第一篇：做個(gè)好秘書的要素

做個(gè)好秘書的要素：

作秘書、助理最重要的一點(diǎn)，我認(rèn)為是在公司里，你一定要把自己的老板視為值得尊敬的“自己人”?！白约喝恕笔鞘裁匆馑?？就是永遠(yuǎn)站在他這邊，凡事以他的想法為主導(dǎo)。

秘書的無限可能

記得我剛到廣告公司，是當(dāng)創(chuàng)意部大主管的秘書。由于我的直屬主管是個(gè)作風(fēng)嚴(yán)厲、人緣很差的人，但我很清楚所謂“秘書”的角色，一定是要站在老板這一方的！所以，我仍然很忠心的幫他做事，三個(gè)月之后，我?guī)退瓿闪撕芏嗍虑?，他開始授權(quán)我去做一些創(chuàng)意部媒體公關(guān)的事情，同時(shí)，因?yàn)槲冶仨毞g所有公司內(nèi)部給他的英文文件，對于每個(gè)廣告客戶的策略及執(zhí)行都會(huì)涉獵，也就是這個(gè)機(jī)緣，讓我后來邁向行銷之路。

學(xué)會(huì)順、轉(zhuǎn)、和

作為一個(gè)秘書，要試著了解老板的立場，并從老板的角度看事情，更重要是支持他。老板因?yàn)榧缲?fù)全部的成敗責(zé)任，主觀意識一定是很強(qiáng)，此時(shí)做員工、幕僚、的，即使有不同意見，還是要以順從的心來溝通才對，不應(yīng)該堅(jiān)持固執(zhí)。我認(rèn)為無論是作為一個(gè)秘書或是其它幕僚，即使和老板有不同意見，也應(yīng)該以技巧的方式來提醒老板、婉轉(zhuǎn)溝通，不論最后老板是否接受你的意見，還是要尊重他是你的老板這個(gè)事實(shí)。當(dāng)然，如果你真的能用他的角度來理解事情的時(shí)候，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)，他的想法其實(shí)并沒有錯(cuò)！

配合上司的時(shí)間

如果上司召喚我，只要不是手上有非常緊急、必須馬上處理的事情，我一定會(huì)放下其它事情，以上司的時(shí)間為第一優(yōu)先。當(dāng)然，身為秘書或助理，這種“全力配合上司的時(shí)間”的基本認(rèn)知，是一定要具備的。答案很簡單，老板比你忙，也比你重要！沒有道理讓比你忙又比你重要的人配合你的時(shí)間啊！身為秘書或助理，就是用來輔佐、配合上司更順利的完成目標(biāo)的人！如果老板在公事上需要你，你一定要盡快的支持他，不要讓他花時(shí)間等你。

第二篇：做個(gè)好秘書的三大要素

做個(gè)好秘書的三大要素

作秘書、助理最重要的一點(diǎn)，我認(rèn)為是在公司里，你一定要把自己的老板視為值得尊敬的“自己人”?！白约喝恕笔鞘裁匆馑?？就是永遠(yuǎn)站在他這邊，凡事以他的想法為主導(dǎo)。

秘書的無限可能

記得我剛到廣告公司，是當(dāng)創(chuàng)意部大主管的秘書。由于我的直屬主管是個(gè)作風(fēng)嚴(yán)厲、人緣很差的人，但我很清楚所謂“秘書”的角色，一定是要站在老板這一方的！所以，我仍然很忠心的幫他做事，三個(gè)月之后，我?guī)退瓿闪撕芏嗍虑?，他開始授權(quán)我去做一些創(chuàng)意部媒體公關(guān)的事情，同時(shí)，因?yàn)槲冶仨毞g所有公司內(nèi)部給他的英文文件，對于每個(gè)廣告客戶的策略及執(zhí)行都會(huì)涉獵，也就是這個(gè)機(jī)緣，讓我后來邁向行銷之路。

學(xué)會(huì)順、轉(zhuǎn)、和

作為一個(gè)秘書，要試著了解老板的立場，并從老板的角度看事情，更重要是支持他。老板因?yàn)榧缲?fù)全部的成敗責(zé)任，主觀意識一定是很強(qiáng)，此時(shí)做員工、幕僚的，即使有不同意見，還是要以順從的心來溝通才對，不應(yīng)該堅(jiān)持固執(zhí)。我認(rèn)為無論是作為一個(gè)秘書或是其它幕僚，即使和老板有不同意見，也應(yīng)該以技巧的方式來提醒老板、婉轉(zhuǎn)溝通，不論最后老板是否接受你的意見，還是要尊重他是你的老板這個(gè)事實(shí)。當(dāng)然，如果你真的能用他的角度來理解事情的時(shí)候，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)，他的想法其實(shí)并沒有錯(cuò)！

配合上司的時(shí)間

如果上司召喚我，只要不是手上有非常緊急、必須馬上處理的事情，我一定會(huì)放下其它事情，以上司的時(shí)間為第一優(yōu)先。當(dāng)然，身為秘書或助理，這種“全力配合上司的時(shí)間”的基本認(rèn)知，是一定要具備的。答案很簡單，老板比你忙，也比你重要！沒有道理讓比你忙又比你重要的人配合你的時(shí)間??！身為秘書或助理，就是用來輔佐、配合上司更順利的完成目標(biāo)的人！如果老板在公事上需要你，你一定要盡快的支持他，不要讓他花時(shí)間等你。

秘書工作藝術(shù)談

一、尊重而不奉承吹捧

理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，是秘書工作者事事碰到，需時(shí)時(shí)注意、處處謹(jǐn)慎的事情，也是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方。總的原則是以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā)，對正職和副職領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。

如果某項(xiàng)工作，正職（或常委會(huì)）決定由某一副職負(fù)責(zé)去抓，秘書在配合進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)就應(yīng)該以這位負(fù)責(zé)的副職領(lǐng)導(dǎo)為軸心進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。有關(guān)這項(xiàng)工作的請示、匯報(bào)工作，就直接對這位副職，不要越過他再向正職或其他副職請示、匯報(bào)了。關(guān)于向正職請示、匯報(bào)，或向

其他副職溝通情況，那是負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的副職的責(zé)任。秘書如搞多頭請示、匯報(bào)，就是多余，會(huì)把事情弄亂。

實(shí)踐證明，多位領(lǐng)導(dǎo)者，就有多種個(gè)性特點(diǎn)或類型。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的性格類型相處，逆著來往往會(huì)出問題。如內(nèi)向性格的領(lǐng)導(dǎo)，喜歡獨(dú)自思考問題與辦理事務(wù)；外向性格的領(lǐng)導(dǎo)，善于人際交往，喜歡同別人一起商量工作。對待前者，秘書最好是在事前當(dāng)參謀，事后做助手，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在獨(dú)立思考的時(shí)候，就不?quot;參謀“了，否則，就會(huì)干擾他的思考。對待后者，要及時(shí)協(xié)助他組織人員共同商量工作，秘書要有分寸地參與其中，發(fā)揮參謀和助手作用。在與多位領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)，一定要以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，盡力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)和威信，不能從感情出發(fā)、看人行事；不能表現(xiàn)出靠近誰、疏遠(yuǎn)誰，聽從誰、不聽從誰的行為；更不能當(dāng)甲領(lǐng)導(dǎo)面吹捧乙領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)乙領(lǐng)導(dǎo)面吹捧丙領(lǐng)導(dǎo)等。要始終與多位領(lǐng)導(dǎo)者保持經(jīng)得起考驗(yàn)的革命同志式的純潔、真誠的友誼。

二、主動(dòng)而不越位脫軌

秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進(jìn)行上下、左右、前后同步運(yùn)行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動(dòng)性。怎樣變被動(dòng)為主動(dòng)，要看秘書的工作藝術(shù)。有四個(gè)方面：一是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個(gè)時(shí)期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動(dòng)排除干擾中心工作的事項(xiàng)；三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實(shí)，四是積累和儲(chǔ)存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個(gè)方面的基礎(chǔ)，工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一致的認(rèn)識，才有共同情感和語言，商量工作時(shí)，補(bǔ)充和修正的意見，才能提到點(diǎn)子上。日常工作中，要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實(shí)施方案和一個(gè)時(shí)期的中心工作進(jìn)行分解、立項(xiàng)，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計(jì)劃列出個(gè)明細(xì)運(yùn)行圖。

三、服從而不盲從附和

秘書工作是上情下達(dá)、下情上報(bào)的樞紐，有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個(gè)重要位置，就得和領(lǐng)導(dǎo)拉一套馬車，按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進(jìn)。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和?！狈治觥坝袃蓪右馑迹阂皇菑姆治鲋屑由罾斫忸I(lǐng)導(dǎo)意圖，增強(qiáng)執(zhí)行的信心；二是從分析中拾遺補(bǔ)缺，起進(jìn)一步完善的作用。按領(lǐng)導(dǎo)者的意見辦事，也只能是執(zhí)行正確的意見，對一些不正確的、違法亂紀(jì)、以權(quán)謀私的點(diǎn)子或行為，不僅不能辦，還要堅(jiān)決抵制和反對。

四、補(bǔ)臺而不挖角拆臺

秘書怎樣在多位領(lǐng)導(dǎo)之間當(dāng)參謀、搞協(xié)調(diào)？首先，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們?nèi)粘＝慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導(dǎo)者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動(dòng)上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次，領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生分歧時(shí)，只能被動(dòng)地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動(dòng)地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著工作上的支持，關(guān)系上的愛護(hù)，感情上的友誼去做，這比什么都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行挖角、拆臺，擴(kuò)大分歧，加深矛盾。

五、溝通而不封閉堵塞

秘書工作起上下達(dá)情、左右疏通作用。上下達(dá)情也有藝術(shù)性，就是調(diào)換角度的藝術(shù)。在下達(dá)的時(shí)候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報(bào)的時(shí)候，要站在下級角度，把下情不貪地說得明明白白。

現(xiàn)實(shí)工作中，上下級領(lǐng)導(dǎo)不論是在看問題的觀點(diǎn)和方法上，還是在解決問題的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)上面，都會(huì)存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的，可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結(jié)合點(diǎn)，與秘書日常的及時(shí)溝通、協(xié)調(diào)有著密切關(guān)系。秘書與兩級領(lǐng)導(dǎo)都不存在差異，才能去做協(xié)調(diào)上下級的差異的工作，縮小或化解上下級的差異，取得認(rèn)識一致。

六、擋駕而不阻攔干涉

擋駕的對象是找上門來的同志，其層次有別，事項(xiàng)的輕重有別。秘書對來者要有正確的認(rèn)識和態(tài)度，它是秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順工作，幫助下級或群眾解決問題的機(jī)會(huì)，也是提高協(xié)調(diào)和社交能力的機(jī)會(huì)。秘書人員要講究工作藝術(shù)，對來者都要熱情接待，給予關(guān)照協(xié)助。來者是辦事的，不是走親訪友。因此，擋駕的重點(diǎn)也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準(zhǔn)，將來者要辦的事情弄清楚，然后進(jìn)行分析歸類，屬于哪個(gè)部門管的就歸哪里去辦。大致有三種情況：一是屬于領(lǐng)導(dǎo)審批和需要急辦的事項(xiàng)，要立即協(xié)助來者找主管領(lǐng)導(dǎo)辦理；如果領(lǐng)導(dǎo)不在一時(shí)又找不著，可將事留下，抽空再找領(lǐng)導(dǎo)，有了結(jié)果馬上轉(zhuǎn)告；二是屬于職能部門管理的事項(xiàng)，協(xié)助來者找職能部門辦理；三是涉及多方面的事項(xiàng)，應(yīng)以開會(huì)方式解決為好，就建議領(lǐng)導(dǎo)主持開會(huì)，召集有關(guān)方面人員參加，統(tǒng)一安排布置，妥善處理。

擋駕工作是代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)進(jìn)行的，應(yīng)該注意機(jī)關(guān)的良好形象，克服那種”門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦“的作風(fēng)。對來者的態(tài)度要冷靜、謙和、誠摯，要有好風(fēng)度、好品德。對一些纏身棘手的事項(xiàng)。也要有耐力。不能以煩對火，以火對暴，把事情弄僵了。擋駕過程中，應(yīng)注意語言藝術(shù)和應(yīng)變能力，應(yīng)變能力要通過語言藝術(shù)表達(dá)出來。接待的語言有規(guī)律可循，對平級或下級的同志，其語言的基調(diào)是謙虛磋商供參考的口氣；但又不能離開大原則。對上級的語言基調(diào)則是多用請示報(bào)告、探詢的口氣，且不可不懂裝懂。

七、分工而不分家自立

辦公室的工作是個(gè)整體，有幾個(gè)科室。有多個(gè)秘書?？剖抑g、秘書之間一般都有分工，這對加強(qiáng)責(zé)任心底取扯皮和無人負(fù)責(zé)現(xiàn)象是非常必要的。但在實(shí)際的工作中也往往出，各映各的號、各唱各的調(diào)”的現(xiàn)象，不利于辦公室發(fā)揮合力作用。因此，必須明確，分工是各有側(cè)重，不是分家自立。辦公室是個(gè)不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可交到辦公室去辦。秘書碰上了就不能說不管，管了之后再溝通、協(xié)調(diào)、解決。

第三篇：如何做個(gè)好秘書

如何做個(gè)好秘書？

一、什么是秘書？

秘書，就是位于領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并處理各方面事務(wù)與信息的助手。一個(gè)出色的秘書，應(yīng)該是全心全意幫助上司、熟悉和了解自己的企業(yè)和公司，對自己的工作駕馭自如，善于創(chuàng)造和保持一種獨(dú)特的氛圍，使上司和同事都能和睦相片、積極配合。掌握分寸感，恰到好處地出現(xiàn)在上司最需要的時(shí)候和場合，心領(lǐng)神會(huì)地配合上司應(yīng)對各類人士，處理各項(xiàng)事務(wù)。

二、你適合做秘書嗎？

首先，并不是所有的人都適合做秘書。秘書必須細(xì)心、主動(dòng)、周到、忠誠，像老板一樣熱愛公司，一切為公司的利益著想。所以，在選擇秘書這個(gè)職業(yè)的時(shí)候，最好慎重考慮，這個(gè)職業(yè)跟自己的性格、興趣以及期望是不是相符。即使受過良好的教育和培訓(xùn)，秘書也不是人人都能勝任的。一名優(yōu)秀的秘書，應(yīng)當(dāng)具有一些優(yōu)秀的品質(zhì)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）分寸感：一名好秘書，從言談舉止到為人處世都要掌握分寸。那怎樣掌握分寸呢？

A。這樣為人處世有分寸：自信而不自負(fù)；認(rèn)真而不較真；正直而不刻板；勇敢而不魯莽。

做秘書的確不能事事較真，但一定要真誠，處理各種人際關(guān)系，必須從長計(jì)議，與人方便，與己方便。同在一個(gè)辦公室，搞好同事間的關(guān)系是非常重要的。關(guān)系融洽，心情就舒暢，這不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。

B。這樣說話有分寸：坦蕩而不輕狂；贊美而不虛偽；活潑而不輕佻；自尊而不張揚(yáng)。

病從口入，禍從口出。因此，上班時(shí)，盡量多做事少說話。這樣做，可以避免無聊時(shí)閑談別人的是非。即使在工作之外，也不要對同事評頭論足，誰是誰非，自己心中有數(shù)。

C。這樣辦事有分寸：謙和而不自卑；拒絕而不冷漠；機(jī)智而不奸詐；實(shí)惠而不惟利。

（二）禮貌。

面對一個(gè)有教養(yǎng)的人，有禮貌是十分容易的事；但是彬彬有禮地接待一個(gè)十分粗魯?shù)娜藙t是一種職業(yè)技能，做秘書的經(jīng)常遇到這種情況。俗話說秀才遇到兵，有禮說不清。但職業(yè)要求秘書必須和各種各樣的人交往，因此，有禮貌地對待任何人就成了秘書職業(yè)品質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)。禮貌要得體而不做作，只有溫和善良才是真正的禮貌。

（三）謙虛

謙虛有三個(gè)好處：既能使你在別人心里感覺良好，又不會(huì)樹大招風(fēng)，更能幫助你提高自己在上司心中的價(jià)值。因?yàn)榇蟛糠掷习宥枷矚g謙虛和內(nèi)斂的秘書。我父親曾經(jīng)對我說過一句話，他說做人一定要低姿態(tài)；低姿態(tài)不表示你就低人一等，只能說明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。

（四）敏感：對周圍的人或事物具有敏感性，可以提高秘書工作的準(zhǔn)確性和對事物的判斷。反應(yīng)遲鈍會(huì)影響工作效率，但過分敏感也會(huì)讓自己過于緊張，因此，敏感也要恰到好處。

