第一篇：秘書學復習重點

秘書學

一、實務題（30分）（復習范圍：日常工作上，日常工作下，秘書相關工作要求、禮儀）

仔細觀察，指出正誤（至少15個）不需要分析或更正。秘書職業技能要求和聯系的知識點。1.進屋敲門

2.做了接待計劃 3.預訂酒店 4.私自訂房間

5.接待細目表沒做完 6.忘記領導下午開會 7.解釋自己的錯誤 8.請示領導

9.記錄領導安排工作事項 10.檢查接待工作準備情況 11.做電話記錄 12.重復信息確認

13.電話響兩聲以后再接 14.糾正名片錯誤，及時改正 15.檢查簽字筆等物件

二、簡答題（20分）

三、擬寫題（20分）《黨政機關公文處理工作條例》（2012年）公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函。給材料擬寫：正文寫法、結構模式。

四、論述題（30分）

簡答、論述題范圍

（一）、秘書工作的內容P8

（二）、秘書工作的作用P10

（三）、秘書的知識結構P65

（四）、秘書的能力要求 P66

（五）、秘書處理人際關系的準則 P96

（六）、秘書收集信息的方式方法。P146

（七）、秘書寫作原則P174

（八）溝通的層次和作用P261

（九）溝通的方法P264

（十）會議的要素

（一）秘書的工作內容

我國政府機關與企事業單位的秘書工作大致有以下15項：

1.文書撰寫（上次口述或會議記錄、整理，文件起草、修改、潤色等。）2.文書制作（打字、復印、編排、裝訂等。）

3.文書處理（收發、傳遞、辦理、保管、立卷等。）4.檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供等。）5.會議組織（準備、記錄、文件、善后等。）6.調查研究（計劃、實施、分析、研究等。）7.信息資料工作（收集、整理、提供、儲存等。）8.信訪工作（群眾來信來訪或顧客投訴處理等。）

9.接待工作（日常來訪與計劃來訪接待、安排、服務等。）10.協調工作（政策、工作、地區、部門、人際關系等。）11.督查工作（政策推行或決議實施的督促、檢查等。）12.日程安排（為上次安排工作日程、會晤及差旅事宜等。）13.日常事務（通訊、聯絡、值班、生活、管理等。）14.辦公室管理（環境、設備、經費等。）15.其他臨時交辦事項。

（二）、秘書工作的作用

總的來說，秘書工作具有以下五個方面的作用：

1.助手作用

秘書作為上次的直接工作助手，起著無可置疑的助手作用。這種助手作用還包括在某些方面秘書應為上司把關，譬如上司會見來訪者的把關，接聽電話的把關，發出文件、信函的把關，接待、會議以及辦公室費用開支的把關等。董事會或公司總裁的秘書，作為高級助手，對公司和下屬人員還有著“監理”作用。2.參謀作用

中高級秘書具有參謀作用。他們上司調查調查研究、收集和提供信息、提供咨詢，他們輔助上司決策，為上司草擬計劃或實施方案，或組織專家論證、選定最佳方案。高級秘書還能充當領導人的“顧問”和“智囊”，解決領導的疑難問題，為領導主動出謀劃策。3.協調作用

秘書的協調作用是由秘書的工作任務、工作地位和工作方式決定的。秘書常常代表上司、傳達上司的指令或收集上司所需要的情況，與其他部門、人員有著廣泛的接觸，也容易產生矛盾，需要及時協商、溝通、調解。秘書的地位又往往是在“一人之下，眾人之上”，又處于工作網絡的“結點”，上下左右的工作與人際關系都要求秘書去調處，力爭達到平衡和統一。4.信息樞紐作用

秘書離不開文書。所謂文書，就是書面信息。以往的秘書最主要的工作就是處理書面信息。現代秘書則又從接待、聯絡、調研、電話等工作中接觸大量的口頭信息。秘書的辦公室可以說是機關、公司的信息集散地。秘書為上司和整個機關、公司起著信息的提供、反饋、傳遞等樞紐作用。5.公共關系作用

秘書工作中有“對外聯絡、內部協調”等內容，理應起著“內求團結，外求發展”的公共關系作用。尤其是不設置獨立的公關部門、沒有專門公關人員的機關或單位，辦公室和秘書人員應該更自覺地認識到這方面的責任，做好相應的工作。

企業秘書人員應幫助上司密切和融洽與股東、職工、顧客、社區公眾、新聞媒介乃至政府部門等內外各方面的關系，樹立并維護單位和上司的良好形象，力求提高并擴大知名度和美譽度.（三）、秘書的知識結構

秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面；秘書工作又有自己的專業特點，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業知識。秘書應有四個方面知識的縱橫結合，其結構用羅馬字母“Ⅱ”來表示。

1.基礎知識

秘書應具有的基礎只是分為兩個方面：一方面是深灰科學基礎知識，即相當于高中水平的語文、政治、歷史、地理、外語知識；另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物等知識。高中文化程度，是國家對政府機關干部的最低要求，也是秘書人員應有知識的基本層次，是“Ⅱ”的底線。2.專業知識

專業知識是指所有秘書人員都應具有的秘書業務知識，包括：公文和應用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，檔案保管知識，辦公室管理知識，調查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，信息科學知識，行為科學知識和公共關系知識等等。3.行業知識

行業知識是秘書人員所在行業、系統的專業知識，如在政府機關工作的必須具有行政管理知識，在工商企業工作的必須具有企業管理知識、市場營銷知識。其他處在教育、軍事、外事、科學、文藝、體育、醫療等行業系統的秘書人員，也應該分別將具有各自的行業基礎知識。

專業知識和行業知識是秘書人員知識結構中的中間層次，是“Ⅱ”的兩根支撐線。4.相關知識

這一部分是秘書人員為適應時代需要，做好工作，應加以進修提高的知識，是秘書人員知識結構中的較高層次，有經濟學、法學、社會學、心理學、傳播學、領導科學、統計學等。

（四）、秘書的能力要求 P66

秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。主要是：

1.寫作能力

具體是指公文和十五應用文的寫作能力，這和對記者、作家的寫作能力要求不同。秘書人員要寫好公文和應用文，應具有語法、修辭、邏輯知識，應掌握大量的詞匯和不同的句式，應具有公文好應用文文體知識，應掌握常用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉化為一種寫作能力。秘書還要練習書法，雖不必成為書法家，但要求把字寫得端正、勻稱、流利。2.口頭表達能力

秘書不僅要會寫文章，還要能說會道。秘書應會說一口標準而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。對領導講話語言要簡明扼要，對群眾講話也切忌嚕蘇冗長，更不要拖音帶腔。同樣，思維清楚才能說話清楚。要使說話有條有理，秘書要多思考，說話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔不絕，也不能沉默寡言，問一句答一句。3.聽知能力

秘書要善于耐心傾聽和正確理解別人的發言，要能從別人的冗長、反復的發言中概括出要領，或是從眾口交加。激烈爭論中抓住重點，并且能轉化為自己清晰簡明的語言加以復述。聽知能力還意味著秘書應努力掌握方言、外語和民族語言。4.閱讀概括能力

秘書要善于閱讀，既善于精讀，入隊重要文件或經典文本逐字逐句研究，從字里行間領會其微言大義；又要善于快讀和泛讀，善于從連篇累牘之中摘出其重要的京劇或關鍵詞，或是提煉濃縮，寫成提綱或摘要。5.社交活動能力

秘書人員要具有一定的社會活動能力，懂得各種場合的禮儀、禮節，善于待人接物，善于處理復雜的人際關系。6.協調能力

秘書要善于返現機關與機關之間、部門與部門之間。機關與基層之間工作上的矛盾和不平衡；要善于發現文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致；要善于發現領導與領導、干部與干部之間的誤解或不和，并及時加以溝通、協調。7.觀察分析能力

