第一篇：教學(xué)秘書工作流程

學(xué)期初

1.征訂教材流程（專業(yè)課+方向課）

2.領(lǐng)取教學(xué)材料

4.教學(xué)檔案歸整

5.試卷裝訂、歸檔（試卷封皮+試卷分析表+ 空白卷+試卷）

6.統(tǒng)計(jì)公共選修課的申報(bào)情況

學(xué)期中

7.教學(xué)檢查

8.組織學(xué)生參加英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)、普通話考試

學(xué)期末

9．確定下學(xué)期授課教師→→制定下學(xué)期的課程表

10.科研工作量統(tǒng)計(jì)

11.崗位津貼統(tǒng)計(jì)

12.組織期末考試，統(tǒng)計(jì)補(bǔ)考、緩考、免考學(xué)生

13.組織學(xué)生補(bǔ)考

第二篇：秘書工作流程

秘書工作流程

一、上班時(shí)間：09：00-12：00/14:00-18:00

二、負(fù)責(zé)處理辦公室日常事務(wù)

（一）打掃辦公室衛(wèi)生

（二）辦公室后勤物品的補(bǔ)給工作，如：紙巾、飲水等

（三）辦理各類辦公用品等易耗品的申購(gòu)、入庫(kù)保管、發(fā)放等管理工作。

1、申購(gòu)程序：發(fā)現(xiàn)庫(kù)存物品已經(jīng)超過(guò)定制的最低數(shù)量底線時(shí)，及時(shí)填寫申購(gòu)單申購(gòu)（如超過(guò)總經(jīng)理規(guī)定的額度，需向總經(jīng)理請(qǐng)示簽字后方可交給采購(gòu)申購(gòu)）；

2、入庫(kù)保管：采購(gòu)購(gòu)買回來(lái)后，根據(jù)申購(gòu)單進(jìn)行數(shù)量及物品的核對(duì)，確認(rèn)后在收據(jù)背面簽字，進(jìn)行入庫(kù)登記；

3、發(fā)放程序：各部門來(lái)領(lǐng)取辦公用品時(shí)，需以舊換新（特殊情況除外）并進(jìn)行登記。

（四）公文的發(fā)文辦理及收文辦理

1、發(fā)文辦理

由秘書擬稿編號(hào)→總經(jīng)理核搞簽發(fā)→秘書復(fù)印樣稿→秘書發(fā)放公文→秘書存檔

2、收文辦理

（1）收文存檔：將收到的公文進(jìn)行分類存檔登記，包括上級(jí)部門的政策性、指導(dǎo)性、交辦性、參閱性公文；下級(jí)部門的呈請(qǐng)性公文；平行或其他不相隸屬公司的商洽性、詢問(wèn)性公文；參加重要會(huì)議的通知、會(huì)上印發(fā)的會(huì)議公文及其他材料等；重要的、密級(jí)的刊物、資料以及具有政治、經(jīng)濟(jì)、歷史、科學(xué)價(jià)值的公文、資料等；

（2）承辦：凡需要我酒吧貫徹執(zhí)行、具體辦理或閱讀的公文將公文發(fā)放至相關(guān)部門處理、閱讀并簽字回傳，存檔。

（五）會(huì)務(wù)工作

1、會(huì)務(wù)通知

（1）臨時(shí)會(huì)議：按照總經(jīng)理要求通知相關(guān)人員會(huì)議時(shí)間、地址；（2）固定會(huì)議：一般在第一次通知后，以后可以不用通知，特殊情況除外。

2、會(huì)議準(zhǔn)備

（1）準(zhǔn)備好會(huì)議相關(guān)資料；

（2）組織與會(huì)人員簽到，統(tǒng)計(jì)到會(huì)情況；

（3）根據(jù)制定的會(huì)議記錄對(duì)擾亂會(huì)議次序、缺席、遲到等情況會(huì)后進(jìn)行處罰；

（4）做好會(huì)議記錄并歸檔。

3、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放：將會(huì)議紀(jì)要整理完后，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)放至與會(huì)人員，并進(jìn)行登記。

（六）信件收發(fā)工作

1、及時(shí)將收到的信件發(fā)放給相關(guān)工作人員并做好登記工作。

（七）人事管理工作

1、招聘：協(xié)助各部門主管定期進(jìn)行招聘工作，及時(shí)更新招聘信息

2、培訓(xùn)：由各部門組織新員工進(jìn)行培訓(xùn)，秘書協(xié)助主管整理培訓(xùn)文件

3、入職：新員工試工三天后，由部門主管帶至總經(jīng)辦秘書處辦理入職手續(xù)。

入職流程：填寫入職表→主管簽字→總經(jīng)辦簽字存檔→入職 準(zhǔn)備物品：身份證復(fù)印件及1寸照片2張

4、辭職：搬離宿舍后，后勤主管方可在辭職表上簽字；將公司配備物品，如工服洗凈、工作用品退還后，總經(jīng)辦方可簽字。辭職流程：提前半個(gè)月到主管處申請(qǐng)辭職→到秘書處領(lǐng)取辭職表→主管簽字→后勤簽字→總經(jīng)辦簽字→辭職

