第一篇：公司文件管理辦法

為了控制公司文件發放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。

1、文件的發放：

（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件打印并復印好，由部經理書面寫明發放范圍、發放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。

（3）任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

（4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放范圍及存檔予以更改。

（2）文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

3、文件的換頁：

（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可）送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放范圍予以換頁。

（2）所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁并注明執行時間，將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢：

（1）因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

（2）文件發放人在回收文件時，必須持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷毀。

5、其它規定：

（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。

（2）無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。

（3）任何文件相關部門負責人接收后必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

（5）發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束后須按時交文件編制形成部門。

（6）文件發放人必須將已使用的“文件發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經總經理批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

第二篇：公司文件管理辦法

文章標題：公司文件管理辦法

為了控制公司文件發放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。

1、文件的發放：

（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件打印并復印好，由部經理書面寫明發放范圍、發放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。

（3）任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

（4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放范圍及存檔予以更改。

（2）文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

3、文件的換頁：

（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可）送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放范圍予以換頁。

（2）所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁并注明執行時間，將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢：

（1）因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

（2）文件發放人在回收文件時，必須持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷毀。

5、其它規定：

（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。

（2）無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。

（3）任何文件相關部門負責人接收后必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

（5）發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束后須按時交文件編制形成部門。

（6）文件發放人必須將已使用的“文件發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經總經理批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

《公司文件管理辦法》來源于xiexiebang.com，歡迎閱讀公司文件管理辦法。

第三篇：公司外來文件公文管理辦法

公司外來文件公文管理辦法

第一章 總 則

第一條 為使外發文件和外來公文的管理規范化、制度化、科學化，提高公文管理的效率和質量，特制定本辦法。

第二條

本辦法適用于XX公司，各分（子）公司按照此辦法執行。

第三條

辦公室為XX公司公文處理部門，其中負責外發文件復核和外來公文收文辦理工作。

本辦法中所稱的外發公文，指公司發送給政府以及其他社會組織的公告、通告、通知、批復、意見、函等。發文辦理指以公司名義制發公文的過程，包括草擬、核稿、審核、編號、繕印、用印、登記、存檔、分發等程序。

本辦法中所稱的外來公文，指政府以及其他社會組織發送給公司的公告、通告、通知、通報、批復、意見、函等。收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第四條 公文管理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第二章 外發公文管理

第五條

外發文件依據內容重要程度，分別采用公司紅頭文件紙（附件1）或帶有公司標志的信紙（附件2）形式印發。

第六條 外發文件格式要求：

（一）公文標題：字體使用二號方正小標宋簡體，加粗；分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

（二）正文：使用三號仿宋體字；落款位置右縮進兩格，日期為全角中文；排序層次依次為“

一、”“

（一）”“

1、”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注；左側裝訂。

(三)附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：

1、XXXXX”）。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

（四）成文日期中的數字：用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

（五）文內若使用非規范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

第七條 公司所發各類正式公文實行統一管理，使用統一格式、編號，行文要求規范準確。草擬公文應做到：

（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，字詞規范，標點正確，簡明扼要。

（三）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

第八條 發文由發文部門按照規定格式要求草擬好文稿，填寫《XX公司外發文件處理單》（附件3），送部門負責人、法務、業務負責人審批。

第九條 公文正式印制前，將《XX公司外發文件處理單》和外發文稿送至辦公室行政文秘組進行復核，復核重點：審批手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。經復核，如無需修改可直接登記、編號、蓋章、歸檔；如需要對文稿進行實質性修改的，應按程序返回修改。

第四章 外來文件管理

第十條 外來文件辦理主要包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第十一條

擬辦

對于公司所有來文（包括部門及個人所收取的各類來文），由辦公室行政事務組按文件內容和緩急程度填好《XX公司外來公文收文處理單》（附件4），辦公室負責人提出擬辦意見，上報相關領導閱批。具體程序如下：

