第一篇：2011公司文件管理制度

編號：Q/LD-GL-TG-0

1公司文件管理制度

擬制：

審核：

批準：

新泰市蘭得染料化工有限公司2010年5月1日實施版號1

1.目的為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，結合公司實際工作情況，特制定本制度。

2.范圍

本制度適用于公司所有有效文件。

3.職責

3.1體系管理辦公室

3.1.1 負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。

3.1.2 負責公司文件的下發及管理。

3.1.3 負責本制度的實施。

3.2 其它各部門

3.2.1負責擬制與本部門工作職責相關的文件。

3.2.2負責按本制度規定執行

4．程序內容

4.1公司文件的分類

4.1.1 公司文件進行以下分類：

A層文件：手冊

B層文件：程序文件

C層文件：三級文件（包括管理制度、作業指導書、操作規程、相關記錄、標準化表格、外來文件等）。

4.1.2外來文件

（1）法律法規及相關政策要求；（2）技術標準。

4.2公司文件的管理

4.2.1公司文件管理歸口于體系管理辦公室，體系管理辦公室負責所有公司文件的下發管理，負責建立健全公司文件管理制度，加強公司文件的統一協調與管理，保證公司文件處理工作高效運轉。

4.2.2公司各類發文在有效期內均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執行的指導和安排公司工作的文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現執行無效文件的主要措施。對于公司以文本打印的形式下發的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內，簽收人不得復印，如因復印導致的執行非受控有效文件，造成的問題由執行人負責。

4.3文件編制與審批

4.3.1文件格式要求

（1）文件要有名稱、編號、版本、實施日期、擬制/審核/批準人等。

（2）文件的內容包括：目的、適用范圍、職責、程序內容、相關記錄等。

（3）文件應字跡清楚，標示明確。

4.3.2文件的編制與審批

各部門適用的文件由各部門根據相關程序的要求編制，部門領導或主管領導審核，經管理者代表批準，體系管理辦發放，保存相關記錄。

4.4文件編號

公司文件按照如下規則編號： Q/LD-XX-XX-XX

文件順序號，按01、02等依次編號區分。

部門漢語拼音名稱縮寫。

代表公司管理文件類型縮寫。

代表公司內部文件。

各部門漢語拼音名稱縮寫為：

體系管理辦公室TG，行政綜合辦公室ZH，財務部CW，安全管理辦公室AG，質檢部ZJ，人力資源RL，市場部SC，設備部SB，電儀車間DY，甲醚分廠JM，DCB分廠DCB。

公司管理文件類型縮寫：

作業指導書ZD, 操作規程GC, 規范GF, 質量計劃JH, 標準BZ，管理制度GL。

4.5文件下發與簽收

4.5.1公司所有文件的下發，均需填寫《文件發放回收記錄》。

4.5.2新文件的下發如涉及到原有文件的作廢，應在新文件下發后立即廢止，且廢止的舊文件須按廢止的相關程序予以保管或銷毀。

4.5.3公司所有下發的文件，必須辦理簽收手續。由體系管理辦公室提供《文件發放回收記錄》，交相關收文人員簽收。

4.6文件的保存

4.6.1文件的保存形式：文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存時，應有備份。

4.6.2文件的原件由體系管理辦公室負責保存，副本由各部門負責保存。

4.6.3文件要分類保存，便于閱覽；查閱和借閱文件，需經文件管理部門同意并作好記錄，借閱文件的時間一般不得超過10天。

4.6.4當文件被毀壞、污染、脫色時，應重新領取新文件同時交還原文件；文件丟失時，向文件發放部門重新申請領取新文件。

4.6.5所有失效或作廢文件由相關部門及時從使用現場撤出，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預期使用；對于作廢文件因保留信息等需要不能銷毀而需保存的，須經管理者代表批準，加蓋“作廢留存”印章，并在《文件、資料廢棄記錄表》上加以注明。

4.7文件的修改

文件的修改包括換版、更改、補充，由體系管理辦負責。

4.7.1 文件的持有者在使用過程中發現內容不適用時，由持有者提供更改申請，并填寫《文件更改申請表》送交體系管理辦。

4.7.2 文件更改的審批，應由原審批人進行，當原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批，但其應獲得審批所需要的有關背景資料。

4.7.3 文件經過多次更改或需修改內容超過原文的三分之一時，應由公司組織專業人員修訂換版，由體系管理辦在原《文件更改申請單》上注明，報管理者代表審批。

4.7.5 有關工藝、技術、程序的重要文件，應經必要的驗證后由原批準者審批。

4.8文件的廢棄與銷毀

4.8.1廢棄文件時，記錄作廢原因，經過有關部門的審核，得到有關文件最終認可者的認可后，通報給體系管理辦，原文件發放部門在作廢文件上加蓋“作廢”印章并收回。

4.8.2文件被作廢后，文件控制部門在《文件發放回收記錄》上作有關文件編號的刪除標識，登記在《文件、資料廢棄記錄表》上，并整理文件目錄。

4.8.3文件被作廢后，因特殊需要留存的，應在原文件上加蓋“作廢留存”印章，并與現行文件分開保存。

4.8.4文件的銷毀由各部門提出申請，經管理者代表批準，體系管理辦實施。

4.9 文件的復制

任何部門未經許可不準私自復印、拷貝文件，需要復制文件時，應向管理部提出申請，經原文件批準人核準后方可復制。

5．相關記錄

《文件發放回收記錄》

《文件借閱、復制記錄》

《文件、資料廢棄記錄表》

《文件更改申請單》

《文件銷毀申請》

《文件有效性檢查表》

第二篇：公司文件管理制度

公司文件管理制度15篇

公司文件管理制度1

1.目的

對管轄區域內的危險作業進行監控,確保人身財產安全,杜絕事故發生。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責

