第一篇：協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書1.03

快普M6整合管理平臺系統(tǒng)-整合管理平臺

使用說明書（V2.03.100331.2000）

目

錄

第一章 系統(tǒng)整體介紹...............................................................................................4 1.1功能概況...............................................................................................4 1.2相關(guān)操作...............................................................................................5

第二章 個(gè)人辦公......................................................................................................6 2.1計(jì)劃任務(wù)...............................................................................................6 2.2實(shí)際行動(dòng)...............................................................................................6 2.3工作報(bào)告...............................................................................................7 2.4上級給我的點(diǎn)評/我給下屬的點(diǎn)評...........................................................8 2.5自定義桌面............................................................................................9 2.6在線短信...............................................................................................9 2.7電子郵件.............................................................................................10 3.2文件庫.................................................................................................12

第三章 日常辦公....................................................................................................13 3.1工作流定制管理...................................................................................13

3.1.1表單定制....................................................................................13 3.1.2流程定制....................................................................................15 3.1.2流程監(jiān)控....................................................................................18 3.2 工作事宜辦理.....................................................................................18

3.2.1 我擬辦的事宜............................................................................19 3.2.2提交的事宜................................................................................20 3.2.3我辦理的事宜.............................................................................20 3.2.4委托辦理....................................................................................21 3.3公告通知.............................................................................................21

第四章 行政辦公....................................................................................................22 4．1人員休息安排....................................................................................22 4．2會議室管理.......................................................................................22

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

4.2.1會議室使用申請查看和審批........................................................23 4.2.2會議室的申請.............................................................................23 4.3投票設(shè)置.............................................................................................24 4.4投票查看.............................................................................................25

第五章 辦公用品....................................................................................................26 5.1辦公用品倉庫......................................................................................27 5.2辦公用品類別......................................................................................27 5.3辦公用品信息......................................................................................28 5.4辦公用品領(lǐng)用......................................................................................28 5.5辦公用品退回......................................................................................29 5.6辦公用品入庫......................................................................................30 5.7辦公用品盤點(diǎn)......................................................................................31 5.8辦公用品庫存統(tǒng)計(jì)...............................................................................32 5.9辦公用品管理和進(jìn)銷存財(cái)務(wù)的關(guān)系.......................................................32

第六章 車輛管理....................................................................................................33 6.1車輛檔案.............................................................................................33 6.2車輛申請.............................................................................................34 6.3油耗記錄.............................................................................................35 6.4其他功能.............................................................................................35

第七章 系統(tǒng)管理....................................................................................................35 7.1企業(yè)信息.............................................................................................36 7.2組織架構(gòu).............................................................................................36 7.3員工信息和用戶管理............................................................................37 7.4 權(quán)限管理............................................................................................38

7.4.1功能權(quán)限管理.............................................................................38 7.4.2職位權(quán)限設(shè)置.............................................................................39 7.4.3數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置.............................................................................39 7.4.4基礎(chǔ)數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置......................................................................40 7.5數(shù)據(jù)導(dǎo)入.............................................................................................40 7.6套打管理.............................................................................................41

7.6.1 套打模板管理............................................................................41

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

7.6.2 套打字段信息............................................................................42 7.6.3 系統(tǒng)打印參數(shù)............................................................................43 7.7 系統(tǒng)參數(shù)............................................................................................43 7.8 分支機(jī)構(gòu)............................................................................................44

第八章 其他功能....................................................................................................45 8.1 知識管理............................................................................................45 8.2電話管理.............................................................................................46

8.2.1通訊記錄管理及參數(shù)設(shè)置...........................................................46 8.2.2撥打電話、電話錄音..................................................................47

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

第一章 系統(tǒng)整體介紹

該系統(tǒng)采用最新技術(shù)架構(gòu)，應(yīng)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)平臺及工作流引擎將各系統(tǒng)各部門充分協(xié)同起來，形成一個(gè)流水化的工作平臺，實(shí)現(xiàn)公司各部門各信息系統(tǒng)的流水化作業(yè)和協(xié)同工作，從而提高工作效率，規(guī)范管理，是一套典型的智能型自動(dòng)化辦公管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)除傳統(tǒng)的協(xié)同辦公管理功能外，更重要是能為所有會形成孤島的信息和業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供整合功能，是整個(gè)整合管理平臺的基礎(chǔ)，可建立企業(yè)信息、組織架構(gòu)、進(jìn)行員工設(shè)置，設(shè)置各個(gè)子系統(tǒng)的功能權(quán)限定義及業(yè)務(wù)流程等等。同時(shí)也整合了移動(dòng)通信、郵件及互聯(lián)網(wǎng)等各種最新技術(shù)。

1.1功能概況

個(gè)人辦公——制訂個(gè)人工作計(jì)劃，上級可安排下級工作任務(wù)，計(jì)劃有強(qiáng)大提醒功能；工作報(bào)告可設(shè)置模板并按模板填寫，上級可進(jìn)行點(diǎn)評審批，點(diǎn)評信息自動(dòng)發(fā)短信給對方。

日常辦公——通過新增需要審批的業(yè)務(wù)單據(jù)并提交，由系統(tǒng)根據(jù)相應(yīng)流程設(shè)置自動(dòng)判斷下個(gè)辦理人，需要我審批的所有單據(jù)會集中在“我辦理的事宜”模塊，如果外出可將部分或全部業(yè)務(wù)委托給指定人辦理，實(shí)現(xiàn)外出期間需要我審批的流程自動(dòng)提交給委托辦理人辦理。

公共信息——公告發(fā)布及閱讀跟蹤；文件庫管理，可對內(nèi)部文件進(jìn)行歸類、存檔、備案的管理，可建多級文件夾，設(shè)多級權(quán)限控制，包括新增、修改、查看等權(quán)限，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程審批及公告的歸檔；知識庫管理可對知識進(jìn)行分類，并集思廣益，可跟蹤瀏覽情況。

在線短信——在線交流模塊提供類似網(wǎng)絡(luò)尋呼信息交流工具，幫助企業(yè)規(guī)范的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)，自動(dòng)彈屏顯示內(nèi)部員工信息、公告、新收郵件通告，以及各種業(yè)務(wù)流程處理通知，并能通過信息鏈接直接定位到相關(guān)單據(jù)。

行政辦公——會議室管理可實(shí)現(xiàn)會議室的申請、預(yù)約情況查詢、會議提醒及人員簽到等；投票管理可實(shí)現(xiàn)匿名投票。

流程管理——根據(jù)不同流向判斷設(shè)置多個(gè)審批環(huán)節(jié)，為各種業(yè)務(wù)定制審批流程，包括系統(tǒng)業(yè)務(wù)單據(jù)和自定義表單；通過流程監(jiān)控可查看流轉(zhuǎn)情況，進(jìn)行催辦、特送等；對重要公文可啟用流水號管理；表單定制為各行業(yè)客戶提供靈活的自定義表單，滿足個(gè)性化需求。

車輛管理——車輛是公司重要資產(chǎn)，因流動(dòng)性大，管理特別難，可根據(jù)車輛狀態(tài)進(jìn)行車輛的申請與安排，將所有維修、加油、投保、年審、事故及違章等重要信息記錄下來，便于事后查看分析，還能自動(dòng)記算百公里油耗，投保、年審自動(dòng)提醒等。

辦公用品——采購入庫、領(lǐng)用、退回、庫存、盤點(diǎn)、領(lǐng)用分析等，該模塊主要用于非公司主營產(chǎn)品的辦公用品管理，公司主營庫存商品用于辦公用品時(shí)用ERP領(lǐng)料出庫來實(shí)現(xiàn)。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

電子郵件——不僅可以發(fā)內(nèi)部郵件，還可以發(fā)外部郵件，自主研發(fā)的郵件收發(fā)系統(tǒng)既取代了0utlook、Foxmail 收發(fā)郵件的功能，徹底解決郵件收發(fā)管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)形成信息孤島的問題，而且在每個(gè)客戶及聯(lián)系人關(guān)聯(lián)頁面可方便查看公司所有人給該客戶收發(fā)的郵件信息，否則要到每個(gè)人的收發(fā)件箱查找過濾才能實(shí)現(xiàn)此功能。通過郵件模板群發(fā)時(shí)自動(dòng)提取客戶、聯(lián)系人、發(fā)件人等相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)批量標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，個(gè)性化體驗(yàn)。

來電精靈CTI——配合快普USB來電盒實(shí)現(xiàn)來電自動(dòng)彈屏，自動(dòng)匹配客戶及聯(lián)系人并顯示與該客戶相關(guān)聯(lián)的售前、售中、售后信息，實(shí)現(xiàn)快速響應(yīng)，可設(shè)置去電前綴，在系統(tǒng)任何有電話或手機(jī)的地方直接點(diǎn)擊即可撥出電話，免去手工撥號，同時(shí)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)電話錄音。

手機(jī)短信——配合快普短信貓實(shí)現(xiàn)每個(gè)人只要能上系統(tǒng)就可發(fā)短信，可對各部門人員進(jìn)行短信限額設(shè)置，可對系統(tǒng)員工和客戶群發(fā)短信、系統(tǒng)短信提醒，定時(shí)發(fā)送設(shè)置等。

系統(tǒng)管理——可限制用戶查看系統(tǒng)信息的起始時(shí)間、系統(tǒng)登錄時(shí)間、設(shè)置用戶密碼修改周期及密碼強(qiáng)度要求等安全管理；可設(shè)置功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限和敏感數(shù)據(jù)；用WORD靈活編輯想要的打印模板，每個(gè)模塊可上傳多個(gè)打印模板并默認(rèn)其中一個(gè)，可按單據(jù)行數(shù)、固定行數(shù)或最大行數(shù)進(jìn)行打印，設(shè)置打印提示及打印按鈕控制等；桌面自定義、單據(jù)自定義及功能強(qiáng)大的系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置等

1.2相關(guān)操作

過濾條件的設(shè)定 點(diǎn)擊任具體一功能模塊，系統(tǒng)會將該模塊的業(yè)務(wù)單據(jù)按過濾條件設(shè)置以列表的方式顯示出來，這里可隨時(shí)修改過濾條件更新查詢狀態(tài)。

單據(jù)的關(guān)聯(lián)頁簽 系統(tǒng)任一業(yè)務(wù)單據(jù)若有關(guān)聯(lián)信息或關(guān)聯(lián)單據(jù)，可點(diǎn)擊單據(jù)左上方的分頁簽查看關(guān)聯(lián)信息，并且可在該關(guān)聯(lián)信息的頁簽中編輯或新增所對應(yīng)的關(guān)聯(lián)信息。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

第二章 個(gè)人辦公

2.1計(jì)劃任務(wù)

員工可根據(jù)實(shí)際情況作出詳細(xì)工作計(jì)劃，掌握工作重點(diǎn)；部門管理者可以查看本部門和下屬機(jī)構(gòu)所有人員的任務(wù)編制，對計(jì)劃進(jìn)行點(diǎn)評、調(diào)整工作計(jì)劃、分配計(jì)劃任務(wù)等，實(shí)時(shí)監(jiān)控工作進(jìn)度。支持共享給團(tuán)隊(duì)成員，支持樹狀列表方式來展現(xiàn)各計(jì)劃的層級關(guān)系，并借鑒了“日歷管理”的圖形化交互方法，來安排日程和任務(wù)，使之一目了然。

位置：整合管理?個(gè)人辦公?計(jì)劃任務(wù)

計(jì)劃列表的查看方式：除了按照常規(guī)的列表查詢，也可通過周日歷和月日歷的方式查詢。負(fù)責(zé)人員和共享人員:負(fù)責(zé)人員為計(jì)劃的主要負(fù)責(zé)人，可對計(jì)劃進(jìn)行編輯和調(diào)整執(zhí)行狀態(tài)。共享人員則只能查看該計(jì)劃信息。

計(jì)劃分級：通過選擇<上級計(jì)劃>來確定計(jì)劃之間的層級關(guān)系，選擇上級計(jì)劃后，會自動(dòng)繼承上級計(jì)劃的開始及結(jié)束時(shí)間，并可在該時(shí)間范圍內(nèi)進(jìn)行修改。

快速制定計(jì)劃：可在同一頁簽制定多條計(jì)劃后一并保存，之后可分別進(jìn)行修改或完善。計(jì)劃的狀態(tài)：未開始—進(jìn)行中—暫?！淹瓿伞蜒悠凇∠?。計(jì)劃的關(guān)聯(lián)：可關(guān)聯(lián)客戶、上級點(diǎn)評、實(shí)際行動(dòng)。

2.2實(shí)際行動(dòng)

做好“時(shí)間日志”，記錄當(dāng)天具體做了哪些事（如果是做計(jì)劃的事，就直接從計(jì)劃表里中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

