第一篇：內控管理制度之操作手冊-合同管理辦法

合同管理辦法

1.總則

1.1.為加強公司的合同管理，適應公司發展的需要，使合同談判、簽訂、履行、監督的過程和程序科學化、規范化，保障公司在經營活動中的合法權益，規避和防范法律風險，根據《中華人民共和國合同法》等法律、法規，制定本辦法。

1.2.訂立合同，必須遵守國家的法律、法規，符合國家政策規定，任何公司和個人不得利用合同進行違法活動，不得損害公司利益。

1.3.參與合同談判、審查、簽訂、履行的人員或知悉合同內容的公司員工，均負有保守合同秘密的義務。

1.4.本辦法所指合同包括合同正本、附件、補充協議（含會議紀要、備忘錄）及其它與合同有關的承諾函、簽證、函電等形式的書面文件。

1.5.本辦法適用于公司總部以及所屬全資和控股公司，非控股的參股公司可以參照執行。勞動合同的管理按國家相關法律法規辦理。

1.6.任何公司和個人一律不得以公司的名義對外簽訂擔保協議或擔保行為。

2.合同管理機構及其職責

2.1.公司財務部為合同管理機構，全面負責公司的合同管理工作。公司須根據需要設專職或兼職合同管理人員。合同管理人員為公司從事合同管理工作的專門人員，須具有一定的法律和財務相關知識，接受財務部門的業務指導和監督檢查。2.2.合同管理機構的主要職責 2.2.1.制定、修改合同管理制度；

2.2.2.參與重大合同的談判、起草，并提供法律意見，為決策提供法律依據； 2.2.3.參與重大法律文件的起草、修改；

2.2.4.監督、檢查合同的簽訂、履行情況，并及時向公司領導報告； 2.2.5.負責合同的審查和合同檔案的管理；

2.2.6.監督指導公司的合同管理工作并督促公司建立合同管理臺帳； 2.2.7.參加合同糾紛的調解、仲裁和訴訟； / 10

2.2.8.負責組織法律方面業務培訓； 2.2.9.其他相關的法律事務。

2.3.公司合同管理人員任職須備案，并應具備以下任職資格：

2.3.1.忠于職守，誠信勤勉，堅持原則，廉潔奉公，具有強烈的事業心和責任感； 2.3.2.具有全日制本科院校法學專業本科以上學歷； 2.3.3.具有2年以上的法律工作經驗或合同管理經驗； 2.3.4.具有較強的文字和語言表達能力。2.4.公司合同管理人員的主要職責：

2.4.1.指導、協助、監督合同承辦人依法簽訂或變更合同，參加本單位重大合同的談判、起草與簽訂，按本辦法規定須報審、備案的，負責向公司上報、備案；

2.4.2.對公司財務部門所提出的問題，在規定期限內書面答復，所做出的答復必須客觀、真實； 2.4.3.審查合同，保證合同的完整性與合法性；

2.4.4.檢查合同履行的情況，協助合同承辦人解決合同履行中出現的問題； 2.4.5.對合同履行中出現的重大問題，必須及時向公司總經理或分管副總經理報告； 2.4.6.參與處理本公司合同糾紛；

2.4.7.建立合同臺帳，保證合同臺帳的完整、真實、準確，并于每一季度結束后5天內上報財務部門；

2.4.8.負責制訂、收集有關法律、法規及示范合同文本等信息。

2.5.公司所簽訂的每一份合同須有一名人員作為主要承辦人。承辦人應對自合同洽商起至合同履行完畢的全過程負責，期間出現的與合同有關的問題須及時與有關部門進行協商，并以承辦人為主進行解決。2.6.合同承辦人員的職責：

2.6.1.尋找、確定合同相對方，進行初步接洽； 2.6.2.參與合同洽商及合同條款的擬訂或修改；

2.6.3.提請有關部門審查其經辦的合同并對經辦的合同內容給予必要的書面說明或解釋； 2.6.4.跟蹤、檢查所經辦合同的履行情況，對已經由財務部門審查通過而因故未簽訂的合同須書面說明理由；

2.6.5.及時向公司分管領導通報合同在履行中發生的問題，并同時提出解決問題的意見和建議，必要時可直接向公司領導匯報； / 10

2.6.6.參與合同糾紛的協商、調解、仲裁和訴訟；

2.6.7.保管好合同文本及與履行、變更、解除合同有關的文件，及時交送合同管理人員存檔。

3.合同談判

3.1.談判前，承辦人應會同相關部門確定公司對該合同項目在價格、質量、付款方式、履約期限等方面的基本要求，明確談判目標。

3.2.合同的談判應由承辦人組織實施，承辦人或者合同管理人員認為需要合同管理人員參加談判的，合同管理人員可以參加談判，負責談判過程中法律事項的論證和磋商。

3.3.法律關系復雜、金額較大、合同履行可能對公司經營產生重大影響的，經公司法定代表人或總經理要求或提議，公司財務部門及其他相關部門應當在談判合同文本時介入。重要合同的談判，承辦人應做好談判記錄，作為合同檔案存檔。

4.合同的擬訂

4.1.談判結束，由承辦人依據我方制定的格式合同擬訂各類合同文本，特殊情況下，可以根據對方提供的合同文本進行修改。4.2.合同應包括的主要內容：

4.2.1.合同名稱、簽約各方的名稱、簽約目的和依據；

4.2.2.正文：包括合同標的、數量、質量、價格或酬金、履行期限、地點、方式，提出異議時間、合同的解除、違約責任、爭議解決辦法、擔保人、擔保方式，還應包括根據法律規定或按合同性質必須具備的條款以及當事人雙方要求約定的條款，涉外合同約定書寫文字和效力，合同所適用的法律等；另外須增加合同各方的開票信息及收付款信息。

4.2.3.結尾和附則：結尾部分包括合同的份數、合同生效條件和有效期限，并有雙方法定代表人或授權代表簽名，注明簽約日期，同時加蓋單位公章或合同專用章。附則應寫明合同的附件及開戶帳號等其他有關事項。

