干部人事檔案整理過程中

有關具體問題歸類的補充說明

一、檔案材料分類需注意的幾個問題

第一類履歷材料（本類排序是：按材料形成時間的先后順序排列）。

1、個人檔案中必須具備1997年度填寫的《干部履歷表》。《干部履歷表》必須填寫完善（即填表人簽章、審查機關意見及蓋章、填表日期俱全）；2002年履歷表須有相片，1997年和2002年的履歷表凡有空白欄的，經組織核實后，有的由組織補填，組織不能填補的，找本人填補，沒有內容的空白欄則寫“無”。直系親屬中有任副省級以上職務的必須填寫反映出來，其父母有死亡的要填寫，并注明已故。

2、《待業人員登記表》（結論有勞動部門簽章并有“同意錄用”等字樣的系招工材料）歸入九類（9-2-）；若無結論且該檔案又無《干部履歷表》或《職工登記表》的可歸為一類，若有《干部履歷表》或《職工登記表》的，則《待業人員登記表》可不歸檔。

3、履歷表中有獎勵、培訓記載，但無支持材料的，按文件規定廳級以上獎勵須有相關支撐材料，廳級以下的可不管；一個月以上受過地廳級以上培訓的，必須要填寫，其培訓材料應收盡收，沒有的也不用寫說明了；一個月以上的培訓須有相關支撐材料，一個月以下的可不管。

4、《干部履歷表》中，本人未填寫受處分的，由組織核實后填寫，不必要找本人補填了。

5、《上山下鄉知識青年簡歷表》沒有知青辦同意上山下鄉意見、又沒有蓋章的放在一類。

第二類自傳及屬于自傳性質的材料和報告個人有關事項的材料（本類排序是：按材料形成時間的先后順序排列）

1、凡由本人撰寫的敘述本人經歷、思想變化過程以及交待家庭情況，社會關系等內容的材料，均屬自傳或自傳性質的材料。

2、具有自傳內容的申請書，本人檔案中又沒有自傳的，可將此材料歸入二類。

3、科技人員的業務自傳、技術自傳應歸入第四類。

4、黨員領導干部個人有關事項報告表歸入二類。

5、按有關文件規定報告個人有關事項的材料。

6、帶自傳性質的履歷表或簡歷表、具有自傳內容的歷史反省材料。

第三類鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料（本類排序

是：按材料形成時間的先后順序排列）

1、凡屬在職的黨員、團員、干部、職工、學員、軍人等各種鑒定材料歸入三類（3-）。

2、《學校學生品行評等審批表》（結論評為優、良），屬于學校對學生思想方面的鑒定考察材料，歸入三類（3-）。

3、從1994年以來的《年度考核登記表》必須齊全，每欄的內容（包括單位的考核意見、本人簽字、時間、蓋章等），必須填寫完善。

4、《路政人員鑒定表》以鑒定內容為主的歸三類（3-），其結論是聘用的歸九類（9-2-），但須重擬相應的標題，即：《路政人員聘用表》。

5、干部離任審計報告或者定期經濟責任審計報告歸三類（3-）。

6、掛職鍛煉的鑒定或者考核意見的材料歸三類（3-）。

7、因公出國處境和在國外境外表現情況的鑒定材料歸三類（3-）。

8、年度考核表中沒有本人簽字、主管部門意見、人事部門蓋章的必須完善，如果無人事廳時間的可以不補。

9、如果當年只有《專業技術人員考核登記表》而沒有《機關事業單位年度考核表》的，將《專業技術人員考核登記表》放在當年相應的位置歸入第三類（或者說缺少某年度考核表的，如果當年有《專業技術人員考核表》的可以代替）。