3.1公司總經理或相關授權人負責所轄區域內的危險作業的'審批。

3.2相關主管(主辦)具體負責危險作業的指揮監督和落實。

3.3現場安全員進行監護。

4.方法和過程控制

4.1本文件所稱的危險作業是指在小區范圍內進行的高空作業、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業、非水平場地作業以及重物搬運等操作。

4.2所有在管轄區域內公共場所進行的危險作業必須事先報公司總經理或相關授權人審批,批準后指定專人負責作業指揮、監護后方可進行。

4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或對小區有較大影響的危險作業必須至少提前一天發布有關通知,以便顧客提前準備。

4.4安全員在對危險作業進行指揮、監控時應首先注意自身安全。

4.5在危險作業進行前,安全員應對施工人員交代'安全第一、預防為主'的方針。

4.6危險作業的施工現場必須用警戒帶圈出警戒區,并在明顯位置放置如'高空作業,請勿靠近'等字樣的標識。

4.7安全員必須維護好現場秩序,阻止無關人員進入施工區域。

4.8對于3米以上的高空作業,應至少設一名安全監護員進行監控。

4.9對車輛、人行通道上方的高空作業,必須在通道兩端放置警示標識,盡可能將通道臨時封閉,指揮車輛行人繞行。

4.10在危險作業現場附近停放有車輛或其他重要設施時,應盡可能移走,確實無法移走時,應采取保護措施,避免造成不必要損失。

4.11安全員應監督高空作業人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。

4.12安全員應監督作業人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。

4.13高空作業、吊裝以及需四人以上的搬運重物,須設專人指揮。

4.14對過重的物品搬運應使用機械設備,防止對員工造成潛在的傷害。

4.15危險作業完畢后,負責監護的安全員應督促施工人員及時對現場進行清理,撤回警戒帶和標識,并向審批人匯報工作結果。

5.支持性文件

jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

jsnhwy7.0-12-05《突發性緊急事件現場處理辦法》

6.質量記錄和表格

《安全員巡查記錄表》

《緊急事件處理記錄表》

公司文件管理制度2

一、收文

1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。

2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。

3、辦理文件的有關人員均應簽字，有關工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的文件，經總經理或分管副總經理同意后可留存復印件。

4、各部門收到的函件，應交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。

5、各有關人員注意保密，不得泄露本公司機密。

二、發文

1、公司發文由有關部門起草，建立《發文登記表》，由辦公室統一編號、發出。

2、每次發文須經總經理簽字同意，并留底存欄。

3、各部門對公司所發的內部文件必須認真貫徹執行。

4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。

5、監理項目中的一般業務文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準。

三、文件查詢

1、凡查詢、復印、借閱文件，均需申請、登記。

2、凡涉及公司經營機密及項目當事人有關機密的'文檔需經公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。

公司文件管理制度3

1.目的

及時糾正在服務過程中產生的不合格,防止不合格服務的再發生,識別潛在的不合格原因,防止潛在不合格服務的產生,實現持續改進,為顧客提供更優質的服務。

2.適用范圍

適用于公司所有糾正預防措施活動的實施。

3.職責

3.1管理者代表負責監督、協調改進、糾正和預防措施的實施。

3.2質主管負責在公司質量體系(活動)出現或存在潛在的質量問題時發出相應的通知,并跟進驗證實施效果。

3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施。

3.4產生不合格服務的部門主辦以上管理人員負責組織調查產生不合格的原因,制定糾正措施。

3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的責任。

4.方法和過程控制

4.1糾正措施

4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發生。

4.1.2對以下信息采用統計技術或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定。

a.顧客的'投訴(建議)

b.緊急事件及重大質量事故

c.品質主管對各部門日常工作的檢查和建議

d.對分承包服務的評估

e.顧客滿意度調查的輸出

f.內、外審報告

g.管理評審的各項輸出

h.其他不符合公司質量方針、目標及質量體系要求的情況

4.1.3對于情況f,審核小組按《內部質量審核程序》的要求執行。

4.1.4對于情況d,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,交責任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況,相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄,并簽名確認,該表品質主管和責任部門各存一份。

4.1.5對于情況g,由管理者代表負責監督執行。

4.1.6對于其他不合格,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述后發往責任部門,責任部門對不合格事實進行確認后填寫'原因分析'項目,制定糾正措施并實施,品質主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果,表格品質主管和責任部門各留存一份。