4.3.擬訂合同應注意的問題：

4.3.1.自擬的合同應做到條款齊全、責任明確、邏輯性強，語言嚴謹、簡練、準確； 4.3.2.合同中的專業術語、專有名詞、重要概念應設專款解釋； 4.3.3.合同中涉及數字、日期時須注明是否包含本數； 4.3.4.除特殊情況外，合同文本應當正式打印或印刷制成； / 10

4.3.5.在與合同對方當事人簽訂書面合同時，應盡量約定產生糾紛時的管轄地為我方住所地的人民法院。如無法約定管轄地為我方住所地的，可選擇由第三地的仲裁機構對糾紛進行仲裁；

5.合同的審查

5.1.除本辦法另有規定外，合同簽訂前實行部門會審和公司領導審批制，會審和審批遵循下列程序：

5.1.1.合同承辦人員起草合同，經所在部門負責人審查后簽署書面意見； 5.1.2.由財務等相關部門對合同商務條款進行審查，提出書面意見； 5.1.3.由合同管理人員進行法律審查，提出法律意見；

5.1.4.如涉及專業技術等條款，應當送有關部門審查，并由有關部門負責人出具書面意見； 5.1.5.合同管理人員對各部門的意見進行歸納匯總，并對合同進行相應修改； 5.1.6.根據財務部門的意見再次修改后報公司總經理審批定稿。

5.2.公司不得分拆合同或以其他方式逃避公司的審批。分拆合同是指公司將原為同一交易或同一項目或可以由一個對方當事人在一份合同中履行的合同分拆成為兩個或兩個以上的合同來履行。是否為分拆合同，由財務部門依據公司領導的授權根據本辦法來判定。5.3.合同管理機構或合同管理人員對合同的審查，主要包括以下幾個方面： 5.3.1.對合同主體的審查

5.3.1.1.審核對方是否依法登記的企業法人，或依法產生和存續的經濟組織； 5.3.1.2.審核簽訂的合同是否符合合同主體的經營范圍； 5.3.1.3.對方當事人簽訂合同是否有欺詐嫌疑； 5.3.1.4.對對方合同主體履約資格和能力的審查。5.3.2.對合同內容合法性的審查

5.3.2.1.合同的內容是否符合國家法律、法規及有關政策規定； 5.3.2.2.當事人意思表示是否真實一致，權利義務是否對等； 5.3.2.3.合同的內容是否損害社會公共利益。5.3.3.對合同條款完備性的審查

5.3.3.1.根據合同性質審查合同應具備的條款是否完備，對可能發生的、容易引起糾紛的情形是否作了規定。/ 10

5.3.4.對合同條文用詞和管轄權約定的審查 5.3.4.1.文字是否準確、無誤；

5.3.4.2.關鍵條文的用語和容易產生誤解的條文是否表述準確； 5.3.4.3.是否約定管轄權為我方住所地。5.3.5.對違約責任條款的審查 5.3.5.1.對違約事實認定的審查； 5.3.5.2.對違約責任的審查； 5.3.5.3.對處理糾紛條款的審查； 5.3.5.4.對不可抗力免責條件的審查。5.3.6.對合同解除權的審查

5.3.6.1.是否約定了在何種情況下可以單方解除合同； 5.3.6.2.是否約定了解除權行使的方式和期限； 5.3.6.3.是否約定了合同解除后的善后措施。5.3.7.對涉外合同的審查 5.3.7.1.適用法律的審查； 5.3.7.2.合同訂立程序的審查； 5.3.7.3.合同條款的審查； 5.3.7.4.處理經濟糾紛條款的審查。

5.4.財務部會同業務部門根據各具體情況，制訂采購、銷售、建設施工等方面的標準格式合同，經公司總經理批準后在公司推廣使用，各部門須全力推進格式合同文本的實施。5.5.財務部門審查上報的合同，應當遵循下列程序：

5.6.初審確認不符合本辦法規定或認為需修改或補充合同內容的，退回重新修改、補充；必要時，可要求公司提交完整資料或書面說明；

5.7.由財務部門進行修改的，應將涉及到合同主要條款的修改內容與公司合同管理人員或合同承辦人員溝通，由公司合同管理人員或合同承辦人員將修改內容與合同對方當事人協商，在合同雙方取得一致后，將協商結果反饋給財務部門。如協商不能達成一致的，由公司總經理決定爭議部分的條款，并由公司總經理在合同會簽單上說明理由；

5.8.財務部門審查確認合格的，及時反饋給公司，由公司按修改后的文本與對方簽訂。重大合同須經過公司總經理確認同意后方可簽訂。/ 10

5.9.財務部門審查合同期限一般不超過2個工作日，自收到合同之日起計；對發回重新修改或要求提交相應書面資料的，自公司重新上報合同或提交補充書面資料之日起計。如需延長的，由公司總經理決定。

6.合同的簽訂

6.1.除本辦法另有規定外，凡以公司名義與外單位發生經濟關系的，原則上都必須簽訂書面合同。

6.2.合同審查完畢后，按以下程序辦理：

6.2.1.對于可免于會簽的合同，承辦人填寫《合同審批表》報所在部門負責人同意后，附上合同文本一起報公司總經理部主管領導簽發，同時由總經理部主管領導授權相應人員簽訂合同；對于需會簽的合同，承辦人或合同管理人員準備好《合同會簽單》并附上合同文本一起報公司法定代表人或總經理簽發，同時由法定代表人或總經理授權相應人員簽訂合同；

6.2.2.公章管理部門憑總經理的簽字加蓋公章或合同專用章，單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章；

6.2.3.合同需要公證、鑒證的，由承辦人或合同管理人員向法定機關申請辦理。

6.2.4.不得以部門或個人的名義對外簽訂合同。不得和非法人的單位或法人單位的部門簽訂合同，特殊情況下，經財務部門同意后可以簽訂。

6.2.5.凡公司對外簽署的合同，我方正本不少于兩份，承辦部門留存一份原件，簽約當日或次日，將一份正本交送公司財務部。合同履行完畢后，合同原件須交給合同管理人員統一送交檔案室存檔。