（五）自制：善于控制自己的情緒是一個(gè)人性格成熟的表現(xiàn)，但并不是每個(gè)成熟的人都有很好的自制力。而秘書卻要每時(shí)每刻都能夠很好地控制自己，而不應(yīng)該是性情中人。我們常說辦公室里有“六不”原則：不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨?？偠灾痹陼?huì)影響人的判斷力，秘書，切忌躁火攻心，失去理智。

三、秘書的職業(yè)道德

我認(rèn)為秘書的職業(yè)道德最重要的有三點(diǎn)：忠誠感、敬業(yè)心、責(zé)任感

（一）忠誠感：古往今來，秘書最接近領(lǐng)導(dǎo)層，知曉和掌握大量機(jī)密，甚至參與機(jī)密的運(yùn)作。如果秘書的職業(yè)道德淪喪，造成的傷害將無法估量。

有時(shí)，忠誠是一個(gè)兩難的選擇。從員工的責(zé)任講，如果上司有問題一定要檢舉揭發(fā)；但從秘書的職業(yè)道德講，又應(yīng)該嚴(yán)守機(jī)密。如果你顧及了前者，以后可能會(huì)被上司封殺，在這個(gè)公司再也做不成秘書；如果你顧及了后者，可能又有損于公司的整體利益。那么到底孰輕孰重呢？我曾經(jīng)就這個(gè)問題問過一些朋友，有的朋友說“要看我和上司的關(guān)系如何再?zèng)Q定”有的朋友說“打死也不說”還有的朋友說“以公司大局為重”，褒貶不一，公說公有理，婆說婆有理。這確實(shí)是一個(gè)兩難的選擇，我個(gè)人認(rèn)為要具體情況具體分析，如果領(lǐng)導(dǎo)工作出現(xiàn)偏差，可以及時(shí)提醒，避免導(dǎo)致不可挽回的錯(cuò)誤，成為領(lǐng)導(dǎo)真正的左膀右臂，而不一味隨聲附和，這是更高層次的忠誠。

（二）敬業(yè)心：秘書的職業(yè)特點(diǎn)，決定其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作展開活動(dòng)，做到招之即來，來之能干，在具體緊張的工作中，腳踏實(shí)地，不計(jì)個(gè)人得失，有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

（三）責(zé)任感：

有了忠誠感，說明你品質(zhì)好；有了敬業(yè)心，說明你干得好；而負(fù)責(zé)任，說明你可以讓人依賴。

責(zé)任分為兩種，明確的責(zé)任是你的職責(zé)范圍，不明確的責(zé)任是你主動(dòng)承擔(dān)的份外工作。做好明確的工作，這是秘書的本份；做好不明確的工作，則會(huì)受人重用。一個(gè)好秘書，一定知道什么事情是重要的，哪些細(xì)節(jié)會(huì)給上司帶來幫助，遇到突發(fā)性的意外事件，秘書應(yīng)沉著、從容地應(yīng)對，變通地解決。責(zé)任感不僅在危難時(shí)候需要，在日常的細(xì)節(jié)上就能反映出來。大量日?，嵥榈呢?zé)任感才是對秘書品質(zhì)的考驗(yàn)。

四、秘書的自我完善。

（一）保持身心健康

秘書人員由于所處位臵特殊，工作任務(wù)繁重以及社會(huì)對秘書角色的期望值高，在心理上承受著各種壓力。秘書的心理保健十分重要。一個(gè)好秘書必然情緒穩(wěn)定，樂觀向上，具有愛心，善解人意，態(tài)度現(xiàn)實(shí)，責(zé)任心強(qiáng)，靈活多變，適應(yīng)力強(qiáng)，人際關(guān)系和諧，善于交往。秘書在領(lǐng)導(dǎo)、同事之間建立和諧型的工作環(huán)境氛圍，在這種良好的人際關(guān)系中自如地工作，壓力得以緩解，苦悶、憂愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲憊感以此而消失，從而達(dá)到心理平衡。

（二）努力做到出力而不“越位”

我們強(qiáng)調(diào)，要準(zhǔn)確地認(rèn)識自己的社會(huì)角色，擺正自己的社會(huì)位臵，目的是為了防止和克服“越位”現(xiàn)象，找到一個(gè)穩(wěn)定的出力方式。“越位”是下級在處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系過程中常發(fā)生的一種錯(cuò)誤。

發(fā)生越位的原因很多。從秘書角度來說，有的人屬于心理品質(zhì)有問題，不把領(lǐng)導(dǎo)放在眼里，這種人為數(shù)極少；而就多數(shù)有這方面錯(cuò)誤行為的人來說，是由于不能準(zhǔn)確認(rèn)識自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。因此，秘書人員應(yīng)正確認(rèn)識自己的角色地位，出力而不越位。

綜上所述，我認(rèn)為一名出色的秘書不僅要有專業(yè)素養(yǎng)、個(gè)人素養(yǎng)，還要有良好的職業(yè)道德，具備多方面的知識，才能給人們留下深刻的印象，圓滿地完成工作，做一名出色的秘書。

第四篇：怎樣做個(gè)好秘書

怎樣做個(gè)好秘書

身為秘書，在工作中應(yīng)注意的問題：

1.與上司關(guān)系的處理：

秘書地位的特殊性，很多時(shí)候會(huì)尷尬。因此，要與上司成為朋友，但不能親密無間，太隨便，或是輕視上司，這是根本性的錯(cuò)誤；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默無聞，讓他感到你的存在，但非無所不在。

體諒上司的勞苦，分擔(dān)他的壓力。要觀察細(xì)致，盡可能考慮周到。

不急于表功。要把功勞讓給上司，表面上他可能會(huì)謙虛一番，私下底他會(huì)對你存有好感。

不忙著提建議。你的建議都表明對上司目前工作運(yùn)作的不滿，所以要選擇好時(shí)間場合，才會(huì)有助于問題的解決。

不依靠上司，要保持工作積極態(tài)度，主動(dòng)幫助、輔佐上司，要有相應(yīng)的獨(dú)立性。

2．與工作人員關(guān)系協(xié)調(diào)：

要和同事們和平共處，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。要有合作精神，主動(dòng)幫助同事，消除隔閡，創(chuàng)造和睦的工作氣氛。要寬容體諒他人，不強(qiáng)求別人。不同的人能力素質(zhì)不同，要善待世事。要勇于承擔(dān)責(zé)任。這一點(diǎn)很重要，工作中難免有錯(cuò)誤，“心底無私天地寬”，有了問題能勇于承認(rèn)錯(cuò)誤和承擔(dān)責(zé)任，反而會(huì)得到別人的原諒和敬重。

此外，秘書的禮節(jié)、儀表、服飾和幽默感會(huì)影響到你公司的文化氛圍、職員們的精神面貌等諸多方面，不能簡單敷衍了

培養(yǎng)秘書口頭報(bào)告能力

秘書人員的口頭報(bào)告能力，是一個(gè)人分析能力、協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力、表達(dá)能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡潔、準(zhǔn)確的口頭報(bào)告，有利于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握情況，迅速作出決策。培養(yǎng)秘書人員的口頭報(bào)告能力，要從以下細(xì)節(jié)著于：

一、精心過濾，區(qū)別處理、區(qū)別對待、慎重處理，以免干擾領(lǐng)導(dǎo)的正常工作，甚至給領(lǐng)導(dǎo)造成被動(dòng)。

二、弄清原委，力求準(zhǔn)確。視信息的真實(shí)性、完善性為生命，按時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、經(jīng)過、結(jié)果六要素調(diào)查了解，構(gòu)建完善的信息。

三、打好腹稿，簡明扼要。說話要講究層次，抓住主要事實(shí)；語言要精煉，不能重復(fù)；客觀陳述，不攙雜個(gè)人觀點(diǎn)，以免影響領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)立思考。

四、舉止沉穩(wěn)，口齒清晰。無論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩(wěn)，語調(diào)節(jié)器平和，口齒清晰，不卑不亢。

五、把握時(shí)機(jī)，靈活對待。在人員較多的場合，一般應(yīng)注意保密，宣向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)別報(bào)告。領(lǐng)導(dǎo)情緒不好時(shí)，要盡量做到語言平實(shí)、平鋪直述，以免引起領(lǐng)導(dǎo)情緒波動(dòng)，影響對事情的正確答復(fù)或處理。不是特別急的事情，還可緩一步報(bào)告。領(lǐng)導(dǎo)正在講話或聚精會(huì)神地處理某一文件，一般不要立即報(bào)告。

秘書日常工作程序

起提前到達(dá)上班地點(diǎn)

↓

負(fù)責(zé)本人及領(lǐng)導(dǎo)辦公場所衛(wèi)生清潔

↓

領(lǐng)導(dǎo)文具、茶水準(zhǔn)備、家具、物品有序擺放

↓

分拆信件、分送報(bào)紙

↓

領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)時(shí)

↓

提示領(lǐng)導(dǎo)本日日程匯報(bào)有關(guān)事項(xiàng)詢問領(lǐng)導(dǎo)本日日程

↓

督辦重要事項(xiàng)，急事急辦

↓

進(jìn)行正常事務(wù)工作

↓

接聽電話 接待來賓 資料整理 撰寫文稿 打印復(fù)印 來往文件 領(lǐng)導(dǎo)隨

并記錄 并校對 收發(fā)傳真 處理催辦 叫服務(wù)

↓

領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他任務(wù)

↓

下班時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)征詢需辦事項(xiàng)

↓

確定是否陪領(lǐng)導(dǎo)或在家加班

↓

檢查文件、鎖具、電器、電源情況后下班

領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火時(shí)秘書如何對待

人都有脾氣，誰都有發(fā)脾氣的時(shí)候，終生不發(fā)一次脾氣的人是沒有的。其區(qū)別僅僅在于，有人脾氣大，有人脾氣小，有人是亂發(fā)脾氣，有人故意用發(fā)“脾氣”去達(dá)到一定的目的。

老板是人，自然具有人的一切屬性，即老板當(dāng)然也會(huì)發(fā)脾氣。就通常的情況來看，老板發(fā)脾氣往往與工作有關(guān)，即老板們常常是有意無意地在用發(fā)脾氣的手段去達(dá)到一定的工作目的。

發(fā)脾氣對于一般人而言是一種應(yīng)該控制的不良情緒，但對于老板而言往往代表著一定的權(quán)威，這一點(diǎn)可以從戰(zhàn)場上前線指揮員的行為態(tài)度得到驗(yàn)證。不少指揮員在激戰(zhàn)時(shí)都是發(fā)著脾氣指揮作戰(zhàn)。發(fā)脾氣往往能使對方產(chǎn)生心理震撼。而下屬、員工的心里震撼，常常是老板希望看到的應(yīng)激效果。假如，老板在指揮工作時(shí)，其指令不能對下屬產(chǎn)生心理震撼，往往影響其工作效率。所以，就一般情況而論，權(quán)力越大的人其脾氣往往也就越大。當(dāng)然，所說的脾氣是指理智控制下的“脾氣”，超過理智界線的“脾氣”常常導(dǎo)致相反的效果。

員工在與老板打交道、相處時(shí)，必須正確對待和妥善處理老板發(fā)脾氣的問題。否則，要么會(huì)使老板小看你，要么激化以方的矛盾，從而使一方、或雙方遭受不應(yīng)有的損失。

對待老板發(fā)脾氣的正確態(tài)度是：只要老板不是有意侮辱人格，或故意找岔子，你應(yīng)該以忍讓為上。

特別是當(dāng)員工在工作上出了差錯(cuò)，老板為此發(fā)脾氣時(shí)，你不僅應(yīng)該忍耐，而且應(yīng)主動(dòng)表示認(rèn)錯(cuò)或道歉。因?yàn)?，事?shí)證明，糾正一個(gè)人的錯(cuò)誤的最好方法，與其說是和風(fēng)細(xì)雨，不如說是適當(dāng)?shù)匕l(fā)點(diǎn)脾氣，只要不超分寸，后者的教育效果往往優(yōu)于前者。

因此，對待老板因工作問題發(fā)脾氣的正確態(tài)度是忍耐、自我反省、總結(jié)教訓(xùn)。假如在老板發(fā)脾氣時(shí)，你認(rèn)為自己受到了委屈，也不應(yīng)該當(dāng)場頂撞和對抗，同樣應(yīng)該忍耐，不同的是，你可等老板冷靜之后再向其做解釋。當(dāng)然，這是指比較重大的事情，對于一些不涉及切身利益和個(gè)人尊嚴(yán)的小事情，你則大可不必與老板斤斤計(jì)較。

值得指出的是，那些在老板對其發(fā)脾氣之后，特別是受到委屈對待時(shí)，能主動(dòng)向老板表示親近的員工，將會(huì)被視為聰明、有理智的人。這不是委屈求全、而是一種良好的素質(zhì)修養(yǎng)。此時(shí)，最愚蠢的行為，莫過于當(dāng)場與老板對抗、頂撞。秘書寶典十招

1、有些事要想到領(lǐng)導(dǎo)前邊

雖然你要聽領(lǐng)導(dǎo)布置工作，但有些事情，秘書要想在領(lǐng)導(dǎo)前邊，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。這樣做，領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)感到你是一個(gè)好秘書。



2、領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要提前交卷

如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取按領(lǐng)導(dǎo)要求提前一點(diǎn)完成，對于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導(dǎo)打招呼，使領(lǐng)導(dǎo)早有安排，免得被動(dòng)。



3、注意保密工作

秘書和在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的職員，知道好多機(jī)密事情，有的事要比其他群眾早一些時(shí)候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩的。



4、負(fù)責(zé)做領(lǐng)導(dǎo)與他人的溝通工作

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與另外領(lǐng)導(dǎo)或其他人發(fā)生矛盾時(shí)，做秘書工作的不能在領(lǐng)導(dǎo)面前火上加油，而要做領(lǐng)導(dǎo)的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導(dǎo)向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會(huì)以為秘書的行動(dòng)是受他的領(lǐng)導(dǎo)指使的。



5、平時(shí)多給領(lǐng)導(dǎo)提供資料

領(lǐng)導(dǎo)比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關(guān)資料及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)，這會(huì)對他的決策有參考價(jià)值。



6、善于聽取領(lǐng)導(dǎo)意見

對領(lǐng)導(dǎo)的批評或要求，要認(rèn)真聽取，不要因小事而同領(lǐng)導(dǎo)翻臉。有不同意見，可慢慢與領(lǐng)導(dǎo)溝通。



7、不要輕易在領(lǐng)導(dǎo)面前告別人的狀

輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導(dǎo)對他人的看法，如果看錯(cuò)了人，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)從內(nèi)心埋怨秘書。最好，只同領(lǐng)導(dǎo)談某些工作，不做那種議論是非的事。



8、不向領(lǐng)導(dǎo)提過高的有利于自己的要求

比如機(jī)關(guān)要分房子，秘書已經(jīng)有了不錯(cuò)的住房，還想要一套。這樣的事會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)為難的。如果辦不成，以后領(lǐng)導(dǎo)會(huì)過敏地認(rèn)為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。



9、多到群眾中去

聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領(lǐng)導(dǎo)。秘書做到及時(shí)反映群眾要求，可以使領(lǐng)導(dǎo)辦事不脫離群眾，群眾也會(huì)對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。



10、要關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的生活

經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身旁工作，對領(lǐng)導(dǎo)的飲食、作息時(shí)間、身體健康多進(jìn)行關(guān)懷照顧，既體現(xiàn)了關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)，又反映了同事之情。

秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的組成于一個(gè)秘書工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面:基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識

一、基礎(chǔ)知識

秘書工作者知識的第一個(gè)層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎(chǔ)知識要扎實(shí)。為此秘書工作應(yīng)掌握以下三個(gè)方面的知識。

1.科學(xué)文化知識

基礎(chǔ)知識的基礎(chǔ)，包括語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

2.馬列主義理論知識

哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、鄧小平理論、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。

3.政策法規(guī)知識

這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最多的知識。

二、專業(yè)知識

是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識結(jié)構(gòu)的方面。理論知識，是秘書學(xué)和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導(dǎo)思想。分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實(shí)務(wù)的理論。業(yè)務(wù)知識，秘書工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。行業(yè)知識，秘書工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識。

三 相關(guān)知識

秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個(gè)方面的知識。新的學(xué)科知識，社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識中的一個(gè)重要內(nèi)容，包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。管理學(xué)知識，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識。社會(huì)交往知識，社會(huì)關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。心理學(xué)知識。

四 社會(huì)知識

國際知識，當(dāng)前國際的基本問題，世界格局，政治，經(jīng)濟(jì)，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。

