第一篇：淺談圖書館檔案管理工作

摘要：檔案管理作為圖書館管理的一部分,肩負圖書館檔案收集、掌管、傳播、開發與利用等職責。加強圖書館檔案管理問題已迫在眉睫。但是圖書館檔案管理建設尚面臨一些問題,需要認真研究。

關鍵詞：圖書館檔案管理

檔案管理工作的創新是高校圖書館實現信息化建設, 提升高校圖書館社會地位的重要途徑, 也是高校圖書館建設與時俱進的具體體現。高校圖書館要努力創新檔案工作, 要敢于突破那些與當前圖書館工作不相適應的工作觀念和管理模式, 積極主動地研究高校圖書館發展過程中所面臨的新情況、新問題, 用新的觀念、新的視角、新的模式、新的技術和手段來解決檔案工作中所遇到的矛盾和問題, 促進高校圖書館檔案工作水平的全面提升, 加快高校圖書館現代化建設的步伐。

一、檔案管理的內容、性質和特點

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成, 保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案管理主要包括兩個方面的內容: 一是對檔案資源的管理, 也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理, 稱檔案信息管理。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容。英語論文格式通過檔案資源建設來建立科學合理的資源體系, 是對管理中各項工作記錄的科學合理的管理, 同時也是檔案現代化管理的基礎。

檔案信息組織是對檔案中包含的信息內容進行揭示、加工和存貯, 形成二次文獻, 便于檔案信息的開發和利用,它是為管理工作服務并對促進管理工作的改進提供一手材料。

就圖書館來說, 檔案管理是管理工作的一部分, 又是圖書館各項管理工作的組成部分, 如設備管理檔案是設備管理的一部分;人事檔案是人事管理的一部分;行政管理檔案是行政管理的一部分;技術檔案是技術設備管理的一部分。檔案管理工作包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程, 是一種信息控制系統。因為檔案具有原始紀錄性的特點, 所以檔案管理具有檔案資源積累過程的緩慢性和檔案管理活動對檔案形成者的依附性及檔案管理工作對社會的相對保密性。

二、檔案管理建設在圖書館管理中的必要性以及面臨的問題

檔案管理是一種信息控制系統, 檔案的建立需要圖書館各個部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的, 其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經過加工、輸出又為管理工作服務、提供各項數據。同時, 通過對檔案材料的分析和總結又起到促進管理工作的作用。檔案管理是圖書館管理的一部分, 同時又顯現和作用于整個圖書館管理當中。所以說，而加強檔案管理與建設對圖書館有著很重要的意義。

目前少數圖書館領導對檔案建設工作的重要性認識不足, 長期以來各級領導存在“檔案工作說起來重要,做起來次要, 忙起來不要”的工作作風, 常常是做了好多工作都在腦子里裝著卻沒有及時建立完整的檔案, 認為部門檔案管理是額外負擔, 這樣就不能為今后工作的總結和改進提供必要的資料。

三、檔案工作的創新

圖書館是每個高校必不可少的教輔機構, 也是學校對外的“門面”, 有其特殊性和相對獨立性。圖書館檔案是圖書館發展變化的歷史見證, 是圖書館管理的重要依據, 具有重要的參考、保存價值。因此,開展獨立的檔案工作, 建立完整的現代化檔案體系,有利于圖書館制定各項方針政策, 有利于提高圖書館為讀者服務的質量和管理水平, 更有利于圖書館整體事業的發展。圖書館的檔案工作并非可有可無, 它是圖書館現代化建設進程中不可或缺的重要組成部分, 在某種意義上說, 圖書館檔案是“圖書館歷史文明之母”、“高校文化之母”。在樹立檔案工作是圖書館工作一部分的觀念的同時, 也要樹立檔案信息化意識。信息化時代的到來, 從時間和空間上大大拓展了檔案工作的范疇, 從而給檔案學基礎理論帶來沖擊, 也給圖書館檔案管理工作帶來變革和發展機遇。受其影響, 管理文件的數量和質量都有所提高, 管理對象更加復雜、多元化。圖書館檔案管理工作只有順應時代潮流, 在改革創新中不斷前進,才能更好地為圖書館建設服務。加強檔案信息化建設, 是適應時代發展的必然選擇, 是信息社會圖書工作的需要, 也是推進檔案事業發展、提高檔案信息服務水平的必由之路。

