文件檔案管理制度15篇

文件檔案管理制度1

文件及技術檔案管理工作,是工程施工的延續,但常常因項目經理部的解散、人員調動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據,體現'重生產同樣重技術檔案管理'的方針,實現生產和內業雙豐收,特制定文件、技術檔案管理制度。

(1)文件及技術檔案管理的任務、意義

①文件及技術檔案管理的任務是

按照一定的原則和要求,系統地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關技術檔案管理部門。

②文件及技術檔案管理的意義是

可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產的需要,出了問題,有據可查,從而起到穩定正常生產的作用。

(2)文件及技術檔案管理制度

①文件管理制度

施工過程中發生的往來文件,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成硬性規定,并由此建立文件管理制度。

②技術檔案管理制度

施工過程中產生的技術資料,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。

(3)文件及技術檔案管理的方法

①文件管理方法

a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據文件的行文類別區分。同時按文件的收發時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。

②技術檔案管理辦法

a、收集:由項目經理部工程管理部統一管理。

b、整理及編目:是在技術檔案材料全面收集基礎上,對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的自然形成規律進行。工程技術檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯系,便于檢查。

(4)交工驗收及資料整理

①建立技術資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。

②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統一。

③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。

(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

①在交工資料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰。

②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。

③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經理的業績掛鉤,作為獎罰的依據之一。

文件檔案管理制度2

一、目的

加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術語和定義

1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活

動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

四、職責

1、行政人事部：

1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關人員：

1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

文件檔案管理制度3

一、目的

為了規范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于與公司安全生產有關的文件檔案的管理。

三、職責

1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。

2、各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；

3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

四、內容

1、文件資料的收集

安全生產文件檔案內容如下：

（1）國家有關安全生產法律法規、標準規范及其它要求；

（2）上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等；

（3）公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；

（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、

（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；

（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；

（8）食品安全、職業衛生評價報告等；

2、立卷歸檔

（1）、文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；

（2）、應根據文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存；

（4）、各種文件資料按一定特征進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄；

（5）、不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷；

3、檔案保管

（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

4、檔案借閱

（1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續借手續；

（2）、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；

（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；

5、檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件資料，經單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；

五、相關記錄

《文件檔案清單》

六、本制度由安保部制定并負解釋，自發布之日起實施。

文件檔案管理制度4

1目的

規范分公司檔案資料的管理工作。

2適用范圍

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3職責

3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。

3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4實施程序

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

4.2文件、資料歸檔的要求。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。

4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。

4.3檔案資料的保管。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。

4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

4.3.7質量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理。

4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。

4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:

4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;

4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

4.5.2檔案鑒定小組的任務:

4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括:

4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。

4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。

4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。

5相關文件和質量記錄表格

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規定》

5.3《文件發放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

文件檔案管理制度5

第一章文件管理制度

第一條本條規定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書,從行文、收發、歸檔全部過程的辦理與控制。

第二條公司與外部來往的文書的行文、收發、歸檔由綜合管理部統一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復制、收發、登記、分類、校對、監印、歸檔管理。

第三條各部門指定專人負責公司內部文件的收發、登記、歸檔,建立文件的收發登記簿。

第四條公司常用公文種類為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規定格式行文。

第五條以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關于人、財務方面的重要決定,發文字號為:×××公司發[××年號]第×號。

第六條公司內部行文及對外發文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發人均須簽字方可行文。

第七條發文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

第八條打印、復印資料憑部門負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

第九條制發文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關部門協商會簽。

第十條綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。

第十一條公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。

第二章檔案管理制度

第十二條公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統一管理,有關部門分類管理相關檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。

第十三條公司綜合管理部設專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

第十四條歸檔資料包括:

1、公司與有關單位的來往信件,各種協議、合同;

2、公司會議記錄、紀要、決定;

3、公司制訂的計劃、統計、預算、決算、工作總結;

4、會議形成的領導講話、文件;

5、公司對外交流的文件、協議、報告等;

6、公司各部門的發文;

7、其它具有保存價值的文件、材料。

8、外單位發給各部門的抄送信件;

9、公司營業執照、稅務登記證等重要文件;

10、要的科技文件、技術資料、方案。

第十五條檔案的借閱

1、借閱檔案要履行借閱手續。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經部門負責人及綜合管理部負責人批準。

2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經允許不得復印檔案。

3、文件復制需經綜合管理部負責人批準。

文件檔案管理制度6

（一）目的

建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，并加強對安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產服務,規范安全生產文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規定。

（二）適用范圍

本制度適用于公司的文件、檔案管理。

（三）規范性引用文件

《中華人民共和國安全生產法》

《中華人民共和國檔案法》

（四）職責

1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。

2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。

（五）管理要求

1.檔案管理范圍

1.1公司對涉及主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全生產資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實施檔案管理。

