第一篇：協同辦公

第1章 協同辦公

1.1 建設目標和任務

1.1.1 建設目標

根據全面推行河長制工作協同辦公的特點和要求，利用當前先進的信息化技術建設協同辦公系統，通過協同辦公系統的建設為全面推行河長制協同辦公日常工作的信息化、自動化，移動化管理提供科學、便捷的信息化技術手段。

建立一套適用的協同辦公平臺來解決公文流轉、公文的管理，利用信息化技術來解決辦文和辦會的問題，形成工作及決策管理的知識庫，對行政類事務及車輛、資產、工會工作等采用信息化手段進行管理，提升工作效率和管理水平；隨著信息化時代的到來，要與各個行政部門及縣市區進行快速的信息傳遞和管理，后期，將圍繞所有行政部門，建立覆蓋全省的綜合協同辦公平臺是大勢所趨。

1.1.2 建設任務

協同辦公系統應達到辦公管理的電子化、流程化、規范化，實現提高管理效率，消除信息孤島，整合信息資源，提升工作效率，節省辦公費用以及移動辦公的目的。

該方案不僅要求計算機軟、硬件是先進和成熟的，符合當今網絡發展趨勢，在一定時期內技術先進，更重要的是方案應能滿足應用需求，切實解決機關單位各部門的信息化辦公問題，具有實用價值。根據對實際情況和需求的深入調研，并結合國內外信息管理系統的發展趨勢，我們將協同辦公系統的設計目標總結為以下幾點：

1.1.2.1 統一信息門戶、整合信息資源

通過協同辦公系統整合分散的各類應用系統，建立面向不同用戶的個性化信息門戶。實現用戶的整合、數據的整合以及應用的整合。系統建成完畢后，用戶的內部各辦公系統和業務處理系統，彼此能互聯互通，屏蔽掉“信息孤島”和“數字鴻溝”。用戶通過一個統一的內部門戶入口，即可根據自身權限調用視頻會議、電子郵件、財務數據等各種內部資源，無需考慮資源的出處和底層的管理。

1.1.2.2 搭建組織知識共享管理系統

借助這個系統，能夠為各職能部門提供優勢顯然的辦公系統集成功能，利用各部門的業務數據，將知識共享/知識管理與發布同各處室的辦公流程相結合，并集成到辦公協作與知識管理系統中，不僅可以節省大量開支，更重要的是能夠產生巨大的價值，實現對辦公流程中無序的知識進行系統化管理，實現知識共享和再利用，從而提高辦公水平和效率。

在這個系統環境中，知識的高度共享能確保機關所有辦公人員在協作辦公中的每一個環節都能夠便捷地獲得所需要的相關知識，借助知識的力量，提升辦公人員的創造能力，從而大大提高組織機構的整體創新和應變能力。使知識管理與業務協作系統能夠緊密地把信息處理、業務流程和知識管理融合于一體，實現從“工作流應用系統”到更高級的“決策智能系統”——即知識管理與業務協作系統的革命性轉變。

1.1.2.3 工作流程化，管理規范化

通過協同辦公系統對信息流程的約束，有效進行過程管理，實現管理思想與操作規范有機結合。也就是利用信息技術優化各項業務處理模式，實現各項工作的受理、審批、閱辦、報結、存檔、督辦、查閱等全過程計算機處理，提高辦事效率。同時為網上辦公積極創造條件，逐步實現從目前手寫操作到計算機全程操作的過渡，從有紙運轉辦公到無紙化辦公的轉變，從進門辦公到網絡傳輸辦公模式的進化。

1.2 系統總體設計

1.2.1 協同管理理念

1.2.1.1 協同的概念

協同的本質就是打破資源（人、財、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和

邊界，使它們為共同的目標而進行協調的運作，通過對各種資源最大的開發、利用和增值以充分達成共同的目標。

1.2.1.2 協同管理思想

“信息網狀思想”：建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環境，無論信息的來源、結構是什么，都可以得到統一的管理；同時協同平臺為這些信息節點之間提供了立體化的“網狀”關聯通道，從任何一個信息節點都可以到達任意的相關信息節點，極大的方便獲取完整的、真實的信息。

“業務關聯思想”：提供對各個業務環節進行整合的方案，使得協同平臺可以面向整個業務過程來進行管理。表面上看在協同平臺中還是采用某個模塊或某個功能完成某個業務環節的要求，但隨之這個應用可以自動啟動其他的關聯應用，并完成相關數據的更新，使得用戶無需在不同應用平臺之間切換便可以完成對業務鏈的管理。

“隨需而應思想”：將單位的“人”、“信息”和“流程”進行充分的整合。在協同辦公系統中，這些資源可以實現各種關聯，當用戶由于某個目的觸發一個應用的時候，相關的資源可以隨之被調動并被自動加入統一管理和協同工作的環境中，從而進行緊密的協調和運作。

總結而言，在協同管理平臺中，用戶可以更有效的對各種分散存在或被分隔的資源進行整合，并讓它們在統一管理和調配下進行優化，從而發揮這些資源最大的價值。

1.2.2 系統設計思想

協同管理應用平臺主要采用以人為核心，工作流程為血脈的設計理念，體現為齒輪聯動模型、協同矩陣模型和1248協同管控體系。通過這樣的設計思想，將各種信息和應用緊密集成在一起，并實現彼此之間的融會貫通和統一管理。

1.2.2.1 以人為核心

以組織人員為核心，構建整個系統的權限架構體系，基于整體的組織權限架

構，構建整體的應用，通過流程作為血脈帶動所有應用的運轉，從而為不同角色用戶提供協同管理的應用。

1.2.2.2 齒輪聯動模型

齒輪聯動模型的主要功能是為提升系統各個功能模塊的絞合作用。當啟動某一個模塊的時候，其他的關聯模塊便可以隨之啟動，并一起協同工作，產生強大的齒輪聯動效用，大大加強單一模塊的功能，達成協同的功效。

齒輪聯動模型提供對各個業務環節進行整合的方案，使得用戶可以通過統一的協同平臺面向整個業務過程來進行管理。

1.2.2.3 協同矩陣模型

協同矩陣模型提供了企業信息網狀管理的解決方案。在系統中，如果用戶找到一個信息點，與這個信息點相關聯的所有信息都被找到。例如：找到一位系統內的用戶，那么與該用戶相關聯的文檔、流程等所有相關的信息像一張網，可以通過個人資料這個信息節點被迅速的提取出來。

1.2.2.4 1248協同管控體系

1248協同管控體系是指一個閉環、兩個基本點、四大要素及八大應用平臺，即實現從目標、執行、核查、績效目標調整的一個閉環管控，以“管事”和“理人”二者為主線的模式指引用戶有效辦公，結合制度執行、互動溝通、知識體系及門戶推送的四個要素，建立統一的“信息發布、門戶應用、流程管理、知識管理、事務處理、通訊整合、智能報表、異構整合”平臺。

1.2.3 系統整體架構

系統整體架構分為前端用戶中心及后端引擎應用中心，前端應用是指PC應用及移動應用，而后端主要由各個引擎組成。前后端面向用戶，面向終端的前端應用適配，完全引擎化和平臺化的后端設計，滿足用戶不斷變化的需求。

協同管理應用平臺由四大主要模塊組成，分別是信息門戶、工作流程管理、知識文檔管理、人力資源管理。

? 信息門戶：以用戶關注和數據整合為對象，及時聚合推送用戶所需要的信息，建立統一工作中心。

? 工作流程管理：電子化工作流程，打通業務運作各個環節，提升工作效率。

? 知識文檔管理：搭建內部知識庫，為知識的積累，共享和創新提供一個平臺。

? 人力資源管理：有效組織和管理系統用戶，以及他們的工作。除了這四大模塊以外，協同辦公系統還提供了其他協同應用模塊。? 執行力管理：構建以目標為核心的工作執行體系，提高整體執行力。? 會議管理：構建高效、協同的會議管理體系。? 日程管理：更高效的調整個人工作安排。? 郵件管理：實現內外部郵件統一收發。