6.2.6.任何人必須取得總經理書面授權委托方能對外訂立書面合同。

6.2.7.公章管理人員必須認真查對合同材料，對于無總經理簽字同意的合同，一律不得加蓋合同專用章或公章。

7.合同的履行

7.1.合同依法簽訂，生效后即具有法律約束力，合同有關部門都必須履行合同約定的義務，并督促合同對方履行義務。

7.2.合同簽訂后，承辦人應及時將合同內容告知各有關部門，并檢查、落實合同履行情況。/ 10

7.3.涉及公司應收款的合同，承辦人應及時會同財務部按合同規定收款，防止收款不及時或未收款的情況發生。

7.4.合同有效期超過一年（含一年）者（除長期投資合同外），負責合同履行的部門應自合同生效之日起，每三個月向公司主管領導書面報告一次合同履行情況，長期投資合同每半年匯報一次。

8.合同的變更和解除

8.1.合同在履行過程中，遇到法律規定或合同約定允許變更、解除合同的條件時，可以變更、解除合同。

8.2.變更、解除合同的審批權限和程序，與原合同簽訂的審批權限和程序相同。

8.3.我方認為需要變更或解除合同，應在法律規定或合同約定的條件下，書面通知對方當事人，要求對方在限期內作出答復，并在合理期限內與對方當事人進行協商。

8.4.合同承辦人收到對方要求變更或解除合同的正式文件、信函、電報后，必須及時請示領導立即處理，并在有效期限內（如合同規定的期限或對方函件中要求的期限）正式答復對方。8.5.合同履行過程中，如發現對方在質量、數量、價格、交貨日期、付款日期等方面不符合合同約定，承辦人應及時以公司名義向對方提出書面異議或變更、解除合同的要求，并將有關情況向公司主管領導匯報。

8.6.提出異議、變更、解除合同必須采用書面形式，以掛號、特快專遞寄發或由對方簽收，投遞或簽收憑證作為合同組成部分交由合同管理人員保管。對于重大合同變更、解除的通知，應向公證機關辦理公證送達手續。

8.7.變更、解除合同的協議尚未達成或未被批準之前，原合同繼續有效，仍應履行。8.8.變更、解除合同的日期，以當事人雙方所達成協議的約定為準。8.9.合同的變更、解除應注意以下事項：

8.9.1.主體變更，應征得合同各方的同意；有擔保條款的合同變更，應征得原擔保單位的同意并在變更協議上加蓋擔保單位印章；

8.9.2.政府相關部門批準的合同，變更、解除協議應報原批準機關批準；

8.9.3.經公證、鑒證的合同，所達成的變更、解除協議，應報原公證、鑒證機關備案； 8.9.4.中外合資、聯營、承包經營、租賃經營、涉外等合同的變更、解除，法律有特別規定的，應依特別規定辦理。/ 10

9.合同糾紛的處理

9.1.合同履行中，如遇下列情形之一者，有關人員應于知道或應當知道之日起2日內向公司主管領導作出書面報告： 9.1.1.發生經濟損失或爭議的；

9.1.2.變更、中止或解除合同，給公司造成經濟損失或嚴重影響公司聲譽的； 9.1.3.我方違約或我方無法繼續履行合同的；

9.1.4.對方直接向公司索賠或通過仲裁、訴訟向公司索賠的； 9.1.5.我方直接向對方索賠或通過仲裁、訴訟向對方索賠的。

9.2.處理合同糾紛，應堅持協商解決的基本原則，在維護公司合法權益的基礎上，分清是非責任，妥善解決。

9.3.對經過協商仍無法解決的糾紛，應由承辦人或合同管理人員將有關情況的書面說明報送財務部門。財務部門審查后，根據具體情況出具法律意見書并在收到情況匯報后5日內反饋回公司，公司須將按法律意見書處理爭議的情況形成書面報告報財務部門。

9.4.合同糾紛協商處理的，應考慮協商不成時，有申請仲裁或起訴的足夠時間，以免喪失法定時效。對確實無法協商解決的糾紛，除法律另有規定外，在知道或應該知道權利被侵害之日起二年內提起訴訟或仲裁。

9.5.爭議發生后，合同承辦單位應及時向財務部門提供下列證據（原件或復印件），并配合調查取證，指派代表參與仲裁、訴訟或出庭作證。應提供的證據如下：

9.5.1.合同文本效力（包括變更、解除合同協議、電報、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權委托書及其他有關資料等）；

9.5.2.提貨、托運、驗收、發票等有關票證票據； 9.5.3.承付、托收憑證，有關財務帳目； 9.5.4.產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告； 9.5.5.有關違約的證據材料； 9.5.6.其他與處理糾紛有關的材料。

9.6.處理合同糾紛的文件（協議書、調解書、仲裁決定書、判決書等）在簽字或生效后，應復印若干份，分別送交本公司與該合同糾紛的處理及執行有關系的部門（包括財務部門）收執。合同承辦人或合同管理人員負責該文件執行情況的了解或履行。對于對方當事人應在/ 10

規定期限屆滿時執行，而沒有執行上款所述文書中的有關決定的，合同承辦人或合同管理人員應及時向主管領導或財務部門匯報。

9.7.對方當事人逾期不履行已發生法律效力的調解書、仲裁裁決書或判決書的，由財務部門在有關部門配合下，向人民法院申請執行。

9.8.合同糾紛處理并執行完畢，應及時通知合同承辦人或合同管理人員，將有關材料匯總歸檔。

10.合同文書的管理

10.1.公司對合同文書一律進行編號建立臺帳，合同臺帳應記載：序號、合同號、簽約日期、合同標的、承辦人、履行情況及合同、變更、解除和是否違約等事項。合同臺賬由公司合同管理員負責編制，并按季度報送財務部門備案。

10.2.合同履行完畢后，合同承辦單位應將有關合同資料及時歸檔。

10.3.合同檔案的范圍：合同文本（正、副本）、對方資信證明、有關合同的往來文書、信函、電報、電話記錄、廣告、授權委托書及招、投和中標書等其他各種相關的憑證、原件或復印件。10.4.合同檔案由合同管理人員負責統一編號、裝訂、存檔。合同管理人員負責將合同檔案立卷后移交檔案室。

