第一篇：檔案管理工作規范

檔案管理工作規范

一、工作事項

1、檔案材料收集、鑒別、分類、歸檔、立卷整理工作。

2、檔案查閱工作。

3、檔案轉遞工作。

4、檔案安全、保護、保密工作。

5、檔案整理工作。

6、檔案材料清理、清退工作。

二、工作權限

1、保管好檔案，為有關部門提供檔案資料信息。

2、負責辦理檔案的查閱和轉遞。

3、經分管領導批準，按有關規定要求承辦外借檔案。

4、經分管領導批準，按有關規定要求承辦檔案材料銷毀。

三、工作標準

1、堅持原則、嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事。

2、采取多種形式，全面、及時地做好材料的收集工作，認真、細致地做好鑒別、歸檔、整理工作。

3、遵守保密制度和閱檔規定，嚴格查閱、利用手續，為前來查閱的同志提供優質服務。

4、根據檔案保管、保護的規定，做好檔案的“六防”措施，發現問題及時解決。

四、工作程序

（一）干部人事檔案整理工作程序

1、對收集的材料進行鑒別、編號、歸檔。

2、檔案的整理

①材料分類；②編“類頁號”；③抄寫檔案目錄；④填寫工資變動表；⑤對不符和規定的材料進行技術加工；⑥裝訂；⑦校對；⑧驗收；⑨編寫索引號；⑩放入檔案櫥。

（二）文書檔案整理工作程序

1、材料收集、鑒別、分類。

2、文書檔案材料整理

①編寫頁號；②抄寫卷內目錄；③技術加工；④裝訂；⑤驗收；⑥編寫目錄號、歸檔號；⑦裝入檔案盒；⑧放入檔案櫥。

（三）檔案查、借閱程序

1、查閱人須持單位介紹信或檔案查閱審批表。

2、經檔案管理人員審查并符合規定，辦理閱檔登記。

3、按名單提取檔案。

4、查閱人在閱檔室進行查閱。如果需抄寫檔案內容，須經檔案管理人員同意。

5、因特殊情況需借閱檔案的，由借檔單位寫出申請，經分管局長同意后，辦理有關借閱手續。

6、查、借閱完后，檔案管理人員對所查、借閱的檔案進行審查，確認無誤后，放回原處。

（四）干部人事檔案轉遞工作程序

1、轉入檔案。①因工作調動轉入的檔案，由干部科提供檔案，并辦理交接手續；②新參加工作的大中專畢業生檔案，轉正定級后，由人才市場檔案管理人員轉交局檔案室，辦理交接手續。③填寫轉入檔案登記表；④對轉入的人事檔案，按規定整理后，編寫索引號，放入檔案櫥。

2、轉出檔案。①因工作調動需轉出的干部人事檔案，由干部科提供名單，并在檔案室辦理提檔手續；② 提拔副局（科）級以上職務人員的檔案，按市委組織部提供名單提取檔案，填寫《干部人事檔案轉遞通知單》，連同檔案一并交組織部；③檔案管理人員在索引上用紅筆注明檔案轉出時間、轉往單位；④填寫轉出檔案登記表；⑤檔案回執收到后，貼在存根上，長期保存。

（五）文書檔案轉遞工作程序

根據檔案局的統一安排，經局領導批準，辦理入館事宜。①按要求對入館檔案進行審查、整理；②打印卷內目錄、全宗目錄；③入館文書檔案驗收；④檔案移交；⑤辦理交接手續。

第二篇：檔案管理工作規范

檔案管理工作規范

檔案管理制度

一、為規范國欣總會營銷中心檔案管理，增強檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍，計劃、人事檔案、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、檔案管理由各部門辦公室人員管理負責。

四、相關檔案管理人的職責：保證部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.在檔案資料歸檔期，由檔案負責人分別向各負責人收集應該歸檔的原始資料及相關合同。各主管部門經理應積極配合與支持。

