第一篇：加油卡管理辦法

加油卡管理辦法

我公司現有公車兩輛，每車配備加油卡一張。為了嚴格管控公司加油卡使用流程，明確權限人、負責人，做到充值有記錄，使用有記錄，信息真實、完整、準確，為公司車輛消耗核算提供依據，現對使用加油卡加油進行如下規定。

一、管理部門與負責人

加油卡由行政部統一管理，由行政部負責充值與使用統計的匯總，司機對使用記錄數據負責。

二、細則流程

1、充值流程：

加油卡余額不足1000元時，由行政部提出充值申請，申請時先匯總加油卡使用記錄，制作成表附于充值申請表后，交公司總經辦審核；審核通過后填寫費用申請單，財務及總經辦簽批后由財務部完成充值，行政部安排將相應金額打入對應卡內。

2、使用流程：

（1）車輛加油時由需加油車輛司機在車輛加油登記表中依次填寫各項內容后，領取加油卡。

（2）加油卡使用記錄采用一卡一表記錄方式，月底由行政部匯總成一張報表。

（3）加油車輛的司機在完成加油后將油卡交回行政部，并補填加油數量與當日單價，同時填寫余額登記。（4）加油車輛司機除在車輛加油登記表中填寫各項內容外，仍需在愛嬰島行政部派遣單中備注一欄內注明加油數量及金額等信息事項。

（5）加油卡加油完畢后設備自主打印加油小票，駕駛員必須索要小票，并在小票上注明車牌號，車到達加油站的公里數，并要駕駛員及同行人員核對簽字。

（6）加油當天必須將加油小票交至行政部。

（7）加油卡需由司機外帶使用時，經公司行政人力資源部經理批準，由行政部在車輛加油登記表中注明，由司機以外的同乘人員帶出，原則上不允許司機單獨將加油卡帶出使用。其他特殊使用情況由行政人力資源部經理指導運作。

3、核準:（1）

行政部每月將加油小票匯總，并與加油卡網上使用記錄進行核對；如出現核對不一致時，要查詢當日《愛嬰島用車申請單》及《用車明細表》落實當日駕駛員進行當面核準。

（2）如經查證因駕駛員疏忽未能提供加油小票造成信息核對不一致，第一次予以警告，第二次加油費由本人承擔；

（3）如經查證因駕駛員私自使用加油卡而造成信息核對不一致，給予加油費兩倍的罰款，并予以警告處理。

（4）駕駛員必須遵守：不準無卡加油，不準異車號加油，不準加不相符的油品，不準帶其他容器加油。

（5）嚴禁與他人串通后送，換，賣油料，如有發生，將安實際損失價值的10倍予以處理，情節嚴重的，將依法追究其刑事責任。

第二篇：加油卡管理辦法

加油卡管理辦法（試行）--討論稿

為更好地規范加油站加油卡管理工作，有效防范加油站運營過程中的流程風險，確保加油卡管理明晰流程、界定職責，實現加油卡的印制、領用、充值、消費、保管等工作的規范管理，防范資金風險，制定本辦法。

加油卡的充值、消費業務通過“加油卡管理系統”進行管理。系統由零售部、財務部、各加油站相關崗位人員操作，各部門均須配備相應業務負責人，并明確責任。

第一條 職能分工

（一）零售部IC卡管理崗負責加油卡的需求統計、定制、驗收、寫磁、售后服務，負責加油卡的注冊、分發、換卡，同時負責加油卡全面管理。

零售部負責協調加油卡充值卡系統運維故障管理和技術支撐；負責加油卡充值卡系統用戶權限管理，負責制定加油充值卡系統應急措施、用戶權限管理辦法等運維制度，確保交易數據傳遞的及時、準確，確保系統安全、穩定、可靠運行。

（二）財務部負責制定加油卡財務核算辦法，審核加油站上報的加油卡充值、消費日報；定期抽查、檢查充值網點資金上繳情況；按財務核算辦法進行賬務處理，定期與零售部門開展對賬。

