第一篇：城市建設檔案著錄規范

中華人民共和國國家標準

城市建設檔案著錄規范 GB/T 50323—2001

關于發布國家標準

《城市建設檔案著錄規范》的通知

建標[2001]67號

根據建設部建標標[2000]25號的要求，由建設部會同有關部門共同制訂的《城市建設檔案著錄規范》，經有關部門會審，批準為國家標準，編號為GB/T 50323—2001，自2001年7月1日起施行。

本標準由建設部負責管理，建設部城建檔案工作辦公室負責具體解釋工作，建設部標準定額研究所組織中國建筑工業出版社出版發行。

中華人民共和國建設部 2001年3月5日

前 言

本標準是根據建設部建標標[2000]25號文的要求，由建設部城建檔案工作辦公室會同有關城建檔案館共同編制而成的。

在編制過程中，規范編制組天展了專題研究，進行了比較廣泛的調查研究，總結了多年來城建檔案著錄工作的經驗，參考中華人民共和國檔案行業標準DA/T 18—1999《檔案著錄規則》，并以多種方式廣泛征求了全國有關單位的意見，對主要問題進行了反復修改，最后經審定定稿。

本標準主要規定的內容有：城建檔案著錄的項目、符號、文字、信息來源，以及著錄的格式要求。

本標準將來可能需要進行局部修訂，有關局部修訂的信息和條文內容將刊登在《工程建設標準化》雜志上。

為了提高規范質量，請各單位在執行本標準的過程中，注意總結經驗，積累資料，隨時將有關的意見和建設寄給建設部城建檔案工作辦公室，以供今后修訂時參考。

本標準主編單位：建設部城建檔案工作辦公室。

本標準參編單位：南京市城建檔案館、北京市城建檔案館、廣州市城建檔案館。

本標準主要起草人：王淑珍、姜中橋、周健民、鄭向陽、歐陽志宏、楊曉明、胡士剛。總則

1.0.1 為建立健全全國統一的城建檔案檢索體系，提高全國城建檔案的管理水平，充分發揮城建檔案在城市建設中的作用，制定本規范。

1.0.2 本規范適用于各類城建檔案的著錄工作，不適宜用作城建檔案目錄的組織方法。1.0.3 城建檔案著錄除執行本規范外，尚應執行有關標準規范的規定。術語、符號

2.1 術 語

2.1.1 城建檔案（urban construction archive）

在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的有價值的各種形成的歷史記錄。2.1.2 建設工程項目（construction project）

具有計劃任務書和總體設計，經濟上實行獨立核算，行政上具有獨立組織形式的基本建設項目。一個建設項目可以有多個單項工程，也可以只有一個單項工程。2.1.3 單項工程（single project）

在建設工程項目中，具有獨立的設計文件，竣工后可以獨立發揮生產能力或工程效益的工程。

2.1.4 工程檔案（project archive）

工程檔案是在整個工程建設過程中，包括從立項、審批到竣工驗收備案等一系列活動中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的有價值的歷史記錄。2.1.5 案卷（file）

由互有聯系的若干文件組成的檔案保管單位。

2.1.6 城建檔案著錄（description of urban construction archive）

編制城建檔案目錄時，為提取城建檔案信息，對城建檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

2.1.7 城建檔案著錄項目（item of description for urban construction archive）

揭示城建檔案內容和形式特征的記錄事項，分大項、小項和單元。大項主要包括題名與責任者、稿本與文種、密級與保管期限、時間、載體與數量、專業記載、附注與提要、排檢與編號等八項。各大項下又分若干小項，小項下又分若干單元。2.1.8 條目（entry）

檔案著錄的結果，是反映工程（項目）、案卷、文件內容和形式特征的著錄項目的組合。

2.1.9 著錄格式（description form and format）

著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。2.1.10 檔案目錄（catalogue for archives）

按照一定的次序編排而成的條目匯集，是檔案管理、檢索和報道的工具。

2.2 符號

2.2.1 著錄用符號

為了區分、識別各著錄大項、小項或表達著錄內容，著錄時，必須使用一些特定的符號，這些特定的符號就是著錄用符號。著錄用各種符號及用途詳見下表：

表2.2.1

著錄用符號及用途

符號 用

途

.— 置于下列六大項之前：稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體與數量項、專業記載項、附注與提要項，用于區分各大項 ＝ 置于并列題名之前

： 置于下列著錄小項之前：文件編號、工程地址、文種、保管期限、數量及單位、規格，以及各專業記載項之間，用于區分各著錄小項 ／ 置于第一責任者之前

； 置于其他責任者之前，多個文件編號之間，用于區分同一著錄小項的各著錄單元 ＋ 置于每一個附件之前

［］ 置于下列著錄內容的兩端：自擬著錄內容、文件編號中的年度、責任者略時的“等”字（）置于有關責任者的說明文字的兩端，如責任者所屬機構名稱、責任者真實姓名、責任者職務或身份、外國責任者國別及姓名原文等

？ 置于不能確定的著錄內容之前，一般與［］號配合使用

— 用于下列內容之間：日期起止，檔號、電子文檔號、縮微號、存放地址號的各層次之間 … 用于節略內容

□ 用于每一個殘缺文字和未考證出時間的每一數字。未考證出的責任者及難以計數的殘缺文字用三個“□”表示

2.2.2 著錄用符號使用說明

1．“．—”符號占兩格，在回行時不應拆開。“[ ]”和“（）”左右兩半各占一格，其他符號均占一格，前后不再空格。

2．如某個著錄大項缺少第一個著錄小項時，應將現在位于首位的小項原規定的著錄符號改為“．—”。

3．不著錄的大項、小項或單元，其著錄符號應連同該項目一并省略。基本規定

3.1 著錄級別與著錄詳簡級次

3.1.1 依據著錄對象的不同，可將檔案著錄劃分為工程（項目）級、案卷級、文件級三級。1．工程（項目）級著錄是對一個工程（項目）的所有檔案的內容及形式特征進行分析、記錄。

2．案卷級著錄是一個案卷的檔案內容和形式特征進行分析、記錄。3．文件級著錄是對一份文件的內容和形式特征進行分析、記錄。3.1.2 著錄詳簡級次指著錄的詳簡程度，分為簡要級次和詳細級次。

1．條目僅著錄必要項目的稱簡要級次。

必要項目包括：正題名、文件編號、工程（項目）地址、第一責任者、時間、專業記載、檔號、縮微號、存放地址號、主題詞。

2．條目除著錄必要項目外，還著錄部分或全部選擇項目的稱詳細級次。

選擇項目包括：并列題名、副題名及說明題名文字、其他責任者、附件、稿本與文種、密級、保管期限、載體與數量、附注、提要、檔案館代號、電子文檔號。

3.2 著錄文字要求

3.2.1 著錄用文字必須規范化。

3.2.2 文件編號、時間項、載體與數量項、專業記載項、排檢與編號項中的數字一律用阿拉伯數字。

3.2.3其他語種文字檔案著錄時必須依照其語種文字書寫規則。

3.3著錄信息源

3.3.1 著錄信息來源于被著錄的檔案。

3.3.2 單份文件著錄時，主要依據文頭、文尾。

3.3.3 一個案卷著錄時，主要依據案卷封面、卷內文件目錄、備考表等。3.3.4 被著錄的檔案信息不足時，參考其他有關的檔案、資料。著錄項目

4.1 著錄項目劃分

4.1.1 城建檔案著錄項目共分題名與責任者項、稿本項、密級與保管期限項、時間項、載體與數量項、專業記載項、附注與提要項、排檢與編號項等八大項，每大項又分若干小項。詳見下表：

表4.1.1 城建檔案著錄項目劃分

序號 著錄項目名稱 大項 小項 題名與責任者 題名 文件編號

工程(項目)地址 責任者 附件 稿本與文種 稿本 文種 密級與保管期限 密級 保管期限 4 時間 載體與數量 載體類型 數量與單位 規格 專業記載 附注與提要 附注 提要 排檢與編號 檔號 檔案館代號 縮微號 存放地址號 電子文檔號 主題詞

