第一篇：第四章秘書的素養

第四章：秘書的素養

一、教學目標

使學生了解秘書工作機構的設置，秘書機構的地位與性質，秘書機構的職能與工作要求以及秘書部門和人員的管理。

二、教學重點、難點

秘書工作機構的設置，秘書機構的地位與性質。

三、教學設想

1、課時安排：4課時

2、教學方法：講授法、問答法、討論法

四、教學過程：

我們通過前面幾章的學習，對秘書的工作職能和工作要求有了大概的了解，可以看出秘書工作大概是世界上事務最繁重、工作最緊張的職業之一。因此，這就勢必決定了秘書人員必須努力提高自身素養，才能更好地為領導服務，充分發揮助手參謀作用。秘書工作的基本規律，決定著秘書人員應當具備以下幾個方面的素養：政治素養、能力素養、智能素養、心理素養、職業道德素養。書上講的很詳細，條條框框講了很多。對于要掌握哪些知識（基礎知識、專業知識）、要具備哪些能力（協調能力、調研能力、操作能力）這些大家可以看書了解，我們今天結合一些實際的案例，從一些秘書人員的切身體會來談秘書應該具備哪些素養，具體來說，可以用十個字來概括：就是識博、腦勤、嘴懶、手巧、腿快。

一、秘書的素養

識博，就是見識廣博。見識廣博是對每個人素質的共同要求，也是共同渴求；但對于秘書工作者來講，這一要求就更高了。因為秘書除了正常的服務保障外，還要隨時準備回答領導提出的問題。

最近看到紀東回顧自己給周總理做秘書時兩次被提問的經歷，很受啟發。一次是總理突然問他：“唱歌和唱戲，什么事‘真嗓’，什么事‘假嗓’？怎么區分？中國的民歌唱法是不是真嗓？京劇行當很多，哪些是真嗓，哪些是假嗓？美聲唱法是真嗓還是假嗓？”他沒有相應的聲樂知識，只能簡單地回答：“總體上講應該是發生部位和運氣方法不同。”至于總理提出的那么多問題，他都答不上來。碰到這種情況，他一般都在事后查閱資料或請教有關專家，再找個方便的時間向總理報告。

還有一次，更讓他尷尬。他替高振普值班，總理從大會堂去釣魚臺看范文同，外交部的韓念龍副部長也陪同前往。上車后，總理突然問他：“今天什么節氣？”說實在話，因為總理對天氣意向特別關注，二十四節氣他背得滾瓜爛熟，但只會背誦，沒有聯系實際，一時反應不過來。正當他在心里倒騰的時候，韓念龍同志看他沒有立即回答，馬上接著說：“小雪！”也巧了，那天還真的是下著雪。

這樣的經歷其實做過秘書工作的都會有此經歷。（“三湘四水”一詞對中國人來說是非常熟悉的，無論是媒體還是人們在日常交流中都愛用“三湘四水”來代指湖南。“四水”是指湘江、資江、沅江、澧水；湘水發源與漓水合流后稱漓湘，中游與瀟水合流后稱瀟湘，下游與蒸水合流后稱蒸湘，故名“三湘”。）所以，要達到領導的要求，就必須不斷拓寬知識領域，改善知識結構，增強吸納更新知識的能力，實現專博統一。

當然，實現專博統一也還有起碼的要求，只有學會巧妙地運用，才能錦上添花。清代的紀曉嵐就是一位既有學問又善于利用學問的人。有一次給慈禧太后題扇，寫的是唐代詩人王之渙的《涼州詞》（黃河遠上白云間，一片孤城萬仞山。羌笛何須怨楊柳，春風不度玉門關。）可由于心情緊張，書寫者竟漏寫了一個“間”字。慈禧太后看后勃然大怒，說這個書法家輕視諷刺她沒學問，要推出午門斬首。紀曉嵐集中生智，慌忙解釋：“此處并非一樓，二是填寫的一闋小詞?！彪S即唱誦：“黃河遠上，白云一片，孤城萬仞山，羌笛何須怨？楊柳春風，不度玉門關?！贝褥犃擞X得也是一番情趣，有感紀曉嵐的聰明才智，便賜酒嘉獎。

由此可見，做秘書工作，如果能夠做到學識淵博、運用自如、一派儒雅，那么這種自然而然流露出來的氣質和風范，一定會得到領導的賞識。

腦勤，就是勤于思考。秘書要養成勤于思考的良好習慣，學會用全面的、辯證的、發展的方法，從不同角度、不同層面去思考問題，力爭給領導提出最全面、最合理、最完善的意見建議。

有這樣兩個青年，一個叫愛若，一個叫布若，兩個差不多同時受雇于一家超級市場。開始的時候大家都一樣，都是從最底層干起?？蓻]過多久愛若受到總經理的青睞，一再被提升，從領班知道部門經理。布若卻像被遺忘了一般，還在最底層混。終于有一天布若忍無可忍，向總經理遞交了辭呈，并痛斥總經理狗眼看人，辛勤工作的人不提拔，倒提那些吹牛怕馬的人。總經理耐心地聽著，他了解這個小子，工作肯吃苦，但似乎缺了點什么，缺什么呢？三言兩語說不清楚，說清楚了他也不服，于是就想了個主意。“布若先生”，總經理說，“您馬上到集市上去，看看今天又什么賣的?！辈既艉芸鞆募猩匣貋碚f，剛才集市上只有一個農民拉了車土豆在賣?！耙卉嚧蠹s有多少袋，多少斤？”總經理問。布若又跑去，回來說有40袋?！皟r格是多少？”布若再次跑到集上。總經理望著跑得氣喘吁吁的他說：“請休息一會吧，看看愛若是怎么做的?！闭f完叫來愛若對他說：“愛若先生，您馬上到集市上去，看看今天有什么賣的?！睈廴艉芸鞆募猩匣貋砹?，匯報說到現在為止只有一個農民在賣土豆，有40袋，價格適合，質量很好，他還帶回幾個讓總經理看。這個農民一會兒還將弄幾箱西紅柿上市，據他看價格含公道，可以進一些貨。想這種價格的西紅柿總經理大約會要，所以他不僅帶回來幾個西紅柿作樣品，把那個農民也帶來了，他現在正在外面等回話呢。聽到這里，布若慚愧地低下了頭。

其實，愛若勝出的理由很簡單，就是因為多想了幾步。對于秘書工作，這恰恰是最難能可貴的。所以，對于秘書工作，要做到“學”與“思”相結合。

嘴懶，就是慎重說話。秘書崗位的特殊性，為說話提供了許多時機和場合，但因為秘書身份特殊，說話的分量又非同一般。所以，該說還是不該說，該多說還是少說，該先說還是后說，是大有學問的?？偟囊粭l原則是要少說慢說。有時，寧可少說或者慢說。有時，寧可少說或者慢說挨批，也比因多說或者搶說闖禍好。

有位秘書陪領導參加宴會，領導一個好友的孩子大學畢業想就業，正苦于沒有門路，宴會相聚格外高興，舉杯之際，一再懇請這位領導幫忙，正在領導猶豫之時，秘書當即表態，說這事好辦，無需領導費心，自己回去跟人事部門打個招呼即可。實際情況是，招聘計劃已滿，人事部門的招聘報告翌日上午就呈報給了領導。秘書搶答給領導造成的被動可想而知。記得看過吳建民在回憶錄中談對自己職業看法的一段話，受益匪淺。他說：作為發言人，他履行的是國家職責，不能隨便發表個人的意見。如果沒有高層的認可，任何重要信息都不能隨便發布，更不能信口開河。“很多事情出去各種考慮，我可以不說，但我自己給自己定了一個規矩，就是絕對不能說假話，因為那樣損害的不僅是我吳某人的聲譽，更會損害國家利益?！比绻l言人沒有得到授權，就不能想當然地就自己可能并不完全知情的事情發表議論?！坝幸患陆o我印象很深。某國有一位發言人在評論其國家領導人健康狀況時候說得太慢，不料當天晚上該國家領導人就因病去世了。”

有些事情可能是巧合，但你說了，又因為你是敏感人物，可能造成的負面影響就無法挽回，就會留下終生遺憾。當然，筆者倡導嘴懶并非是要秘書不要說話，或者說起話來吞吞吐吐，二是要把握住度，需要說時一定要說的流暢、簡潔、清晰。

手巧，就是要做事精細。心靈手巧、做事精細是對秘書最基本的要求。秘書如果想在事業上獲得更大的發展空間，一項必不可少的重要指標就是具備較強的文字表達能力，也就是要寫得一手好文章。

有“黨內第一枝筆”之稱的胡喬木，在做文章上堪稱秘書的楷模。1941年，胡喬木擔任毛澤東的秘書。不久，他開始為《解放日報》寫社論，顯示出很高的理論水平和極強的寫作能力。在文風上，胡喬木和毛澤東有頗多共同之處。毛澤東的意圖，胡喬木能夠心領神會；對毛澤東所作的重要報告，胡喬木總能及時地通過社論的形式加以具體而透徹的闡述。為了開展整風運動，毛澤東在延安作了三次重要報告：《改造我們的學習》、《整頓黨的作風》、《反對黨八股》。對毛澤東這三次重要報告，胡喬木迅速作出反應，他在《解放日報》上連續撰寫社論，論述整風運動的重要性。在眾多社論中，有一篇的標題是《教條和褲子》，在這篇社論中，胡喬木寫道：“毛澤東同志在他2月1日的講演里，曾經說今天黨的領導路線是正確的，但是在一部分黨員中間，還有三風不正的問題，于是你也來呵，我也來呵，大家把主觀主義、宗派主義、黨八股的尾巴割下來呵，大叫一通，尾巴完事，那么我們的黨豈不就十全十美了嗎？可惜尾巴是叫不下來的。大家怕脫褲子，正因為里面躲著一條尾巴，必須脫掉褲子才看得見，又必須用刀割，還必須出血??”胡喬木的這篇社論從標題到內容都是對毛澤東的一句話的具體闡述和進一步發揮。這樣的社論，毛澤東當然滿意。而胡喬木也憑借這些出色的社論，贏得了毛澤東的信賴。

關于毛澤東為何賞識胡喬木，新加坡《南僑日報》的剖析頗為精當：“在胡喬木擔任毛澤東主席的政治秘書這一期間，他的思想、修養，獲得極大的進步，深得毛的賞識。他的長處是思想周密，眼光透徹，才文并茂。他隨毛氏到重慶期間，中共在政治上所遭受的各種歪曲的職責，都由他在《新華日報》上經常撰文予以駁斥。他的文章，緊湊鋒利，短而有力，學的是魯迅先生的作風，常把最精彩的意思用精煉的筆調描寫出來，精辟動人?！?/p>

現實工作中，有的秘書認為領導的文字有機關保障，自己在中間做好協調，把領導的工作事務和私事辦好就行。這恰恰是制約日后發展的主要因素。秘書因經常與領導接觸交談，對領導的思想領悟得相對較深，文字服務最能體現領導的思想和風格，也最能贏得領導的信任和賞識。

腿快，就是雷厲風行。秘書的作風事關領導決策的形成、傳達與落實。秘書偶爾的一次懈怠所造成的損失，是多少努力都無法挽回的。紀東在回憶錄中講述了給周總理當秘書時經歷的一件事，可以給我們很深的警示。事情的經過是這樣的：一天中午，通訊員送來一份外交電文的手抄件，他看了看，不是急事，便放在一邊。不到十分鐘，通訊員又打來電話，說外交部又有一份掛“特急”的電報文件袋，是不是馬上送來？他根據平時的情況判斷，這個文件袋應是前一件的正式印件，不是新的特急件。況且是夏日的中午，他真想睡一會兒，再說總理還沒起床，過一會再說吧。于是，他便對通訊員說：先放在你那里吧，需要時我給你打電話。然后他安然地躺在床上。當然，也就是閉會兒眼睛，咪上一陣兒?？偫碓诩?，哪敢真睡呵！事情就那么巧，越覺得沒事越是有事，越覺得坦然越是麻煩，問題恰恰就出在自我感覺良好，自以為沒問題的時候。

