第一篇：社會保險文書檔案整理規(guī)范（模版）

社會保險文書檔案整理規(guī)范

1、范圍

本規(guī)范僅適用于社保板塊各單位文書檔案材料的整理、歸檔。

2、定義

2.1文書檔案 主要是指各單位從事社會保險管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，即法規(guī)性文件和行政性文件。

2.2 歸檔文件材料 各單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2.3 檔案整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.4 件 歸檔文件的整理單位。以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

3、整理原則 每份文件為一件。

4、質(zhì)量要求

4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

5、整理方法 5.1 裝訂

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。

5.1.1歸檔文件以件為單位裝訂。

5.1.2歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后平整，有利于保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身的影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

5.1.3根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。

5.1.4用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

5.1.5永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，采取直角裝訂，文件較厚的，采取“三孔一線”裝訂，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。5.1.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式同上。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以使用不銹鋼訂書釘裝訂。

5.2 分類

5.2.1分類方案的設(shè)置

按“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)或問題”三級分類。保管期限最低一級類目分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。

5.2.2《社會保險文書檔案歸檔范圍與保管期限表》

5.3 排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報表等成套性文件可集中排列。

5.4 編號

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、件號、頁數(shù)六項(xiàng)。

5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2018。

5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

5.4.4 件號：文件的排列順序號。

歸檔文件整理和檔案移交時編制。件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。

5.4.5 機(jī)構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

5.5 編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。

5.5.1.1 件號：填寫部門編件號。

5.5.1.2 檔號：在整理和管理檔案的過程中賦予檔案實(shí)體的一組位置號或存址號，包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、件號。

5.5.1.3文號：文件的發(fā)文字號。

5.5.1.4責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

5.5.1.5題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“〔 〕”號。

5.5.1.6 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20180101。

5.5.1.7 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

5.5.1.8 備注：注釋文件需說明的情況。

5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬為297mm×210mm）。

5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

5.6 裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。

不同年度、不同保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。分機(jī)構(gòu)的情況下不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不得放入一個盒內(nèi)。

5.6.1 檔案盒

5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm 等。

5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)辦公室后按要求編制。

5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

5.6.2 備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

5.7修整

歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。5.7.1歸檔文件已破損的，應(yīng)予以托裱、修復(fù)；字跡模糊或易褪變的，應(yīng)予復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔。

5.7.2歸檔文件應(yīng)去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

5.7.3幅面大于A4的歸檔文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。5.8編頁 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。5.8.1頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。

5.8.2文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以不重編頁碼。

6、歸檔文件整理說明

歸檔文件整理完畢，應(yīng)按年度填寫“年度歸檔文件整理說明”。主要說明分類方案、年度歸檔文件的總數(shù)量、不同保管期限歸檔文件的數(shù)量，該年度歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期。“年度歸檔文件整理說明”一式兩份，填寫完畢后分別放入歸檔文件目錄后和全宗卷中。

整理人 負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

檢查人 負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日 期 歸檔文件整理、檢查的日期。

7、移交

7.1各單位兼職檔案員每年2月底前向社保局辦公室移交上年本部門產(chǎn)生的文書檔案。

7.2各單位交接前要編制本單位當(dāng)次的《文書檔案移交清冊》一式三份（社保局辦公室二份，兼職檔案員留一份），在移交檔案同時將《文書檔案移交清冊》連同部門《文書檔案歸檔目錄》（一份）一并移交社保局辦公室。

8、接收

8.1社保局辦公室設(shè)專人接收檔案，按要求對檔案進(jìn)行驗(yàn)收審核。

8.1.1核對文件材料的件數(shù)及頁數(shù)； 8.1.2檢查文件材料是否齊全、完整；

8.1.3、檢查文件材料的分類、排序、編碼、文件歸檔目錄、整理說明等是否符合規(guī)定要求。

8.1.4經(jīng)審核合格后，履行簽字交接手續(xù)。如經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)檔案質(zhì)量不合格或賬物不符，接收責(zé)任人有權(quán)拒絕接收，填寫《社會保險文書檔案整改通知書》，提出整改意見，退回有關(guān)部門重新整改，在規(guī)定時間內(nèi)填寫《社會保險文書檔案移交清冊》重新交接。