1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執行。

2.保管事項

2.1公司的安全生產文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風干燥。

2.2重要的文件檔案，要按時歸檔，存放在公司檔案室。

2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規定保管。

2.4保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標志。

2.5檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。

2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。

2.7案資料的保管和存放應科學、規范，便于查找。

3.歸檔時間

3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔。

3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。

3.3凡是有法律效用的文件材料，一經識別就立即歸檔。

3.4凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

5.安全檔案的借閱

5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術文件檔案，技術人員登記后方可查閱，其它人員須部門負責人批準，并經檔案員同意后，方可查閱；如查閱財務數據、考勤、工資等須部門分管領導批準，并經檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準，并經檔案員同意后，方可查閱。

5.2查閱檔案需辦理登記手續，原件不外借，確因工作需要，須經主管部門批準，予以復制。

5.3公司重要的文件、技術資料、合同(協議)，未經公司領導批準同意，任何人不得查閱、借閱。

5.4專業工具書，一律實行先歸檔保存，再辦理借閱手續，如長期使用的，部門內部應自備一本。

5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經理以上領導的批準同意。

5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月，可以續借，到期由檔案室人員負責催討，如須長期使用的部門內部則復印予以備份，并保證文件內容不得外泄。

5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護公司財產，使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發生，違者嚴肅處理。

6.保密事項

6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。

6.2對公司下發的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管，并進行登記管理，不得亂扔亂放

6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批準的份數，不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進行管理，復制中形成的廢頁應作為密件銷毀。

6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經公司領導批準，并履行登記手續。未經同意，不得擅自復印、翻印和摘抄。

6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙，要進行登記，經主管領導審批，送往有關地點監督銷毀，確保保密安全。

6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案，可劃為“內部”。

6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經公司分管領導審核批準。

6.8查閱“絕密”檔案必須由總經理批準，未經批準不得復制和摘抄。

6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。

6.10定期檢查檔案保密工作，發現問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律，防止泄密事件發生，對造成泄密事件的責任者，要視情節嚴肅處理。

7.修改、補充事項

7.1修改、補充科技檔案，必須填寫修改、補充申請單，并經分管副總經理以上領導審批后，方可修改，任何個人或部門不得擅自改動。

7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進行監督和檢查。

8.銷毀

8.1檔案室對已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別登記，由專業技術人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續存，分別送交分管副總經理以上領導進行初審。

8.2匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。

8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經理審核批準。

8.4銷毀時要進行監銷。

經鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，不準出賣或做其它用；銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）監督銷毀，并在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人要簽名蓋章，以示負責。經審查不準銷毀的檔案仍繼續保存，并再銷毀清單上詳細注明。

8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。

對已到保存期限安全生產文件和檔案材料，由公司生產技術處或相關部門提出申請，由公司分管領導及相關負責人審核簽批，對審批同意銷毀的材料，由公司生產技術處或相關部門銷毀，并在銷毀記錄上簽字。

文件檔案管理制度7

為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。

一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類

本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:

1、行政類:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要。公司各類證照。

2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。

3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

4、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。

5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

二、公司文件、資料歸檔的編制及編號

公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。

1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關市新江控股資產營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。

2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。

3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數進行歸編。

4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。

“A”一般級文檔包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。

“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。

“AAA”機密級文檔:內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。

5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發布年號-歸檔序號-受密級。

例如:將20xx年第—份歸檔的'公開發布的行政類文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A

三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交

1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經辦指定專人負責保管。

2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經主管領導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可調閱。

4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經控股公司總經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。

5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經辦留存。

四、公司文件、資料的歸檔保存期限

1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。

3、五年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須五年保存的文檔。

4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。

五、公司文件、資料檔案的銷毀

1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。

2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可銷毀。

機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可銷毀。

3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。

六、其它

本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關聯公司可參照執行。

本制度自簽發人簽字日起生效執行。

文件檔案管理制度8

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

文件檔案管理制度9

1目的

為規范安全管理體系文件的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。

對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。

2范圍

本程序包含了文件的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用于各過程管理體系文件的控制。

本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。

3職責

3.1各過程管理部門職責：

3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。

3.1.2負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。

3.1.3負責過程管理文件的（程序、規定、制度、表格）組織編制。

3.1.4負責嚴格執行過程管理文件的規定，并按規定的表格做好相應的記錄。

3.1.5負責文件更改內容等。

3.2生產部職責：

3.2.1負責管理手冊的編制。

3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。

3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。

3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。

4程序內容

4.1確定文件種類

4.1.1為便于文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發布的法律、法規、條例和標準（見法律法規的識別與評價程序）；上級部門下發的通知、要求、規定和辦法；相關方的期望和要求。

