第一篇：電子政務下的秘書工作

電子政務下的秘書工作關鍵字：電子政務、秘書工作摘要：電子政務是一場運用新的現代網絡技術、信息技術為手段對傳統政務管理模式的深刻變革。秘書的工作是企業管理工作的紐帶,貫穿于企業管理的全過程。電子政務的應用與推廣，必將改變秘書工作的環境、條件、技術與狀態,從而深刻地影響著秘書的工作。要使電子政務對秘書工作的影響發揮出應有的最大的效能,就必須理性運用電子政務，最大程度強化電子政務對秘書工作的正面影響，最大程度弱化電子政務對秘書工作的負面影響。

一、引言電子政務是指在現代計算機、網絡通信等技術支撐下，政府機構日常辦公、信息收集與發布、公共管理等事務在數字化、網絡化的環境下進行的國家行政管理形式。它包含多方面的內容，如政府辦公自動化、政府部門間的信息共建共享、政府實時信息發布、各級政府間的遠程視頻會議、公民網上查詢政府信息、電子化民意調查和社會經濟統計等。電子政務是網絡時代的要求而其發展也對秘書工作產生了深遠的影響對秘書工作提出了新的要求！

二、電子政務對秘書工作的影響

（一）電子政務對秘書工作的正面影響。1.電子政務促進秘書的職能創新(1)電子政務促進秘書強化信息和調研的工作經濟建設是企業的中心工作，信息就像經濟工作的神經。做好信息工作是企業秘書工作的一項主要職責，對于促進企業領導決策的科學化、民主化，推動企業的各項工作有著重要的意義。社會越發展，開放越擴大，企業對信息的需求也就越大，而且對信息工作的要求就越來越高。這就要求秘書人員掌握更多、更新、更準、含金量更高的信息，做好信息工作的過濾器，為企業經營服務。企業秘書可以通過調研為領導提供外部信息，預測市場走向，為領導制定最佳決策方案，提供可靠依據。同時，企業秘書可以收集內部管理人員、操作人員的反映、意見、建議并及時發現企業存在的主要問題，反饋給企業領導。這樣有利于及時解決企業內部存在的問題。企業秘書可以不斷地向企業領導提供政策信息，包括黨和國家在各個時期制定的方針政策、法規及其重大的調整信息，以便讓領導確定決策信息、決策方向。企業秘書可以收集、掌握國內外同類的最新情況，包括新產品、新技術、新工藝等。收集、掌握其它行業的新經驗、新做法，經過分析整理，及時提供給領導，使企業決策利于企業的發展。（2）電子政務促進秘書重視協調的工作協調工作是企業秘書工作的一個重要組成部分，表現為對內協調和對外協調。對內協調有上下關系、秘書與領導的關系、領導成員之間的關系、職能部門之間關系的協調。新的環境下，企業直接進入市場競爭，企業所面對的各種關系更為繁多，所以協調工作顯得更為重要。新形勢下的企業秘書的協調是對外協調和經濟關系的協調。因為在高速發展的市場經濟環境下，企業間的交往關系主要是一種經濟關系、供求關系。同時，企業秘書人員還要改變以往的協調方式，要多運用經濟手段，法律手段，要站在國家、政府、企業三者高度統一的基礎上搞好協調。（3）電子政務促進秘書強化公共關系的職能任何一個企業都是社會經濟活動的基本單位，都同社會有著千絲萬縷的經濟聯系，所以企業要生存、發展、還必須開展外部公關工作。秘書是樹立企業形象的窗口。人們往往把秘書部門看成是領導的代言人。因此，秘書人員樹立良好的形象是很重要的。如果企業秘書關系融洽、辦事認真、態度友好，就可以給人留下良好的印象，從而增進彼此的業務往來。如果秘書辦公室環境雜亂，人員關系緊張，互相推卸工作，讓人感到“人難看、事難辦”，就必然給人留下不良印象，進而對領導和企業造成負面影響。2.電子政務促進秘書工作的服務創新。（1）電子政務促進秘書工作的主動服務創新。被動性與主動性是秘書工作的一大特點，變被動服務為主動服務是秘書工作的發展方向。傳統的秘書受到行政的約束，制約了秘書人員的主動性，主動服務并沒有完全體現出來。秘書人員在高速運轉的市場競爭中，要保住職位和取得成功，主動服務就顯得更為重要。秘書人員要主動圍繞著本企業生產、經營以及市場的熱點服務、難點問題，主動地跑市場、搞調研、出計策、做協調。由過去的“要我干”向“我要干”轉變。由以領導指令為導向的被動服務轉變為由市場為基準的主動服務。（2）電子政務促進秘書的服務工作向超前服務創新。新形勢下，能及時服務還不夠，必須做到超前服務。即在復雜的環境中把握企業經濟發展的脈搏，預測性地從企業的角度提前謀劃企業的經濟發展大事。新形勢下，企業必須自己探索生存發展的路子，進行重大經濟決策。秘書人員要做到超前服務，就必須以發展的眼光，提前摸市場，摸行情，多做預測性分析研究，做到超前思考。3.電子政務促進秘書的技術創新（1）實現辦公自動化是信息社會的需求當今信息化成倍增長，企業秘書的效率也大幅度提高。比如秘書不必離開工作崗位，就能從計算機的檔案里獲得所需要的資料。計算機、靜電復印機、自動電話機、收錄機、攝像機、傳真機、縮微照相機等現代技術在信息加工、文字處理、信息存貯與查詢、數據處理、聲音處理、網絡通訊等做到現代化。隨著電子商務的飛速發展及外國跨國公司的大量涌入，企業間的合作與競爭將更多地通過電子商務手段解決。無紙辦公、無紙貿易將成為現實。秘書工作者特別是企業秘書迫切需要電子商務知識及其操作技巧。因此新形勢下的企業秘書靠陳舊的勞動方式去處理如同潮水一樣涌來的信息流，已經是遠不適應了，必須走辦公自動化的道路。（2）辦公自動化是提高效率和管理水平的有效途徑社會化的大生產要求降低生產技術成本，提高工作質量和工作效率，講求經濟效率，擴大管理范圍，增強競爭地位。這是當今瞬息萬變、激烈競爭的時代對各企業提出的客觀要求，也是企業成功的關鍵所在。企業實現辦公自動化后，平時需要60-70分鐘的會議運用電子日程表后就減少到2－3分鐘，并且可以解決一段時間中很多人組成的會議。

