第一篇：酒店文件、檔案管理制度

酒店文件、檔案管理制度

（一）文件處理制度（制度編號：JB066）

公文辦理包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。公文處理必須做到準確、及時、安全、統一。公文由行政部統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。

1、凡酒店的收文、總經理的收文，由酒店行政部簽收；屬酒店領導親收件，一律交收件人親自處理。

2、凡上級來文、下級請示件、同級呈送件、“三密”文件材料，都要逐件進行登記。登記后的內容包括：收文序號、收文日期、來文單位、文件標題、文號、密級、份數、分發單位及其份數、領導指示、承辦情況、催辦情況、終結處理、歸卷號以及備注等。平件與密件要分別登記，便于管理。分清急緩，急件要隨到隨登并及時分送。收文薄上的序號應按年度編排，不要出現空號、重號。若有數份同一文件，每一份可注明第幾份。收文登記的同時，應在文件的右上角加蓋刻有單位名稱、收文日期、收文號、文件頁數的收文專用章。

3、公文登記后，由總經理辦公室根據主管領導的批示，轉交各有關人員或部門傳閱，如需轉交有關部門閱辦，應由總辦文員送交，并經登記，簽收后才可送交。

4、閱讀文件應按規定范圍，秘密級以上文件須到行政辦閱讀。因工作需要借閱文件應辦理手續，用完后及時退還。秘密級以上文件，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。

5、各部門或個人承辦的公文，必須認真負責，按規定期限迅速辦理，不得拖延積壓。

6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文，應件件有落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

7、公文辦完后，應根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷。當年文件應于第二年第二季度移交完畢，個人不得私自保存應當存檔的公文。

8、各級干部調動時，應將文件清理移交。凡參加會議帶回的文件，應及時送行政部登記保管。

9、沒有存查必要的公文，經過鑒別和主管領導批準，由辦公室定期銷毀。銷毀文件要進行登記，要有專人監督，保證不漏銷，不丟失，不泄密。秘密級以上文件，不準作廢品出售，一律經碎紙機處理。

（二）發文處理

1、各部門凡需打印的文件（包括表格），首先應經本部門審核簽字，正式文件 要填寫“辦公紙”，再經總經理辦公室主任同意后方可打印成文。

2、部門領導核稿時，一定要認真負責。審核把關的主要內容和重點是：

（1）是否需要行文，應當用什么名義行文，要嚴格控制發文的數量；

（2）是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；（4）涉及其它部門的問題是否協調一致；

（5）審批手續是否符合要求（如是否按照規定的要求逐級進行核稿、簽署、會簽或提交一定的會議通過或報上級批準等，以明確各級應盡的責任），是否符合公文體式的有關規定（如是否準確地體現了發文機關同受文機關的關系，文中語氣是否恰當，主送、抄送機關是否準確，標題、緊急程度、機密等級定得是否正確，是否便于受文機關辦理等）；

（6）文字是否正確地反映了原來的意圖，是否簡明扼要、通俗易懂，文句是否符合語法、合乎邏輯、正確使用標點符號，文字是否規范，文中有無錯漏等等。

3、凡以酒店名義發出的文件，應由酒店主管領導簽發，重要的或者涉及面廣的，應由正職或授權主持日常工作的副職領導人代簽；酒店領導外出期間，可授權或委托其他負責人代簽；在既定的方針、政策、法令、計劃、決議范圍內的一般業務問題的發文，可由主管領導簽發，或由領導委托總經理辦公室主任簽發；會議通過的文件，根據授權，可由總經理辦公室主任簽發；凡以酒店內某一部門的名義發出的文件，應由該部門負責人簽發；但凡涉及方針、政策重大問題的，除部門負責人簽批外，還應送酒店主管領導審核和加簽。

4、繕印要按公文格式進行，文件的字數多少要和紙幅大小相應，盡量避免末頁無正文的現象，如出現此種情況，應在末頁注明“此頁無正文”字樣。

5、字跡要求清晰、整潔、排列勻稱，注意保護原稿，不得涂抹或污損，應移交辦公室保管。

6、密級較高的文件應專人打印，大量印刷應指定專門場所。

7、印刷文件需認真校對，重要文件實行復核甚至三校，以保證正確無誤。在繕校中如發現原稿有疑問、錯誤或不妥之處，應及時和承辦單位聯系，自己不得隨意修改，校對后要簽名再交打字員正式印文，印后如還需在公文上修改字句、數字、時間等，應蓋上校對專用章。