國內(nèi)知識，國情，民情，民俗，民風(fēng)等。

第五篇：怎樣做個(gè)好秘書

（標(biāo)題、摘要、正文、參考文獻(xiàn) 封面、封底 秘書的角色條件 形成對秘書角色的正確認(rèn)識 職業(yè)要求 能力）

１）文秘專業(yè)是一個(gè)傳統(tǒng)的人文類基礎(chǔ)性專業(yè)，隨著市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，整個(gè)社會(huì)對文秘人才的需求狀況正在發(fā)生深刻的變化。目前，文秘人員的就業(yè)渠道已經(jīng)由原來的面向行政事業(yè)單位為主轉(zhuǎn)向企業(yè)單位，尤其是正在成長發(fā)展的各類中小型企業(yè)單位。這類企業(yè)規(guī)模相對較小，工作分工細(xì)化程度不高，因而對文秘人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。文秘人員往往身兼多職，集文秘工作、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、人事、檔案管理等多種工作于一身，除了必須具備的文秘專業(yè)知識和能力之外，還要掌握其他非文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識；不僅要具備辦文辦事、熟悉掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力，還要有熟悉駕馭語言的能力和較強(qiáng)的社會(huì)活動(dòng)能力。他們既要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)“門面”、當(dāng)“窗口”，搞接待、公關(guān)，還要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策、輔助決策。

從需求數(shù)量上看，被調(diào)查的民企百分之百需要文秘人才，百分之九十以上單位需要1-2個(gè)，100%的單位需要3-5個(gè)或更多；從需求層次上看，80%以上的單位選擇了大專（高職）畢業(yè)生，只有20%左右的單位需要本科生及本科生以上的畢業(yè)生，他們更看重的是文秘人才的專業(yè)素養(yǎng)；從需求的類型上看，65%的單位選了復(fù)合型秘書，15%的選用了應(yīng)用型秘書，10%的選用了創(chuàng)新型秘書，5%的單位選了操作型、技術(shù)型秘書。其次，企業(yè)等就業(yè)崗位注重文秘專業(yè)畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，從高至低依次為：思想和道德素質(zhì)（33%）、文化素質(zhì)（27%)、業(yè)務(wù)素質(zhì)（13%）、心理素質(zhì)（8%）、團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神和溝通協(xié)調(diào)能力（5%)等。

（２）日前各行各業(yè)對秘書的要求也在不斷提高，只會(huì)打雜的“聽話”秘書已經(jīng)難以再滿足職場的需求，擁有高學(xué)歷的高級秘書證書正逐漸成為人才市場上的緊俏資源。

秘書“是世界范圍內(nèi)最廣泛的社會(huì)職業(yè)之一”,秘書工作在當(dāng)前瞬息萬變的社會(huì)中越來越多地顯現(xiàn)出其重要性。更多人看重秘書這個(gè)工作,但是怎樣做一個(gè)合格秘書,如何制定自己的秘書職業(yè)生涯的規(guī)劃,可能還是很多身為秘書的人所不能認(rèn)識和不能做到的。秘書不是決策人,但又是決策層中一個(gè)不可缺少的組成部分,對保障整個(gè)組織工作的順利運(yùn)作乃至成功起著重要作用。在一個(gè)組織中,秘書既要參與策劃又要參與管理還要參與決策,起著上情下達(dá)、下情上傳的溝通作用,還起著協(xié)調(diào)基層管理人員、員工與決策層關(guān)系的作用,因而秘書是沒有職務(wù)的特殊領(lǐng)導(dǎo)人

（３）秘書并不是一種簡單重復(fù)上司指令的的工具，它不僅能發(fā)揮自己的創(chuàng)造性，而且也需要她們發(fā)揮自己的創(chuàng)造性，這就是秘書工作最大的優(yōu)點(diǎn)。作為現(xiàn)代人，他們在選擇自己的職業(yè)時(shí)，雖然他們還看重工資報(bào)酬、勞動(dòng)環(huán)境和條件，但越來越多的人更看中工作中的人與人之間的關(guān)系。因此，能與企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人一起工作的感受，能極大地激發(fā)他們的主觀能動(dòng)性，也是人們追求的工作意義和自我實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，因此，秘書正成為一種能自我提高的黃金職業(yè)。

由于秘書工作范圍比較廣，需要自己隨機(jī)應(yīng)變處理的事情多，與公司高層領(lǐng)導(dǎo)人接觸的機(jī)會(huì)多，在激勵(lì)自我提高的同時(shí)，擴(kuò)充了自己的社會(huì)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)；在從事多種業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上積累的秘書經(jīng)驗(yàn)，為自己將來轉(zhuǎn)到別的部門發(fā)揮自己的優(yōu)勢提供了保證?，F(xiàn)在社會(huì)上很多有名的政治家和企業(yè)家，當(dāng)初都是以鯉魚跳龍門的方式從秘書崗位上脫穎而出的。職責(zé)素描：

1．負(fù)責(zé)上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和校內(nèi)各單位來文的辦理工作。

2．負(fù)責(zé)黨委、行政、辦公室發(fā)文的管理工作。

3．負(fù)責(zé)收文和發(fā)文執(zhí)行情況的督查工作。

4．負(fù)責(zé)涉密文件、資料的保密工作，做好保密宣傳教育工作。

5．負(fù)責(zé)辦公室資料、報(bào)刊的管理。

6.負(fù)責(zé)機(jī)要室的日常管理工作。

7.完成辦公室負(fù)責(zé)人和科長交辦的其它工作。

如何做個(gè)好秘書？

（1）傳統(tǒng)觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的,而我想澄清的是這是一種認(rèn)識上的誤區(qū).目前外資企業(yè)越來越多,秘書是一個(gè)企業(yè)運(yùn)作管理中不容忽視的環(huán)節(jié).所謂“行行出狀元”,我認(rèn)為做一個(gè)真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質(zhì).現(xiàn)在不是流行復(fù)合型人才嗎？我想我們秘書這一職業(yè)有時(shí)候也需要類似的人才,甚至可以說是“全能型”秘書.首先,硬件條件是必不可少的.掌握一門外語——通常指英語,這是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室,文字處理的工作特別多,所以對一些現(xiàn)代化機(jī)器的熟練掌握也是不用多說的最基本的能力,尤其是電腦.其次,秘書的職業(yè)道德備受重視,每一行有每一行的規(guī)矩,秘書也不例外.平時(shí)工作中不可避免地會(huì)接觸到公司的一些內(nèi)部的文件,保守秘密就顯得分外關(guān)鍵.另外,秘書是工作在老板身邊最親近的人,老板出差不便看郵件時(shí),我們要處理一些文件,有時(shí)需要立即替他批復(fù).所以一個(gè)好秘書,除了講一口流利的英語、熟練使用計(jì)算機(jī)和擬寫各種文件外,還有很重要的是應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、一定的決策能力以及隨機(jī)應(yīng)變的能力.這些有時(shí)候需要多年的鍛煉和培養(yǎng).所以很多大公司在挑選秘書時(shí)會(huì)視其工作經(jīng)歷.最后,要講究公私分明.千萬別搞老板秘書戀,真正的好秘書是不會(huì)倚仗這種手段在職場上攀升的。

——全能秘書Monica

（2）時(shí)常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細(xì)心、謹(jǐn)慎、考慮周到.除此之外,秘書還應(yīng)該有靈氣、有悟性、有團(tuán)結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議,并且凡事懂得分出輕重.而在我看來,最為重要的是交際和溝通能力.我和領(lǐng)導(dǎo)在一間辦公室,但是客戶們一進(jìn)門先瞅見我,形象當(dāng)然很重要.其實(shí)不用穿得很時(shí)尚、另類,只要大方得體就行,儀表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的溝通能力,不僅要和客戶打交道,還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關(guān)系.領(lǐng)導(dǎo)常說我可以算作是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的橋梁,夾在上下兩級之間,一定要尋求到好的一個(gè)平衡點(diǎn),正確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思表示,不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會(huì)和矛盾.做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務(wù),其實(shí)還要求人員有較廣的知識面.在我的工作中,難以避免要打電話去催客戶支付費(fèi)用,說得難聽點(diǎn)有點(diǎn)“討債”的味道,但這是我工作的一部分,不得不直面.現(xiàn)在我也習(xí)慣了這些事務(wù),總結(jié)了一套經(jīng)驗(yàn)技巧,這也是一種溝通的能力.小心那些潛在的危機(jī)。

——秘書Jessy

（3）我曾經(jīng)在一家公司做文秘,老板是個(gè)臺灣人.工作辛苦點(diǎn)就算了,最怕上司是個(gè)好色的半老頭.當(dāng)我發(fā)現(xiàn)他想占自己便宜時(shí),深覺女秘書不好當(dāng),特別碰著這么一個(gè)上司,自己再怎么端莊嚴(yán)謹(jǐn),有時(shí)候也很無奈！上司不好伺候,更不好得罪,那時(shí)我就隱隱意識到潛在的危機(jī)：萬一工作出了什么紕漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威脅,要么就被炒魷魚.我不會(huì)因?yàn)橄氡Ｗ」ぷ鞫ピ瓌t,畢竟我知道我是為了什么而工作,所以我開始暗地尋找機(jī)會(huì)跳槽.一個(gè)月后,我就遞交了辭呈.現(xiàn)在我的老板是女的,讓我安心許多.我的工作重心是安排一些重大的會(huì)議和活動(dòng)、銜接好各種差旅日程、起草財(cái)務(wù)或者人事方面的報(bào)告、有時(shí)候幫老板做一些決定.但也有煩心之事,我這個(gè)女老板性子急起來容易沖人發(fā)脾氣,通常情況而言,往往與工作有關(guān).我又一次意識到：萬一在老板心情不好時(shí)處理不當(dāng),要么使老板小看你,要么激化雙方的矛盾,后果都不好.然而,這還是有辦法避免的.我必須學(xué)會(huì)察言觀色,同時(shí)提高工作能力和辦事效率。

——秘書艾小姐

——注：以上資料均來自無憂網(wǎng)

針對以上信息，我再次做下小結(jié)：

要成為一個(gè)優(yōu)秀的秘書人員，對大學(xué)生的要求主要有以下幾點(diǎn)：

１.能熟練操作和運(yùn)用office辦公軟件，普通話流利，英語水平四級以上 ２．具有良好的專業(yè)技能，必須聰明、謹(jǐn)慎、細(xì)心、主動(dòng)、考慮周到、忠誠，像老板一樣熱愛公司，一切為公司的利益著想。

３．必須具備的素質(zhì)有保守機(jī)密，良好的文字處理能力，要有主動(dòng)性和可靠性，信息準(zhǔn)確無誤，能隨機(jī)應(yīng)變，認(rèn)同不同的個(gè)性，冷靜處事

４．具有良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、創(chuàng)新能力、一定的決策能力以及隨機(jī)應(yīng)變的能力.５．有靈氣、有悟性、有團(tuán)結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議,并且凡事懂得分出輕重

６．必須學(xué)會(huì)察言觀色，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效率的工作

身為秘書，在工作中應(yīng)注意的問題：

1.與上司關(guān)系的處理：

秘書地位的特殊性，很多時(shí)候會(huì)尷尬。因此，要與上司成為朋友，但不能親密無間，太隨便，或是輕視上司，這是根本性的錯(cuò)誤；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默無聞，讓他感到你的存在，但非無所不在。

體諒上司的勞苦，分擔(dān)他的壓力。要觀察細(xì)致，盡可能考慮周到。

不急于表功。要把功勞讓給上司，表面上他可能會(huì)謙虛一番，私下底他會(huì)對你存有好感。

不忙著提建議。你的建議都表明對上司目前工作運(yùn)作的不滿，所以要選擇好時(shí)間場合，才會(huì)有助于問題的解決。

不依靠上司，要保持工作積極態(tài)度，主動(dòng)幫助、輔佐上司，要有相應(yīng)的獨(dú)立性。

2．與工作人員關(guān)系協(xié)調(diào)：

要和同事們和平共處，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。

要有合作精神，主動(dòng)幫助同事，消除隔閡，創(chuàng)造和睦的工作氣氛。

要寬容體諒他人，不強(qiáng)求別人。不同的人能力素質(zhì)不同，要善待世事。要勇于承擔(dān)責(zé)任。這一點(diǎn)很重要，工作中難免有錯(cuò)誤，“心底無私天地寬”，有了問題能勇于承認(rèn)錯(cuò)誤和承擔(dān)責(zé)任，反而會(huì)得到別人的原諒和敬重。

此外，秘書的禮節(jié)、儀表、服飾和幽默感會(huì)影響到你公司的文化氛圍、職員們的精神面貌等諸多方面，不能簡單敷衍了

培養(yǎng)秘書口頭報(bào)告能力

秘書人員的口頭報(bào)告能力，是一個(gè)人分析能力、協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力、表達(dá)能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡潔、準(zhǔn)確的口頭報(bào)告，有利于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握情況，迅速作出決策。培養(yǎng)秘書人員的口頭報(bào)告能力，要從以下細(xì)節(jié)著于：

一、精心過濾，區(qū)別處理、區(qū)別對待、慎重處理，以免干擾領(lǐng)導(dǎo)的正常工作，甚至給領(lǐng)導(dǎo)造成被動(dòng)。

二、弄清原委，力求準(zhǔn)確。視信息的真實(shí)性、完善性為生命，按時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、經(jīng)過、結(jié)果六要素調(diào)查了解，構(gòu)建完善的信息。

三、打好腹稿，簡明扼要。說話要講究層次，抓住主要事實(shí)；語言要精煉，不能重復(fù)；客觀陳述，不攙雜個(gè)人觀點(diǎn)，以免影響領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)立思考。

四、舉止沉穩(wěn)，口齒清晰。無論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩(wěn)，語調(diào)節(jié)器平和，口齒清晰，不卑不亢。

五、把握時(shí)機(jī)，靈活對待。在人員較多的場合，一般應(yīng)注意保密，宣向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)別報(bào)告。領(lǐng)導(dǎo)情緒不好時(shí)，要盡量做到語言平實(shí)、平鋪直述，以免引起領(lǐng)導(dǎo)情緒波動(dòng)，影響對事情的正確答復(fù)或處理。不是特別急的事情，還可緩一步報(bào)告。領(lǐng)導(dǎo)正在講話或聚精會(huì)神地處理某一文件，一般不要立即報(bào)告。

秘書日常工作程序

1.起提前到達(dá)上班地點(diǎn)

2.負(fù)責(zé)本人及領(lǐng)導(dǎo)辦公場所衛(wèi)生清潔

3領(lǐng)導(dǎo)文具、茶水準(zhǔn)備、家具、物品有序擺放

4分拆信件、分送報(bào)紙

5領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)時(shí)

6提示領(lǐng)導(dǎo)本日日程 匯報(bào)有關(guān)事項(xiàng) 詢問領(lǐng)導(dǎo)本日日程

7督辦重要事項(xiàng)，急事急辦

8進(jìn)行正常事務(wù)工作

9接聽電話 接待來賓 資料整理 撰寫文稿 打印復(fù)印 來往文件 領(lǐng)導(dǎo)隨

并記錄 并校對 收發(fā)傳真 處理催辦 叫服務(wù)

10領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他任務(wù)

11下班時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)征詢需辦事項(xiàng)

12確定是否陪領(lǐng)導(dǎo)或在家加班

13檢查文件、鎖具、電器、電源情況后下班

領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火時(shí)秘書如何對待

人都有脾氣，誰都有發(fā)脾氣的時(shí)候，終生不發(fā)一次脾氣的人是沒有的。其區(qū)別僅僅在于，有人脾氣大，有人脾氣小，有人是亂發(fā)脾氣，有人故意用發(fā)“脾氣”去達(dá)到一定的目的。老板是人，自然具有人的一切屬性，即老板當(dāng)然也會(huì)發(fā)脾氣。就通常的情況來看，老板發(fā)脾氣往往與工作有關(guān)，即老板們常常是有意無意地在用發(fā)脾氣的手段去達(dá)到一定的工作目的。

發(fā)脾氣對于一般人而言是一種應(yīng)該控制的不良情緒，但對于老板而言往往代表著一定的權(quán)威，這一點(diǎn)可以從戰(zhàn)場上前線指揮員的行為態(tài)度得到驗(yàn)證。不少指揮員在激戰(zhàn)時(shí)都是發(fā)著脾氣指揮作戰(zhàn)。發(fā)脾氣往往能使對方產(chǎn)生心理震撼。而下屬、員工的心里震撼，常常是老板希望看到的應(yīng)激效果。假如，老板在指揮工作時(shí)，其指令不能對下屬產(chǎn)生心理震撼，往往影響其工作效率。所以，就一般情況而論，權(quán)力越大的人其脾氣往往也就越大。當(dāng)然，所說的脾氣是指理智控制下的“脾氣”，超過理智界線的“脾氣”常常導(dǎo)致相反的效果。

員工在與老板打交道、相處時(shí)，必須正確對待和妥善處理老板發(fā)脾氣的問題。否則，要么會(huì)使老板小看你，要么激化以方的矛盾，從而使一方、或雙方遭受不應(yīng)有的損失。