（二）電子政務的發展對秘書工作的負面影響1.電子政務的應用使秘書的保密工作變的困難。電子文件的保密工作變得越來越困難電子文件由于構成介質的特殊性，對信息的修改、增減極為容易，而且沒有留下絲毫的痕跡，如企業的機密文件以電子文件存在于電腦中，萬一發生泄密，會給企業的發展造成重大的負面影響。又如網絡黑客會千方百計運用一些破解手段，來攻克企業的保密體系等設防措施，進入企業的內部網，竊取商業秘密或有關企業生死存亡的重大秘密。紙質文件的保密工作變得越來越困難現代辦公設備的產生，為紙質文件的泄密提供了有利的條件；通訊、電子通信設備的使用使保密工作變得越來越困難秘書在打電話商討重大事情的時候，在電話線路上安裝竊聽器，就能偷聽秘書的講話內容，又如在會務工作中，無線話筒的使用，容易發生空中泄密。2.電子政務的發展對文書工作的影響對原始材料真實性、備查性的影響在辦公自動化產生之前，定稿前的原始材料都能與定稿一起裝訂備查，作為檔案工作制度的一項重要內容，也便于貫徹執行，但隨著辦公自動化的發展及應用，這方面也存在著很大的隱患。領導講話稿的擬定一般都先由領導給出大概的思路和結構，由秘書去收集材料填充其具體內容，完稿后交給領導審閱修正，這樣初稿距定稿有很多稿，但無論多少稿，在辦公自動化產生之前，這一過程都是以筆完成的，哪位領導修改了什么，怎樣修改的，為什么修改都能在定稿所附的材料中得到體現，若一些敏感性、原則性的講話中，出現問題，查看原始記錄，誰的過失自然一清二楚，但隨著計算機進入辦公運用使每位領導和秘書均配有專用計算機，秘書根據領導的思路在計算機上完成初稿交由領導審閱，而領導對初稿的審閱和修正也放在計算機上處理，等處理完畢就打印出來，初稿和定稿變成了一份，這樣一來具有明顯的弊端，原始材料不再原始，真實性受到質疑，備查性蕩然無存。3.電子政務的發展對秘書工作作風的影響隨著大量辦公設備的產生，秘書人員無論大事小事都由機器所代替完成，缺少一種踏踏實實的精神，會給秘書人員帶來一種不良的后果。辦公人員長期與機器打交道，工作單調、枯燥，借助于網絡通訊手段，傳遞信息，減少了人員之間的交流、溝通，會引起辦公人員神經緊張，產生一些心理障礙，隨著計算機的普及推廣，利用計算機進行違法犯罪的行為也與日俱增。電子政務的發展使秘書工作處于一種被動的局面領導要求秘書起草一份今年的總結報告，秘書人員不會動腦思考怎樣寫好這份總結，只會在電腦上找到去年或以前的報告，在上面稍微修改一下就算完成任務了。這種惰性對秘書人員的危害極大，又如要解決某一問題，秘書人員本來要親自與當事人進行協商、交談，但出于親自造訪的麻煩，秘書人員會寧愿選擇發一份郵件或通過一些通訊設備進行交流，這樣就會減弱了交流的親切感，不利于人與人之間的微妙關系的發揮，降低了辦事的成功率。這樣就降低了秘書工作的主動性和積極性，不利于秘書人員創造性的發揮，使秘書處于一種被動的局面最終養成一種浮躁的工作作風。