? 車輛管理：實現企業車輛信息及用車申請的統一管理。

? 社交化管理：構建以“人”為中心的社交化平臺。

協同辦公系統提供給不同的訪問群體不同的門戶。門戶集成了企業內、外部的信息，使員工、客戶和合作伙伴能夠從單一的WEB渠道訪問其所需的信息，進行個性化的應用。

1.2.4 系統功能結構

協同辦公系統協同管理平臺涵蓋辦公門戶、公文管理、公文流程、公文傳輸、河長信箱、工作中心、日程管理、文檔管理、郵件系統及共享空間等功能，它以工作流引擎為底層服務，以通訊溝通平臺為交流手段，以門戶自定義平臺為信息推送顯示平臺，為用戶提供集成的協同工作環境。

1.2.5 數據交換設計

由于系統存在多個子系統，因此需要進行數據的共享與交換。實現的主要方式是webservice。

1.2.5.1 與RTX集成

系統通過專門的rtx集成服務實現了與RTX的集成。包括組織機構的同步，待辦等消息提醒等。

1.2.5.2 與檔案系統集成

系統開發專門的數據交換程序，利用系統提供的webservie服務，將需要歸檔的信息以及文件獲取到，并傳送到檔案系統的中間數據庫中。

1.2.5.3 與公文傳輸系統集成

公文傳輸系統提供了一套完整的成熟的webservice服務，供外部系統調用實現數據的共享與集成。我們只需調用服務即可，同時獲取流程方面的信息也可以通過調用其提供的流程和文檔的webservice服務來實現。

1.3 詳細功能設計

1.3.1 流程引擎設計

1.3.1.1 總體設計

通過流程管理解決方案，總體可實現：

1.幫助建立標準化的工作流程體系：提煉日常工作過程的規律，建立通用可行的流程管控機制；

2.降低培訓成本，明確審批權限：通過流程引導內部溝通路徑，讓文本管理制度圖形化；

3.豐富的數據支持流程審批：協同、立體、全面的數據信息表幫助決策者

快速審批；

4.幫助內部流程管理優化：通過流程效率分析，提供數據幫助適時優化內部流程；

5.提供流程數據報表決策：自定義的流程和數據報表，快速呈現數據統計； 6.靈活的工作流程配置：從字段、表單到流程路徑的全面開放，方便日常流程的變更和快速調整。

1.3.1.2 技術實現

從工作流程管理應用對應的技術實現上，其技術總體架構如下：

>流程配置業務規則定義Webservice外部調用接口（SOA）字段定義>配置庫流程導出流程導入WFMC規范定義工作流模塊表單定義>流程運行流程定義協同引擎Webservice外部返回接口（SOA）流程運行流程監控>業務模塊項目管理財務管理知識文檔管理人力資源客戶管理>管理駕駛艙表單報表Birt報表>外部系統標準數據接口……

工作流的配置&應用遵循國際WFMC的標準： ? 工作流分類：根據單位的需求分類流程； ? 工作流基礎配置：設定對應相應的表單卡片；

? 工作流節點管理：對流程節點操作人自定義,并對節點數無限制； ? 工作流節點操作權限：可按照不同規則設定節點操作者,并支持不同節點操作人設置不同布局；

? 節點權限重構：在設定新節點操作權限后,可重構對歷史數據的管理權限；

? 工作流節點表單管理：支持不同節點設置不同布局，支持直接修改已有

操作人權限；

? 工作流出口管理：流程出口自定義,可設置自行出口條件路由； ? 流程會簽審批：支持流程單個節點的人員會簽或非會簽或依此逐個審批處理流程；

? 流程并行處理：可滿足對流程使用并行操作,可設置同步聚合、異或聚合；

? 流程分叉處理：可設置流程分叉后單獨流轉；

? 流程合并處理：可設置流程并行處理后再匯總合并流轉；

? 流程觸發關系：可設置流程在某個節點自動觸發生成另外一個流程； ? 流程退回：可設定退回至任意已經過節點,也可默認指定退回節點； ? 流程抄送/知會：可設定流程抄送/知會對象,或用戶在審批處理時自行添加審批人/知會人；

? 流程賦權：可設定對文檔的權限分配；

? 流程觸發修改卡片數據：可設定通過數據接口修改卡片字段數據，也可設定通過流程操作設置修改卡片字段數據。

? 流程跨表數據抓取：可設定自動抓取其他流程表中的數據或報表中的數據,展現在本流程中；

? 流程表中字段數據自動賦值：可設定規則自動計算出字段的默認值或計算值；

? 流程數據接口預留：可自行定義流程節點對異構系統的接口對應； ? 流程審批處理菜單定義：可自行定義流程審批或提交時的按鈕菜單名稱； ? 工作流共享監控：可設定專人對該類流程進行監控查看,監控權包括查看,刪除,永久刪除；

? 工作流程圖設置：圖形化顯示流程的走向和流程的操作者； ? 關聯特定類型文檔：可設定本流程所對應可關聯的文檔類型； ? 流程使用權限：可滿足不同部門不同人員對流程的使用權限； ? 流程提醒：可設置流程到達郵件提醒、短信提醒,并可設定指定流程提醒內容；

? 流程超時處理：可設定超時周期或指定時間,并設定超時后的操作類型；

? 流程新建提醒：可設置周期范圍內自動生成待辦流程,提醒申請人提交； ? 流程搜索：可查詢所有有權限查看流程數據； ? 批處理流程：批量新建、提交、修改工作流； ? 流程代理：可支持設定流程代理人；

? 流程打印：可由用戶自行定義打印的數據和格式；

? 自由定義審批人：可滿足自由流程,由用戶選擇審批人/會簽人/知會人。1.工作流的分級管理

根據單位的需求來分解流程管理權限，對流程管理的權限進行下發和收回，讓不同部門對流程進行分級自主管理。

2.表單定制工具

表單定制工具要求是一個圖形化的應用軟件，可以開發出動態頁面應用，其結果可保存為XML并具有數據庫訪問能力，只要經過簡單培訓的工作人員都可以自己動手制作表單。

表單定制工具要求以圖形化界面方式實現表單的定制和編輯，支持多種業務文檔類型，能夠對各種表單元素進行處理，同時要求表單的定制與組織架構無縫結合，在表單定制操作上要求具有較強的可用性和便利性。

表單的定義將分開三個部分構件 1.表單的樣式

在工作流設置功能中可以定義自身的流程表單樣式。而且不需要任何的代碼編寫。如下圖示：

后臺能夠靈活控制數據輸入的格式和表單樣式；前臺能夠按照設計的樣式進行展現。

2.表單內容的自定義

提供了龐大的字段庫（字段庫可以根據需求來定義），完全可以滿足定義要求。

3.對表單本身的安全控制

系統將安全控制到了字段一級，所有的表單權限可以定義到表單一級，在不同的審批接點上表單展現的內容都是不一樣的。可控制流程任何節點對表單字段的控制，如下圖示：

? 圖形化工作流

請求流轉的過程中，可以利用圖形化工具快速獲取請求流轉的情況。包括當

前所在節點、節點操作者、所流經的路由和即將流經的路由。

圖形化的編輯和拖拽：所見即所得，如下：

? 串并行審批、條件路由判斷以及混合審批

支持串行審批：所謂的串行審批就是一個節點一個階段的處理。

并行審批（單人通過模式）：就是在流轉到某個節點前需要流程在幾個部門或者機構之間并行流轉，互不影響相互的流轉情況，當并行的某一個分支已經完成流轉才能正常到達下一節點，同時每個分支共享同樣的流程表單數據，但是對表單數據擁有獨立的操作權限。