2、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理人負責及時歸檔、整理。

六、資料的分類與歸檔

1.檔案資料的分類依據資料的相關類型執行。

2.公司檔案資料的歸檔應及時準確，確保無損壞丟失

3．檔案管理者必須做到：①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.非經允許不得隨意銷毀。

2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員及相關責任人確認后銷毀。

第三篇：中小學校檔案管理工作規范

中小學校檔案管理工作規范

一、檔案工作的基本原則

（一）學校檔案是指在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

（二）學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，也是評估學校全面建設的重要內容之一。

（三）學校必須按照《山東省中小學檔案管理暫行辦法》管理好本校檔案。本校檔案必須實行集中統一管理，確保完整、準確、安全、便于開發利用。

（四）學校應制定立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學校工作計劃和規劃、納入管理制度、納入各部門的職責范圍和有關人員崗位責任制；在布臵、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時考慮做好檔案工作。

（五）學校應設立綜合檔案室，明確一位校領導分管檔案工作，校內各部門要有一位負責人分管本部門的檔案工作，并配備適當的專（兼）職檔案人員。學校領導要關心檔案人員的思想、工作、生活，不斷提高檔案人員的政治、業務素質。檔案人員應相對穩定。

（六）學校要把檔案工作列入學校發展計劃，在人員、經費、庫房、設備等方面給予保證。

（七）學校檔案工作要逐步從經驗管理向科學管理轉變，采用電子計算機等先進技術管理檔案，大力開發檔案信息資源，滿足教學和各項工作需要。

二、檔案室的主要任務

（一）貫徹執行黨和國家檔案工作的方針、政策和法規，規劃全校檔案工作。

（二）制定本校檔案工作規章制度，監督、指導檢查執行情況。

（三）負責收集、征集、整理、分類、鑒定、保管和統計全校各類檔案及有關資料。

（四）開展檔案的利用工作。

（五）參加信息工作的整體化建設，負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發檔案信息資源。

（六）參加檔案工作協作、學術研究和交流活動。

（七）接受同級檔案部門及上級業務主管部門的監督指導，培訓全校各有關部門兼職檔案工作人員。

（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。

（九）完成學校領導交辦的其他任務。

三、檔案工作的制度建設

（一）綜合性的規章制度，包括各種綜合性的實施辦法、細則和規定。

（二）立卷、單份文件歸檔制度，包括各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

（三）檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設備的管理措施。

（四）檔案的保密、保衛制度，包括檔案的保密、保衛措施和對檔案人員的相應要求。

（五）檔案統計制度，包括統計時間、類別、數量、內容、檢索和利用工作。

（六）利用制度，包括利用手續、方式、要求、批準權限和管理辦法等。

（七）檔案的鑒定制度，包括鑒定原則、范圍、組織、辦法、程序、手續等。

（八）崗位責任制，包括目標、職責、權限、任務、考核、獎懲措施等。

四、檔案人員的素質要求

（一）能認真執行黨和國家方針政策、公正廉潔，嚴守黨和國家機密。

（二）能認真學習檔案專業知識、管理科學知識和其它相關學科知識，工作責任心強，敬業愛崗。

（三）具有一定專業知識并經上崗培訓。

五、檔案的收集

（一）收集范圍

1、學校在教學、科研、管理各項活動中直接形成的對學校和社

會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料。

（1）學校檔案的歸檔范圍共分七大類：黨政、教學、科研、基本建設、儀器設備、會計、特殊載體（含聲像）等。幼兒園還要增加衛生保健類。

（2）國內外與學校有關的各種具有保存價值和其它資料。（3）校內教職員工在其非職務范圍的公務活動中形成的文件材料，可交由學校檔案室作資料保存。

2、建國前本學校的各類檔案。

3、并入本校的單位的檔案資料。

4、上級決定由本校保管的撤銷單位的檔案。

（二）立卷歸檔分工。

1、部門整理立卷歸檔是檔案工作的基本制度和基礎，校內各部門必須分工明確，協同配合。

2、學校領導及各職能部門分管檔案工作的負責人，都應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己的職責范圍，督促有關部門、有關人員認真做好工作。

3、全校性、綜合性的由校長辦公室負責整理歸檔，其余按部門職能分工負責立卷歸檔。

4、整理立卷歸檔涉及多個部門的文件，應由主要職能部門歸口，其他部門形成的亦應相對集中。

（三）歸檔文件和案卷的質量要求。

1、歸檔文件及案卷質量總的要求是：遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管利用。文件材料必須準確反映學校教學、科研和管理活動的真實內容，手續完備，制作和書寫材料應利于長期保存。