10、《貴州省企業領導干部民主評議登記表》和《機關事業單位年度考核表》一律歸三類。

11、參加黨校短期培訓學習的考察材料（鑒定），歸三類。

12、后備干部的材料，本人未提拔使用的材料放入三類, 已提拔使用的放在相應的《干部任免表》之后歸九類（即9-2-）。

13、以鑒定為主要內容的各類人員登記表。

14、新兵訓練鑒定表、表現鑒定、登記表（含訓練成績），有小結、有鑒定、有成績的和軍人在部隊訓練的鑒定成績表都歸入三類。

鑒定和培訓的區別：鑒定是對本人在一定時間內的表現的認定，鑒定對提拔很關鍵；培訓是對一個人在一定時間內在理論、專業、技能學習與進修的經歷的佐證。

15、如果是其他方面的涂改（如筆誤等原因），就不用管它，但是對出生年月、參工時間、民族成分、不合格改為合格、合格改為優秀、工資金額的涂改，一定要核實清楚后由組織寫出說明，放在五類或者放在相應的位置。

16、平級調動任職的，可以不需要考察材料和現實表現；如果有考察材料和現實表現更好，沒有考察材料和現實表現的，也就不補了。

第四類學歷、學位、學習成績、職業資格考試、評（聘）專業技術職務（職稱）、反映個人科研學術水平、有關培訓等方面的材料。本類材料的排序是：按時間先后順序和檔案材料性質相對集中排序：

①4-1-學歷、學位材料；

②4-2-職業資格、職稱材料；

③4-3-科研學術水平材料；

④4-4-培訓材料。

1、凡屬未參加工作之前的學生、初高中的《畢業生鑒定表》、中學生《體育合格證》、《社會實踐表》、《學生實習鑒定》和大學生的《畢業生鑒定表》、《社會實踐活動登記表》均歸入四類（4-1-）；在職工作人員參加（學員）培訓學習、進修登記表、考核登記表、結業登記（鑒定）表、培訓實習鑒定表等材料系培訓方面的材料歸入四類（4-4-）。

2、學生的休學、復學等材料歸入四類（4-1-）。

3、全日制大、中專畢業生的畢業證、本科學歷及學位證書要復印件歸入四類（4-1-）；在職成人大、中專和“五大”畢業生的學籍材料和畢業證復印件應歸入四類（4-1-）。凡畢業證書復印件如果時間早于《畢業生登記表》的，應將畢業證書復印件放在《畢業生登記表》或者《畢業生鑒定表》之后。

4、《戰士技術等級審批表》屬于專業技術類，歸四類（4-2-）。

5、本科學歷及學位材料必須齊備才能認可學歷和學位；《畢業證書》和《 XX學位證書》復印件歸入四類（4-1-）。若在畢業登記表中明確說明授予學士學位，或者在畢業證書上同時表明授予學士學位的，則學士學位證書可以不歸檔。

6、專業技術人員1993年（含1993年）以前的《專業技術考核表》需歸入人事檔案的四類（4-2-）；1994年（含1994年）以后的《專業技術考核表》歸入專業技術檔案；若是企業人員，因沒有行政事業單位年度考核表的，可將逐年的《專業技術考核表》需歸入人事檔案的四類（4-2-）。

7、《專業技術職務申報表》必須歸入人事檔案的四類（4-2-）。若是專業技術考核與行政事務考核同時進行的，只歸行政事務考核表，專業技術考核表歸專業技術檔案。

8、《專業技術職務任職資格評審表》歸入四類（4-2-）；任職資格通知一律換成評審表，專業人員的解聘通知歸入四類（4-2-）；專業技術任職資格聘任書復印件要歸入檔案（4-2-），這樣才能體現評聘使用情況。檔案中無《評審表》的，資格證書與聘任證書復印件則都要歸檔。

