第一篇：檔案整理規范

西安市幼兒園文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定（試行）

第一條

為了進一步加強我市幼兒園檔案管理工作，正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映園所主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據《國家檔案局8號令》制定本規定。

第二條

本規定中幼兒園檔案是指各級各類幼兒園在黨政、園務管理、教學、課題研究、衛生保健等其他各項活動中形成的各種門類和載體的歷史記錄。第三條

幼兒園文件材料歸檔范圍是：

(一)反映本園主要職能活動和基本歷史面貌的，對本園工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；(二)本園工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；(三)本園需要貫徹執行的上級主管部門的重要文件材料；(四)其他對本園工作具有查考價值的文件材料。第四條

幼兒園文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級主管部門的文件材料中，普發性不需本園辦理的文件材料，任免、獎懲非本單位工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等；

（二）本園文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，本園負責人兼任外單位職務形成的與本園無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

（三）不需貫徹執行的文件材料、供參閱的簡報、情況反映；

第五條

凡屬本園歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本園負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第六條

本園各部門按照歸檔范圍，對應歸檔的文件材料，必須收集齊全完整，保持文件之間的歷史聯系，體現文件形成的過程，便于查找利用。

第七條

凡歸檔的文件材料，必須符合國家公文格式標準，做到字跡工整、清晰，嚴禁用鉛筆和圓珠筆書寫。

第八條

永久保管的文書檔案主要包括：

（一）本園制定的工作制度、辦法等文件材料；

（二）本園召開重要會議、舉辦重大活動形成的主要文件材料；

（三）本園職能活動中形成的重要業務文件材料；

（四）本園關于重要問題的請示與上級主管部門的批復、批示，重要的報告、總結等；

（五）本園機構演變、人事任免、綜合統計報表等文件材料；

（六）本園房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；

（七）上級主管部門制發的屬于本幼兒園主管業務的重要文件材料； 第九條

定期保管的文書檔案主要包括：

(一)本園職能活動中形成的一般性業務文件材料；

(二）本園召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；(三）本園人事管理工作形成的一般性文件材料；(四）本園一般性事務管理文件材料；

(五）本園關于一般性問題的請示與上級主管部門的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；(六)上級主管部門制發的屬于本園業務的一般性文件材料；(七)上級主管部門制發的非本園主管業務但要貫徹執行的 文件材料。

第十條

幼兒園對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。

第十一條

幼兒園應歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。

第十二條

幼兒園形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。

第十三條 幼兒園的文書檔案應于次年6月底，業務檔案應于次年9月底移交檔案部門統一管理。第十四條 幼兒園文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第十五條

