第一篇：璐華RuvarOA協同辦公系統(企業版)前臺操作說明書[推薦]

璐華RuvarOA 協 同 辦 公 系 統

登陸RUVAROA系統........................................................................................2 流程審批............................................................................................................3 行政綜合............................................................................................................8 電子郵件..........................................................................................................10 文檔中心..........................................................................................................12 任務安排..........................................................................................................13 部門計劃..........................................................................................................13 手機短信..........................................................................................................14 工作報告..........................................................................................................16 個人辦公..........................................................................................................17 知識管理..........................................................................................................20 會議管理..........................................................................................................21 車輛管理..........................................................................................................23 用品管理..........................................................................................................28 資產管理..........................................................................................................31 圖書管理..........................................................................................................36 報表中心..........................................................................................................39 合同管理..........................................................................................................40 企業文化..........................................................................................................43

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登陸RuvarOA系統

當用戶鏈接到本OA站點后，首先要求輸入‘用戶名’和登錄‘密碼’，如下圖（登錄首頁的頁面可能會有所不同）：

當用戶輸入完‘用戶名’和登錄‘密碼’后，按‘登錄’按鈕（或Enter鍵），此時系統將檢查輸入的‘用戶名’和登錄‘密碼’是否正確，如果輸入正確，將進入系統的主界面（個人桌面），登錄后的主頁面（個人桌面）如下圖：

此首頁（個人桌面）頁面中，顯示與當前操作員待辦事宜列表個人辦公工具等相關信息。在此首頁頁面的上方有幾個操作圖片和鏈接，其中：

點擊點擊 可重新進入此‘桌面’（見‘桌面’說明）。

用戶可以自定義OA右上角的快捷方式，以便在不影響其他操作情況下，寫日程、郵件等日常辦公事項。

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點擊用戶可以自定義菜單的顯示，可以把一些不用的菜單隱藏掉。選擇要隱藏的菜單項目，把菜當前的鉤去掉，然后保存即可（直接在桌面點關閉按鈕即可在桌面刪除）。還可以根據使用習慣，進行菜單的上下移動。

點擊的桌面。

點擊.安裝“RuvarOffice公文控件”。在打開表單正文時，需要安裝此控件才能顯示word用戶可以自定義主頁面的顯示內容，也可選擇“恢復默認”恢復后臺管理員所定義界面?？梢酝ㄟ^點擊“控件”打開第一個鏈接安裝。

安裝“Ruvar文件管理控件”。在文檔中心打開受控文件夾時，需要安裝此控件才能顯示打開的word文檔。

安裝“flash IE控件9.0。在文檔中心批量上傳文件時，點“上傳”按鈕需要用到的控件。點擊 退出RuvarOA系統，返回到系統登錄頁面。

流程審批

1、工作新增

流程審批是針對工作中具有固定程序的常規活動而提出的一個概念。通過將工作活動分解成定義良好的任務、角色、規則和過程來進行執行和監控，達到提高生產組織水平和工作效率的目的。流程審批技術為企業更好地實現經營目標提供了先進的手段。

流程審批主要是處理日常工作中的企業內部的需要按順序多人先后處理的各種工作表單，流程審批包括了我的草稿、我的待辦、我的已辦、辦結查詢、統計分析、工作調度等功能模塊。

選擇一個模板單擊打開：如用品申購單

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【工作正文】：進入撰寫/編輯工作窗口，如下圖：

【圖片附件】：添加相關的圖片及說明，如下圖：進入編寫界面，輸入相關說明或者上傳圖片及附件。

【相關工作】：添加已辦結的相關工作，如下圖：單擊【添加】添加相關工作【移除】移除相關工作。

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【工作附件】：可以上傳與該工作相關的附件，如下圖：單擊【上傳】上傳附件【刪除】刪除附件，【瀏覽】選擇要上傳的附件。

【工作流程】：可以查看、設定或修改當前工作的工作流程，操作方法同下文的“流程定義”?！玖鬓D記錄】：可以查看整個工作信息的流轉記錄，如下圖：

2、我的草稿

在系統功能菜單中點擊【工作流】->【我的草稿】功能后進入我的草稿主頁面，如下圖：

此頁面顯示的是當前用戶尚未提交的我的草稿信息和被其它用戶退回給當前用戶的工作。

點擊【】按鈕，可以直接刪除此條工作信息。不是當前操作員草擬或已經進入流轉的工作不能被刪除（即被退回的工作），可以點擊【】按鈕終止此工作表單，系統默認至辦結）。

點擊列表中某一工作可修改該工作的相關信息（表單內容、正文、流程等）。工作修改完成后點擊工作表單界面的【提交】鈕可以提交工作至下一個處理人。

3、我的待辦

此頁面顯示當前操作員簽收過的但尚未完成的工作。

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點擊【催辦】，可以把被選中的工作信息以短信或郵件方式催促下屬員工辦理。

【保存】：保存該工作信息修改后的內容。

【提交】：填寫相應的處理意見或簽名后，提交至下一流程步驟?！就嘶亍浚簩⒃摴ぷ魍嘶氐缴弦涣鞒??！巨k結】：填寫相應的處理意見或簽名后，將該工作置辦結歸檔?！敬蛴　浚捍蛴‘斍氨韱?，可自行設置是否打印頁眉、頁腳。

4、掛起工作

此頁面顯示被當前操作員掛起的工作。掛起工作一般是指臨時取消或暫緩，且以后可能會重新啟用的工作。

5、我的已辦

此頁面顯示當前操作員處理過的已提交的工作。如下圖所示，可以根據工作類別，工作名稱，創建人，表單狀態，創建時間等進行查詢?！拔募A管理”中新建立表單類別，建立好后可以選擇相應的表單利用“移動到文件夾”按鈕進行移動，供分類查詢。

在此頁面中可以看到自己已提交的工作表單,如表單的當前處理人未閱讀,可以撤回到當前用戶“我的草稿”撤回后再一次進行修改提交?？梢韵虼吮韱蔚漠斍疤幚砣舜咿k工作。

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6、辦結查詢

該頁面顯示所有已辦結工作，可以通過模板類別，關鍵字等進行查詢。

有權限用戶可以根據發起時間備份辦結查詢文件夾中的工作，備份完成后可刪除，如要對之前的數據進行查詢，直接在“數據范圍”按鈕中選擇備份的文件即可。注：備份時系統自動為備份的文件新建立數據庫用于存放。

7、工作調度

可以對正在流轉中的工作進行調度，主要用于一些緊急處理及應用。

先選擇要調度的工作，然后點擊選擇目標用戶，最后點調度即可。

選擇的工作就會自動轉給目標用戶，目標用戶會收到一個待辦工作提醒。

8、統計分析

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可以根據不同的模板類別、部門、創建時間、創建人等來做工作統計。

9、公章管理

上傳流程審批用到的公章掃描圖。

【查詢】：輸入關鍵字，可對公章名稱按關鍵字進行查詢?！拘略觥浚盒略鲆粋€公章。【刪除】：可以刪除選中的公章。

新增一個公章：

選擇“權限用戶”，點擊【瀏覽】，選擇公章圖片，【確定】即可。注：簽章圖片大小的范圍：32*32像素～200*200像素。

行政綜合

公告

公告發布是用來發布一些公告或新聞，發布后經審核會在個人桌面顯示出來（新聞不需要通過審核）。點公告發布進入公告發布主界面。如下圖：

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【查詢】：輸入關鍵字，可對標題按關鍵字進行查詢?！拘略觥浚盒略鲆粋€公告?！緞h除】：可以刪除選中的公告?！咎峤弧浚禾峤灰粋€待審批的公告。

1、新增一個公告：

【重要程度】：公告根據不同的緊急程度來發布。【有效期限】：指此公告的有效期。【公告標題】：指該公告的標題。

【公告對象】：指誰有權限閱讀該公告?！緦?核 人】：指該公告需經過某人審核才得以發布，允許三個步驟審核流程，支持單個領導審核后發布，或者在一個流程里多個領導會簽審核發布。也支持三個流程審批后再發布。【保

存】：保存此公告。【提

交】：保存此公告，并提交給具有審核權限的人進行審核?！娟P

閉】：關閉此窗口。

外出登記

該模塊方便記錄員工外出情況，可以查看外出事由，外出地點，外出時間和返回時間等。外出登記

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【新增登記】：點擊該按鈕，新增一個外出登記草稿，根據要求填寫登記表?！敬_認登記】：選中一個外出登記草稿，點擊該按鈕，確認該登記表。【返回登記】：員工處出返回后，點擊改按鈕，確認返回。

重要提醒

可以定義提醒人、提醒時間、提醒內容后，每次刷新或登陸系統會自動彈出對話框做出提醒。

調查投票

選擇投票主題，進入網上投票界面，可以通過投票管理來設置網上投票的內容及其選項等。

電子郵件

郵件系統是RuvarOA辦公自動化系統自身內置的一個小型電子郵件系統。通過郵件系統可以在系統內部用戶之間發送、接收電子郵件，同時也可以收發系統外部的Internet郵件。郵件系統頁面友好、操作簡單、便于管理，極大地方便了員工之間及員工與外部的信息交流。

主要功能包括：1.收發機構內部郵件。2.用戶可自定義外部郵箱設置。3.收發Internet郵件。4.用戶可自定義郵件夾。5.可以設置共享郵件夾，給相關人員查看。6.可統計外部郵箱中的郵件數。7.可刪除遠程POP3郵箱中的郵件。界面見下圖：

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1． 建立用戶

使用郵件系統必須是RuvarOA的合法用戶。每一位新增加的用戶，系統將自動為其建立一個郵件帳號，不需要再做專門的設置。

2． 使用郵件系統

員工登錄到OA系統后，通過點擊‘電子郵件’。

3． POP3設置

如果用戶需要接收Internet郵件，首先要從Internet服務商申請Internet郵件帳號，然后通過LHServer的POP3設置功能，在LHServer郵件系統中設置數據庫信息，這樣就可以通過OA電子郵件系統來接收和發送Internet郵件。

點擊‘系統設置->POP3設置’,在POP3郵箱設置頁面中，輸入POP3名稱（如：新浪網郵件服務器）；POP3服務器地址（如：pop3.sina.com.cn，如果你不知道服務器使用什么端口，請使用缺省設置“110”。）；POP3用戶賬號和登錄密碼；對方收到信時看到的發信人姓名和發信人地址（注意：“發信顯示地址”請輸入合法的Email地址,不能包含中文字符）； 界面如下：（1）先點擊“POP3設置”。

（2）填寫郵件服務器，郵箱賬號等。

(3)保存。

4． 接收郵件

（1）接收內部郵件

用戶收到的所有內部郵件自動存入內部郵件收件箱中。

（2）接收Internet（POP）郵件

在電子郵件中，點擊‘收件箱’進入‘收件箱’界面，郵件系統會自己把郵件接收至‘收件箱’中。

5． 寫郵件

在電子郵件中，點擊“新建”。發送內部郵件時，選擇系統自動生成的用戶郵箱發送。發送internet郵件時，選擇用戶自己設置的pop3郵箱。

新郵件創建界面如下：

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點擊【收件人】、【抄送】、【暗送】可以從通訊錄中錄入所要發送郵件的郵箱地址。