5、HR系統(tǒng)的整理：將入職員工的相關(guān)資料編輯進(jìn)行HR系統(tǒng)進(jìn)行存檔

6、考勤管理：每月月底進(jìn)行考勤統(tǒng)計(jì)、審核

（1）各部門主管于月底最后一天完工后，將考勤交至秘書處；（2）秘書根據(jù)部門主管交至的考勤將考勤整理成電子表格，結(jié)合考勤機(jī)進(jìn)行核對(duì)，看是否有舞弊行為；（3）將每月獎(jiǎng)懲統(tǒng)計(jì)入考勤表；

（4）將參與考核部門的分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)入考勤表中；（5）收集整理員工銀行卡號(hào)；

（6）統(tǒng)計(jì)完成后將原考勤表、評(píng)分表、獎(jiǎng)懲單、請(qǐng)假條等及考勤電子表格于每月3號(hào)前交予財(cái)務(wù)部，進(jìn)行工資核算。

7、人員晉升

（1）領(lǐng)班及以下的人員晉升：到秘書處領(lǐng)取人員晉升表→部門主管推介填寫→交至秘書處審核→總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)

（2）主管及主管級(jí)以上人員晉升：到秘書處領(lǐng)取人員晉升表→部門經(jīng)理（總經(jīng)辦）推介填寫→交至秘書處審核→總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)→上報(bào)總部→總部總經(jīng)理批準(zhǔn)

8、人員開除

嚴(yán)重違反公司相關(guān)規(guī)定后，由總經(jīng)辦下文開除并上報(bào)進(jìn)入黑名單，以后均不得錄用。

三、差旅安排

（一）調(diào)出程序：除演藝部外，其他部門的調(diào)職，在相關(guān)店溝通完畢后，上報(bào)總經(jīng)理下文后方可安排調(diào)職。

相關(guān)店溝通完畢后→調(diào)出部門主管申請(qǐng)→秘書→總經(jīng)理同意→調(diào)出 秘書將調(diào)職表發(fā)至調(diào)入店

（二）調(diào)入程序：除演藝部外，其他部門在收到公文，調(diào)出店差旅表、調(diào)職表后，通知后勤安排住宿等相關(guān)工作。

收到調(diào)職表→入檔→安排宿舍→通知相關(guān)部門 如調(diào)職人員未來(lái)報(bào)到，在報(bào)到之前不計(jì)入考勤

四、完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作

秘書與各部門的對(duì)接工作

對(duì)各部門的對(duì)接工作

1、辦公用品的領(lǐng)用：各部門部相關(guān)負(fù)責(zé)人到秘書處，以以舊換新的形式領(lǐng)取辦公用品，秘書做好物品的領(lǐng)用登記，領(lǐng)取人簽字；

2、制服、對(duì)講機(jī)的領(lǐng)取：新員工辦理入職后，由部門主管到秘書處領(lǐng)取制服并做好登記；領(lǐng)班級(jí)（樓面部、吧臺(tái)吧、咨客部、保安部、包房部、收銀部）以上管理人員配備對(duì)講機(jī)，做好對(duì)講機(jī)的領(lǐng)取登記；

3、整理各部門的相關(guān)資料文件，如：培訓(xùn)文件，相關(guān)制度等；

4、辭職員工到秘書處辦理辭職手續(xù)，將洗干凈的工服、工作用品、對(duì)講機(jī)等退還；

5、與各部門主管保持良好的溝通模式。

與財(cái)務(wù)部的對(duì)接工作

1、考勤整理后交予財(cái)務(wù)部核算工資；

2、費(fèi)用報(bào)銷，交發(fā)票收據(jù)等粘貼、填寫后交予財(cái)務(wù)，每張發(fā)票收據(jù)要簽上報(bào)銷人姓名及大致報(bào)銷內(nèi)容；

3、每日供貨商的相關(guān)收據(jù)在收集好后交予財(cái)務(wù)；

4、日常工作中如遇到員工詢問(wèn)關(guān)于財(cái)務(wù)的事情，如：工資、費(fèi)用報(bào)銷等，向財(cái)務(wù)了解情況后，轉(zhuǎn)述當(dāng)事人；

5、差旅費(fèi)用，如財(cái)務(wù)不清楚相關(guān)人員的差旅費(fèi)用，需向財(cái)務(wù)說(shuō)明部門、職務(wù)、掛賬何店、差旅費(fèi)用產(chǎn)生原因等；

6、遇到向財(cái)務(wù)借支費(fèi)用時(shí)，向財(cái)務(wù)說(shuō)明原因并及時(shí)沖賬。

第三篇：教學(xué)秘書工作初稿

教學(xué)秘書辦公系統(tǒng)需求分析

教學(xué)秘書辦公系統(tǒng)需求

教學(xué)秘書由專職教師兼任，職責(zé)在于協(xié)助教學(xué)副院長(zhǎng)進(jìn)行日常教學(xué)管理工作。因教學(xué)秘書兼職的特點(diǎn)，實(shí)際中往往因?yàn)闀r(shí)間的原因，辦事效率不高，不利于科學(xué)管理。因此有必要開發(fā)教學(xué)秘書辦公系統(tǒng)。