9、排架

9.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

9.2歸檔文件按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）分類，庫房排架時，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。

10、社保文書檔案的保管、利用由社保局辦公室負(fù)責(zé)。

第二篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學(xué)四年在協(xié)助老師工作的過程中，我深切地體會到學(xué)校文書檔案管理的重要性，同時也看到了學(xué)校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談?wù)勎业目捶ā?/p>

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，也是由通用文書轉(zhuǎn)化部分檔案的習(xí)慣稱謂。文書工作是對文件的全部生命周期進(jìn)行處理的一個完整的運(yùn)動過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。文書檔案既是一個單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在文書檔案管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

高校體系機(jī)構(gòu)龐雜，隨著學(xué)校辦學(xué)年限延長，學(xué)校文書檔案的數(shù)量也會越來越多，內(nèi)容也會越來越復(fù)雜。做好學(xué)校文書檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。文書檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，為學(xué)校的各項(xiàng)工作及師生員工服務(wù).在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質(zhì)量，也直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量，做好文書工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ).高校文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學(xué)校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學(xué)校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質(zhì)量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗(yàn)、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實(shí)、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴(kuò)散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問題的主要原因是：大多數(shù)從事文書工作人員檔案意識也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識，不夠重視對文書檔案管理方面的知識的學(xué)習(xí)和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責(zé)任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。高校雖然多數(shù)購買了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機(jī)會調(diào)離的不在少數(shù)。因此多數(shù)高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。

二、提高檔案管理效率的對策

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

（二）調(diào)動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

增強(qiáng)激勵機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵機(jī)制，改變在檔案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（三）加強(qiáng)高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的 普遍應(yīng)用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要?dú)w檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺，建設(shè)一個全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時讓這個系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時俱進(jìn)。

總之，文書檔案管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，作為擔(dān)負(fù)著承上啟下職責(zé)的學(xué)校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關(guān)系。

第三篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級來文。凡上級機(jī)關(guān)對本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應(yīng)歸檔。

（2）本機(jī)關(guān)文件。凡本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。

（3）下級來文。凡下級機(jī)關(guān)報送來的有關(guān)方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。如有關(guān)重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報表等。

（4）平級或非隸屬機(jī)關(guān)來文。平級機(jī)關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。

（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應(yīng)歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價值的事務(wù)件、臨時性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料:（9）下級機(jī)關(guān)送來的不應(yīng)抄報或不必備案的文字材料；(10)上級機(jī)關(guān)任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機(jī)關(guān)送來的征求意見的文件未定稿。

第四篇：文書檔案卷內(nèi)目錄著錄規(guī)范

文書檔案卷內(nèi)目錄著錄規(guī)范（培訓(xùn)材料）

一、正確理解“件”的含義。通常意義上單份文件為一件，著錄為一個條目；但有時為了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，幾份文件在歸檔時裝訂在一起為一件，編目時體現(xiàn)為一條條目。主要有以下幾種：

1、文件的正本與定稿（底稿）一般為一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著錄正本的文件標(biāo)題。但重要文件（如法律法規(guī)等）需保留歷次修改的不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿等），可將正本與歷次稿各為一件，著錄多個條目。

2、正本與附件一般為一件，正文在前，附件在后；只有在附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂時，也可各為一件。

3、原件與復(fù)制件（復(fù)印件）為一件，原件在前，復(fù)制件在后。

4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。

5、來文與復(fù)文（即請示與批復(fù)）為一件，批復(fù)在前，請示在后排列，著錄批復(fù)的文件標(biāo)題，如果經(jīng)過層層轉(zhuǎn)報產(chǎn)生多份的來文和復(fù)文，則可將所有的來文、復(fù)文分別作為一件。

6、報表、名冊、圖冊等按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件，未裝訂的同一式樣的表格，以一定的單位組合，裝訂在一起作為一件。

7、對會議記錄而言，采用活頁形式的可以每次會議記錄為一件著錄，使用記錄本形式的可以一本作為一件著錄，重要部門的會議如常委會書記辦公會、區(qū)長辦公會仍要求一會一條。對工作簡報、會議紀(jì)要、呈閱件等未裝訂成冊而題名又可概括的多份文件，可作為多件，即需逐份著錄，但使用計(jì)算機(jī)時也可只著錄一條。