4.1.3綜合管理體系文件

a.方針、目標和指標；

b.實現方針、目標和指標的策劃；

c.控制各業務過程的程序、規定、指導書、表格。

4.1.4資料和記錄

相關的資料包括但不限于：

a.各類分析/評價/統計數據；

b.特種設備（如壓力容器等）及其附件的安全技術監察（檢測）資料；

c.建設（工程）項目可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批復意見；

d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄；

e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告；

f.化學危險品安全標簽、安全技術說明書、儲存、使用防護指南；

g.危化品應建立一欄三卡（職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）

h.設施的設計、運行技術資料；

i.供應商和承包商檔案；

j.作業許可證等；

k.其他資料。

4.2提出文件的編制和修改需求

4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。

4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。

4.3指定編寫人

4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。

文件檔案管理制度10

總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：

1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）

2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）

4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）

5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）

6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）

7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）

8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）

9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）

11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）

12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）

18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

20、公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

21、各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

二、立卷歸檔

文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

（1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。

（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。

（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

（4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

三、檔案保管

1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

四、檔案借閱

1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

6、底圖一般不予外借。

五、檔案銷毀

經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

六、檔案保密

1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

2、不得傳播、議論有關機密問題。

3、檔案資料不準帶到公共場所。

文件檔案管理制度11

一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。

八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

文件檔案管理制度12

為了加強學校檔案的科學管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為學校管理服務，結合本校實際情況，特制定本制度。

一、總則

第一條學校成立檔案管理工作領導小組，明確一位校領導分管檔案工作，負責協調、解決檔案工作中存在的問題。

第二條學校設立綜合檔案室，隸屬教導處領導，統一管理學校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負責指導其他各部門做好當年的檔案管理工作。

第三條根據檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負責檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設兼職檔案人員，負責部門文件材料的形成、積累、整理，并按規定向綜合檔案室移交。

二、立卷、歸檔

第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。

第五條各類文件、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。

第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。

第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規律，保持文件、資料之間的歷史聯系，區分文件、資料的保存價值，便于保管和利用。

第八條立卷方法。學校檔案按文書、教學（含學籍和教師業務檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。

1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。

2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由財務室整理歸檔。

3、學籍檔案，按教學年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學生處負責收集、整理歸檔。

4、教師業務檔案，以人為單位分類、整理，由教務處負責收集、整理歸檔。

5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。

6、聲像檔案，按載體性質、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。

7、學校各部門每學期工作計劃、總結及制定的各種規章制度等年終移交綜合檔案室。

第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。

1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。

2、長期保存。凡是在相當長時間內需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為至50年。

3、短期保存。凡是在較短時間內需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。

第十條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件，應組合在一起。

2、會議文件應單獨組合。

3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

第十一條檔案盒內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

第十二條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續。

第十三條歸檔時間。

1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務完成后，相關部門一個月內要將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項負責人審定后，交綜合檔案室歸檔。

2、隨時歸：上級文件、通知，人事調動材料，在落實好文件精神或辦好調動手續后交綜合檔案室歸檔。

3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內，將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負責人審定后，向綜合檔案室移交。

第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學校各項活動的真實情況和歷史過程。

2、歸檔文件、材料必須系統齊全、完整。

3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。

4、檔案盒的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。

三、檔案的管理和利用

第十六條綜合檔案室按照學校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。

第十九條借用檔案人員必須做到：

1、調閱人員應自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。

2、調閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應及時歸還，歸還時要進行清查、核對和注銷。

3、調閱一般檔案由教導處主任批準。調閱帶密級或重要的管理檔案，須經校領導同意方可進行。只有在上一級黨政領導機關或司法機關必須以檔案原件作為證據或者學校某項工作必須的特殊情況下，經學校檔案管理工作領導小組批準，方可將檔案原件借出室外使用。

4、調閱人員摘抄、復制檔案時，應征得檔案管理人員同意。

第二十條檔案室工作人員應做到：

1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

2、要仔細檢查歸還檔案，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管領導報告，按有關規定處理。

3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。

4、平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯系。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得復印件，以便存檔和查閱。

四、檔案的鑒定與銷毀

第二十一條建立由分管檔案的領導、主要部門負責人員參加的鑒定銷毀領導小組，負責學校檔案鑒定、銷毀。

第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據。

第二十三條銷毀檔案程序

1、對已到保管期限的檔案，經鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。

2、會計檔案的銷毀，應經上級主管部門的批準。

3、其他檔案銷毀應由學校鑒定領導小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規定要求銷毀。

4、銷毀的文件要造冊存檔備查。

五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全

第二十四條檔案管理員要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關法規，嚴格遵守國家統一制發的“保密守則”和本單位有關保密規章制度。

第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統、本單位的機密守口如瓶。

第二十六條非檔案人員未經許可，不得進入檔案庫房。

第二十七條借閱檔案必須嚴格執行保密制度，認真履行借閱手續。

第二十八條利用檔案中的密件，必須經校領導批準，在調閱室內閱讀，不準帶走。

文件檔案管理制度13

為加強公司安全基礎檔案管理，發揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監督，特制定本制度。

1、實行安全文件收發登記制度，上級來文和下發文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。

2、文件應按照收發順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。

3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行從業人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。