正在睡意朦朧之際，忽然聽到總理在辦公室按電鈴叫他。他一下子驚醒了，總理什么時候到辦公室了？他急忙跑過去，推門而進。總理問：“外交部的電報送來沒有？”“就這份。”總理說：“還有一份”。他說：“通訊員打電話來了，我馬上叫他送來。”

回到辦公室，他讓通訊員送來電報一看，傻眼了：并不是他以為的前一份電報的正式印件，二是姬鵬飛外長在歐洲訪問期間發來的急電，其中請示的問題急需國內答復。外交部等不到總理的答復，喬冠華副外長不得不直接給正在睡覺的總理打電話。沒辦法，他硬著頭皮進了總理的辦公室?？偫斫舆^電報看了看，瞪了他一眼，生氣地說：“你知不知道鵬飛同志在國外著急！本來你是很勤快的，不管我在哪里，有事都能及時報告。今天怎么了，是不是通訊員壓了？”他趕忙解釋說：“通信員告訴我了，和通信員沒關系，完全是我的過錯?！彼堰^程簡單地向總理說了幾句，并表示今后一定注意，不再犯類似的錯誤?？偫硪娝姓J了錯誤，氣也就消了一些，說了一句：“不能這樣主觀臆斷，想當然，對什么事都要搞實在，不然會誤事的?！焙迷诳偫硪呀浉鶕谈辈块L的電話及時給予了答復，沒有耽誤大事，造成損失。所以，有人談起秘書工作的體會時會說：“領導的嘴，秘書的腿”，這是有道理的。也就是說，秘書是不能腿懶的，凡領導交辦的事，都要親歷親為，盡量不要有中間環節，避免腿懶一時，誤己一世。

我們再回過頭來看這十個字，識博、腦勤、嘴懶、手巧、腿快，這其實就是我們書上所說到的秘書要具備相應的知識素養、能力素養以及職業道德素養。

首先，作為一個秘書，必須具備廣博的知識，特別是現在要有獲取新知識的能力。因為，當今的時代是知識爆炸的時代,知識更新速度加快,新的知識層出不窮,如果稍有懈怠就有可能落后于時代,導致知識落伍,難以勝任新時代的工作,特別是隨著我國改革開放深入,新的方針政策不斷出臺、新的法令法規不斷制定,新的工作大環境不斷改變,這些都對秘書人員獲取新知識的能力提出了高要求,秘書人員只有緊跟時代步伐,堅定“終身學習”信念,努力成為“復合型”通才,才能使自己勝任今天的秘書工作。為此秘書人員要不斷拓展自己的知識面和更新知識結構。要改變過去只懂得秘書專業知識,其他專業知之甚少的局面,應該在精通秘書專業知識和業務知識的基礎上主動努力學習其它相關知識,如經濟學、管理學、心理學、社會學等,努力使自己成為一個知識較全面的“多面手”,以適應當今時代“需求多樣化”的要求。另外，腦勤，秘書人員必須善于思考；嘴懶，說的是秘書人員必須能夠忠于職守、嚴守機密，在說之前必須認真考慮這話能不能說，適不適合在那種場合說，盡量多聽少說；手巧，主要是指秘書工作者要有書面表達能力，因為寫作各類公文是各行各業秘書最為經常性的工作；腿快，其實更多是是指秘書要有兢兢業業、認認真真的辦事態度，不能做到認真務實的話，少則可能貽誤工作,多則會給單位帶來不良影響,甚至造成嚴重損失。這些知識、能力和職業道德，盡管書上說了主要在工作實踐中才能加深體會，鞏固、完善和提高，但是，在學校中，我們可以不斷加強學習，努力完善自己各方面的知識水平和能力水平等，為將來從事秘書工作打好基礎。

二、秘書的性格與心理

性格與氣質是心理學的知識，二者是相互制約、相互影響的，但是在實際生活中，人們經常把二者混淆起來，把氣質特征說成性格，或把性格特征說成氣質。例如，有人常說某人的性格活潑好動，有的人性子太急或太慢。其實是講的氣質特點，性格與氣質是既有區別又有聯系的兩種不同的個性心理特征。

1、秘書的氣質

氣質是指人們比較穩定的心理活動特征，它更多地受個體高級神經活動類型的制約，主要是先天的。人的所有心理活動和行為都受氣質的影響，氣質具有穩定性。古希臘醫生希波克拉底提出“四體液學說”，認為氣質取決于人體內的四種液體，即血液、粘液、黃膽汁、黑膽汁的混合比例，并以何種體液占優勢而把人的氣質分為膽汁質、多血質、黏液質、抑郁質。

膽汁質類型的人特點是性“急”，精力旺盛，性情直率，待人熱情，但容易激動，易感情用事，性急、暴躁、愛發火，在行為上表現出極大的不平衡性。心血來潮時不怕困難工作熱情很高，否則，情緒會一落千丈。心理活動具有迅速而爆發的色彩。多血質類型的人特點是性“活”，有很高的靈活性，善于適應變化的生活環境，適應性強，在集體中善于處事，顯得朝氣蓬勃，但注意力易轉移，情緒易變；他們富于幻想，辦事憑興趣，不愿做耐心細致的工作，因而勇于創新，但難以持久。黏液質類型的人特點是性“穩”，穩重踏實，具有較強的自我克制力，生活有規律，不為無為的事而分心，做事踏實認真，有耐久力，不喜歡作空泛的清談，交際適度，不卑不亢，但生氣不足，有些死板，反應緩慢，思維言語動作遲緩，很適宜從事有條理和持久地工作。巴甫洛夫稱之為安詳的、始終是平穩的、堅定和頑強的實際勞動者。抑郁質類型的人特點是性“慢”，忸怩、怯懦、多愁善感，辦事猶豫不決，優柔寡斷；反應緩慢，但細心、謹慎、感受力強。生活中遇到波折易產生沉重的感情。善于覺察別人行動中的細微變化，情感細膩，富有自我體驗。

上述是四種氣質類型的典型特征。然而實際生活中，純屬于某種氣質類型的人僅是少數，大部分的人是綜合型的，即兼有多種氣質類型的特征，但又都帶有一定的傾向性。以前有種說法是認為膽汁質和多血質的人不適合做秘書，后來這種說法得到了反駁。事實證明，氣質只是表現在人的情緒和行為活動中的動力特征(即強度、速度等)，無好壞之分，任何氣質類型的人都適合做秘書。每種氣質類型都有利有弊，就看你怎樣揚長避短、取長補短。

2、秘書的性格

性格表現為人對現實的態度和行為方式中的比較穩定的、獨特的心理特征的總和。性格更多地受社會生活條件的制約，主要是后天的。氣質無所謂好壞之分，但是性格是指行為的內容，表現為個體與社會環境的關系，在社會評價上卻有好壞之分。

因而，擁有好性格，是做好秘書工作的至關重要的條件之一，秘書性格也是秘書心理素質的核心部分。我這里歸納總結了幾點，秘書健全性格的特點，大家可以朝這幾個方面努力，培養自己良好的性格。（同P76-p77）（1）開朗隨和而不孤傲。（2）敏捷靈活而不冒失。（3）堅毅執著而不固執。（4）幽默詼諧而不尖刻。（5）自制穩健而不輕佻。

3、秘書的心理健康問題

心理健康問題是當今世界越來越關注的一個話題。1992年，由世界精神病學協會發起、由世界衛生組織確定，把每年的10月10日定為“世界精神衛生日”。2003年世界精神衛生日的主題是：“抑郁影響每個人”。據專家介紹，隨著社會競爭的加劇，輕度的精神疾病如抑郁癥、孤獨癥、焦慮癥等心理障礙病人像感冒一樣普遍。流行病學調查顯示：抑郁癥的終身患病率高達3.2～5.9％；全世界每年有1000萬個人有自殺意念，而其中50～70％為各類抑郁癥患者，抑郁癥自殺成功者達到100萬人。抑郁癥的核心癥狀包括情緒低落、持續性疲勞和內在動力缺乏、精力減退。抑郁癥患者通常會感到心情壓抑、焦慮、興趣喪失、精力不足、悲觀失望、生不如死等。統計顯示，在我國每年以自殺方式結束生命的20萬人中，有80％的自殺者患有抑郁癥。臺灣作家三毛、香港歌手張國榮、《歌德巴赫猜想》作者徐遲等等，都因為抑郁癥緣故，他們各自以特有的方式離別了人世，留下了無窮的遺憾。此外，當今大學生的心理健康也是學校、家長及社會非常關注的問題。2002年衛生部召開的青少年心理健康問題座談會顯示：我國大學生中16％至25.4％的有心理障礙，以焦慮不安、神經衰弱、強迫癥狀等為主，因心理問題不能正常學習和生活而休學或退學的學生人數逐年上升，其中因為精神疾病休學的人數占因病休學人數的37.9％，因精神疾病退學的人數已經占到因病退學的總人數的64.4%。2004年7月4日《中國青年報》的一份調查結果顯示，14%的大學生出現抑郁癥狀，17%的人出現焦慮癥狀，12%的人存在敵對情緒。此外，專家估計中國近年來每年至少有100名大學生輕生，而且這個數字呈上升趨勢。因而，現在每個大學都要開設心理健康課程，還要專設心理咨詢、心理輔導辦公室。

可以看得出，容易引發心理健康問題的都是承受高壓力、重負擔的人群。而秘書工作相對而言是非常辛苦的，既累心又費力，它的緊張性、快節奏、負擔重和高壓力，都對秘書人員的心理品質提出了越來越高的要求。因而，秘書人員不僅應當具有知識能力素養和職業道德素養，還必須加強心理素養，使自己能夠在成功與失敗、榮譽與屈辱面前，保持心理平衡，順利完成各項工作任務。

秘書心理素養主要包括兩大方面：一方面是秘書人員心理健康的基本品質。也就是我們之前講的秘書健全的性格，它包括忠誠、穩重、堅毅、隨和、機敏和幽默等幾方面，秘書心理健康的標志為智力正常、情緒成熟、行為協調、工作專注、關系和諧；另一方面是秘書人員的心理調適。善于控制自己的情緒與行為，是秘書人員具有良好心理素質的表現。秘書人員要控制和駕馭情緒，做情緒的真正主人。對于你們還沒有進入這個行業的人來說，我們今天主要講講新任秘書容易出現的消極心理及如何調適的辦法。新任秘書消極心理沖突的表現有四個方面：

（1）失落。剛從學校畢業從事秘書工作的大學生任職之初，大多都是帶著神圣感和成就欲開始秘書工作的，對未來工作有著美好憧憬，對工作的重要性有著較為充分的認識，甚至有類似“天降大任”的感覺。但一段時間過后，與預想截然不同的現實則會使他們產生失望情緒，發出“懷才不遇”的感慨。因為絕大多數新任秘書事實上最初承擔的往往都是既瑣碎又繁重的事務性工作。“電話鈴聲不停，迎來送往不斷；校對時念念由詞，開會時默默無言；來得最早，走得最晚；整日頭昏腦脹，成果遍尋不見”，這是對秘書工作的最好寫照。這種情形與新任秘書原來的想象存在較大的反差，失落感油然而生。當現實與理想不一致時候，他們就從熱情高漲轉為悲觀失望，覺得秘書工作“原來如此”、“不過如此”，有人甚至為自己的選擇而后悔。這種心態導致工作積極性降低，對工作被動應付，遇到困難躲避退卻，責任感、進取心不強，最后領導也不再把重要工作交給他去完成。長此以往，“惡性循環”，他的失落感只會越來越重。