一、基本要求

能夠自動(dòng)化處理教學(xué)秘書的各項(xiàng)工作，包括工作備忘錄，教師工作量計(jì)算，課程信息庫(kù)管理，教學(xué)督導(dǎo)安排，交通補(bǔ)貼計(jì)算，教師賬戶管理，外聘教師管理，新聞公告管理等。系統(tǒng)應(yīng)有權(quán)限控制，保證每個(gè)頁(yè)面必須登錄后才能使用。系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，界面簡(jiǎn)潔、莊重、大方。

二、主要功能

說(shuō)明：本系統(tǒng)管理人員如無(wú)特別說(shuō)明，均為教學(xué)院長(zhǎng)和教學(xué)秘書（權(quán)限相同，主要操作人員秘書）。

1.登錄

提供教學(xué)公告欄和新聞滾動(dòng)欄。

系統(tǒng)入口，提供登錄界面，輸入用戶名、密碼，校驗(yàn)后進(jìn)入主頁(yè)面。用戶包括三類：1.用戶，2.一般教師3.外聘教師

主頁(yè)面，提供系統(tǒng)所有功能的入口。

2.教師賬戶（個(gè)人信息）管理

總體描述：

分賬戶的不同類別，維護(hù)更新個(gè)人賬戶信息。

賬戶查看：

任意教師登錄后可查看個(gè)人全部賬戶信息，包括用戶名、密碼、畢業(yè)院校、個(gè)人自 我介紹、職稱、職務(wù)、出生年月、工齡、職齡、所屬系別、是否外聘等。

賬戶修改：

修改自己的賬戶密碼，并可編輯修改畢業(yè)院校、個(gè)人自我介紹等信息。其他個(gè)人信

息如職稱、出生年月、工齡、職齡、職務(wù)、所屬系別、是否外聘等需要管理人員給

予權(quán)限才能修改（管理人員給權(quán)限也能用戶自己修改）。用戶修改完信息后，保存

到系統(tǒng)中，并提示修改成功。

賬戶管理（管理人員使用）：

修改管理密碼，維護(hù)自身賬戶信息，并擁有對(duì)任何教師賬戶的完全修改權(quán)限。

3.工作備忘錄（管理人員使用）

功能描述：

在教學(xué)秘書和教學(xué)院長(zhǎng)每次登陸系統(tǒng)，進(jìn)入主頁(yè)面，在主頁(yè)面上根據(jù)工作備忘錄日

程列表提供近兩周的工作提醒，并可自行添加修改工作備忘錄日程。

每項(xiàng)提醒當(dāng)工作完成時(shí)，可選擇勾選框，今后不再提醒。

工作備忘顯示：

列表顯示系統(tǒng)中保存的所有工作備忘，并提供添加、修改功能。

工作備忘添加：

顯示工作備忘添加界面，管理人員錄入工作備忘（發(fā)生日期（默認(rèn)取當(dāng)天）、截止

日期、工作內(nèi)容）（自己提醒 待開發(fā)：管理人員分發(fā)任務(wù)）后，保存到系統(tǒng)中。

工作備忘修改：

顯示工作備忘修改界面，管理人員修改完某項(xiàng)工作備忘后，保存返回主頁(yè)面。

工作提醒：

School of Science, Henan University of Science & Technology

在系統(tǒng)主頁(yè)面列表顯示當(dāng)前未完成的工作備忘，每個(gè)工作完成后勾選“完成”，此后不再顯示。

4.工作量信息庫(kù)管理（管理人員使用）

功能描述：

為功能5計(jì)算教師工作量，設(shè)定不同課程的講課和批改作業(yè)兩種工作量計(jì)算公式，并設(shè)定工作量計(jì)算的類別。

課程信息顯示：

列表顯示當(dāng)前系統(tǒng)中保存的所有課程信息。課程信息包括課程名稱、課程講課工作量計(jì)算公式、課程批改作業(yè)工作量計(jì)算公式。

課程信息添加：

顯示課程信息添加界面，管理人員添加后保存返回。

課程信息修改：

顯示課程信息修改界面，管理人員修改某項(xiàng)課程信息后保存返回。

工作量類別顯示：

列表顯示當(dāng)前系統(tǒng)中保存的所有工作量類別明細(xì)。工作量類別包括講課、批改作業(yè)、代課、被代課、監(jiān)考、指導(dǎo)青年教師等信息，除了講課、批改作業(yè)、代課、被代課這4種與課程有關(guān)的類別工作量計(jì)算已由上述課程信息指定外，其他類別均需要提供工作量計(jì)算公式。

工作量類別添加：

顯示工作量類別信息添加界面，管理人員添加后保存返回。

工作量類別修改：

顯示工作量類別信息修改界面，管理人員修改某項(xiàng)工作量類別信息后保存返回。

5.教師工作量計(jì)算

功能描述：

根據(jù)本學(xué)期教師完成的教學(xué)任務(wù)，根據(jù)院工作量計(jì)算辦法計(jì)算每位教室教學(xué)工作量，由管理人員審核，結(jié)果可輸出excel表格。一般教師教學(xué)任務(wù)添加、修改功能需管理員開放權(quán)限（截止日期后不能再修改，除非再針對(duì)任務(wù)開權(quán)限）。

