談檔案在銀行管理中的作用

各單位檔案部門(mén)管理各門(mén)類(lèi)的檔案，管理半徑大，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)增多，而檔案管理電子化、數(shù)字化還處于起步階段，進(jìn)展緩慢，檔案轉(zhuǎn)化為成果的工作機(jī)制尚未建立。要解決以上問(wèn)題，必須進(jìn)行檔案管理模式改革，制定并實(shí)施檔案工作“三步走戰(zhàn)略”，即由“分布式保管”向“集中化管理”方向發(fā)展，再逐步提升“檔案電子化管理”水平，并加快實(shí)現(xiàn)“多元化編研”。

從目前情況看，檔案工作的發(fā)展完全取決于各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)、重視程度和檔案從業(yè)人員的各項(xiàng)素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。

它要求從業(yè)人員在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，積極實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的方能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)檔案全宗的完整。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)件內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)朧去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理與利用奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

從松散的檔案室管理向集約式的文件中心管理模式過(guò)渡需要一個(gè)過(guò)程，因此從思想上、管理方法上、專(zhuān)業(yè)要求上都要有個(gè)過(guò)渡階段，才能逐漸走上正軌。檔案工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)，但絕大多數(shù)的檔案員是兼職的，缺少檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，工作隊(duì)伍不穩(wěn)定。各單位只有高度重視檔案工作，配備專(zhuān)職檔案員認(rèn)真做好檔案管理中的每一個(gè)細(xì)節(jié)工作，扎扎實(shí)實(shí)地提高工作質(zhì)量，真正提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

建國(guó)六十多年來(lái)，各級(jí)各類(lèi)檔案室的建設(shè)已經(jīng)頗具規(guī)模，成為國(guó)家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。近年來(lái)雖然檔案工作面臨著種種挑戰(zhàn)，檔案室的建立和運(yùn)作過(guò)程中必然會(huì)遇到一系列管理上的問(wèn)題，這就要求各級(jí)檔案行政管理部門(mén)的引導(dǎo)和扶持，切實(shí)解決實(shí)際問(wèn)題，推動(dòng)聯(lián)合檔案室----檔案中心的推廣。而99％的檔案員無(wú)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在職培訓(xùn)教育也難跟上，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)亟待提高，上級(jí)檔案部門(mén)親臨指導(dǎo)，送教下基層，也難以有效開(kāi)展檔案工作，而對(duì)現(xiàn)有檔案員進(jìn)行知識(shí)、能力和技術(shù)更新，是檔案管理部門(mén)培訓(xùn)的目標(biāo)，完善人才引進(jìn)培育體系，吸納優(yōu)秀人才，提高檔案員的創(chuàng)新能力，努力培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)人才，保證檔案工作的高效開(kāi)展。

在我國(guó)現(xiàn)行文件由形成部門(mén)（立檔單位）管理，半現(xiàn)行文件由各基層檔案室管理，非現(xiàn)行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的需求，管理的弊端越來(lái)越突出，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的桎梏。

一、檔案管理體制

1．建立檔案管理中心：一級(jí)分行下設(shè)分行檔案管理中心;在二級(jí)分行辦公室內(nèi)設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)，在其他二級(jí)分行及以下辦公室內(nèi)設(shè)檔案管理崗位，主要負(fù)責(zé)對(duì)接收的集中檔案進(jìn)行整理、接收、消毒、編目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理?xiàng)l件和要求應(yīng)與檔案館的要求一致。

2．實(shí)施檔案垂直管理。在一級(jí)分行檔案管理中心下成立基層檔案管理崗位（檔案機(jī)構(gòu)）的垂直管理模式。

二、統(tǒng)一規(guī)劃、集中儲(chǔ)存

規(guī)劃一：選擇合適地點(diǎn)，存儲(chǔ)省分行集中的全部檔案。

規(guī)劃二：利用現(xiàn)有的庫(kù)房及閑置房產(chǎn)等資源，進(jìn)行檔案集中用房的改、擴(kuò)建工作。

三、領(lǐng)導(dǎo)重視，精心部署。

加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和指導(dǎo)，切實(shí)解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題，逐步實(shí)現(xiàn)商業(yè)銀行檔案規(guī)范化管理工作。

四、標(biāo)準(zhǔn)先行，整章建制，分步實(shí)施，完善制度。

五、強(qiáng)化管理，步入正軌，努力推動(dòng)檔案規(guī)范化管理工作。

六、規(guī)范操作，及時(shí)歸檔。

七、創(chuàng)新管理，扎實(shí)推進(jìn)。

八、檔案工作生命力的所在就是利用，強(qiáng)化利用，凸顯效益，因此檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都必須是檔案的利用工作。

利用的形式也應(yīng)是多樣的，但主要取決于檔案發(fā)展的規(guī)模和工作水平。檔案部門(mén)要適應(yīng)形勢(shì)任務(wù)的發(fā)展變化，把握機(jī)遇，找準(zhǔn)定位，積極融入各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)，切實(shí)增強(qiáng)檔案服務(wù)能力，提升檔案工作的社會(huì)貢獻(xiàn)力和影響力，從而發(fā)揮其價(jià)值，創(chuàng)造效益。

九、檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作是對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，其鑒定和銷(xiāo)毀工作由檔案中心和立檔單位共同完成。