第一篇：文件檔案管理制度

技術檔案管理制度

一、公司技術檔案管理規定

根據國家檔案局國檔發[1987]8號文關于《國營企業檔案管理暫行規定》和《中華人民共和國檔案法》的有關規定，結合本公司的實際情況，特制訂本暫行規定。

一、公司檔案室檔案庫房由行政部統一管理，指定經過業務培訓并取得合格資格的人員負責日常工作。

二、檔案庫房應配備使用密集架、滅火器、溫度計、濕度計、窗簾等設施設備，達到防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等要求。管理人員應經過消防等方面基本知識和技能和培訓，消防等各種器具應按要求進行鑒定或審驗，確保其狀態正常。

三、禁止無關人員進入檔案庫房。凡進入庫房者必須遵守管理規定。禁止攜帶易燃、易爆、易腐蝕性及水等可能危害檔案安全的物質進入庫房。

四、凡接收入庫的檔案資料，均應按局有關規定進行整理、編目、上架排列及提供利用，力求做到符合規范、整齊劃

一、美觀莊重。

五、庫內檔案資料實行結合目錄體系分類分區存放的原則，并在密集架上注明具體位臵，做到方便保管和提供利用。

六、檔案資料只能在獲得批準的情況下，在閱檔室查閱和摘錄，批準復制的，由檔案管理員負責監督辦理。

七、行政部應監督檔案庫房管理情況，不定期地進行檢查，并及時處理存在的 1 問題。檔案室負責人每日應對庫內溫度、濕度及其他情況進行檢查，并做好記錄備查。若發現重大或緊急情況，必須立即采取適當措施，同時報告行政部經理甚至公司主管領導。

二、公司檔案室工作實施辦法

一、為提高檔案室工作的效率和規范化程度，根據國家檔案局發布的《檔案館工作通則》，結合實際制定本辦法。

二、公司設立檔案室為專門機構，直屬于行政部，作為保管檔案材料的基地。

三、檔案室是公司科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心，其業務受行政部及檔案業務主管機關的指導、監督和檢查。

四、檔案室的基本任務是經維護公司歷史真實面貌的前提下，集中統一地管理本單位的文書、科技、會計、聲像、實物等各類檔案材料，保護檔案的完整和安全、積極提供利用，為企業的生產經營和國家的社會主義現代化建設服務。檔案室負責以下工作：

1、接收和規范化整理檔案；

2、按規定科學地管理檔案；

3、開展檔案的查、借閱和利用；

4、編輯提供檔案史料；

5、進行檔案的編研。

五、檔案室應當建立嚴密的規章制度，維護國家和企業的秘密，提高工作質量。

六、檔案室工作人員應努力學習馬克思列寧主義、毛澤東思想，認真執行黨和國家的方針政策及本單位的管理規定，遵守法規紀律，熱愛檔案事業，刻苦學習檔案業 務和科學文化知識，不斷增強綜合素質，以保證工作任務的順利完成。

七、檔案室接收《三水匯景電器冷氣工程有限公司文件材料歸檔范圍案卷類目保

管期限表》規

定的以下檔案：

1、全部的工程施工類檔案、基本建設類檔案、設備儀器類檔案；

2、全部的黨群工作類檔案、行政管理類檔案、經營管理類檔案、生產技術類檔案；

3、保管期限為5年及其以上的會計檔案。

4、全部的聲像類和實物類檔案。

八、接收檔案的要求和手續：

1、確保檔案材料的完整性。

2、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，并在交接字據上簽名蓋章。

九、對檔案室的檔案，要以類別為單位，進行科學的排列、編號。第一類檔案要建立檢索目錄和其他必要的工具。

十、檔案室庫房必須堅固適用，并配備使用密集架、滅火器、溫度計、濕度計、窗簾等設施設備，達到防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等要求。檔案室工作人員應經過消防基本知識和技能的培訓，消防等各種器具應按要求進行鑒定或審驗，確保其狀態正常。

十一、保存期滿無需繼續保存的檔案，由公司行政部組織鑒定，并征求有關部門意見，報請主管領導批準，方能銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

十二、檔案室應進行下列統計工作：

1、對檔案的收進和移出、案卷數量、利用情況，每年1月進行一次準確的統計；

2、每年按照統一的規定和要求，向檔案業務主管機關報送本室基本情況統計表。

十三、檔案室主管領導和工作人員應對檔案和資料的保管情況進行定期檢查，遇有特殊情況應立即檢查，及時處理，做好相關記錄。

十四、要配備微型計算機、復印機等設備，積極應用新的科學技術，逐步實現檔案管理的現代化。

十五、檔案室應主動開展利用工作，設立閱覽室，編制開放檔案目錄，努力改善閱覽條件，為利用者提供方便。

十六、檔案利用過程中要遵守保密規定，并且應當保證檔案材料的安全和完整。

三、技術資料檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了加強對技術資料檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護利用技術資料和檔案，落實工程質量終身負責制，為公司的生產經營和施工建設服務，根據有關法律法規和質量、職業健康安全管理體系貫標認證的要求，制定本辦法。