11.獎懲措施

11.1.經財務部門組織檢查后，對合同管理工作成績顯著的部門和個人，予以表彰和獎勵；對合同管理工作成績較差的部門和個人，由公司總部予以通報并給予相應處罰。

11.2.合同履行不力，或失職行為造成重大經濟損失的，將視情況由直接責任者和承辦人承擔相應的責任：

11.2.1.不按本合同管理辦法規定的程序簽訂合同，造成公司損失的； 11.2.2.應當訂立書面合同而未簽訂的；

11.2.3.合同承辦人在簽訂、履行合同時未盡職盡責，出現與本人職責明顯不符的重大遺漏、錯誤的；

11.2.4.遺失或擅自銷毀合同或附件的；

11.2.5.應當或可以追究對方違約責任而擅自放棄的； 11.2.6.未按規定進行授權、超越授權或濫用授權簽約的； 11.2.7.有關法律文件未經審核的； / 10

11.2.8.發生糾紛后，隱瞞或不及時向有關機構匯報或不及時采取措施的。

11.3.凡有下列行為，損害公司利益的，除追究當事人經濟責任外，觸犯刑律的，將報送國家司法部門處理：

11.3.1.利用虛假合同內外勾結、徇私舞弊的； 11.3.2.虛報價款、以次充好的；

11.3.3.在合同履行過程中（如貨物交驗、工程驗收等）為自己或他人謀取利益的； 11.3.4.有意隱瞞事實真相，或用虛假材料欺騙合同審查人員，蒙混過關的； 11.3.5.在合同簽訂或履行當中，與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的； 11.3.6.泄漏合同意向、商業秘密或有關機密的； 11.3.7.使用非法手段簽訂合同的； 11.3.8.其它損害公司利益的行為。

12.第十二章附則 12.1.本辦法釋義

12.2.本辦法由財務部門負責解釋。

12.3.本辦法自發布之日起實施。本辦法經修訂的，自修訂版發布之日起實施。/ 10

第二篇：內控管理制度之操作手冊-采購與支付

操作手冊-采購與付款

1.采購

1.1.公司制定了采購及供應商管理相關制度，對采購崗位的職責，崗位定期輪換、各類物料的采購方式及程序、各類物料的供應商開發及考核程序、采購合同及供應商資料的歸檔管理等做出明確規定。

1.2.油品部經理根據市場行情及公司需求確定采購數量及價格，經總經理部審批后執行。1.3.公司根據《采購管理及審批制度》規定對采購員進行定期輪崗，油品部經理審核交接雙方簽字確認的輪崗交接單。

1.4.油品部根據生產需求及庫存情況提出采購計劃或采購申請，并經總經理審批。1.5.采購人員根據采購管理及審批制度的規定選擇采購方式，發起尋找供應商。1.6.采用直接議價方式的采購，議價過程形成記錄，參與人員簽字確認后，交總經理審批。1.7.油品部人員報管理層審批或按《合同管理辦法》進行會簽。被授權人在合同上簽字，按用印程序提交合同專用章保管部門蓋章，并取得供應商的蓋章確認。

1.8.采購合同在執行中有修改或補充的，合同修改或補充必須按原合同審批程序進行審批。1.9.簽署完畢的采購合同、補充合同/協議、會簽單等資料由專人進行統一管理，并登記《合同管理臺賬》。其中，補充合同/協議作為原合同的附件登記到《合同管理臺賬》，與原合同一起存檔保管。

1.10.油品部采購人員將簽訂的合同信息錄入ERP系統，并經財務人員復核確認。

1.11.油品部人員在需要修改系統內已錄入的信息時，需提出修改申請并經部門負責人批準。根據不相容職責分離原則設置系統權限，在未獲得批準時或對于職責范圍之外的數據，系統應限制相關崗位的修改權限。

2.處理應付款

2.1.當原材料與發票當月同時收到,油品部采購人員在ERP系統內填制電子發票，財務部應付會計崗核對合同、送貨單、發票及采購入庫單等，在系統內根據電子發票生成應付會計憑證。

2.2.貨到而發票未到的原材料，財務部應付會計崗根據合同、送貨單、采購入庫單，入庫當月按合同價格暫估入賬，錄入ERP系統進行賬務處理。/ 3 2.3.對于暫估入賬的貨物，財務部應付會計崗次月月初以紅字沖回暫估入賬憑證。如在暫估的次月尚未收到發票，財務部門仍應在月末進行暫估入賬，并在下個次月沖回，此暫估沖回過程應每月做一次，直至收到發票正式入賬為止。收到發票時，油品部采購人員在ERP系統內填制電子發票，財務部應付會計崗核對紙質發票與系統內電子發票，無誤后根據電子發票做賬務處理。

2.4.供應商的寄存物料，領用當月倉庫管理員及時辦理采購入庫手續,根據領料單編制《寄存物料使用清單》交油品部采購人員，采購人員制作《寄存物料使用對賬單》，經油品部經理復核數據無誤并簽字，交供應商對賬，與之簽訂《采購合同》。收到發票時，油品部采購人員在ERP系統內填制電子發票，財務部應付會計崗核對紙質發票與系統內電子發票，無誤后根據電子發票做賬務處理。

2.5.財務部門應定期進行應付賬款分析并組織安排與供應商核對應付賬款，根據供應商對賬單與應付賬款明細賬中的供應商賬戶信息進行核對，出現差異的財務部應付會計崗應查找原因，制作應付賬款差異調整報告。

3.處理付款

3.1.油品部或采購小組經辦人員填制請款單連同采購合同、送貨單及其他相關附件，由油品部或采購小組經辦人員、財務部支付審核崗復核，并根據審批權限報相關負責人審批通過。

