第一篇：論秘書工作的主動性

論秘書工作的主動性

作

者

指導教師

摘要

秘書是領導的參謀和助手，其工作從屬于領導并為領導服務，秘書的工作是被動的，但秘書工作的被動性不是絕對的。秘書在自己的工作范圍之內，可以發揮主觀能動性，在被動中求得主動。本文通過對秘書工作主動性的理論闡述，使秘書了解在工作中發揮主動性的重要作用并掌握如何在工作中發揮主動性，認識到發揮主動性時應注意的問題，并且針對問題提出解決辦法，最終提高秘書的工作效率。

關鍵詞：秘書;工作;主動性

目

錄

引言.......................................................................................................................1

一、主動性的概述...............................................................................................1

（一）主動性的理論定位...............................................................................................1

（二）主動性的實踐特征...............................................................................................1

（三）主動性的內在特征...............................................................................................2

（四）主動性的外部環境...............................................................................................2

二、秘書人員在工作中發揮主動性的必要性..................................................3

（一）黨中央和國家政策對秘書工作提出的要求.......................................................3

（二）秘書工作基本性質的要求...................................................................................4

三、秘書人員在工作中發揮主動性存在的問題..............................................4

(一)秘書工作過于被動的原因......................................................................................4

（二）秘書工作過于主動的原因...................................................................................5

四、秘書人員如何在工作中正確發揮主動性..................................................5

（一）正確認識秘書工作的被動性和主動性的關系...................................................6

（二）秘書工作正確發揮主動性要考慮的問題...........................................................7

（三）秘書工作人員發揮主動性要恰當適度...............................................................7

結論.......................................................................................................................8 致謝.......................................................................................................................8 參考文獻...............................................................................................................9

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引言

在秘書工作中不難看到這樣的現象：有時候領導急著要材料，秘書人員卻遲遲拿不出來；有時候領導要求提前為下一步工作提出預案，秘書人員則在紛繁復雜中理不出頭緒；有時候領導決策急需參謀意見，秘書人員所出的主意卻遠遠達不到要求，有時秘書在工作的實踐中，秘書人員說話辦事、處理問題超出自身的身份地位和職權等越權、越位的現象，以至領導與秘書之間產生矛盾。凡此種種，都源于秘書人員在工作中對如何化被動為主動的“度”把握不準。[1]

隨著社會主義市場經濟的發展，社會各行業對秘書的素質要求越來越高。工作壓力大、任務重、較少地接受專業訓練等因素使一些秘書人員形成了錯誤的工作方式和消極的工作作風。本文旨在使秘書人員正確認識工作的主動性，樹立超前服務意識，提高自身素質，合理利用時間，提高工作效率。

一、主動性的概述

（一）主動性的理論定位

所謂主動，《現代漢語詞典》給它的釋義是：“不待外力推動而行動（跟‘被動’相對）；能造成有利局面使事情按照自己的意圖進行。”[2]這種釋義是基本可取的。這樣秘書工作的主動性就可以分析為以下兩點：一是不待外力推動而行動；二是秘書工作能造成有利局面，使各種事務能按照預定的意圖行事。

秘書總是輔助領導開展工作的，在工作過程中，秘書人員始終要受到領導意志的制約。不能違背領導的意志而自行其是。同時，從工作內容來說，作為信息的集散地和機關單位運轉的樞紐，秘書人員每天有多少文件需要處理，有哪些特殊情況要解決，領導會交代什么臨時性事宜，來往的電話、信件有多少等諸多事情，都帶有不可預測性。從以上兩點可以看出，秘書工作具有典型的被動性。[3]

但是，秘書工作具有被動性，并不是說秘書人員只能被動地開展秘書工作，一味地教條化地照搬領導的指示，工作沒有主動性、開拓性、創新性、技巧性，這種秘書并不會受到領導的歡迎。過分被動地開展工作勢必會使秘書工作人員窮于應付，使機關單位工作陷入惡性循環之中。隨著社會的發展，各機關單位對具有主動開拓精神的秘書人員越來越歡迎。因此，秘書人員在秘書工作中必須發揮主動性。

（二）主動性的實踐特征

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如果根據“不帶外力推動而行動”的解釋才算主動，那么，有些秘書人員工作主動性的表現就可能被忽視。

筆者的看法是，根據秘書工作的實際，秘書人員在開展工作時，其主動性主要體現出以下特征：一是率先性特征，即各種工作秘書人員要首先想到，并能及時提出建議，做好準備。二是自覺性特征，即從意愿、志向上把秘書工作當成發揮聰明才智和實現自我價值的機會。三是勁頭足特征，即對秘書工作有興趣、樂意做，是對自己從事的秘書工作有信心做好。四是為他性特征，即從思想上和行動上與自己任職的機關單位保持一致。[4]

（三）主動性的內在特征

主動性作為秘書人員工作的外在行為表現，必然有其相應的內在特征。這種內在特征主要包括硬件和軟件兩個要素，即科學文化素質和思想道德素質兩方面。前者屬硬件，是做好工作的實質性力量；后者屬軟件，是支配實力發揮的主體。對秘書個體來說，前者要求秘書必須具有秘書職業所需的基礎和專業的知識及其技能，這是發揮主動性的基礎性實力。改革開放30多年來，我國現代企事業管理理念開始確立，領導科學體系和領導管理藝術不斷完善，競爭日趨激烈使領導決策風險日益增加，而領導個人的智慧是有限的。因此，領導工作不僅需要秘書時間、精力、體力上的輔助，更需要智力上的輔助。領導需要秘書有思想，懂管理，能參謀。[5]由此可見，智能服務是時代發展和領導工作實際需要賦予現代秘書的更高層次的職能要求，這也是轉型時期秘書工作的新特點；后者要求秘書要有愛崗敬業的職業道德，變秘書工作被動型為主動性的關鍵是情緒智能。卡耐基在《成功之路》一書中指出：事業成功=專業技能×情緒智能。專業技能在一定時期是相對穩定值，因此，要提高事業成功只能提高情緒智能值。要提高情緒智能值，只有在調適感受、平衡欲望、培養工作的熱情和興趣、增強理智控制能力方面下功夫。因為對事業的熱愛是秘書發揮主動性的重要源泉，是不可或缺也無法取代的一種動力，是一種執著的追求。這種熱愛，不僅能支配硬件素質充分發揮作用，而且可以在發揮過程中積累實力、增長才干，以充實硬件的數量和質量。

（四）主動性的外部環境

秘書人員能否發揮工作主動性，不僅取決于自身的原因，也受環境因素的影響。其中影響秘書工作主動性的環境因素有以下幾方面。

一是領導的因素。秘書人員從屬于領導，秘書工作是輔助領導的工作，是服務、參

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謀工作。秘書部門和秘書人員必須按領導意志辦事，正是這一點構成了秘書工作的被動性，它與秘書工作的主動性要求是相互矛盾的，秘書就是在不斷克服這一矛盾的過程中發揮工作主動性的。這矛盾是由領導和秘書的工作性質和雙方關系決定的，所以領導因素影響著秘書人員主動性的發揮。同一個秘書在不同的領導手下工作，其工作效率和質量是有差別的，這是因為不同的領導為秘書形成不同的工作環境，不同的環境將不同程度地影響著秘書人員積極性和主動性的發揮。

二是工作管理的因素。科學的管理、明確的分工，是使秘書人員積極主動工作的環境之一。如前所述，要讓秘書清楚該做什么，就應管理科學和分工明確。秘書工作被動性的主要特征是秘書要嚴格按領導意圖辦事，不能自行其是、越權行動。如沒有明確的工作指示和具體的分工，秘書就會在害怕越權越位的心理支配下被動工作。實行科學管理，讓秘書明確工作職責和范圍，清楚該做什么不該做什么，這是調動秘書工作積極性和主動性的基本手段。

三是工作內容的因素。因為行業和專業領域不同，秘書個體的興趣和專長不同，要增強秘書工作的主動性和創造性，就要人盡其才，讓各類有專長的秘書去做更適合于自己的工作。

四是工作條件的因素。隨著現代科學技術的迅猛發展和辦公自動化、數字化的普及，掌握以計算機為基礎的各種自動化辦公設備的使用技能已成為秘書提高工作效率、發揮工作主動性的必需條件。落后的設備不但影響秘書的工作效率，也會影響秘書工作主動性的發揮。因此，不斷完善和更新秘書的工作設備，加強對秘書人員的相關培訓，對調動秘書工作的積極性和主動性非常重要。[6]

二、秘書人員在工作中發揮主動性的必要性

秘書工作就好比由參差不齊的木板組成的木桶中的一塊木板，工作的好壞，直接影響到整個木桶的容量，影響到整個單位部門、企事業的情況。秘書工作地位越重要，對秘書人員的要求也就越高，秘書人員只有在工作中解放思想，與時俱進，樹立超前服務意識，放開手腳，大膽創新，積極發揮主動性，才能提高秘書工作的水平與質量。才秘書人員在工作中發揮主動性的必要性體現在以下兩個方面。