高校圖書館檔案工作本質上是一項管理性工作, 不管是什么類型的創新, 最終要通過一定的管理機制來實現。機制創新是其他創新工作實現的條件、途徑和保障。傳統的檔案管理模式與管理機制已不能適應日益發展的現代化需要, 因此, 檔案工作創新最重要的環節就是要實現機制創新。早期圖書館由于人員少、業務范圍狹窄等因素, 在檔案管理方面, 采用傳統的兼職檔案員管理模式, 即由辦公室文書一人擔當兼職檔案員進行全館檔案管理工作。近年來, 伴隨著普通高等學校辦學規模的壯大, 英語論文格式圖書館也隨之發展壯大, 館員隊伍得到擴充, 業務范圍不斷擴展, 更因普通高等學校本科教學水平評估的具體要求, 使圖書館在教學和科研中的重要作用越來越明顯。因此, 建立一套完整的檔案管理體系,不但是圖書館自身發展的客觀要求, 也是圖書館現代化建設的體制保障。

圖書館分三級檔案管理體系。第一級管理：一個單位工作情況開展得如何, 與單位領導的重視程度有直接關系。館領導的重視是檔案工作得以順利開展的根本保障。因此, 館領導應親自主抓并參與檔案體系的建設工作, 不僅要隨時提供領導級檔案材料, 更要在人力、物力、財力方面給予檔案工作大力支持和幫助。第二級管理：由專職檔案員負責全館檔案的管理工作。它繼承了傳統檔案管理模式———辦公室文書模式, 但不同的是檔案員是專職負責全館檔案的收集、整理、歸檔工作。他向上直接對館長負責, 執行館長決策, 向下對基層檔案員布置工作,聽取基層意見和建議, 將館長決策及時傳達, 將基層意見及時反饋。第三級管理：由于圖書館工作的特殊性, 決定了檔案工作并非辦公室一個部門力所能及, 圖書館各部門有其相對獨立的業務范圍、工作活動, 這就要求各部門分設自己獨立的兼職檔案管理員, 同時圖書館工會、共青團組織、黨支部也作為基層檔案歸檔部門, 向專職檔案員負責, 及時準確地提交歸檔材料, 如此形成了檔案管理體系的最基層管理。出于工作便利考慮, 第三級兼職檔案員通常是由各部室主任、工會主席、共青團書記、黨支部書記擔當, 負責本業務范圍內檔案材料的整理上報工作。圖書館三級檔案管理體系的創建是圖書館檔案建設的前提和基礎。

高校圖書館檔案建設是一個循序漸進的創新過程,有了思想上的創新認識做基礎, 有了機制上的創新變革作保障, 有了技術上的創新應用做動力, 另外再加之檔案工作者在工作中不斷積累的創新實踐, 高校圖書館現代化建設的嶄新局面即將出現。