點擊【添加附件】，可以選擇需要上傳的文件，再點擊【上傳】。

6． 自定義文件夾 7． 共享文件夾 8． 地址簿 9． 郵件查找 10.郵件拒收 11.郵件過濾

文檔中心

【向

上】：點擊該按鈕，從子目錄回到上一級目錄。

【新建文件夾】：點擊該按鈕，可以新建文件夾，選擇普通文件夾或者受控文件夾，根據不同需要設置?！緞h

除】：點擊該按鈕，刪除選擇的文件夾?！旧蟼魑募浚涸谧幽夸浝?，點擊該按鈕，可以把文件上傳到服務器成為公共文件?！緦?/p>

性】：點擊該按鈕，可以查看選中文件夾的屬性，包括數據大小、文件數量等等。

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【權限設置】：點擊該按鈕，可以設置選擇文件夾的操作權限。

【文件查找】：點擊該按鈕，可以查找你需要的文件，可以通過文件大小，文件名稱，還可以通過internet來查找你所需要的文件。

注：文件夾類型為：普通、受控兩種，普通文件夾。普通文件夾中上傳的文件可以下載到本地，受控文件夾中上傳的文件則不可以下載到本地，只能打開瀏覽。受控文件夾顯示

任務安排

在工作任務這個模塊里包含了：我的任務、任務下達和任務查詢，如下圖所示。

我的任務：用戶可以從該選項中看到上級或部門給自己下達的任務。

任務下達：該選項是用來下達任務，能通過該選項，對下屬及部門下達公司或個人的工作任務要求。下屬任務：該模塊可以查看下屬的任務。

任務檔案：該選項可以讓用戶查詢執行中、已完成和已撤銷的任務。

部門計劃

周安排

記錄本部門每周的安排情況，點擊【新增】，直接輸入安排內容。【保存】 保存安排，【＋】增加安排，【—】 刪除安排。見下圖：

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月安排

記錄本部門各個月份的安排情況，操作方法與周安排相同。

部門周計劃

計劃本周的工作計劃，提交給指定的負責人匯總，匯總后并提交給領導審核。

點擊【新增】輸入工作計劃內容，提交給部門負責人匯總（自己選擇提交的人）。負責人收到工作計劃并匯總提交給領導審核。

如圖：領導收到部門的周計劃便可以打開審核。同意則可以直接審核，完成計劃。完成后可以對所有的計劃進行查詢。

手機短信

璐華RuvarOA辦公系統為客戶提供了一個手機短信平臺，用戶可以通過該平臺，使用辦公系統中的短信提醒，可以通過辦公平臺進行信息交流等功能。

注：該手機短信屬于公費手機短信，需要先璐華科技合作伙伴所提供的接口才能使用。1 發送短信

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發送身份：顯示在對方手機您的姓名。發送號碼：顯示在對方手機您的號碼。

對方手機：接收信息的手機號碼，多個號碼用逗號分開。點擊以從帳號資料中導入手機號碼。

信息內容：在此輸入你所要發送的信息內容，短信內容不得超過70個字節，超過將把超出部分已第二條短信發送。

發送：當以上內容填寫完后，點擊發送進行短信發送。返回：點擊返回到辦公系統主頁。待發隊列

在該頁面下，將把所有未發送出去的短信顯示出來，用戶可以進行查詢與刪除操作。已發短信

在該頁面下，顯示所有已發送短信。用戶可以進行查詢、刪除與新建操作。通訊錄

可以從通訊錄導入手機號碼，點擊

可短信收藏

在該頁面下，用戶可以對所接收或自定義的短信進行收藏。已收短信

在該頁面下，顯示所有已收送短信。用戶可以進行查詢、刪除與新建操作。短信維護

在該頁面下，顯示所有已發短信、已收短信，方便用戶進行短信維護操作。

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工作報告

工作報告，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經驗、提高。

報告填寫

點擊報告填寫進入報告草稿界面，如上圖所示： 點擊【新增】進入新增報告界面，如下圖所示：

【保存】：保存該工作報告為草稿?！咎峤弧浚禾峤辉摴ぷ鲌蟾娴綀蟾鎸忛喼小！緞h除】：刪除該工作報告。報告主題：該工作報告的主題。

審閱者：該工作報告需要經過誰的審核才能通過。

正文：報告內容，通過工具條的工具可以對工作報告中的文本進行編輯。

報告審閱

點擊報告審閱進入待審閱報告操作界面，如下圖所示：

在該界面下，顯示了待審閱的工作報告，可以通過不同條件對所有待審閱報告進行查詢操作。點擊某個待審閱報告，可以進入審閱界面，對該待審閱報告進行審核通過。報告查詢

點擊報告查詢進入工作報告界面，如下圖所示：

在該界面下，可以通過不同條件對所有工作報告進行查詢和刪除，點擊工作報告，可以查看某個工作報

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告的內容。

個人辦公

個人日程

員工可以使用‘個人日程’來預先安排和管理自己的各項待辦事務。上級可以查看下屬的日程安排。主頁面如下：

日程安排可以以周或月的發送查看。

【新增日程】：點擊新增日程，彈出新增日程窗口，為自己設置日程。當前用戶可以為領導設置日程，但必須領導授權給當前用戶，如下圖：

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默認是當前用戶為自己寫日程，領導授權后，可以看到他的用戶名，把你需要設置的內容填入內容框?？梢栽O置提前幾分鐘或一兩天發送短信提醒，點擊確定新增一個日程安排。

個人設置

在個人設置里，用戶可以對自己個人的資料、簽名樣式和密碼進行修改及工作日志的填寫。

在個人設置頁面下，用戶可以填寫自己個人詳細資料和情況，可以上傳個人圖片等。點擊【詳細信息】，可以錄入個人詳細資料。

點擊【高級查詢】，可以對所有下屬員工的個人資料進行查詢。修改密碼

用戶可以在此修改登陸密碼。

先輸入舊密碼，在輸入修改后的密碼，點擊保存生效。系統會要求用戶重新登陸。

【工作授權】：如外出，可以授權給其他用戶替自己完成比較緊急的工作，或者授權給其它用戶為自己寫工作日程。

手寫簽名

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該模塊主要是設置用戶在流程審批意見及審批公告時所用到的個人簽名。

【個人文件夾】：屬于個人的空間，可上傳常用文件，供自己查詢，使用。

工作日志

寫工作日志，并可以設置共享給哪些領導看。

個人通訊錄

該模塊可以對用戶名片進行管理，日益增多的名片，查找起來既不方便，又難保存。通過名片管理，你可以輕松的查找到你想要的資料。

點擊【新增】，可以添加一條新的名片記錄。填寫完資料后按保存即可。點擊【設置】，出現以下界面：

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在該界面下，我們可以設置名片顯示的字段，可以根據需要進行添加。

管理分類

該模塊功能是用戶可以根據自己個人需要來設置名片分類，先選中一列空的，輸入該名片類別的名稱后，點擊保存。

知識管理

提供內容管理、知識檢索、知識推送、知識創建、知識激勵、知識分析等一系列的工具，同時將知識管理從狹隘的文檔管理擴展到企業的整個業務管理和運作環節中，并與其緊密的融合在一起，從而以知識管理有效的提升個人和組織的能力！

1、新建一個知識草稿

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輸入好你要添加的知識草稿后，點擊保存或提交。知識草稿需要經過審核成能發布成功。

2、知識審核

在該模塊下，用戶可以看到有那些知識草稿需要審核，審核通過后，知識文檔將正式發布

3、知識分類，必須管理員先設置好知識類別和用戶權限（默認權限為空，所有的人都無權限查看），在知識草稿里發起人才可以把知識分類再提交給審核人。

4、知識查詢，有權限的用戶，可以在知識查詢里看到審核后的知識文檔。

會議管理

會議管理是對單位內的相關會議及其內容進行登記和管理，同時可以查詢顯示會議室的相關信息，新增會議給領導審核后，再向參加會議的有關人員發送會議通知，會議結束后可以通過會議紀要查詢會議內容等。

功能包括：我的會議、會議計劃、待審批會議、會議管理、會議查詢、會議室狀態、會議維護。

會議計劃

點擊會議計劃，進入會議計劃界面，該界面顯示當前會議計劃的狀態（見下圖）?！拘?/p>

建】：新建一個新的會議計劃。【通

知】：當會議狀態流程到待通知時，向指定的參會人員發出會議通知?！敬蛴⊥ㄖ浚喊堰x中的會議打印出來。【結束會議】：當會議狀態流程到已發通知時，向指定的參會人員發出結束會議通知?！救∠麜h】：撤銷當前會議計劃?！緞h

除】：刪除當前會議計劃。

點擊【新建】進入新建會議計劃界面，入下圖所示：

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【保

存】：保存新建會議計劃。【提

交】：提交給負責人審核?！娟P

閉】：關閉該新建會議計劃。

會議類別：有視頻會議、公司會議、部門會議等選項。會議室：可以選擇已經設置好的會議室進行開會。

我的會議

點擊我的會議進入我的會議界面，如下圖所示：

在我的會議里可以看到你需要參加的會議。

會議查詢

點擊會議查詢進入會議查詢界面，如下圖所示：

在會議查詢里用戶可以通過會議主題、會議類別、會議時間、會議內容、支持人和參與人對所有會議進行詳細查詢。

會議室管理

點擊會議室管理進入會議室維護界面，如下圖所示：

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【新建】：點擊該按鈕，可以新建一個會議室?！緞h除】：點擊該按鈕，可以刪除選擇的會議室?！緦С觥浚狐c擊該按鈕，可以導出會議室列表。點擊該按鈕已有的會議室可以進行修改操作。

會議室狀態

根據會議室的使用狀態可以顯示所有會議室的使用情況?？梢愿鶕繒h室來查看月使用情況，周使用情況，及天使用情況。狀態圖：（周狀態圖）

狀態圖：（天狀態圖）

狀態圖：（月狀態圖）

車輛管理

車輛管理可以對企業所有公用車和駕駛人員進行檔案登記，使用登記管理等，在車輛使用、車輛費用等方面都有很多功能來實現。能夠對用車情況做出統計。

在車輛管理頁面下有用車管理、車輛登記、車輛管理和車輛費用四個大項。車輛使用狀態圖會顯示當天車輛的使用狀況，如上圖所示，在16點30分到17點30分，車牌號為粵AFR111的車輛將被使用。還可以通過日期來查詢那年那月那日的車輛使用情況。

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用車管理―用車申請

點擊用車管理里的用車申請進入用車申請界面界面，如見上圖所示：

在該界面下將顯示所有待審批和已審批的用車申請。可以通過查詢關鍵字方式進行查詢。【刪除】：點擊該按鈕，可以刪除所選擇的用車申請。

【新增】：點擊該按鈕，可以進行用車申請單的填寫，新建一個用車申請，見下圖：

按照所顯示內容進行填寫，帶*號的位置表示必須填寫。

待批申請

點擊待批申請進入待批申請界面，如下圖所示：

在該界面下，會把所有待批申請都以列表方式顯示出來，可以通過查詢關鍵字快速查詢待批申請。點擊待批申請，進行對該申請審批。

車輛使用狀態

在該頁面下有三個子項，分別為狀態圖的月，周，天使用情況，分別以不同的方式向使用者顯示車輛的使用狀態。狀態表：

狀態圖（周狀態圖）：

狀態圖（天狀態圖）：

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申請單維護

在該界面下，可以對所有的申請單進行查詢，刪除及新增等操作。

車輛登記

車輛檔案

在車輛管理下有車輛檔案及駕駛人員兩個項目，點擊車輛檔案進入以下界面，如下圖所示：

【查詢】：以關鍵字方式對車輛進行查詢操作?！緞h除】：點擊該按鈕，刪除選中的車輛。

【新增】：點擊該按鈕，可以新增一個新的車輛檔案，進入以下界面：

根據車輛型號等信息錄入，帶*號的空為必須填寫。

駕駛人員

點擊駕駛人員選項，進入駕駛人員界面，如下圖所示：

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請參照車輛檔案進行操作。

車輛管理

車輛維護記錄

點擊車輛維護記錄，進入車輛維護記錄界面，如下圖所示：

【查詢】：可以通過車牌等關鍵字來查詢車輛的維護記錄。【刪除】：點擊該按鈕，對選中的維護記錄進行刪除操作?！拘陆ā浚狐c擊該按鈕，新建一個維護記錄，詳細操作見下圖：