調(diào)取，也可以手工輸入）。可以關(guān)聯(lián)多個(gè)客戶（銷售行動(dòng)）。其中具體的實(shí)際行動(dòng)可以關(guān)聯(lián)具體的工作計(jì)劃和具體的單據(jù)如：費(fèi)用管理、商機(jī)管理、合同（交付）、合同（回款）、市場活動(dòng)、線索管理。

位置：整合管理?個(gè)人辦公?實(shí)際行動(dòng)

實(shí)際行動(dòng)的關(guān)聯(lián)：可選擇對應(yīng)的計(jì)劃任務(wù)，也可在關(guān)聯(lián)頁簽處關(guān)聯(lián)客戶，若有關(guān)聯(lián)客戶，此次實(shí)際行動(dòng)相當(dāng)于該客戶的一條<聯(lián)系記錄>，在客戶聯(lián)系記錄模塊可查看此信息。

2.3工作報(bào)告

用于員工記錄周、月、年的工作情況、心得體會、以及工作中出現(xiàn)的問題（可以直接從“計(jì)劃任務(wù)”或“實(shí)際工作”功能模塊導(dǎo)入數(shù)據(jù)）；并且部門管理者可以查看本部門和下屬機(jī)構(gòu)所有人員的報(bào)告，可以進(jìn)行點(diǎn)評（給每個(gè)人評分，可參與績效考核）。

位置：整合管理?個(gè)人辦公?工作報(bào)告

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

報(bào)告類型：上周報(bào)告、本周報(bào)告、昨日報(bào)告、本日報(bào)告等。選擇不同報(bào)告類型后會影響報(bào)告主題的時(shí)間。

報(bào)告模板： 選擇<導(dǎo)入報(bào)告模板>引入或編輯所需要的報(bào)告格式。也可在此通過新建模板來增加所需的模板格式。

2.4上級給我的點(diǎn)評/我給下屬的點(diǎn)評

查看上級用戶對當(dāng)前用戶的計(jì)劃任務(wù)、實(shí)際行動(dòng)（聯(lián)系記錄）、工作報(bào)告、商機(jī)管理中的單據(jù)進(jìn)行點(diǎn)評的內(nèi)容。點(diǎn)擊點(diǎn)評內(nèi)容的超鏈可以打開關(guān)聯(lián)的具體單據(jù)。

位置：整合管理?個(gè)人辦公?上級給我的點(diǎn)評/我給下屬的點(diǎn)評

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

點(diǎn)評的業(yè)務(wù)范圍：計(jì)劃任務(wù)、工作報(bào)告、實(shí)際行動(dòng)、商機(jī)管理

2.5自定義桌面

用戶可以選擇這些模塊是否顯示達(dá)到個(gè)性化定制桌面的作用。用于定制用戶桌面六個(gè)功能快分別顯示的單據(jù)列表內(nèi)容。

位置：整合管理?個(gè)人辦公?自定義桌面

關(guān)于本模塊： 用戶可在此編輯符合自己使用習(xí)慣的用戶模板，并可以將設(shè)計(jì)的模板保存為多個(gè)方案，選擇已保存的模板即可調(diào)用設(shè)計(jì)好的模板。

2.6在線短信

在線交流模塊提供類似網(wǎng)絡(luò)尋呼信息交流工具，幫助企業(yè)規(guī)范的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)，自動(dòng)彈屏顯示內(nèi)部員工信息、公告、新收郵件通告，以及各種業(yè)務(wù)流程處理通知，并能通過信息鏈接直接定位到相關(guān)單據(jù)。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

位置：整合管理?在線交流?在線短信

信息類別：列表中記錄兩種類型的信息：

1、其他用戶直接手工編輯的日常交流信息。

2、系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)的提示信息，如下屬提交工作報(bào)告后我們能夠看到系統(tǒng)提示信息，此時(shí)點(diǎn)擊<查看鏈接>能夠快速定位到對應(yīng)的工作報(bào)告。

2.7電子郵件

不僅可以發(fā)內(nèi)部郵件，還可以發(fā)外部郵件，自主研發(fā)的郵件收發(fā)系統(tǒng)既取代了0utlook、Foxmail 收發(fā)郵件的功能，徹底解決郵件收發(fā)管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)形成信息孤島的問題，而且在每個(gè)客戶及聯(lián)系人關(guān)聯(lián)頁面可方便查看公司所有人給該客戶收發(fā)的郵件信息。通過郵件模板群發(fā)時(shí)自動(dòng)提取客戶、聯(lián)系人、發(fā)件人等相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)批量標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，個(gè)性化體驗(yàn)。位置：整合管理?在線交流?電子郵件

郵件的發(fā)送范圍：可同時(shí)將一封發(fā)送給內(nèi)部郵箱地址和外部郵箱地址，可以進(jìn)行短信群發(fā)等。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

外部郵箱的設(shè)置：和foxmail的賬戶設(shè)置類似，設(shè)置成功后可以發(fā)送和接受外部郵件。

郵件模板

發(fā)送郵件時(shí)可以調(diào)用設(shè)置好的模板格式，如添加個(gè)人名片，自動(dòng)調(diào)入客戶聯(lián)系人的名稱，編輯常用問候等，方便我們快速規(guī)范的編輯郵件。

如果要在發(fā)外部郵件時(shí)能夠自動(dòng)調(diào)用客戶的名稱，則點(diǎn)擊<插入編輯>，選擇對應(yīng)的“聯(lián)系人：聯(lián)系人姓名”，確定后會加入到<模板內(nèi)容>里對應(yīng)的光標(biāo)處。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

3.2文件庫

可對內(nèi)部文件進(jìn)行歸類、存檔、備案的管理，可建多級文件夾，設(shè)多級權(quán)限控制，包括新增、修改、查看等權(quán)限，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程審批及公告的歸檔。

位置：整合管理?個(gè)人辦公?文件庫

文件的分類：通過樹狀結(jié)構(gòu)設(shè)置不同層級的文件夾，每個(gè)最末一級的文件夾中存放文件。

文件的權(quán)限：針對不同的文件夾設(shè)立權(quán)限，文件會繼承所屬文件夾的權(quán)限。文件夾權(quán)限設(shè)置解讀:

A管理者：文件夾的管理者由可新建文件夾的用戶來設(shè)定，文件夾中的其它權(quán)限（編輯者、作者和讀者）則由文件夾管理者設(shè)定。文件夾管理者可以在文件夾中創(chuàng)建子文件夾，并指定子文件夾的管理者。

B編輯者：文件夾的編輯者在本級文件夾和子文件夾中，具有編輯者權(quán)限能夠新增、編輯文件。

C作者：文件夾的作者在本級文件夾和子文件夾中，具有作者權(quán)限能夠新增文件。D讀者：文件夾的讀者在本級文件夾和子文件夾中，具有讀者權(quán)限能夠?yàn)g覽文件。中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

第三章 日常辦公

3.1工作流定制管理

在流程的管理上包括表單定制、流程定制、流程監(jiān)控的功能。流程定制成功后可通過辦理事宜實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)操作。

流程定制的步驟： 先定制表單，建立流程時(shí)選擇對應(yīng)的表單，再通過添加環(huán)節(jié)和流向信息來完善流程的設(shè)定。

3.1.1表單定制

表單的定制和修改，啟用表單后即可投入使用。位置：整合管理日常辦公?表單定制

表單制作

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

1表單編排：操作方式和WORD編輯類似。根據(jù)實(shí)際需求在對應(yīng)的位置處加入標(biāo)題、字段名稱和文字說明等。表單控件：表單上需要操作人員填寫或選擇的部分，比如請假單上的請假申請人，所在部門，請假事由等需要通過表單控件進(jìn)行定義。如下圖中編輯框里的空白方框和圓圈都屬于不同類型的表單控件。

表單控件—單行輸入框: 可通過這個(gè)控件關(guān)聯(lián)系統(tǒng)基礎(chǔ)信息如公司職員、部門等。

表單的導(dǎo)入導(dǎo)出：可將系統(tǒng)已有表單導(dǎo)出，新建表單時(shí)也能導(dǎo)入已定制好的表單

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

3.1.2流程定制

流程定制是是針對某張表單或業(yè)務(wù)單據(jù)設(shè)置多級審核流程，是一張單據(jù)從制作到相關(guān)負(fù)責(zé)人之間的瀏覽、審批，即這張單據(jù)的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的工作流程設(shè)定。

流程建立步驟

1．新建流程——選擇表單：流程定制的基礎(chǔ)是表單，表單包括各個(gè)子系統(tǒng)已有的業(yè)務(wù)單據(jù)，也包括能夠手工編輯的定制表單。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

2． 環(huán)節(jié)和流向 新建流程后會出現(xiàn)<新建>和<結(jié)束>兩個(gè)圖標(biāo)，這時(shí)候點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“添加環(huán)節(jié)”“添加流向”。

環(huán)節(jié)信息：工作流程中的某個(gè)審批環(huán)節(jié)，指定該環(huán)節(jié)的審核人，可以是一個(gè)也可以是多個(gè)；可以通過在線短信或者手機(jī)短信設(shè)定催辦提醒。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

流向信息：介于兩個(gè)環(huán)節(jié)之間，通過流向信息里的“流入環(huán)節(jié)”和“流出環(huán)節(jié)”來繪制該流向的起始位置和終止位置，通過條件判斷來決定該流程是否走這一流向。

在條件設(shè)定中可依據(jù)單據(jù)上的具體內(nèi)容來判斷，如銷售訂單上的金額是否超過一定數(shù)量，或該客戶是否存在超期應(yīng)收款等。

如上圖所示：該單據(jù)只要滿足以下任一條件則需要走這個(gè)流向，即需要流轉(zhuǎn)到<財(cái)務(wù)經(jīng)中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

理審批>這個(gè)環(huán)節(jié)，否則就直接流轉(zhuǎn)到<店長這一環(huán)節(jié)>。1單據(jù)“合計(jì)總金額”大于或等于50000.2該客戶的信用額度超標(biāo)，即這家客戶未結(jié)清的應(yīng)收款加上這筆單據(jù)的金額超過這家客戶的所設(shè)置的信用額度。這家客戶有超過期限的應(yīng)收款未結(jié)清。單據(jù)上含有任一貨品的單價(jià)小于這所設(shè)置的零售價(jià)的95%。

另外也可對銷售的貨品進(jìn)行判斷，符合所選的商品之一，也需要走這個(gè)流向到指定審核環(huán)節(jié)。

3.1.2流程監(jiān)控

作為流程管理者能夠查看自己管轄范圍的流程流轉(zhuǎn)情況，能夠?qū)α鬓D(zhuǎn)中的流程進(jìn)行催辦、特送、正常結(jié)束等操作，能夠直接結(jié)束異常的流程。

環(huán)節(jié)特送：

特送人：重新指定某個(gè)員工辦理該流程目前所在環(huán)節(jié)。特送環(huán)節(jié):將該流程跳過目前所在環(huán)節(jié)到指定環(huán)節(jié)。

3.2 工作事宜辦理

若系統(tǒng)中存在已啟動(dòng)的工作流程，則可在此辦理相關(guān)工作事宜。該業(yè)務(wù)流程包括<我擬辦的事宜>、<我提交的事宜>、<我辦理的事宜>、<委托辦理>。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

3.2.1 我擬辦的事宜

本模塊過濾出用戶自己新建的工作（單據(jù)），還未送審的，即草稿狀態(tài)。或直接在此選定錄入需要辦理的流程單據(jù)。

位置：整合管理?日常辦公?我擬辦的事宜

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

3.2.2提交的事宜

本模塊過濾出用戶自己提交的工作（單據(jù)）。用于創(chuàng)建人提交給后續(xù)環(huán)節(jié)后，還可以跟蹤單據(jù)的后續(xù)辦理過程，實(shí)時(shí)了解辦理情況。

提交送審的單據(jù)存在三種流程狀態(tài)：流轉(zhuǎn)中、暫停流轉(zhuǎn)、已流轉(zhuǎn)完。若狀態(tài)為已流轉(zhuǎn)完成則表示該審核結(jié)束的流程（包含異常結(jié)束、審核通過和不通過）。

辦理情況查看和催辦：可查看目前該單據(jù)的流轉(zhuǎn)情況如當(dāng)前辦理的環(huán)節(jié)和當(dāng)前辦理人；通過催辦提醒目前環(huán)節(jié)辦理人員。

3.2.3我辦理的事宜

用戶可以在本模塊看到需要自己辦理的工作（單據(jù)）；每個(gè)用戶只能接收到與本人職責(zé)相關(guān)和需要辦理的工作（單據(jù)），接收不到與本人無關(guān)的工作。