對待老板發(fā)脾氣的正確態(tài)度是：只要老板不是有意侮辱人格，或故意找岔子，你應(yīng)該以忍讓為上。

特別是當(dāng)員工在工作上出了差錯(cuò)，老板為此發(fā)脾氣時(shí)，你不僅應(yīng)該忍耐，而且應(yīng)主動(dòng)表示認(rèn)錯(cuò)或道歉。因?yàn)?，事?shí)證明，糾正一個(gè)人的錯(cuò)誤的最好方法，與其說是和風(fēng)細(xì)雨，不如說是適當(dāng)?shù)匕l(fā)點(diǎn)脾氣，只要不超分寸，后者的教育效果往往優(yōu)于前者。

因此，對待老板因工作問題發(fā)脾氣的正確態(tài)度是忍耐、自我反省、總結(jié)教訓(xùn)。

假如在老板發(fā)脾氣時(shí)，你認(rèn)為自己受到了委屈，也不應(yīng)該當(dāng)場頂撞和對抗，同樣應(yīng)該忍耐，不同的是，你可等老板冷靜之后再向其做解釋。當(dāng)然，這是指比較重大的事情，對于一些不涉及切身利益和個(gè)人尊嚴(yán)的小事情，你則大可不必與老板斤斤計(jì)較。

值得指出的是，那些在老板對其發(fā)脾氣之后，特別是受到委屈對待時(shí)，能主動(dòng)向老板表示親近的員工，將會(huì)被視為聰明、有理智的人。這不是委屈求全、而是一種良好的素質(zhì)修養(yǎng)。此時(shí)，最愚蠢的行為，莫過于當(dāng)場與老板對抗、頂撞。

當(dāng)然，地于那些品質(zhì)惡劣、視員工為奴隸，動(dòng)輒以發(fā)脾氣來壓服下屬、員工的老板，筆者并不提倡逆來順受。具體的處理方法有三：一是“綿里藏針”。即你可采取比較溫和的態(tài)度，強(qiáng)硬的措辭，向老板表示反抗，比如，你可用和藹的語氣，向老板說出一些有份量的話；二是“旁敲側(cè)擊”。即你可以采用“借喻”、“比喻”、“喑喻”的手法，向老板表示反抗。三是“針鋒相對”。對于低素質(zhì)的老板，你不必過于忍讓?！搬樹h相對”往往能使對方的行為有所收斂。但是必須注意有理、有利、有節(jié)，不可隨意擴(kuò)大矛盾。

秘書寶典十招

1、有些事要想到領(lǐng)導(dǎo)前邊

雖然你要聽領(lǐng)導(dǎo)布置工作，但有些事情，秘書要想在領(lǐng)導(dǎo)前邊，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。這樣做，領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)感到你是一個(gè)好秘書。



2、領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要提前交卷

如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取按領(lǐng)導(dǎo)要求提前一點(diǎn)完成，對于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導(dǎo)打招呼，使領(lǐng)導(dǎo)早有安排，免得被動(dòng)。

3、注意保密工作

秘書和在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的職員，知道好多機(jī)密事情，有的事要比其他群眾早一些時(shí)候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩的。



4、負(fù)責(zé)做領(lǐng)導(dǎo)與他人的溝通工作

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與另外領(lǐng)導(dǎo)或其他人發(fā)生矛盾時(shí)，做秘書工作的不能在領(lǐng)導(dǎo)面前火上加油，而要做領(lǐng)導(dǎo)的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導(dǎo)向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會(huì)以為秘書的行動(dòng)是受他的領(lǐng)導(dǎo)指使的。



5、平時(shí)多給領(lǐng)導(dǎo)提供資料

領(lǐng)導(dǎo)比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關(guān)資料及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)，這會(huì)對他的決策有參考價(jià)值。



6、善于聽取領(lǐng)導(dǎo)意見

對領(lǐng)導(dǎo)的批評或要求，要認(rèn)真聽取，不要因小事而同領(lǐng)導(dǎo)翻臉。有不同意見，可慢慢與領(lǐng)導(dǎo)溝通。



7、不要輕易在領(lǐng)導(dǎo)面前告別人的狀

輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導(dǎo)對他人的看法，如果看錯(cuò)了人，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)從內(nèi)心埋怨秘書。最好，只同領(lǐng)導(dǎo)談某些工作，不做那種議論是非的事。



8、不向領(lǐng)導(dǎo)提過高的有利于自己的要求

比如機(jī)關(guān)要分房子，秘書已經(jīng)有了不錯(cuò)的住房，還想要一套。這樣的事會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)為難的。如果辦不成，以后領(lǐng)導(dǎo)會(huì)過敏地認(rèn)為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。



9、多到群眾中去

聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領(lǐng)導(dǎo)。秘書做到及時(shí)反映群眾要求，可以使領(lǐng)導(dǎo)辦事不脫離群眾，群眾也會(huì)對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。



10、要關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的生活

經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身旁工作，對領(lǐng)導(dǎo)的飲食、作息時(shí)間、身體健康多進(jìn)行關(guān)懷照顧，既體現(xiàn)了關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)，又反映了同事之情。

秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的組成

于一個(gè)秘書工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面:基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識

一、基礎(chǔ)知識

秘書工作者知識的第一個(gè)層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎(chǔ)知識要扎實(shí)。為此秘書工作應(yīng)掌握以下三個(gè)方面的知識。

1.科學(xué)文化知識

基礎(chǔ)知識的基礎(chǔ)，包括語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

2.馬列主義理論知識

哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、鄧小平理論、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。3.政策法規(guī)知識

這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最多的知識。

二、專業(yè)知識

是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識結(jié)構(gòu)的方面。理論知識，是秘書學(xué)和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導(dǎo)思想。分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實(shí)務(wù)的理論。業(yè)務(wù)知識，秘書工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。行業(yè)知識，秘書工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識。

三 相關(guān)知識

秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個(gè)方面的知識。新的學(xué)科知識，社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識中的一個(gè)重要內(nèi)容，包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。管理學(xué)知識，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識。社會(huì)交往知識，社會(huì)關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。心理學(xué)知識。

四 社會(huì)知識

國際知識，當(dāng)前國際的基本問題，世界格局，政治，經(jīng)濟(jì)，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。

國內(nèi)知識，國情，民情，民俗，民風(fēng)等。..商務(wù)秘書篇

——觀影片《穿Prada的女魔頭》有感

要做好一名秘書，無論是在政府工作部門，還是在商業(yè)企業(yè)，在行事工作中，都有很多相同的地方，比如說要做好上司的左右手，要能夠?yàn)樯纤境鲋\劃策，在關(guān)鍵時(shí)候?yàn)樯纤窘鈬?，而且要與上司達(dá)成一種工作上的默契等等。但是，政府部門與商業(yè)企業(yè)部門最大的不同，在于他們的目的。政府作為公共利益的代表，是要為公眾服務(wù)，任何事都應(yīng)該為了公眾的最大利益而著想，而商業(yè)企業(yè)則是要追求利潤最大化。因此，也就在一定程度上決定了政務(wù)秘書和商務(wù)秘書還是有所不同。作為政府部門的秘書，可以有例行的工作方式進(jìn)行參考和借鑒，可以站在領(lǐng)導(dǎo)的立場上去思考問題，甚至在關(guān)鍵時(shí)候可以代表領(lǐng)導(dǎo)處理一些重大的事務(wù)，只要代表了公眾的利益，是從社會(huì)公平的角度出發(fā)，即使辦不甚好，亦有可原諒之處，甚至在某些時(shí)候，盡管沒有明確的授權(quán)，但是也有潛在的默契或者規(guī)則以供參考。但作為一名商業(yè)秘書，即使明白所在部門的目的是要利益最大化，但每個(gè)上司或者說每個(gè)企業(yè)家的行事風(fēng)格不同，而且達(dá)到目標(biāo)的途徑和手段不同，也就決定了商務(wù)秘書在做事時(shí)更多的應(yīng)該聽從上司的安排。

與政治片《City Hall》不同，《穿Prada的女魔頭》這部影片更多地是從商業(yè)的角度向我們展現(xiàn)了一位現(xiàn)代企業(yè)女性的風(fēng)采和魅力。但兩部影片都在塑造第一主人公的同時(shí)向我們無意中傳遞了做好一個(gè)秘書所應(yīng)該學(xué)習(xí)和借鑒之處。而且《穿Prada的女魔頭》中，更是通過主人公米蘭達(dá)的兩位秘書更好的告訴我們?nèi)绾纬蔀橐幻玫纳虅?wù)秘書。

（一）懂得該決定還是不該決定

在處理商務(wù)中，很多事情是必須有上司直接出面做的。因此，對于自己該做什么，不該做什么，要有一個(gè)明確的把握。片中最開始，當(dāng)剛剛榮升為“女魔頭”米蘭達(dá)第一助理的艾米莉在米蘭達(dá)問及到公司面試的安迪時(shí)，她卻說要自己來面試安迪。米蘭達(dá)馬上駁回，要自己親自過問。這讓艾米莉很沒面子。但同時(shí)也告訴我們，作為一名商界的秘書，對于人力資源面試這樣的重要事物來講，還是應(yīng)該由老板親自授權(quán)或者首肯才可以做。如果像片中的艾米莉未經(jīng)上司同意就擅自決定自己來做的話，必然會(huì)被否定。

（二）了解自己的上司，做好本職工作

做好本職，聽起來很簡單，但在商界，做起來可并非是一件容易的事。從片中我們可以看到安迪在被確定為米蘭達(dá)的第二助理后所作的許多繁忙冗雜的事物。因此，如何做好自己的本職工作，值得重視。

首先，一定要迅速摸清自己上司的脾性。安迪通過公司員工對米蘭達(dá)到公司的表現(xiàn)，已經(jīng)明白這是一個(gè)很難對付的上司。而且在日后的工作中，也逐漸了解了米蘭達(dá)的脾性：刁專、苛責(zé)、對工作極度的挑剔、對下屬要求極高等等。如果不了解這些性格，安迪不可能做好自己的工作。而重要的是了解了上司的性格后，如何做到符合上司滿意。

面對公司繁雜的事務(wù)，面對上司每一番甚至沒有標(biāo)點(diǎn)停頓的安排，安迪學(xué)會(huì)了隨時(shí)帶個(gè)小本在身上以便迅速記下上司的囑咐事務(wù)；當(dāng)米蘭達(dá)決定要她和艾米莉一同出席慈善晚會(huì)時(shí)，她又在很短的時(shí)間內(nèi)牢記了出席晚會(huì)重要人士的名字；盡管安迪以前對時(shí)尚服裝這個(gè)行業(yè)從來不感興趣，甚至很排斥，但任職不久，便能對業(yè)內(nèi)的人士和重要設(shè)計(jì)等熟悉掌握……這些都充分展現(xiàn)了安迪作為一名秘書優(yōu)秀的品質(zhì)，用我們的話來講，就是“干一行，愛一行”——一定要迅速的掌握所在職業(yè)的基本知識。

（三）學(xué)會(huì)從上司的眼神和動(dòng)作中領(lǐng)悟意旨

不能否認(rèn)，語言是交流的工具，但除此，眼神和動(dòng)作也是在我們的人際交往中很重要的傳遞信息的的方式。作為上司或者是老板的秘書，一定要能夠在工作中對其眼神和動(dòng)作的領(lǐng)會(huì)。當(dāng)米蘭達(dá)看著她的衣著、鞋子看了一圈而沒有任何語言表達(dá)的時(shí)候，安迪已經(jīng)明白自己該做什么了，那就是要注重自己的衣著得體——在職業(yè)內(nèi)的得體。當(dāng)安迪將《哈里波特》的復(fù)印件終于擺到米蘭達(dá)的眼前時(shí)，她也從米蘭達(dá)的眼神和嘴唇的微微張合中明白自己已經(jīng)得到了女魔頭的認(rèn)可！因此，這也就告訴我們，學(xué)會(huì)察言觀色，不是一件壞事，特別是在秘書行業(yè)，很多無法言說的意旨只能靠心領(lǐng)神會(huì)！

（四）盡力而為，但做不好或做不到時(shí)，要解釋說明或者做別的事情來挽救 片中最讓米蘭達(dá)“命懸一線”的有兩件事，除了遇上湯普森將《哈里波特》手稿一事化危為安，就是之前米蘭達(dá)在全紐約都遭遇颶風(fēng)的情況下仍固執(zhí)己見要安迪為她訂從邁阿密到紐約的航班。安迪已經(jīng)盡力了，畢竟自然的力量是巨大的，但米蘭達(dá)仍然不滿意。這時(shí)候一定要試圖解釋。即使上司不聽，也要有這樣的準(zhǔn)備。片中，米蘭達(dá)確實(shí)對其解釋不感興趣，這時(shí)安迪從納秋那里受到了啟示，決定“改頭換面”——將自己裝扮得更加職業(yè)——改換自己的衣著。這不僅讓一向高傲的第一助理艾米莉大為驚異，也確實(shí)讓米蘭達(dá)對她刮目相看。

在我們的實(shí)際生活中，很多人在遭到上司的批評后，固然也會(huì)想到解釋，但如果上司不聽，便自以為是要被“炒”了，于是主動(dòng)放棄工作，辭職甚至是做些更不可思議之事。其實(shí)這個(gè)時(shí)候更多的應(yīng)該在試圖嘗試做一些事情來挽救或者改變領(lǐng)導(dǎo)或者上司對自己的看法?；蛟S，會(huì)柳暗花明又一村！

（五）商業(yè)中的公民資本——誠實(shí)、有信用、忠誠、友善

在現(xiàn)代社會(huì)，公民資本越來越受到重視，無論是在政府還是在商界，如果沒有良好的信用和品格，很難擁有一個(gè)長久的職務(wù)。

片中的安迪原來本是為了應(yīng)聘紐約的記者而來的，對時(shí)尚可以說完全是“門外人”。但既然被選為米蘭達(dá)的第二助理，就要忠實(shí)于自己的職業(yè)，忠實(shí)于自己的上司，也要忠實(shí)于自己的人格。盡管湯普森多次對其提出過讓她輕易就可以實(shí)現(xiàn)自己原來夢想的建議甚至可以說是“誘惑”，但安迪還是拒絕了。要熱愛并忠實(shí)于自己職業(yè)，特別是一份并不是輕松就可以獲得的職業(yè)。

安迪更加得到米蘭達(dá)的認(rèn)可是幾近片中結(jié)尾時(shí)在聽到有關(guān)對公司不利的消息后不顧一切地去通知米蘭達(dá)。而且，在之前，在于湯普森的聊天中，盡管在某些方面不認(rèn)可上司的做法，但卻并沒有說不利于上司的話。這一點(diǎn)在商界甚至是在整個(gè)社會(huì)中都是非常重要的人格品質(zhì)和職業(yè)要求。

學(xué)會(huì)友善！特別是像片中這樣的有兩個(gè)或更多個(gè)助理的公司，用一顆友愛的信對待自己的同事或者說對手并非一件壞事。艾米莉的高傲、尖酸刻薄、勢利使之失去了去巴黎的好機(jī)會(huì)，也更體現(xiàn)出安迪的友好。善待別人，其實(shí)是給自己更大的機(jī)會(huì)！

第三節(jié) 秘書的角色條件 主要包括：

（一）生理?xiàng)l件，指年齡、性別、健康狀況等。

（二）社會(huì)條件，指家庭、教育、生活閱歷等。

（三）心理?xiàng)l件，指心理活動(dòng)過程、個(gè)性心理、群體心理是依規(guī)律而展開。本節(jié)主要探討生理?xiàng)l件和社會(huì)條件對秘書心理的影響。

三、秘書角色意識的培養(yǎng)

（一）責(zé)任意識

（二）服從意識

（三）服務(wù)意識

（四）參與意識

（五）公關(guān)意識

（六）法律意識

（七）原則意識

（八）主體意識

怎樣訓(xùn)練“出謀劃策，當(dāng)好助手”的職業(yè)秘書呢？我個(gè)人認(rèn)為，現(xiàn)代職業(yè)化秘書的訓(xùn)練必須著重訓(xùn)練兩個(gè)方面素質(zhì)，那就是職業(yè)秘書人員的“做人”和“做事”。秘書“做人”，指的是秘書人員的人品（職業(yè)道德）和人樣（職業(yè)形象）；秘書“做事”，指的是職業(yè)秘書人員必須具備的五種能力，即創(chuàng)新能力、執(zhí)行能力、溝通能力、商業(yè)能力和寫作能力，并且要能夠做到五力合一，形成合力。第一，做人。是職業(yè)秘書從業(yè)的前提和基礎(chǔ)條件 做人，強(qiáng)調(diào)兩個(gè)方面，分別是人品和人樣。