3.2.因特殊原因需提前付款的，需制作提前付款說明，并根據審批權限審批通過，作為請款單附件申請提前付款。

3.3.付款退回時，財務部出納崗及時查明原因，并交會計入賬。需要重新付款的，以退款的銀行進賬單作為附件，重新填制付款申請書，注明退回及重新付款原因，并執行審批。

3.4.付款申請書及其附件經財務部經理復核后簽字確認，交出納辦理付款，出納付款后在付款申請書上加蓋“付訖”章。

3.5.財務部應付會計崗或費用會計崗審核付款單據，按會計準則要求進行賬務處理。

4.供應商管理

4.1.油品部采購人員主導新供應商的尋找，編制待選供應商名單報油品部經理審批，確定新增供應商調查范圍。/ 3 4.2.按各類產品的供應商開發流程，油品部及其他相關部門組成廠商評審小組，負責新增供應商的調查評核（根據開發流程分類涉及價格、品質、交期、工藝、交易條件、索賠等方面），如需實地考察的，應由考查小組出具供應商考察報告并簽字確認，同時會簽供應商評審表，并報總經理審批，對評審合格的供應商納入合格供應商名錄。4.3.油品部主導對供應商進行分類，并按供應商類別進行分級，對主要原材料的采購按供應商級別確定交易量分配比例，報總經理審批.4.4.油品部每年應對供應商產品價格、供貨質量、交期等進行評審，編制供應商評審表，總經理對評審結果進行審批。

4.5.油品部根據考核結果更新供應商名錄及交易量分配表，提交總經理審批。對考核合格但存在缺陷的供應商進行輔導整改；本次考核不合格但由于特殊原因需維持供應關系的供應商進行限期整改，供應商提交整改報告，油品部組織再次評審。

4.6.對新增的供應商，油品部檔案管理人員匯總供應商資料（包括評審報告、資質證明文件等），建立供應商檔案并編制供應商檔案目錄，經部門負責人復核后統一由檔案管理人員負責管理。

4.7.油品部檔案管理人員依據合格供應商評審及分級結果對供應商檔案進行及時更新，更新結果經油品部經理復核。

4.8.合格供應商檔案借閱需登記并經油品部經理審批。

4.9.油品部相關人員提報需錄入ERP系統的供應商信息，經財務部ERP崗復核。/ 3

第三篇：內控管理制度之操作手冊-存貨管理

操作手冊-存貨管理

1.存貨分類及主檔管理

1.1.已明確存貨的分類，存貨存儲的倉庫歸類與財務報表中的存貨明細項目分類一致，保證財務報告存貨數據與實物相關聯。

1.2.采購部門聯合生產部及其他相關部門，編制各倉庫庫位圖及庫位說明，對倉庫進行整理規劃。實物倉庫標識清楚,與庫位圖規劃相符。

1.3.所有存貨按倉庫分類存儲，對貴重物品、關鍵備件、精密儀器和危險品的保管，實行接觸限制。

1.4.存貨存放有序、擺放整齊、標識清楚，按存貨存儲要求建立和建全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質等措施。對危險化學品進行特別標識，單獨存放，儲存管理及領用，實行雙人收發，領用人員需具有安全作業資格證。

1.5.存貨主文檔發生信息變更(指已經過審批且實物收發貨操作的出入庫單上信息進行變動，如品名、規格，數量等)時，變更人員制作反向單據經部門經理審核后沖銷原錯誤單據，并制作正確單據按正常操作流程進行錄入、復核。

1.6.ERP系統內用戶及權限實行申請審批控制，與存貨業務無關的人員不得擁有存貨主檔數據錄入與修改的權限。

1.7.存貨主文檔信息發生變更時，系統中的存貨基礎信息與存貨數量應分別由不同部門具有相應權限的人員錄入。

1.8.所有存貨紙質檔案都明確規定保存期限,由專人保管,存放地擁有防水、防火、防鼠、防盜條件。

2.材料入庫

2.1.制定進貨檢驗制度,明確采購入庫材料需抽樣化驗的范圍,明確抽樣方法，取樣崗位,檢驗部門,合格參數；對無需化驗直接現場檢驗的材料規定檢驗崗位。

2.2.質檢及采購方共同取樣，填制取樣單并簽字確認。質檢部門對樣品進行及時檢驗，出具書面檢驗報告并經部門負責人復核。不需化驗的材料由檢驗人員現場確認無誤后在入庫單上簽字確認。

2.3.倉庫管理員依據請購單、采購訂單/采購合同核實到庫材料的品名、規格、數量，品/ 4

名、規格不符的拒收，數量超過請購單的部分拒收且同時在供應商送貨單上標明實收數量并簽字確認，倉庫管理員保留一聯送貨單備查。

2.4.倉庫管理員填制采購入庫單，由倉庫管理員、采購員簽字確認；采購入庫單編號連續唯一。倉庫管理員在供應商《送貨單》上注明《采購入庫單》單號，并與入庫單統一保存。

2.5.倉庫已接收的材料均于當日辦理驗收入庫手續，錄入ERP系統并登記財務賬。2.6.收到合同規定領用前所有權歸供應商的寄存物料，入供應商倉，及時進行備查賬簿登記及管理。

2.7.經檢驗有瑕疵的原材料，由質檢部門負責人根據合格材料技術參數簽發《不合格來料處理單》，生產部、油品部提出具體處理意見，確定退貨的由油品部負責聯絡供應商退回；對建議讓步接收的材料，應測算對公司造成的損失，經相關領導批準后，油品部向供應商提出書面折讓與索賠要求并跟蹤處理。

2.8.不接收的原材料與其他原材料分開存放，并標識清晰。由采購部門安排及時退回給供應商，倉庫管理員對該部分原材料建立日志管理，并定期監督以確保及時退回給供應商。3.材料出庫

3.1.倉庫管理員根據經使用部門負責人審批過的領料單進行材料發放。發放時，倉庫管理員仔細核對領料單內容與實物。領用人在領用材料時，需在領料單上簽收。3.2.倉庫管理員根據經審批、領用人簽字確認后的領料單核對系統信息，及時在系統內對領料單執行簽字程序以扣減系統內庫存，所有領料單必須在領用當日在系統內執行簽字。

3.3.月末已領但未用完的原材料需進行退料處理，退料人編制紅字領料單，紙質單據由領用部門經理審核，倉庫管理員進行現場清點簽字確認。倉庫管理員于當月及時在系統內錄入退庫數量。

