第一篇：秘書工作的一般特征

秘書工作的一般特征，是指各類秘書工作都具有的，但又不同于其它工作的特征。一般特征不同于本質特征。秘書工作的本質特征決定秘書工作的一般特征；秘書工作的一般特征反映秘書工作的本質特征。秘書工作的本質特征只能有一個，秘書工作的一般特征可以有多個。揭示秘書工作的一般特征，既有利于進一步認識和把握秘書工作的本質特征和規律，也有利于全面認識秘書工作的特征，有針對性地做好秘書工作。

一、機要性與群眾性相統一秘書工作是一項機要性很強的工作。漢語“秘書”一詞，就包含有“秘密”的意思。英語中的“secretary”（秘書）一詞中的詞干“secret”，俄語中的“ceKpemapB”（秘書）一詞中的詞干“cekpem”，它們的意思都是“秘密”。這種驚人的相似，恰恰反映出秘書工作都具有機要性。這是因為，秘書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機 密核心，秘書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，秘書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的秘書，掌握很多重要情況，機要性更強。革命戰爭年代，我黨曾派遣許多地下工作者打入敵方內部，擔任敵方黨政機關和軍隊系統的機要秘書，為我黨我軍提供了大量重要情報，為保護黨中央的安全，奪取革命斗爭的勝利作出了重要貢獻。秘書部門是一個核心要害部門，秘書工作的機要性與政治性有著密切的聯系。保密與竊密的斗爭，實質上是政黨之間、國家之間、軍隊之間進行政治斗爭的重要表現；在經濟領域中側是經濟斗爭的一種表現形式。正因為如此，古今中外的領導者在選拔、任用秘書人員時都很慎重，要求政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格的保密紀律，嚴守各種機密。我們黨和國家對秘書人員的選用條件也是十分嚴格的，專門制定頒發了機要秘書工作的規定，任用前要進行政治審查，任用后要經常進行保密教育，都是出于秘書工作的客觀需要。因為辦公廳是一個要害部門，是一個核心要害部門，秘書人員在領導身邊工作，機密知道的比較多。所以，辦公廳工作人員要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密紀律。但是，也必須看到，秘書部門又是各級領導機關匯集信息的中心，是聯系各方面的橋梁和紐帶，其工作特點又具有廣泛的群眾性。許多文件的擬制，許多決策的實施，都直接涉及群眾的切身利益，必須廣泛聽取群眾意見。在各項政策實施過程中，秘書人員必須密切注意信息反饋，傾聽群眾呼聲，才能糾正可能出現的偏差，防止矛盾激化。秘書工作不僅是為領導服務的，也是為群眾服務的。這種服務既有間接性，也有直接性。秘書工作主要是通過直接為領導工作服務來體現為人民群眾服務的，因為領導是為人民群眾服務的。秘書人員處理群眾來信，接待群眾來訪，進行調查研究，協調機關工作就是直接面對群眾的工作。人們常說，秘書部門是機關的“窗口“和“門戶”，也是從這個意義上說的。因此，秘書人員必須樹立群眾觀念，密切聯系群眾，關心群眾的疾苦，及時向領導反映群眾的心聲，成為領導聯系群眾的橋梁，而不是橫在領導與群眾之間的一堵墻。秘書工作的機要性與群眾性是對立統一的辯證關系，二者相互依存，相互結合，不可分割。如果只看到秘書工作的機要性，而忽視秘書工作的群眾性，把自己完全封閉起來，拒群眾于干里之外，就會割斷領導與群眾的聯系，脫離群眾，造成信息不靈，情況不明，滋生官僚主義和衙門作風，損害領導機關的形象和威信；反之，如果只看到秘書工作的群眾性，而忽視秘書工作的機要性，就會在公務接待、來訪接待和日常交往中喪失警惕，內外無別，泄露機密，給黨和國家及組織自身造成不應有的被動和損失，其后果不堪設想。因此，秘書工作者必須妥善處理好二者之間的關系，既要始終堅持密切聯系群眾，又要時刻注意保守機密。但是，就秘書工作的個性特征而言，機要性是它的主要方面，因而，當保守機密與聯系群眾發生沖突時，應把保密放在首位。