秘書在工作中藥時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發現“死角”，及時提請領導注意，要善于做拾遺補缺工作。不僅善于發現問題，而且要善于分析問題、提出解決問題的辦法工領導擇用、實施。觀察分析能力是秘書工作有被動服務轉為主動服務的前提條件。8.應變能力

秘書的大部分工作都有章可循，應嚴格按照政策和規章制度辦事。但有些工作，尤其是事務性工作，在特殊的時間、地點、條件下，也常會出現意想不到的情況。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。9.使用先進辦公器械能力 10.預測能力

（五）、秘書處理人際關系的準則 P96

1.尊重

2.禮貌和禮儀

3．樂于助人

4.贊美他人

5.寬容與體諒

6.公允

（六）、秘書收集信息的方式方法。P146

1.收集

（1）收存。

（2）復印。

（3）記錄。

（4）錄音。

（5）錄像。

（6）電腦。

2.整理

（1）分類。

（2）篩選。

3.加工

（1）充實與綜合。

（2）提煉與摘要。

（3）歸納與分析。

4.提供

（1）適事。

（2）適時。

（3）適度。

5.傳遞

（1）速度。

（2）準確。

（3）保密。

6．儲存

7.檢索

（七）、秘書寫作原則P174

1.符合方針、政策、法令、法規。

2.忠于機關制文意圖。

3.堅持實事求是的精神。

（八）溝通的層次和作用P261

溝通是協調的前提，是協商、調節、調整、調解，以求達到協調的結果——和諧一致的基礎。分而言之，溝通有三個不同層次的作用。

1.信息溝通。任何組織微球生存與發展，都必須與外界溝通。第一步就是信息溝通，既把自己的情況告訴外界，有把外界的情況吸收進來。信息溝通的作用就是達到消除隔閡、彼此了解，進而互相理解的境地，才能尋求合作的可能。另一方面，組織內部的上下之間也需要信息溝通，彼此了解情況，了解意愿，才能達到上下團結一致。

2.認識溝通。比信息溝通更進一步的是認識溝通。信息溝通是初步的、也是客觀的，往往不涉及彼此的厲害關系，容易被接受。認識溝通則是主觀的，它表達各自的意愿、看法或是要求，涉及各自的利益。認識溝通不能強迫對方接受，而只能以適當的內容，尤其以適當的方式使對方自愿接受。認識溝通 3.感情溝通。

（九）溝通的方法P264 1.直接溝通 2.間接溝通 3.明示溝通 4.暗示溝通

（十）會議的要素

第二篇：秘書學重點整理

秘書學重點整理

題型：選擇10*2=20分

簡答6*5=30分

論述20分

案例分析30分

（通訊與辦公室操作工作那一大塊會出一個案例分析）

1、秘書的職業特征

美國“全美秘書協會”曾對秘書職業提出過這樣的要求：

像心理學家一樣善于觀察和理解他人；像政治家一樣有靈敏的頭腦；像外交家一樣有瀟灑的風度；有調查各種棘手問題的豐富經驗；有良好的速記能力以及文字功夫；諳熟各種商業往來中的法律關系；能熟練地使用各種辦公自動化設備；具備相當的金融和稅務方面的知識；能熟練地對各種文件資料進行整理歸類。

第一，服務的直接性。

秘書的服務有兩種情況：一是群體為群體服務；另一是秘書人員單獨為領導人、上司或雇主“一對一”服務。

秘書服務的直接性體現在：一是秘書工作的內容與領導工作是一致的，即領導做什么，秘書也做什么；二是秘書做工作幾乎都是領導親自指派、直接安排的，秘書也是直接向領導請示、匯報的；三是秘書做工作是直接對領導負責的，其結果、成敗與領導直接有關。

第二，服務的穩定性。

很多職業的服務都有其“業緣性”和“偶然性”。秘書與其服務對象之間卻有相對的固定性。在“業緣關系”之外，還往往有更深一層的“人情關系”。

第三，知識化。

秘書以處理書面信息為主要工作內容，以辦公室或稱“寫字間”為主要工作地點，以筆墨、打印機、復印機、電話、電腦等現代工具、設備為主要工作手段。秘書必須具有中等以上文化和專業知識為基礎。秘書屬于知識分子，屬于辦公人員，屬于文官范疇，屬于“白領”階層。中、高級秘書還被稱為“參謀”、“顧問”、“外腦”，屬于“智囊型”人物。

從世界范圍來看，秘書隊伍比較年輕。發達國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為20歲至35歲。從主觀上說，很多的大專院校畢業生把秘書當作理想職業，但不當作終身職業。他們普遍認為當秘書待遇較高，工作環境、條件好，接觸人多，工作內容復雜，是鍛煉、培養能力的好職業，又把秘書崗位看作是由操作層通向管理層的最好階梯。在秘書崗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或獨立工作。他們留下的秘書職位又會被更年輕的大專畢業生接替。客觀上，秘書工作繁忙，對腦力、體力要求高，尤其是記憶力、靈敏度、準確性等，這些是年輕人的優勢。

第五，女性化

大多數女性溫柔、體貼，善于管理，善于形象思維，樂于做程序化、重復性的工作，適合做體力較輕而技術要求規范、單純的工作。而秘書尤其是中、初級秘書的工作正是這種性質。所以，西方國家中，中、初級秘書女性達90%。而高級秘書側重于調查研究、出謀劃策，側重于邏輯思維和高科技，工作富于變動和挑戰性，因此男性較多。

2、秘書工作的內容

（辦文、辦會、辦事）

我國政府機關和企事業單位秘書工作大致有15項：

文書撰寫、文書制作、文書處理、檔案管理、會議組織、調查研究、信息資料工作、信訪工作、接待工作、協調工作、督查工作、日程安排、日常事務、辦公室管理、其他臨時交辦事項。

目前新增加： 網站、網頁管理，值班、突發事件處理，公關工作

3、秘書工作的特點

（1）中介性

第一，秘書部門、秘書人員是憑借所處的中介位置開展工作的；

第二，秘書工作過程是一個中介過程；

第三，秘書人員必須樹立中介觀念。（2）輔助性

秘書機關是輔助機關，秘書部門在一個機關單位屬于行政總樞的一個工具。秘書工作人員只能以領導意見為依據，而不能代替領導做決定，可以提意見、建議和方案，只有被采納后，才能以領導機關或領導人的名義去貫徹執行。（3）政策性

政策是秘書部門和秘書本人所必須貫徹執行的。秘書長、辦公廳（室）主任以及秘書本人是經常分析、檢查、總結本系統、本單位執行路線、方針、政策和法令的情況，每一件秘書工作都要貫徹政策。法規是政策的條理化和規范化，執行法規和落實政策是一致的。（4）綜合性

相對職能部門的專業性和單一性而言，秘書工作涉及方方面面，既有日常的、程序性較強的例行性工作，又有臨時的、突發的非例行性工作；既有機要性工作，又有非機要性工作；既有操作簡易的工作，又有操作復雜的工作。它門類眾多、內容復雜，既要使用腦力，又要花費體力，需要廣泛的知識和多種技能才能勝任。這些工作雖各有職能部門主管，但都與秘書工作直接、間接相關。（5）機密性

秘書緊靠領導，接觸領導的機會最多，經常參與研究各種機密問題，負責機密文件的起草和保管，這就使秘書工作具有高度的機密性。秘書人員必須嚴守保密規定、紀律。（6）服務性