4.銷售出庫

4.1.倉庫管理員復核提貨人所持的提貨單據,已經過銷售部經理或授權人批準，沒有批準的發貨指令或提貨單據不能作為倉庫發貨依據。

4.2.提貨人員在提貨單上簽字證明已收到貨物，成品庫裝運人員核對簽收人員身份。4.3.發貨完成，倉管人員核對磅單與經審批的提貨單（或銷售出庫單）一致并簽字。每月/ 4

財務部成本會計在計算成本前檢查當月所有銷售出庫單據都已在系統內進行簽字處理。

4.4.公司門衛檢查提貨單經審批，核對無誤在提貨單上記錄出廠時間并簽字，準予出廠，保留提貨單門衛聯，定期將門衛聯交財務部，由財務部核對所簽提貨單與實際裝貨放行一致。

4.5.財務部成本核算員根據倉庫管理員錄入的已出庫產品信息，對已確認收入的發貨于當月結轉銷售成本，不符合確認收入條件的發貨按企業會計準則——收入準則規定處理，將庫存商品轉入發出商品。5.存貨成本

5.1.銷售、生產、油品及財務等部門應根據銷售計劃、生產計劃等，定期會同協商確定各主要原材料的最低庫存量或安全庫存量標準，并由各參與人員簽字確認，審批后執行。該標準確定后，應根據需要定期進行維護和更新，并重新履行審批程序。

5.2.對于毀損存貨，應建立已報廢存貨的處置制度。仍可使用的或有價值的報廢存貨，收發過程應視同正常存貨出入庫進行管理，外購的和生產過程中產生的報廢存貨應分開存放。如不能使用而需對外處置且可產生收益的，應經倉庫及生產部門出具專門意見，經適當審批后處置，處置收益計入當期損益。

5.3.對已做領用出庫但可較長時間內使用且財務核算已進入成本的備品備件、周轉材料等存貨進行臺賬管理，嚴格監管其領用、使用、報廢回收情況。

5.4.公司至少每半年應對存貨進行全面盤點，并制訂存貨盤點工作程序和規范。5.5.成本核算會計設定產品成本分攤系數，及材料成本與費用歸集參數。參數設置或修改經過財務、技術及生產部門共同確定。

5.6.財務部成本核算會計每月根據存貨收發單據，對系統內的存貨收發記錄進行復核，確保用于成本計算的原輔材料成本真實、完整。生產過程中所耗用的原輔材料、人工成本、設備折舊、水電費等，按權責發生制記錄于費用發生的當期，費用憑證經過審核。5.7.成本發生時系統將各項材料成本及費用等自動在各個工序、各產品中歸集。月末，成本核算會計在系統中運行成本計算程序，系統根據已設定的參數自動生成完成產品單位成本計算，該成本分攤及歸集過程系統生成成本計算單，經財務部門負責人進行分析性復核，同時，系統自動生成成本和制造費用歸集、結轉的相關會計憑證，經憑證復核人員審核。

5.8.成本核算會計每月對歸集的費用、材料成本與產成品成本、在產品成本（或未結轉到/ 4

產成品的生產成本）進行成本倒軋，以復核成本計算是否準確。

5.9.財務部成本核算會計根據倉管提供的庫齡資料核對系統庫齡信息，并編制存貨質量調查表，經財務經理審核確認后上報總經理。

5.10.存貨減值準備的申請、審批和執行應經總經理審批后執行。/ 4

第四篇：內控制度之一：合同管理制度（范文模版）

土地儲備中心合同管理制度

第一章 總則

第一條 為規范我單位的合同行為，預防和減少合同糾紛,防范合同風險，根據《中華人民共和國合同法》及有關法律、法規等規定，結合本區實際，制定本制度。

第二條 本單位訂立合同、協議及其他合意性法律文件（含意向書、承諾書、確認書及對合同的批復，以下簡稱合同），適用本制度。

第三條 本制度所稱我單位是指土地儲備中心(含歸口管理的部門)、及其所屬企業單位。第四條 中心班子會議負責對合同統一審查，未經審查，不得訂立合同。

第五條 訂立合同應當確定承辦機構和承辦人，并應當積極履行以下合同承辦管理職責：

（一）負責合同項目的提出，對合同相對方的主體資格、資信及履約能力等情況進行調查；

（二）組織合同項目的洽談和談判；

（三）辦理授權委托申請；

（四）起草合同文本；

（五）負責合同的報送審查、備案；

（六）負責對合同及相關資料的整理和歸檔；

（七）負責對合同變更、解除及糾紛的處理；

（八）合同涉及國家秘密和商業秘密的，應當做好保密工作，嚴格執行保密法及相關法律法規的規定。

第六條 中心綜合股（辦公室）履行下合同審查備案管理職責：

（一）建立健全區機關單位合同管理制度；

（二）審查本區機關單位對外簽訂的合同文本，并進行登記和歸檔；

（三）對區政府及其各機關單位簽訂后的合同進行備案管理；

（四）負責監督本制度的實施，并向區政府報告實施情況；

（五）協助解決合同爭議糾紛。第二章 合同擬訂

第七條 訂立合同前，承辦單位應當進行合同相對方資信的初步調查，審查對方營業執照或組織機構代碼證、個人身份信息、經營范圍、法定代表人身份證明、授權委托書是否齊全合法；審查相對方的民事行為能力、資產、資質、信用及經營等狀況是否具備履行合同的能力。第八條 訂立的合同，應當由機關單位法定代表人或者其委托的代理人簽訂。委托代理人簽訂的，必須持有法定代表人證明和授權委托書。

