公司檔案及文件管理制度

公司檔案及文件管理制度1

第一條檔案的定義與范圍

檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第二條檔案管理的原則

檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理,各部門除已移交總經理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。

第三條檔案管理的責任部門和責任人

公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查;

各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監督和檢查。

第四條歸檔的范圍

1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;

3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);

4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;

5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等;

6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;

7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;

8.公司法律事務管理方面的文件材料;

9.公司各項目的技術圖紙等資料;

10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;

11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);

12.公司歷年獲獎資料。

第五條歸檔要求

整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。

1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯系的原則,結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。

2.在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時間,系統的排列。

3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

（1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;

（2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。

4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

5.全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。

第六條過程管理

屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的.預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管,任何人不得據為已有。

第七條檔案銷毀規定

公司檔案文件銷毀:檔案在超出規定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批,最后經總經理同意后,兩人以上執行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。

部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經理審批同意后,兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。

第八條檔案借閱

1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經總經理同意后方可借閱。

2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。

5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

第九條檔案備份規定

公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。

第十條檔案保管

1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續。

2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。

3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據。

第十一條檔案保密規定

公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。

公司檔案及文件管理制度2

1目的

規范分公司檔案資料的管理工作。

2適用范圍

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3職責

3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。

3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4實施程序

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的.工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。

4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。

4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

4.3.7質量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理。

4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。

4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:

4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;

4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

4.5.2檔案鑒定小組的任務:

4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括:

4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。

4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。

4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。

5相關文件和質量記錄表格

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規定》

5.3《文件發放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

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一、文件材料歸檔

1、歸檔范圍

凡是公司及各分公司、小區經營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應定期歸檔保存在公司檔案室。

2、歸檔時間

對公司規定應當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

（1）文書文檔(包括統計檔案以及業務部門形成的檔案)。

（2）會計檔案先在財務部門保存一年后移交檔案室。

（3）設備檔案在設備安裝后一周內歸檔。

（4）特種載體檔案，隨時歸檔。

（5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。

3、歸檔要求

（1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統。

（2）歸檔的文件材料必須按其規律組成案卷。

（3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。

（4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續。

（5）歸檔的材料原則上應裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的`，由經辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。

二、檔案借閱

1、借閱檔案必須履行登記手續。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經公司有關領導同意后并辦理借出手續，歸還時對所借檔案應予以檢查核對，并注銷。

2、借閱檔案必須經領導批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。

3、外單位要查閱檔案，需經本公司有關領導書面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。

4、借閱者要愛護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發現以上情況，視情節按《檔案法》規定處理。

5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內容。

6、摘抄、復制檔案須經分管領導批準，摘抄的檔案內容必須經檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。

7、對借出的檔案，管理人員應及時催還。

三、檔案保密

1、認真執行公司的商業和技術保密制作，維護檔案的安全，做好公司的保密的工作。

2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無關人員翻閱，若有泄露，按保密規定處理。

3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內容。

4、檔案室應根據《保密條例》規定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。

5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關規定辦理。

6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。

公司檔案及文件管理制度4

第一章：總則

一、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情景，特制訂本制度。

二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。

三、切合公司實際，根據不一樣的制度資料編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。

四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。

第二章：職責范圍

一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。

二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。

四、協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展供給相應的服務。

五、負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。

七、協助其他部門工作，完成上級交代的`其他工作，如：名片印制、收發傳真等。

第三章：工作規范

一、辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范、行為規范，相關規定按照員工守則細則執行。

二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。

第四章：辦公室事務管理

一、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自我的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上構成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規定。

（一）文件管理制度

第一條：管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息；措辭規范，表達無歧義。

4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條：制度規范

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱情景進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

第三條：文件管理流程設計

1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

（二）文書管理制度

第一條：管理要點

1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、行政人事部發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。

4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，堅持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

第二條：制度規范

1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

2、按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習并簽名備注。

4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年

公司檔案及文件管理制度5

總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：

1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）

2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）

4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）

5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）

6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）

7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）

8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）

9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）

11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）

12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

17、公司財產、物資、檔案等的`交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）

18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

20、公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

21、各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

二、立卷歸檔

文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

（1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。

（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。

（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

（4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

三、檔案保管

1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

四、檔案借閱

1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

6、底圖一般不予外借。

五、檔案銷毀

經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

六、檔案保密

1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

2、不得傳播、議論有關機密問題。

3、檔案資料不準帶到公共場所。

公司檔案及文件管理制度6

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等

2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等

3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程

4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等

7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

8.公司業務文件:公司各項對外服務的.內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等

9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。

公司檔案及文件管理制度7

一、目的

加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術語和定義

1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活

動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

四、職責

1、行政人事部：

1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的'全過程，確保公司檔案的安全；

5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關人員：

1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

公司檔案及文件管理制度8

1.目的

為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。

2.范圍

公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

3.內容

3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業衛生檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。

3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的`書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

3.12歸檔范圍及保管期限

3.13歸檔時間：

（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交行政部歸檔。

（2）凡專項工程、專題項目等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

（4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。

（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。

（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

（12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

（13）公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

3.14檔案查（借）閱制度

檔案借閱是行政部的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

（1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

（2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核后方能帶出。

（5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

3.15檔案的保密制度

（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。

（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

（5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

（6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

3.16行政部管理制度

（1）檔案存入檢查：

1）檔案出入行政部要清點、登記。

2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

（2）行政部管理：

1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。

2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。

4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

3.17檔案鑒定、銷毀制度

（1）根據《檔案法》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

（3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

3.18檔案工作人員崗位職責

（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

（6）負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

公司檔案及文件管理制度9

一、檔案歸檔制度

（一）文件材料的歸檔要求：

1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

（二）歸檔范圍及保管期限

(參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表)

（三）歸檔時間：

1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

二、檔案查(借)閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

四、檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內。

3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5.庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6.庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷毀制度

1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字

六、檔案保管統計制度

1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的`準確、及時、科學的統計工作。

七、綜合檔案室主任職責

1.認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

2.、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

4.組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

5.定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

7.負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

八、檔案工作人員崗位職責

1.認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

2.負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

3.積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

6.負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

公司檔案及文件管理制度10

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、適用范圍

1、公司經濟活動中與外單位的`來往信件、合同、協議。

2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等

3、公司的請示與上級批復文件

4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告

5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料

6、公司制定的章程、制度等文件材料

7、公司營業執照、稅務登記證等重要文件

二、檔案保管

1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。

2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。

3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

三、檔案借閱

1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。

2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。

3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。

4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

四、檔案銷毀

經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。

五、檔案保密

1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

2、不得傳播、議論有關機密問題。

3、檔案資料不準帶到公共場所。

公司人事檔案及技術檔案管理制度

總則： 為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

一.文件的收集

公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：

1．上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）

2．上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

3．公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）

4．會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）

5．公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）

6.公司的請示與上級批復文件（主要收集部門： 行政部）

7．公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）

8．公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）

9．公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

10．公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）

11．公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）

12．公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

13．公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

14．公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

15．公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

16．公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

17．公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）

18．公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

20．公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

21.各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

二．立卷歸檔

文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

1.平時歸卷

1.1 各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。

1.2歸檔的文件材料必須按立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。

1.3文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

1.8卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

三．檔案保管

1．檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2．膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3．底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

4．庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

四．檔案借閱

1．借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

2．借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

3．借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

4．歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

5．凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

6．底圖一般不予外借。

五．檔案銷毀

經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

六． 檔案保密

1．檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

2．不得傳播、議論有關機密問題。

3．檔案資料不準帶到公共場所。