（一）黨中央和國家政策對秘書工作提出的要求

早在1985年全國秘書長、辦公廳主任座談會上，中央辦公廳就曾根據中央領導同志的指示，明確提出秘書工作的“四個轉變”，其中之一即是“從被動服務轉變為主動

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服務”。1990年江澤民同志在全國各省、自治區、直轄市黨委的秘書長座談會講話中要求黨委辦公廳(室)要積極主動發揮參謀助手作用。可見，黨中央在重視秘書工作的同時也對新時期的秘書工作提出了更高的要求。隨著社會經濟的發展，黨中央要求廣大秘書工作者順應時代的潮流，響應時代的號召，在工作中發揮主觀能動性，提高工作水平和質量，開拓秘書工作新局面，以適應時代的需要。[7]

韓非子有句名言：“不期修古，不法常可，論世之事，因為之備”。這句話給我們的啟示是：秘書應緊跟我國法制建設的步伐，不斷提高自身的法律素質，凡事慮及法律、遵循法律，這樣才能成為一名優秀的秘書。主動地去了解政策，杜絕在輔助和處理日常事務的過程中出現以政策代替法律、以領導之“言”代替法律、借自己的特殊地位超越法律辦事、為領導或自己的利益忽視法律。這不僅扭曲了現代秘書形象，也損害了領導威信。同時也是黨紀國法所不容的。擁有較高的法律素質為領導服務，是轉型時期秘書工作的需要。[8]

（二）秘書工作基本性質的要求

秘書工作是為領導服務。領導之所以需要秘書，正是借助秘書的輔助功能，彌補自己在知識、智能、時間和精力等方面的不足。通過秘書參謀助手作用，進一步完善自己的工作。由秘書人員來發揮“避雷針”的作用，是非常有必要的。如果秘書人員總是被動地等待“領導部署”、“上級安排”，凡事謹小慎微，不敢越雷池一步，提不出任何有見解的意見或建議，那么何談輔助，何談參謀？秘書也就起不到本來的職能作用了。[9]特別是在當前社會主義市場經濟條件下，領導工作面對的是競爭激烈、瞬息萬變的市場，秘書人員若不積極主動開展工作，盡心盡力輔助領導，就只能被社會所遺棄。所以秘書人員做好本職工作，服務于領導，滿足領導需要，就必須在工作中發揮主觀能動性，真正成為領導的助手，而不是領導的累贅。

三、秘書人員在工作中發揮主動性存在的問題

(一)秘書工作過于被動的原因 1 工作性質被動

秘書工作是為領導服務工作的，秘書工作的變化總是隨著領導工作的變化而變化，而且領導工作的變化直接影響和制約著秘書工作從內容到形式的發展變化，這決定了秘書工作的從屬性即被動性。

防災科技學院畢業設計(論文、綜合實踐報告）工作時空被動

不同時期、不同地方、不同領導對秘書和秘書活動的要求是不同的。即使同一個領導和同一項領導因時因事因地對秘書和秘書工作的要求也是不同的。秘書活動要服從領導日程，秘書工作要圍繞領導轉。秘書必須想領導之所想，急領導之所急，解領導之所難，幫領導之所需。不能離開領導和領導工作而單獨展開工作。工作效率被動

秘書活動的本職決定秘書工作必須甘居幕后，默默無聞地工作，而且秘書一切活動都必須通過領導和領導活動才能發揮作用，產生效益。

秘書人員說話辦事、處理問題超出人員的身份地位就會形成秘書工作越位，反之則必然讓領導疏遠。長期從事秘書工作的人員都有這樣的一個體會，秘書工作有“四難”：千頭萬緒服務難，上下左右協調難，多重角色適應難，事務繁雜脫身難。

（二）秘書工作過于主動的原因

秘書工作具有服務性。在公司上下需要有秘書去完成上下溝通等各項工作，起到樞紐的作用。但是也不應該過于主動。過于主動會讓領導覺得越權，不會受到領導的歡迎甚至會讓領導厭煩，這樣既不利于開展工作也不利于自身的發展。秘書發揮主動性主要體現在以下兩方面。秘書要按自己的理解去辦事

秘書除了必須按領導意圖辦事之外，還可以代辦一些領導交辦的事情，要靠自己的理解去辦事。秘書除了處理企業行政事務或接受上司授權處理有關業務或人事之外還要替領導處理一些瑣碎事情，需要自己做決定。秘書的權力必須建立在領導控制之下，必須服從企業利益，秘書的限度就是嚴以律己，在職務許可的范圍內，把秘書的權力充分利用，不留一絲空間。秘書工作隨機性大

秘書工作中隨機性的工作很多，事先難以預計，雖然秘書部門也有自己的計劃和安排，但往往變動性大，難以落到實處。比如，領導交辦的任務沒有具體要求，所以需要秘書根據經驗和領導的意愿去完成，這樣就需要秘書充分發揮自己的主動性。

所以秘書工作要適度，不應過于主動。既要得到領導的認可又要適可而止，利于工作的展開和自身的發展。這就要求秘書人員要恰當的發揮秘書工作的主動性。

四、秘書人員如何在工作中正確發揮主動性

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綜上所述，秘書人員在工作中發揮主動性是非常必要的，但在被動性的秘書工作中怎樣正確發揮主動性卻是廣大秘書人員應該思考和研究的問題。為此筆者提出以下幾種方法供大家借鑒。

（一）正確認識秘書工作的被動性和主動性的關系

1997年1月28日《新民晚報》載：松下公司總經理曾經對秘書們這樣灌輸他們的分類標準：最好的員工是任何事情首先自己積極去做，有能力將事情做成功的人；其次是積極去做，但越位、失敗的人；第三是消極等待上級指令，但能完成任務者；最后的是消極等待命令卻又不能完成任務的人。這位總經理感嘆，在中國往往是第三種人被認為是最好的。許多員工缺乏創造精神，被動等待上級指示或過于主動。為適應競爭，松下公司總是把創造能力的高低列為員工、特別是管理人員的重要素質之一，并理解主動性和被動性關系非常重要。[10]

秘書工作的主動性是指秘書作為領導的助手在把握工作的客觀規律，了解服務對象的意愿、目的、要求之后，充分發揮自己的主觀能動性，在被動中求主動，以積極的態度創造性地開展秘書的本職工作。相反，秘書工作的被動性就是不能充分發揮主觀能動性，被動的按照上司或他人的意志而行事。秘書工作的輔助性與被動性和秘書充分發揮工作的主動性并不是對立的，而是相輔相成，相互影響的。輔助性體現了服務的被動性

相對領導活動而言，秘書的輔助性表現為被動特征，唯有得到了領導者的授權，以領導活動為準繩，才有利于秘書工作的開展。順利開展需要秘書的主動服務

秘書的天職是“助”，秘書需要積極協助領導者開展各項工作。秘書需要在從屬于領導這一前提下，積極協助領導，主動為領導者提供管理所需的各類信息，完成領導交辦的任務。被動性與主動性的辯證統一

秘書的被動性與主動性是矛盾的兩個方面，作為活動的對象同時又主導、制約著活動本身，這就是秘書活動區別于其他職業活動的特殊性。這一特殊性造成了秘書活動的一基本矛盾即秘書活動既要被動服從領導者，又要主動服務于領導者。如何把握“既不越權，又不失職”的平衡關系呢？秘書工作的被動性與主動性是辯證統一的關系。秘書工作首先必須體現出被動性和潛隱性的本質特性，在被動中爭取主動，在此基礎上，秘書人員的主動服務必須不違背領導的意志，按照領導的意志去辦事，無論服務結果如何，防災科技學院畢業設計(論文、綜合實踐報告）

都應該由領導親自定奪，兩者應是辯證統一的。

所以秘書工作是主動性和被動性的統一。我們要在充分認識二者的辯證關系的基礎上，化弊為利，充分發揮秘書工作的主動性。

（二）秘書工作正確發揮主動性要考慮的問題 1 考慮辦公室秘書工作的性質——施令不發令

企業在組織生產、開展經營活動時許多工作都需要靠相互協調來完成，那么秘書工作人員在接到領導交辦的任務后只有充分地發揮自己的協調、指導、服務、督辦職能，統一思想，明確目標，形成共識，才便于工作的順利開展。如果不掌握基層實際情況，強迫基層去完成不可能完成的工作，這樣必將影響生產經營的運行，危害企業建設。考慮秘書工作的位置——主動而不越位脫軌

作為領導的參謀與助手，秘書工作人員在輔助領導決策，或向領導提出建議時，不僅要做到信息來源真實準確、備選方案充分，建議意見科學合理，同時要注意區分場合、分清主次、把握分寸、擺正位置、點到為止，不說與身份不相符的話。考慮秘書工作的職能——明白不告白

秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有協調、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個重要位置，在向領導提供決策信息或者反饋決策執行情況的過程中，要正確理解各級管理工作者在事物認識上的差異和問題處理方式上的區別，不同情況分別對待，認識不同可追求目標一致，方式不同可實現異曲同工，因此秘書工作人員處理問題的方式更要有策略性，原則是既要有利于上下溝通，又要有利于推進工作，防止隔閡。

（三）秘書工作人員發揮主動性要恰當適度

發揮秘書工作主動性目的就是使領導的工作更完善，這樣就要充分運用與領導工作緊密相關的有利條件，與秘書工作職能相對應，那么這就要求秘書工作人員發揮主動性要恰當適度。[11] 輔助決策要有度