秘書工作就是為本機關領導和上級部門、平級職能部門、下級機關和人民群眾服務。即秘書工作應對“上、中、下”三個層面服務。首要的是為領導、上司、雇主服務，但也不能忽視其他的服務。

4、秘書工作機構的性質（1）機密性

秘書部門處于中樞地位，又掌管機密文件（政治、經濟、人事、商業、科技等），組織和參加各種會議（部分涉及機密）承領導之命辦理各種重要事務，負責組織內部的安全保衛。（2）輔助性

相對于領導部門是直接輔助領導工作的。辦文辦事辦會，通訊聯絡接待，提供信息資料，傳達領導指令，輔助管理協調，充當參謀與助手。（3）綜合性

相對于其它職能部門而言（行政機關的職能部門，或企業中的生產、技術、經營等部門），工作繁雜，涉及上下左右各個方面，既有政策性、原則性、總體性，又有技術性、事務性、具體性。（4）服務性

相對于整個機關或企事業單位而言，是一個綜合性辦事機構，不僅為領導部門和上級機關服務，也為下級組織、其它部門、全體成員服務。又不僅是管理服務和信息服務，也包括生活服務和事務服務。（5）中介性

秘書機構負有上情下達，下情上達，左右通氣，內外聯絡的職能，發揮著橋梁和紐帶作用。秘書機構在內外關系中，尤其是信息傳遞中，中介作用相當突出。（6）設置的普遍性

秘書機構的設置不以機關單位的性質為轉移，其基本職能也沒有差異，只是秘書機構在運作過程中所涉及的專業和行業方面的內容有所不同而已。

5、秘書工作機構的職能（仔細看）

（1）助手職能

無論是輔助決策、協助管理還是承辦各種實務，無不體現了幫助領導工作的正常運轉，起到領導的直接助手的作用。

第一，加強與人事、財務、計劃、研究發展等職能管理型參謀機構的聯系，從多側面、角度分析研究問題；第二，要與政策研究室等政策研究型參謀部門的密切配合，提高輔助決策的水平；第三，加強與工程技術型參謀機構的聯系與合作，增加輔助決策的科學性。

（2）參謀職能

經常為領導想辦法、出主意、提供信息、作出咨詢。（3）樞紐職能（溝通上下，聯系左右）

（4）協調職能

（溝通、協商以消除隔閡、調整關系、調解矛盾，達到平衡、和諧、合作、統一）

（5）保密職能（由于負責保管各種機密文件、資料，負責組織機密會議、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，因而??）

（6）公關職能

（在不設公關部門，沒有專職公關人員的組織中。“廣結良緣，內求團結，外求發展”）（7）溝通信息職能（8）管理事務職能

（9）辦文辦會、督促檢查職能等

6、秘書人員的自我管理

﹡工作管理: 有計劃，分輕重緩急，高標準、嚴要求 ﹡行為管理: 言談、舉止、態度要分場合、對象等 ﹡時間管理: 科學支配和利用時間

﹡辦公環境管理: 辦公室、桌及用品，內外環境

（異性秘書與上級的關系處理問題會出一個論述題，至少從三部分述說，性別特征、工作特征、特殊關系）

7、女性秘書的自我保護

工作態度認真踏實，不浮夸，不取巧；穿著打扮樸素幽雅，不艷麗，不新潮；言談舉止端莊大方，不買弄，不輕佻；對人態度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵；不接受份外的報酬和貴重的禮物；不參與同事關于男女情事的談話；不在上司的辦公室作非工作性的逗留；不聆聽男性上司或同時婚姻不幸的傾訴；不讓對方誤解你的關心和幫助是愛情；不接受男性上司或同事的單獨邀請；盡量少參與男性上司的家庭事務或個人應酬；盡量避免與男性上司單獨出差，差旅中注意言行細節；及時表明有無男友、丈夫；不得已時可提出辭職以避免糾纏；必要時依法尋求保護。

8、男性秘書與女性領導相處

充分尊重女性領導；適應其工作特點，與之合拍工作（誠實、細心、周全）；要善于給女性領導“補臺”（重大問題獻計獻策，領導決策有欠缺，盡量挽救損失，做好本職工作不讓領導分心，主動承擔不適合女性工作）；要準確把握與女性領導相處的“度”。

9、秘書與主管上司的關系（1）秘書與上司關系的特征

A、工作上的主從性；

B、知識、能力、體力、思維的補充性 C、人際關系的首屬性 D、人格上的平等性。

（2）秘書與上司關系的處理原則

A、主動配合、適應

（明確授權的工作，獨立完成，不必請示；未授權的，憑經驗先請示后執行，哪些要先請示，哪些是先做后匯報。要適應上司的工作方法和習慣，如事務型的，秘書照章辦事，不出差錯；學者型的，要多動腦筋，提出多種方案供領導選擇；開明型的，領導就是布置和檢查，秘書應全盤考慮，步步為營；“放任”型的，秘書更應加強責任感。）B、服從、但不盲從；

（與軍人的絕對服從不同，秘書是助手、參謀，對工作可以提建議甚至意見；秘書接觸的文件多，自然富有對上司某種程度的監督。）C、委婉提醒，適時規勸

（發現有錯，不能立即正面提意見，尤其有他人在場，應委婉含蓄，讓上司自己發現錯誤，或等待一定的時間在作請示，讓上司自己冷靜下來，重新作出決定）D、維護上司間的團結。

（理解上司實行的方針，上司的人格和行為，上司對部下的期待，上司的工作方法和特點，上司的好惡及對問題的看法，上司的處境和心情，上司的難處。）

10、怎樣與不同性格的領導相處 ? 與冷靜的領導相處

這樣的領導說話不多，舉止安順；高興不會大笑，不會手舞足蹈；悲痛不會大哭，不會逢人訴說；認為對的，不會拍手稱許，不會熱烈表示贊成；他的舉止，始終保持常態。

遇到這樣的領導，不要自作主張，只要負責執行計劃，但要有詳細記載，不能有所疏忽。如遇困難，最好自行解決，不必請求，只要事后口頭報告，但應避免夸張，以輕描淡寫為好。? 與熱忱的領導相處

遇到這樣的領導，你必須明白他的熱情不會持久，要受寵不驚，不即不離。如有主張或建議，要采取零賣的方法，；認為不對的，不必當面爭辯。? 與豪爽的領導相處

遇到這樣的領導，那真值得慶幸。只要善用你的能力，表現出過人的工作成績，只要時機成熟，絕對不用擔心沒有發展的機會。他自己長于才氣，所以最愛有才氣的人。

? 與傲慢的領導相處

如果遇到這樣的領導，與其取寵獻媚，自污人格，不如謹守崗位，落落寡合。一有機會，你就表現出你獨特的本領，只要你是個人才，他會另眼相看。? 與陰險的領導相處

這種人，對不如意的事，好施報復，對不如意的人，易設法剪除。由疑生忌，由恨生狠，輕拳還重拳，且先下手為強，寧可打錯好人，不肯放過壞人。其人喜怒不形于色。你只能如履薄冰，兢兢業業，賣力隱智。? 與平庸的領導相處