參考文獻：

[1]楊振江.淺談企事業單位檔案的創新[J].中國檔案，2006（6）．

[2]何曉威.對高校圖書館檔案工作的幾點思考[J].圖書情報知識, 1999（6）．

第二篇：電子檔案圖書館管理工作職責

電子檔案圖書館管理工作職責

一、接受學校現代教育領導小組領導，在教科室指導下開展現代教育電子檔案圖書館管理工作。

二、加強電子檔案圖書管理學習, 提高管理水平，嚴格按照《國家公文處理辦法》及時、準確地做好文件圖書的積累、保管、整理、歸檔、立卷、移交工作。

三、鉆研業務，熟悉資源內容，根據學校課程安排，編錄電子檔案圖書和參考資源檢索目錄，保證學科教師教學使用。

四、依據師生教學要求，提出圖書資源購買需求，負責新入圖書資源編錄存檔立卷，向學校師生公示、開放，有效提供圖書資源參考。

五、指導學科教師和學生正確使用電子圖書資源，注重圖書資源的良好保養與維護，養成良好的使用習慣，用后歸架還卷。

六、建立學校電子檔案圖書借閱制度，科學完善檔案圖書資源借閱手續，落實歸還時間，按時歸還入檔。

七、電子檔案圖書管理人員工作調動，要嚴格辦理交接手續，交清電子檔案圖書資源，保證資料不得流失。

八、負責電子檔案圖書資源防火、防盜、防潮、防鼠等日常保潔工作，做到圖書、資源、地面、墻壁、門窗無塵光潔，保證檔案圖書資源良好使用。

渠縣有慶鎮第一中心小學

第三篇：檔案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）學習、宣傳、貫徹《檔案法》及《檔案法實施辦法》，對檔案工作有部署、有檢查、有切實可行的考核辦法、獎勵措施。聽匯報、實地考核，查看有關文件與原始記錄

（2）機關檔案工作已納入機關工作計劃或目標管理。

（3）機關檔案工作已列入分客領導的崗位責任制，作為考績內容。機構人員

（1）建立了與本機關檔案工作任務相適應的綜合檔案機構。

（2）配備了與本機關檔案工作任務相適應的檔案人員。

（3）所配檔案干部具有大專以上學識水平，經過市級以上檔案專業五門主要課程的培訓和業務培訓。

（4）檔案人員忠于職守、遵守紀律、熟悉業務。管理體制（3分）

（1）明確有1名機關領導分管檔案工作；明確有1名機關綜合部門負責人主管檔案工作。

（2）對檔案和檔案工作實行了綜合管理，即對本機關檔案工作實行了統一領導、統一制度、統一標準；對本機關各種門類、各種載體的檔案實體及資料實行了集中保管。

（3）建立了以機關檔案綜合管理機構為中心的檔案管理網絡。職能任務（7分）

（1）對本機關文書部門和業務部門形成的各種門類和載體的文件材料歸檔工作進行了指導和監督；并將文件材料的收集、歸檔工作列入了有關人員、部門的職責范圍。

聽匯報、實地考核，查看有關文件與原始記錄

（2）對本機關所屬單位的檔案工作開展了正常的業務指導與監督工作，并取得了顯著成績。5 管理制度（5分）

制訂了符合規范化的檔案管理制度：立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制等制度。并得到落實。業務聯系（3分）

（1）主動接受檔案行政管理機關的指導與監督，切實改進本機關的檔案工作。

（2）積極參加協作組活動，并較好地完成檔案行政管理部門交辦的任務。

二 保管設施（15分）用房（5分）

（1）有保管檔案的專門庫房。

2．5

現場考核

（2）檔案庫房安全適用，有防火、防盜、防鼠、防塵、防強光、防潮等措施。

2．52

裝具（10分）

（1）有足夠的檔案柜、箱，并統一規范。

2．5

（2）配有溫濕度計、消防器材、吸塵器、去濕機。

4．5

（3）檔案庫房和柜箱內配有防蟲、防霉等藥物。

三 業務建設（40分）立卷（16分）

（1）采取了與本機關工作相適應的立卷方法。現場考核，查看有關文件，抽查案卷（跨度較長）

（2）制訂了本機關的檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表，并符合業務建設規范。2

（3）歸檔文件材料齊全、完整，歸檔率、完整率達95%。

（4）1986年來檔案立卷質量基本符合《機關檔案工作業務建設規范》要求：組卷合理，保管期限劃分準確；案卷標題擬寫準確；案卷封面按規定填寫清楚；卷內文件排列有序；卷內目錄清晰；備考表填寫完整；裝訂結實整齊，裝具統一規范。

（5）檔案字跡材料基本符合國家有關規定的質量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各種門類、各種載體檔案的接收工作，對檔案資料實行了集中保管。2 各類檔案實體（人事檔案除外）與目錄未實行統一管理的酌情扣分。

（2）應歸檔保存的各種門類、各種載體檔案的資料收集齊全，歸檔及時。

整理（8分）

（1）各類檔案、資料均已整理編目、上架，并符合規范編制了目錄號，無積存文件。4 現場考核

（2）已按機關檔案、資料的內容和載體，制訂了統一的、科學的分類方案。

（3）已按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列，并做到規范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷內材料不少于三種；有檔案資料存放示意圖。