教學(xué)任務(wù)顯示：

列表顯示當(dāng)前教師用戶本學(xué)期的教學(xué)任務(wù)（課程名只能選擇，沒(méi)有則允許手動(dòng)輸入的功能）。每學(xué)期的每項(xiàng)教學(xué)任務(wù)應(yīng)有管理員的審核標(biāo)志。教學(xué)任務(wù)中理論課教學(xué)、代課（從被代課扣除加到自身）、被代課、監(jiān)考（一次一個(gè)工作量）需包含校區(qū)信息。

教學(xué)任務(wù)添加：

顯示教學(xué)任務(wù)添加界面，根據(jù)功能4中的工作量信息庫(kù)，添加不同類別，顯示不同的添加頁(yè)面。

教學(xué)任務(wù)修改：

顯示教學(xué)任務(wù)修改界面，教師修改某項(xiàng)工作量類別信息后保存返回。

教學(xué)工作量顯示：

顯示當(dāng)前用戶本學(xué)期工作量明細(xì)，并提供系統(tǒng)中保存的所有學(xué)期工作量的列表顯示和每學(xué)期工作量明細(xì)顯示功能，每學(xué)期工作量信息后應(yīng)有是否管理員已審核的標(biāo)志（根據(jù)該教師本學(xué)期所有的教學(xué)任務(wù)是否已審核來(lái)判斷）。

教學(xué)工作量管理（管理人員使用）：

修改一般教師權(quán)限，使其能夠添加、修改本學(xué)期教學(xué)任務(wù)。

審核每位教師教學(xué)工作量，如有錯(cuò)誤可直接進(jìn)行修改。

提供指定學(xué)期的教學(xué)工作量導(dǎo)出功能，輸出格式為excel表格。

6教師工作量津貼計(jì)算（管理人員使用）

功能描述：

管理人員根據(jù)功能5所得工作量，計(jì)算全院教師工作量津貼，并可導(dǎo)出excel表。津貼計(jì)算管理：

顯示津貼計(jì)算管理界面，提供津貼計(jì)算公式編輯功能；每位教師津貼計(jì)算的結(jié)果在 管理員未開放權(quán)限前，只允許管理員訪問(wèn)；并允許管理人員導(dǎo)出全院教師津貼明細(xì) 表（excel格式）。

7.教學(xué)督導(dǎo)管理

功能描述：

安排教學(xué)督導(dǎo)，反饋教學(xué)督導(dǎo)成績(jī)和學(xué)生評(píng)教成績(jī)，供教師查詢。

教學(xué)督導(dǎo)安排：

此項(xiàng)功能暫不開發(fā)。

督導(dǎo)成績(jī)查詢：

列表顯示當(dāng)前用戶所有學(xué)期的督導(dǎo)平均成績(jī)。

評(píng)教成績(jī)查詢：

列表顯示當(dāng)前用戶所有學(xué)期的學(xué)生評(píng)教成績(jī)。

督導(dǎo)評(píng)教成績(jī)管理（管理人員使用）：

然后按照姓名或系別排序列出全院所有教師名單，點(diǎn)擊某個(gè)教師，編輯督導(dǎo)評(píng)教成績(jī)。

8.交通補(bǔ)貼計(jì)算

功能描述：

根據(jù)功能5中教師錄入的教學(xué)任務(wù)信息，分校區(qū)計(jì)算全院所有教師的交通補(bǔ)貼明細(xì)，并生成excel表格。

交通補(bǔ)貼顯示：

列表顯示當(dāng)前用戶本學(xué)期的交通補(bǔ)貼明細(xì)，并可查看以往學(xué)期的交通補(bǔ)貼明細(xì)。交通補(bǔ)貼管理（管理人員使用）：

提供不同校區(qū)單學(xué)時(shí)交通補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的編輯功能；根據(jù)功能5中教師錄入并經(jīng)審核的教學(xué)任務(wù)，自動(dòng)計(jì)算每位教師本學(xué)期不同校區(qū)的交通補(bǔ)貼。