*號為必須填寫項目。

【保存新增】：點擊該按鈕，保存新維護記錄，在以空白的維護表便于您繼續新增維護記錄?！颈４娣祷亍浚狐c擊該按鈕，保存新的維護記錄，并返回到車輛維護記錄界面?！救∠祷亍浚狐c擊該按鈕，不對本次維護記錄做保存，并返回到車輛維護記錄界面。

車輛使用記錄

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在該頁面下顯示所有的車輛使用記錄，并可以對記錄進行查詢和刪除操作。

交通事故管理

事故登記

*號為必須填寫項目。

【保存新增】：點擊該按鈕，保存新維護記錄，在以空白的維護表便于您繼續新增維護記錄?！颈４娣祷亍浚狐c擊該按鈕，保存新的維護記錄，并返回到車輛維護記錄界面。【取消返回】：點擊該按鈕，不對本次維護記錄做保存，并返回到車輛維護記錄界面。

事故查詢

在該頁面下，顯示所有的交通事故登記，并通過不同條件來進行查詢，可以對選中的事故進行刪除，通過新增，可以添加新的事故登記。

車輛費用

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費用統計表

新增：添加費用記錄，見下圖：

*號為必須填寫項目。

【保存新增】：點擊該按鈕，保存新維護記錄，在以空白的維護表便于您繼續新增維護記錄?！颈４娣祷亍浚狐c擊該按鈕，保存新的維護記錄，并返回到車輛維護記錄界面?！娟P

閉】：點擊該按鈕，不對本次維護記錄做保存，并返回到車輛維護記錄界面。在該頁面下以表格的方式把所有發生的費用列出，可以使用查詢、刪除、新增等操作。費用統計圖

在該界面下，可以通過車牌、司機、類別、年統計圖或月統計圖的方式生成車輛費用統計報表。

用品管理

基礎資料

用品管理的基礎資料錄入與管理。

1、用品分類

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2、用品信息

增加新的用品，點擊【新增】：

填好用品信息，點擊保存即可。

3、自定義字段：自定義用品信息字段。

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用品登記

用品的領用登記，實現自動入庫、減少庫存，可以進行用品清理管理和用品歸還登記、1、入庫登記

點擊新增，添加新的入庫登記：

入庫登記需要審核通過后才能實現庫存的增加。

2、領用登記

先新增一個新得用品領用單，然后經過審核通過后，才可以領用。

3、用品清理

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新增一個用品清理單，然后經過審核通過后，要清理得用品將會在庫存中自動減少。統計報表

1、入庫統計報表

統計出入庫的購入金額、庫存等?？梢园凑諘r間段來統計。

2、領用統計報表

統計出領用的部門、領用人、用品、數量、時間等信息，可以根據時間段進行統計。

資產管理

該模塊使用戶可以便捷的管理企業的設備。對設備信息、拆舊管理、使用量等進行管理。

設備檔案

在該頁面下，顯示所有所有的設備信息。

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【新增】：點擊該按鈕，新增一條設備信息，界面如下圖所示：

根據設備填寫以上內容，點擊保存，新增該設備信息。

設備查詢

該頁面下，用戶可以根據不同條件查詢設備。

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使用管理 1 設備使用

該頁面顯示那些設備真被使用中。可以通過該頁面領用或歸還設備。2 設備轉移

【新增】：點擊該按鈕，可以新建一個設備轉移，設置從A部門轉移到B部門，轉移原因等。設備只有在被領用的情況下才可以進行轉移。

設備維修

【新增】：點擊該按鈕，新增一個設備維修信息，根據設備故障，填寫維修內容等。

折舊管理 1 設備折舊

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該頁面顯示所有設備的折舊情況，點擊【保存】，保存選中設備的折舊累計。折舊月報

該頁面以月份顯示折舊信息，可以通過選擇不同的設備類別來查詢。

工作量管理 1 設備工作量

該頁面下，可以通過設備類別、狀態、時間來查詢設備的工作量。工作量月報

該頁面下，以月報的方式顯示設備的工作量情況。設備清理 1 設備清理

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該頁面下顯示所有被清理、退貨或報廢的設備，可以通過新增設備清理來對設備進行設置清理方式。2 已清理設備

該頁面下顯示所有已被清理的設備清單。系統管理

用戶通過該模塊，可以對設備管理里的選項、字段等進行自定義的設置和修改。設備類別

2數據字典

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圖書管理

方便借書,還書,查找等操作.可以自定義圖書，方便添加圖書，管理圖書，管理用戶。根據需要自動設置圖書類別和相應的借出時間,借出冊數。基本資料

1、圖書信息

點擊新增，進行新的圖書信息錄入：

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2、借閱處理 處理申請：

在此處理借閱申請，選擇要借出的借閱申請，然后點擊借出即可，系統會自動在圖書數量上進行處理。

歸還圖書：

在此處理歸還圖書申請，選擇要歸還的圖書，然后點擊歸還，系統會知道在圖書數量上進行處理。

3、圖書借閱 我的借閱

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在這里新建借閱申請，可以在此查看以借閱或真借閱中的圖書情況。

點擊借閱：

4、圖書報表 過期未還：

統計過應還日期的讀者和圖書，可以使用郵件進行催還。

圖書借閱：

統計圖書借閱的詳細情況。

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報表中心

使用網上填報前，要先建立好報表模板。

新增一個報表模板

用戶根據自己情況，建立好報表模板，點擊使用單位，可以設置模板的使用權限。建好報表后，保存退出。

網上填報：

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先選擇模板類型，比如選擇個人預算表，點擊【新增】：

用戶就可以在此填寫報表了，填寫完畢后，用戶可以設置查閱用戶，給選擇的查閱用戶才有權查看該報表，所選中的用戶，將會收到一個查閱提醒。點擊【保存】，然后完成網上填報。

合同管理

合同模塊權限分為五類，1，合同查詢、2，合同錄入、3，合同借閱、4，合同終止、5，合同銷毀。主要用于企業中，合同的查詢，借閱，終止及銷毀。合同銷毀后，此合同的內容還是會存在系統里。

合同查詢

查詢所有已簽定好的合同。

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合同錄入 新增合同，基本信息可以直接在“基本資料”中定義好，然后在新增時可以直接選擇，其它一些不固定的內容可以直接輸入，如果有已做好的合同文件和圖片也可以用附件方式上傳到附件信息中保存后提交給負責人進行審核。如果此合同還有補充合同，也可以在補充合同一攔錄入有關信息。

合同借閱

1，借閱申請

如需借閱或調度合同，可直接寫借閱申請。合同編號直接按右邊可選擇已錄入好合同，其它可直接輸入合同的相關內容，提交到相關負責人審批。

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2，待批申請

待批申請里可以看到自己要審批的合同，寫上自己的意見后可做三個操作，1，不同意，退回給申請人，2，同意，并繼續提交，3，同意，提交給合同管理員。據具體情況進行操作。

3，借閱管理

審批同意后提交給合同管理員時，在這個模塊就可以看到這條借閱合同條目，合同管理員可以統一把合同借出。借出后可以看到此條合同的狀態為“已借出” 4，借閱查詢

顯示所有已歸還的合同，供查詢。

終止合同

合同到一定期限后要終止合同時，可以在此模塊中做處理，合同終止必須有審核人同意才可終止。

1，終止申請

點新增后出現合同終止申請窗口，在合同編號里直接選擇已簽訂好的合同，寫好原因后直接點“提交”，提交給相應的負責人審批。如下圖：

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2，待批申請

待批申請里可以看到自己要審批的終止合同，寫上自己的意見后可做三個操作，1，不同意，退回給申請人，2，同意，并繼續提交，3，同意，提交給合同管理員。據具體情況進行操作。3，終止合同

審批同意后提交給合同管理員時，在這個模塊就可以看到這條需要終止的合同條目，合同管理員可以統一把合同終止。4，終止合同查詢

顯示已終止的合同，供查詢。

合同銷毀

如合同需要銷毀，可在此模塊選擇已終止的合同，提交給審批人審核，進行銷毀。

企業文化

此模中可以放置關于公司企業內部的一些資料及動態信息供用戶查看。

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【成長歷程】關于公司的成長歷程，可直接點“編輯”進行增加?！酒髽I格言】關于公司的一些格言，可直接點“編輯”進行增加。

【歡迎新同事】公司新來同事時，可新增項目，保存后，在桌面會已滾動的形式提醒各用戶。【文體活動】公司有新的活動，可新增到此模塊，在桌面會已混蛋斷開的形式提醒各用戶。

電子論壇

企業論壇的欄目根據本單位的實際情況，在后臺設置相應的信息發布欄目，同時可對每個信息欄目指定相應的信息發布權限和信息審核修改（刪除）權限，如設置：新聞、公告、大事記、組織機構介紹、產品介紹等欄目，并可為這些欄目指定不同的信息發布管理人員和審核修改人員。

根據企業不同需要，在后臺管理設置企業論壇的欄目還有訪問權限等。

發貼排行

點擊發貼排行進入發貼排行界面，如下圖所示：

在發貼排行里，系統會把所有在企業論壇發過貼的用戶進行統計。

文章搜索

在文章搜索里，用戶可以使用查詢功能查找需要閱讀的文章，可以根據關鍵字，作者等條件進行搜索。

電子期刊

電子期刊是按期（按月）發行的內部網絡電子刊物，旨在為公司內部報刊電子化的信息交流中心。

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期刊閱讀：閱讀當前操作員有瀏覽權限的所有期刊，見上圖： 期刊出版：對通過審稿的投稿進行選刊，見下圖：

我要投稿：點擊我要投稿，進入我要投稿頁面，見下圖：

【新建】點擊新建，進入擬稿編輯，見下圖：

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【編輯審稿】對已投稿的稿件進行審稿； 【投稿統計】對所有投稿進行統計；

【期刊維護】對已刊登的期刊進行查詢、刪除、導出； 【數據字典】查詢、創建（編輯）、刪除電子期刊；

資料維護

在該界面下，可以根據需要增加常用的工具等。

【新增】：點擊新增，會彈出新增資料窗口，在窗口里可以輸入資料名稱和資料內容，資料可以已HTML、exe等格式的文件形成。

【修改】：選擇需要修改的資料，點擊修改，可以修改資料的名稱和內容?！緞h除】：選項需要刪除的資料，點擊刪除。組織結構

在該頁面下，用戶可以查看企業的組織結構，組織結構的設置在后臺管理里實現。內部通訊錄

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內部通訊錄會把所有用戶的通訊方式顯示出來，方便用戶查詢。在后臺有權限的用戶可以在【內部通訊錄】編輯內部員工的個人資料。如圖：