第二條 本辦法應結合有關質量、職業健康安全體系文件的規定，在公司范圍內實施，各部門、項目經理部均應遵照執行。

第二章 管理職責和規定

第三條 各部門、項目部應設專職/兼職文件（檔案）管理員，指定主管人員，并將名單報行政部，以滿足技術資料檔案管理工作的要求。若人員變更，應及時告知行政部。

第四條 公司技術資料檔案管理實行由行政部統一領導，各部門、項目部分工負責、分級管理的工作體制。

第五條 行政部具體負責公司發文件、外來文件（含有關法律法規）、基建和文書檔案及相關照片檔案、實物檔案等的控制管理。

第六條 質安部具體負責質量、職業健康安全體系管理手冊、程序文件、管理規定、內外審技術資料及工程質檢資料的控制管理。

第七條 工程部具體負責技術性文件（含規程、規范、專業標準等）和工程技術資料歸檔前的控制管理。

第八條 財務部具體負責會計檔案的管理。

其他各部門、項目部分別負責各自相應技術資料的管理。

第九條 項目部應將有關技術資料控制管理的信息傳遞至行政部；各部門、項目部應及時收集技術資料及其控制管理的信息，并傳遞至行政部分類后傳遞給各類技術資料的主管部門處理。

第十條 各部門、項目經理部對相應技術資料的完整、真實、安全及規范管理、及時準確處理等負直接責任。

第十一條 除圖紙等特殊技術資料外，技術資料用紙一般為國際標準A4型（297mm×210mm），一律左側裝訂。張貼公文用紙大小，根據實際需要確定。技術資料原稿、檔案材料一般用藍黑、炭素墨水書寫、簽名，同一內容一般不得使用兩種以上的書寫材料，但有特殊規定的除外。傳真件以熱敏紙為載體的，只能將其復印件存檔。

技術資料一般從左至右橫寫、橫排，有特殊規定者除外。

第三章 工作程序 第一節 技術資料管理

第十二條 本辦法所指技術資料是與產品和服務質量、職業健康安全相關的管理手冊、程序文件、規定，國家法律法規、技術標準、規程規范，上級和公司頒發的管理性文件，自行制定的作業指導書，設計和施工文件及各種質量、職業健康安全工作記錄。

第十三條 各部門、各項目部主管本部門技術資料，并在行政部指導下負責公文處理工作。

第十四條 技術資料管理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和有關保密規定，確保國家秘密和企業秘密安全。

第十五條 公司文件（含通知、函件等）由主辦部門/單位擬稿，其負責人審核，5 行政部核稿，由行政部呈送總經理或被授權人簽發（必要時由有關領導會簽），然后由行政部統一繕印、用印，登記分發至各部門、項目部及其他有關單位。

第十六條 各部門、項目部自行發文，應由其主要負責人審批簽字，由所屬文件管理員負責傳遞、登記發送、立卷存檔及其日常管理。

第十七條 所有技術資料格式應符合有關標準或規定，內容必須準確無誤，做到文面莊重得體，用印端正清晰。文件管理員對此負有監督檢查和督促糾正的職責。

第十八條 技術資料一般應由技術資料管理員簽收。收文處理包括簽收、登記、分發、傳遞、擬辦、批辦、承辦、查辦、立卷存檔等程序，由行政部及各部門、項目部文件管理員根據職責范圍進行傳遞管理，承辦人應記載處理／辦理過程及結果并簽名。

第十九條 凡配發給個人的技術資料，一律不得外借他人或任何單位，未經配發部門批準，不得復制任何內容。其他各類技術資料的借閱／復制，也應經過有關負責人審批，規定借閱期限／復制范圍和數量，并由文件（資料）管理員登記，督促借閱人按期歸還／按規定復制，辦理領發手續。

第二十條行政部對與質量、職業健康安全體系有關的技術資料采用《有效技術資料控制清單》進行管理。清單發布后，各部門、項目部文件管理員應立即對照檢查各場所、有關人員所用技術資料的有效性，并撤出、收回或督促撤出失效、作廢文件，換領新文件。

第二十一條 技術資料可采用編注發放號、記載持有人姓名或加蓋印章（印記）等方法，由文件管理員進行標識，防止混用、丟失或誤傳，但另有規定者除外。

第二節 檔案管理

第二十二條 本辦法所指檔案，是指過去和現在公司各部門、項目部及個人履行職能（職務），從事生產經營、施工建設等活動，直接形成的對國家、社會和本局有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第二十三條 公司檔案主要包括科技檔案（含工程施工類、基本建設類、設備儀器類）、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案。凡屬國家規定應立卷歸檔的材料，必須由公司檔案室集中管理，任何人不得據為己有。

第二十四條 應當立卷歸檔的各類材料必須依照《機關檔案工作條例》和《科學技術檔案工作條例》等的規定，分別由行政部、工程部、財務部及其他有關部門按職 能分配和業務范圍收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交檔案室。凡國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔，第二十五條 檔案移交后，檔案室應盡快組織編制全引目錄、案卷目錄等必要的檢索工具，并按規定對檔案進行標識，分區分類規范排列存放。