9.外聘教師管理（管理人員使用）

功能描述：

根據(jù)校教學(xué)工作量文件，計(jì)算外聘教師津貼。

外聘工作量計(jì)算：

顯示外聘工作量錄入界面，保存后返回計(jì)算結(jié)果。

外聘工作量顯示：

列表顯示外聘教師工作量津貼計(jì)算結(jié)果。

10.新聞公告管理

功能描述：

管理人員可編輯修改新聞、公告內(nèi)容，此項(xiàng)功能對(duì)一般教師不可見。

添加新聞公告：

選擇新聞（滾動(dòng)）、公告兩種類型中的某個(gè)，顯示新聞或公告添加頁(yè)面，保存返回系統(tǒng)。

編輯新聞公告：

選擇新聞（滾動(dòng)）、公告兩種類型中的某個(gè)，列表顯示當(dāng)前新聞或公告，點(diǎn)擊進(jìn)入

某個(gè)新聞或公告的編輯（修改或刪除）界面，保存返回系統(tǒng)。

理學(xué)院

2009年9月17日星期四

第四篇：總經(jīng)理秘書工作流程

總經(jīng)理秘書工作職責(zé)及流程

遵循原則：

主動(dòng)性：

主動(dòng)請(qǐng)示工作，主動(dòng)匯報(bào)反饋；收到信息確認(rèn)收到，交代的事情做了立即反饋。及時(shí)性：

要求四小時(shí)之內(nèi)完成的工作及時(shí)完成并反饋；沒(méi)有交代完成時(shí)間或超過(guò)四小時(shí)的工作，實(shí)行四小時(shí)答復(fù)制

復(fù)述制：

凡上級(jí)交代任務(wù)完畢，必須用筆記錄，并復(fù)述上級(jí)指令一次。

可控性：凡涉及到人、財(cái)、物進(jìn)出，均保留總經(jīng)理簽字，不得用口頭替代； 禮貌性：

隨時(shí)保持禮貌用語(yǔ)：“請(qǐng)”“謝謝”“對(duì)不起”“不好意思打擾您”??；進(jìn)辦公室敲門，獲得許可后方可進(jìn)入；見到上級(jí)行點(diǎn)頭禮，接送客戶行注目禮，重要客戶來(lái)訪行鞠躬禮；不公開頂撞上級(jí)，不背后議論上級(jí)。

職業(yè)化：

職業(yè)化裝束，不準(zhǔn)化濃妝，微笑，不愁眉苦臉，不放聲大笑，參照職業(yè)化禮儀。保密性：

不該說(shuō)的不說(shuō)（私事、要求不準(zhǔn)說(shuō)的事和沒(méi)有確定的事不說(shuō)，大事說(shuō)之前請(qǐng)示）不該問(wèn)的不問(wèn)（只問(wèn)“請(qǐng)問(wèn)還有什么事情需要辦理？”）

不該保留的不保留（這個(gè)可以備份/銷毀嗎？）

不該帶出的不帶出

常規(guī)工作（日）

總經(jīng)理事務(wù)辦理（定期主動(dòng)詢問(wèn)）：每天早上9點(diǎn)，每天下午3點(diǎn)各一次

總經(jīng)理辦公室衛(wèi)生：早上上班之前一次；每接待一批客戶后一次；（衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)參照辦公場(chǎng)地管理制度）

就餐安排：安排總經(jīng)理就餐和休息時(shí)間，及時(shí)提醒。

文檔打印：總經(jīng)理安排打印的文稿5分鐘內(nèi)完成，超過(guò)兩頁(yè)的要裝訂；

工作日志：每天早上9點(diǎn)之前完成本日工作計(jì)劃，每天下午5點(diǎn)半之前完成本日工作總結(jié)，并形成工作日志（電子表格）

工作提醒：總經(jīng)理安排本日工作后，制作工作便箋給總經(jīng)理，定時(shí)提醒； 工作匯報(bào)：每天晚上7點(diǎn)之前將個(gè)人工作日志發(fā)送到總經(jīng)理郵箱。

常規(guī)工作（周）

品牌建設(shè)

與網(wǎng)絡(luò)公司對(duì)接，每周對(duì)公司網(wǎng)站內(nèi)容進(jìn)行更新

學(xué)習(xí)計(jì)劃與讀書筆記

聆聽總經(jīng)理學(xué)習(xí)需求，并形成計(jì)劃，每周完成總經(jīng)理的讀書筆記

客戶錄入

每周更新一次總經(jīng)理客戶名單

重要日程安排

本周重大時(shí)間，做工作排期，貼于總經(jīng)理桌面，并定期提醒

會(huì)議工作

會(huì)議通知：

例行會(huì)議沒(méi)有時(shí)間更改時(shí)不通知，有時(shí)間變化或臨時(shí)會(huì)議人人通知（以電話、短信為主）；

會(huì)前1天：搜集好會(huì)議發(fā)言文件（電子檔），并統(tǒng)一格式；

會(huì)前半小時(shí)：準(zhǔn)備好錄音筆、電腦和投影儀，檢查會(huì)場(chǎng)；與主持人溝通是否有臨時(shí)請(qǐng)假人員

會(huì)前10分鐘：檢查是否所有與會(huì)人員都到齊，沒(méi)有到的打電話聯(lián)系。

會(huì)議進(jìn)行時(shí)：上次的會(huì)議紀(jì)要，報(bào)告上次會(huì)議的任務(wù)落實(shí)情況；做好會(huì)議記錄；提醒主持人控制時(shí)間；按照《會(huì)議制度》維持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律

會(huì)后1天內(nèi)：完成會(huì)議紀(jì)要，與總經(jīng)理溝通完畢，發(fā)送到各與會(huì)人員郵箱，必須確認(rèn)收到

過(guò)程中：跟進(jìn)會(huì)議決議事項(xiàng)的落實(shí)情況，并及時(shí)反饋總經(jīng)理，在下次會(huì)議之前形成上次會(huì)議的《任務(wù)落實(shí)情況》