8、酒店正式行文必須由打字員統一編號，用酒店特別制的公文紙印刷，經蓋印方能發出。

（三）檔案管理制度（制度編號：JB067）

1、歸檔

各部門在工作中形成的已經辦理完畢的具有保存價值的文件材料，按“條款類目”分別存放，翌年經檢查齊全后，整理、立卷、交由辦公室歸檔。歸檔文件必須經過酒店總經理辦公室主任審查后才可歸檔。

2、檔案分類

酒店經營、生產、技術等管理性文件，要按其文件內容和載體區分為九個大類：

（1）設備儀器類；（2）基建類；（3）客房餐飲技術類；（4）酒店行政類；（5）經營管理類；（6）黨群工作類；（7）聲像檔案類；（8）已故人員檔案類；（9）會計檔案類； 分類方法：

1、按組織機構分類；

2、按工程項目分類；

3、按專業性質分類；

4、按設備型號分類；

5、按時間分類；

6、按問題分類；

（三）檔案保管

1、接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續。

2、存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。

3、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認真檢查其修改、補充等情況，底圖存放以平放為宜。

4、存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒。膠片頁夾和影集等，按編號的順序排列在膠片柜或防火柜內，縮微母片和拷貝應分別存放。

5、膠片庫房應設置在沒有臭氧氣、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段。庫房內應設防火和空氣調節設施，溫度、濕度應符合規定的要求。

6、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行進行修補和復制。庫藏檔案因移交作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。

（四）檔案保密

注意做好保密工作，保存檔案必須用專門的庫房，房門窗要堅固，并且具備良好的衛生環境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。

（五）檔案鑒定

酒店要根據國家和有關部門的規定，編制酒店檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。

1、對酒店有長遠利用價值的檔案應永久保存。

2、對酒店在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

3、凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

4、鑒定工作要組織由酒店領導、專業技術人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位案卷、備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。

5、鑒定工作應該定期進行，一般三年左右進行一次。

6、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定。鑒定中發現檔案不準確、不完整，酒店應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。

7、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經酒店領導審批，并報有關當案管理機關備案。銷毀當案時，要嚴格執行保密規定。

（六）檔案統計

1、酒店檔案管理要健全統計工作，統計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠。

2、檔案統計主要有檔案管理基本情況統計、檔案數量統計、檔案提供利用及效果的統計等。

（七）檔案管理現代化

1、企業綜合檔案管理現代化是企業現代化管理的組成部分，要列入企業現代化管理的整體計劃中統籌考慮。

2、酒店檔案室要應用現代化管理方法，逐步應用電子計算機進行編目、檢索和庫存管理。

（八）酒店要按照國家有關規定，向檔案館移交有關檔案或復制件。

（九）酒店停業關閉后，除設備檔案、基建檔案等隨實物交外，其余檔案向有關檔案館移交。

（四）印章管理制度（制度編號：JB068）

1、酒店印章、合同專用章統一由酒店行政部及財務部管理。酒店所屬各部門印章由部門秘書保管，并按規定使用。

2、使用酒店印章，必須經酒店領導或辦公室主任批準，填寫使用酒店印章登記表方能使用。

3、使用酒店合同專用章，必須經部門領導，財務部經理、酒店總經理審批；項目金額較大的，必須經酒店董事長審批；項目金額巨大的，必須由酒店董事會三分之二以上成員會簽審批或召開董事會議通過方能辦理。

4、使用部門印章，必須經本部門領導批準，由秘書辦理登記手續后方能使用。

第二篇：文件檔案管理制度

技術檔案管理制度

一、公司技術檔案管理規定

根據國家檔案局國檔發[1987]8號文關于《國營企業檔案管理暫行規定》和《中華人民共和國檔案法》的有關規定，結合本公司的實際情況，特制訂本暫行規定。

一、公司檔案室檔案庫房由行政部統一管理，指定經過業務培訓并取得合格資格的人員負責日常工作。

二、檔案庫房應配備使用密集架、滅火器、溫度計、濕度計、窗簾等設施設備，達到防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等要求。管理人員應經過消防等方面基本知識和技能和培訓，消防等各種器具應按要求進行鑒定或審驗，確保其狀態正常。