8、成套的會議材料如召開的全區(qū)性的工作大會，其產(chǎn)生的一整套的會議通知、會議名單、領(lǐng)導(dǎo)講話、日程安排等文件，可按其期限排列各為一件，逐份著錄。

9、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成的文件，若定稿無重要修改手跡或無領(lǐng)導(dǎo)批示的，可將正文與發(fā)文稿頭紙（即簽發(fā)單）為一件著錄，按正文在前，稿頭紙?jiān)诤笈帕校坏ǜ逵兄匾薷牡目勺鞯赘迨褂茫凑５恼摹l(fā)文稿頭紙——底稿排列作一件著錄；有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件一定要及時整理歸檔，才體現(xiàn)檔案的真實(shí)面貌。

10、最后一點(diǎn)，文件上有附有的文件處理單、擬辦單等，可根據(jù)本單位的實(shí)際情況決定歸檔與否。一般來說，帶有領(lǐng)導(dǎo)重要批示的，可與正文一起歸檔作為一件著錄，按文件處理單在前，正文在后排列；若只有某某閱或在領(lǐng)導(dǎo)閱后簡單打勾等記錄的處理單可無須歸檔。

二、卷內(nèi)文件目錄的規(guī)范著錄（抄寫）

福建省檔案局出臺的省標(biāo)《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則》，對卷內(nèi)文件目錄著錄的規(guī)范性作了詳細(xì)的說明。以下所講的規(guī)范性不僅要求在計(jì)算機(jī)錄入時使用，對手工抄寫同樣適用，計(jì)算機(jī)管理是發(fā)展目標(biāo)，卷內(nèi)目錄抄寫規(guī)范，將大大提高以后手工操作改電腦管理的工作效率。

（一）、文件編號。

1、錄入文件編號時要按原文件編號據(jù)實(shí)著錄。其中年份要用4位數(shù)表示，字符“[ ]”置于年份的兩端。使用計(jì)算機(jī)管理的其文件編號中的年份、符號、文件號統(tǒng)一用“半角”。例：閩委[2004]綜023號，存在問題：閩委綜[2004]023號；閩委（2004）綜023號；閩委[2004]23號；閩委[04]綜023號或者閩委綜23號。

2、聯(lián)合發(fā)文或有多個文件編號時，只要著錄主辦機(jī)關(guān)的文件編號。通常是第一責(zé)任者產(chǎn)生的文件編號。

（二）、責(zé)任者。

1、機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或統(tǒng)一規(guī)范的通用簡稱。

根據(jù)原文的責(zé)任者據(jù)實(shí)著錄，用統(tǒng)一規(guī)范的通用簡稱，如著錄：“福州市馬尾區(qū)計(jì)生委或福州市馬尾區(qū)計(jì)生委員會”，其稱呼不統(tǒng)一。特別是本區(qū)屬兩區(qū)合一，文件責(zé)任者通常即有“福州開發(fā)區(qū)”又有“福州市馬尾區(qū)”，著錄時最好能同時著明，不要隨便省略，對于自擬的責(zé)任者，有時受手工抄寫時的紙張等限制，可統(tǒng)一著錄其中常采用的一種，不可時而著錄“福州開發(fā)區(qū)**局”，時而著錄“福州市馬尾區(qū)**局”。

同一責(zé)任者對于特定歷史時期名稱不一樣時，要及時變更，如：區(qū)安辦的文件2004年前責(zé)任者可著“福州開發(fā)區(qū)安辦”，2004年后（包括2004年）因單位名稱變動，其文件責(zé)任者可著“福州開發(fā)區(qū)安監(jiān)局”。

區(qū)委系列如區(qū)委組織部、區(qū)委宣傳部、區(qū)委辦等責(zé)任者要求著錄成規(guī)范性的，如：中共福州市馬尾區(qū)委辦、中共福州市馬尾區(qū)委組織部、中共福州市馬尾區(qū)委宣傳部等，要加上“中共”，并且“福州市馬尾區(qū)”或“福州開發(fā)區(qū)”不可省，跨省時要著明“福建省”，不能籠統(tǒng)著錄“區(qū)委辦、區(qū)委組織部”等，著明區(qū)域，以免今后計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)使用時造成混亂。

