第一篇：關于秘書素養的幾點思考

關于秘書素養的幾點思考

引言

做好辦公室工作要強化三種意識：

⒈角色意識辦公室是個綜合部門，聯系上下，溝通左右，同時還是個門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關系到領導工作，關系到整個機關的工作?！稗k公室工作無小事”。作為辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強的“角色意識”。

⒉服務意識辦公室工作就是服務：為領導服務、為機關服務、為基層服務。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務。辦公室工作“日計有余，歲計不足”，因此必須有一點奉獻精神，要會唱孫悅的《祝你平安》。

⒊勤奮意識曾國藩云：勤則有材而見用，逸則無勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動腦、勤動手、勤動腳、勤學習。

勤動腦：多觀察，多思考。對工作中的事情反應敏捷，要有悟性，善于“感悟”。

勤動手：多收集第一手資料，多寫。勤能補拙。

勤動腳：多跑腿，多搞調查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調查研究，動口則所云不詳，動筆則言之無物，言之無味，空洞寡淡。

勤學習：辦公室工作人員應有較好的知識素養，“腹有詩書氣自華”“圖書館就是美容院”。加強學習，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。為了事業的成功，為了理想的實現，我們要“所慮時光疾，常懷緊迫情”，少些應酬，少些閑聊，少些酒杯牌場，少些無所事事，把自己融入知識的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。

一、秘書人員的素養

秘書是一種特定的社會角色，全美秘書協會《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風度；要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力??

奮好學的楷模。毛澤東、周恩來、鄧小平，都曾做過秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學是另一方面。

知識的積累應堅持兩點：一是“博而返約”，二是“真積力久”。

⒉思維訓練

人的智能高低，是由思維能力的開發程度決定的。若從認識論的角度說，人的智慧，則是社會實踐的結果。因此，加強智能訓練，途徑之一，就是積極參加社會實踐活動，加強思維訓練。

加強思維訓練，從秘書工作角度看，應當加強語言能力、邏輯能力、思辨能力、認識能力、領會能力等諸種能力的訓練。

語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達不出思維結果。思維越深刻、越復雜，越需要語言加以正確表達，詞匯越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個秘書人員，既不斷同領導人打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓練，語言表達能力低，就會影響智能的發揮。

邏輯能力、思辨能力、認識能力（包括認識論、方法論等）都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓練思維能力，就是使人能熟練地運用邏輯思維辨別、認識事物的本質和現象，能夠“撥開烏云見青山”。

領會能力（包括聽力、反應反射能力）也是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領會，下邊匯報情況、請示工作，也要領會。秘書人員必須反應快、領會準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說話簡得無法再簡，幾乎只是“嘣”出幾個單音節來；有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又說不到點子上。都要靠秘書的特殊領會能力去準確捕捉對方的思想。

⒊臨機處置智能訓練

是指在一切情況下所表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機智靈活的智能。它是以知識、經濟和思維力作后盾的，并與心理素質、行為智能和精神狀態密切相關。這些，一要靠思維開發，二要在實際工作中學習和鍛煉。秘書人員接到突發事件信息后，應當迅速做出反應、按順序先弄清事件的性質、程度和主要數據，發生地點，報告者情況，然后確定需要解決什么問題，應報告誰，通知誰，怎么做，做到靈機泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。

⒋記憶訓練

很強的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認人、記人、記事。這就是要求秘書人員強記博取，應付自如。貪懶是學不到本領、開發不出智力的。

⒌自省能力

一個人要善于隨時回顧自己的言行，善于總結自己的成功經驗和失敗教訓，特別要善于發現自己的過失和不足?？准屹t人曾子說：“吾日三省吾身?！辈懿僖苍f，“伏自三省?！背３Ｗ允〉娜耍菀组_發智能和增長才干。秘書人員從事的是服務工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才干在不斷總結中增長起來。

（三）心理素養

就一般情況說，秘書人員應當提高樂觀和幽默、自信心、競爭精神這幾種心理素養。

⒈多些樂觀和幽默

秘書人員事務繁重，精神緊張，如履薄水，如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮，工作就很難做得有生氣，有時還會影響身體健康。鑒于這種職業特點，秘書人員應當具備更多的樂觀和幽默。

樂觀和幽默，不但有益于身心健康，還有益于事業成功。美國蘭斯登在《有效的經驗》一書中說：“跟陰郁的人在一起毫無樂趣可言，跟不能說笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對人與人的關系，而且對心理的健康也是非常重要的?！?/p>

我們工作時一定要嚴肅、認真，但這并不妨礙樂觀和活潑。

樂觀和幽默，不應是輕薄，更不應是夸夸其談，嘩眾取寵。幽默常表現為一種語言藝術，但不能傷害別人，尤其是不能傷害交談的對方。一般地說，拿自己開玩笑可能效果更好些。

幽默是一種自信心的表現，反過來又有助于增強自信心。心情緊張、拘謹時是說不出幽默語言的，同樣也很難愉快地辦文、辦事。同時當對方拘謹、緊張時，當會談場合很嚴肅時，當對滿堂聽眾演講時，你如說兩句笑話，來一兩句幽默的語言，那會使現場氣氛立即輕松下來，會收到事半功倍的效果。

樂觀和幽默不僅是一副身心健康劑，而且是融洽人際關系、密切交往效果的優化劑。如果一個人總是沉默寡言，橫眉怒目，裝腔作勢，那只能使人“敬而遠之”，厭而煩之。

要樂觀和幽默，就要能容人，就要寬懷大度，遇事冷靜。

⒉培植自信心

信心是做好工作的一個重要心理因素。同上同下交往拘謹，特別是同上交往過分拘謹，對于做好工作感到氣餒，對于學習感到困難重重，對于個人前途表現出不應有的沮喪，常被職稱、待遇等問題纏住，怨氣很盛等等，都是缺乏自信心的表現。自己沒有信心，成效就難以取得。

信心來自對自己、對環境的清醒分析，而不是盲目自信。既要看到自己的長處，也要看到自己的短處，既要不滿足、不陶醉于長處，也要不忌諱短處。只有正視自己的長處和短處，才能知道應該怎么干。同時，也要了解對象，分析對象，擇善而處之。這樣，取得成功的可能性就會大大提高。

⒊崇尚競爭，去除嫉妒

“水向低處流，人往高處走。”除了個別人，誰都想使自己的成就大些，景況好些。于是，人們有意無意地參加到一場社會競爭中去。

競爭是進步的動力，是一種積極因素。在現代社會，辦事業要競爭，取得個人成就也要競爭。

但是，競爭絕不是嫉妒！嫉妒是消極因素，是病態心理。嫉妒的根子是自私，導源常常是因為自己不如人家，人家在某一方面超過了自己。有妒癖的人，總是不愿承認別人的長處和成就，總是“眼紅”人家的所得（包括精神的和物質的）。嫉妒的對象往往是熟人、同事、同學或鄰居。表現形式是，對別人的“冒尖”之處，有的是默不承認，絕口不吐一個贊揚之詞，有的是非議、饒舌、貶低，不然，就是“阿”再世；進一步就是中傷、低毀、散布流言蜚語，揭隱私，上綱上線。