4.1.2 著錄小項下又可分為若干著錄單元。如著錄小項“題名”下，又可分為“正題名”與“并列題名”兩個著錄單元。

4.2著錄項目細則

4.2.1題名與責任者項 1.題名

題名又稱標題、題目，是直接表達檔案中心內容、形式特征的名稱。1）題名

正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目名稱和案卷封面上的題目名稱，工程（項目）級的題名指工程或項目的名稱。正題名照原文著錄。2）并列題名

以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名。必要時并列題名與正題名一并著錄。其前加“=”號。

3）副題名及說明題名文字

副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。副題名照原文著錄，正題名能夠反映檔案內容時，副題名不必著錄。

說明題名文字是指在題名前后對檔案內容、范圍、用途等的文字說明。副題名及說明題名文字前加“；”號。

2.文件編號

文件編號是文件制發機發、團體或個人編寫的順序號，包括發文字號、圖號等，按照原文字和符號著錄，其前加“：”號。對于一個工程來講，其文件編號大致有以下幾種： 1）建設工程項目立項批準文件號

建設工程項目立項批準文件號著錄計劃部門或主管部門批準該工程項目正式立項的文件編號。

2）建設工程規劃許可證號

建設工程規劃許或證號著錄城市規劃主管部門對該建設工程項目核發的建設工程規劃許可證的編號。

3）建設工程用地規劃許可證號 建設工程用地規劃許可證號著錄城市規劃主管部門對該建設工程項目核發的建設工程用地規劃許可證的編號。

4）建設工程用地許可證號

建設工程用地許可證號著錄城市土地主管部門對該建設工程項目核發的土地使用證編號。5）工程設計（勘察）編號

工程設計（勘察）編號著錄建筑設計（勘察）部門對該建設工程項目進行設計（勘察）的編號。

6）建設工程施工許可證號

建設工程施工許可證號著錄建設行政主管部門對該建設工程項目核發的施工許可證編號。7）建設工程竣工驗收備案登記號

建設工程竣工驗收備案登記號是指建設工程竣工驗收后，建設單位向建設行政主管部門報送備案材料時，建設行政主管部門賦予該工程的備案登記編號。8）工程所在地形圖號

指工程所在的1：500地形圖的分幅號。3．工程（項目）地址

工程（項目）地址指工程項目的建設地點或征地地址。本市工程著錄區（縣）、街道（鄉、路）、門牌號（村、隊）；外地工程著錄省、市（縣）、街道（路）名。其前加“：”號。案卷級和文件著錄，不必著錄此項。4．責任者

責任者指文件材料的形成單位或個人。1）第一責任者

第一責任者是指列于首位的責任者。著錄時其前加“/”號。2）其他責任者

其他責任者是指除第一責任者以外的責任者，其前加“；”號。

3）工程（項目）級責任者著錄順序一般為：建設單位（立卷單位）、建設項目（或事由）批準單位、項目（或事由）申請或實施單位。如建設工程（項目）責任者著錄順序為：建設單位、立項批準單位、設計單位、施工單位、監理單位；建設工程（用地）規劃管理檔案項目級責任者著錄順序為：立卷單位、申請（用地）單位、批準單位（項目批準單位和用地批準單位）、設計單位（或被征地單位）。4）案卷級責任者一般只著編制單位。5．附件

是指文件正文后的附加材料，各附件題名前均冠以“+”號。4.2.2 稿本與文種項

1.稿本是指檔案的文稿、文本和版本，依實際情況著錄為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、試行本、修訂本、復印件等，其前加“．—”號。

2.文種是指文件種類的名稱，依實際情況著錄為命令、決議、指示、通知、報告、批復、函、會議紀要、協議書、任務書、施工圖、竣工圖、鑒定書等。文種前加“：”號。4.2.3 密級與保管期限項 1.密級

1）密級是指文件保密程度的等級，一般按文件形成時所定密級著錄，對已升、降、解密的。應著錄新密級。密級前加“．—”號。

2）密級按GB/T 7156—1987第四章文獻保管等級代碼表劃分為六個級別。名稱與代碼如下表： 表4.2.3 文獻保密登記代碼

名 稱 數字代碼 漢語拼音代碼 漢字代碼 公開級 0 GK 公開 國內級 1 GN 國內 內部級 2 NB 內部 秘密級 3 MM 秘密 機密級 4 JM 機密 絕密級 5 UM 絕密

3）密級為“公開級”、“國內級”、“內部級”時，一般不必著錄。

2.保管期限

1）保管期限是指根據檔案價值確定的檔案應該保存的時間，一般分為永久、長期、短期三種。保管期限前加“：”。

2）保管期限一般按案卷組成時所定保管期限著錄，對已更改的。應著錄新的保管期限。

4.2.4 時間項

1.對文件級著錄，時間項著錄文件形成時間。

一般文書（通知、報告、批復）的形成時間為發文時間；決

議、決定、規定為通過時間或發布時間；合同、協議書為簽署時間；報表計劃為編制時間；報表計劃為編制時間；工程設計圖紙為設計時間；工程竣工圖為編制完成時間，如圖上沒有簽注編制完成時間，則以工程竣工時間代替。

2.對案卷級著錄，時間項著錄案卷內文件起止時間。

一般案卷起止時間為卷內文件形成最早、最晚時間。起止時間著錄中間用“—”相連，如：“1987．07．03—1988．12．14”。

3.對工程級著錄，時間項錄工程開、竣工時間或建設工程規 劃許可證及建設用地規劃許可證的批準時間。

4.著錄時間時，年、月、日之間用“．”號相隔，如“1985 年12月10日”著錄為“1985．12．10”。時間項前加“．—”。4.2.5 載體類型 1.載體類型

1）載體類型項著錄檔案載體的物質形態特征。其前加“．—”。

2）載體類型分為底圖、縮微片、照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤、計算機磁盤、計算機磁帶、電影膠片、唱片等。根據檔案實際載體類型著錄，除底圖外，以紙為載體的檔案一律不著錄本項。2.數量及單位

數量用阿拉伯數字，單位用檔案物質形態的統計單位，如“頁”、“張”、“卷”、“袋”、“冊”、“盒”等。著錄時其前加“：”號。3.規格

規格指檔案載體的尺寸及型號，著錄時其前加“：”號，如“．—5頁：16開”，“ ．—2張：A0”。

4.2.6 專業記載項

本項作為城建檔案的專業特征記載項，著錄于附注項前。根據著錄對象不同分為房屋建筑工程專業記載項（含房屋建筑工程規劃管理檔案）、市政基礎設施工程專業記載項（含市政基礎設施規劃管理檔案）、城市管線工程專業記載項、建設工程用地規劃管理專業記載項。本項對工程（項目）級檔案是必要著錄項目，案卷、文件級檔案可不著錄。各專業記載項之間加“：”。

1.房屋建筑工程專業記載項著錄下列內容：

1）建筑面積，2）高度，3）層數，4）結構類型，5）開工時間，6）竣工時間，7）總用地面積，8）總建筑面積，9）幢數，10）工程預算，11）工程決算。2.市政基礎設施工程專業記載項著錄下列內容：

1）長度，2）寬度，3）高度，4）跨徑，5）結構類型，6）孔數，7）級別，8）荷載，9）凈空，10）開工時間，11）竣工時間，12）總用地面積，13）總建筑面積，14）總長度，15）工程預算，16）工程決算。

3.城市管線工程專業記載項著錄下列內容：

1）長度，2）規格，3）材質，4）荷載，5）起點，6）止點，7）總長度，8）開工時間，9）竣工時間，10）工程預算，11）工程決算。

4.建設工程規劃管理檔案專業記載項著錄下列內容：

1）建筑面積，2）幢數，3）層數，4）長度，5）寬度，6）高度，7）跨度，8）荷載，9）規格，10）級別，11）凈空，12）結構類型，13）工程造價。5.建設工程用地規劃管理檔案專業記載項著錄下列內容： 1）征撥分類，2）用地分類，3）原土地分類，4）用地面積。4.2.7 附注與提要項 1.附注

