第一篇：檔案學

第一章

一、1、檔案室類型與任務：主要有普通檔案室、科技檔案室、音像檔案室、人事檔案室、綜合檔案室、綜合檔案室、聯合檔案室、檔案信息中心。基本任務是，集中統一管理本機關各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料。具體任務是，對本機關文書部門或業務部門文件材料歸檔工作進行指導和監督；負責管理本單位的全部檔案和相關資料，并積極組織提供利用；定期把具有長遠保存價值德爾檔案向檔案館移交。

2、檔案館類型與任務：國家檔案館、部門檔案館、企事業及其他社會組織單位檔案館。基本任務是，收集、保管和利用檔案，維護檔案的完整與安全，維護歷史的真實，服務于現實和未來。

3、檔案工作機構的設置：單位檔案室、文件中心（集中保管并提供利用的機關、事業單位處理完畢的文件的機構）、各級各類檔案館、各級檔案局（《檔案法》的執法主體）

4、A、世界上現存最大的一份紙草檔案：公元前1164年，埃及法老拉美西斯四世制成，現存倫敦不列顛博物館。B、世界上創刊最早的檔案專業刊物：1876年，德國《檔案雜志》。C、世界上第一個提出“檔案學已成為一門獨立學科”觀點的人：1884年法國朗格魯.D、世界上唯一的檔案專業出版社：1982年1月3日，中國成立了檔案出版社E、世界上唯一的檔案專業報紙：1995年《中國檔案報》

5、檔案館是集中管理檔案的文化事業機構，是保存檔案史料的基地，是社會各方面利用檔案資料的中心

二、1、檔案的定義表述為，國家機關、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。檔案就是國家機關、社會組織和個人在社會活動中直接形成的保存備查的文字、圖像、聲音以及其他各種形式的歷史記錄。

三、1、檔案的價值和作用：憑證價值（這是由檔案的本質屬性—原始記錄性所決定的）、參考價值（基本價值）。作用：（1）機關工作的查考憑證（2）生產建設的參考依據（3）政治斗爭的必要工具（4）科學研究的可靠資料（5）宣傳教育的生動素材

2、檔案的基本分類：按生產領域，文書檔案、科技檔案和專門檔案；按制成材料，甲骨、竹簡、縑帛、紙質、膠片、磁帶、光盤、食物檔案等；按單位性質，政黨機關檔案、事業單位檔案、企業檔案、軍隊檔案、農村檔案等；按形成時期，建國檔案（歷史檔案）、建國后檔案（現實檔案）

3、檔案工作8大環節：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案檢索、檔案利用、檔案的編研 第二章

一、1、歸檔時間應注意：向檔案室移交的時間一般應該在第二年6月底以前，由文書部門立好卷向檔案室歸檔。

2、文書檔案保管期限劃分：永久和定期，定期中再實行標時制，一般分為30年和10年。

二、1、歸檔：機關各單位在工作活動中不斷產生的文件，處理完畢以后，經由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為歸檔。

2、歸檔范圍：是指本機關哪些文件應該立卷歸檔，哪些文件資料可不立卷歸檔。

3、歸檔制度：就是確定歸檔范圍、歸檔時間以及歸檔案卷質量要求和手續的一種實用文。基本內容包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求

4、檔案征集公告：是指政府或機關團體向社會公眾宣布檔案征集目的、范圍、方式等事項的一種應用文體。基本內容包括：征集范圍、征集方式、聯系方式

三、1、歸檔要求：（1）歸檔總要求，遵循文件資料形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用（2）歸檔注意點，電話答復重要問題、會議記錄、一些高級領導人的即席講話應當記錄下來的形成文字，并要標明作者、時間、地點、辦理情況等；注意基層單位的收集工作，一般收集會議記錄、決議、請示和報告、計劃和總結、生產統計報表、分配方案、財會憑證和財務賬簿、單位的簡史等；要求歸檔制度的標準化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應當統一。

2、永久保管的文書檔案主要包括：本機關制定的法規政策性文件；本機關召開的重要的會議，舉辦重要活動等形成的重要文件；本機關職能活動中形成的重要文件材料；本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復批示，以及重要的報告總結、綜合統計報表等；本機關機構演變、人事任免等文件材料；本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；上級機關制發的屬于本機關業務的重要性文件材料；同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料

3定期報管的文書檔案范圍：本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；本機關召開會議、舉辦活動等形成的一半文件材料；本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；本機關一般性事務管理文件材料；本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；上級機關制發的屬于本機關業務的一般性文件材料；上級機關和同級機關制法的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料

4檔案保管期限表的類型：通用檔案保管期限表；專門檔案保管期限表；同系統機關檔案保管期限表；同類型機關檔案保管期限表；機關檔案保管期限表

5檔案銷毀制度的內容：銷毀的檔案必須是經過嚴格的鑒定后確認失去保存皆知的檔案；銷毀檔案，應以全宗為單位編制的”銷毀檔案清冊”,寫出銷毀檔案報告，報請主管機關或上級檔案管理機關批準。未經鑒定和批準，不得擅自銷毀檔案；對已經批準銷毀的大難，如無特殊情況，一般可存放一段時間在銷毀；銷毀檔案，應派兩人以上監銷，監銷人員要認真履行職責，并在’檔案銷毀清冊“上簽字蓋章，注明“已銷毀’字樣和銷毀時間、地點、方式；銷毀數量大，要送指定的工廠進行監銷，嚴禁出賣或改為他用；’檔案銷毀清冊’及批準手續，要歸入相關的全總卷妥善保存 第三章

一、1、全宗：是檔案的基本分類和管理單位，指一個國家機構、社會組織或個人形成的具有聯系的檔案整體。全宗從形成角度看有組織和個人兩類。

2、立卷說明：又稱案卷文件目錄序言，就是文件處理部門在立卷工作告一段落后，為了便于向檔案室移交，方便日后的保管和利用，對機關當年的職能活動、立卷情況和文件材料的大體內容作出的敘述式的文字簡介，其形成的文字材料就是立卷說明。

二、1、檔案整理的原則：A、充分利用原有基礎（1）充分的重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。（2）在整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況B、保存文件之間的歷史聯系，文件在來源方面的聯系、文件在時間方面的聯系、文件在內容方面的聯系、文件在形式方面的聯系C、便于保管和利用。保持文件之間的歷史聯系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯系而聯系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發點和最終要求。

2、以“件”為單位與以“卷”為單位整理的區別：（1）取消案卷，界定“件”的概念，從檢索的實際需要及減輕工作量出發，實現文件級管理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程。裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統一規定，只要符合檔案保護要求即可。（2）分類方法固定為年度、保管期限、機構，并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次（3）取消案卷、卷內文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。以件為單位裝訂，不用擬寫案卷題名，跨盒編流水件號，不編頁號只記頁數（4）歸檔章的位置不限，同時對歸檔章的項目加以調整，只保留檢索必備項目（5）文件排列方法靈活，便于查閱，利于保密（6）歸檔文件直接裝盒保管，檔案盒的項目設置有了較大變化。無須撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只須填寫盒脊。第四章

1、檔案登記：就是對檔案管理活動中出現的所有重要的事實、行為和數據進行隨時隨地的記錄。

2、檔案統計：就是以表冊、數字的形式，揭示檔案和檔案工作呢的有關情況。

3、全宗名冊：是對其所管全宗進行逐個登記的一種形式。

4、全宗單：詳細登記每一全宗情況的登記形式，主要應用于檔案館和保存了較多全宗的檔案室。

5、全宗登記表：是一種比全宗單內容更詳細的表格。

6、檔案統計的類型：檔案構成統計、檔案利用統計、檔案工作人員情況統計、檔案館建設狀況統計、檔案室建立情況統計 第五章

一、1、檔案檢索工具：是揭示和介紹檔案館保存檔案內容和成分，記錄、報道、查找檔案資料的手段，是開發檔案信息資源的工具

2、檔案著錄：是指檔案館室編制檢索工具時對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

3、檔案標引：就是對文件或案卷內容進行主題分析，從自然語言轉換成規范化得檢索語言過程，即對內容分析結果賦予檢索標志的過程。檔案標引是檔案著錄最核心內容。

二、1、檢索工具的分類：A、按編制方式分：（1）目錄。案卷目錄、案卷文件目錄、歸檔文件目錄、全宗目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄（2）索引。文號索引、人名索引、地名索引（3）指南。檔案館指南、全宗指南、專題指南；B、按載體形式分：可以分為以紙張為載體的、以膠片和磁帶為載體的兩大類，其中以紙張為載體的又可分為卡片式、書本式，以以膠片和磁帶為載體的包括縮微目錄和機讀目錄；C、按檢索范圍分：全宗范圍檢索工具、若干全宗范圍檢索工具、以若干個檔案館的全部或部分檔案為對象的檢索工具；D按功能分：館藏性檢索工具、查找性檢索工具、介紹性檢索工具；E、此外，按信息處理手段可分為手工檢索工具和機械檢索工具；按使用對象的不同可分為恭維性檢索工具和開放性檢索工具；按排檢方法的不同可分為分類法的檢索工具和主題法的檢索工具