現場考核，查看有關原始資料

（2）測記庫房溫濕度正常，在高溫、高濕季節采取了積極措施。

（3）檔案基本無霉變、褪色、塵污、破損、蟲蛀、鼠咬等現象，并開展了定期檢查、有原始記錄。

（4）對永長破損、褪色檔案進行了修復或復制，并80%完成。

鑒定統計（3分）

（1）建立了檔案鑒定工作制度，成立了鑒定小組，定期進行鑒定、銷毀工作，手續完備。

1（2）檔案的收進移出登記及時，統計數據準確，帳物相符，各類檔案統計臺帳齊全。1

查看有關文件、臺帳，查看原始記錄。

（3）準確編制檔案工作情況統計年報，上報及時

移交（2分）

（1）按規定向檔案館及時移交檔案、案卷質量符合進館要求。

（2）檔案人員工作變動時，交接制度健全、移交手續完備。

四

利用服務（20分）

檢索工具（9分）

（1）按不同門類、不同保管期限，不同載體分別編制室藏全部檔案的案卷目錄。4

如編有其它簡便適用的檢索工具可予適當加分，計算機檢索檔案可加1分，加分不超過2分。

（2）永久、長期檔案全部編制了全引目錄或文件卡片。

（3）有文卷號索引，并有五種專題目錄（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）檔案人員熟悉室藏，調卷迅速準確，四分鐘內準確查到一份永久和長期檔案。2

現場考核查看有關材料

（2）有檔案資料查借閱和利用效果登記簿，并堅持做好利用效果收集工作。

（3）編有利用事例匯編。

編研（6分）

編有：（1）全宗指南；（2）組織沿革；（3）發文匯編；（4）基礎數據匯編；（5）專題匯編；

（6）機關歷年大事記。

如編定了有衫價值，能反映本單位特色的可以適當加分；加分不超過2

中華人民共和國檔案法

第一章 總 則

第一條 為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，制定本法。

第二條 本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。

第四條 各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃。

第五條 檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用，第二章 檔案機構及其職責

第六條 國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。

縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。

鄉、民族鄉、鎮人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。

第七條 機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。

第八條 中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。

第九條 檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。

在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，由各級人民政府給予獎勵。

第三章 檔案的管理

第十條 對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為已有。

國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十一條 機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。

第四篇：圖書館檔案管理辦法

圖書館檔案管理辦法

一．圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項活動中產生的、具有查考利用價值并歸檔保存起來的材料。我館歸檔的材料分文書檔案和業務檔案兩類，材料形式主要有：圖紙、圖表、文字材料、照片、電子形式等。

二．我館文書檔案和業務檔案由館辦公室集中統一管理，以維護它的完整性、真實性。負責檔案管理的人員應認真負責，對各方面應歸檔的材料及時督促、檢察、收集、鑒定、整理。本館各部門及工作人員應積極主動提供有關歸檔材料，保障檔案工作順利進行。

三．我館文書檔案按類別歸檔，歸檔的內容主要包括，I．上級文件：政府部門、圖工委、圖書館學會下發至我館的文件。

2．校內文件：學校及其職能部門下發至我館的有關文件，包括決議、規章制度等。

3．本館文件：館內的有關決定，規章制度等。4．規劃計劃：本館制訂的長遠規劃和工作計劃。5．工作總結：各部室、全館所做的工作總結。

6．報告及批復：本館向學校及有關部門遞交的請示報告及批復意見。7．來往信函：我館與外單位有工作關系時產生的信函。

8．會議文件：我校圖書情報工作委員會會議材料，本館主辦的有關會議材料，我館人員參加校外會議的材料及遞交的論文，本館各種會議的記錄。

9．大事記載：隨時對本館發生事情進行的記錄，收集有關報刊對我館的報道。10．館舍資料：有關我館建筑、內部改建的有關資料，以及內部布置的資料。11．設備家具：有關我館設備、家具的購置、制做等方面的資料，以及設備維修記錄。

