第一篇：公文交換系統

1.公文交換

電子公文交換平臺是一個跨地區、跨單位、跨部門交換型的公文應用平臺支持安全可靠的政府型、集團型電子公文信息交換，可有效提高政府及集團辦公效率，推進政務信息化建設。作為長江數據電子政務解決方案的核心應用平臺，電子公文交換平臺具有良好的系統兼容性和伸縮性，可靈活掛接其它辦公自動化系統及相關業務系統，是一個實用、安全、高效的政務應用平臺。

實現跨部門、跨單位之間電子公文的安全傳輸。通過提供統一的業務平臺，不同部門、不同單位完成電子公文的發送、傳輸、接收以及打印等業務操作。

1.1.平臺整體框架

電子公文交換平臺根據全市電子公文交換標準，提供發送公文、接收公文、發送回執、接收回執、流程監控和消息通知等各種Web Service接口。全市各部門的辦公自動化系統必須能支持電子公文交換平臺接口的調用。

各部門OA系統自行維護部門內部的辦公流程，電子公文交換平臺專用于維護跨部門的辦公工作流程。由此構成一個全市各部門（包括各部委辦局單位、縣、市、區等）數字辦公流轉的兩級層次結構。

目錄和認證服務用于統一維護全市各政府部門的組織結構，統一管理用戶帳號和權限，進行用戶身份認證。電子公文交換平臺同時建立與檔案局的歸檔接口和消息通知平臺接口，提供自動歸檔和手機短消息通知服務。

1.2.業務辦理

分為收文待辦與發文待辦分別對公文按多種方式進行統計，如按未查看、待簽收、待回復等等。

1.3.功能介紹

電子公文交換平臺主要由發文管理、收文管理、文種與紅頭制作、電子印章管理、收發文監控、收文提醒、檢索與統計、系統日志、組織機構管理、公文模板庫、權限管理等功能模塊組成。

從上圖可以看出，電子公文交換系統主要由四大部分組成：公文傳輸、數據接口、日志管理，以及系統維護。其實，系統維護和日志管理是任何應用系統都必須具備的基礎性功能;另外，公文傳輸實現公文交換的基本業務，完成公文的跨部門的交換業務;考慮到公文交換系統必定要同辦公自動化系統通訊，數據接口是保證數據一致性而規定的接口規范。需要指出的是：在這些業務處理環節中，必須保證每個環節的“安全性”。對于政府部門來說，傳輸過程中的紅頭文件的安全性是最大的顧慮，因此，公文的安全性，以及公文傳輸過程的安全性，成為最設計公文交換系統時重要的需求和必須首要考慮的因素。關于這點，CA安全體系相關技術提供了很好的保障。

總之，電子公文交換系統平臺以辦公自動化為基礎，充分利用現有資源和現有網絡平臺條件，與OA系統能夠無縫緊密地連接，加快政府機關之間無紙化公文傳輸的進程，提高公文流轉的速度，進而可以提高政府機關行政事務的處理效率。1.3.1.發文管理

? 發文操作

將已制作好的公文草稿導入到電子公文交換平臺（也可以采用引入附件的方式或通過本平臺公文編輯工具在線套用公文模板進行編輯），用于電子公文的分發。經過套印紅頭、電子簽名后的電子文件才真正成為“電子公文”文件。? 公文蓋章

對導入電子公文交換平臺的電子公文，進行電子印章的加蓋，加蓋電子印章后，公章在公文中的位置、公文的正文內容均不能再進行任何修改。? 公文分發

選擇收文單位，設置公文原件打印份數，再將公文分發給各收文單位。? 公文催辦

發文單位可以對收文單位發送公文的催辦信息，催辦信息根據收文單位的個性化設置不同采用不同的催辦方式，比如SMS方式、郵件提醒方式、即時消息方式、聲音提醒方式。

1.3.2.收文管理

? 公文收回

若公文分發時有誤，發文單位可以對發送出去的公文按單位進行收回處理。收回的方式有兩種方式：對于收文單位還沒有簽收的公文，平臺直接刪除收文單位所接收到的公文；對于已經簽收的公文平臺會向收文單位發出通知，由收文單位進行退回操作。? 公文簽收

收文在首次打開閱讀時，系統會自動發送簽收回執，并可以查看公文。? 收文打印

嚴格按公文流轉的安全機制實現，公文在發給本單位時已經由發文單位確定原件可打印的份數，每打印一次原件都記錄在案，并通知發文單位，當超過打印次數時，平臺自動提示：“您已超過打印次數”，確保原件的打印次數與發文單位的要求相符。收文單位還可以通過平臺向發文單位申請打印次數，并注明申請原因，經過發文單位審核批準后，收文單位可再次打印公文。? 公文歸檔