秘書要學會站在領導的角度來判斷、分析、思考和處理問題，急領導之所急，想領導之所想，特別是在領導征求自己的意見和看法時，要注意提建議的方式、方法和時機，恰如其分的合理化建議不僅能為領導的科學決策節省時間，而且還會給領導的正確決策提供有益的幫助。秘書人員在謀劃企業發展決策的過程中，要有針對性地深入實際，調查研究，最大限度地發揮參謀作用，提出科學合理的備選方案供領導決策，絕不能帶有

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個人觀點。協調工作要有度

秘書除了要協調和處理好與領導之間的關系外還要溝通和銜接好內部和外部關系。對領導要忠誠，對待同事和下屬要尊重和關心，由于企業內部單位，部門之間各自的利益性，秘書人員在發揮協調溝通作用時應著力共同點，協調不同點統一意志，減少分歧，促進發展；對待客戶及業務相關的單位要誠實無欺和努力維持長久的人際關系。工作落實要有度

領導在謀劃大局、計劃長遠、處理疑難問題的過程中難免會在某些枝節的處理上考慮不周。作為領導的助手，秘書人員一方面要自覺維護領導的權威，盡己所能為領導分憂解難，另一方面在領導的決策可能出現偏差時要積極地進言獻策及時提醒。發揮恰當的主動性有利于工作順利開展，反之則帶來諸多不利因素。為人處事要有度

秘書工作是一個累人傷神又勞心的崗位，不僅隨時會面對緊要事、疑難事、突發事，而且工作時間緊、任務重、要求高，有時還可能會受到領導的責備，但是作為一個合格的秘書人員一定要處之泰然，心中有數。要牢固樹立這樣的意識：“工作干得好，領導滿意乃分內之事，工作有誤，領導責備雖在所難免，但需及時總結，調整偏差，不要因為受到領導責備而黯然傷神。

結論

當今社會，秘書工作日益普遍化、社會化、專業化和職業化。秘書工作越重要，就越要求秘書人員從被動服務轉化為主動服務。特別是在市場經濟的新形勢下，秘書工作更不能墨守成規，而是要在職責范圍內充分發揮主動性，要有開拓精神和創新意識，不斷探索和研究新情況，除舊布新，使秘書工作適應不斷變化的新形勢，為領導提供主動、超前的服務，以開創秘書工作的新局面。

致謝

從選題、構思到最后定稿的各個環節直至最終完成論文，我得到XXX老師的精心指導，一直都耐心地給予指導和意見，逐字逐句地修改，使我在遣詞造句和行文能力都得到很大的提高。半年時間雖然短暫，我卻從中學到了很多東西。

回顧幾年的歷程，由衷的感謝關懷、教誨、幫助、支持和鼓勵我完成學業的老師，防災科技學院畢業設計(論文、綜合實踐報告）

他們擁有豐富淵博的知識、敏銳的學術思維、優良的作風、嚴謹的治學態度，為我們樹立了很好的典范。所學的知識都將讓我畢生受益。

最后，再一次對所有在畢業論文完成過程中曾經幫助過我的良師益友和同學表示衷心的感謝。

參考文獻

[1]姚建文．秘書工作規范與藝術[M]．北京：中國物質出版社，1993．

[2]中國社會科學院語言研究所詞典編輯室．現代漢語詞典[M]．商務印書館，2005． [3]袁維國．秘書學[M]．北京：高等教育出版社，1990．

[4]李燕．秘書人員應怎樣在工作中發揮主動性[J]．貴州商業高等專科學校學報，2005，3．

[5]張瑞良．論秘書工作的主動性[J]．秘書之友，2001，5．

[6]陳群芳．影響秘書工作主動性的因素淺談[J]．秘書之友，2006，8． [7]殷艷．秘書主動性的發揮[J]．西南農業大學學報(社會科學版)，2004，6． [8]張曉君．轉型時期秘書工作的新特點[J]．現代農業，2004．12． [9]梁鳳儀．秘書必讀[M]．北京：中信出版社，1996．

[10]邱惠德，黃大勇．商務秘書工作案例[M]．重慶：西南師范大學出版社，1994． [11]邱惠德．中國當代秘書學家論[M]．重慶：西南師范大學出版社，1998．

第二篇：論如何正確發揮秘書工作的主動性

論如何正確發揮秘書工作的主動性

作

者

指導教師

摘要

秘書工作的輔助性決定了秘書工作的被動性。把握好秘書工作被動性與主動性之間的辯證關系，在被動中力爭主動，是做好秘書工作的關鍵。但是秘書工作正確發揮主動性是有困難的，發揮過之則為越權，發揮少之則為失職。本篇論文將從四個方面對此問題進行分析。首先，闡述秘書工作主動性和被動性的含義及二者的關系；其次，闡述秘書工作發揮主動性的重要性；再次，詳細分析秘書人員不能正確發揮主動性的原因；最后，研究秘書應該如何在工作中正確恰當的發揮秘書工作的主動性。從而正確發揮秘書工作的主動性，提高秘書的工作效率。

關鍵詞：秘書;主動性;被動性

目

錄

引言.......................................................................................................................1

一、秘書工作主動性和被動性的含義及其關系..............................................1

（一）秘書工作主動性和被動性的含義.......................................................................1

（二）秘書工作主動性和被動性的關系.......................................................................1

二、秘書工作需要發揮主動性...........................................................................2

（一）發揮秘書工作主動性的必要性...........................................................................2

（二）發揮秘書工作主動性的重要性...........................................................................2

三、秘書人員不能正確發揮主動性的原因......................................................3

(一)秘書工作過于被動的原因...................................................................................3

（二）秘書工作過于主動的原因...................................................................................3

四、如何恰當地發揮秘書工作的主動性..........................................................4

（一）秘書工作正確發揮主動性要考慮的問題...........................................................4

（二）秘書工作人員發揮主動性要恰當適度...............................................................5

結論.......................................................................................................................5 致謝.......................................................................................................................6 參考文獻...............................................................................................................6

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引言

隨著時代的發展，我國經濟、社會等各個方面都發生了巨大變化，企業對秘書人員的工作效率要求不斷提高。秘書工作具有被動性特點，秘書人員應當在工作中充分發揮好主動性才能更好的做好工作，但秘書在工作中多為被動性而發揮自身主動性的機會卻很少。如果發揮過多的主動性會讓領導覺得越權，主動性發揮過少又會讓領導覺得失職。由此可見正確恰當地發揮秘書的主動性對秘書工作來說是非常重要的。

一、秘書工作主動性和被動性的含義及其關系

（一）秘書工作主動性和被動性的含義

秘書工作的主動性是指秘書作為領導的助手在把握工作的客觀規律，了解服務對象的意愿、目的、要求之后，充分發揮自己的主觀能動性，在被動中求主動，以積極的態度創造性地開展秘書的本職工作[1]。相反，秘書工作的被動性就是不能充分發揮主觀能動性，被動的按照上司或他人的意志而行事。

（二）秘書工作主動性和被動性的關系

秘書工作的輔助性與被動性和秘書充分發揮工作的主動性并不是對立的，而是相輔相成，相互影響的。輔助性體現了服務的被動性

相對領導活動而言，秘書的輔助性表現為被動特征，唯有得到了領導者的授權，以領導活動為準繩，才有利于秘書工作的開展。工作的順利開展需要秘書的主動服務

秘書的天職是“助”，秘書需要積極協助領導者開展各項工作。秘書需要在從屬于領導這一前提下，積極協助領導，主動為領導者提供管理所需的各類信息，完成領導交辦的任務。被動性與主動性的辯證統一

秘書的被動性與主動性是矛盾的兩個方面，作為活動的對象同時又主導、制約著活動本身，這就是秘書活動區別于其他職業活動的特殊性。這一特殊性造成了秘書活動的一基本矛盾即秘書活動既要被動服從領導者，又要主動服務于領導者。如何把握“既不

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越權，又不失職”的平衡關系呢？秘書工作的被動性與主動性是辯證統一的關系。秘書工作首先必須體現出被動性和潛隱性的本質特性，在被動中爭取主動，在此基礎上，秘書人員的主動服務必須不違背領導的意志，按照領導的意志去辦事，無論服務結果如何，都應該由領導親自定奪，兩者應辯證統一。

所以秘書工作是主動性和被動性的統一。我們要在充分認識二者的辯證關系的基礎上，化弊為利，充分發揮秘書工作的主動性。

二、秘書工作需要發揮主動性

（一）發揮秘書工作主動性的必要性

秘書角色職能賦予了秘書工作的主動性。秘書和秘書工作具有被動性，這都是相對于領導和領導工作來說的，就具體秘書活動來說，秘書工作又具有鮮明的主動性。一是秘書不是領導，貼近領導。秘書輔助領導工作，在本單位組織結構中，具有位居中樞、接近領導身旁的位置，起著領導助手的作用。二是秘書沒有權力，隱含權力。秘書人員處于兩道身邊，既是領導下屬，又經常由領導授權參與各種管理性活動，同時還是領導與人民圈中密切聯系的橋梁和紐帶，有著特殊地位和特殊身份。秘書工作往往伴著領導工作進行，隱含著領導權力，并借助這種隱含權力推動和開展工作。三是秘書不在其位，輔助其政。秘書是領導的參謀和助手，是直接為領導服務的，必須充分發揮主觀能動性，搜集信息、積累經驗、掌握規律，爭取同領導一樣了解和掌握全局性工作，主動領會領導意圖，超前輔助領導工作，不能只是跟著領導走[2]。