三、結語電子政務是一個新出的概念，要求秘書對其認真學習與體會，要自覺養成求真務實的作風，努力提高學習能力、調研能力和創新能力,在實踐中堅持不懈地提高自身素養，提高服務的層次和質量，只有這樣才能與時俱進，有新的作為，才能適應時代的要求，在新的環境下把秘書工作做好！

第二篇：淺談移動信息時代下的秘書工作

秘書學段考作業

淺談信息時代環境下的秘書工作

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3摘要：隨著信息時代的發展和移動信息時代的到來，秘書工作迎來新的挑戰和契機，本文主要通過列舉其變化和要求，對秘書從業者提出學習建議，以促進秘書行業的進步和使秘書從業者工作更高效。

關鍵詞：信息時代，秘書，工作

如今，我們正處于信息時代的大環境之下，作為秘書人員，收集、篩選、整理和加工各種有效信息，為領導者提供全面、準確、及時的信息服務成為秘書工作一個及其重要的方面。努力做好信息工作，學會和充分利用信息技術開展秘書工作，以提高文書處理和事務管理、辦公室管理等工作的效率和質量，是信息時代環境下的秘書工作重中之重。

一、信息時代和移動信息時代的含義

信息時代，是指在上世紀六七十年代開始，隨著計算機的出現和逐步的普及,信息對整個社會的影響逐步提高到一種絕對重要的地位，信息量、信息傳播的速度、信息處理的速度以及應用信息的程度等都以幾何級數的方式在增長的一個時代。信息技術的發展對人們學習知識、掌握知識、運用知識提出了新的挑戰。由于計算機技術和網絡技術的應用，人們的學習速度在不斷加快，也就是說從數字處理時代到微機時代，到網絡化時代，學習速度越來越快，這要求我們的管理模式也要適應新的特點和新的模式。

而移動信息時代，則是在進入二十一世紀后，隨著手機的多功能化、個人電腦的便攜化和移動網絡的快速發展，人們由原來的主要依靠臺式電腦收集、處

理信息發展成為由手機、平板電腦、臺式電腦三者移動地收集和處理信息。因此，在移動信息時代的大環境下，秘書的工作應該更靈活，更能有效地幫助領導收集、處理信息和協助管理事務。

二、移動信息時代下秘書工作的變化

2007年，蘋果發布iphone一代，谷歌發布安卓處理系統；2010年，微軟推出新WP系統，蘋果發布ipad一代。隨著手機的大屏化和智能化、平板電腦的產生和發展、網絡連接速度從2G升級為3G和4G，移動信息時代正式到來。