三、禁止無關人員進入檔案庫房。凡進入庫房者必須遵守管理規定。禁止攜帶易燃、易爆、易腐蝕性及水等可能危害檔案安全的物質進入庫房。

四、凡接收入庫的檔案資料，均應按局有關規定進行整理、編目、上架排列及提供利用，力求做到符合規范、整齊劃

一、美觀莊重。

五、庫內檔案資料實行結合目錄體系分類分區存放的原則，并在密集架上注明具體位臵，做到方便保管和提供利用。

六、檔案資料只能在獲得批準的情況下，在閱檔室查閱和摘錄，批準復制的，由檔案管理員負責監督辦理。

七、行政部應監督檔案庫房管理情況，不定期地進行檢查，并及時處理存在的 1 問題。檔案室負責人每日應對庫內溫度、濕度及其他情況進行檢查，并做好記錄備查。若發現重大或緊急情況，必須立即采取適當措施，同時報告行政部經理甚至公司主管領導。

二、公司檔案室工作實施辦法

一、為提高檔案室工作的效率和規范化程度，根據國家檔案局發布的《檔案館工作通則》，結合實際制定本辦法。

二、公司設立檔案室為專門機構，直屬于行政部，作為保管檔案材料的基地。

三、檔案室是公司科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心，其業務受行政部及檔案業務主管機關的指導、監督和檢查。

四、檔案室的基本任務是經維護公司歷史真實面貌的前提下，集中統一地管理本單位的文書、科技、會計、聲像、實物等各類檔案材料，保護檔案的完整和安全、積極提供利用，為企業的生產經營和國家的社會主義現代化建設服務。檔案室負責以下工作：

1、接收和規范化整理檔案；

2、按規定科學地管理檔案；

3、開展檔案的查、借閱和利用；

4、編輯提供檔案史料；

5、進行檔案的編研。

五、檔案室應當建立嚴密的規章制度，維護國家和企業的秘密，提高工作質量。

六、檔案室工作人員應努力學習馬克思列寧主義、毛澤東思想，認真執行黨和國家的方針政策及本單位的管理規定，遵守法規紀律，熱愛檔案事業，刻苦學習檔案業 務和科學文化知識，不斷增強綜合素質，以保證工作任務的順利完成。

七、檔案室接收《三水匯景電器冷氣工程有限公司文件材料歸檔范圍案卷類目保

管期限表》規

定的以下檔案：

1、全部的工程施工類檔案、基本建設類檔案、設備儀器類檔案；

2、全部的黨群工作類檔案、行政管理類檔案、經營管理類檔案、生產技術類檔案；

3、保管期限為5年及其以上的會計檔案。

4、全部的聲像類和實物類檔案。

八、接收檔案的要求和手續：

1、確保檔案材料的完整性。

2、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，并在交接字據上簽名蓋章。

九、對檔案室的檔案，要以類別為單位，進行科學的排列、編號。第一類檔案要建立檢索目錄和其他必要的工具。

十、檔案室庫房必須堅固適用，并配備使用密集架、滅火器、溫度計、濕度計、窗簾等設施設備，達到防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等要求。檔案室工作人員應經過消防基本知識和技能的培訓，消防等各種器具應按要求進行鑒定或審驗，確保其狀態正常。

十一、保存期滿無需繼續保存的檔案，由公司行政部組織鑒定，并征求有關部門意見，報請主管領導批準，方能銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

十二、檔案室應進行下列統計工作：

1、對檔案的收進和移出、案卷數量、利用情況，每年1月進行一次準確的統計；

2、每年按照統一的規定和要求，向檔案業務主管機關報送本室基本情況統計表。

十三、檔案室主管領導和工作人員應對檔案和資料的保管情況進行定期檢查，遇有特殊情況應立即檢查，及時處理，做好相關記錄。

十四、要配備微型計算機、復印機等設備，積極應用新的科學技術，逐步實現檔案管理的現代化。

十五、檔案室應主動開展利用工作，設立閱覽室，編制開放檔案目錄，努力改善閱覽條件，為利用者提供方便。

十六、檔案利用過程中要遵守保密規定，并且應當保證檔案材料的安全和完整。

三、技術資料檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了加強對技術資料檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護利用技術資料和檔案，落實工程質量終身負責制，為公司的生產經營和施工建設服務，根據有關法律法規和質量、職業健康安全管理體系貫標認證的要求，制定本辦法。