第二篇：協同辦公系統使用說明書1.03

快普M6整合管理平臺系統-整合管理平臺

使用說明書（V2.03.100331.2000）

目

錄

第一章 系統整體介紹...............................................................................................4 1.1功能概況...............................................................................................4 1.2相關操作...............................................................................................5

第二章 個人辦公......................................................................................................6 2.1計劃任務...............................................................................................6 2.2實際行動...............................................................................................6 2.3工作報告...............................................................................................7 2.4上級給我的點評/我給下屬的點評...........................................................8 2.5自定義桌面............................................................................................9 2.6在線短信...............................................................................................9 2.7電子郵件.............................................................................................10 3.2文件庫.................................................................................................12

第三章 日常辦公....................................................................................................13 3.1工作流定制管理...................................................................................13

3.1.1表單定制....................................................................................13 3.1.2流程定制....................................................................................15 3.1.2流程監控....................................................................................18 3.2 工作事宜辦理.....................................................................................18

3.2.1 我擬辦的事宜............................................................................19 3.2.2提交的事宜................................................................................20 3.2.3我辦理的事宜.............................................................................20 3.2.4委托辦理....................................................................................21 3.3公告通知.............................................................................................21

第四章 行政辦公....................................................................................................22 4．1人員休息安排....................................................................................22 4．2會議室管理.......................................................................................22

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4.2.1會議室使用申請查看和審批........................................................23 4.2.2會議室的申請.............................................................................23 4.3投票設置.............................................................................................24 4.4投票查看.............................................................................................25

第五章 辦公用品....................................................................................................26 5.1辦公用品倉庫......................................................................................27 5.2辦公用品類別......................................................................................27 5.3辦公用品信息......................................................................................28 5.4辦公用品領用......................................................................................28 5.5辦公用品退回......................................................................................29 5.6辦公用品入庫......................................................................................30 5.7辦公用品盤點......................................................................................31 5.8辦公用品庫存統計...............................................................................32 5.9辦公用品管理和進銷存財務的關系.......................................................32

第六章 車輛管理....................................................................................................33 6.1車輛檔案.............................................................................................33 6.2車輛申請.............................................................................................34 6.3油耗記錄.............................................................................................35 6.4其他功能.............................................................................................35

第七章 系統管理....................................................................................................35 7.1企業信息.............................................................................................36 7.2組織架構.............................................................................................36 7.3員工信息和用戶管理............................................................................37 7.4 權限管理............................................................................................38

7.4.1功能權限管理.............................................................................38 7.4.2職位權限設置.............................................................................39 7.4.3數據權限設置.............................................................................39 7.4.4基礎數據權限設置......................................................................40 7.5數據導入.............................................................................................40 7.6套打管理.............................................................................................41

7.6.1 套打模板管理............................................................................41

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7.6.2 套打字段信息............................................................................42 7.6.3 系統打印參數............................................................................43 7.7 系統參數............................................................................................43 7.8 分支機構............................................................................................44

第八章 其他功能....................................................................................................45 8.1 知識管理............................................................................................45 8.2電話管理.............................................................................................46

8.2.1通訊記錄管理及參數設置...........................................................46 8.2.2撥打電話、電話錄音..................................................................47

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第一章 系統整體介紹

該系統采用最新技術架構，應用先進的網絡平臺及工作流引擎將各系統各部門充分協同起來，形成一個流水化的工作平臺，實現公司各部門各信息系統的流水化作業和協同工作，從而提高工作效率，規范管理，是一套典型的智能型自動化辦公管理系統。該系統除傳統的協同辦公管理功能外，更重要是能為所有會形成孤島的信息和業務系統提供整合功能，是整個整合管理平臺的基礎，可建立企業信息、組織架構、進行員工設置，設置各個子系統的功能權限定義及業務流程等等。同時也整合了移動通信、郵件及互聯網等各種最新技術。

1.1功能概況

個人辦公——制訂個人工作計劃，上級可安排下級工作任務，計劃有強大提醒功能；工作報告可設置模板并按模板填寫，上級可進行點評審批，點評信息自動發短信給對方。

日常辦公——通過新增需要審批的業務單據并提交，由系統根據相應流程設置自動判斷下個辦理人，需要我審批的所有單據會集中在“我辦理的事宜”模塊，如果外出可將部分或全部業務委托給指定人辦理，實現外出期間需要我審批的流程自動提交給委托辦理人辦理。

公共信息——公告發布及閱讀跟蹤；文件庫管理，可對內部文件進行歸類、存檔、備案的管理，可建多級文件夾，設多級權限控制，包括新增、修改、查看等權限，實現業務流程審批及公告的歸檔；知識庫管理可對知識進行分類，并集思廣益，可跟蹤瀏覽情況。

在線短信——在線交流模塊提供類似網絡尋呼信息交流工具，幫助企業規范的內部網絡通信系統，自動彈屏顯示內部員工信息、公告、新收郵件通告，以及各種業務流程處理通知，并能通過信息鏈接直接定位到相關單據。

行政辦公——會議室管理可實現會議室的申請、預約情況查詢、會議提醒及人員簽到等；投票管理可實現匿名投票。

流程管理——根據不同流向判斷設置多個審批環節，為各種業務定制審批流程，包括系統業務單據和自定義表單；通過流程監控可查看流轉情況，進行催辦、特送等；對重要公文可啟用流水號管理；表單定制為各行業客戶提供靈活的自定義表單，滿足個性化需求。

車輛管理——車輛是公司重要資產，因流動性大，管理特別難，可根據車輛狀態進行車輛的申請與安排，將所有維修、加油、投保、年審、事故及違章等重要信息記錄下來，便于事后查看分析，還能自動記算百公里油耗，投保、年審自動提醒等。

辦公用品——采購入庫、領用、退回、庫存、盤點、領用分析等，該模塊主要用于非公司主營產品的辦公用品管理，公司主營庫存商品用于辦公用品時用ERP領料出庫來實現。

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電子郵件——不僅可以發內部郵件，還可以發外部郵件，自主研發的郵件收發系統既取代了0utlook、Foxmail 收發郵件的功能，徹底解決郵件收發管理系統與業務管理系統形成信息孤島的問題，而且在每個客戶及聯系人關聯頁面可方便查看公司所有人給該客戶收發的郵件信息，否則要到每個人的收發件箱查找過濾才能實現此功能。通過郵件模板群發時自動提取客戶、聯系人、發件人等相關信息，實現批量標準化作業，個性化體驗。

來電精靈CTI——配合快普USB來電盒實現來電自動彈屏，自動匹配客戶及聯系人并顯示與該客戶相關聯的售前、售中、售后信息，實現快速響應，可設置去電前綴，在系統任何有電話或手機的地方直接點擊即可撥出電話，免去手工撥號，同時實現自動電話錄音。

手機短信——配合快普短信貓實現每個人只要能上系統就可發短信，可對各部門人員進行短信限額設置，可對系統員工和客戶群發短信、系統短信提醒，定時發送設置等。

系統管理——可限制用戶查看系統信息的起始時間、系統登錄時間、設置用戶密碼修改周期及密碼強度要求等安全管理；可設置功能權限、數據權限和敏感數據；用WORD靈活編輯想要的打印模板，每個模塊可上傳多個打印模板并默認其中一個，可按單據行數、固定行數或最大行數進行打印，設置打印提示及打印按鈕控制等；桌面自定義、單據自定義及功能強大的系統參數設置等

1.2相關操作

過濾條件的設定 點擊任具體一功能模塊，系統會將該模塊的業務單據按過濾條件設置以列表的方式顯示出來，這里可隨時修改過濾條件更新查詢狀態。

單據的關聯頁簽 系統任一業務單據若有關聯信息或關聯單據，可點擊單據左上方的分頁簽查看關聯信息，并且可在該關聯信息的頁簽中編輯或新增所對應的關聯信息。

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第二章 個人辦公

2.1計劃任務

員工可根據實際情況作出詳細工作計劃，掌握工作重點；部門管理者可以查看本部門和下屬機構所有人員的任務編制，對計劃進行點評、調整工作計劃、分配計劃任務等，實時監控工作進度。支持共享給團隊成員，支持樹狀列表方式來展現各計劃的層級關系，并借鑒了“日歷管理”的圖形化交互方法，來安排日程和任務，使之一目了然。

位置：整合管理?個人辦公?計劃任務

計劃列表的查看方式：除了按照常規的列表查詢，也可通過周日歷和月日歷的方式查詢。負責人員和共享人員:負責人員為計劃的主要負責人，可對計劃進行編輯和調整執行狀態。共享人員則只能查看該計劃信息。

計劃分級：通過選擇<上級計劃>來確定計劃之間的層級關系，選擇上級計劃后，會自動繼承上級計劃的開始及結束時間，并可在該時間范圍內進行修改。

快速制定計劃：可在同一頁簽制定多條計劃后一并保存，之后可分別進行修改或完善。計劃的狀態：未開始—進行中—暫?！淹瓿伞蜒悠凇∠?。計劃的關聯：可關聯客戶、上級點評、實際行動。

2.2實際行動

做好“時間日志”，記錄當天具體做了哪些事（如果是做計劃的事，就直接從計劃表里中國廈門快普信息技術有限公司

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調取，也可以手工輸入）?？梢躁P聯多個客戶（銷售行動）。其中具體的實際行動可以關聯具體的工作計劃和具體的單據如：費用管理、商機管理、合同（交付）、合同（回款）、市場活動、線索管理。

位置：整合管理?個人辦公?實際行動

實際行動的關聯：可選擇對應的計劃任務，也可在關聯頁簽處關聯客戶，若有關聯客戶，此次實際行動相當于該客戶的一條<聯系記錄>，在客戶聯系記錄模塊可查看此信息。

2.3工作報告

用于員工記錄周、月、年的工作情況、心得體會、以及工作中出現的問題（可以直接從“計劃任務”或“實際工作”功能模塊導入數據）；并且部門管理者可以查看本部門和下屬機構所有人員的報告，可以進行點評（給每個人評分，可參與績效考核）。

位置：整合管理?個人辦公?工作報告

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報告類型：上周報告、本周報告、昨日報告、本日報告等。選擇不同報告類型后會影響報告主題的時間。

報告模板： 選擇<導入報告模板>引入或編輯所需要的報告格式。也可在此通過新建模板來增加所需的模板格式。

2.4上級給我的點評/我給下屬的點評

查看上級用戶對當前用戶的計劃任務、實際行動（聯系記錄）、工作報告、商機管理中的單據進行點評的內容。點擊點評內容的超鏈可以打開關聯的具體單據。

位置：整合管理?個人辦公?上級給我的點評/我給下屬的點評

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點評的業務范圍：計劃任務、工作報告、實際行動、商機管理

2.5自定義桌面

用戶可以選擇這些模塊是否顯示達到個性化定制桌面的作用。用于定制用戶桌面六個功能快分別顯示的單據列表內容。

位置：整合管理?個人辦公?自定義桌面

關于本模塊： 用戶可在此編輯符合自己使用習慣的用戶模板，并可以將設計的模板保存為多個方案，選擇已保存的模板即可調用設計好的模板。

2.6在線短信

在線交流模塊提供類似網絡尋呼信息交流工具，幫助企業規范的內部網絡通信系統，自動彈屏顯示內部員工信息、公告、新收郵件通告，以及各種業務流程處理通知，并能通過信息鏈接直接定位到相關單據。