那么，移動信息時代會給秘書工作帶來哪些的變化呢？

（一）秘書的信息收集工作會更加靈活和快捷

現在諸多的信息資源網站都推出了手機版客戶端和手機版網頁（例如百度搜索客戶端、搜狐新聞客戶端和騰訊新聞手機版網頁等），為手機的查詢和收集信息提供了極大的便利，而手機相對比與電腦更具有便攜性。這意味著秘書的信息收集和處理工作，可以隨時隨地地展開，例如在早上坐公交或者地鐵的時候，秘書就可以拿手機來查詢和收集今天一天所要做的工作的有關信息，這樣一回到公司就可以將信息上報給自己的領導，以供領導更好的判斷和利用。

（二）秘書的文案管理工作會更加方便

以前秘書的文案編寫、制作、處理等，主要是依靠臺式電腦完成，而進入移動信息時代后，秘書可以在任何時間、任何地點使用手機或者平板電腦完成文案的編寫工作，這會為秘書節省下許多的時間，提高了工作的效率。例如，領導安排秘書編寫一份講話稿，秘書本來要回到家后利用臺式電腦加班才能完成，但是進入移動信息時代之后，秘書只需要在回家的公交車上，使用手機版的office從網絡云上下載講話稿模板，然后直接在公車上編寫，要是車程長一點的話下車的時候基本已經完成了。

（三）秘書的日常事務會更加輕松

協助領導督查工作、管理日常事務、處理臨時交辦事務，使領導工作更加方便高效，是秘書工作的一大中心。在移動信息時代的大環境下，秘書可以直接和領導通過手機視頻舉行一場小會議，倘若領導有急事要馬上飛到北京，秘書可以直接用手機訂機票后使用手機打車軟件叫上一輛出租車在公司樓下等著，極大地

節省時間，提升了工作效率。

（四）秘書工作保密性得到提高

嚴守機密是秘書的職業道德之一，保證公司資料的安全不外漏也是秘書的基礎工作之一。進入移動信息時代后，機密文件可以直接發到秘書手機，以市面上常見的安卓手機為例，手機病毒基本可以算是零，只要不安裝惡意軟件文件就不會向外傳播，只需加上手機屏幕鎖就不可以查看里面的內容，要強制解鎖的話必須清除用戶數據和緩存數據，那么手機里面的文件也不見了。由此可見，使用手機處理文件比使用電腦處理文件的安全性高了許多。

三、移動信息時代中的秘書應如何提升工作能力

（一）將電腦和手機等現代化信息設備升級到主流配置

這點看起來可能有點多慮，但這卻是移動信息時代中秘書提升工作能力的前提和基礎，倘若秘書還是使用十年前的老式電腦和諾基亞功能手機的話，那是無法應付信息時代下的秘書工作的。因此，無論是公司還是秘書個人，都應該將電腦和手機等升級到主流的配置，這樣才能夠更高效地應付信息時代下的秘書工作。

（二）秘書應主動去學習應用移動設備辦公

移動信息時代的秘書應該不斷地、主動地學習新的辦公技術，不要墨守成規只是習慣用臺式電腦，要積極地使用更加方便高效的辦公方法，學習使用新的信息接收技術（例如微博和微信），并根據自身情況制定計劃目標等，提高工作效率。

（三）教導其他同事使用移動信息技術

促進上級和下級溝通和協助其工作是秘書工作的職責，為公司創造更大的利益是所有員工的使命。因此，秘書不僅要自己學會使用移動信息技術，還要教導其他同事使用，這樣不僅能使公司工作效率提升，也能為自身的秘書工作提供便利。

四、結語

移動信息時代對秘書人員提出了更高的要求，但也提供了更大的契機。作為

21世紀的秘書，要清楚新時代帶來的變化和要求，并主動學習新知識，只有這樣，才能更高效地應付移動信息時代大環境下的秘書工作。

參考文獻：

1、陸瑜芳《秘書學概論》2013年3月第二版

2、百度百科：信息時代2013年12月22日編輯版

第三篇：秘書工作（范文模版）

秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關鍵的作用。因此，秘書人員必須做到以下方面。

（一）建立與領導“對接”的工作語言。秘書位居領導身邊，直接為領導工作服務，是領導的助手，因此領導與秘書雙方的有效溝通至關重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準確把握和理解領導的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時向領導提供他最好關心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養自己的政治修養和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負起督促，跟蹤領導批示和指示的責任，并隨時向領導反饋進展情況，以便領導心中有數；四是想領導所想，急領導所急。當前的中心工作是什么？承待解決的問題有哪些，解決問題的切入點在哪里，秘書要了熟于心，即可相應做些準備，從而使自己的工作具備超前性和預見性。真正成為領導的參謀助手。

