第一篇：關于加強加油卡管理的通知

關于加強加油卡管理的通知

各加油站：

隨著加油卡的不斷推廣，發卡量的不斷增加，固定客戶大面積轉卡，加油卡運行中存在的問題開始逐漸突顯。為規范加油卡操作，強化加油卡管理，防止內部員工刷卡套現，保證加油卡正常、安全、規范地運行，現對加油卡有關事項重申如下：

一、嚴格加油站員工代客戶刷卡和代客戶保管加油卡

（一）嚴令禁止加油站員工代替客戶刷卡，客戶如要求員工代替刷卡，員工應明確告知公司堅決不允許，并提醒客戶自行刷卡，自行在刷卡小票上簽字確認，防止出現資金風險。加油站負責辦理刷卡支付業務的員工，應堅決制止內部員工的刷卡支付。如無特殊原因，一旦發現內部員工代客戶刷卡支付，將視為刷卡套現給予開除處理。核算員每班終了核對刷卡小票時，應認真核對是否有客戶簽字確認，如無客戶簽字確認，此加油款項應由當班負責刷卡的員工賠償；如核算員未認真核對，此加油款項應由核算員負責賠償。

（二）嚴令禁止加油站代替客戶保管加油卡。如客戶確有需要，應要求客戶提供加油卡代刷的《授權委托書》，并以書面報告的形式，報經公司領導審批后，方可執行。執行過程中加油站

應要求客戶在每張刷卡小票上簽字確認，或者相應登記加油臺帳，每班終了，核算員應逐筆核對；每月終了，站經理應與客戶確認當月加油明細和加油余額。若未經審批，發現加油站代替客戶保管加油卡，將對站經理進行停職處理。授權委托書見附件1。

二、嚴格單位卡的發放程序

（一）加油站在有客戶要辦理涉及優惠的單位卡時，應首先先上報優惠申請單，在上報時一并上報（或轉卡時上報）單位客戶的轉卡申請單，優惠申請單按權限進行報批，轉卡申請單報加管部審批，單據格式見附件

2、附件3。在優惠需要調整或客戶需要增加司機卡時，應重新上報申請單。無優惠審批單的客戶，將向站經理追回所有已優惠金額；無轉卡申請單的或者轉卡數量超過審批數量的客戶，扣罰站經理月績效工資20%。

（二）優惠申請單和轉卡申請單審批完成后，應要求客戶提供相關資料的復印件（單位客戶至少提供：營業執照、稅務登記證、機構代碼證、法定代表人身份證等，個人客戶至少提供身份證）、車輛行駛證復印件、司機身份證復印件等資料。

（三）資料收集齊全后，開始整理固定客戶的加油卡合同，上報合同系統審批，之后與客戶簽訂合同。無有效合同的客戶，每個客戶扣罰站經理200元。

（四）合同簽訂后，加油站可以為客戶售卡，但在向客戶提

供卡片時，應一并填寫《固定客戶加油卡明細登記表》，由領卡人在臺帳中簽字確認，加油站相應地在卡系統中維護司機卡相關信息。無明細登記表的，每個客戶扣罰站經理100元。

（五）辦卡完成后，加油站應對每個客戶建立一份客戶檔案，內容包括：合同審批表、已簽訂的合同、優惠申請單、轉卡申請單、加油卡明細登記表、客戶資料等資料。無資料檔案的，每個客戶扣罰站經理500元，資料不齊全的，每個客戶每缺一項資料扣罰站經理100元。

三、嚴格UKEY和密碼的分開保管

（一）UKEY和密碼必須分開保管，站經理應負責保管UKEY，核算員應負責保管密碼。若發現UKEY和密碼沒有分開保管，或者未進行卡系統操作時，UKEY插在加油站發卡設備的主機上，發現一次將扣罰站經理200元。

（二）如因站經理或核算員不在站內，或者因其它工作原因確有需要，站經理可以將UKEY移交給計量員或班長，核算員可以將密碼移交給便利店員或發卡員。其他人員一律不允許持有UKEY或者知道密碼。在移交時要辦理交接手續，要填寫《發卡網點UKEY和密碼交接表》。為督促做好交接工作，如發現未登記交接記錄，將扣罰交班人員每次100元，交班人員應監督接班人員在交接表中簽字確認后，方可把UKEY或密碼移交出去。

