第一篇：關于xx公司文件制發、批轉工作管理辦法

關于xx公司文件制發、批轉工作管理辦法

公司所屬各單位、各處室：

現將《xx公司文件制發、批轉工作管理辦法》予以印發，請各單位、各部門認真學習，遵照執行。

附件：xx公司文件制發、批轉工作管理辦法

綜合辦公室

xxxx年x月x日

xx公司文件制發、批轉工作管理辦法

為切實轉變工作作風，改進工作方式方法，加強文件制發、文件批轉工作的規范運作，進一步提高文件質量和傳送的時效性、準確性，提高文書處理工作水平和效率，有效服務于公司建設，特制定本管理辦法。

一、文件制發原則要求

“精文”。草擬各類文件應情況確實、觀點明確、條理清楚、言簡意賅；審核文件要堅持少而精的原則，嚴把內容關、政策法規關、文字關和體例格式關，確保文件的時效性、政策性、指導性，力戒照抄照轉、內容空泛，堅決杜絕以文件貫徹文件的形式主義。

“減件”。制發文件應確有必要，注重實效，堅持從實際需要和解決問題出發，可發可不發的文件堅決不發。以下幾種情況不再發文：可采用電話、傳真等形式解決的事項；屬各處室職權范圍內工作的；過去已有明確規定，沒有新的部署要求和實質性變化的。

二、文件制發流程標準

擬稿。根據文件內容涉及范圍和管理權限，由主辦單位或部門編制文件，并填寫相應的發文卡，注明文件名稱、主送、抄報、抄送、主題詞以及擬稿單位、擬稿人等信息，并附于文件首頁。信息填寫一律使用碳素筆或中性筆，不得空缺、遺漏，發文卡做到字跡工整、填寫規范，嚴禁字跡潦草

和涂改。

核稿。根據文件內容涉及范圍和管理權限，按照由主辦到協辦、由下至上的原則，組織相關部門進行文件會簽。會簽過程中提出的修改意見在下一會簽程序前必須訂正完畢。

簽發。部門會簽完畢后，由分管領導進行審核會簽，再由主要領導予以簽發。屬于公司全面性、整體性的或涉及兩個系統以上的文件，必須由主要領導簽發；涉及機構、人事重要方面的文件必須董事長、黨委書記簽發，屬專項工作安排或單一系統工作安排的文件由公司主要領導委托分管領導簽發，但必須由文件具體承辦部門辦理相關委托手續；上行文必須由公司正職領導簽發。文件簽發完畢后，由綜合辦公室主任進行審核，簽署審核意見，包括文件下發形式、體例格式把關意見。

校對。文件審核完畢，由具體承辦人員交綜合辦室文件管理員根據審核意見進行編號，按照國家行政機關及兩級集團公司公文格式排版、發樣稿。帶有附件的文件，必須附有完整的附件資料，不得遺漏、空缺。文件落款時間以領導簽發日期為準，印發日期以具體印制發放時間為準。樣稿由主辦單位負責校對，并在發文卡校對處簽字確認后方可印刷，以確保文件組詞規范，無錯字、別字。

印發。文件由綜合辦公室負責統一印制，任何單位或個人不得擅自承印。文件發放一律走辦公室機要程序，即由辦

公室登記填表，由具體承辦人負責發放，并將“xx有限公司發文登記表”交回綜合辦公室予以存檔。緊急文件通過機要系統以傳真形式提前發放。各單位傳真系統必須保證24小時暢通，傳真設備確保完好無損，能夠正常使用。