這個可以通過系統中的從菜單“流程引擎”?“路徑設置”?“流轉設置”?“節點信息”?“編輯”進入設置節點分叉合并屬性界面。

在編輯節點信息頁面新增“節點屬性”元素，在這種情況下流程出口設置了分叉屬性的節點就可以設置兩個多個相同條件或者是無條件的出口。

并行處理后的意見顯示：

當流程分叉開始時，流程有幾條分支就會生成幾組不同的意見組，每條分支使用一個意見組，操作者會感覺到每條分支就是一個完整的小流程。

條件審批：支持按條件進行不同的流轉，根據條件進入事務處理分支流程；在流程節點設置中,根據用戶的崗位、角色、表單中的字段等作為判斷條件，判斷下一步的分支。在流程出口設置中，可根據表單中的字段作為下一步的判斷條件，表單中的任何一個字段都可以為判斷條件，多條件可組合。

混合審批；混合審批的意義有很多，一個組織機構間的混合審批；例如，流程的發起以及審核在某個處室完成，在會簽的時候需要涉及到其他處室的時候，需要其他處室的人員進行處理。另外一層意思就是在流程審批過程中包含了條件審批、并行處理等情況。

否決處理；在流程的處理過程中，用戶可選擇退回，用戶可在流程的出口設置中設置退回的節點或者人員。

? 支持表單字段聯動 需求理解：

在流程起草或者處理的時候，某一個字段的數據可能直接影響到其他數據的屬性以及是否表現或者必填，這樣做的目的是避免整個表單過于龐大復雜，失去表單的導向型作用。

實現方案：

對于某些相互關聯的字段之間設置對應的關聯關系，如在河長發文流程中，擬稿環節表單中的“擬稿下一環節”選擇初審，則表單自動將“初審人”設置必填，“分管領導”變為只讀。

? 流程模板自定義設置中，處理人員可選擇通用崗位，也可以抄送給群組 需求理解：

在流程起草或者處理的時候，需要按照某一個崗位或者某一個群組來處理。而不是單純的只發送給某一個人處理，這樣做的目的是為了避免人員的離職帶來的問題。同時也是為了流程的需要，在同一個單位中，有很多人的崗位是一樣的，很多的事情也只是需要這個崗位的人確認就可以，不一定要具體某一個人處理。

實現方案：

首先，關鍵的是對于崗位的設置，在人力資源的組織結構中，建立對應的崗位，以及在通過系統設置建立好對應的角色設置。

另外除了流程的定義的角色組織外，還可以根據安全級別來作為一個群來區分。安全級別的最大作用彌補了崗位、角色的中的某些不足。尤其是當你需要在已經選擇的角色與崗位的組的前提下再進行區分。

? 每個節點可以通過設置權限，允許本節點的處理人員查看整個流程 需求理解：

在當前的辦理人員，可以設置是否可以查看當前辦理流程的所有的信息，包括了其他人員的辦理意見，整個表單的所有信息。這個主要是避免某些關鍵信息的泄漏問題。因此，不管這個流程在辦理結束之后，還是在辦理的時候，都可以設定查看權限。

實現方案：

流程的流轉表單采用html模式設置，可以只將此環節處理人員允許查看的字段、流轉意見等信息設計在表單編輯器上。

? 具有相關權限的人員可將文件退回到起草人或者任意一個節點 需求理解：

在流程處理中的退回有多種情況，不是按照常規的定義方式將流程直接退回至下一個節點或者最終節點，而是多級退回或者退回至任意一個節點。

具有相關權限的人員可將文件退回到起草人或者任意一個已處理過的節點。可以按流程節點或者人員角色動態配置是逐級退回還是多級退回； 實現方案：

在流程設計時，專門開辟退回設置的區域，包括是否允許流程退回到任意節點、是否開啟退回提醒、退回到創建環節是否允許刪除流程等。

1.3.2 門戶及菜單設計

系統門戶可以建立多個，根據用戶所屬部門和角色的不同，可以擁有一個或者多個門戶。根據實際需要，建設了3套門戶：河長門戶、河長制工作人員門戶和公眾門戶，但系統的登陸頁是統一的。

1.3.2.1 界面設計

1.3.2.1.1 登陸頁

1.3.2.1.2 河長門戶首頁

1.3.2.1.3 河長制工作人員門戶首頁

1.3.2.1.1 公眾門戶首頁

1.3.2.2 門戶管理技術實現

信息門戶將是一個綜合的門戶，它是Web應用程序的簡單統一的訪問點，此外它還需要提供許多有價值的附加功能，例如安全性、搜索、單點登錄、文件管理，web內容發布、個性化，協作服務，應用集成，移動設備支持和站點分析和工作流等。

從技術層面上可以將信息門戶分為四個主要的層次，一是門戶表現層、二是應用數據層、三是業務邏輯層、四是應用技術支撐層。

門戶系統是本系統基礎和最為關鍵的內容，根據當前的技術環境，設計項目的整體架構，包括設備、各子系統/模塊的物理部署，系統軟件、各子系統/模塊的邏輯部署，各子系統的邏輯關系。架構上要滿足幾個層次：門戶展現層、事務支持層、應用技術支撐層。展現層中的內容維護利用事務支持層中提供的組件，今后其他系統的展現，只需要在事務支持層部署相應的組件，進行權限設置后，就可以在展現層中體現。

門戶系統的邏輯架構圖

信息門戶管理平臺具有以下特性：

1.門戶管理平臺無論從界面菜單還是展示內容方面都支持無代碼的個性化定義；

2.門戶管理平臺的內容由基于JSR168和JSR286B標準開發的portlet組合構成；

3.門戶管理平臺具備良好的權限體系設計。

從整體上來說維護權限和使用權限完全分離，保證系統維護人員能夠在合理的權限范圍內行使自己的維護職責；無論是維護權限還是使用權限都可以通過組織、角色、人員多角度進行授予。

從維護權限來看每個門戶需要有獨立的維護權限，不同的門戶可以交由不同的人員進行維護，并且門戶中不同的portlet也可以由不同人員進行維護，以保證每個單元模塊都由相應的負責人維護，一來減輕系統管理員的負擔，二來也保證了展示內容的準確性。

從使用權限來看每個門戶都有獨立的共享權限，不同的門戶可以設置不同的查看范圍，并且門戶中的不同的portlet也可以有不同的人員進行查看，同一個portlet中不同組織角色的人員看到的內容也是不一樣的

? Ldap及AD認證

支持AD統一認證；根據用戶角色、權限、分工、工作特點不同而有不同內容，展現用戶的個性化工作界面，把個人可以執行的功能，以及需要的辦理事宜

呈現，通過點擊自動進入各自需要辦理的工作流程或過程中

根據管理需求和現狀，AD統一認證的具體實現如下：現有業務系統和一些部門級的應用系統，每一個應用系統的基礎是組織結構，因此，如果系統中新建的一個員工或者離職、調動一個員工需要在每一個系統中進行設置。因此，用戶希望由一個專門的組織結構管理的工具，只要這個組織結構一變，所有的應用系統都可以發生變化。因此，這個需求就產生了LDAP的軟件。

LADP的解

釋

：

LDAP

是

輕

量

級

目錄

服

務(LightweightDirectoryAccessProtocol的簡稱)。他的最大目的建立一個統一的地址本，或者是單位組織結構體系，他可以方便為其他的系統所調用，其中包括了人員基本信息、崗位信息、郵件系統等。

在協同管理的組織結構設計中完全按照X500的標準設計，因此，系統中的用戶配置文件，使用wms.xml文件定義來進行用戶屬性文件的配置。

在用戶管理中，用戶管理可以增加對其他應用基于功能的授權定義，對不同的應用及功能模塊，既可通過采用WebService的技術方式，由其他系統調用管理，即達到用戶數據統一存放、集中加分散管理；