4.1.7對日常工作中出現的不合格,按《不合格服務處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。

4.1.8因質量體系或服務規范引起的不合格,由品質主管組織相關人員進行論證,提出修改意見,呈交總經理或管理者代表審批后修改下發,并保存與此有關的文件和記錄。

4.1.9因員工素質引起的不合格,由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施,總經理負責監督實施。

4.1.10因服務設備或設施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進行合理技術改造等,由總經理負責監督實施。

4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格,由品質主管根據總經理意見組織有關部門開展專題討論,對質量問題進行綜合分析,指定措施并組織實施,并總經理負責監督。

4.2預防措施

4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因并采取相應預防措施,以防止不合格的發生。

4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格

a.日常工作中反映出來的問題

b.品質主管對日常工作的檢查和有關建議

c.顧客滿意度調查結果

d.以往管理評審的情況

e.以往預防和糾正措施的實施情況

f.內、外審結果

4.2.3各部門應根據日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,并根據其影響制定預防措施。

4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據潛在問題的影響程度,由品質主管召集相關部門講明原因,制定預防措施,同時指定責任部門。品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責任部門分析原因后制定預防措施并付諸實施,品質主管負責跟蹤并驗證實施效果,同時對有效性進行評審。在《糾正和預防措施實施記錄表》上簽字確認,表格品質主管與責任部門各留存一份。

4.2.5品質主管負責對各部門所采取的預防措施、實施過程和結果予以記錄,整理后提交管理評審。

4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中,管理者代表負責配置必要的資源,協助分析原因和確定責任部門,并監督措施實施過程。

4.4由改進、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質量體系文件管理辦法》執行。

5.質量記錄和表格

jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實施記錄表》

公司文件管理制度4

文件管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發的各種文件、資料。按照統一收發集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內發統一由總經辦歸口管理

一、收文的管理與公文的簽收

1.公司所有文件(除董事長、總經理訂啟的外)均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2.對政府部門發來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。

二、公文的編號保管

1.文件拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。

2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

三、公文的閱批與分轉

1.凡正式文件均需由總經辦主任或行政主管根據文件內容和性質閱簽后由收發員分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。

2.一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件應同各部門聯系后再分轉處理。

3.為加速文件運轉收發員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門如關系到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。

四、文件的傳閱與督辦。

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2.閱讀文件應抓緊時間當天閱完后應在下班前將文件交收發員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應交收發員切忌橫傳。

5.總經辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得總經辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時歸檔保存。

6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關文件。或由總經辦通知到單位閱文。

五、發文的規定

1.公司上報下發正式文件的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向總經辦、行政辦公室提出發文申請并將文件底稿分別交總經辦、行政辦公室審核。總經辦、行政辦公室同意發文方可按公司發文規定設置與業務分工統一歸口以密×字、政×字發文。各分公司團體文件由總經辦批轉。

3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經公司領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。

六、發文的范圍

1.凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

2.總經辦、行政辦公室下發文件主要用于：

(1)公布公司規章制度

(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件

(3)公布公司體制機構變動或干部任免事項

(4)公布單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定

(5)發布相關獎懲決定和通報

(6)其他相關重大事項

3.總經辦、行政辦公室上行文、外發文主要用于：

(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定

(2)同兄弟公司聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執行一般不用發文。

5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發會議紀要。

七、發文程序規定

1.總經辦、行政辦公室同意發文后，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿

2.草擬文稿必須從本公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫

3.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級

4.總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿

5.經總經辦審查修改后的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責

6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚

7.文稿審核總經辦簽署后，按批準權限的規定分別呈送董事長、總經理處審定批準簽發

8.經領導批準簽發后的文稿交總經辦收發員統一編號送打字室打印

9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名

10.文件打字后，由總經辦派專人按數印刷，再由收發員分發并檢查落實情況。

八、文件的借閱和清退

各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領導或總經辦主任同意后方可借閱。

借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

總經辦收發員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

文件的立卷與歸檔范圍

1.凡下列文件統一分別由總經辦收發員負責歸檔

(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復(2)總經辦、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、報表等

(3)高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料

(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的'音、像攝制品(9)單位日志和大事記

(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

九、立卷要求

1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完。

十、文件的銷毀

1、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，總經辦應定期清理造冊，并按上級有關規定辦理申請銷毀手續。