其特點：能力差卻事事插手；決策武斷，聽不見意見；水平不高卻擔心身邊的人看不起；成績不多常爭槍下屬的功勞。

你最好“既來之，則安之”，不如善待領導。弱將手下照樣出強兵，你的期望值要合理，要扶助領導出謀劃策。? 與優柔寡斷的領導相處

其特點：決策時左思右想，猶豫不決；辦事畏手畏腳，小心翼翼；事后常常后悔不迭，抱怨連天。

你應該貼近領導，取得信任；說服應有耐心，不可急于求成；爭取領導的承諾，防止朝令夕改。? 與多疑的領導相處

其特點：過度警惕，對下屬的言行多仔細琢磨；不信任下屬，凡事要問個究竟；懷疑下屬背著自己說壞話；缺乏自信。

你必須做事小心謹慎；常匯報，多請示；善于給領導鼓氣。? 與武大郎開店型的領導相處

這樣的領導是容不下部屬才能超過自己、妒忌下屬才能的某些領導。

你要注意：表現才能有度；表現才能有“方”（開辟自己的領域，發揮自己的專長，避免與領導的特長沖突）；適當在某些方面表現“差”一些；謙虛謹慎，把功勞歸于大家（防止領導妒忌，同事敏感）。? 與彼此不團結的領導相處

四要四不要：

要保持距離，不過分親熱；要雙手端平，不后此薄彼； 要“超然事外”，不介入矛盾；要巧妙溝通，不隔岸觀火。? 與新來的領導相處

要盡可能去了解新任上級；準備一份個人簡歷（只需一頁）交給新上任領導；無論你是多么厭惡原來的上級，也不要貶低他。? 與火爆脾氣的領導相處

要管好“火源”（認真做好本職工作，領導交辦的事不拖拉，事前做好各種準備，說話不要太嗆）；控制火勢（不能火上加油，而應以柔克剛，不讓火勢蔓延）；把握火候（擇機進言，講明發火對身體、同事、工作的不利，遇事要冷靜、理智）；正確對待領導發火。正確對待領導發火：

（1）不馬上反駁或憤憤離開；（2）不中途打斷領導者的話，為自己辯護；（3）不要表現出漫不經心或不屑一顧；（4）不文過飾非，嫁禍于人；（5）不故意嘲笑對方；（6）不用刻薄的含沙射影的語言給領導者某些暗示；（7）不對領導進行反批評；（8）不轉移話題，假裝沒聽懂對方的話；（9）不故作姿態，虛情假意；（10）不灰心喪氣，影響工作。? 與疾賢妒能的領導相處

這樣的領導的典型特征是害怕追隨者的競爭，不能容忍下屬超過自己。

對策：不可讓領導自慚形穢；謙恭請教；在領導長處之外發揮自己的長處；尋求組織解決；適當在某些方面表現差一些。? 與自私的領導相處

潔身自好；沉默；有原則地待上級受過。

11、設備與用品的管理 辦公設備的管理：

種類：電話、電腦、打印機、傳真機、復印機、照相機、攝錄機、幻燈機、投影儀；文字處理機、口授錄音設備、訂書機、信封啟口機、信封封口機、信件折疊機、速印機、微型膠印機等

? 較重要的辦公設備，置辦時一般在年初由秘書定計劃、做預算，主管上司批準交秘書或總務人員購辦。

? 要有正式發票，票物齊全相符，由秘書驗收登記后方可進入辦公室。? 主要任務：保證辦公設備完好，提高其利用率。? 管理的主要內容：

建立專人使用、專人保管的責任制；

建立辦公設備的檔案登記制度，保證有關資料的完備；

協助上司制定使用操作規范，平時嚴格使用或督促使用；

注意保養，發現故障及時檢修；

關注最新辦公設備的技術進步，為采購提供建議 ? 辦公用品的管理

購買和分配辦公用品、儲備辦公用品

12、郵件拆封的規范 ①.確定拆信的種類

秘書在工作之前就要掌握哪些郵件是可以自己拆封，哪些不允許，應和上司達成協議或規定。②.郵件拆封的要點

（1）拆封的要求（敲、剪刀、信封不能丟、內容完整、信紙+信封裝訂）（2）拆封后的檢查（核對全部信息）（3）誤投郵件的處理

13、呈送上司閱辦的郵件 注意事項：（1）使用不同顏色的文件夾存放不同的文件；（優先文件用紅色，機要文件用藍色，私人文件用綠色，例行文件用黃色）（2）在呈送之前對郵件進行分類：緊急件；急件；普通件；（3）某些郵件和參考資料放在一起呈送上司；（4）請示上司是否需要復印親筆信。

14、傳閱的郵件

（1）涉及數個部門的郵件；（按順序傳閱，閱后簽字）（2）涉及數人的郵件。

15.上司出差時郵件的處理

（1）把信件按重要性分開，把每封郵件的內容大致記錄；（2）秘書也可以把郵件交給單位內有權處理的人回復；（3）也可將積壓的郵件分別放入紙袋，并且分類。

16、會議座位安排：

記得筆記：右高左低、中座為尊、面門為上、觀景為佳、臨墻為好 PPT上：

1)按照不同的慣例排列主席臺席位

按照我國慣例：先左后右，左高右低，前排為主，后排為次，其他的依次類推。

按照國際慣例：座次安排應是右高左低。2)根據需要安排與會人員的座次

按姓氏筆畫、按地理位置排列、按行業系統排列。

國內會見，賓主按身份高低排座，各坐一邊；涉外會見，主左客右的國際慣例

17、接待工作的原則和基本禮節 1)熱情周到

2)禮儀大方

儀容儀表、言談舉止、見面禮節、次序禮儀 3)勤儉節約

遵守規章

4)安全保密

安全（駐地、交通、飲食、工作事宜）；

保密（會談、文件、活動安排）；

迎來送往過程中掌握言談舉止的分寸，內外有別，嚴守單位秘密。

18、會務工作分工

一般大型會議設秘書處來負責會議的組織和協調工作，下設的工作小組可以是: 1.秘書組（負責日程、人員安排、文件、簡報、檔案等文字工作）

2.總務組(負責會場、接待、食宿、交通、衛生、文娛活動，以及車輛調度、設備保障、用品發放與管理、經費預算及籌措，財務管理等）

3.宣傳組（制定會議公關計劃，組織、安排記者采訪，提供新聞稿，承辦記者招待會，錄制會議音像資料等）

4.保衛組（負責大會的安全保衛工作）

19、會議日程

會期一天或以上，就應該排定會議的日程表。

會議日程安排是把會議議程規定的各項活動按照單位時間具體落實，不僅包括會議議題內容，還包括其他活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等。

（異性秘書與上級的關系處理問題會出一個論述題，至少從三部分述說，性別特征、工作特征、特殊關系）

（通訊與辦公室操作工作那一大塊會出一個案例分析）

第三篇：秘書學考試重點

秘書工作的特點是什么？

（1）輔助性

“輔助”是相對于“主導”而言的。輔助，是指在主導的領導、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導完成共同的目標。它既非主導的，又是與主導密切相關，相對于主導而存在的。秘書人員就是處于助手的地位，它的工作就是幫助上司或雇主完成其規定的任務，實現其預定的目標。地位再高的秘書也終究是比他更高一級的領導的助手。各級各類秘書人員都必須認清自己的助手地位，認清自己工作的輔助性質。

（2）綜合性

所謂綜合，就是指不同類型、不同性質的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質。秘書既有日常的、程序性較強的例行工作，又有臨時性的、突發的非例行性工作；既有機要性工作，又有非機要性工作；既有操作簡易的工作，又要操作復雜的工作。它們類眾多、內容復雜，既要使用腦力，又要花費體力，需要廣泛的知識和多種技能才能勝任。

（3）機密性

秘書，最初是“秘藏圖書”和“秘密文書”，是指物，后來發展為指人，即“秘密文書工作者”。到了近代，秘書才有了更為豐富、更為確切的涵義。不管是機關、企業、私人的秘書，其工作內容都或多或少地涉及機要和秘密，或者是個人的隱私。所以，善于保守秘密就成為秘書人員的首要職業道德。