（二）秘書工作主動性的重要性

秘書工作是為領導活動服務的，這項服務本身不能是被動的而應是主動的。秘書工作人員在開展秘書工作時，其主動性主要體現為以下特征：（1）率先性特征，即各種工作秘書人員要首先想到，并能及時提出建議，做好準備。（2）我要干特征，即從意愿、志向上把秘書工作當成發揮聰明才智和實現自我價值的機會。（3）勁頭足特征，即對秘書工作有興趣、樂意干，而且有信心干好。（4）為他性特征，即從思想上和行動上與自己任職的機關單位保持一致[３]。

主動不僅表現在輔助決策諸項工作的超前服務上，而且也表現在常規工作中對于大

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量的龐雜而又瑣碎的事務，秘書不能被動應付，而應該把它們安排得科學化、知識化。如果缺乏主動進取精神，工作消極被動，事無巨細都得讓領導拿主意給辦法，就會加重領導的負擔，這樣的秘書是不可能受到領導的歡迎的。通過分析了解秘書工作主動性的特點，秘書人員必須充分發揮主動性，從而提高秘書的工作效率。

三、秘書人員不能正確發揮主動性的原因

(一)秘書工作過于被動的原因 1 工作性質被動

秘書工作是為領導服務工作的，秘書工作的變化總是隨著領導工作的變化而變化，而且領導工作的變化直接影響和制約著秘書工作從內容到形式的發展變化，這決定了秘書工作的從屬性即被動性[4]。工作時空被動

不同時期、不同地方、不同領導對秘書和秘書活動的要求是不同的。即使同一個領導和同一項領導因時因事因地對秘書和秘書工作的要求也是不同的。秘書活動要服從領導日程，秘書工作要圍繞領導轉。秘書必須想領導之所想，急領導之所急，解領導之所難，幫領導之所需。不能離開領導和領導工作而單獨展開工作。工作績效被動

秘書活動的本職決定秘書工作必須甘居幕后，默默無聞地工作，而且秘書一切活動都必須通過領導和領導活動才能發揮作用，產生效益。

秘書人員說話辦事、處理問題超出人員的身份地位就會形成秘書工作越位，反之則[6]必然讓領導疏遠。長期從事秘書工作的人員都有這樣的一個體會，秘書工作有“四難”：[5]千頭萬緒服務難，上下左右協調難，多重角色適應難，事務繁雜脫身難。

（二）秘書工作過于主動的原因

秘書工作具有服務性。在公司上下需要有秘書去完成上下溝通等各項工作，起到樞紐的作用。但是也不應該過于主動[7]。過于主動會讓領導覺得越權，不會受到領導的歡迎甚至會讓領導厭煩，這樣既不利于開展工作也不利于自身的發展[8]。秘書發揮主動性主要體現在以下兩方面。秘書要按自己的理解去辦事

秘書除了必須按領導意圖辦事之外，還可以代辦一些領導交辦的事情，要靠自己的

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理解去辦事。秘書除了處理企業行政事務或接受上司授權處理有關業務或人事之外還要替領導處理一些瑣碎事情，需要自己做決定。秘書的權力必須建立在領導控制之下，必須服從企業利益，秘書的限度就是嚴以律己，在職務許可的范圍內，把秘書的權力充分利用，不留一絲空間。秘書工作隨機性大

秘書工作中隨機性的工作很多，事先難以預計，雖然秘書部門也有自己的計劃和安排，但往往變動性大，難以落到實處。比如，領導交辦的任務沒有具體要求，所以需要秘書根據經驗和領導的意愿去完成，這樣就需要秘書充分發揮自己的主動性。

所以秘書工作要適度，不應過于主動。既要得到領導的認可又要適可而止，利于工作的展開和自身的發展。這就要求秘書人員要恰當的發揮秘書工作的主動性。

四、如何恰當地發揮秘書工作的主動性

秘書不是決策者而是決策者的助手和執行者，因此必須按職責按規定辦事，不能越職代權，借領導的名義發號施令，秘書必須明確自己為領導服務的界限，恰當地表現自己的主動性。

（一）秘書工作正確發揮主動性要考慮的問題 1 要考慮辦公室秘書工作的性質——施令不發令

企業在組織生產、開展經營活動時許多工作都需要靠相互協調來完成，那么秘書工作人員在接到領導交辦的任務后只有充分地發揮自己的協調、指導、服務、督辦職能，統一思想，明確目標，形成共識，才便于工作的順利開展。如果不掌握基層實際情況，強迫基層去完成不可能完成的工作，這樣必將影響生產經營的運行，危害企業建設。要考慮秘書工作的位置——主動而不越位脫軌

作為領導的參謀與助手，秘書工作人員在輔助領導決策，或向領導提出建議時，不僅要做到信息來源真實準確、備選方案充分，建議意見科學合理，同時要注意區分場合、分清主次、把握分寸、擺正位置、點到為止，不說與身份不相符的話。要考慮秘書工作的職能——明白不告白

秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有協調、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個重要位置，在向領導提供決策信息或者反饋決策執行情況的過程中，要正確理解各級管理工作者在事物認識上的差異和問題處理方式上的區別，不同情況分別對待，認識不同可追求目標一致，方式不同可實現異曲同工，因此秘書工作人員處理問題的方

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式更要有策略性，原則是既要有利于上下溝通，又要有利于推進工作，防止隔閡[9]。

（二）秘書工作人員發揮主動性要恰當適度

發揮秘書工作主動性目的就是使領導的工作更完善，這樣就要充分運用與領導工作緊密相關的有利條件，與秘書工作職能相對應，那么這就要求秘書工作人員發揮主動性要恰當適度。輔助決策要有度

秘書要學會站在領導的角度來判斷、分析、思考和處理問題，急領導之所急，想領導之所想，特別是在領導征求自己的意見和看法時，要注意提建議的方式、方法和時機，恰如其分的合理化建議不僅能為領導的科學決策節省時間，而且還會給領導的正確決策提供有益的幫助。秘書人員在謀劃企業發展決策的過程中，要有針對性地深入實際，調查研究，最大限度地發揮參謀作用，提出科學合理的備選方案供領導決策，絕不能帶有個人觀點[10]。協調關系要有度

秘書除了要協調和處理好與領導之間的關系外還要溝通和銜接好內部和外部關系。對領導要忠誠，對待同事和下屬要尊重和關心，由于企業內部單位，部門之間各自的利益性，秘書人員在發揮協調溝通作用時應著力共同點，協調不同點統一意志，減少分歧，促進發展；對待客戶及業務相關的單位要誠實無欺和努力維持長久的人際關系。工作落實要有度

領導在謀劃大局、計劃長遠、處理疑難問題的過程中難免會在某些枝節的處理上考慮不周。作為領導的助手，秘書人員一方面要自覺維護領導的權威，盡己所能為領導分憂解難，另一方面在領導的決策可能出現偏差時要積極地進言獻策及時提醒。發揮恰當的主動性有利于工作順利開展，反之則帶來諸多不利因素。為人處事要有度

秘書工作是一個累人傷神又勞心的崗位，不僅隨時會面對緊要事、疑難事、突發事，而且工作時間緊、任務重、要求高，有時還可能會受到領導的責備，但是作為一個合格的秘書人員一定要處之泰然，心中有數。要牢固樹立這樣的意識：“工作干得好，領導滿意乃分內之事，工作有誤，領導責備雖在所難免，但需及時總結，調整偏差，不要因為受到領導責備而黯然傷神。

結論

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新形勢下企業的生存與發展對秘書工作人員提出了更新更高的要求，秘書工作具有被動性，但是在被動性的基礎上，秘書工作人員是可以正確發揮主動性的。秘書人員應該發揮恰當的主動性，在工作中，始終堅持與時俱進，明確職責，把握位置，善言慎行，勤奮進取，這樣既有利于工作順利開展，也能夠有效地提高秘書工作的效率，使秘書人員在充分履行自己職能的同時又促進企業的發展。

致謝

在畢業論文完成之際，首先感謝我的論文指導老師XXX老師的耐心指導，無論是在論文的內容還是格式上，老師都仔細的幫助我一遍一遍的修改和完善。其次，要感謝論文中我所引用的各種參考文獻、著作的作者，是他們給了我寫作的靈感，給了我最有力的理論支持，從他們的研究成果中我認識到了自己研究課題的深刻意義。最后，對編寫論文中給予我大力支持幫助的老師、同學、朋友在此一并致謝，謝謝你們給我的大力幫助。

參考文獻

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第三篇：如何提高秘書工作積極主動性的心得體會

如何提高秘書工作積極主動性的心得體會

任何工作都具有一定的被動性，但秘書工作的被動性方面顯的更加突出。如何從秘書工作的被動性走向積極主動，我們需要從思想上和自身素養上進一步提高對秘書工作的正確認識。秘書雖然只是參謀、協助領導從事各項工作，始終處于從屬地位，必須隨時隨地按照領導的指示和意圖辦事，不允許自作主張、自行其是、我行我素，被動性較強，這是秘書應該具備的基本特質。但秘書作為領導的參謀和助手，在開展各項工作中只要積極主動、勇于創新，不僅能夠提高自身的成長和進步，而且也會極大提高領導的工作質量和決策水平。