2、個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄對檔案負(fù)有責(zé)任的職務(wù)、職稱或其他身份，用“（）”表示。如：一份盧展工同志的講話，在責(zé)任項(xiàng)可著錄：盧展工（中共福建省委書記）

3、聯(lián)合行文的責(zé)任者，盡量多著錄，使用計(jì)算機(jī)著錄，責(zé)任項(xiàng)可允許著錄25個漢字，手工抄寫時受紙張限制可選擇，但列于首位的責(zé)任者應(yīng)著錄，立檔單位（即組卷的本單位）本身是責(zé)任者的也必須著錄，其他省略的責(zé)任者用“[等]”表示，兩個責(zé)任者之間用“；”表示。如：中共福州開發(fā)區(qū)委辦；福州開發(fā)區(qū)管政辦[等]

4、文件上無署名，但可考證其責(zé)任者的，在考證內(nèi)容兩端加上“[ ]”。如考證其文件出自區(qū)委辦綜合科，可在責(zé)任項(xiàng)上著：[中共福州開發(fā)區(qū)委辦綜合科]。有時對考證出的責(zé)任者仍有疑慮，依據(jù)不足時，在其責(zé)任者后加“？”，如[中共福州開發(fā)區(qū)委辦綜合科？]。無法考證其責(zé)任者的按原文著錄，原文無責(zé)任者的可無須著錄。

5、有些文件不規(guī)范，蓋章與署名不統(tǒng)一，如某局文件署名某局綜合科發(fā)文，蓋的卻是某局的章，其文件責(zé)任者應(yīng)以文件的印章為準(zhǔn)，責(zé)任者應(yīng)著明“***局”。

（三）、題名。

1、使用計(jì)算機(jī)著錄，題名項(xiàng)可允許著錄80個漢字，著錄題名中要注意標(biāo)點(diǎn)符號和數(shù)字用全角形式。所有數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字，但對專用名稱則要按原文進(jìn)行著錄，如：“第二幼兒園”不得錄成“第2幼兒園”，“三中全會”不得錄成“3中全會”。

２、原文件的題名要據(jù)實(shí)著錄，不要任意省略。如有些文件題名“中共福州開發(fā)區(qū)委福州開發(fā)區(qū)管委會關(guān)于開展……的通知”,“關(guān)于”之前的冒頭不能省。

3、必要時可加著錄副題名，并在副題名之前加“：”，不用原副題名的破折號。如：共同創(chuàng)造和平繁榮的美好未來：2005年新年賀詞

4、文件題名過于冗長，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節(jié)略內(nèi)容用“…”表示。一般情況下，很少有題名超過字段所要求的80個漢字，這點(diǎn)較少采用。

5、文件題名中出現(xiàn)“你省”、“你區(qū)”、“你部”等字樣時，應(yīng)據(jù)實(shí)著錄并要加上具體的區(qū)域或名稱，加上的部份用“[ ]”表示。如：關(guān)于你局[福州市馬尾區(qū)民政局]…的通知

6、原文件沒有題名或原題名不能反映文件內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫，并在擬寫的題名兩端加上“[ ]”。原文件有題名的，新擬寫的題名附于原題名之后，如超過字段長度80個字的，可省略原題名。如：函[福州市馬尾區(qū)農(nóng)村發(fā)展局關(guān)于同意撥款的函]

7、可以在字段長度之內(nèi)，盡量多著錄原題名中未提及的其他人名，并在增加的兩端加“[ ]”表示。如：題名“關(guān)于表彰全省***[***、***、***]計(jì)劃生育先進(jìn)的通知”，“關(guān)于***[***、***、***]等同志職務(wù)任免的通知”，盡量把本區(qū)或本單位有關(guān)同志的名字著錄出來，便于日后查找利用。

8、一本的會議記錄本錄一條，題名可注明什么部門、什么性質(zhì)的會議記錄，并注明記錄本第一次會議和最后一次會議的時間。如：“福州開發(fā)區(qū)、馬尾區(qū)委**局局務(wù)會議記錄（2003、5、21——2005、8、14）”，此會議記錄本可放在截止的2005歸檔。