（4）服務性

秘書職業屬于第三產業，具有明顯的服務性，但又有其自己的特點。除了“服務的直接性”和“服務的穩定性”之外，秘書服務還具有“廣泛性”。1985年全國秘書長會議上，中央卻提出了秘書工作要做到“三個服務”。①為本機關領導和上級機關領導服務②為本機關其他平級的職能部門服務③為下級機關和人民群眾服務。通俗地說，秘書工作應對“上、中、下”三個層面服務。當然首要的是為領導、為上司、為雇主服務，但也不能忽視另外兩個服務。

秘書工作機構設置有哪幾項原則？

1.精簡原則。人員精簡是為了提高工作效率，避免人浮于事。

2.縱向層次盡量少。縱向層次是為了上下溝通工作方便、及時，避免中間阻隔和官僚主義。

3.橫向幅度可適度加大。橫向幅度大事因為秘書工作涉及面廣、頭緒多，事務繁雜。秘書工作機構有哪些職能？

1.助手職能：例如幫助或代替領導部門處理日程文書、通訊、聯絡、接待等事務，節省領導的經歷與時間等。

2.參謀職能：例如調查與提供領導決策所需要的信息材料，支持領導決策。

3.樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯系左右的樞紐功能。

4.協調職能：秘書部門還負有在上下之間溝通、協商，以消除隔閡、調整關系、調解矛盾，達到平衡、和諧、合作、統一的協調職能。

5.保密職能：秘書部門在機關和企業中處于中樞地位，負責保管各種機密文件、資料，負責組織機密回憶、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，自然負有保密職能。

6.公關職能：在不設公關部門并無專職人員的組織中，秘書部門還承擔著處理公共關系的職能。秘書部門還應本著“廣結良緣，內求團結，外求發展”的原則處理好各種關系。女性秘書自我保護意識和方法

有了自我保護意識，還需要自我保護方法。有經驗和成熟的女性秘書在這方面也積累了豐富的經驗，概而言之是：堅持原則，靈活對待，防微杜漸，自尊自愛。具體方法主要有： 工作態度認真踏實，不浮夸，不取巧；

穿著打扮樸素優雅，不艷麗，不新潮；

言談舉止端莊大方，不賣弄，不輕佻；

對人態度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵；

不接受分外的報酬和貴重的禮物；

不參與同事關于男女情事的談話；

不在上司辦公室作非工作性的逗留；

不聆聽男性上司或同事婚姻不幸的傾訴；

不讓對方誤解你的關心和幫助是愛情；

不接受男性上司或同事的單獨邀請；

盡量少參與男性上司的家庭事務或個人應酬；

盡量避免與男性上司單獨出差，差旅中尤其要注意言行細節；

及時表明你已婚或已有男朋友；

不得已時可提出辭職，以擺脫糾纏；

必要時依靠法律，尋求保護。

秘書應怎樣處理好與上司的關系？

1、秘書與上司關系的特征

（1）工作上的主從性。秘書是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司為主，秘書為輔、為從。

（2）知識、能力、體力、思維的補充性。秘書與上司工作的配合既是一種助力，也應該是一種合力，應該是相加，而不是相減或抵消。

（3）人際關系的首屬性。秘書與上司尤其是主管上司的關系是首屬關系，建立并鞏固這種首屬關系，對秘書的工作成果和事業前景是完全必要的。

（4）人格上的平等性。秘書與上司在工作上是“主從”關系，而決不是“主奴”關系。秘書應保持人格上的獨立性，不應該成為上司的附庸或其他。

2、秘書與上司關系的處理原則

（1）主動配合、適應。秘書應善于理解上司的工作意圖，主動配合上司做好各項工作，而不能撥一撥，動一動。

（2）服從，但不盲從。秘書對上司的基本態度是服從，這也是秘書職業特征的要求。尤其是初級秘書對資深上司，服從就更多一些。上司對秘書尤其是中高級秘書常有咨詢的可能，秘書也有提出建議甚至不同意見的必要。再者，秘書接觸文件較多，對各種法規、制度更為熟悉，自然負有對上司某種程度監督的責任。因此，秘書對上司不能盲從。

（3）委婉提醒，適時規勸。秘書應該采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，讓上司自己發現錯誤，或是等待一定的時間再做請示，讓上司自己冷靜下來，重新作出決定。

（4）維護上司間的團結。秘書主要為主管上司之外還有其他職位不等或分工不同的上司。秘書主要為主管上司服務，還應該力所能及地執行其他上司的指令，而不可只顧自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越過直接上司向更高一級上司請示。秘書既應維護直接上司的威信和利益，也應維護上司間的團結。

怎樣做好日程安排工作

1、服從于組織的總目標和整體計劃：上司的工作只是整個機關的、單位工作的一部分。秘書為上司，即使是主管安排日程時，首先應該考慮的是服從于組織的總目標、總任務和整體計劃，要顧及主管上司上下左右的工作配合、工作制約，如發現有沖突，應及時匯報上司，征得同意后進行協調、解決。

2、區分輕重緩急：秘書應對上司的工作任務、各種會議、經常聯系的同事和客人、計劃中的出差、社會交往乃至休假等等大大小小的活動進行全面了解并作記錄。然后，分清輕重緩

急，先遠后近、先重后輕，先外后內，按年、月、周、日作出初步安排。

3、隨時補充、調整：秘書不可墨守成規，而應隨機應變，仍應根據先重后輕、先外后內的原則隨時做補充、更改或取消。

4、提示和督促：秘書不僅要為上司排出科學、合理的工作日程表。而且還有責任幫助上司實施。包括幫助上司記憶工作的內容和時間表，及時提示和督促，將上司的重要活動通知有關的同事及汽車司機，并要求他們與上司密切配合等等。

5、酌留彈性、勞逸結合：安排上司的工作日程切不可滿打滿算，一般不超過工作量的50%。既要考慮到臨時增加的內容，又要留出足夠的時間讓上司做準備，免得窮于應付，反而達不到工作效果，也應該注意上司的勞逸結合，白虎上司的身體健康和情緒穩定。

收文和發文的辦理程序是怎樣的？

收文處理程序：

（1）簽收、拆封和登記。

簽收。要對照文件投遞清單或送文登記薄認真清點，做到四個“查清”。

拆封。拆封文件要細心，不要撕毀封內文件并要取干凈，然后要檢查文件是否齊全。登記。收文登記的形式分為簿冊式、聯單式和卡片式。

（2）分辦和傳閱。

（3）擬辦與批辦。

擬辦。文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。

批辦。指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

（4）承辦、催辦和注辦。

承辦。指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。

催辦。指必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。

主辦。也稱辦復。指對文件承辦的情況和結果，由經辦人員在文書處理單上簡單注明。發文辦理程序：

（1）擬稿、審核與簽發。

擬稿。是文件承辦人根據領導的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。

審核。是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實，要做到“六查”。

簽發。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發出。

（2）繕印與校對。

繕印。指對已經簽發的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。

校對。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。

（3）用印、登記與封發。

用印。是指在完成的文件上加蓋機關印章。

登記。主要是為了便于對文件的管理和查找。

封發。指對準備發出的文件進行分裝和發送。

公文立卷的意義。

（1）公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯系，便于文件的查找利用。

（2）公文立卷可以維護文件的完整與安全，也便于文件的保管。

（3）公文立卷，為檔案工作打下了基礎。

什么是案卷歸檔？怎樣進行案卷歸檔？

案卷歸檔：有關某一題或某一工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料的組合體必須逐年移交給機關檔案室集中保管。