（2）迷茫。一些新任秘書由于缺乏工作經驗，工作不能從容以對，再加上沒有作出自己的職業生涯規劃，沒有近期目標和長遠打算，對工作缺乏方向感且毫無興趣，所以就懶于花時間和精力去提高自己的職業技能和業務素養，產生“做一天和尚撞一天鐘”的迷茫心理。例如一位剛參加工作的初級文員，打字排版工作效率低下，缺乏工作目標，且不愿意通過加班練習、參加電腦培訓等方式提高自己的電腦操作水平，于是就產生了迷茫心理。這樣一來，工作成績必然無所作為，不能加薪、晉職，得不到領導的認可和賞識，但因擺脫不了對這份工作的依賴，于是就陷入自我矛盾的郁悶境地。

（3）自卑。自卑、信心不做是新任秘書常見的消極心理障礙。一是因為中國傳統官本位的思想比較嚴重，秘書工作為領導服務，人們普遍對領導懷有一種神秘感，對為領導服務的秘書及秘書工作也有一種特殊的看法，認為秘書工作只有水平較高的人才能勝任。二是新任秘書對工作環境缺乏了解的情況下，說話做事甚為小心，擔心自己知識或能力方面的欠缺會為領導所不容，不知道領導對自己的期望與要求，因而在興奮期過后，普遍趕到信心不足，工作中表現拘謹、膽怯，瞻前顧后，有如履薄冰、如臨深淵之感，唯恐做錯事、說錯話。（4）焦慮。焦慮是個體對環境即將出現的變故或需要做出的努力在主觀上產生的一種緊張不安的情緒狀態。它具體表現為：經常疑惑憂慮，經常怨天尤人，對微不足道的小事也會緊張不安等，這種情緒狀態，主要是由于新任秘書對業務不熟悉、工作壓力過大、先入為主的緊張或缺乏耐心等原因引起的。有這種情緒的秘書，在面對突發狀況或領導、同事的批評指正時會比較敏感和不知所措，常常會沉浸在鉆牛角尖的自我折磨中。這種焦慮情緒不僅不利于秘書職業性格的塑造，也不利于做好秘書工作。

失落、迷茫、自卑、焦慮是新任秘書消極心理沖突的典型表現，這種心態若不能既是調整，不但對工作不利，對秘書的身心健康也會帶來損害，甚至會影響終生的發展。那么如何調適和消除新任秘書的這些消極心理沖突呢？書上78頁介紹了幾種有效的辦法。第一是博覽群書，開闊胸襟。實踐證明，基于對秘書職業的了解，學習是盡快熟悉秘書職業、掌握工作方法、進入工作狀態的捷徑。除了專業知識以外，還要讀萬卷書，行萬里路。第二是培養廣泛興趣，豐富業余生活。新任秘書除了做好本職工作外，還應當積極參加社交活動。一來可以結交新朋友，開闊眼界，學習他人成功的餓經驗，培養豁達的性情和樂觀的精神。二來有助于建立良好的人際關系。秘書工作具有綜合性，在人際交往中認識不同行業的人士，學會與形形色色的人打交道，有助于培養新任秘書人際交往能力，讓他們盡快與單位同事在工作上建立默契。第三是善于反省，自我調適。美國著名成人教育家卡耐基說過：“你要學習控制生活的機器，生活在獨立的今天之中，確保你航行的需要。你要用鐵門把過去——逝去的過去關在身后，用鐵門把未來——還沒有到來的明天給遮擋掉。”他形象地道出了一個簡單的道理，就是要努力做好今天的事情。不要以為盲目地與別人比較，要敢于在具體的工作中不懈追求自我價值的實現。遇到困難挫折，第一不要想到怨天尤人，覺得老天爺不公平，而是想著要怎樣克服這些困難。第四是傾訴、宣泄、調節情緒。這不管是秘書，我覺得是我們每個人都應該學會的一點，這有很多種有效的辦法。一是傾吐式宣泄。有什么煩心、不順的事，不要壓在心理，向父母、戀人、兄弟姐妹、老師、親朋好友、信得過的人傾吐真情，以便獲得幫助，得到理解和感情的接納，使自己的不良感情得以宣泄，精神得以解脫。二是出氣式宣泄，用踢球、用木棒擊打枕頭、沙袋、撕碎廢紙等，以物出氣，達到心理平衡。鄭州一中學設宣泄室，校長漫畫供老師捶打。三是娛樂式宣泄，外出旅游、參加舞會、看電影、打麻將、玩撲克、下棋等娛樂，使不良情緒得以轉移。四是哭泣式宣泄，哭泣是宣泄不良情緒常見的方式，尤其是女性。大聲哭泣，發泄憤怒和不快，使心理得到平衡。五是求醫式宣泄，找心理咨詢部門或心理醫生求治。

這樣才能經得住種種失意和挫折保持良好的精神狀態。健康的體魄是當好秘書的生理基礎條件。秘書工作是相當辛苦的，既累心又費力。因此，秘書人員要保持身體健康、精力旺盛、腦力充沛，就應當做到工作起來有張有弛掌握好工作、學習和生活的規律并使之協調。同時，應保持樂觀開朗、心胸開闊，不要讓工作中的不愉快長時間地影響自己的心情。

三、秘書的性別特征

在第一章中我們在講秘書的職業特征的時候就分析了，不管是中國，還是全世界范圍內，秘書都有著明顯的女性化特征。女性從事秘書工作，有其自身的優勢，我們之前就歸納了，比如語言優勢、交際優勢、動手能力強、有親和力等。但與此同時，女性從事秘書工作，當然也有劣勢。有份報道顯示，最容易遭性騷擾的有10個職業，分別是導游、護士、保姆、秘書、空姐、演員、學生、教師、的姐、售樓小姐，其中女秘書排第4。因為女秘書的身份很特殊，長期工作在公司管理者和行政領導的身邊，因此與領導單獨相處的機會很多，同時其升遷、獎懲、聘辭直接受到領導的左右。如今，在人們的心目中“女秘書”似乎與了情人的代名詞。在這樣的社會大環境中，她們可能面對很多的性騷擾。有些領導赤裸裸地在工作時間用語言、身體挑逗她們；以獲得或者保持某種工作中的好處為條件，向她們提出性的要求；如果她們不服從其性要求，便以壓制、打擊相威脅。在這樣的情況下，也許她們中的大多選擇了默許。從而也將這樣的這樣的性騷擾演變成為一種“交易”，成為日后升遷一個重法碼。因而，就這個問題，書上專門提到了女性秘書自我保護的意識和方法，特別是82頁列舉了15條具體的方法，大家好好看一下，總而言之，一方面要加強自身修養，自尊、自愛、自強、自立，能抵擋住外界的誘惑；另一方面，要有法律意識和自我保護意識，要確保自己的感情和身體都不受到傷害。最易遭性騷擾的10個職業：

1、導游。隨著人們生活水平的提高，旅游成了人們生活的一種時尚。導游本身就是一個容易遭遇性騷擾的職業，更何況那些漂亮的女導游。當然大多是一些言語上的性騷擾，一些男游客經常用一些“葷段子”來騷擾女導游經常出現。也不怪有些導游在文章中寫道：“難道遭遇性騷擾就是導游工作的一部分？難道我們導游員就不能用法律武器保護自己的權益？遇到性騷擾只能啞忍？！拒絕性騷擾就會被客人投訴？！”。

2、護士。護士被尊稱為“白衣天使”，他們給人的印象永遠都是那么體貼、溫柔、細心。美麗的女護士在醫院大受男病人的歡迎，浪漫、多金的追求者眾多，當然，也自然少不了遇到很多的性騷擾。在醫院，護士遭遇醫生性騷擾的不在少數，當然都在各種掩護之下進行，如果護士不從，很容易被扣上“缺乏職業道德”的大帽子。

3、保姆。保姆屬于家政服務業。隨著生活水平的提高，人們對家政服務的需求也越來越多?，F在的家政服務業雖然逐漸職業化，但從業者大多文化層次低、自我保護能力弱，很擔心因讓雇主不高興而丟掉了工作，面對性騷擾往往不知所措。男性雇主也正是抓住了她們的這些弱點，從態度曖昧發展成性騷擾。這樣報道也是屢見不鮮，其表現形式大致有：男雇主若無其事地向她們暴露身體、要求她們觸摸身體、裸體或者穿內衣隨意走動、找各種機會不懷好意地看她們甚至偷窺。

4、秘書。女秘書的身份很特殊，長期工作在公司管理者和行政領導的身邊，因此與領導單獨相處的機會很多。同時其升遷、聘辭直接受到領導的左右。如今，在人們的心目中“女秘書”似乎與了情人的代名詞。在這樣的社會大環境中，她們可能面對很多的性騷擾。有些領導赤裸裸地在工作時間用語言、身體挑逗她們；以獲得或者保持某種工作中的好處為條件，向她們提出性的要求；如果她們不服從其性要求，便以壓制、打擊相威脅。在這樣的情況下，也許她們中的大多選擇了默許。從而也將這樣的這樣的性騷擾演變成為一種“交易”，成為日后升遷一個重法碼。

5、空姐。空姐作為一種服務行業，以姣好的容貌體態為很多人注目，同時也會遭遇很多的性騷擾。這種性騷擾不僅僅來自飛機上不懷好意的乘客，甚至于空姐們上班途中都有可能。

6、演員。中國演藝圈的2006年，可謂是一個“潛規則年”。一起又一起的“潛規則”事件，其核心無疑是那些漂亮的女演員遭遇性騷擾的例證。N多的藝人在博客上張貼文章，大爆藝人飽受導演、主管、廣告商性等等騷擾過程。當然，這些人中有演員，也有模特，還有N多的選秀選手。也不怪有人說：演員遭遇性騷擾是一個永恒但很難說清楚的一個話題。

7、學生。在女性遭遇性騷擾如此普遍的現實面前，青春亮麗的女大學生自然無法幸免。女大學生經常在家教時、在求職應聘時、在影樓拍照時、醫院看病時、在公共汽車上、在泳池里都會遭遇不同程度的性騷擾。當然，還有一些來自于自己的老師或者是同學。

8、教師。在2003年，武漢女教師何某狀告上司盛某性騷擾最終勝訴。據悉，這是全國首例“性騷擾”勝訴案。同樣的報道也是比比皆是，如?？谝慌處熜仍庥鲂则}擾憤而辭職等事件也頻頻發生。女教師所遭遇的性騷擾大多來源于那些身邊的同事，當然還有一些也來源于部分品行極差的學生。

9、的姐。隨著社會的進步，男女平等的思想體現得越來越充分。女性司機現在越來越多，“的姐”也成了一個新名詞。的姐經常遭遇一些男性乘客的言語騷擾，甚至于性的侵犯。經常有報道稱：的姐被強暴、搶劫等，甚至于遭到殺害。