嫉妒心理，既不利于智能發展，也不為職業道德所容。正當的辦法是競爭，最可取的態度，則是向別人學習，同別人友好，相互諒解和支持，在互幫互學中共同進步。

（四）職業道德

職業道德，就是源于職業本質、具有職業特征的行為規范。職業道德是職業的生命。

秘書的職業道德主要表現在以下幾個方面：

⒈埋頭苦干，樂于奉獻

世上三百六十行，行行不一樣。有些是“有名有利”，赫然于世間，顯榮于人前，也有些是默默無聞，卻是社會發展所不可缺少的。秘書工作屬于后一種。秘書工作是服務，秘書人員的勞動成果往往通過領導機關、領導同志的工作實績體現出來，不能獨立顯示自身的成績。秘書工作機密性強，許多工作，秘書只能埋頭去做，不能公開宣揚。秘書工作具體又繁忙，無論是管理文件，組織會議，還是起草公文，常常需要加班加點，夜以繼日，“眼睛一睜，忙到熄燈”，很少出頭露面，留名得利。這就要求秘書人員自覺發揚為事業埋頭苦干的獻身精神。鄒韜奮先生說得好，“一個人光溜溜的到這個世界來，最后光溜溜的離開這個世界而去，徹底想起來，名利都是身外物，只有盡一個人的心力使社會的人多得他的工作的裨益，才是人生最愉快的事?！泵貢藛T應當以此為座右銘。

為事業而埋頭苦干的獻身精神從哪里來？來自黨性，來自對事業的忠誠，來自偉大的社會責任心。這種原動力，是職業道德規范的基礎和保證。

第二篇：關于秘書素養的幾點思考

關于秘書素養的幾點思考引言做好辦公室工作要強化三種意識：

1、角色意識 辦公室是個綜合部門，聯系上下，溝通左右，同時還是個門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關系到領導工作，關系到整個機關的工作。“辦公室工作無小事”。作為辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強的“角色意識”。

2、服務意識 辦公室工作就是服務：為領導服務、為機關服務、為基層服務。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務。辦公室工作“日計有余，歲計不足”，因此必須有一點奉獻精神，要會唱孫悅的《祝你平安》。

3、勤奮意識 曾國藩云：勤則有材而見用，逸則無勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動腦、勤動手、勤動腳、勤學習。勤動腦：多觀察，多思考。對工作中的事情反應敏捷，要有悟性，善于“感悟”。勤動手：多收集第一手資料，多寫。勤能補拙。勤動腳：多跑腿，多搞調查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調查研究，動口則所云不詳，動筆則言之無物，言之無味，空洞寡淡。勤學習：辦公室工作人員應有較好的知識素養，“腹有詩書氣自華”，“圖書館就是美容院”。加強學習，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。為了事業的成功，為了理想的實現，我們要“所慮時光疾，常懷緊迫情”，少些應酬，少些閑聊，少些酒杯牌場，少些無所事事，把自己融入知識的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。

一、秘書人員的素養秘書是一種特定的社會角色，全美秘書協會《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風度；要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力……社會對秘書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。作為秘書人員，對自己應有較高期望。社會心理學認為，對自己期望高的人，相應地在某一領域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應。大致說來，秘書人員應當接受才干、智能、心理、道德4種訓練。換言之，一個合格的秘書人員應當具備必要的才干素養、智能素養、心理素養和職業道德。

（一）才干素養做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些？

1、精明的辦事能力秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務的情況和臨機處事的本領。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經驗豐富為基礎。辦事能力主要體現在：1）理解和領會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評力。2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機關事務處理得井井有條。3）口頭表達能力：這是對秘書職業的特殊要求。會說話，這是一門學問，而且是事關辦事成敗的基礎。什么是會說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達意準確，③有點說話的藝術。前兩條是最基本的，第三條是進一步的要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等等。類語言學認為人的口語由兩部分構成：聲音要素和功能性發聲。聲音要素包括音調、音量、音速和音質，功能性發聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。提高口頭語言表達能力還應研究體態語。4）應變能力：世界上的事物總是瞬息萬變、不斷發展的，人們辦事的計劃和預案，常常會與現實不大相符，甚至大相徑庭，有時會突然變化，把原來的計劃和預案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置。5）交際能力：處理人際關系是一門學問?！笆朗露疵鹘詫W問，人情練達即文章”。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現在工作協調中。尤其要注意處理好與領導的關系。秘書與領導的關系是工作關系，秘書要處理好與領導的關系，關鍵是出色地做好為領導服務的工作。還有其他條件?？傊?，辦事能力是個綜合水平的體現。

2、較強的文字表達能力自古以來，中國人就視文章為“經國之大業，不朽之盛事”（曹丕《與吳質書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關系治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”，道理正在于此。寫作是個痛苦的過程，常給人“難產”的感覺。秘書人員文字表達能力的形成和提高，有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。有一言應記?。何恼碌檬Р挥商欤穹e善識多實踐。公文寫作應達到的境界是：“信、達、雅”，準確、簡明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。

3、操作能力隨著社會現代化程度的提高，秘書人員必須適應形勢發展的要求，學會掌握現代化辦公手段。辦公自動化（OA）是時代潮流。

（二）智能素養才干決定于智能的高低、強弱，智能是才干的基礎。增強智能，可以從5個方面著手：

1、知識積累。主要包括：馬列主義基本理論、國際政治、國內政策、歷史、文化、決策科學等等。此外，工作經驗、社會閱歷也是知識，而且是開發智力和才干的重要知識。積累，意味著積少成多，意味著勤奮好學，絕不是聽其自然，坐待知識進門。勤奮好學是成功的前提。我們黨和國家的很多優秀領導人，都是勤奮好學的楷模。毛澤東、周恩來、鄧小平，都曾做過秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學是另一方面。知識的積累應堅持兩點：一是“博而返約”，二是“真積力久”。

2、思維訓練人的智能高低，是由思維能力的開發程度決定的。若從認識論的角度說，人的智慧，則是社會實踐的結果。因此，加強智能訓練，途徑之一，就是積極參加社會實踐活動，加強思維訓練。加強思維訓練，從秘書工作角度看，應當加強語言能力、邏輯能力、思辨能力、認識能力、領會能力等諸種能力的訓練。語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達不出思維結果。思維越深刻、越復雜，越需要語言加以正確表達，詞匯越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能

來自對事業的忠誠，來自偉大的社會責任心。這種原動力，是職業道德規范的基礎和保證。

2、嚴守紀律，克己奉公秘書人員必須信守本分，自覺地遵守紀律。當領導人拍板決策后，當領導人交代意圖后，必須按領導人的意圖行動，有政策可循的事，一定要按政策辦事。不可自行其是，越權行動。同時，按規矩和職權辦事，不得偽托領導之意，假冒領導之名辦事，更不能盜用職權謀私利，營私舞弊。秘書人員應當自覺做好保密工作。保密既是紀律，又應是自覺的行為和良好的習慣。秘書人員知密度很深，既是保密重點對象，又是竊密重點對象。秘書人員的保密守則是：不該看不看，不該聽不聽，不該說不說，不該寫不寫。不在公共場所、私人通信中涉及機密，不在親屬與朋友面前談論機密。

3、謙虛謹慎，平等待人秘書人員身居中樞，上接觸領導，在領導成員中周旋協調，下接觸各方各界人士和群眾，如何處理好人際關系是至為重要的一個環節。應始終做到正直、公允、謙虛、平等。秘書人員向領導匯報工作要實實在在，不可弄虛作假；評論干部要實事求是，不可挾私褒貶；在領導成員之間協調、傳話，不可涉及他們之間的關系問題，不可左右傾斜，更不允許撥弄是非、挑撥離間；領導人開會、談話時，如果自己在場，除了必要的問話，不可多嘴多舌。這是道德準則，也是政治紀律。秘書人員對下不可蠻橫跋扈，盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置，有自知之明。總起來說，秘書要政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學習上刻苦，作風上嚴謹，還要有較高的政治和文化水平。只有這樣，才能做好各項工作。