1）附注項著錄各個項目中需要解釋和補充的事項，依各項目的順序著錄，項目以外需要解釋和補充的列在最后。

2）每一條附注均以“．—”分隔。如每一條附注都分段著錄時，可省略該著錄符號。2.提要 1）提要項是對檔案內容的簡介和評述，應力求反映其主題內容、重要數據（包括技術參數）。2）提要項在附注項之后另起一段空兩個漢字位置著錄，一般不超過200字。4.2.8 排檢與編號項

排檢與編號項是目錄排檢和檔案館（室）業務注記項。1.檔號

檔號是檔案館（室）在檔案整理過程中對檔案的編號。檔號包括分類號、項目號、案卷號、件號或頁號。檔號置于條目左上角第一行。檔號中各號之間用“—”號，占一個字節。1）工程（項目）級的檔號由分類號、項目號組成。

2）案卷級的檔號由分類號、項目號、案卷號組成。即工程（項目）檔號+案卷號。

3）文件級的檔號由分類號、項目號、案卷號、件號或頁號組成。即案卷檔號+件號或頁號。件號或頁號是指案卷內每一文件的順序號或首頁的編號。2.檔案館代號 檔案館（室）代號按照國家統一規定填寫。置于條目右上角第一行。尚無代號的，暫時不填，但應留出位置，以備將來填寫。3.縮微號

縮微號是檔案館（室）賦予檔案縮微品的編號，著錄于條目左上角第二行，與檔案館代碼齊頭。

4.電子文檔號

電子文檔號是檔案館、室管理電子文件的一組符號代碼，著錄于條目第二行的中間位置。5.存在地址號

存在地址號著錄檔案存放處的編號。一般包括庫號、列（排）號、節（柜）號、層號，著錄于條目右上角第二行。6.主題詞

主題詞是揭示檔案內容的規范化的詞或詞組。

1）主題詞按照DA/T19—1999《檔案主題標引規則》、《中國檔案主題詞表》、《城建檔案主題詞表》等進行標引。

2）主題詞著錄于附注與提要項之后，另起一段齊頭著錄。

3）各級著錄，一般著錄4至6個主題詞。各詞之間空一個漢字位置，一個詞或詞組不得分兩行書寫。著錄格式

5.0.1 著錄格式按照其表現形式可分為表格式和段落符號式。5.0.2 表格著錄格式

1.工程（項目）級條目表格著錄格式

按照不同著錄對象，工程（項目）級檔案表格著錄格式分為房屋建筑工程、市政基礎設施工程、城市管線工程、建設工程規劃管理項目、建設用地規劃管理項目、通用工程項目六種。1）房屋建筑工程項目級表格著錄格式（示例見附錄A）； 2）市政基礎設施工程項目級表格著錄格式（示例見附錄B）； 3）城市管線工程項目級表格著錄格式（示例見附錄C）；

4）建設工程規劃管理檔案項目級表格著錄格式（示例見附錄D）； 5）建設用地規劃管理檔案項目級表格著錄格式（示例附錄E）； 6）工程（項目）級通用表格著錄格式（示例見附錄F）。2.案卷級條目表格著錄格式（示例見附錄G）。3.3.文件級條目表格著錄格式（示例見附錄H）。5.0.3 段落符號式著錄格式

段落符號式著錄格式將著錄項目劃分為四個段落。第一段落中檔號、縮微號分別置于條目左上角的第一、二行，檔案館代號、存放地址號分別置于右上角第一、二行，電子文檔號置于第二行的中間位置。第二段落從第三行與檔號齊頭處依次著錄題名與責任者項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體與數量項、專業記載項、附注項，回行時，齊頭著錄。第三段落另起一行空兩格著錄提要，回行時與一、二段落齊頭。第四段落另起一行齊頭著錄主題詞，各詞之間空一格。

1.工程（項目）級段落符號式條目著錄格式 檔號 檔案館代號

縮微號 電子文檔號 存放地址號

題名=并列題名；副題名及說明題名文字：立項批準文號；工程規劃許可證號；工程用地規劃許可證號；工程用地許可證號；工程設計（勘察）編號；工程施工許可證號；竣工驗收備案登記號；地形圖號：工程地址/第一責任者；其它責任者．一密級；保管期限．—工程開竣工日期．—載體類型：數量及單位：規格．—專業記載．—附注 提要 主題詞

2.案卷級段落符號式條目著錄格式 檔號 檔案館代號 縮微號 電子文檔號 存放地址號

正題名=并列題名；副題名及題名說明文字：

工程（項目）地址/編制單位．—密級：保管期限．—案卷內文件起止時間．—載體類型：數量及單位：規格．—附注 提要 主題詞

3.文件級段落符號式條目著錄格式 檔號 檔案館代號

縮微號 電子文檔號 存放地址號

正題名=并列題名；副題名及題名說明文字：

工程（項目）地址/編制單位．—密級：保管期限．—案卷內文件起止時間．—載體類型：數量及單位：規格．—附注 提要 主題詞

5.0.4 段落符號式著錄條目的形式為卡式時，卡片尺寸一般為12.5cm X 7.5cm，著錄時卡片四周均應留1 cm空隙，如卡片正面著錄不完，可接背面連續著錄。

附錄A 房屋建筑工程（項目）級著錄單

工程名稱

工程地點

責任者 建設單位 文號項 立項批準文號

立項批準單位 規劃許可證號

設計單位 用地規劃許可證號

勘察單位 用地許可證號

監理單位 施工許可證號

專 業 記 載

單項工程名稱 施工單位 建筑面積(m2)高度(m)層數 結構類型 開工時間 竣工時間 地下 地上

總用地面積 總建筑面積 幢數

工程造價 工程結算

檔 案 狀 況

總卷數 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計算機 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級 進館日期 移交單位

排 檢 與 編 號 檔號 縮微號

存放位置起始號

附注

附錄B 市政基礎設施工程（項目）級著錄單

工程名稱

工程地點

責任者 建設單位 文號項 立項批準文號

立項批準單位 規劃許可證號

設計單位 用地規劃許可證號

勘察單位 用地許可證號

監理單位 施工許可證號

專 業 記 載

單項工程名稱 施工單位 結構類型 長度(m)寬度(m)高度(m)跨徑 孔數 級別 荷載 凈空

總用地面積 總建筑面積 總長度(m)

開工時間 竣工時間 工程造價 工程結算

檔 案 狀 況

總卷數 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計算機 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級 進館日期

移交單位

排 檢 與 編 號 檔號 縮微號

存放位置起始號

附注

附錄C 城市管線工程（項目）級著錄單

工程名稱

工程地點 責任者 建設單位 文號項 立項批準文號

立項批準單位 規劃許可證號

設計單位 用地規劃許可證號

勘察單位 用地許可證號

監理單位 施工許可證號

專 業 記 載

單項工程名稱 施工單位 地形圖號 長度(m)規格 材質 荷載

起點 止點 總長度(m)

開工時間 竣工時間 工程造價 工程結算

檔 案 狀 況

總卷數 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計算機 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級 進館日期

移交單位

排 檢 與 編 號 檔號 縮微號

存放位置起始號

附注

附錄D 建設工程規劃管理檔案項目級著錄單

工程名稱

工程地點

責任者 建設單位 文號項 立項批準文號

立項批準單位 規劃許可證號

設計單位 用地規劃許可證號

施工單位 用地許可證號

地形圖號

專 業 記 載

建筑面積 幢數 長度 規格

高度 層數 寬度 級別

跨度 凈空 荷載 申請時間 工程造價

批準時間 結構類型

檔 案 狀 況

文字(頁)圖紙(張)光盤 磁盤

保管期限 密級 進館日期

移交單位

排 檢 與 編 號 檔號 縮微號

存放位置起始號

附注

附錄E 建設用地規劃管理檔案項目級著錄單

用地項目名稱

征地位置

責任者 用地單位 文號項 立項批準文號

立項批準單位 規劃許可證號

被征單位 用地規劃許可證號

規劃批準單位 用地許可證號

地形圖號

專 業 記 載

用地分類 征撥分類

原土地分類 批準時間 用地面積

檔 案 狀 況

文字(頁)圖紙(張)光盤 磁盤

保管期限 密級 進館日期

移交單位

排 檢 與 編 號 檔號 縮微號

存放位置起始號

附注

附錄F 工程(項目)級通用著錄單

工程名稱

工程地點

責任者 文號項

專 業 記 載

檔 案 狀 況

總卷數 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計算機 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級 進館日期