10、售樓小姐。作為樓盤與客戶的直接對接人，地產商對售樓小姐的形象、氣質有較高要求，而這些美麗、干練的姑娘往往被心懷不軌的大款盯上，不幸的例子很多很多。

（廉潔奉公：近些年揭發出的許多官員腐敗案件，往往是“拔出羅卜帶出泥”，內中都少不了秘書的骯臟活動，引發了對“秘書腐敗”這一問題的關注。影響較大的，有陳希同的秘書陳健受賄40.9萬元，判刑15年；王寶森的秘書閆振利貪污1萬元，判刑7年；鐵英秘書段愛華受賄5.6萬元，判刑5年；黃超秘書何世平受賄24.3萬元，判刑16年。還有慕綏遠的秘書，涉及遠華案的一個省領導秘書等。原河北省省委書記程維高的秘書李真因受賄、貪污罪于2003年11月13日被執行死刑，其受賄財物折合人民幣1051、09萬元，另有巨額貪污，其貪婪遠遠超過他的前輩。這個“河北第一秘”，確創造了當今的“秘書腐敗”之最。李真說秘書的權力來自三方面：一是領導默許，二是制度賦予，三是自己開辟。）

第二篇：淺論秘書素養

淺論秘書素養

摘要：素養，孕育人才的土壤，素養愈厚，德才智能愈高。素養方面包括秘書人員的綜合素養、法律素養、智能素養、語言素養、人際素養、心理素養等，它們雖然不是最直接的工作能力，卻是一切工作能力有效發揮的根本保證，可以說是秘書人員的軟實力。

關鍵詞：素養

秘書人員

工作能力

工作質量

素養，孕育人才的土壤，素養愈厚，德才智能愈高。素養方面包括秘書人員的綜合素養、法律素養、智能素養、語言素養、人際素養、心理素養等，它們雖然不是最直接的工作能力，卻是一切工作能力有效發揮的根本保證，可以說是秘書人員的軟實力。

（一）綜合素養

秘書工作具有多元性、復合性的特點，作為領導身邊的輔助管理人員，秘書常常是既要提供智力服務，又要親自出面操持；既要運籌帷幄，又要捉刀代筆；對內是領導的左膀右臂，對外是單位的臉面喉舌。一個合格的秘書得是“出得廳堂，下得灶房”的角色，應是“通才”、“雜家”，也就是說要具有適應多方面工作要求的“綜合素養”。

1、準、細、實、探——秘書的基本素質 秘書具有什么樣的素質，對其工作質量有著至關重要的影響。在實踐中我們體會到，要真正適應新形勢，適應領導的高標準、嚴要求，廣大秘書人員必須做到準、細、實、深。準就是反映情況、報告信息一定要準確無誤，實就是觀察問題、分析問題一定要細致周到，實就是工作態度、學習態度一定要“實”字當頭，深就是參謀、服務一定要“深”人一等。

2、優秀秘書必備的四種素養

如何做一個優秀的秘書，怎樣才能在秘書崗位上成才，這是很多青年秘書都在關心的問題。一個秘書人員要想在平凡的崗位上脫穎而出，需要具備以下四種素養：珍惜參與機會、善于張揚個性、從不輕言拒絕、勇敢接受挑戰。

3、秘書道德“德仁義禮智信勇嚴”

中國古代大軍事家孫武，在其著名的《孫子兵法》中，曾用“將者，智、信、仁、勇、嚴也”的警句，道出了作為將領應具備的素質，時下用“德仁義禮智信勇嚴”要求秘書工作人員，道也十分恰當中肯。

4、在領導身邊工作“十要”

在日常工作中，每個人都要同領導打交道。特別是在領導身邊工作的同志，更需要懂得一點與領導相處的藝術。重點把握以下十個方面：要謹言慎行嚴律己、要取長補短勤交流、要接受批評不猜疑、要是非面前不搬弄、要維護形象負責任、要正常交流等距離、要勇于實踐挑重擔、要勤于思考善總結、要思前想后找準位、要對上對下一個樣。

5、秘書“十忌”

稱職的秘書人員，在工作中必須注意“十忌”：忌說話簡單粗暴、忌講假話、大話、空話、忌架空領導辦私事、忌作風漂浮、忌泄露機密、忌誤傳信息、忌打斷他人講話、忌報喜不報憂、忌無原則的承諾、忌辦事虎頭蛇尾。

（二）法律素養

隨著我國法制社會和市場經濟的日益成熟和完善，任何團體和個人的社會行為都要受到法律的約束。秘書的主要服務機構是黨政機關和企事業單位，他們為領導出謀劃策、替單位擬寫文書、參與各類公務活動。這些工作或者關系國計民生，或者關系合法經營，無不與法律法規息息相關。因此，秘書的法律素養是依法行政和守法經營的重要保證，也是秘書素養的重點。

1、正確認識幾個法律關系

法律意識是指依法辦事、依法行政、依法律己、依法行使權利和履行義務的意識。秘書人員要當好領導的助手，必須依法辦事、依法行政、依法律己，提高法律意識。秘書人員要提高法律意識，必須正確認識以下幾個關系：必須正確認識“人治”與“法治”的關系、政策與法律的關系、權利和法律的關系。

2、秘書要嚴把保密關 由于工作崗位的重要性和工作環境的特殊性，領導秘書接觸秘密多，知道秘密早，了解秘密深，因而保密的責任也就特別重大。在平常的工作生活中一定得收好自己的口，關好自己的門，把好報道的度。

（三）智能素養

總體而言，秘書對領導主要是提供智力上的服務，如溝通情況、協調關系、擬寫公文、處理信息、出謀劃策、輔助管理等等。這些工作要求秘書具有較高的知識與能力素養。知識是對客觀事物及其本質規律的認識，能力是運用知識來解決實際問題的本領。前者偏于理論，后者偏于實踐。秘書工作恰恰是在理論和實踐兩方面都具有較高的要求。離開智能素養，秘書將寸步難行。

1、秘書知識結構的合理化

知識結構是指一個人知識體系的構成情況與組合方式。文秘人員知識結構的合理化既是有效從事本職工作之必須，也是進一步發展與成才的基礎。

知識結構合理化是在遵循目標整體原則、層次原則、動態原則、個性原則、外貯原則的條件下得以完善的。文秘人才的知識結構是多樣的，成才的途徑是廣闊的。但在建造合理、高效的知識結構時，應注意以下幾個問題，即循序漸進、系統完善、主輔結合、不斷更新。

2、現代企業秘書的幾種能力（1）經濟工作能力：具有較高的政策水平、思想要敏銳、要通曉本企業情況、善于收集經濟信息、搞好公關工作。（2）善于協調的能力：上下關系的協調、秘書與領導的關系協調、領導成員之間的關系協調、職能部門之間的協調。（3）敢于創新的能力：要有自強不息的進取心、梳理敢為人先的競爭觀念、具有改革意識、具有獲取信息的超前意識，即強烈的信息意識、具有換位思維意識、要有一種堅韌不拔的毅力。

一個優秀的秘書工作者，除了應具備觀察能、協調能力、分析綜合能力、寫作能力、獨立工作和管理事務的能力外，還應具備駕馭時間的能力。在現代社會中，隨著管理職能的不斷擴大，組織機構的日臻復雜，信息量的增加和社會的加速發展，作為管理者有力助手的秘書，能得心應手地駕馭管理時間，乃是提高工作效率的一項必不可少的能力。主要是能夠分析自己的時間耗費、有效地計劃和組織、保持自己的工作重點及消除時間浪費的方法。

（四）人際素養

人際素養其實是智能素養的一個方面。由于秘書的特殊地位，這方面的智能素養顯得尤為重要。在單位內部，秘書崗位是當然的樞紐位置，起著溝通上下、協調左右的作用；在單位外部，秘書又被視為單位的形象代表和代言人，起著溝通內外的作用。要充分發揮這兩方面的作用，秘書必須具備協調、合作、公關、禮儀等素養，有建立和維持良好人際關系的高超智能。

1、重視人際關系能力的培養

人們常說，最復雜的是人際關系，最難學的是關系學，而秘書人員恰恰最需要增強人際交往能力，處理好人際關系，而這時因為增強人際關系能力不僅是秘書職業上的需要，同時處理人際關系也是一種管理智能。

2、親密有度，情感有節

秘書與領導在工作中接觸的機會比較多，除了完成領導大腳板的事項之外，常常還需要照顧好領導的私人生活，如出訪時生活物品的竹內，外出時個人生活的照顧等，這樣，秘書與領導之間的感情也隨之加深。但對于這種情感，秘書要處理恰當，應該做到與領導親密有度，情感有節。近些年，秘書職業呈現女性化趨向，女性秘書在與領導相處時更要正確把握好這種關系，掌握好分寸。

（1）關系處理不當造成的危害：一是從工作上看，易對決策產生私情干擾；二是領導與秘書的關系容易產生錯位；三是有損領導的尊嚴；四是秘書自身易導致感情的發展；五是容易引起周圍同事的誤解。

（2）解決辦法：一是工作上盡職盡責；二是關系上服從領導；三是感情上尊重領導；四是空間上保持距離；五是利益上公私分明；六是心態上積極健康；七是人品上明白做人。

3、秘書與領導的有限合作

秘書與領導的關系，實質上是一種合作關系。有些同志有意無意地主張這是一種無限合作，但這應該是“有限合作”的模式。顧名思義，有限的合作是指在某一領域、某一方面、某種程度上的合作，而非廣泛的無所不包的全面合作。

4、秘書的角色意識

社會學的角色概念是指在一定的社會關系中占某一社會地位或具有某種身份并遵守相應行為規范的一類人物。秘書作為一種社會角色，其獨特的社會地位決定了必須遵循相應的行為規范。實踐證明，秘書人員只有不斷強化角色意識，才能順利完成所承擔的各項工作，做到游刃有余、得心應手。

5、秘書的認同意識

為領導服務是秘書工作的核心內容，秘書常常需要充當領導代言人的角色。因此，秘書人員必須對領導者這一特定的服務對象，具有自覺的認同意識。包括語言習慣認同、角色認同、理論水平認同。秘書人員的認同意識，是基本的工作意識，是每個秘書工作者必須具備的。認同意識的培養和運用，應該是主動的、積極的，并且是具有創造性的。秘書人員必須積極主動地增強自己的認同意識，創造性地工作，更好地為領導服務。

（五）語言素養

語言素養是人際素養的有一個方面，當然也是其中最重要的一個方面。建立和維持好的人際關系，需要懂得合作、識禮儀；但更重要的是長于溝通，尤其是語言上的溝通。現代秘書既要在撰寫文件材料、領導講話時善于“舞文弄墨”，又要在接聽電話、接待采訪、匯報工作、參與談判時能夠“巧舌如簧”，隨著社會信息化程度的加深，秘書將面臨越來越高的語言素養要求。

1、秘書與語言文字修養

語言文字工作關系到社會各行各業，促進語言文字的規范化、標準化、對教育、科學和文化事業的發展，加強國內外經濟、文化的交流都有十分重要的意義。因此，全體秘書人員都應該努力提高自己的語言文字修養，注意用字用詞規范。以下幾個問題便值得一個秘書工作者高度重視，即濫用繁體字、寫不規范的簡化字、隨便寫錯別字、文白混用、隨便使用外來詞語或方言詞語、隨意使用新詞。

2、秘書的語言交際藝術

交際，又稱交往，是人與人之間相互聯系的一種行為；語言是人類最重要的交際工具，秘書的語言交際是秘書職業活動不可缺少的內容之一。

（六）心理素養

秘書處于單位的樞紐地位，承擔著復雜多元的工作。這些決定了在秘書身上外界的要求和自身的工作都是相當沉重的。在大多數情況下，秘書比本單位的其他職工承受著更多的壓力。而且秘書始終處于領導的輔助地位，做的多半是幕后工作，業績難以體現。這兩方面的反差，常常另一些秘書心態失衡。因而加強心理素養，是做好秘書工作的基本保證。