9、如四類無任何內容，且最高學歷是高中或是初中（無學籍檔案）的，則高中或初中的《畢業證書》要歸入四類（4-1-）。

10、大、中專畢業學生有《畢業生登記表》的，其學歷證明可不歸檔；如果沒有《畢業生登記表》的，其學歷證明則歸入（4-1-）。

11、凡大學生的鑒定與學歷有關的材料、在校軍訓鑒定表和在校期間的各種培訓登記表都隨學歷按照時間先后順序一并歸入四類（4-1-）。

12、《高考錄取通知書》和高考《政審表》中的結論有“同意錄取”字樣都歸入四類（4-1-）。

13、反映科研學術水平的材料歸入四類（4-3-）。

14、培訓材料，是指在職干部職工在理論、專業、技能等方面的培訓。包括一個月以上的結業證書（含研究生課程班登記、鑒定表和沒有學位的畢業證書）（4-4-）。

說明：研究生班和研究生課程班兩者是不同的，前者是有畢業證書和學位證書的；后者只有結業證書，不可能有畢業證書。北京社會函授大學畢業證不能算學歷，只能算培訓。

15、成人高考、自考、黨校學歷只有《畢業生登記表》，沒有《學員登記表》和《XXX報考登記表》的，不需要再補；沒有學籍材料的，由原學校出具學籍證明。

16、專業技術職稱的評聘分開時間是從2002年開始的，從2002年以后的必須要有評審表，已聘的要有聘書復印件，歸（4-2-）。

17、畢業生資格審查表無“同意錄取”等字樣歸（4-1-）。

18、有入學錄取通知書歸（4-1-），沒有的不管。

19、《干部學歷、學位檢查清理登記表》歸（4-1-）。

20、若無學生登記表學歷證明材料歸（4-1-）。

21、黨校研究生班算學歷的材料歸（4-1-）；只有研究生課程進修班不算學歷，此類材料歸培訓（4-4-）。

22、黨校大專班學習2年，畢業證書上為“大專班”字樣，作為學歷材料與其學籍材料歸（4-1-）。

23、八十年代的專業技術職務，只有資格證、聘任文件就可以了，兩樣都要歸檔；凡與工資有關系的，應該要有首聘的（或者最近取得任職資格的）聘任證書復印件。

24、科技人員的業務自傳技術自傳材料歸（4-3-）。

25、在黨校培訓的材料實在無法找到的，由現有單位寫出說明，到所在黨校加蓋公章，并復印其花名冊，放在單位說明后面作附件。

第五類政審材料（本類排序是按材料內容的主次關系進行排序，順序是：上級批復、結論、本人對結論的意見、調查報告、證明材料<根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列>、本人檢討或交待材料等。有甄別、復查、平反結論的應分別排在原結論的前面）。

1、《應征入伍政審表》和《入伍時間的批注》均歸入五類（5-）。

2、《民族成分證明書》、《民族成分認定書》和本人戶口簿與身份證復印件以及戶籍機關的戶籍證明等材料歸五類（5-）。

3、干部的民族、出生年月、參工時間認定材料必需按干部管理權限由組織予以認定，其認定的審查意見及其依據材料歸五類（5-）。

4、民族成分的認定可根據《民族成分證明書》、《民族成分認定書》直接認可；如果沒有《民族成分證明書》、《民族成分認定書》的，由其本人持戶口和身份證到當地民宗局出具《民族成分證明》。

5、高校招生政治思想考核表歸5類。

6、《上山下鄉知識青年簡歷表》（經知青辦批準下鄉的，系參工時間的認定）需放在五類（5-），缺少知青材料的，要補相關材料，如知青證復印件、名冊復印件或有關單位證明。知青證復印件或知青下鄉證明應歸五類；知青證復印件或知青名冊復印件，作為認定參加工作時間說明的附件，合并記頁，均歸入五類。

7、入黨、入團、參軍、高考、聘用干部等方面的政審材料歸五類（5-）。

8、干部愛人情況登記表歸五類（5-）。

9、出生年月的認定：在檔案材料中，最初的出生年月均系本人提供，如果本人填寫第一份材料的出生年月小，以后的材料本人填寫的出生年月填寫大了，則在尊重本人意見的基礎上，可以認定其后來填寫大的出生年月，這就叫“認大不認小”；如果第一份材料記載的出生年月比以后的材料都要大的，則按照第一份材料認定其出生年月；如果第一份材料記載的出生年月比以后的材料都要小的，要綜合所有的材料進行分析認定；如果按照以后的材料認定其出生年月（或大或小）關鍵是要認真審查本人從更改年齡中是否獲得利益而定。獲得利益的可不予更改，沒有獲得利益的可以重新認定。