秘書直接為領導服務，因此，更好地服務領導應是發揮自身積極性、主動性的出發點和落腳點。秘書工作必須圍繞領導交辦的工作進行。在工作，我們要通過克服秘書工作的被動性，不斷主動創新服務方式、提高服務質量，出色完成領導交付的各項工作任務，這是從事秘書工作者必須遵循的原則。有人認為，秘書工作本身就是被動性較強的工作，秘書只要按照領導的意圖“從命行事”就行了。其實不然，秘書工作雖多為“從命行事”，被動性較強，但絕不能簡單理解為消極的被動，秘書也決不能成為撥一撥動一動的木偶。在協助領導工作中，秘書仍然有發揮主觀能動性和創新性的廣闊天地，有足夠的創作空間發揮才智、進行創新。例如，領導布置一項工作任務，一般都是站在比較高的角度交代辦事意圖和工作思路的，無論領導交代的辦事意圖和工作思路如何詳盡、嚴格，都不可能面面具到到工作中的每一個細節。這樣，便給秘書發揮自身的創新性、主觀能動性提供了有利的機會。事實上，再高明的領導，也有聽不見的聲音，看不見的灰塵，工作中的疏漏和缺失是難以完全避免的。作為一名優秀的秘書，在工作中不但能向領導提出一些真知灼見的建議，而且能夠發現和幫助領導及時糾正某些不確定的想法和做法。在某種程度上，秘書的正確意見和合理建議能使領導的意圖和工作計劃更加完善，能推動全局性工作的順利開展。當然，要做到這一點并不容易，首先要有勇氣，敢于堅持原則。有的人明知領導做法不對也不指出，甚至把領導的缺點當成優點來吹捧，這是極不負責的表現。其次要有能力，在開展每一項工作時一定要做到情況明、思路清，問題看得準，分寸把握得好，不給領導幫倒忙。再次要注重方式方法，給領導提意見要選擇合適的時機和場合，態度要謙和，語言要得體，切不可固執已見、魯莽行事。

在秘書工作中，為盡量減少工作的被動性，增加自身的積極性和主動性，我們應該從以下幾個方面不斷努力。一是要認真研究、掌握秘書工作的規律，積極采取相應措施，相對地從被動的工作環境和工作思維中解脫出來，爭取工作的主觀能動性。二是要對每一項工作重點主動作出自己的工作建議，而且要敢于對領導提出自己的觀點，不只是被動地等待領導布置工作、安排任務，更不能局限于領導交待一件事辦一件事的機械式工作局面。三是要在不違背領導總的意圖和指示的原則下，主動積極、盡善盡美地完成領導交辦的工作任務；在善于領會領導的指導思想，緊緊圍繞中心工作的前提下，尋找主動出擊的方向。四是要經常對下一步的工作進行一些預測，爭取及早想到下一步工作中可能出現的問題。同時，要對自己開展的工作進行階段性的總結，通過總結找出成功的經驗，也找出失敗的教訓。并積極主動思考下一階段將會出現的帶普遍性的問題和解決問題的合理方案，這也是縮小秘書工作被動局面的辦法之一。

第四篇：論秘書工作與人際關系專題

論秘書工作與人際關系

在我上秘書學這門課之前，我對秘書的理解是打雜的小人物，秘書工作也就是幫助領導準備會議前的資料、陪同領導會客以及安排領導與客戶的約會時間，僅此而已。而在我上了秘書學第一節課后，我對秘書及其工作有了詳細的了解。我國對秘書的定義是一種社會職務或職業，是輔助領導管理，為領導提供服務的工作人員。而秘書工作就是以領導的工作運轉和決策服務為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作。我認為秘書工作的主要部分就是如何與人交際交流，秘書能否處理好人際關系直接影響到秘書工作的成功與失敗。

人際關系是指個人在社會實踐中形成的人與人之間的相互作用和相互影響。秘書作為領導的左右手，要幫助領導處理一些日常事務，那么必定會接觸到不同的人，秘書與他的工作所接觸到的人之間的關系就構成了秘書的人際關系。秘書人際關系的好壞是秘書工作能否順利開展的關鍵。

秘書的人際關系可分為大類：秘書與領導的關系，秘書之間的關系，秘書與公司一般同事的關系以及秘書與客戶的關系。首先，秘書處理與領導之間的關系時，要在尊重領導的前提下，不應惟命是從，而要做領導的幫手，幫助領導出謀劃策，防止領導發生一些錯誤。其次，秘書之間是平等的，應該向老秘書學習，耐心教導新秘書。而在處理與一般同事的關系時，應當有求必應，互相體諒，多說實話，少打官腔。在處理與客戶的關系時，秘書對待客戶應當熱情禮貌，禮尚往來，還要擴展人脈，為以后的秘書工作奠定基礎。

秘書在處理人際關系時應遵循這些基本原則，實事求是，誠實守信，為人謙遜，與人為善，不卑不亢，主動與他人交往，與人保持適當距離。如果做到了這些，那么秘書工作基本可以成功完成了。

秘書良好的人際關系有利于營造良好愉悅的工作氣氛，使公司充滿活力與生機，也提高了工作效率。秘書工作在上下級、部門與部門、領導與群眾之間起著樞紐、橋梁、聯系、協調的作用，其工作性質決定了秘書接觸面非常廣泛，處理的事務紛繁復雜，因此人際關系對秘書工作的影響尤為重要。秘書人際關系的處理應該具備一些必要的能力：第一，理解和領會的能力。只有清楚領會他人的意圖才能理解他人的立場，從而和諧融洽人際關系。第二，學會說話。秘書與他人交談時語言要有感染力、說服力、風度、禮貌等。第三，應變能力。當遇到復雜的人際關系時要靈活處理不和諧的人際關系使之和諧。第四，學習能力。謙虛地向他人學習，在互幫互助中進步，與他人友好，相互諒解和支持。第五，控制自我情緒的能力。秘書工作時應該保持高昂的情緒狀態，絕不把消極負面的情緒帶進辦公室，帶進工作中。

總之，秘書應該有較廣的人脈，并且會利用良好的人脈為領導收集全面的高質量的信息，緊跟領導的思路，提供全方位的服務，盡可能地配合好公司各部門的工作，這對今后的秘書工作有更好的幫助，這樣才能推動公司健康有益的發展。

第五篇：論性別差異對秘書工作的影響 原稿

一、秘書行業男性秘書職業發展現狀及秘書職業女性化的原因 秘書，在我國是政府機關、企事業單位普遍設置的一種行政職位；在世界上乃是最廣泛的社會職位之一，對社會發展起著不可或缺的作用。在現實生活中，擔任秘書的既有男性又有女性，而秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關鍵的作用。在許多人眼里，秘書認識一種既讓人熟悉又不被人了解的職業。秘書的輔助和參謀作用在該職業特征中最具代表性，他們是領導的左膀右臂，是領導保持上下溝通的橋梁；為此，他們必須全心全意并準確無誤地提供支持與服務，從而體現出其自身價值。

（一）、我國男性秘書職業發展現狀

說及秘書，大多數將女性聯系起來，社會上流傳的“女秘書”，“小秘”；其實不然，男性秘書以前就存在并發揮著不可抹滅的歷史地位，現在許多高校都已開設文秘專業，有許多男生也紛紛報名，畢業后都將走上秘書崗位。下面就我國男性從事秘書職業進行總結：

第一、男秘書的發展歷程：

1、男秘書很早就在歷朝歷代里出現。宮中秘藏之書，就是皇宮里秘密珍藏的圖書，而管理秘藏圖書的官府，名之為“秘書監”，主管官員為“秘書令”；我國古代歷史上也有稱副職“秘書丞”，分管官員叫“秘書郎”，歷朝沿襲至清代，幾千年歷史有許多相當于現代秘書的職位，但他們都不叫秘書而被稱之為史官、御史、尚書、掌書記，或中書舍人翰林學士等多由男人擔任；當時的情況就是，叫秘書不是秘書，不叫秘書卻是秘書；直到清末或辛亥革命前后，秘書概念才是名實相符。

2、在現代，秘書也叫輔臣，是國家領導人身邊參與機要政務掌管機密文件和印璽，掌管宮廷內務的文職大臣，后來沿用至今的國家主管政府事務的部長或常務副部長。秘書還屬行政職位，在現代中國秘書一直被當做一種行政職位，秘書人員被看做行政人員的一部分。秘書也已成為社會職業，在大、中、小國營事業單位則是辦公室主任和秘書，成為管理和處理日常行政事務的重要人員，成為行政首長的得力助手。我國還規定：政府秘書均屬國家公務員，秘書長屬政務類公務員，一般秘書則屬事務類公務員。在今天，男秘書擔當高級職位。大多數男性秘書人員也可能擔任著某種領導職位比如秘書科長、辦公室主任等，主管或分管秘書部門的工作。