1、性格

氣質

能力

個性心理特征在個性結構中是比較穩定的構成物，主要包括性格、氣質、能力。這三個要素是秘書扮演好自己角色的基礎。

2、秘書的意志品質

意志就是自覺地確定目的，并根據目的來支配、調節自己的行動，克服各種困難，進而實現目的的心理活動。秘書工作在很多情況下是“人自為戰”，上級領導對秘書工作人員的管理基本上是目標管理，主要靠秘書自覺地完成任務。因此，外界對秘書的強制管理力量相對比其他行業要弱一些，因而為了達到預期的工作目的，對秘書意志力的要求也就要高一點。而一個意志堅強的秘書則應該具備以下幾種意志，即自覺性、果斷性、堅持性和自制性。以上，便是我關于秘書素養做的淺要論述。

參考文獻：

1、呂秀梅，張慶來主編《秘書》，機械工業出版社，2011-8-1

2、徐憲江編著《秘書的秘密2》，中國法制出版社，2010-09-11

第三篇：秘書的素養

第四章 秘書的素養

【教學目的】

1、通過學習，使學生了解秘書任職標準。

2、明確秘書任職標準與素質優化的區別與聯系的。

【教學重點、難點】

1、秘書的能力要求的具體體現

2、秘書的職業道德

【教學內容】

1、秘書的政治思想素質，秘書的職業道德

2、秘書的知識與能力結構

3、秘書的心理品質

第一節 秘書的知識和能力

[案例導入]1：不可忽略的財富

一家公司招聘總經理助理，經過多次篩選淘汰，最后剩下5位競聘者，決定勝出者的最后一輪考試，讓他們終生難忘。

考場是座5層的辦公樓，5位競聘者由工作人員帶進考場，當他們沿著階梯逐級而上，最后進入5樓時，只見總經理和主考人員已經坐在辦公室等候。當5位競聘者坐下后，總經理宣布，考試已經結束，優勝者已經考出來了，就是走在最后面的這位先生。頓時，5位競聘者大惑不解，總經理接著解釋道：“你們進入辦公室的過程就是考試。請看錄像：你們走到第二層樓梯途中，地上有一枚一毛的硬幣，前四位無動于衷，最后這位先生撿了起來。進辦公室后，他就交給了我。在你們走到第三層樓的出入口時，有位員工捧著一大摞資料出來，不小心滑了一下，資料撒了一地，前四位先生視而不見，還是最后這位先生幫助撿了起來。這兩件事雖小，卻反映了一個人的修養，別忘了，修養也是一種寶貴的財富，也是一種競爭優勢。

修養與知識的關系，就如同舵與槳的關系，有了好的修養和品質，才能為行為把好舵，才能把知識、智慧和能力正確地發揮到極致。

2：最好的介紹信

一天，某著名跨國公司在X市報上登了一則廣告，要招聘一名辦公室的秘書人員。近100人前來面試，其中不乏名牌高校的畢業生和很有些背景的應聘者。最終總經理卻選中了一位普通學校畢業的、毫無背景的年輕人。這讓不少人大為驚訝?？偨浝硐虼蠹医忉尩?，“其實這位年輕人帶來了最好的介紹信。他在門口蹭掉腳下帶的土，進門后隨手關上了門，說明他做事小心謹慎。當他看到殘疾老人時，他立即起身讓座，表明他心地善良，體貼別人。進了辦公室他先脫去帽子，回答我的問題干脆果斷，證明他既懂禮貌又有修養。”總經理頓了一頓，接著說：“其他所有的人都從我故意放在地上的那本書上邁過去，而這位年輕人卻揀起那本書，放回桌上。當我和他交談時，我發現他衣著整潔，頭發梳得整整齊齊，指甲修得干干凈凈，難道諸位不認為這是最好的介紹信嗎？我認為，這比介紹信更為重要?”

思考：

1、為什么修養也是秘書人員的一種寶貴財富？

2、作為一名秘書人員，至少應具備哪些修養和品質？

秘書的任職標準既是秘書人員的努力方向，也是對秘書工作的評價標準，同樣也是考量秘書晉升的客觀要素。

一、秘書的知識結構

知識結構，是指人們所學的知識在頭腦中的有機聯結與組合，也是一個人知識層次的構成的情況。

秘書的知識結構應是：

（1）秘書應具備的基本知識

基礎知識是所有秘書工作人員賴以工作，學習的基礎，是吸收其他專業知識，相關知識和發展各種能力的前提條件。

（2）知識結構

A、秘書工作專業知識

主要包括：秘書學、文書學、檔案管理學、辦公室現代化知識等。

B、秘書人員所在行業的專業知識

秘書在特定專業待業中工作，要得心應手必須懂得這方面的知識才能當一個同行的輔助管理者。

例：商務秘書應具備的行業專業知識包括：行政管理學，商業企業管理學、企業市場營銷學、物價學、統計學等。

C、建立最佳知識結構的方法

* 博與精相結構

* 理論與實踐相結合* 定向積累與靈活調節相結合。

D、秘書知識的更新

秘書一定要努力地積累知識，成為廣學博聞，專業精深的人才。

二、秘書的業務能力

1、辦事能力

“知識面廣，頭腦清楚，思維敏捷，手腳勤快，經驗豐富”。辦事能力是多種能力綜合成的，如理解和領會能力，分析能力，應變能力。

2、交際能力

3、表達能力

包括口頭表達能力與書面表達能力，能說會道是秘書的“看家本事”

4、操作能力

辦公自動化、駕駛、攝影技術等

三、案例分析：（1）跳槽

小麗剛畢業半年，最初在一家廣告公司做文案，但她對這項工作并不滿意。她請在獵頭公司工作的好朋友為她特色一份更好的工作。在朋友的幫助和“包裝”下，她成功地應聘到一份美資出口加工企業的總經理秘書的工作。但小麗在高興之余，不免開始擔心起來：我對秘書工作可是知之甚少，我能做得了嗎，可是放棄這個機會又多可惜？幾番往復，但她還是經不住那位“獵頭”朋友的鼓動，辭職高就了。但是，接下來的兩個月，她因為不懂基本的秘書技能，又加上不懂外貿函件的處理，工作陷入極度窘境，最終，她被辭退了。

思考：

1、請幫小麗總結一下跳槽失敗的教訓。

2、如果應聘秘書職位，你認為至少應具備哪些基本的素養？

（二）差距

同窗王芳和李蘭幾乎同昌應聘在某農產品超市當辦公室文員。不久，李蘭受到總經理的青睞，一再被提升，很快就做到了部門經理，可工作起來同樣肯吃苦的王芳卻一南在做著文員。終于有一天。王芳忍無可忍，向總經理提出辭呈，并痛斥總經理用人不公。

總經理耐心地聽著，若有所思。忽然他說：“年輕人，別忙著辭職，先幫我到今天的集市上看看，有什么可賣的?！蓖醴己芸鞆募谢貋碚f：“只有一個農民拉了一車土豆在賣產?！薄耙卉嚧蠹s有多少袋，多少斤？”總經理問，王芳又跑回去，回來說有10袋?！皟r格是多少？”總經理又問，王芳欲再次跑回集市，總經理望著氣喘吁吁的她說，“請休息一會兒吧，你可以看看李蘭是怎么做的。”說完，叫來李蘭對她說：“請你馬上到集市去看看，今天有什么可賣的。”

李蘭很快從集市上回來了，匯報說到現在為止，只有一個農民在賣土豆，有10袋，價格適中，質量很好，她帶回幾個讓總經理看看。這個農民過會兒還將弄幾筐西紅柿上市，據李蘭看價格還公道，這種價格的西紅柿總經理可能會要，所以，她不僅帶回了幾個西紅柿做樣品，還把那個農民也帶來了，他現在正在外面等著回話呢！

面對著一切，王芳忽然明白了，李蘭比她多想了幾步，于是她在工作上總會取得成功。

思考：

1、王芳和李蘭的差距在哪里？

2、秘書應該如何為領導提供優質的服務？

（三）“開天窗”

在一次縣長辦公會議上，新上任的縣長指著一份報告說：“這份東西開天窗的地方太多。”記錄秘書百思不得其解，何謂“開天窗”？事后，他向別人求教，才知道縣長所謂的“開天窗”意味著漏洞太多。

思考：

1、這個案例中，秘書的哪方面能力有所欠缺？為什么？

2、作為秘書應如何提高自己的聽辨能力？

（四）提前退休的許大姐

許大姐是一家國家機關的老秘書了，工作非常認真，將辦公室的事務安排得井井有條，深得領導的喜歡，領導總是夸許大姐是個得力的好幫手。前幾年，辦公自動化逐漸普及的時候，領導曾有意安排許大姐去接受培訓，許大姐覺得那個東西沒什么用，她心里想：秘書工作我都干了這么十幾年了，駕輕就熟，完全應付得來。于是就委婉地謝絕了領導的好意，將機會讓給了剛分到單位的小朱秘書。

許大姐的丈夫聽說了，責備許大姐說：“好好的培訓機會讓給了別人，現在沒有辦法，那你就自己平時買點書看看，再利用節假日到電腦培訓中心學習吧，這些東西多學學還是有用的，俗話說：技多不壓身嘛。”可許大姐也沒有把這些話放在心上，只是想：“你也不看看，我一作一天到晚多忙。

過了不久，機關里逐漸開始實現辦公自動化，電腦、復印機都用上了，許大姐這下可傻眼了，她什么都不會，而小朱秘書工作起來越來越如魚得水，領導也愈益重視小朱秘書了。

又過了一兩年，國家機關精簡人員，不會操作先進設備的許大姐不得不提前退休了。

思考：

1、許大姐為什么被淘汰？

2、為什么秘書人員也要提倡“終身學習”？

第四篇：秘書的基本素養

第二講：秘書的基本素養與特征

秘書的基本能力表達能力2 辦事能力3 管理能力4 應變能力5 社交能力6 操作能力

秘書的工作心態

（一）秘書要有干事業的心態

1.秘書的發展空間可大可小

2.秘書面臨的是挑戰，更是機遇

3.秘書要有一顆事業心

（二）秘書要細心和有悟性

1.細心決定秘書的工作業績

細心地觀察領導的日常工作

細心才能掌握領導的“禁區”