輔助工作：建立起短信平臺(tái)、郵件系統(tǒng)和OA系統(tǒng)，幫助會(huì)議計(jì)劃更好的落實(shí)

客戶接待：

A類客戶：為主管部門領(lǐng)導(dǎo)（稅務(wù)、房產(chǎn)等）或甲方單位重要負(fù)責(zé)人（如董事長(zhǎng)、總經(jīng)理）來(lái)訪，提前準(zhǔn)備歡迎儀式、標(biāo)語(yǔ)、水果及會(huì)場(chǎng)，有需要的安排休息房間或飯局，安排專職司機(jī)接送，需要訂購(gòu)機(jī)票或禮品的提前準(zhǔn)備；

B類客戶：為甲方一般負(fù)責(zé)人或其他單位負(fù)責(zé)人來(lái)訪，提前準(zhǔn)備水果，準(zhǔn)備上等茶水，有需求的安排會(huì)議室及飯局；

一般客戶：參照一般客戶接待禮儀，準(zhǔn)備茶水和接待室。

第五篇：?jiǎn)蔚昝貢ぷ髀氊?zé)及流程

工作職責(zé)

秘書是公司和當(dāng)?shù)陿淞⒂诳蛻裘媲暗男蜗蟠翱冢且粋€(gè)樞紐起著承上啟下的作用，是店長(zhǎng)的左右手。一個(gè)優(yōu)秀的秘書能為主管分擔(dān)一半以上的事務(wù)及管理工作。店務(wù)秘書的主要工作職責(zé)有：店內(nèi)事務(wù)管理；互動(dòng)管理；與總部溝通管理；緊急事務(wù)應(yīng)對(duì)管理

（一）客戶資料管理

【總客戶登記冊(cè)】用于登記當(dāng)天值班接待的上門客人和經(jīng)紀(jì)人當(dāng)天獲取的除上門外的客人，秘書負(fù)責(zé)提醒督促經(jīng)紀(jì)人將當(dāng)天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊(cè)上。及時(shí)更換收藏已登記滿的總客戶登記冊(cè)，存檔一年后作廢銷毀。

【登報(bào)客戶登記表】用于登記登報(bào)來(lái)電問(wèn)詢的客戶，編號(hào)并與當(dāng)天下午下班前統(tǒng)一分配給經(jīng)紀(jì)人，督促跟進(jìn)。及時(shí)收藏半年后作廢銷毀。

（二）房源資料管理

【原始資料】

(1)原始房源編號(hào)：按年份+當(dāng)?shù)甑拇碜帜负晚樞蛉纾?5E0001）05代表2005年，E代表第五家店，0001代表店內(nèi)的第一套房源

(2)當(dāng)天新房源應(yīng)存夾在新房源夾中，寫上編號(hào)。

資料詳細(xì)明確的當(dāng)天下午17：00-18：00發(fā)送給總部，資料不夠詳細(xì)明確的，提醒經(jīng)紀(jì)人落實(shí)清楚，第二天發(fā)送給總部.(3)當(dāng)周新房源備份一份并制作一張目錄表上交總部存檔.(4)原始房源資料根據(jù)當(dāng)?shù)陮?shí)際情況進(jìn)行分類存管，作好標(biāo)識(shí)目錄便于查詢。

(5)定期整理原始房源資料，提醒經(jīng)紀(jì)人精耕房源。根據(jù)經(jīng)紀(jì)人反饋的信息（已售、暫不售、價(jià)格異常等）及時(shí)更新房源信息，確保房源信準(zhǔn)確有效

(6)已售原始房源資料作好標(biāo)識(shí)存檔保管一年后作廢銷毀。

【供客戶查找的房源資料】（簡(jiǎn)稱對(duì)外房源）

每天打印從總部發(fā)送到各店郵箱里的各店當(dāng)天新房源匯總資料，裝訂成冊(cè)，供客戶查閱。一個(gè)星期整理一次，確保房源信息準(zhǔn)確有效。

【網(wǎng)絡(luò)房源、新報(bào)房源當(dāng)天錄入網(wǎng)站】及時(shí)根據(jù)經(jīng)紀(jì)人反饋信息更改更新。

（三）制度執(zhí)行

秘書在執(zhí)行制度過(guò)程中應(yīng)以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當(dāng)?shù)旯芾碇贫葹闃?biāo)準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時(shí)，及時(shí)給予提醒，或匯報(bào)店長(zhǎng)，由店長(zhǎng)決定是否處罰，店長(zhǎng)確定處罰，秘書開罰單，店長(zhǎng)簽字，秘書執(zhí)行罰款。

（四）考勤管理：秘書應(yīng)該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細(xì)內(nèi)容，嚴(yán)格監(jiān)督打卡情況。

（五）值班管理：秘書于當(dāng)月的最后一天制定下月的值班表，由店長(zhǎng)確認(rèn)簽字生效，于晚會(huì)告知傳閱并張貼告示當(dāng)?shù)晖剩员阌诮?jīng)紀(jì)人提前做計(jì)劃。