4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。

5、檔案基礎資料管理信息，必須實現從購臵到退出市場的全過程監督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。

6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續，經公司主要領導審批同意后方可借閱。

7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。

文件檔案管理制度14

物業公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。

文件檔案管理制度15

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、適用范圍

1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。

2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等

3、公司的請示與上級批復文件

4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告

5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料

6、公司制定的章程、制度等文件材料

7、公司營業執照、稅務登記證等重要文件

二、檔案保管

1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。

2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。

3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

三、檔案借閱

1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。

2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。

3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。

4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

四、檔案銷毀

經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。

五、檔案保密

1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

2、不得傳播、議論有關機密問題。

3、檔案資料不準帶到公共場所。

技術檔案管理制度

一、公司技術檔案管理規定

根據國家檔案局國檔發[1987]8號文關于《國營企業檔案管理暫行規定》和《中華人民共和國檔案法》的有關規定，結合本公司的實際情況，特制訂本暫行規定。

一、公司檔案室檔案庫房由行政部統一管理，指定經過業務培訓并取得合格資格的人員負責日常工作。

二、檔案庫房應配備使用密集架、滅火器、溫度計、濕度計、窗簾等設施設備，達到防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等要求。管理人員應經過消防等方面基本知識和技能和培訓，消防等各種器具應按要求進行鑒定或審驗，確保其狀態正常。

三、禁止無關人員進入檔案庫房。凡進入庫房者必須遵守管理規定。禁止攜帶易燃、易爆、易腐蝕性及水等可能危害檔案安全的物質進入庫房。

四、凡接收入庫的檔案資料，均應按局有關規定進行整理、編目、上架排列及提供利用，力求做到符合規范、整齊劃

一、美觀莊重。

五、庫內檔案資料實行結合目錄體系分類分區存放的原則，并在密集架上注明具體位臵，做到方便保管和提供利用。

六、檔案資料只能在獲得批準的情況下，在閱檔室查閱和摘錄，批準復制的，由檔案管理員負責監督辦理。

七、行政部應監督檔案庫房管理情況，不定期地進行檢查，并及時處理存在的 1 問題。檔案室負責人每日應對庫內溫度、濕度及其他情況進行檢查，并做好記錄備查。若發現重大或緊急情況，必須立即采取適當措施，同時報告行政部經理甚至公司主管領導。

二、公司檔案室工作實施辦法

一、為提高檔案室工作的效率和規范化程度，根據國家檔案局發布的《檔案館工作通則》，結合實際制定本辦法。

二、公司設立檔案室為專門機構，直屬于行政部，作為保管檔案材料的基地。

三、檔案室是公司科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心，其業務受行政部及檔案業務主管機關的指導、監督和檢查。

四、檔案室的基本任務是經維護公司歷史真實面貌的前提下，集中統一地管理本單位的文書、科技、會計、聲像、實物等各類檔案材料，保護檔案的完整和安全、積極提供利用，為企業的生產經營和國家的社會主義現代化建設服務。檔案室負責以下工作：

1、接收和規范化整理檔案；

2、按規定科學地管理檔案；

3、開展檔案的查、借閱和利用；

4、編輯提供檔案史料；

5、進行檔案的編研。

五、檔案室應當建立嚴密的規章制度，維護國家和企業的秘密，提高工作質量。

六、檔案室工作人員應努力學習馬克思列寧主義、毛澤東思想，認真執行黨和國家的方針政策及本單位的管理規定，遵守法規紀律，熱愛檔案事業，刻苦學習檔案業 務和科學文化知識，不斷增強綜合素質，以保證工作任務的順利完成。

七、檔案室接收《三水匯景電器冷氣工程有限公司文件材料歸檔范圍案卷類目保

管期限表》規

定的以下檔案：

1、全部的工程施工類檔案、基本建設類檔案、設備儀器類檔案；

2、全部的黨群工作類檔案、行政管理類檔案、經營管理類檔案、生產技術類檔案；

3、保管期限為5年及其以上的會計檔案。

4、全部的聲像類和實物類檔案。

八、接收檔案的要求和手續：

1、確保檔案材料的完整性。

2、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，并在交接字據上簽名蓋章。

九、對檔案室的檔案，要以類別為單位，進行科學的排列、編號。第一類檔案要建立檢索目錄和其他必要的工具。

十、檔案室庫房必須堅固適用，并配備使用密集架、滅火器、溫度計、濕度計、窗簾等設施設備，達到防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等要求。檔案室工作人員應經過消防基本知識和技能的培訓，消防等各種器具應按要求進行鑒定或審驗，確保其狀態正常。