(1)案卷目錄的編制。案卷目錄的項目有：案卷號、立卷類目號、案卷題名、卷內文件起止日期、卷內文件份數、頁數、保管期限、備注等。

有2種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號，編制正式的案卷目錄。二是由機關檔案室統一組織，指導各部門的文書立卷人員統一分類，編排卷號，直接編制案卷目錄。

（2）檢索工具的編制。文件檢索工具指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。編制的內容有：文號索引，文件分類目錄。

（3）案卷的歸檔。文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為歸檔。要注意歸檔范圍，歸檔時限和歸檔要求。

溝通有哪些類型和方法？

溝通，由不同的標準可分不同的類型和方法。從組織關系來分，可分為內部溝通和外部溝通；又可分為上行溝通、下行溝通、平行溝通。從溝通的一般關系來劃分分為

1）單向溝通。即一方向另一個特定的對象作單線的定向溝通，只要求對方接受、了解，而不要求對方回復的溝通。

2）雙向溝通。即要求對方反應、回復，以求互相了解，進一步磋商的溝通。

3）多向溝通。即一方同時向兩個以上的對象所做的呈輻射型的溝通。

溝通的主要方法分

1）直接溝通。即通過聲、光、電、語言、文字、圖像等載體直接發送或交換的溝通。

2）間接溝通。即通過第三方中介或媒介所傳達的溝通。

3）明示溝通。即以盡可能明白、清楚、準確的語言、文字、圖像表達來溝通信息、溝通

意圖，這是常用的、基本的方法。

4）暗示溝通。包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等。

案例題

你在市人民政府辦公室工作。本市的友好城市日本長崎市將派代表團來本市作友好訪問。市長辦公會議決定由市府辦公室組成一個接待小組負責本次接待工作。如讓你擔任這個接待小組的組長，你將如何籌辦本次接待工作?

外事接待是秘書工作中一項十分重要的工作。我應該從以下幾個方面著手工作。首先，應該組織整個接待小組的同志溫習有關外事接待工作的規定，也要了解當前中日關系的基本現狀以及日本在國際國內的一些基本情況。其次，要詳細了解外賓情況，包括外賓的人數、性別、年齡、身份和來訪目的，要適當了解日本的政治經濟和文化習俗，擬好接待計劃，做好各個方面的聯系和準備工作，包括食宿、接送車輛及迎接的領導人，以及外賓的參觀、訪問和業務洽談的日程安排。

第四篇：秘書學重點

秘書學

一、填空

1.秘書工作的主要構成要素可以概括為辦文、辦會、辦事三大要素。

2.秘書工作的原則有：準確周密、迅速及時、安全保密、精簡務實

3.儀態是人的舉止行為的統稱，也是現代人的職業文明標志，它通常包括站姿、坐姿、走姿、氣質 和風度。

4.郵件的收進工作程序是簽收、拆封、登記和分類。5.信息在秘書工作中的作用主要有以下幾方面輔助領導科學決策；起草文件的基礎；供辦事辦會參考。6.管理學者卡茲提出管理者必須具備三方面的技能：技術技能；人際技能；概念技能。

7.商務秘書的顯著特征有商務化、從屬性、機要性、事務性、性別化。

8.秘書工作的原則有：準確周密、迅速及時、安全保密、精簡務實。

9.儀態是人的舉止行為的統稱，也是現代人的職業文明標志，它通常包括站姿、坐姿、走姿、氣質和風度。10.公文的特定格式有三種：信函式、命令式和會議紀要式。

11.信息在秘書工作中的作用主要有以下幾方面輔助領導科學決策；起草文件的基礎；供辦事辦會參考。12.跨部門的橫向溝通通常采用的溝通形式是會議、備忘錄、報告。

二、簡答

1.秘書辦文涉及的公文種類有哪些？（1）公務文書。（2）事務文書。（3）專用文書。2.秘書職業道德規范的具體要求有哪些？（1）文明禮貌。（2）愛崗敬業。（3）誠實守信（4）辦事公道(5)勤儉節約，消費有度(6)遵紀守法(7)團結協作，互助友愛(8)實事求是，勇于創新

3.公文處理的基本程序包括哪些內容？

（1）收文處理（2）發文處理（3）公文管理 4.組織對外開放參觀時應注意哪些問題？（1）有明確的目的（2）圍繞目的確定主題（3）成立專門機構（4）確定、了解邀請對象（5）選定參觀時機、項目和路線（6）確定參觀程序

5.會務工作應堅持哪些原則？

（1）領會領導意圖和會議指導思想（2）熟悉和掌握會議的組織領導情況（3）協助領導擬定會議安排（4）精心組織，周到服務（5）妥善做好善后工作 6.秘書工作的作用有哪些？（1）參謀智囊作用。（2）事務助手作用。（3）樞紐作用。（4）協調作用。（5）窗口作用。（6）信息作用

7.秘書職業道德規范的具體要求有哪些？（1）文明禮貌。（2）愛崗敬業。（3）誠實守信（4）辦事公道(5)勤儉節約，消費有度(6)遵紀守法(7)團結協作，互助友愛(8)實事求是，勇于創新

8.公文處理的基本程序包括哪些內容？

（1）收文處理（2）發文處理（3）公文管理 9.組織對外開放參觀時應注意哪些問題？（1）有明確的目的（2）圍繞目的確定主題（3）成立專門機構（4）確定、了解邀請對象（5）選定參觀時機、項目和路線（6）確定參觀程序

10.接待活動通常包括哪些要素？

（1）來訪者（2）來訪意圖（3）接待者（4）接待任務（5）接待方式 11.請敘述電話接打的禮儀和技巧 接聽電話的技巧

1．接聽電話必須及時 2．接聽電話首先問候并通報3．做好電話記錄4．正確處理電話的臨時中斷

5．學會處理不在的同事的電話 6．學會處理轉接電話7．適時結束電話8．語調清晰明快，言辭得體準確9．即使快要下班，也要表現出熱情友好 撥打電話的技巧

1．盡量選擇合適的時間打電話2．打電話前的準備工作 3．準確撥號．耐心等待4．及時自我通報5．要求對方做好電話記錄

6．留言請對方回電話時，要注意留下自己的電話號碼 7．撥錯了號要及時道歉，絕不可一掛了之

8．如果通話臨時中斷或受到干擾，應主動回電話 9．運用語言技巧，及時結束冗長的難對付的談話

三、案例分析

一天，某市工業局秘書科的張科長正在辦公室批閱文件，這時，本單位一位以愛上訪告狀聞名的退休干部譚某走了進來，說要找局長。張科長先熱情地招呼他坐下，然后敲開了局長辦公室的門，請示局長如何處置。局長此時正忙干局里的業務，不想見譚某，只非常干脆地對張科長說了一句：“告訴他我不在。”就又低頭忙他的去了。張科長回到自己的辦公室，對譚某說：“領導不在辦公室，你先回去，有什么事我可以代你轉告。”既然這樣，譚某也無話可說，悻悻地離開了秘書科。

約過了一個多小時，張科長起身去檔案室，來到走廊，想不到意看見局長與譚某在衛生間門口握手寒暄并聽到譚某說：“剛才張科長說你不在辦公室！”“哪里，我一直在啊！”局長毫不遲疑地回答。張科長頓感渾身一陣冰涼。

原來，譚某離開秘書科以后，并未回家，而是極不甘心地在辦公室的走廊內來回走動，剛巧碰上局長上衛生間，急忙搶上前去打招呼，這才有了剛才那一幕。事后，譚某逢人就散布張科長不地道，品質太差，欺下瞞上，沒有資格當秘書科長。張科長有口難辯。剛開始感到很委屈，后來一想，當領導的這樣做也是出于無奈，當秘書的應注意維護領導的形象，否則將給工作造成不良影響。所以，他從不對人解釋此事，聽到議論，也一笑置之。