2、經審核同意銷毀的文件，應在總經辦收發員文書和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。

公司文件管理制度5

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、適用范圍

1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。

2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等

3、公司的請示與上級批復文件

4、公司各職能部門在工作中形成的'工作計劃、總結、報告

5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料

6、公司制定的章程、制度等文件材料

7、公司營業執照、稅務登記證等重要文件

二、檔案保管

1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。

2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。

3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

三、檔案借閱

1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。

2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。

3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。

4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

四、檔案銷毀

經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。

五、檔案保密

1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

2、不得傳播、議論有關機密問題。

3、檔案資料不準帶到公共場所。

公司文件管理制度6

一、總則

第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。

二、收文的管理

第三條、公文的簽收

1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。

第四條、公文的閱批與分轉

1、凡正式文件均需由秘書根據文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。

3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

第五條、文件的傳閱與催辦

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。

5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。

三、文件借閱和清退

第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

四、文件的.立卷與歸檔

第九條、文件的歸檔范圍

凡下列文件統一由行政秘書歸檔：

1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、報表等。

2、各種專業例會記錄。

3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。

4、有保存價值的客戶資料及處理結果。

5、企業日志和大事記。

第十條、立卷要求

1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

五、文件的銷毀

第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規定，辦理申請銷毀手續。

六、附則

第十二條、本制度解釋權歸行政部。

第十三條、本制度自公布之日起執行。

公司文件管理制度7

(一)總則

為減少發文數量,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。

(二)文件管理

內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

(三)收文的管理

1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。

2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。

3、公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。

4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。

(四)發文的管理

1、發文的范圍凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文范圍。

2、公司下發文件主要用于:公布公司規章制度;公布公司體制機構變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的重大事項。

3、公司上行文、外發文主要用于:對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。在公司日常項目開發和經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,由主管業務部門書面或口頭通知執行,一般不用公司文件發布。凡各業務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。各業務部門與外單位發生的一般業務聯系,可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查),不用公司名義發文。

(五)文件的立卷與歸檔

1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:

①上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的'批復;

②公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、報表等;

③經理辦公室各種專業例會記錄;

④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;

⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;

⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材料等;

⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;

⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

2、業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

3、立卷要求文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上形成的文件材料,要求在下5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

4、文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規定,辦理申請銷毀手續。

公司文件管理制度8

1目的

規范分公司檔案資料的管理工作。

2適用范圍

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3職責

3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。

3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4實施程序

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。

4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的.面層上注明修改情況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。

4.3.5每年一季度,對上一的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

4.3.7質量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理。

4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。

4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:

4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;

4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

4.5.2檔案鑒定小組的任務:

4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括:

4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。

4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。

4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。

5相關文件和質量記錄表格

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規定》

5.3《文件發放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

公司文件管理制度9

為了使員工忠于職守，促進旅游區的繁榮與發展，要求全體員工必須遵守各類制度，自覺維護平山旅游區的根本利益。

一、員工錄用制度：

根據實際業務需要，擇優錄用人才。凡具有初中以上文化程度或同等學歷或有一定相關專業知識身體健康、五官端正、作風正派的青年均可應聘求職。

聘任程序：攜帶本人身份證、學歷證明等相關證件（原件、復印件）填寫《應聘登記表》和《個人簡歷》，→面試（合格者）→崗前培訓→試工、試崗（一個月）→合格者正式錄用，簽訂合同。

公司對所有員工都本著來去自由的雙向選擇方針，在全面期內員工辭職，須提前十天寫出書面辭呈。經批準后，結清各部門手續，交回工作服，憑《手續結清證明》、原始收據到財務部領取保證金及工資。

新員工試用期間必須服從安排，不適應工作的可申請離職，試用期自動離職者，不發試用期工資。

二、考勤管理制度：

1、正常勞動時間視部門工作需要而定。每月從xxxxx日至下月xxxxx日為滿月考勤時間。

2、上班從換好工作服、整理好儀容以簽到時間為準。

3、事假要提前一天申請，特殊原因也必須到崗請假，得到經理批準后才可離崗，違者按曠工論。

4、遲到：凡未按公司規定的時間上班者，無論任何理由均記遲到。曠工：未事先辦理請假手續而無故缺勤以及假滿未歸者均算曠工，一年累計曠工兩次的開除。病假：請病假需出具病假條及醫院證明、病歷，急診可立即打電話，非急診要提前請示。無醫院證明或病歷按曠工算。

5、上班時間若要外出須得到領班或經理同意。

三、福利制度：

1、員工工資遵循按勞分配原則，實行同工同酬、多勞多得，執行月工資。月工資根據不同部門、不同崗位、不同職務確定員工工資。

2、員工工資以現金形式按月支付。

3、根據需要，按不同工種向員工發放工作服等勞動保護用品。辭職或除名的員工對配發的工作服應上交公司，不繳回者按服裝成本費用的全部在工資中扣除。

4、為鼓勵發揚集體精神，不定期的搞各種文體活動來增強員工團隊凝聚力。

5、為員工提供比較充足的學習時間，并進行定期培訓，提高員工素質和業務水平。

四、安全制度：

1、員工必須服從領導，聽從指揮，遵守勞動紀律，不得違章作業。

2、所有員工必須注意防火、防盜、防暴、防機械事故，若發現問題及時采取措施，防止事故發生，同時上報領導。

3、要認真檢查設備，消除不安全隱患，確保顧客生命安全及公司財產安全。

4、發現形跡可疑或不法行為的人或事，要及時報告領導。

5、旅游區不得出現打架鬧事行為，若發現此不良狀況立即報告，并幫忙疏導圍觀群眾。

6、若發生緊急事故，全體員工必須服從指揮，通力合作，發揚見義勇為、奮不顧身的精神，全力保護公司財產及顧客生命財產安全。

7、員工不得打架斗毆，不允許將社會不良青年帶進工作場所及與之交往，要保護自身安全。

五、財產負責制度：

1、各部負責人，負責本部機械設備、物品等安全，對后勤部負責。如發現丟失或損壞，追究當事的責任或賠償。

2、如有設備需維修時，由各部負責人及時報告主管領導，避免影響正常工作。

六、獎懲制度：

為提高服務質量，促進企業經濟效益和企業行業競爭力，建立一支嚴格、負責、團結、奉獻的高素質員工隊伍，公司堅持獎懲分明，獎優罰劣，以思想教育為主，懲罰為輔的獎懲原則。

