第一篇：關于畢業生檔案管理、轉遞的通知

關于畢業生檔案管理、轉遞的通知

為做好畢業生檔案管理工作，確保檔案材料的規范、完整、準確，做到歸檔及時，轉遞順暢，特作如下規定：

一、歸檔材料的收集、要求。

1、畢業生歸檔材料包括：高考材料、學生登記表、入校體檢表、每學年鑒定表、學籍成績表、畢業設計（論文）考核表、畢業生登記表、黨（團）組織材料（入團志愿書、入黨志愿書和黨員登記表）、獎勵材料（包括優秀共青團員、優秀團干推薦表、優秀畢業生審批表、等）、處分材料、畢業生體檢表、教育實習鑒定表、教師資格認定申請表、婚育證明等。這些材料必須用鋼筆或碳素水筆認真填寫、字跡工整。用鉛筆或圓珠筆書寫的材料、復印、復寫材料及證件（合格證、榮譽證等）不在歸檔范圍；

2、學年鑒定表、畢業生登記表、學生學籍成績表、畢業設計（論文）考核表等各表中的鑒定（如班組鑒定、班主任鑒定及學院意見等），應本著對學生負責的態度逐一認真填寫，并加蓋相應的校、院、系印章；

3、材料填寫中，如遇沒有內容填入到該項中，例如：沒有獎勵或處分的、沒有海外關系的等情況，請填寫“無”、或“否”；

4、校級及校級以上的獎勵材料和受嚴重警告處分的材料（原文）才能歸檔，學院的獎勵和處分材料不在歸檔范圍。

二、檔案管理。

1、已就業的畢業生，其檔案原則上轉至報到地的用人單位，或由用人單位委托人事代理，或自主選擇人才市場辦理人事代理。個別學生檔案如需學校代為保管的，則必須出具單位不接收檔案證明，由學生本人提出申請，經所在學院同意，就業指導中心審定，并按規定到學校財務處交納檔案代保管費（120元∕年）后，學校方可代為保管檔案；

2、未就業的畢業生，其檔案轉遞由畢業生自主選擇，可根據自身實際情況選擇以下檔案管理方式：

①回生源所在地。凡要求回生源地的必須本人申請（申請表在校園就業網可下載），經學院同意后方可辦理。湖南省生源畢業生檔案轉至市級教育局畢業生就業辦公室，外省生源畢業生檔案可轉至所在省（市）教育廳（局）大中專畢業生就業指導中心（就業辦）或省（市）人力資源和社會保障廳（局）；

②省大中專學校學生信息咨詢與就業指導中心托管。湖南省大中專學校學生信息咨詢與就業指導中心（簡稱：省就業中心）可代理檔案、戶口托管，畢業生需與省中心簽訂《人事檔案、戶籍托管合同書》，檔案可無償保管兩年，戶口代管費120元/年；

③人事代理。畢業生通過到各省（或市）人力資源與社會保障廳（或局）所屬的人才服務中心辦理人事代理協議，將檔案轉至相應的人才服務中心，如湖南省人才流動服務中心、長沙市人才服務中心、湘潭市人事局人才服務中心等（可管理檔案、戶籍，代評職稱、轉正定級等）。

從2012年開始，學校不再保管學生檔案，未就業學生統一辦理中心托管

三、檔案轉遞。

1、提前批和第一批寄出的檔案是通過郵政局采用機要方式寄往接收單位，接收檔案單

位必須是縣級以上有人事檔案保管權限的國家企、事業單位或人才服務中心等；無人事檔案保管權限的外資、私企、家庭不能接收機要。請畢業生與用人單位聯系準確的檔案存放地址，以免影響畢業生檔案轉遞和報到。