2.悟性讓秘書工作富有靈氣

悟性讓秘書變被動為主動

悟性讓秘書了解領導的真實想法

（三）秘書要樹立鍛煉自己的心態

1.多見世面，主動學習

2.增強素養，提高水平

3.積累才干，走向領導

（四）秘書要先稱職再升職

1.把忠心獻給組織

2.把放心獻給領導

3.把熱心獻給同事

4.把真心獻給客戶

5.把恒心獻給事業

6.把平常心留給自己

秘書的職業素養

（一）秘書應具備的個人素質

1.嚴明的紀律；

2.一絲不茍、盡善盡美的辦事態度；

3.思想活躍，跟上時代變化。

（二）秘書應具備的職業道德

1、熱愛工作甘于平凡

2、自尊自重，克己奉公

3、謙虛謹慎，平等待人

4、嚴密機密，提高警惕

（三）秘書應樹立的職業觀念

1.服從觀念2.參謀觀念3.全局觀念4.信息觀念5.創新觀念6.效率觀念

研究個性心理對秘書工作的意義

1.有助于搞好人際關系

2.有助于提高自己的職業素養

3.幫助減輕受挫折的壓力

4.有助于保持身心健康

氣質理論概述

（一）氣質概念內涵

指一個人心理活動的穩定的典型的動力特征。具體表現為人的活動的速度、強度、持久性、靈活性、指向性。

（二）氣質的特點

遺傳性、穩定性、可變性、外顯性、差異性。

正確地認識氣質，堅持氣質問題上的辯證法

（一）氣質無好壞之分，名人的氣質有其所長，也有其所短。

（二）氣質不能決定人的品德、智力和成就。

（三）氣質具有相對穩定性，又具有可塑性。

（四）我們提倡對氣質要順其自然，安之若素，揚長避短，促優棄劣，容人所短，克己所短，掘人所長，學人所長。

在生活中如何培養氣質

1：沉穩

（1）不要隨便顯露你的情緒。

（2）不要逢人就訴說你的困難和遭遇。

（3）在征詢別人的意見之前，自己先思考，但不要先講。

（4）不要一有機會就嘮叨你的不滿。

（5）重要的決定盡量有別人商量，最好隔一天再發布。

（6）講話不要有任何的慌張，走路也是。

2：細心

（1）對身邊發生的事情，常思考它們的因果關系。

（2）對做不到位的執行問題，要發掘它們的根本癥結。

（3）對習以為常的做事方法，要有改進或優化的建議。

（4）做什么事情都要養成有條不紊和井然有序的習慣。

（5）經常去找幾個別人看不出來的毛病或弊端。

（6）自己要隨時隨地對有所不足的地方補位。

3：膽識

（1）不要常用缺乏自信的詞句

（2）不要常常反悔，輕易推翻已經決定的事。

（3）在眾人爭執不休時，不要沒有主見。

（4）整體氛圍低落時，你要樂觀、陽光。

（5）做任何事情都要用心，因為有人在看著你。

（6）事情不順的時候，歇口氣，重新尋找突破口，就結束也要干凈利落。4：大度

（1）不要刻意把有可能是伙伴的人變成對手。

（2）對別人的小過失、小錯誤不要斤斤計較。

（3）在金錢上要大方，學習三施（財施、法施、無畏施）

（4）不要有權力的傲慢和知識的偏見。

（5）任何成果和成就都應和別人分享。

（6）必須有人犧牲或奉獻的時候，自己走在前面。

性格形成的影響因素

1.生理因素的影響

2.家庭環境的影響

3.學校教育環境的影響

4.社會因素的影響

氣質和性格

（一）相互區別

氣質

1.無好壞之分，無優劣之分

2.行為速度、強度、持久性等

3.變化緩慢，可塑性小

4.無社會道德評價意義

5.先天因素起較大的作用

性格

1.有好壞之分，有優劣之別

2.慣常的態度和行為方式

3.變化較快，可塑性大

4.有社會道德評價意義

5.后天因素起較大的作用

（二）性格與氣質的相互聯系

1、兩者同屬個性心理特征，是個性心理的構成要素

2、氣質使性格帶上獨特的色彩

3、氣質對性格有不可或缺的影響作用

4、性格對人的氣質具有改造作用

秘書的女性特征

1.秘書職業特點

綜合性、服務性、程序性、保密性、體力要求低、技術要求不高、工作穩定待遇不低等

2.女性的特質

富于同情心、善于關心體貼人、容易給人溫暖感和信任感、笑容多、文明禮貌、溫柔、細心耐心等

秘書十忌

一忌說話簡單粗暴

二忌講假話、大話、空話

三忌架空領導辦事

四忌作風飄浮

五忌泄露機密

六忌誤傳信息

七忌打斷他人講話

八忌報喜不報憂

九忌無原則的承諾

十忌辦事虎頭蛇尾

秘書的職業特征

1.服務性

2.知識化

3.年輕化.初級中級秘書女性化

5.高級秘書男性化

秘書工作的涵義：廣義和狹義

即一般意義上的秘書工作與嚴格意義上的秘書工作。

一般意義上的秘書工作,既服務于領導工作，又服務于機關工作，服務的對象與范圍較為廣泛；

嚴格意義上的秘書工作，主要服務于領導工作，側重于為領導者的決策與管理服務。

秘書工作的內容（任務）

（1）文書撰寫（2）文書制作（3）文書處理

（4）檔案管理（5）會議組織、會展工作

（6）調查研究（7）信息資料工作（8）信訪工作

（9）接待工作（10）協調工作（11）督查工作

（12）日程安排（13）日常事務（14）辦公室管理

（15）其他臨時交辦事項

簡單地說：參與政務、管理事務、搞好服務。

秘書工作的性質

（1）輔助性：相對于主導，助手和配角，從屬與被動

（2）服務性：屬于第三產業，服務的直接性、穩定性和廣泛性

（3）機密性：保守秘密和看管文書

（4）綜合性：政務和事務；例行和突發

秘書工作的特點

綜合性與專業性

事務性與政務性

文牘性與管理性

常規性與突擊性

機要性與群眾性

被動性與主動性

補償性與潛隱性

做好秘書工作的要求（指導方針原則內容手段）

三服務方針：為上級、同級服務、為人民群眾服務、為社會服務。三原則：準確、迅速、保密

三適度：時間適時、手段適當、規格適度

四轉變

由單純辦文辦事——既辦文辦事，又出謀劃策；

由單純傳遞信息——綜合處理信息；

由被動服務——主動服務；

由憑老經驗辦事——科學化管理；

五依靠：機構建制、法規制度、辦公設備、文書信息、領導授意

六強調：調研、信息、信訪、協調、督察、政務

七趨勢：職業社會化、任職資格化、職能腦力化、辦公現代化、年輕化、初級秘書女性化、高級秘書男性化

秘書長、辦公廳（室）主任的任務

有明確規定。1951年頒布的《政務院關于各級政府機關秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決議》規定了7項任務： 協助首長綜合情況，研究政策，推行工作；

協助首長密切各方面的工作聯系；

協助首長掌管機關內部統一戰線工作；

協助首長掌管保密工作；

掌管機要工作；

支持日常行政事務（公文處理、會議組織、檢查督促政府決議的執行等； 掌管機關事務性工作（機關財務、生活管理、學習文娛活動等事項）。

第五篇：淺論秘書的職業素養范文

ANSHUN

UNIVERSITY 本科生畢業論文（設計）

（2010～2014年）

題 目： 淺論秘書的職業素養

系 別： 人文學院

專業班級： 漢語言文學（文秘方向）2010級 學生姓名： 王秀 學號： 201001044033 指導教師： 周輝 職稱： 副教授

起訖日期： 2013.9.1～2014.4.9

目 錄

引言.................................................1

一、相關理論概述.....................................1

（一）秘書的概念................................................2

（二）職業素養的定義............................................3

二、秘書應具有的基本職業素養.........................4

（一）心理素養..................................................5

（二）才干素養..................................................6

（三）職業能力素養..............................................6

三、秘書職業素養的重要性.............................7

四、培養秘書職業素養的途徑

（一）嚴謹細致、辦事穩當........................................7

（二）平衡心理、控制情緒........................................8

（三）積累經驗、靈活辦事........................................8

（四）協調好人際關系..........................................................................................9

（五）完善自身性格、終身學習...........................................................................9 結語.................................................9 參考文獻............................................10 致謝................................................11

淺論秘書的職業素養

專業：漢語言文學(文秘方向)學 號：201001044033 姓名：王秀 指導教師：周輝

摘要

秘書是社會生活中不可或缺的一個特殊職位，秘書人員自身職業素質修養直接影響著所在單位的質量與效率。在科學技術日新月異的21世紀，人類將逐步進入一個以智力資源的占有、配置以及知識的生產、分配，使用或消費為最主要特征的經濟時代，即知識經濟時代。隨著我國經濟的不斷發展，21世紀需要的是實用型、技能型、復合型的高素質的綜合性秘書人才。本文主要論述了秘書應具備的以下幾種職業素養，即：心理素養、才干素養、職業能力素養。以及秘書培養自身職業素養的幾方面途徑，即：嚴謹細致，辦事穩當；平衡心理，控制情緒；積累經驗，靈活辦事；協調好人際關系；完善自身性格，終身學習。

關鍵詞：秘書 心理素養 才干素養 職業能力 重要性

引言：

秘書的職業素養是指秘書工作者個人在政治、知識、技能、品格以及作風等方面經過鍛煉與學習所達到的水平和境界。恩格斯說過：“每一個階段，甚至每一個行業都各有各的素養?！彼仞B是一種社會意識形態，是人們調整自身和相互關系意識的行為準則。職業素養是同人們的職業活動相聯系，具有自身職業特征的道德準則和規范。21世紀的今天，隨著社會經濟的不斷發展，為適應社會的需要，減少秘書在工作上的認識錯位，我國有關專家對秘書的職業素養作了相關研究。其中，趙中利在《現代秘書心理學》中對秘書工作活動的心理學問題進行了較為細致的分析與探討，借鑒了心理學和其他學科研究的最新成果，討論了秘書人員加強自身心理修養，提高心理素質，保證心理健康的重要性。岳凱華在《秘書學》中也對秘書的職業道德和能力以及秘書職業素質的培養進行了具體闡述。另外，西方國家也特別重視對秘書職業素養的培養，其中，《秘書》雜志為國際秘書領域主要刊物，其內容主要是交流介紹秘書工作方面的新思想、新觀念、新動態以及新技術；《職業秘書道德準則》一書建立和傳播了秘書職業行為標準，體現了秘書的職業道德觀念。

一．相關理論概述

（一）秘書的概念：

秘書概念是秘書實踐的產物，也是研究者科學抽象的結果。也就是說，秘書概念的形成，是一個不斷實踐和不斷認識的過程。對于秘書的概念，歷來是眾說紛紜。為此，秘書有狹義秘書和廣義秘書之分。

“狹義的秘書，是指掌管文書并直接輔助領導者全面處理事務的專門人員。通常是指文字秘書、領導者的機要秘書、個人秘書以及經常參與政務活動的秘書人員。廣義的秘書，是指在領導者身邊或中樞機構工作，以辦文、辦會和承辦領導者交辦之事為最主要輔助任務的專門人員，我們統稱為秘書人員?！痹谖铱磥恚罅酥v，秘書就是領導者的助手。詳細來說，就是為領導者處理日常文書信息和提供事物服務。

如今，21世紀的今天，我國勞動和社會保障部頒發的《秘書國家職業標準》規定：“秘書是專門從事辦公室程序性工作，協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員?！睘榇?，本文研究的是廣義上的秘書。秘書工作更多的是與人接觸的工作，人的思想以及情感都是復雜難懂的，秘書人員只有掌握一定的職業素養，才能更好的處理人與人、人與事以及事與事之間凌亂復雜的關系，才能提高工作的質量與效率，從而得到領導者以及他人的認可。

秘書是一種職務，也是一種職稱，秘書工作看似簡單，其實需要工作者有很強的綜合素質。秘書工作是一項綜合服務的輔助性管理工作，不僅需要秘書人員端正思想，立足本職，準確定位，還需要其掌握豐富的科學文化知識，熟練掌握并運用各項秘書技能技巧，更重要的是要懂得一系列工作方法和擁有一系列的基 ①：趙中利：《現代秘書心理學》，高等教育出版社，2008年版。

①本職業素養。

（二）職業素養的定義: 職業素養是指具備與各種類型的上司和諧相處，辦事細致、處事謹慎、具有較高的自我管理能力、工作積極主動并持久、具備較高的心里承受能力和保密意識，是一定行業的從業人員在本職工作中所應具有的職業品質，是擔負一定社會職責和義務的職員應當具有的行業特色的職業素質。二.秘書應具有的基本職業素養