第二、男秘書職業現狀的分析：

近年來，根據專家學者調查分析和社會的共同認知，男性秘書從業狀況十分樂觀。在《男秘書走俏女秘書降溫》一書中作者提到：“現代老板更重實惠，從許多方面的原因看來，時下男秘書正在變得搶手。”據《黑龍江晨報》報道，隨著社會的發展，秘書人才市場女秘書一統天下的局面已被打破，男秘書正悄然走俏。據不完全數據統計，近兩年文秘專業的畢業生從需求上看，男生分配趨勢好于女生，男秘書的市場行情越來越被看好。在努力推進民主與法制建設的今天，如何正確認識男性秘書在社會上的形象，了解他們的職業生存狀態對我們在今后的秘書工作道路上具有舉足輕重的作用。因為他體現了秘書為領導服務和為社會為人民服務的一致性，秘書對領導負責和對社會對公眾負責的一致性。

面對男秘書悄然走俏的人才市場，社會學家李原教授說，企業領導與以往比較更加成熟現實。男秘書與女秘書相比，從生理機能上更能承擔連續性工作，他們不僅可以代替老板處理身邊事，更可以放心的派到外地代表老板洽談生意。加之男秘書家里分心的事比較少，企業更多的從效益和經濟實用型角度使男秘書成了搶手的重要原因。

我國就歷史狀況來說，男性秘書仍占大多數；本人認為從根本上講這是由男性特殊的心理素質和生理條件決定的。許多心理學家研究表明：大多數男性善于管理，善于邏輯思維，剛強果斷，獨立工作的能力強。所以大多數國家中，高級秘書男性達到90%以上，這些高級秘書更側重于調查研究，出謀劃策，側重于邏輯思維和高科技，喜歡充滿激情和挑戰的工作。

（二）、秘書職業女性化的原因

近二十年，女性秘書有明顯的增長趨勢；從世界范圍來看，女性秘書在人數上也占有絕對優勢。在西方國家初級秘書女性達到89%之多，她們溫柔細心，體貼入微，善于形象思維，樂于做程序性、重復性的工作，適于一些體力較輕而且技術要求規范、簡單的工作。這些現象，每個國家都有相似的特性。同時，男性在擇業時，本能的一直傾向于管理、策劃、組織之類的工作，即便無權無職，也要相對獨立，他們不能亦步亦趨地跟在老板后面看其臉色行事。久而久之，種種原因，秘書之職便責無旁貸地落到了女性的身上。

女秘書源于歐美工業發達國家，是工商業社會的產物。隨著我國加入世貿組織后，大批的外此企業不斷涌入，我國從事秘書職業的女性正在快速的增長，大有秘書女性化的趨勢。隨著社會主義市場經濟體制的不斷發展與完善，不僅促進了人們思想觀念的轉變，而且也加速了產業結構的變化和社會分工，從而也促進了秘書職業向女性化方向的發展。眾所周知，在發達國家和地區，秘書職業的女性化已經是個不爭的事實。女秘書不再僅從事接待、打字之類的簡單服務工作，更多的將被授予越來越重要的職責。第一、女性社會地位的提高是秘書職業女性化的社會原因

在舊中國，由于封建階級的統治和“男尊女卑”的封建主義思想的束縛，女性不僅在政治上、經濟上得不到相應的權力，而且在身心上也受到嚴重的摧殘。新中國成立后，在中國共產黨和人民政府的領導下，人民翻身當家做主，婦女們解放了，她們打碎了幾千年來套在自己身上的精神枷鎖，紛紛走出家門，走向社會，參加了自己力所能及的社會工作，為社會主義的建設事業貢獻力量，真正成了“半邊天”。改革開放以來，隨著經濟的發展和繁榮，女性的變化更大，她們中的許多人，敢于向困難挑戰，為了就業，學會了為自己做主，向用人單位推薦，選擇合適自己的職業進行深造、進修、培訓，為自己在秘書、教師等職業方面就業求職打下了堅實的技能、技術基礎，為自己從事秘書行業創造了必備的條件。

第二、第三產業的發展是秘書職業女性化的經濟原因

第三產業有利于建立和完善社會主義市場經濟體制。有利于加快經濟發展，提高人民生活水平和綜合國力。有利于擴大就業，緩解我國就業壓力。我國第三產業包括流通和服務兩大部門，而秘書行業是分屬于服務行業的，隨著第三產業的興起與發展，必然帶來相應的復雜的秘書事務活動。而這些經濟形勢的變化，不僅使秘書行業趨向社會化，而且由于女性自身的優勢，從而促使秘書職業向女性化發展。

二、性別差異對秘書工作的影響

近年來，我國的生產結構從農業轉向工業進而向現代工業發展，城市化、商業化、市場化為秘書這一職業的發展提供了環境。社會職業分工越來越細致，專業內容和技術成分越來越強，因此在協作中需要溝通、協調、合作的地方更多，這也給秘書工作拓展了空間。自古以來，兩性差異便存在。我國是一個擁有五千年悠久歷史傳統的國家。在幾千年的封建歷史進程中形成了我國不同于別國的性別觀念。歷史發展到今天，男女平等，同工同酬的職業觀念已經深入人心，但性別差異仍然影響著人們的思維、行動。

（一）、秘書工作的特征

秘書在所有單位和部門中都起著一種中樞神經的作用，在許多單位里，單位內外的各種信息，大多是通過秘書傳到上司那里，而從上司那里發出的指令也幾乎都是通過秘書發出的。因此，如果沒有秘書的存在，單位工作的效率和成績必定下降。如果秘書在這個過程中出現失誤的話，必定造成整個單位運轉的癱瘓。秘書也因此被人們看做是領導的左右手和眼睛。一般來說秘書工作主要有以下特征：

第一、綜合性和專業性

秘書工作所涉及的范圍和內容十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性的文電，提供綜合性的信息，進行綜合性的調研，處理綜合性的事務，綜合各部門的情況，辦理不屬于業務部門的職責范圍的事務。綜合性不僅指秘書工作內容的廣泛性，更重要的是對各種情況或信息進行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的分析、歸納、抽象和概括，使之由個別上升到一般，由現象深入到本質，總結出帶規律的東西，這種綜合才是秘書工作的真正內涵。

另一方面，秘書工作又有它的專業性。這種專業性，主要是秘書業務的特殊要求，譬如:具有較高的政策水平、文字功底和理論知識，有較強的參謀能力、調研能力、信息處理能力和辦文辦事的能力，熟悉文書、檔案、保密、信訪、會務、通信、禮儀、接待等方面的知識，會操作現代化辦公設備等等，要達到上述要求絕非易事。

第二、機要性與群眾性

秘書工作是一項機要性很強的工作。這是因為，秘書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機密核心，秘書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，秘書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的秘書，掌握很多重要情況，機要性更強。但是，也必須看到，秘書部門又是各級領導機關匯集信息的中心，是聯系各方面的橋梁和紐帶，其工作特點又具有廣泛的群眾性。許多文件的擬制，許多決策的實施，都直接涉及群眾的切身利益，必須廣泛聽取群眾意見。在各項政策實施過程中，秘書人員必須密切注意信息反饋，傾聽群眾呼聲，才能糾正可能出現的偏差，防止矛盾激化。

第三、事務性與思想性

秘書部門的事務性工作都是圍繞領導的政務性工作進行的，大致可分為四類：第一類是日常程序性事務，第二類是臨時偶發性事務，第三類是領導交辦性事務，第四類是部門不管性事務。這些事務工作具有頻繁、雜亂、瑣碎等特點，但又滲透著極強的思想性。

另一方面，秘書工作又具有很強的思想性。這是因為，秘書機構不僅是一個辦事部門，還是一個重要的參謀部門，它在領導決策過程中具有重要的參謀作用。例如，在領導決策前進行調查研究，綜合情況，提供信息、方案和其他決策依據；在決策形成過程中起草文電，將領導決策形成文字信息，化為切實可行的政策和措施，以便貫徹落實；在決策實施過程中督促檢查，收集反饋信息，作為修正決策的參考，以輔助領導正確決策。

第四、被動性與主動性 秘書工作的輔助性質和從屬地位決定了它存在著被動性的一面。這種被動性主要表現在兩個方面：首先，作為領導者的參謀和助手，秘書部門和秘書人員必須按領導意圖辦事，不能自行其是。盡管秘書可以向領導提出不同意見和參謀建議，但在行動上必須堅決服從領導，奉命行事，不得我行我素，在這個意義上說，秘書是處于被動地位的。其次，秘書部門是各級機關的樞紐和門戶，隨機性的工作較多，事先難以預計。雖然秘書部門也有自己的計劃和安排，但往往變動性大，隨機性強，臨時應付多，從這個意義上說也是被動的。

秘書人員在工作中既要不折不扣地貫徹領導意圖，執行領導指示，又要充分發揮主觀能動性，創造性地貫徹領導意圖，力求從被動中爭取主動，不斷開創秘書工作的新局面。只有這樣，才能適應領導工作的輔助需求。在被動性與主動性這對矛盾體中，主動性是它的主導方面，是決定秘書工作成敗的關鍵因素。因此，秘書人員必須充分發揮主動性。