2、采用郵政局機要轉遞信件的查詢期限為一年，過期不辦理查詢。應屆畢業生務必在八月一日至九月三十日之前到檔案轉入單位查詢檔案是否收到。

3、第二批采用快遞寄出檔案。適合能提供準確的接收人姓名、接收電話、接收地址、接收郵編的畢業生。查詢期為一個月。請畢業生務必在快遞公司指定的有效查詢期限（七月二十日至八月二十日內）聯系接收郵件人詢問是否收到檔案。

4、寄出的檔案材料袋口均粘貼“湖南科技大學學生檔案密封簽”，并蓋有湖南科技大學學生檔案管理部門印章密封。有人事檔案保管權限的單位才能拆封，沒有人事檔案保管權限的單位或個人不得拆封。請畢業生保管好檔案密封口，以免拆封不當，給檔案轉遞和接收時帶來不必要的麻煩。

四、根據有關規定，畢業生檔案材料在畢業生離校兩周內寄出。各學院務必及時送交畢業生歸檔材料和檔案轉遞信息到學生檔案室，送交的材料必須由學院按專業、班級學號的先后排序，一次交齊，并請各學院就業工作負責老師帶領專人來學生檔案室協助整理歸檔和郵寄材料。

五、暑假期間原則上不辦理畢業生調檔事宜。

湖南科技大學就業指導與服務中心

二?一二年五月十五日

第二篇：關于畢業生檔案管理、轉遞的通知

關于畢業生檔案管理、轉遞的通知

為做好畢業生檔案管理工作，確保檔案材料的規范、完整、準確，做到歸檔及時，轉遞順暢，特作如下規定：

一、歸檔材料的收集。

1、畢業生歸檔材料包括：高考材料、學生登記表、學年鑒定表、學籍成績表、畢業設計（論文）考核表、畢業生登記表、黨（團）組織材料（入團志愿書、入黨志愿書和黨員登記表）、獎勵、處分材料、畢業生體檢表、教育實習鑒定表、教師資格認定申請表、婚育證明等。這些材料必須用鋼筆或炭素墨水筆認真填寫、字跡工整。用鉛筆或圓珠筆書寫的材料、復印、復寫材料及證件（合格證、榮譽證等）不在歸檔范圍；

2、學年鑒定表、畢業生登記表、學生學籍成績表、畢業設計（論文）考核表等各表中的鑒定（如班組鑒定、班主任鑒定及學院意見等），應本著對學生負責的態度逐一認真填寫，并加蓋相應的校、院、系印章；

3、校級以上（含校級）的獎勵審批表和受嚴重警告以上處分的材料（原文）才能歸檔，各學院的獎懲材料不在歸檔范圍。

二、檔案管理。

1、已辦理報到證的畢業生，其檔案原則上轉至報到地的用人單位或由人事代理所在人才市場保管。個別學生檔案如需學校代為保管的，則必須出具單位不接收檔案證明，由學生本人提出申請，經所在學院同意，就業指導中心審定，并按規定到學校財務處交納檔案代保管費（120元∕年）后，學校方可代保管檔案；

2、未辦理報到證的畢業生，其檔案轉遞采取自愿原則，可根據自身實際情況選擇以下檔案管理方式：①人事代理。通過人事代理將檔案轉至相應的人才交流中心，如湖南省人才流動服務中心等（檔案管理、轉戶籍、代評職稱、轉正定級等）；②回生源所在地。凡要求回生源地的必須本人申請（申請表在校園就業網可下載），經學院同意后方可辦理。湖南省生源轉至市級教育局大中專畢業生就業指導中心，外省生源轉至所在省教育廳或省人事廳大中專畢業生就業指導中心；③不回生源所在地的由學校負責管理，保管期限為兩年。兩年后仍未調檔者，檔案轉至生源地（湖南生源轉至市教育局大中專畢業生就業指導中心，外省生源轉至各省教育廳或省人事廳的就業指導中心）。如需學校代保管則需到學校財務處交納檔案代管費120元/年；④湖南省大中專學校學生信息咨詢與就業指導中心可代理檔案、戶口托管(檔案無償保管兩年，戶口代管費120元/年)。