（1）對于一般性文件，由辦公室負責人提出擬辦意見，報業務負責人閱批。

（2）對于重要性文件，由辦公室負責人提出擬辦意見，經業務負責人審閱后，報總經理閱批。

第十二條 批辦時限

辦公室負責專人根據文件要求的時限在收文處理單上標明緩急程度，并隨時了解文件去向。

（一）一般文件應于文件送達之日起2個工作日內閱批。

（二）急件應于文件送達當日內閱批。

（三）特急件應隨送隨閱批。第十三條 承辦

辦公室行政事務組按相關領導的批示，將文件送達有關部門辦理。承辦部門應認真負責，及時辦理不得延誤。承辦人辦結后，在收文處理單上填寫辦結反饋情況。

第十四條 催辦

辦公室行政事務組按規定的時間提前向承辦部門詢問辦理結果，以保證公文及時辦理完畢。

第十五條 發給公司但未寫明具體收件人姓名及部門的信件，統一由辦公室商務中心登記后，交由辦公室行政事務組負責處理。

第四章 附則

第十六條 本制度由公司辦公室負責解釋。第十七條 本制度自頒布之日起執行。

附件：

1、XX公司外發文件紅頭模板

2、XX公司外發文件信紙模板

3、《XX公司外來公文收文處理單》

4、《XX公司外發文件處理單》

二〇一四年十一月三十一日

第四篇：文件管理辦法

文件管理辦法

一、總經理辦公室負責對上級和外部一般性文件的收、轉發

和統一歸檔并負責組織、編制、更改和公司一般性文件。

二、體系認證辦公室負責有關體系文件的收、轉、發和統一

歸檔，并負責組織、編制、更改和管理公司的體系文

三、采購計劃、合同及合同評審等文件，由各部門歸口管理。

四、文件的審批：公司管理性文件由總經理審批；公司技術

性文件由主管領導審批；采購計劃、合同及合同評審等文件由公司主管領導負責審批；新編制的文件和修訂/更改后的文件均應以發文登記表的形式，明確文件的發放范圍和數量，并交相應文件審批人審批，此書面材料一并作為有關資料與受控文件一起存檔。

五、文件發放：公司下發的文件，由文件管理部門與文件起 草部門協商確定發放范圍，經主管領導審批后（受控文件標出受控號），由文件歸口管理部門發放，文件接受人須在發文登記表中簽收。其中，受控文件的發放范圍不得隨意更改，增發時，須按原發放程序辦理。

六、管理：文件從起草、審核、淺批到印發、存檔，應遵從

本文件規定，上級來文的轉發須填寫發文記錄；文件管理人員負責將上級來文及時交有關領導及有關人員傳閱。

五、文件的收、轉、發

1、公司起草發布的文件，由起草或修訂/更改部門做好文件標示，連同批準的有關資料一同交文件發放人員；文件發放人員按發放數量復印，填寫發文登記表，按文件發放范圍和數量下發，并將原文原件連同相關資料存檔。

2、當文件需要進行轉移時，應首先將文件送交發問單位，由文件歸口管理部門登記后再轉發，不可私自轉發。

六、文件損壞/丟失：文件在有效期內丟失或損壞，應由丟

失或損壞文件的部門人員向文件歸口管理部門提出更換/補發；對于丟失文件，文件歸口管理部門在原發文登記表中所丟失文件的備注欄內注明“丟失”和丟失日期，并補發該文件，登記新的受控號；對于損壞文件，在補發該文件的同時應銷毀就舊文件，補發文件受控號不變，不再重新登記。

七、文件的領取及保存：領取時，須在發文登記表上簽名，文件領取人應對所持有的文件妥善保管，不得丟失、損毀。

第五篇：文件管理辦法

文件管理辦法

1．目的和適用范圍

1.1目的為確保與體系（包括質量管理體系和環境管理體系，以下同）相關文件的可靠性及有效性，使對體系有效運行起重要作用的各個場所，均能得到相應文件的有效版本，防止使用失效或作廢的文件，以保證體系有效運行。

