大學(xué)任教和進(jìn)修。最后，他表示，韓南大學(xué)所在地大田，可謂是韓國的“硅谷”，歡迎我院學(xué)生能到韓南大學(xué)攻讀碩士和博士學(xué)位。

之后，雙方就留學(xué)生人數(shù)、住宿管理、專業(yè)學(xué)科以及拓寬合作范圍等問題進(jìn)行了探討，并達(dá)成了初步共識。下午，韓南大學(xué)代表團(tuán)一行與我院中國語言文學(xué)系以及計算機(jī)科學(xué)與技術(shù)系中韓班的學(xué)生進(jìn)行了見面會，兩系學(xué)生也就自己關(guān)心的學(xué)位、學(xué)費(fèi)與住宿等問題進(jìn)行了咨詢。

韓國漢拿大學(xué)客人來我院訪問

年前，韓國漢拿大學(xué)梁萬基所長、高碩庸教授來我院訪問，院長蔡敬民在黃山路校區(qū)與來訪客人舉行了會談。會談中，雙方就協(xié)議續(xù)簽、“2+2”項(xiàng)目拓展、留學(xué)生語言教學(xué)等事宜進(jìn)行了溝通，并取得了滿意結(jié)果。陪同會見的有院辦副主任劉樟樹、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部部長邵一江、教務(wù)處處長魏朱寶、外事處副處長吳克、計科系主任袁暋、中文系主任詹向紅、旅游系主任刁宗廣等。

座談會上，蔡院長對近年來雙方合作辦學(xué)情況進(jìn)行了總結(jié)性講話，認(rèn)為雙方自合作辦學(xué)以來取得了一系列可喜的成果，希望在以后的合作中，雙方能共同完善人才培養(yǎng)方案，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。蔡院長還向來賓贈送了一份報道國家領(lǐng)導(dǎo)人李長春為韓國漢拿大學(xué)孔子學(xué)院揭牌的《人民日報》。梁所長和高教授在講話中說，與合肥學(xué)院進(jìn)行合作辦學(xué)是漢拿大學(xué)國際教育交流的重要內(nèi)容，漢拿大學(xué)一直很重視與合肥學(xué)院的交流與合作。此次來訪是受金總長之托而來，金總長感謝蔡院長對漢拿大學(xué)的關(guān)心與支持。在與合肥學(xué)院的合作辦學(xué)中，漢拿大學(xué)取得了很好的成就，得到了政府較多較好的評價，這與合肥學(xué)院的支持是分不開的。希望雙方能進(jìn)一步加強(qiáng)合作，力爭將合作事宜做得更好。同時，他們還對漢拿大學(xué)專業(yè)設(shè)置以及“2+2”，“1.5+1.5”合作辦學(xué)談了自己的看法。

在聽取了梁所長和高教授的講話后，蔡院長表示，合肥學(xué)院愿意與漢拿大學(xué)延長合作協(xié)議，并表示雙方今后的合作應(yīng)該更加注重質(zhì)量。接著，教務(wù)處、外事處、各系部負(fù)責(zé)人紛紛談了自己對雙方合作辦學(xué)的看法。指出韓方留學(xué)生目前在我院整體表現(xiàn)良好，希望韓方能在留學(xué)生派出前做好漢語培訓(xùn)工作，在擴(kuò)大數(shù)量的同時注重質(zhì)量的提高，要求留學(xué)生要遵守中國的法律法規(guī)及我院的校紀(jì)校規(guī)，力爭在雙方合作辦學(xué)路上走的更好、更遠(yuǎn)。

松柏常青 友好再續(xù)

德國奧斯納布呂克市市長再次訪問我院

2008年，德國奧納斯布呂克市市長鮑里斯?皮斯托埃烏斯先生在訪問我院期間與合肥市市長吳存榮先生共同種下了象征兩市人民友誼的常青松柏。2010年4月14日，時隔兩年，鮑里斯市長再次率團(tuán)參觀訪問我院，院長蔡敬民親切會見客人。

在參觀我院綜合球類館時，蔡院長向鮑里斯市長介紹了我院承辦“四體會”的具體情況。在各項(xiàng)目比賽場地，蔡院長還向德國客人介紹了綜合球類館承辦的比賽項(xiàng)目及硬件方面的概況。鮑里斯市長在球館內(nèi)饒有興致的拍照留念，并不時向蔡院長詢問綜合球類館的相關(guān)問題。接著，鮑里斯市長一行來到我院南艷湖校區(qū)，在兩年前種下的友誼樹前與我院師生合影留念。看到常青松柏日益壯大繁密，鮑里斯市長很是高興，不停地夸贊，并表示中德之間的交流就要像這顆常青樹一樣，日久彌新，越來越好。隨后鮑里斯市長與在場的我院留德歸國教師和即將赴德國奧納斯布呂克市學(xué)習(xí)的學(xué)生親切交談，他對將赴奧納斯布呂克市的同學(xué)們表示，歡迎他們?nèi)サ聡鴮W(xué)習(xí)，并希望他們能成為中德交流的使者，為中德之間的交流做出貢獻(xiàn)。參觀結(jié)束之際，鮑里斯市長向蔡院長贈送了一份精心準(zhǔn)備的禮物，雙方握手依依惜別.據(jù)悉，此次鮑里斯市長率領(lǐng)德國奧斯納布呂克經(jīng)貿(mào)代表團(tuán)——埃姆斯蘭特工商會訪問合肥市，旨在希望擴(kuò)大2008年的訪問成果，了解中國當(dāng)前市場情況以發(fā)展和建立更多的商貿(mào)業(yè)務(wù)關(guān)系，進(jìn)一步加強(qiáng)兩友好城市間的經(jīng)濟(jì)交流與合作。