第二十六條 檔案保管貯存環境應配備使用密集架、滅火器、溫度計、濕度計、窗簾等設施設備，達到防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等要求。管理人員應經過消防等方面基本知識技能的培訓，并能夠進行操作消防器具，應按要求進行鑒定或審驗，確保狀態正常。管理人員應定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或作其他技術處理。

第二十七條 一般檔案原則上只保存一份，特別重要的檔案可根據需要和可能，多保存一套重份或復制件。

第二十八條 移交檔案時應編制移交清冊，交接雙方應清點數量，核對無誤后簽字。一般情況下，檔案室主管（部門）負責人或其委托的人員應到場監收并簽名確認。

第二十九條 每年6月底前，由行政部負責人主持，由檔案室和有關業務部門組成鑒定小組，共同對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定結束后應提出報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經主管領導批準后銷毀。

第三十條 銷毀檔案，須由主管領導指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀記錄上簽名。

第三十一條 檔案室管理人員應積極主動地開展檔案利用工作，為公司各項工作服務，并注意掌握利用效果。但是，借閱檔案必須經檔案機構負責人和主管領導審核批準，并按規定期限歸還。凡涉及公司內部機密的檔案不得外借，只能供公司和上級主管機關使用。

第三十二條 檔案室應建立檔案的收集、整理、保管、借閱利用、保密、統計等方面的制度；根據需要和可能，采用先進技術設備，逐步實現檔案管理的科學化、現代化。

第三十三條 禁止任何個人、單位偽造、涂改、損毀、丟失、倒賣、贈送、私自保存或擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于我局所有的檔案資料以及應當保密的檔案。

第四章 獎勵和處罰

第三十四條 有下列事跡之一者，由行政部對有關人員予以獎勵：

（一）對檔案的收集、整理、提供利用、管理做出顯著成績的；

（二）對檔案的保護做出顯著成績的；

（三）同違規行為做斗爭表現突出者。

第三十五條 凡有違反本辦法第三十三條規定之一者，由行政部酌情給予行政處分；造成損失的，可以根據檔案的價值和數量，責令賠償。情節嚴重、構成犯罪的，移交司法機關追究刑事責任。

第三十六條 由于有關負責人或文件（檔案）管理員玩忽職守或不按規定履行職責的，由行政部酌情予以行政處分；因此而造成重大損失或影響其他重要工作的，可參照有關規定做出罰款、勒令待崗、降職降級聘用、解聘、免職甚至開除的處理。

第五章 附則

第三十七條 本辦法所引用的有關法律、法規、標準和規范發生修訂的，按修訂后的內容執行。

第三十八條 本辦法由行政部負責解釋。

第三十九條 公司發有關文件規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

十一、檔案室職責

1.檔案室在行政部經理領導下工作，業務上接受上級有關檔案部門的監督和指導。

2.認真貫徹《中華人民共和國檔案法》和有關檔案工作的條例、規定、嚴格執行本公司制定的檔案管理制度，有效地開展檔案工作。

3.集中統一管理公司在工作活動中直接形成的除人事檔案以外的全部檔案。包括黨、政、工、團和各部門和各種文字、圖表、聲像等不同形式的文書檔案、技術檔案、聲像檔案、專門檔案等。

4.參加重要設備的開箱驗收，以及科技成果鑒定和年度專業性會議。5.負責各部門檔案業務和管理、監督和指導。

6.加強檔案的業務建設和管理工作，逐步實現檔案工作規范化、標準化。7.做好檔案的保管、統計、檢索、編研、利用、鑒定的銷毀工作。8.認真做好檔案的安全和保密工作。9.按規定向檔案部門移交有關檔案。

四、檔案人員“四參加”制度

根據上級有關部門規定，檔案人員必須參加工程重要設備的開箱驗收，以及科研成果鑒定和施工技術會議的要求，結合我公司實際，特制定本制度。

1.工程項目的主要設備到貨后，由工程項目部通知檔案室派人參加設備開箱。2.設備開箱時，檔案人員要填寫設備開箱記錄，開箱后發現缺少出廠技術文件及說明書，由設備購進部門負責補齊。

3.設備開箱時，工程項目部如不通知檔案部門，發生技術文件材料丟失，損壞或留在個人手中，視其情節輕重，追究有關領導及當事人的責任。4.隨箱設備資料由工程項目部和檔案人員共同簽字驗收。