二、綜合性與專業性相統一秘書部門不是領導機關的專項業務部門，而是機關的綜合部門。因此，秘書工作所涉及的范圍和內容十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性的文電，提供綜合性的信息，進行綜合性的調研，處理綜合性的事務，綜合各部門的情況，辦理不屬于業務部門職責范圍內的事務。綜合性不僅指秘書工作內容的廣泛性，更重要的是對各種情況或信息進行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的分析、歸納、抽象和概括，使之由個別上升到一般，由現象深入到本質，總結出帶規律的東西，這種綜合才是秘書工作的真正內涵。這一特點是由秘書工作的輔助領導工作的全局性所決定的。任何一級領導者都處于不同層次的管理系統全局位置上，都必須總攬全局，預測發展，統籌規劃，綜合協調。各級秘書部門和秘書人員，作為各級領導的參謀和助手，這種地位決定了秘書工作高度的綜合性。從機關的整體結構功能來看，任何機關都必須由專業部門和綜合部門的有機結合，才能形成合理的機關結構，而且機關層次越高，業務部門越多，越需要加強綜合協調工作，以便發揮機關的整體功能。而各級秘書機構正是這樣一種綜合協調部門。它要求秘書人員必須具有全局觀念，立足領導工作全局，站在領導者的角度觀察、分析和處理問題，提出參謀建議，做到不在其位，當謀其政；必須具有較寬的知識面，成為本機關、本系統的“通才”和“雜家”，以適應領導者駕馭全局的需要；必須具有較強的綜合概括能力和綜合協調能力，才能做好秘書工作。

第二篇：秘書工作的一般特征

（一）機要性和群眾性的統一。

“秘書”一詞帶有“秘密”的意思。秘書部門是綜合部門，要害部門，處在中樞的位置上。文件電報領導能看到的，秘書都能看到，而且先于領導看到，開會作記錄，領導班子的決策最先知道，秘書掌握著大量的機密。這些機密一旦泄露出去將會造成重大損失。

但秘書工作也有群眾性的一面，秘書部門是黨委、政府聯系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會動態的窗口，辦公室每天都要接受來自社會的各方面信息，接受群眾的來信來訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調查研究，反映群眾的心聲，傾聽群眾的呼聲，為領導決策提供依據。

因此，作為一個秘書，既要有很強的保密觀念，又要密切聯系群眾。只有前者沒有后者就會把自己與群眾隔離起來，只有后者沒有前者，因泄露國家機密而犯錯誤，二者不可偏廢。

（二）綜合性與專業性的統一

秘書部門不是專項業務部門，而是綜合性的部門。因此，秘書工作涉及的范圍和內容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進行綜合性調研，處理綜合性事務等等。因為是綜合性的工作，它要求秘書具有全局觀念，站在領導的角度去觀察和處理問題，知識面要寬，成為本系統的專家和通才。

同時秘書工作也不是誰都可以干的“萬斤油”，它有自己的一套專業，要求秘書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強的組織協調能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪，信息，督查，會務，禮儀知識，會操作現代化辦公設施。要做合格的秘書并非易事，要進行專業培訓，取得專業證書。不同行業的秘書，還要熟悉本行業的專門知識，如黨委秘書，要熟悉黨務知識，軍隊秘書要熟悉軍隊知識，企業秘書要熟悉企業管理知識，涉外秘書要熟悉外交知識等。

綜合性是主要的，專業性是次要的，二者互相滲透，互相促進。

（三）事務性和思想性的統一

秘書部門是各級領導的辦事機構，協助領導處理日常事務。每天都有大量的事務性工作，起草、收發文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會務，這些工作都很具體，繁雜，事務性比較強。

同時，秘書部門又是個參謀部門，在領導決策中發揮著重要的參謀作用，領導決策前要調查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策后要進行督查和落實，所有這些都有很強的政治性。

事務性是秘書工作的基礎，思想性是秘書工作的靈魂，思想性處于主導地位，事務性處于從屬地位。思想性通過事務性工作體現出來。如文電的校對，如果稍有疏忽，錯校一個關鍵的字，文件發出去，就可能造成重大的政治影響。主席臺排座次，如果排錯了，錄相放出去，就可能引起各方面猜測。所以事務性工作滲透著思想性。不能因為事務性工作就可疏忽大意。