四、嚴格充值的確認和核對管理

（一）加油卡充值時，整個充值過程應有兩名員工在場，充值完成后，應打印出充值憑證，且必須有客戶和兩名員工在憑證上簽字確認。核算員每班終了，應認真核對每張充值憑證，如發現充值憑證簽字不齊全的，應向站經理反饋情況，由站經理扣罰相關責任人員每次50元；如核算員未認真核對，未反饋情況，將扣罰核算員每次50元。

（二）每班終了，加油站應做好當班充值款的核對工作，由站經理和核算員共同負責。在系統中打印出充值明細表，與充值投幣金額、刷卡POS小票金額逐筆核對，確保金額一致，做到日清日結。如無按要求核對，出現充值短款問題，將由站經理和核算員共同賠償。

五、其它要求

（一）加油站應嚴格按照以上要求，認真做好加油卡的管理工作，防止出現加油卡刷卡套現、加油卡充值短款、加油卡消費糾紛、加油卡優惠失控等問題。

（二）本通知下發后，加油站應立即組織對現有已轉卡的定點客戶進行排查，對客戶資料、充值憑證、交接臺帳等進行排查，對代管加油卡進行梳理，對員工進行教育培訓，按照此通知要求，在8月底前補齊相關手續資料。

特此通知！

附件1：加油卡授權委托書 附件2：定點客戶優惠申請單 附件3：定點客戶轉卡申請單 附件4：固定客戶加油卡明細登記表 附件5：發卡網點UKEY和密碼交接表

二〇一〇年八月十一日

附件1：加油卡授權委托書格式

授權委托書

中國石油福建泉州銷售分公司：

為簡化操作程序，防范資金風險，我司決定委托中國石油福建泉州

加油站代管我司辦理的中國石油加油IC卡，由該站使用加油卡為我司加油車輛進行油款結算，具體委托事項如下：

一、委托中國石油加油IC卡主卡號：

二、委托中國石油加油IC卡司機卡卡號：

三、允許用加油卡進行油款結算的加油車輛號牌和刷卡小票上司機簽字樣板：

四、其它委托約定：

五、委托期限：

委托單位（簽字蓋章）：

委托日期：

第二篇：加油卡管理規定

IC加油卡管理規定（試行）

一、車輛用油統一使用加油IC卡辦理加油業務，油料辦公室統一到加油站購買，實行“按月分配，適時調整”的管理原則。即：每月25日核準下月油料費，根據不同車型和不同的氣缸排量，給各車IC卡充值，并且根據上月各車輛用油的情況適當增減標準。

二、加油卡由專人負責，使用加油卡時，需經分管經理批準，由油卡保管人員陪同司機一起加油，加油后認真填寫加油登記表，記錄每次加油的時間、數量。不得交由司機自己攜帶、加油。

三、長途出車時，由出車司機填寫加油卡借用登記表，由分管領導審批。沿途加油時作好記錄，交還油卡時如實填報。

四、加油卡為一車一卡，專車專用，登記發放，誰領用，誰保管，誰負責。不準給其它車輛加油。各有車部門必須加強車輛管理，加油卡可設置密碼，由持卡人掌握，以保安全。

五、IC加油卡費用的統計、結算時間為每月25日。由各有車單位攜帶上月《車輛加油記錄卡》、及次月《IC卡充值申請表》到公司辦公室油料管理人員處登記后統一充值（休息日提前或順延一天）。因工作需要且余額過低，可申請提前充值。