三、秘書的人際關系人際關系是指人與人之間相互交往與聯系的關系。世界上只要有兩個人，就必然產生人際關系。人們活在世界上，每天所面臨的，無非是處理兩大關系：一是人與自然的關系；二是人與人的關系。人的社會性決定了人際交往的必要性。處理好人際關系，具有十分重要的意義。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。美國成人教育家戴家·卡耐基在調查了無數的明星巨商、軍政要員之后認為，一個人事業上的成功，只有15%是由于他的專業技術，另外85%要靠人際關系和處世技巧。許多研究證明，因為缺乏技能而失業或無法開展工作的人數要比缺乏與人相處的能力而失去工作的人少得多。無論從哪方面看，處理好人際關系都十分重要。所以，我們應主動地、積極地培養交際的能力。努力建立良好的人際關系。根據社會心理學的研究，增進人際吸引的因素主要有下列幾種：1）空間距離因素。人與人之間在空間位置的距離越小，越容易形成彼此間的密切關系。因為空間上的鄰近不僅為人際交往提供了機會，而且可以很快滿足自己多方面的愿望，如社交的需要，信息的獲得，生活的關照等。所謂“遠親不如近鄰”、“近水樓臺先得月”就是這個道理。最后，鄰近的人是“抬頭不見低頭見”，處好同鄰近人的關系，對于自己的身心發展和工作、學習的進步都有重要的影響。2）交往頻率因素。空間距離固然是人際交際的客觀條件，但它并不決定人們交往的頻率。有些人“雞犬之聲相聞，老死不相往來。”有些人雖遠隔萬水千山，仍書信不斷，關系密切。這說明在一定的時間內人們相互接觸的次數越多，越容易加深相互間的印象和了解，形成共同的經歷、共同的體驗和共同的語言，產生親密感。3）類似性因素。俗話說：“物以類聚，人以群分?！比伺c人之間假若存在某些類似性（如年齡、性別、籍貫、經歷、學識、職業、地位、態度等）因素，就會對相互吸引產生很大的作用。社會心理學證明：人們喜歡態度、信息、價值觀和自己一樣的人，最好的朋友大多是和自己志同道合、志趣相同的人。4）互補性因素。當交往雙方的需要和滿足途徑正好成為互補關系時，就會產生強烈的吸引。在現實生活中，我們常常會看到這樣的現象：喜歡主動支配他人者和期待別人支配自己者在一起能相得益彰；脾氣暴躁的人易和脾氣隨和的人友好相處；活潑健談的人和沉默寡言的人會結成親密伙伴。這是由于雙方在氣質、性格上都有自己的長處和短處，彼此之間可以取長補短，互相滿足對方的需要?？梢哉f，互補吸引是人際吸引的實質所在。其他人際吸引因素，最終都是需要的互補。5）個性品質因素?，F實的人際關系是人們交往過程中所表現出來的個性互動的結果。優良的個性品質如真誠、熱情、有能力、大公無私、見義勇為、興趣與愛好廣泛等都會導致人際吸引，有利于建立融洽的人際關系。6）儀表因素。愛美之心，人皆有之。美麗的儀表包括端莊的容貌、優雅的舉止、翩翩的風度、時興的穿戴等等，無疑都會造成同性或異性的吸引。由于“第一印象”的作用，儀表的魅力在初次交往中起著舉足輕重的作用。不過隨著歲月的流逝，儀表因素的吸引力逐漸減弱，轉入人的內在個性品質上。

（一）秘書處理人際關系的原則1．平等。人際交往中，平等是建立良好人際關系的前提。人際交往中著重的是人格平等，即尊重他人的人身權利、自尊心、感情、不涉及他人隱私權。人與人之間沒有人身依附關系，相互之間是獨立的、平等的。2．誠信。在秘書工作中，誠信有著重要的價值。它實際上是單位或個人的無形資產，誠信是單位或個人忠誠的外在表現，它反映了單位或個人行為的規律性和穩定性。秘書人員在人際交往中“誠而有信”，就能發揮出自身能力，得到他人或組織的支持、鼓勵，更好地表現自身價值。講信譽，就是要守信，言行一致，說到做到；就是要取信于人，相信別人能夠做好本身所期望的事情；還要自信，給人以信任的力量，使對方相信你能在困難環境中克服阻力，不負眾望。3．寬容。寬容指心胸寬廣、耐力強、不計較個人利益得失?！昂＜{百川，有容乃大。”人際交往中，在宏觀方面（政治、法律、民族）不具有矛盾沖突的情況下，即使存在某些交往中的摩擦，也要以博大的胸懷寬容對方，做到謙虛禮讓。社會經濟的發展，人們相互交往范圍的擴大，價值觀念的轉變，思想方法的差異，思維方式的不同，更需要組織或個人具有更大的相容度，容天下難容之事，容納各種不同觀點、不同行為方式。寬容原則要求秘書人員嚴以律己，寬以待人，關心人，理解人，大事清楚，小事糊涂，原則要堅持，方法要靈活，以德報怨，得理讓人。

4、知人知言。社會中每個人的氣質、性格皆不同，交往的動機、所抱

第三篇：關于秘書素養的幾點思考

關于秘書素養的幾點思考

引言

做好辦公室工作要強化三種意識：

1、角色意識 辦公室是個綜合部門，聯系上下，溝通左右，同時還是個門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關系到領導工作，關系到整個機關的工作?！稗k公室工作無小事”。作為辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強的“角色意識”。

2、服務意識 辦公室工作就是服務：為領導服務、為機關服務、為基層服務。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務。辦公室工作“日計有余，歲計不足”，因此必須有一點奉獻精神，要會唱孫悅的《祝你平安》。

3、勤奮意識 曾國藩云：勤則有材而見用，逸則無勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動腦、勤動手、勤動腳、勤學習。

勤動腦：多觀察，多思考。對工作中的事情反應敏捷，要有悟性，善于“感悟”。

勤動手：多收集第一手資料，多寫。勤能補拙。

勤動腳：多跑腿，多搞調查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調查研究，動口則所云不詳，動筆則言之無物，言之無味，空洞寡淡。

勤學習：辦公室工作人員應有較好的知識素養，“腹有詩書氣自華”，“圖書館就是美容院”。加強學習，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。為了事業的成功，為了理想的實現，我們要“所慮時光疾，常懷緊迫情”，少些應酬，少些閑聊，少些酒杯牌場，少些無所事事，把自己融入知識的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。

一、秘書人員的素養

秘書是一種特定的社會角色，全美秘書協會《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風度；要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力……

社會對秘書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。

作為秘書人員，對自己應有較高期望。社會心理學認為，對自己期望高的人，相應地在某一領域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應。

大致說來，秘書人員應當接受才干、智能、心理、道德4種訓練。換言之，一個合格的秘書人員應當具備必要的才干素養、智能素養、心理素養和職業道德。

（一）才干素養

做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些？

1、精明的辦事能力

秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務的情況和臨機處事的本領。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經驗豐富為基礎。

辦事能力主要體現在：

1）理解和領會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評力。

2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機關事務處理得井井有條。

3）口頭表達能力：這是對秘書職業的特殊要求。會說話，這是一門學問，而且是事關辦事成敗的基礎。什么是會說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達意準確，③有點說話的藝術。前兩條是最基本的，第三條是進一步的要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等等。

類語言學認為人的口語由兩部分構成：聲音要素和功能性發聲。聲音要素包括音調、音量、音速和音質，功能性發聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。

提高口頭語言表達能力還應研究體態語。

4）應變能力：世界上的事物總是瞬息萬變、不斷發展的，人們辦事的計劃和預案，常常會與現實不大相符，甚至大相徑庭，有時會突然變化，把原來的計劃和預案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置。