第二條 本辦法應結合有關質量、職業健康安全體系文件的規定，在公司范圍內實施，各部門、項目經理部均應遵照執行。

第二章 管理職責和規定

第三條 各部門、項目部應設專職/兼職文件（檔案）管理員，指定主管人員，并將名單報行政部，以滿足技術資料檔案管理工作的要求。若人員變更，應及時告知行政部。

第四條 公司技術資料檔案管理實行由行政部統一領導，各部門、項目部分工負責、分級管理的工作體制。

第五條 行政部具體負責公司發文件、外來文件（含有關法律法規）、基建和文書檔案及相關照片檔案、實物檔案等的控制管理。

第六條 質安部具體負責質量、職業健康安全體系管理手冊、程序文件、管理規定、內外審技術資料及工程質檢資料的控制管理。

第七條 工程部具體負責技術性文件（含規程、規范、專業標準等）和工程技術資料歸檔前的控制管理。

第八條 財務部具體負責會計檔案的管理。

其他各部門、項目部分別負責各自相應技術資料的管理。

第九條 項目部應將有關技術資料控制管理的信息傳遞至行政部；各部門、項目部應及時收集技術資料及其控制管理的信息，并傳遞至行政部分類后傳遞給各類技術資料的主管部門處理。

第十條 各部門、項目經理部對相應技術資料的完整、真實、安全及規范管理、及時準確處理等負直接責任。

第十一條 除圖紙等特殊技術資料外，技術資料用紙一般為國際標準A4型（297mm×210mm），一律左側裝訂。張貼公文用紙大小，根據實際需要確定。技術資料原稿、檔案材料一般用藍黑、炭素墨水書寫、簽名，同一內容一般不得使用兩種以上的書寫材料，但有特殊規定的除外。傳真件以熱敏紙為載體的，只能將其復印件存檔。

技術資料一般從左至右橫寫、橫排，有特殊規定者除外。

第三章 工作程序 第一節 技術資料管理

第十二條 本辦法所指技術資料是與產品和服務質量、職業健康安全相關的管理手冊、程序文件、規定，國家法律法規、技術標準、規程規范，上級和公司頒發的管理性文件，自行制定的作業指導書，設計和施工文件及各種質量、職業健康安全工作記錄。

第十三條 各部門、各項目部主管本部門技術資料，并在行政部指導下負責公文處理工作。

第十四條 技術資料管理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和有關保密規定，確保國家秘密和企業秘密安全。

第十五條 公司文件（含通知、函件等）由主辦部門/單位擬稿，其負責人審核，5 行政部核稿，由行政部呈送總經理或被授權人簽發（必要時由有關領導會簽），然后由行政部統一繕印、用印，登記分發至各部門、項目部及其他有關單位。

第十六條 各部門、項目部自行發文，應由其主要負責人審批簽字，由所屬文件管理員負責傳遞、登記發送、立卷存檔及其日常管理。

第十七條 所有技術資料格式應符合有關標準或規定，內容必須準確無誤，做到文面莊重得體，用印端正清晰。文件管理員對此負有監督檢查和督促糾正的職責。

第十八條 技術資料一般應由技術資料管理員簽收。收文處理包括簽收、登記、分發、傳遞、擬辦、批辦、承辦、查辦、立卷存檔等程序，由行政部及各部門、項目部文件管理員根據職責范圍進行傳遞管理，承辦人應記載處理／辦理過程及結果并簽名。

第十九條 凡配發給個人的技術資料，一律不得外借他人或任何單位，未經配發部門批準，不得復制任何內容。其他各類技術資料的借閱／復制，也應經過有關負責人審批，規定借閱期限／復制范圍和數量，并由文件（資料）管理員登記，督促借閱人按期歸還／按規定復制，辦理領發手續。