十一、保存期滿無需繼續保存的檔案，由公司行政部組織鑒定，并征求有關部門意見，報請主管領導批準，方能銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

十二、檔案室應進行下列統計工作：

1、對檔案的收進和移出、案卷數量、利用情況，每年1月進行一次準確的統計；

2、每年按照統一的規定和要求，向檔案業務主管機關報送本室基本情況統計表。

十三、檔案室主管領導和工作人員應對檔案和資料的保管情況進行定期檢查，遇有特殊情況應立即檢查，及時處理，做好相關記錄。

十四、要配備微型計算機、復印機等設備，積極應用新的科學技術，逐步實現檔案管理的現代化。

十五、檔案室應主動開展利用工作，設立閱覽室，編制開放檔案目錄，努力改善閱覽條件，為利用者提供方便。

十六、檔案利用過程中要遵守保密規定，并且應當保證檔案材料的安全和完整。

三、技術資料檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了加強對技術資料檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護利用技術資料和檔案，落實工程質量終身負責制，為公司的生產經營和施工建設服務，根據有關法律法規和質量、職業健康安全管理體系貫標認證的要求，制定本辦法。

第二條 本辦法應結合有關質量、職業健康安全體系文件的規定，在公司范圍內實施，各部門、項目經理部均應遵照執行。

第二章 管理職責和規定

第三條 各部門、項目部應設專職/兼職文件（檔案）管理員，指定主管人員，并將名單報行政部，以滿足技術資料檔案管理工作的要求。若人員變更，應及時告知行政部。

第四條 公司技術資料檔案管理實行由行政部統一領導，各部門、項目部分工負責、分級管理的工作體制。

第五條 行政部具體負責公司發文件、外來文件（含有關法律法規）、基建和文書檔案及相關照片檔案、實物檔案等的控制管理。

第六條 質安部具體負責質量、職業健康安全體系管理手冊、程序文件、管理規定、內外審技術資料及工程質檢資料的控制管理。

第七條 工程部具體負責技術性文件（含規程、規范、專業標準等）和工程技術資料歸檔前的控制管理。

第八條 財務部具體負責會計檔案的管理。

其他各部門、項目部分別負責各自相應技術資料的管理。

第九條 項目部應將有關技術資料控制管理的信息傳遞至行政部；各部門、項目部應及時收集技術資料及其控制管理的信息，并傳遞至行政部分類后傳遞給各類技術資料的主管部門處理。

第十條 各部門、項目經理部對相應技術資料的完整、真實、安全及規范管理、及時準確處理等負直接責任。

第十一條 除圖紙等特殊技術資料外，技術資料用紙一般為國際標準A4型（297mm×210mm），一律左側裝訂。張貼公文用紙大小，根據實際需要確定。技術資料原稿、檔案材料一般用藍黑、炭素墨水書寫、簽名，同一內容一般不得使用兩種以上的書寫材料，但有特殊規定的除外。傳真件以熱敏紙為載體的，只能將其復印件存檔。

技術資料一般從左至右橫寫、橫排，有特殊規定者除外。

第三章 工作程序 第一節 技術資料管理

第十二條 本辦法所指技術資料是與產品和服務質量、職業健康安全相關的管理手冊、程序文件、規定，國家法律法規、技術標準、規程規范，上級和公司頒發的管理性文件，自行制定的作業指導書，設計和施工文件及各種質量、職業健康安全工作記錄。

第十三條 各部門、各項目部主管本部門技術資料，并在行政部指導下負責公文處理工作。

第十四條 技術資料管理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和有關保密規定，確保國家秘密和企業秘密安全。

第十五條 公司文件（含通知、函件等）由主辦部門/單位擬稿，其負責人審核，5 行政部核稿，由行政部呈送總經理或被授權人簽發（必要時由有關領導會簽），然后由行政部統一繕印、用印，登記分發至各部門、項目部及其他有關單位。

第十六條 各部門、項目部自行發文，應由其主要負責人審批簽字，由所屬文件管理員負責傳遞、登記發送、立卷存檔及其日常管理。

第十七條 所有技術資料格式應符合有關標準或規定，內容必須準確無誤，做到文面莊重得體，用印端正清晰。文件管理員對此負有監督檢查和督促糾正的職責。

第十八條 技術資料一般應由技術資料管理員簽收。收文處理包括簽收、登記、分發、傳遞、擬辦、批辦、承辦、查辦、立卷存檔等程序，由行政部及各部門、項目部文件管理員根據職責范圍進行傳遞管理，承辦人應記載處理／辦理過程及結果并簽名。

第十九條 凡配發給個人的技術資料，一律不得外借他人或任何單位，未經配發部門批準，不得復制任何內容。其他各類技術資料的借閱／復制，也應經過有關負責人審批，規定借閱期限／復制范圍和數量，并由文件（資料）管理員登記，督促借閱人按期歸還／按規定復制，辦理領發手續。