9、著錄對象是多件文件時，使用計(jì)算機(jī)管理時可著錄一條，文件題名在擬寫時應(yīng)保留第一件文件題名的主要部分，加上能概括其余文件中心內(nèi)容及形式特征的部分，并在題名未尾著錄“（共*件）”的說明字樣。如簡報信息可著錄：馬尾工作信息（1——20期）（共18件）；手工抄寫時最好逐件著錄。

（四）、文件時間。

1、文件時間由8位數(shù)字組成，第1——4位表示，5——6表示月份，7——8位表示日期，按文件形成時間據(jù)實(shí)著錄，如：20050412

2、特殊的多份文件只著錄一條目錄時，如簡報，期刊，會議記錄等，著錄最早文件形成的時間。也可著錄最早和最遲形成的文件時間，中間用減號字符“-”分隔，如：20030105-20040530

3、無文件時間的可無需著錄，原文件時間缺省或字跡不清部分以“0”補(bǔ)。如：文件時間只有2月，沒有年和日，可著錄為：00000200；文件時間為1989年，沒有月和日，可著錄成：19890000

4、明知文件時間有誤或有疑義時仍照原文件著錄，使用計(jì)算機(jī)管理的，可在時間附注項(xiàng)中注明考證出的文件時間。若考證出的時間根據(jù)不足時，在其后加“?”字符，如：19570509？若考證后仍考證不出的部分用圖形字符“□”（用全角）代之，如：195001□2這里不能用19500102表示。

（五）、頁號。著錄這份文件首頁所在的當(dāng)前頁號，使用計(jì)算機(jī)著錄時要求字段長度4位，手工抄寫不要求。

第五篇：文書檔案收集整理歸檔規(guī)范（最終版）

文書檔案收集整理歸檔規(guī)范 范圍

本規(guī)范對公司文書檔案的定義、歸檔范圍、歸檔要求和整理歸檔程序等作了明確的規(guī)定和要求。本規(guī)范適用于集團(tuán)公司所有文書檔案的管理。2 文書檔案的歸檔范圍

2.1 文件材料的歸檔范圍

反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司具有利用價值及憑證價值的文件材料；其他對公司發(fā)展具有查考價值的文件資料。2.2 文件材料的不歸檔范圍

其他單位所發(fā)的不需本公司辦理的文件材料（如其他單位所發(fā)的供本公司參閱的簡報、抄閱件等）；公司形成的無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性的文件資料；一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；其他與本公司無關(guān)的文件材料。2.3 各部門檔案的歸檔范圍 2.3.1綜合辦

a)公司章程文件：公司章程，公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算文件等； b)股東會文件：股東會議記錄、股東會議通知、股東出缺席會議記錄、股東名冊、股東印章等； c)董事會文件：董事就任書、董事會議記錄、總裁（副）、總經(jīng)理發(fā)文、批復(fù)、業(yè)務(wù)執(zhí)行文件等； d)財年總計(jì)劃、重要契約、訴訟文件、公司知識產(chǎn)權(quán)資料、公司歷史沿革及重大事件記錄等； e)重要會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議記錄等； f)總經(jīng)辦日常工作文件：簽呈、督辦記錄、來訪接待記錄等； g)其他具有保存價值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力資源戰(zhàn)略、人力資源工作績效目標(biāo)、人力資源政策和管理制度、薪酬福利制度、獎懲制度、績效管理制度等；

2.3.1.2 人事業(yè)務(wù)具體文件：公司職員花名冊、職員工資、人事檔案、考核資料、招聘文件、招聘考試題目匯集、聘用通知書、勞動合同、晉升資料、任免文件等；

2.3.1.3 人力資源部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

營銷部

a)銷售管理策略和規(guī)劃、行銷計(jì)劃與銷售目標(biāo)、市場及行業(yè)銷售分析、銷售預(yù)測、銷售渠道的規(guī)劃和建設(shè)、產(chǎn)品生命周期管理作業(yè)、定價政策文件等；

b)經(jīng)銷合同、客戶名單、客戶訂單和客戶投訴受理文件、產(chǎn)品物流服務(wù)體系文件等； c)銷售部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