在系統中的人力資源管理中，通過后臺的webservice的接口，方便的可以與LDAP服務器之間實現組織結構信息的同步。

? 單點登錄論證

通過單點登錄對其他系統進行用戶登錄論證。只要一次登錄協同辦公平臺，其它系統不需重復登錄。通過各個系統與協同管理平臺的綁定，實現了各個異構系統與協同管理平臺集成一個界面，用戶感受不到不同系統之間的切換。

? 門戶的個性化設置

根據有針對性的管理需求和現狀，通過門戶的設置功能，可以根據不同的組織建立不同的登陸頁面以及首頁樣式、和門戶頻道: 1）登錄界面的個性化---不僅僅是個登錄界面還是還可以作為單位內部網站。2）門戶模板的個性化。

3）對左側功能菜單區域的個性化。? 門戶權限控制設置

可以為每個門戶設置相應的權限：每個門戶的共享范圍都能夠按照組織崗位權限進行設定，每個門戶中的信息都要按照組織崗位角色權限的不同進行區分，即：不同的人可以看到不同的門戶，同一個門戶不同的人可以看到不同的內容。

每個人對自己的界面內容同樣可以進行個性化定義：

在系統管理者為不同組織角色人員設置好工作臺之后，根據不同的角色需要可以針對工作臺設置三個層級的權限：

完全固定模式：系統管理者為各組織角色用戶設置好固定的元素內容之后相關人員不能對其進行任何的修改和定義，能夠顯示的內容和樣式根據系統權限決定，如圖示：將門戶鎖定

1.3.2.3 系統菜單設計

根據實際需要，系統菜單與角色和權限綁定，菜單根據權限選擇性顯示。系統菜單中的子系統，如公文傳輸、檔案系統等通過單點登錄來進行免登陸使用。

門戶發起流程待辦事宜已辦事宜工作中心流程督辦查詢流程流程監控委托代理新建文檔我的文檔文檔中心查詢文檔文檔目錄我的日程所有日程日程管理日程共享協同辦公系統日程管理廳領導日程安排查詢日程廳長信箱信件信件查詢信件統計信訪登記信訪信訪查詢信訪統計信件信訪郵件系統公文傳輸系統檔案系統下載專區規章制度流程報表報表中心短信報表

1.3.3 公文管理設計

公文管理主要實現收文、發文、簽報、請示、通知、任免等公文的流轉、審批、催辦督辦等功能，并對文件、信息處理情況提供了簡單易用的實時監控機制，方便各級領導及時掌握本部門工作人員的工作情況。公文信息流轉的處理范圍完全涵蓋國家現有13種日常公文類型，包括如命令、決定、通知、通報、批復、會議紀要、議案、請示、報告、公告、通告、公報、函等等。公文管理具體工作流程可以由系統管理員在無須改動程序的情況下進行靈活定義，實現機關員工收發文處理工作流自動化，過程計算機化，提高辦公效率。

1.3.3.1 公文管理特點

本次項目，將以應用支撐平臺的工作流引擎為核心，以協同辦公系統構建公文管理解決方案。

公文管理的主要特點是：

? 系統提供圖形化的公文流程自定義功能：用戶可以根據實際需要制定出所需的公文流程，而且當實際情況發生變化時可以由管理員隨時進行更改。

? 系統提供公文流程的實時監控及統計：管理員可以通過管理工具查看公文流轉過程中的狀況，還可以統計出個人或部門的文件辦案率。? 提供公文格式（表頭、正文、附件、表單）的全屏設計功能：用戶可以

根據需要設計所需的格式，并且可以隨時根據變化進行更改。? 支撐WORD，可保留所有修改痕跡：無論是正文、附件還是公文處理表單，無論是word還是wps文件的修改的痕跡都可以保留，方便查詢，并且表格中的簽名、批示也可以保留批示人的信息。

? 支持電子簽名、印章、二維條碼：手寫筆簽名批示、多級領導手寫會簽，領導可蓋電子印章簽名，以及支持二維條碼的驗證控制。

? 支持包括手寫簽名在內的所有信息原稿打印：完整地顯示出表格的批示內容，符合中國人的辦公習慣。

? 提供外出代理的授權功能：工作人員可以在出差時委托指定的代理人處理其負責的公文。

? 提供公文回收功能：用戶可對誤操作的公文通過回收進行修改，增強系統的容錯、排錯能力。

? 提供公文的并發處理功能：同一公文的不同傳閱人員可同時辦理公文，進一步保證了公文的辦理效率。

? 提供完善的遠程辦公功能：不僅可實現全聽各部門之間的公文互流、信息傳遞，還可實現出差領導、人員的異地辦公功能。

? 提供常用詞條功能：用戶對一些常用批示意見進行設置后，便可在辦理公文時自由調用，提高公文處理效率。

? 提供實時提醒功能：個人所有待辦事務、待辦公文的實時提醒。? 提供強大的在線幫助功能。

? 文檔一體化功能：公文在系統流轉完畢后可自動或者手工歸檔到檔案系統內，并且保持公文原有的筆跡留痕。

? 來文批量處理：可以方便地設計出符合用戶辦公的批量來文登記和轉出，提高辦文工作效率。

? 支持公文格式自動規范化：按照制定的公文表單樣式，有針對性的約束所需填寫內容。

? 支持公文正文自動套紅：根據不同類型的公文模板，系統可自動套紅形成正式公文文件。

? 支持文件自動編號、文件主題詞的自動標引和手動標引功能。

? 支持多表單處理模式：在文件審批過程中，支持多表單的處理模式，當審批一件超過一頁A4紙時，在打印過程中，系統能夠根據審批內容的大小分頁打印，并保留表單的基本格式。

? 領導查詢：領導隨時可對在辦公文、結案公文進行查詢，快捷實現領導閱示、閱辦公文、查詢統計。

? 支持與不同單位之間的公文交換：通過公文交換接口，可自定義與上下游單位或關聯單位的公文交換。

? 公文處理包括WEB客戶端與管理工具端兩部分，WEB客戶端主要完成日常文件的流轉與辦理，管理工具端主要完成公文模板、公文流程的定制、管理與日常維護工作。

1.3.3.2 WEB客戶端應用設計

基于Internet/Intranet模式構建的公文流轉系統實際上是一個信息流轉系統，其日常的辦公工作都以WEB模式提供，對于普通用戶或公文管理員，都可在WEB端通過簡單的鼠標點擊完成日常的辦公工作，其操作的模式就如同在Internet沖浪一般，簡單、實用。

在公文處理的WEB端可實現以下應用：

1.3.3.2.1 發文擬稿、收文登記

各級用戶可根據實際需要撰寫新公文（如進行收文登記、發文擬稿等），并可將掃描件、常用Office格式文件、甚至是辦公自動化系統里的公文作為新公文的附件。新公文撰寫完畢只需點擊發送按鈕便可將新公文發送給文件的下一步處理人。

1.3.3.2.2 收發文的過程審批、簽核

待辦公文是指他人發送給自己辦理的公文，系統提供的實時提醒功能會及時地告知用戶當前需要辦理的待辦事務。

用戶辦理待辦公文可對公文進行以下操作： ? 對正文、附件進行修改； ? 在文件處理表輸入批示意見；

? 通過手寫簽名或電子印章進行文件的簽發批示； ? 將文件發送給選定人員。

當然，所有的操作都只能在權限設定范圍內進行，同時系統還將如實地記錄下文件辦理的修改痕跡：當前用戶對文件內容的修改，系統都會自動記錄下修改痕跡，而文件處理表則通過“所見即所得”的權限設置記錄當前用戶的批示意見及簽名筆跡等信息。