5.檔案室派人參加工程竣工驗收小組，從而確保工程竣工圖紙和文件材料的齊全完整。

6.檔案人員參加重點工程竣工、重大改進工程驗收時，編制竣工圖應以施工技術技術資料為基礎，將設計變更和現場實際變化情況如實地反映到竣工圖上。

7.科研項目鑒定、科技成果評定、以及召開年度專業施工技術會議時，有關部門應通知檔案室派人參加。

8.凡科研項目鑒定、工程創優、科技成果評定工作結束后，由申報部門統一將評審結果的文件材料移交檔案室。

五、檔案人員崗位責任制

1.認真貫徹執行黨和國家關于檔案工作的有關方針、政策、法規和業務部門制定的有關規定、辦法、細則。

2.忠于職守，努力鉆研為業務、不斷提高政治素質和專業水平，以適應電力現代化的需要。

3.認真做好檔案的收集、整理、立卷、保管、借閱、鑒定和編制檢索目錄工作，使檢索手手續科學、快捷、便利。

4.參加工程重要設備的開箱驗收、科研成果的鑒定以及施工技術會議。5.負責制訂檔案工作的各項規章制度，對各部門的檔案業務工作進行監督和指導。

6.認真執行黨和國家的有關保密規定，確保黨和國家秘密的安全。

7.開發利用，做好編研工作，準確提供適時信息，為公司經營決策和管理、提高經濟效益服務。

8.完成領導交辦的各項任務。

六、兼職檔案員（資料員）崗位責任制

1.認真執行上級和公司制定的檔案管理規定制度、做好文件材料的形成、積累和檔案管理工作。

2.協助各部門有關人員將要歸檔的文件材料，圖紙按歸檔范圍進行組卷、歸檔，并及時向檔案室移交。3.及時向檔案部門反映各部門人員對檔案工作的意見、建議和要求。4.認真做好檔案資料的開發利用和統計工作。5.認真學習檔案業務知識、不斷提高檔案管理工作。

6.宣傳檔案的作用和重要性，檢查各部門對檔案管理制度的執行情況。

七、檔案人員崗位責任責任制考核辦法

為做好公司檔案管理工作，發揮檔案人員的積極性和主動性，根據上級業務部門有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

1.考核檔案員的成績。主要從德、能、素質三個方面全面衡量。2.考核的具體內容：(1).貫徹上級的方針、政策。(2).本職業務能力。(3).組織領導能力。(4).團結協作能力。(5).工作態度。(6).原則性。(7).民主性。(8).廉潔性。(9).開拓創新精神。(10）.工作成效。

3.考核辦法采取民主測評和主管領導評價的方法進行。分優、良、中、差四個等級。4.對履行本職崗位成績顯著者，年終給予表揚并給予一定的物質獎勵。5.對工作不負責任，考核為差者，給予批評教育，幫助改正，屢教不改者，調離檔案工作崗位。

6.對玩忽職守、違反《檔案法》《保密法》規定造成檔案損失和失泄密者，視情節輕重給予批評教育、警告、行政處分、撤職、依法追究刑事責任。

八、公司檔案借閱制度

1.檔案工作人員要樹立全心全意為利用者服務的思想，做到熱情接待，主動介紹情況，根據查閱人員的需要，及時、準確地提供所需檔案資料。

2.凡因工作需要借閱檔案，資料，一律憑工作證，辦理借閱手續，外單位借閱檔案，必須持單位介紹信，經主管領導批準后方可借閱，借出的資料和檔案限在閱覽室閱看。

3.借閱和歸還檔案時必須雙方當面點清，辦好手續。借閱者必須愛護檔案，不得在資料檔案上劃線、圈點、涂改、拆卷、剪貼、批注和有意損壞，不得轉借他人，嚴防丟失。

4.檔案材料的正本原則上不準向外借出，如確因工作需要，須經主管領導批準，辦好登記手續，借期不超過一個星期，到期必須按時歸還。凡遇下列情況者，應立即將所借資料，檔案歸還檔案室。如調動、退休、離休、因工作外出，請假一周以上，節假日、因工作需要檔案認為有必要收回的，借閱檔案者必須將各類資料檔案如數歸還檔案室，并按規定辦理注銷手續。

5.借閱黨總支、公司會議記錄和秘密以上的各類資料、檔案、必須經總經理批準，只限在室內查閱。并按規定嚴格履行登記手續。

6、查閱檔案人員應嚴格遵守保密規定，按照批準范圍查閱，未經同意不得隨意翻閱其它檔案材料。

7、閱覽人員要愛護室內設備和物品，保持室內清潔衛生，不隨地吐痰，室內禁止吸煙。

九、公司檔案統計制度

1.為了給分析，研究工作積累數據，以便改進工作，不斷提高管理水平，檔案部門要認真做好檔案統計工作。

2.檔案部門每年未對當年檔案的收進、移出、保管、借閱、復制、利用效果，鑒定與銷毀等情況進行統計。

3.統計數據要以原始為依據，做到準確、完整、可靠。4.定期對庫存檔案的清理核對和檢查，確保檔案齊全完整。5.每年按規定向有關檔案部門報送檔案工作的基本情況統計表。

十、公司檔案保管制度

1.檔案的保管要符合檔案的保護技術條件，認真執行公司制定的《檔案庫房管理制度》和檔案借閱、保密、鑒定、銷毀等制度。

2.檔案庫房必須有防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等措施。室內必須保持清潔。3.存放檔案必須有專門的鐵柜、箱架、不同載體的檔案，按其不同技術保護要求存放。

4.檔案存放要有系統和條理，設有全宗目錄索引、卡片以及其它檢索工具，從而提高工作效率。

5.檔案部門每年要對檔案的收集、整理、鑒定和利用情況進行統計。

6.定期對檔案的保管狀況進行檢查和記錄，發現問題及時報告，并采取措施，確保檔案的安全。

十一、檔案庫房管理制度

1.檔案庫房設專人管理，非檔案人員需查閱檔案資料時，必須由檔案人員查找，技術資料只準在閱覽室閱覽。

2.檔案庫房的管理，應貫徹“以防為主、防治結合”的原則，切實做好防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防有害生物和防污等安全措施。