所謂人品，就是人的品質(zhì)和道德修養(yǎng)。俗話說，做事先學(xué)會(huì)做人，而在職場上所強(qiáng)調(diào)的“做人”的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是職業(yè)道德。秘書職業(yè)道德顯得尤其重要，秘書是公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公室人員，關(guān)鍵要要以公司為榮，為公司效力，要為公司盡力，就所謂秘書人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”。有了這個(gè)態(tài)度，就決定秘書在本職崗位上將會(huì)是兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨。享有國際聲譽(yù)的方法學(xué)家、思維學(xué)家吳甘霖先生在一次北大總裁班上作了一項(xiàng)調(diào)查，請公司老總說出自己所喜歡的員工和最不受歡迎的員標(biāo)準(zhǔn)是什么。結(jié)果五類員工列入最受歡迎的員工，分別是：第一類，自動(dòng)自發(fā)的員工；第二類，找辦法提升業(yè)績的員工；第三類，從不抱怨的員工；第四類，執(zhí)行力很強(qiáng)的員工；第五類，能提建設(shè)性意見的員工。而最不受歡迎的員工也有5種，分別是：第一種，找借口的員工；第二種，損公肥私的員工；第三種，斤斤計(jì)較的員工；第四種，華而不實(shí)的員工；第五種，受不得委屈的員工。而最受歡迎的員工的標(biāo)準(zhǔn)，也恰在恰恰道出了現(xiàn)代企業(yè)公司所需要秘書人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”的職業(yè)道德。

所謂人樣，就是職場禮儀。職場禮儀主要是強(qiáng)調(diào)儀容、儀表、儀態(tài)。

儀容。強(qiáng)調(diào)職場的化妝和配飾。秘書人員的化妝不同于演員、模特和婚紗照，把自己本來的面目都用粉底給掩飾了。秘書人員強(qiáng)調(diào)的是淡妝，強(qiáng)調(diào)的是職場化妝，比如，據(jù)調(diào)查了解，中國移動(dòng)公司、中國銀行窗口服務(wù)人員的化妝就非常接近職場形象，給人留下一種舒服清秀、富有親和力的優(yōu)雅效果。

儀表。強(qiáng)調(diào)職場的著裝。秘書往往是以上司代表和企業(yè)發(fā)言人的身份外界接觸，秘書的整體形象也就象征了企業(yè)的形象，因此塑造一個(gè)良好的職業(yè)形象，不僅能給人以好感，也有助于你的工作。秘書職業(yè)服裝應(yīng)該是簡單線條加上剪裁大方的組合性套裝，最好選用70％純羊毛和30％化纖的混紡面料，就不容易起皺，也不會(huì)產(chǎn)生極光，一旦熨燙定型后會(huì)有相當(dāng)穩(wěn)定的造型和線條感，能夠恰當(dāng)?shù)匾r托出職業(yè)秘書的社會(huì)身份。并且服裝著色選用上，最適宜的色彩就屬灰色系列，中國銀行的員工制服就是選用這個(gè)色系。儀態(tài)。強(qiáng)調(diào)坐姿、站姿和走姿的習(xí)慣。要做到站有站相，坐有坐相，行有風(fēng)度。姿態(tài)是一個(gè)人下意識的顯露，也是一個(gè)與眾不同的風(fēng)情，美麗的姿態(tài)能增加一個(gè)人的魅力。職業(yè)秘書的站姿，一定要能夠在保持頭部挺拔的同時(shí)，很自然地做到挺胸收腹提臀，這樣，整個(gè)人的精神狀態(tài)就出來了，顯得相當(dāng)有精神，顯的神采飛揚(yáng)。秘書從業(yè)人員的站立訓(xùn)練最常用的就是“五紙貼墻站立”。職業(yè)秘書的坐姿，在保持上身姿態(tài)的基礎(chǔ)上，不管在何種坐態(tài)，女性職業(yè)秘書的膝蓋始終是靠攏的，這是女人與男人的最大區(qū)別。職業(yè)秘書的行姿，女性職業(yè)秘書走路盡量走成一條直線，膝蓋內(nèi)側(cè)似乎可以有些摩擦，但不是模特兒在T型臺上的貓步，那就顯的過于夸張。

第二，做事。職業(yè)秘書要著力訓(xùn)練五個(gè)方面的能力，即創(chuàng)新能力、執(zhí)行能力、溝通能力、商業(yè)能力和寫作能力，并且能夠做到五力合一，形成合力。

一是創(chuàng)新能力?，F(xiàn)代中國十分重視創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和推廣，不斷提出“創(chuàng)新中國”和“創(chuàng)新是動(dòng)力”等概念。而秘書作為企業(yè)、公司重要的一分子，培養(yǎng)創(chuàng)新能力顯的尤其重要，職業(yè)秘書的創(chuàng)新能力就是要求熟悉公司情況后，敢于突破傳統(tǒng)思維能力，突破條條框框，提出富有創(chuàng)意的思路。只要平時(shí)多動(dòng)腦筋，就會(huì)有思考的習(xí)慣；有思考，就會(huì)有點(diǎn)子，有點(diǎn)子，有會(huì)有業(yè)績。美國是個(gè)創(chuàng)新意識相當(dāng)強(qiáng)的國家，有這么一篇短文，就非常形象地描述著創(chuàng)新的例子。1979年6月，中國曾派一個(gè)訪問團(tuán)赴美國考察初級教育，對美國的初級教育提出四點(diǎn)意見：

1、學(xué)生無論能力高低，無不趾高氣揚(yáng)、躊躇滿志，大有“我均不同凡響”意味；

2、小學(xué)二年級學(xué)生，大字不識一斗，加減乘除還在數(shù)手指頭，就整天奢談發(fā)明創(chuàng)造；

3、重音、體、美，而輕數(shù)理化；

4、課堂幾乎處于失控狀態(tài)。學(xué)生或擠眉弄眼，或談天說地，更有甚者，如逛街一般，在教室里搖來晃去。最后，中國考察團(tuán)作出考察預(yù)言：美國的初級教育已經(jīng)病入膏肓，再用二十年的時(shí)間，中國的科技和文化必將趕上和超過所謂的超級大國。在同一年，作為互訪，美國也派了一個(gè)考察團(tuán)來中國，他們在考察了北京、上海、西安的幾報(bào)學(xué)校后，也寫出四個(gè)考察意見：

1、中國小學(xué)生上課時(shí)喜歡把手端在胸前，幼兒園的學(xué)生喜歡將手背在后面，除非老師發(fā)問，否則不輕易改變；

2、中國的學(xué)生喜歡早起，并且喜歡邊走路邊用早點(diǎn)；

3、中國學(xué)生有一種作業(yè)叫“家庭作業(yè)”，據(jù)老師解釋，是學(xué)校作業(yè)在家庭的延續(xù)；

4、中國把考試分?jǐn)?shù)最高的學(xué)生稱為學(xué)生最優(yōu)秀的學(xué)生。因此美國的考察團(tuán)也作出考察預(yù)言：中國學(xué)生是世界上最勤奮，起得最早，睡得最晚的；他們的學(xué)習(xí)成績在世界上任何一個(gè)國家的同年級學(xué)生比較，都是最好的?？梢灶A(yù)測，中國在科技和文化方面，必將把美國遠(yuǎn)遠(yuǎn)地甩到后面。25年過去了，美國“病入膏肓”的教育制度共培養(yǎng)了五十六位諾貝爾獲得者和近二百位知識型的億萬富豪，而中國還沒有一所學(xué)校培養(yǎng)出一名這樣的人才。兩家的預(yù)言都錯(cuò)了。上述例子說明什么問題，恰恰是民族的創(chuàng)新問題，一個(gè)國家需要?jiǎng)?chuàng)新，一個(gè)人更需要?jiǎng)?chuàng)新意識，多思考，多研究，多想象，充分發(fā)揮自身的潛能。美國的一位資深企業(yè)管理研究者說過，企業(yè)員工的創(chuàng)新意識就跟員工要準(zhǔn)時(shí)上下班一樣重要，作為員工的一種職業(yè)習(xí)慣，企業(yè)才有生機(jī)勃勃的生機(jī)和巨大的潛力。因此，培養(yǎng)職業(yè)秘書的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，是現(xiàn)代中國秘書訓(xùn)練的重要課程。

二是執(zhí)行能力。組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作，構(gòu)成執(zhí)行能力的關(guān)鍵要點(diǎn)。職業(yè)秘書如何沒有很強(qiáng)的組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作能力，作為他們的上司，將會(huì)累死職場。職業(yè)秘書的執(zhí)行能力主要表現(xiàn)在，公司或領(lǐng)導(dǎo)的指明發(fā)展方向后，能夠牽頭制定出完成這個(gè)項(xiàng)目具體實(shí)施方案。上司注重的目標(biāo)管理、業(yè)績管理和結(jié)果導(dǎo)向，不太注重項(xiàng)目執(zhí)行的過程。例如，比較規(guī)范和上規(guī)模的公司，每年都會(huì)召開會(huì)議，提出公司的目標(biāo)計(jì)劃。這個(gè)時(shí)候，職業(yè)秘書作為上司的左右手，就要協(xié)助上司做好目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行過程中的監(jiān)控，并隨時(shí)掌握目標(biāo)任務(wù)完成情況，以供上司實(shí)時(shí)調(diào)整決策部署。在監(jiān)控過程中，職業(yè)秘書需要進(jìn)行大量組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作工作，與客戶的協(xié)調(diào)，與部門的協(xié)作，形成一支善于戰(zhàn)斗的團(tuán)隊(duì)，才能夠順利公司或領(lǐng)導(dǎo)指出的目標(biāo)任務(wù)。因此，訓(xùn)練是職業(yè)秘書的執(zhí)行力是最棘手課程，職業(yè)秘書需要經(jīng)過長期的訓(xùn)練和升華，才能達(dá)到很強(qiáng)執(zhí)行力的境界。

三是溝通能力。做生意就是做朋友，做朋友關(guān)鍵是在溝通，秘書溝通的主要有電話、網(wǎng)絡(luò)、面對面交談等溝通方式。作為現(xiàn)代型的企業(yè)公司，大量的溝通工作是與客戶的溝通，而且大量的工作是由職業(yè)秘書完成的，職業(yè)秘書溝通不專業(yè)，客戶就無法信任你；職業(yè)秘書溝通不熱情，客戶只會(huì)冷落你；職業(yè)秘書溝通時(shí)不擇機(jī)，客戶只會(huì)煩著你；我一直認(rèn)為，在商言商，在職言職，秘書要努力去掉口頭禪，去年不良的習(xí)慣的言語，千萬不要婆婆媽媽，喋喋不休。職業(yè)秘書人員電話溝通?？词呛芎唵蔚膭?dòng)作，規(guī)范起來就比較難了，接電話的職業(yè)用語，很大程度上體現(xiàn)了一個(gè)公司的整體形象，因此，很多的企業(yè)公司要求指定一個(gè)前臺文員接聽電話，職場規(guī)范電話接聽模式是“自報(bào)家門”，這就猶如航空港的播音員小姐，無論是誰在播音，我們聽見幾乎完全是同一個(gè)人在講話，企業(yè)公司的秘書人員能夠做到這一點(diǎn)，那么效果會(huì)出奇的好，因此，我們始終要保持接電話時(shí)的職業(yè)語調(diào)與規(guī)范用語，這是秘書的首要基本功。再如，電話在兩聲與三聲之間接聽，也是職業(yè)秘書非常專業(yè)的電話接聽技巧。職業(yè)秘書面對面溝通，就比電話溝通艱難的多，因?yàn)槊鎸γ鏈贤ㄐ枰氖切蜗蠛驼Z言配合，面對面溝通給人的第一印象更重要是形象，其次才是語言技巧，包括口腔語言、肢體語言等。面對面溝通是個(gè)最為復(fù)雜的溝通過程，需要反復(fù)地實(shí)踐演練，才能得心就手。

四是商業(yè)能力。公司業(yè)務(wù)是公司發(fā)展壯大的基礎(chǔ)，沒有業(yè)務(wù)，公司就沒有效益可言，公司也就沒有發(fā)展可言。因此，職業(yè)秘書要具備很強(qiáng)商業(yè)運(yùn)作能力，能夠?yàn)楣境鰳I(yè)績，出效益。職業(yè)要提高商業(yè)運(yùn)作能力，一定要遵循“一個(gè)原則”；做好“三類事情”；做到“五個(gè)是否”。遵循“一個(gè)原則”就是商業(yè)游戲規(guī)則。要記住自己是秘書身份，更注重的是商人身份，要能夠很好的遵循“成本+利潤=報(bào)價(jià)”的商業(yè)游戲規(guī)則，做好每一次業(yè)務(wù)的談判。職業(yè)秘書每天做好“三類事情”。第一類事情是能夠?yàn)楣編硇律?、增加營業(yè)額的事情；第二類事情是能夠維持現(xiàn)有狀況及鞏固已有客戶的事情；第三類事情必須要做但對企業(yè)沒有直接利益的事情。在第一類事情沒有做好之前，決不做第二類事情。職業(yè)秘書做到“五個(gè)是否”。是否提供滿意的服務(wù)；是否向客戶索取電話、名字，取得進(jìn)一步聯(lián)系的理由意愿；是否在客戶拒絕后繼續(xù)用其他辦法保持聯(lián)系；是否清楚、準(zhǔn)確地表達(dá)客戶的要求；是否能讓客戶為你介紹新的業(yè)務(wù)或新的客戶。同時(shí)，職業(yè)秘書要具備商業(yè)敏感性，判斷項(xiàng)目的真?zhèn)位蚩尚行?，現(xiàn)在信息社會(huì)，個(gè)人信息和社會(huì)信息很容易被公開，一些不法分子會(huì)借助公司或個(gè)人急于做業(yè)務(wù)的心理，用業(yè)務(wù)為晃子，引導(dǎo)你上當(dāng)受騙，我們常說“無奸不商”，通常就要求自身加強(qiáng)判斷能力，不要輕易上當(dāng)受騙，給公司帶來損失。要能夠從當(dāng)前的業(yè)務(wù)中挖掘、引伸出類似新的業(yè)務(wù)，做到觸類旁通，舉一反三，為公司帶來源源不斷的業(yè)務(wù)。五是寫作能力。職業(yè)秘書不會(huì)寫作，在任何時(shí)候、任何場合都說不過去。職業(yè)秘書的寫作又不同于作家的詩情畫意，而注重的是實(shí)用性文書，因?yàn)?，公司文書具有很?qiáng)的專業(yè)性和實(shí)用性，說它專業(yè)，是因?yàn)槠渖婕暗膬?nèi)容既和企業(yè)運(yùn)作有關(guān)，又和具體事項(xiàng)有關(guān)，如果沒有對這些內(nèi)容完整充分的熟悉及對這界限分寸的把握，根本只可能是泛泛而談，沒有什么具體的內(nèi)容。說它實(shí)用，是因?yàn)槠浔憩F(xiàn)表現(xiàn)形式完全都根據(jù)內(nèi)容給予相應(yīng)的格式表達(dá)，操作程序與操作標(biāo)準(zhǔn)都非常明確，實(shí)效性相當(dāng)強(qiáng)。

秘書文書寫作關(guān)鍵要善于歸納總結(jié)，層次分明；很多的秘書人員在作書面匯報(bào)的時(shí)候，喜歡記流水賬，擔(dān)心上司不明白文稿意思，就喜歡把今日或今周的事件按時(shí)間順序一字不漏地寫了下來，今日上午九點(diǎn)到了哪個(gè)地方，路上使用什么交通工具，寫了一大堆過程，最后總結(jié)一句“沒有找到人，事情沒有完成”。見到這樣的文章，上司真是哭笑不得。秘書人員離被炒魷魚的日子也就不長了。因?yàn)樯纤靖静辉诤踹^程，而在乎你的結(jié)果，你的目標(biāo)結(jié)果沒有達(dá)到，講過程又有何用呢？因此，秘書人員文書匯報(bào)時(shí)，一定要注意歸納總結(jié)，言簡意賅。讓上司一看就知道事情完成還是沒有完成。

職業(yè)秘書寫作注重職場語言，讓人耳目一新，職業(yè)流行語言的使用，比如簡單的“報(bào)告”和“請示”，好多的秘書人員弄不清為何物。再比如，在會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議中，還會(huì)出現(xiàn)第三人稱“他”，這是非常不規(guī)范的文書寫作，職業(yè)秘書不是在寫散文，更不是在編寫故事，而在作公司的實(shí)用性文書。

職業(yè)秘書寫作要通俗易懂，注重實(shí)用性。秘書人員的女性偏多，可能是女性天生的敏感和細(xì)致，還是情書接觸過多，動(dòng)不動(dòng)就來一段“詩情畫意”的文句，猶如作家的職業(yè)風(fēng)范。