2、檔案排檢方法：按作者排檢法、按文號排檢法、按字序排檢法、按地序排檢法、主題法 第六章

一、1、檔案保管：是指根據檔案的成分、狀況所采取的存放和安全保護措施，包括日常工作管理、流動中保護、專門保護等。

2、檔案利用：是開發檔案信息資源，服務經濟建設的直接途徑，是檔案工作中最富有活力的一個環節

3、全宗卷：是檔案館或檔案室在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件資料所組成的專門案卷

4、檔案用戶調研工作：就是根據檔案工作的目的和要求，在廣泛收集和積累有關用戶對檔案信息的各種反應，以及進行實地調查和考察的基礎上，運用科學的分析研究方法，通過分析、對比、判斷與綜合等邏輯思維過程，提出相應對策與措施的一項工作

二、1、全宗卷的主要內容：全宗指南、大事記、檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的統計、檔案的利用、計算機在檔案管理中的應用

2、檔案利用工作的基本要求：有正確的服務觀念和良好的服務態度；充分研究和了解社會需要，熟悉館藏檔案；正確處理基礎工作與利用工作的關系

3、檔案利用基本方式：提供檔案原

件、提供檔案復制件、根據館藏檔案內容制發檔案證明 第七章

一、1、檔案編研：是檔案館（室）以檔案館（室）藏檔案為主要對象，滿足社會利用的需要為主要的目的，在研究檔案的基礎上編輯史料，編寫檔案參考資料，參加編史修志以及撰寫專門著作的工作

2.全宗介紹：也稱全宗指南，是以文章敘述的形式揭示和介紹某一全宗檔案內容和成分及其意義的一種檢索工具

3、大事記：是用簡明的文字按時間順序扼要的記載一定歷史時期內發生的重大事件，揭示重要事件和活動的發生、發展過程以及他們之間的關系參考資料

4、組織沿革：也稱組織機構改革，是系統記載一個機關、一個地區或專業系統的組織機構、人員編制、體制變革情況的一種檔案參考資料

5、基礎數字匯編：也稱基礎數字匯編，是以數字形式反映一個地區，一個單位或某一方面的基本情況的檔案參考資料，是根據實際工作需要，從檔案資料中選取有關統計數字匯編而成的6、專題概要：是用文章敘述的形式簡要說明和反映某一方面的工作、生產或其他現象的發展和變化情況的一種參考資料。

二、1、編研工作的內容：匯編檔案文件、編輯檔案文摘匯編、編寫參考資料、編史修志

2、現行檔案文件匯編類型：法規文件匯編、重要文件匯編、發文匯編、會議文件匯編、公報政報、其他專題文件匯編 第八章

1、人事檔案：是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業績的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其各種形式的歷史記錄材料

1、查閱的要求：1）利用黨委組織部門的人事檔案必須是中共黨員。2）組織、人事、勞動部門查閱人事檔案須有手續完備的信件；其他部門應該持有本單位領導簽字的正式查檔介紹信或《查閱人事檔案審批卷》。3）查閱人員不得查閱本人及其親屬的檔案。4)未經領導批準，不得查閱同級人員檔案，下級不得查閱上級人員檔案。5）本單位組織、人事部門一般不得查閱本單位領導人的檔案。6）只準查閱介紹信或審批表中提到的有關內容 第九章

一、1、會計檔案：是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據

2、電子檔案：是指人們在各種活動中以電子計算機為工具產生的一類數字化形式的具有保存價值的電子文件

3、聲像檔案：是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、影片唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄，是全宗檔案的重要組成部分

4、照片檔案：是國家機構、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值的以感光材料為載體的圖像資料。

5、照片檔案的歸檔范圍：本單位在工作活動中產生的具有憑證和參考價值的照片；領導人物或著名人物參與某單位某地區重大公務活動的照片；反映本地區重大事件、重大事故、自然災害及異常現象的照片；本單位向有關單位提出內容和要求，組織拍攝或征集的照片；與本單位的其他載體檔案有密切聯系的照片；外單位形成但經本單位選用的照片；其他有保存和利用價值的照片

6、家庭檔案：是以婚姻關系和血緣關系為基礎的一種社會生活組織形式的家庭或家族所形成的檔案。

7、家庭檔案的作用：教育作用、依據作用、傳承作用、宣傳作用、參考作用

第二篇：檔案學講稿

檔案學第五組講稿

一、關于國際檔案日

（一）國際檔案日的由來

1948年6月9-11日，位于巴黎的聯合國教科文組織（UNESCO）召開了一場專家會議，來自世界上許多國家的檔案工作者參加了會議交流，經大家討論決定成立國際檔案理事會（ICA）。

2007年11月，為了慶祝2008年6月9日ICA成立60周年紀念日，ICA全體成員在于加拿大魁北克舉行的全體會議上投票決定，將每年的6月9月定為國際檔案日。

ICA設立國際檔案日的初衷是向社會宣傳檔案，增強公眾的檔案意識，激發公眾利用檔案的興趣，最終促進檔案事業的發展和社會對檔案專業的認同。

（二）“國際檔案日”介紹

“國際檔案日”是由國際檔案理事會（International Council on Archives,簡稱ICA）設立的，ICA是檔案界的最高專業組織，宗旨是加強世界范圍內檔案機構的合作，共同致力于檔案資源的保護和開發利用。

國際檔案日作為世界檔案界一個盛大節日，為世界的檔案工作者推動本國檔案事業的發展提供了一個契機，有助于檔案館、檔案人員及檔案專業樹立良好的公眾形象，并幫助公眾了解檔案保管是積累國家和社會記憶的重要手段，促進檔案收集、管理和利用的建設。

（三）設立初衷

“國際檔案日”是由ICA設立的，ICA選擇6月9日作為國際檔案日是因為這一組織的成立時間是1948年6月9日。專業同行都知道，ICA是檔案界的最高專業組織，宗旨是加強世界范圍內檔案機構的合作，共同致力于檔案資源的保護和開發利用。

ICA設立國際檔案日主要有兩點原因。一是ICA為了推動社會公眾認識檔案和關注檔案事業。檔案是人類文化遺產和信息資源的組成部分，是人類經濟、政治和社會發展的有效見證。但在現實生活中，社會公眾對檔案的認知不多，常常把檔案館與圖書館混淆。社會公眾對檔案了解不充分，不太關注檔案事業，都在一定程度上妨礙了檔案事業的發展。二是ICA為了加強自身宣傳，增強檔案專業及檔案專業組織的國際影響。ICA選擇自身的成立日作為國際檔案日，既可紀念自身的成立時間，又能讓這一特定時間具有更重要的標識意義和更普遍的國際影響。

可見，ICA設立國際檔案日的初衷是向社會宣傳檔案，增強公眾的檔案意識，激發公眾利用檔案的興趣，最終促進檔案事業的發展和社會對檔案專業的認同。

（四）ICA設立國際檔案日并確定其具體時間經歷了數年過程。

2004年，維也納第15屆國際檔案大會曾提出議案呼吁聯合國成立“國際檔案日”當時有2000名與會者贊成該提議。

2005年，在巴黎召開的第33此聯合國大會宣布將10月27日定為“世界聲像遺產日”。這項決定有助于提升公眾對聲像檔案價值的認識，也進一步凸顯出設立國際檔案日的必要性。2007年，為了慶祝2008年6月9日ICA成立60周年紀念日，ICA全體成員在加拿大魁北克舉行的全體會議上投票決定，將其成立日6月9日定為“國際檔案日”。該項決定最終被ICA執行委員會通過并在檔案界推行。從此，檔案與檔案人便有了屬于自己的節日

（五）ICA明確提出設立國際檔案日的目標包括五點

1、通過宣傳教育，提升社會公眾的檔案意識，讓其了解檔案對個人切身利益和社會的長遠價值。

2、檔案高級決策者通過制訂檔案政策，更大程度地發揮檔案在社會良治以及和諧發展中的作用。

3、教育公共部門和私人機構，讓其認識到檔案長期保管和有效利用的必要性。

4、著重宣傳特色檔案、重要檔案和孤本檔案。

5、借助展覽使文件和檔案的表達形式更直觀，增強可視化效果。

（六）國際檔案日設立的意義：

設立“國際檔案日”的意義表現在很多方面。既能推動各國檔案事業的發展，也能使各國執政者相信有效的檔案保管是優化政府管理、提高執政透明度、明確責任的前提，還能幫助公眾了解檔案保管是積累國家和社會記憶的重要手段，促進他們廣泛利用檔案。此外，設立國際檔案日有助于檔案館、檔案人員乃至檔案專業樹立良好的公眾形象。對于那些沒有設立“國家檔案日”的國家來說，國際檔案日可為其提供開展檔案宣傳和增強社會檔案意識的契機;而對那些已經有“國家檔案日”的國家來說，國際檔案日也能為其創造強化檔案宣傳和不斷促進檔案事業發展的更多機會。

（七）近期活動：

近些年，ICA成員國開展了一系列“國際檔案日”的慶祝活動，形式十分豐富。2009年，塞內加爾“國際檔案日”的主題是“信息管理和信息人員保護”，當天召開了“塞內加爾檔案榮譽證書”的頒獎典禮及公共檔案服務人員的宣誓儀式;阿爾及利亞通過舉辦展覽來慶祝節日;日本在山口全州檔案館舉辦紀念講座，此外參眾兩院積極推動《公共文件管理法案》的出臺。

2011年，歐洲理事會“國際檔案日”的口號是“保存過去，現在行動，為將來準備”，重點關注音像檔案、紙質檔案和電子檔案的保護;英國啟動新的在線資源，通過數字化檔案向人們生動展示當時的各種活動，提升英國檔案館館藏的世界聲譽。2012年，國際檔案日的慶祝形式更加多樣，除常見的舉辦展覽、開展會議和舉辦儀式之外，還利用新的社會媒體(微博等)慶祝節日，讓公眾認識到檔案和檔案專業的重要性以及檔案與社會生活的密切關聯。總之，每年的6月9日是檔案專業和檔案人的節日，同行齊心協力表達和傳遞了同一種聲音和信念——讓公眾充分了解檔案和關注檔案事業!讓檔案機構和檔案人的努力充分得到社會認同!