（1）黨政類檔案，按“卷”整理的，依問題、時間或重要程度組卷。

按“件”整理歸檔的，可采用—類別（二級類目）—保管期限的方法分類，文件數量少的單位可采用—保管期限的方法分類。

（2）教學、科研、基建、設備等專題性、成套性的檔案，按階段、項目、型號等分別組卷（具體參閱各工作規范）。

（3）特殊載體類，按類別（指實物、照片、錄音、錄像）、內容、項目組合。

2、確定文件材料的保存價值，要根據學校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準確進行判斷：

（1）凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、社會、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管；

（2）凡反映學校一般工作活動，長期對學校和社會有查考利用價值的，列入長期保管；

（3）凡在較短時期內對學校工作有查考價值的，列為短期保管。

3、對上級發來的文電，除少數直接針對本校，并要執行的重要文件，應永久保管外，其余列為短期保管或作資料保管。

4、卷內文件排列，卷內文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號排列）、正文在前，文稿在后。

5、編目：卷內文件材料按排列次序打印卷內文件目錄，并按頁依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁號。單份整理的文件材料按件號順序編制打印歸檔文件目錄。

對文件材料原有題名不能隨意更改和簡化，若原有題名無實質內容或無題名的，要重新擬定并在前后加[

]。沒有責任者、日期的文件，要考證清楚，及時補上。會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規定內容標出與紙質載體、不同聲像載體之間的參見號。

6、填寫備考表應將卷內文件材料立卷情況說明，立卷人、檢查人姓名、時間填上。檢查人應是立卷單位負責人。

7、案卷題名：案卷題名應簡明確切，體式一致。題名須包括責任者、內容、名稱（文種）等。字數不超過50個字。

8、案卷裝訂：案卷裝訂前要去掉卷內文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應復制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計算機打印封面的題名和應填寫的項目。

（四）歸檔時間和手續。

1、黨政部門和按歸檔的部門應在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。

2、教學部門和按教學歸檔的部門應在每學年結束后三個月內，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。

3、科研檔案應在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。教師在公開刊物上發表的論文、出版的專著應在出版后及時歸檔。

4、基建文件材料歸檔工作應與工程建設同步進行，在項目完成通過鑒定驗收時應通知檔案部門參加，工程驗收后三個月內將基建

全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。

5、設備儀器檔案，在設備儀器開箱時，有關部門應通知檔案室參加驗收，安裝調試后一個月內主辦部門應將全部相關材料整理好移交綜合檔案室。

6、會計檔案按由財務部門按要求和規定整理歸檔，在財務部門保管三年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。

7、特殊載體檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材料和文字簡介或實物，在2個月內移交綜合檔案室歸檔。

8、隨時接收上級規定應接收的檔案。

9、接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊，一式二份，交接雙方要簽名蓋章。

六、檔案的整理

（一）劃分全宗

1、檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。

2、建國后學校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗，全宗名稱隨學校名稱變動而改變。

（二）檔案的分類、編號。

1、檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。

2、分類是以全宗為單位，按檔案產生的領域范疇，結合記述的內容性質，對庫存檔案整理、編號、排架。

（三）檔案檢索工具的編制。

1、案卷目錄應根據不同門類檔案的具體情況分編制，做到不出現重復的檔號。

2、從實際出發逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引。

七、檔案的計算機管理

（一）檔案管理應納入學校自動化信息管理網絡，可使用廣東省檔案局推薦的與本規范配套的計算機檔案管理系統，提高開發利用檔案信息資源的能力。

（二）計算機檔案管理系統應用軟件的配臵環境、機種選型要和本單位自動化信息管理網絡一致。最好盡可能選用容量較大，檔次較高的計算機，以保證檔案科學管理的需要和學校教育管理信息