第九條 訂立合同，必須采用書面形式，可以參照有關主管部門制定的示范文本。

第十條 合同一般應當具備以下條款：

（一）合同主體的名稱或者姓名和住所；

（二）合同標的或者項目的詳細內容；

（三）數量；質量；

（四）價款或者報酬及支付方式；

（五）合同當事人的權利和義務；

（六）履行期限、地點和方式；

（七）違約責任及賠償損失的計算方法；

（八）合同變更、解除及終止的條件；

（九）合同爭議解決方式；

（十）生效條件、訂立日期。

第十一條 訂立合同不得有下列內容：

（一）超越職權范圍的承諾或者義務性約定；

（二）違反法律規定以單位作為合同保證人；

（三）其他違反法律、法規、規章強制性規定或者損害國家、社會公共利益的約定。

第十二條 訂立合同時應當注意以下事項：

（一）選擇合同爭議解決方式時，應當優先選擇本地人民法院或者仲裁機構，涉外合同應當優先約定適用我國法律和仲裁規則；

（二）合同涉及國家秘密或者商業秘密的，應當做好保密工作，按照保密法及相關法律法規執行。

第十三條 合同涉及重大公共利益的，合同承辦單位應當征求社會意見；涉及重大、疑難問題的，應當召開由有關單位、專家和政府法律顧問參加的座談會、論證會，聽取意見，研究論證。第三章 合同送審

第十四條 訂立合同，承辦單位應當在合同擬簽訂時間前5日內將合同擬訂文本等相關資料送交辦公室遞增班子會審查。

第十五條 合同承辦單位在合同報送審查時, 應當填寫合同審批表（見附件），并加蓋單位公章，同時一并報送以下材料：

（一）合同草擬文本（含電子版）；

（二）合同主體資格、資信證明及履約能力材料；

（三）依法需要論證、評估、前臵審批的材料；

（四）對合同條款內各方的特別義務或義務不對等內容的書面說明材料。辦公室收到合同審批表及上述材料后，方對合同進行審查。第十六條 辦公室對無標的、價款、各方的權利義務等內容的合同或無實質內容的格式合同，退回送審單位。由送審單位對合同內容進行補充后，再次報送審查。

第十七條 辦公室應當對以下內容進行審查：

（一）合同主體是否合法；

（二）合同條款是否完整；

（三）合同內容是否符合有關法律、法規、規章的強制性規定；

（四）合同標的、價款、履行期限等實體問題是否合法、合理、合規及可行性；

（五）合同是否損害國家利益和社會公共利益；

（六）其他需要審查的事項。

第十八條 辦公室就合同有關問題向合同承辦單位提出詢問的，承辦單位應當即時回復；不能即時回復的，應當在1個工作日內以書面形式回復。

第十九條 送審的合同文本，辦公室應當在2個工作日內提出審查意見，內容復雜的可延長3個工作日。但根據實際情況需要對合同文本及其他相關情況進行調查的，其調查時間不計算在合同審查時間內。

第二十條 辦公室出具合同審查意見、并將修改后的合同文本反饋合同送審單位，經送審單位及合同相對方確認均無異議后，由送審單位反饋辦公室，辦公室根據送審單位所需訂立合同份數出具合同正式文本，并逐一加蓋騎縫章。加蓋騎縫章后，送審單位不得再對合同條款進行任何改動。未經辦公室加蓋騎縫章，不得訂立合同。經送審單位及合同相對方協商后合同條款仍需修改的，由送審單位反饋修改內容，辦公室對修改內容進行二次審查，審查通過后，按照前款程序執行。

第二十一條 合同簽訂單位有下列情形之一的，中心不予以承認，產生一切法律后果由簽訂單位主要負責人、簽訂人及相關人員自行承擔：

（一）未經辦公室審查即簽訂合同的；

（二）未按照辦公室審查意見進行修改即簽訂合同的；

（三）經辦公室審查后，對未提出修改意見的條款進行私自修改后簽訂合同的；

（四）訂立的合同未經辦公室加蓋騎縫章的。

第二十二條 辦公室在合同審查過程中，應充分發揮中心法律顧問的作用。中心法律顧問由辦公室負責統一聘請、聯系和協調管理，下屬單位原則上不再單獨聘請法律顧問。各單位在起草、訂立重大合同或解決合同糾紛過程中，需要律師提供法律服務的，由辦公室視情況統一委派。

第四章 層級審批

第二十三條 合同簽訂實行層級審批管理制度。對重大合同，送審單位應根據中心班子提出的修改意見進行修改后，報上級主管部門研究通過后簽訂。

第二十四條 本制度所指復雜合同是指具有下列情形之一的合同：

（一）為解決歷史遺留問題所簽訂的合同；

（二）可能引起群體性上訪事件的合同；

（三）涉及多部門利益或社會公共利益的合同；

（四）涉外合同；

（五）其他在訂立和履行過程中可能存在較大風險的合同。第二十五條 合同訂立后，合同內容的變更、權利義務的轉讓、合同的解除或終止的審查程序依照上述規定執行。

第二十六條 合同訂立后，合同承辦單位應在合同簽訂之日起5日內將合同正式文本一份送交辦公室備案。第五章 檔案管理

第二十七條 合同訂立履行過程中形成的下列材料，應當及時收集、立卷歸檔：

（一）合同正式文本、補充協議、依法不再履行的合同；

（二）合同訂立的依據、批準文件；

（三）合同相對方身份證復印件或雙方的法定代表人身份證明、授權委托書；

（四）合同訂立雙方洽談的主要情況（記錄），對方的執照、資質、資信、證書、委托書等資格證明文件；

（五）合同涉及的評估、招投標等文件資料；

（六）價款或酬金計算依據、預算資料等；

（七）投資、合作項目的可行性研究報告、批復文件等；

（八）來往電函、會談紀要；

（九）合同審批表；

（十）法院的判決書、仲裁機構的裁決書；

（十一）其他需要歸檔的資料。

第二十八條 合同承辦人在對合同檔案收集、整理、歸檔的過程中，應審查各類合同是否按照本制度的要求，經過了相應的審核、批準環節。

第二十九條 應做好合同檔案的使用登記工作，充分發揮合同檔案在單位合同檢查、清查、合同損失調查、合同項下的資產利用等方面的作用。

第三十條 合同承辦人應協助本單位檔案管理部門做好合同檔案的收集、整理工作，及時移交合同簽訂、履行及爭議處理過程中產生的相關資料。

第三十一條 單位應當結合合同履行的期限、標的額、標的物的性質、合同重要程度、合同的風險層級等因素，確定合同檔案的存放保管期限。

第三十二條 合同檔案保管情況列入檔案管理檢查范圍。

第三十三條 合同檔案的歸檔文件整理方法參照機關文書檔案整理方法。第六章 風險預警

第三十四條 合同訂立后，訂立機關應全面履行合同，并負責及時處理合同履行中出現的問題。

合同訂立機關應督促合同相對方履行合同，如發現對方不按約定履行合同，應及時向部門負責人和分管區領導報告有關情況，并應及時以書面形式向相對方提出異議并保留相關證據材料。