（八）關于國際檔案日活動的探討

在全國范圍內統一開展國際檔案日活動，對于各省市檔案部門借鑒原有活動經驗，拓展活動范圍，并在同一主題下開展合作項目大有裨益。活動應以各級檔案部門為主體，活動對象既包括社會公眾，也包括各機關、企業事業單位的工作人員和檔案工作者，活動的目標除了 提升社會檔案意識外，還要發揮檔案的教育功能和加強檔案工作者間的交流，并針對不同對象開展不同類型和內容的活動。

（九）中國首屆國際檔案日

2013年，中華人民共和國國家檔案局決定自該年開始，把每年的6月9日即“國際檔案日”作為檔案部門的宣傳活動日。

國際檔案日作為世界檔案界一個盛大節日，為世界的檔案工作者推動本國檔案事業的發展提供了一個契機，有助于提升檔案在大眾、政治家、決策者以及贊助機構中的地位。鼓勵新的用戶和擴大用戶基礎，改變檔案部門和檔案專業的形象，讓檔案界發揮出它最充分的意義，從而建立起更大的信心和與社會的互動。

（十）2015年國際檔案日宣傳口號

1、紀念6?9國際檔案日增強全社會檔案意識 2、2015年6月9日國際檔案日主題“檔案--與你相伴”

3、發揮檔案存史資政育人價值

4、守護歷史 傳承文明資政育人 服務社會

5、檔案工作功在當代，利在千秋

6、開發檔案信息資源，弘揚民族優秀文化

7、傳播檔案文化，為打造“十個湯陰”服務

8、立足檔案 面向社會 服務公眾

9、檔案館，政府信息公開查閱場所

10、推行現行文件查閱促進政務信息公開

11、家庭檔案——傳播精神文明的有效載體

12、加快檔案資源開發 服務社會科學發展

13、建立家庭檔案 弘揚家庭美德

14、健全“三農”檔案服務農村三個文明

15、管理檔案保存歷史 傳承文明促進和諧

16、公民有依法利用檔案的權利

17、保護檔案人人有責

18、堅持依法治檔方針打擊檔案違法行為

19、貫徹執行《檔案法》依法查處檔案管理違法違紀行為 20、移交一份檔案，奉獻一份業績

二、社會檔案意識

（一）檔案意識

所謂檔案意識，是指人們對于檔案和檔案工作在國民經濟建設，國家社會生活各方面的性質、地位和作用的認識。《檔案法》的頒布與實施，標志著我國檔案事業開始走上了依法建設、依法管理的新階段。它從法律的角度向社會提出了認識與重新認識檔案和檔案工作的重要問題。隨著體制的新舊交替，檔案升級活動日漸降溫，人們的思想觀念向“經濟效益”高度集中，各單位對檔案的重視程度也隨之大大下降，檔案工作的發展步履日趨艱難。

（二）我國社會檔案意識薄弱的原因

為什么我國的社會檔案意識如此薄弱？這一問題的產生，既有深刻的社會根源，又有著不可忽視的個人原因

1、雖然我國有著悠久的檔案和檔案工作歷史，有關檔案管理思想的孕育和萌芽同樣歷史悠久。但是這些思想缺乏完整性和較為系統過的理性思考，而將有關檔案現象作為一個獨立性的專門問題進行研究，則始于20世紀二三十年代。正是由于我國的社會政治·經濟·文化的落后，導致檔案學科的滯后，這一學科的滯后制約了檔案事業的發展，檔案事業不發展，社會檔案意識又怎能不薄弱？

2、社會制度的特點所致。眾所周知，我國古代社會是一個集權性很強的封建帝國。我國這種經濟上自給自足的全封閉和政治上的獨裁，給檔案工作帶來了深遠的影響，記錄帝王將相活動成為古代檔案工作的核心。在某種程度可以說，古代檔案工作可以看成是帝王的家事，既然是帝王的家事，你布衣百姓，便與檔案無緣了

3、對檔案的教育宣傳不足。受傳統社會制度和檔案制度的影響，檔案工作偏重于強調保密性·機要性，檔案和檔案工作的基礎知識傳授和宣傳甚少。上大學以前，我根本不知道什么是檔案，直到高招報考志愿，我才知道世界上竟然還有檔案學專業，而且最后很無奈的選擇了這一專業。等到去我們縣教育局提檔時，帶著一份好奇心向工作人員問“檔案學是干什么的？”得到的回答是“不清楚”。試想，一個檔案工作人員對檔案都“不清楚”，我們的一般百姓，又有幾個對檔案“清楚”的？大量“檔案盲”的存在，與檔案的教育和宣傳不足不無關系!

4、我國檔案工作的發展狀況所致。從我國檔案工作的現實狀況來看，檔案工作的水平還很低，還處于經驗管理向科學化現代化管理轉變的起步階段。這種狀況嚴重地影響著檔案部門為社會服務的能力，從而使檔案工作長期處于管理提供者與利用者相隔絕的狀態⑤。檔案工作的鏈條中斷，把非檔案工作者排除在了檔案事業的大門之外，自然而然，我們的大部分民眾就成為了真正的“門外漢”。

5、我國的國民文化素質還比較低，在一定程度上限制了檔案意識的提高。近代以來，由于我國的經濟文化的落后，國民文化素質普遍不高，限制了人們對檔案和檔案工作的認識和了解，對檔案和檔案工作的誤解和偏見普遍存在。例如，有相當部分的人不了解什么是檔案，它包括什么內容，有什么用處，有的人甚至認為檔案只不過是一堆廢紙而已，還有一部分人把檔案理解為“黑色文件”。

（三）當代大學生檔案意識的現狀

1、學籍檔案。當代大學生學籍檔案意識不足。大 學生殊不知從一踏入校門起所持的錄取通知書，入學后所填的學籍登記表、入團和入黨志愿書、學生成績表 和獎懲信息，畢業時所填的畢業登記表等都歸入個人 檔案。因此，出現書寫太隨意、用紙用筆不規范、隨意涂 改等現象，這會給畢業后入職形成的人事檔案管理和 利用帶來不便，若有不良懲處警告信息，亦會對今后職務評審和職業生涯發展帶來不利。當代大學生在校期間應自覺重視學籍檔案，培養起檔案意識。

2、人事檔案。當代大學生人事檔案意識淺薄。大 學生殊不知在離校后他們的學籍檔案就會隨進入職場而轉化為公司的人事檔案，不知道其人事檔案會隨工作地點或是工作單位而轉遞，不關注其人事檔案信息，沒有人事檔案意識，以致需要查找利用檔案時才盲目奔波，檔案卻不知去向，造成“丟檔”、“壞檔”等情況，更有大學生畢業時“棄檔”。據調查，這些大學生之所以要遺棄自己的人事檔案，除了因為他們覺得辦理人事檔案托管費用太高劃不來以外，主要的原因是他們認為工作能力才是最重要的，而檔案沒什么用，有沒有檔案無所謂。所以有很多的大學生因各種原因而干脆遺棄自己的人事檔案。他們的檔案意識著實令人堪憂。

3、檔案工作。當代大學生檔案工作意識欠缺。大 學生對具體的檔案工作不了解，對檔案處理流程不甚明了，對畢業后檔案轉遞去向不明，缺乏對檔案工作活 動的參與感。調查發現，大學生對檔案不太了解的占調 查對象的52%，對檔案比較了解的為 30%，對檔案很了 解的只占 2%，這說明我們高校的檔案宣傳工作還需要 加強，在實際工作中需要創新工作方法，改變思路，讓大學生能有更多的機會接觸到檔案和檔案工作，才能夠真正培養大學生的檔案意識。

（四）當代大學生檔案意識薄弱的原因

1、社會環境因素。我國集中的檔案管理體制決 定了檔案和檔案工作的封閉性和神秘性。檔案活動主要集中在各類檔案室、檔案館和檔案局中進行，社會檔案意識不足以影響到廣泛群眾，這在一定程度上限制了檔案事業的發展及其宣傳效果。因此大學生對檔案 和檔案工作知之甚少，只有“書到用時方恨少”，檔案意 識的種子缺乏生存土壤。