德國下薩克森州副州長耶爾格?博德一行訪問合肥學(xué)院

7月4日，德國下薩克森州副州長耶爾格?博德和德國駐華公使李德仁一行五十多人在安徽省外事辦公室副主任項(xiàng)昌明、安徽省教育廳外事處處長耿尊芳的陪同下前來我院進(jìn)行交流訪問。合肥學(xué)院黨委書記陶登松、院長蔡敬民和副院長鄭永紅、陳嘯等在院南艷湖校區(qū)厚德大廈親切會見來賓。我院相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、德語外教及德語專業(yè)的學(xué)生也到場歡迎德國下薩克森州訪問團(tuán)的到來。

下午三時三十分，博德副州長一行走下汽車，就受到我院師生的熱烈歡迎。在院領(lǐng)導(dǎo)的引領(lǐng)下，副州長一行步行走進(jìn)厚德大廈。

三時三十三分，陶登松書記主持了歡迎德國下薩克森州訪問團(tuán)的歡迎儀式。儀式上，蔡敬民院長發(fā)表了熱情洋溢的致辭。他說，德國下薩克森州州議會和州政府高度重視同安徽省的合作，也非常關(guān)心我院的建設(shè)和發(fā)展，先后有幾任州長和議長訪問過合肥學(xué)院，積極推動、大力支持下薩克森州的高校和企業(yè)同合肥學(xué)院開展合作，并種下象征兩國友好的友誼樹。多年來，合肥學(xué)院在師資培訓(xùn)、人才培養(yǎng)和教學(xué)科研等各方面積極開展對德合作交流，借鑒德國應(yīng)用科學(xué)大學(xué)的辦學(xué)理念，探索出一條符合我院實(shí)際的應(yīng)用型高校發(fā)展之路，并利用“中國安徽——德國中心”這個對外合作交流的平臺，積極服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，得到了國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)、國家教育部以及社會各界的高度評價。今后，我院將繼續(xù)加強(qiáng)同德國有關(guān)高校和企業(yè)的合作交流，爭取取得更多的合作成果，為中德友好和地方發(fā)展服務(wù)。

耶爾格?博德副州長在儀式上也發(fā)表了熱情洋溢的講話，他代表下薩克森州前任州長、現(xiàn)任德國總統(tǒng)克里斯蒂安?武爾夫向我院全體師生表示誠摯的問候，并對我院師生的熱情歡迎表示衷心的感謝。他說，合肥學(xué)院作為安徽省對德合作交流的項(xiàng)目單位，與德國下薩克森州有關(guān)高校和企業(yè)密切合作，取得了顯著成績，并在促進(jìn)友好省州、友好城市工作中做出了積極貢獻(xiàn)。他希望兩省州的合作和合肥學(xué)院與下薩克森州高校、企業(yè)的合作，就像武爾夫總統(tǒng)五年前在合肥學(xué)院植下的友誼樹那樣，永遠(yuǎn)常青。耶爾格?博德副州長講話后，還將下薩克森州州徽——奔騰的駿馬贈送給我院，借此祝賀我院建校30周年，并寓意合肥學(xué)院不斷取得成功。

三時五十分，博德副州長與安徽省外辦和我院負(fù)責(zé)人來到中德友誼樹前，為武爾夫總統(tǒng)當(dāng)年親手種植的中德友誼樹紀(jì)念匾揭牌，并提起盛滿中德友誼的希望之水澆灌友誼樹。

揭牌儀式結(jié)束后，德國訪問團(tuán)成員還與合肥學(xué)院的德語專業(yè)學(xué)生進(jìn)行了愉快的交談。四時零五分，博德副州長一行乘車前往安徽省汽車職業(yè)技術(shù)學(xué)院。此次博德副州長一行訪問我院，是德國下薩克森州友好訪問團(tuán)繼前任下薩克森州州長、現(xiàn)任德國總統(tǒng)克里斯蒂安?武爾夫2008年10月率團(tuán)訪問我院以來第三次來到合肥學(xué)院。中德友誼在這里生根發(fā)芽，至今已長成翠翠青松。

第五篇：外事類檔案管理

1.熟悉外事檔案工作的基本原則和歸檔范圍的確定。

2.根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的政策和法規(guī)，制定本單位外事檔案工作的各項(xiàng)管理制度。

3.督促、指導(dǎo)、檢查、協(xié)助外事文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作，做到組卷合理，編目清楚，標(biāo)題準(zhǔn)確，裝訂整齊；檢查驗(yàn)收外事檔案是否完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

4.負(fù)責(zé)外事檔案的接收、保管、組織鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務(wù)工作。

5.積極開發(fā)利用外事檔案資源，充分發(fā)揮其作用。

6.遵守國家有關(guān)法規(guī)，保證外事檔案的安全。