各單位可以對各自收到公文進行歸檔操作。? 收文回執

對發送出的文件接收情況進行跟蹤，系統能自動記錄其公文簽收人、簽收時間、簽收狀態等。? 收文提醒

設計了公文接收的提醒功能。提醒可以為SMS方式、郵件提醒方式、即時消息方式、聲音提醒方式等。

1.3.3.后臺管理

? 檢索與統計

允許公文交換平臺用戶采用簡單和高級兩種方式檢索符合條件的公文內容，并可以完成對公文的統計，如按公文標題進行簡單搜索或按公文標題、發文單位、來文單位、收（發）文日期、文號、主題詞、密級、緊急程度等多種要素進行組合搜索。? 系統日志

實時跟蹤、記錄所有操作人員的使用日志，具體包括：系統登錄人姓名、登錄時間、登錄人計算機IP地址、公文發送日志等。? 組織機構管理

對需要使用此電子公文交換平臺的單位進行統一管理，通過系統設置可對組織機構的變動隨時作出調整。? 權限管理

提供了平臺用戶管理，也可由CA中心向電子公文交換平臺用戶頒布證書，并可以綁定用戶相關權限，比如用戶信息修改、提交用戶證書信息、對本單位用戶的收發文可進行統一維護等等。

1.4.平臺架構

1.5.平臺特點

? 可伸縮性強，適用任何規模

平臺適用于各種級別的政府機關或大型集團，充分考慮縱向網、橫向網及混合網絡模式下的文流轉特性，為政府和集團單位構筑不同應用規模的安全、高效、實用的電子公文交換平臺，實現跨不同網絡、不同網段下的公文交換。? 無縫整合，支持異構系統

用戶不僅可以直接使用平臺進行公文報送、接收，也可將現有的、分散的多個辦公自動化應用系統緊密集成，實現異構系統收發文交換管理。? 實時集中管理模式

平臺采用先進的實時集中管理模式，各級單位的公文文件、政務信息都可以在此平臺中進行科學、規范管理和有序地進行交換。? 可擴展、可集成

平臺采用開放式體系結構，各個模塊獨立實現，并具有標準接口，可在現有平臺基礎上進行二次開發，同時還可以與第三方應用程序、各類WEB應用集成，使信息交換更加快捷、方便。? 印章鎖定

平臺上加蓋電子印章的文件將被鎖定，不能隨意復制、修改、移動，防止文件盜用濫用。? 報表統計

平臺可以對各級單位、部門的公文交換情況進行統計查詢，如年度公文匯總、公文上報統計、公文收發統計等，為高層管理者提供決策依據。

第二篇：湛江市人民政府公文交換系統操作指南

湛江市人民政府公文交換系統操作指南

一、登錄方式

系統提供兩種登錄方式：普通登錄及CA登錄。

i.普通登錄：點擊系統登陸頁面“普通登錄”標簽，根據提示輸入管理員分配的用戶名和密碼，按[登陸]按鈕進行登陸。系統驗證用戶名密碼正確后即可登陸到公文交換系統主界面。ii.點擊登陸頁面“CA登陸”按鈕，將CA證書插入電腦，按[確認]按鈕，再根據提示輸入數字證書密碼進行檢驗，驗證成功后即可登陸到公文交換系統主界面。

二、安裝控件

公文交換系統頁面嵌入了office控件，實現了在線編輯公文功能，用戶第一次使用該系統必須先安裝office控件。

i.登錄系統進入主界面，點擊左邊菜單欄“系統管理”菜單中的“下載word控件”進行控件下載。ii.下載完成后，解壓文件夾，點擊setup.exe文件根據提示安裝控件。