10、出生日期與參加工作時間認定都只認定到月份，即相差一個月的需要認定，不用認定到日期。

第六類加入黨團的材料（本類排序是：按材料內容的主次關系進行排序，順序是：將入團、入黨、入民主黨派材料分別排列，志愿書放在各自材料的前面，其他材料均按形成的時間先后順序排列。即按①入團志愿書、入團申請書、退團材料；②入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書；③中共黨員登記表；④入民主黨派的材料順序排列）。

1、1996年以后入黨的，必須具備入黨時的政審材料。

2、是中共正式黨員但又沒有入黨材料的，首先在原入黨單位查找原入黨材料，找不到入黨材料的，可由黨組織寫出說明；是團員（已超齡退團）而沒有入團材料的可以不補，沒有超齡退團的要盡量找到原入團材料。

3、《入團志愿書》，只有入團證明材料的其證明材料仍放在六類（6-）； 2000年以后入團的要補材料。

4、《民主評議黨員登記表》結論為“合格”的歸入六類（6-）；結論為“優秀”的歸入七類（7-）。根據中組部答復，《民主評議黨員登記表》今后不作為干部檔案材料收集內容，不再收集歸檔。

5、黨員填寫的《1985年黨員登記表》必需要有，沒有的要補，歸入六類；《1990年黨員登記表》只是要求省會城市和教育、科研等機構填寫，其他地（市）縣單位未作明確要求，因此可以不補。

6、入黨積極分子在入黨前參加培訓班學習的材料和思想匯報材料均不歸入人事檔案。

7、加入民主黨派的有關材料歸入六類（6-）。

8、沒有預備期的黨員是指在1969年4月1日至1977年8月11日入黨的黨員，不需要入黨轉正申請書，入黨時間和黨齡從上級黨委批準之日算起。

9、凡屬有預備期的黨員，必須有入黨申請和入黨轉正申請。

第七類獎勵（包括科技和業務獎勵）材料，各種先進人物登記表、先進事跡、嘉獎、通報、表彰及榮譽稱號等材料（本類排序是：一般應按時間先后順序排列，但每次的獎勵應將組織的審批材料放在前面，先進事跡材料放在后面，作為一份材料）。

1、《民主評議黨員登記表》結論為“優秀”的但又有《優秀黨員登記表》的（均是同一時間產生的），一律歸在七類，但不作一份材料，需分別編序歸在七類（7-）。

2、受縣（處）級以上表彰獎勵的材料必須收集歸檔，主要收集《表彰獎勵審批表》、個人先進事跡材料、表彰獎勵證書復印件等材料要求應收盡收，歸在七類（7-）。

3、授予各種榮譽稱號的審批表和事跡材料、授予各系統三十年人員榮譽證書登記表歸在七類（7-）。

4、獎勵（包括培訓）材料各單位已提供來的，無論履歷表中是否有記載，都歸入檔案，如果本人檔案中有記載，但無相應的支持材料的地廳級獎勵就要寫說明，地廳級以下的不用寫。

第八類干部違反黨紀、政紀、國法等材料（本類排序是：按檔案材料內容的主次關系進行排序，順序是：上級批復、結論或處分決定、本人對結論或處分決定的意見、調查報告、證明材料<根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列>、本人檢討或交待材料等。有甄別、復查、平反結論的應分別排在原結論的前面）。

1、處分材料沒有上級批復意見，但事實存在的應歸在十類。有上級批復意見的歸八類（8-）。

2、法院審判的判決書歸八類（8-）。

3、雖不作處分，但經組織查實，確屬錯誤（如道德品質、生活作風、經濟問題等）的材料歸八類（8-），未經組織查實的不歸干部檔案。

4、撤銷處分的決定應單獨編號作為另一份材料。

第九類干部 工資、勞動合同、任免、錄用、聘用、續聘、解聘、調動、參軍、退伍、復員、轉業、待遇、出國出境、離（退）休、參加各種代表會的呈報表、審批表、登記表等其它材料。本類材料的排序是：按時間先后順序和檔案材料性質相對集中排序：