2、個人知識結構因素。個人知識結構分為主觀和客觀因素。主觀為大學生自身注重工作能力和工作技能的培養，對檔案和檔案工作基本不關注，認為檔案是可有可無的，其認識上的誤區導致其缺乏檔案意識，忽視了檔案工作的重要性。客觀因素是當前高校教育除了檔案學專業學生有針對性的課程外，其它專業基本不涉及檔案基礎知識的教授，在教育投入中檔案基 礎知識課程的缺失造成了大學生檔案意識參差不齊，嚴重影響了其對檔案及檔案工作的認識和看法。

3、高校檔案管理因素。畢業生檔案具有過渡性、流動性等特點，而當前高校普遍重教學環節，輕學生檔案管理的做法，是導致畢業生檔案意識弱化的外在原因。第一，宣傳力度不夠。高校檔案工作封閉，沒有很好 地與大學生進行互動，大學生缺乏參與感。檔案工作與畢業生就業關聯度不足，要以畢業生就業工作為線，把 大學生與檔案工作連起來，調動其關注檔案的積極性，自覺增強檔案意識。第二，管理內容單一。高校檔案管 理內容主要是學生成績單、入團和入黨志愿書、獎懲材料以及畢業生登記表等材料，內容枯燥單調，缺乏活力。高校可以根據當前市場所需人才調整大學生培養計劃，為大學生成立一個在校特色檔案，其中包括社會實踐記錄、參與各種比賽和活動記錄、特色能力展示記錄，甚至是學生個人興趣愛好記錄等，為大學生在求職就業中增加一份隱形簡歷，為大學生開設一種檔案工 作新模式，充分發揮其主觀能動性。

（五）如何增強檔案意識

1、面向社會公眾 ——提升檔案意識和檔案影響力 社會公眾普遍認為檔案和檔案館是神秘的，與自己的生活毫無關系，所以面向社會公眾的活動應以檔案館為主體，重在檔案、檔案工作常識的普及和開展社會教育。

（1）以公眾的實際需求和興趣確定活動主題活動主題應與公眾生活緊密相關，使其自發產生參加活動的興趣。檔案館可以根據近年來館藏檔案，尤其是民生檔案的利用熱點確立活動主題，也可以根據當前公眾關注的社會問題結合館藏確立主題。例如，以宣傳愛崗敬業為切入點，舉辦“我身邊的勞模”主題活動，展示建國以來本地區政府表彰勞模、先進工作者的文件，獎章、證書等實物，勞模本人或 家屬可以憑有效證件查閱檔案并復制；以反映上山下鄉運動、知青返城為切入點，舉辦“我的青年時代”主題活動；以生態 明建設為切入點，舉辦“美麗的家鄉”主題 活動，展示建國以來城市鄉村拆遷改造、環境監測、大氣及水資源等方面的治理，直至現在的掛賬村拆遷、城中村改造等的 政府文件、工作記錄、影像資料等??通 過活動，讓公眾知道檔案館不僅保存了自己所生活地區的發展歷史，保存了自己親 身經歷的一個時代、事件的歷史，還保存了他們辛苦工作一生的單位的發展歷史，甚至保存了自己返城、當勞模、婚姻狀況、房產等的相關記錄，檔案中可能就有自己或家人的名字、影像。當社會公眾產生了對檔案館的親切感和依賴感后，他們才能真正關注檔案館的工作，在需要時到檔案館查閱，有珍貴的歷史資料時想著捐贈給檔案館。

（2）針對不同類型的公眾開展相應 的活動 社會公眾存在年齡、文化層次等方面的差異，他們的需求不同，關注點也不同，所以面向不同類型的公眾要設計不同內容的活動。對于一般公眾，可以安排參觀 檔案館工作場所、檔案展覽、閱覽宣傳資料并參加知識競 賽等活動，通過接觸實實在在的檔案，讓他們知道檔案是什么，檔案館有什么，檔案有什么用途，如何利用檔案等，體會檔案對其工作生活的重要作用，培養他們利用檔案 的意識；對于文化層次較高的公眾，可以安排聆聽講座、參與利用檔案進行研究等活動，讓他們感受檔案文化的 魅力，激發開發檔案資源的熱情；對于學生，除安排參觀、知識競賽外，還可以安排檔案編輯、職業體驗等活動，提 高他們利用檔案開展研究的意識和能力，為檔案館培養潛在的形成者和利用者。

（3）檔案館內、館外活動應各有側重各有特色為吸引更多的公眾參與，檔案館在舉辦活動時可以在公園、廣場、博物館等地設立分會場。在檔案館內舉辦的活動要側重于介紹館藏和檔案館工作，而在館外舉辦的活動要重在通過宣傳，讓更多的人對檔案和檔案館有初步的認知和了解。

（4）挖掘館藏，把公眾吸引進檔案館作為國際檔案日的主場地，檔案館要充分發揮自身優勢，通過展示特藏檔案原件、檔案展覽及編研作品、檔案館的工作場所等，讓公眾更直觀地感受檔案的魅力。

（5）舉辦有參與性的活動提高公眾的興趣讓公眾與檔案和檔案工作零接觸，能夠展示檔案館的親和力，提高公眾的參與熱情。開展實踐活動時，檔案館工作人員要做好指導和服務工作，以達到社會教育的 的。一是開展檔案揭秘活動，向公眾展示與主題相關的文件、照片、實物等，讓公眾看到在報紙、電視、網絡上看不到的原始檔案，以顯示檔案原始性、真實性的特點。二是開展觀摩或體驗活動，邀約公眾參觀檔案館，參觀或親自參與檔案館查詢、借閱、復制檔案的全過程。三是開展社會研究和檔案編輯活動，邀請學生或一些家庭，利用檔案探尋本學校、本地區或自己居住社區的歷史和變化，形成圖文并茂的報告并注明所利用檔案的出處；請大、中學生或部分有研究興趣并具有一定文字能力的公眾利用檔案編輯歷史故事或開展某個專題的研究，活動結束后可以對編輯的成果進行評比以資鼓勵。

（6）舉辦講座或展覽以展示檔案內涵舉辦與主題或其他館藏相關的講座或展覽，多角度、全方位地展示館藏檔案和檔案文化，使公眾充分感受檔 案的內涵。內容可以涉及公眾現階段比較關注的環保、疾控、社會保障等方面，或本地區特色文化、非物質文化遺產方面，本地區重大活動、重要歷史事件、著名人物等，既可以講述館藏中涉及上述方面的檔案情況，也可以是介紹相關的編研作品。

（7）集中開放一批檔案以提高社會的關注度開放檔案與舉辦活動可以相互借勢，既為活動增加了宣傳點，又廣泛宣傳了開放檔案內容。主辦活動的檔 案館可以自己，也可以聯合本地區其他檔案館，在活動期間向社會開放一批檔案，借助活動契機，通過各種媒體廣泛宣傳這些開放檔案的內容、到檔案館查閱的時間、手續等，以更大范圍地宣傳檔案館的館藏和工作。而開放檔案又豐富了活動內容，使活動更有厚度和內涵。

（8）走出檔案館，讓更多的公眾知曉檔案和檔案工作在公共場所舉辦活動，可以吸引更多的社會人員參加，目的在于讓參與者知道檔案是什么，檔案館在哪兒，檔案館是干什么的等。

（9）擺放展板。設計一些活潑的、卡通漫畫式的展 板，用淺顯的語言，生動的事例，介紹什么是檔案、檔案可以幫助老百姓解決什么問題、這些檔案保存在哪兒??

（10）發放宣傳品和有檔案特色的紀念品，擴大活動的影響范圍。可以將展板上的內容印制成手冊；制作介 紹檔案館、檔案館館藏內容、與本屆活動主題相關的檔案 知識等內容的手冊；含有本地區所有檔案館位置的地圖；將與活動主題相關的檔案，特別是照片，制作成明信片、海報、光盤等紀念品，作為禮物贈送給活動的參與者等。各種材料都要力求生動、活潑，能吸引參與者在看過之后予以保留而非直接扔到垃圾箱中。

（11）舉辦知識競賽。可以就發放的手冊中的小知識舉辦現場問答，并向答對者贈送紀念品。這種形式比較 熱烈，容易吸引觀眾的廣泛參與，通過問答形式可以加強檔案知識的深入人心。

（12）與本地區其他活動聯合開展。可以將檔案日活動作為一項內容融入地區性活動中，或與博物館、圖書館 舉辦的活動聯合開展，互相借勢，以擴大活動的受眾面和影響力。

（13）深入社區、農村進行宣傳。可以通過表演快板、相聲等群眾喜聞樂見的文藝節目或舉辦展覽、講座等傳統形式宣傳檔案和檔案工作，尤其是館藏民生檔案的內 容、服務方式、利用手續等。

2、面向檔案形成者 ——強化歸檔責任和保護檔案意識 各單位形成的檔案是檔案館館藏的重要來源，各單位檔案是否齊全完整，整理得是否科學規范直接影響了 案館館藏的質量。各單位工作人員是檔案的形成者，提高他們的檔案意識，對保證本單位檔案的準確、完整、系統具有重要意義。各單位檔案人員開展活動的重點就是宣傳檔案在開展職能工作、處理各項事務、維護單位和職工權益中的重要作用，文件歸檔和規范整理的重要性，提升全體工作人員主動歸檔和自覺保護檔案的意識，轉變他們認為檔案室就是“守攤”的認識。