第二十條行政部對與質量、職業健康安全體系有關的技術資料采用《有效技術資料控制清單》進行管理。清單發布后，各部門、項目部文件管理員應立即對照檢查各場所、有關人員所用技術資料的有效性，并撤出、收回或督促撤出失效、作廢文件，換領新文件。

第二十一條 技術資料可采用編注發放號、記載持有人姓名或加蓋印章（印記）等方法，由文件管理員進行標識，防止混用、丟失或誤傳，但另有規定者除外。

第二節 檔案管理

第二十二條 本辦法所指檔案，是指過去和現在公司各部門、項目部及個人履行職能（職務），從事生產經營、施工建設等活動，直接形成的對國家、社會和本局有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第二十三條 公司檔案主要包括科技檔案（含工程施工類、基本建設類、設備儀器類）、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案。凡屬國家規定應立卷歸檔的材料，必須由公司檔案室集中管理，任何人不得據為己有。

第二十四條 應當立卷歸檔的各類材料必須依照《機關檔案工作條例》和《科學技術檔案工作條例》等的規定，分別由行政部、工程部、財務部及其他有關部門按職 能分配和業務范圍收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交檔案室。凡國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔，第二十五條 檔案移交后，檔案室應盡快組織編制全引目錄、案卷目錄等必要的檢索工具，并按規定對檔案進行標識，分區分類規范排列存放。

第二十六條 檔案保管貯存環境應配備使用密集架、滅火器、溫度計、濕度計、窗簾等設施設備，達到防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等要求。管理人員應經過消防等方面基本知識技能的培訓，并能夠進行操作消防器具，應按要求進行鑒定或審驗，確保狀態正常。管理人員應定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或作其他技術處理。

第二十七條 一般檔案原則上只保存一份，特別重要的檔案可根據需要和可能，多保存一套重份或復制件。

第二十八條 移交檔案時應編制移交清冊，交接雙方應清點數量，核對無誤后簽字。一般情況下，檔案室主管（部門）負責人或其委托的人員應到場監收并簽名確認。

第二十九條 每年6月底前，由行政部負責人主持，由檔案室和有關業務部門組成鑒定小組，共同對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定結束后應提出報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經主管領導批準后銷毀。

第三十條 銷毀檔案，須由主管領導指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀記錄上簽名。

第三十一條 檔案室管理人員應積極主動地開展檔案利用工作，為公司各項工作服務，并注意掌握利用效果。但是，借閱檔案必須經檔案機構負責人和主管領導審核批準，并按規定期限歸還。凡涉及公司內部機密的檔案不得外借，只能供公司和上級主管機關使用。

第三十二條 檔案室應建立檔案的收集、整理、保管、借閱利用、保密、統計等方面的制度；根據需要和可能，采用先進技術設備，逐步實現檔案管理的科學化、現代化。

第三十三條 禁止任何個人、單位偽造、涂改、損毀、丟失、倒賣、贈送、私自保存或擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于我局所有的檔案資料以及應當保密的檔案。

第四章 獎勵和處罰

第三十四條 有下列事跡之一者，由行政部對有關人員予以獎勵：

（一）對檔案的收集、整理、提供利用、管理做出顯著成績的；

（二）對檔案的保護做出顯著成績的；

（三）同違規行為做斗爭表現突出者。

第三十五條 凡有違反本辦法第三十三條規定之一者，由行政部酌情給予行政處分；造成損失的，可以根據檔案的價值和數量，責令賠償。情節嚴重、構成犯罪的，移交司法機關追究刑事責任。

第三十六條 由于有關負責人或文件（檔案）管理員玩忽職守或不按規定履行職責的，由行政部酌情予以行政處分；因此而造成重大損失或影響其他重要工作的，可參照有關規定做出罰款、勒令待崗、降職降級聘用、解聘、免職甚至開除的處理。

第五章 附則

第三十七條 本辦法所引用的有關法律、法規、標準和規范發生修訂的，按修訂后的內容執行。

第三十八條 本辦法由行政部負責解釋。

第三十九條 公司發有關文件規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

十一、檔案室職責

1.檔案室在行政部經理領導下工作，業務上接受上級有關檔案部門的監督和指導。

2.認真貫徹《中華人民共和國檔案法》和有關檔案工作的條例、規定、嚴格執行本公司制定的檔案管理制度，有效地開展檔案工作。

3.集中統一管理公司在工作活動中直接形成的除人事檔案以外的全部檔案。包括黨、政、工、團和各部門和各種文字、圖表、聲像等不同形式的文書檔案、技術檔案、聲像檔案、專門檔案等。