（三）各充值網點負責加油卡的需求上報、申領、保管加油卡卡片；負責加油卡充值、消費及日結賬務等業務操作；負責現場營銷宣傳和客戶解釋等工作。

第二條 加油卡管理業務流程

（一）空白加油卡的定制

1.定制。零售部根據市場需求，確定空白加油卡的數量，并進行設計定稿（卡面的內容、卡號的準確、卡的磁性）。

2.驗收。零售部負責按批次隨機抽檢10張空白加油卡。3.保管。零售部IC卡管理崗負責空白加油卡的保管，并建立《加油卡庫存登記表》（附件1）。

（二）開卡

1.加油卡申請。各加油站制定次月加油卡需求計劃表，于當月25日前報零售部IC卡管理崗。

2.卡號注冊、刷卡寫磁。零售部IC卡管理崗根據加油卡需求，注冊相應的加油卡信息，制作《加油卡注冊（開卡）明細表》（附件2）。在刷卡寫磁前應核對每盒加油卡的初始卡號，并在刷卡寫磁充值后進行復核，以核實卡號的準確性，復核率須不低于5%。

對無法刷卡寫磁的廢卡，制作《加油卡注銷單》（附件3），進行注銷、封存。

（三）加油卡領用及保管

零售部IC卡管理崗根據加油站報送加油卡需求，制作《加油卡申領單》（附件4）一式兩聯，一聯由零售部留存記賬，一聯由加油站留存記賬。

清點后的加油卡，須在包裝后加上封條，至加油站后存入保險柜，由兩人以上共同啟封。

（四）加油卡申請與領取流程

1、加油卡由各加油站助理負責保管，領取人從公司領回加油卡必須進行入庫管理，填寫《加油卡領用存登記表》（附件5）。空白

卡及回收卡放于保險柜內保存。

2、加油站助理每日填寫上報《加油卡領用存登記表》，并及時關注站內加油卡庫存情況。當出現預期加油卡不足或者臨近節假日的情況時，站助理應及時通知IC卡管理崗，說明所需加油卡種類及數量。

2、IC卡管理崗應及時將加油站的需求登記在《加油卡庫存登記表》上，及時發卡并包裝標記所需分配的加油卡以便發放。

3、加油站助理領取加油卡時需填寫《加油卡領用存登記表》上的相關信息，核對無誤后簽字。當加油站助理無法親自來公司領取時應當由IC卡管理崗及時與零售部及其他部門協商，根據工作行程安排配送。

4、每天當班主管從助理處領取當日計劃辦卡量，并將本日的辦卡明細進行登記。交接班時將卡片交回助理處，填寫《加油卡交接登記表》（附件6）。

（五）加油卡售卡與充值流程

1、加油站被授權員工依據客戶需求為其申請辦理記名卡或不記名卡。

辦理不記名卡時，如一次性購買 1 萬元（含）以上的，員工應要求客戶提供有效身份證件，留存購卡人及其代理人姓名、單位名稱、有效身份證件號碼和聯系方式，并提醒客戶不記名卡不掛失、不補卡。

辦理記名卡時需由員工輔助客戶填寫《**能源加油卡業務申請表》。

對于單位用戶員工應要求其提供單位介紹信、主卡人身份證件原件及復印件、經辦人身份證件原件及復印件等。對于個人客戶員工應要求其提供身份證件原件及復印件、經辦人身份證件原件及復印件等。

需要開具增值稅專用發票的客戶，要求其開卡名稱與專用發票上購貨方名稱一致。

當月所填《加油卡業務申請表》應由站經理或助理于月底前上交IC卡管理崗保管。

2、表格填寫完成后，由發卡員工在聯網儲值系統上登記客戶信息、加油型號、優惠額度等，由站經理或資料復核，核對確認后輸入儲值金額，將加油卡授予客戶并向其申明相關使用事項，填寫《加油卡發放登記表》（附件7），并由領卡人簽字，同時登記《加油卡領用存登記表》，并于次日早上發送至IC卡管理崗郵箱。