系統聯網要求。

八、檔案的保管

（一）庫房要求。

1、新設臵的庫房應基本符合國家檔案部門的有關規定。原有不合格庫房，應按規范逐步改造。新建校辦公樓或數字樓應考慮檔案庫房的設臵。

2、庫房應有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施。

3、庫房標準溫度為14—24°C，標準相對濕度為45—60%。

（二）庫房應根據工作需要逐步配臵計算機、復印機、抽濕機、空調機、吸塵器等必須的設備。

（三）檔案入庫時應檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。

（四）庫房排架應從左至右，從上至下依分類大綱次序和檔號順序排架，庫房排架應編順序號，各柜、各庫均應有檔案資料存放指引卡和示意圖。

（五）綜合檔案室應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發現問題，及時解決，對破損、褪變檔案要及時修補復制。

九、檔案的鑒定和統計

（一）檔案的鑒定。

1、綜合檔案室應根據本規范并結合國家有關保管期限原則規定，對已到期的檔案進行鑒定。

2、在分管校長領導下，由檔案室和相關部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個或一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經分管校長批準后，方可存毀。

3、銷毀檔案必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽字。

（二）檔案的統計。

1、建立健全統計臺帳并指定專人負責，掌握檔案的接收、整理、利用、移出、銷毀和庫存內各種情況數據，按檔案行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送各種報表。

2、按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統計分析。

3、對統計數字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進措施、建議，并報學校領導審閱。

十、檔案的開發利用

（一）檔案人員要熟悉庫藏，主動為校領導和各部門提供利用服務。

1、要充分發揮各校優勢，加強內外信息的綜合開發利用，發揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務，提高其社會效益和經濟效益。

2、綜合檔案室內應有閱覽室和復印設備，為利用者提供方便。

（二）珍貴檔案應以復制件代替原件提供利用。

（三）建立健全利用手續。

1、凡利用庫藏檔案，均應按規定辦理利用手續，填寫《檔案借閱登記表》，經批準才能給予利用。

2、利用結束后，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》，留檔案室存查。

3、學校檔案一般不外借，特殊情況，經校領導批準后方能借出。對借出的檔案室要定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，并根據不同情況，報學校按規定嚴肅處理。

十一、檔案的編研和學術研究

（一）學校檔案室應加強編研工作，對檔案資料進行研究、整理、編輯。自編或配合有關部門編寫重要參考資料。

1、編研的重要參考資料包括：學校沿革、歷任校領導（含副職）簡介、學校各種基礎數據匯編、年鑒、學校大事記（可與黨辦、校辦合編）、重要檔案史料匯編、重要專題文件匯編（如學生運動、規章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設備等）、重要會議簡介等。

2、檔案室對編纂的各種匯編要注意把關，保證質量。印發前應報有關部分或分管校領導審查。

（二）各學校應積極參加本系統的檔案學術與業務研討活動。

第四篇：個體工商戶檔案管理工作規范

個體工商戶檔案管理工作規范

一、個體工商戶檔案分為書式靜態檔案（登記檔案）和動態檔案（巡查記錄）。靜態檔案主要存放個體戶登記、變更、注銷、處罰決定書等材料，一戶一檔，十至二十戶為一盒；動態檔案主要存放登記基本情況、電子信息下載資料、信用資料、日常監管巡查記錄等，一戶一檔，十至二十戶為一盒。靜態檔案和動態檔案要分別存放，靜態檔案放檔案室保管，動態檔案由巡查隊保管，檔案室要有防盜、防潮、防蟲、防火等安全保管措施。

二、各工商所必須有專門檔案室存放個體戶靜態書式檔案，要指定專門檔案員負責轄區內個體戶登記檔案管理工作。檔案員要對檔案進行定期或不定期的檢查，確保檔案規范、齊全和安全。

三、登記人員頒發營業執照后，應在5個工作日內將全套登記材料按目錄進行整理、編號移交檔案室歸檔。檔案管理員應在3個工作日內對符合要求予以接收的檔案進行登記并整理歸檔。各所都要建立檔案交接登記薄，交接雙方必須簽字。

四、檔案管理人員要執行保密制度。除公、檢、法和有關國家機關外，其他單位一般不得借調和查閱檔案，特殊情況的應報市局批準。如需內部調用、查閱、復制檔案，必須經所長批準，由檔案員辦理借閱手續。