移交單位

排 檢 與 編 號 檔號 縮微號

存放位置起始號

附注

附錄G 工程(項目)案卷級通用著錄單

檔號 縮微號

存放地址 庫列節(柜層)案卷題名

編制單位

載體類型 數量/單位 規格

卷內文件起始時間 卷內文件終止時間

保管期限 密級

主題詞

附注

附錄H 文件級通用著錄單

檔號 縮微號

存放處 庫 列 節(柜)層 文件題名

責任者

文(圖)號 文本

保管期限 密級

形成時間 載體類型

數量/單位 規格 提要

主題詞

附注

附錄J 本規范用詞說明

1.為便于在執行本規范條文時區別對待，對要求嚴格程度不同的用詞，說明如下： 1）表示很嚴格，非這樣做不可的用詞： 正面詞采用“必須”； 反面詞采用“嚴禁”。

1）表示嚴格，在正常情況下均應這樣做的用詞： 正面詞采用“應”；

反面詞采用“不應”或“不得”。

1）表示允許稍有選擇，在條件許可時，首先應這樣作的用詞： 正面詞采用“宜”； 反面詞采用“不宜”。

表示有選擇，在一定條件下可以這樣做的，采用“可”。2.條文中指定按其他有關標準、規范執行時，寫法為： “應符合······的規定”或“應按······執行”。

中華人民共和國國家標準

城市建設檔案著錄規范

GB/T 50323—2001

條 文 說 明

制 定 說 明

本標準是根據建設部建標標[2000]25號文的要求，由建設部城建檔案工作辦公室會同有關城建檔案館共同編制而成，2001年3月5日經建設部建標[2001]67號文批準實施。

在編制過程中，規范編制組開展了專題研究，進行了比較廣泛的調查研究，總結了多年來城建檔案著錄工作的經驗，參考中華人民共和國檔案待業標準DA/T 18—1999《檔案著錄規則》，并以多種方式廣泛征求了全國有關單位的意見，對主要問題進行了反復修改，最后經審定定稿。任何單位或個人在使用本標準時，如遇到不確切或含混不清之處，請立即通知建設部城建成檔案工作辦公室（地址：北京市海淀區三里河路9號，郵政編碼：100835，電話：010—68393431，傳真：010—68394444），以便進行調查或采取適當的措施。

建設部城建檔案工作辦公室

2001年2月

目 次總則…………………………………………………………….……….32 2 術語、符號…………………………………………………….……...33 3 基本規定……………………………………………………….………34 4 著錄項目………………………………………………………….…..35 5 著錄格式………………………………………………………….…..39總則

1.0.1 城建檔案是城市建設的歷史記錄。城建檔案管理是城市建設管理工作的重要組成部分。隨著我國社會主義現代化建設事業的蓬勃發展和城市化水平的不斷提高，城建檔案的數量日益增加，其種類和載體形態日益豐富。對這些不斷產生和紛繁復雜的檔案資料的科學管理和有效利用，既是廣大城建檔案工作者的迫切愿望，也是社會主義現代化建設事業的迫切需要。近年來，各地城建檔案部門在探索城建檔案現代化管理方面作了大量努力，但由于缺乏全國統一的標準和規范，造成了大量低水平重復開發，嚴重影響了城建檔案管理水平的提高。為了盡快規范城建檔案管理工作，指導城建檔案著錄標引工作，提高城建檔案現代化管理水平，建立健全全國統一的城建檔案檢索利用體系，真正實現資源共享，充分發揮城建檔案在城市建設中的作用，特制定本規范。

1.0.2 本規范適用于各級各類城建檔案管理部門對各個時期、各種載體的城建檔案著錄工作。本規范只規定了城建檔案著錄工作的內容、深度、范圍等，不包含城建檔案著錄工作的組織方法，也不涉及城建檔案的整理與分類要求。

1.0.3 城建檔案著錄除招待本規范外，尚應執行《 檔案主題標引規則》（DA/T 19—1999）、《中國檔案主題詞表》、《城建檔案主題詞表》、《城建檔案分類大綱》、《城建檔案密級與保管期限表》等規范或文件的規定。術語、符號 2.1.4 工程檔案

按照工程的建設過程，一個工程所形成的檔案大致可分為四個方面：

1）工程準備階段所形成的檔案，包括工程開工前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等階段形成的檔案；

2）施工檔案，指在工程施工過程中形成的檔案； 3）竣工圖，是真實反映建設工程施工結果的圖樣；

4）竣工驗收檔案，指在工程項目竣工驗收活動中形成的檔案。2.1.5 案卷

案卷是檔案的基本保管單位，它是立卷工作的成果，形式上可以分為卷、冊、袋、盒等。基 本 規 定

3.1.1 城建檔案著錄可以分為工程（項目）級、案卷級、文件級三級。其中，工程（項目級）著錄是一個比較廣泛的概念，它不僅指對一個建設工程檔案的著錄，還包括對圍繞一個建設工程形成的規劃管理檔案、土地管理檔案、建筑工程管理檔案、工程勘測檔案、工程設計檔案等的著錄，也包括對一個項目如：城建科研項目、環境保護項目檔案的著錄。總之，工程（項目）級著錄是對一個工程或一個項目所形成的檔案的著錄，不管這個工程項目所形成的檔案是一份、一卷，還是若干案卷。著 錄 項 目

4.2.1 題名與責任者項 1.題名

工程檔案一般只著錄正題名。工程（項目）級著錄中題名一般由建設單位+工程名稱（或責任者+事由）構成；工程地質、水文地質、市政、公用工程名稱（題名）一般由地址+工程（項目）名稱構成，或由建設單位+工程（項目）名稱構成，必要時增加時間項；測繪項目名稱一般由年代+地址+等級+測量類型，或年代+地名+比例尺+測量類型構成。建設單位必須寫全稱或標準簡稱。一個工程項目的案卷的題名，其共性部分須保持統一性。同一工程項目的不同單項工程的題名，其共性部分也應統一。

原題名含意不清或無題名的，應重新擬寫題名后現時著錄。并加“[ ]”號。

單份文件的題名不能確切反映文件內容時，原題名照錄，并根據文件內容另擬題名附后，加“[]”號。無題名的單份文件，依據內容擬寫題名，并加“[]”號。2.文件編號

案卷級著錄不必著錄文件編號。4.責任者

團體責任者必須著錄全稱，并且應著其對外公開名稱，如“南京新聯機械廠”，而非此廠代號“九二四廠”。

歷代政權機關團體責任者，著錄時其前應冠以朝代或政權名稱，并加“（）”號。如“（民國）總理陵園管理委員會”。

個人責任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄職務，并加“（）”號。文件所署個人責任者為別名、筆名等時，均照原文著錄，但應將其真實姓名附后，并加“（）”號。

外國責任者，應著錄各歷史時期易于識別的國別簡稱、統一的中文姓氏譯名、姓氏原文和名的縮寫，一般采用名在前，姓在后的順序。國別、姓氏的原文和名的縮寫均加“（）”號。未署責任者的文件，應著錄根據其內容、形式特自考證出的責任者，并加“[]”號。經考證仍無結果時，以三個“ ”代之。著錄為“”。

文件的責任堵塞有誤，仍照原文著錄，但應考證出真實責任者附后，并加“[]”號。經考證仍無結果時，以三個“ ”代之。著錄為“”。5.附件

文件正文后有多個附件時，應逐一著錄各附件題名，各附件題名前均冠以“+”號。4.2.4 時間項 著錄時，年號應著錄完整，如“1999年”，不應著錄成“99”。個位數月、日前應加“0”，如“1999年1月1日”應著錄為“1999．01．01”。