三、單位發文

1.公文起草：發文正文提供了多種方式進行起草：

i.用戶可以直接在網頁上進行起草編輯，需要注意公文的格式；

ii.將事先起草完的公文導入到網頁中，直接進行編輯； iii.套用模板（已經編輯好公文格式的文檔，如上圖），再其

基礎上進行修改。

發文附件是對公文正文的一個補充，用戶可上傳多個附件，上傳后附件隨公文一起發送給接收單位。2.公文蓋章：

對導入電子公文交換平臺的電子公文，進行電子印章的加蓋，加蓋電子印章后，公章在公文中的位置、公文的正文內容均不能再進行任何修改。

公章是由各個管理員事先采集錄入系統中，公文起草人員需調用已經錄入的公章對公文進行蓋章即可。

首先點擊公文發送頁面“簽名印章”按鈕，系統自動彈出簽章頁面用戶在彈出的簽章窗口中，選擇公文所需的印章，輸入用印密碼（印章采集時需設置用印密碼以防盜用），再點擊[蓋章]按鈕，如果密碼正確鼠標會變成一個印章圖標，接著在彈出簽章窗口的空白處點擊鼠標左健，印章會成功蓋在簽章窗口中確認印章無誤后，點擊右上角[確定]按鈕，系統會根據鼠標在文檔中的位置把印章插入到公文正文中。蓋章者需要對印章大小及其位置進行調整以符合公文要求。大小比例如在收集印章圖片時已經設置好則無須再調整，只需要按鍵盤的上、下、左、右按鍵進行微調即可。

3.公文發送起草完公文及蓋章后，用戶需要選擇收文單位、抄送單位，設置短信服務對該公文進行發送。發送完成后該公文會自動轉入用戶的發文存檔中，用戶如需要查看該公文需要進入“發文存檔”列表中進行查看。

4.發文存檔：系統會自動將用戶發送成功的文件進行歸檔，并提供檔案查閱功能，用戶通過發文存檔可以查看已經成功發送的所有公文具體內容，包括各個收文單位的簽收情況。

i.ii.點擊首頁左邊菜單欄的“發文存檔”打開發文存檔列表；

點擊公文標題查看該公文的詳細信息，點擊簽收情況欄的“查看”按鈕

可查看該公文收文單位的簽收情況及反饋意見。iii.其中單位簽收反饋包括文字反饋、報名及上報資料三種，用戶可直接在反饋意見欄目中查看具體的信息。

四、單位收文

1.文件簽收：在收到外單位交換過來的文件時，需要簽收人員對其進行簽收操作，只有在簽收后才能查看到文件的具體內容。簽收的同時可以填寫反饋意見，系統自動將反饋意見送到發文單位。

i.點擊首頁左邊菜單欄“單位收文”欄目，打開單位收文列表，該列表顯示用戶所在單位的待收公文。ii.用戶只有簽收后才能查看到文件的具體內容，點擊公文對應的“簽收”按鈕彈出簽收對話框，用戶確認簽收后點擊“確認”按鈕即可完成簽收，簽收后可查看公文正文并且打印正文及文件處理單進行單位內部辦理。

2.打印辦理：本單位收文人成功簽收外單位來文后，打開公文正文，用戶可以打印來文正文及公文處理單再進行單位內部的辦理。

3.意見反饋：本單位收文人成功簽收外單位來文后進行單位內部的辦理，辦理完成后需要填寫意見反饋給發文單位。

打開首頁左邊菜單欄“單位收文”欄目，點擊對應公文標題打開查看公文頁面，點擊頁面底部“意見反饋”按鈕，系統提示反饋意見選擇。

收文后的意見反饋包括填寫反饋意見（文字反饋）、上傳附件（上報材料或名單）、填寫表單（上報名單）三種格式，用戶需選擇具體格式后點擊“確定”按鈕，系統會打開對應的頁面讓用戶進行填寫。i.填寫反饋意見（文字反饋）：根據窗口提示輸入文字的反饋意見，點擊確定保存即可。ii.上傳附件（上報材料或名單）：根據窗口提示上傳附件，可上傳多個附件。iii.填寫表單（上報名單）：根據窗口提示錄入具體人員信息，包括單位、姓名、性別、科室、職務、手機、辦公電話、備注，點擊“加入”按鈕，可以將錄入的人員加入到名單列表中。可以加入多個人員，同時可以對加入的人員進行刪除。錄入完成后點擊“保存”按鈕完成對公文意見的反饋，發文單位也可以收到該反饋意見。

4.收文存檔：單位收文員對簽收后的公文打印進行單位內部辦理，辦理完成后可以對該收文進行歸檔，方便以后進行查詢。打開單位收文列表，勾選公文簽名的復選框，點擊列表底部“轉收文存檔”按鈕，將已經辦理完并且填寫完反饋意見的公文進行歸檔。