（一）心里素養

在當今社會條件下，隨著社會經濟的不斷發展，為適應社會的需求，高校文秘教育與社會文秘教育應在秘書職業品質等方面進行綜合教育，減少秘書在工作上的認識錯位。趙中利在《現代秘書心理學》中對秘書工作活動中的心理學問題進行了較為細致的分析與探討，借鑒了心理學和其他學科研究的最新成果，討論了秘書人員加強自身心理修養，提高心理素質，保證心理健康等方面的問題，并提出了許多新的見解。

21世紀的現代社會，市場經濟越來越顯示出它的巨大作用，人類社會經濟活動的各個領域都充滿了競爭，尤為企業更甚。因此，秘書人員應具備良好的心里素質，因為良好的心里素質是確保秘書在各種環境中都能夠保持一種良好的心里效應狀態，是能夠隨環境變化而及時調節心理結構，對社會作出積極的反應，達到同外界的平衡，從而達到符合當今社會需要的健全的秘書人格。

在《時尚女魔頭》中，剛剛大學畢業的安德里亞通過考試，進入擠滿時尚雜志社的伊萊亞斯大樓，開始為這本美國銷量最大，最有聲望的《天橋》服務。她是主編米蘭達的初級助理，不過，幫助這個時尚界最有影響力的女人完成日常事務，看她編輯雜志，會見作家和模特到底意味著什么呢？米蘭達是魔鬼一般的女人——她穿零號一線時裝，吃熏肉，冰淇淋加喝星巴克卻從不發胖，每天看九種報紙和七種雜志，嗜好愛馬仕紗巾，永遠弄不清自己助理的名字?！稌r尚女魔頭》中有個細節，安德里亞下班后在家里幫米蘭達的孩子寫作業。按理說，這不是她工作的范圍，何況是在下班后，但她還是做了。這算什么，這算是對米蘭達的無償服務嗎？還有，米蘭達讓安德里亞去買《哈利波特》給她的孩子們看，而且需要的是未出版的手稿，找不到安德里亞就要走人。這些和工作其實都沒有太大的關系?？墒悄愕念I導讓你做了，不做就沒有工作，你能不做？諸如此類的事情還有很多，盡管如此，安德里亞還是能夠每時每刻都保持樂觀而穩定的情緒，在工作中充滿活力。米蘭達一會兒讓她停車，一會兒讓她訂機票，一會兒讓她訂酒店，一會兒讓她去接寵物，一會兒又讓她去給她買各種需要的東西等等。而且，更不可思議的是，我們來看看米蘭達是怎么安排工作的吧，短短炮彈式的幾句話包含了多少事情。她從來不會把任何事情給自己的助理交代清楚，就像她讓安德里亞去給她接寵物一樣，米蘭達根本沒有交代麥德琳只是一只法國牛頭犬，因此才會讓安德里亞以為那是一個人。面對這樣的上司，安德里亞任何時候都緊張焦慮。但盡管如此，安德里亞還是始終保持著積極樂觀的心情，她總是能夠很好的找到控制自己情緒的方法。就像她在文中說：“我決定從現在起凡事要往好處想，也許米蘭達會在我回來之前死掉。也許，只是也許，她會被什么奇怪的東西絆倒，然后我們就此從悲慘中解脫?！边@些無不需要秘書人員具備良好的心理素質。

對于秘書人員來說，秘書工作頭緒繁多，需要聯系各方面的事務，工作量極大，常常加班加點，超負荷運轉，因此，這很容易引起人身體和心理上的疲憊，造成心里失調。為此，秘書人員要具有一定的心里承受力，萬不可有半點自卑心理，要充滿自信，能夠吃苦耐勞，任勞任怨，甘當無名英雄?？傊龊妹貢紫纫ＷC在如此繁雜的事情中有清晰的思路，什么事情要先做，什么事情要做到什么程度才行，這些都是需要在工作中不斷學習的。

秘書處在一個涉及上下、左右、內外等各種人際關系的網絡中，如果能夠正確地處理這些關系，就會心情舒暢，干勁倍增，提高工作效率；反之，如果人際關系緊張，相互猜忌和懷疑，就會產生摩擦和內耗，引起心里冷漠，從而影響秘書工作的開展。

被譽為中國“職業秘書”培訓第一人的譚一平在接受《秘書》雜志記者專訪的時候，記者問到：“您似乎很看重秘書的性格？”譚一平回答：“是的，性格開朗是我選擇秘書的必備條件。如果一個人性格開朗的話，那她就能給被鋼筋和水泥包圍的辦公室帶來勃勃生機，與此同時，也能夠說明她具有一定的交際和溝通能力?！绷硗?譚一平在接受這次《秘書》雜志記者專訪中還對“為人穩重”作了詳細解釋。他說：“為人穩重就是成熟，也就是說她至少是一個已經具備了自我管理能力了的社會公民。為人穩重表現在這么幾個方面：一是辦事不是毛手毛腳，今天這里給你把文件打一串錯別字，明天那里把客戶的電話號碼少記一位數；二是口緊，看見的當作沒有看見，不該說的絕對不說；三是不耍小孩子脾氣，有點小事就跟人家急眼，甚至置氣，狐假虎威?！币簿褪钦f秘書人員要善于自我克制，提高自身情感修養的自覺性，掌握自我調節本領，通過意志努力，抵制和戰勝不良情感，凡事要以秘書活動的需要為目的，不能得意忘形，也不能憂郁悲傷。

在秘書活動中，不同氣質類型的秘書具有不同的特征，總之，秘書人員要具備堅強與豁達的個性素質，要具有正確的人生態度，這樣才能心有所恃，情有所依，經受得住種種失意和挫折，始終保持一種良好的精神狀態。由此可見，性格品質是秘書的主導心里品質，它制約甚至支配著其他一些心理品質，也是秘書各項心里素質的核心。

（二）才干素養

秘書的才干素養主要從辦事，撰文，技術等三個方面來體現。總體來說，一切應從提高效率，做好工作出發，予以認真研究和安排。21世紀的現代社會是“創新者存，守舊者忘”。市場經濟的開放性、法治性和創新性，要求秘書人員要樹立與之相適應的思維方式和工作方法，要有新思路和新舉措。這就要求秘書辦事速度要快，效率要高，在處理不同的事務中要能夠準確運用不同的處理手段和方法，撰文要及時妥當，內容要適宜，簡繁得體，當日常問題出現的時候可以自己應付，在技術方面也可以稍微獨當一面。對于秘書人員來說，做工作要盡可能做得出色，那就得需要有充足的才干，要具有一定的辦事能力，要能夠理解和領會上司所交代的一切任務，要聽得懂，聽得快，記得牢。為此，這就要求秘書人員要有集中的注意力、靈敏的反應力、深刻的理解力、牢固的記憶力以及機智的組合力和精湛的品評力。如果生活中我們遇到的是像米蘭達那樣的上司，那么，以上能力就顯得尤為重要了。

秘書工作從總體上看具有一定的被動性，但同樣需要具有較強的目標意識，特別是在企業中工作的商務秘書，則要根據商業環境的變化和不同階段企業經營管理的不同要求，具備一定的主動性和靈活性。因為一些涉及巨大經濟利益的決定往往是在一瞬間完成的，那么這個時候，時間就是效益，時間就是金錢。因此，沒有充足才干的秘書人員，其工作就不可能快節奏地運轉，就不可能和市場經濟的變化同步，也就不可能為獲得更大的經濟效益贏得時間。

如今，隨著社會現代化程度的提高，以及社會步入經濟全球化，信息網絡化的時代，人際間的交往顯得日益頻繁，因此，秘書人員必須要適應新形勢下的發展要求，學會掌握現代化的辦公技術手段。此外，秘書的才干素養還要求秘書人員要具備了解問題，分析問題以及解決問題的能力。對于秘書人員來說，在工作中遇到問題是很常見的，甚至是不可避免的，萬不可有半點自卑心理，要相信沒有戰勝不了的困難，沒有過不去的難關，只要具備良好的心態，充足的才干以及必勝的信念，認真履行好自己的工作職責，踏實認真，一絲不茍，就能夠保質保量的完成領導交代給自己的各項任務，就能夠成為一位合格的秘書。

現代企業的生命力取決于企業自身的競爭力，而決定企業競爭力強弱的關鍵是領導者決策的正確性、科學性和前瞻性。那么，秘書人員作為領導的輔助者和獻策人，其提出的方案和建議會直接或間接地影響領導者的決策。同時，在決策的實施以及對企業內部的科學管理過程中，秘書人員必須要具備充足的才干，才能夠綜合來自各方面的反饋信息，幫助領導者修正、完善和優化決策，提高其工作的效率。所以，現代企業秘書人員本身是否具有科學的預見意識、是否具有為科學和真理據理力爭的才干精神，所有的這些都直接關系著企業的命運。

（三）職業能力素養

秘書人員的職業能力素質是指秘書人員的知識水平，道德修養以及各種能力等方面的綜合素養。隨著科技的進步，現代社會秘書人員的工作目標日趨升高，企業也對秘書人員的工作要求日趨嚴格，秘書人員工作的內容日趨程序化和標準化，因此，秘書人員職業素質的全面提高是秘書工作發展的一般要求和趨勢。尤其是現當代人類已邁入知識經濟時代，秘書人員具備良好的職業能力素養就顯得尤為重要了。

俗話說：“一個好漢三個幫”。能力再強的經理老板們每天也只有二十四小時的時間，日理萬機的老板們都離不開一位強有力的“左右手”來協助他們處理各項日常事務，而秘書人員扮演的正是這樣的角色。秘書人員的特殊地位以及秘書工作的特殊性，要求秘書人員具備較高的綜合職業能力素養。如今，隨著市場經濟的日趨發展與成熟，企業對現當代秘書人員的職業能力素養提出了更高的要求。也就是說秘書人員不僅要做到恪盡職守，還要在當今物欲橫流的社會中，具有較強的抗腐蝕性能力，要始終保持高度的警惕性和自潔性，避免利用工作之便為他人或自己謀好處，要時刻注意思想品格的修養。秘書人員只有不斷學習，不斷磨練，在秘書實踐活動中不斷提高與豐富，擺正自己的位置，對上不可卑躬屈膝，阿諛逢迎；對下不可頤指氣使，盛氣凌人，要做到平易近人，時刻注意自己的形象，才能成為一位合格的綜合性秘書人才。