1.3.3.2.3 收發文過程中的催辦督辦

利用流程設計工具中的催辦、督辦設置項目，就能簡單的使流轉中的公文處于系統監控中，達到催辦、督辦的目的。可對文件辦理的具體步驟設定催辦信息，催辦期限一到，系統自動發送催辦信息，催促文件辦理延誤人員及時辦理文件。

系統記錄下公文辦理詳細的處理信息，用戶可隨時查看到具體一份公文每一

步驟每一辦理人辦理公文的時間及批示信息，可隨時了解當前有哪些人收到公文但尚未辦理的具體時間信息，使公文處理過程透明化、規范化。

1.3.3.2.4 靈活查詢權限范圍內公文

系統提供組合查詢與模糊檢索的靈活查詢方式，用戶可隨時查找到自己辦理過的文件或自己沒辦理過但在權限范圍內的所有公文，查看公文的具體辦理信息。用戶可根據公文字段進行查詢，或者進行全文檢索。

1.3.3.2.5 授權、代理他人辦理公文

領導或工作人員出差時，為避免公文的積壓可授權他人代理自己的公文。可對不同的公文類型進行不同的授權，同時設定授權的具體時間，授權時間一過系統自動取消授權。

公文授權操作完成后，被授權人員——代理人可立即收到授權人當前待辦的授權類型公文，同時系統會以明顯的提示信息告知代理人授權的有關信息，并將代理人辦理的意見以“XXX（代理XXX）的批示意見”的形式如實記錄。授權人出差回來后，直接在已辦公文中便可查看到具有明顯代理人辦理標識的文件辦理信息。

1.3.3.2.6 公文處理完成后的歸檔

系統的公文處理子系統支持與檔案管理子系統實現文檔一體化，用戶只需要點擊一個按鈕即可實現批量公文的歸檔。歸檔后的檔案記錄中可查看到原先公文 的文件內容。

1.3.3.2.7 定制自己常用批示詞語

用戶在日常公文的辦理中，經常會使用一些相同的句子、詞語，如“同意”、“已閱”、“請速辦”等，對于這類常用詞語，若每次批示時都要輸入則費時費力，本系統方案將提供常用詞語的定制功能，系統管理員可為單位所有人員定制公用的常用詞語，個人則可為自己定制自己常用的批示詞語。常用詞語定制后，用戶在辦理公文時便可用鼠標快速選擇這些常用詞語，從而避免了重復輸入。

常用詞語分為公用常用詞語和私有常用詞語兩種。系統管理員將單位人員經常用到的短語、詞語定制成公用常用詞語，方便所有用戶在辦文時輸入；每個用戶也可以指定自己的私有常用詞語，方便自己的辦文。

1.3.3.2.8 個人簽名與圖章管理

每一個用戶可以將自己的真跡簽名與私章掃描加密存儲于辦公自動化系統中，然后可以在公文批示時直接調用。調用時需要簽章密碼的確認，避免用戶帳號密碼泄漏后，被非法冒簽。

1.3.3.2.9 對公文的日常維護

對公文的日常維護功能在于當前用戶所擁有的權限，普通用戶若沒有管理權限是無法維護公文的。公文的日常維護功能包括：

? 刪除文件：將無須保留的文件從數據庫中刪除。

? 結束流程：對于無須繼續流轉的文件通過結束流程完成文件的特殊處理。? 修改文件名稱：修改正在流轉或流轉結束后的文件名稱。

? 將文件歸檔：將處理完畢的文件歸檔到相應的檔案系統進行管理。

1.3.3.3 管理工具端應用設計

系統通過管理工具端為模塊管理員提供了自定義公文流程、自定義文件處理

表等公文定制與日常自定義的維護功能。

系統的管理工具端包括公文表單設計工具、流程設計工具，其中：公文設計工具側重于文件處理表單的定制，流程設計工具側重于可視化、結構化流程的定制。

1.3.3.3.1 可視化、結構化流程的定制與維護

公文管理員可在管理工具端任意定義本單位的各種工作流程，所有的定義工作不涉及任何源代碼編寫。

1.圖形化的流程定制

可視化、結構化的流程定制是通過流程圖的形式定制工作流程，公文管理員只需用鼠標選擇相應的各流程步驟、設定各步驟之間的流程連線（各個步驟的收件人、接收條件），便可以形象的流程圖完成流程的定制工作。

2.流程日常的圖形化更改

提供了圖形化的流程設計界面，當機構改革、人事變動導致流程發生變化時可相當方便地對流程做出修改，徹底解決了以往需要源代碼才能更改流程的問題。

1.3.3.3.2 文件處理表單的定制與維護

日常文件辦理的處理表單均可無任何源代碼的自定義實現。1.文件處理表單的定制

利用公文設計工具，公文管理員通過畫表格、選取相應控件的方式便可定制出與單位日常辦公所用表單完全一致的模板，普通用戶無需更改任何辦公習慣就可適應辦公自動化系統的實施。

定制文件處理表單時，公文管理員可根據單位的實際情況定制一份帶表格、正文、附件的文件，也可以包含其中的一項或多項。更重要的是，本系統方案中的公文不再只局限于傳統的公文形式，可以包含文字、表格、聲音、圖像、傳真、E-mail、Word文檔、Excel表格、掃描照片等非結構化信息。

2.權限的嚴格設定

系統的公文有雙重權限設置： ? 文件類型的權限設置

對于不同的文件類型會有不同的權限設置，如擁有收文登記權限的用戶也許只是少數，但擁有發文擬稿權限的用戶則可能是全體人員，因而管理工具端提供了對文件類型的權限設置功能，公文管理員根據不同文件類型不同的處理情況分配哪些人具有讀取、新建、訪問、刪除、歸檔等不同的操作權限。普通用戶首先要擁有對該類型文件操作的權限，才可辦理相應的文件。

? 文件辦理步驟的權限設置

在文件的實際辦理中，公文處理系統提供了“所見即所得”的權限分配，即通過綁定相應流程的相應步驟，設定每一步驟對文件正文、附件、文件處理表單、流程的操作權限，能否查看、修改、是否保留修改痕跡等等。普通用戶即使有該類型文件的操作權限，沒有相應辦理步驟的權限同樣也無法對文件進行操作或修改。

3.文件處理表單的更改

與流程的設計一樣，公文表單設計工具也提供了圖形化的界面。當用戶的文件處理表單發生變化時，無須修改任何源代碼便可輕松的修改文件處理表單、修改權限設置，使公文的定制、更改更好地適應了辦公業務的變化。

1.3.3.3.3 套紅模板、二維碼維護

系統支持單位可根據不同類型的公文設定對應的套紅模板，以及生產的二維條碼的樣式設置。

提供自定義靈活的套紅模板：

并可約定在公文流程中具體某個環節有套紅蓋章的操作：

以及對當自動生成二維條碼時的形狀要求，包括有：二維條碼的高度、寬度、數據來源。

1.3.3.3.4 公文統計

系統支持對個人、或者單位所辦理的公文進行各種數據統計，包括：公文總數、已辦公文、未辦辦公、在辦公文、辦結率、公文處理時效等等。

1.3.3.4 發文管理設計

1.3.3.4.1 發文管理總體設計

發文管理整體包括：建立發文表單、正文或附件、和對應的發文流程，實現發文擬稿、審核、審批、批示、批注、簽發、復核、分發等操作，完成公文審批、修改、套紅、蓋章等一系列動作，并形成可交換的正式電子公文的過程。

發文管理的總體圖如下：

其總體應用特征如下：

? 支持擬稿、審批、審核、復核、會簽、簽發的公文成文審批過程； ? 支持調用多種對應的公文模板；

? 支持公文套紅、蓋章、分發、打印、二維條碼、歸檔的公文處理過程； ? 支持公文過程的手寫批注、文字批注、痕跡保留、電子印章、鎖定； ? 支持發文轉下級部門收文、日程安排、工作計劃、或導出到excel中； ? 支持抄送、轉送、會簽、或簽、退回、收回、自由流轉、條件跳轉、自動歸檔；