第二十條行政部對與質量、職業健康安全體系有關的技術資料采用《有效技術資料控制清單》進行管理。清單發布后，各部門、項目部文件管理員應立即對照檢查各場所、有關人員所用技術資料的有效性，并撤出、收回或督促撤出失效、作廢文件，換領新文件。

第二十一條 技術資料可采用編注發放號、記載持有人姓名或加蓋印章（印記）等方法，由文件管理員進行標識，防止混用、丟失或誤傳，但另有規定者除外。

第二節 檔案管理

第二十二條 本辦法所指檔案，是指過去和現在公司各部門、項目部及個人履行職能（職務），從事生產經營、施工建設等活動，直接形成的對國家、社會和本局有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第二十三條 公司檔案主要包括科技檔案（含工程施工類、基本建設類、設備儀器類）、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案。凡屬國家規定應立卷歸檔的材料，必須由公司檔案室集中管理，任何人不得據為己有。

第二十四條 應當立卷歸檔的各類材料必須依照《機關檔案工作條例》和《科學技術檔案工作條例》等的規定，分別由行政部、工程部、財務部及其他有關部門按職 能分配和業務范圍收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交檔案室。凡國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔，第二十五條 檔案移交后，檔案室應盡快組織編制全引目錄、案卷目錄等必要的檢索工具，并按規定對檔案進行標識，分區分類規范排列存放。

第二十六條 檔案保管貯存環境應配備使用密集架、滅火器、溫度計、濕度計、窗簾等設施設備，達到防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等要求。管理人員應經過消防等方面基本知識技能的培訓，并能夠進行操作消防器具，應按要求進行鑒定或審驗，確保狀態正常。管理人員應定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或作其他技術處理。

第二十七條 一般檔案原則上只保存一份，特別重要的檔案可根據需要和可能，多保存一套重份或復制件。

第二十八條 移交檔案時應編制移交清冊，交接雙方應清點數量，核對無誤后簽字。一般情況下，檔案室主管（部門）負責人或其委托的人員應到場監收并簽名確認。

第二十九條 每年6月底前，由行政部負責人主持，由檔案室和有關業務部門組成鑒定小組，共同對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定結束后應提出報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經主管領導批準后銷毀。

第三十條 銷毀檔案，須由主管領導指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀記錄上簽名。

第三十一條 檔案室管理人員應積極主動地開展檔案利用工作，為公司各項工作服務，并注意掌握利用效果。但是，借閱檔案必須經檔案機構負責人和主管領導審核批準，并按規定期限歸還。凡涉及公司內部機密的檔案不得外借，只能供公司和上級主管機關使用。

第三十二條 檔案室應建立檔案的收集、整理、保管、借閱利用、保密、統計等方面的制度；根據需要和可能，采用先進技術設備，逐步實現檔案管理的科學化、現代化。

第三十三條 禁止任何個人、單位偽造、涂改、損毀、丟失、倒賣、贈送、私自保存或擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于我局所有的檔案資料以及應當保密的檔案。

第四章 獎勵和處罰

第三十四條 有下列事跡之一者，由行政部對有關人員予以獎勵：

（一）對檔案的收集、整理、提供利用、管理做出顯著成績的；

（二）對檔案的保護做出顯著成績的；

（三）同違規行為做斗爭表現突出者。

第三十五條 凡有違反本辦法第三十三條規定之一者，由行政部酌情給予行政處分；造成損失的，可以根據檔案的價值和數量，責令賠償。情節嚴重、構成犯罪的，移交司法機關追究刑事責任。

第三十六條 由于有關負責人或文件（檔案）管理員玩忽職守或不按規定履行職責的，由行政部酌情予以行政處分；因此而造成重大損失或影響其他重要工作的，可參照有關規定做出罰款、勒令待崗、降職降級聘用、解聘、免職甚至開除的處理。