（四）被動性和主動性的統一

秘書工作的被動性是由秘書工作的從屬性和服務宗旨決定的。大家都有體會，自己支配的時間極少，秘書總是圍著領導的屁股轉，秘書工作總是按照領導的需要和指令來進行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時正做著這件事，又來了新任務，又要改做另一件事，總是顯得很被動。

當然，這種被動，不是消極被動，不是不可以發揮主觀能動性，消極被動，滿足于領導叫干啥就干啥，遇到啥就干啥，那樣是干不好工作的。我們要在實踐中總結經驗，摸索規律，掌握了規律就可以把工作做到前邊，領導沒想到的你想到了，領導沒叫做的事，但又必須做的事，你提前做了，這樣才能當一個好的參謀和助手，才能做到優質服務。

第三篇：秘書部門的職能和秘書工作的特征

秘書部門的職能和秘書工作的特征

一、秘書工作的起源、發展和秘書學的形成

秘書的定義，秘書是直接為領導服務的辦公室人員，協助領導處理政務和日常辦公事務，是領導的參謀和助手。他的從業范圍很寬，凡是有管理組織、有領導的地方都有秘書，主要分布在黨政機關、群眾團體和企事業單位等。

秘書工作是個古老的職業、秘書的出現，必須具備兩個條件，一是管理組織的出現。原始社會，生產力低下，沒有領導和被領導之分，隨著生產力的發展，出現了社會管理組織，出現了領導和公務活動，也就需要秘書協助領導處理公務，秘書與領導有著天然的聯系，先有領導，后有秘書。二是文字的出現，有文字才能有公文，而公文的制作、傳遞、管理，是秘書工作的重要內容。因此，秘書同文字、公文是密不可分的。

秘書起源于什么時代？一般地說，起源于距今4500年至4100年的黃帝至禹時期，這個時期是部落聯盟的昌盛時期，國家尚未形成，社會管理組織已產生。因為部落聯盟是由多個部落組成的，地域廣、人口多，單靠口頭指揮難以實施管理，因為語言在空間上不能傳于異地，在時間上不能傳于異時，語言不能及時、準確傳遍整個部落聯盟。這個時候，公文應運而生，秘書和秘書工作也就產生了。秘書是生產發展和社會進步到一定程度才產生的，秘書產生后，作為領導的參謀和助手，又促進了生產的發展和社會進步。

夏朝是我國第一個奴隸制國家。那時已有了正規的文書，“尚書”就是一部最早的文書集，收入該書的多是帝王的作戰命令。西周時期，開始有了秘書機構，叫太史尞，就是現在的辦公室，并且有了文書檔案，“左傳”、“國語”，就是根據文書檔案編寫而成的。東周（戰國）時期，開始有了私人秘書，當時的高級官僚，養了不少門客，這些門客就是做秘書工作的，大家聽說過毛遂自薦的故事，毛遂是當時趙國平原君的秘書。秦漢時期，秘書工作已經形成制度，并通過法律的形式固定下來。著明的政治家、文學家李斯就是秘書出身，曾當過秦朝長史（政府秘書長）寫過著名的《諫逐客書》，對秦朝統一中國，建立一個中央集權國家發揮了重要作用。魏晉南北朝時期，秘書工作有了比較大的發展，公文成為獨立的文種，開始對公文進行研究，涌現出秘書工作的優秀人才。被稱為建安七子的陳琳是個出色的秘書，曾寫文章罵過曹操。因為公文寫的好，曹操不但沒殺他，反而收他為秘書，稱陳琳寫的公文可以治療他的頭痛病。唐宋時期，秘書工作為成熟期，文書、檔案分流，文體正齊化一。唐初政治家魏征，也是秘書出身，向皇帝提出200多條批評建議。“兼聽則明，偏聽則暗”，“水能載舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出來的。明清時期是秘書工作的強化時期，通過科舉選拔人才，秘書的地位有很大提高。