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位置：整合管理?在線交流?在線短信

信息類別：列表中記錄兩種類型的信息：

1、其他用戶直接手工編輯的日常交流信息。

2、系統相關業務的提示信息，如下屬提交工作報告后我們能夠看到系統提示信息，此時點擊<查看鏈接>能夠快速定位到對應的工作報告。

2.7電子郵件

不僅可以發內部郵件，還可以發外部郵件，自主研發的郵件收發系統既取代了0utlook、Foxmail 收發郵件的功能，徹底解決郵件收發管理系統與業務管理系統形成信息孤島的問題，而且在每個客戶及聯系人關聯頁面可方便查看公司所有人給該客戶收發的郵件信息。通過郵件模板群發時自動提取客戶、聯系人、發件人等相關信息，實現批量標準化作業，個性化體驗。位置：整合管理?在線交流?電子郵件

郵件的發送范圍：可同時將一封發送給內部郵箱地址和外部郵箱地址，可以進行短信群發等。

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外部郵箱的設置：和foxmail的賬戶設置類似，設置成功后可以發送和接受外部郵件。

郵件模板

發送郵件時可以調用設置好的模板格式，如添加個人名片，自動調入客戶聯系人的名稱，編輯常用問候等，方便我們快速規范的編輯郵件。

如果要在發外部郵件時能夠自動調用客戶的名稱，則點擊<插入編輯>，選擇對應的“聯系人：聯系人姓名”，確定后會加入到<模板內容>里對應的光標處。

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3.2文件庫

可對內部文件進行歸類、存檔、備案的管理，可建多級文件夾，設多級權限控制，包括新增、修改、查看等權限，實現業務流程審批及公告的歸檔。

位置：整合管理?個人辦公?文件庫

文件的分類：通過樹狀結構設置不同層級的文件夾，每個最末一級的文件夾中存放文件。

文件的權限：針對不同的文件夾設立權限，文件會繼承所屬文件夾的權限。文件夾權限設置解讀:

A管理者：文件夾的管理者由可新建文件夾的用戶來設定，文件夾中的其它權限（編輯者、作者和讀者）則由文件夾管理者設定。文件夾管理者可以在文件夾中創建子文件夾，并指定子文件夾的管理者。

B編輯者：文件夾的編輯者在本級文件夾和子文件夾中，具有編輯者權限能夠新增、編輯文件。

C作者：文件夾的作者在本級文件夾和子文件夾中，具有作者權限能夠新增文件。D讀者：文件夾的讀者在本級文件夾和子文件夾中，具有讀者權限能夠瀏覽文件。中國廈門快普信息技術有限公司

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第三章 日常辦公

3.1工作流定制管理

在流程的管理上包括表單定制、流程定制、流程監控的功能。流程定制成功后可通過辦理事宜實現相關業務操作。

流程定制的步驟： 先定制表單，建立流程時選擇對應的表單，再通過添加環節和流向信息來完善流程的設定。

3.1.1表單定制

表單的定制和修改，啟用表單后即可投入使用。位置：整合管理日常辦公?表單定制

表單制作

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1表單編排：操作方式和WORD編輯類似。根據實際需求在對應的位置處加入標題、字段名稱和文字說明等。表單控件：表單上需要操作人員填寫或選擇的部分，比如請假單上的請假申請人，所在部門，請假事由等需要通過表單控件進行定義。如下圖中編輯框里的空白方框和圓圈都屬于不同類型的表單控件。

表單控件—單行輸入框: 可通過這個控件關聯系統基礎信息如公司職員、部門等。

表單的導入導出：可將系統已有表單導出，新建表單時也能導入已定制好的表單

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3.1.2流程定制

流程定制是是針對某張表單或業務單據設置多級審核流程，是一張單據從制作到相關負責人之間的瀏覽、審批，即這張單據的業務流轉的工作流程設定。

流程建立步驟

1．新建流程——選擇表單：流程定制的基礎是表單，表單包括各個子系統已有的業務單據，也包括能夠手工編輯的定制表單。

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2． 環節和流向 新建流程后會出現<新建>和<結束>兩個圖標，這時候點擊鼠標右鍵選擇“添加環節”“添加流向”。

環節信息：工作流程中的某個審批環節，指定該環節的審核人，可以是一個也可以是多個；可以通過在線短信或者手機短信設定催辦提醒。

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流向信息：介于兩個環節之間，通過流向信息里的“流入環節”和“流出環節”來繪制該流向的起始位置和終止位置，通過條件判斷來決定該流程是否走這一流向。

在條件設定中可依據單據上的具體內容來判斷，如銷售訂單上的金額是否超過一定數量，或該客戶是否存在超期應收款等。

如上圖所示：該單據只要滿足以下任一條件則需要走這個流向，即需要流轉到<財務經中國廈門快普信息技術有限公司

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理審批>這個環節，否則就直接流轉到<店長這一環節>。1單據“合計總金額”大于或等于50000.2該客戶的信用額度超標，即這家客戶未結清的應收款加上這筆單據的金額超過這家客戶的所設置的信用額度。這家客戶有超過期限的應收款未結清。單據上含有任一貨品的單價小于這所設置的零售價的95%。

另外也可對銷售的貨品進行判斷，符合所選的商品之一，也需要走這個流向到指定審核環節。

3.1.2流程監控

作為流程管理者能夠查看自己管轄范圍的流程流轉情況，能夠對流轉中的流程進行催辦、特送、正常結束等操作，能夠直接結束異常的流程。

環節特送：

特送人：重新指定某個員工辦理該流程目前所在環節。特送環節:將該流程跳過目前所在環節到指定環節。

3.2 工作事宜辦理

若系統中存在已啟動的工作流程，則可在此辦理相關工作事宜。該業務流程包括<我擬辦的事宜>、<我提交的事宜>、<我辦理的事宜>、<委托辦理>。

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3.2.1 我擬辦的事宜

本模塊過濾出用戶自己新建的工作（單據），還未送審的，即草稿狀態。或直接在此選定錄入需要辦理的流程單據。

位置：整合管理?日常辦公?我擬辦的事宜

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3.2.2提交的事宜

本模塊過濾出用戶自己提交的工作（單據）。用于創建人提交給后續環節后，還可以跟蹤單據的后續辦理過程，實時了解辦理情況。

提交送審的單據存在三種流程狀態：流轉中、暫停流轉、已流轉完。若狀態為已流轉完成則表示該審核結束的流程（包含異常結束、審核通過和不通過）。

辦理情況查看和催辦：可查看目前該單據的流轉情況如當前辦理的環節和當前辦理人；通過催辦提醒目前環節辦理人員。

3.2.3我辦理的事宜

用戶可以在本模塊看到需要自己辦理的工作（單據）；每個用戶只能接收到與本人職責相關和需要辦理的工作（單據），接收不到與本人無關的工作。

在此可對所辦理的務單據進行審批或特送，同時也可查看該單據的辦理情況。位置：整合管理?日常辦公?我辦理的事宜

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3.2.4委托辦理

用戶在不方便上網或者沒有時間處理工作的時候，可以通過委托辦理環節將一些審批工作在設置的時間段內委托給其他人員來協助處理，不影響企業內部正常的工作流轉。委托關系將在指定期限后結束，但也可以提前停止委托，收回辦理權限。

位置：整合管理?日常辦公?委托辦理

3.3公告通知

公告可由辦公室（行政部）管理，由辦公室（行政部）通過自定義的流程審批過程后，將本系統的重要通知和公告發布，各部門或分支機構的相關用戶登錄系統后即可看到.可設定公告的發布范圍并通過 <閱讀記錄>確認各用戶的閱讀情況。

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位置：整合管理?公共信息?公告通知

第四章 行政辦公 4．1人員休息安排

位置：整合管理?行政辦公?會議室管理

按日歷的方式查看公司員工的缺勤狀況，可記錄未來一段時間內員工的在崗情況，以方便我們合理安排工作。

注：如需修改或添加只能編輯當日以后的缺勤記錄

4．2會議室管理

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4.2.1會議室使用申請查看和審批

位置：整合管理?行政辦公?會議室管理

可查看目前所有會議室的申請情況，如果用戶是該會議室的管理人員，則可對申請情況進行審批。

4.2.2會議室的申請

位置：整合管理?行政辦公?會議室管理?新增

相關內容：可設定會議名稱、主題、出席人員；選擇會議室、查看所選會議室預約情況；設定會議開始結束時間；設定時間提前通知出席人員；添加附件。

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會議室管理：管理公司所有的會議室，可進行新增、修改、刪除等操作。

4.3投票設置

查看、設置并發布各項投票主題。位置：整合管理?行政辦公?投票設置 允許匿名：選中后投票者可隱瞞身份。

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允許公開：選中后非參與人員也能查看投票情況。

關聯議題：

通過關聯議題設置議題和投票選項，一個議題對應一系列選項；可設置多個議題。各個議題之間的排序通過排序數字的大小決定(數值小的排前面)

4.4投票查看

通過投票查看可對已發布的投票主題進行投票和結果查詢。位置：整合管理?行政辦公?投票查看

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第五章 辦公用品

通過對企業的各種辦公用品進行登記、歸屬、使用及倉庫進行管理，使辦公用品的管理落到實處，加快辦公效率?？梢栽O置多個辦公用品倉庫，提供辦公用品的入庫、盤點和庫存統計管理，具有辦公用品領用（或退回）申請與審批功能，并可以進行各種查詢統計。

業務流程：

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5.1辦公用品倉庫

可以根據公司各部門的需求這個多個倉庫?？梢栽O置不同的員工進行管理，并分別賦予不同的權限。與ERP中倉庫管理類似。

位置：整合管理?辦公用品?辦公用品倉庫

可編輯管理辦公用品倉庫，如要新增倉庫則在上方輸入<倉庫名稱>、<位置>、<管理員>等相關信息，再點擊<保存>即可。

啟用狀態：只有啟用狀態選項打鉤，才能進行該倉庫的出入庫、盤點等業務操作。

5.2辦公用品類別

可以對辦公用品進行詳細的分類和設置，根據類別管理各種辦公用品。位置：整合管理?辦公用品?辦公用品類別

辦公用品類別以樹狀結構顯示，新增類別時輸入<類別名稱>、<歸屬父級><排序號>、<啟用狀態>，再點<保存>即可。

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5.3辦公用品信息

對各種辦公用品的基本資料進行分類管理。類似ERP的產品資料。位置：整合管?辦公用品?辦公用品信息

5.4辦公用品領用

辦公用品入庫后，員工可以對辦公用品進行領用。本張單據就是記錄員工對辦公用品領用的情況。

位置：整合管理?辦公用品?辦公用品領用

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領用時庫存的查看：

調用<用品名稱>時，能夠調出相關庫存信息，通過<庫存分布>查看該用品各個倉庫的儲存情況。

5.5辦公用品退回

有的辦公用品不是消耗品，員工領用后需要退還給公司，或者對多領用的辦公用品也需要退還給辦公用品倉庫。辦公用品退回單就是用于記錄員工退回辦公用品的情況。

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位置：整合管理?辦公用品?辦公用品退回

單據錄入方式：可直接按實際情況錄入退回單，也可引用該用戶已審核的辦公用品領用單進行退回操作。另外也可在已審核的領用單據上直接點<用品退回>生成相應的辦公用品退回單。