第五章 附則

第三十七條 本辦法所引用的有關法律、法規、標準和規范發生修訂的，按修訂后的內容執行。

第三十八條 本辦法由行政部負責解釋。

第三十九條 公司發有關文件規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

十一、檔案室職責

1.檔案室在行政部經理領導下工作，業務上接受上級有關檔案部門的監督和指導。

2.認真貫徹《中華人民共和國檔案法》和有關檔案工作的條例、規定、嚴格執行本公司制定的檔案管理制度，有效地開展檔案工作。

3.集中統一管理公司在工作活動中直接形成的除人事檔案以外的全部檔案。包括黨、政、工、團和各部門和各種文字、圖表、聲像等不同形式的文書檔案、技術檔案、聲像檔案、專門檔案等。

4.參加重要設備的開箱驗收，以及科技成果鑒定和專業性會議。5.負責各部門檔案業務和管理、監督和指導。

6.加強檔案的業務建設和管理工作，逐步實現檔案工作規范化、標準化。7.做好檔案的保管、統計、檢索、編研、利用、鑒定的銷毀工作。8.認真做好檔案的安全和保密工作。9.按規定向檔案部門移交有關檔案。

四、檔案人員“四參加”制度

根據上級有關部門規定，檔案人員必須參加工程重要設備的開箱驗收，以及科研成果鑒定和施工技術會議的要求，結合我公司實際，特制定本制度。

1.工程項目的主要設備到貨后，由工程項目部通知檔案室派人參加設備開箱。2.設備開箱時，檔案人員要填寫設備開箱記錄，開箱后發現缺少出廠技術文件及說明書，由設備購進部門負責補齊。

3.設備開箱時，工程項目部如不通知檔案部門，發生技術文件材料丟失，損壞或留在個人手中，視其情節輕重，追究有關領導及當事人的責任。4.隨箱設備資料由工程項目部和檔案人員共同簽字驗收。

5.檔案室派人參加工程竣工驗收小組，從而確保工程竣工圖紙和文件材料的齊全完整。

6.檔案人員參加重點工程竣工、重大改進工程驗收時，編制竣工圖應以施工技術技術資料為基礎，將設計變更和現場實際變化情況如實地反映到竣工圖上。

7.科研項目鑒定、科技成果評定、以及召開專業施工技術會議時，有關部門應通知檔案室派人參加。

8.凡科研項目鑒定、工程創優、科技成果評定工作結束后，由申報部門統一將評審結果的文件材料移交檔案室。

五、檔案人員崗位責任制

1.認真貫徹執行黨和國家關于檔案工作的有關方針、政策、法規和業務部門制定的有關規定、辦法、細則。

2.忠于職守，努力鉆研為業務、不斷提高政治素質和專業水平，以適應電力現代化的需要。

3.認真做好檔案的收集、整理、立卷、保管、借閱、鑒定和編制檢索目錄工作，使檢索手手續科學、快捷、便利。

4.參加工程重要設備的開箱驗收、科研成果的鑒定以及施工技術會議。5.負責制訂檔案工作的各項規章制度，對各部門的檔案業務工作進行監督和指導。

6.認真執行黨和國家的有關保密規定，確保黨和國家秘密的安全。

7.開發利用，做好編研工作，準確提供適時信息，為公司經營決策和管理、提高經濟效益服務。

8.完成領導交辦的各項任務。

六、兼職檔案員（資料員）崗位責任制

1.認真執行上級和公司制定的檔案管理規定制度、做好文件材料的形成、積累和檔案管理工作。

2.協助各部門有關人員將要歸檔的文件材料，圖紙按歸檔范圍進行組卷、歸檔，并及時向檔案室移交。3.及時向檔案部門反映各部門人員對檔案工作的意見、建議和要求。4.認真做好檔案資料的開發利用和統計工作。5.認真學習檔案業務知識、不斷提高檔案管理工作。

6.宣傳檔案的作用和重要性，檢查各部門對檔案管理制度的執行情況。

七、檔案人員崗位責任責任制考核辦法

為做好公司檔案管理工作，發揮檔案人員的積極性和主動性，根據上級業務部門有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

1.考核檔案員的成績。主要從德、能、素質三個方面全面衡量。2.考核的具體內容：(1).貫徹上級的方針、政策。(2).本職業務能力。(3).組織領導能力。(4).團結協作能力。(5).工作態度。(6).原則性。(7).民主性。(8).廉潔性。(9).開拓創新精神。(10）.工作成效。