（二）做一個純正的人。做秘書首先不能幫倒忙。何為純正？我認為就是要做一個純樸正直的人。有人說秘書是領導的一面鏡子，不可避免要打上領導的烙印。在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折映出領導的為人風格。因此，秘書謹言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領導的名聲，甚至會帶來嚴重后果。組織安排我們為領導服務，是信任，也是考驗。因此，要經得住考驗，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。

（三）不要“貪污”信息，秘書是領導最重要的信息渠道，必須保持這個信息渠道的暢通無阻，最重要的是不“貪污”信息。秘書不應是信息的受體，而是載體，不能獨占信息。領導身邊無小事，需要領導來過問信息的重要性不言自明。秘書的職責就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領導。在信息傳遞過程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領導決策，暢通而準確的信息將有助于領導的正確決策。

（四）秘書既要謹慎，又要開放。秘書在領導身邊一定謹慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領導面前展現自我，敢于表達自己的想法和看法。與領導朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領導著想，何為之有？工作中難免出錯，也有不順心的時刻，只要心底坦然承認錯誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會遲鈍，不能進入工作狀態，更談不上創造性地工作。喜怒哀樂順其自然

第四篇：秘書工作

單元

一、秘書/助理的角色認知

秘書/助理職能

初級秘書/助理：事務性文員

中級秘書/助理：事務性文員＋輔助管理

高級秘書/助理：獨立管理＋事務處理

怎樣清晰自己的崗位職責――學會編寫崗位說明書

優秀秘書與一般秘書的能力差異

秘書助理的職業形象——合宜的裝扮及姿態舉止

秘書/助理的職業生涯規劃

關鍵的三個觀念轉變——銷售意識、產品化、細節

單元

二、提升秘書/助理的溝通技巧

老板/同事心目中坐標系――什么是五星級秘書/助理/行政人員 溝通的本質和過程是什么

為什么總是有溝通障礙——溝通的喬哈里視窗和溝通漏斗

認識你的溝通對象——PDP技術和NLP技術

學會管理你的上司——四項限和5W1H工具的使用

小游戲：聽懂經理的話了嗎？

跟上級溝通的原則

如何在特殊情況下對上及對下溝通——沖突、小報告、越級指揮、談判等 單元

三、辦公室的5S管理

5S的涵義

怎樣做好辦公室的整理工作

怎樣做好辦公室的整頓工作

怎樣做好辦公室的清潔工作

怎樣做好辦公室的清掃工作

推動變革的注意事項和操作方法

單元

四、會議管理

成功會議的5個特點

會議管理的兩個“三三三”法則

會議時間安排的技巧

會前準備——會議議題的收集和安排

會中協助——如何主持會議：開場白、會中異常情況的靈活應對 會后整理——如何做會議紀要及會議決議的跟進工作

練習：如何組織一場討論會議

單元

五、時間管理和計劃管理

時間管理的五個原則和三個工具

PDCA工具在制定計劃時的靈活使用

確定SMAC的目標，制定工作計劃

怎樣做/月度/周度工作計劃，提供樣表

出差日程的安排——案例分享：國內出差及國外出差的日程安排 單元

六、事物性項目性工作的組織管理

事務工作有哪些

學會列事務清單

沙盤演練：怎樣組織一場周年慶典大會

用項目手冊管理工作

事務性項目工作組織的12字口訣

制作項目手冊的方法

案例分享

哪些現代化的辦公軟件你要熟練使用

單元

七、文檔管理

文檔管理標準規范

文檔分類的工作規范

文檔存儲的工作規范

文檔查閱的工作規范

文檔分裝的工作規范

文檔銷毀的工作規范

文檔保密的工作規范

單元

九、企業秘書與助理禮儀常識

接待禮儀

辦公室儀禮

電話禮儀與應對技巧