5.6辦公用品入庫

在收到貨品時將辦公用品辦理入庫手續，與辦公用品領用單相似。位置：整合管理?辦公用品?辦公用品入庫

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5.7辦公用品盤點

由于庫存貨品保質期已過，或保管不善導致貨品丟失、損壞等無法使用，盤點貨品數量小于賬面數量或因其它原因要減少帳面庫存數量時，可以通過采用【庫存盤點】進行處理。

當實地盤點之后，倉庫的實存貨品數量大于賬面數量或因其它原因要增加賬面庫存數量時，可通過采用【庫存盤點】進行處理。

位置：整合管理?辦公用品?辦公用品盤點 盤點類別：

報溢：表示盤盈，該記錄會增加現有庫存。報損：表示盤虧，該記錄會扣減現有庫存。

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5.8辦公用品庫存統計

辦公用品庫存統計反應一段時間內該辦公用品各個倉庫的庫存情況，如入庫、盤點、領用、退回情況。用戶可以使用此報表查詢辦公用品在各辦公用品倉庫的庫存情況。

位置：整合管理?辦公用品?辦公用品統計信息

5.9辦公用品管理和進銷存財務的關系.辦公用品系統在操作上是完全獨立的，入庫出庫都不影響財務和進銷存系統的數據。2.辦公用品入庫和進銷存財的關系：如果是價值比較低的辦公用品入庫，需另外在進銷存財務系統手工錄入低值易耗品的采購憑證。如果是價值比較高的辦公用品入庫如電腦，則需要在進銷存財系統里做固定資產處理。辦公用品領用和進銷存財的關系：低值易耗品領用后，進銷存財系統手工錄入相關費用憑證。固定資產領用后，財務上按月折舊去計提費用。如果是主營業務產品需要作為辦公用品領用，除了在辦公用品系統中辦理該產品的出入庫。另外在領用時也需要在進銷存財系統里生成相應的<領料出庫單>，核算科目選擇相應的費用科目。

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第六章 車輛管理

車輛管理——車輛是公司重要資產，因流動性大，管理特別難，可根據車輛狀態進行車輛的申請與安排，將所有維修、加油、投保、年審、事故及違章等重要信息記錄下來，便于事后查看分析，還能自動記算百公里油耗，投保、年審自動提醒等。

業務范圍：

6.1車輛檔案

本模塊用來管理車輛的基本信息，可添加新車輛，也可對已有的車輛信息進行修改和刪除，還可查看每輛車的預定情況。將所有車輛按照狀態分類列出，方便用戶查詢和管理。

位置：整合管理?車輛管理?車輛檔案 車輛狀態：表示該車目前的使用情況

關聯信息： 通過關聯頁簽可查看或編輯與該車輛所有相關的業務模塊，如<申請與安排>、<維修記錄>、<油耗記錄>等。

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6.2車輛申請

申請使用車輛及使用過程的記錄管理，在這里能夠查看所有的用車申請單，并能夠查看或修改單據狀態。

單據四種狀態：草稿?審核通過?<出車>使用中?<回車>結束

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6.3油耗記錄

車輛和司機單車運行油耗的考核和管理，主要功能包括運行油耗錄入、油耗查詢和油耗管理（可自動算出每次的百公里油耗）等。

位置：整合管理?車輛管理?油耗記錄

可通過車輛檔案里的管理頁簽查看或新增特定車輛的單次油耗記錄。

需要手工錄入部分：加油量(本次加油量)、總金額（本次加油金額）、當前油量（本次加油后油表的數字）當前里程（加油時表盤上的里程數）。

不可編輯部分：上次油量（讀取上次油耗記錄的“當前油量”）上次里程（讀取上次加油時的里程）

自動計算部分：單價（根據本次“總金額”/“加油量”計算得出）

百公里油耗（距離上次加油這段時間的百公里油耗，管理人員可以通過每次“油耗記錄的百公里油耗”來評估該車的使用情況）

6.4其他功能

可通過車輛管理特定車輛的頁簽處理依據實際情況錄入和查看<維修記錄>、<投保記錄><年審記錄><事故記錄><違章記錄>等。

第七章 系統管理

本模塊包括企業信息、組織架構、員工信息、功能權限、打印設置、系統參數的設定等，是整個整合管理平臺的基礎部分。

功能結構圖：

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7.1企業信息

錄入本公司的基本信息如注冊信息、聯系方式等。

7.2組織架構

用樹狀結構以樹狀形式顯示企業的部門、職位和員工的結構關系。點擊具體的部門、職位和員工時，顯示選中的部門、職位或部門的詳細信息。

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圖解：文件夾表示部門；雙人圖標表示職位；單人圖標表示該職位對應的員工。部門級次關系：通過所屬父級來決定該部門之間級次關系，一個部門可擁有多個子部門。崗位級次關系：通過該崗位<所屬父級>的高低來決定崗位間的上下級關系。如圖中“CEO”的所屬父級為“邁爾國際”，“董事長”的所屬父級為“廈門邁爾計算工程有限公司”。因“邁爾國際”級別高于“廈門邁爾計算工程有限公司”，故“CEO”的級別高于“董事長。

7.3員工信息和用戶管理

員工是公司職員，我們可將所有職員的資料在這里進行錄入，錄入后即可在各個業務系統里使用該員工信息。

用戶是系統的使用者，每一名用戶都唯一對應一名員工，但如果某些職員不參與使用系統則對應用戶信息為空。

員工信息的編輯和查看：復合式多頁簽的查看和維護員工資料，除員工基本信息，還可查看該員工對應的用戶信息、關聯權限、操作日志等。

用戶信息的編輯和查看：

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用戶名為用戶登錄系統的名稱，建議為英文字母和數字的組合。用戶姓名為該用戶對應的員工。

如果該用戶為超級管理員，那么只要在功能權利里做了相應的管理設置，該用戶則能夠充當系統管理員的角色，對其他用戶進行授權。

初始密碼統一為123456，首次登錄后必須修改密碼。信息查詢有效月份限定該用戶能夠查詢幾個月內的業務單據。

7.4 權限管理

本系統管理管理可分為功能權限管理、職位權限管理、數據權限管理、基礎資料權限管理。

7.4.1功能權限管理

針對每一具體用戶設定該用戶的所有業務模塊及業務單據對應的各種權限。

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注：若已將某一用戶權限設置好，同時勾選其他用戶再點擊保存，則所勾選的用戶權限將和這一用戶的權限一致。

7.4.2職位權限設置

跟進職位設置權限，設置好后新加入該職位的員工將自動繼承該模塊所設置的權限，設置方法和功能權限一致，如果某一用戶的功能權限設置和其對應的職位權限設置不一致，則以功能權限為準。

7.4.3數據權限設置

針對個人辦公的計劃、行動、工作報告及客戶關系管理的客戶資源、商機等設定數據權限。如用戶李某對應的客戶管理在“部門及子部門”處打鉤，表示李某能夠管理本部門所有客戶資源。

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7.4.4基礎數據權限設置

基礎數據權限可針對每一職員設定其各種基礎資料的管理范圍。位置：整合管理?系統管理?員工管理?基礎數據權限

如果需對某一倉管員設置他只能管理部分倉庫，則將<擁有所有倉庫權限>的選項去除，再點擊<添加>來增加對應倉庫的管理權限。

7.5數據導入

本系統支持EXCEL格式的基礎數據導入，可導入的基礎資料類型為客戶資料和貨品信中國廈門快普信息技術有限公司

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息，在系統中下載對應資料模板，按模板中實例格式編輯相關信息，即可導入系統。

7.6套打管理

本系統各模塊的業務單據支持自定義模板打印，將編輯好的打印模板上傳至系統，即可在打印單據時調用對應模板。

7.6.1 套打模板管理

點擊<上傳模板文件>可選擇編輯好的WORD格式的打印模板進行上傳，并設定該模板所屬的系統模塊及對應的業務單據。

打印模板 打印模板可根據公司業務需要在word文檔里自由編輯表格、標題等各種相關信息。

書簽 通過加入書簽與系統單據相同名稱的打印字段進行關聯。

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7.6.2 套打字段信息

位置：整合管理?系統管理?套打字段信息

可查看所有系統單據里的套打字段信息，套打字段信息對應單據上相同名稱的字段。如果某一打印模板里的書簽名稱和某一套打字段的名稱相同，那么打印時就會在該書簽處打印單據里對應字段的信息。

例如標題為“銷售訂單”的打印模板中某一書簽名稱為“往來客戶”，則在打印時，此書簽處會顯示系統銷售訂單的“往來客戶”。

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7.6.3 系統打印參數

可編輯單據打印規則

位置：整合管理?系統管理?系統打印參數

7.7 系統參數

設定各個子系統相關的系統參數如ERP系統中稅率的設置，是否允許負庫存的控制等。

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名稱解釋：

CSM——客戶服務系統

CRM——客戶關系管理系統

SCM——供應鏈管理系統

HR——人力資源管理系統

ERP——進銷存財務管理系統

7.8 分支機構

分子機構擁有相對獨立的經營自主權，我們可以把下屬分公司、門店等設為分子機構，每個分支機構會產生獨立的財務報表。啟用分支機構后，我們在進銷存財系統的全部業務數據都將通過分支機構區分出來。

分支機構的啟用

位置：整合管理?系統管理?帳套配置參數

注：啟用發生業務后將不可修改。分支機構的設置

位置：整合管理?基礎資料?分支機構

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注:狀態為啟用的分支機構才能正常查詢和使用。分支機構的運用

1.錄入員工信息、倉庫(進銷存財)信息時需要指定分支機構。

2.錄入進銷存財系統中各種業務單據，如銷售訂單、采購入庫單等需要指定分支機構。3.查詢進銷存財系統中各種報表可按照各個分支機構分別進行查看和統計。

第八章 其他功能 8.1 知識管理

對專業的知識或術語進行分類管理，方便員工學習查找。位置：整合管理?公用信息?知識管理

通過樹狀結構對知識進行分類，每種知識類別下可設置多個知識主題，通過集思廣益可讓共享人員發表評論意見，通過流量記錄可查詢該知識主題的閱讀記錄。

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類別適用范圍設置 可設置該知識類別所屬文件在各其他系統中是否可見。位置：整合管理?公用信息?知識管理?知識類別?適用范圍

如CSM選項打鉤則 客戶服務——系統管理——故障現象 能夠查看此知識類別。

8.2電話管理

將用戶電腦與USB電話盒子進行關聯設置，可通過系統管理所有通訊記錄，設定電話錄音。來電時能夠自動彈屏，匹配客戶信息進行管理信息查看。也能夠找到對應客戶直接通過系統操作撥打電話。

8.2.1通訊記錄管理及參數設置

能夠查看所有通訊記錄的詳細信息，如對應的客戶信息。另外可進行參數設置。位置：整合管理?在線交流?電話管理

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參數設置

設定自動錄音、來去電號碼前綴，下載插件（下載驅動及插件進行本地安裝，安裝完畢后需在IE安全設置將系統網站設為受信任站點，同時啟用activex控件和插件。）

8.2.2撥打電話

位置：系統桌面右下方<電話管理> 中國廈門快普信息技術有限公司

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直接輸入對方號碼進行撥打或者選擇客戶聯系人進行撥打，點擊電話號碼的右側圖標能夠顯示客戶列表，選擇列表中的“查看”按鈕能夠查看該客戶所有關聯信息。下方會顯示所選擇客戶的聯系信息，如果該客戶還有其他聯系人可以通過“查找聯系人”選擇其他聯系人。選擇后雙擊聯系人手機號碼，即可撥打該聯系人的電話。