（六）衛(wèi)生管理：當(dāng)天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應(yīng)監(jiān)督當(dāng)?shù)晷l(wèi)生及辦公設(shè)備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒(méi)做衛(wèi)生或馬虎對(duì)待的，告知店長(zhǎng)，由店長(zhǎng)處罰。每月負(fù)責(zé)組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。

（七）表格表單管理

【普通表單格】：經(jīng)紀(jì)人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標(biāo)識(shí)清楚，一周整理一次，及時(shí)備存，確保各類表單格齊全供經(jīng)紀(jì)人使用。

【特殊表單格】：租賃合同和收據(jù)要在租賃專員提出申請(qǐng)時(shí)發(fā)放，發(fā)出24小時(shí)內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同（一式三份中的其中一份）。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當(dāng)月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財(cái)務(wù)部

（八）當(dāng)?shù)贽k公用品和基金的管理

【辦公用品的領(lǐng)用】制作成一份辦公用品領(lǐng)用登記表，監(jiān)督領(lǐng)用登記，月底統(tǒng)計(jì)，供數(shù)據(jù)分析用。對(duì)當(dāng)?shù)贽k公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內(nèi)的盡量獨(dú)立解決，在能力范圍外的及時(shí)與廠家或其他服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系。

【當(dāng)?shù)昊鸬墓芾怼浚焊鶕?jù)當(dāng)?shù)昃唧w情況于月初或月末將當(dāng)?shù)昊鹗罩骷?xì)表張貼告示

（九）數(shù)據(jù)匯總

【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計(jì)，帶看量、簽單數(shù)匯總。

【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細(xì)統(tǒng)計(jì)，當(dāng)?shù)暝捹M(fèi)及辦公用品費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。

（十）接待

【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時(shí)接待上門客戶，將客戶信息分類登記于登記表中，盡量詳細(xì)具體，并于當(dāng)天交接給值班人員。秘書所接待的房源及客人統(tǒng)歸當(dāng)天值班人員所有。

【同事接待】：來(lái)者是客，到當(dāng)?shù)陙?lái)的他店經(jīng)紀(jì)人或其他部門的同事都應(yīng)熱情接待，倒水讓座，提供恰當(dāng)?shù)膸椭?/p>

【注意事項(xiàng)】：

a：秘書是公司的形象代表，是當(dāng)?shù)甑拇翱诤蜆屑~，接待禮儀要規(guī)范細(xì)致到位。

b：隨時(shí)保持飽滿的精神狀態(tài)。

工作流程

一、行政事務(wù)

實(shí)習(xí)報(bào)告：實(shí)習(xí)分行秘書入職前上報(bào)主任秘書；

工作報(bào)告：入職分行秘書于每月30日上報(bào)，內(nèi)容為上月工作總結(jié)與下月工作計(jì)劃（事前計(jì)劃、事后總結(jié)）； 每月考勤卡、考勤報(bào)表的上報(bào)：

考勤卡：按公司規(guī)定打卡，簽卡要注明原因，并須直屬上司簽字確認(rèn)方可；

考勤報(bào)表：認(rèn)真填寫表格所需內(nèi)容，切不可造成漏填少報(bào)（填報(bào)所有涉及的日期全屬當(dāng)月，當(dāng)月之前的則無(wú)需填寫）；

分行人員入職時(shí)間以到人力資源部辦理手續(xù)的時(shí)間為準(zhǔn)，需攜帶相關(guān)資料及所需表格到行政人事部面談，即后辦理入職手續(xù)。并督促相關(guān)人員同時(shí)辦理?yè)?dān)保手續(xù)（擔(dān)保人需提供戶口本及身份證原件），擔(dān)保一年有效；

分行人員離職時(shí)間以在分行交接當(dāng)日時(shí)間為準(zhǔn)（分行經(jīng)理級(jí)以上人員離職須主任秘書到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行財(cái)務(wù)及物品交接）；

辦公用品的申請(qǐng)：每月20-23日為申請(qǐng)時(shí)間，大件物品須先申請(qǐng)后購(gòu)買；

名片的申請(qǐng)：每周星期五12：00提交名片申請(qǐng)，每人每次申請(qǐng)不可超過(guò)兩盒。

二、財(cái)務(wù)事務(wù)

【每月工作】：

收據(jù)、合同自領(lǐng)取日起計(jì)三個(gè)月未核銷的，應(yīng)退回財(cái)務(wù)部辦理核銷及重新領(lǐng)取手續(xù)；

對(duì)帳：時(shí)間為每月初（具體時(shí)間財(cái)務(wù)部通知）；

所須上報(bào)表格：租傭?qū)け怼⒖记诒怼①I賣業(yè)績(jī)表、工資卡號(hào)統(tǒng)計(jì)表；

費(fèi)用報(bào)銷：時(shí)間安排與財(cái)務(wù)安排對(duì)帳時(shí)間一樣（每張報(bào)銷單上必須有經(jīng)理簽字確認(rèn)）；