獎勵：

1、對保護公司財產和他人生命、財產安全挺身而出的，見義勇為的員工公司將給予獎勵現金。

2、努力完成本職工作和公司交給的各項任務，成績顯著者，在工作崗位上做出重大貢獻或對公司某崗位實現技術改革者公司將給予獎勵現金。

3、在服務中創造優異成績，如拾金不昧等，為公司贏得重大聲譽及多次受到顧客表揚者公司將給予獎勵現金。

4、發現事故苗頭及時采取措施，防止事故發生的，公司將給予獎勵現金。

懲罰、紀律處分：

1、上班不穿工作服者，一次罰5元；

2、遲到：半小時以內一次罰5元，半小時以外、一小時以內罰10元，一小時以外、兩小時以內罰20元，以此類推；

3、工作時間干私事、影響公司形象的、儀容不整的`、發現一次各罰5元；

4、上班時間擅離職守、聚堆閑聊，服務差、被顧客投訴的，上班時間吸煙、酗酒、賭博的，和同事、顧客或其他人吵架、打架斗毆的，頂撞領導、不執行命令者，不服從管理、嚴重妨礙管理秩序的，一次罰50元；

5、嚴重違反各項制度，造成公司利益或形象損失的將被開除并扣工資與保證金。

七、衛生制度：

1、工作現場設施、設備、辦公桌椅等由本室員工打掃，擺放整齊，保持干凈衛生。

2、及時清理環境衛生，保持景點、道路清潔。

3、清潔員保持大廳、過道、樓梯、衛生間、門外等衛生區域的環境衛生。

4、餐廳餐具要及時刷洗消毒，客房各類物品擺放有序，人員要衣冠整潔，客房要保持清潔衛生，及時換洗床上用品。

八、交接班制度：有準確的時間觀念，每班必須提前15分鐘接收工作，整理儀容，進行接班準備。

1、收銀員：整理好賬目，清點所有現金交與財務部指定的收款人員。

2、值班值宿人員清點本區設備、物品等，作好值班記錄。

3、清潔工交班時必須保持各衛生區域干凈整潔，未留有死角。

4、保安下班前認真檢查各種設施、設備，消除不安全隱患，確保安全。

公司文件管理制度10

1.目的:

為完善公司文件收發管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。

2.適用范圍:

適用本公司所有文件。

3.職責:

文件收發管理由行政辦公室統一負責。

工作內容

公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經理確定。

公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經理簽發。

業務文件由有關部門擬稿,分管副總經理或總工程師審核、簽發。

屬于秘密以上的文件,核稿人應注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規定,由專人印制、報送。

已簽發的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規定處理。

文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。

公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。

經簽發的.文件原稿送辦公室存檔。

外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領導批示的要求送達有關部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應在接件后即時報送。

文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應在三日內辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內不能辦理完畢的,應向行政辦公室說明原因。

公司文件管理制度11

第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關于文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2.對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

第五條 公文的編號保管

1. 收發員(文書) 拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

第六條 公文的閱批與分轉

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯系后再分轉處理。

3.為加速文件運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交收發員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應交收發員(文書)，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發文的`管理

第八條 發文的規定

1.單位上報下發正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。群眾團體文件由黨支部批轉。

3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。

第九條 發文的范圍：

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發文件主要用于：

(1)公布單位規章制度；

(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；

(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項；

(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

(5)發布有關獎懲決定和通報；

(6)其他有關重大事項；

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用于：

(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；

(2)同兄弟單位聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。

5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

(四)發文程序與要求

第十條 發文程序規定：

1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

2.黨支部、行政辦公室同意發文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

6.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨政領導審定批準簽發；

10.經領導批準簽發后的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室打印；

11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發并檢查落實情況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：

(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復；

(2)黨支部、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、報表等；

(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；

(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；

(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；

(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；

(9)單位日志和大事記；

(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完。

(七)文件的銷毀

第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

第十八條 經審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。

公司文件管理制度12

第一節文件收發

一、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發;須部門起草簽發的文件由部門負責人審核簽發。

二、文件簽發后,送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。

三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存備查。

四、屬于秘密的文件,核稿人應該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規定,由專人印制、報送。

五、文件統一由辦公負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。

六、外來的文件由辦公專人負責簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。

七、傳閱文件由辦公專人負責收回,對領導指示的文件,辦公應及時組織傳達和落實。

八、報刊雜志征訂和郵件收發由辦公統一辦理。

九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理

第二節文書打印

一、服務中心的文件,有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的'文件,一般不予打印。

二、公司發文,需由起草人定稿抄正,經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門負責人不在時,可經行政人事部主管同意后辦理。

三、私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。

四、文印工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務,保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發,或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。