在此可對所辦理的務(wù)單據(jù)進(jìn)行審批或特送，同時(shí)也可查看該單據(jù)的辦理情況。位置：整合管理?日常辦公?我辦理的事宜

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

3.2.4委托辦理

用戶在不方便上網(wǎng)或者沒有時(shí)間處理工作的時(shí)候，可以通過委托辦理環(huán)節(jié)將一些審批工作在設(shè)置的時(shí)間段內(nèi)委托給其他人員來協(xié)助處理，不影響企業(yè)內(nèi)部正常的工作流轉(zhuǎn)。委托關(guān)系將在指定期限后結(jié)束，但也可以提前停止委托，收回辦理權(quán)限。

位置：整合管理?日常辦公?委托辦理

3.3公告通知

公告可由辦公室（行政部）管理，由辦公室（行政部）通過自定義的流程審批過程后，將本系統(tǒng)的重要通知和公告發(fā)布，各部門或分支機(jī)構(gòu)的相關(guān)用戶登錄系統(tǒng)后即可看到.可設(shè)定公告的發(fā)布范圍并通過 <閱讀記錄>確認(rèn)各用戶的閱讀情況。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

位置：整合管理?公共信息?公告通知

第四章 行政辦公 4．1人員休息安排

位置：整合管理?行政辦公?會議室管理

按日歷的方式查看公司員工的缺勤狀況，可記錄未來一段時(shí)間內(nèi)員工的在崗情況，以方便我們合理安排工作。

注：如需修改或添加只能編輯當(dāng)日以后的缺勤記錄

4．2會議室管理

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

4.2.1會議室使用申請查看和審批

位置：整合管理?行政辦公?會議室管理

可查看目前所有會議室的申請情況，如果用戶是該會議室的管理人員，則可對申請情況進(jìn)行審批。

4.2.2會議室的申請

位置：整合管理?行政辦公?會議室管理?新增

相關(guān)內(nèi)容：可設(shè)定會議名稱、主題、出席人員；選擇會議室、查看所選會議室預(yù)約情況；設(shè)定會議開始結(jié)束時(shí)間；設(shè)定時(shí)間提前通知出席人員；添加附件。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

會議室管理：管理公司所有的會議室，可進(jìn)行新增、修改、刪除等操作。

4.3投票設(shè)置

查看、設(shè)置并發(fā)布各項(xiàng)投票主題。位置：整合管理?行政辦公?投票設(shè)置 允許匿名：選中后投票者可隱瞞身份。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

允許公開：選中后非參與人員也能查看投票情況。

關(guān)聯(lián)議題：

通過關(guān)聯(lián)議題設(shè)置議題和投票選項(xiàng)，一個(gè)議題對應(yīng)一系列選項(xiàng)；可設(shè)置多個(gè)議題。各個(gè)議題之間的排序通過排序數(shù)字的大小決定(數(shù)值小的排前面)

4.4投票查看

通過投票查看可對已發(fā)布的投票主題進(jìn)行投票和結(jié)果查詢。位置：整合管理?行政辦公?投票查看

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

第五章 辦公用品

通過對企業(yè)的各種辦公用品進(jìn)行登記、歸屬、使用及倉庫進(jìn)行管理，使辦公用品的管理落到實(shí)處，加快辦公效率?？梢栽O(shè)置多個(gè)辦公用品倉庫，提供辦公用品的入庫、盤點(diǎn)和庫存統(tǒng)計(jì)管理，具有辦公用品領(lǐng)用（或退回）申請與審批功能，并可以進(jìn)行各種查詢統(tǒng)計(jì)。

業(yè)務(wù)流程：

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

5.1辦公用品倉庫

可以根據(jù)公司各部門的需求這個(gè)多個(gè)倉庫?？梢栽O(shè)置不同的員工進(jìn)行管理，并分別賦予不同的權(quán)限。與ERP中倉庫管理類似。

位置：整合管理?辦公用品?辦公用品倉庫

可編輯管理辦公用品倉庫，如要新增倉庫則在上方輸入<倉庫名稱>、<位置>、<管理員>等相關(guān)信息，再點(diǎn)擊<保存>即可。

啟用狀態(tài)：只有啟用狀態(tài)選項(xiàng)打鉤，才能進(jìn)行該倉庫的出入庫、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)操作。

5.2辦公用品類別

可以對辦公用品進(jìn)行詳細(xì)的分類和設(shè)置，根據(jù)類別管理各種辦公用品。位置：整合管理?辦公用品?辦公用品類別

辦公用品類別以樹狀結(jié)構(gòu)顯示，新增類別時(shí)輸入<類別名稱>、<歸屬父級><排序號>、<啟用狀態(tài)>，再點(diǎn)<保存>即可。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

5.3辦公用品信息

對各種辦公用品的基本資料進(jìn)行分類管理。類似ERP的產(chǎn)品資料。位置：整合管?辦公用品?辦公用品信息

5.4辦公用品領(lǐng)用

辦公用品入庫后，員工可以對辦公用品進(jìn)行領(lǐng)用。本張單據(jù)就是記錄員工對辦公用品領(lǐng)用的情況。

位置：整合管理?辦公用品?辦公用品領(lǐng)用

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

領(lǐng)用時(shí)庫存的查看：

調(diào)用<用品名稱>時(shí)，能夠調(diào)出相關(guān)庫存信息，通過<庫存分布>查看該用品各個(gè)倉庫的儲存情況。

5.5辦公用品退回

有的辦公用品不是消耗品，員工領(lǐng)用后需要退還給公司，或者對多領(lǐng)用的辦公用品也需要退還給辦公用品倉庫。辦公用品退回單就是用于記錄員工退回辦公用品的情況。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

位置：整合管理?辦公用品?辦公用品退回

單據(jù)錄入方式：可直接按實(shí)際情況錄入退回單，也可引用該用戶已審核的辦公用品領(lǐng)用單進(jìn)行退回操作。另外也可在已審核的領(lǐng)用單據(jù)上直接點(diǎn)<用品退回>生成相應(yīng)的辦公用品退回單。

5.6辦公用品入庫

在收到貨品時(shí)將辦公用品辦理入庫手續(xù)，與辦公用品領(lǐng)用單相似。位置：整合管理?辦公用品?辦公用品入庫

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

5.7辦公用品盤點(diǎn)

由于庫存貨品保質(zhì)期已過，或保管不善導(dǎo)致貨品丟失、損壞等無法使用，盤點(diǎn)貨品數(shù)量小于賬面數(shù)量或因其它原因要減少帳面庫存數(shù)量時(shí)，可以通過采用【庫存盤點(diǎn)】進(jìn)行處理。

當(dāng)實(shí)地盤點(diǎn)之后，倉庫的實(shí)存貨品數(shù)量大于賬面數(shù)量或因其它原因要增加賬面庫存數(shù)量時(shí)，可通過采用【庫存盤點(diǎn)】進(jìn)行處理。

位置：整合管理?辦公用品?辦公用品盤點(diǎn) 盤點(diǎn)類別：

報(bào)溢：表示盤盈，該記錄會增加現(xiàn)有庫存。報(bào)損：表示盤虧，該記錄會扣減現(xiàn)有庫存。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

5.8辦公用品庫存統(tǒng)計(jì)

辦公用品庫存統(tǒng)計(jì)反應(yīng)一段時(shí)間內(nèi)該辦公用品各個(gè)倉庫的庫存情況，如入庫、盤點(diǎn)、領(lǐng)用、退回情況。用戶可以使用此報(bào)表查詢辦公用品在各辦公用品倉庫的庫存情況。

位置：整合管理?辦公用品?辦公用品統(tǒng)計(jì)信息

5.9辦公用品管理和進(jìn)銷存財(cái)務(wù)的關(guān)系.辦公用品系統(tǒng)在操作上是完全獨(dú)立的，入庫出庫都不影響財(cái)務(wù)和進(jìn)銷存系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。2.辦公用品入庫和進(jìn)銷存財(cái)?shù)年P(guān)系：如果是價(jià)值比較低的辦公用品入庫，需另外在進(jìn)銷存財(cái)務(wù)系統(tǒng)手工錄入低值易耗品的采購憑證。如果是價(jià)值比較高的辦公用品入庫如電腦，則需要在進(jìn)銷存財(cái)系統(tǒng)里做固定資產(chǎn)處理。辦公用品領(lǐng)用和進(jìn)銷存財(cái)?shù)年P(guān)系：低值易耗品領(lǐng)用后，進(jìn)銷存財(cái)系統(tǒng)手工錄入相關(guān)費(fèi)用憑證。固定資產(chǎn)領(lǐng)用后，財(cái)務(wù)上按月折舊去計(jì)提費(fèi)用。如果是主營業(yè)務(wù)產(chǎn)品需要作為辦公用品領(lǐng)用，除了在辦公用品系統(tǒng)中辦理該產(chǎn)品的出入庫。另外在領(lǐng)用時(shí)也需要在進(jìn)銷存財(cái)系統(tǒng)里生成相應(yīng)的<領(lǐng)料出庫單>，核算科目選擇相應(yīng)的費(fèi)用科目。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

第六章 車輛管理

車輛管理——車輛是公司重要資產(chǎn)，因流動(dòng)性大，管理特別難，可根據(jù)車輛狀態(tài)進(jìn)行車輛的申請與安排，將所有維修、加油、投保、年審、事故及違章等重要信息記錄下來，便于事后查看分析，還能自動(dòng)記算百公里油耗，投保、年審自動(dòng)提醒等。

業(yè)務(wù)范圍：

6.1車輛檔案

本模塊用來管理車輛的基本信息，可添加新車輛，也可對已有的車輛信息進(jìn)行修改和刪除，還可查看每輛車的預(yù)定情況。將所有車輛按照狀態(tài)分類列出，方便用戶查詢和管理。

位置：整合管理?車輛管理?車輛檔案 車輛狀態(tài)：表示該車目前的使用情況

關(guān)聯(lián)信息： 通過關(guān)聯(lián)頁簽可查看或編輯與該車輛所有相關(guān)的業(yè)務(wù)模塊，如<申請與安排>、<維修記錄>、<油耗記錄>等。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

6.2車輛申請

申請使用車輛及使用過程的記錄管理，在這里能夠查看所有的用車申請單，并能夠查看或修改單據(jù)狀態(tài)。

單據(jù)四種狀態(tài)：草稿?審核通過?<出車>使用中?<回車>結(jié)束

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

6.3油耗記錄

車輛和司機(jī)單車運(yùn)行油耗的考核和管理，主要功能包括運(yùn)行油耗錄入、油耗查詢和油耗管理（可自動(dòng)算出每次的百公里油耗）等。

位置：整合管理?車輛管理?油耗記錄

可通過車輛檔案里的管理頁簽查看或新增特定車輛的單次油耗記錄。

需要手工錄入部分：加油量(本次加油量)、總金額（本次加油金額）、當(dāng)前油量（本次加油后油表的數(shù)字）當(dāng)前里程（加油時(shí)表盤上的里程數(shù)）。

不可編輯部分：上次油量（讀取上次油耗記錄的“當(dāng)前油量”）上次里程（讀取上次加油時(shí)的里程）

自動(dòng)計(jì)算部分：單價(jià)（根據(jù)本次“總金額”/“加油量”計(jì)算得出）

百公里油耗（距離上次加油這段時(shí)間的百公里油耗，管理人員可以通過每次“油耗記錄的百公里油耗”來評估該車的使用情況）

6.4其他功能

可通過車輛管理特定車輛的頁簽處理依據(jù)實(shí)際情況錄入和查看<維修記錄>、<投保記錄><年審記錄><事故記錄><違章記錄>等。

第七章 系統(tǒng)管理

本模塊包括企業(yè)信息、組織架構(gòu)、員工信息、功能權(quán)限、打印設(shè)置、系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)定等，是整個(gè)整合管理平臺的基礎(chǔ)部分。

功能結(jié)構(gòu)圖：

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

7.1企業(yè)信息

錄入本公司的基本信息如注冊信息、聯(lián)系方式等。

7.2組織架構(gòu)

用樹狀結(jié)構(gòu)以樹狀形式顯示企業(yè)的部門、職位和員工的結(jié)構(gòu)關(guān)系。點(diǎn)擊具體的部門、職位和員工時(shí)，顯示選中的部門、職位或部門的詳細(xì)信息。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

圖解：文件夾表示部門；雙人圖標(biāo)表示職位；單人圖標(biāo)表示該職位對應(yīng)的員工。部門級次關(guān)系：通過所屬父級來決定該部門之間級次關(guān)系，一個(gè)部門可擁有多個(gè)子部門。崗位級次關(guān)系：通過該崗位<所屬父級>的高低來決定崗位間的上下級關(guān)系。如圖中“CEO”的所屬父級為“邁爾國際”，“董事長”的所屬父級為“廈門邁爾計(jì)算工程有限公司”。因“邁爾國際”級別高于“廈門邁爾計(jì)算工程有限公司”，故“CEO”的級別高于“董事長。