1.2適用范圍

本管理辦法適用于公司各部門使用的、與體系

有關的文件，并包括有關的標準和需方提供的圖樣等外來文件。

2．管理職責

2.1總經理辦公室負責對上級和外部一般性文件的收、轉、發和統一歸檔，并負責組織、編制、更改和管理公司一般性文件。

2.2體系認證辦公室負責有關體系文件的收、轉、發和統一歸檔，并負責組織、編制、更改和管理公司的體系文件。

2.3受控文件的文件管理員負責《文件更改通知單》的存檔，并依照《文件更改通知單》，對更改過的文件使用的有效性負責。

2.4采購計劃、合同及合同評審等文件，由各部門歸口管理。

3．文件的審批

3.1公司管理性文件由總經理審批。

3.2公司技術性文件由主管領導審批。

3.3采購計劃、合同及合同評審等文件由公司主管領導負責審批。

3.4新編制的文件和修訂/更改后的文件均應以發文登記表的形式，明確文件的發放范圍和數量，并交相應文件審批人審批，此書面材料一并作為有關資料與受控文件一起存檔。

3.5受控文件（時效性文件及有特殊格式的除外）應以適當方式標注文件歸口管理部門、文件主要起草人、文件審批人、文件發布日期、文件實施日期等。

4．文件發放

公司下發的文件，由文件管理部門與文件起草部門協商確定發放范圍，經主管領導審批后（受控文件標出受控號），由文件歸口管理部門發放，文件接受人須在發文登記表中簽收。其中，受控文件的發放范圍不得隨意更改，增發時，須按原發放程序辦理。

5．文件的修訂/更改

5.1由于實際情況發生變化或由于其他原因需要對正在執行的文件的內容做修訂更改時，原則上要求由文件原起草部門負責修訂/更改。受控文件修訂/更改前，應填寫《文件更改通知單》，提出文件更改理由、更改內容等，經原審批人審批后，由此文件的修訂更改部門實施更改，并將《文件更改通知單》（打印件）交文件歸口管理部門存檔。如文件原審批人調出或其他原因而無法審批時，由公司總經理指定的審批人審批，并提供有關資料。

5.2文件更改，若需指定其他人員會簽或審批時，應提供會簽或審批的有關資料。

5.3文件的更改可能對程序、體系或其他單位構成影響時，由更改單位負責采取協調措施，商定實施、更改的合適時間，并由有關部門對受影響的其他文件作相應的修改。

5.4文件有較大更改或更改超過5次以上者或視情況確定換版。

6．管理

6.1文件從起草、審核、淺批到印發、存檔，應遵從本文件規定，上級來文的轉發須填寫發文記錄。

6.2文件管理人員負責將上級來文及時交有關領導及有關人員傳閱。

6.3非受控文件的管理：由業務主管部門負責登記下發。

7．文件的收、轉、發

7.1集團公司發布的受控文件，由體系認證辦公室登記后存檔或轉發。

7.2公司起草發布的受控文件，由起草或修訂/更改部門做好文件標示，連同批準的有關資料一同交文件發放人員；文件發放人員按發放數量復印，填寫發文登記表，按文件發放范圍和數量下發，并將原文原件連同相關資料存檔。

7.3當受控文件需要進行轉移時，應首先將文件送交發問單位，由文件歸口管理部門登記后再轉發，不可私自轉發。

8．文件損壞/丟失

受控文件在有效期內丟失或損壞，應由丟失或損壞文件的部門人員向文件歸口管理部門提出更換/補發；對于丟失文件，文件歸口管理部門在原發文登記表中所丟失文件的備注欄內注明“丟失”和丟失日期，并補發該文件，登記新的受控號；對于損壞文件，在補發該文件的同時應銷毀就舊文件，補發文件受控號不變，不再重新登記。

9．文件的作廢

作廢的文件應及時收回并銷毀，時效性受控文件不再收回和銷毀，逾期自行作廢。對有必要存檔或為積累知識而保留的作廢文件須有作廢標記，以免誤用。

10．文件的領取及保存

領取時，須在發文登記表上簽名，文件領取人應對所持有的文件妥善保管，不得丟失、損毀。

11．記錄保管

非時效性（非）受控文件的發文登記表，在文件作廢后仍需保存3年。時效性（非）受控文件發文登記表在文件作廢后仍需保存1年。

附加說明：

本文件歸口單位：

本文件起草人：本文件批準人：

本文件發布日期：本文件實施日期：