①9-1-工資情況材料；

②9-2-調動任免材料；

③9-3-出國出境材料；

④9-4-出席會議登記表材料。

1、《新招職工政工政審表》中有勞動部門“同意錄用”字樣的和《招工登記表》都放在九類（9-2-）。

2、《轉正定級表》結論僅有“同意轉正”字樣的放在九類（9-2-），有“同意轉正定為X級”有工資的放在九類（9-1-）。

3、《干部調動審批表》和《借調函》放在九類（9-2-），凡屬借調個人申請、借調證明、批準意見等材料應作為一份材料，按批準意見、個人申請、證明材料順序放置，頁數合并計算，放在九類（9-2-）。

4、2002年7月以前的《干部任免呈報表》、或《任免呈報表》表中有“現實表現”欄，可以不要考察材料；《干部任免審批表》、《干部任免呈報表》或《任免呈報表》都應按規定逐項填寫，要有任有免，寫明任和免的職務；1997年以前任免的可以不補考察材料，1997年以后任免的必需附有考察材料。

5、《干部任免審批表》的審批要按干部管理權限任免，審批意見后面要注明任免職務的批準機關、批準時間和文號，加蓋組織印章。

6、干部任職考察材料作附件放在《干部任免審批表》后面一并歸入九類（9-2-），目錄上按審批表的時間填寫，頁數合并計算。

注意：1997年以后提撥任免的領導干部《干部任免審批表》后面沒有考察材料的，將“單項否決”，該單位的檔案不能達標。

7、《吸收錄用審批表》，如是吸收錄用審批表、或者是吸收錄用新工人的，均放在九類（9-2-）；聘用干部審批表、聘用干部合同書、續聘、解聘、辭退審批材料，均放在九類（9-2-）。

8、單位對學生分配工作的通知有工資的，放九類（9-1-），無工資的，放九類（9-2-）。

9、《路政人員鑒定表》以鑒定內容為主的歸三類（3-），其結論是聘用的歸九類（9-2-），但須重擬相應的標題：即《路政人員聘用表》。

10、《新任路政人員審批表》均歸九類（9-2-），《專（兼）職路政員聘書》有職務或無職務的一律歸入九類（9-2-）。

11、《公務員登記表》和《軍隊干部提升、定級報告表》歸九類（9-2-）。

12、《應征公民政治審查登記表》結論是“同意應征入伍”字樣的和《應征入伍登記表》、《退伍軍人審批表》、《軍銜審批表》、《軍隊轉業干部審批表》均歸入九類（9-2-）。

13、工會主席的任職通知須換成《干部任免審批表》歸入（9-2-），確系無法補表的，可將任職通知歸檔。但是，任職通知一般情況下不歸檔。

14、歷年的《勞動合同書》歸入九類（9-2-）。

15、若無《調動審批表》只有調動通知的，調動通知須歸入九類（9-2-）；無調動材料的必須補材料，確實無法補材料的，由組織寫出說明。1997年以前的可以不用補。

注意：干部在1997年以后調動到上級機關工作時沒有《調動審批表》的必須由組織寫出說明歸入九類（9-2-）。

16、評定授予《軍官軍銜報告表》和《公安警銜晉升的審批表》，歸九類（9-2-）。

17、因從外系統調入而差的工資表，是事業單位的要通知原單位補齊，是企業的盡量要求補齊。

18、工資中凡差1993年工改以來和2006年工改以來的工資審批表必須補齊（說明：1997年7月調整工資標準的工資審批表可以不補；2006年工改以來的工資審批表，應當按每年考核晉升（薪級）工資時打印工資表審批后歸檔。

注意：工資表不齊的，將“單項否決”。

19、職工工資介紹信不歸檔。

20、工資表欄目有空白，手填與打印的可以不用完善。

21、干部任免表中年度考核、個人基本信息缺少的都要補齊,查實后填寫并加蓋審核章。

22、報考登記表必須歸檔,無錄取意見及公章的不管。

23、出國、出境人員審批表歸入（9-3-）。

24、干部任免審批表缺相片的不管。但今后形成的要有。

25、有本人名字的調動文件的可以歸檔（9-2-）。

26、每年晉升薪級個人審批表必須歸檔，不能按照人事廳的說法不歸檔。

27、干部任免中，任科級實職的干部，無考察材料的不用補，但必須有任免審批表。

28、黨代會、人代會、政協會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會登記表表歸入（9-4-）。