12．機構人員：我校圖工委、圖書館機構的情況及人員名單，人員進館離館情況。

13．晉升材料：有關我館人員晉升、評職稱的有關資料。

14．統計資料:各部室上報的統計數據和全館匯總的資料，以及我館上報的數據資料。

15．考勤資料：各部的考勤表及有關材料。

16．考核評估：對個人、部室考核的有關材料，上級對我館進行評估的有關材料。

17．成果記載：我館人員出版的著作、在報刊發表的論文，以及其它科研成果的記載。

18．獎懲記載：我館人員獲得獎勵的材料和受處分的情況。19．建議意見：對改講我館工作提出的各種書面建議或意見。

20．業務工作：有關我館各項業務工作的有關材料，如計算機、檢索課、書友會等。

另外，根據歸檔材料的實際情況，可增設一些其它類別。四．我館業務檔案按個人歸檔，歸檔的材料主要包括，1．基本情況：工作人員的姓名、性別、民族、籍貫、出生年月、參加工作時間、學歷、政治面貌等。

2．學歷情況: 個人學業情況，包括畢業的學校、專業、學制、學位等。3．工作經歷：所工作過的單位及部門，包括本館的崗位調動。4．任職記載：所擔任的黨政工職務、專業技術職務。

5．學習進修：在職進修的有關情況，如學習時間、學習內容、成績 6．講課報告：在校內外講課、做報告的有關情況。

7．學術交流：參加業務考察、學術會漢、學術團體的有關情況。8．研究成果：出版著作、發表論文的記載。9．獎懲情況：個人受獎勵或處分的有關情況。10．考勤記載：關于個人病事假、出勤情況的記載。11．考評情況：對個人德、能、勤、績的考核結果。

另外，凡本館人員在工作、學術中形成的其它材料，可根據實際情況歸檔。五．凡歸檔的材料應妥善保管，凡借閱者必須辦理借閱手續，及時歸還。六．根據學院有關檔案工作的文件，及時向學校提供我館的有關材料，包括：統計表、計劃、總結、各項規章制度、本校圖書情報工作委員會議紀要、研究成果、校外獲獎證書或獎狀復印件等

第五篇：高校圖書館檔案管理工作現狀分析及對策研究

摘要：從高校圖書館檔案管理的工作現狀出發，提出了一些改進檔案管理工作的新思路。關鍵詞：高校圖書館檔案工作現狀措施

近年來，伴隨著普通高等學校辦學規模的壯大，圖書館也隨之發展壯大，館員隊伍得到擴充，業務范圍不斷擴展，更因普通高等學校本科教學水平評估的具體要求，使得圖書館在教學和科研中的重要作用越來越明顯。高校圖書館是高校三大支柱之一，高校圖書館檔案同樣是高校檔案工作的重要組成部分，其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。

然而目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書館的檔案，以滿足高校教學、科研等各方面的需要。筆者根據目前高校圖書館檔案管理之現狀進行了初步探討，并就高校圖書館檔案管理工作提出了一些改進思路，以便更好地為圖書館的日常管理、學校的教學、科研提供服務。

一、高校圖書館檔案管理工作現狀分析 1．檔案管理制度相對滯后

目前大部分高校圖書館沒有建立一套適合本館的檔案管理制度，沒有制定檔案管理的統一標準，缺乏統一管理，很多文件材料沒有進行整理歸檔，只是雜亂地放在一起，管理混亂，對許多案卷沒有進行分類、標引，缺乏系統性和完整性，給查找利用帶來困難；辦公室對圖書館的日常管理檔案還比較重視，但對各業務部門提交的業務檔案沒有統一的要求，提交的業務檔案有采用打印的，但紙張不統一；有直接手寫的，用什么紙張就不用說了。如此的檔案資料裝訂起來很是麻煩，即使裝訂，也不美觀；更不用說電子檔案了。