三、檔案轉遞。

1、檔案是通過郵政局采用機要方式寄往接收單位，接收檔案單位必須是縣級以上有人事檔案保管權限的國營企、事業單位或人才交流中心等；無人事檔案保管權限的外資、私企、家庭不能接收機要。請畢業生與用人單位聯系準確的存放檔案地址，以免影響報到和檔案轉遞。

2、郵政局機要轉遞信件查詢期限為一年，過期不辦理查詢。畢業生可根據在學院填報的收檔單位及時到所填單位詢問檔案是否收到，校園網：http:///可查詢檔案去向。

四、根據有關規定，畢業生檔案材料在畢業生離校一周內寄出，各學院務必在畢業生離校后及時送交畢業生歸檔材料和檔案轉遞信息到學生檔案室，在送交歸檔材料時必須由學院統一按專業、班級學號的先后排序，一次交齊，并請各學院就業負責老師帶領專人來學生檔案室整理歸檔、轉遞材料。

五、暑假期間原則上不辦理畢業生調檔事宜。

湖南科技大學就業指導中心

第三篇：關于畢業生檔案管理、轉遞的通知

關于畢業生檔案管理、轉遞的通知

為做好畢業生檔案管理工作，確保檔案材料的規范、完整、準確，做到歸檔及時，轉遞順暢，特作如下規定：

一、歸檔材料的收集、要求。

1、畢業生歸檔材料包括：高考材料、學生登記表、入校體檢表、每學年鑒定表、學籍成績表、畢業設計（論文）考核表、畢業生登記表、黨（團）組織材料（入團志愿書、入黨志愿書和黨員登記表）、獎勵材料（包括優秀共青團員、優秀團干推薦表、優秀畢業生審批表、等）、處分材料、畢業生體檢表、教育實習鑒定表、教師資格認定申請表、婚育證明等。這些材料必須用鋼筆或碳素水筆認真填寫、字跡工整。用鉛筆或圓珠筆書寫的材料、復印、復寫材料及證件（合格證、榮譽證等）不在歸檔范圍；

2、學年鑒定表、畢業生登記表、學生學籍成績表、畢業設計（論文）考核表等各表中的鑒定（如班組鑒定、班主任鑒定及學院意見等），應本著對學生負責的態度逐一認真填寫，并加蓋相應的校、院、系印章；

3、材料填寫中，如遇沒有內容填入到該項中，例如：沒有獎勵或處分的、沒有海外關系的等情況，請填寫“無”、或“否”；

4、校級及校級以上的獎勵材料和受嚴重警告處分的材料（原文）才能歸檔，學院的獎勵和處分材料不在歸檔范圍。

二、檔案管理。

1、已就業的畢業生，其檔案原則上轉至報到地的用人單位，或由用人單位委托人事代理，或自主選擇人才市場辦理人事代理。個別學生檔案如需學校代為保管的，則必須出具單位不接收檔案證明，由學生本人提出申請，經所在學院同意，就業指導中心審定，并按規定到學校財務處交納檔案代保管費（120元∕年）后，學校方可代為保管檔案；