成本部

a)公司采購策略及績效目標(biāo)、采購計(jì)劃、采購成本控制目標(biāo)、新產(chǎn)品物料采購計(jì)劃、各類采購合同（設(shè)備、包裝材料、食品原材料）、進(jìn)貨渠道文件等；

b)供應(yīng)商資料、詢比價資料、供應(yīng)商品質(zhì)管理策略和行動計(jì)劃、新供應(yīng)商的開發(fā)和認(rèn)證計(jì)劃、供應(yīng)商評審和業(yè)績考核、供應(yīng)商采購價格的維護(hù)和應(yīng)付賬款的審核等； c)采購部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

工程技術(shù)部

2.3.1.4 審計(jì)報告、審計(jì)作業(yè)流程、審計(jì)規(guī)劃等；

2.3.1.5 財務(wù)審計(jì)、績效審計(jì)、紀(jì)檢督察工作、專項(xiàng)審計(jì)相關(guān)文件等； 2.3.1.6 投訴、舉報方面的相關(guān)資料；

2.3.1.7 審計(jì)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

文書檔案收集整理歸檔規(guī)范

1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 財務(wù)部

a)會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計(jì)憑證。b)會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿，其他會計(jì)賬薄；

c)財務(wù)報告類：月度、季度、財務(wù)報告，包括會計(jì)報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告； d)其他類：財務(wù)預(yù)算、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料； e)財務(wù)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

前期開發(fā)部

a)公司質(zhì)量方針與產(chǎn)品安全目標(biāo)、質(zhì)量體系與食品安全體系、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和品質(zhì)規(guī)劃、質(zhì)量工作統(tǒng)計(jì)年報等；

b)各項(xiàng)質(zhì)量管理活動產(chǎn)生的報告與記錄，如品質(zhì)稽查報告、原始質(zhì)量記錄、質(zhì)量改進(jìn)方案、質(zhì)量改進(jìn)效果評估等；

c)產(chǎn)品質(zhì)量事故相關(guān)文件，如質(zhì)量事故調(diào)查報告等；

d)質(zhì)量管理部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

設(shè)計(jì)部

a)公司產(chǎn)品配方資料及其相關(guān)資料等；

b)公司產(chǎn)品研發(fā)規(guī)劃、研發(fā)流程、研發(fā)建議、研發(fā)目標(biāo)、研發(fā)技術(shù)報告相關(guān)文件等；

c)產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品技術(shù)改進(jìn)、產(chǎn)品成本控制、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報告、產(chǎn)品質(zhì)量危機(jī)預(yù)案等； d)各類生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品標(biāo)簽、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)備案、政府項(xiàng)目申報文件等；

e)新產(chǎn)品立項(xiàng)資料、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研究開發(fā)記錄、技術(shù)報告、檢測報告、重要實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)及結(jié)果、工藝設(shè)計(jì)圖等；

f)研發(fā)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

市場部

a)品牌建設(shè)、行業(yè)發(fā)展趨勢、競品信息、消費(fèi)者需求文件等；

b)新品開發(fā)規(guī)劃、舊品改良規(guī)劃、產(chǎn)品生命周期管理、日常產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)、各品項(xiàng)毛利率評估文件等 c)各品牌媒介費(fèi)用預(yù)算、媒體談判、媒體投放評估、媒體發(fā)布文件等； d)廣告創(chuàng)意評估、廣告制作、各類促銷活動相關(guān)文件等；

e)各品類廣宣品、贈品、陳列工具的開發(fā)設(shè)計(jì)、制作改良及管理相關(guān)文件等； f)市場部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

信息流程部

a)流程管理體系與發(fā)展規(guī)劃、流程管理目標(biāo)、流程優(yōu)化專項(xiàng)工作相關(guān)文件等； b)公司IT 發(fā)展規(guī)劃、IT工作目標(biāo)、IT項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)文件等； c)公司受控文件等；

d)信息流程部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

制造部

a)公司制造工作規(guī)劃與目標(biāo)、公司安全生產(chǎn)體系、改進(jìn)與完善制造流程工作文件等； b)技術(shù)革新和改造工作（含設(shè)備和IE）及相關(guān)專案項(xiàng)目管理工作相關(guān)文件等 c)制造部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