新中國成立以后，特別是改革開放以后，秘書工作從內容到形式都有很大的發展。明確了三服務的思想，一為直接領導服務；二為同級和上下級領導機關服務；三為人民服務。三服務中，最直接最大量的是為領導服務，是秘書工作的立足點，為機關服務是秘書工作的責任和義務，為人民服務是秘書工作的出發點和歸宿。三個服務是一致的。在工作方式上強調四個轉變：一，從偏重于辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀獻策；二，從單純的收發傳遞信息，轉變為綜合處理信息；三，從單純憑老經驗辦事，轉變為實行科學化管理；四，從被動服務轉變為主動服務。工作內容上突出四個強化。一輔助決策的強化；二信息工作的強化；三督查工作的強化；四協調工作的強化。辦公手段自動化，節約了時間和經費，提高工作效率。

秘書工作雖然有了4000多年的歷史，但在我國形成一門系統的科學，還是近20多年的事，也可以說黨的改革開放政策促進了秘書學的形成。大家可以回顧一下，在20世紀80年代以前，秘書工作沒有一本系統的教材，沒有專門培養秘書的院校。那時，秘書工作是封閉的，重點是處理事務性工作，效率很低。培養秘書的方法是老秘書帶新秘書，或在工作中摸索。

1985年，中央召開了全國秘書長和辦公廳主任會議，這次會議在我國秘書發展史上樹立了新的里程碑，明確新的歷史時期秘書工作的指導思想，從內容到形式都有許多創新，把秘書工作提高到新水平。在這之后，涌現出一批秘書學專著和秘書學帶頭人，全國有120多所高等院校開設了秘書專業，一批秘書工作學術團體相繼成立，一批秘書工作雜志相繼創刊，秘書科學研究十分活躍。這些都標志著秘書學的誕生。

二、秘書部門的職能

秘書工作的基本職能是為領導服務，這種服務可以分為兩大類；

1、事務服務，主要是后勤保障。

2、政務服務，主要指辦文、辦會和辦事。辦文，包括起草、打印、收發、存檔文件。辦會，會前的準備，會中、會后服務。辦事，包括調查研究、綜合協調、采報信息、督促檢查、信訪接待、值班等。

秘書為領導服務有個范圍，在這個范圍內，盡量服務好一些，周到一些。秘書的服務一定要對準領導角色，圍繞領導的工作進行服務，而不是不分主次什么都干。領導干部除了領導的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子的角色，在外還有戰友、朋友的角色。對于這些角色秘書不好服務。有的秘書拋開自己主要工作，去為領導帶孩子，搞家務，甚至介入家庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務正業。

（一）辦公室的文書職能

辦公室的工作離不開文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書，如通知、通告、公告、請示、報告、函、會議紀要、計劃、總結、講話稿、協議書等，文書印出來，還要發出去，外邊來了文件要登記、分送、承辦、批復以及清理、立卷、歸檔等。

公文寫作是這次培訓班學習的重點，如何寫好公文，各位教授分專題講。我這里再強調幾點，一寫好公文是個長期積累和磨練的過程，不能幻想一個早晨就可以成為熟練的公文寫作的能手。有人問公文寫作有什么秘決，秘決就是多學習，學習公文寫作知識，學習相關知識；多實踐，實踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動手，勤動手，多動手，懶人寫不出好公文；多總結，要打一仗進一步，就要多總結，這樣才能進步，人家的經驗固然重要，但最管用的還是自己的經驗。兩個水平差不多的秘書，一個善于總結經驗，一個不善于總結，幾年后寫作水平會有較大差距。

在公文寫作中，對于年輕人來說，失敗和教訓是難免的，教訓和經驗同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復，不要怕領導批評，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。

公文寫作水平，是理論水平，政策水平，實踐經驗，文字水平的綜合反映，不要認為通過一次培訓班學習了一些公文寫作的知識和規則就可以寫好公文了。我在這里強調吃透兩頭的問題，一是吃透上頭，就是要學習中央領導的講話和中央文件，學習黨的政策和國家的法律，特別是新出臺的政策和法律，這樣，所寫的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實際情況，寫公文為了指導工作，解決問題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫公文要符合黨的政策和國家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國家的法律，是一種懶漢的做法。而要根據當地出現的新情況和新問題，寫出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結出新經驗。