本規定自頒布之日起施行。

附件：《幼兒園文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》

西安市幼兒園文件材料歸檔范圍和保管期限表

一、文書檔案歸檔范圍和保管期限表

黨支部：

1．本園支委會、支部會議記錄

（永久）

2．成立本園支部的報告、批復、黨支部領導任免職、分工報告、批復

（永久）

3．本園黨員花名冊、黨員及黨組織情況統計報表

（永久）4．本園黨支部關于黨組織建設等工作的請示與上級的批復 重要的（永久）一般的（30年）

5．本園被評為區(縣)級以上先進集體或個人的各種材料

（永久）6．黨員的處分材料

性質嚴重的（永久）性質一般的（30年）

7、發展新黨員名單及主管黨委的批復、意見

（永久）

8、本園黨支部關于黨員思想政治教育工作的文件材料 重要的（永久）一般的（30年）

9、黨員組織關系介紹信及存根

（永久）

10、黨費收據存根、外調介紹信存根

（10年）

11、黨員、教工為黨支部及領導提出的合理化建議、批評意見等

（10年）

12、本園黨組織發展規劃與黨員的談話記錄

（10年）

13、黨員思想、學習、工作匯報小結

（10年）

14、積極分子入黨申請書

（10年）工會

1、本園工會計劃、總結、報告、會議記錄

（永久）

2、本園工會領導任免職務的報告、批復

（永久）

3、教代會文件材料 ⑴通知、工作報告、總結、決議、領導講話、選舉結果批復

（永久）

⑵代表講話、小組記錄、賀信

（10年）

4、工會會員名冊及各種統計表

（永久）

5、上級對本園工會下發的表彰文件、先進事跡材料、登記表等

（永久）

6、工會開展文娛活動及福利待遇等文件材料

（10年）團支部

1、園團支部計劃、總結、會議記錄

（永久）

2、園成立團支部報告、批復

（永久）3．團員名單、統計報表

（永久）4．優秀團員表彰決定、登記表、先進事跡材料

（永久）

5．本園支部領導或團員在上級團委召開的團代會、表彰會上的發言材料

（10年）

6、上級團委針對本園團支部下發的文件材料

重要的（永久）一般的（30年）

7、本園共青團工作活動中形成文件材料

重要的（30年）一般的（10年）

8、團組織批準團員入團的批復、團員登記表、審批表（永久）9．團員組織關系介紹信、團費收繳單據

（10年）辦公室

1、本園園務會、全園教工會議記錄

（永久）

2、本園工作計劃、總結、匯報材料

（永久）

3、本園教職工花名冊、崗位設置、年度報表

（永久）

4、本園成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印章、園址變遷、人員編制、內部機構設置等文件材料

（永久）

5、本園領導干部任免職務的報告、批復

（永久）

6、上級機關制發的屬于本園主管業務的文件材料

重要的（永久）一般的（30年）

7、本園制訂的規章制度、公約、崗位職責（修訂、新增）（永久）

8、本園的歷史沿革、大事記、反映園主要活動剪報

（永久）

9、創建等級園、示范園的批復、通知、申報材料等

（永久）

10、本園的重大活動（園慶、教師節）形成的文字材料

（1）請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話（永久）（2）交流材料、代表發言材料、賀信、來賓簽名等（10年）