各基地品質(zhì)管理部

a)產(chǎn)品質(zhì)量事故調(diào)查報告、公司質(zhì)量工作統(tǒng)計(jì)年報、本公司制定并頒發(fā)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(非受控文件)、公司頒發(fā)的質(zhì)量工作規(guī)定、辦法(非受控文件)等； b)基地關(guān)于技術(shù)、環(huán)保、計(jì)量管理的各項(xiàng)規(guī)定等；

c)本部門工作計(jì)劃、總結(jié)，重要的請示、批復(fù)，一般技術(shù)工作通知等； d)基地檢測設(shè)備類、其它計(jì)量（能源計(jì)量除外）類檔案的收集、整理； e)基地品質(zhì)管理部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料；

2/5

文書檔案收集整理歸檔規(guī)范 各基地生產(chǎn)計(jì)劃部

本部門工作規(guī)劃、總結(jié)，基地生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)年報，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況匯總表，生產(chǎn)計(jì)劃指標(biāo)等；

重要的請示與批復(fù)、有關(guān)生產(chǎn)管理的通知、生產(chǎn)的組織與調(diào)度文件、專案審計(jì)材料（調(diào)查、旁證、公證、結(jié)論）、物資報廢審批表等；

關(guān)于物資管理的規(guī)定、制度、辦法(非受控文件)，上級頒發(fā)的需本部門執(zhí)行的文件等； 貨物進(jìn)口證明書（進(jìn)口設(shè)備）、進(jìn)口檢驗(yàn)單（進(jìn)口設(shè)備）等；

各基地生產(chǎn)計(jì)劃部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價值的文件材料； 各基地工程部

2.3.1.8 基建檔案和設(shè)備儀器檔案具體參見《基建、設(shè)備儀器檔案收集整理歸檔規(guī)范》、《設(shè)備檔案管理流程》。

2.3.1.9 各基地工程部日常工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，如公司機(jī)械設(shè)備統(tǒng)計(jì)報表、本部門工作規(guī)劃、總結(jié)、重大工程施工方案的審批、請示、批復(fù)等； 2.3.1.10 日常基建檔案。

2.3.1.11 生產(chǎn)設(shè)備類、能源計(jì)量類檔案。

i.購置、引進(jìn)設(shè)備儀器的申請報告、批復(fù)、合同、協(xié)議、來往信函、圖紙和招標(biāo)、報關(guān)等； ii.設(shè)備儀器的隨機(jī)資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗(yàn)收單、安裝圖、原理圖、附件圖、電子文件、使用維護(hù)說明書等；

iii.設(shè)備儀器安裝調(diào)試運(yùn)行記錄和檢測報告等； iv.設(shè)備儀器操作規(guī)程和履歷表等；

v.設(shè)備儀器大、中修記錄，故障分析處理文件等； vi.設(shè)備儀器報廢申請、鑒定材料、批復(fù)、處理結(jié)果等；

各基地塑杯制造部、果凍海苔部、沖調(diào)飲料部

2.3.1.12 技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)審批、圖紙、施工、竣工、驗(yàn)收文件等； 2.3.1.13 向上級的請示及上級的批復(fù)；

2.3.1.14 本部門、月度工作計(jì)劃、總結(jié)； 2.3.1.15 簽呈（含全過程文件）；

2.3.1.16 其他具有保存價值的文件材料。

基地項(xiàng)目（新廠）指揮部

2.3.1.17 基建檔案具體參見《基建、設(shè)備儀器檔案收集整理歸檔規(guī)范》。

2.3.1.18 前期準(zhǔn)備階段，如基建計(jì)劃、工程項(xiàng)目建議書、請示、批復(fù)、設(shè)計(jì)任務(wù)書、可行性研究報告、選址報告、投資計(jì)劃、項(xiàng)目評估、環(huán)境預(yù)測、工程合同、協(xié)議等

2.3.1.19 設(shè)計(jì)階段文件，如設(shè)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報告、等設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料；初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、技術(shù)秘密材料、專利文件等設(shè)計(jì)文件。