2、未就業的畢業生，其檔案轉遞由畢業生自主選擇，可根據自身實際情況選擇以下檔案管理方式：①回生源所在地。凡要求回生源地的必須本人申請（申請表在校園就業網可下載），經學院同意后方可辦理。湖南省生源畢業生檔案轉至市級教育局畢業生就業辦公室，外省生源畢業生檔案可轉至所在省（市）教育廳（局）大中專畢業生就業指導中心（就業辦）或省（市）人力資源和社會保障廳（局）；②省大中專學校學生信息咨詢與就業指導中心托管。湖南省大中專學校學生信息咨詢與就業指導中心（簡稱：省就業中心）可代理檔案、戶口托管，畢業生需與省中心簽訂《人事檔案、戶籍托管合同書》，檔案可無償保管兩年，戶口代管費120元/年；③人事代理。畢業生通過到各省（或市）人力資源與社會保障廳（或局）所屬的人才服務中心辦理人事代理協議，將檔案轉至相應的人才服務中心，如湖南省人才流動服務中心、長沙市人才服務中心、湘潭市人事局人才服務中心等（可管理檔案、戶籍，代評職稱、轉正定級等）。④暫由學校保管。保管期限為兩年，由畢業生本人提出申請，經所在學院同意，就業指導中心審定后，方可代其保管。兩年后，畢業生本人仍未調出檔案的，學校依據國家相關就業政策，不再為其代管，學校將滿兩年的畢業生檔案轉至畢業生生源所在地（湖南生源轉至畢業生所屬市的市級教育局畢業生就業辦公室，外省生源畢業生轉至畢業生所屬各省教育廳或省人事廳指定的畢業生就業工作服務部門）；

三、檔案轉遞。

1、提前批和第一批寄出的檔案是通過郵政局采用機要方式寄往接收單位，接收檔案單位必須是縣級以上有人事檔案保管權限的國家企、事業單位或人才服務中心等；無人事檔案保管權限的外資、私企、家庭不能接收機要。請畢業生與用人單位聯系準確的檔案存放地址，以免影響畢業生檔案轉遞和報到。

2、采用郵政局機要轉遞信件的查詢期限為一年，過期不辦理查詢。應屆畢業生務必在八月一日至九月三十日之前到檔案轉入單位查詢檔案是否收到。

3、第二批采用快遞寄出檔案。適合能提供準確的接收人姓名、接收電話、接收地址、接收郵編的畢業生。查詢期為一個月。請畢業生務必在快遞公司指定的有效查詢期限（七月二十日至八月二十日內）聯系接收郵件人詢問是否收到檔案。

4、寄出的檔案材料袋口均粘貼“湖南科技大學學生檔案密封簽”，并蓋有湖南科技大學學生檔案管理部門印章密封。有人事檔案保管權限的單位才能拆封，沒有人事檔案保管權限的單位或個人不得拆封。請畢業生保管好檔案密封口，以免拆封不當，給檔案轉遞和接收時帶來不必要的麻煩。

四、根據有關規定，畢業生檔案材料在畢業生離校兩周內寄出。各學院務必及時送交畢業生歸檔材料和檔案轉遞信息到學生檔案室，送交的材料必須由學院按專業、班級學號的先后排序，一次交齊，并請各學院就業工作負責老師帶領專人來學生檔案室協助整理歸檔和郵寄材料。

五、暑假期間原則上不辦理畢業生調檔事宜。

湖南科技大學就業指導與服務中心 二?一二年五月十五日

第四篇：關于畢業生檔案管理的通知2013

關于畢業生檔案管理的通知

各位畢業生：

為了給畢業生在轉正定級、職稱評定等方面提供方便，進一步做好畢業生的檔案管理工作，現將有關事宜通知如下：

1.在今年9月30日前凡需要轉遞檔案的畢業生必須憑就業單位簽訂的就業協議書或單位政工部門調檔函或單位政工部門、就業管理部門的介紹信等到學生工作部（處）檔案室提取檔案。需要學校郵寄檔案的，學校通過郵局統一郵寄檔案,郵資費自理,且必需留一份就業協議書復印件或用人單位政工部門調檔函或單位政工部門、就業管理部門的介紹信到學工部管理檔案的王平媛老師處登記備案。申辦了國家助學貸款或欠學費的同學必須把助學貸款和學費交清后,方能提取檔案。