3.檔案庫房要保持適宜的溫濕度，一般情況下，溫度保持在14oc～24oc，相對溫度保持45～60%，同時做好溫、濕度記錄和檢查工作。對不適宜的溫濕度及時進行調整。

4.檔案庫房要保持整潔、箱、柜排列合理，做到整齊、清潔、通風、美觀，便于查找和使用。

5.檔案庫房嚴禁吸煙和使用明火，不準在庫房內堆放食物、油污、易燃、易爆炸等物品。6.對電源、線路、開關、電器設備、消防工具，應定期檢查，發現隱患及時整改并立即報告。

7.檔案工作人員每天下班前要檢查庫房內門窗是否關好，每次離開庫房把門鎖好，每月檢查一次檔案的安全情況。

8.檔案庫房是機要重地，非檔案管理人員未經許可，嚴禁進入。

十二、公司檔案利用制度

1.檔案工作人員要樹立全心全意為人民報務的思想，熟悉庫藏檔案的情況，積極主動、熱情為利用者報務。

2.檔案部門要根據利用者工作的需要，編制檔案檢索工具。如總目錄和分類目錄、全宗介紹、組織沿革、大事記、專題匯編等。

3.及時收集整理檔案利用在施工、科研、管理中所產生的經濟效益，了解利用成果，從中得出檔案提供利用的經驗。

4.凡利用檔案者都必須按規定辦理有關手續，同時填寫《檔案利用效果登記表》 5.在開展利用時，要正確處理好利用和保密的關系，使保密不影響利用，利用不致于泄密。

二十一、公司檔案保密制度

1.檔案是黨和國家的寶貴財富，而檔案工作則是一項特殊的機要工作，必須認真執行《中華人民共和國保密法》和《中華人民共和國檔案法》以及上級有關規定，嚴守黨和國家機密。2.檔案管理人員應認真執行黨和國家有關保密制度，維護檔案的完整與安全。3.查閱檔案人員，應按規定辦理查閱手續，未經主管領導許可不準私自抄錄或復制。查閱[密級檔案需經主管領導批準，限于閱覽室查閱，不得外借，更不得復制。違者按《保密法》和《檔案法》追究責任。

4.檔案室要嚴格執行保衛保密制度，外來人員不得隨意進入，如在保密工作中玩忽職守，造成檔案文件泄密事件或損失者，都要依法追究責任。

5.檔案保管工作，每年進行一次自查，發現問題及時報告。

第二篇：文件檔案管理制度

文件檔案管理制度

為保證工程部文檔書籍的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、檔案管理人員必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。

二、工程部各組別須將隨機的各類資料及時交予檔案管理員，以便管理員適時做好資料的分類整理工作。

三、凡是工程部在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本工程部生產經營活動相關的事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

四、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

3、做好檔案柜內“五防”（防盜、防火、防塵、防潮、防鼠蟲蛀）工作。

4、查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改和拆撕檔案.五、工程部內部員工因工作需要查閱檔案資料，須到檔案管理員處領取檔案室鑰匙即可進入查閱；外單位人員要查閱、復印工程部檔案，必須經工程部領導批準后，方可查閱。

六、檔案、資料的原件一般不外借，特殊情況需要外借時，須經分管領導批準，辦理外借手續并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。

工程技術部

第三篇：文件檔案管理制度

文件檔案管理制度

為保證公司文件的完整便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整，等制定本制度：

一、工程部設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖標簿冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、檔案管理員要對公司相關文件資料分類建檔，進行管理。

四、立卷應根據相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

五、文件資料檔案的保管、查閱：

1）所有文檔必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露和捆扎堆放。2）文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

3）公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱；資料室檔案一律不允許外界。不論是誰查閱、復印檔案。查閱者須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、等相關內容。

資料管理流程

檔案管理工作流程：

一、立卷歸檔

檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。

二、借閱

1、本單位人員借閱檔案

由本人提出書面借閱申請表——部門領導審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找有關檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

2、外單位人員查閱檔案

查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——部門領導審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

三、收集、交接、整理、統計工作

1、立卷部門檔案員根據單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整

2、檔案員根據不同各類文件材料的特點，按規定的案卷類目歸卷

3、次年初，檔案員對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）

4、檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導

5、檔案員按立卷要求立卷

6、檔案員填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案

7、檔案室對案卷進行分類、整理

8、編制檔號

9、編制案卷目錄等各種檢索工具

10、入庫

11、做好檔案的統計、安全防護

12、開展檔案的利用

13、進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工

四、鑒定銷毀

檔案銷毀提出書面申請——部門領導審核——總經理簽字批準——主管領導簽字批準——檔案管理人員及相關部門業務人員逐項照冊登記——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。

第四篇：文件和檔案管理制度

文件和檔案管理制度

為加強公司安全基礎檔案管理，發揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監督，特制定本制度。

1、實行安全文件收發登記制度，上級來文和下發文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。

2、文件應按照收發順序整齊放入檔案盒中，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。

3、、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行一車一檔，從業人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。