2．檔案管理工作不到位

圖書館檔案是圖書館發展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據，具有重要的參考保存價值。但在高校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，具體表現在：一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理、歸檔工作。高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有安排專人去負責。眾所周知，檔案工作是一項長期而復雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專人管理會使多數應歸檔的文件散落于不同的經辦人手中，最終會導致檔案材料的不完整、不系統，這樣圖書館的檔案工作永遠都做不好。二是無專用檔案室，檔案沒有集中統一管理。現時的檔案材料大多放于紙盒或文件盒中，缺乏保護措施。材料長期堆放，導致文獻不斷膨脹，這都不利于文獻資料的開發利用。

3．檔案信息得不到充分利用

隨著信息時代的到來和高等教育全球化的發展，高校圖書館面臨著日趨激烈的競爭趨勢。圖書館是高校的窗口部門，是高校的學術研究中心，圖書館的工作過程中產生的大量具有保存價值的檔案材料，已成為領導決策、業務工作和學術研究的重要資料。充分利用好方方面面收集到的檔案資料，留學生論文 將對圖書館未來的發展起著非常重要的作用。但由于檔案意識的薄弱，許多圖書館的檔案管理大都采用了重藏輕用的管理模式，對圖書館檔案資料的利用沒有引起足夠的重視，很少利用現存的檔案資料來發現問題，解決問題，在一定程度上造成了圖書館檔案資源的浪費。

4．檔案結構不合理

從檔案門類看，許多圖書館的文書檔案比重較大，以業務檔案為主的特色檔案需要豐富； 從檔案載體看，紙質檔案比重較大，其它載體檔案的種類和數量相對較小。這樣的館藏結構和內容顯然不能適應圖書館業務發展和信息社會化的需求。

二、改進高校圖書館檔案管理工作應采取的對策

高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著高校圖書館各個歷史時期的發展軌跡，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能，對圖書館的未來發展能起到很重要的作用。圖書館檔案管理的好壞，直接反映了圖書館的管理水平，因此，我們的檔案水平，而應著眼于今后的發展，既做到能適應今后管理的基礎工作，又能盡快運用現代化管理理論和科學技術，實現檔案管理科學化、現代化。

1．加強組織領導，提高檔案管理水平（1）從思想上引起領導的高度重視

領導重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關鍵。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。一個單位檔案工作開展得如何，與單位領導的重視程度有密切的關系。因此，館領導要親自抓并主動參與檔案管理工作。

只有圖書館各級領導及檔案管理人員明確認識到圖書館檔案對圖書館未來發展的重要性，從思想上給予重視，樹立起存檔意識，圖書館的檔案工作才會有大的起色。（2）從硬軟件設施上得到大的改觀

在硬件方面，圖書館應當設置專門的檔案室，購置專用檔案柜及檔案盒，并配備計算機、打印機等現代辦公設備。在軟件上，圖書館要指定專職檔案管理人員。檔案工作要求細致、嚴謹，館領導要將有責任心、有耐心、有經驗、業務能力強的同志抽調到檔案管理工作崗位上，發揮他們的主觀能動性。隨著計算機技術的普及，應同時安裝檔案管理軟件，只有這樣，才能把檔案錄入計算機，建立起檔案數據庫，這將大大提高圖書館檔案管理中存儲、處理、控制、開發利用檔案信息的能力，促進圖書館檔案工作的提高與發展，來實現圖書館檔案管理的現代化。

2．完善檔案管理制度

建立健全完善的檔案管理制度，是搞好檔案工作的基礎。圖書館應根據《檔案法》和國家有關檔案文件規定，結合本館的實際情況，制定出適合本館的檔案管理制度。一是建立科學的檔案組織管理和運作機制，不僅要把科學的管理制度形成文件，而且在收集、整理、鑒定、保管、利用等每一個環節上都必須制定出相應的規章制度，保管要求、保護措施和提供利用等方面都必須制度化、規范化。二是建立和落實各級檔案管理工作責任制，明確個人職責，使圖書館檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作落到實處。三是建立健全各項規章制度，使檔案管理做到按章辦事、按規操作、有條不紊；做到妥善保管、萬無一失。3．加強檔案信息資源的開發利用