（1）開展檔案知識宣傳和競賽。通過單位網、本系統 手機短信平臺、簡報、櫥窗等開展宣傳，包括檔案的基礎知識、法制知識、文件材料歸檔、整理和檔案利用方面的知識等，在此基礎上再開展相關知識的競賽。這樣既普及了檔案知識，又活躍了活動氣氛。

（2）舉辦展覽和編輯畫冊。檔案部門可以單獨，或與 業務、宣傳等部門聯合，利用室藏檔案舉辦單位發展歷史展覽、檔案利用成果展覽或編輯相關畫冊，通過翔實的文件材料和生動的利用實例強化檔案的效用。

（3）開展參觀和體驗活動。邀請單位工作人員參觀檔案室，實地了解檔案的分類、整理、保管、編研等工作，并親自體驗檔案借閱工作等。這項活動可以定期開展，也可以作為新員工入職教育的一部分。

（4）開展檔案工作咨詢。檔案部門可以舉辦現場咨詢活動，發放有關查詢利用方面的宣傳資料，解答員工的問題；也可以發放調查問卷，了解員工需求，為以后更好地 為領導決策和職能工作服務奠定基礎。

3、面向檔案工作者 ——搭建交流業務提高素質的平臺 面向檔案工作者的活動主要是業務交流和學術研討，以提高其專業素養。檔案工作者包括基層檔案室的工作人員、檔案局館的工作人員和檔案學科的研究人員，要根據他們的需求開展不同的活動。

（1）針對基層檔案人員的活動重在提高其業務水平基層檔案人員存在更迭頻繁、業務不熟練等問題，他們需要專業人員對其進行業務指導，對工作中存在的問題答疑解惑。所以要從集中指導、培訓的角度舉辦活動。一是舉辦檔案專題培訓或講座，講授檔案專業知識，提高其工作水平；二是舉辦業務交流展覽，如編研作品展，讓各單位檔案人員互相學習、促進和提高。

（2）針對檔案局館工作人員的活動重在提高理論水平和開展橫向交流檔案局館工作人員要對本地區的檔案事業進行宏觀管理，或對館藏檔案進行收集、管理和利用，他們需要了解檔案領域的前沿知識、最新動態、理論成果、其他地區 的先進做法等，要借助國際檔案日為他們提供學習和交 流的機會。一是舉辦檔案前沿知識的講座，使其開闊視 野、增長見識；二是舉辦不同專題的研討活動，使不同檔案館間的工作人員可以就同類工作開展研討和交流，互相借鑒、提高；三是開發館際合作項目，為不同檔案館之間提供合作的平臺，如圍繞一個共同主題舉辦展覽、編輯 史料等，從而促進本地區檔案事業發展。

（3）針對檔案學科的研究人員舉辦高層論壇檔案學科的研究人員既包括高校檔案專業的教授，也包括檔案局館的研究人員，他們需要交流和研討世界或全國檔案領域存在的問題，提出解決方案，為決策人員提供理論依據和實踐的可行性。要根據當前檔案學理論與實踐中的熱點、難點問題確定研討主題，為他們提供研討的平臺，之后可將研討內容匯集成冊，供其他檔案工作者學習。此外，國際檔案日還為主辦活動的檔案館與博物館、圖書館及其他地區檔案館的合作提供了平臺。主辦者可以藉此開展與其他國家、地區檔案部門的交流與合作，共同舉辦學術活動和展覽等，共享檔案資源及相關成果；開展與本地區文博部門的合作，相互借勢，提升檔案的文化價值。

4、面向媒體 ——善于溝通并善用宣傳陣地

國家檔案局楊冬權局長在2011年召開的全國檔案宣傳會議上提出：要進一步鞏固和擴大檔案宣傳陣地，加強傳統媒體陣地建設、擴大新興媒體陣地建設、善于并大力運用公共宣傳陣地。所以在國際檔案日活動中，檔案部門要善于與社會媒體、專業媒體、傳統媒體、新興媒體等不同媒體，就宣傳內容和形式進行深入溝通，借助多種 媒體，讓社會上更多的人知道、參與并持續關注活動，進而關注檔案和檔案工作。

（1）加強與媒體的深度溝通對于國際檔案日活動的組織者來講，與媒體的溝通，就是要清晰、準確地將活動的對象、內容、目的等表達出 來，讓媒體充分了解，并與媒體的宣傳意愿相結合，從而滿足雙方的宣傳目標。

①與業內媒體的溝通業內媒體面向的對象是檔案工作者，宣傳的重點應是活動的內容，尤其是活動的創新點和涉及館藏特色的檔案，以達到為檔案館之間互相借鑒、共同提高、日后開 展合作創造契機的目標。各檔案館可以通過報道了解其 他地區的好做法，發掘共同的關注點或同類內容的館藏，為今后館際之間合作鋪路搭橋，從而促進全國檔案工作水平的提高。

②與公共媒體的溝通公共媒體面向的對象是社會公眾，宣傳的重點應是活動的時間、地點、形式等，目的是讓更多的公眾知曉。但是公共媒體的宣傳思路和檔案館的意愿不盡相同，公 共媒體在意的是通過抓住公眾“眼球”擴大受眾面，所以他們愿意從社會難點、熱點角度去報道，但從活動或工作本身的角度來看有時會片面。因此檔案館要主動加強聯 系、協商，尋求滿足雙方意愿的宣傳點，達到“雙贏”效果。

（2）豐富國際檔案日活動的宣傳內容 活動的宣傳既要考慮活動自身的宣傳，還要突出檔 案內容和檔案工作的宣傳。

①加強活動自身的宣傳。要全方位、多角度地宣傳 國際檔案日活動，開展活動之前廣而告之活動的時間、主 題、舉辦地點、預約方式等，充分造勢，讓更多的公眾知道并了解這個活動；在活動期間積極報道主場地及各分場地的情況，吸引社會公眾的持續關注；活動結束后對參加活動的人員進行訪談、回顧，使活動在公眾心中留下更深刻的印象。

②加強檔案內容及檔案工作的宣傳。檔案資料浩如海，檔案工作涵蓋百業，這為檔案宣傳提供了豐富的資源。要從檔案里發掘故事，把枯燥的檔案變成有趣的故事；用現實的眼光尋找歷史的檔案，把檔案變成現實的延伸、現實的參照，加強檔案同現實的聯系，使檔案具有鮮活力，從而提高檔案的吸引力、感召力；要深入宣傳檔案工作的歷史、傳承和作用，提高檔案工作在公眾心中的形象和地位。可以與電臺、電視臺、網絡合作，推出一系列與主題相關的檔案電視片、人物訪談；與本地區有影響力的網站合作，推出網上展覽等。

（3）發揮媒體的宣傳作用

①充分發揮傳統媒體的宣傳作用。積極與黨委、政府的宣傳、新聞出版、文化等主管部門溝通，爭取他們的支持；加強與主流媒體的聯系與合作，充分發揮傳統媒體覆蓋廣、受眾多、公信力強的優勢，借船出海，借勢而為，爭取更大的社會宣傳力度。

②積極發揮新媒體的宣傳作用。新媒體是新的技 術支撐體系下出現的媒體形態，如手機短信、移動電視、網絡、觸摸媒體等。新媒體以其形式豐富、互動性強、渠道廣泛、覆蓋率高、精準到達、性價比高、推廣方 便等特點在現代傳媒產業中占據越來越重要的位置。檔案部門要充分利用新媒體，豐富和創新宣傳渠道，吸引更多的宣傳受眾，尤其可以借助微博、微信、博客、論壇等社交媒體推介檔案和檔案工作，如發布開放檔案 信息、傳播工作動態、與公眾交流互動等，充分利用國 際檔案日活動的契機，對通過社交媒體征集、管理、發 布與利用檔案信息及宣傳檔案文化進行積極地探索和 嘗試。國際檔案日為我們提供了一個宣傳檔案和檔案工作、展示檔案部門和檔案專業形象、開展檔案界與社會互動的良好契機，我們要抓住這個契機，加強交流合作，推出更多內容豐富、形式多樣的活動，吸引更多的 社會公眾關注檔案和檔案工作，充分發揮檔案的價值和檔案館的社會服務功能。

增強社會檔案意識 推動檔案事業科學發展

檔案工作是一項為時代寫歷史、為文明傳薪火、為社會作貢獻的崇高事業，承擔著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責，功在當代、利在千秋。檔案事業的發展離不開檔案工作者的艱辛付出，更離不開各級領導的重視、社會各界的支持和人民群眾的參與。因此，我們要樹立“大檔案”意識，全社會都來重視檔案、關心檔案、支持檔案、參與檔案，推動我市檔案事業又好又快發展。

第一，要高度重視檔案工作，不斷豐富檔案資源。收集檔案、保護檔案、科學使用檔案，是每個部門單位、每個社會成員義不容辭的責任。我們要高度重視檔案和檔案工作，切實增強社會檔案意識，主動收集經濟、政治、科技、人文、社會管理等各方面的檔案資料，不斷豐富檔案資源。各地各部門要切實加強對檔案工作的領導和關心，把檔案事業發展和檔案工作納入經濟社會發展總體規劃及工作計劃之中，支持和保證檔案事業健康發展。