五、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。

六、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統計核算。屬業務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統一歸列辦公開支。

七、要節約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設施設備,保證使用效率。

第三節文件書寫

一、行文類別

(一)請示:請上級指示和批準,用'請示'。

(二)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用'報告'。

公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203

文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數:0

章節內容:公文處理管理制度第2頁共2頁

(三)指示:對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則,用'指示'。

(四)布告、公告、通告:對公眾公布應當遵守或周知的事項,用'布告';向國內外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用'通告'。

(五)批復:答復請示事項,用'批復'。

(六)通知:傳達上級的指示,要求下級 辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。

(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。

(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用'決議'。

(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用'函'。

(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用'會議紀要'。

(十一)合同:適用于各種合作關系,合作事項的訂立。

(十二)其他:

1、司法文書:依據司法部門規定程序實施。

2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區宣傳。

3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。

4、工作記錄表格:在管理服務工作中使用。

二、書寫格式

(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

(四)排版規格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。

(五)裝訂要求:左側裝訂,不掉頁。

(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。

(七)份數序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應注明份數和總頁數和順序編號。

(八)附件 :有附件的應標注清楚

(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應采取調整行距、字距的措施加以解決,。

(十)正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。

(十一)財務文書書寫按照財務管理制度和規范執行。

三、內容要求:

(一)符合國家法律法規以及地方政策,按照公司各項管理制度。

(二)內部行文要求規范嚴謹,宣傳語言應當生動活潑。

(三)內容應當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。

公司文件管理制度13

1 目的

為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

2 適用范圍

適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

3 職責

3.1 公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。

3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

3.3 各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

3.4 文件編制、審批、發布的'權責

3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等文件。

3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度文件。

3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。

3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規范、產品技術標準、產品設計開發輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。

3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件（由打樣工廠負責）。

3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批準。

3.4.9 公司及各部門文件分發布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

3.5 質量體系文件的編制、審核、批準、發布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。

4.定義

4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

4.2 受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，

4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等）

5.工作程序

5.1 文件的分類

5.1.1 文件屬性分類

（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

（4） 技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。

（5） 外來文件：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

5.1.2 文件階層分類

（1) 一階文件：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

（2) 二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

（3) 三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。

（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。

公司文件管理制度14

1.目的

防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發生。

2.適用范圍

適用于公司各部門的日常工作。

3.職責

3.1總經理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監察。

3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。

4.方法和過程控制

4.1公用設施的標識

4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識,標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。

4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。

4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監控中心、倉庫、辦公室、公共衛生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識。

4.1.4所有設備間出入門上應有'機房重地,非請勿進'的標識。

4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態。

4.1.6倉庫內的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼'嚴禁煙火'的告示牌。

4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。

4.1.8在進天臺的'通道上應有'天臺重地,非請勿進'的標識。

4.1.9變壓器和高壓環網柜上掛'高壓危險,請勿靠近'告示牌。

4.1.10游泳池必須標明水的深度。

4.1.11天臺顯眼部位應掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。

4.2服務過程的標識

4.2.1高空作業時,在危險區域周邊用警戒帶圈出警戒區域,對區域內的財產要做好防護措施,并放置有'危險勿進','高空作業,注意安全'等字樣的告示牌。

4.2.2配電設備維修時,必須在開關上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。

4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。

4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現場又無工作人員時,應在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌。

4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時掛放'清潔中'字樣的標識。

4.2.6維修公共衛生間設施時,應放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。

4.2.7樓內保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區域在清潔中'字樣的標識。

4.2.8對于其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識,應通過制定明確的服務規范和做好質量記錄予以實現。

4.3標識的管理

4.3.1各部門自行制作的標識,必須嚴格參照公司ci手冊標識所規范的樣式,所有ci手冊所規范的標識,部門必須嚴格執行。

4.3.2各部門如需設置中英文對照標識,需將中文及譯文內容報品質主管審批。

4.3.3如發現標識已經被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義,應及時更換、替補或撤消。

4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時,必須經總經理或授權品質主管同意后方可執行。

5.相關文件

《ci標識手冊》

公司文件管理制度15

*****發展有限公司

目錄

總則...........................................................3

員工招募.........................................................4

培訓制度......................................................6

考勤管理辦法...................................................8

休假管理辦法...................................................9

福利制度........................................................11

生育保險津貼制度...................................................13

困難補助金管理辦法.................................................15

離職管理辦法..................................................17

工作服與工作證管理規定.............................................19

用車管理制度..................................................20

衛生管理制度..................................................21

報刊雜志的管理辦法.................................................22

工具、耗材領用制度.................................................23

辦公用品與日常用品管理.............................................24

總則

一、為建立組織，健全制度，使公司各項管理制度、規范化、，特制訂本規定，凡本公司所屬員工都應遵守本規定。

二、本公司員工任用、擔保、工作時間、請假休假、出差、培訓、福利、考勤考核、獎懲、年資、離職等事項除國家有規定外，皆按本規定辦理。

三、本公司員工應團結友愛，忠于職守，遵守公司各項規章制度，服從各級主管人員的合理指揮與安排，不得陽奉陰違或敷衍塞責。

四、本公司員工應遵紀守法，努力學習科學文化知識，不斷提高自身修養。

五、本公司員工對內應認真工作，愛惜公物，減少損耗，提高業務水平和工作效率，對外應嚴守公司商業機密（公司的產品、圖紙、內部文件資料、贏利情況、銷售計劃、客戶資料、工資福利等均屬公司機密）。