4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。

5、檔案基礎資料管理信息，必須實現從購臵到退出市場的全過程監督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。

6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續，經公司主要領導審批同意后方可借閱。

7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。

安全生產費用提取和使用管理制度

（安全生產費用投入保障制度）

為建立本公司安全生產投入長效機制，加強公司安全生產費用財務管理，保障公司的安全費用合理、有效使用，維護企業員工的合法權益，確保公司生產、經營活動正常有序的開展。根據《中華人民共和國國家安全生產法》及《企業安全生產費用提取和使用管理辦法》等法律法規規定，結合本公司的實際情況，特制定本制度。

一、安全生產費用是指企業按照規定標準提取，在成本中列支，專門用于完善和改進企業安全生產條件的資金，安全生產費用優先用于安全生產措施的實施和為滿足達到安全生產標準而進行的整改。按照《企業安全生產費用提取和使用管理辦法》第九條規定，“交通運輸企業以上實際營業收入為計提依據，按照以下標準平均逐月提取”，我公司符合第二款規定，應按照1.5%提取安全費用。

二、安全生產費用應當按照“項目計取、確保需要、企業統籌、規范使用”的原則進行管理，財務應將安全費用納入公司財務計劃，保證專款專用，并督促其合理使用。

三、安全費用應當用于以下安全生產事項：

1、完善、改造和維護安全防護技術設施、設備支出，包括運輸及裝卸工具安全狀況檢測、維護系統、運輸裝卸設備、附屬安全設備等支出；

2、安全設備、設施的更新，改造和維護支出（不包括車輛更新費用）；

3、安全生產宣傳、教育和培訓支出；

4、勞動防護用品的配備和更新支出；

5、安全生產檢查與評價支出；

6、配備和更新必要的應急救援器材、設備和現場作業人員安全防護物品支出；

7、完善、改造和維護安全防護設備、設施支出，主要是指：車間、庫房等作業場所的監控、監測、通風、防曬、調溫、防火、滅火、防爆、泄壓、防毒、消毒、中和、防潮、防雷、防靜電、防腐、防滲漏、防護圍堤或者隔離操作設備設施；

8、重大危險源、重大事故隱患的評估、整改、監控支出

9、進行應急救援演練支出；

10、特種設備和安全設施的檢驗檢測支出；

11、購臵、安裝行車安全記錄儀、衛星定位裝臵、視頻監控設施和通信導航設備支出；

12、安全生產新技術、新標準、新工藝、新裝備的推廣應用支出

13、其它與安全生產直接相關的支出。

四、公司安全科應建立安全費用臺賬，記錄安全生產費用的費率、數額、支付計劃、經費使用報告、安全經費提取和使用情況報告。

五、總經理對安全生產費用全面指導，審批安全費用提取、安全投入計劃、經費使用報告、安全經費提取和使用情況報告。

六、財務部門負責對安全生產基金進行統一管理，審核安全費用提取、安全投入計劃、安全經費使用等，根據安全生產計劃，做好資金的投入落實工作，建立安全經費臺賬，確保安全投入迅速及時。