職業(yè)秘書寫作要注重時(shí)效性。職業(yè)秘書人員接觸的大部分均是會(huì)議記錄、簡報(bào)、請示、新聞等，都具有很強(qiáng)的時(shí)效性，事過境遷，就沒有使用價(jià)值，比如會(huì)議記錄，上司要求其中的一項(xiàng)事情由部門明天內(nèi)完成，而秘書人員的會(huì)議記錄在后天才能夠拿了出來，等你會(huì)議記錄出來后，這個(gè)事件就已經(jīng)完成，會(huì)議記錄就失去指導(dǎo)工作的本來意義。再比如上傳新聞稿，這樣的時(shí)效性更強(qiáng)，需要在第一時(shí)間上傳到指定媒介，如果秘書人員還在為新聞稿咬文嚼字的話，那還有什么時(shí)效性可言呢？因此，職業(yè)秘書經(jīng)常會(huì)加班加點(diǎn)，通宵達(dá)旦，就是要保證文書的時(shí)效性。

總而言之，職業(yè)秘書是商業(yè)業(yè)社會(huì)急需的一種職業(yè)，企業(yè)的老板和職業(yè)經(jīng)理人已經(jīng)日益認(rèn)識到社會(huì)分工的重要性，只有依靠秘書的協(xié)助，自己才能更有效地從事經(jīng)營和管理。而社會(huì)仍然缺乏行之有效的秘書訓(xùn)練體系，本應(yīng)承擔(dān)這個(gè)責(zé)任的來建立與實(shí)施這套體系的高等院校和職業(yè)學(xué)院，卻因?yàn)閹资陙矸e重難返的體制而無法跟上時(shí)代的發(fā)展和適應(yīng)這種經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的變化，導(dǎo)師教學(xué)生死記硬背，學(xué)生畢業(yè)當(dāng)了導(dǎo)師還是照樣復(fù)制。導(dǎo)師為了提高自己的學(xué)問價(jià)值，始終還在做文字游戲，結(jié)果秘書教育越走距離越遠(yuǎn)，什么原理、定義、原則，即使考了一百分，也依然不知道自己究竟如何做秘書。因?yàn)?，呼吁全社?huì)關(guān)注職業(yè)秘書角色定位，全社會(huì)關(guān)注職業(yè)秘書的訓(xùn)練，相信，在不久將來，職業(yè)秘書就會(huì)象高級會(huì)計(jì)師、律師一樣出現(xiàn)在企業(yè)公司的重要角落，扮演著“出謀劃策，當(dāng)好助手”的重要角色。秘書的角色意識，是秘書人員對秘書角色的心理體驗(yàn)，是對秘書責(zé)任、義務(wù)自學(xué)感知的心理活動(dòng)。淡化和削弱了這種心理活動(dòng)，秘書人員就無法發(fā)揮秘書作為具有強(qiáng)烈社會(huì)責(zé)任感的人的主觀能動(dòng)作用，成為一個(gè)機(jī)械履行秘書職能的“機(jī)器”，不可能成為一個(gè)優(yōu)秀乃至卓越的秘書。那么，應(yīng)當(dāng)怎樣培養(yǎng)和不斷強(qiáng)化自己正確的角色意識呢？

（一）必須培養(yǎng)和強(qiáng)化高度民主的責(zé)任意識。

（二）必須培養(yǎng)和樹立強(qiáng)烈的服從意識。秘書是領(lǐng)導(dǎo)決策的堅(jiān)定的執(zhí)行者和堅(jiān)決維護(hù)者，秘書必須堅(jiān)定不移、毫不走樣地貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決定。

（三）必須樹立和培養(yǎng)鮮明的服務(wù)意識。

（四）必須樹立和培養(yǎng)積極的參與意識。

（五）樹立和培養(yǎng)較強(qiáng)的公關(guān)意識。

（六）樹立強(qiáng)烈的法規(guī)意識。

（七）要樹立強(qiáng)烈的保密意識。

（八）要樹立必要的進(jìn)諫、規(guī)勸意識。

如何處理公司內(nèi)部的人際關(guān)系

人際關(guān)系是我們生活中的一個(gè)重要組成部分。倘若搞不好人際關(guān)系，將對我們的工作、生活及心理健康有不良的影響。在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，由于各人的性格、秉賦、生活背景及目 的等等的不同而產(chǎn)生的思想上的一定隔閡，這是正常的，也是可以理解的。倘若在工作或生活中和所有的人都合不來，那就不正常了，需要作自我調(diào)整并加以改變。看來您的情況屬于后一種。

人依據(jù)其年齡、性別、職業(yè)、職位、所處環(huán)境等情況而扮演著不同的社會(huì)角色。在與人接觸時(shí)，不同的角色有著不同的行為規(guī)范，所以在和不同的人相處時(shí)，有不同的要求和技巧。在這里我們僅就您所提出的問題，即如何與同事相處發(fā)表些意見。

首先，要處處替他人著想，切忌自我中心。要搞好同事關(guān)系，就要學(xué)會(huì)從其他的角度來考慮問題，善于作出適當(dāng)?shù)淖晕覡奚?/p>

要做好一項(xiàng)工作，經(jīng)常要與別人合作，在取得成績之后，要求共同分享，切忌處處表現(xiàn)自己，將大家的成果占為己有。提供給他人機(jī)會(huì)、幫助其實(shí)現(xiàn)生活目標(biāo)，對于處理好人際關(guān)系是至關(guān)重要的。

替他人著想還表現(xiàn)在當(dāng)他人遭到困難、挫折時(shí)，伸出援助之手，給予幫助。良好的人際關(guān)系往往是雙向互利的。您給別人的種種關(guān)心和幫助，當(dāng)您自己遇到困難的時(shí)候也會(huì)得到回報(bào)。

其次，要胸襟豁達(dá)、善于接受別人及自己。要不失時(shí)機(jī)的給別人以表揚(yáng)。但須注意的是 要掌握分寸，不要一味夸張，從而使人產(chǎn)生一種虛偽的感覺，失去別人對您的信任。

再次，要掌握與同事交談的技巧。在與同事交談時(shí)，要注意傾聽他的講話，并給予適當(dāng) 的反饋。聚神聆聽代表著理解和接受，是連接心靈的橋梁。在表達(dá)自己思想時(shí)，要講究含 蓄、幽默、簡潔、生動(dòng)。含蓄既表現(xiàn)了您的高雅和修養(yǎng)，同時(shí)也起到了避免分歧、說明觀 點(diǎn)、不傷關(guān)系的作用，提意見、指出別人的錯(cuò)誤，要注意場合，措詞要平和，以免傷人自尊 心，產(chǎn)生反抗心理。幽默是語言的調(diào)味品，它可使交談變得生動(dòng)有趣。簡潔要求在與人談話 時(shí)掌握該說的說，不該說的不說。與人談話時(shí)要有自我感情的投入，這樣才會(huì)以情動(dòng)人。此 謂之生動(dòng)。當(dāng)然要掌握好表達(dá)自己的技巧，需要不斷的實(shí)踐，并不斷的增加自己的文化紊 養(yǎng)，拓寬自己的視野。

最后，要抽時(shí)間和同事打成一片。培養(yǎng)自己多方面的興趣，以愛好結(jié)交朋友，也是一種好辦法。另外，互相交流信息、切磋自己的體會(huì)都可融洽人際關(guān)系。

搞好人際關(guān)系是一門藝術(shù)。所有的人都需要不斷的學(xué)習(xí)和實(shí)踐、才能臻于嫻熟。希望您能根據(jù)自己的具體情況，作一個(gè)自我分析，從而沖破自我封閉的籬笆，虛懷若谷，去建立一個(gè)和諧的人際關(guān)系。

在組織內(nèi)部需要和三類人員產(chǎn)生聯(lián)系，或者說天天都要和這三類人員打交道，即上級、同事和下級。

1、與上司相處的藝術(shù)首先要了解上司的人品、愛好、工作能力和工作方式你的上司是喜歡授權(quán)，還是喜歡“擺官架”，最后還要了解他的價(jià)值觀。和上司交往的原則關(guān)系適度原則。同上司之間的距離既不能太遠(yuǎn)也不能太近，關(guān)系要適度。交流原則，或者叫做匯報(bào)原則。作為下屬，你要讓上司知道你的工作情況，告訴他你的工作進(jìn)行到什么階段，現(xiàn)在面臨什么樣的問題等等。這種交流和匯報(bào)是必不可少的。服從原則。每一個(gè)組織都擁有自己的團(tuán)隊(duì)，作為團(tuán)隊(duì)的一員，服從是必不可少的。個(gè)人利益要服從組織利益。尊重原則。每個(gè)人所處的位置不一樣，承擔(dān)的壓力也不一樣的。要理解你的老板，多站在他的角度思考問題，要相互尊重。堅(jiān)持原則。當(dāng)你所做的一切與企業(yè)的目標(biāo)沒有偏差時(shí)，你可以堅(jiān)持自己的原則、信念和理想。處理好同上司的私人關(guān)系作為下屬，在上司需要你幫助的時(shí)候，你要真誠地幫助他，但一定要處理好同上司的私人關(guān)系，不能過近，也不能過遠(yuǎn)。

2、與同事相處的藝術(shù)天天都要與同事打交道，在交往中需要注重下面幾點(diǎn)：如何尋求幫助通俗地說，如何尋求幫助就是如何求人辦事。求人辦事的原則：有原則，也就是說在求人的時(shí)候，非凡是求別的部門的同事時(shí)，首先要尊重對方，要有誠意。有的放矢，也就是說選擇那些急需別人幫助的工作，請別人幫助完成，不要把自己的工作完全推給別人去做。不是什么事都要?jiǎng)e人幫?！斑@個(gè)工作是我想做的，由于我沒有時(shí)間，才請你做的”?；蛘吣阆蚱渌私榻B工作時(shí)，介紹不清楚就推給對方。以上這些做法都是非常錯(cuò)誤的，應(yīng)該堅(jiān)持自己能做的事情自己做的原則。要樂于助人要禮尚往來，你得到他人的幫助，也要主動(dòng)幫助他人。指出他人的不足指出他人不足是需要技巧的。心直口快的人往往不受歡迎。多參加集體活動(dòng)你究竟是在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中，要多參加集體活動(dòng)。避免非正式團(tuán)體的存在非正式組織這個(gè)概念是有梅奧的霍桑實(shí)驗(yàn)中提出來的，非正式組織的目標(biāo)往往同組織的目標(biāo)有偏差，所以一個(gè)團(tuán)隊(duì)里小組織的存在，不利于組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，這是組織中需要避免的。

3、與下級相處的藝術(shù)在這里介紹比爾蓋茨曾經(jīng)說過的一句話：一個(gè)主管，不管他擁有多少知識，假如他不能帶動(dòng)人完成使命，他是毫無價(jià)值的。與下級相處的技巧包括授權(quán)、激勵(lì)以及績效考核等方面。改善人際關(guān)系三法寶：勇氣、聰明和平常的心。改善人際關(guān)系有三樣法寶：勇氣、聰明和平常的心。要有勇氣改變身邊可以改變的事情。要分辨出工作當(dāng)中哪些是可以改變的，哪些是不能改變的。對那些現(xiàn)實(shí)條件下不能改變的事情，要用平常心去對待。

1、秘書為什么一定要“八面玲瓏”

要搞好秘書工作，當(dāng)然首先要有一定的規(guī)章制度，但秘書的工作經(jīng)驗(yàn)也非常重要。就拿收集信息這項(xiàng)工作來說吧，目前，辦公室自動(dòng)化設(shè)備已得到廣泛普及，特別是電腦己浸透到人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，并且人們的專業(yè)化分工也越來越細(xì)。即使是這樣，由于各種機(jī)器仍然需要人來操作，在工作中人們互相依賴的程度不僅沒有減弱，反而越來越強(qiáng)，因此，從這個(gè)意義上來說，要求秘書做到“八面玲瓏”是有必要的。

秘書在為上司的決策而收集信息時(shí)，需要各個(gè)部門提供幫助，秘書與這些部門人員關(guān)系的好壞，直接或間接地影響著秘書收集到的信息的質(zhì)量和數(shù)量。如果沒有良好的人際關(guān)系，你就很難得到真正有價(jià)值的信息，即使得到了信息，也很難辨識出它們的真正價(jià)值，因此，你的信息工作就很難展開。所以，秘書必須與各方面建立起相互信賴的融洽關(guān)系?？梢哉f秘書工作就是廣義的信息處理，而信息處理從某種意義上來說，其實(shí)質(zhì)就是“人際關(guān)系的處理”。由于各種原因，職場中的人際關(guān)系實(shí)際上是非常復(fù)雜的所以，善于處理各種人際關(guān)系是一個(gè)秘書經(jīng)驗(yàn)豐富的重要標(biāo)志。

2、如何搞好與上司的關(guān)系

秘書是為輔助上司處理日常工作而存在的。秘書要輔助好上司的工作，必須先理解自己的上司，這件事為什么要這么做，為什么要先做那項(xiàng)工作；而要理解上司，首先得熟悉上司。不熟悉上司就不可能理解上司。

a.熟悉上司

作好上司的助手，必須熟悉自己的上司。那么，秘書應(yīng)該熟悉上司哪些方面的情況呢？主要有這樣三個(gè)方面的內(nèi)容：

一是了解上司的工作內(nèi)容；比如，上司是負(fù)責(zé)技術(shù)開發(fā)工作的公司副總經(jīng)理，那么，秘書要了解公司目前有哪些開發(fā)計(jì)劃、在和什么公司進(jìn)行技術(shù)合作等方面的事情；上司要出席公司內(nèi)外哪些會(huì)議；上司所負(fù)責(zé)部門的運(yùn)營和管理的情況；上司在人財(cái)物等方面到底有多少權(quán)限，等等。作為秘書應(yīng)很好地了解企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，清楚知道誰、在哪、負(fù)責(zé)什么樣的業(yè)務(wù)等，這樣，就能在工作中根據(jù)自己的實(shí)際情況，迅速地采取對應(yīng)的行動(dòng)，很好地完成文件、電報(bào)、電話等交流，高效率地輔助上司的工作。

二是了解上司的工作習(xí)慣、個(gè)人性格、價(jià)值觀等方面的東西。因?yàn)樯纤疽彩瞧胀ǖ娜耍灿袀€(gè)人的喜怒哀樂。如有的上司明明知道自己患了糖尿病不能喝酒，但只要一高興，就要喝酒，誰勸誰挨批；又如有的上司就不喜歡下午一點(diǎn)半之前見任何人，接任何電話。還有，秘書應(yīng)了解上司的強(qiáng)項(xiàng)和弱項(xiàng)。例如，總經(jīng)理曾擔(dān)任銷售部部長和負(fù)責(zé)市場的副總，與客戶打交道和開拓市場是他的強(qiáng)項(xiàng)，但在組織管理和技術(shù)方面則相對弱一些。特別是英語由大學(xué)畢業(yè)二十多年了，過去很少用，己忘得差不多了。了解這些，秘書的工作大有裨益。就有可能有針對性、主動(dòng)地開展一些工作，彌補(bǔ)上司在能力上的一些不足，成為名付其實(shí)的助手。

三是了解上司的交往的范圍和一些家庭私事。例如，在接待客人的時(shí)候，如果你知道對方與上司是一種什么樣的交往，在接待中你就能掌握好分寸。例如，前臺的電話鈴響了，秘書拿起話筒，對方就問：“李某在嗎？”李某就是公司總經(jīng)理。對方既不說出自己的工作單位，也不報(bào)自己的姓名。這是誰呢？不過，秘書從這有些耳熟的聲音中很快就聽出對方就是總經(jīng)理知青時(shí)代的鐵哥兒們，于是秘書馬上說：“對不起，總經(jīng)理正在開董事會(huì)，您……”相反，假若秘書沒有聽出對方是誰，對于這種來路不明甚至有些無禮的電話，可能就會(huì)這樣例行公事：“對不起，總經(jīng)理不在?！闭f完，就把電話掛了，從而造成誤會(huì)。因此，只有熟悉上司的交往范圍和家庭私事，才能對各種突然出現(xiàn)的情況進(jìn)行妥善的處理。

在職場一般不要互相過問對方的隱私，但作為秘書，又得多多少少地了解一些上司的個(gè)人交際范圍，只有這樣，才有可能幫上司處理一些人際關(guān)系。上司突然外出不知去向，秘書有急事也聯(lián)系不上，或者上司不知道秘書有私事而讓秘書加班，遇到這類事情，誰都難免會(huì)產(chǎn)生不愉快的情緒。所以，秘書要把自己與上司的關(guān)系調(diào)整到這樣一種狀態(tài)，即既不介入對方個(gè)人的私生活，又在一定程度上了解對方的行動(dòng)。有時(shí)上司會(huì)找機(jī)會(huì)和秘書商量一些關(guān)于他個(gè)人的事情或委托秘書幫他辦些私事，在這種情況下秘書最好不要辜負(fù)上司對自己的信任，因?yàn)檫@是雙方工作相得益彰的基礎(chǔ)。