六、本公司員工應尊重公司信譽，除辦理本公司指定外，不得擅用本公司名義，嚴禁用公司名義在外招搖撞騙。

七、本公司員工對外接洽事項時（包括電話洽談），應態度謙和，特別注意文明用語，不得滿懷不滿情緒，有損害公司形象的行為。

八、本公司員工應遵守國家法律，嚴禁有酗酒鬧事，吸食毒品、賭博、拉幫結派等行為。

九、本公司員工應發揚團隊精神，心胸豁達，勤奮敬業，始終保持勤儉創業的精神。

十、本制度經行政會議通過后，試用實施，若試用期間有疑問，可向行政部以書面形式提出意見，再由行政部組織會議研究修訂，其他任何人員不得擅自修改。

行政部

20xx年1月1日

員工招募

為了開發人力資源，為公司注入新的血液，規范公司的員工招募如下：

一、招聘

1、準備：各部門經理根據其工作需要進行人員編制或根據人力需求填寫人員增補單，經總經理批準后交行政部進行招聘。

2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘，以學識、品德、能力、經驗、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內部人員也可以推薦，但必須按規定程序進行。

3、初試：應聘人員自備個人簡歷帶齊相關證件到行政部進行面試，技術人員、銷售人員需進行筆試。

3、復試：行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門經理再由部門經理和總經理統一安排時間對應聘者進行復試，再把最后結果通知行政部。

二、錄用

1、經復試合格的人員接到通知后，按其指定日期到行政部辦理入職手續，并繳相關證件（學歷證、身份證復印件各一份，照片兩張），由行政部統一安排崗前培訓。

2、凡應聘者有以下情形之一者，不予錄用。

1）曾在本公司被開除或未經批準擅自離職者。

2）經指定醫院體檢不合格者。

3）未滿16周歲的未成年公民。

4）品性惡劣，經其他公私營機構開除者（需有確鑿證據）。

5）違法犯法吸食毒品者。

三、擔保

1、經公司雇用的經濟管理（財務人員）或認定其職務有必要提供擔保者（倉庫保管員、安全保衛員等）必須于到職前辦理擔保手續（經濟擔保，本地有正當職業、固定收入、固定資產的`人士擔保，合法有實力的團體擔保）。

2、被擔保人如有下列情形之一者，連帶賠償責任。

1）營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。

2）侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。

3）竊取機密技術資料或財物者。

五、試用

1、本公司新進人員除特殊情況經總經理批準免予試用外，一律先經試用。

2、新進人員一般試用期為1－3個月，試用期表現特別優秀者，經直屬主管呈報上級核準可縮短試用期限，但至少不少于原試用期的一半；若在試用期表現不佳者，可當場予以辭退。

3、新進人員試用期滿后由行政部通知部門經理對其進行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉正手續；考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長試用期（最長2個月），否則予以辭退，且不得提出異議。

第三篇：公司文件管理制度

公司文件管理制度

總則

第一條：為提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據我公司的實際情況，特制定本制度。

第二條：文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、公司上報下發的各種文件、資料。

第三條：全公司各類文件由辦公室統一管理。收文的管理

第四條：公文的簽收

凡來公司公啟文件（除公司長訂啟的外）均由公司收發員登記簽收（由上級或郵電局通訊員直送辦公室的機要文件除外）后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和秘書均需注意檢查封口和郵戳，對開口和郵票、撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條：公文的編號保管

辦公室秘書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的總經理親啟文件，總經理啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條：公文的閱批與分轉

凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）根據文件內容及性質閱簽后，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司長親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

一般函、電、單據等，分別由辦公室秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。

為加速文件運轉，辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經理室和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）

第七條：文件的傳閱與催辦

傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有公司長“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司長批示辦理有關事宜。

閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。文件閱完后，應送交辦公室秘書。

辦公室秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

發文的管理

第八條：發文的規定

全公司上報下發正式文件的權力集中公司辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文，應分別向公司辦公室提出發文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發文，則由辦公室分別按機構設置與業務分工統一歸口以公司（）字發文。

對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件、須由集團公司董事長批準簽發。

第九條：發文的范圍

凡是以公司名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文的范圍。

公司下發文件主要用于： 煤公司規章制度

轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件 公司重大生產、技術、經營管理、生活福利等工作的決 定,發布有關獎懲決定和通報

其他有關全公司的重大事項 公司上行文、外發文主要用于：

對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定同兄弟單位聯系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

在公司日常生產、技術、經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排布署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經公司長批準后，由主管業務部室書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。

凡各業務部室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部室名義用《工作簡訊》發會議紀要。各業務部室與外單位發生一般業務聯系，可用各部室的名義對外發函（應各自編號備查）不用公司名義發文。