（二）辦公室的信息職能

人類已進入信息社會，信息的作用越來越大，對于領導機關來說，它是領導科學決策的依據，沒有信息就會變成瞎子和聾子，就無法實行正確的領導。秘書部門是領導的耳目，準確迅速提供大量有用的信息，為領導的科學決策服務，是秘書部門的重要職責。領導獲取信息的渠道很多，秘書部門是重要渠道。做好信息工作要注意以下幾點：

一要精選信息，每天都發生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒用的，你不能不加選擇，通通送到領導那里去，領導工作忙，沒有時間去看這么多的信息，而且會把有用信息淹沒在無用信息之中，不能發揮信息的作用，作為秘書要起過濾器的作用。選準信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當金條，也不能把金條當稻草。

第二要準確迅速。準確就是真實可靠，不夸大也不縮小。有的人愛傳小道消息，道聽途說，毫無根據的東西也往上報，給領導造成誤導甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對一些突發性的事件，需要領導盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長時間，可以先報告發生了什么事情，詳細情況以后再續報。現在的問題對重要信息的遲報漏報比較普遍，如規定發現法輪功人員有外逃、聚集滋事或散發傳單，以及其他違法活動，必須在四個小時內上報，有的單位過了幾天都不上報，有的干脆不報。有些信息時間性強，時間就是金錢，時間就是勝利，如果早一個小時知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時過境遷，信息就失去了作用。我這里特別強調在維護穩定方面要多報預警性和內幕性信息，這樣的信息，價值更大，可以把一些違法犯罪活動消滅在預謀階段和萌芽狀態。

第三要解決報喜不報憂的問題。報喜不報憂的問題比較普遍，為此江澤民同志提出了批評。這種報喜不報憂，如不認真解決，對黨的事業危害極大。它使中央和各級黨委、政府掌握不到真實情況，了解不到事情的過程，它使工作中產生的問題被掩蓋起來，得不到及時解決，延誤了時機，推遲了進程，導致矛盾激化，增加了解決問題的難度，也助長了說假話的不良風氣，敗壞黨風，帶壞干部。造成報喜不報憂的原因，有秘書作風不深入的問題，主要是領導思想作風不端正造成的，怕家丑外揚，怕往自己臉上抹黑，造成不良影響，以至影響自己的升遷和提拔。

（三）辦公室的督查職能

黨和政府的決策出臺了，文件下發了，這只能說任務完成了一半，還有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落實。決策不落實，再好的決策也沒有用。抓好督查是推動決策落實必不可少的重要環節和有效方法。辦公室既要為黨政決策提供有效服務，又要為決策的落實搞好服務。督促檢查工作做得怎么樣，是衡量辦公室工作層次和水平的重要方面。

督查工作要圍繞黨和政府的中心工作，抓住難點和熱點問題進行督查。黨委和政府的工作千頭萬緒，一定要圍繞中心工作來督查，這樣才能抓到點子上，達到事半功倍的效果。當然中心工作很大，你不能樣樣都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要選好突破口，突破口應選在難點和熱點問題上。所謂難點就是決策在落實過程中出現的中梗阻問題。抓住了這個問題就抓住了要害，抓住了關鍵，其他問題就可以迎刃而解。對于難點問題既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰釘子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所謂熱點問題是指決策落實中出現的苗頭性傾向性的問題，這些問題大多與人民群眾的切身利益有直接關系，解決好了，可以密切黨和人民群眾的聯系，對這樣的問題也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓兩頭帶中間的工作方法，督查工作面廣量大，我們不能每個單位、每個地區都跑到，重點抓好兩頭，一頭抓好的，推廣先進經驗。先進單位工作走在前頭，工作力度大，在貫徹上級指示過程中，能結合自己的實際進行創新，總結推廣他們的經驗，對推動面上的工作意義重大。再一頭是問題比較多的單位，要幫助他們分析問題的主客觀原因，找出解決問題的辦法。毛主席說過凡是有人群的地方，都可以分為先進的，中間狀態的和落后的三個部分，抓住兩頭，就可以把中間部分帶動起來。