五、檔案的保管期限。登記檔案按國家局《個體戶檔案管理

暫行辦法》工商〔1990〕334號規定的期限保管。動態檔案保存期3年，3年后進行集中清理。需要長期保存的，轉入書式檔案，不需長期存放的，填寫銷毀登記表，記錄銷毀資料目錄，然后由所長、巡查隊長和檔案員共同簽字后銷毀。銷毀登記表要存入檔案室永久保管。

二〇一〇年十月十四日

第五篇：法律檔案管理工作規范 (參考性強)

法律檔案管理工作規范

一、目的

為規范法律檔案管理工作，加強公司各部門檔案的收集、整理等工作，有效保護和利用公司的法律檔案，為公司發展提供信息支持，根據公司相關制度，結合公司實際情況，制定本操作規范。

二、定義

“法律檔案”是指法務部在進行訴訟、仲裁、審核合同、參與國內項目、工商事務管理等國內法律事務；參與涉外項目談判、審核國際事務合同等國際法律事務；進行專

利、商標等知識產權法律事務以及日常事務管理活動中形成的文字、圖像、聲像等各種形式 的原始記錄。

三、適用范圍

（一）本操作規范適用于公司日常法律檔案管理工作。

（二）法律檔案移交至公司檔案管理部門后的管理工作按公司相關制度執行。

四、法律檔案分類

根據公司業務活動范圍和實際情況，現將公司法律檔案分為以下幾類：

（一）案件檔案：公司法務人員在公司案件訴訟、仲裁、商標異議、復審和評審及專利無效宣告請求過程中形成的各種原始記錄。

（二）工商檔案：公司法務人員在公司工商投資活動中形成的各種原始記錄．

（三）商標檔案：公司法務人員在辦理公司的商標申請過程中形成的各種原始記錄．

（四）專利檔案：公司法務人員在辦理公司的專利申請過程中形成的各種原始記錄．

（五）合同檔案：公司法務人員在公司業務活動中形成的各種中文／英文合同。

（六）項目檔案：公司法務人員在參與公司項目活動中形成的各種法律方面的原始記錄。

（七）法律意見書：公司法務人員在工作中針對相關業務對外出具的書面法律意見的原始記錄。

（八）其他檔案：公司在日常事務活動中形成的各種原始記錄．

五、職責和權限

（一）法務部按公司檔案管理制度設立一名部門檔案員，負責公司檔案管理工作，部門檔案員管理職責如下：

1.貫徹執行公司及公司的相關制度，建立健全公司的檔案工作規章度。

2.指導公司文件、資料的形成、積累、整理和歸檔工作．

3.統一管理公司法律資料，控制法律檔案的法律風險。

4.為公司其它部門、全資子公司和其他機構提供法律檔案的利用服務。

5.監督、指導、檢查和考核各部門的檔案工作。

6.按照公司制度配合公司檔案管理部門的管理。

（二）各部門分別指定一名部門檔案員，負責該部門檔案管理工作，部門檔案員管理職責如下：

1.貫徹執行公司及公司的相關制度，負責公司檔案的收集，整理和歸檔工作．

2.監督和指導部門員工按要求完成各自的檔案的收集，整理和歸檔工作．

3.配合部門檔案管理員的檔案管理工作。

（三）公司檔案員和部門檔案員相互協作，共同進行公司法律檔案管理工作。

六、法律檔案管理流程

（一）法律檔案形成

1.根據公司檔案管理相關制度要求，法律檔案歸檔應遵循“生成歸檔負責制”，即文件生

成者為文件歸檔主要責任人．在一項業務活動中有多人參加的由分管領導指定一名文件生成

者，負責該項業務檔案的收集工作。

2.各部門員工在工作活動過程中形成的所有有保存價值的文件和實物材料，在使用過程

中或者使用完畢后，統一歸檔到各部門檔案員處．

3.檔案基本要求

（1）原則上要求所歸檔的文件材料是原件。

（2）材料無三筆現象，對已形成三筆現象的文件材料，需用黑色墨水筆描寫。

（3）齊全完整即歸檔紙質文件材料不缺張少頁，電子文件載體無破損．

（4）明確標示密級．