辦公室主任老宋把會議一切預備工作都作了安排，但到了開會的前一天，忽然因公必須外出，臨行前，他反復交待要認真仔細地檢查會場，秘書們都點頭答應。大會開幕那天，仍不放心的老宋還是趕了回來。到主持大會者公布奏國歌時，擴音器傳上的卻不是國歌，當場人驚呆了。原來音響設備沒有檢查。這時，老宋一個箭步躍上主席臺，關了擴音器，用沙啞的聲音唱道“起來，不愿?”指揮與會者唱國歌，人們這才從國歌聲中把思想集聚到會場上來。請談談你對此事的看法。

答：秘書會務工作中，會前、會間的工作服務都是緊密相連的，必須相互銜接，整體推進，避免出現差錯。這樣，才能保證會議質量。任何一個環節，任何一項具體事務上出現差錯和疏漏，都可能會影響會議的效果。

四、模擬情景

小王是陜西省西安市文化局辦公室秘書。11月12日這天領導通知他：青海省西寧市文化局副局長一行3人，將于明天坐58次列車到西安市文化局，進一步共同商討兩市在西部大開發戰略的實施過程中，如何抓住機遇，振興秦腔文化事業。期間將考察秦腔傳統劇目及新編秦腔現代劇目的演出情況；還將和西安易俗社同志進行業務交流及座談。在陜活動5天。要求王秘書按接待程序及禮儀安排本次接待工作，圓滿完成接待任務。請你根據以上情況，以王秘書的角色全面安排此次接待工作。

答：要點：1.做出接待工作方案。

2.確定接待規格和要求3.安排迎送方案。4.禮儀宴請。5.協調座談會和安排參觀游覽。6.安排車輛，送別客人。7.照片的處理。8.總結接待工作。

第五篇：秘書學期末考試重點

《秘書學概論》期末考試復習題

1．在秘書信息工作中最能體現智謀性助手作用的環節是（B）

A．信息的收集

B．信息的反饋

C．信息的貯藏

D．信息的加工 2．秘書辦事要求主動、及時、迅速，體現的是秘書工作的（C）A．服務原則

B．求實原則

C．效率原則 D．管理原則 3．秘書面對繁雜的工作任務，應優先辦理（C）

A．最先發生的事

B．最先下達的任務C．急事要事

D．重要但不緊迫的事 4．“慎獨”是秘書一種重要的（D）

A．工作方法

B．思維方式

C．認知途徑

D．道德修養方法 5．秘書的勞動能夠創造價值，其成果往往具有（A）

A．潛隱性的特點

B．直接性的特點

C．公開性的特點

D．被動性的特點

6.“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”指的是（B）。A.調查過程

B.研究過程

C.行文過程

D.辦會過程 7.秘書工作通過“主輔配合”領導，能夠（C）

A．弱化領導工作效能

B．減弱領導決策作用 C．強化領導工作效能

D．強化領導決策職權

8.秘書活動的主體是（c）

A．秘書部門

B．秘書工作

C．秘書

D．領導工作

9.會議結束后，秘書的文件整理、落實、催辦體現了秘書為領導工作的（B）

A．前期鋪墊 B．補償代勞 C．拓展延伸 D．拾遺補缺 10.當領導意圖與下屬抵觸時，秘書對下級的正確做法是(D)

A.批評指正

B.安撫附和

C.暫時不理

D.多做解釋

11.我國新時期秘書工作“三服務”的指導思想是指（ACD）。

A.為直接領導服務

B.為上級領導服務

C.為相關的各級領導服務

D.為人民群眾服務

12.秘書工作的政治性主要體現在：（BCD）。

A.群眾性

B.人民性

C.階級性

D.政策性

13.秘書處理來信的基本要求是（ABC D）。

A.及時拆封

B.詳細閱讀

C.認真登記

D.回信答復

二、名詞解釋

1、秘書學：是研究秘書工作和秘書活動的特性和規律的科學 秘書職能:是在秘書機構、秘書職位功能的框架內領導根據組織目標和管理的需要而明確賦予秘書機構或秘書職位的具體職業權限。

2、催辦：指必須辦理答復的文件，依據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查，以確保落實。

3、擬辦：文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。

5、秘書人際關系：是指秘書人員在工作生活中通過行為交往、語言交流等方式從而獲得他人的理解、信任與支持并最終建立起彼此間融洽的合作關系。

6、秘書：專門從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員。（狹義）

秘書是指位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯系各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務并為各方面的事務與信息提供服務。（廣義）

7、綜理制：綜理制條件下的秘書機構，是以組織和領導機構運轉的整體需要為原則而設立的一個統一的辦公機構。

8、分理制：分理制條件下的秘書機構，是一種職能分工型模式，是為適應現代管理日趨復雜、分工漸細而又需各部門相互協調而形成的秘書機構組織形式，這種形式能充分發揮職能部門專業管理的作用。

9、秘書禮儀：

指秘書在工作和社會交往活動過程中形成的應共同遵守的行為規范和準則.具體表現為禮節、禮貌、儀式、儀表等。

10、秘書協調 ：在其職責范圍內或在領導的授權下，調整和改善組織之間、工作之間、人際關系之間的關系，促使各項活動趨向同步化和和諧化，以實現共同目標的過程。

11、會議：會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。通常有2人以上共同參與，以一定方式聚合在一起。

12、秘書的表達能力：秘書的表達能力是指通過語言、文字和身勢等形式溝通信息、相互交往、合作共事的本領。（口頭表達能力是指運用口語交流思想，傳達信息的能力；書面表達能力就是運用書面文字表達思想、交流信息的能力，即寫作能力；身勢表達能力就是運用表情、動作、姿勢、聲音、服飾和距離等非語言手段表情達意的本領）

三、簡答題

1、秘書學的研究內容及研究方法是什么？

研究內容：（1）對中外秘書史及秘書工作規律的研究（2）對當代秘書工作規律的研究（3）對秘書工作管理體制的研究

（4）對秘書任職人員的要求以及秘書團隊建設和辦公技術的研究。（5）對相關學科新發展在秘書學中應用的研究。研究方法：（1）調查研究法（實證分析法、事實研究法）

（2）系統研究法

（3）比較研究法

（4）案例研究法

（5）資料分析法（6）科學抽樣的方法（7）歷史研究法

2、秘書機構的管理工作內容是什么？

（1）秘書機構的整體管理：① 合理設置秘書機構

② 建立健全崗位責任制度

③ 科學化的工作程序和方法

④ 秘書機構的彈性管理

⑤ 完善秘書機構的信息系統

⑥ 秘書機構的辦公自動化（2）秘書人員的個人管理：① 工作管理

② 行為管理

③ 時間管理

④ 辦公環境管理

3、秘書調查研究工作的基本內容有哪些？

（1）政策性調研：了解調查對象對有關法律、法規、制度等的制定貫徹情況，了解法律、法規貫徹落實情況,為領導和有關部門政策的貫徹、實施和落實提供重要的依據和反饋信息（2）基本情況調研：通過對各機關、單位的基本情況的調查, 了解情況，以減少工作的被動性，增強工作的主動性。

（3）市場調研：了解掌握重大的經濟活動狀況、經濟發展趨勢；了解企業發展狀況和趨勢；了解組織投資前景、市場地位等；了解企業一定時期的經濟情況以及企業生產、銷售、技術水平等情況，為有關部門分析經濟狀況情況提供信息