單元

八、商務公文寫作

商務公文寫作的概念及公文的要素

公文寫作的步驟

確定目標

確定文章的正式程度

決定文章的風格

選擇文章的層次結構

列大綱——案例分享及練習：通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫 撰寫初稿

常用公文寫作及公文格式要素范例

通知

報告

請示

批復

會議紀要

邀請信

總結

主辦單位:中國企業管理培訓網

聯系人:陳小姐***

聯系電話:0752-6282942

聯系傳真:0752-6282942

聯系QQ:541344797

E-mail: chinaqypx@163.com

第五篇：秘書工作

輔導四

第十五章領導者日常活動安排

一、基本概念解釋

1.會談，是指雙方或多方就某些共同關心的問題交換意見。

2.會見，領導人接見外賓或內賓，并作簡短的交談，一律稱為會見。

3.商務旅行，指企業領導者為開展商品生產和經營業務而進行的旅行活動。

二、基本問題提示

1.領導者事務活動的特點：繁雜性；經常性；具體性；臨時性。

*2.領導者事務活動安排的原則有：

（1）統籌兼顧，有急有緩；（2）圍繞中心，突出重點；（3）力戒排場，求真務實。

3.如何辦好請辦事項

做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調查和了解，認真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學的請辦方式和程序，使領導對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準備，提出合理建議

（二）講究方法，選擇適當形式；

（三）注重程序，堅持逐級請辦

（四）提高藝術，優化請辦效果

（五）以緩應急，避免緊張出錯。

第十六章黨政秘書工作

一、基本概念

1.黨政秘書工作（廣義），指黨的機關、政府機關、人大機關、政協機關的秘書工作，它是掌管黨政機關公文并直接輔助黨政領導者綜合處理各項事務的活動。

2.狹義的黨政秘書工作，特指中國共產黨各級領導機關的秘書工作和各級人民政府機關的秘書工作。

二、基本問題提示

1.黨政秘書工作的特點:政務性；綜合性；從屬性。

2.黨政秘書工作的指導思想是：以鄧小平同志建設有中國特色社會主義理論、“三個代表”重要思想和黨的基本路線為指針，當好參謀助手，搞好“三個服務”，即為本級黨政領導工作服務，為機關工作服務，為人民群眾服務。

3.黨政秘書工作的一般原則：服從原則；參謀原則；求實原則；效率原則。

服從原則----秘書在工作中必須服從領導指揮，與領導高度一致；參謀原則--協助領導完善決策、為領導出注意、想辦法提建議；求實原則---匯報情況、收集信息、提供建議、辦理日常事務要求真務實；效率原則---樹立高度的時效觀念、做到及時、快速并力爭超前。

4.對黨政秘書人員的素質要求有：

（1）政治可靠；（2）作風優良；（3）紀律嚴明；（4）知識廣博；（5）業務熟練。

5.黨政秘書業務熟練的含義是：

所謂業務熟練，是指黨政秘書人員必須具備順利完成秘書工作任務的能力。黨政秘書工作的特點和內容，要求黨政秘書人員著重具備以下幾種業務能力：調查研究能力、綜合分析能力、文字水平、協調能力、辦事能力。

第十七章企業秘書工作

一、基本概念解釋

1.企業，是從事生產、流通等經濟活動，為滿足社會需要并獲取盈利，進行自主經營，自負盈虧，實行獨立經濟核算，具有法人資格的基本經濟單位。

2企業秘書工作，是直接協助企業領導人履行領導職責，在進行企業經營決策和日常生產、經營、管理活動中，為領導節省時間，擴大空間，拾遺補缺，綜合服務的活動。

3.企業公共關系，就是企業為了樹立良好形象，通過傳播溝通手段，協調與內外公共關系的一種管理職能。

二、基本問題提示

1.企業秘書現代管理的原理有：系統原理-----樹立整體和全局觀念，實現優化現代化管理；人本原理---以調動人的積極性、做好人的工作為根本；動態原理--運用動態原理，適應市場的動態變化開展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企業秘書現代管理應掌握的原則有：