5）交際能力：處理人際關系是一門學問。“世事洞明皆學問，人情練達即文章”。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現在工作協調中。尤其要注意處理好與領導的關系。秘書與領導的關系是工作關系，秘書要處理好與領導的關系，關鍵是出色地做好為領導服務的工作。

還有其他條件。總之，辦事能力是個綜合水平的體現。

2、較強的文字表達能力

自古以來，中國人就視文章為“經國之大業，不朽之盛事”（曹丕《與吳質書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關系治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”，道理正在于此。

寫作是個痛苦的過程，常給人“難產”的感覺。

秘書人員文字表達能力的形成和提高，有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。有一言應記?。何恼碌檬Р挥商?，厚積善識多實踐。

公文寫作應達到的境界是：“信、達、雅”，準確、簡明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。

3、操作能力

隨著社會現代化程度的提高，秘書人員必須適應形勢發展的要求，學會掌握現代化辦公手段。辦公自動化（oa）是時代潮流。

（二）智能素養

才干決定于智能的高低、強弱，智能是才干的基礎。

增強智能，可以從5個方面著手：

1、知識積累。主要包括：馬列主義基本理論、國際政治、國內政策、歷史、文化、決策科學等等。此外，工作經驗、社會閱歷也是知識，而且是開發智力和才干的重要知識。

積累，意味著積少成多，意味著勤奮好學，絕不是聽其自然，坐待知識進門。勤奮好學是成功的前提。我們黨和國家的很多優秀領導人，都是勤奮好學的楷模。##、周恩來、鄧小平，都曾做過秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學是另一方面。

知識的積累應堅持兩點：一是“博而返約”，二是“真積力久”。

2、思維訓練

人的智能高低，是由思維能力的開發程度決定的。若從認識論的角度說，人的智慧，則是社會實踐的結果。因此，加強智能訓練，途徑之一，就是積極參加社會實踐活動，加強思維訓練。

加強思維訓練，從秘書工作角度看，應當加強語言能力、邏輯能力、思辨能力、認識能力、領會能力等諸種能力的訓練。

語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達不出思維結果。思維越深刻、越復雜，越需要語言加以正確表達，詞匯越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個秘書人員，既不斷同領導人打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓練，語言表達能力低，就會影響智能的發揮。

邏輯能力、思辨能力、認識能力（包括認識論、方法論等）都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓練思維能力，就是使人能熟練地運用邏輯思維辨別、認識事物的本質和現象，能夠“撥開烏云見青山”。

領會能力（包括聽力、反應反射能力）也是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領會，下邊匯報情況、請示工作，也要領會。秘書人員必須反應快、領會準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說話簡得無法再簡，幾乎只是“嘣”出幾個單音節來；有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又說不到點子上。都要靠秘書的特殊領會能力去準確捕捉對方的思想。

3、臨機處置智能訓練

是指在一切情況下所表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機智靈活的智能。它是以知識、經濟和思維力作后盾的，并與心理素質、行為智能和精神狀態密切相關。這些，一要靠思維開發，二要在實際工作中學習和鍛煉。秘書人員接到突發事件信息后，應當迅速做出反應、按順序先弄清事件的性質、程度和主要數據，發生地點，報告者情況，然后確定需要解決什么問題，應報告誰，通知誰，怎么做，做到靈機泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。

4、記憶訓練

很強的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認人、記人、記事。這就是要求秘書人員強記博取，應付自如。貪懶是學不到本領、開發不出智力的。

5、自省能力

一個人要善于隨時回顧自己的言行，善于總結自己的成功經驗和失敗教訓，特別要善于發現自己的過失和不足?？准屹t人曾子說：“吾日三省吾身?！辈懿僖苍f，“伏自三省?！背３Ｗ允〉娜?，容易開發智能和增長才干。秘書人員從事的是服務工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才干在不斷總結中增長起來。

（三）心理素養

就一般情況說，秘書人員應當提高樂觀和幽默、自信心、競爭精神這幾種心理素養。

1、多些樂觀和幽默

第四篇：關于秘書素養的幾點思考

引言

做好辦公室工作要強化三種意識：

1、角色意識

辦公室是個綜合部門，聯系上下，溝通左右，同時還是個門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關系到領導工作，關系到整個機關的工作?！稗k公室工作無小事”。作為辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強的“角色意識”。

2、服務意識

辦公室工作就是服務：為領導服務、為機關服務、為基層服務。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務。辦公室工作“日計有余，歲計不足”，因此必須有一點奉獻精神，要會唱孫悅的《祝你平安》。

3、勤奮意識 曾國藩云：勤則有材而見用，逸則無勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動腦、勤動手、勤動腳、勤學習。

勤動腦：多觀察，多思考。對工作中的事情反應敏捷，要有悟性，善于“感悟”。

勤動手：多收集第一手資料，多寫。勤能補拙。

勤動腳：多跑腿，多搞調查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調查研究，動口則所云不詳，動筆則言之無物，言之無味，空洞寡淡。

勤學習：辦公室工作人員應有較好的知識素養，“腹有詩書氣自華”，“圖書館就是美容院”。加強學習，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。為了事業的成功，為了理想的實現，我們要“所慮時光疾，常懷緊迫情”，少些應酬，少些閑聊，少些酒杯牌場，少些無所事事，把自己融入知識的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。

一、秘書人員的素養

秘書是一種特定的社會角色，全美秘書協會《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風度；要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力……

社會對秘書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。

作為秘書人員，對自己應有較高期望。社會心理學認為，對自己期望高的人，相應地在某一領域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應。

大致說來，秘書人員應當接受才干、智能、心理、道德4種訓練。換言之，一個合格的秘書人員應當具備必要的才干素養、智能素養、心理素養和職業道德。

（一）才干素養

做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些？

1、精明的辦事能力

秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務的情況和臨機處事的本領。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經驗豐富為基礎。

辦事能力主要體現在：

1）理解和領會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評力。

2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機關事務處理得井井有條。

3）口頭表達能力：這是對秘書職業的特殊要求。會說話，這是一門學問，而且是事關辦事成敗的基礎。什么是會說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達意準確，③有點說話的藝術。前兩條是最基本的，第三條是進一步的要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等等。

類語言學認為人的口語由兩部分構成：聲音要素和功能性發聲。聲音要素包括音調、音量、音速和音質，功能性發聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。

提高口頭語言表達能力還應研究體態語。

4）應變能力：世界上的事物總是瞬息萬變、不斷發展的，人們辦事的計劃和預案，常常會與現實不大相符，甚至大相徑庭，有時會突然變化，把原來的計劃和預案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置。

5）交際能力：處理人際關系是一門學問?！笆朗露疵鹘詫W問，人情練達即文章”。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現在工作協調中。尤其要注意處理好與領導的關系。秘書與領導的關系是工作關系，秘書要處理好與領導的關系，關鍵是出色地做好為領導服務的工作。

還有其他條件?？傊k事能力是個綜合水平的體現。

2、較強的文字表達能力

自古以來，中國人就視文章為“經國之大業，不朽之盛事”（曹丕《與吳質書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關系治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”，道理正在于此。

寫作是個痛苦的過程，常給人“難產”的感覺。

秘書人員文字表達能力的形成和提高，有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。有一言應記?。何恼碌檬Р挥商?，厚積善識多實踐。