3、加油站辦卡時，必須嚴格按照汽柴油卡進行辦理，設置的折扣優惠必須按照公司要求執行，設置完畢后要仔細核對，禁止不負責任地任意設置，或汽柴油混用。

4、辦理副卡應審核相應手續，必須在主卡和單位證明齊全的情況下辦理副卡發放、副卡充值，防止出現假冒單位加掛副卡套取充值資金或者套取折扣單位所享受折扣優惠的行為。

（六）加油卡掛失與補卡流程

1、客戶到達開卡加油站辦理加油卡掛失時，員工應要求客戶出示開戶時使用的有效身份證件并留存復印件，核對申請單信息與系統是否一致。如一致，在聯網儲值系統中進行掛失操作，并打印掛失憑證，要求客戶在憑證上簽字確定并保留，并告知客戶辦理掛失手續后24小時內發生的加油及其他消費損失由持卡人本人承擔，24小時后發生的加油及其他消費損失由**能源承擔，客戶掛失后不能辦理止掛業務。

2、補卡時，員工應要求客戶出示開戶時使用的有效身份證件并存留復印件，在核對申請單信息與系統之后，方可進行補卡操作。

3、補卡應向客戶收取20元補卡費，由加油站交給IC卡管理崗，由IC卡管理崗交給財務部門，并由財務部門出具相關收據，IC卡管理崗負責核對并保存。

4、補卡時應由開卡人員向IC卡管理崗說明相關情況，并提供丟失卡片的卡號，由IC卡管理崗負責出具該卡所剩余額及其消費詳單，由開卡人員打印，并向客戶出示，確認無誤后，方可將舊卡余額轉入新卡，并將新卡發放至客戶手中，同時登記《加油卡補卡登記表》（附件8）。

5、補卡完成后，由開卡人員在《加油卡發放登記表》填寫并標出所補卡號及金額。

（七）加油卡退卡處理流程

1、當客戶要求退卡時，應由站經理或助理主動安撫并了解原因，公司原則上不允許退卡。遇到特殊情況，如病、亡、遷出常住地等情況，應要求客戶出示開戶時的有效證件并留存復印件，核對一致后，方可辦理退卡。

2、由退卡人員協助客戶填寫《**能源加油卡退卡申請表》。由退卡人員向電IC卡管理崗說明相關情況，并提供所退卡片的卡號，由IC卡管理崗出具該卡所剩余額及其消費詳單。由退卡人員打印，并向客戶出示，確認無誤后成功受理退卡申請。

3、退卡自申請日起15個工作日內辦理，原則上以充值的形式進行退還。

4、退回的加油卡應當交由IC卡管理崗進行格式化后重新投入使用，并登記《加油卡庫存登記表》。

（八）加油卡睡眠卡處理流程

1、站經理及助理應當通過聯網儲值系統實時關注站上加油站的資金流動情況，對于加油站代為保管的，在兩個月內沒有任何消費、充值記錄的加油卡應判定為睡眠卡。

2、睡眠卡余額做扣值轉出，做為加油站客戶預收款掛賬處理。

3、睡眠卡應由加油站助理統一保管標記，登記《加油站睡眠卡上交登記表》（附件9），并交予IC卡管理崗。

4、IC卡管理崗應對各站回收上交的睡眠卡詳細記錄，并在每月月初對于上月的上交情況以站為單位發放5/張的獎勵。

5、對于睡眠卡的后期處理，IC卡管理崗應當在將其格式化后，重新投入使用，并登記《加油卡庫存登記表》。

（九）加油卡數據核對

1、每日營業結束，各站助理通過聯網儲值系統中查詢并下載消費及儲值數據，核對無誤后填寫交接班表、日報表，作為附表一同上報至財務部門郵箱。

2、次月月初由IC卡管理崗下發通知，各站按要求上報月末交接班時間。各站助理依要求重新啟動電腦上的聯網儲值系統，IC卡管理崗根據各站交接班時間在聯網儲值系統中查詢消費及儲值數據，并以表格的形式下發至各站及財務部門郵箱；助理通過郵箱下載本站儲值及消費數據，與本站記錄逐一核對。如核對不一致，向IC卡管理部門反映，共同查找原因。核對一致，由加油站和IC卡管理崗共同向財務上報核對一致的儲值及消費數據，財務部門出具加油卡數據核對表格，由財務部門和零售部門共同簽字確認。