2.學生入黨志愿書等材料附隨學生檔案一起調轉,黨組織關系(介紹信)按學校黨委組織部關于學生黨員轉辦黨組織關系的通知要求辦理。

3.畢業生團員檔案附隨學生檔案一起調轉，需另外辦理團組織關系轉出手續的，請畢業生在離校前持本人的團員證到校團委辦公室辦理。

4.暑假期間集中提檔案時間為7月20日—8月5日（其它時間不提取檔案）。

5.在9月30日之前沒有聯系工作單位或暫不需要提取檔案的畢業生，由學校學生檔案管理室統一將檔案轉到常德市人才交流服務中心（邵陽籍畢業生檔案轉至邵陽市人才交流中心）。從檔案存放之日起，計算連續工齡；一年之后辦理大中專畢業生轉正定級手續；按要求及時辦理職稱初任手續。為個人擇業、社保、職稱晉升、考研、考公務員、工作流動、計劃生育的辦理等提供依據。到常德市人才服務中心提取檔案具備的條件:①學生本人調檔案，需本人身份證和具備有人事管理權限的單位開出的調函才可以調檔②學生委托其他人辦理調檔的，需有畢業生本人身份證復印件、手寫委托書、被委托人身份證原件及有人事管理權限單位的調函。常德市人才交流服務中心電話0736---7893136。

湖南文理學院學生工作部（處）

2013年4月18日

第五篇：關于畢業生檔案轉遞通知

關于做好2012屆畢業生歸檔材料報送

及檔案轉遞事宜的通知

各院系：

為及時有效地做好2012屆畢業生檔案轉遞工作，更好地為畢業生順利離校和就業服務。現就2012年畢業生檔案方面的有關事宜通知如下：

一、畢業生檔案歸檔材料的填寫要求：

（一）各院系對鑒定工作應本著對學生負責的態度認真組織進行，防止走過場，力戒片面性。

（二）填寫所有歸檔材料用藍黑鋼筆書寫，字體工整、書面整潔，不得涂改。表格不得翻印。

（三）鑒定的方法及步驟

《畢業生登記表》是四年來的表現，《學年鑒定表》是一年來的表現。

1、自我鑒定：學生對本人的表現情況進行客觀地、實事求是地總結，以務實的手法寫出書面材料，在小組會上交流，認真聽取同學們的意見，進行修改補充，然后簽名在鑒定表上。

2、小組評議：在學生自我總結的基礎上，以本班學習小組為單位召集小組成員進行評議，由學習小組依據自我總結和評議的結果，初步寫出每個同學的鑒定。

3、班級評定：在自我鑒定和小組評議的基礎上，由班主任主持召開班委會，根據每個學生的實際表現形成正式的班級鑒定意見，填入指定表格欄內，由班主任簽名后，統一交院系辦公室，并將鑒定意

見向全班公布。

4、院系審核：各院系根據班級鑒定意見，結合學生各方面的表現情況，對每一位寫出評語，填入指定表格內，并由院系主任簽名，加蓋院系公章。

二、報送材料的時間要求：

為確保畢業生能按時轉遞檔案，請各院系將2012屆畢業生各類歸檔材料務必于5月30日前送交校檔案館，以便整理后進行歸檔；在校生《學年鑒定表》于7月30日前關交校檔案館。

黨員材料只送交正式黨員材料。凡送交并歸檔后不得再提取。

三、畢業生檔案的轉遞事宜：

（一）外省籍畢業生請在畢業前來校檔案館咨詢及辦理有關檔案轉遞手續；

（二）凡考研的畢業生，請執有調檔函辦理有關檔案的轉遞手續；

（三）已就業的畢業生，執有用人單位調檔函辦理轉遞手續；

（四）未辦理手續的外省籍畢業生檔案，按就業報到證轉寄；青海籍的各州縣畢業生檔案轉至青海省人才交流中心（按報到證）；西寧市人事局的轉至西寧市人才交流中心（按報到證）。

（五）其它有關檔案事宜請在放假前于校檔案館聯系咨詢。

聯系人：李洪蘭，辦公室電話：8806527

校辦檔案館

二0一二年四月十六日