公文寫作應達到的境界是：“信、達、雅”，準確、簡明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。

3、操作能力

隨著社會現代化程度的提高，秘書人員必須適應形勢發展的要求，學會掌握現代化辦公手段。辦公自動化（OA）是時代潮流。

（二）智能素養

才干決定于智能的高低、強弱，智能是才干的基礎。

增強智能，可以從5個方面著手：

1、知識積累。主要包括：馬列主義基本理論、國際政治、國內政策、歷史、文化、決策科學等等。此外，工作經驗、社會閱歷也是知識，而且是開發智力和才干的重要知識。

積累，意味著積少成多，意味著勤奮好學，絕不是聽其自然，坐待知識進門。勤奮好學是成功的前提。我們黨和國家的很多優秀領導人，都是勤奮好學的楷模。毛澤東、周恩來、鄧小平，都曾做過秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學是另一方面。

知識的積累應堅持兩點：一是“博而返約”，二是“真積力久”。

2、思維訓練

人的智能高低，是由思維能力的開發程度決定的。若從認識論的角度說，人的智慧，則是社會實踐的結果。因此，加強智能訓練，途徑之一，就是積極參加社會實踐活動，加強思維訓練。

加強思維訓練，從秘書工作角度看，應當加強語言能力、邏輯能力、思辨能力、認識能力、領會能力等諸種能力的訓練。

語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達不出思維結果。思維越深刻、越復雜，越需要語言加以正確表達，詞匯越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個秘書人員，既不斷同領導人打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓練，語言表達能力低，就會影響智能的發揮。

邏輯能力、思辨能力、認識能力（包括認識論、方法論等）都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓練思維能力，就是使人能熟練地運用邏輯思維辨別、認識事物的本質和現象，能夠“撥開烏云見青山”。

領會能力（包括聽力、反應反射能力）也是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領會，下邊匯報情況、請示工作，也要領會。秘書人員必須反應快、領會準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說話簡得無法再簡，幾乎只是“嘣”出幾個單音節來；有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又說不到點子上。都要靠秘書的特殊領會能力去準確捕捉對方的思想。

3、臨機處置智能訓練

是指在一切情況下所表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機智靈活的智能。它是以知識、經濟和思維力作后盾的，并與心理素質、行為智能和精神狀態密切相關。這些，一要靠思維開發，二要在實際工作中學習和鍛煉。秘書人員接到突發事件信息后，應當迅速做出反應、按順序先弄清事件的性質、程度和主要數據，發生地點，報告者情況，然后確定需要解決什么問題，應報告誰，通知誰，怎么做，做到靈機泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。

4、記憶訓練

很強的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認人、記人、記事。這就是要求秘書人員強記博取，應付自如。貪懶是學不到本領、開發不出智力的。

5、自省能力

一個人要善于隨時回顧自己的言行，善于總結自己的成功經驗和失敗教訓，特別要善于發現自己的過失和不足?？准屹t人曾子說：“吾日三省吾身?！辈懿僖苍f，“伏自三省?！背３Ｗ允〉娜耍菀组_發智能和增長才干。秘書人員從事的是服務工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才干在不斷總結中增長起來。

（三）心理素養

就一般情況說，秘書人員應當提高樂觀和幽默、自信心、競爭精神這幾種心理素養。

1、多些樂觀和幽默

秘書人員事務繁重，精神緊張，如履薄水，如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮，工作就很難做得有生氣，有時還會影響身體健康。鑒于這種職業特點，秘書人員應當具備更多的樂觀和幽默。

樂觀和幽默，不但有益于身心健康，還有益于事業成功。美國蘭斯登在《有效的經驗》一書中說：“跟陰郁的人在一起毫無樂趣可言，跟不能說笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對人與人的關系，而且對心理的健康也是非常重要的。”

我們工作時一定要嚴肅、認真，但這并不妨礙樂觀和活潑。

樂觀和幽默，不應是輕薄，更不應是夸夸其談，嘩眾取寵。幽默常表現為一種語言藝術，但不能傷害別人，尤其是不能傷害交談的對方。一般地說，拿自己開玩笑可能效果更好些。

幽默是一種自信心的表現，反過來又有助于增強自信心。心情緊張、拘謹時是說不出幽默語言的，同樣也很難愉快地辦文、辦事。同時當對方拘謹、緊張時，當會談場合很嚴肅時，當對滿堂聽眾演講時，你如說兩句笑話，來一兩句幽默的語言，那會使現場氣氛立即輕松下來，會收到事半功倍的效果。

樂觀和幽默不僅是一副身心健康劑，而且是融洽人際關系、密切交往效果的優化劑。如果一個人總是沉默寡言，橫眉怒目，裝腔作勢，那只能使人“敬而遠之”，厭而煩之。

要樂觀和幽默，就要能容人，就要寬懷大度，遇事冷靜。

2、培植自信心

信心是做好工作的一個重要心理因素。同上同下交往拘謹，特別是同上交往過分拘謹，對于做好工作感到氣餒，對于學習感到困難重重，對于個人前途表現出不應有的沮喪，常被職稱、待遇等問題纏住，怨氣很盛等等，都是缺乏自信心的表現。自己沒有信心，成效就難以取得。

信心來自對自己、對環境的清醒分析，而不是盲目自信。既要看到自己的長處，也要看到自己的短處，既要不滿足、不陶醉于長處，也要不忌諱短處。只有正視自己的長處和短處，才能知道應該怎么干。同時，也要了解對象，分析對象，擇善而處之。這樣，取得成功的可能性就會大大提高。

3、崇尚競爭，去除嫉妒

“水向低處流，人往高處走。”除了個別人，誰都想使自己的成就大些，景況好些。于是，人們有意無意地參加到一場社會競爭中去。

競爭是進步的動力，是一種積極因素。在現代社會，辦事業要競爭，取得個人成就也要競爭。

但是，競爭絕不是嫉妒！嫉妒是消極因素，是病態心理。嫉妒的根子是自私，導源常常是因為自己不如人家，人家在某一方面超過了自己。有妒癖的人，總是不愿承認別人的長處和成就，總是“眼紅”人家的所得（包括精神的和物質的）。嫉妒的對象往往是熟人、同事、同學或鄰居。表現形式是，對別人的“冒尖”之處，有的是默不承認，絕口不吐一個贊揚之詞，有的是非議、饒舌、貶低，不然，就是“阿Q”再世；進一步就是中傷、低毀、散布流言蜚語，揭隱私，上綱上線。

嫉妒心理，既不利于智能發展，也不為職業道德所容。正當的辦法是競爭，最可取的態度，則是向別人學習，同別人友好，相互諒解和支持，在互幫互學中共同進步。

（四）職業道德

職業道德，就是源于職業本質、具有職業特征的行為規范。職業道德是職業的生命。

秘書的職業道德主要表現在以下幾個方面：

1、埋頭苦干，樂于奉獻

世上三百六十行，行行不一樣。有些是“有名有利”，赫然于世間，顯榮于人前，也有些是默默無聞，卻是社會發展所不可缺少的。秘書工作屬于后一種。秘書工作是服務，秘書人員的勞動成果往往通過領導機關、領導同志的工作實績體現出來，不能獨立顯示自身的成績。秘書工作機密性強，許多工作，秘書只能埋頭去做，不能公開宣揚。秘書工作具體又繁忙，無論是管理文件，組織會議，還是起草公文，常常需要加班加點，夜以繼日，“眼睛一睜，忙到熄燈”，很少出頭露面，留名得利。這就要求秘書人員自覺發揚為事業埋頭苦干的獻身精神。鄒韜奮先生說得好，“一個人光溜溜的到這個世界來，最后光溜溜的離開這個世界而去，徹底想起來，名利都是身外物，只有盡一個人的心力使社會的人多得他的工作的裨益，才是人生最愉快的事。”秘書人員應當以此為座右銘。