3.考核辦法采取民主測評和主管領導評價的方法進行。分優、良、中、差四個等級。4.對履行本職崗位成績顯著者，年終給予表揚并給予一定的物質獎勵。5.對工作不負責任，考核為差者，給予批評教育，幫助改正，屢教不改者，調離檔案工作崗位。

6.對玩忽職守、違反《檔案法》《保密法》規定造成檔案損失和失泄密者，視情節輕重給予批評教育、警告、行政處分、撤職、依法追究刑事責任。

八、公司檔案借閱制度

1.檔案工作人員要樹立全心全意為利用者服務的思想，做到熱情接待，主動介紹情況，根據查閱人員的需要，及時、準確地提供所需檔案資料。

2.凡因工作需要借閱檔案，資料，一律憑工作證，辦理借閱手續，外單位借閱檔案，必須持單位介紹信，經主管領導批準后方可借閱，借出的資料和檔案限在閱覽室閱看。

3.借閱和歸還檔案時必須雙方當面點清，辦好手續。借閱者必須愛護檔案，不得在資料檔案上劃線、圈點、涂改、拆卷、剪貼、批注和有意損壞，不得轉借他人，嚴防丟失。

4.檔案材料的正本原則上不準向外借出，如確因工作需要，須經主管領導批準，辦好登記手續，借期不超過一個星期，到期必須按時歸還。凡遇下列情況者，應立即將所借資料，檔案歸還檔案室。如調動、退休、離休、因工作外出，請假一周以上，節假日、因工作需要檔案認為有必要收回的，借閱檔案者必須將各類資料檔案如數歸還檔案室，并按規定辦理注銷手續。

5.借閱黨總支、公司會議記錄和秘密以上的各類資料、檔案、必須經總經理批準，只限在室內查閱。并按規定嚴格履行登記手續。

6、查閱檔案人員應嚴格遵守保密規定，按照批準范圍查閱，未經同意不得隨意翻閱其它檔案材料。

7、閱覽人員要愛護室內設備和物品，保持室內清潔衛生，不隨地吐痰，室內禁止吸煙。

九、公司檔案統計制度

1.為了給分析，研究工作積累數據，以便改進工作，不斷提高管理水平，檔案部門要認真做好檔案統計工作。

2.檔案部門每年未對當年檔案的收進、移出、保管、借閱、復制、利用效果，鑒定與銷毀等情況進行統計。

3.統計數據要以原始為依據，做到準確、完整、可靠。4.定期對庫存檔案的清理核對和檢查，確保檔案齊全完整。5.每年按規定向有關檔案部門報送檔案工作的基本情況統計表。

十、公司檔案保管制度

1.檔案的保管要符合檔案的保護技術條件，認真執行公司制定的《檔案庫房管理制度》和檔案借閱、保密、鑒定、銷毀等制度。

2.檔案庫房必須有防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等措施。室內必須保持清潔。3.存放檔案必須有專門的鐵柜、箱架、不同載體的檔案，按其不同技術保護要求存放。

4.檔案存放要有系統和條理，設有全宗目錄索引、卡片以及其它檢索工具，從而提高工作效率。

5.檔案部門每年要對檔案的收集、整理、鑒定和利用情況進行統計。

6.定期對檔案的保管狀況進行檢查和記錄，發現問題及時報告，并采取措施，確保檔案的安全。

十一、檔案庫房管理制度

1.檔案庫房設專人管理，非檔案人員需查閱檔案資料時，必須由檔案人員查找，技術資料只準在閱覽室閱覽。

2.檔案庫房的管理，應貫徹“以防為主、防治結合”的原則，切實做好防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防有害生物和防污等安全措施。

3.檔案庫房要保持適宜的溫濕度，一般情況下，溫度保持在14oc～24oc，相對溫度保持45～60%，同時做好溫、濕度記錄和檢查工作。對不適宜的溫濕度及時進行調整。

4.檔案庫房要保持整潔、箱、柜排列合理，做到整齊、清潔、通風、美觀，便于查找和使用。

5.檔案庫房嚴禁吸煙和使用明火，不準在庫房內堆放食物、油污、易燃、易爆炸等物品。6.對電源、線路、開關、電器設備、消防工具，應定期檢查，發現隱患及時整改并立即報告。