搞督查工作要有求真務實，講求實效的工作作風。要防止主觀主義，官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。要力戒不從實際出發，不深入基層，坐在家里想點子，跑到下面找例子，靠打電話，報材料，聽匯報進行督查的飄浮作風。必須深入實際，深入群眾，扎實工作，舍得花氣力，下功夫做艱苦細致的工作。要力戒大呼隆、走過場，圖形式，搞花架子應付上級的虛浮作風，必須講真話，使真勁，報實情，撲下身子抓，沉到下面干，追求落實的效果。

（四）辦公室的協調職能

辦公室是綜合協調部門，是協調各方面的橋梁和紐帶，具有溝通上下，協調左右，聯系內外的功能。在改革開放的新形勢下，新情況、新矛盾、新問題不斷出現，有大量的協調工作要做。如黨委、政府發文件，涉及到政策、法律問題要協調；開會，會前，會中、會后的一系列事項要協調；在制定決策和落實決策過程中涉及到一些部門、單位的利益調整要協調；對那些職能交叉，分工不明確的事情，更需要協調。通過協調理順關系，調動大家的積極性，共同把工作做好。

作為秘書，特別是辦公室主任，要注意培養自己的協調能力。要站在全局的角度考慮和處理問題，要注重調查研究，傾聽多方意見，先把情況搞清楚，再處理問題，切勿主觀武斷。辦事要公道正派，既要堅持原則，又要有靈活性，要考慮各方利益，不要偏聽偏信。

（五）辦公室的辦事職能

辦公室直接為黨委、政府和企業領導服務，承辦領導交辦的許多具體事務。除以上各項任務外，還有會務接待、檔案保密、來信來訪、安全保衛、值班一直到吃喝拉撒睡，樣樣都管，成為領導機關的不管部。

我這里著重講講信訪工作。信訪工作是黨和政府了解社會的窗口，信訪部門是黨和政府聯系人民群眾的橋梁，做好信訪工作是實踐“三個代表”重要思想的實際行動，一定要做好。要把人民群眾上訪看作送上門的群眾思想工作，是群眾對政府信任的表現。所以一定要耐心接待。凡應該解決，又有條件解決的就要果斷解決，不留尾巴，有些事情應該解決但由于受條件限制，一時解決不了，要說明情況，積極創造條件解決。群眾提的問題，如5.7家屬工享受退休待遇的問題，不符合政策，解決了會帶來連鎖反應，就要講明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信訪工作政策性強，信訪干部一定要認真學習黨的政策，特別是新出臺的政策要學習好，否則，人家來上訪，本來人家說的對，你把人家批評一頓，人家說的不對，你表示同情，這就會把事情辦壞，影響黨和政府威信。

當然，我們不主張大規模的集體上訪，那樣會影響正常的工作秩序、生產秩序和社會秩序，還會被壞人所利用。為了避免大規模集體上訪，就要做好基層工作，力爭把問題解決在基層，不要等大規模群眾來上訪才去做工作。

三、秘書工作的基本特征 秘書工作的本質特征 秘書工作是輔助性的工作，然而又不是一般的輔助性的工作，因為輔助性的工作很多，秘書工作是綜合性的輔助性的工作，秘書人員是領導眼、耳、手、足、口、腦等器官的延伸，秘書工作是領導工作的延伸。主要表現在：

（一）秘書工作貼近領導，同領導同步運轉，同心運轉。

（二）秘書必須站在領導者的角度和高度來思考和處理各種問題。

（三）秘書工作成果具有潛隱性，就是秘書的勞動成果不單獨表現出來，而是包含在或是隱藏在領導的勞動成果之中。秘書工作具有幕后臺下的性質。

秘書工作的一般特征

（一）機要性和群眾性的統一。

“秘書”一詞帶有“秘密”的意思。秘書部門是綜合部門，要害部門，處在中樞的位置上。文件電報領導能看到的，秘書都能看到，而且先于領導看到，開會作記錄，領導班子的決策最先知道，秘書掌握著大量的機密。這些機密一旦泄露出去將會造成重大損失。