? 支持發起人或審核人留言；支持補充正文、補充附件；

? 支持關聯其他公文、關聯文檔資料、日程安排、事務協作等；支持多種格式附件；

? 支持發文短信、郵件提醒、催辦、處理期限和超期提醒管理； ? 支持文號自動管理和自定義編號規則；

? 支持發文表單處理過程中修改日志、以及日志查看范圍； ? 支持發文過程中進行公文督辦監督； ? 支持公文意見倒序、正序兩種排列方式； ? 支持發文流程功能菜單名稱； ? 支持發文歸檔自動轉到檔案庫中； ? 支持發文處理過程的效率統計；

? 支持發文按照部門單位等進行數量統計；

1.3.3.4.2 發文擬稿

可開放相關權限提供給公文專員或所有職員填寫發文處理單，包括已定義好的“文件標題、種類、主題詞、主送范圍、抄送范圍、正文、附件、緊急程度”等信息，擬稿人可直接查看到發文流程圖以便很快了解到整個發文過程和追蹤。針對同一平臺下不同單位、不同部門、不同類型可設定不同的發文表單和對應的樣式模板，很直觀的提供擬稿人所需要填寫的內容。

1.3.3.4.3 發文跟蹤

對于已經提交的發文處理單，擬稿人可跟蹤此發文目前到達哪個環節，幫助判斷是否需要提醒、催辦；同時系統可提供一定期間的公文處理期限，超出期限可通過短信、郵件、流程提醒處理人員或退回或跳轉。在跟蹤的過程中，系統還提供圖形化的審批對象的范圍以及處理所消耗的時間，便于后面在統計時很快的進行分析。

以下即為在每個環節每個人員對于公文流轉處理上對應的耗時：

1.3.3.4.4 發文審核

系統可根據單位的組織情況、部門結構情況和職員的職務關系，在不同的審核和處理環節上設定對應的操作人員，一般情況下可包括部門主管核稿、辦公室審稿、相關部門會簽、領導簽發等主要環節，其中相關部門會簽可由辦公室審稿人員自行選定。

以下則為簽發時所需要填寫反饋的信息：

核稿人員可在線填寫意見或手寫批注，以代表本人的真實審核：

系統根據在不同的審核或處理人員對正文的修改過程，顯示或隱藏修改痕跡：

辦公室審稿時、部門會搞、領導簽發對應的環節，系統可根據實際情況判斷是否允許修改正文或者是手寫批注、全文批注方法。

1.3.3.4.5 套紅蓋章

一般情況下在經過內部審核、核稿、簽發之后，發文需要正式編寫文號和套紅、蓋章，以保證后續即將發布的文件是嚴肅的。在套紅過程中，系統會根據公文的種類自動判斷套用的是哪種模板，從而避免人為上的失誤而要重新審核。系統支持手動和自動編號。發文文件一旦經過套紅蓋章后，就完全鎖定此文件，任何人員均不能修改。

1.3.3.4.6 用印與傳輸

發文的用印與傳輸是通過與公文傳輸系統進行對接完成的。協同辦公系統將發文的信息發送給公文傳輸系統，由公文傳輸系統進行蓋章和發送；最后將公文傳輸系統形成的正式件回傳給協同辦公系統，供協同辦公系統使用和查詢。

1.3.3.4.7 公文歸檔

對于歸檔的發文流程，系統可自動把正文和發文表單以及附件自動歸檔到文檔庫中，便于在文檔庫全文檢索和歸檔管理。

1.3.3.4.8 發文查詢

系統可支持根據發文表單上的各個欄目和通用的流程屬性字段進行篩選，查詢出來的發文流程是指本人有權限范圍內的文件：

通過查詢出來的結果列表，用戶可以很直觀的了解每個發文流程的狀態：

1.3.3.4.9 發文統計

發文統計一般可分為兩種情況的統計：一是針對已經在執行的發文流程流轉的時效統計，如可統計出哪些類型、哪些部門的發文流轉所耗的時間最快、效率最高，或者統計出發文過程中哪個環節最容易消耗時間，是否需要進行調整等等；而是針對發文表單的內容進行列表統計，即通過一定條件的篩選，可直接詳細列出所有權限范圍之內的發文數據：

1.3.3.4.10 發文監控

有相應權限的人員可對發文流程做一定的操作，如某個發文在流轉過程中發生人員范圍選擇錯誤，可以通過“強制收回”跳轉到前一個環節或其他環節；如某些發文流程由于職務變動或職員工作原因導致一直停滯不前時，可通過“強制歸檔”要求此發文直接歸檔結束。

1.3.3.4.11 發文督辦

在一些允許的情況或部分部門的需求下，通常可針對對應類型的發文流程設定對應的督辦者，幫助在發文流轉過程中對發文的流轉情況進行監督和發表對應 的意見，可填寫督辦意見：

1.3.3.5 收文管理設計

1.3.3.5.1 收文管理總體設計

收文管理是指對來自本機關內外部的公文所實施的處置與管理活動。收文辦理過程是一個接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關問題的過程，是收文機關履行其法定或特定職責的過程，是公文產生實際效用的過程。

收文管理解決方案整體包括：來文登記，并根據來文特征，對來文進行收辦或收閱處理，實現對來文進行擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔等操作。

其總體應用特征如下：

? 支持公文收文文號的自動引用；

? 支持登記、擬辦、會簽、承辦、辦理、閱讀、轉會、結果記錄等環節操作；

? 支持收文過程的手寫批注、文字批注； ? 支持系統內部收文登記；

? 支持外來文紙質公文、外來電子公文登記；

? 支持發文轉收文：實現對上級單位、上級行政部門來文的轉發； ? 支持調用收文模板；

? 支持收文處理過程中的督辦設置；

? 支持收文短信、郵件提醒、催辦、處理期限和超期提醒管理； ? 支持登記人登記公文時留言意見；支持補充正文、補充附件； ? 支持收文轉內部日程安排、工作計劃、或導出到excel中；

? 支持抄送、轉送、會簽、或簽、退回、收回、自由流轉、條件跳轉、自動歸檔；

? 支持關聯其他公文、關聯文檔資料、日程安排、事務協作等；支持多種格式附件；

? 支持收文表單處理過程中修改日志、以及日志查看范圍； ? 支持收文過程中進行公文督辦監督； ? 支持公文意見倒序、正序兩種排列方式； ? 支持收文流程功能菜單名稱； ? 支持收文歸檔到自動轉到檔案庫中； ? 支持收文處理過程的效率統計；

? 支持收文按照部門單位等進行數量統計；

1.3.3.5.2 收文登記

系統支持兩種登記模式：手動登記、自動收文登記：手動登記即指把紙質公文掃描件和關鍵信息填寫到收文處理單上提交內部辦理；自動收文登記即指通過公文交換或發文轉收文自動觸發的收文單：