第三十五條 合同履行過程中發現的一般合同風險由單位自行負責處理。

第三十六條 合同履行過程中，發現對方嚴重違約，或者發生合同變更、合同轉讓等異動情形，可能影響實現合同目的或者產生其他重大法律風險時，應當進行合同風險預警報告。第三十七條 對具有下列情形之一的合同風險，應當向辦公室進行報告：

（一）合同內容發生了重大變化，當事人雙方經協商不能達成一致意見的；

（二）訂立合同一方，將自己在合同中的權利、義務全部或部分轉讓給第三方的；

（三）合同當事人一方或者雙方發生預期違約、屆期違約、或者根本違約情形的；

（四）收到對方的催告、異議、律師函或涉及法律問題的通知的；

（五）合同一方經營狀況嚴重惡化；

（六）合同一方轉移財產、抽逃資金，以逃避債務；

（七）合同一方喪失商業信譽；

（八）合同一方有喪失或者可能喪失履約能力的其它情形；

（九）發生重大情勢變更事項的；

（十）出現不可抗力情形的；

（十一）其他需要進行風險預警的重大情形。第三十八條 合同風險預警報告應包括以下內容：

（一）爭議合同文本及相關補充協議；

（二）合同訂立和履行情況的說明；

（三）合同風險的主要內容及我方初步處理預案；

（四）需要論證的問題明細；

（五）證據材料及清單；

（六）需要提交的其他資料。第三十九條 辦公室應當在5個工作日內，對合同風險預警報告提出法律意見。

對特別重大的合同風險預警報告，辦公室認為有必要時，可以召開專家論證會。召開論證會的時間不包括在5個工作日內。

第四十條 對需要聘請律師參與處理合同風險或非訴訟合同談判的，由辦公室根據情況委派專業律師。

第四十一條 對合同履行中出現的重大風險，機關單位應當向分管區領導匯報。

第四十二條 辦公室參與處理的合同風險，機關單位在處理完畢后1日內，應當將處理情況書面報告送交辦公室備案。第七章 爭議處理

第四十三條 合同難以繼續履行或發生糾紛時，應首先采取協商、調解方式解決。經協商或調解達成一致意見的，應當簽訂書面協議。協商或調解不能達成一致意見的，可按合同約定的仲裁或訴訟方式解決糾紛。第四十四條 本制度所稱合同爭議，僅指機關單位與對方當事人在合同履行過程中產生糾紛，經過協商無法解決，需要進入或已經進入仲裁或者訴訟程序的合同爭議。

第四十五條 發生合同爭議需要提起訴訟或申請仲裁的，應當在提起訴訟或申請仲裁前將有關情況向辦公室報告。

第四十六條 合同對方當事人提起訴訟或申請仲裁的，應當在收到應訴通知1日內，向辦公室報告并提交有關資料。

第四十七條 發生合同糾紛時，應按下列要求收集處理合同爭議的證據資料，為進行仲裁或訴訟做好必要準備：

（一）合同文本，包括附件、變更或解除的協議、有關電報、信函、圖表、視聽資料等；

（二）有關票據、票證；

（三）質量標準的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結果等；

（四）其他有關資料。

第四十八條 需要聘請律師參與合同爭議處理的，辦公室應根據機關單位的申請，在3個工作日內委派專業律師。

第四十九條 機關單位應及時與律師事務所簽訂委托代理合同并辦理相關手續。第五十條 機關單位應配合律師做好證據收集工作，做好出庭準備。

第五十一條 辦公室對被委托律師參與訴訟、仲裁的情況進行全程監督，確保律師法律服務質量。

第五十二條 對訴訟或仲裁過程中出現的異常情況，應及時告知辦公室，以及時采取處理措施。

第五十三條 在合同爭議處理完畢后，應當在5日內將解決合同爭議形成的調解書、協議書、裁定書、判決書等法律文書歸檔，并將一份副本或復印件送交辦公室備案。第八章 法律責任

第五十四條 辦公室會同黨廉辦、財務股等相關部門，每季度對各機關單位合同簽訂、履行和備案情況進行一次督查。

第五十五條 合同承辦、訂立和審查單位違反本規定的，依法追究責任人員的責任；構成犯罪的，依法追究其刑事責任。

第五十六條 違反本制度規定的，對單位負責人、直接責任人實施問責；構成違紀的，視情節輕重，依照國家的有關法律法規給予相應的處分。第九章 附則

第五十七條 本制度由辦公室負責解釋。

第五十八條 本制度2017年3月28日發布之日起施行。

第五篇：學校內控合同管理制度

學校合同管理制度

為維護學校合法權益，提高辦學效益，促進學校改革和發展，根據《中華人民共和國合同法》以及有關法律法規的規定，結合學校實際，特制定本管理制度。

學校合同管理的指導思想是：貫徹執行國家法律的規定，循序漸進與順勢而為相結合，集權與分權相結合。

一、學校合同管理的目標是：加強監督管理，規范學校合同行為，努力做到低成本控制、低風險運行，高起點定位，高效率管理，確保學校事業健康發展。

二、學校實行統一領導，分級管理，分類運行，責任到人，全面監督的合同管理體制。

三、學校可根據合同承辦部門的需要，聯系法律專家參加合同的起草、修改和審核重大合同，參與重大合同談判、合同糾紛的調解、仲裁、訴訟等活動，并根據具體法律服務明確雙方相應的權利、義務和費用。

四、校長辦公室是學校合同綜合管理部門，負責協調合同承辦部門的合同管理工作。