8.2.3電話錄音

對安裝了客戶端的用戶進行錄音，錄音文件可實時保存進系統，此功能可用來解決與客戶之間的各項糾紛，監督客服人員的服務質量等，具體表現為：

（1）接上電話錄音設置，系統狀態欄會有“已連接電話錄音設備”的提示。（需開啟電話管理模塊功能權限）

（2）在客戶管理菜單下，進入電話管理模塊：

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記錄接入或打出的電話記錄，可點擊查看詳細情況，并能播放電話錄音。

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第三篇：OA企業協同辦公系統解決方案

OA企業協同辦公系統解決方案

一、OA協同辦公系統的作用

OA辦公自動化系統是企業除了生產控制之外的信息處理與管理的集合。對于單位的領導來說，OA是決策支持系統，能夠為領導提供決策參考和依據；對于中層管理者來說，OA是信息管理系統；而對于普通管理者來說，OA又是業務處理系統。OA能夠為企業的管理人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快的工作。

規范管理，提高工作效率：

通過工作流系統，員工不用拿著各種文件、申請、單據（比如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批）在各部門之間跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，這些工作都可在網絡上進行。一些處理彈性大而不易規范的工作流程也可變得井然有序。同時由于系統設定的工作流程是可以變更的，可以隨時根據實際情況來調整不合理的環節，為企業流程的重組提供有效的事實依據。

節省運營成本：

OA平臺最主要的特點之一是實現無紙化辦公，無紙化辦公節約了大量的紙張及表格印刷費用；工作審批流程的規范可為員工節省大量工作時間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費及差旅費用。

消除信息孤島、資源孤島：

OA協同辦公平臺的協同性可以徹底消除由于企業內部各業務系統相互獨立、數據不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等因素形成的一個個“信息孤島”、“資源孤島”。

實現知識傳播：

實現企業對其最重要資產――知識的高效管理、積累沉淀、傳播、應用。完全擺脫人員流動造成的知識的流失。

提高企業競爭力、凝聚力：

員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業的單位的內部凝聚力將大大增強。

二、OA的功能特點 ☆ 適用，符合日常辦公習慣

適用性是系統設計的第一原則，OA站在最終用戶的立場上，在適用操作、業務處理、功能展示等一系列問題上進行了深入研究。

☆ 成熟性與先進性

產品采用三層結構模式，系統開發采用微軟目前最成熟先進的.net技術，數據庫采用微軟的SQL SERVER 2000既保證當前系統的高可靠運行，又使系統能夠適應未來技術的發展，滿足業務不斷變化的需要。

支持工作流正文內容筆跡留痕、手寫簽名、電子公章?！?安全、可靠、穩定性

系統在實際運行中可能含有大量的用戶機密信息，需要對使用信息進行嚴格的權限管理。系統采用分級管理、統一授權和全面安全跟蹤等方式進行權限管理。

☆開放性與可擴展性 系統采用開放的可擴充模塊結構，保證以后可以方便地升級以及在同一平臺上擴充其他業務功能。☆ 高度自定義

系統的組織機構、職務角色、工作表單、工作流程、桌面顯示風格、甚至部分功能模塊也可由用戶自定義。

☆ 易學易用易管理

系統采用B/S，客戶端通過IE瀏覽器訪問，功能設計直觀，操作簡便，復雜的功能模塊內即有使用說明，用戶使用基本無需培訓。

☆ 支持集團辦公模式

支持集團辦公，集團各機構之間的用戶可以允許或禁止互相訪問。☆ 支持與ERP系統的連接(破解版支持用友，暫時沒金蝶接口)開放的數據庫結構，獨立的工作流引擎，支持用戶自定義中間數據庫，使ERP的數據進入OA流程，表單審批、流轉結束以后的數據可以提供給ERP系統使用。

三 OA功能介紹 功能模塊 工作流 新聞公告 電子郵件 文檔中心 工作計劃 工作報告 行政綜合 任務安排 個人辦公 模塊內容簡要說明

表單制作、流程設定、審批處理、流程催辦、流程統計等。

包含“公告管理”、“新聞管理”，管理新聞公告的擬稿、審核、發布與查詢；可自定義增加發布欄目。

內部郵件、POP3郵件收發，郵件管理。

公共文件夾的建立與權限分配，文件上傳與管理。

部門或個人周計劃、月計劃的起草、審核、發布及執行反饋。

撰寫工作日報、周報、月報或其他總結匯報，可提交上級審閱。

包含“調查投票”、“員工評選”、“外出登記”、“重要提醒”、“費用管理”、“通訊錄”、“考勤管理”等7個子模塊。

工作任務下達、執行、轉發，任務執行進度監控。

包含“個人日程”、“工作日志”、“個人文件夾”、“個人設置”、“個人通訊錄”、“常用鏈接”等6個子模塊。

企業文化 手機短信 知識管理 會議管理 車輛管理 用品管理 資產管理 圖書管理 合同管理 證照管理 包含“電子論壇”、“電子期刊”、“成長歷程”、“企業格言”、“歡迎新同事”、“文體活動”等6個子模塊。

通過網關收發手機短信，可以建立個人通訊錄、常用短語。

知識文檔的分類，知識的建立與查詢。

會議的計劃安排登記，會議紀要管理，會議查詢管理。

車輛資料記錄、車輛使用管理、用車申請管理。

用品分類登記，入庫、領用申請與審批，領用統計報表。

資產分類及登記，使用、歸還、維修、清理、折舊管理。

管理圖書資料，圖書借閱、歸還管理。

企業合同的錄入、借閱、終止、銷毀及查詢管理。

管理企業證照，設置到期查詢，自動到期提醒。報表中心 項目管理 在線討論 系統首頁 定義需要填報的報表類別、格式，網上填報報表內容。

管理項目的立項、審批、任務、資源、費用、文檔等。

發起、關閉討論議題，查詢歷史討論內容。

功能菜單定義：可選擇只把用戶需要的功能模塊顯示在首頁左面的功能樹中，隱藏不使用的模塊。桌面顯示定義：定義桌面顯示信息，如公告、新聞、待辦事項、我的任務、我下達的任務、最新文檔，我的日程、我的郵箱、我的會議、共享日志等。

桌面欄目可以自由選擇，自由拖動?？旖莘绞蕉x：定義常用的功能在桌面右上角，如流程發起、寫郵件、寫日志等。

1、工作流

流程發起：選擇相應工作表單（如費用申請、采購申請、請示報告等），填寫相應欄目或正文內容，即可提交給下一個審批（辦理）環節，也可保存至草稿。

審批辦理：系統首頁或在“我的待辦”文件夾中顯示所有需要當前用戶辦理（或被授權辦理）的工作，打開即可在指定的位置簽寫審批辦理意見，也可以根據權限修改工作表單中的內容。簽寫意見的方式有：輸入文字意見、調用常用審批用語、電子簽名、調用手寫簽名、蓋章等。

可以退回至已經辦過的任意環節。

可以直接將待審批工作置為辦結，且將辦結信息通過郵件通知所有經辦人。

如果當前環節是最后環節，而實際情況還需要繼續流轉，可在工作流程中添加后續環節，并繼續提交。協辦：辦理人可以發起協辦，即使協辦尚未辦理，當前環節仍可提交，且協辦自動取消。

監控催辦：所有當前用戶已辦理的工作自動存檔在“我的已辦”文件夾中，可直觀地看到每一項工作現在所處的處理環節，可對當前的工作辦理人發送催辦信息。

流程調度：如果由于流程設置錯誤或當前處理人因故不能辦理某項審批工作，可以將該項工作調度給其他人辦理。

辦結查詢：用戶可根據權限范圍查詢已經辦結的工作表單及審批內容。

統計分析：系統可自動對同類表單按時間段進行統計，被統計的內容限于數字信息（如費用申請、報銷單等），既可統計已經辦結的，也可統計辦理中的。

流轉記錄：詳細記錄流程每個環節的收到、提交時間及辦理用時。

2、新聞公告 2.1、公告管理

在系統內發布各種通知、通告、決定、動態等，公告審核支持多級審核。

公告可以限制部分人可以查看。點擊公告標題，可以查看該公告的已閱人員或未閱人員。超過有效期的公告自動歸類到歷史公告。2.2、新聞管理

實現新聞的發布與維護管理功能，新聞對象亦可指定，新聞的發布無需審核。2．

3、類別設置

設置公告、新聞的類別以及桌面提醒方式。

3、電子郵件

電子郵件系統作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動化系統最基本的通信需求。RuvarOA的電子郵件模塊，可以與各種通用的郵件服務器軟件結合使用，也可內部獨立使用，實現內部郵件與外部郵件的無縫結合，提供了離線郵件處理、群發、多郵箱管理、郵件自動接收、分類歸檔等各種功能。

RuvarOA允許通過后臺管理限定個人郵箱空間大小、限制某些帳號收發POP3郵件，或監控某些帳號的外發郵件內容。

4、文檔中心

文件分類：可以根據企業的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關的文件。文件的上傳、閱讀、刪除都可以有嚴格的權限設置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。

文件上傳：可以單個文件上傳，也可以直接向服務器硬盤的文件夾批量復制文件。文件查閱：用戶可以根據權限閱讀或下載相關文件。

文件只讀：支持對doc、swf格式的文件只讀而不能下載、復制，提供所有文件轉換至swf格式的工具。

5、工作計劃 5.1、個人計劃

周計劃：以每天為時間單位起草個人周工作計劃(上周未完成計劃自動重新寫入本周)，提交部門負責人審閱、發布。計劃執行人可根據計劃完成情況將每項計劃置為“完成”、“未完成”狀態，注明完成或未完成原因，最后將所有計劃置“辦結”狀態后歸檔。

月計劃：起草個人月工作計劃，操作流程同周計劃。5.2、部門計劃

周計劃：起草、發布、執行、查詢部門周工作計劃，操作流程同個人周計劃。月計劃：起草、發布、執行、查詢部門月工作計劃，操作流程同個人月計劃。

6、工作報告

用戶可以填報工作日報、工作周報、工作月報或其他類型的工作報告、總結，并提交給有關領導審閱。部門負責人或部門主管領導可以查看該部門所有人的報告內容。工作日報、周報、月報可設置提交時間，自動標記延期提交的報告。自動匯總漏交日報、周報、月報的員工。日報、周報、月報格式可由用戶自定義

7、行政綜合 7.1、調查投票

通過設定主題，可以對企業關心或關注的話題進行網上投票。每一主題都可以限定投票人范圍，每人只能投票一次，支持匿名投票。廣泛應用于民意調查、投票選舉、表決、以及人事考核等。

7.2、員工評選

評選典型（如優秀）員工，可限制每個評選人的最多投票數，自動按結果排序。7.3、重要提醒

針對某些重要事件，可以設置系統自動提醒，即每次登錄OA都會自動彈出提醒內容。提醒對象可以多人，提醒頻率可以是每天、每周的某幾天、每月的某幾天。

7.4、外出登記

登記當前員工的外出情況：外出時間、外出地點、外出事由、返回時間等，便于及時了解員工外出動向。

7.5、通訊錄

建立內部（即OA系統用戶）通訊錄以及公共通訊錄，供用戶查詢。7.6、費用管理

管理企業費用類別，錄入費用數據，生成多種費用匯總表，查詢個人或部門費用發生情況。7.7、考勤管理

設置上、下班考勤時間，用戶可登陸系統進行考勤，系統自動生成考勤報表。

8、任務安排

任務安排實現對日常工作任務的安排、下達，任務負責人員的指定，實現工作由上到下，由總到分的統一安排管理。

主管領導可以對于已經安排的工作任務進行跟蹤檢查，實現管理者對于任務進展情況進行直接、準確的監控管理。

9、個人辦公

9.1、個人日程：個人日程的安排、備忘，可設置手機短信自動提醒。9.2、工作日志：個人日志，日志可以共享給本部門、上級或者全體用戶。9.3、個人通訊錄：員工的個人通訊錄信息，可導入到OA企業郵件系統中。