7.3員工信息和用戶管理

員工是公司職員，我們可將所有職員的資料在這里進(jìn)行錄入，錄入后即可在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里使用該員工信息。

用戶是系統(tǒng)的使用者，每一名用戶都唯一對應(yīng)一名員工，但如果某些職員不參與使用系統(tǒng)則對應(yīng)用戶信息為空。

員工信息的編輯和查看：復(fù)合式多頁簽的查看和維護(hù)員工資料，除員工基本信息，還可查看該員工對應(yīng)的用戶信息、關(guān)聯(lián)權(quán)限、操作日志等。

用戶信息的編輯和查看：

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

用戶名為用戶登錄系統(tǒng)的名稱，建議為英文字母和數(shù)字的組合。用戶姓名為該用戶對應(yīng)的員工。

如果該用戶為超級管理員，那么只要在功能權(quán)利里做了相應(yīng)的管理設(shè)置，該用戶則能夠充當(dāng)系統(tǒng)管理員的角色，對其他用戶進(jìn)行授權(quán)。

初始密碼統(tǒng)一為123456，首次登錄后必須修改密碼。信息查詢有效月份限定該用戶能夠查詢幾個(gè)月內(nèi)的業(yè)務(wù)單據(jù)。

7.4 權(quán)限管理

本系統(tǒng)管理管理可分為功能權(quán)限管理、職位權(quán)限管理、數(shù)據(jù)權(quán)限管理、基礎(chǔ)資料權(quán)限管理。

7.4.1功能權(quán)限管理

針對每一具體用戶設(shè)定該用戶的所有業(yè)務(wù)模塊及業(yè)務(wù)單據(jù)對應(yīng)的各種權(quán)限。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

注：若已將某一用戶權(quán)限設(shè)置好，同時(shí)勾選其他用戶再點(diǎn)擊保存，則所勾選的用戶權(quán)限將和這一用戶的權(quán)限一致。

7.4.2職位權(quán)限設(shè)置

跟進(jìn)職位設(shè)置權(quán)限，設(shè)置好后新加入該職位的員工將自動(dòng)繼承該模塊所設(shè)置的權(quán)限，設(shè)置方法和功能權(quán)限一致，如果某一用戶的功能權(quán)限設(shè)置和其對應(yīng)的職位權(quán)限設(shè)置不一致，則以功能權(quán)限為準(zhǔn)。

7.4.3數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置

針對個(gè)人辦公的計(jì)劃、行動(dòng)、工作報(bào)告及客戶關(guān)系管理的客戶資源、商機(jī)等設(shè)定數(shù)據(jù)權(quán)限。如用戶李某對應(yīng)的客戶管理在“部門及子部門”處打鉤，表示李某能夠管理本部門所有客戶資源。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

7.4.4基礎(chǔ)數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)權(quán)限可針對每一職員設(shè)定其各種基礎(chǔ)資料的管理范圍。位置：整合管理?系統(tǒng)管理?員工管理?基礎(chǔ)數(shù)據(jù)權(quán)限

如果需對某一倉管員設(shè)置他只能管理部分倉庫，則將<擁有所有倉庫權(quán)限>的選項(xiàng)去除，再點(diǎn)擊<添加>來增加對應(yīng)倉庫的管理權(quán)限。

7.5數(shù)據(jù)導(dǎo)入

本系統(tǒng)支持EXCEL格式的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入，可導(dǎo)入的基礎(chǔ)資料類型為客戶資料和貨品信中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

息，在系統(tǒng)中下載對應(yīng)資料模板，按模板中實(shí)例格式編輯相關(guān)信息，即可導(dǎo)入系統(tǒng)。

7.6套打管理

本系統(tǒng)各模塊的業(yè)務(wù)單據(jù)支持自定義模板打印，將編輯好的打印模板上傳至系統(tǒng)，即可在打印單據(jù)時(shí)調(diào)用對應(yīng)模板。

7.6.1 套打模板管理

點(diǎn)擊<上傳模板文件>可選擇編輯好的WORD格式的打印模板進(jìn)行上傳，并設(shè)定該模板所屬的系統(tǒng)模塊及對應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)。

打印模板 打印模板可根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要在word文檔里自由編輯表格、標(biāo)題等各種相關(guān)信息。

書簽 通過加入書簽與系統(tǒng)單據(jù)相同名稱的打印字段進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

7.6.2 套打字段信息

位置：整合管理?系統(tǒng)管理?套打字段信息

可查看所有系統(tǒng)單據(jù)里的套打字段信息，套打字段信息對應(yīng)單據(jù)上相同名稱的字段。如果某一打印模板里的書簽名稱和某一套打字段的名稱相同，那么打印時(shí)就會在該書簽處打印單據(jù)里對應(yīng)字段的信息。

例如標(biāo)題為“銷售訂單”的打印模板中某一書簽名稱為“往來客戶”，則在打印時(shí)，此書簽處會顯示系統(tǒng)銷售訂單的“往來客戶”。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

7.6.3 系統(tǒng)打印參數(shù)

可編輯單據(jù)打印規(guī)則

位置：整合管理?系統(tǒng)管理?系統(tǒng)打印參數(shù)

7.7 系統(tǒng)參數(shù)

設(shè)定各個(gè)子系統(tǒng)相關(guān)的系統(tǒng)參數(shù)如ERP系統(tǒng)中稅率的設(shè)置，是否允許負(fù)庫存的控制等。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

名稱解釋：

CSM——客戶服務(wù)系統(tǒng)

CRM——客戶關(guān)系管理系統(tǒng)

SCM——供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)

HR——人力資源管理系統(tǒng)

ERP——進(jìn)銷存財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)

7.8 分支機(jī)構(gòu)

分子機(jī)構(gòu)擁有相對獨(dú)立的經(jīng)營自主權(quán)，我們可以把下屬分公司、門店等設(shè)為分子機(jī)構(gòu)，每個(gè)分支機(jī)構(gòu)會產(chǎn)生獨(dú)立的財(cái)務(wù)報(bào)表。啟用分支機(jī)構(gòu)后，我們在進(jìn)銷存財(cái)系統(tǒng)的全部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都將通過分支機(jī)構(gòu)區(qū)分出來。

分支機(jī)構(gòu)的啟用

位置：整合管理?系統(tǒng)管理?帳套配置參數(shù)

注：啟用發(fā)生業(yè)務(wù)后將不可修改。分支機(jī)構(gòu)的設(shè)置

位置：整合管理?基礎(chǔ)資料?分支機(jī)構(gòu)

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

注:狀態(tài)為啟用的分支機(jī)構(gòu)才能正常查詢和使用。分支機(jī)構(gòu)的運(yùn)用

1.錄入員工信息、倉庫(進(jìn)銷存財(cái))信息時(shí)需要指定分支機(jī)構(gòu)。

2.錄入進(jìn)銷存財(cái)系統(tǒng)中各種業(yè)務(wù)單據(jù)，如銷售訂單、采購入庫單等需要指定分支機(jī)構(gòu)。3.查詢進(jìn)銷存財(cái)系統(tǒng)中各種報(bào)表可按照各個(gè)分支機(jī)構(gòu)分別進(jìn)行查看和統(tǒng)計(jì)。

第八章 其他功能 8.1 知識管理

對專業(yè)的知識或術(shù)語進(jìn)行分類管理，方便員工學(xué)習(xí)查找。位置：整合管理?公用信息?知識管理

通過樹狀結(jié)構(gòu)對知識進(jìn)行分類，每種知識類別下可設(shè)置多個(gè)知識主題，通過集思廣益可讓共享人員發(fā)表評論意見，通過流量記錄可查詢該知識主題的閱讀記錄。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

類別適用范圍設(shè)置 可設(shè)置該知識類別所屬文件在各其他系統(tǒng)中是否可見。位置：整合管理?公用信息?知識管理?知識類別?適用范圍

如CSM選項(xiàng)打鉤則 客戶服務(wù)——系統(tǒng)管理——故障現(xiàn)象 能夠查看此知識類別。

8.2電話管理

將用戶電腦與USB電話盒子進(jìn)行關(guān)聯(lián)設(shè)置，可通過系統(tǒng)管理所有通訊記錄，設(shè)定電話錄音。來電時(shí)能夠自動(dòng)彈屏，匹配客戶信息進(jìn)行管理信息查看。也能夠找到對應(yīng)客戶直接通過系統(tǒng)操作撥打電話。

8.2.1通訊記錄管理及參數(shù)設(shè)置

能夠查看所有通訊記錄的詳細(xì)信息，如對應(yīng)的客戶信息。另外可進(jìn)行參數(shù)設(shè)置。位置：整合管理?在線交流?電話管理

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

參數(shù)設(shè)置

設(shè)定自動(dòng)錄音、來去電號碼前綴，下載插件（下載驅(qū)動(dòng)及插件進(jìn)行本地安裝，安裝完畢后需在IE安全設(shè)置將系統(tǒng)網(wǎng)站設(shè)為受信任站點(diǎn)，同時(shí)啟用activex控件和插件。）

8.2.2撥打電話

位置：系統(tǒng)桌面右下方<電話管理> 中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

直接輸入對方號碼進(jìn)行撥打或者選擇客戶聯(lián)系人進(jìn)行撥打，點(diǎn)擊電話號碼的右側(cè)圖標(biāo)能夠顯示客戶列表，選擇列表中的“查看”按鈕能夠查看該客戶所有關(guān)聯(lián)信息。下方會顯示所選擇客戶的聯(lián)系信息，如果該客戶還有其他聯(lián)系人可以通過“查找聯(lián)系人”選擇其他聯(lián)系人。選擇后雙擊聯(lián)系人手機(jī)號碼，即可撥打該聯(lián)系人的電話。

8.2.3電話錄音

對安裝了客戶端的用戶進(jìn)行錄音，錄音文件可實(shí)時(shí)保存進(jìn)系統(tǒng)，此功能可用來解決與客戶之間的各項(xiàng)糾紛，監(jiān)督客服人員的服務(wù)質(zhì)量等，具體表現(xiàn)為：

（1）接上電話錄音設(shè)置，系統(tǒng)狀態(tài)欄會有“已連接電話錄音設(shè)備”的提示。（需開啟電話管理模塊功能權(quán)限）

（2）在客戶管理菜單下，進(jìn)入電話管理模塊：

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

記錄接入或打出的電話記錄，可點(diǎn)擊查看詳細(xì)情況，并能播放電話錄音。

中國廈門快普信息技術(shù)有限公司

電話：（86-10）51268718

傳 真：（86-10）68689040

中國快普軟件北京銷售服務(wù)中心

郵編：100080

網(wǎng)址：www.tmdps.cn

第二篇：協(xié)同辦公系統(tǒng)

1.OA的概念

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)即OA，OA是Office Automation的縮寫，指辦公自動(dòng)化或自動(dòng)化辦公。筆者認(rèn)為：OA本身就不是一個(gè)有確定界定的概念，它是一個(gè)過程、一種境界。它隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，隨人們辦公方式和習(xí)慣以及管理思想觀念的變化而變化。在技術(shù)發(fā)展過程中的每一個(gè)階段，人們給OA賦予了不同的內(nèi)容和新的想象，技術(shù)與管理的進(jìn)步給OA打下了每一步發(fā)展的歷史烙印。同時(shí)，不同行業(yè)、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。也許正是OA這種變化和發(fā)展的特點(diǎn)使之成為30多年來常新不衰的話題。

現(xiàn)在有一種比較普遍的偏見：認(rèn)為OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、制度文獻(xiàn)檢索、郵箱管理等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機(jī)關(guān)辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實(shí)，今天看來，OA應(yīng)有更豐富的內(nèi)容和層面，更廣泛的用戶群。在功能方面：廣義而言，OA應(yīng)該是一個(gè)企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現(xiàn)： 對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)（DSS）。OA運(yùn)用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，以結(jié)合企業(yè)內(nèi)部、外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營效率； 對于普通員工而言：OA是事務(wù)、業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。例如，很多需要審批的流程都可以搬上OA系統(tǒng)并進(jìn)行一定的優(yōu)化，告別以往的紙質(zhì)辦公習(xí)慣，有效的提高了工作效率。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效，愉快地工作。

2.OA的作用

2.1.通訊溝通的中心

系統(tǒng)充分滿足用戶溝通的便捷性和多樣性要求。提供郵件、通知公告、及時(shí)信息、短信等多種溝通方式，滿足了用戶之間文字、圖片、語音以及視頻等多層次的溝通需要。

實(shí)施OA系統(tǒng)可幫助企業(yè)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息資源的共享;增強(qiáng)員工協(xié)同工作的能力;強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理;有效管理起有形(設(shè)備等)、無形(業(yè)務(wù)信息、知識)資產(chǎn)，避免流失;實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、審核、簽批等行政事務(wù)的自動(dòng)處理，促進(jìn)管理電子化、規(guī)范化，完美整合了組織內(nèi)部的信息流。具體來說，實(shí)施OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作用為：