但秘書工作也有群眾性的一面，秘書部門是黨委、政府聯系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會動態的窗口，辦公室每天都要接受來自社會的各方面信息，接受群眾的來信來訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調查研究，反映群眾的心聲，傾聽群眾的呼聲，為領導決策提供依據。因此，作為一個秘書，既要有很強的保密觀念，又要密切聯系群眾。只有前者沒有后者就會把自己與群眾隔離起來，只有后者沒有前者，因泄露國家機密而犯錯誤，二者不可偏廢。

（二）綜合性與專業性的統一

秘書部門不是專項業務部門，而是綜合性的部門。因此，秘書工作涉及的范圍和內容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進行綜合性調研，處理綜合性事務等等。因為是綜合性的工作，它要求秘書具有全局觀念，站在領導的角度去觀察和處理問題，知識面要寬，成為本系統的專家和通才。

同時秘書工作也不是誰都可以干的“萬斤油”，它有自己的一套專業，要求秘書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強的組織協調能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪，信息，督查，會務，禮儀知識，會操作現代化辦公設施。要做合格的秘書并非易事，要進行專業培訓，取得專業證書。不同行業的秘書，還要熟悉本行業的專門知識，如黨委秘書，要熟悉黨務知識，軍隊秘書要熟悉軍隊知識，企業秘書要熟悉企業管理知識，涉外秘書要熟悉外交知識等。

綜合性是主要的，專業性是次要的，二者互相滲透，互相促進。

（三）事務性和思想性的統一

秘書部門是各級領導的辦事機構，協助領導處理日常事務。每天都有大量的事務性工作，起草、收發文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會務，這些工作都很具體，繁雜，事務性比較強。

同時，秘書部門又是個參謀部門，在領導決策中發揮著重要的參謀作用，領導決策前要調查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策后要進行督查和落實，所有這些都有很強的政治性。

事務性是秘書工作的基礎，思想性是秘書工作的靈魂，思想性處于主導地位，事務性處于從屬地位。思想性通過事務性工作體現出來。如文電的校對，如果稍有疏忽，錯校一個關鍵的字，文件發出去，就可能造成重大的政治影響。主席臺排座次，如果排錯了，錄相放出去，就可能引起各方面猜測。所以事務性工作滲透著思想性。不能因為事務性工作就可疏忽大意。

（四）被動性和主動性的統一

秘書工作的被動性是由秘書工作的從屬性和服務宗旨決定的。大家都有體會，自己支配的時間極少，秘書總是圍著領導的屁股轉，秘書工作總是按照領導的需要和指令來進行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時正做著這件事，又來了新任務，又要改做另一件事，總是顯得很被動。

當然，這種被動，不是消極被動，不是不可以發揮主觀能動性，消極被動，滿足于領導叫干啥就干啥，遇到啥就干啥，那樣是干不好工作的。我們要在實踐中總結經驗，摸索規律，掌握了規律就可以把工作做到前邊，領導沒想到的你想到了，領導沒叫做的事，但又必須做的事，你提前做了，這樣才能當一個好的參謀和助手，才能做到優質服務。

第四篇：秘書工作（范文模版）

秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關鍵的作用。因此，秘書人員必須做到以下方面。

（一）建立與領導“對接”的工作語言。秘書位居領導身邊，直接為領導工作服務，是領導的助手，因此領導與秘書雙方的有效溝通至關重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準確把握和理解領導的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時向領導提供他最好關心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養自己的政治修養和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負起督促，跟蹤領導批示和指示的責任，并隨時向領導反饋進展情況，以便領導心中有數；四是想領導所想，急領導所急。當前的中心工作是什么？承待解決的問題有哪些，解決問題的切入點在哪里，秘書要了熟于心，即可相應做些準備，從而使自己的工作具備超前性和預見性。真正成為領導的參謀助手。

（二）做一個純正的人。做秘書首先不能幫倒忙。何為純正？我認為就是要做一個純樸正直的人。有人說秘書是領導的一面鏡子，不可避免要打上領導的烙印。在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折映出領導的為人風格。因此，秘書謹言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領導的名聲，甚至會帶來嚴重后果。組織安排我們為領導服務，是信任，也是考驗。因此，要經得住考驗，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。