第三篇：廣東省水利系統電子公文交換管理規定-廣東省水利廳電子公文-

粵水信管?2009?3號

關于印發《廣東省水利系統電子公文

交換管理規定》的通知

各地級以上市水利（水務）局、廳直屬各單位：

為貫徹落實廳黨組關于水利信息化“四統一”的工作思路，全面推進我省水利系統的電子政務建設和應用，提高各單位的公文處理、公文傳送效率和行政辦事效率，我廳建設開發的“綜合辦公業務系統”和“全省水利系統電子公文交換平臺”已正式投入運行使用，并已對廳本部全體干部職工、廳直屬各單位及各地級以上市水利（水務）局的有關人員進行了使用培訓。現將《廣東省水利系統電子公文交換管理規定》印發給你們，請各單位認真貫徹執行。有關事項通知如下：

一、在全省水利系統實行電子公文交換。從本通知發出之日

廣東省水利系統電子公文交換管理規定

第一章 總 則

第一條 為加強我省水利系統電子公文交換管理，實現電子公文交換的規范化、制度化和科學化，促進電子公文交換的應用及信息資源共享，提高行政效率，節省開支，依據《中華人民共和國電子簽名法》、《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《廣東省電子政務信息安全管理暫行辦法》等法律、法規和規定制定本規定。

第二條 本規定適用于全省縣級以上水行政主管部門及所屬各單位之間通過廣東省水利系統電子公文交換平臺進行的電子公文交換。

第三條 我省水利系統電子公文交換工作采用分級管理模式進行。省水利廳辦公室負責指導、檢查和督促全省水利系統各單位電子公文交換工作；廳直屬各單位、各地級以上市水利（水務）局的辦公室負責本單位及其下級各單位電子公文交換的應用、檢查和督促工作。省水利廳信息化主管部門負責全省水利系統電子公文交換平臺的技術支持、維護管理和應用培訓工作；各地級以上市水利（水務）局、廳直屬各單位的信息化主管部門負責對所轄范圍各單位電子公文交換的技術支持、維護管理和應用 培訓工作。

第四條 本規定所述的電子公文，是指利用通用辦公軟件制作的，存儲于磁盤、U盤、光盤、磁帶等載體的，可供通用辦公軟件在計算機系統上閱讀和處理的，具有規范格式的非涉密公務文件，包括公文的正文及其具有相同屬性的附件材料。

第五條 本規定所述的電子公文交換，是指電子公文的簽章、發送、接收、校驗過程。

第六條 本規定所述的電子公文專用章，是指由廣東省數字證書認證中心（廣東省電子政務認證中心）頒發的、以密碼技術為核心進行電子簽章的、具有可視化規范公章圖案的數字證書，其對電子公文真偽性的認證效力和適用范圍由《中華人民共和國電子簽名法》確定。

第七條 本規定所述的廣東省水利系統電子公文交換平臺，是指由廣東省水利廳提供的，依托廣東省水利信息網運行的，實現全省各級水行政主管部門及其所屬單位相互之間交換電子公文的信息系統平臺。

第二章 電子公文的發送和接收

第八條 全省各級水行政主管部門及其所屬單位之間交換電子公文，統一通過廣東省水利系統電子公文交換平臺進行。各單位須配備專用計算機及必要附屬設備進行電子公文交換，確保-4 確性、公文正文及其附件完整性、電子公文專用章有效狀態等進行校驗，確認無誤后方可接收。對不能正常接收、發送錯誤或校驗報錯的電子公文，應及時作退件處理或要求發文單位重新發送。

第十四條 因檔案管理或其它規定需要紙質文件加蓋印章作為送達或辦理結果憑據的文件，在按本規定發送其電子公文的同時，相應的紙質公文仍按現有渠道發送。對僅作閱知用途的公文，如各類會議通知、公告、領導講話、匯報和交流材料等，以及僅作閱知用途的公文，原則上只發送電子公文。

第十五條 各單位收到電子公文并校驗無誤后，應視為等同于收到紙質公文，須立即著手對電子公文進行辦理。

第十六條 電子公文的歸檔應按照國家檔案局頒發的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、廣東省水利廳頒發的《廣東省水利廳檔案管理規定》以及本單位檔案部門的有關規定和要求執行。

第三章 電子公文專用章

第十七條 電子公文專用章的使用、管理應與實物印章同等對待，須同等管理，專人妥善保管。

第十八條 廳機關、廳直管、直屬各單位的電子公文專用章由省水利廳信息化主管部門統一委托廣東省數字證書認證中心（廣東省電子政務認證中心）制作和頒發，其制作和運行使用費-67