2.1.1.建立內(nèi)部的通信平臺

建立單位內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

2.1.2.建立信息發(fā)布的平臺

在單位內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如通知公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)各個(gè)方面的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

2.1.3.實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化

變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟⒑炞?、蓋章，而是輕松點(diǎn)擊鼠標(biāo)，利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。

2.1.4.實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化

可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。文檔管理自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化以后，如企業(yè)來了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己進(jìn)入系統(tǒng)就可以看到這個(gè)單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，可想

而知，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

2.1.5.輔助辦公

它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。

2.1.6.實(shí)現(xiàn)分布式辦公

變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

2.1.7.建立信息集成平臺

現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨(dú)立的、靜態(tài)的，智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。

2.1.8.有效節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用支出

將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。

2.1.9.搭建知識管理平臺

系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

2.1.10.增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力

強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況;實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問

題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。

2.2.有效提高工作效率

每天上班的時(shí)候首先打開電腦查看自己的待辦任務(wù)，輕松點(diǎn)擊鼠標(biāo)就可以完成某項(xiàng)工作的辦理甚至批量辦理，方便快捷，有效提高工作效率。

第三篇：校園OA辦公系統(tǒng)使用說明書

校園OA辦公系統(tǒng)使用說明

1、系統(tǒng)登陸

1.1、在IE地址欄中填入相應(yīng)的IP地址，格式如：http://www.tmdps.cn/oa，回車即可。

1.2、當(dāng)IE登陸界面打開后，在登陸界面中選擇您的身份（注：分為教師和管理員兩種，身份不同所能操作的內(nèi)容不同，請準(zhǔn)確選擇）。1.3、在用戶名和密碼欄中輸入您的用戶名和初始密碼（注：第一使用，密碼可在系統(tǒng)中更改，用戶名為指定無法修改）

2、管理員身份登陸：

當(dāng)在選擇身份為管理員時(shí)系統(tǒng)進(jìn)入您學(xué)校OA系統(tǒng)的管理員操作界面，該界面包含的功能和操作方法如下：

2.1、用戶管理：(注：該模塊功能將在教師、學(xué)生擋案管理模塊中錄入的人員信息轉(zhuǎn)化為可登陸系統(tǒng)的登陸用戶身份)2.1.1、老師：即教師帳號管理；在教師檔案管理模塊中錄入的您所在學(xué)校所有教職員工的資料都顯示在右面的顯示區(qū)域中，管理員可在顯示區(qū)域下端點(diǎn)擊（選定所有教職員工資料也可在每個(gè)教職員工的資料前的方框中個(gè)別選擇）；（取消當(dāng)前點(diǎn)選的教職員工資料）；（選定的教職員工成為系統(tǒng)的登陸用戶）；（選定的教職員工取消系統(tǒng)登陸權(quán)限）。

添加新的教師用戶點(diǎn)擊，在如下頁面中添加后保存提交。

2.1.2、學(xué)生：即學(xué)生帳號管理；在學(xué)生檔案管理模塊中錄入的您所在學(xué)校所有年級學(xué)生的資料都顯示在右面的顯示區(qū)域中，管理員可在顯示區(qū)域下端點(diǎn)擊（選定所有學(xué)生資料也可在每個(gè)學(xué)生的資料前的方框中個(gè)別選擇）；（取消當(dāng)前點(diǎn)選的學(xué)生資料）；（選定的學(xué)生成為系統(tǒng)的登陸用戶）；（選定的學(xué)生取消系統(tǒng)登陸權(quán)限）。

在顯示區(qū)域的上端可點(diǎn)擊向下拉標(biāo)志選擇學(xué)生所在班級分別查看和授權(quán)，點(diǎn)擊

可查詢已畢業(yè)學(xué)生曾經(jīng)用過的帳號。

2.1.3、家長：即家長帳號管理；在學(xué)生檔案管理模塊中錄入的您所在學(xué)校所有年級學(xué)生的資料都顯示在右面的顯示區(qū)域中，這些資料每個(gè)學(xué)生對應(yīng)一個(gè)家長資料管理員可在顯示區(qū)域下端點(diǎn)擊（選定所有學(xué)生家長資料也可在每個(gè)學(xué)生家長的資料前的方框中個(gè)別選擇）；（取消當(dāng)前點(diǎn)選的學(xué)生家長資料）；（選定的學(xué)生家長成為系統(tǒng)的登陸用戶）；（選定的學(xué)生家長取消系統(tǒng)登陸權(quán)限）。在顯示區(qū)域的上端可點(diǎn)擊向下拉標(biāo)志選擇學(xué)生所在班級可分別對學(xué)生家長查看和授權(quán)，點(diǎn)擊家長曾經(jīng)用過的帳號。

2.1.4、管理員：即管理員帳號管理；系統(tǒng)管理員或已預(yù)設(shè)在系統(tǒng)中的管理員點(diǎn)擊 可在此模塊中增加其他管理員的身份。

可查詢已畢業(yè)學(xué)生

管理員可在顯示區(qū)域下端點(diǎn)擊（選定所有管理員資料也可在每個(gè)管理員的資料前的方框中個(gè)別選擇）；（取消當(dāng)前點(diǎn)選的管理員）可刪除選定的管理員身份。

（選定的管理員成為系統(tǒng)的登陸用戶）；（選定的管理員取消系統(tǒng)登陸權(quán)限）。

2.2、權(quán)限分配：（注：對已分配過帳號的教師、學(xué)生、學(xué)生家長在與之相應(yīng)的管理系統(tǒng)中設(shè)定所擁有的權(quán)限）

2.2.1、批量分配：批量的為教師賦予管理系統(tǒng)模塊的操作權(quán)限。點(diǎn)擊，在顯示區(qū)域中點(diǎn)擊三角標(biāo)示，在彈出的窗口中選擇所要賦予權(quán)限教師的姓名（用鼠標(biāo)劃選可批量選擇）

后點(diǎn)擊箭頭標(biāo)示等教師姓名出現(xiàn)在右邊窗口時(shí)點(diǎn)擊確認(rèn)再點(diǎn)擊開始，在顯示區(qū)域下面的管理系統(tǒng)模塊前的方框中進(jìn)行賦予權(quán)限的選擇工作，點(diǎn)選后點(diǎn)擊 即可。

2.2.2、個(gè)人分配：單獨(dú)的一個(gè)教師賦予管理系統(tǒng)模塊的操作權(quán)限。點(diǎn)擊，在顯示區(qū)域中點(diǎn)擊三角標(biāo)示，在彈出的窗口中選擇所要賦予權(quán)限教師的姓名（只能選擇一個(gè)教師姓名）后點(diǎn)擊箭頭標(biāo)示等教師姓名出現(xiàn)在右邊窗口時(shí)點(diǎn)擊確認(rèn)再點(diǎn)擊開始，在顯示區(qū)域下面的管理系統(tǒng)模塊前的方框中進(jìn)行賦予權(quán)限的選擇工作，點(diǎn)選后點(diǎn)擊 即可。

2.2.3、查看權(quán)限：以管理系統(tǒng)中管理模塊來查詢誰是這些模塊的操作者。在要選擇的方框中點(diǎn)擊出現(xiàn)綠色勾后點(diǎn)擊即可。

2.2.4、欄目管理員：特殊權(quán)限，只針對管理系統(tǒng)中特殊的兩模塊（我的任務(wù)和定義考試）的操作權(quán)限設(shè)置，由于我的任務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)懂得下達(dá)和重要會議通知；定義考試是所有考試的定義基礎(chǔ)所以須定義專門人員管理。

2.2.4、功能管理：用于對非管理員用戶所有模塊的功能管理。（如A用戶不具有對校園專欄下的校長薦讀欄目操作的權(quán)限，無法在其A用戶的操作界面對校長薦讀進(jìn)行操作）

選擇要管理的欄目后進(jìn)入，會出現(xiàn)下圖

點(diǎn)擊后進(jìn)入下圖操作，保存后提交

2.3、系統(tǒng)設(shè)置：（注：管理系統(tǒng)中所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)設(shè)置）2.3.1、數(shù)據(jù)字典：管理系統(tǒng)中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)定包括：“學(xué)校名稱”；“院系部”；“部門列表”；“年級”；“班級”；“學(xué)期”；“學(xué)年”；“課程列表”；“星期”；“課節(jié)數(shù)編號”；“考試類型列表”；“用戶類型列表”；“學(xué)歷列表”；“職稱列表”；“職務(wù)列表”；“內(nèi)部信息類型”；“我的任務(wù)類型”；“籍貫”；“民族”；“戶口”；“政治面貌”；“競賽范圍”；“獲獎(jiǎng)級別”；“學(xué)年名稱”等多個(gè)類別。

操作方式為點(diǎn)擊，在右邊窗口處填入編號（不可重復(fù)）和名稱點(diǎn)擊 即可。《編輯》對已輸入的信息進(jìn)行修改。刪除已錄入的項(xiàng)目。2.3.2、系統(tǒng)信息：對系統(tǒng)的內(nèi)部定義給出列表，可檢測組件的格式，可檢測頁面執(zhí)行速度等。

2.3.3、學(xué)年設(shè)定：點(diǎn)擊《編輯》可設(shè)定當(dāng)年的學(xué)年，用于系統(tǒng)學(xué)年和現(xiàn)實(shí)學(xué)年不一致時(shí)使用。

2.3.4、學(xué)期設(shè)定：點(diǎn)擊《編輯》可設(shè)定當(dāng)年的學(xué)期，用于系統(tǒng)學(xué)期和現(xiàn)實(shí)學(xué)期不一致時(shí)使用。

2.4、用戶日志：用于登記登陸用戶的登陸時(shí)間、登陸IP，點(diǎn)擊 可選定當(dāng)前頁面中的登記記錄，點(diǎn)擊 可取消選定當(dāng)前頁面中的登記記錄，點(diǎn)擊 可刪除選定當(dāng)前頁面中的登記記錄。

點(diǎn)選顯示頁面上端的《所有部門》、《所有教師》后的下拉鍵標(biāo)示可選擇部門名稱和教師名稱進(jìn)行索引查詢。

2.5、個(gè)人設(shè)置：更改密碼處（注：用戶名為指定無法修改）在《新密碼》處輸入新密碼后點(diǎn)擊 即可，也可在此處變換頁面顏色。

3、教師身份登陸：

當(dāng)在1.2中選擇身份為教師時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)入系統(tǒng)的教師操作界面，該界面分為：左邊數(shù)型菜單欄和右邊電子桌面兩部分組成，左邊樹型菜單欄會根據(jù)操作人員權(quán)限的不同有不同的顯示，所有操作人員均有右邊電子桌面。

3.1、右面的電子桌面包括：

3.1.1、學(xué)校公告：學(xué)校的各類公告顯示區(qū)域，點(diǎn)擊公告標(biāo)題可進(jìn)入詳細(xì)瀏覽公告內(nèi)容。

3.1.2、課程表： 此處課程表為登陸用戶個(gè)人課程表的瀏覽，不能進(jìn)行修改。

3.1.3、最新郵件：系統(tǒng)內(nèi)部郵件模塊，可在系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)送郵件，所有操作用戶均可使用此功能，點(diǎn)擊 來管理自己的郵件模塊。3.1.4、我的任務(wù)：我的任務(wù)為領(lǐng)導(dǎo)指派的任務(wù)，除有此管理權(quán)限的教師外，所有教師均為瀏覽不能直接操作。

3.1.5、我的日程：個(gè)人日程管理模塊，用于個(gè)人日程安排的顯示。所有操作用戶均可使用此功能。3.2、左邊正上方的導(dǎo)航菜單包含：

3.2.1、教師辦公：其欄目下的子菜單如圖

通知通告可以瀏覽內(nèi)部新聞，內(nèi)部通知和教研通知。

留言管理里發(fā)件箱，點(diǎn)擊寫新郵件進(jìn)入如下界面：

選定寄信人并完成郵件輸入后點(diǎn)保存，完成郵件的發(fā)送。收件箱就會找到有人發(fā)來的郵件：（如圖）

垃圾箱里保存的是已經(jīng)刪除的郵件。選擇刪除的話就會永遠(yuǎn)刪除這些郵件。

日程安排分為：個(gè)人日程，部門日程和學(xué)校日程。

其中個(gè)人日程，普通用戶可以自己添加，修改，刪除。個(gè)人日程內(nèi)容于3.1.5的功能模塊。部門和學(xué)校日程，普通用戶只具有瀏覽權(quán)限。個(gè)人考勤：分為請假登記和出差登記