（十）庫存盤點

每月結賬日由零售部負責空白加油卡進行盤點，各充值網點負責

對保管的加油卡進行盤點，并詳實填制《加油卡盤點表》（附件10），在每月的最后一天上報給零售部卡管理崗。公司安排相關部門對加油卡庫存狀況進行隨機抽檢。

第四條 代管客戶IC卡的管理

（一）原則上不允許加油站為客戶代管IC卡。

（二）對于客戶提出的代管請求，站經理或助理應填寫《代管卡客戶審批表》（附件11），并通過郵件的形式上報至零售部IC卡管理崗，待零售部經理與IC卡管理崗共同簽字后通過傳真的形式傳至加油站，審批成功后需與客戶簽訂書面承諾書。

（三）提出代管請求的客戶，其車輛數不低于兩輛（含兩輛），代管車輛較多的客戶應在上報審批表的同時另附明細進行說明；

（四）承諾書的填寫要求一式三份，客戶、加油站、公司各持一份，承諾書中的公司聯上交IC卡管理崗；

（五）未按要求填寫審批單或未與現有代管客戶簽訂承諾書的視為違規操作，將試情節輕重處以站經理及助理200—500元的罰款。

第五條 授權及監督辦法

（一）實施有效的崗位分離，由專人負責發卡及充值，加油站開卡操作人員必須為授權人員，原則上由站經理或站理承擔，責任到人。

（二）發卡時需授權人員復核，著重審核顧客提供的相關證明材料、加油卡優惠是否符合公司政策、大客戶優惠是否經過審批，不得隨意辦卡、重復辦卡，套取辦卡指標獎勵、充值優惠，卡內折扣優惠等。

（三）空白卡必須由專人保管，卡片領用、發放、出入庫必須日清日結，每日營業結束后，必須將未售出的加油卡入庫保管。

（四）安裝了發卡充值系統的電腦必須設定開機密碼，操作員離開電腦前必須確認已退出卡系統，且電腦處于鎖定或關機狀態；

（五）嚴明懲罰制度，禁止加油站員工為客戶代管加油卡、代充值、代刷卡、代簽字，禁止加油站員工以收取客戶現金，利用本人或他人的加油卡刷卡結算的形式套取現金。

（六）將客戶不再使用的加油卡及時回收保管，交回公司，嚴禁私自隨意再次充值使用，否則發現此現象視為套現、套折扣處理。

（七）加強員工培訓防止對系統不熟悉或態度不認真引起的失誤操作。

（八）加油站助理按公司規章行事，及時日結對賬，按崗位分離的要求進行資金、卡片的核對和交接，及時發現違規發卡、違規充值或誤充值、發卡等操誤操作行為。

第六條 公司會不定期進行稽查，一旦發現違規現象、套現行為等，對責任員工進行辭退處理，并視情況按照刷卡金額的5-10倍進行賠償，并追究站經理的管理責任。（違反以上條款者，視情節輕重，處以50—200元不等罰款。）

第七條 本辦法自發布之日起執行，本辦法最終解釋權歸公司所有。

附件：

1.《加油卡庫存登記表》 2.《加油卡注冊（開卡）明細表》 3.《加油卡注銷單》 4.《加油卡申領單》 5.《加油卡領用存登記表》 6.《加油卡交接登記表》 7.《加油卡發放登記表》 8．《加油卡補卡登記表》 9.《加油站睡眠卡上交登記表》 10.《加油卡盤點表》 11.《代管卡客戶審批表》 12.加油卡代管承諾書