4.參加重要設備的開箱驗收，以及科技成果鑒定和專業性會議。5.負責各部門檔案業務和管理、監督和指導。

6.加強檔案的業務建設和管理工作，逐步實現檔案工作規范化、標準化。7.做好檔案的保管、統計、檢索、編研、利用、鑒定的銷毀工作。8.認真做好檔案的安全和保密工作。9.按規定向檔案部門移交有關檔案。

四、檔案人員“四參加”制度

根據上級有關部門規定，檔案人員必須參加工程重要設備的開箱驗收，以及科研成果鑒定和施工技術會議的要求，結合我公司實際，特制定本制度。

1.工程項目的主要設備到貨后，由工程項目部通知檔案室派人參加設備開箱。2.設備開箱時，檔案人員要填寫設備開箱記錄，開箱后發現缺少出廠技術文件及說明書，由設備購進部門負責補齊。

3.設備開箱時，工程項目部如不通知檔案部門，發生技術文件材料丟失，損壞或留在個人手中，視其情節輕重，追究有關領導及當事人的責任。4.隨箱設備資料由工程項目部和檔案人員共同簽字驗收。

5.檔案室派人參加工程竣工驗收小組，從而確保工程竣工圖紙和文件材料的齊全完整。

6.檔案人員參加重點工程竣工、重大改進工程驗收時，編制竣工圖應以施工技術技術資料為基礎，將設計變更和現場實際變化情況如實地反映到竣工圖上。

7.科研項目鑒定、科技成果評定、以及召開專業施工技術會議時，有關部門應通知檔案室派人參加。

8.凡科研項目鑒定、工程創優、科技成果評定工作結束后，由申報部門統一將評審結果的文件材料移交檔案室。

五、檔案人員崗位責任制

1.認真貫徹執行黨和國家關于檔案工作的有關方針、政策、法規和業務部門制定的有關規定、辦法、細則。

2.忠于職守，努力鉆研為業務、不斷提高政治素質和專業水平，以適應電力現代化的需要。

3.認真做好檔案的收集、整理、立卷、保管、借閱、鑒定和編制檢索目錄工作，使檢索手手續科學、快捷、便利。

4.參加工程重要設備的開箱驗收、科研成果的鑒定以及施工技術會議。5.負責制訂檔案工作的各項規章制度，對各部門的檔案業務工作進行監督和指導。

6.認真執行黨和國家的有關保密規定，確保黨和國家秘密的安全。

7.開發利用，做好編研工作，準確提供適時信息，為公司經營決策和管理、提高經濟效益服務。

8.完成領導交辦的各項任務。

六、兼職檔案員（資料員）崗位責任制

1.認真執行上級和公司制定的檔案管理規定制度、做好文件材料的形成、積累和檔案管理工作。

2.協助各部門有關人員將要歸檔的文件材料，圖紙按歸檔范圍進行組卷、歸檔，并及時向檔案室移交。3.及時向檔案部門反映各部門人員對檔案工作的意見、建議和要求。4.認真做好檔案資料的開發利用和統計工作。5.認真學習檔案業務知識、不斷提高檔案管理工作。

6.宣傳檔案的作用和重要性，檢查各部門對檔案管理制度的執行情況。

七、檔案人員崗位責任責任制考核辦法

為做好公司檔案管理工作，發揮檔案人員的積極性和主動性，根據上級業務部門有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

1.考核檔案員的成績。主要從德、能、素質三個方面全面衡量。2.考核的具體內容：(1).貫徹上級的方針、政策。(2).本職業務能力。(3).組織領導能力。(4).團結協作能力。(5).工作態度。(6).原則性。(7).民主性。(8).廉潔性。(9).開拓創新精神。(10）.工作成效。

3.考核辦法采取民主測評和主管領導評價的方法進行。分優、良、中、差四個等級。4.對履行本職崗位成績顯著者，年終給予表揚并給予一定的物質獎勵。5.對工作不負責任，考核為差者，給予批評教育，幫助改正，屢教不改者，調離檔案工作崗位。

6.對玩忽職守、違反《檔案法》《保密法》規定造成檔案損失和失泄密者，視情節輕重給予批評教育、警告、行政處分、撤職、依法追究刑事責任。

八、公司檔案借閱制度

1.檔案工作人員要樹立全心全意為利用者服務的思想，做到熱情接待，主動介紹情況，根據查閱人員的需要，及時、準確地提供所需檔案資料。

2.凡因工作需要借閱檔案，資料，一律憑工作證，辦理借閱手續，外單位借閱檔案，必須持單位介紹信，經主管領導批準后方可借閱，借出的資料和檔案限在閱覽室閱看。

3.借閱和歸還檔案時必須雙方當面點清，辦好手續。借閱者必須愛護檔案，不得在資料檔案上劃線、圈點、涂改、拆卷、剪貼、批注和有意損壞，不得轉借他人，嚴防丟失。

4.檔案材料的正本原則上不準向外借出，如確因工作需要，須經主管領導批準，辦好登記手續，借期不超過一個星期，到期必須按時歸還。凡遇下列情況者，應立即將所借資料，檔案歸還檔案室。如調動、退休、離休、因工作外出，請假一周以上，節假日、因工作需要檔案認為有必要收回的，借閱檔案者必須將各類資料檔案如數歸還檔案室，并按規定辦理注銷手續。