請假登記有分為申請和審批，有具體的提交、審核，時(shí)間和原由。并可快速分類查詢：

出差登記顯示具體詳細(xì)是時(shí)間，人員，去向

需提交出差登記的點(diǎn)擊添加進(jìn)入如下界面后，添加并保存提交。

工資查詢：點(diǎn)擊瀏覽當(dāng)前用戶的詳細(xì)工資信息

我的任務(wù)：顯示上級分配任務(wù)。

個(gè)人設(shè)置模塊是更改密碼處（注：用戶名為指定無法修改）在《新密 碼》處輸入新密碼后點(diǎn)擊修改即可，也可在此處變換頁面顏色。

通訊錄：用戶可以記錄聯(lián)系人的電話號碼，地址信息等信息。

3.2.2會議管理：

3.2.2.1、進(jìn)入會議管理模塊，內(nèi)有會議發(fā)布、會議管理、我參與的會議、會議室管理、會議類型管理五大功能組成。

會議發(fā)布：在會議管理中點(diǎn)擊 來管理此欄目，點(diǎn)擊“添加”，即可進(jìn)入會議發(fā)布添加功能，添入相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料后點(diǎn)擊下方的“保存”。

會議管理：點(diǎn)擊“修改”即可進(jìn)入會議發(fā)布修改功能，修改其中數(shù)據(jù)資料即可，然后點(diǎn)擊“修改”、即可。點(diǎn)擊“刪除”即可刪除選擇后的會議發(fā)布資料。

我參與的會議：顯示當(dāng)前用戶需要參加的會議及會議議題、地點(diǎn)、時(shí)間

會議室管理：對會議室進(jìn)行添加、修改、刪除操作。

會議類型管理：對會議的類型進(jìn)行添加、修改、刪除操作。

3.2.2、檔案管理：（注：對所有學(xué)校的班級、教職員工、學(xué)生的檔案和考勤進(jìn)行管理）

3.2.2.1、進(jìn)入教師檔案管理模塊，內(nèi)有教師檔案瀏覽、檔案查詢、檔案管理、檔案統(tǒng)計(jì)、獲獎(jiǎng)情況五大功能組成。

檔案管理：在檔案管理中點(diǎn)擊 來管理此欄目，點(diǎn)擊“添加”，即可進(jìn)入教師檔案添加功能，添入相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料后點(diǎn)擊下方的“保存”即可。

點(diǎn)擊“修改”即可進(jìn)入教師檔案修改功能，修改其中數(shù)據(jù)資料即可，然后點(diǎn)擊“修改”、即可。

點(diǎn)擊“刪除”即可刪除選擇后的原教師檔案資料。

檔案查詢：檔案查詢中，可根據(jù)各種組合查詢教師資料，只需錄入相應(yīng)的查詢資料和點(diǎn)擊相應(yīng)的文字即可。

檔案統(tǒng)計(jì)：檔案統(tǒng)計(jì)根據(jù)學(xué)校全體教師的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、政治面貌、職稱結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)的屬性進(jìn)行分析功能。

獲獎(jiǎng)情況：實(shí)現(xiàn)查詢和管理，點(diǎn)擊

來管理此欄目，點(diǎn)擊即可進(jìn)入教師獲獎(jiǎng)情況添加功能，添入相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料后點(diǎn)擊下方的“保存”即可。3.2.2.2、進(jìn)入學(xué)生檔案管理模塊，內(nèi)有檔案查詢、檔案瀏覽、檔案管理、檔案統(tǒng)計(jì)、學(xué)籍異動(dòng)、獲獎(jiǎng)情況、批量導(dǎo)入七大功能組成。

檔案管理：先選擇年級和班級，在學(xué)生檔案輸入界面中點(diǎn)擊 來管理此欄目，點(diǎn)擊“添加檔案”，即可進(jìn)入學(xué)生檔案添加功能，添入相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料后點(diǎn)擊下方的“保存”即可。

檔案查詢：檔案查詢中，可根據(jù)各種組合查詢學(xué)生資料，只需錄入相應(yīng)的查詢資料和點(diǎn)擊相應(yīng)的文字即可。

檔案統(tǒng)計(jì)：檔案統(tǒng)計(jì)根據(jù)學(xué)校全體學(xué)生的民族、政治面貌、籍貫、性別結(jié)構(gòu)、戶口的屬性進(jìn)行分析功能。

學(xué)籍異動(dòng)：點(diǎn)擊所要發(fā)生學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)的班級名稱后的《調(diào)整》，進(jìn)入學(xué)生調(diào)整界面，選擇學(xué)生姓名和異動(dòng)類型，如發(fā)生換班選擇班級名稱后點(diǎn)擊《確定》即可。

獲獎(jiǎng)情況：查詢和管理點(diǎn)擊

即可進(jìn)入學(xué)生獲獎(jiǎng)情況添加功能，添入相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料后點(diǎn)擊下方的“保存”即可

批量導(dǎo)入：實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息的導(dǎo)入、導(dǎo)出 摸版下載：為檔案錄入人員提供一套標(biāo)準(zhǔn)Excel模版。

檔案導(dǎo)入：根據(jù)提供的標(biāo)準(zhǔn)Excel模版填入學(xué)生檔案后，可由系統(tǒng)自動(dòng)將檔案導(dǎo)入。

3.2.3、班級管理：（注：對班級、年級的設(shè)定、刪改和升級等工作）

3.2.3.1、學(xué)年升級：年級的自動(dòng)升級點(diǎn)按“全校升級”按鈕后，全校在讀學(xué)生將全部自動(dòng)升級一學(xué)年，班級名保持不變。如：初一（1）班升級為初二（1）班，初三和高三升級為校友，他們登陸系統(tǒng)的用戶名將自動(dòng)被封存！危險(xiǎn)操作！只能在每學(xué)年只能在開學(xué)(每年九月份)之前進(jìn)行一次！

3.2.3.2、新建班級：每學(xué)年開學(xué)時(shí)進(jìn)行一次建班操作,建立班級前須進(jìn)行一次學(xué)年升級。

選擇自動(dòng)建班或手動(dòng)建班，添入相應(yīng)的資料點(diǎn)擊 即可。3.2.3.3、班級管理：通過點(diǎn)擊 《編輯》可對班級的入學(xué)時(shí)間、在校時(shí)間和班主任進(jìn)行調(diào)整。

3.2.3.4、畢業(yè)班級：通過檢索可查詢出已升級成畢業(yè)生的所有學(xué)生資料。

3.2.3.5、考勤管理：

請假審批：顯示請假審批的狀態(tài)和結(jié)果

統(tǒng)計(jì)分析：按時(shí)間查詢顯示請假的部門、人員和次數(shù)

3.2.4、教務(wù)管理（注：對成績，課表，評語進(jìn)行管理）

3.2.4.1、、成績錄入：課分為定義考試和錄入成績兩模塊

定義考試：點(diǎn)擊 來管理此功能點(diǎn)選學(xué)年、學(xué)期、年級、考試類別、科目類別可分類查詢。

點(diǎn)擊點(diǎn)選學(xué)期、考試類別，班級和科目點(diǎn)擊 即可。（注：重復(fù)的考試將不能被定義，并有紅色警告說明）

默認(rèn)情況下，定義考試完成后，各班級各學(xué)科的考試成績由該學(xué)科的任課老師來錄入，如果需要指定由其他老師來錄入該門課的成績，請?jiān)凇爸付ㄤ浫肴恕蔽谋究騼?nèi)輸入該教師的姓名，然后點(diǎn)擊頁面下方的“修改錄入人”按鈕即可。

成績錄入：直接模塊中按學(xué)生班級編號的順序在學(xué)生姓名后的框內(nèi)點(diǎn)擊錄入成績。（0分和缺考要區(qū)分）

模版下載：為考試成績錄入人員提供一套標(biāo)準(zhǔn)Excel模版。成績導(dǎo)入：根據(jù)提供的標(biāo)準(zhǔn)Excel模版填入學(xué)生成績后，可由系統(tǒng)自動(dòng)將成績導(dǎo)入。

成績校驗(yàn)：自動(dòng)對成績進(jìn)行校驗(yàn)，對于0分、缺考、成績未錄入、超出成績最高值范圍的異常成績進(jìn)行列表。3.2.4．

2、課表管理：

課表管理：選擇相對應(yīng)的學(xué)年、學(xué)期，點(diǎn)擊“增加”，增加過后首先點(diǎn)擊《初始化課表》或《延用上學(xué)期課表》，隨后即可點(diǎn)擊“修改課表”，在選擇年級、班級后，再選擇科目、教師以及上課的日期、課節(jié)數(shù)，點(diǎn)擊“提交”即可。（遇到教師重復(fù)在一天內(nèi)被定義的，系統(tǒng)會自動(dòng)給出提示）課表定義好后，點(diǎn)擊左邊“提交”鍵即可。

課表查詢：可組合查詢各班級或具體教師的課表。

3.2.4．

3、評語管理：

瀏覽評語：點(diǎn)擊查看可查看所選班級中學(xué)生的評語。

簽寫評語：點(diǎn)擊所需要編寫評語班級后面的，在學(xué)生選項(xiàng)中選入學(xué)生姓名，在文本框中輸入評語內(nèi)容，點(diǎn)擊下方的“提交”鍵即可。

3.2.4．

4、成績統(tǒng)計(jì)： 成績查詢：可按姓名、學(xué)號查詢

單科統(tǒng)計(jì)：可按成績、學(xué)號排名、班級成績來統(tǒng)計(jì)單科的成績

多科統(tǒng)計(jì)：可按成績、學(xué)號排名、班級成績來統(tǒng)計(jì)多門學(xué)科的成績

班級成績：按單個(gè)班級查詢，得出某學(xué)科的統(tǒng)計(jì)分析表

年級成績：按年級查詢，得出學(xué)科的統(tǒng)計(jì)分析表

學(xué)期匯總：按學(xué)期得出具體班級，所選學(xué)科（多選）的統(tǒng)計(jì)分析表

學(xué)年匯總：按學(xué)期得出具體班級，所選學(xué)科（多選）的統(tǒng)計(jì)分析表

3.2.4.5、參數(shù)設(shè)定：（包括如下4個(gè)功能模塊）

分?jǐn)?shù)段：可定義考試的分?jǐn)?shù)段，定義本次考試的起始分?jǐn)?shù)和截止分?jǐn)?shù)。

統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)：在定義好分值的基礎(chǔ)上，可定義統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，即：及格率、優(yōu)良率、優(yōu)秀率的起始分?jǐn)?shù)。

權(quán)重定義：可繼續(xù)定義統(tǒng)計(jì)的名次，前多少名，后多少名，此處可在日后的查詢中反復(fù)修正，是權(quán)重的定義。此處定義各階段考試成績點(diǎn)總成績的比例，等第的劃分。

百分制定義：規(guī)定了百分制標(biāo)準(zhǔn)分的設(shè)定。

3.2.5、后勤服務(wù)（注：對報(bào)修、車輛、工資進(jìn)行管理）

3.2.5.1、電教報(bào)修 對電教器材維護(hù)、更換的申報(bào)、辦理及統(tǒng)計(jì)： 我要報(bào)修：申請報(bào)修點(diǎn)擊添加，填寫完相關(guān)信息后提交。

報(bào)修辦理：報(bào)修的電教物品的辦理狀態(tài)及受理情況。

報(bào)修統(tǒng)計(jì)：報(bào)修的電教物品的人員姓名及報(bào)修次數(shù)。

3.2.5.2、總務(wù)報(bào)修 對學(xué)校教學(xué)器材、公物申報(bào)、辦理及統(tǒng)計(jì)： 我要報(bào)修：申請報(bào)修點(diǎn)擊添加，填寫完相關(guān)信息后提交。

報(bào)修辦理：報(bào)修的物品的辦理狀態(tài)及受理情況。

報(bào)修統(tǒng)計(jì)：報(bào)修的物品的人員姓名及報(bào)修次數(shù)。

3.2.5.3、車輛管理 對學(xué)校交通工具的具體信息登記、使用情況的統(tǒng)計(jì)：

車輛信息：學(xué)校交通工具的信息顯示。

用車登記：對學(xué)校交通工具的詳細(xì)使用情況進(jìn)行顯示。

要申請用車，點(diǎn)擊

進(jìn)入下圖填寫申請，保存后提交

用車統(tǒng)計(jì)：可輸入具體時(shí)間段查詢學(xué)校各部門使用車輛的詳細(xì)次數(shù)