9.4、個人設置：個人基本信息設置，簽名樣式上傳管理，登錄密碼修改，流程審批及日程安排的授權。9.5、個人文件夾：建立個人文檔中心，可以建立文檔類別，支持同時多文件上傳，支持文件在文件夾之間的移動。

9.6、常用鏈接：OA提供辦公過程中有可能用到的一些信息查詢工具，如萬年歷、長途區號、郵政編碼、度量衡轉換等。用戶可以增加更多的查詢工具。

10、企業文化 10.1、電子論壇

可由用戶靈活設置論壇類型、論壇版主、論壇訪問用戶范圍，在實現內部員工交流的同時，可以充當日常辦公討論的功能，大大提高內部交流的效率。

支持直接上傳MP3、AVI等格式的聲音、圖像文件，察看時直接播放。10.2、電子期刊

期刊投稿：用戶可以向期刊的有關欄目投稿，系統可以統計用戶的總投稿數量。

編輯審稿：期刊的編輯審定投向各欄目的稿件，選擇稿件進行發表，對于不采用的稿件可以退稿。期刊閱讀：查詢、閱讀出版的電子刊物，支持全文搜索。10.3、成長歷程

管理企業成長歷程，并可在桌面顯示。10.4、企業格言

管理企業格言，并可在桌面顯示。10.5、歡迎新同事

簡單描述新同事信息，并可在桌面滾動顯示。10.6、文體活動

員工可任意發布問題活動信息，并可在桌面顯示。

11、手機短信

短信發送、接收及管理，支持群發，同時可與RuvarOA內部管理功能結合，自動發送待辦通知、催辦通知、會議通知、日程提醒等。

12、知識管理

知識整理：按類別整理企業相關知識，提交審核。

知識審核：審核提交的知識草稿，驗證知識的準確性和有效性。知識查閱：閱讀知識，對知識進行點評。

13、會議管理

包括會議室管理、會議計劃、領導審批、會議通知、會議查詢、會議紀要擬稿、會議紀要審批、會議紀要查詢等功能。用戶可在桌面直觀地看到自己需要參加的會議，會議通知可以通過手機短信或IM反復提醒。每項會議紀要可以單獨設置查詢權限。

14、車輛管理

車輛登記：建立相應的車輛檔案，詳細記錄購買情況、車輛情況。用車管理：用車的申請、審核、派車管理；派車單更改；用車返回登記。車輛管理：登記管理車輛的維修、事故、費用情況。

統計報表：按部門、按時間、按車輛生成相應的里程、費用報表。

15、用品管理

用品采購：用品管理人員進行采購登記，可以為各種辦公用品設定庫存報警值，方便辦公用品管理人員進行相應的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫存。

領用管理：對需要辦公用品的用戶進行領用登記，自動完成庫存扣減。查詢統計：可通過部門、時間段、領用人等不同途徑進行相應的統計查詢。

16、資產管理

設備檔案：管理企業或部門設備的詳細信息，可以自定義字段。

設備使用：可以對設備進行領用、歸還、轉移、維修、清理等管理操作。

設備折舊：提供多種折舊計算方法。導出管理：可以將設備檔案導出成WORD或EXCEL文檔。

17、圖書管理

新書入庫：登記新購置的圖書資料。

我的借閱：借閱或歸還圖書，系統自動提醒借閱時間到期。圖書查詢：可以按類別、編號、圖書名稱等方式查詢圖書資料。超期借書：查閱所有超期的借閱，可以發郵件催還。

18、合同管理

合同錄入：錄入及維護企業簽訂的各類商務合同信息，每份合同可以附加多個附件及相關補充合同。合同借閱：合同的借閱申請、審批、查閱過程管理。合同終止：對履行中的合同進行終止的申請與審批管理。合同查詢：按多種條件查詢合同信息。

19、證照管理

證照錄入： 按照類別錄入需要管理的證照信息，如證照名稱、發證日期、到期日期、持有人、發證機關等。證照查詢：根據多種條件查詢證照信息。

提醒設置：可根據證照的有效期或到期時間設置證照的提前提醒日期，不同的證照提醒人可以不同。20、報表中心

報表模板：定義報表的類別，如財務報表、行政報表等；以及不同類別常用報表的表頭、表尾、內容欄、計算方法等項目。

報表填報：填寫相關報表的內容，完成后可選擇指定的閱讀人員提交。

報表查詢：根據權限查閱報送過來的分類報表，如有新的報表送到，系統會自動郵件及彈出界面提醒。打開的報表可以轉為EXCEL文件或直接打印。

21、項目管理

RuvarOA項目管理模塊，通過對項目建設過程中的任務管理、進度管理、費用管理、文檔資料管理，幫助企業實現項目建設的科學、規范、有效管理，積累項目建設過程中的先進經驗，完整保存項目建設過程中的數據資料，對以后的項目建設提供參考與借鑒。

項目立項：新建項目申請，建立項目的相關信息并提交領導審批。項目相關信息包括：項目編號、項目名稱、項目經理、項目預算、參與部門、計劃周期與工時等。同時也可完善項目任務、項目文檔、項目資源、項目成員。

項目審批：審批立項申請，可多級審批，項目審批不可修改項目信息，但可退回要求修改再重新提交。項目執行/變更：對已經審批通過的項目進行啟動、暫停、完成管理；項目暫?；蛲瓿?，該項目下所有任務也不能再進行進度管理操作；沒有完成的項目的部分內容（如項目經理、項目成員、項目資源）可以變更。僅允許項目經理在本模塊進行操作。

項目任務：查詢本人執行的項目任務，并進行任務進度的日志填報管理。

項目文檔：每個項目均可建立獨立的項目文檔庫，每個項目文檔庫類似一個共享文件夾，可建立多級子文件夾。項目成員可以查詢、上傳該項目相關的文檔。

項目費用：項目進行時，可以錄入與該項目相關的收入、支出費用，并分類進行匯總。

項目查詢：查詢本人相關的項目或權限允許查閱的項目；系統根據項目任務自動生成甘特圖；有刪除權限的用戶可以刪除歷史項目。

數據字典：設定項目角色、資源類型、費用類別等基礎信息。

22、在線討論

根據權限發起討論議題，類似網站的聊天室。討論可以限時發起、關閉。已關閉的討論可以激活重啟。

23、后臺管理

權限管理：設定權限組，每個權限組可根據需要分配模塊操作權限。

用戶設置：建立及管理用戶的登錄帳號及密碼，以及用戶所在部門、職務、行政級別、角色、所屬權限群組等，可限制每個用戶的登陸IP范圍，也可給用戶分配身份認證鎖。

表單定義：設計流程審批需要使用的工作表單格式、內容；支持多頁表單。流程定義：給工作表單設定默認辦理環節，圖形化定義。

功能管理：可根據實際需要屏蔽不使用的系統功能模塊，也可增加用戶自己開發的功能鏈接；功能模塊的位置可以任意移動，也可更名。

論壇設置：設置論壇欄目及管理員。

郵件設置：設置內部郵箱域名，設置用戶郵件收件箱容量，統計POP3設置等。文檔中心：同步文檔中心的文件夾及文件名，清理垃圾文件夾，設置超級管理員。桌面定義：預定義用戶默認的首頁格式。

容量設置：設置郵件系統及個人文件夾的空間限制。日志管理：查詢及刪除系統登陸日志。

設置數據源：快速建立獨立的數據表及內容，為流程表單調用。

第四篇：企業協同與OA辦公系統的差異

和您一樣，內行青睞萬戶OA

企業協同與OA辦公系統的差異

1.企業協同與OA辦公系統有很大的差異：

首先是應用對象的范圍不同：企業協同是以整個企業為對象或背景，包括對業務鏈的管理;而OA辦公系統則是以行政辦公應用為對象，以審批流為主要應用。

其次，二者所協同的內容也是有差別的：企業協同涵蓋了企業所有的資源要素，如戰略、組織、制度流程、知識資產、業務鏈、人員、信息，甚至企業文化;OA包含其行政事務處理所涉及到的內容，如流程、文檔和日常事務管理等;最后，二者的產生過程也是不同的：OA直接來源于辦公的信息化，以提高辦公效率為目的;而企業協同來源于企業對效益的追求而采用的管理方法。

2.協同效應的產生取決兩個重要的協同概念：

關聯與共享，而關聯與共享的內容則決定了協同效應的大小。

關聯是產生協同效應的基礎，無論是業務設計還是組織結構，首先是發現并建立可協同的要素，按照效率和效益原則建立關系。例如：現行的管理、研發、生產和銷售各環節的協作計劃;一次大型會展活動的策劃等，都是利用了協同的關聯特性。

共享則是資產或優勢的繼承，如積累并傳遞某種關鍵技能，則可以減少學習成本和出錯的機會。如：利用現有臺式電腦的銷售網絡賣筆記本電腦;利用一個項目成功實施經驗去完成另外一個項目。

第五篇：協同OA辦公系統助力企業打造授權體系

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協同OA辦公系統助力企業打造授權體系

當企業發展到一定的規模，隨著公司職能部門的增多及分支機構的增加，管理的難度隨之加大，這時，擺在企業管理面前的問題出現了：在企業中，一個人需要處理什么事情，處理某項事情需要找誰，處理的進度、結果如何？身處某個崗位需要知道公司的哪些信息、資訊？這個人不能處理工作的時候，由誰來處理？處理的時候是否需要參考其他的相關信息？都通過門戶和代理實現。新員工入職后不熟悉崗位職責、很多事情不知道找誰處理，最崩潰的事情就是員工離職后工作交接出現斷層，最影響效率的事情莫過于一件事情在幾個人之間來回扯皮……這個時候，企業的管理者應該集權還是分權？分權管理的企業如何實現有效管控？集權的企業如何更加高效運營？

一個有生命力的管理系統，必然要能夠伴隨企業的組織成長，考慮企業在發展過程中的責權問題。萬戶OA從組織范圍、角色范圍、動作范圍、模塊范圍、觸控對象、數據范圍6個維度，實現了對一個企業職能責權體系明確有序的靈活控制。借助個人門戶，每個員工都能夠按照定義好的崗位角色查看需要處理的工作、需要了解的信息，快速地以自助形式進入到工作狀態，不論是新老員工都能夠對自己的工作有清晰的認識。

針對公司每個人的責權體系，OA有一個很重要的功能，就是流程代理。當員工離職，管理員可以查閱這個員工當前的職位、工作（主要是代辦、未讀協作、計劃日程等），將能夠處理的快速處理掉，再通過流程代理的方式把這個員工手頭的工作交接給別的同事代理。繁瑣的離職交接工作通過一兩個表單設置就能夠輕松完成。

基于OA這樣的管控原理，對于公司管理者而言，無論是想集權管理還是分權管理，都能夠輕松一手掌握。