5.借閱黨總支、公司會議記錄和秘密以上的各類資料、檔案、必須經總經理批準，只限在室內查閱。并按規定嚴格履行登記手續。

6、查閱檔案人員應嚴格遵守保密規定，按照批準范圍查閱，未經同意不得隨意翻閱其它檔案材料。

7、閱覽人員要愛護室內設備和物品，保持室內清潔衛生，不隨地吐痰，室內禁止吸煙。

九、公司檔案統計制度

1.為了給分析，研究工作積累數據，以便改進工作，不斷提高管理水平，檔案部門要認真做好檔案統計工作。

2.檔案部門每年未對當年檔案的收進、移出、保管、借閱、復制、利用效果，鑒定與銷毀等情況進行統計。

3.統計數據要以原始為依據，做到準確、完整、可靠。4.定期對庫存檔案的清理核對和檢查，確保檔案齊全完整。5.每年按規定向有關檔案部門報送檔案工作的基本情況統計表。

十、公司檔案保管制度

1.檔案的保管要符合檔案的保護技術條件，認真執行公司制定的《檔案庫房管理制度》和檔案借閱、保密、鑒定、銷毀等制度。

2.檔案庫房必須有防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等措施。室內必須保持清潔。3.存放檔案必須有專門的鐵柜、箱架、不同載體的檔案，按其不同技術保護要求存放。

4.檔案存放要有系統和條理，設有全宗目錄索引、卡片以及其它檢索工具，從而提高工作效率。

5.檔案部門每年要對檔案的收集、整理、鑒定和利用情況進行統計。

6.定期對檔案的保管狀況進行檢查和記錄，發現問題及時報告，并采取措施，確保檔案的安全。

十一、檔案庫房管理制度

1.檔案庫房設專人管理，非檔案人員需查閱檔案資料時，必須由檔案人員查找，技術資料只準在閱覽室閱覽。

2.檔案庫房的管理，應貫徹“以防為主、防治結合”的原則，切實做好防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防有害生物和防污等安全措施。

3.檔案庫房要保持適宜的溫濕度，一般情況下，溫度保持在14oc～24oc，相對溫度保持45～60%，同時做好溫、濕度記錄和檢查工作。對不適宜的溫濕度及時進行調整。

4.檔案庫房要保持整潔、箱、柜排列合理，做到整齊、清潔、通風、美觀，便于查找和使用。

5.檔案庫房嚴禁吸煙和使用明火，不準在庫房內堆放食物、油污、易燃、易爆炸等物品。6.對電源、線路、開關、電器設備、消防工具，應定期檢查，發現隱患及時整改并立即報告。

7.檔案工作人員每天下班前要檢查庫房內門窗是否關好，每次離開庫房把門鎖好，每月檢查一次檔案的安全情況。

8.檔案庫房是機要重地，非檔案管理人員未經許可，嚴禁進入。

十二、公司檔案利用制度

1.檔案工作人員要樹立全心全意為人民報務的思想，熟悉庫藏檔案的情況，積極主動、熱情為利用者報務。

2.檔案部門要根據利用者工作的需要，編制檔案檢索工具。如總目錄和分類目錄、全宗介紹、組織沿革、大事記、專題匯編等。

3.及時收集整理檔案利用在施工、科研、管理中所產生的經濟效益，了解利用成果，從中得出檔案提供利用的經驗。

4.凡利用檔案者都必須按規定辦理有關手續，同時填寫《檔案利用效果登記表》 5.在開展利用時，要正確處理好利用和保密的關系，使保密不影響利用，利用不致于泄密。

二十一、公司檔案保密制度

1.檔案是黨和國家的寶貴財富，而檔案工作則是一項特殊的機要工作，必須認真執行《中華人民共和國保密法》和《中華人民共和國檔案法》以及上級有關規定，嚴守黨和國家機密。2.檔案管理人員應認真執行黨和國家有關保密制度，維護檔案的完整與安全。3.查閱檔案人員，應按規定辦理查閱手續，未經主管領導許可不準私自抄錄或復制。查閱[密級檔案需經主管領導批準，限于閱覽室查閱，不得外借，更不得復制。違者按《保密法》和《檔案法》追究責任。

4.檔案室要嚴格執行保衛保密制度，外來人員不得隨意進入，如在保密工作中玩忽職守，造成檔案文件泄密事件或損失者，都要依法追究責任。

5.檔案保管工作，每年進行一次自查，發現問題及時報告。