為事業而埋頭苦干的獻身精神從哪里來？來自黨性，來自對事業的忠誠，來自偉大的社會責任心。這種原動力，是職業道德規范的基礎和保證。

2、嚴守紀律，克己奉公

秘書人員必須信守本分，自覺地遵守紀律。當領導人拍板決策后，當領導人交代意圖后，必須按領導人的意圖行動，有政策可循的事，一定要按政策辦事。不可自行其是，越權行動。同時，按規矩和職權辦事，不得偽托領導之意，假冒領導之名辦事，更不能盜用職權謀私利，營私舞弊。

秘書人員應當自覺做好保密工作。保密既是紀律，又應是自覺的行為和良好的習慣。秘書人員知密度很深，既是保密重點對象，又是竊密重點對象。秘書人員的保密守則是：不該看不看，不該聽不聽，不該說不說，不該寫不寫。不在公共場所、私人通信中涉及機密，不在親屬與朋友面前談論機密。

3、謙虛謹慎，平等待人

秘書人員身居中樞，上接觸領導，在領導成員中周旋協調，下接觸各方各界人士和群眾，如何處理好人際關系是至為重要的一個環節。應始終做到正直、公允、謙虛、平等。

秘書人員向領導匯報工作要實實在在，不可弄虛作假；評論干部要實事求是，不可挾私褒貶；在領導成員之間協調、傳話，不可涉及他們之間的關系問題，不可左右傾斜，更不允許撥弄是非、挑撥離間；領導人開會、談話時，如果自己在場，除了必要的問話，不可多嘴多舌。這是道德準則，也是政治紀律。

秘書人員對下不可蠻橫跋扈，盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置，有自知之明。

總起來說，秘書要政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學習上刻苦，作風上嚴謹，還要有較高的政治和文化水平。只有這樣，才能做好各項工作。

三、秘書的人際關系

人際關系是指人與人之間相互交往與聯系的關系。世界上只要有兩個人，就必然產生人際關系。

人們活在世界上，每天所面臨的，無非是處理兩大關系：一是人與自然的關系；二是人與人的關系。

人的社會性決定了人際交往的必要性。處理好人際關系，具有十分重要的意義。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。美國成人教育家戴家·卡耐基在調查了無數的明星巨商、軍政要員之后認為，一個人事業上的成功，只有15%是由于他的專業技術，另外85%要靠人際關系和處世技巧。許多研究證明，因為缺乏技能而失業或無法開展工作的人數要比缺乏與人相處的能力而失去工作的人少得多。無論從哪方面看，處理好人際關系都十分重要。所以，我們應主動地、積極地培養交際的能力。努力建立良好的人際關系。

根據社會心理學的研究，增進人際吸引的因素主要有下列幾種：

1）空間距離因素。人與人之間在空間位置的距離越小，越容易形成彼此間的密切關系。因為空間上的鄰近不僅為人際交往提供了機會，而且可以很快滿足自己多方面的愿望，如社交的需要，信息的獲得，生活的關照等。所謂“遠親不如近鄰”、“近水樓臺先得月”就是這個道理。最后，鄰近的人是“抬頭不見低頭見”，處好同鄰近人的關系，對于自己的身心發展和工作、學習的進步都有重要的影響。

2）交往頻率因素?？臻g距離固然是人際交際的客觀條件，但它并不決定人們交往的頻率。有些人“雞犬之聲相聞，老死不相往來?！庇行┤穗m遠隔萬水千山，仍書信不斷，關系密切。這說明在一定的時間內人們相互接觸的次數越多，越容易加深相互間的印象和了解，形成共同的經歷、共同的體驗和共同的語言，產生親密感。

3）類似性因素。俗話說：“物以類聚，人以群分?！比伺c人之間假若存在某些類似性（如年齡、性別、籍貫、經歷、學識、職業、地位、態度等）因素，就會對相互吸引產生很大的作用。社會心理學證明：人們喜歡態度、信息、價值觀和自己一樣的人，最好的朋友大多是和自己志同道合、志趣相同的人。

4）互補性因素。當交往雙方的需要和滿足途徑正好成為互補關系時，就會產生強烈的吸引。在現實生活中，我們常常會看到這樣的現象：喜歡主動支配他人者和期待別人支配自己者在一起能相得益彰；脾氣暴躁的人易和脾氣隨和的人友好相處；活潑健談的人和沉默寡言的人會結成親密伙伴。這是由于雙方在氣質、性格上都有自己的長處和短處，彼此之間可以取長補短，互相滿足對方的需要?？梢哉f，互補吸引是人際吸引的實質所在。其他人際吸引因素，最終都是需要的互補。

5）個性品質因素。現實的人際關系是人們交往過程中所表現出來的個性互動的結果。優良的個性品質如真誠、熱情、有能力、大公無私、見義勇為、興趣與愛好廣泛等都會導致人際吸引，有利于建立融洽的人際關系。

6）儀表因素。愛美之心，人皆有之。美麗的儀表包括端莊的容貌、優雅的舉止、翩翩的風度、時興的穿戴等等，無疑都會造成同性或異性的吸引。由于“第一印象”的作用，儀表的魅力在初次交往中起著舉足輕重的作用。不過隨著歲月的流逝，儀表因素的吸引力逐漸減弱，轉入人的內在個性品質上。

（一）秘書處理人際關系的原則

1．平等。人際交往中，平等是建立良好人際關系的前提。人際交往中著重的是人格平等，即尊重他人的人身權利、自尊心、感情、不涉及他人隱私權。人與人之間沒有人身依附關系，相互之間是獨立的、平等的。

2．誠信。在秘書工作中，誠信有著重要的價值。它實際上是單位或個人的無形資產，誠信是單位或個人忠誠的外在表現，它反映了單位或個人行為的規律性和穩定性。秘書人員在人際交往中“誠而有信”，就能發揮出自身能力，得到他人或組織的支持、鼓勵，更好地表現自身價值。講信譽，就是要守信，言行一致，說到做到；就是要取信于人，相信別人能夠做好本身所期望的事情；還要自信，給人以信任的力量，使對方相信你能在困難環境中克服阻力，不負眾望。

3．寬容。寬容指心胸寬廣、耐力強、不計較個人利益得失。“海納百川，有容乃大?！比穗H交往中，在宏觀方面（政治、法律、民族）不具有矛盾沖突的情況下，即使存在某些交往中的摩擦，也要以博大的胸懷寬容對方，做到謙虛禮讓。社會經濟的發展，人們相互交往范圍的擴大，價值觀念的轉變，思想方法的差異，思維方式的不同，更需要組織或個人具有更大的相容度，容天下難容之事，容納各種不同觀點、不同行為方式。寬容原則要求秘書人員嚴以律己，寬以待人，關心人，理解人，大事清楚，小事糊涂，原則要堅持，方法要靈活，以德報怨，得理讓人。

4、知人知言。社會中每個人的氣質、性格皆不同，交往的動機、所抱的目的也不同，秘書人員在開展人際交往時，對交往對象必須有較深的了解和把握，掌握主動。應知“知其可以言而不與之言，為失人；知其不可言而與之言，為失言。”

5、禮儀。禮儀是禮節和儀式。它是道德的一種外在表現方式，在人際關系調節中具有不可忽視的作用。英國哲學家洛克說過：無論做什么事情，必須具有優雅的風度和態度，這樣才能顯得漂亮，得到別人的喜愛。微笑是禮儀的重要組成部分。微笑是很奇妙的東西，它能使生疏變為親密，使隔閡化為融洽，使不順心變為開心。希爾頓飯店的成功之道。