11、職稱評定工作會議記錄、專業技術職務申請報表及申報附件材料、上級主管部門的批復

（永久）

12、評選先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料

區、縣級（含）以上表彰、獎勵的（永久）區、縣級以下表彰、獎勵的（30年）

13、本園領導、教工在上級教育主管部門召開的工作經驗交流會上的交流材料、受表彰人員名單、文件等

（永久）

14、本園教職工轉正、定級、調資等材料

（永久）

15、本園教工聘用、聘任、調動的介紹信及存根、工資關系、更改工作時間、離退休職務、撫恤、死亡等文件材料

（永久）

16、教職工日常工作量化考核匯總表

（10年）

17、教職工出勤、學習考勤統計

（10年）

（五）后勤

1．本園后勤工作計劃、總結、報表

（30年）2．本園后勤有關工作計劃、總結

（10年）3．本園每月幼兒伙食支公示單、支出明細表

（10年）4．固定資產管理（登記、統計、核查清算、交接）等文件材料 重要的（永久）一般的（30年）5．本園財產、住房、與外簽訂合同

（1）本園財產、住房、與外簽訂合同

（永久）（2）本園采購的玩教具保質單據

（10年）

6、上級機關制發的屬于本園主管業務的文件材料

重要的（永久）一般的（30年）

二、教學檔案歸檔范圍和保管期限表

（一）教學管理

1、上級行政部門和教育主管部門頒發的教學工作計劃、規定、條例、辦法等指令性、指導性文件

（永久）

2、教學工作計劃、總結、會議記錄

（永久）

3、教研活動計劃、實施方案、總結

（30年）

4、教研計劃、班務計劃、教學大綱、規章制度

（永久）

5、幼兒重大活動計劃、方案、預案、總結

（30年）

6、各種業務活動、安排、辦法、成績匯總表

（30年）

7、家長學校活動材料、家長委員會名單等

（10年）

8、保教、班級月、周及一日活動安排

（10年）

（二）教研成果

1、教研活動情況

（永久）

2、教研課題有關資料、成果

（永久）

3、本園或教師編寫的教材，教學參考資料及其手稿、定稿和印本

（30年）

4、教師自制教學儀器、教具的圖樣和使用說明書等（30年）

5、教學評優、公開課成績、教育教學活動檢查記錄（30年）

（三）教師業務

1．專任教師資格證書

（30年）2．教師培訓、進修情況

（30年）3．教師參加教學活動的經驗材料、論文、證書等

（30年）4．教師觀摩教學教案、評課記錄等

（30年）

（四）幼兒管理

1、幼兒名單、入園情況登記表、離園幼兒登記卡

（10年）

2、特殊兒童教育記錄

（10年）

3、幼兒素質測查、發展情況觀察記錄表

（10年）

4、家長問卷調查表（全園性）

（10年）

5、各班交接班記錄表

（10年）

6、幼兒出勤情況統計

（10年）

三、保健檔案歸檔范圍和保管期限表

1．保健工作計劃、總結、規章制度

（30年）2．幼兒預防接種完成情況

（10年）3．幼兒營養膳食計算表、營養分析材料

（10年）4．幼兒體檢、晨檢記錄表

（10年）5．幼兒身高、視力、牙齒檢查匯總表

（10年）6．班級被褥洗滌晾曬、紫外線消毒記錄

（10年）7．本園保健人員資格證書、體檢證等

（10年）8．本園炊事人員資格證書、全年體檢證

（10年）

四、聲像檔案歸檔范圍和保管期限表

1、記錄本園主要職能活動和重要工作成果的聲像材料（永久）

2、領導人和著名人物參加與本單位有關的重大活動和來訪的聲像材料

（永久）

3、本園組織或參加的外事活動的聲像材料

重要的（永久）一般的（30年）

4、記錄本園重大事件、重大活動的聲像材料

（30年）

5、本園歷屆領導班子成員照片

（永久）

6、本園獲市級以上表彰的各種聲像材料

重要的（永久）一般的（30年）

7、本園拍攝的專題片

重要的（永久）一般的（30年）

五、實物檔案歸檔范圍

1、本園獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等； 重要的（永久）一般的（30年）

2、上級領導、知名人士、有關單位贈送給本園的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等 重要的（永久）一般的（30年）

3、本園對外交往中獲贈的重要紀念品

（永久）

4、本園組織各種重大活動中形成的紀念品

（永久）

5、機構成立以來使用過的牌匾、印章

（永久）

6、其它有保存價值的實物。

重要的（永久）一般的（30年）

第二篇：檔案管理工作規范

檔案管理工作規范

一、工作事項

1、檔案材料收集、鑒別、分類、歸檔、立卷整理工作。

2、檔案查閱工作。

3、檔案轉遞工作。

4、檔案安全、保護、保密工作。

5、檔案整理工作。

6、檔案材料清理、清退工作。

二、工作權限

1、保管好檔案，為有關部門提供檔案資料信息。

2、負責辦理檔案的查閱和轉遞。

3、經分管領導批準，按有關規定要求承辦外借檔案。

4、經分管領導批準，按有關規定要求承辦檔案材料銷毀。

三、工作標準

1、堅持原則、嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事。

2、采取多種形式，全面、及時地做好材料的收集工作，認真、細致地做好鑒別、歸檔、整理工作。

3、遵守保密制度和閱檔規定，嚴格查閱、利用手續，為前來查閱的同志提供優質服務。

4、根據檔案保管、保護的規定，做好檔案的“六防”措施，發現問題及時解決。

四、工作程序

（一）干部人事檔案整理工作程序

1、對收集的材料進行鑒別、編號、歸檔。

2、檔案的整理

①材料分類；②編“類頁號”；③抄寫檔案目錄；④填寫工資變動表；⑤對不符和規定的材料進行技術加工；⑥裝訂；⑦校對；⑧驗收；⑨編寫索引號；⑩放入檔案櫥。

（二）文書檔案整理工作程序

1、材料收集、鑒別、分類。

2、文書檔案材料整理

①編寫頁號；②抄寫卷內目錄；③技術加工；④裝訂；⑤驗收；⑥編寫目錄號、歸檔號；⑦裝入檔案盒；⑧放入檔案櫥。

（三）檔案查、借閱程序

1、查閱人須持單位介紹信或檔案查閱審批表。

2、經檔案管理人員審查并符合規定，辦理閱檔登記。

3、按名單提取檔案。

4、查閱人在閱檔室進行查閱。如果需抄寫檔案內容，須經檔案管理人員同意。

5、因特殊情況需借閱檔案的，由借檔單位寫出申請，經分管局長同意后，辦理有關借閱手續。

6、查、借閱完后，檔案管理人員對所查、借閱的檔案進行審查，確認無誤后，放回原處。

（四）干部人事檔案轉遞工作程序

1、轉入檔案。①因工作調動轉入的檔案，由干部科提供檔案，并辦理交接手續；②新參加工作的大中專畢業生檔案，轉正定級后，由人才市場檔案管理人員轉交局檔案室，辦理交接手續。③填寫轉入檔案登記表；④對轉入的人事檔案，按規定整理后，編寫索引號，放入檔案櫥。

2、轉出檔案。①因工作調動需轉出的干部人事檔案，由干部科提供名單，并在檔案室辦理提檔手續；② 提拔副局（科）級以上職務人員的檔案，按市委組織部提供名單提取檔案，填寫《干部人事檔案轉遞通知單》，連同檔案一并交組織部；③檔案管理人員在索引上用紅筆注明檔案轉出時間、轉往單位；④填寫轉出檔案登記表；⑤檔案回執收到后，貼在存根上，長期保存。