第二，要增強科學管檔意識，保證檔案安全規范。科學規范管理檔案是保證檔案安全和有效利用的前提。因此，各地各部門單位要切實增強管檔意識，自覺整理、管理好檔案，特別是要在三個方面下功夫：首先，要在業務指導上下功夫，實現管理規范化。履行好檔案行政監督管理職能，提高檔案整理歸檔的規范化水平。二是要在館室建設上下功夫，實現館庫標準化。三是要在檔案數字化上下功夫，實現檔案信息化。

第三，要始終堅持服務為先，切實發揮檔案作用。一是要服務經濟建設，促進經濟發展。二是要服務政治建設，促進政務公開。三是要服務文化建設，促進文化繁榮。

第四，要提高依法治檔能力，推進檔案事業健康發展。要加強法制宣傳。宣傳檔案知識和《檔案法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》等法律法規，增強全社會的檔案意識。要加大檔案執法檢查力度，依法查處各種檔案違法案件，加大監督整改力度，不斷提高行政執法水平，用法律規范全市檔案事業的發展。廣大檔案工作者要主動適應時代發展的要求，既要做檔案資料的忠實守護者，更要做歷史資政的辛勤實踐者，自覺加強學習、提高素質、愛崗敬業、無私奉獻，努力使自己成為政治強、作風硬、業務精的復合型人才，為通遼檔案事業的發展貢獻自己的智慧和力量。

參考文獻： 1.徐敘瑢：《發光材料與顯示技術》，化學工業出 版社，北京 ,2003 年 1 月第一版。2.樊美公：《光化學基本原理與光子學材料科 學》，科學出版社，北京 ,2001 年 2 月第一版。3.李建宇：《稀土發光材料及其應用》，化學工業 出版社 2003 年版。4.于桂賢、袁紹嘏：《發光材料的研制及應用》，《化工新型材料》 29(6)(2001):1-5。5.劉耿生：《檔案真偽論》，中國檔案出版社 ,2002 年 5 月第一版。6.陳振乾：《淺談防偽紙張》 , 《中國防偽報道》 , 2005 年 1 期。7.齊成：《常見防偽紙特性和應用領域》 , 《印刷 質量與標準化》 ,2007 年 5 期。（大連市，郵編： 116029）

第三篇：檔案學概論

第一章

檔案概論與檔案現象

第一節

檔案的定義及其分析

一、對已有檔案的定義剖析

（一）直觀描述型檔案定義的優勢與劣勢 定義：檔案是某種文書、文件或文書材料

優勢：直觀，易理解，能讓人在現實生活中識別什么是檔案（檔案大部分是由文書、文件轉換而來。檔案的實存形態主要是過去的文書、文件。）

劣勢：沒有從檔案在社會生活中的根本作用、價值等角度去揭示檔案的本質所在

（二）抽象揭示型檔案定義的優勢與劣勢

定義：檔案是一種信息或歷史記錄、原始記錄、記憶工具 優勢：有利于人們對檔案本質的深入認識與揭示

劣勢：抽象度較高，理解難度大，確指性差，易產生學術分歧

二、檔案的本質及其定義表述

1、檔案的本質特性：檔案本質是社會生活的原始記錄，即原始記錄是檔案的本質特性 檔案的定義：

①國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成有價值的各種形式的歷史記錄（中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》）

②檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固定化信息（檔案是清晰、確定的原始記錄性信息）

③“社會記憶”說。認為檔案的本質是“社會記憶”或“人類社會文化的歷史記憶”

④“歸檔保存”說。認為檔案的本質是有意識的“歸檔保存”或“保存備查”

⑤“積累物”說。認為檔案是“一種文化的積累”

⑥“副產品”說。認為檔案是社會活動過程中形成的一種“副產品”或“分泌物”

三、對檔案定義的理解

（一）社會性

檔案是人們在社會生活中直接形成的，其內容是對社會活動的內容、過程及結論的原始記錄，而非自然界的產物。

（二）歷史性

從時態上講，檔案時已經形成的，而不是正在形成或尚未形成的東西

“讓過去告訴現在”“讓歷史告訴未來”

（三）確定性 檔案內容信息具有清晰性、確定性，依附于一定的物質載體形式而存在的，二者缺一不可

沒有載體形式的原始記錄（如人的口語）不能為檔案

沒有清晰、確定的信息內容的原始記錄（如純粹的文物，器具）不能為檔案

（四）原始記錄性

檔案是人們在社會生活中直接形成的原始性信息記錄，對以往社會活動具有直接的原始記錄作用

例：文章、圖書不是檔案，但其手稿、書稿即是檔案；報刊不是檔案，但其文稿和發排稿是檔案；電影，電視節目不是檔案，但其腳本、場記、拍攝圖片、播發稿等記錄物是檔案

從信息論和人類之所以保存、使用檔案的心理根源及實踐需求講，檔案實際是人類追求信息的確定性、可靠性的產物，是社會實踐必須有確定、可靠地信息支持方能有效進行的現實需要產物。

檔案的本質特性——原始記錄——不僅是檔案區別與其他事物的根本所在，而且從根本上決定著其管理方法的基本取向

當今世界各國均以“來源原則”為核心的歷史主義方法作為管理檔案（尤其實體）的基本方法

四、檔案的實存形式及其形成過程

（一）檔案的實存形式

檔案的實存形式是指檔案在現實中具體存在形式，也就是在各種各樣的具體事物中，究竟什么東西是檔案的屬性，什么是檔案，什么不是。

凡是對歷史事實具有某種清晰，明確的原始記錄作用的東西都是檔案的實存形式，均可成為檔案。

檔案的實存形式：a、文書，文件類

B、非文書類：文稿、書稿、錄音、錄像制品、文件的底稿、照片的底片、圖紙的底圖、影片的母片等一般被認為是程度最高的檔案。

（二）檔案的形成過程

檔案的形成過程是指各種形態的文件，從被制出來到被作為檔案正式保存并發揮檔案作用的

過程

檔案形成的過程有兩種類型： A、在其被制作時就是檔案，制作者有明確的檔案意識，其制作的目的就是讓其在時間上傳遞，為日后的查證、使用，為自己或后人留下明確的歷史記錄。如：個人檔案、會計憑證、日記、照片、錄音、墓碑等。優勢：制作材料較好、耐久、格式嚴格、規范、便于長久保存且留存狀況較安全、完整。

劣勢：內容難以客觀、真實，有虛假不實甚至有作偽、抑惡揚善、報喜不報憂等內容偏差、錯誤。

B、被制作時并不是檔案，無檔案意識，其目的是為解決處理現實生活、工作中的具體問題。途徑：處理——鑒定——立卷歸檔 優勢：內容較客觀真實

劣勢：材料質地、耐久性差，書寫不規范、留存不好

五、檔案的真實可靠性

（一）檔案的內容若沒有失誤、歪曲、作偽之處，那么在同一歷史事實均有記載的各種信息中是最真實最可靠的

（二）檔案若有失實、歪曲、作偽之處，那么失實、歪曲、作偽之處乃至偽造，這之一客觀事實也恰恰是有檔案這一實存形態來已記錄，固化并示之于世人的，它依然有其另一意義上的真實性與可靠性。