歷史檔案應著錄原紀年，將換算好的相應公元紀年附后，并加“（）”號。例如：清乾隆十年九月二十六日著錄為“清乾隆10．09．26（1745．10．21）”，又如：“民國二十七年九月十八日”著錄為“民國27．9．18．（1938．09．18）”。沒有形成時間或形成時間不清的文件，應根據其內容、形式、載體特征等證出形成時間著錄，并加“[]”號；或著錄文件上的其他時間（收文時間、審核時間、印發時間等），并在附注項中說明。如考證無結果，且無其他時間，則以三個“”代之，著錄為“”。4.2.6 專業記載項

各專業記載項的含義如下：

1.工程預算：由施工單位對該工程所作的預計造價。以萬元為單位，保留小數點后二位。2.工程決算：經有關方面審核后的工程造價決算。以萬元為 單位，保留小數點后二位。

3.建筑面積：指各層建筑面積的總和，各層面積按水平橫截

外墻周邊計算。建設工程規劃管理檔案著錄每個案件（項目）內核準的房屋建筑或市政設施總建筑面積。著錄時以平方米為單位，取小數兩位。

4.幢數：按一個建設項目實有建筑物的幢數著錄，或按一項 建設工程規劃管理檔案中核準的建筑物幢數著錄。

5.層數：按建筑物的實際層數著錄，以0．00為界，著錄地

上、地下層數。例：地上12層，地下1層著錄為“：地上12地下1”。同一建筑物（項目）按最高層次著錄。同一項目中包括層次不同的多幢建筑物時，按層數最低和最高的著錄，其間加“—”號，例如：“：3—8層”。

6.結構類型：建筑物的結構類型，指磚混結構、內框架結構、鋼筋混凝土結構、鋼筋混凝土剪力墻結構、簡體結構、剪辦墻結構、部分框支剪力墻結構、砌塊結構等。構筑物的結構類型，指橋涵的結構形式，如橫斷面型式、河道護砌型式等。7.長度、寬度、高度均以米為單位，著錄到小數點后二位。地下建筑的高度按下地設施最低層地板的項標高著錄（負值）。8.跨徑：指橋梁主跨的長度，以米為單位，著錄到小數點后 二位。

9.荷載：指設計荷載，是橋梁、涵洞、管線等承載能力。

10.規格：指橋梁、涵洞的孔洞數或指管線的直徑和孔數等。直徑以毫米為單位。多種規格可依次著錄，規格之間用“；”號。11.級別：指道路的設計等級。

12.凈空：指常年水位或地面至橋底部的空間距離或梁底的標高。以米為單位，著錄到小數點后二位。

13.起點：著錄管線工程的起始位置或地址。14.止點：著錄管線工程的終止位置或地址。

15.材質：著錄管線材料類型。多種材質可依次著錄。材質之間用“；”號。

16.工程造價：指進行某項工程建設預期花費的各種費用，它由設備、工器具購置費、建筑安裝工程費用和工程建設其它費用構成。

17.征撥分類：分征用和撥用、拍賣、轉讓，按實際情況著錄。

18.用地分類：指征地用途分類。根據《城市用地分類與規劃建設用地標準》（GBJ 137—90）的規定，分居住、公共設施、工業、倉儲、對外交通、道路廣場、市政公用、綠地、特殊用地。

19.原土地分類：指所征用土地原分類，根據《城市用地分類與規劃建設用地標準》（GBJ 137—90）分菜地、水田、耕地、山林、非耕地、水面、城鎮、其他。

20.用地面積：按批準用地面積，并以用地分類分別計。以平方米為單位，取兩位小數。

4.2.8 排檢與編號項 6．主題詞

主題詞對工程（項目）級著錄為選擇項。

案卷級的主題詞除沿用工程（項目）級的主題詞外，應著重反映案卷的基本內容，增加反映案卷內容部分的主題詞。

同樣，文件級的主題詞除沿用案卷級的主題詞外，應增加反映文件內容部分的主題詞。著 錄 格 式

5.0.2 表格式著錄格式為機讀目錄的首選格式。1.工程（項目）級條目表格著錄格式

1）房屋建筑工程檔案工程（項目）級表格式著錄單，適用于各類房屋建筑工程檔案的工程（項目）級著錄。

2）市政基礎設施工程檔案工程（項目）級表格式著錄單，適用于道路、橋涵、堤壩、煙囪等構筑物工程檔案的工程（項目）級著錄。

3）城市管線工程檔案工程（項目）級表格式著錄單，適用于地下給水、排水、供氣、供電、供熱、電信、工業管線等的工程（項目）級著錄。著錄單“專業記載”項中，“地形圖號”按4.2.1 題名與責任者項中“文件編號”的規定著錄。

4）建設工程規劃管理檔案項目級表格適用于工程規劃管理檔案的項目級著錄。5）建設用地規劃管理檔案項目級表格適用于建設用地規劃管理檔案的項目級著錄。

6）工程（項目）級通用表格適用于城市規劃、園林綠化、科學研究、環境保護等類，無法以建筑物工程、構筑特工程、城市管線工程、建設工程規劃管理、建設用地規劃管理的專業特征來著錄的其他城建檔案的著錄。可根據各類專業檔案的實際情況，確定不同的專業記載項。

2.案卷級表格適用于各類案卷的著錄，為通用格式。3.文件級表格，以單份文件為著錄對象，為通用格式。

第二篇：文書檔案卷內目錄著錄規范

文書檔案卷內目錄著錄規范（培訓材料）

一、正確理解“件”的含義。通常意義上單份文件為一件，著錄為一個條目；但有時為了保持文件之間的有機聯系，幾份文件在歸檔時裝訂在一起為一件，編目時體現為一條條目。主要有以下幾種：

1、文件的正本與定稿（底稿）一般為一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著錄正本的文件標題。但重要文件（如法律法規等）需保留歷次修改的不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿等），可將正本與歷次稿各為一件，著錄多個條目。

2、正本與附件一般為一件，正文在前，附件在后；只有在附件數量較多或太厚不易裝訂時，也可各為一件。

3、原件與復制件（復印件）為一件，原件在前，復制件在后。

4、轉發文與被轉發文為一件，轉發文在前，被轉發文在后。

5、來文與復文（即請示與批復）為一件，批復在前，請示在后排列，著錄批復的文件標題，如果經過層層轉報產生多份的來文和復文，則可將所有的來文、復文分別作為一件。

6、報表、名冊、圖冊等按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件，未裝訂的同一式樣的表格，以一定的單位組合，裝訂在一起作為一件。

7、對會議記錄而言，采用活頁形式的可以每次會議記錄為一件著錄，使用記錄本形式的可以一本作為一件著錄，重要部門的會議如常委會書記辦公會、區長辦公會仍要求一會一條。對工作簡報、會議紀要、呈閱件等未裝訂成冊而題名又可概括的多份文件，可作為多件，即需逐份著錄，但使用計算機時也可只著錄一條。

8、成套的會議材料如召開的全區性的工作大會，其產生的一整套的會議通知、會議名單、領導講話、日程安排等文件，可按其期限排列各為一件，逐份著錄。

9、計算機及網絡環境下形成的文件，若定稿無重要修改手跡或無領導批示的，可將正文與發文稿頭紙（即簽發單）為一件著錄，按正文在前，稿頭紙在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——發文稿頭紙——底稿排列作一件著錄；有領導批示的文件一定要及時整理歸檔，才體現檔案的真實面貌。

10、最后一點，文件上有附有的文件處理單、擬辦單等，可根據本單位的實際情況決定歸檔與否。一般來說，帶有領導重要批示的，可與正文一起歸檔作為一件著錄，按文件處理單在前，正文在后排列；若只有某某閱或在領導閱后簡單打勾等記錄的處理單可無須歸檔。