修改。文件印制成型后，原則上不得修改。因客觀因素確需修改時，必須提出書面申請并由簽發領導簽字認可方可更改。

三、文件批轉流程標準

㈠、第一階段：公文的收受與分流

簽收。履行規定的確認、清點、核對、檢查手續后，由機要人員分別從發文單位、機要部門、郵政部門或通過傳真機、計算機等通信設備收取公文。

啟封。密封公文統一由機要人員簽收后，統一啟封或呈送有關領導親啟。

登記。將公文標題、密級、發文機關、發文字號、收文日期逐項登記清楚，相應填寫“xx有限公司文件批(傳)閱單”并附公文原件。

㈡、第二階段：辦理收文

擬辦。由辦公室主任或相關負責人對公文進行認真閱讀分析，提出建議性辦理意見，并提供必要的背景材料，供有關領導審核定奪，做出指示。

批辦。領導對公文(包括公文的擬辦意見)進行認真閱讀

分析之后，提出處置意見。機要部門根據有關規定或者領導人批示意見，將公文分送有關領導人和部門。

承辦。屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項，承辦部門在三個工作日內答復來文機關；涉及其他部門業務范圍或需要報請上級審批的事項，承辦部門應當提出處理意見或直接代擬文稿，并送請領導審批，于一周內完成。

㈢、第三階段：組織傳閱與催辦

傳閱。以負責公文傳閱的機要人員為中心點，以閱讀審批公文的領導人為外圈，由中心點開始傳送第一個人閱看，第一個人看畢退回中心點，再由中心點傳送第二人閱看，依次推進，隨時掌握公文去向，避免中途積壓和傳遞斷線，避免漏傳、誤傳和延誤。

催辦。由機要人員對緊急或者重要公文進行及時催辦，對一般公文定期催辦，并將催辦落實情況及時報公司企管法事處，由企管法事處負責在班前會上通報，并拿出相應考核處理意見。

㈣、笫四階段：處置辦畢公文

立卷。將辦理完畢且有利用價值的公文編立為案卷，便于查找和利用。

歸檔。將編立好的案卷及案卷目錄按規定的時間和質量要求移交檔案部門保存和管理。

暫存。一時難以準確判定是否應予銷毀的公文要暫時留

存保管。

銷毀。對失去留存價值或留存可能性的公文進行銷毀。公文銷毀必須嚴格履行登記手續，經主管領導人批準后，由2人監銷，保證公文不丟失、不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。

第二篇：公司文件管理辦法

為了控制公司文件發放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。

1、文件的發放：

（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件打印并復印好，由部經理書面寫明發放范圍、發放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。

（3）任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

（4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放范圍及存檔予以更改。

（2）文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

3、文件的換頁：

（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可）送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放范圍予以換頁。

（2）所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁并注明執行時間，將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢：

（1）因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

（2）文件發放人在回收文件時，必須持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷毀。

5、其它規定：

（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。

（2）無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。

（3）任何文件相關部門負責人接收后必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

（5）發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束后須按時交文件編制形成部門。

（6）文件發放人必須將已使用的“文件發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經總經理批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

第三篇：公文制發管理辦法

為促進xx公文制發工作規范化、制度化、科學化，提高公文制發工作的效率和公文質量，特制定本辦法。

一、黨政辦公室是公文制發的管理部門，負責本機關公文發文處理工作。由專人具體負責。

二、文種包括：社區黨發、社區發、社區黨辦發、社區辦發、會議紀要、函件以及白頭、黑頭、網上通知等。

三、公文制發堅持控制數量，提高質量，注重效用，提高效率的原則。年社區黨發、社區發文件原則上不超過90個；辦公室發文原則上不超過40個。公文正文字數原則上不超過3000字。簡報由辦公室統一管理。各類簡報反映的情況力求及時、準確、簡明、生動，篇幅不宜過長，原則上不超過3000字。

四、公文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、打字、校對、繕印、用印、分發、歸檔、立卷、銷毀等程序。

五、擬稿人員擬出初稿后要對文稿進行初步檢查。主要檢查結構、層次是否合理，語句是否通順，數字、詞句是否準確、規范。由本人簽字后送本部門主管領導審定簽字后，送辦公室核稿，辦理發文手續。