因此，檔案只要其自身存在就沒有“假”的，而都是真的，“假”的也是“真”的第二節 檔案與相關事物的關系

一、檔案與信息

檔案信息是信息的一種存在形式，檔案是人類社會的一種重要信息資源

檔案是一種最真實最可靠最權威性與憑證性的原生信息資源 信息的確定性與可靠性是信息的根基所在，沒有確定性和可靠性就沒有價值

檔案是一種最重要的信息，檔案是人類所擁有的一種非常重要的信息資源

二、檔案與文獻

區別：

1、本質不同。檔案是社會的原始記錄，是第一手的原生信息；文獻則不論是否是原始記錄，都可成為文獻

2、文獻注重歷史文化價值，檔案則既注重歷史文化價值又注重現實性的查考，實用價值

3、文獻內容一般系統、完整，檔案則包括大量的片段、零星記錄在內。如測試記錄、發票、賬單、登記表單等

三、檔案與文書

文書因其定稿具有較強的原始記錄性，可直接轉化為檔案 區別：

1、檔案的實存形態不僅僅是過去的文書，還有大量非文書一類的原始性記錄物，同時過去的文書只有原始記錄性強、查考價值高且處理程序完畢的

2、文書雖然有原始記錄，但原始記錄并非文書的本質，其本質是人們處理、解決現實性具體事務、問題信息的傳遞工具；檔案本質是以往社會的原始記錄，主要是在時間上的傳遞

四、檔案與圖書

區別：

1、本質不同。圖書的本質是系統知識的結晶，是人類對自然及社會現象進行系統認識研究的結果

2、社會功能不同。檔案是解決現實中的實際問題，為了解、研究歷史事實，圖書是為了學習系統知識，陶冶情操

3、圖書記載不是直接原始記錄，經過加工的系統知識

五、檔案與資料

資料是一個相對性、動態性極強的概念，其外延極為廣泛；檔案可被視為資料，但資料不能

作為檔案看待并使用

六、檔案與文物 檔案因其既有原始記錄的作用，又有突出的歷史文化作用，可看作是文物，但文物不能稱為

檔案；大部分文物是實用性物品，其所記錄的歷史事實的內容、信息是不清晰，不確定的

第三節 檔案的種類 檔案分類涉及三個層面：

一、對檔案的認識性分類（概念分類）即檔案的種類認識

二、檔案實體的管理性分類（實體分類）

三、檔案內容信息的管理性分類（信息分類或檢索分類）

（一）公務檔案與私人檔案

公務檔案：主要是過去的公務文件，如法律、法規、行政公文等 私人檔案：主要是日記、文稿、賬單、票據、筆記、信函等 私人檔案中的公文檔案：私有組織（企業或事業單位）

（二）歷史檔案與現行檔案

歷史檔案：形成時間早，離現在較遠且主要起歷史文化作用 現行檔案：形成時間晚，離現在較近且主要起現實考查作用

（三）文書檔案、科技檔案與專門檔案 文書檔案：實際指行政管理檔案，在社會行政管理活動中形成的，實質突出行政性、政治性

科技檔案：在科技、生產活動中直接形成的具有一定保存價值的科技文件。如圖紙、設計任務書、科研報告

專門檔案：通過創造性勞動選擇并保存下來以備考察的各種專門文件組成的有機系的總稱

（四）中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案、舊政權檔案

中華人民共和國成立后的檔案：指1949年10月1日中華人民共和國成立之后形成的國家所有的檔案

革命歷史檔案：1949年10月1日中華人民共和國成立之前有中國共產黨及其領導的軍隊、政權、企事業單位、社團等社會組織及個人所形成的歸國所有的檔案

舊政權檔案：指1949年10月1日中華人民共和國成立之前除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案

（五）紙質檔案與非紙質檔案 紙質檔案：以紙張為載體的檔案

非紙張檔案：新型載體檔案（聲像或音像檔案：照片、影片、錄音、光盤、錄像）、電子檔案

第二章

檔案的源流

檔案的起源和演變發展與人類社會物質文明、精神文明的發祥和進步程度密切相關，反映了人類記憶發展脈絡和水平。

第一節

檔案的起源

一、檔案起源諸說

中外檔案起源觀點：

（一）文字是產生檔案的必要條件

（二）文字和國家的出現是檔案產生不可缺少的條件

（三）以原始記事方法形成的記錄就是

檔案（結繩、刻契、編貝、結珠、圖畫等）

歷史事實表明，檔案是人類社會發展到一定階段的文明產

物，檔案是人們社會實踐活的原始

記錄

二、中國檔案的起源

中國古代文字的產生和應用不僅標志著中國古代社會文明的發展水平，而且為產生文字記錄 的檔案提供了重要的條件。

（一）仰韶文化陶器上的符號

（二）龍山文化甲骨文

（三）大汶口文化陶尊上的符號

三、外國檔案起源

（一）古埃及石刻檔案、紙草檔案、泥板檔案

（二）幼發拉底河和底格里斯河楔形文字

從中外檔案起源過程來看，檔案是人類歷史發展到一定階段的產物，它的形成經歷了一個長

期發展的過程，他以社會的生產發展和人類交往的擴大及文

字的發明為基礎產生于原始公社

向奴隸制過渡的時期

第二節

檔案的演變

一、紙張前的中國檔案

1、甲骨檔案

2、金石檔案

3、簡牘檔案

4、縑帛檔案

二、紙張前的外國檔案

1、石刻檔案

如：梅騰自傳（迄今為止最早的傳記性檔案）

巴勒莫時刻（埃及最古老的紀年石刻檔案）

漢謨拉比法典（兩河流域階級社會第一部完備的成文法典）

2、泥板檔案

如：拉伽什泥板、西帕爾泥板、哈圖薩什泥板、埃勃拉泥板

3、紙草檔案

如：哈里斯大紙草（是以出土之草檔案中最大的一件）伊浦味陳辭

4、羊皮檔案

如：美國第一部憲法、獨立宣言、人權宣言

5、蠟板檔案

6金屬檔案

如：羅馬“十二銅表法”

7、棕櫚樹葉檔案 如：貝葉經

8、樺樹皮檔案

如：婆羅門手稿、白樺樹皮請愿書（美國1849年）

三、紙質檔案、音像檔案、電子檔案

（一）紙質檔案：

1、由于經濟實用，書寫和印刷方便，檔

案數量大為增長

2、隨著檔案數量的增長和傳遞頻繁，檔

案管理活動的復雜程度也加大，這使檔案的鑒定、分類、保管、編目等工作都

提出了性的要求，很

多國家檔案管理的科學化、規范化程度提高

（二）音像檔案（聲像檔案或視聽檔案）

1、音像檔案具有更強的直觀性

2、易受光、熱、潮濕、污染物等環境因素影響，記錄在其

上的音像信息會隨載體的損失而

失真、減弱甚至消失

3、易于復制，對母本的認證以及對文件件的原始性、真實

性的鑒別需要專門的程序和技

術

（三）電子文件/電子檔案

凡作為“檔案”接收和保存的電子文件均被稱為“電子文件”

而不是“電子檔案”

特征：信息的非人工識讀性、系統依賴性、信息與特定載體

之間的可分離性、信息的可變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性以及信息的可

操作性等

檔案發展方向：高密度、易傳遞、易查找、多媒體

第三章 檔案的價值與作用

第一節

檔案的價值與作用概述

（一）檔案的價值是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性，它是主體（檔案利用者及其利用需求）與客體（各不同時代產生的各種類型載體內容檔案）之間的關系范疇

檔案價值作為一種關系，是主體需要和客體屬性的統一結合，主體的需求構成檔案價值的前提條件，而客體的屬性是構成檔案價值的基礎

檔案價值關系在社會活動中的具體體現就是檔案的作用，檔案的作用通常是指檔案對人們從事的社會實踐活動的影響 “價值”通常是從總體上，一般意義上表示檔案的有益性、有用性，而“作用”往往是從具體的、個別的意義上表述檔案的有益性、有用性。

檔案具有比較穩定的特征，而作用則可以根據社會的發展需求的變化呈現出多種形式，但二者實際上都包含了檔案及其屬性、主體及其需需要（或社會需要）兩個方面

第二節

檔案的價值形態

檔案的價值形態是指檔案價值的具體表現形式

（一）檔案的憑證價值和情報價值 憑證價值

1、檔案是歷史的真憑實據，他的這種可資為憑的特征構成檔案的基本價值之一——憑證價值

2、檔案的憑證價值是檔案不同于其他各種資料的最基本特征

3、檔案是確鑿的原始材料和歷史記錄，它可成為查考、研究和處理問題的依據，認定法律權利、義務與責任的證據以及政治斗爭、外交斗爭、和教育人民的工具

4、檔案之所以有憑證價值是由與檔案形成的過程中及其結果的內容和形式特點決定的 從內容上看：它是從當時直接使用的文件轉換而來，并非事后使用另行編制的，因此他客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據

從檔案的形勢與特征來看：文件上保留著真切的歷史標記

情報價值

檔案是事實、知識和經驗的記錄，他的這種可靠的、廣泛的、可資參考的特征，構成了檔案的又一基本價值——情報價值 檔案記錄了歷史活動的事實和經過，也記錄了人們在各種活動中的思維過程，所以它能給人以互有聯系的、系統的、廣泛的情報信息

檔案的情報價值體現在不同層次的檔案集合中：

1、體現在一個檔案館（室）以致國家檔案館的檔案材料中

2、體現在一定數量文件的單位組合中

3、體現在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨跡中

（二）檔案的現實價值和長遠價值

1、檔案的現實價值又稱為現行價值，是指檔案對現實的社會實踐活動鎖具的有用性

2、檔案的長遠價值是指檔案價值的時效性可以擴展到遙遠的未來，在相當長的時間中能夠滿足社會各方面需要的性質

（三）對于形成者的價值和對于社會的價值

1、檔案對于其形成者所具有的價值類似于文件的第一價值，其價值主體是檔案形成者

2、檔案對于社會的價值類似于文件的第二價值，其主體是非檔案形成者

文件的雙重價值指其文件的原始價值和從屬價值或檔案價值

第三節

檔案的作用

（一）行政作用

檔案是一個政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府賴以建立的基礎

檔案中包含機關、企事業單位行使職能的法律依據、處理事務的結果、重要事實的記錄和大量的工作經驗，各級機構需要借助這些依據和經驗去制定政策，處理社會、組織、程序等方面的問題

（二）業務作用

1、檔案記錄了各行各業的運營發展的有關情況、成果、經驗和教訓，是以往業務活動的記錄和繼續開展業務活動的條件

2、在各項業務活動中形成的檔案，不僅可以維持業務活動的正常進行，有時還可以產生明顯的社會效益和經濟效益

（三）文化作用

檔案的文化作用主要是人類所創造的一種寶貴的精神文化財富，以及它對與人類社會文化的積累、傳播、發展與進步所發揮的各種功能

1、檔案是民族文化積累的集中的體現。檔案是一個民族、一個國家歷史真實的記錄，是民族文化的“根”和民族文化心理的情感寄托

2、檔案是歷史文化的積累。檔案中凝聚了歷史經驗，蘊涵著社會和事物的發展規律，檔案的保存和流傳實質是人類文化的延續

3、檔案是文化創新的基礎。這不僅表現在人們可從檔案中吸取歷史文化的精髓，作用于社會意識形態，形成新的文化價值判斷，也表現為人類可以在借鑒已有文化成果的基礎上創造新的文化