6、慎獨。秘書人員在八小時以內和八小時以外，都要遵章守紀，堅持道德品格操守，防止誤入歧途。老子言：“慎終如始，則無敗事”。怎么樣“慎獨”？一是要慎“浮躁”，淡泊以明志，寧靜而致遠，戒驕戒躁，慣于自省；二是要慎“交友”，牢記“近朱者赤，近墨者黑”，避免在社交圈里栽跟頭；三是要慎“私欲”。私欲膨脹，利欲熏心，就難免不出問題。秘書人員應遠離一切腐朽的、低級趣味的東西。

（二）秘書交際的藝術技巧

1．尋找共同語言。交往雙方有共同的話題，共同的語言，共同的體驗和共同的情感，就意味著交往有走向成功的可能，尋找這樣的共同點，就成為交往的關鍵。由于任何一個人都是一個多元性的集合體，從文化、民族、地域、知識、能力、職業、年齡、個人經歷、思想觀點等，總能找到共同語言的基點，以利交往的進行?！熬品曛呵П?，話不投機半句多”就是這個道理。

2.向對方有限度地敞開自己。以誠相待是人際交往中的基本的道德準則。交往中，一方要吸引另一方，只有在一定的范圍內敞開胸懷，言明所求，喚起理解和同情，取得信任，交往才會成功。虛假遮掩，或表現出極強的自我保護性，對別人過于防范，都難于使交往成功。在一定條件下，應采取“欲取之，則先予之”的方法，合理地實施交往策略技巧，實現交往目的。

3．善解人意，站在對方立場考慮問題?！凹核挥?，勿施于人?！背晒Φ慕煌呖偸巧朴诼犎Ψ降难哉?，善于理解對方的意見和意圖，總是能站在對方的立場上考慮問題，設身處地為對方著想，考慮對方的需要、利益、興趣、愛好和方便，減少給對方帶來的麻煩。在交往中盡管為此而付出了代價，但給組織或個人帶來的利益將是穩定的、長期的。

4．學會傾聽。耐心地聽別人講話，尊重講話人的情感和態度，既表示了你的涵養，又體現了你對他的關心。任何人都需要傾聽對象，當人們在生氣、悲傷、憤怒、憂愁或興奮、激動時，都希望有人來和自己交往，希望有人細聽他們訴說衷腸。秘書人員在和來訪者交談時，要認真聽取來訪者的訴說，熱情接待，并根據情況及時作出處理。

5．真誠地贊賞。每個人都希望獲得別人肯定，并據以確認自己的重要性，因此，內心都非?？释说馁澷p。贊美對方的行為，往往會收到意想不到的效果。所以，秘書人員在交往中，不要吝嗇贊美，只要這種贊美是真誠的、健康的、發自內心的。無私的、適當的贊美，既可以給對方帶來快樂，贏得對方的好感，又能得到對方真誠的理解和熱情的支持與幫助,有利于做好辦公室工作。

6．沉著應付。人際交往中，時時會有意想不到的事情出現，這需要秘書人員具有應變能力，去應付突來的一切。因為交際活動絕對不依其中一方設計的“程序”走，要在變化中去重新調整、重新組織，去適應變化了的情境，緩和氣氛，扭轉形勢，化解矛盾，變被動為主動。要學會巧妙地避開所談的話題，模糊地對答，靈活地變通，避實就虛，運用幽默等處理意料之外的情況。

第五篇：淺論秘書素養

淺論秘書素養

摘要：素養，孕育人才的土壤，素養愈厚，德才智能愈高。素養方面包括秘書人員的綜合素養、法律素養、智能素養、語言素養、人際素養、心理素養等，它們雖然不是最直接的工作能力，卻是一切工作能力有效發揮的根本保證，可以說是秘書人員的軟實力。

關鍵詞：素養

秘書人員

工作能力

工作質量

素養，孕育人才的土壤，素養愈厚，德才智能愈高。素養方面包括秘書人員的綜合素養、法律素養、智能素養、語言素養、人際素養、心理素養等，它們雖然不是最直接的工作能力，卻是一切工作能力有效發揮的根本保證，可以說是秘書人員的軟實力。

（一）綜合素養

秘書工作具有多元性、復合性的特點，作為領導身邊的輔助管理人員，秘書常常是既要提供智力服務，又要親自出面操持；既要運籌帷幄，又要捉刀代筆；對內是領導的左膀右臂，對外是單位的臉面喉舌。一個合格的秘書得是“出得廳堂，下得灶房”的角色，應是“通才”、“雜家”，也就是說要具有適應多方面工作要求的“綜合素養”。

1、準、細、實、探——秘書的基本素質 秘書具有什么樣的素質，對其工作質量有著至關重要的影響。在實踐中我們體會到，要真正適應新形勢，適應領導的高標準、嚴要求，廣大秘書人員必須做到準、細、實、深。準就是反映情況、報告信息一定要準確無誤，實就是觀察問題、分析問題一定要細致周到，實就是工作態度、學習態度一定要“實”字當頭，深就是參謀、服務一定要“深”人一等。

2、優秀秘書必備的四種素養

如何做一個優秀的秘書，怎樣才能在秘書崗位上成才，這是很多青年秘書都在關心的問題。一個秘書人員要想在平凡的崗位上脫穎而出，需要具備以下四種素養：珍惜參與機會、善于張揚個性、從不輕言拒絕、勇敢接受挑戰。

3、秘書道德“德仁義禮智信勇嚴”

中國古代大軍事家孫武，在其著名的《孫子兵法》中，曾用“將者，智、信、仁、勇、嚴也”的警句，道出了作為將領應具備的素質，時下用“德仁義禮智信勇嚴”要求秘書工作人員，道也十分恰當中肯。

4、在領導身邊工作“十要”

在日常工作中，每個人都要同領導打交道。特別是在領導身邊工作的同志，更需要懂得一點與領導相處的藝術。重點把握以下十個方面：要謹言慎行嚴律己、要取長補短勤交流、要接受批評不猜疑、要是非面前不搬弄、要維護形象負責任、要正常交流等距離、要勇于實踐挑重擔、要勤于思考善總結、要思前想后找準位、要對上對下一個樣。

5、秘書“十忌”

稱職的秘書人員，在工作中必須注意“十忌”：忌說話簡單粗暴、忌講假話、大話、空話、忌架空領導辦私事、忌作風漂浮、忌泄露機密、忌誤傳信息、忌打斷他人講話、忌報喜不報憂、忌無原則的承諾、忌辦事虎頭蛇尾。

（二）法律素養

隨著我國法制社會和市場經濟的日益成熟和完善，任何團體和個人的社會行為都要受到法律的約束。秘書的主要服務機構是黨政機關和企事業單位，他們為領導出謀劃策、替單位擬寫文書、參與各類公務活動。這些工作或者關系國計民生，或者關系合法經營，無不與法律法規息息相關。因此，秘書的法律素養是依法行政和守法經營的重要保證，也是秘書素養的重點。

1、正確認識幾個法律關系

法律意識是指依法辦事、依法行政、依法律己、依法行使權利和履行義務的意識。秘書人員要當好領導的助手，必須依法辦事、依法行政、依法律己，提高法律意識。秘書人員要提高法律意識，必須正確認識以下幾個關系：必須正確認識“人治”與“法治”的關系、政策與法律的關系、權利和法律的關系。

2、秘書要嚴把保密關 由于工作崗位的重要性和工作環境的特殊性，領導秘書接觸秘密多，知道秘密早，了解秘密深，因而保密的責任也就特別重大。在平常的工作生活中一定得收好自己的口，關好自己的門，把好報道的度。