二、卷內文件目錄的規范著錄（抄寫）

福建省檔案局出臺的省標《文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》，對卷內文件目錄著錄的規范性作了詳細的說明。以下所講的規范性不僅要求在計算機錄入時使用，對手工抄寫同樣適用，計算機管理是發展目標，卷內目錄抄寫規范，將大大提高以后手工操作改電腦管理的工作效率。

（一）、文件編號。

1、錄入文件編號時要按原文件編號據實著錄。其中年份要用4位數表示，字符“[ ]”置于年份的兩端。使用計算機管理的其文件編號中的年份、符號、文件號統一用“半角”。例：閩委[2004]綜023號，存在問題：閩委綜[2004]023號；閩委（2004）綜023號；閩委[2004]23號；閩委[04]綜023號或者閩委綜23號。

2、聯合發文或有多個文件編號時，只要著錄主辦機關的文件編號。通常是第一責任者產生的文件編號。

（二）、責任者。

1、機關團體責任者必須著錄全稱或統一規范的通用簡稱。

根據原文的責任者據實著錄，用統一規范的通用簡稱，如著錄：“福州市馬尾區計生委或福州市馬尾區計生委員會”，其稱呼不統一。特別是本區屬兩區合一，文件責任者通常即有“福州開發區”又有“福州市馬尾區”，著錄時最好能同時著明，不要隨便省略，對于自擬的責任者，有時受手工抄寫時的紙張等限制，可統一著錄其中常采用的一種，不可時而著錄“福州開發區**局”，時而著錄“福州市馬尾區**局”。

同一責任者對于特定歷史時期名稱不一樣時，要及時變更，如：區安辦的文件2004年前責任者可著“福州開發區安辦”，2004年后（包括2004年）因單位名稱變動，其文件責任者可著“福州開發區安監局”。

區委系列如區委組織部、區委宣傳部、區委辦等責任者要求著錄成規范性的，如：中共福州市馬尾區委辦、中共福州市馬尾區委組織部、中共福州市馬尾區委宣傳部等，要加上“中共”，并且“福州市馬尾區”或“福州開發區”不可省，跨省時要著明“福建省”，不能籠統著錄“區委辦、區委組織部”等，著明區域，以免今后計算機聯網使用時造成混亂。

2、個人責任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄對檔案負有責任的職務、職稱或其他身份，用“（）”表示。如：一份盧展工同志的講話，在責任項可著錄：盧展工（中共福建省委書記）

3、聯合行文的責任者，盡量多著錄，使用計算機著錄，責任項可允許著錄25個漢字，手工抄寫時受紙張限制可選擇，但列于首位的責任者應著錄，立檔單位（即組卷的本單位）本身是責任者的也必須著錄，其他省略的責任者用“[等]”表示，兩個責任者之間用“；”表示。如：中共福州開發區委辦；福州開發區管政辦[等]

4、文件上無署名，但可考證其責任者的，在考證內容兩端加上“[ ]”。如考證其文件出自區委辦綜合科，可在責任項上著：[中共福州開發區委辦綜合科]。有時對考證出的責任者仍有疑慮，依據不足時，在其責任者后加“？”，如[中共福州開發區委辦綜合科？]。無法考證其責任者的按原文著錄，原文無責任者的可無須著錄。

5、有些文件不規范，蓋章與署名不統一，如某局文件署名某局綜合科發文，蓋的卻是某局的章，其文件責任者應以文件的印章為準，責任者應著明“***局”。

（三）、題名。

1、使用計算機著錄，題名項可允許著錄80個漢字，著錄題名中要注意標點符號和數字用全角形式。所有數字一律用阿拉伯數字，但對專用名稱則要按原文進行著錄，如：“第二幼兒園”不得錄成“第2幼兒園”，“三中全會”不得錄成“3中全會”。

２、原文件的題名要據實著錄，不要任意省略。如有些文件題名“中共福州開發區委福州開發區管委會關于開展……的通知”,“關于”之前的冒頭不能省。

3、必要時可加著錄副題名，并在副題名之前加“：”，不用原副題名的破折號。如：共同創造和平繁榮的美好未來：2005年新年賀詞

4、文件題名過于冗長，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節略內容用“…”表示。一般情況下，很少有題名超過字段所要求的80個漢字，這點較少采用。

5、文件題名中出現“你省”、“你區”、“你部”等字樣時，應據實著錄并要加上具體的區域或名稱，加上的部份用“[ ]”表示。如：關于你局[福州市馬尾區民政局]…的通知

6、原文件沒有題名或原題名不能反映文件內容的應重新擬寫，并在擬寫的題名兩端加上“[ ]”。原文件有題名的，新擬寫的題名附于原題名之后，如超過字段長度80個字的，可省略原題名。如：函[福州市馬尾區農村發展局關于同意撥款的函]

7、可以在字段長度之內，盡量多著錄原題名中未提及的其他人名，并在增加的兩端加“[ ]”表示。如：題名“關于表彰全省***[***、***、***]計劃生育先進的通知”，“關于***[***、***、***]等同志職務任免的通知”，盡量把本區或本單位有關同志的名字著錄出來，便于日后查找利用。

8、一本的會議記錄本錄一條，題名可注明什么部門、什么性質的會議記錄，并注明記錄本第一次會議和最后一次會議的時間。如：“福州開發區、馬尾區委**局局務會議記錄（2003、5、21——2005、8、14）”，此會議記錄本可放在截止的2005歸檔。

9、著錄對象是多件文件時，使用計算機管理時可著錄一條，文件題名在擬寫時應保留第一件文件題名的主要部分，加上能概括其余文件中心內容及形式特征的部分，并在題名未尾著錄“（共*件）”的說明字樣。如簡報信息可著錄：馬尾工作信息（1——20期）（共18件）；手工抄寫時最好逐件著錄。

（四）、文件時間。

1、文件時間由8位數字組成，第1——4位表示，5——6表示月份，7——8位表示日期，按文件形成時間據實著錄，如：20050412

2、特殊的多份文件只著錄一條目錄時，如簡報，期刊，會議記錄等，著錄最早文件形成的時間。也可著錄最早和最遲形成的文件時間，中間用減號字符“-”分隔，如：20030105-20040530

3、無文件時間的可無需著錄，原文件時間缺省或字跡不清部分以“0”補。如：文件時間只有2月，沒有年和日，可著錄為：00000200；文件時間為1989年，沒有月和日，可著錄成：19890000

4、明知文件時間有誤或有疑義時仍照原文件著錄，使用計算機管理的，可在時間附注項中注明考證出的文件時間。若考證出的時間根據不足時，在其后加“?”字符，如：19570509？若考證后仍考證不出的部分用圖形字符“□”（用全角）代之，如：195001□2這里不能用19500102表示。

（五）、頁號。著錄這份文件首頁所在的當前頁號，使用計算機著錄時要求字段長度4位，手工抄寫不要求。

第三篇：城市建設檔案

檔案館代號：

城 市 建 設 檔 案

名稱：北京郵件綜合處理中心二期主體樓案卷題名：建筑給排水及采暖與通風空調竣工圖編制單位：北京天云動力科技有限公司技術主管：

編制日期：自年月日起至年月日止

保管期限：密級：保存檔號：縮微號：

共冊第冊

第四篇：新版紫光檔案管理軟件著錄格式及刻盤要求

新版紫光檔案管理軟件著錄格式及刻盤要求

（文書檔案）

一、檔案錄入要求

1、文書檔案傳統方法

（1）文書檔案案卷目錄：

必著項目：全宗號、目錄號、案卷號、檔號、、題名、責任者、卷內文件份數、文件起止時間、保管期限、分類號、分類名稱、總頁數

著錄要求：

全宗號：4位，例：0051 目錄號：2位（不足位的在前面補零占位，下同）例：01 案卷號：3位，例：001 題名：是卷內文件名稱的概括，最大長度為80個漢字，例：鞍山市檔案局行政辦公會議記錄

：4位，例：1995 責任者：指立檔單位名稱，必須著明全稱。例：鞍山市檔案局

文件起止時間：錄入卷內文件成文日期的起始時間。8位。例1995年1月2日，錄入格式：19950102 至：錄入卷內文件成文日期的終止時間。8位。例：1995年12月1日