第三篇：企業加油卡管理辦法

濱州運通汽車銷售有限公司

加油卡管理辦法

一、目的嚴格管控公司加油卡使用流程，明確權限人、負責人，做到充值有記錄，使用有記錄，信息真實、完整、準確，為公司車輛消耗核算提供依據。

二、管理部門與負責人

加油卡由辦公室統一管理，由辦公室主任負責充值與使用統計的匯總，各駕駛員對使用記錄數據負責。

三、細則流程

1、充值流程：

加油卡余額不足500元時，由辦公室主任提出充值申請，申請時先匯總加油卡使用記錄，制作成表附于充值申請表后，交公司財務部審核；審核通過后填寫費用申請單，由總經理簽批后將充值加油卡由辦公室完成充值。

2、使用流程：

（1）車輛加油時由需加油車輛駕駛員在加油卡使用記錄表中依次填

寫各項內容后，領取加油卡。

（2）加油卡使用記錄采用一卡一表記錄方式，月底由辦公室主任匯

總成一張報表。按充值流程要求附于加油申請單后。

（3）加油車輛的駕駛員在完成加油后將油卡交回辦公室，并補填加

油數量與當日單價，同時填寫余額登記表。

（4）加油卡需由駕駛員外帶使用時，經公司總經理批準，由辦公室

主任在加油卡使用記錄表中記明，原則上不允許駕駛員單獨將加油卡帶出使用。

其他特殊使用情況由辦公室主任指導運作。

綜合行政辦公室

2012-01-01

第四篇：企業加油卡管理辦法

加油卡管理辦法

一、目的

嚴格管控公司加油卡使用流程，明確權限人、負責人，做到充值有記錄，使用有記錄，信息真實、完整、準確，為公司車輛消耗核算提供依據。

二、管理部門與負責人

加油卡由采購部負責充值，綜合管理部負責統一管理和使用統計的匯總，各駕駛員對使用記錄數據負責。

三、使用流程

1、充值

當加油卡余額不足100元時，由綜合管理部提出充值申請，審核通過后交由采購部充值。

2、車輛加油時由需加油車輛駕駛員在《加油卡使用記錄表》中依次填寫各項內容后，領取加油卡。

3、加油卡加油完畢后設備自動打印加油小票，駕駛員必須索要小票。

4、當天加油當天將加油卡和小票交到綜合管理部，并補填加油數量與當日單價，同時填寫余額登記表。加油小票上必須注明駕駛員姓名。

5、加油卡記錄采用一卡一表記錄方式，月底由綜合管理部統計，匯總各車輛加油情況。如出現核對不一致時，要查詢當日《用車申請單》及《車輛使用記錄單》落實當日駕駛員進行當面核準；

四、考核管理

1、駕駛員應妥善保管加油卡，嚴禁折疊涂畫，如因駕駛員保管不善造成加油卡丟失或不能使用的，當事人負全權責任。

2.如經查證因駕駛員疏忽未能提供加油小票造成信息核對不一致，第一次予以警告，第二次加油費由本人承擔；

3.如經查證因駕駛員私自使用加油卡，給予加油費用兩倍罰款，并警告處理。

4、其他特殊使用情況由綜合管理部指導運作。

第五篇：加油卡日常管理辦法

加油卡管理

一、加油卡管理由工程部統一負責，日常的使用由辦公室負責。

二、加油卡實行主副卡制，副卡一車一卡，僅限企業公車在中國石化加油站點進行加油，油品為93#汽油。

三、使用

1、本加油卡可在中石化加油站進行加油。

2、在其他站點首次加油時，應先在便利店對卡進行激活。

3、持卡加油和卡片激活時需使用密碼。

4、加油后應將加油數量和加油卡余額告知辦公室。

5、加油卡誰領用誰保管，加油后及時交回辦公室。

四、充值

加油卡余額不足500元時，由辦公室提出充值申請，工程部負責辦理。

五、實行加油卡管理后，有加油卡的車輛原則上不再用現金加油。特殊情況下若需現金加油，需提前向辦公室申報。