第五、經常性與突擊性

秘書工作既有經常的常規性工作，又有臨時的突擊性工作，形成了秘書工作經常性與突擊性的對立統一。所謂常規性工作，既包括經常出現、反復進行的工作，如辦文、辦事、辦會、辦信、接訪等；又包括周期性的工作，如年初的計劃，半年和年終總結，重大節日領導活動安排等。所謂突擊性工作，一方面是指事先未預計到的、突然發生的、需要秘書突擊處理的事項，如重大災情、社情、重大事故等偶發事件，必須刻不容緩地突擊處理；另一方面，也指秘書臨時完成某項突擊性任務，如臨時受命調查某一事件，為臨時決定召開的會議準備材料，向突然到來的上級視察人員提供有關資料，等等。在秘書工作中，經常性是它的主導方面，突擊性則處于次要的從屬地位。二者相互聯系，相互影響。秘書做好常規性工作，并注意總結經驗，積累資料，加強預測，就為完成突擊性工作創造了條件；完成突擊性工作，能夠有效地鍛煉和提高秘書人員的工作能力，更有助于做好經常性工作。這就是秘書工作中經常性與突擊性的辯證統一關系。

（二）、現實工作中的性別差異 第一、心理差異

1、女秘書自信心不如男秘書強。我們常常發現男秘書慣于主導環境：一有機會便很自然地推薦自己，爭取扮演火車頭的角色；在會議上總是踴躍發表意見，儼然成竹在胸；領受領導交給的任務都充滿信心，相信自己能做得更出色。與此相反，女秘書往往低估自己，不敢接受挑戰性工作，給人一種沒有氣魄的感覺。

2、女秘書常顯得比男秘書膽小、怯懦、多慮。早期的有關研究證明，女孩子比男孩子容易出現恐懼情緒，男性在恐懼時卻報告自己并不恐懼。而女孩子在自己并不恐懼時卻經常報告自己恐懼。女孩子常通過報告自己恐懼獲得社會寵愛，而男性報告自己不是為了獲得社會對其堅強性格的贊揚和認同。

3、女秘書更為細心。女秘書能細致周密地為領導安排好工作行程，認真負責地管理好資料文檔，會用委婉，溫和的口氣恰到好處地拒絕領導不愿見的客人，還會在領導疲倦時端上一杯濃茶或咖啡，這些男秘書較難做到。

4、女秘書容易情緒化。兩性學者傅瑞在《哭泣》中說：“女性的荷爾蒙激素比男性分泌得多，淚腺也比男性的發達。”所以，同一件事女性流淚的幾率通常是男性的五倍。

5、女秘書更善于理解他人。女性更容易被場景氛圍感化。這使女性比男性更容易理解別人，更富于同情心。女秘書在工作中更能體諒別人，能為領導和同事著想，能拉近與領導的距離，因此也就更容易溝通。

6、女秘書更容易產生從眾心理。這與女性獨立性相對較弱有關。在工作中男秘書喜歡打破常規，喜歡創新，敢于提出不同見解，能為領導決策提供更廣闊的思路，而女秘書由于從眾心理起作用常常不敢進諫，凡事按部就班隨大流，對領導的指示不愿提出異議。

7、女秘書權力欲沒有男秘書強。有上進心是好事，秘書做得好有可能成為領導，但有些男秘書為了取得權力有時會不擇手段，不惜犧牲身邊人的利益。而女秘書對權力看得較淡，對利益的要求也不是很強烈，倒是喜歡助人為樂，這極有利于團隊工作的開展。

第二、思維差異

在思維品質上，兩性訴差異較明顯：女性由于有較強的形象記憶和機械記憶能力而更善于形象思維，更富于想象力，但思維的靈活性不夠，理解力較差；男性更善于抽象思維，長于判斷和推理，有較強的演繹，歸納能力，思維的靈活性較強，理解力較強。男人在邏輯推理方面總是比女人占優勢，所以男秘書做事腦子更冷靜更富條理而且更果斷，較少優柔寡斷、拖泥帶水，這是女秘書難以企及的。男秘書處理危機的能力更大大超過女秘書。在思維方式上女性傾向于模仿，處理問題更注意部分和細節，對全局與各部分之間的關系把握較差；男秘書更善于獨立思考，分析綜合能力較強，處理問題更重視全局與和各部分之間的聯系，但對細節注意不夠。女秘書做事大多謹慎仔細，很少出差錯，但是難以給領導出謀劃策；男秘書多半注重全局但是對細節常考慮不周，所以容易出現疏漏。

第三、語言行為差異

首先是語言風格不同。男人的閑言碎語永遠比女人少，這一點是公認的。但是在語言風格上，女性比男性占有優勢。因為男性通常喜歡發號施令，常用命令語言，既不和善也不溫良；而女性說話較含蓄、委婉，在表達反對意思時也多用委婉、含蓄的方式，言語不會過于尖銳。其次是女性更具利他行為，是人際關系中的一種積極因素。在社會群體中，女性多半具有奉獻精神，樂于為別人服務，為別人付出。再次是支配欲望不同。一個人的支配行為表現在兩個方面：其一是支配他人，以獲得別人的順從并以此為滿足；其二是對他人所施予的影響予以抗拒。實驗研究證明男性較之女性具有更強烈的支配欲望。最后是創造力不同。受思維差異的影響，男秘書在工作中比女秘書有更強的動手能力，也樂于自己進行探索，有強烈的創造欲望。而女秘書對創意活動不太感興趣，也很少對其進行探究，動手能力相對而言較差，更愿意從事規定了步驟的工作。

（三）、不同性別在秘書工作中的優勢

據調查，在中國100萬名企業秘書中，男性的比例是相當少的，這和機關秘書正好形成一個十分有趣的反差。也許，這是環境和性質使然，國為相對于商界而言，政界的爾虞我詐需要野心，需要手段，而權利和女色很容易使男人犯錯誤，也很容易壞事。出于可以上述的因素，在男性強權占主流的政界，人們當然更愿意使用男性秘書。但在商界，情況卻恰恰相反，男人的野心，男人對金錢的追求，對老板的具有潛在威脅。因此，除非老板本身不信這種理念，或者老板有自己的獨特想法，或者這位男秘本質忠厚，才有可能被老板重用外，絕大多數老板還是愿意選擇女性秘書。原因很簡單，相對于男性對權力和金錢的欲望，比較容易滿足，比較安分守己，比較愿意服從，另外，職業特性要求秘書比常人要加的謹慎、細致、周全。而在這些方面，女性天生的細膩比男性有太多的優勢。特別是在待人接物方面女性的委婉溫和更容易令人產生好感，對化解商業交往中的矛盾或尷尬絕對是大有裨益的。因此企業中女性秘書占絕大多數就成了順理成章的事實。

第一、女秘書的優勢

1、語言能力的優勢。由于先天的原因，女性的音質悅耳，音調柔和，總體上女性運用語言的能力強于男性，并有較好的語感和外語接受能力。因此，從事翻譯、編輯、文秘、公關以及教育工作正是女性發揮特長的好選擇。

2、思維能力的優勢。女性形象思維明顯高于男性，思考問題也普遍具有細致、周全的優勢。女性的記憶力強，貯存的大量信息易激發她們思維中的聯想與想象，因此，女性在擔任工程設計、制定工作計劃、構思規劃方案等方面，往往使人感到優美、典雅、和諧、細膩和直觀新穎。在文藝、文學、藝術等領域，承擔細致周全的工作也是她們擇業的好去向。

3、交際能力的優勢。女性普遍具有態度溫柔和藹、感情豐富且善于體諒別人的處境和困難的優勢，在社交場合或工作協作中能表現出較強的人際交往能力，更能贏得別人的好感。因此，女性從事商品推銷、工程項目聯系、簽訂合同等工作有較大的優勢。另外，女性的記憶能力較強，有利于數字、號碼、詞組、地名、人名的記憶，在與人交往中，能很快地記住對方的姓名、地址、電話等一些個人情況，這是女性獲得信任和交往的又一法寶。

4、管理能力的優勢。受過良好的高等教育的女大學生，個人修養好，善于廣泛聽取各方面意見并認真分析、采納，同時女性溫和、謙遜的品格使她們易于與人共事，友好相處。加之人際交往方面的特長，更能夠在機關、企事業單位管理中發揮自己的才能。

第二、男秘書的優勢

1、作風的優勢。俗話說：有女人的地方話多。辦公室里的女人們總是會找到老板不在或者公務清閑的時候，泡杯咖啡或者奶茶之類的圍攏起來，東家長西家短開始比舌頭與口水。聊的內容無非都是些雞腸小肚、雞毛蒜皮，所以在某些單位里經常能看見這樣的場面：各個部門的女秘書們在嘰嘰喳喳閑聊，辦公室仿佛變成了茶坊。如果遇到某些很有廣播員天賦的女職員，那這個辦公室甚至這家單位就沒有秘密了。男人的閑言碎語永遠要比女人少，即使有，也是放在工作之上的。

2、思維的優勢。女人是感性的動物，男人是理性的機器。男人在思辯性、邏輯性方面，總是比女人有優勢。所以派男人做事，腦子往往更冷靜更富條理，而且男人做事果斷，立竿見影，從不優柔寡斷、拖泥帶水。

3、耐力的優勢。女人都比較嬌氣，無論在肉體上精神上都不耐勞。工作一累就吃不消了，動不動就請病假。如果老板嚴厲或者發火，遇到比較脆弱的女秘書，準保哭鼻子。男人就比較能忍耐，一般公司里加班熬夜時，一定是男職員精神相對足些，而男人有什么委屈苦衷，大部分都能放在心里。不像女秘，苦不能嘗委屈不能受。既不能吃苦又不能耐勞的，當秘書怎么成?