六、加油卡月25日申請充值時，須由有卡管理人員核對里程表，認真填寫油卡充值登記表。

七、IC加油卡損壞或丟失，應及時告知公司辦公室油卡管理人員到售卡點辦理更換或掛失手續，掛失前造成的經濟損失和補卡費用由丟卡人承擔。

八、不準用現金加油，特殊情況需經領導批準。現金加油的發票應注明加油車牌號及原由，送交辦公室統一報銷。

九、私車公用加油卡按原規定執行，每月定量充值，一旦配備公車或到外地長期出差即收回油卡停止充值。

十、嚴禁與他人串通后送、換、賣油料，如有發生，一經查實，按實際損失價值的雙倍處罰。

本規定自

****年**月**日起執行。

第三篇：車輛加油卡管理規范@

深圳市聚作實業有限公司 車輛IC加油卡管理規定

一、目的：

為嚴格管控公司加油卡使用流程，明確權限人、負責人，做到充值有記錄，使用有記錄，信息真實、完整、準確，為公司車輛消耗核算提供依據，特制定本制度。

二、管理部門與負責人：

加油卡由總經辦統一管理，由總經辦負責充值與使用統計的匯總，各司機對使用記錄數據負責

三、管理細則：

加油卡余額不足500元時，由總經辦提出充值申請，申請時先匯總加油卡使用記錄，制作成表附于充值申請表后，交公司常務副總經理審核；審核通過后填寫費用申請單，由常務副總經理簽批后將待充值加油卡一并交與財務部由財務部完成充值，并按總經辦安排將相應金額打入對應卡內。

1、使用流程：

（1）車輛加油時由需加油車輛司機在加油卡使用記錄表中依次填寫各項內容后，領取加油卡。

（2）加油卡使用記錄采用一卡一表記錄方式，月底由總經辦匯總成一張報表。按充值流程要求附于加油申請單后

（3）加油車輛的司機在完成加油后將油卡交回總經辦，并交回加油機打小票，并由總經辦在月底制成匯總報表。

1、公司機動車輛實行定點加油管理，進一步規范車輛用油行為，提高資金使用效益，促進公司車輛用油管理。

2、定點加油采用一車一卡管理方式，以IC卡進行刷卡計費，按照一車一卡、一車一號、購卡定車、刷卡加油的原則要求，公司車輛集中到中國石化加油站加油，公司統一編號、換發和啟用。

3、使用者IC卡加油時要及時打印加油單據，便于單位登記備查和對帳管理。

4、對車輛出深圳市，在外加油確需現金支付的，需電話通知部門領導，部門領導同意后，方可加油，回來憑發票報銷。

5、建立內部管理制度，落實專人負責，加強對車輛加油的管理，要求嚴格遵守“四不準”規定，即不異車異卡加油、不準購置其他物品、不準套取支付現金、不準用其他容器加油。

6、財務部定期或不定期對用卡加油情況進行監督檢查，對違反規定的，收回IC加油卡；情節嚴重的，嚴肅追究相關人員的責任。

7、司機要做好行駛記錄內容包括，時間、出發地、出發時公里數、目的地、到達后公里數，行駛里程、乘車人簽名、確認、備注（備注里寫加油數量）。

8、司機如果遺失加油卡請及時通知辦公室辦理掛失

注：油卡領會必須當天交回，同時隨卡交回加油機打小票，如遇特殊情況，須事先與總經辦負責人取得聯系，講明情況。

第四篇：車輛加油卡管理規范

車輛加油卡管理規定

一、目的：

為嚴格管控公司加油卡使用流程，明確權限人、負責人，做到充值有記錄，使用有記錄，信息真實、完整、準確，為公司車輛消耗核算提供依據，特制定本制度。

二、管理部門與負責人：

加油卡由綜合部統一管理，由綜合部負責充值與使用統計的匯總，各使用部門對使用記錄數據負責

三、管理細則：

每月9號由綜合部提出充值申請，申請時先核對公司每張卡上個月充值金額，查詢各卡余額，根據公司相關限額數字將需要充值的金額分配完畢，并交公司總經理審核；審核通過后填寫費用申請單，由總經理簽批后將待充值加油卡一并交與財務部由財務部完成充值，于每月12日左右至中國石化公司按分配的相應金額，分配至每張卡。

1、使用流程：

（1）車輛加油時由需加油人員在加油卡使用記錄表中依次填寫各項內容后，領取加油卡。

（2）加油卡使用記錄采用一卡一表記錄方式，月底由行政匯總成一張報表。（3）加油人員完成加油后將油卡交回綜合部，并交回加油機打小票。（4）公司機動車輛實行定點加油管理，進一步規范車輛用油行為，提高資金使用效益，促進公司車輛用油管理。