2.3.1.20 施工文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗(yàn)記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等

2.3.1.21 監(jiān)理文件，如監(jiān)理工作專項(xiàng)報告、驗(yàn)證材料、監(jiān)理通知、協(xié)議書及監(jiān)理工作中形成的文件材料等；

2.3.1.22 竣工驗(yàn)收階段文件，如竣工報告、各種竣工圖、竣工驗(yàn)收記錄、說明書、工程結(jié)算、總結(jié)等； 2.3.1.23 使用維護(hù)階段文件，包括在使用、維修、維護(hù)、改造、擴(kuò)建中形成的文件。3 文書檔案的歸檔要求

3.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變（如傳真件）的文件應(yīng)予復(fù)制，并與原件一并歸檔。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。未翻譯的文件，應(yīng)譯出中文標(biāo)題，并附簡短的內(nèi)容題要。歸檔的文件材料應(yīng)為原件，不得擅自修改。

3.2 要求做到收集整理的檔案材料正確。經(jīng)辦人員要確保檔案材料按照行程規(guī)律保持有機(jī)聯(lián)系，使歸檔文件能真實(shí)地反映職能活動的歷史原貌。要求做到紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對應(yīng)，及要求紙質(zhì)檔案與電子檔案的實(shí)際情況相符、數(shù)量一樣、內(nèi)容一致。

文書檔案收集整理歸檔規(guī)范

3/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 3.3 紙面過小的書寫材料要加貼襯紙，超大紙張需按A4紙張大小進(jìn)行折疊，文件頁數(shù)較多時宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。4 文書檔案的整理歸檔程序

4.1 整理歸檔程序

各部門應(yīng)以件為單位，按照分類、排列、裝訂、編號、編目、入盒等步驟整理歸檔文件。

分類

文件分類采用“-部門-保管期限”的辦法進(jìn)行。

4.1.1.1 分：將文件按其形成或所涉工作的分開。一般文件歸入形成。跨的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)；跨的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，一般可歸入文件內(nèi)容涉及的第一個；跨的總結(jié)歸入文件內(nèi)容涉及的最后一個；跨的會議文件，一般可以歸入會議開幕的。4.1.1.2 分部門：將文件按其形成部門或承辦部門分類。

4.1.1.3 分保管期限：檔案從立卷時算起，其保管期限分為以下三種：永久、長期、短期。

排列

歸檔文件以件為單位按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，即將同一問題的文件材料進(jìn)行相鄰排列。一般每份文件為1件。文件正本與定稿為1件；正文與附件為1件；原文與復(fù)制件為1件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為1件；會議記錄、會議紀(jì)要、刊物等成套性材料以次（期）為1件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為1件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、去函與復(fù)函）為1件；原件與譯文、多種文字形成的同一文件為1件。

裝訂

歸檔文件按件裝訂。裝訂時，密不可分的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文處理表在前，文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。永久、長期保管的歸檔文件應(yīng)去掉會生銹的金屬物，要用檔案管理部門統(tǒng)一指定使用的裝訂材料裝訂（包括棉線、不銹鋼釘?shù)龋Ｑb訂要結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

編號

歸檔文件應(yīng)按類別和排列順序逐件編號。各部門在每件文件首頁的右上角用鉛筆標(biāo)上件號。

編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類和部門所編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目，并保證目錄上的編號與文件的編號一一對應(yīng)。來文與復(fù)文作為1件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。具體內(nèi)容如下：

1）件號：各部門按類別和排列順序自行編制 2）責(zé)任者：即文件形成部門。3）文號：文件的發(fā)文字號。

4）文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，要自擬標(biāo)題，并加“[]”號。5）日期：文件的成文日期。

6）頁數(shù)：每一份歸檔文件的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

7）備注：注釋文件需要說明的情況。如：復(fù)制件、傳真件、不完整件等等。

入盒

不同類別的歸檔文件應(yīng)分別裝盒/夾。裝盒時按部門所編件號順序，然后填寫檔案盒/夾封面、盒/夾脊背全宗名稱。案卷封面內(nèi)容包括文件形成部門、、保管期限及起止件號。案卷封面字跡要工整、清晰。5 記錄

F-GMO-051《文書檔案目錄》

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