4、體力的優勢。如果是女秘書，自然只能做些腦力或者比較秀氣的工作，比如接聽電話、打文件、復印、泡茶，而男秘書既能勝任女秘書的工作內容，還能擔當其他需要力氣的工作。比如說搬運、修理的事。

三、秘書行業兩性問題造成不良影響的成因

（一）歷史傳統原因

男女平等，無論是西方民主國家，還是東方文明古國，無論社會制度如何差異，還是平等呼聲如何高昂，但歸根結底，都未能從真正意義上求得平等，最多只能談得上是較之以往有所改善。

在我國自母系氏族社會解體到封建社會結束，女性的社會地位始終低于男性，“男尊女卑”、“重男輕女”是人類男性中心社會普遍的價值觀念。在我國漫長的以等級為秩序準則的封建社會中，婦女的卑微與低賤在三大基本倫常之一棗“夫為妻綱”的規范之下愈益強化，形成了現今的男女不平等的深層次的歷史原因。

男權思想統治了人類世界數千年，是必須革除的陳規陋習，還給女性以自由與解放，但這只能說是社會發展的必然需求，而與文明的進化有著一定的牽連，但并非是因果關系。早在遠古時期，當人們還在飲毛茹血的時候，其文明程度也并不發達，母系社會不是已經將女性的地位提到相當高的程度，可為何卻最后衰落了，反而讓男性統治達到了數千年，這其中固然有各種原因導致，但最終還應當歸結于性別差異而形成的思想潛在的差異。

（二）社會發展原因

1、社會文化心理和性別觀念的變化具有滯后性

目前，我國在立法的基本原則上已經接受了男女平等的觀念，并基本形成了以《憲法》為基礎、以《婦女權益保障法》為主體、包括各種法律法規在內的保護婦女合法權益的法律體系。但是，幾千年封建社會遺留下來的重男輕女、男尊女卑等傳統觀念仍舊根深蒂固成為一種習焉不察的文化烙印，一種深層的社會文化心理。眾所周知，暴風驟雨式的武裝革命可以摧毀一個政權，可以改變一種制度，但無法在短期內消滅一種文化。同樣，人們的性別意識觀念不可能在一夜之間憑一紙法令即刻改變，而需要一場深層次的變革。

男權為中心的價值觀，內化成為了女性的“集體無意識”。生活在被強大男權話語籠罩的現代傳媒中的女性，是很難抗拒這種無處不在的力量的。女孩從幼年時期就被教育要“像個女孩”，卡通片、兒童讀物都對女孩施以“要聽話、安靜、順從”等觀念的灌輸。倘若她生性無所顧忌、大膽潑辣，就會被定性為“假小子”，社會與家長將盡一切努力將她拉回“女孩”的隊伍。這種牢牢植根于社會文化體系中的性別文化差異，已被發展中的兒童內化為自身的一部分。在這種話語環境中長大的女孩，會在內心深處的認知結構中自覺認同男權話語為她設定的女性角色。她唯一的主體性就在于把這一角色扮演得更好，而不是發現她與角色之間的距離。這種幾千年形成的“集體無意識”麻痹了女性的社會性別意識，鈍化了女性的生命感覺，并且代代傳承，對既有的不公平的兩性秩序不僅毫無批判力，而且客觀上起了維護和保護作用。

2、商業文化與消費主義的泛濫

按照馬爾庫塞的觀點，大眾文化的特點是以快樂為原則的。快樂原則與物質享受結合起來，同化了現實原則。在“快樂”原則驅使和影響下，消費主義意識形態的傳播加劇了人類本能的放縱，享樂主義在社會成員中蔓延，不少人沉浸于物質享樂中,已經并正在接納這種文化,傳媒中的女性形象也隨之被物化成為一種物質享樂的符號。

3、大眾文化的通俗性和趨眾性易于傳播性別歧視信息

從大眾傳媒角度來講，其公眾性、趨眾性和通俗性使之容易迎合大眾心理，易于傳播含有性別歧視的語言和信息。如在漢語中很容易發現含有性指向的含混語詞和性別歧視的表達方式，傳媒在借助這些大眾熟知的通俗語言時往往也傳播著性別歧視觀念。例如，人們在評價女性時，往往更看重她們在家庭中是不是“好妻子”、“好母親”，而較少注重她們對社會的貢獻，“賢內助”似乎成為女性的專利，大量繁雜的家務勞動主要還是由女性承擔。男性擇偶時，喜歡“生活型”的多于喜歡“事業型”的。在現實生活中，性格溫柔、文靜內向、善于“主內”的女性容易得到社會認可，而性格開朗、喜歡交際、辦事潑辣、事業有成的女性容易受到不公正的評價。大眾傳媒不斷強化男權意識，標舉男權價值，通過大量的、重復的、高頻率出現的含有男權文化觀念信息的傳播，對整個社會造成消極影響，對處于文化邊緣和流浪狀態的女性意識和女性觀念起著壓制、約束、監控的作用，從而模糊男女之間存在的文化差異，把社會納入男權文化體系之中，使女性的聲音愈來愈微弱。因此，現代大眾傳媒在社會文化中扮演的是一個維護既有性別統治秩序，掩蓋兩性世界實際存在的不平等關系，并且麻痹和弱化女性的性別文化批判力，以使現存的(仍然是男性中心的)文化和社會統治更為堅固、合理的角色。

四、如何克服兩性差異做好秘書工作 能否做好秘書工作，在很大程度上取決于秘書人員所應具備較高層次的素質修養和職業道德修養。這些素質修養和職業道德修養是秘書工作的性質，任務和特點所要求的，素質修養是指秘書人員在政治、思想、作風、道德品質、知識、解力、心理諸方面的綜合素質。職業道德修養，主要指職業責任、職業紀律、職業情感、職業能力、職業形象、職業言行等方面的修養。秘書人員應通過長期的學習和實踐以及生活磨練豐富自己的職業道德和綜合素質。

秘書相對于其他職業而言，職業道德尤其重要，其原因主要就在于這個職業最接近決策層、領導層、甚至直接參與其中，知密多，知密早，知密深。職業道德要求主要有：忠于職守，自覺履行各項職責；服從領導，當好參謀；兢兢業業，甘當無名英雄；謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務；遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私；恪守信用，嚴守機密；實事求是，勇于創新；刻苦學習，努力提高思想,科學文化素質；鉆研業務，掌握秘書工作各項技能。

素質是成事之基，是立身之要。在新的歷史條件下，領導工作對秘書人員的政治素養、專業知識、綜合能力、心理素質、人際關系、思想觀念等方面，都提出了新的更高的要求。秘書應具備的政治素養。堅定正確的政治方向，思想敏銳;強烈的事業心；較高的理論政策水平；實事求是的思想作風；淡泊明志，樂于奉獻；踏實細致，一絲不茍。秘書應具備的知識素養。作為一個秘書主要應具備以下幾個方面的知識：文化基礎知識（包括外語，計算機,人文知識等）；相關專業知識（政治、經濟、法律、財會管理等知識）；專業知識（文書、檔案、會議、信訪、公文寫作、機關事務工作等知識）。因此，女秘書一要克服自卑，增強自信。二要擺脫依賴，勇于競爭。三要去“嬌”、“驕”二氣，勇于“眼光向下”。四要自強不息，爭做強者。五要努力提高自身素質。必須要對市場經濟對人才素質的要求有更加清醒的認識，充分發揮自身優勢，努力提高自身素質，這樣才能在工作中立于不敗之地。六要樹立良好形象。工作中要注重儀表，選擇與自己的興趣愛好、內部氣質相符合的衣著打扮；要表現出良好的風度，落落大方，表現自然；要談吐得當，充分發揮語言表達上的優勢。

男秘書最重要的是要正確認識其社會地位和權力。在我國現代，大多數男性秘書人員也可能擔任著某種領導職位比如秘書科長、辦公室主任等，主管或分管秘書部門的工作，也有自己的下屬。這樣的秘書人員又得扮演部門領導的角色。這種角色要求秘書要忠實執行上級的意圖，傳達上級的指示，不能添枝加葉，假傳“圣旨”。要說清楚哪些是上級的，哪些看法是自己的，不能混為一談。

在當今社會，在知識經濟的今天，人的現代化素質，是一個人，一個單位，乃至一個國家生存與發展的決定性因素。一個單位是否具有競爭力，取決于這個單位工作人員整體素質的提高。秘書人員的素質及其工作效率，直接影響到整個單位的形象及其在市場經濟環境中的競爭力。因此，秘書人員要注意不斷提高自身的素質和辦事效率；要認清現象，正確對待優缺點，把握秘書規則，做好領導和組織的工作，發揮作用，只有這樣才能得到社會公眾的好評和認可。