七、安全科負責審核、匯總并編制公司安全投入計劃，審核安全投入報告，監督檢查安全投入落實情況、匯總并建立公司安全費用投入臺賬，編制安全經費提取和投入情況報告。

八、安全生產費用實行專戶核算，公司應當按規定范圍安排使用，不得挪用或擠占，結余資金結轉下使用，安全生產費用不足的，超出部分按正常成本費用渠道列支。

九、各部門主管按照職責分工對有關專業安全生產費用計取、支付、使用實施監督管理。

十、發現安全費用支取人擅自挪用安全費用的，公司將按情節嚴重程度嚴肅處理，處理辦法由董事會討論決定。

十一、本制度由公司安委辦負責解釋。

設施設備安全管理制度

1、建立健全設施設備技術檔案，按照規定的時間進行維護和保養。

2、設施設備的使用操作應定崗定人，明確專人負責、責任到人。

3、操作人員應對設施設備做到“三會”、“四懂”，即會操作使用、會維護保養、會排除故障；懂原理、懂結構、懂性能、懂用途，且能熟練操作使用。

4、設施設備出現異常時，操作人員應按照操作規程采取緊急處臵措施，防止事態擴大。

5、保證設施設備上的各種儀表，如液位計、安全閥等安全附件完好、準確，損壞的器具禁止使用，并且及時更換，保證設施設備的使用安全。

6、定期檢查設施設備和各種附件、器材，使之處于完好狀態，以備正常使用。

安全生產教育和培訓制度

1、安全教育培訓由公司安全科負責管理，建立教育培訓檔案，識別教育培訓需求，組織教育培訓計劃的實施。

2、安全生產教育培訓分為單位負責人培訓、安全生產管理人員培訓、特種作業人員培訓、全員日常安全教育培訓和新上崗人員的三級教育。

3、單位負責人培訓、安全生產管理人員培訓、特種作業人員培訓分別由有資質的機構實施，培訓合格后持證上崗，每年按規定參加再教育。

4、全員日常教育培訓由公司、分公司、車隊、班組落實，既可以視情統一組織，也可以通過班前會、周前會、月度例會的方式進行。

5、三級教育按照公司、分公司（站場）、車隊（班組）三級實施，按照規定內容培訓，經考核合格后上崗。

6、為保證教育培訓制度的落實，公司制訂教育培訓計劃，并安排專門經費，以保證教育培訓按照計劃實施。

7、教育培訓的內容

（1）安全生產法律、法規、規章和國家、行業有關技術標準。（2）安全生產規章制度和操作規程（3）崗位安全操作技能（4）安全生產常識

（5）安全生產事故防范和應急措施，自救互救知識（6）安全生產事故典型案例

安全生產監督檢查制度

為及時發現生產經營和安全管理中可能存在的隱患、危險與有害因素，以便制定整改措施，消除隱患和危險有害因素，從而保障生產安全進行，特制訂本制度。

一、檢查的內容：

1、軟件系統主要查思想、查意識、查制度、查管理、查事故處理、查隱患、查整改

（1）、傳達貫徹上級有關文件、會議精神及布臵安全生產工作的會議記錄（2）、安全管理機構和人員配備情況（3）、安全生產制度及落實情況（4）、安全生產責任制落實情況（5）、職工的安全教育和培訓情況

2、硬件系統主要查生產設備、查輔助設備、查安全設施、查作業環境。

（1）作業場所的安全設施、設備使用情況（2）人員的勞動防護和操作規程執行情況（3）有無不安全因素及危險源點的防控情況

二、檢查的方式

（1）定期安全檢查（分公司組織每月1次）（2）經常性安全檢查（班組、車隊、安全科組織）（3）季節性及節假日安全檢查（公司組織全面檢查）（4）專業（專項）安全檢查（根據需要安排）（5）綜合性安全檢查（公司根據上級要求組織）（6）職工代表不定期巡查（工會、安全科組織）

（7）針對某些重點單位或部位，公司安全生產科將隨時組織檢查和督查。

三、檢查的結果和處理

1、安全生產檢查情況要認真記錄，并填寫《安全生產檢查表》，報公司安全生產科存檔

2、對查出的安全隱患，建立隱患臺賬，要下發隱患整改通知單，明確整改責任人，限期整改；對拒不整改的，公司依據有關制度給予經濟處罰或行政處分。

3、整改結束后，要組織有關人員對整改結果進行驗收。對于一時難以整改的隱患，要落實防控措施，明確防控責任人。

事故處理、統計、報告制度

為加強安全生產事故信息報送，協助上級主管部門及時、快捷處臵事故，最大限度減少事故損失，特制定本制度。

一、事故分類

1、按事故性質分類：

（1）人身事故：指系統內職工在工作期間所發生的和工作有關的傷亡事故。（2）設備事故：由于某種原因引起的施工機械、工藝、動力設備、管道、電線、建筑物、運輸設備（包換附件）以及儀器儀表、工器具的非正常損壞，造成財產損失、影響生產的事故。

（3）火災事故：由于火災造成的傷亡或物質財產損失的事故。

（4）爆炸事故：在生產過程中，由于某種原因引起的爆炸，造成傷亡或物質財產損失的事故。

（5）交通事故：凡車輛、船舶在運行中所造成的損壞、物資損失和人身傷亡的事故。

（6）污染事故：凡屬運輸過程中由于危險化學品泄漏引起人員中毒、死亡、農作物減產、樹木枯死和牲畜傷亡，空氣、水源污染，造成經濟損失的事故。（7）急性中毒事故：由于有毒物質在短期內大量侵入人體，使人員身體受傷害并須進行急救的中毒事故。

（8）坍塌事故:局及局屬單位負責建設、管養的橋梁、碼頭、站場及其它建筑物，在建設及在用期間發生的倒塌和損毀事故。

2、按傷亡程度分類：

（1）輕傷：指損失工作日為一個工作日以上（含1個工作日），105個工作日以下的失能傷害；

（2）重傷：指損失工作日為105個工作日以上（含105個工作日），6000日以下的失能傷害；（3）死亡。

3、按事故嚴重程度分類：

（1）輕微事故：一次造成輕傷1～2人，經濟損失1000元以下（2）一般事故：一次造成重傷1～2人，或者輕傷3人以上，經濟損失3萬元以下

（3）重大事故：一次造成死亡1～2人，或者重傷3人以上10人以下，經濟損失3～6萬元以下

（4）特大事故：一次造成死亡3人以上，或者重傷11人以上，或者死亡1人重傷8人以上，或者死亡2人重傷5人以上，經濟損失6萬元以上

二、事故報告

1、原則要求：按《安全生產法》和《安全生產事故報告和調查處理條例》規定執行

生產安全事故報告應該及時、準確、完整，任何單位和個人對事故不得遲報、漏報或者瞞報。

2、事故報告的責任（1）事故現場有關人員（2）事故發生單位的主要負責人

3、事故報告的程序

（1）事故現場人員立即報告本公司負責人或者直接報告事故發生地縣級以上政府安監部門和行業監管部門

（2）公司負責人應于1小時內報告事故發生地縣級以上政府安監部門和行業監管部門

（5）重點是雙報告制和時限

4、事故報告的內容（1）事故發生單位的概況

（2）事故發生的時間、地點以及事故現場情況（3）事故的簡要經過

（4）事故已造成或者可能造成的人員傷亡和財產損失情況（5）已經采取的措施（6）事故的補報

三、事故統計

1、事故統計由安全科安排專人負責，于月底最后一天，統計、匯總各分公司報表。

2、報表分為《道路運輸行業事故快報》（交運15表）、《道路運輸行業事故統計表（交運16表）、《營運車輛道路交通事故基本統計表》（交統安1表）、《營運車輛道路交通事故匯總表》（交統安7表）。