3.2.5.4、工資管理 對工資表進(jìn)行錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)。

工資導(dǎo)入：為了最大權(quán)限的保護(hù)個(gè)人隱私，這里做了操作保護(hù)。操作口令請聯(lián)系管理員。

進(jìn)入后按月列出了工資表，要添加新的月份工資表點(diǎn)擊在下圖出現(xiàn)的界面中輸入新的工資表名稱

點(diǎn)擊，進(jìn)入工資導(dǎo)入。如下圖：

點(diǎn)擊具體月份工資表，如下圖：

3.2.6、校園專欄（注：對校長、教師薦讀，教研課改，課題研究、專項(xiàng)課題進(jìn)行管理）

校長薦讀 ：點(diǎn)擊

顯示校長薦讀文章。

擁有欄目編輯錄入權(quán)限的用戶可以添加文章

選定閱讀范圍可以指定閱讀的對象，其他用戶則無法瀏覽！

教師薦讀 ：點(diǎn)擊

顯示教師薦讀文章。

擁有欄目編輯錄入權(quán)限的用戶可以添加文章

選定閱讀范圍可以指定閱讀的對象，其他用戶則無法瀏覽！教研課改，課題研究，專項(xiàng)課題三者的使用與校長薦讀和教師薦讀完全一致。3.27、退出

系統(tǒng)用戶的安全退出或更換用戶請點(diǎn)擊。

第四篇：使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的會議講話

使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的會議講話

同志們：

企業(yè)隨著不斷的發(fā)展，進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化管理的需求大大增加。傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不能夠滿足日常工作的需要。為了適應(yīng)企業(yè)管理和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，經(jīng)公司深入調(diào)查、仔細(xì)研究后，決定加快信息化建設(shè)，通過建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng)這類綜合性的信息管理平臺，來提高辦公效率、增強(qiáng)部門協(xié)作、暢通高效溝通，以解決目前遇到的問題。下面，我就做好協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)行和管理工作講幾點(diǎn)意見：

一、強(qiáng)化意識，充分認(rèn)識做好協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)行工作的重要意義

使用協(xié)同辦公系統(tǒng)，是現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展到一定的程度必須要考慮的問題。隨著社會的進(jìn)步，隨著科技的發(fā)展，人們進(jìn)入了信息化時(shí)代。對于一個(gè)企業(yè)來說，傳統(tǒng)的辦公管理模式已經(jīng)不能滿足日常工作的需要，信息化的管理勢在必行。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用，對于解決企業(yè)目前工作的混亂、無序、推諉、低效及浪費(fèi)等問題，有著極大的幫助，能夠使所有的工作規(guī)范化、條理化。其內(nèi)在的指導(dǎo)、監(jiān)控機(jī)制，又能讓每個(gè)人知道自己的職責(zé)，避免了責(zé)任相互推諉、扯皮等現(xiàn)象，增強(qiáng)了約束力，達(dá)到人盡其責(zé)的目的。

目前，我們公司每天都有許多流程要處理，有時(shí)相關(guān)人員外出或不在，導(dǎo)致許多需要審核審批的工作不能及時(shí)辦理，耽誤正常工作。而現(xiàn)在通過電話或電子郵件審核審批的方式不但麻煩，還缺乏約束力，經(jīng)常會造成不必要的損失?，F(xiàn)在我們公司使用協(xié)同辦公系統(tǒng)，能很好的解決這一問題，所有需要審核審批的工作，都可以在協(xié)同辦公系統(tǒng)上進(jìn)行，可以隨時(shí)隨地的通過電腦或手機(jī)進(jìn)行審批，大大的提高了辦公效率。

總之，協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，是解決目前我們企業(yè)所遇到問題的一種重要手段，它的應(yīng)用將會大大提高我們企業(yè)的辦公質(zhì)量和辦公效率。所以，協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，勢在必行。

二、強(qiáng)化措施，保障協(xié)同辦公系統(tǒng)安全正常運(yùn)行

協(xié)同辦公系統(tǒng)對我們來講是一個(gè)新生事物，以前沒有接觸過，對它的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，也是一個(gè)長期而艱苦的過程，雖然我們前期做了大量的準(zhǔn)備工作，但在具體運(yùn)行中可能還會遇到一些問題，這就需要我們在具體實(shí)踐中不斷摸索和完善。當(dāng)前，我們要重點(diǎn)在用好、管好、維護(hù)好系統(tǒng)上下功夫，確保系統(tǒng)的安全正常運(yùn)行。

（一）繼續(xù)加強(qiáng)培訓(xùn)。協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用需要抓好四類人員的培訓(xùn)工作，即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、辦公室工作人員、系統(tǒng)管理員和各部門實(shí)際操作人員。前期，明星軟件公司已經(jīng)對各部門和車間的操作人員進(jìn)行了一次簡單的培訓(xùn)，也讓我們對協(xié)同辦公系統(tǒng)有了一個(gè)初步的認(rèn)識。以后，將會有多次那樣的培訓(xùn)，培訓(xùn)期間，所有人必須全部到位，使我們盡快的熟悉并掌握協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用方法。在這里，我說明一點(diǎn)，協(xié)同辦公系統(tǒng)操作并不復(fù)雜，只要肯學(xué)、肯用，稍加培訓(xùn)，就可以掌握，而且這個(gè)系統(tǒng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，由許多環(huán)節(jié)組成，哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會直接影響整體工作。因此，各部門、車間的主要領(lǐng)導(dǎo)要在轉(zhuǎn)變意識和熟練掌握OA系統(tǒng)操作方法的同時(shí)，督促本部門、本車間其它領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員也要認(rèn)真學(xué)習(xí)系統(tǒng)的操作方法，必要時(shí)，可以請明星軟件公司再次進(jìn)行培訓(xùn)，務(wù)必要盡快熟練掌握系統(tǒng)的操作方法。

（二）嚴(yán)格管理。針對協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，公司會制定出相應(yīng)的管理辦法，這個(gè)辦法會對協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)行管理做出明確的規(guī)定，希望各部門、車間在今后的實(shí)際工作中要嚴(yán)格按照這個(gè)管理辦法進(jìn)行。同時(shí)，公司也會根據(jù)工作實(shí)際和需要，不斷完善管理辦法，使其更加規(guī)范化。另外，我再強(qiáng)調(diào)幾點(diǎn)，一是協(xié)同辦公系統(tǒng)是一項(xiàng)技術(shù)類工作，操作者需要掌握一定計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，尤其是系統(tǒng)管理人員的要求更高。因此，各部門、車間的相關(guān)工作人員，必須要盡快掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，并且要增強(qiáng)其責(zé)任心，人員一旦確定下來，不要隨意調(diào)整，避免工作的脫節(jié)。如果確需調(diào)整的，需提前將調(diào)整意見告知系統(tǒng)管理員。二是用戶名和密碼是登陸協(xié)同辦公系統(tǒng)的唯一方法，管理好自己的用戶名和密碼是保障協(xié)同辦公系統(tǒng)安全正常運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)。因此，系統(tǒng)管理員在用戶的注冊、審核上嚴(yán)格把關(guān)，各部門、車間要經(jīng)常督促操作人員管理好自己的用戶名和密碼，嚴(yán)禁告知他人使用，確保用戶名和密碼的安全。三是協(xié)同辦公系統(tǒng)只限傳輸非涉密文件，凡涉密文件一律不得從協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行傳輸，這一點(diǎn)希望大家引起高度重視。

（三）認(rèn)真做好系統(tǒng)日常維護(hù)。協(xié)同辦公系統(tǒng)的日常維護(hù)是保障系統(tǒng)安全的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是一項(xiàng)非常重要的工作。信息中心要定期檢查、維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)排除，無法排除的，應(yīng)立即與明星軟件公司聯(lián)系，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。系統(tǒng)管理員要定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查、備份及殺毒，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。并要深入各部門、車間進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)的技術(shù)指導(dǎo)。

三、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，全面推進(jìn)協(xié)同辦公系統(tǒng)的運(yùn)行

推行協(xié)同辦公，不是為了趕時(shí)髦，追求時(shí)尚，也絕對不能一陣風(fēng)，半途而廢，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，形成制度，提高水平。各部門、車間要將推行協(xié)同辦公作為重點(diǎn)工程，主要領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步提高自覺性，增強(qiáng)主動(dòng)性，在帶頭學(xué)會使用系統(tǒng)操作流程，帶頭運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公，帶頭執(zhí)行電子公文運(yùn)行的管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格要求本部門其他人員使用系統(tǒng)，積極做系統(tǒng)的學(xué)習(xí)者、使用者和管理者。對于系統(tǒng)使用不規(guī)范，安全管理不到位影響整個(gè)系統(tǒng)的部門和車間，將嚴(yán)肅追究主要領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

同志們，我們公司的協(xié)同辦公系統(tǒng)就要啟用運(yùn)行了，這只是我們公司信息化管理的一個(gè)起點(diǎn)之一。希望大家緊密配合，通過系統(tǒng)的啟用，在提高管理水平、提高業(yè)務(wù)能力、提高工作效率、建設(shè)現(xiàn)工化企業(yè)上發(fā)揮重要作用。

第五篇：協(xié)同辦公系統(tǒng)OA

協(xié)同辦公系統(tǒng)說明書

一、總體介紹........................................................1

二、系統(tǒng)特點(diǎn)........................................................1

三、系統(tǒng)原理及體系架構(gòu)..............................................2

3.2系統(tǒng)原理.....................................................2 3.2.體系架構(gòu)....................................................3

四、系統(tǒng)安全機(jī)制....................................................3

五、環(huán)境要求........................................................4

六、主要功能........................................................4

6.1 工作流管理..................................................4

6.1.1公文管理...............................................5 6.1.2文件檔案...............................................6 6.1.3 公共信息..............................................6 6.1.4日常辦公...............................................6 6.1.5電子郵件...............................................7 6..1.6電子論壇..............................................7 6.1.7常用工具...............................................8 6.1.8系統(tǒng)管理...............................................9 6.2、增強(qiáng)功能介紹...............................................9

6.2.1資源管理...............................................9 6.2.2總務(wù)管理..............................................10

一、總體介紹

協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）是深圳國信通信技術(shù)有限公司推出的針對廣大企事業(yè)單位及政府機(jī)關(guān)用戶的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)產(chǎn)品解決方案。

我公司對幾百家客戶需求進(jìn)行合理歸納總結(jié)，提取標(biāo)準(zhǔn)模型組件，采用模型組件與WEB技術(shù)結(jié)合的方式，全面提升了系統(tǒng)的廣泛適用性及功能擴(kuò)展可能。

我們的產(chǎn)品具有高度穩(wěn)定性、安全性、易用性，還具有可裝配性、靈活擴(kuò)展性。

我們的產(chǎn)品憑借其先進(jìn)管理思想、領(lǐng)先的產(chǎn)品技術(shù)以及客戶至上的服務(wù)理念成為新時(shí)期下廣大用戶單位網(wǎng)絡(luò)辦公解決方案的最佳選擇。

二、系統(tǒng)特點(diǎn)

? 技術(shù)先進(jìn)性：

全面采用模型組件+WEB技術(shù)方式實(shí)現(xiàn)，模型組件全部為公司自有技術(shù)產(chǎn)品。全面采用業(yè)界先進(jìn)的。NET技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，支持XML標(biāo)準(zhǔn)，支持多種后臺數(shù)據(jù)庫。支持多種靈活自定義設(shè)置、支持在線實(shí)時(shí)通信、真正支持遠(yuǎn)程移動(dòng)辦公。? 安全性：

全面嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)權(quán)限范圍控制技術(shù)，支持多級授權(quán)體系。關(guān)鍵數(shù)據(jù)采用領(lǐng)先的加密存儲技術(shù)。可擴(kuò)展CA數(shù)字認(rèn)證，可支持遠(yuǎn)程安全身份校驗(yàn)。? 易用性：

全部操作頁面符合標(biāo)準(zhǔn)WEB頁面操作風(fēng)格，標(biāo)準(zhǔn)WINDOWS文件編輯風(fēng)格，WINDOWS標(biāo)準(zhǔn)風(fēng)格幫助文件。? 定義擴(kuò)展性：

自定義組織機(jī)構(gòu)、自定義數(shù)據(jù)屬性、自定義數(shù)據(jù)表單格式、自定義流程管理、自定義數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、自定義統(tǒng)計(jì)等多項(xiàng)的自定義選項(xiàng)設(shè)置，充分滿足客戶功能個(gè)性化調(diào)整。支持多種復(fù)合信息格式。標(biāo)準(zhǔn)功能裝配接口，支持客戶自定義功能裝配。

? 產(chǎn)品裝配化：

標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品安裝過程，標(biāo)準(zhǔn)化功能裝配設(shè)置，安裝過程方便快捷。? 易維護(hù)性：

全B/S結(jié)構(gòu)產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)真正意義上的單點(diǎn)維護(hù)，全面升級。

三、系統(tǒng)原理及體系架構(gòu)

3.2系統(tǒng)原理

3.2.體系架構(gòu)