整分合原則；能級和動力原則；反饋和彈性原則；效益原則。

3.企業秘書應該重點發現和處理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）經驗性信息；（4）市場營銷信息。

4..我國企業秘書工作的主要特點：經營性、專業性和時效性。

5.企業秘書人員素質的基本要求是：（1）企業秘書應具備企業家式的眼光和頭腦；（2）企業秘書必須適應社會主義市場經濟；（3）企業秘書必須掌握現代管理原理和原則；（4）企業秘書必須具有信息處理能力；（5）企業秘書必須提高公關本領。

6企業秘書的公關素質主要體現在以下幾個方面：

企業秘書必須學習現代公共關系理論，具備公共關系人員的素質，才能做好公關工作。企業秘書的公共關系素質，主要表現在兩個方面：

（1）必須強化公共關系意識。公共關系意識是一個有機聯系的觀念系統，它由諸多觀念構成。主要包括形象意識、公眾意識、開放意識、交往意識、信息意識、溝通意識、協調意識、創新意識。企業秘書只有增強上述公共意識，才能自覺做好公關工作。

（2）要提高開展公關活動的能力。主要包括社會交往能力、組織協調能力、活動策劃能力、宣傳推廣能力、應付突然事變的能力等。企業秘書只有具備上述公關活動能力，才能成功地策劃和組織公共關系活動，成功地塑造企業形象，為企業贏得良好的經濟效益。

第十八章涉外秘書工作

一、基本概念解釋

1.廣義的涉外秘書工作，指我國的外事、外貿、海關等部門和“三資”企業以及其他涉外單位的秘書工作。簡言之，凡是協助領導或上司處理涉外事務的工作，都可稱為涉外秘書工作。

2.狹義的涉外秘書工作，是指在我國境內具有外資成分或由外籍人員管理的機構、實體、組織內的秘書工作，或以境外人員為服務對象的秘書工作。

二、基本問題提示

*1.涉外秘書工作的特點有：跨國性；商務性；單一性；雙語性；女性化。跨國性是涉外秘書工作的根本特點，也是區別于其他秘書工作的根本標志。

2.女性化是涉外秘書工作的一個顯著特點。究其原因，主要有兩個方面：一是涉外秘書工作的模式基本上是從國外引進的。是涉外秘書工作的事務性、技能性較為突出：相對來說，女性的心理資質更符合服務性職業的要求；女性的特長更適合于秘書工作的技術要求；從審美需要來看，女性的魅力容易與以男性為主的領導群融洽共事，成為一種重要的人際互動引

力。

3.涉外秘書的忠誠主要表現在三個方面：

一是理解并接受上司的經營思想、價值觀念，這是秘書忠誠的基礎；二是嚴守企業機密，做到守口如瓶；三是廉潔奉公，不貪圖小利。

*4.涉外秘書除掌握一般的知識外，還應掌握：經濟學和法學方面的知識，主要有：

（1）對外貿易知識——代理、包銷、寄售、拍賣、租賃等業務知識，以及與之相關的國際匯兌、各國關稅制度、保險、仲裁、索賠、運輸、廣告等知識；

（2）涉外法規知識——國內法規和國際法規知識；

（3）財會知識——處理財務方面的知識、企業與銀行間往來業務的程序、少量辦公用資金的開銷與保管、信用證、旅行支票、快匯等使用方法等。

5.涉外秘書應掌握的工作技能：

（1）熟練地掌握外語——準確的聽力，流利地會話，快速地閱讀，熟練地書寫和翻譯。這是涉外秘書最基本的技能；

（2）熟練地操作辦公自動化設備——熟練地操作微電腦、傳真機、電傳機、多功能電話，以及復印機、微縮、攝影、多媒體、電腦記事簿等應用技術；

（3）熟練掌握打字技術——快速中、英文打字；

（4）掌握速記技能——中、英文速記；

（5）掌握涉外文書的寫作技能——重大事項討論和業務談判的文字稿、各類中文和外文信函、電文、業務文書、經濟合同、公關禮儀類公函等的起草。熟練掌握各類涉外文書的特點、寫作格式和語言表達技巧。