發文程序與要求 第十條：發文程序規定

各單位需要發文，應事先向辦公室提出申請

辦公室同意發文時，主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。

草擬文稿必須從全公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

文稿擬就后，擬稿人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級。

辦公室應根據公司的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿。

經辦公室審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）。

對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新篡寫清楚。

需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽。文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送公司長審定批準簽發。經領導批準簽發后的文搞交辦公室秘書統一編號送打印室打印。

文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿 上簽名。文件打印后，由辦公室派專人按數印刷，再由辦公室秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，辦公室秘書應拒絕蓋章分發。

文件的借閱和清退

第十一條：各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需要本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條：借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條：辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發現文件丟失、必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

第十四條：各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

文件的立卷與歸檔

第十五條：文件的歸檔范圍

⑴凡下列文件統一由辦公室負責歸檔上級機關來文、包括上級對公司報告、申請的批復。

⑵公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、報表等。

⑶公司長辦公會以及各種專業例會記錄。

⑷參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發言材料等。

⑸參加機關領導同志來公司檢查視察工作的報告，指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。

⑹反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品。

⑺公司日志和大事記

⑻公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。業務部室日常工作中形成的活動資料，由各業務部室負責立卷歸檔。

第十六條：立卷要求

文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。上形成的文件材料，要求在下5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查。）

文件的銷毀

第十七條：對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

第十八條：經審核同意銷毀的文件，辦公室主任和辦公室秘書監視銷毀.

第四篇：公司文件管理制度

公司名稱

文件管理制度

【編號】

1、目的:

為了控制公司文件發放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。、文件的發放：

2.1各部門需要發放實施的文件，必須將文件打好以電子文檔的方式交綜合部，并附部經理書面寫明發放范圍、發放時間并簽名后送綜合部，由綜合部主任安排文件發放人予以發放。

2.2任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由個人親自簽字接收。

2.3需發放到主管以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發放人只需發放到相關主管人員，再由主管安排發放到相關個人。

3、文件的更改：

3.1任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放范圍及存檔予以更改。

3.2文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

4、文件的換頁：

4.1任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改并以電子文檔方式傳綜合部，并由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可）送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放范圍予以換頁。

4.2所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁并注明執行時間，將原頁銷毀。

5、文件的回收、作廢：

5.1因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

5.2文件發放人在回收文件時，必須持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。

5.3每年12月下旬，由綜合部通知各部門，對本平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。并由綜合部主任統一安排銷毀。

6、其它規定：

6.1任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長、總經理、財務部經理、生產技術部經理、營銷部經理、設備部經理等公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。

6.2無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。

6.3任何文件相關部門負責人接收后必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

6.4所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

6.5發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束后須按時交文件編制形成部門。

6.6文件發放人必須將已使用的“文件發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

7、任何人未經董事長（總經理）批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔100元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

8、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

批準/日期:審核/日期:編制/日期:楊佳惠2010.04.24

第五篇：公司文件收發管理制度

收發文件管理制度

一、總則

1、為提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規定，結合我企業實際情況，特制定本制度。

2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業函、電、來文，本企業上報、下發的各種文件、資料。

3、本企業各類文件統一由辦公室歸口管理。

二、發文管理

1、凡以我公司名義上報或下發的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送總經理簽發。

2、經總經理簽發的文件由辦公室統一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

3、發出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發或改用其他方式發送。

4、所有由辦公室發出的傳真、文件等應統一登記，并標注發送單位、日期，由發件人簽名。其他部門自主發送的，由發送部門自行負責。

5、發文辦理工作程序：

（1）擬稿：公司公文、日常業務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。

（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發做好準備。（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

（4）簽發：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發。簽發公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。

（5）發文登記：此時的發文登記是指對待發文稿進行復核，重點看審批簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范，符合要求的文稿由辦公室根據領導簽署意見成文稿的內容，并對待發文稿進行編注發文字號，確定份數后印制。

（6）用印：用印是指辦公室對已印制好的公文進行蓋章。

（7）存檔：在發文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和總經理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

三、收文管理

1、所有發至本企業的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業務往來文件等)，由辦公室統一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。

2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。

3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。

4、辦公室收到文件，應根據文件內容和性質全面統籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經請示總經理后辦理，根據文件內容、總經理批示予以催辦。

5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續，經總經理批準后方可借閱。

6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。

7、收文辦理工作程序：

（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

-1-室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統一進行收文登記。

（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。

（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規定的，辦公室應根據文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示后交有關部門辦理。

（4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

（5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協商辦理，并負責回復辦理結果。

（6）催辦：催辦是指根據總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。

（7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。

（8）存檔：在收文辦理結束后，應根據公文的相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑒定和總經理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷保證不丟失、不落銷。

四、保密文件管理

1、嚴格遵守保密制度，保密資料統一由檔案管理員收發、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。

2、制發保密文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發送范圍、數量，報送總經理審批后印發。

3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業性場所復印。

4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

五、文件的銷毀

1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規定，辦理銷毀手續報總經理批示。

2、經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監督下進行銷毀。

六、附則

1、本制度由公司辦公室負責解釋。

2、本制度自發文之日起實施。