（4）專業題性調研： 對自然資源、社會生活以及人文狀況的了解分析；對領導指定的或上級機關交辦的重要工作的調查；對先進人物、先進集體事跡的調查

（5）輿論熱點調研：是針對基層所關心的輿論熱點以及帶有傾向性、顯露“苗頭”問題的調查，為領導提供“以小見大”的啟示性信息

（6）突發事件或事故調研：對有關事故事件的調查以求迅速查明原因，找出事實真相并提出處理建議。

4、會前、會間、會后秘書應當做好哪些工作？

會前準備：1）制定大中型會議方案（會議主題與議題、會議名稱、會議議程，會議時間、日期、會議所需設備工具、確定會議與會代表的組成、會議文件范圍、做好文件印制和發放工作、經費預算、住宿、餐飲安排、籌備機構）

2）會議時間安排（確定時間、議程和日程）

3）確定會議地點（上司和與會者方便前往、會場大小和會議規模相符、良好設備配置、不受外界干擾、有無停車場所、租借費用合理）4）確定與會人員范圍

5）準備會議文件資料（上司會議文稿、準備材料、發言人文稿、資料袋）

6）發放會議通知

7）制作會議證件

8）制作指示標志

9）預訂確認會議室及會議布置

10）準備會議所需物品設備

11）安排餐飲

12）大型會議的接送站、報到

13）大型會議的預算經費 會間準備：1）會前的最后檢查 2）組織簽到和登記 3）做好必要的錄音錄像工作

4）會議設備的的操作與維護

5）做好會議的記錄工作

6）提供會議資料與聯絡協調

7）做好會議的保密和保衛工作以及處理會議中的突發事件

8）組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作

9）編發會議簡報

會后工作：1）合理安排與會人員返程 2）提醒與會人員及時做好各種物品的清退 3）清理會場與文件 4）撰寫會議紀要

5）整理會議資料，立卷歸檔

6）會議效果的評估

7）會議的總結

5、秘書機構設置的基本原則是什么？

秘書機構的設置，必須遵循適應、精簡、高效、規范化、科學化的原則

（1）適應性：要適應領導的決策與管理工作的需要。秘書機構的規模大小、人員多少，取決于不同機關、單位的職級高低及其工作任務的需求。

（2）精簡：中央、國家機關的秘書部門一般不超過三級。地方各級機關及企事業單位一般一至兩級。減少層次，減少環節，有利于高效運轉。

（3）高效：要達到高效，必須重視秘書群體結構的優化，充分發揮秘書機構的整體效能。同時要采取積極措施，努力提高秘書隊伍的整體素質。（4）規范化原則

（5）科學化原則：① 組織結構要科學

② 職責確定要科學

③ 團隊人員配備要科學

6、秘書信息工作所收集信息有哪些類型？（1）按照信息源的性質劃分：自然信息、社會信息（2）按信息的表現形式：語言信息、非語言信息

（3）按信息在秘書工作中的作用：預測信息、動態信息、回饋信息（4）按信息源的方向：上級信息、內部信息、下級信息

（5）按信息的內容：政策法規信息、指揮性信息、本單位信息、社會反饋信息、可比信息、相關信息、未來信息

7、秘書部門收集信息的途徑有哪些？（1）信息網絡渠道（2）文書渠道（3）書刊渠道（4）調查渠道（5）會議渠道（6）信訪渠道（7）科研渠道（8）檔案渠道

8、秘書對上司的補償作用及其主要內容？（1）時間的補償（2）精力的補償（3）知識的補償（4）能力的補償（5）智力的補償（6）心理的補償

9、會議的基本要素是什么？

目的、時間、會址、主持者、名稱、與會者、議題、議程等

10、秘書公文寫作包含哪些基本工作程序？（1）明確發文主旨

（2）收集有關材料，進行調查研究（3）擬出提綱，安排結構（4）落筆起草，擬寫正文（5）反復檢查，認真修改

準備階段 1）授受意圖 理清思路

2）收集資料 尋求依據

3）擬訂提綱 構思布局 草擬階段 注意

1）講究語法 字斟句酌

2）講究邏輯 表達準確

3）講究格式 遵規循格 定稿階段

1）審核-發現問題

2）修改-改錯與調整

3）定稿-領導審定 簽發通過

11、秘書人員存在哪些常見的不良心理現象？（1）畏上心理（2）自負心理（3）厭倦心理（4）討好上司心理（5）焦慮心理

12、秘書處理與領導的關系主要有哪些方法？（1）主動配合適應

（2）尊重與服從，但不盲從（3）委婉提醒，適時規勸（4）維護上司間團結（5）盡力消除分歧（6）巧妙回避

（7）不要參入個人意見和態度

（8）淡化低調處理矛盾（9）對領導說“不”的藝術

四、論述題

1、一名當代合格的秘書人員自身的素質要求包括哪些方面？（1）德：1）思想政治素質 A.遠大的人生理想 B.堅定的政治信念 C.較高的政策水平D.較強的法治觀念 E.高度的工作責任感 F.較高的遵守紀律的自覺性 2）秘書觀念問題

服務觀念 創新觀念 價值觀念 參謀觀念 信息觀念 系統觀念 效能觀念 保密觀念 3）秘書作風修養

實事求是

主動負責

艱苦奮斗

聯系群眾

雷厲風行

嚴細謹慎 4）秘書職業道德修養

廉潔奉公 不謀私立；埋頭工作 淡薄名利；服從領導 當好助手；謙虛謹慎平等待人；嚴守機密 不慕虛榮（2）才：秘書的知識與能力素質

1）秘書的知識結構

（基本層次 中間層次 最高層次）

2）秘書的智力與能力結構（智力:觀察力 注意力 記憶力 思維力 想象力）能力:（語言表達能力

協調能力 管理能力 信息處理能力）

3）秘書的基本技能（電腦應用 雙語言 速記與快讀）4）秘書的特殊素質（3）心理素質（4）身體素質

2、緊密結合秘書工作實踐論述秘書信息工作的重要意義。（1）輔助領導者正確決策

信息是決策的基礎和依據。領導決策過程實際上是一個對信息的處理過程。（2）協助領導者科學管理

科學管理的實質：按一定的目標，對一個管理系統進行有效的控制。

[過程]

各方信息→領導者→信息處理→發出指令→控制管理系統→達到既定目標（3）開闊領導者與秘書的思路

信息社會 · 現代領導者的“信息饑餓”。秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應用寫作能力。（4）提高秘書工作效率

秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調研、辦會等等，實質上都是在處理信息。

3、秘書如何才能發揮好參謀助手作用？

（1）當領導選擇決策目標時，秘書要依據領導打算解決什么問題的意向，通過信息和調研，廣泛深入地了解有關的真實情況，發現和分析工作中的問題，提供領導在確定決策目標時參考；

（2）當領導醞釀決策方案時，秘書要圍繞領導已定的決策目標，收集和處理有關的信息，充分調查研究，廣泛聽取各方面的意見，準確及時地向領導反映，并且協助領導去組織和協調各方面的力量，對各種備選方案反復進行比較、鑒別這一論證，將其結果加以分析綜合，并可提出自己的建議，報告領導供決策參考；（3）當領導審定決策方案時，秘書要為領導集體的決策會議做好會前準備和會中服務工作，以便于領導在民主討論的基礎上實行正確的集中。同時，還要做好有關文件的起草、校核等工作，將領導作出的決策準確地加以表述并及時下達;（4）領導決策下達后，秘書要通過信息、調研、特別是督促檢查等手段，及時了解和反饋決策的貫徹執行情況和接受實踐檢驗的結果，總結經驗，發現問題，促進決策落實，并可提出進一步實施決策或者補充完善決策的建議