（5）按順序整理好文件材料，并給出詳細清單。

（二）法律檔案部門歸檔

1.各部門員工在工作全部終結之日起將工作過程中的形成文件資料于1個月內按要求歸

檔至公司檔案員處。

2.各部門檔案員按照6.1.3條進行審查、整理和保存。符合歸檔條件的，在清單上標明

移交時間由移交人和部門檔案員共同簽字確認。按照公司相關制度要求進行歸檔，收集、整理、立卷，編制每份檔案清單，并根據公司具體情況，編制部門檔案清單。

3.各部門檔案員在接收到文件資料之日起1 5日內將檔案移交至公司檔案員處。

4.部門檔案員按照6.1.3條規定進行審查、整理和保存，符合歸檔條件的，在清單上標

明移交時間由部門檔案員和公司檔案員共同簽字確認。

5.專利檔案可按季度，根據其實際情況按申請部門提交材料分類歸檔。

（三）法律檔案的利用

1.法律檔案不對外單位開放．按照法律規定必須履行協助義務的，經部門領導同意后可

對外開放．

2.本操作規范所稱檔案利用，是指對法律檔案的查閱、復印和借用。

3.檔案的查閱、復印流程

（1）利用部門從公司檔案員處取得《法律檔案利用申請單》，經部門領導簽字后方可查閱、復印．

（2）復印后的材料均需加蓋“再次復印無效”章后方可拿走。

4.檔案的借用流程

（1）利用部門從公司檔案員處取得《法律檔案利用申請單》，經部門部級領導簽字后方可借用。

（2）借用部門在公司檔案員處《法律檔案借閱登記表》中登記簽字后方可借走。

（3）借走檔案者應當愛護檔案原件，維護其原狀，不得拆換、污損和丟失，嚴禁在檔案原件上圈點、劃線、剪裁和涂改，如發生以上情況，由法務部報請有關部門，對責任者進行處理。

（4）借用結束后，借用部門應及時歸還，歸還時需將原登記記錄予以注銷．

5.保密檔案的利用

（1）國家機密檔案不外借不復印。如需查閱必須填寫（（法律檔案利用申請表>，經法務部批準，且只能在部門檔案員的陪同下查閱。

（2）國家秘密文件一般不提供復印，如需復印需填《法律檔案利用申請表》，由申請部門部級領導和法務部部級領導簽字批準后方可復印，公司檔案管理員要對復印件加蓋“再次復印無效”章，并登記編號，在使用完畢后收回。

（3）利用公司商秘檔案需填寫《法律檔案利用申請單》，由該申請部門部級領導及法務部相關業務部門領導簽字后方可。

（4）保密檔案不提供外單位利用。

（5）凡利用法律檔案信息的部門和個人必須嚴格遵守保密制度，不得向無關員泄漏檔案內容，凡有泄漏或造成檔案信息外露的由查閱人、借閱人負責。

（6）在檔案利用過程中如有違反以上規定的，法務部的檔案員有權拒絕和終止檔案利用的服務工作。

6.法律檔案歸檔公司檔案管理部門

部門檔案員按公司檔案管理相關制度要求及規定的時間將文件材料歸檔案管理部門。由于特殊原因需保留在公司的檔案由部門檔案員按照本制度要求進行管理。

七、獎懲

為強化本操作規范的執行，以《獎懲制度管理規定》、（（獎懲條例》為依據，將按照以下細則對公司檔案工作進行考核：

（一）公司各部門員工沒有按照規定歸檔時間歸檔的，視為該項工作未做。各部門檔案員沒有按照規定歸檔時間歸檔的，對該員工罰款30元。

（二）公司各部門員工檔案歸檔時沒有滿足6.1.3條款要求的，且不按照檔案員的要求的時間內整改并歸檔的，對該員工罰款30元。各部門檔案員檔案歸檔時沒有滿足6.2.2條款要求的，且不按照部門檔案員的要求的時間內整改并歸檔的，對該員工罰款30元。

（三）部門檔案員未按照本規范管理公司檔案的罰款30元。

八、附則

（一）本操作規范未規定的法律檔案的管理由法務部處理。

（二）公司其他規章制度有特別規定的，按特別規定執行．

（三）本操作規范由公司法務部負責解釋。