從一定程度上來說，秘書是和領導最接近的人，了解領導很多的個人習慣甚至秘密。時間久了，秘書和領導之間就會形成一種特殊的依賴關系。秘書的前途大都是和領導相關聯的，一榮俱榮，一損俱損。比如《時尚女魔頭》中，最后當安德里亞得知杰奎琳將取代米蘭達時，她第一時間想到的是立刻告訴米蘭達，看看還有沒有回旋的余地。這中間固然有安德里亞對米蘭達更深了解后的關心，但換個角度來講，如果米蘭達被換了，她自己的工作也就丟了。試問哪個人會愿意用自己以前對手的秘書呢。所以對于秘書來說，不僅有來自領導的職業壓力，同樣還有來自外界的威脅，真正是一份高危工作。對于從事如此瑣碎又危險工作的秘書者本身，他們又有怎樣的心理情緒呢，首先，秘書可以說是一個單位比較基礎的工作，對于剛參加工作，或者跳槽到一家新公司的人來說，干的最多的就是秘書。這些人中真正心甘情愿做這個工作的怕是不多，很多都是把秘書這一工作當做職業生涯中的一個跳板。所以，如何擺正自身的位置很重要。很多人可能覺得自己很有能力，做秘書的工作是屈才了，眼高手低，大事做不了，小事不愿做。長此以往，期望值和現實回報不對等，就會產生厭倦的心理，工作只會越做越差。從《時尚女魔頭》和《杜拉拉升職記》這兩本書中，你會發現兩位女主人公都有一個共同點，那就是都熟悉且熱愛自身的公司及工作。安德里亞一開始是一個不懂時尚的人，但在奈杰爾的幫助下，她變身一個時尚女秘書，工作也是越做越順利。另外，杜拉拉在進公司伊始，就認真了解了公司的發展歷史，并做了一個非常用心的簡報，從而得到總裁的賞識。所以說，培養對工作的興趣很重要，即使你并不是真正喜歡它。多數的領導都有過做秘書的經歷，秘書工作更像是一種鍛煉。對于秘書人員，他們又有怎樣的出路呢。秘書是一個讓人又愛又恨的職業。作為和領導關系最近的秘書們，他們可以接觸各種各樣，各行各業和領導有來往的人，這就是一個非常廣的人脈資源，利用好了，對自身的職業生涯有極大幫助。《時尚女魔頭》中，安德里亞正是因為有了湯普森的幫助，才能順利完成米蘭達交給她的幾乎不可能的任務。但有的時候領導出事了，秘書也逃不過。所以身居秘書之職，必須要有明確的思想認識，切莫走上歧途，害人害己。秘書工作其實是一個對綜合素質要求很高的工作，領導們常常需要你能扮演各種角色，領導不會管你來自哪，不會管你學的什么專業，不會管你之前的工作經歷，他要的是你這個秘書能符合他的要求。但從另一個角度看，這恰恰是最鍛煉人的工作。做秘書不容易，做一個好的秘書更不容易，做一個像米蘭達那樣人的秘書那是非常不容易。這兩本書讓我們對秘書這一工作有了初步的認識。秘書是一門廣博的學問，想要學好還得多實踐。

秘書人員作為領導身邊的參謀和助手，承擔著為領導出主意、想辦法、提預案、收集信息以及提供材料的職能。只有廣泛、及時、全面的獲得準確的信息和資料，領導者才能做出正確的、戰略的決策。因此，在掌握一定的文化理論、法律知識以及哲學知識的同時，還需要掌握一定的經濟學知識以及軟科學知識。

另外,秘書人員還應該具備一定的社會交際知識,秘書機構溝通上下,在一定程度上,不僅代表著領導的形象,也關系著部門、機關工作的榮辱和成敗。因為良好的社會關系不僅可以為秘書人員獲取資料提供方便，使秘書工作能夠順利開展，同時，更利于決策的反饋以及信息的獲得，從而提高工作的效率。譚一平在《職業秘書實務》中就加大了如何處理人際關系等內容的篇幅，他認為“隨著辦公自動化程度的提高，IT技術和因特網日益滲透到文秘人員的日常工作與生活之中。在秘書工作中，像打字、存檔這類工作的比重正在逐步下降，而在幫助上司收集信息和協調各方面關系等工作的比重在逐步增加?！彼裕T一平在《職業秘書實務》中的內容上增加了對秘書職業素質的篇幅，特別是人際關系處理能力方面的比重。試想，寒風中氣沖而來的上訪者，一杯開水，一個微笑，也許就能起到緩解矛盾的作用。

秘書人員的活動，滲透在各行各業的領導管理活動的各個環節。它不僅參與著方針、政策的實施，而且還影響著國家、社會的發展以及進步。由此可見，提高秘書人員個人的職業素質顯得尤為重要。

三．秘書職業素養的重要性 在21世紀的今天，面對新時代的發展特點，在以知識與信息為發展動力的時代，人類將逐步進入一個以智力資源的占有、配置，以及知識的生產、分配、使用或消費為最主要特征的經濟時代，即知識經濟時代。而又隨著經濟全球化的不斷發展，秘書成為了社會生活中不可或缺的一個特殊職位，因此，秘書人員自身職業素質修養直接影響著所在單位的工作質量與效率。所以，在科學技術日新月異的21世紀，社會發展把現代企業推到代表社會文明進步的重要位置，因此也對現代企業秘書人員的職業素質提出更高的要求。21世紀競爭的最大資本是人才，而21世紀人才的支點就在于職業素質的提高。如今，中國教育改革和發展綱要已經把職業素質教育列為教育改革的重要內容。而人才資源作為特殊的資源，在企業生存和發展中占有十分重要的地位，企業的優勢最根本的也就是體現在擁有大量高素質的人才上。

秘書人員的工作能力和工作方法要依靠職業素養來集中體現，一個秘書人員只有在工作中勤于學習，勤于專研，勤于調查，勤于總結，才能不斷提高自己的政治水平和文化水平。秘書人員只有在工作中不斷提高自己的辦事能力，準確理解和領會上司的意圖、指示，熟悉職權范圍，知曉辦事渠道，遵循辦事程序，了解有關業務，掌握有關工作規律，并具有較強的交際能力和應變能力，才能夠保證各項業務可以順利完成。

當今社會是知識經濟社會，知識量劇增，浩如煙海，誰掌握的知識多，誰就能跟上時代的發展，與時俱進，開拓創新。秘書人員由于處在領導層之中，接觸的范圍較廣，遇到的事情也相對較多，為此，為做好秘書工作，秘書人員必須具備相當廣泛的知識以及良好的職業素養。

職業素養還體現在一個人的為人上，“人無信不立，業無信不存，國無信不興”。誠實可靠是指赤誠無私，真心實在，說真話，辦實事。秘書人員只有誠實守信，才能取得他人的信任，組織的各項活動才能落到實處。因此，良好的職業素養有助于秘書人員各項活動的開展。

李曉麗在《語文學刊》發表的《改革文秘專業教學模式培養秘書職業素養》中寫到，高校文秘專業的教學應注重秘書職業素養的培養，改革秘書專業的教學模式，正確引導文秘專業學生的學習理念，充分發揮學生的主體主動性，圍繞學生實施教學，形成課堂教學、實訓、實習三者遺體的教學模式。柳雯在《人力資源管理（學術版）》上發表的《秘書職業素養培養探析》中也寫到秘書職業素養對于秘書工作的重要性，所以培養秘書從業人員正確的職業素養是秘書教育和秘書培訓的一項重要工作，從形成基本的職業認知、培養正確的職業認同、形成自信的職業自豪感三個層次分析了樹立正確秘書職業素養的重要性。四．培養秘書職業素養的途徑

（一）嚴謹細致，辦事穩當

嚴謹細致就是認真籌劃，周密部署，有程序有章法，一步一個腳印地把工作推向前進。它是做好秘書工作的基本要求，特別是對于現當代秘書而言，更應該高度重視，自覺加強此方面的鍛煉和修養。古人說：“諸葛一生唯謹慎，呂端大事不糊涂”。對于秘書人員來說，更應該要做到取二者之長，大事不糊涂，小事能謹慎，無論大事還是小事，要確保辦一件就能成一件。秘書崗位是機關的樞紐，既要保證政令的暢通，又要抓好工作的落實，因此可以說是位置緊要，責任重大。秘書人員肩負如此重要的工作職責，辦文要準確，辦事要穩當，井井有條，做到細致周密。無論是向領導者提供信息情況，還是協助領導審核文稿，其中的數字、時間、概念、地名以及相關的人名都要準確，考慮問題要詳盡周到，既不能使用“可能”、“大概”、“差不多”之類字句，也不能任意省略，以免導致誤解，要養成一絲不茍的良好作風。

譚一平在接受《秘書》雜志記者專訪中說：“我認為一個秘書至少要有5年以上的工作經驗才有可能成為一個合格的職業秘書（professional secretary）。剛剛從學校畢業的秘書，她們可能朝氣十足，知識新鮮，外語不錯，但是，對于一個職業秘書來說，最重要的是經驗；28歲以下的秘書不管她悟性多高，畢竟工作年限短，閱歷淺。”

（二）平衡心理，控制情緒

秘書的情緒，是秘書人員對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗，是人的情感較強烈，帶沖動性的外部表現，也是秘書實踐活動主觀方面的前提條件。因此，在此種環境下，秘書人員必須要做到盡可能冷靜地對待以及評價所發生的一切，要經常保持積極，樂觀，平靜的心態，以保證各項工作的順利開展。

（三）積累經驗，靈活辦事

俗話說：“實踐出真知”。對于秘書人員來說，秘書工作是非常繁雜的，秘書人員面對周圍所發生的一切，要能夠見微知著，一葉知秋，善于在復雜的環境中把握住事務的本質特征。要多接觸各方面的情況，多做事，秘書工作者要善于在實際工作中積極探索，積累經驗，逐步提高，準確領會上司的意圖，絕不能見風使舵，投老總之所好，看眼色行事。

秘書人員要學會從被動中求主動，要善于觀察以及掌握老總的性格、作風等個性特征，以便主動配合，形成工作上的默契一致。要運用自身的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調動各方面的積極性，努力把各項工作做好。

（四）協調好人際關系

“秘書的成敗往往不在效率第一，而在人緣第一”。

人際關系對當今秘書工作的影響日在加劇，現代秘書工作正在發生一場悄悄的但又深刻的革命，傳統的秘書工作如存檔，起草文件等，在當今秘書日常工作中所占的比重越來越小。隨著辦公自動化進程的加快以及現代通訊技術的發展，尤其是互聯網越來越滲透到我們的日常工作和生活中，打破了種種阻隔，使人們的交流變得更加便利，真正體現了全球化范圍內的人際交往，體現了人與人之間的“無限互聯”以及“無限交涉”。秘書人員處理人際關系的能力決定了秘書收集信息的質量與數量，所以，有學者提出了秘書學就是人際關系學，并不是聳人聽聞。

（五）完善自身性格，終身學習

性格，是人對顯示態度及相應的習慣行為方式中比較穩定的，獨特的心理特征的總和。秘書的性格，是秘書人員在個性生活過程中所形成的對顯示穩定的態度以及與之相對應的習慣了的行為方式，是表現在態度和行為上比較穩定的心里特征。

秘書工作崗位是一個“外向型”的崗位，秘書人員處在這樣一個階層中，需要接觸各種各樣不同類型的人，秘書在處理各種關系以及安排各種活動中的有效性也就取決于與他人溝通與協調的有效性。因此，性格品質是秘書的主導心里品質，它制約甚至支配著其他的一些心理品質，所以，秘書人員要善于培養自身的職業品質。

1994年在羅馬舉行的首屆“終身學習會議上”提出了終身學習的定義，明確說明：“終身學習是21世紀的生存概念，生存方式和生存手段”。人類社會進入21世紀的今天，知識和信息容量日益增多，人的智力因素將決定知識經濟發展的水平，知識經濟的崛起必然使信息的飛躍發展，并導向一個學習意識普遍化，學習行為社會化的學習型社會。面對瞬息萬變的知識經濟時代，學習的重要性不言而喻。因此，“終身教育”“終身學習”的問題便很自然的擺在了每個人的生活日程中。

結語

秘書的職業素養是一個長期的磨練和實踐的過程，需要秘書人員作出多方面的努力，理論與實踐相結合是秘書職業素養的基本原則，也是秘書職業素養的最根本問題，更是秘書人員在實踐活動中改造主觀世界的集中體現。秘書作為領導者的得力助手，就是要做到勤于學習，積累廣博的知識，發揮好參謀作用。秘書人員時時刻刻都要做到身體力行，把對職業素養的認識貫切到實際工作和日常生活中去，努力使自己成為一個具有高尚品質的合格的綜合性秘書人才。

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