作為秘書應(yīng)該有全局觀念，不僅了解自己上司的職責(zé)范圍和權(quán)限，也了解整個(gè)公司的運(yùn)營狀況以至公司在整個(gè)行業(yè)中所處的位置；由于具備了這種全局觀念，秘書在日常工作中能根據(jù)上司的職責(zé)范圍和公司發(fā)展的需要，積極主動(dòng)地做一些準(zhǔn)備工作。譬如，當(dāng)公司準(zhǔn)備將業(yè)務(wù)的重點(diǎn)由以機(jī)加工為主的制造業(yè)逐步轉(zhuǎn)向新興的生物制藥行業(yè)時(shí)，秘書就及時(shí)收集生物制藥行業(yè)的信息和傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)向新興產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移過程中應(yīng)注意的一些問題的材料提供給上司。

為了保證公司領(lǐng)導(dǎo)能集中精力靜下心來考慮一些大事要事，或者協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理一些他們不想處理的事，秘書必須要給上司“過濾”一些來電來訪。有時(shí)候，有些部門對一些既不能答復(fù)又不能回絕的電話或客人，也會(huì)推到秘書部門來。“擋駕”也是秘書的一項(xiàng)日常工作，而且是一項(xiàng)非常重要的日常工作。一個(gè)優(yōu)秀的職業(yè)秘書應(yīng)該對自己的領(lǐng)導(dǎo)比較熟悉；如果了解上司的人際交往范圍、思維方式、工作方法和價(jià)值觀念的話，在一般的情況下都能判斷自己是不是應(yīng)該“擋駕”和用什么方法“擋駕”。

秘書與上司要加強(qiáng)交流溝通，如上司的職責(zé)范圍可以很容易了解，但上司的工作的重點(diǎn)和一些習(xí)慣，上司并不一定會(huì)有明確的指示，因?yàn)殡p方的地位、年齡、經(jīng)驗(yàn)和閱歷等方面存在著巨大的差異，與上司之間的交流并不一定很順利，所以，了解上司，只能循序漸進(jìn)，要秘書自己去觀察、去琢磨。比如，最近各部門送給上司的報(bào)告主要是哪方面的內(nèi)容，上司跟哪些人經(jīng)常打電話……通過這種留心觀察，就能大概掌握上司工作的重點(diǎn)。

秘書必須細(xì)心而又敏感地觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)。要了解領(lǐng)導(dǎo)，就得細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的日常工作，如他每天見了哪些人，打了哪些電話，批了哪些文件，又如在約見客人時(shí)，先后順序的安排，談話時(shí)間的長短，說話的口氣，關(guān)注的問題……通過這種仔細(xì)的觀察，你就能慢慢地了解領(lǐng)導(dǎo)，知道他內(nèi)心真正在想些什么，比方他目前最關(guān)心哪些問題；哪些問題最讓他頭痛；他有哪些事想急于實(shí)現(xiàn)，他正在籌劃什么項(xiàng)目或行動(dòng)……

作為秘書真正了解了上司的工作意圖和想法后，秘書工作就輕松了許多，許多工作就可以提前準(zhǔn)備，不至老處于被動(dòng)狀態(tài)，在上司想要他需要的材料的時(shí)候，你已經(jīng)準(zhǔn)備好了，在上司想見要什么的人的時(shí)候，你已經(jīng)把對方的電話號碼找了出來，在上司想要杯咖啡的時(shí)候，你也已經(jīng)沖好了咖啡……總之，只有細(xì)心，才能做到周到。

b.理解上司

秘書與上司之間應(yīng)該保持一種默契，如果秘書做的與上司想的老是不一樣，兩人都會(huì)感到別扭。作為秘書，當(dāng)然希望上司在交待工作時(shí)，把應(yīng)該怎么做，做成怎樣，都交待得清清楚楚，這樣自己就會(huì)少出些差錯(cuò)，但在日常工作中，一些上司在交待工作時(shí)只有三言兩語，有時(shí)還含糊不清；為了減少秘書工作理解上的錯(cuò)誤，這就要求秘書能真正理解自己的上司。秘書在接受領(lǐng)導(dǎo)的指示時(shí)，不能拘泥于個(gè)別詞句，應(yīng)從總體上把握指示的精神，特別是要注意聽出他們的弦外之音。只有百分之百吃透了領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，才能百分之百地去貫徹執(zhí)行。

由于秘書與上司在職務(wù)、年齡和閱歷上都存在著很大的差異，所以，秘書要真正理解上司并不是一件很容易的事。上司在做決策時(shí)，他為什么同意這個(gè)，否定那個(gè)？秘書平時(shí)在心里要多琢磨。特別是由于上司承擔(dān)的重任和面臨的壓力，有時(shí)他可能要說一些假話，做一些違心事，因此，秘書不僅要了解上司的工作習(xí)慣、個(gè)人愛好等，還要理解上司的價(jià)值觀、人生觀等內(nèi)在的東西。如果秘書不理解上司的價(jià)值觀人生觀，就很難與上司的工作達(dá)成默契；甚至秘書這也不理解，那也看不慣，不僅做不好本職工作，而且是件很痛苦的事。

西方有句諺語：“仆人眼里無偉人?！币S持良好的人際關(guān)系，最根本的是發(fā)現(xiàn)并承認(rèn)對方的優(yōu)點(diǎn)。上司同樣會(huì)有這樣或那樣的缺點(diǎn)，如果秘書看不到上司身上的優(yōu)點(diǎn)，就很難做好輔助上司的工作。這一點(diǎn)反過來也是一樣的，即上司也要看到秘書身上的優(yōu)點(diǎn)。但秘書只有通過誠實(shí)而又努力的工作來讓上司了解自己，&考試大&/小編收集千萬不能投機(jī)取巧，弄巧成拙。秘書只有全面了解和適應(yīng)自己領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和工作習(xí)慣，才能與領(lǐng)導(dǎo)形成一種深深的心靈默契，使雙方的工作相得益彰。

與上司的關(guān)系總是有些別扭時(shí)，秘書應(yīng)該怎么辦呢？最現(xiàn)實(shí)的方法——讓自己適應(yīng)對方：它既不是什么事都堅(jiān)持原則，又不是什么事都妥協(xié)。也就是說，如果因性格等原因與對方合不來時(shí)，應(yīng)盡量去適應(yīng)對方的習(xí)慣。因此，與上司相處不順利時(shí)，首先是改變自己的工作習(xí)慣或自己的性格來配合上司的工作，如果還是不行，那就只能申請調(diào)到別的部門工作或干脆辭職。

秘書心里如果有不滿的話，最好還是找機(jī)會(huì)和上司談?wù)?。?dāng)然這種談話的時(shí)機(jī)和說話方式都很難把握。秘書不能因?yàn)樾睦锊粷M意就用不滿意的態(tài)度說話。以做好工作為出發(fā)點(diǎn)，說話的口氣是征求意見和建設(shè)性的，這樣的談話才能讓上司聽得進(jìn)去。即使上司回答的是“no”，那秘書也要清楚上司為什么會(huì)回答“no”，這樣就有機(jī)會(huì)熟悉和理解上司思考問題的方式和處理問題的方法。

c.輔助上司

秘書應(yīng)在工作中充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，但又不能超越自己的權(quán)限，給上司的工作造成被動(dòng)。如何把握好這個(gè)主觀能動(dòng)性的度，的確是很微妙的。比如說經(jīng)常會(huì)有這樣的情況，上司到外地出差時(shí)，客戶來電話就某某問題征求意見，秘書憑自己的經(jīng)驗(yàn)，給了客戶一個(gè)肯定的答復(fù)；可上司回來之后說自己另有打算，秘書是給他幫了一個(gè)倒忙。秘書是上司工作中對外交流溝通的中樞，遇到問題必須與上司取得聯(lián)系，不能自行其是，自作主張。

秘書即使熟悉了工作，工作能力也得到了上司的賞識，能經(jīng)常代替上司處理一些重要的工作，但在遇到新情況和新問題時(shí)，也最好適當(dāng)?shù)芈犎∩纤镜囊庖姾椭甘?。如果秘書把事辦完了，各部的部長們都知道了，而上司卻一無所知的話，會(huì)使上司丟盡面子，這也說明秘書與上司之間的交流溝通存在著很大的問題。

秘書要學(xué)會(huì)維護(hù)好上司的威信，例如上司與客人會(huì)談時(shí)，話不投機(jī)，上司處于窘境，在這種情況下，一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的秘書能機(jī)智地轉(zhuǎn)移話題，創(chuàng)造出一種輕松愉快的氛圍。能做到這一點(diǎn)，秘書與上司之間的工作配合一定會(huì)變得非常順利。

當(dāng)上司在工作中遇到因難時(shí)，秘書的關(guān)心對上司克服困難有很重要的作用。反過來，如果僅僅是一些雞毛蒜皮的小事，秘書也就沒必要過份地去關(guān)心，問這問那，如送文件時(shí)大可當(dāng)作什么都不知道。在這種情況下，秘書應(yīng)多站在上司的立場上替上司考慮問題。

作為秘書，更換上司是常有的事。一般來說，每個(gè)上司都有自己的工作習(xí)慣（或者叫做工作作風(fēng)）。秘書在起草文件或處理來信來函時(shí)，原則上第一次都應(yīng)該請示新上司如何處理；如果新上司的處理方法與前任相同，問題當(dāng)然不大；即使有不同之處，稍微協(xié)商一下問題也不大；問題是在很多情況下，不允許秘書細(xì)說，那么，新上司說怎么處理你就得怎么莧理。

在另一方面，新上司可能經(jīng)常會(huì)反過來征求秘書的意見：“以前，這類文件是怎樣處理的？”如果是這樣的話，你就把原來的方法告訴上司，之后請示上司究竟是用原來的方法還是用新方法。絕對不能提這樣的建議：“過去用這種方法，效果一直不錯(cuò)。我看最好還是用原來的方法?！睂?shí)際上就是一種自作主張的做法，是非常有害的。當(dāng)然，有些新上司過去可能很少接觸這類問題，比如過去負(fù)責(zé)研發(fā)的副總升為總經(jīng)理后，對市場營銷工作不是很熟悉，一開始沒有什么經(jīng)驗(yàn)，對于秘書的請示，不僅作不出什么指示，而且自己也不清楚到底該怎么好；在這種情況下，秘書應(yīng)該這樣處理：“那么，我們就用這種方法處理吧，因?yàn)檫^去一直是采用這種方法?！笨偠灾貢M快適應(yīng)新上司的工作習(xí)慣；在另一方面，秘書作為助手，要讓新上司盡快熟悉自己的工作。

d.外國人上司

目前我國社會(huì)的國際化進(jìn)程正在加速，我國已有相當(dāng)多們外資企業(yè)了，在這些企業(yè)中，由外國人擔(dān)任高級管理人員是一個(gè)很普遍的現(xiàn)象了。為了能與各方面更好地進(jìn)行交流溝通，秘書必須對各種不同背景的文化有相當(dāng)?shù)牧私?。如果上司是外國人，理所?dāng)然地要有外國文化的知識；即使是中國人上司，他們中的許多人都有在歐美國家留學(xué)和工作的經(jīng)驗(yàn)，其中的一部分人工作方式也非常西化。學(xué)習(xí)外語，自然而然地能理解語言背后的文化。為了能在工作中給上司提供更多的輔助性幫助，作為秘書應(yīng)具備相當(dāng)?shù)脑诓煌幕g進(jìn)行交流溝通的知識。

作為秘書，要對所有國家的文化、習(xí)俗等都非常了解是不可能的，但是對上司和交往密切的客戶國家的文化習(xí)俗等還是要有一定的了解，并且通過這種了解，加深對本國文化和習(xí)俗的了解和認(rèn)識。特別是當(dāng)外國人上司與中國員工發(fā)生誤會(huì)時(shí)，秘書要能在中間起到消除誤會(huì)的作用。譬如我們中國人在與客戶談判時(shí)，常常喜歡對客戶這么說“我們再考慮考慮”。這種回答非常暖昧，也可能是肯定，也可能是否定；如果美國上司說“I ’ll think it over.”意思是說他收回自己的建議而等待對方的新的提案，回答實(shí)際上是一個(gè)干脆的“No.”而且有不愉快的味道，&考試大&/所以可以說上司常常在受到兩種文化的沖擊。在這種交流溝通的環(huán)境中，如果是一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的秘書，應(yīng)該能事前察覺，化解矛盾，成為上司真正的助手。

如果自己的上司是外國人，秘書也需要經(jīng)常站在上司的角度和立場來思考問題。由于文化背景的不同，工作中難免出現(xiàn)誤會(huì)，所以秘書要特別注意，盡可能地發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，設(shè)身處地替上司想想，特別是在雙方的文化差異較大的情況下，更應(yīng)該注意這一點(diǎn)。由于中國特殊的文化和歷史，在人際交往中有許多約定俗成的東西，在一些外國人看來簡直不可理喻，所以秘書要經(jīng)常給上司介紹一些這方面的情況。

由于文化的多樣性，每種文化都有自己的價(jià)值尺度，不能絕對地說哪一種文化就絕對先進(jìn)，哪種文化就絕對落后。文化的價(jià)值沒有絕對的，都只是相對的。因此，秘書在對自己本國文化和價(jià)值觀有相當(dāng)了解的同時(shí)，必須具備廣闊的國際視野。

在一些人看來，即使是中國人同事之間在交流溝通過程中也存在著障礙，因此更何況與外國人的交流溝通，那就更困難了。但是，確確實(shí)實(shí)有很多人在與外國人交流溝通時(shí)，并不感到很困難。這種交流溝通的順利主要有兩個(gè)原因，一是在出現(xiàn)矛盾時(shí)，想到對方是外國人，自己先讓一步，避免摩擦；還有一個(gè)原因就是，在盡量讓對方了解自己的觀點(diǎn)的同時(shí)，也盡可能地站在對方的立場上看問題，了解對方的觀點(diǎn)。當(dāng)然，后一種方法是最理想的，但是要百分之百地理解對方實(shí)際上是不可能的，因此，作為秘書，要根據(jù)具體情況，學(xué)會(huì)同時(shí)運(yùn)用這兩種方法與外國人打交道。

3、如何搞好與各部門的關(guān)系

a.關(guān)鍵在于誠實(shí)

一個(gè)公司就像一支軍隊(duì)。軍隊(duì)的任務(wù)就是為了打勝仗。一支軍隊(duì)有陸軍、空軍和海軍，為了能讓各兵種充分發(fā)揮戰(zhàn)斗力，就必須給他們提供通信、情報(bào)、運(yùn)送彈藥、收治傷員的醫(yī)院等服務(wù)。對于一個(gè)公司來說，它投資的工廠、銷售部、市場部、研發(fā)部就是它的戰(zhàn)斗部隊(duì)，而秘書部門就相當(dāng)于部隊(duì)的參謀部，秘書就相當(dāng)于參謀。戰(zhàn)斗部隊(duì)和參謀部相當(dāng)于一輛戰(zhàn)車的前后輪，少了誰也不行。

對于秘書來說，經(jīng)常會(huì)有人來求你幫忙辦事，同樣你的工作也需要各部門的配合，而且讓人家配合的工作還很多，比方上司跟秘書要份公司市場方面的材料，這就需要市場部和銷售部提供素材；上司外出辦事，也需要行政或總務(wù)部門提供車輛等方面的配合；要做好秘書工作，不僅要得到上司的信賴，還要得到各部門的信賴，而且是長期的信賴，所以，秘書必須知道自己的位置，為人誠實(shí)。秘書對上司要誠實(shí)，對同事也要誠實(shí)；對本公司的人要誠實(shí)，對外單位的人也要誠實(shí)。秘書接電話常常會(huì)出現(xiàn)些差錯(cuò)，如果對方是公司內(nèi)部的人，稍微說明一下就可以了；如果對方是外面的客戶，你又缺乏誠意，那么，對方就很容易對你產(chǎn)生誤解，事后去解釋就相當(dāng)困難了。

b.千萬不能“狐假虎威”

秘書經(jīng)常要與上司負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)部門打交道，所以要特別注意的是，上司負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)不是自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，上司的部下不是自己的部下。秘書自己并沒有什么權(quán)力，僅僅是執(zhí)行上司的指令。因此，秘書在跟各部門打交道時(shí)，千萬不能用上司的口吻說話。比如，上司對秘書說：“市場部的報(bào)告拖了好幾天了，你去對市場部的馬經(jīng)理說，如果他今天下班之前還不能把報(bào)告交上來，叫他明天干脆呆在家看孩子得了！”如果秘書這么實(shí)話實(shí)說，那后果會(huì)是怎樣？所以，秘書在這種情況下，既要鄭重，又要隨機(jī)應(yīng)變，比如，你可以這么說：“總經(jīng)理說，這份文件他今天下班之前就要，所以請您費(fèi)點(diǎn)心，盡快把這份文件寫出來?！?/p>