29、掛職的職務是自然免除，不需要有任免表，其掛職期間的考察意見、或鑒定等材料歸入三類。

30、《干部任免審批表》中免職職務的審批（按照干部管理權限）不是同一機關的，必須重新制作《干部任免審批表》予以免職審批。

31、同一職務的副職提拔為正職，原單位不用制作免職表（即使正職和副職的干部管理權限分別屬于不同單位的也不用另外制作免職表）；不同職務的副職提拔為正職，原單位必須制作免職表。

注意：《干部任免審批表》中必須有任有免，不完善的則是“單項否決”。管檔單位應當務必引起重視！

32、任股長的不用填寫《干部任免審批表》。

33、部隊轉業軍人在部隊的任職及其工資不用登記，可以從轉業時的最后一個職務開始登記。

第十類其他可供組織參考的有保存價值的材料（本類排序是：按材料形成時間的先后順序排列）。

1、見習期轉正總結可歸十類（10-）。1994年以前形成的參加某活動的單項工作總結、專業技術工作總結和工作自述一般情況下可以不歸檔；1994年以后的工作總結已包含在《年度考核登記表》內，不再單獨列出。

2、學生參加高考時的《健康體檢表》、職工參工時和應征入伍時的《體檢表》、有傷殘的體檢表、殘疾等級材料歸入十類（10-）。

注意：一般正常情況下的體檢表不歸檔。

3、有學生《報到證》的，《畢業生就業協議書》可不歸檔。

4、職工調配介紹信和工資介紹信不歸檔。

5、新兵登記表歸入十類（10-）。

6、《申請家屬隨軍報告表》歸入十類（10-）。

7、缺報到證而又找不到的可以不管。

8、工會入會志愿書、工會會員登記表歸入十類（10-）。

9、本人在特殊情況、特殊期間寫的思想小結、專項工作總結等具有參考價值的材料可以歸入十類（10-）。

10、民事判決書如離婚或者各種糾紛判決書、調解書歸入十類（10-）。

11、人事爭議總裁裁決書（調解書），再生育子女申請審批表等有參考價值的材料歸入十類（10-）。

二、整理檔案材料中尚需注意的幾個問題：

1、檔案的每份材料尺寸為長26cm，寬19cm材料左邊的尺寸為2-2.5 cm裝邊線，左邊設三個裝訂眼，眼與眼的中心距為8.3 cm眼的中心距離左側邊沿為1.5cm上、下兩個眼中心距離上、下邊沿均為5.4cm，字跡材料應當符合檔案保護要求，做到檔案材料以裝訂線（即左邊）、下邊和右邊三面整齊，盡可能四邊整齊；對影響裝訂的材料要進行單面裱糊，對過窄或者破損未空出裝訂線的檔案材料，需要進行加邊處理。

2、檔案材料不整齊的要另用紙粘貼并裁剪整齊，有缺邊、缺角、有洞眼的需修補完好，材料應保持干凈整潔，對不必要的字跡須擦掉，凡用圓珠筆、復寫紙、鉛筆填寫的材料須用鋼筆填描清楚。用復寫紙復寫的材料可直接歸檔，但材料的下面應襯托一張16開紙予以加固，可不需要復印件歸檔了。

3、對于過窄的材料一般本著封面用較寬的白紙條，封底用較寬的熟宣紙條（裱糊時均不能壓材料內容）的方法裱糊。

4、過于薄的紙張材料，須用長26cm，寬19cm的白紙作襯頁，使材料起到勻稱整齊的保護作用。

5、每份材料成形后，均應是裝訂左側，從右至左翻閱。

6、對填描篇幅較多的材料，可將其復印后，將復印件放在原件后作一份材料，頁數合并計算，可按一式兩份計算。

材料頁數的計算采用圖書編頁法，每頁為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數填寫，沒有印頁碼也沒有填寫內容的材料，或襯紙一律不計算頁數，本身有頁碼的按原頁碼計算。