檔案的開發利用是檔案工作的最終目的，只有積極開發利用信息資源，圖書館檔案才有生機和活力。在開發利用方面，檔案人員應做到以下幾點：

一是加強圖書館檔案的信息化建設。針對網絡時代用戶對信息需求快捷、方便、準確等特點，檔案管理人員應利用現代技術對檔案進行科學管理和深層次的開發。

二是在圖書館日常管理中，圖書館檔案管理人員應配合領導決策，配合館內各項工作及時準確地提交檔案材料，為圖書館的各項工作服務。

三是搞好宣傳工作，提高檔案資源的利用率。檔案資源共享是今后的發展趨勢，重藏輕用的檔案管理模式已不再適應當今社會的需要，因此，我們要加強圖書館檔案工作的宣傳力度，使用戶真正認識到圖書館檔案資料的存在價值。4． 做到科學分類，實行分級管理

（1）高校圖書館因其專業性、服務性、學術性的特點，應不斷拓寬檔案信息收集范圍，適時、準確、全面地做好各類檔案信息的收集、整理、存儲工作。科學分類就是按照檔案部門的要求，根據圖書館的實際情況，按部門、內容等形式上的異同，分成若干類別。一是黨群類。主要包括：上級文件、校內文件、本館文件、規劃計劃、工作總結、規章制度等。二是業務類。主要包括：各業務部門的統計報表、工作日志、各類業務活動等，如：圖書館的采購情況、借閱情況、文獻檢索情況、課題跟蹤情況等。三是人事類。包括圖書館職工檔案，如：職工基本情況、工作經歷；組織機構及人員配備情況，如：機構人員名單、人員調進調出名單；還有職工晉升、考勤、考核，職工培訓、進修情況等。四是后勤管理類。包括圖書館的后勤管理、圖書館的建筑、儀器設備等。圖書館的檔案收集只有通過科學分類，才能揭示出它們之間的聯系和規律，有條理地反映立檔單位的歷史面貌，便于系統地查找利用。（2）由于圖書館工作的特殊性，決定了檔案工作并非辦公室一個部門所為。圖書館各部門都有其獨立的業務范圍。圖書館日常管理檔案，如經費、財產、人事情況，各級文件的保存情況等，應由館里指定的專職檔案員集中管理； 圖書館業務檔案，如文獻采購檔案、文獻典藏檔案、讀者檔案、閱覽檔案等應由各業務部門分散管理。各業務部門也應建立起自己獨特的業務檔案體系，并隨時配合館里的各項活動，及時提交某一個階段的檔案資料。這樣有利于各部門結合自己的業務進行管理和利用，激發各部門開展檔案工作的積極性。5．做好檔案信息資料編研工作

隨著高校辦學規模不斷擴大，辦學層次不斷提高，隨之而來的圖書館的各個方面也發生了很大的變化。比如高校的合并、新校址的建立、圖書館的搬遷、各種服務功能的改進等，這就需要高校圖書館及時地根據圖書館的館藏變基礎設施建設、服務功能創新等有關檔案存儲信息，編制出最新的圖書館使用手冊、高校圖書館入館指南等對讀者進行宣傳教育或作為文獻檢索課教學使用教材；還可以將本館科研、學術活動情況，留學生論文編制出圖書館科研工作實錄，圖書館專業論文匯編，科研成果論文集等，從而實現對本館已存檔的業務活動記錄、科研活動狀況、成果等，通過有效形式在館內外宣傳、介紹、交流，提升圖書館的影響力及檔案信息資源的利用率。

高校圖書館是學校的學術中心，是學校的重要組成部分，高校圖書館檔案也是學校檔案的重要組成部分。做好高校圖書館檔案工作，對于提高圖書館的管理水平、對于學校的教學和科研都起著十分重要的作用。相信通過大家的共同努力，高校圖書館的檔案管理工作會上一個新的臺階。

參考文獻

1．張國華．高校圖書館檔案信息資源的整合與開發利用． 大學圖書情報學刊，2004(4)2．賈春勤．做好高校圖書館的檔案管理．蘭臺世界，2006（7）

3．李瑞． 淺談對高校檔案管理工作的幾點認識．甘肅行政學院學報，2002（2）4．陸銘． 高校圖書館檔案創新實踐． 黑龍江檔案