（五）文書檔案轉遞工作程序

根據檔案局的統一安排，經局領導批準，辦理入館事宜。①按要求對入館檔案進行審查、整理；②打印卷內目錄、全宗目錄；③入館文書檔案驗收；④檔案移交；⑤辦理交接手續。

第三篇：檔案歸檔規范

檔案歸檔規范

為使本單位檔案分類清晰，便于查閱，特制定本規范制度。

（一）檔案分類和保存時效

一、黨務工作

二、行政綜合三、經濟工作

四、內務管理

五、非紙質文件

（二）不歸檔文件種類

一、上級來文

1.1上級單位任免、獎懲非本單位工作人員的文件，普發供參閱、不需辦理的文件材料；

1.2上級單位發來供工作參考的抄件； 1.3上級單位征求意見未定稿的文件；

二、本級文件材料 2.1重份文件；

2.2無查考利用價值的事務性、臨時性文件；

2.3未經會議討論，未經領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要文件除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改稿和簽字的最后定稿除外）；

2.4從正式文件上摘錄的供參考的非證明性材料；

2.5無特殊保存價值的信封，一般性表態、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的信函；

2.6單位內部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文、介紹信等；

2.7本單位負責人兼任外單位職務形成與本單位無關的文件材料； 2.8為參考目的從各方面收集的文件材料； 3同級單位和非隸屬單位來文

3.1參加非主管單位召開的不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料； 3.2非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料 4 其他來文

與本單位事務無關只是發文供參考，參閱，知會的文件。

（三）檔案整理流程

按文件分發單位排序：

1.管委會 → 中央 → 省 → 市 → 區。2.黨政 → 黨委 → 政府 → 其他政府部門。

第四篇：檔案管理工作規范

檔案管理工作規范

檔案管理制度

一、為規范國欣總會營銷中心檔案管理，增強檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍，計劃、人事檔案、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、檔案管理由各部門辦公室人員管理負責。

四、相關檔案管理人的職責：保證部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.在檔案資料歸檔期，由檔案負責人分別向各負責人收集應該歸檔的原始資料及相關合同。各主管部門經理應積極配合與支持。

2、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理人負責及時歸檔、整理。

六、資料的分類與歸檔

1.檔案資料的分類依據資料的相關類型執行。

2.公司檔案資料的歸檔應及時準確，確保無損壞丟失

3．檔案管理者必須做到：①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.非經允許不得隨意銷毀。

2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員及相關責任人確認后銷毀。

第五篇：中小學校檔案管理工作規范

中小學校檔案管理工作規范

一、檔案工作的基本原則

（一）學校檔案是指在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

（二）學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，也是評估學校全面建設的重要內容之一。

（三）學校必須按照《山東省中小學檔案管理暫行辦法》管理好本校檔案。本校檔案必須實行集中統一管理，確保完整、準確、安全、便于開發利用。

（四）學校應制定立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學校工作計劃和規劃、納入管理制度、納入各部門的職責范圍和有關人員崗位責任制；在布臵、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時考慮做好檔案工作。

（五）學校應設立綜合檔案室，明確一位校領導分管檔案工作，校內各部門要有一位負責人分管本部門的檔案工作，并配備適當的專（兼）職檔案人員。學校領導要關心檔案人員的思想、工作、生活，不斷提高檔案人員的政治、業務素質。檔案人員應相對穩定。