7、復制的檔案材料，采用原材料形成的時間。歸檔的復印材料，必須注明材料出處，由組織人事部門加蓋“復印自原件”、“組織人事部門的公章”和“復印日期”的印鑒。

8、無標題的材料，應擬定與材料的主要內容相符的標題。

9、拆除檔案材料內的大頭針、回形針、釘書釘等金屬裝訂物。

10、嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

11、在整理檔案過程中要做到分類準確按照材料的主要內容獲用途確定類別：排列有序，材料層次分明、條目清晰、體系完整；目錄清楚（其內容有類號、序號、頁碼、材料名稱、材料制成時間、份數、頁數、備注等項目）、逐份逐項準確填寫、無粘貼、無涂改；編號正確，材料類別序號和頁碼如實填寫；裝訂整齊，無亂孔（材料中有三個孔，每一個孔相鄰有兩個孔的可以不補，相鄰有三個孔以上的要修補，可以用<熟宣紙塊>填孔的方式修補）、無脫頁、無損壞文字。

12、材料填寫是否規范、手續是否完備主要是審核以下材料：

（1）凡規定由組織蓋章的材料，應有組織蓋章；凡個人撰寫的材料，應有形成時間及本人簽字；

（2）《干部履歷表》應有照片、本人簽名、填表日期和組織蓋章；

（3）《年度考核登記表》應有組織評價意見、組織蓋章及本人簽名；

（4）學歷、學位材料培訓材料及專業技術職務評聘材料應有評價意見及組織蓋章；

（5）《入黨志愿書》應填寫完整，有支部大會通過為預備黨員意見，有上級黨委批準轉正意見；

（6）《黨員登記表》應該有本人簽字及組織蓋章；

（7）《干部任免審批（呈報）表》要注明任免職務的批準機關、批準時間及文號；相關信息應逐欄填寫，不能出現空白欄；

（8）考察材料要注明考察人及考察時間，并加蓋考察,單位公章。

13、干部任免表分為三個時間段，即：

（1）1997年以前，用的是《干部任免呈報表》；

（2）1997年1月至2002月 7月，用的是《干部任免審批,表》，表中有工資欄，沒有貼相片欄；

（3）2002月 7月以后，仍然用的是《干部任免審批表》，但是有試用期，有考察材料，表中沒有工資欄，有貼相片欄，還要求填寫任免文件號。

14、“單項否決”的四種情況：

一是涂改造假：是指用不正當的方式涂改檔案內容，或者將虛假材料裝入個人檔案，具有明確的目的性和針對性；

二是裝錯材料：是指檔案中錯裝入其他人的檔案材料（即在檔案歸檔過程中張冠李戴）；

三是檔案中缺少1997年以后任職的《干部任免審批表》；

四是檔案中缺少《公務員登記表》或《參照公務員法管理機關（單位）工作人員登記表》。

15、《干部職務變動登記表》在錄入時，行政職務從副科級登記錄入，專業技術職務從助理級登記錄入。

16、《干部工資情況登記表》在錄入時，重點從1993年以來登記錄入；部隊轉業人員的職務變動、工資變動，重點對轉業到地方的變動情況進行登記錄入；“執行何類工資標準”欄（詳見《制作目錄時應注意完善以下材料名稱》）可按公務員、事業、企業的工資錄入，企業的工資盡量登記錄入，無法登記的就不錄入了。

17、干部人事檔案目錄、干部職務變動登記表和干部工資情況登記表可以單面打印。

18、干部人事檔案的整理程序大致可分為裝近期新材料、技術加工（修補、粘貼、裁剪等）、分類鑒別、排序編頁、第一次審核、補充完善所差材料（主要是2002年的干部履歷表、1994年以來的年度考核表、畢業證書復印件、培訓證書復印件、姓名說明、民族成分認定、出生年月認定、參工時間認定、獲縣級或者地廳級以上獎勵證書復印件、1993年工改以來的工資表、1997年以來的干部任免及其考察材料等等）、編寫目錄、第二次審核（重點是“三齡一歷”）、打印目錄、校正目錄（排版）、打眼裝訂、終審復核等程序。

三、未盡事宜按照干部人事檔案整理的有關文件規定辦理。