四、系統(tǒng)安全機(jī)制

? 操作權(quán)限管理機(jī)制

基于多層授權(quán)搭建，同時(shí)對于數(shù)據(jù)范圍權(quán)限進(jìn)行了嚴(yán)格的控制，可以有效解決在系統(tǒng)管理中經(jīng)常遇到的功能及數(shù)據(jù)范圍控制問題。詳盡的操作日志自動(dòng)記錄功能，可以準(zhǔn)確反映所有用戶的操作軌跡，最大程度滿足用戶對于系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置要求。

? 安全身份管理機(jī)制

用戶數(shù)據(jù)加密存儲，同時(shí)可根據(jù)用戶要求擴(kuò)展基于硬件手段的安全身份認(rèn)證模塊，有效解決了由于口令外泄所帶來的安全隱患問題。? 數(shù)據(jù)加密存儲機(jī)制

由數(shù)據(jù)庫底層入手解決數(shù)據(jù)安全問題，通過對系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)整體進(jìn)行加密設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)，對于關(guān)鍵信息內(nèi)容采用嚴(yán)格加密算法保存，徹底避免了由于數(shù)據(jù)服務(wù)器控制方面帶來的信息外泄問題。? 數(shù)據(jù)備份恢復(fù)機(jī)制

所提供的高效數(shù)據(jù)備份恢復(fù)功能，使系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)在物理上分散保存,即使硬件系統(tǒng)遭受毀滅性打擊，也可在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)軟件系統(tǒng)正常運(yùn)行，真正做到萬無一失。

五、環(huán)境要求

? 應(yīng)用服務(wù)器：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高

內(nèi)存：512M以上（推薦1G）

硬盤：1G以上的可用磁盤空間

? 操作系統(tǒng)：

WINDOWS2000及以上操作系統(tǒng)（Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003）

推薦：Windows 2000 Server WWW服務(wù)：Microsoft IIS5.0以上 數(shù)據(jù)服務(wù)器（對于較小規(guī)模用戶為了降低投資，可采用數(shù)據(jù)服務(wù)器與應(yīng)用服務(wù)器合并方式）：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高

內(nèi)存：512M以上（推薦1G）

硬盤：1G以上的可用空間

? 終端用戶機(jī)：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅲ1G 或更高

RAM：256M以上(推薦512M)瀏覽器：IE6.0以上

操作系統(tǒng)：WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003

六、主要功能

6.1 工作流管理

對于政府或企業(yè)來說，絕大部分日常工作屬于流程式活動(dòng)，如申請審批、公文辦理、合同審核、請假報(bào)銷等。流程式工作的最大特點(diǎn)在于根據(jù)處理信息內(nèi)容的性質(zhì)不同，流程結(jié)構(gòu)將發(fā)生變化，各流程節(jié)點(diǎn)的具體處理方式根據(jù)節(jié)點(diǎn)的特性各有不同，同時(shí)由于日常工作中的不確定因素，流程本身應(yīng)具備相當(dāng)?shù)膹椥栽O(shè)置。通過工作流管理的應(yīng)用，可以保持單位工作流程的清晰、規(guī)范、高效，最大程度提升工作效率。

通過應(yīng)用中的工作流管理功能，用戶可以輕松實(shí)現(xiàn)工作流程、表單數(shù)據(jù)、處理模式、監(jiān)控提示、角色權(quán)限等方面的個(gè)性化定制。從而實(shí)現(xiàn)各類流程活動(dòng)信息的規(guī)范化、電子化、自動(dòng)化。通過此功能用戶可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目審批、請假報(bào)銷、合同審核等各類流程式操作。

? 主要功能：

表單定義、流程定義、跟蹤監(jiān)控、查詢統(tǒng)計(jì)。? 功能特點(diǎn)：

＊ 支持表單數(shù)據(jù)信息自定義

＊

支持多種信息格式（圖片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等）

＊ 支持處理流程自定義

＊ 支持流轉(zhuǎn)條件自定義

＊ 支持自動(dòng)代理?xiàng)l件設(shè)置

＊ 支持?jǐn)?shù)據(jù)范圍權(quán)限自定義

＊ 支持流程文件自動(dòng)歸檔

＊ 支持查詢統(tǒng)計(jì)自定義

＊ 支持與其他功能的動(dòng)態(tài)裝配

6.1.1公文管理

公文管理是用戶單位日常辦公活動(dòng)中的重要組成部分，用于處理單位內(nèi)外部的各種公文信息，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計(jì)算機(jī)控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實(shí)現(xiàn)公文的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化處理。

公文管理模塊完全按照國家有關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范進(jìn)行設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)，相對于傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性，用戶操作簡便易行，同時(shí)大大降低了公文管理人員的日常工作強(qiáng)度，使枯燥的公文管理變的輕松高效。

? 功能包括：

＊ 發(fā)文管理

＊ 收文登記

＊ 公文辦理

＊ 催辦督辦

＊ 文件歸檔

＊ 統(tǒng)計(jì)查詢 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 收發(fā)文文件格式自定義設(shè)置

＊ 支持處理流程自定義設(shè)置

＊ 支持文件模版自定義設(shè)置

＊ 支持修改痕跡保留功能

＊ 支持正文副本管理

＊ 支持移交代理、跳轉(zhuǎn)辦理

＊ 支持公章管理

＊ 支持手寫批注功能

＊ 支持手寫簽名

＊ 支持自定義查詢統(tǒng)計(jì)格式

6.1.2文件檔案

文檔管理是對用戶中的各類文書檔案進(jìn)行登記、保存、調(diào)閱等相應(yīng)的管理功能，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部檔案信息的數(shù)字化管理。在文檔管理中，管理人員通過對文檔、案卷的權(quán)限設(shè)置，對各類型檔案信息實(shí)現(xiàn)授權(quán)范圍下的在線調(diào)閱。? 功能包括：

＊ 文件登記

＊ 案卷管理（建卷、封卷、拆卷）

＊ 瀏覽使用

＊ 統(tǒng)計(jì)查詢等 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 支持自定義設(shè)置編號規(guī)則

＊ 支持自定義多維權(quán)限管理

＊ 自定義查詢統(tǒng)計(jì)格式

＊ 支持組卷、封卷、拆卷、移卷

＊ 支持密級管理規(guī)范

＊ 支持在線授權(quán)調(diào)閱

＊ 支持瀏覽日志管理

6.1.3 公共信息

信息中心是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行用戶成員之間、部門之間信息交流與共享的公共平臺。同時(shí)還包括了通知公告、調(diào)查問卷、內(nèi)部通訊錄等眾多的實(shí)用功能。

? 功能包括：

＊ 信息中心

＊ 通知公告

＊ 調(diào)查問卷

＊ 內(nèi)部通訊錄 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 支持信息欄目自定義

＊ 支持信息模版自定義

＊ 支持多種信息格式（WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等）

＊ 支持公告回復(fù)自定義設(shè)置

＊ 支持調(diào)查問卷全面自定義

＊ 支持欄目布局設(shè)置自定義

6.1.4日常辦公

日常辦公模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個(gè)性化服務(wù)功能。通過此 功能用戶可以及時(shí)了解需要本人辦理的各項(xiàng)事務(wù)，訂閱各類更新信息提示，進(jìn)行有關(guān)工作日程安排，實(shí)現(xiàn)在線互動(dòng)協(xié)同工作，進(jìn)行個(gè)人檔案夾管理等。

? 功能包括：

＊ 工作提示

＊ 日程管理

＊ 協(xié)作管理

＊ 工作組管理

＊ 個(gè)人檔案夾 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 個(gè)性化自定義工作提示設(shè)置

＊ 支持雙向式代理日程安排設(shè)置

＊ 支持部門級日程統(tǒng)一管理

＊ 支持成員在線互動(dòng)協(xié)同工作

＊ 支持個(gè)性化定義工作組群

6.1.5電子郵件

電子郵件管理模塊是系統(tǒng)自身內(nèi)置的一個(gè)小型電子郵件系統(tǒng)。通過電子郵件管理模塊可以在系統(tǒng)內(nèi)部用戶之間發(fā)送、接收電子郵件，同時(shí)也可以收發(fā)系統(tǒng)外部的Internet郵件。電子郵件管理模塊頁面友好、操作簡單、便于管理，極大地方便了員工之間及員工與外部的信息交流。

? 功能包括：

＊ 內(nèi)部郵件收發(fā)管理

＊ 外部郵箱設(shè)置

＊ 收發(fā)Internet郵件

＊ 郵件夾 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 個(gè)性化郵件簽名信息設(shè)置

＊ 內(nèi)部成員點(diǎn)擊發(fā)送

＊ 內(nèi)部郵件快捷、安全

＊ 個(gè)性化黑名單管理

6..1.6電子論壇

使用電子論壇功能，可以實(shí)現(xiàn)用戶單位內(nèi)部信息交互討論，通過欄目設(shè)置可實(shí)現(xiàn)討論組成員范圍控制，根據(jù)需要確定論壇欄目采用實(shí)名或匿名方式，設(shè)置欄目管理員及欄目圖標(biāo)等個(gè)性化設(shè)置。同時(shí)支持內(nèi)容檢索及精華信息的收藏。

? 功能包括：

＊ 欄目管理

＊ 論壇瀏覽

＊ 用戶管理 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 個(gè)性化自定義欄目設(shè)置

＊ 支持欄目成員范圍管理

＊ 支持內(nèi)容變更信息訂閱

＊ 支持實(shí)名或匿名發(fā)表方式

＊ 支持自定義內(nèi)容檢索

6.1.7常用工具

主要提供用戶日常工作活動(dòng)中經(jīng)常遇到的各類工具類功能。

? 功能包括：

＊ 在線通信

＊ 個(gè)人便簽

＊ 口令修改

＊ 萬年歷 ＊ 郵編區(qū)號 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 在線情況準(zhǔn)確瀏覽

＊ 支持P2P信息及文件傳送

＊ 支持留言提取功能

＊ 支持重要信息臨時(shí)存放

＊ 支持公歷農(nóng)歷及節(jié)假日瀏覽查詢

＊ 支持全國范圍郵編區(qū)號瀏覽查詢

＊ 支持個(gè)性化登陸ID及口令設(shè)置

6.1.8系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是為系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供管理設(shè)置功能，首次安裝完系統(tǒng)后，首先要通過系統(tǒng)管理模塊中的組織機(jī)構(gòu)管理功能建立起用戶單位管理體系結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)用戶信息。同時(shí)支持系統(tǒng)登陸界面設(shè)置、頁面風(fēng)格設(shè)置等管理功能。

? 功能包括：

＊ 組織機(jī)構(gòu)

＊ 用戶管理

＊ 系統(tǒng)日志

＊ 數(shù)據(jù)管理 ? 功能特點(diǎn)：

＊ 組織機(jī)構(gòu)體系自定義

＊ 職位級別自定義

＊ 體現(xiàn)模塊權(quán)限分級授權(quán)機(jī)制

＊ 實(shí)現(xiàn)操作日志及數(shù)據(jù)日志綜合管理

＊ 可進(jìn)行個(gè)性化登陸頁面設(shè)置

6.2、增強(qiáng)功能介紹

6.2.1資源管理

? 人事檔案

人事機(jī)構(gòu)是對組織中的人員信息進(jìn)行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的

調(diào)動(dòng)分配、人員信息查詢統(tǒng)計(jì)等。功能包括：

＊ 人事檔案信息管理

＊ 統(tǒng)計(jì)查詢

? 用品管理

用品管理為針對用戶單位需要進(jìn)行采購、領(lǐng)用、庫存統(tǒng)計(jì)的各類用品信息進(jìn)行綜合管理。功能包括：

＊ 用品管理

＊ 采購管理

＊ 領(lǐng)用管理

＊ 統(tǒng)計(jì)查詢 ? 車輛管理

車輛管理對機(jī)構(gòu)內(nèi)部的車輛進(jìn)行統(tǒng)一管理，可以實(shí)現(xiàn)車輛的基本信息、使用信息、維修信

息、年檢信息等的綜合管理功能。功能包括：

＊ 車輛檔案

＊ 用車管理

＊ 維修管理

＊ 年檢管理

6.2.2總務(wù)管理

?

會議管理

會議管理主要實(shí)現(xiàn)是對用戶單位相關(guān)會議安排、會議通知以及會議紀(jì)要信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng) 一登記管理功能。功能包括：

＊ 會議安排

＊ 會議通知

＊ 紀(jì)要管理

＊ 會議查詢

＊ 會議室預(yù)約

?

值班管理

值班管理是對單位值班信息進(jìn)行綜合管理。功能包括：

＊ 值班安排

＊ 值班通知

＊ 值班查詢

?.接待管理

接待管理主要實(shí)現(xiàn)對于用戶單位的各類交流接待活動(dòng)有關(guān)信息的登記管理。

功能包括：

＊ 接待登記

＊ 住宿管理

＊ 用餐管理

＊ 統(tǒng)計(jì)查詢