分行已成交單跟進(jìn)表：每月5日前上報(bào)主任秘書處；

分行未結(jié)單明細(xì)表：每月5日前上報(bào)主任秘書處

合同收據(jù)核銷、盤點(diǎn)表：每月5日前上報(bào)財(cái)務(wù)部；

鋪位租金、水、電、管理費(fèi)、廣告位租金、空調(diào)費(fèi)等費(fèi)用的申領(lǐng)與核銷；

清潔工工資的支付。

【每日工作】：

每天上班即對(duì)分行收據(jù)、合同進(jìn)行檢查及核銷工作；

① 收據(jù)所列內(nèi)容和金額與合同所載內(nèi)容一致；

② 涂改（包括涂改液）、挖補(bǔ)的合同、收據(jù)不予核銷并及時(shí)上報(bào)；

③ 出現(xiàn)以上所述及不及時(shí)核銷收據(jù)、合同的及時(shí)上報(bào)；

租傭、定金、誠(chéng)意金的收付；

租傭：收取→開出租傭收據(jù)（交客戶、業(yè)主）→存入指定帳戶（24小時(shí)內(nèi)）→備份合同復(fù)印件、收據(jù)第三聯(lián)、銀行存款回單財(cái)務(wù)查驗(yàn)；

定金、誠(chéng)意金：簽訂委托書或合同（交易員）→收取定金、誠(chéng)意金→開出收據(jù)客戶聯(lián)（交客戶）→存入指定帳號(hào)（24小時(shí)內(nèi)）→收據(jù)第三聯(lián)同銀行回單傳真至財(cái)務(wù)部（同時(shí)MSN短信通知相關(guān)人員款項(xiàng)入帳）→到財(cái)務(wù)部交收據(jù)第三聯(lián)原件及銀行回單原件并由財(cái)務(wù)相關(guān)人員在收據(jù)明細(xì)確認(rèn)表上簽收；

付定：簽訂購(gòu)買、租賃委托書→業(yè)主收條（加蓋指模）→留備身份證復(fù)印件（查看原件）→收取房產(chǎn)證原件或銀行抵押合同原件（收取訂金人民幣5000元以上的）；

如以上條件無(wú)法全部滿足，業(yè)主收定須總經(jīng)理簽字；如無(wú)則分行秘書應(yīng)及時(shí)填寫《違規(guī)放款反饋表》，為確保無(wú)誤請(qǐng)先查檔；

分行內(nèi)任何一筆付出的款項(xiàng)，必須由經(jīng)理簽字，如有特別放款的還須由總經(jīng)理簽字方可；

分行成交單上報(bào)財(cái)務(wù)部與客服部所須資料：

財(cái)務(wù)：合同（居間、單邊）復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件（抵押合同）、成交報(bào)告（交易員及經(jīng)理簽字）、客戶（業(yè)主）身份證復(fù)印件，并由財(cái)務(wù)相關(guān)人員簽收確認(rèn)。

客服：合同（居間、單邊）復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件（抵押合同）、成交報(bào)告（交易員、經(jīng)理簽字）、家私清單、客戶（業(yè)主）身份證復(fù)印件，并由客服相關(guān)人員簽收確認(rèn)；

收取款項(xiàng)不開收據(jù)的按違規(guī)處理；

業(yè)主與客戶直接收付定金的，分行留備業(yè)主開給客戶的收款收條復(fù)印件以備查驗(yàn)；

每日收支、罰款、活動(dòng)基金流水帳的記錄；

三、分行事務(wù)

分行人員的值班休假安排；

報(bào)紙廣告的剪貼，櫥窗廣告的更換（顏色不可太多）；

考勤的統(tǒng)計(jì)與上報(bào)（外出登記的跟進(jìn)），當(dāng)天出勤情況及時(shí)上報(bào)行人事部（如遲到、早退、例休、請(qǐng)假、曠工等）；

每日業(yè)績(jī)的統(tǒng)計(jì)（與分行經(jīng)理充分溝通，不可造成少報(bào)、錯(cuò)報(bào)業(yè)績(jī)）；

公告欄的布置與更新；

公司公告的傳達(dá)與張貼（及時(shí)跟進(jìn)及反饋信息）；

分行內(nèi)固定資產(chǎn)的維護(hù)（辦公桌椅、墻壁、電子設(shè)備等）； 行為規(guī)范的監(jiān)督（著裝、形象等）；

簡(jiǎn)單公文的起草（分行內(nèi)的業(yè)務(wù)表格、文書文件等）；

分行人員變動(dòng)（入、離職、調(diào)動(dòng)）的跟進(jìn)與新入職人員的基本培訓(xùn)； 日志的統(tǒng)計(jì)與檢驗(yàn)，并監(jiān)督執(zhí)行相應(yīng)的懲罰制度；

分行打印機(jī)墨盒至總務(wù)處以舊換新；

維持分行日常清潔衛(wèi)生

四、監(jiān)督職能

各種違反政策法令、規(guī)章制度的苗頭或行為，發(fā)現(xiàn)后及時(shí)上報(bào)