3、以上報表經單位主要負責人簽字后上報上級主管部門，并留存備份，建立事故臺賬、檔案。

四、事故處理

1、車輛發生事故后，駕駛人應立即搶救傷員，保護肇事現場，報告當地交警部門，并將事故及估計損失報公司負責人、安全科。

2、安全人員及公司領導應及時趕赴現場勘查，到現場后應首先了解人員傷亡，車輛損失的具體情況，并積極采取救援措施，降低損失。必要時要求保險公司派員現場定損。

3、現場處理結束后，安全科應及時寫出書面報告向公司領導匯報，不論事故大小，要分析事故原因，制定預防措施。

4、事故處理的過程中要認真分析事故原因，堅持“四不放過”的原則。（查不清事故原因不放過、不明確事故責任不放過、不拿出處理意見和整改措施不放過、責任人與職工得不到教育不放過）。

安全生產獎懲制度

1、公司對安全工作目標實行季度考評、年終總結、一票否決制度。對年終評選的先進單位，先進個人及優秀駕駛員進行表彰獎勵，對發生責任事故或目標考核不合格的單位取消評優資格，責任人按規定嚴肅處理。

2、安全責任實行行政追究制。發生重大事故，追究單位行政領導和分管領導責任，視情節扣發一至三個月的職務工資。

3、發生瀆職、失職的責任事故，對行政領導和分管領導扣發三至六個月職務工資，情節嚴重者撤銷職務。

4、發生事故的責任人由各單位、部門自行處理，上報公司安委會。

5、做好道路交通事故的查處和上報工作。發生事故及時向安技部進行匯報，不得隱瞞，對隱瞞不報的加重處罰。每月要將安全情況、事故責任人處理及整改措施上報安技部，再由安技部匯總上報。

6、對安全防范年終考評措施進行督促檢查并提出整改措施，將各類事故隱患，消滅在萌芽狀態。

7、對見義勇為，在重大事故和事件中能挺身而出，積極搶險救援，避免或減少事故損失的，對個人進行獎勵，部門考核加10分。

8、受到報紙、電臺、電視臺表揚的，公司根據相應制度給予獎勵。

9、內未發生責任事故、未有旅客投訴者，參加單位“安全服務標兵”評選，并進行獎勵。

10、因安全檢查不認真，造成車輛帶病運行，導致交通事故的，扣罰駕駛員信譽安全保證金2000元；情節嚴重的，其安全信譽保證金作違約金予以全額扣繳，并根據其事故性質解聘，情節嚴重的追究其責任人刑事責任。

11、發生一般以下責任安全事故，除按《事故規定處罰》外，并進行下崗10至60 天安全培訓，情節嚴重的予以解聘。

12、發生一般及以上較大行車責任事故的，除按公司有關規定處罰外，扣除駕駛員全部信譽安全保證金，其經濟損失在保險公司理賠后剩余部分的損失由承租經營人和駕駛員承擔，駕駛員解聘處理，情節嚴重的追究其責任人刑事責任。

13、月度內安全違規處罰達到1000元、違章記滿12分、內發生同責以上亡人事故一起、輕微事故兩起以上、月度內“三超一疲勞”違章3起以上的給予解聘。

第五篇：文件和檔案管理制度

文件和檔案管理制度

一、檔案人員崗位責任制

1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，并經考核取得崗位資格證書。

2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》等法律法規和有關檔案工作的規章，履行本工作職責嚴禁對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為。

3、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

4、切實做好文件和檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證文件和檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。

5、定期已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，寫出鑒定分析報告，經領導批準后，會同有關人員一起進行認真銷毀。

6、保持檔案室的整潔衛生，檔案案卷排列有序。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管過程中出現的不安全因素，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

7、做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

8、積極開發檔案信息資源，利用本公司檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。

9、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。

10、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。

二、檔案保管制度

1、檔案實行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案柜。

2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處；檔案柜應統一編號，資料按類別排列存放。

4、維護檔案安全，每個檔案柜必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。

5、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。

三、檔案保密制度：

1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。

2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。

3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。

4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。

5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。

四、檔案立卷歸檔制度

1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。

2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。

3、每年將有保存價值的文件材料，按照“”和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，分類準確，合理組卷。

4、立卷要做到書面材料規范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。

5、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。

五、檔案統計制度：

1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。

2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。

3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。

4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，并做詳細記錄。

5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規范化。

六、檢查與考核

檔案工作應列入各車間部門工作計劃，每年進行一次安全檢查，并列入有關人員的職責范圍及工作標準進行考核。