2、定點加油采用一車一卡管理方式，以IC卡進行刷卡計費，按照一車一卡、一車一號、購卡定車、刷卡加油的原則要求，公司車輛集中到中國石化加油站加油，公司統一編號、換發和啟用。

3、使用者IC卡加油時要及時打印加油單據，便于單位登記備查和對帳管理。

4、對車輛出深圳市，在外加油確需現金支付的，需電話通知部門領導，部門領導同意后，方可加油，回來憑發票報銷。

5、建立內部管理制度，落實專人負責，加強對車輛加油的管理，要求嚴格遵守“四不準”規定，即不異車異卡加油、不準購置其他物品、不準套取支付現金、不準用其他容器加油（公司新車加油桶除外）。

6、綜合部定期或不定期對用卡加油情況進行監督檢查，對違反規定的，收回IC加油卡；情節嚴重的，嚴肅追究相關人員的責任。

7、使用人要做好行駛記錄內容包括，時間、出發地、出發時公里數、目的地、到達后公里數，行駛里程、乘車人簽名、確認、備注（備注里寫加油數量）。

8、油卡使用人如果遺失加油卡請及時通知綜合部辦理掛失

注：油卡領會必須當天交回，同時隨卡交回加油機打小票，如遇特殊情況，須事先與綜合部取得聯系，講明情況。

第五篇：加油卡管理規則

加油卡使用方法

1，第一種讓加油站工作人員幫助使用，自己輸

入密碼

2，第二種自己加油，將加油卡有卡號一面朝上

插入加油卡槽內，然后按照提示選擇1資金，然后輸入密碼，加油方式選擇不限，加油到跳槍后，必須停止加油，（跳槍后不準再往里加油，否則會導致本次統計油耗過高），跳槍后等待打印出小票后，才能把卡取出，如果提前取出加油卡會導致加油卡灰卡無法使用，導致灰卡無法使用由加油司機負責。3，加油后保管好加油卡，及當時小票，并及時

填寫當時加油后公里數.公司加油卡管理規定

加油卡視為現金使用，請加油人員一定要予以重視，謹慎使用，妥善保管！

1,即日起物流部車輛開始實施一車一卡制，加油時必須使用該車固定用

卡（卡上都有固定車牌號），由當次加油司機簽字領取。領取后，不得轉借他人，如果未經允許私自將卡借給公司其他人員或車輛加油一經發現處于200元罰款，如果未經管理人員允許私自將加油卡借給公司以外人員或車輛加油的，一經發現將報給總經理做開除處理并承擔相應賠償責任。如果加油卡丟失，要及時報給管理人員，由于丟失造成損失的，由丟失人自己負責賠償！

2，每次加油后要妥善保留好加油小票，如有特殊情況加油站打不出小票，必須手工填寫加油金額，加油升數及加油日期時間，并有加油站蓋章確認。若加油小票丟失，且不能提供加油證明，當次加油金額由加油人自己負責，公司不予報銷，并處于200元罰款。

3，每次加油后及時填寫加油后當時車輛公里數，如不填寫加油后公里數，或者胡亂填寫，或者事后填寫，將導致車輛油耗統計不準確（注：每次加油加到跳槍后必須停止加油，不得再往里加油，否則會導致本次油耗偏高），如果本次統計油耗超出平時油耗，超出的部分由當時加油人負責并處于200元罰款。每周將有加油卡管理人員負責抽查車輛公里數，如果實際公里數與小票公里數不符，且差距較大的，將給予相應加油人員處以200元罰款。如果由于開車司機注意節油，使車輛油耗降低的，將向公司申請給予相關司機節油獎勵！

4，加油卡加完油后必須當天交還給管理人員，如有特殊情況當天不能歸還的必須在第二天及時交還。無故不交還加油卡的將處以罰款100元。5,加油卡只做加油使用，不得用于購買加油站商品，如果購買商品將導致油耗統計過高，一經發現將按照第三條超出平時油耗處理，并處罰款1000元！

此加油卡管理規定，由興江源公司司機及加油人員簽字確認后生效，簽字前請仔細閱讀，簽字后不得再有異議！出現問題將按此規定予以處理！司機及加油人簽字：日期：