6.涉外秘書必須熟悉中外文化的差異如了解外國文化、風俗；要溝通外方人員與中方員工的聯系，她們又必須溝通中西文化的交流。其應具備的文化修養是：

（1）了解中外思維方式、價值觀的差異——看能力、重實績；外國企業首腦因民族不同而對下屬有不同的標準和衡量尺度；

（2）了解中外風俗禮儀的不同——涉外秘書除了解國際上通行的禮節外，還必須了解外籍人員、外籍上司各自不同的民族生活習慣，這是與他們融洽相處，搞好服務的重要條件。

（3）掌握中外文化知識——涉外秘書多讀書、多學習，掌握祖國的基本歷史、文化、地理知識，既滿足了外方人員的需要，也為傳播中國文化做了貢獻；多掌握外國文化、歷史、地理知識，尤其是外方上司國家的這方面知識，以利于增進雙方的交流。

第十九章私人秘書工作

一、基本概念解釋

*1.私人秘書指為私營企業、民辦機構、個人或家庭所雇傭，提供秘書性服務的社會職業人員。

2.私人秘書工作是私人秘書為完成輔助其雇主的任務，而在一定范圍內的勞動。

二、基本問題提示

1.私人秘書的特點：選擇的雙向性；工作的技能性；職能的綜合性；關系的雇傭性。

2.私人秘書工作的范疇很廣，內容繁多，差異較大，但仍可從中概括出一些共性的任務：一是文書性工作；二是信息性工作；三是內務性工作；四是門面性工作；五是臨時性工作。

3.私人秘書素質的要求：

（1）道德方面——忠于職守，潔身自律，立心要正，為人要誠，盡心、盡言、盡力，成為雇主事業的有效輔佐者。

（2）作風方面——工作中既要沉穩，又不遲鈍；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厲風行、干凈利落，又要莊重穩妥、嚴謹細致，做到張弛有致，緩急適中。私人秘書還要具

有謙虛、豁達、寬容、合作的作風和修養。還必須磨練勤奮、堅韌和靈活應變的工作作風。

（3）知識方面——私人秘書工作范圍廣，內容多，因而要求私人秘書的知識面要寬，要有 “通才”的特質。私人秘書要特別重視自身知識結構的動態性，要針對客觀環境的發展變化而不斷調節、補充知識，以適應社會對私人秘書工作越來越高的要求。

（4）能力方面——私人秘書必須具備較強的運用知識、解決問題的能力。要有較強的適應能力，能在較短的時間內適應不同的雇主、不同的業務和不同的工作內容。其次，私人秘書要有較強的表達能力，再者，私人秘書要有較強的辦事能力，還要有較強的交往能力，能有效地建立和處理各種人際關系與公共關系，樹立良好的個人和組織形象。

（5）技能方面——私人秘書還要掌握操作各種辦公設備的技能。越來越多的雇主還要求私人秘書掌握駕駛汽車的技能。

第二十章現代秘書職業

一、基本概念解釋

*秘書職業，是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協助領導者或主事者處理日常事務，提供綜合性服務，并收取報酬的一種社會職業。

二、基本問題提示

1.秘書職業化的標志：（1）產生了與官職脫鉤的趨勢；（2）以從事秘書工作為謀生手段；

（3）出現專門的服務機構；（4）形成社會上專門的職業階層。

2.現代秘書職業的主要特征：（1）秘書服務對象多元化；（2）秘書主體商務化；（3）秘書知識技能專業化；（4）秘書勞動價值商品化。

3.現代秘書職業的發展趨勢：

（1）秘書主體商務化；（2）秘書功能綜合化；（3）秘書辦公自動化；

4.求職準備包括：（1）心理準備——樹立求職意識，強化競爭意識；（2）實力準備——建立合理的知識結構，培養廣泛的適應能力；（3）信息準備。

5.自薦求職信函所包括的內容和應注意的問題。

自薦求職信函所包括的內容：說明個人基本情況，著重介紹自己勝任秘書工作的有利條件及其與自己所學專業的聯系，適當敘述自己的發展潛力；對所求工作的愿望；附上相關支持材料，如技能證書、畢業論文。寫自薦求職信應注意的問題：注意格式和用詞，不要太長，要具有可讀性，態度要真誠、坦率。

△技能訓練：1.寫一份本人簡歷；2.寫一份自我推薦材料。