由于秘書經(jīng)常代理上司行使職權(quán)，一些秘書常常會(huì)產(chǎn)生一種錯(cuò)覺，以為自己和上司一樣擁有實(shí)權(quán)這是非常可怕的。如果有這種自我良好的感覺，在代理上司處理各部門之間的矛盾和糾紛的時(shí)候，就會(huì)非常迷信壓服的方式，認(rèn)為只有采取“高壓”，別人才能俯首貼耳；再加上有的公司領(lǐng)導(dǎo)人不容許別人批評自己的秘書，從而養(yǎng)成一些秘書在公司里飛揚(yáng)跋扈、欺上瞞下的習(xí)慣，以致給自己帶來四面“楚歌”。

代理就是代理，代理絕對不是實(shí)權(quán)！秘書部門是個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門，因此，除非情況緊急，非動(dòng)用上司賜予的尚方寶劍不可，在協(xié)調(diào)一般的部門關(guān)系和矛盾時(shí)，應(yīng)該盡量采取疏導(dǎo)說明、商量互讓的“軟”手段解決問題。

如果說有人對秘書存有敬畏心理，那么，同樣會(huì)有人羨慕秘書的工作，所以秘書為人態(tài)度最好低調(diào)親和一些，不要給人一種傲慢的感覺。不論在什么時(shí)候，也不論在什么地方，總會(huì)有一兩個(gè)與自己性格不合的人，即使對這種人，作為秘書態(tài)度要親切，努力在工作中互相協(xié)調(diào)。

秘書與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系比較密切，容易使公司里的一些人對秘書產(chǎn)生敬畏心理，因此，秘書對于上司的部下、不直接負(fù)責(zé)的部門等其他人，都要待之以禮，如在辦公室走廊上碰到了，稍微一聲問候或點(diǎn)頭招呼，都能產(chǎn)生一種很好的作用，這點(diǎn)秘書必須注意。但是，秘書與其他各部門的人也不要太親近了，關(guān)于上司的事情、自己的工作等不能說得太多，要適當(dāng)保密。比如，別的部門的人對你說“請你把這份材料復(fù)印一下。”秘書應(yīng)該這么回答：“我?guī)湍銖?fù)印沒什么大問題，但我可能還得請示一下上司?！蓖窬軐Ψ降闹甘?。，&考試大&/如果不是自己直接的上級讓你替他辦事，你應(yīng)這么回答他：“我還有其他一些事情要處理，所以我要請示一下上司之后才能辦?！睂τ谶@種回答，對方一般都能接受。對于上司來說，如果自己的秘書替別人做事他事后才知道的話，心里肯定不愉快。

對于公司內(nèi)的其他人，秘書的態(tài)度也一定要謙遜。即使對為上司開車的司機(jī)，如果出現(xiàn)了誤點(diǎn)或其他差錯(cuò)，也不要過于讓他難堪，而是要盡可能給予對方幫助，使工作能園滿順利完成。

c.有矛盾正常

不說外來的客人，即使是在公司內(nèi)部，許多人也不一定了解秘書部門的工作。他們以為各種報(bào)告批不批，公司領(lǐng)導(dǎo)想見誰不想見誰，都是秘書部門說了算，一些人見不到領(lǐng)導(dǎo)或自己的申請報(bào)告得不到批復(fù)，都認(rèn)為是秘書從中作梗，所以，他們老朝秘書部門發(fā)火。當(dāng)然，也有人知道這并不是秘書部門的責(zé)任，但是他們又不好直接朝公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火，所以只好把秘書部門當(dāng)作出氣筒。

由于看問題的角度不同，秘書部門與部門發(fā)生一些矛盾，造成一些誤會(huì)是正常的。比如研發(fā)部門覺得某項(xiàng)新產(chǎn)品必須盡快研發(fā)，不然就會(huì)被競爭對手超過，所以打報(bào)告給公司領(lǐng)導(dǎo)，要求盡快上馬開始研發(fā)；而秘書部門可能從銷售部門的報(bào)告中了解到，這種產(chǎn)品市場還沒有成熟，用不著那么急，所以沒有把研發(fā)部的報(bào)告優(yōu)先送給領(lǐng)導(dǎo)。因此，秘書部門與各部門出現(xiàn)一些矛盾和分歧后，要加強(qiáng)溝通。但是，現(xiàn)實(shí)工作中有些秘書一聽到別人講自己一兩句氣話，就馬上針鋒相對，將正常的工作矛盾轉(zhuǎn)化為個(gè)人恩怨，人事糾紛，就會(huì)使事情越來越復(fù)雜，最后有可能變成死疙瘩。

秘書不能“狐假虎威”，并不是說在發(fā)生矛盾時(shí)就一味地不講原則，一味的容忍。但是，不能容忍是個(gè)原則問題，而怎么處理則是個(gè)方法問題，不能用原則代替方法，雖然對方不“仁”，但你卻不能不“義”。秘書只是公司的一名普通職員，但是，在一些人的眼里，秘書總是在“一人之下，萬人之上”，所以，當(dāng)你每做一件事的時(shí)候，應(yīng)三思而后行，否則，很容易讓人在背后罵你“狗仗人勢”。

由于秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，在一些人的眼里，不管秘書做什么，她都是替領(lǐng)導(dǎo)在辦事，有人甚至還以為是領(lǐng)導(dǎo)有意讓你這么做的，所以，秘書一定要注意自己的言行，千萬不能跟別人斗氣。你把人家的路堵死了，實(shí)際也就把自己的路給堵死了。

d.什么情況下打“小報(bào)告”

在一個(gè)公司內(nèi)部，人事關(guān)系是最為復(fù)雜又最為敏感的關(guān)系。如果出現(xiàn)了是非漩渦，作為秘書，除非與自己有關(guān)，最好離這種漩渦越遠(yuǎn)越好。如果你摻和進(jìn)去，即使你保持不偏不倚，憑良心發(fā)表自己的看法或辦事，也有可能被人曲解，肯定會(huì)有人說你是在替某某說話，你跟某某是一伙的……事情會(huì)更加復(fù)雜。在實(shí)際工作中，確實(shí)有些秘書喜歡利用錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系，拉幫結(jié)伙，私仇公報(bào)，混水摸魚。所以，一般的領(lǐng)導(dǎo)，都討厭自己的秘書卷入公司內(nèi)部的人事糾紛，免得給自己幫倒忙，添亂子。

秘書在面對這種錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系時(shí)，最好保持適當(dāng)?shù)某聊?，不要熱衷于打聽公司里的“?nèi)幕”消息，即使自己知道一些內(nèi)情也不要談?wù)摚嘌b些“糊涂”，避開人際里的爭執(zhí)，遠(yuǎn)離是是非非；這樣不至于被各種是非“漩渦”所吞沒。

在一般情況下，秘書是不應(yīng)卷入公司內(nèi)部的各種是非漩渦，但是在關(guān)系到公司未來一些重大決策的時(shí)候，秘書應(yīng)該毫無保留地把自己收集到的信息提供給上司。如果說這是打“小報(bào)告”，那么，作為秘書，該打“小報(bào)告”的時(shí)候，就必須打“小報(bào)告”；不能因?yàn)楹ε碌米锶?，影響自己的關(guān)系而明哲保身，否則，就是瀆職！公司的利益永遠(yuǎn)高于個(gè)人的利益！這是作為職業(yè)秘書，必須遵守的最起碼準(zhǔn)則。

e.互相支持

因?yàn)樵谏纤旧磉吂ぷ?，各部門求秘書辦事的人比較多，所以有些秘書容易養(yǎng)成敷衍人家的習(xí)慣。敷衍人家的確很輕松，很合算，既不必費(fèi)心，無須付出代價(jià)，也不會(huì)有什么損害。但你有初一，人家就會(huì)有十五；你今天敷衍人家，人家明天肯定也會(huì)敷衍你。做秘書的確不能事事較真，但一定要真誠，處理各種人際關(guān)系，必須從長計(jì)議，而這種長，不是一年或兩年，而是十年二十年。與人方便，與己方便。

作為秘書，經(jīng)常會(huì)要幫領(lǐng)導(dǎo)處理一些這樣的突發(fā)事件。這類的突發(fā)事件，常常讓人意想不到，它們有業(yè)務(wù)方面的，也有待人接物方面的；有的是公事，有的不一定是公事；它們有時(shí)可以說是秘書工作份內(nèi)的事，有時(shí)也算不上是份內(nèi)的事。要處理好這類事情就要靠良好的人際關(guān)系，各部門的人愿意給你幫忙。秘書這種個(gè)人的關(guān)系從哪里來？只有靠你自己平時(shí)的積累。其實(shí)，在很多時(shí)候，當(dāng)你需要?jiǎng)e人幫助的時(shí)候，也正是別人需要你幫助的時(shí)候。因此，當(dāng)你在有意或無意之中幫助別人后，別人也會(huì)心存感激，肯定會(huì)想尋找機(jī)會(huì)報(bào)答你。這就像你在電梯里無意中對人微笑時(shí)，別人也會(huì)對你報(bào)以微笑一樣。所以，當(dāng)你在有意或無意之中幫助別人的時(shí)候，實(shí)際上可能就是在幫助你自己。因此，從事秘書工作的人，必須要有一顆愛心，當(dāng)你有機(jī)會(huì)幫助別人的時(shí)候，就應(yīng)當(dāng)毫不猶豫地幫助別人。很多時(shí)候，你給予他人幫助，并不需要有多大的付出，有時(shí)僅僅是舉手之勞，甚至是順?biāo)饲??？梢哉f，你每幫助別人一次，你就有可能建立起一種關(guān)系，或一種新的網(wǎng)絡(luò)。這種新的關(guān)系或網(wǎng)絡(luò)，就有可能給你帶來新的機(jī)會(huì)。熱情助人，廣結(jié)善緣，誠實(shí)，守信，正直，既是每一個(gè)秘書的為人之本，也是工作之本。

如果確實(shí)有人不僅不配合工作，有時(shí)還故意刁難自己的工作，就應(yīng)該如實(shí)向上司反映，看能否對他的工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。當(dāng)然，這是最后的一種手段，在這之前，也要多自我反省，看看自己的工作中是不是也有做得不夠的地方。

4、如何搞好與同事的關(guān)系

a.秘書之間一律平等

秘書與秘書之間，保持一種良好的人際關(guān)系是非常重要的。由于關(guān)系的融洽，工作起來的心情也很舒暢；相反，如果同事之間老是鬧別扭，不僅影響心情，而且影響工作效率。

由于公司領(lǐng)導(dǎo)在職務(wù)上有高有低，所以，容易讓一些秘書產(chǎn)生優(yōu)越感。秘書在各部門中并沒有什么“超人”的地位，同樣，在秘書部門內(nèi)部秘書之間也不存在什么“超人”。按照分工協(xié)作的原則，可能王蕾主要是負(fù)責(zé)處理總經(jīng)理的日常工作，張娜則是專管李副總經(jīng)理的日常工作，雖然上司之間存在著職務(wù)上的差別，但秘書之間絕對沒有這種差別。如果王蕾認(rèn)為自己是總經(jīng)理的秘書，無形之中對張娜產(chǎn)生一種地位上的優(yōu)越感，那么，王蕾就很難搞好與張娜的關(guān)系。只要秘書之間鬧這樣的別扭，秘書部門的工作肯定就搞不好。

為了共同做好秘書部門的工作，無論是總經(jīng)理的秘書，還是副總經(jīng)理的秘書，都要相互尊重，相互關(guān)心，相互幫助，特別是對外收集的情報(bào)，秘書之間一定要相互通氣。如果王蕾休假去了，張娜一定要能接替好她的工作，否則，上司的工作就不好開展。

要做到交流工作，互通情報(bào)，秘書部門最好是要有這方面的制度，對互通情報(bào)、交流工作的時(shí)間、內(nèi)容和方式都有一定的規(guī)定。

b.向老秘書學(xué)習(xí)

如果你是一名新秘書，在秘書部門里有資格比你老的秘書的話，那么，對待他們的態(tài)度要像對待上司的態(tài)度一樣尊敬。由于企業(yè)的情況不同，秘書工作也各不相同，很多知識是在學(xué)校里學(xué)不到的，只能靠經(jīng)驗(yàn)豐富的老資格秘書言傳身教。為什么他們考慮問題的方法與自己當(dāng)初想的不同，為什么他們要這么處理問題，經(jīng)常向他們請教是提高自己水平的一條捷徑。

c.幫助新秘書

每到一定時(shí)候，企業(yè)就要補(bǔ)充新秘書。作為有一定經(jīng)驗(yàn)的秘書，你負(fù)有幫帶新人的責(zé)任。當(dāng)然，秘書大多都挺忙，不可能抽出專門的時(shí)間來輔導(dǎo)新秘書的業(yè)務(wù)，因此，這項(xiàng)工作是有一定的難度。盡管新秘書工作經(jīng)驗(yàn)不足，但他們畢竟也是秘書，所以，對他們一定要尊重。秘書之間要相互關(guān)心，互相幫助，所以不僅要向新秘書及時(shí)通報(bào)各種信，而且在業(yè)務(wù)上要多幫助他們，切忌采取居高臨下的態(tài)度。

一般來說，新秘書處理工作主要是抓不住要領(lǐng)，因此，不僅要幫他們把工作本身做好，而且要幫助他們?nèi)绾握莆展ぷ饕I(lǐng)。在幫助新秘書的時(shí)候，給他們講一些自己曾經(jīng)有過的差錯(cuò)和受到的批評，是非常有益的，這樣可以便他們自己悟出這樣一個(gè)道理：金無足赤，人無完人，任何人都不是生而知之，而是學(xué)而知之。只要自己虛心學(xué)習(xí)，勇于實(shí)踐，沒有什么干不好的工作。當(dāng)然，給新秘書談自己走麥城，多少有些難為情，但是，這樣不僅能使他們少走彎路，更主要的是能樹立他們做好秘書工作的信心。

毫無疑問，老秘書有責(zé)任幫助新秘書盡快成長，但是這種幫助畢竟不能代替，所以在幫助新秘書時(shí)，要最大可能地發(fā)揮新秘書他們自己的主動(dòng)性和創(chuàng)造性。比如，新秘書某個(gè)問題吃不準(zhǔn)，來向你請教時(shí)，你最好不要直接回答對方（當(dāng)然要根據(jù)具體情況而定）而是先反問他：“你認(rèn)為該怎么辦？”這樣，有利于挖掘新秘書自身的潸力，從而有利于新秘書的自我成長。

d.注意關(guān)系網(wǎng)的平衡

人們把職場的人際關(guān)系說成是“關(guān)系網(wǎng)”，是非常形象貼切的，說明人際關(guān)系它既有縱向的“經(jīng)”，又有橫向的“緯”。在實(shí)際工作中，許多秘書往往只重視縱向的人際關(guān)系，忽視橫向的人際關(guān)系，即只注意搞好與上司的關(guān)系，而忽視與同事之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。許多秘書由于不能平衡這二者的關(guān)系，過份強(qiáng)調(diào)以上司為中心的縱向的上下級人際關(guān)系，反而給自己的工作帶來不必要的阻力。在處理與上司的關(guān)系的時(shí)候，也要處理好與同事之間橫向的關(guān)系。

如果同事之間出現(xiàn)了矛盾，一定要盡快而又心平氣靜地加以解決。一味地鬧別扭，甚至公開爭吵，不僅影響部門工作，而且也可能影響整個(gè)公司的工作。如果是其他部門內(nèi)部有矛盾，關(guān)起門來，怎么吵都行，不太會(huì)影響其他的部門。但是秘書部門不行，由于你是公司內(nèi)部的管理神經(jīng)中樞，引一發(fā)而動(dòng)全身，不可能不影響其他部門：兩個(gè)秘書之間的爭吵，不僅有可能給公司的正常工作帶來負(fù)面影響，更可怕的是，它可能會(huì)讓一些部門的人產(chǎn)生錯(cuò)覺，以為她們之間的爭吵，實(shí)際上是代表著她們的領(lǐng)導(dǎo)在勾心斗角，讓本來就已經(jīng)很微妙的人際關(guān)系更加復(fù)雜化。

5、如何搞好與客戶的關(guān)系

有人把秘書比喻為公司的商標(biāo)。從某種意義上來講，秘書的形象的確就是公司的形象。因此，如果秘書在接待第一次來訪的客人時(shí)，一定要熱情周到，因?yàn)閷Ψ桨涯憧闯墒枪镜拇?，你的態(tài)度反映了你的領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度。相反，如果來訪的客人是總經(jīng)理的深交，你就不必來那么多客套，給他沏一杯茶，簡單問候幾句就行了；如果你過分熱情，反而就會(huì)讓他膩味。

由于長期的交往，公司與公司的秘書之間也能產(chǎn)生一定的情誼。某天，天地公司的秘書打來電話，約你下班后去咖啡館一起喝杯咖啡，聽聽音樂。這件事要不要向上司匯報(bào)呢？也許有人會(huì)說，既然對方是以個(gè)人名義約你，你就沒有必要向上司匯報(bào)了。不管對方以什么名義約你，你都應(yīng)該向上司匯報(bào)。不過，一般來說，這種秘書之間的往來，應(yīng)該是允許存在的。