7.檔案工作人員每天下班前要檢查庫房內門窗是否關好，每次離開庫房把門鎖好，每月檢查一次檔案的安全情況。

8.檔案庫房是機要重地，非檔案管理人員未經許可，嚴禁進入。

十二、公司檔案利用制度

1.檔案工作人員要樹立全心全意為人民報務的思想，熟悉庫藏檔案的情況，積極主動、熱情為利用者報務。

2.檔案部門要根據利用者工作的需要，編制檔案檢索工具。如總目錄和分類目錄、全宗介紹、組織沿革、大事記、專題匯編等。

3.及時收集整理檔案利用在施工、科研、管理中所產生的經濟效益，了解利用成果，從中得出檔案提供利用的經驗。

4.凡利用檔案者都必須按規定辦理有關手續，同時填寫《檔案利用效果登記表》 5.在開展利用時，要正確處理好利用和保密的關系，使保密不影響利用，利用不致于泄密。

二十一、公司檔案保密制度

1.檔案是黨和國家的寶貴財富，而檔案工作則是一項特殊的機要工作，必須認真執行《中華人民共和國保密法》和《中華人民共和國檔案法》以及上級有關規定，嚴守黨和國家機密。2.檔案管理人員應認真執行黨和國家有關保密制度，維護檔案的完整與安全。3.查閱檔案人員，應按規定辦理查閱手續，未經主管領導許可不準私自抄錄或復制。查閱[密級檔案需經主管領導批準，限于閱覽室查閱，不得外借，更不得復制。違者按《保密法》和《檔案法》追究責任。

4.檔案室要嚴格執行保衛保密制度，外來人員不得隨意進入，如在保密工作中玩忽職守，造成檔案文件泄密事件或損失者，都要依法追究責任。

5.檔案保管工作，每年進行一次自查，發現問題及時報告。

第三篇：文件檔案管理制度-

文件檔案管理制度

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司檔案員必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級文件等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。

八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

清遠市二運公司公共汽車分公司

二0一三年一月一日

第四篇：文件檔案管理制度

文件檔案管理制度

一、所有文件、信函、簡報及其它資料等，統一由質安部專人實行規范管理。

二、項目部收文程序是：各部門在接受到相關文件時必須先交質安部，由質安部負責統一登記、編號，呈送領導閱批，不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后，一般由質安部保存，相關部門保存復印件。

三、項目部發文程序是：各部門根據項目經理批示意見起草文件，文件起草后，按報批程序報項目經理、總工簽發。質安部必須按照領導簽發稿認真校對，并統一編號，統一印制。凡未經項目經理簽發的文件，質安部不予編號；文件印制必須規范、清晰、整潔，蓋章后，要連同簽發稿、附件等一式三份入檔保存。

四、質安部要注重提高公文質量，格式規范，字跡工整，確保公文的權威性和嚴肅性。各部門的文件要妥善保管，不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過程中形成的廢頁、廢件應及時銷毀。

五、各部門不得擅自復印、摘印涉密文件和資料。

六、外單位查閱檔案資料時，須說明查閱的范圍及用途，經項目經理、部門負責人批準后方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時，閱后及時歸檔。

七、對違反保密紀律，丟失文件檔案造成失密、泄密的人員，給予批評教育。情節嚴重的，要追究其法律責任。

第五篇：文件檔案管理制度

文件檔案管理制度

為保證工程部文檔書籍的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、檔案管理人員必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。

二、工程部各組別須將隨機的各類資料及時交予檔案管理員，以便管理員適時做好資料的分類整理工作。

三、凡是工程部在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本工程部生產經營活動相關的事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

四、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

3、做好檔案柜內“五防”（防盜、防火、防塵、防潮、防鼠蟲蛀）工作。

4、查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改和拆撕檔案.五、工程部內部員工因工作需要查閱檔案資料，須到檔案管理員處領取檔案室鑰匙即可進入查閱；外單位人員要查閱、復印工程部檔案，必須經工程部領導批準后，方可查閱。

六、檔案、資料的原件一般不外借，特殊情況需要外借時，須經分管領導批準，辦理外借手續并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。

工程技術部