（三）不要“貪污”信息，秘書是領導最重要的信息渠道，必須保持這個信息渠道的暢通無阻，最重要的是不“貪污”信息。秘書不應是信息的受體，而是載體，不能獨占信息。領導身邊無小事，需要領導來過問信息的重要性不言自明。秘書的職責就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領導。在信息傳遞過程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領導決策，暢通而準確的信息將有助于領導的正確決策。

（四）秘書既要謹慎，又要開放。秘書在領導身邊一定謹慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領導面前展現自我，敢于表達自己的想法和看法。與領導朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領導著想，何為之有？工作中難免出錯，也有不順心的時刻，只要心底坦然承認錯誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會遲鈍，不能進入工作狀態，更談不上創造性地工作。喜怒哀樂順其自然

第五篇：秘書工作

單元

一、秘書/助理的角色認知

秘書/助理職能

初級秘書/助理：事務性文員

中級秘書/助理：事務性文員＋輔助管理

高級秘書/助理：獨立管理＋事務處理

怎樣清晰自己的崗位職責――學會編寫崗位說明書

優秀秘書與一般秘書的能力差異

秘書助理的職業形象——合宜的裝扮及姿態舉止

秘書/助理的職業生涯規劃

關鍵的三個觀念轉變——銷售意識、產品化、細節

單元

二、提升秘書/助理的溝通技巧

老板/同事心目中坐標系――什么是五星級秘書/助理/行政人員 溝通的本質和過程是什么

為什么總是有溝通障礙——溝通的喬哈里視窗和溝通漏斗

認識你的溝通對象——PDP技術和NLP技術

學會管理你的上司——四項限和5W1H工具的使用

小游戲：聽懂經理的話了嗎？

跟上級溝通的原則

如何在特殊情況下對上及對下溝通——沖突、小報告、越級指揮、談判等 單元

三、辦公室的5S管理

5S的涵義

怎樣做好辦公室的整理工作

怎樣做好辦公室的整頓工作

怎樣做好辦公室的清潔工作

怎樣做好辦公室的清掃工作

推動變革的注意事項和操作方法

單元

四、會議管理

成功會議的5個特點

會議管理的兩個“三三三”法則

會議時間安排的技巧

會前準備——會議議題的收集和安排

會中協助——如何主持會議：開場白、會中異常情況的靈活應對 會后整理——如何做會議紀要及會議決議的跟進工作

練習：如何組織一場討論會議

單元

五、時間管理和計劃管理

時間管理的五個原則和三個工具

PDCA工具在制定計劃時的靈活使用

確定SMAC的目標，制定工作計劃

怎樣做/月度/周度工作計劃，提供樣表

出差日程的安排——案例分享：國內出差及國外出差的日程安排 單元

六、事物性項目性工作的組織管理

事務工作有哪些

學會列事務清單

沙盤演練：怎樣組織一場周年慶典大會

用項目手冊管理工作

事務性項目工作組織的12字口訣

制作項目手冊的方法

案例分享

哪些現代化的辦公軟件你要熟練使用

單元

七、文檔管理

文檔管理標準規范

文檔分類的工作規范

文檔存儲的工作規范

文檔查閱的工作規范

文檔分裝的工作規范

文檔銷毀的工作規范

文檔保密的工作規范

單元

九、企業秘書與助理禮儀常識

接待禮儀

辦公室儀禮

電話禮儀與應對技巧

單元

八、商務公文寫作

商務公文寫作的概念及公文的要素

公文寫作的步驟

確定目標

確定文章的正式程度

決定文章的風格

選擇文章的層次結構

列大綱——案例分享及練習：通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫 撰寫初稿

常用公文寫作及公文格式要素范例

通知

報告

請示

批復

會議紀要

邀請信

總結

主辦單位:中國企業管理培訓網

聯系人:陳小姐***

聯系電話:0752-6282942

聯系傳真:0752-6282942

聯系QQ:541344797

E-mail: chinaqypx@163.com