六、辦公室收到送審文稿后，按要求登記收文時間、擬稿處室、送稿人員、文稿標題。

七、辦公室對送審文稿從以下幾個方面進行審核：是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關的規定；是否需要行文；是否需與有關部門協商、會簽；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關規定。文稿技術性問題，由核稿人員直接修改，非技術性問題可提出修改意見，發回擬稿部門，由擬稿部門負責修改。

八、送審文稿一律為微機打字稿。

九、辦公室根據文稿字數和緊急程度限時核稿。XX字以內文稿在1天內核完；XX字以上的3天內核完；內容復雜、需與有關方面協商的，適當延長核稿時間，同時有兩件以上文稿，急件先辦；對社區領導有明確意見，需盡快下發的文稿或轉出會簽的文稿及其他需緊急處理的文稿，優先審核，防止壓誤。

十、文稿審核后，核稿人員要根據領導分工送分管領導審簽后，由辦公室主任負責審核簽署呈簽意見，送主要領導簽發。

十二、文稿經主要領導簽發后，不得再行修改，打字和校對后，編號、登記、印發。

十三、文件印完后辦公室文書負責按印數加蓋印章，按規定份數連同原稿存檔。

第四篇：公司文件管理辦法

文章標題：公司文件管理辦法

為了控制公司文件發放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。

1、文件的發放：

（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件打印并復印好，由部經理書面寫明發放范圍、發放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。

（3）任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

（4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放范圍及存檔予以更改。

（2）文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

3、文件的換頁：

（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可）送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放范圍予以換頁。

（2）所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁并注明執行時間，將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢：

（1）因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

（2）文件發放人在回收文件時，必須持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷毀。

5、其它規定：

（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。

（2）無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。

（3）任何文件相關部門負責人接收后必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

（5）發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束后須按時交文件編制形成部門。

（6）文件發放人必須將已使用的“文件發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經總經理批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

《公司文件管理辦法》來源于xiexiebang.com，歡迎閱讀公司文件管理辦法。

第五篇：《工作文件》W總4.03公司文件管理辦法

成都三國紅光機械電子有限公司標準

質量管理體系工作文件

公司文件管理辦法

Q/MH(C)W總4.03-2003/B公司自制文件管理

1．1公司文件的起草，由公司的主管業務部門根據生產經營的需要提出并負責起草，其他相關管理部門和執行部門負責參與審核并提出各自分管業務內容的建議，由總務部匯總報總經理審核批準后，總務部制作正式文件并保管起草過程的記錄。傳閱的記錄按附錄A《公司自制文件傳閱、審核、批準表》。參與傳閱、審核的部門，由總務部部長根據文件內容的具體情況確定。

1．2公司自制文件由總務部指定專人按部門發放文件，并作好簽收登記。

1．3自制文件原稿經總經理簽字后，由總務部歸檔保存。

1．4自制文件的編號參照《B》文件Q/MH（C）P4.01-2003/B中5.5.1.2執行。

2．外來文件管理

2．1由總務部負責公司外來文件接收并登記，在收文登記表上登記外來文件單位、文號、文件標題、份數、密級和收文時間。

2．2總務部應對外來文件進行分類建帳保存。

2．3文件由總務部部長根據文件要求的工作內容進行批示確定傳閱部門（人）和承辦部門（人）。按附錄B《公司外來文件傳閱、承辦結果記錄表》。

2．4 總務部文件管理人員，根據部長的批示送給傳閱部門（人）和承辦部門（人）并按時收回，將承辦結果報告總務部部長簽字確認后歸檔保存。

2．5因工作需要查閱文件，可在文件保管人處登記后，經總務部部長審核簽字，同意后方可查閱。

3．文件的貯存、防腐和保密。

總務部負責公司文件、外來文件、重要合同以及重要檔案的管理，保存文件要注意防火、防腐、防盜、和防失密的措施。

4．有不明確的文件處理內容時，參照Q/MH（C）P4.01-2003/B。

批準：陳永毅審核：余革編制：蔣春艷