1.3.3.5.3 收文處理

收文處理環節可根據單位的實際情況調整，常規情況下可包括辦公室的擬辦處理、領導的批示以及相關科室部門的承辦意見，最后由經辦人辦理相應事宜并直接編號歸檔。

1.3.3.5.4 收文查詢

系統可提供根據收文單的欄目直接查詢：

1.3.3.5.5 收文統計

同發文管理的統計一樣，可統計收文流程的時效和數量的統計

1.3.3.5.6 收文監控

同發文監控，有權限的人員可實時監控相應的收文并做相應的操作的，包括強制歸檔、強制收回等。

1.3.4 公文流程設計

1.3.4.1 河長發文流程設計

1.3.4.1.1 需求規定

河長發文流程是發文的主要流程，是指形成以河長名義對外發送的文件的過程，河長發文必須由河長簽發審核。

1.3.4.1.2 流程圖

1.3.4.1.3 流程表單

1.3.4.2 河長收文流程設計

1.3.4.2.1 需求規定

河長收文是接收發送給河長的文件后，發起的文件處理過程的流程。河長收文一般需要經過河長批示，然后給河長制工作人員進行處理。河長收文是公文處理比較常用的流程之一。

1.3.4.2.2 流程圖

1.3.4.2.3 流程表單

1.3.4.3 河長辦發文流程設計

1.3.4.3.1 需求規定

河長辦發文是發文人以河長辦的名義發文的流程審批過程。河長辦發文的簽

發人一般是河長辦的主要負責人，發文文號以及蓋章都在河長辦內部完成。

1.3.4.3.2 流程圖

1.3.4.3.3 流程表單

1.3.4.4 河長辦收文流程設計

1.3.4.4.1 需求規定

河長辦收文是指河長辦收到文件之后處理過程的流程。河長辦收文人一般為河長辦的文件收發員。

1.3.4.4.2 流程圖

第二篇：協同辦公情況匯報

協同辦公情況匯報

結合公司協同使用情況，近期實地了解了市衛生局、峰峰集團煤炭運銷分公司、晉和集團、安普新能源四家單位協同使用情況，現匯報如下：

一、我公司協同現狀

我公司協同由邯鄲市眾成科技定制開發于2009年上線使用，開設公共事務、個人辦公、公文管理、人力、合同、銷售等11個欄目。因開發時間早，針對性差，很多功能不具備使用條件，有些功能欄目后臺沒有運行程序，導致協同大部分功能基本上處于閑置狀態。目前主要使用的是個人辦公欄目中的內部郵件、通知、公告、值班公告等功能。因該軟件是定制開發，后續使用如要增加和完善功能，視為二次開發，會產生相應開發費用，局限性很大。

二、外單位使用情況

1、市衛生局使用的是用友A6版本，在全衛生系統使用，經在辦公室了解，其主要給下級單位下發文件、通知使用，其他功能基本閑置。

2、峰峰集團煤炭運銷分公司使用的是致遠辦公軟件由集團公司統一推行，主要是收取上級單位來文。內部信息由其公司內部黨建網實現，可實現信息共享、任意上傳，不受權限限制，無流轉、審批功能。

3、晉和集團使用的是金蝶K3協同軟件，上線推行八個多月，接受比較慢，處在初級使用階段。目前主要使用的是通知、公告和流程審批，流程審批主要指表單流程，由管理員根據各部門具體情況制定，待領導批示后，編制固定流程，由使用人員直接調用，除個人工作流外，權限集中在管理員。

4、安普新能源集團在邯是一家分支生產企業，在上ERP的同時增加了致遠協同辦公。使用時間一年多，安普在協同使用上比前三家要好，由專職部門信息部維護管理。門戶信息、通知、公告、表單流程審批都在使用，因其是生產企業，通知、公告及表單使用頻繁。除個人工作流之外，所有表單 流程由管理員根據各部門情況定制，待領導批示后，由各部門調用。安普設有單獨的信息部，管理服務器機房和網絡信息安全設備，對于數據每天備份，十天覆蓋一次。

5、新趙都天然氣

三、成熟協同軟件咨詢情況

前期對用友和泛微兩家軟件供應商分別進行了走訪了解，公司管理層分別聽取了兩軟件商代表現場匯報。

1、用友和泛微都可以實現協同辦公管理功能，包括個人事務、協同辦公、信息中心、流程審批（重要文件歸檔處理，在電子歸檔后打印紙質稿件，由相關部門進行紙質歸檔，避免電子文件丟失導致數據永久的丟失）、知識管理（知識共享可以把每個員工崗位職責、流程和工作經驗透明化，可以避免人才流失導致此崗位短暫的癱瘓，需要相關人員及時更新）、人事管理、行政管理、個性設置七大功能，可實現任務布置、任務催辦、手機短信提醒（需通信運營商協助，發送短信會產生費用）、郵件收發、公告通知、工作日志、工作計劃、績效考核、會議管理、網絡硬盤等。

2、用友主要突出在市場占有率高、軟件操作簡單、靈活。但是市場價格較高，手機終端支持IOS、Android手機系統，符合公司需求總價下來12-14萬（除服務器和安全設備價格）。泛微高端產品占有市場一定比例，中低端產品市場占有率相對于低些，操作起來沒有用友的靈活自由，但上述功能都可以實現，價格相對于低些，手機終端支持塞班手機系統，符合公司需求總價下來

IOS、Android、8.5萬（除服務器和安全設備價格）

四、應用成熟軟件需考慮以下資金投入

1、公司在網路安全上

要有保障，為避免遭受來自互聯網的攻擊，需購置防火墻。

2、服務器硬件配置上

為保證系統穩定運行，要單獨購置協同辦公使用的服務器及USP電源。

3、在短信通知及手機終端使用上 發送短信通知會產生費用。手機終端使用，要求為智能機，需開通上網功能。對于個人會產生手機上網流量費用。

4、目前公司數據庫是盜版的sqlserver數據庫，正版的費用太高，唯一可行的是繼續用盜版（軟件商免費提供），做好數據備份，避免遭微軟攻擊或者用軟件配的正版mysql數據庫。（軟件商免費提供）

5、人員管理：協同辦公，網站需要指定人員進行定期的維護

協同辦公在公司各層次運行情況

一、決策層：

1、發布當天的各類指令信息給各級人員

2、批閱申請、計劃、方案等事務、事件（包括借款、采購、報銷等）

3、及時跟蹤重要事件流程的執行情況

4、督查關聯項目、關聯人員的信息和狀態（需要相關人員時時更新）

5、離開辦公室時可移動辦公，隨時處理各類信息和審批

6、與部門經理實時進行網上溝通

7、安排組織會議，隨時查看會議紀要（需要相關人員時時更新）

8、隨時查看公告、調查、討論及知識庫（需要相關人員時時更新）

二、各主管領導

1、分解、協調上級發來的各類指令

2、根據指令制定相關計劃

3、發布當天的業務、事務訴求（需要相關人員時時更新）

4、處理、匯總組織內外的各類申請、計劃、事件并上報上級主管

5、督查關聯項目

6、和公司領導會議、對項目進展、內部管理進行匯報溝通

三、執行層：

1、執行上級發來的指令，反饋執行狀態和結果（需要相關人員時時更新）

2、按業務流程規則完成本崗位工作

3、隨時查看組織公告、調查、討論及知識庫（需要相關人員時時更新）

4、實時與其它部門人員進行溝通、協調

5、及時歸檔組織、項目、人員的文檔和重要記錄（需要相關人員時時更新）

6、填寫工作中相關數據報表，上報審批

四、員工層

我每天一開電腦，總要做的幾件事是：

1、執行上級發來的指令，反饋執行狀態和結果（需要相關人員時時更新）

2、按業務流程規則完成本崗位工作

3、隨時查看組織公告、調查、討論及知識庫

4、實時與部門人員進行溝通、協調

5、及時歸檔組織、項目、人員的文檔和重要記錄

6、填寫工作中相關數據報表，上報審批

第三篇：協同辦公系統

1.OA的概念

OA協同辦公系統即OA，OA是Office Automation的縮寫，指辦公自動化或自動化辦公。筆者認為：OA本身就不是一個有確定界定的概念，它是一個過程、一種境界。它隨科學技術的發展而發展，隨人們辦公方式和習慣以及管理思想觀念的變化而變化。在技術發展過程中的每一個階段，人們給OA賦予了不同的內容和新的想象，技術與管理的進步給OA打下了每一步發展的歷史烙印。同時，不同行業、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。也許正是OA這種變化和發展的特點使之成為30多年來常新不衰的話題。