（六）學校要把檔案工作列入學校發展計劃，在人員、經費、庫房、設備等方面給予保證。

（七）學校檔案工作要逐步從經驗管理向科學管理轉變，采用電子計算機等先進技術管理檔案，大力開發檔案信息資源，滿足教學和各項工作需要。

二、檔案室的主要任務

（一）貫徹執行黨和國家檔案工作的方針、政策和法規，規劃全校檔案工作。

（二）制定本校檔案工作規章制度，監督、指導檢查執行情況。

（三）負責收集、征集、整理、分類、鑒定、保管和統計全校各類檔案及有關資料。

（四）開展檔案的利用工作。

（五）參加信息工作的整體化建設，負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發檔案信息資源。

（六）參加檔案工作協作、學術研究和交流活動。

（七）接受同級檔案部門及上級業務主管部門的監督指導，培訓全校各有關部門兼職檔案工作人員。

（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。

（九）完成學校領導交辦的其他任務。

三、檔案工作的制度建設

（一）綜合性的規章制度，包括各種綜合性的實施辦法、細則和規定。

（二）立卷、單份文件歸檔制度，包括各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

（三）檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設備的管理措施。

（四）檔案的保密、保衛制度，包括檔案的保密、保衛措施和對檔案人員的相應要求。

（五）檔案統計制度，包括統計時間、類別、數量、內容、檢索和利用工作。

（六）利用制度，包括利用手續、方式、要求、批準權限和管理辦法等。

（七）檔案的鑒定制度，包括鑒定原則、范圍、組織、辦法、程序、手續等。

（八）崗位責任制，包括目標、職責、權限、任務、考核、獎懲措施等。

四、檔案人員的素質要求

（一）能認真執行黨和國家方針政策、公正廉潔，嚴守黨和國家機密。

（二）能認真學習檔案專業知識、管理科學知識和其它相關學科知識，工作責任心強，敬業愛崗。

（三）具有一定專業知識并經上崗培訓。

五、檔案的收集

（一）收集范圍

1、學校在教學、科研、管理各項活動中直接形成的對學校和社

會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料。

（1）學校檔案的歸檔范圍共分七大類：黨政、教學、科研、基本建設、儀器設備、會計、特殊載體（含聲像）等。幼兒園還要增加衛生保健類。

（2）國內外與學校有關的各種具有保存價值和其它資料。（3）校內教職員工在其非職務范圍的公務活動中形成的文件材料，可交由學校檔案室作資料保存。

2、建國前本學校的各類檔案。

3、并入本校的單位的檔案資料。

4、上級決定由本校保管的撤銷單位的檔案。

（二）立卷歸檔分工。

1、部門整理立卷歸檔是檔案工作的基本制度和基礎，校內各部門必須分工明確，協同配合。

2、學校領導及各職能部門分管檔案工作的負責人，都應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己的職責范圍，督促有關部門、有關人員認真做好工作。

3、全校性、綜合性的由校長辦公室負責整理歸檔，其余按部門職能分工負責立卷歸檔。

4、整理立卷歸檔涉及多個部門的文件，應由主要職能部門歸口，其他部門形成的亦應相對集中。

（三）歸檔文件和案卷的質量要求。

1、歸檔文件及案卷質量總的要求是：遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管利用。文件材料必須準確反映學校教學、科研和管理活動的真實內容，手續完備，制作和書寫材料應利于長期保存。

（1）黨政類檔案，按“卷”整理的，依問題、時間或重要程度組卷。

按“件”整理歸檔的，可采用—類別（二級類目）—保管期限的方法分類，文件數量少的單位可采用—保管期限的方法分類。

（2）教學、科研、基建、設備等專題性、成套性的檔案，按階段、項目、型號等分別組卷（具體參閱各工作規范）。

（3）特殊載體類，按類別（指實物、照片、錄音、錄像）、內容、項目組合。

2、確定文件材料的保存價值，要根據學校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準確進行判斷：

（1）凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、社會、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管；

（2）凡反映學校一般工作活動，長期對學校和社會有查考利用價值的，列入長期保管；

（3）凡在較短時期內對學校工作有查考價值的，列為短期保管。

3、對上級發來的文電，除少數直接針對本校，并要執行的重要文件，應永久保管外，其余列為短期保管或作資料保管。

4、卷內文件排列，卷內文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號排列）、正文在前，文稿在后。

5、編目：卷內文件材料按排列次序打印卷內文件目錄，并按頁依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁號。單份整理的文件材料按件號順序編制打印歸檔文件目錄。

對文件材料原有題名不能隨意更改和簡化，若原有題名無實質內容或無題名的，要重新擬定并在前后加[

]。沒有責任者、日期的文件，要考證清楚，及時補上。會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規定內容標出與紙質載體、不同聲像載體之間的參見號。

6、填寫備考表應將卷內文件材料立卷情況說明，立卷人、檢查人姓名、時間填上。檢查人應是立卷單位負責人。

7、案卷題名：案卷題名應簡明確切，體式一致。題名須包括責任者、內容、名稱（文種）等。字數不超過50個字。

8、案卷裝訂：案卷裝訂前要去掉卷內文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應復制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計算機打印封面的題名和應填寫的項目。

（四）歸檔時間和手續。

1、黨政部門和按歸檔的部門應在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。

2、教學部門和按教學歸檔的部門應在每學年結束后三個月內，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。

3、科研檔案應在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。教師在公開刊物上發表的論文、出版的專著應在出版后及時歸檔。