錄入格式：19951201 保管期限：選擇著錄，例：永久

分類號：分類方案的類目代碼，雙擊“分類號”項字段，彈出“選擇分類”，用戶根據事先錄制好的分類代碼選擇輸入。例：01

分類名稱：根據分類號自動生成，與分類號一一對應，例：黨群 總頁數：無位數要求，以實際為準。例：一共為63頁，著錄格式：63

（2）文書檔案卷內目錄：

必著項目：全宗號、目錄號、案卷號、頁號、檔號、卷內順序號、文件編號、題名、責任者、文件形成時間、控制標識、保管期限、密級、頁數

著錄要求：

全宗號：4位，例：0051 目錄號：2位，例：01 案卷號：3位，例：001 頁號：為文件所在張頁號，用3位數字表示，不足3位前面添“0”占位。例：001 卷內順序號：用2位數字表示，不足2位添“0”占位，以卷內文件排列先后順次編寫的序號。例：01 文件編號：指文件制發機關的發文字號，由發文代字++序號三項組成，例：鞍檔發［2003］004號,其中［2003］不能錄成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004為發文序號，用3位數字表示，不足添“0”占位。

題名：最大長度為60個漢字，例：鞍山市檔案局關于XX活動的通知。會議記錄應自擬題 1 名，著明會議內容和會議名稱，并加“[

]”標識。

責任者：指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者，最大長度為25個漢字，聯合發文的責任者之間用“，”分隔。責任者應按文件錄全稱，不能使用“本局”、“本部”等簡稱；對于領導人講話或以領導人名義發布的文件，責任者可填寫領導人姓名，但必須著明職務。例：鞍山市檔案局，中共鞍山市檔案局黨組

文件形成時間：用8位數字表示，不足添“0”占位。例：1995年7月2日應著錄為：19950702；對沒有落款日期的文件材料，應根據文件內容加以考證后填寫。

控制標識：一般來說各種會議記錄為A級，涉及個人處分為B級，其它為“開放”。具體參照鞍檔發[2004]23號文件，《關于印發<檔案文件開放控制查閱暫行規定>的通知》。選擇著錄：“開放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A 保管期限：選擇著錄，例：永久

密級：按文件原有密級選擇著錄，例：秘密，機密，絕密

分類號：分類方案的類目代碼，雙擊“分類號”項字段，彈出“選擇分類”，用戶根據事先錄制好的分類代碼選擇輸入。例：01

分類名稱：根據分類號自動生成，與分類號一一對應，例：黨群 頁數：無位數要求，以實際為準。例：一共8頁，著錄：8

2、文書檔案簡化方法

歸檔文件目錄

必著項目：全宗號、保管期限、、分類號、分類名稱、件號、盒號、檔號、頁數、文件編號、題名、責任者、文件形成時間、控制標識、密級

著錄要求：

全宗號：4位，例：0051 保管期限：選擇著錄，例：永久 ：4位，例：2005 分類號：分類方案的類目代碼，雙擊“分類號”項字段，彈出“選擇分類”，用戶根據事先錄制好的分類代碼選擇輸入。例：01

分類名稱：根據分類號自動生成，與分類號一一對應，例：黨群

件號：以4位數字表示，不足填“0”占位。填寫室編件號，進館時館編件號與此一致。例：0001 盒號：為5位，不足填“0” 占位。例：00001 頁數：無位數要求，以實際為準。例：一共8頁，著錄：8 文件編號：指文件制發機關的發文字號，由發文代字++序號三項組成，例：鞍檔發［2003］004號,其中［2003］不能錄成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004為發文序號，用3位數字表示，不足添“0”占位。

題名：最大長度為60個漢字，例：鞍山市檔案局關于XX活動的通知。會議記錄應自擬題名，著明會議內容和會議名稱，并加“[

]”標識。

責任者：指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者，最大長度為25個漢字，聯合發文的責任者之間用“，”分隔。責任者應按文件錄全稱，不能使用“本局”、“本部”等簡稱；對于領導人講話或以領導人名義發布的文件，責任者可填寫領導人姓名。例：鞍山市檔案局，中共鞍山市檔案局黨組 文件形成時間：用8位數字表示，不足添“0”占位。例：2004年7月2日應著錄為：20040702； 2 對沒有落款日期的文件材料，應根據文件內容加以考證后填寫。8位

控制標識：一般來說涉及會議記錄為A類，涉及個人處分為B級。具體參照鞍檔發[2004]23號文，關于印發《檔案文件開放控制查閱暫行規定》的通知，選擇著錄：“開放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A 密級：按文件原有密級選擇著錄，例：公開

二、制作進館數據光盤刻錄：

光盤要求：SONY，CD-R，只讀光盤，每張光盤要有獨立包裝。光盤份數：一式三份。

例如：進館單位的文書傳統、文書簡化、會計檔案需要進館

需要刻錄的文件有三部分，第一部分：檔案軟件系統的整體備份；第二部分：文書傳統、文書簡化、會計檔案的數據導出；第三部分：光盤制作生成文件。如下圖：

1、整體備份

業務面版→系統維護→數據維護→數據庫備份，在彈出的“另存為”對話框，選擇一個存放目錄，建議以日期為文件名，例：在文件名后面錄入：20080701，點保存。在相應的目錄里會生成一個文件：20080701.bak。

2、需要進館的檔案數據導出

以文書檔案傳統為例： 文書案卷數據導出：打開數據庫，點案卷內任意一條，右鍵→全選→右上面功能菜單欄的“轉出數據” →在彈出的“另存為”對話框，保存在：后面的第三項中選擇新建文件夾，新建文件夾起名為：文書案卷，雙擊“文書案卷”，如下圖，在文件名：鍵入：wsaj，保存類型為：dbf。（圖紅圈位置）

點保存，即可在“文書案卷”文件夾生成一個名為：wsaj.dbf的文件。

文書卷內數據導出：打開文書檔案傳統方法數據庫，在文書卷內部分任意選擇一條數據，在上面菜單欄選擇檢索→檢索文件，如下圖

單擊下圖第一行的查詢按紐

通過此過程可把卷內全部數據都顯示出來，再按文書案卷的導出方法，全選，導出即可。生成一個名為“文書卷內”的里面有wsjn.dbf文件的文件夾。

其他類型檔案都可參照文書檔案數據導出方法導出即可。

3、光盤刻錄文件

業務面板→開發利用→光盤制作→選擇導出目錄（如下圖點圓圈里的圖標），新建一個文件夾，例如：名為“光盤制作”。

點“繼續”，等待數據全部導出之后，在打開的數據庫中，一一選擇需進館的檔案類型數據，點“加入光盤”，直到全部類型加入完畢。

第五篇：如何規范書寫醫學論文的參考文獻著錄

如何規范書寫醫學論文的參考文獻著錄

參考文獻是指為撰寫或編輯論文和論著而引用的有關圖書資料，它不僅反映出稿件真實的科學依據和作者尊重他人研究成果的嚴肅態度以及向讀者提供文中有關資料的出處，也反映出作者對本課題的歷史與現狀的研究程度，為論文審閱者、編者和讀者評估論文的價值和水平提供了客觀依據。根據GB/T 7714-2005《文后參考文獻著錄規則》(以下簡稱規則)規定：在科技論文中，凡是引用前人(包括作者自己過去)已發表的文獻中的觀點、數據和材料等，都要對它們在文中出現的地方予以標明，并在文末列出“參考文獻”表，因此醫學論文的參考文獻是論文不可缺少的重要組成部分，反映了論文的學術水平和期刊的整體質量。參考文獻的著錄應符合規則要求，作者必須認真對待，規范書寫，避免隨意性。筆者在編輯稿件過程中經常發現部分作者對參考文獻的重要性認識不足，或對著錄規則不夠熟悉，著錄存在著不完整、不規范等問題。因此，有必要對醫學論文著錄參考文獻的作用、原則及文后參考文獻著錄的要求和格式等予以介紹，以期引起作者及編者的重視。著錄參考文獻的作用