現在有一種比較普遍的偏見：認為OA僅僅是諸如公文流轉、收發文管理、檔案管理、會議安排、制度文獻檢索、郵箱管理等等這些非結構化數據的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機關辦公室或企業的職能部門、文秘部門。其實，今天看來，OA應有更豐富的內容和層面，更廣泛的用戶群。在功能方面：廣義而言，OA應該是一個企業除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現： 對于企業高層領導而言，OA是決策支持系統（DSS）。OA運用科學的數學模型，以結合企業內部、外部的信息為條件，為企業領導提供決策參考和依據；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統（IMS），OA利用業務各環節提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率； 對于普通員工而言：OA是事務、業務處理系統。例如，很多需要審批的流程都可以搬上OA系統并進行一定的優化，告別以往的紙質辦公習慣，有效的提高了工作效率。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效，愉快地工作。

2.OA的作用

2.1.通訊溝通的中心

系統充分滿足用戶溝通的便捷性和多樣性要求。提供郵件、通知公告、及時信息、短信等多種溝通方式，滿足了用戶之間文字、圖片、語音以及視頻等多層次的溝通需要。

實施OA系統可幫助企業事業單位實現信息資源的共享;增強員工協同工作的能力;強化領導的監控管理;有效管理起有形(設備等)、無形(業務信息、知識)資產，避免流失;實現公文流轉、審核、簽批等行政事務的自動處理，促進管理電子化、規范化，完美整合了組織內部的信息流。具體來說，實施OA辦公自動化系統作用為：

2.1.1.建立內部的通信平臺

建立單位內部的郵件系統，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。

2.1.2.建立信息發布的平臺

在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如通知公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業各個方面的發展動態。

2.1.3.實現工作流程的自動化

變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是輕松點擊鼠標，利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節。

2.1.4.實現文檔管理的自動化

可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現文檔管理自動化以后，如企業來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，可想

而知，這樣就減少了很多培訓環節。

2.1.5.輔助辦公

它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。

2.1.6.實現分布式辦公

變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

2.1.7.建立信息集成平臺

現代企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著企業一些經營管理業務數據，對企業的經營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態的，智能網絡辦公系統具備數據接口功能，能把企業原有的業務系統數據集成到工作流系統中，使企業員工能有效獲取處理信息，提高企業整體反應速度。

2.1.8.有效節省企業的辦公費用支出

將傳統的紙張填寫過程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公，是企業實現管理現代化的標志。

2.1.9.搭建知識管理平臺

系統性利用企業積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。

2.1.10.增強領導監控能力

強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問

題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

2.2.有效提高工作效率

每天上班的時候首先打開電腦查看自己的待辦任務，輕松點擊鼠標就可以完成某項工作的辦理甚至批量辦理，方便快捷，有效提高工作效率。

第四篇：協同辦公平臺管理辦法

OA系統使用管理制度

第一節 總則

第一條為了提高集團工作效率，保障信息傳遞暢通，根據集團的實際情況，制定本規定。

第二條本制度適用于集團及各下屬公司OA系統的管理。OA管理網絡系統是管理信息傳遞的有效平臺，它集合了各方面信息，也是實施企業管理、技術管理，質量管理和其他管理的重要工具。

第三條員工上班第一時間必須登陸OA系統，及時查閱相關信息和處理各類文檔、審批表單。

第二節管理職責

第四條 集團綜合辦公室負責統一管理，內設專人作為OA管理員，各下屬公司由行政專員作為項目公司子系統的OA管理員，各部門負責人應指派專人對本部門版塊進行管理。

第五條OA管理員對OA系統要及時進行維護管理，防止發生系統失效。

第六條OA管理員根據不同工作、不同崗位、不同團隊的性質，確定權限與設置部門要求；凡需變更權限的員工應具合理變更理由向綜合辦公室提出申請，由綜合辦公室決定是否給予權限。隨集團員工調動、離職或違反集團紀律的，OA管理員須及時調整、取消或暫停其權限。

第七條員工如發現OA系統本部門版塊運行中出現問題，應立刻聯系OA管理員，由管理員牽頭解決，該部門應指定人員予以協助。

第八條相關文件、審批單由發起人對發起內容進行管理。

第九條 為確保網絡的正常運行，全體員工都有對OA系統維護的義務。

第三節日常使用

第十條OA系統正常運行期間，集團所有收發公文、通知、請示、聯系單簽復、合同會審和有關資料傳遞，除特殊情況外，均在網上進行。

第十一條集團重要會議、周例會的紀要（記錄）應于會議召開后2天內在OA上發布。第十二條合同會審、聯系單簽復等辦公流轉表單相對責任人應在24小時內給予回復； 第十三條急辦的內容發布，內容上應注明“急辦”，對急辦的內容，相關人員必須在第一時間回復。

第十四條對集團制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發布的同時，發布人還應進行備份，以避免信息丟失；

第十五條發生急辦或重大信息，除在OA上發布外，還應及時采用其它通訊方式進行溝通，傳遞。

第十六條嚴禁在OA上發布不健康的內容和帶有病毒的文件、圖片等；

第四節 保密要求

第十七條員工要妥善保管好自己的密碼并及時更新，及時修改系統初始密碼，不得將用戶名和密碼外泄給他人使用；

第十八條任何人不得隨意讓集團無關人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不許下載涉密的內容；

第十九條凡是涉密的內容如需發布，須嚴格設定查看權限。

第二十條如發生泄密的情況，將追究相關人員責任。

第五節附則

第二十一條本制度由綜合辦公室負責解釋。

第五篇：協同辦公系統V2

協同辦公系統V2.0實施作用

對于教育系統單位的領導來說卓新協同辦公系統是管理學校、貫徹決策支持系統，能夠為領導提供決策和管理參考和依據；對于教職工它是學生及家長即時信息管理系統又是事物/業務處理系統；而對于普通用戶（如家長、學生）它是獲取校方信息最為快捷方便的查詢系統。卓新協同辦公系統能夠為單位管理人員、工作人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快的工作。

實施卓新協同辦公系統可幫助學校實現信息資源的共享；增強教職員工協同工作的能力；強化校領導的監控管理；有效管理起有形（設備等）、無形(業務信息、知識)資產，避免流失；實現公文流轉、審核、簽批等行政事務的自動處理，促進管理電子化、規范化，完美整合了組織內部的信息流。具體來說，實施卓新協同辦公系統作用如下：

? 建立內部的通信平臺

通過內部郵件模塊，建立學校內部的消息中心，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。

? 建立信息發布的平臺

在學校內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子通知，使學校內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在學校內部員工和學員之間得到廣泛的傳播，使校內教職員工與學員能夠了解學校的最新動態。

? 實現工作流程的自動化

變革了單位傳統紙質公文辦公模式，校內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各辦公室及校區內跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調學校內各部門的工作，減少工作中復雜環節。

? 實現文檔管理的自動化

可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現文檔管理自動化以后，如學校來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種教學課件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。

? 輔助辦公

它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。

? 實現分布式辦公

變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公，大大方便了教職員工與學生家長出差在外的信息交流。

? 建立信息集成平臺

智能網絡辦公系統具備數據接口功能，能把學校的各種相關系統數據集成到

工作流系統中，使學校教職員工能有效獲取處理信息，提高學校整體反應速度及處理能力。

? 節省學校的辦公費用支出

將傳統的紙張填寫過程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公，是學校實現管理現代化的標志。

? 搭建知識管理平臺

系統性利用學校積累的豐富課件資源、教師技能，改進教學的新能力、快速響應能力、提高辦公效率和教職員工的技能素質。

? 增強領導監控能力

強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各教研組、部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控其工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公及教學。