（三）智能素養

總體而言，秘書對領導主要是提供智力上的服務，如溝通情況、協調關系、擬寫公文、處理信息、出謀劃策、輔助管理等等。這些工作要求秘書具有較高的知識與能力素養。知識是對客觀事物及其本質規律的認識，能力是運用知識來解決實際問題的本領。前者偏于理論，后者偏于實踐。秘書工作恰恰是在理論和實踐兩方面都具有較高的要求。離開智能素養，秘書將寸步難行。

1、秘書知識結構的合理化

知識結構是指一個人知識體系的構成情況與組合方式。文秘人員知識結構的合理化既是有效從事本職工作之必須，也是進一步發展與成才的基礎。

知識結構合理化是在遵循目標整體原則、層次原則、動態原則、個性原則、外貯原則的條件下得以完善的。文秘人才的知識結構是多樣的，成才的途徑是廣闊的。但在建造合理、高效的知識結構時，應注意以下幾個問題，即循序漸進、系統完善、主輔結合、不斷更新。

2、現代企業秘書的幾種能力（1）經濟工作能力：具有較高的政策水平、思想要敏銳、要通曉本企業情況、善于收集經濟信息、搞好公關工作。（2）善于協調的能力：上下關系的協調、秘書與領導的關系協調、領導成員之間的關系協調、職能部門之間的協調。（3）敢于創新的能力：要有自強不息的進取心、梳理敢為人先的競爭觀念、具有改革意識、具有獲取信息的超前意識，即強烈的信息意識、具有換位思維意識、要有一種堅韌不拔的毅力。

一個優秀的秘書工作者，除了應具備觀察能、協調能力、分析綜合能力、寫作能力、獨立工作和管理事務的能力外，還應具備駕馭時間的能力。在現代社會中，隨著管理職能的不斷擴大，組織機構的日臻復雜，信息量的增加和社會的加速發展，作為管理者有力助手的秘書，能得心應手地駕馭管理時間，乃是提高工作效率的一項必不可少的能力。主要是能夠分析自己的時間耗費、有效地計劃和組織、保持自己的工作重點及消除時間浪費的方法。

（四）人際素養

人際素養其實是智能素養的一個方面。由于秘書的特殊地位，這方面的智能素養顯得尤為重要。在單位內部，秘書崗位是當然的樞紐位置，起著溝通上下、協調左右的作用；在單位外部，秘書又被視為單位的形象代表和代言人，起著溝通內外的作用。要充分發揮這兩方面的作用，秘書必須具備協調、合作、公關、禮儀等素養，有建立和維持良好人際關系的高超智能。

1、重視人際關系能力的培養

人們常說，最復雜的是人際關系，最難學的是關系學，而秘書人員恰恰最需要增強人際交往能力，處理好人際關系，而這時因為增強人際關系能力不僅是秘書職業上的需要，同時處理人際關系也是一種管理智能。

2、親密有度，情感有節

秘書與領導在工作中接觸的機會比較多，除了完成領導大腳板的事項之外，常常還需要照顧好領導的私人生活，如出訪時生活物品的竹內，外出時個人生活的照顧等，這樣，秘書與領導之間的感情也隨之加深。但對于這種情感，秘書要處理恰當，應該做到與領導親密有度，情感有節。近些年，秘書職業呈現女性化趨向，女性秘書在與領導相處時更要正確把握好這種關系，掌握好分寸。

（1）關系處理不當造成的危害：一是從工作上看，易對決策產生私情干擾；二是領導與秘書的關系容易產生錯位；三是有損領導的尊嚴；四是秘書自身易導致感情的發展；五是容易引起周圍同事的誤解。

（2）解決辦法：一是工作上盡職盡責；二是關系上服從領導；三是感情上尊重領導；四是空間上保持距離；五是利益上公私分明；六是心態上積極健康；七是人品上明白做人。

3、秘書與領導的有限合作

秘書與領導的關系，實質上是一種合作關系。有些同志有意無意地主張這是一種無限合作，但這應該是“有限合作”的模式。顧名思義，有限的合作是指在某一領域、某一方面、某種程度上的合作，而非廣泛的無所不包的全面合作。

4、秘書的角色意識

社會學的角色概念是指在一定的社會關系中占某一社會地位或具有某種身份并遵守相應行為規范的一類人物。秘書作為一種社會角色，其獨特的社會地位決定了必須遵循相應的行為規范。實踐證明，秘書人員只有不斷強化角色意識，才能順利完成所承擔的各項工作，做到游刃有余、得心應手。

5、秘書的認同意識

為領導服務是秘書工作的核心內容，秘書常常需要充當領導代言人的角色。因此，秘書人員必須對領導者這一特定的服務對象，具有自覺的認同意識。包括語言習慣認同、角色認同、理論水平認同。秘書人員的認同意識，是基本的工作意識，是每個秘書工作者必須具備的。認同意識的培養和運用，應該是主動的、積極的，并且是具有創造性的。秘書人員必須積極主動地增強自己的認同意識，創造性地工作，更好地為領導服務。

（五）語言素養

語言素養是人際素養的有一個方面，當然也是其中最重要的一個方面。建立和維持好的人際關系，需要懂得合作、識禮儀；但更重要的是長于溝通，尤其是語言上的溝通。現代秘書既要在撰寫文件材料、領導講話時善于“舞文弄墨”，又要在接聽電話、接待采訪、匯報工作、參與談判時能夠“巧舌如簧”，隨著社會信息化程度的加深，秘書將面臨越來越高的語言素養要求。

1、秘書與語言文字修養

語言文字工作關系到社會各行各業，促進語言文字的規范化、標準化、對教育、科學和文化事業的發展，加強國內外經濟、文化的交流都有十分重要的意義。因此，全體秘書人員都應該努力提高自己的語言文字修養，注意用字用詞規范。以下幾個問題便值得一個秘書工作者高度重視，即濫用繁體字、寫不規范的簡化字、隨便寫錯別字、文白混用、隨便使用外來詞語或方言詞語、隨意使用新詞。

2、秘書的語言交際藝術

交際，又稱交往，是人與人之間相互聯系的一種行為；語言是人類最重要的交際工具，秘書的語言交際是秘書職業活動不可缺少的內容之一。

（六）心理素養

秘書處于單位的樞紐地位，承擔著復雜多元的工作。這些決定了在秘書身上外界的要求和自身的工作都是相當沉重的。在大多數情況下，秘書比本單位的其他職工承受著更多的壓力。而且秘書始終處于領導的輔助地位，做的多半是幕后工作，業績難以體現。這兩方面的反差，常常另一些秘書心態失衡。因而加強心理素養，是做好秘書工作的基本保證。

1、性格

氣質

能力

個性心理特征在個性結構中是比較穩定的構成物，主要包括性格、氣質、能力。這三個要素是秘書扮演好自己角色的基礎。

2、秘書的意志品質

意志就是自覺地確定目的，并根據目的來支配、調節自己的行動，克服各種困難，進而實現目的的心理活動。秘書工作在很多情況下是“人自為戰”，上級領導對秘書工作人員的管理基本上是目標管理，主要靠秘書自覺地完成任務。因此，外界對秘書的強制管理力量相對比其他行業要弱一些，因而為了達到預期的工作目的，對秘書意志力的要求也就要高一點。而一個意志堅強的秘書則應該具備以下幾種意志，即自覺性、果斷性、堅持性和自制性。以上，便是我關于秘書素養做的淺要論述。

參考文獻：

1、呂秀梅，張慶來主編《秘書》，機械工業出版社，2011-8-1

2、徐憲江編著《秘書的秘密2》，中國法制出版社，2010-09-11