4、基建文件材料歸檔工作應與工程建設同步進行，在項目完成通過鑒定驗收時應通知檔案部門參加，工程驗收后三個月內將基建

全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。

5、設備儀器檔案，在設備儀器開箱時，有關部門應通知檔案室參加驗收，安裝調試后一個月內主辦部門應將全部相關材料整理好移交綜合檔案室。

6、會計檔案按由財務部門按要求和規定整理歸檔，在財務部門保管三年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。

7、特殊載體檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材料和文字簡介或實物，在2個月內移交綜合檔案室歸檔。

8、隨時接收上級規定應接收的檔案。

9、接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊，一式二份，交接雙方要簽名蓋章。

六、檔案的整理

（一）劃分全宗

1、檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。

2、建國后學校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗，全宗名稱隨學校名稱變動而改變。

（二）檔案的分類、編號。

1、檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。

2、分類是以全宗為單位，按檔案產生的領域范疇，結合記述的內容性質，對庫存檔案整理、編號、排架。

（三）檔案檢索工具的編制。

1、案卷目錄應根據不同門類檔案的具體情況分編制，做到不出現重復的檔號。

2、從實際出發逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引。

七、檔案的計算機管理

（一）檔案管理應納入學校自動化信息管理網絡，可使用廣東省檔案局推薦的與本規范配套的計算機檔案管理系統，提高開發利用檔案信息資源的能力。

（二）計算機檔案管理系統應用軟件的配臵環境、機種選型要和本單位自動化信息管理網絡一致。最好盡可能選用容量較大，檔次較高的計算機，以保證檔案科學管理的需要和學校教育管理信息

系統聯網要求。

八、檔案的保管

（一）庫房要求。

1、新設臵的庫房應基本符合國家檔案部門的有關規定。原有不合格庫房，應按規范逐步改造。新建校辦公樓或數字樓應考慮檔案庫房的設臵。

2、庫房應有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施。

3、庫房標準溫度為14—24°C，標準相對濕度為45—60%。

（二）庫房應根據工作需要逐步配臵計算機、復印機、抽濕機、空調機、吸塵器等必須的設備。

（三）檔案入庫時應檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。

（四）庫房排架應從左至右，從上至下依分類大綱次序和檔號順序排架，庫房排架應編順序號，各柜、各庫均應有檔案資料存放指引卡和示意圖。

（五）綜合檔案室應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發現問題，及時解決，對破損、褪變檔案要及時修補復制。

九、檔案的鑒定和統計

（一）檔案的鑒定。

1、綜合檔案室應根據本規范并結合國家有關保管期限原則規定，對已到期的檔案進行鑒定。

2、在分管校長領導下，由檔案室和相關部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個或一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經分管校長批準后，方可存毀。

3、銷毀檔案必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽字。

（二）檔案的統計。

1、建立健全統計臺帳并指定專人負責，掌握檔案的接收、整理、利用、移出、銷毀和庫存內各種情況數據，按檔案行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送各種報表。

2、按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統計分析。

3、對統計數字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進措施、建議，并報學校領導審閱。

十、檔案的開發利用

（一）檔案人員要熟悉庫藏，主動為校領導和各部門提供利用服務。

1、要充分發揮各校優勢，加強內外信息的綜合開發利用，發揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務，提高其社會效益和經濟效益。

2、綜合檔案室內應有閱覽室和復印設備，為利用者提供方便。

（二）珍貴檔案應以復制件代替原件提供利用。

（三）建立健全利用手續。

1、凡利用庫藏檔案，均應按規定辦理利用手續，填寫《檔案借閱登記表》，經批準才能給予利用。

2、利用結束后，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》，留檔案室存查。

3、學校檔案一般不外借，特殊情況，經校領導批準后方能借出。對借出的檔案室要定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，并根據不同情況，報學校按規定嚴肅處理。

十一、檔案的編研和學術研究

（一）學校檔案室應加強編研工作，對檔案資料進行研究、整理、編輯。自編或配合有關部門編寫重要參考資料。

1、編研的重要參考資料包括：學校沿革、歷任校領導（含副職）簡介、學校各種基礎數據匯編、年鑒、學校大事記（可與黨辦、校辦合編）、重要檔案史料匯編、重要專題文件匯編（如學生運動、規章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設備等）、重要會議簡介等。

2、檔案室對編纂的各種匯編要注意把關，保證質量。印發前應報有關部分或分管校領導審查。

（二）各學校應積極參加本系統的檔案學術與業務研討活動。