1.1 反映論文作者的研究基礎、體現科學的傳承性

醫學技術以及醫學技術研究工作都有繼承性，現時的研究都是在過去研究的基礎上進行的，今人的研究成果或研究工作通常都是前人研究成果或研究工作的繼續和發展;因此，著錄參考文獻體現了繼承前人的科研成果，反映了新的論文是文獻的升華，供鑒文獻為論文中的新觀點、新論據提供出處和依據，體現科學的繼承性、連續性，論文的可靠性、先進性。這在一定程度上為論文審閱者、編者和讀者評估論文的價值和水平提供了客觀的科學依據。

1.2 有利于知識產權的保護

著錄參考文獻能方便地把論文作者的成果與前人的成果區別開來。論文報道的研究成果雖然是論文作者自己的，但在闡述和論證過程中免不了要引用前人的成果，包括觀點、方法、數據和其他資料，若對引用部分加以標注，則他人的成果將表示得十分清楚。這不僅表明了論文作者對他人勞動成果的尊重和嚴謹的科學態度，而且也免除了抄襲、剽竊他人成果的嫌疑。

1.3 有利于相關文獻的進一步檢索

讀者閱讀或查詢論文的主要目的是為了便于學習和研究,讀者如果對引用的內容感興趣或想進一步了解他人在這一領域的研究成果,則可借助著錄的參考文獻，方便地檢索和查找有關圖書資料，以對該論文中的引文有更詳盡的了解。

1.4 有利于節省論文篇幅 作者在論文中需要表述的某些內容，凡已有文獻所載者不必詳述，只在相應之處注明見何文獻即可。這不僅精練了語言，節省了篇幅，提高了信息密度，而且避免了一般性表述和資料堆積，使論文容易達到篇幅短、內容精的要求。

1.5 有利于期刊評價和人才評估

目前,確定期刊學術水平與價值的依據之一就是其所發論文的被轉載、引用和索引率。一篇論文或一份期刊經常被其他文獻所引用,說明該論文或期刊所闡述或登載的研究成果在該相關領域有創新、有發展,從而具備一定的學術水平而獲得同行的認可,具有一定的影響。該期刊所載論文被引用的頻次越多,其影響面也就越大。因此,參考文獻具有評價期刊質量的功能。例如：《中文核心期刊要目總覽》對國內核心期刊的認定，就把被引量和影響因子作為篩選的兩個主要指標。另一方面，對某一相關領域內的核心期刊參考文獻作者被引用頻次進行統計分析，如其被引用頻次越高，則說明該作者在該領域的學術水平及權威性越高。可見，利用對被引文獻的統計分析結果可以客觀地評價人才。著錄參考文獻的原則

2.1 只著錄最必要、最新的文獻

醫學論文著錄參考文獻時,文獻應是與論文相關的近年國內、外期刊論文為主(近3～5年的文獻,綜述應有近2 年的最新文獻)。因為參考文獻越新,就越能反映該領域研究的最新動向和成果,從而使其科研選題更具前沿性;在近期文獻中,應以期刊為主,因為期刊的出版周期較短,更能反映科學研究的最新進展情況。所著錄的文獻要精選,突出重點,并僅限于著錄作者親自閱讀過并在論文中直接引用的文獻,而不能間接著錄他人文獻后著錄的參考文獻(即二次文獻)。同時,無特殊需要不必羅列眾所周知的教科書或某些陳舊史料。

2.2 只著錄公開發表的文獻

醫學論文著錄的參考文獻必須是在國內外公開出版發行的正式出版物上發表過的文獻,包括期刊論文、醫學圖書、科研報告、會議論文、學位論文、技術標準等。未發表的論文及資料、譯文、文摘、轉載以及內部資料、非公開發行書刊的文章以及個人通訊，尤其是不宜公開的資料等,均不能作為參考文獻引用。

2.3 采用規范化的著錄格式

醫學論文文中參考文獻的引用處以及文后參考文獻的著錄，應符合規則的標準格式,論文作者和期刊編者都應熟練掌握，并嚴格執行。錄著參考文獻的格式

規則規定：科技期刊文后參考文獻表可以采用“順序編碼制”,也可以采用“著者-出版年制”。目前，我國大多數期刊采用“順序編碼制”,即在文后根據正文引用參考文獻的先后序號,按照主要責任者、題名項(題名、其他題名信息、文獻類型標志)、版本項(初版省略)、出版項(出版地、出版者、出版年、卷期號等)、起止頁碼的順序逐項著錄。

3.1 在正文內引用的標注格式 采用“順序編碼制”標注時,對引用的文獻，按其在論文中出現的先后用阿拉伯數字連續編碼，將序號置于方括號內，并視具體情況把序號作為上角標，或者作為語句的組成部分。以文獻第一次出現的前后次序，從1開始連續編序號;一篇文獻只有一個序號，即使某文獻在文中被多次引用，但在幾個引用處都要標注同一個序號;序號的位置視具體情況而定,如果是對正文作解釋，方括號要使用比正文字號小，放在右上方(作為上角標);如果是作為句子的成分出現在正文之中，標注時文獻序號連同方括號的字號應與正文的字號相同，并作為正文的一部分來書寫(位置與正文平齊，不做為上角標)，并在方括號前面加上“文獻”兩個字。引用了多篇文獻，標注時只用一個方括號，括號內列寫這幾篇文獻的序號：若幾個序號是連續的，只標注起、止序號，兩序號之間加半字線“-”號;若幾個序號不連續，各序號之間加逗號。

3.2 文后參考文獻著錄格式

論文中的每篇參考文獻按在正文中出現的先后次序列表于文后，文獻著錄應準確,各個項目的次序和著錄符號應符合規定。以“參考文獻”左頂格或居中排作為標識;參考文獻的序號左頂格，并用數字加方括號表示，如[1]，[2]，?，以與正文中的指示序號格式一致。參考文獻的主要責任者是3位以內的全部著錄,超過3位時，只列前3位，之后加“等”字。每個責任者之間用“,”隔開,不必加“主編”“著”“編著”等表明責任的詞。著錄個人署名的參考文獻表,作者姓名一律采用姓前名后著錄法,外國人的名字部分可以縮寫,并省略縮寫點“·”。每一參考文獻條目的最后均以“.”結束。期刊、專著、論文集中析出文獻、學位論文、電子文獻參考文獻條目的編排格式及示例如下。

3.2.1 期刊 [序號] 主要責任者.題名[文獻類型標志].刊名，年，卷(期)：起止頁碼.例如:周曉南.科技期刊編輯在新形勢下應具備的素質[J].貴州工業大學學報(社會科學版)，2008,10(3):189-191.3.2.2 專著[序號] 主要責任者.書名 [文獻類型標志].出版地：出版者，出版年：起止頁碼.例如：劉國鈞.圖書館目錄[M].北京:高等教育出版社，1957：15-18.3.2.3 論文集中析出文獻[序號] 主要責任者.題名[文獻類型標志].//編者.文集名.出版地：出版者，出版年.起止頁碼.例如：郭愛民.淺談提高圖書的綜合質量[C].// 王君仁.編輯出版文集.大連:大連理工大學出版社,1993.70-82.3.2.4 學位論文 [序號] 主要責任者.題名 [文獻類型標志].授予學位地：授予學位單位，出版年.例如：劉東明.基于NET框架的繼電保護設備管理系統設計與實現[D].北京：華北電力大學，2008.3.2.5 電子文獻 [序號] 作者.題名[EB/OL].(發表或更新日期).[引用日期].網址.例如：王明亮.關于中國學術期刊標準化數據庫系統工程的進展 [EB/OL].(1998-08-16).[1998-10-04].http://www.tmdps.cn.參考文獻是撰寫醫學科技論文的重要依據資料,規范著錄對提高論文的學術水平和期刊的整體質量，方便讀者參閱和擴展分析以及信息的準確存儲、檢索和交流等都具有積極意義。論文作者和期刊編者都應高度重視，熟練掌握，并嚴格按照國家標準執行。