第四篇：電子公文交換系統管理情況匯報2

電子公文自清自查情況匯報

縣移民局

2011年11月

根據縣委辦的指示精神，我局著力加大了黨政電子公文交換系統的管理與使用。確保了電子公文的規范化管理與正常使用。現將有關情況匯報如下：

一、所做工作

1、認真貫徹縣委領導和縣委辦電子公文管理工作領導小組的指示精神，提高了對電子公文交換系統管理與使用的認識。

2、成立了工作班子。局成立了由值班副局長任組長，辦公室主任任副組長，管理員為成員的電子公文交換系統管理工作領導小組。明確了一名年紀輕、工作態度端正、業務水平熟練的人為專職管理員。

3、完善了工作制度。按照縣委辦電子公文交換系統管理工作領導小組的要求，制訂了相關工作制度，明確了管理員的工作職責與操作規程，而且堅持了按制度辦事。

4、健全了管理系統。在局單位小、辦公場地狹窄、工作經費緊張的情況下，仍然投入了相應的資金購置了電腦、掃描儀、打印機、復印機等電子公文配套設施，安裝了相關的操作系統。平時公文傳輸均采用系

統操作，確保了各種通知、文件的上傳下達，收到了傳輸快、效果好的作用。同時及時交足了管理使用經費。

二、存在的問題

由于我局是一個成立時間不長的新單位，單位小、工作經費嚴重缺乏、又沒有固定的辦公場所。加上移民工作復雜且帶有一定特殊性，因此還不能完全適應新的工作形勢。今后我們將積極努力創造條件，想方設法加以改善，真正把黨政電子公文交換管理與使用工作做得更好。

第五篇：公文流轉管理系統

公文流轉管理系統

公文流轉管理系統主要是指通過在政府部門間建立標準的、統一的公文交換和共享機制，將相關應用系統有機地連接在一起，實現上下級政府部門之間、平級政府部門之間快捷、便利的公文流轉、交換和管理。公文流轉管理系統是基于應用層面信息交換的典型應用之一。

信息交換的需求普遍存在于各地區、各部門電子政務建設過程。基于應用層面信息共享和交換是指通過信息共享互聯互通平臺，完成數據在不同系統間的格式轉換、路由選擇、交換監控、任務管理等一系列工作。目前，與公文流轉管理系統類似的信息交換典型應用還包括：

應急指揮、政務公開、信用體系建設等。基于應用層面信息共享和交換系統的建立，對于減少文山會海、提高辦公效率，促進政務公開和職能轉變具有重要作用。

公文流轉管理系統不同于一般的公文管理系統或OA系統，其主要功能是實現公文在多個不同應用系統間的流轉和管理。由于原有公文系統大量存在于不同政府部門，并已被廣泛使用，因此，系統的建設應本著避免重復建設和資源浪費的原則，實現對原有公文系統基本保留前提下的信息共享和交換。

系統實施路線

采用“三橫兩縱”集成信息共享互聯互通平臺建設公文流轉管理系統，提供與現有公文系統的連接、共享信息的采集、轉換、路由、存儲、傳輸等服務。總體采用集中式布局模式。框架結構如下圖所示：

公文流轉管理系統的技術架構

公文流轉管理系統分為中心流轉系統、前置機系統和業務應用系統三部分。中心流轉系統采用eStarBPMS、eStarESB和eStarSmartAdaptors組合應用模式，同時，安裝安全系統、管理和監控系統，實現安全的、可路由的公文流轉，并提供多種系統連接和公文格式的轉換；前置機系統采用應用適配器系統獨立應用模式，提供與不同辦公系統的連接，同時，前置機系統可以安裝內嵌式數據庫，作為中間共享庫，以減少對公文系統的壓力。業務應用系統建立在中心流轉系統之上，實現基于業務流程的應用開發。

基于“三橫兩縱”信息共享互聯互通平臺的公文流轉管理系統還可通過建立橫向和縱向的共享平臺體系，支持多個公文流轉管理系統的分布式運行。對于公文流轉管理系統的基本單元系統，通常采用集中式布局模式，當公文流轉范圍和規模較大時，則可以采用分布式部署模式搭建大型綜合性的公文流轉管理系統。

系統特點：

“三橫兩縱”信息共享互聯互通平臺和各個公文系統之間采用松耦合的連接方式。即相關公文系統的升級和改變對交換平臺和其他公文系統不構成影響。

支持多模式下的傳輸服務。在發送和接收方式方面，支持“點到點”和“發布/訂閱”方式。在傳輸協議方面，支持多種傳輸協議以滿足不同的網絡條件和信息安全的要求。

靈活的路由機制。不但可以根據發文單位、收文單位自動路由，而且還可以根據內容、標題、關鍵詞形成公文的路由。