（四）法律作用

檔案的法律作用是指檔案在解決爭端、處理案件等活動中發揮的證據作用，法律作用是檔案憑證作用的重要體現

1、在政治、經濟、軍事、外交、領土爭端上檔案的法律作用明顯

2、檔案在維護國家。集體、個人合法利益方面的法律作用也明顯

（五）教育作用

檔案是一種教育資源，他以第一手原始資料見長，詳實的記錄了人們創造歷史的曲折歷程和奮斗足跡，形象生動的反映了社會生活方方面面，其真實性不容質疑，具有不可抗拒的說服力和感染力

第四章

檔案事業及其構成

第一節

檔案工作的內容

檔案工作包括：檔案管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳工作、檔案國際合作與交流工作

一、檔案管理工作

檔案管理工作是指用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業的工作

基本內容包括：檔案的收集與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統計和利用服務

二、檔案的行政工作 檔案行政工作是以國家各項事業的需要為目標，對全國以及地方的檔案工作進行統籌規劃、組織協調、統一制度、監督指導的活動。檔案的行政工作的目的是不斷調節檔案事業系統的內部關系和外部關系，促進那檔案事業的發展，為國民經濟和社會發展服務。

檔案的行政工作的主要內容是：以檔案行政部門為組織協調中心，培訓和提高檔案工作人員的行政能力和水平，依法行政，通過調查研究和加強管理，完成規劃制定、統一制度、行政監督、組織協調、業務指導和咨詢服務的任務，提高檔案的行政效率，從而促進檔案事業整體水平的提高。

三、檔案教育工作

檔案教育是檔案事業的重要組成部分，檔案事業的建設需要發展檔案教育，培養檔案專業人才

（一）我國當年教育的歷史與現狀

1934年，私立武昌文華圖書館專科學校設立檔案管理特種教席，標志著我國檔案教育事業的問世，1939年該校兼辦一年制檔案講習班，1940年正是該為兩年制檔案專科，1947年后又改為三年制，1946年3月殷仲麒等人在重慶創辦一所私立充實檔案函授（崇實檔案學校）。

1950年9月至1951年1月中南軍政委員會和湖北省人民政府曾聯合委托原武昌文華圖書館專科學校開設檔案訓練班，1951年北京大學圖書館專科辦過檔案專科班，1952年遼西省委曾舉辦過檔案工作短期研究班，1952年11月15日中共中央和政務院聯合決定，批準中國人民大學設立檔案專修班，這標志著新中國檔案事業的正式創立，1953年7月改為專修科，1955年9月擴充為歷史檔案系，1974年被迫停辦，1978年重新恢復并更名為檔案系，1985年進國家教委批準成立了中國人民大學檔案學院，成為全國檔案教育與檔案學研究中心和培訓高等學校檔案師資基地，進入80年代后，我國檔案教育進入了一個大規模、實質性發展的階段，至今我國檔案基本形成一個多層次、多渠道的較為合理的全國檔案教育網絡體系。

(二)檔案教育結構

檔案教育的目的是造就不同水平、不同層次的各類檔案專門人才。檔案教育結構是一個多層次、多系列的復合結構 從宏觀上看，我國的檔案教育體系一般包括高等教育（我國檔案教育的核心部分）、中等教育、在職繼續教育和社會教育四個部分

1、檔案的高等教育包括研究生、本科生、專科生三個教育層次。

2、檔案中等教育是培養初級檔案管理人員、技術人員的主要途徑，他辦學的形式主要有中等專業學校、職業學校兩種

3、檔案在職教育是對以從事檔案工作人員進行檔案專業知識的提高性教育

4、檔案的社會教育是指向社會各方面宣傳檔案學知識，增強檔案的社會意識

四、檔案宣傳工作

（一）檔案宣傳的涵義

檔案宣傳是向人們傳播檔案、檔案工作有關信息、思想，從而影響人們行為的過程

檔案宣傳工作的目的是通過宣傳動員、教育和激勵檔案工作者，使他們積極投身于檔案事業的建設和發展。同時，通過宣傳擴大檔案工作的社會影響，增強檔案的社會意識，是社會各方面都能關心檔案，重視和支持檔案事業的發展，并有效的服務于社會主義現代化建設

（二）檔案宣傳的內容

1、宣傳檔案

2、宣傳檔案工作

3、宣傳檔案人員

（三）宣傳檔案的形式

1、口頭宣傳

如：舉辦各種座談會、講座、報告等

2、運用大眾媒體傳播

如：報紙、期刊、廣播、電視等

3、檔案陳列與展覽

如：檔案實物、照片、圖標等

4、檔案專業報刊

5、檔案網站

五、檔案科學技術的研究工作

檔案科學研究工作是通過調查、觀察、實驗、比較、分析等手段，把檔案工作實踐的感性材料加以研究、提煉，上升為理性成果的一項創造性工作

我國檔案研究工作的主要指導思想和根本任務：運用科學的世界觀與方法論，理論聯系實際，全面總結我國檔案事業發展的經驗，批判性的繼承中外檔案科學技術遺產，探索我國檔案事業改革、發展的規律以及實現檔案管理現代化的理論、技術與方法，為檔案事業的進一步發展服務

我國的檔案研究工作按其研究對象的性質劃分包括以下內容：

1、檔案科學的基礎理論研究

檔案科學理論基于實踐又高于實踐，因此理論研究具有前瞻性和引導性特點

2、檔案科學的應用理論研究

檔案工作是一項管理性、操作性較強的工作

3、檔案科學的應用技術研究 檔案管理工作是一項專業技術性工作

六、檔案國際合作與交流工作

參與檔案國際交流與合作工作，是我國社會主義檔案事業的一個重要組成部分，是發展我國檔案事業的外部條件

第二節

檔案工作的基本原則

基本原則：集中統一的管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用

一、檔案工作基本原則的內容

（一）全國檔案工作實行統一領導、分級管理原則 統一管理、分級領導，既是社會主義制度決定的也是檔案工作發展的客觀需要

第一，國家檔案按規定分別由各級、各類檔案保管機構集中管理

第二，全國檔案工作在各級人民政府的領導下，有各級檔案行政機構同意、分級、分專業管理 第三，對黨政檔案和黨政檔案工作實行統一管理

（二）維護檔案的完整與安全

維護檔案的完整與安全是檔案工作的基本要求

1、維護檔案的完整

檔案的完整包括檔案材料收集齊全和整理系統兩個方面

2、維護檔案安全

檔案安全包括檔案的實體安全和檔案的內容安全兩個方面

（三）便于社會各方面的利用

我國檔案工作基本原則的三個組成部分，是辯證統一的有機整體，統一領導，分級管理是核心，維護檔案的完整與安全是手段，便于社會各方面的利用是目的

第三節

檔案事業的管理體制

一、檔案事業管理體制

檔案事業管理體制是指檔案事業管理的體系和組織制度，包括檔案行政管理部門的設置及隸屬關系，權限劃分等

（一）分散式檔案管理體制

分散制，指一些國家的地方檔案機構不接受中央檔案機構的領導、指導和監督。采用分散制的大多為聯邦制國家 主要形式有：

1、英國式

2、瑞士式

3、美國式

（二）集中式檔案事業管理體制

集中制，指一些國家的地方按檔案機構接受中央檔案機構的領導、指導和監督

主要形式有：

1、中國式

2、法國式

3、瑞典式

二、我國檔案事業管理體制的發展變化

變動的主要特點：檔案事業由分散管理逐步向集中統一管理體制發展過度，集中式管理體制也處在不斷完善之中

盡管我國檔案事業的領導體制經歷幾次變化，但始終堅持黨政檔案工作統一管理的基本原則，重視黨對檔案事業的領導，重視政府部門對檔案事業建設與發展的支持，這對我國社會主義檔案事業的順利發展具有重要意義

第五章

檔案機構

第一節

公共檔案館

我國檔案館主要可以分為各級國家檔案館、專業檔案館（專門檔案館、部門檔案館）、企事業檔案館

一、國家檔案館

我國國家檔案館一般可以分為歷史檔案館和綜合檔案館兩類，歷史檔案館包括中國第一歷史檔案館（主要保存明清中央機構的檔案）和中國第二歷史檔案館（主要保存民國時期各個政權中央機構檔案）。綜合檔案館一般隸屬于各級黨和政府，收集保存黨和國家在各方面活動中形成的檔案，根據其所處的層次不同，可以分為中央級和地方級兩種類型，其檔案館數量眾多，是我國國家檔案館和檔案事業的主體

（一）綜合檔案館的性質

我國國家綜合檔案館是統一保管黨和政府機關的管理部門，它既是黨的機構，又是國家的機構

綜合檔案館的科學文化事業性質，主要表現在：

1、從檔案管理對象來看，它管理的是歷史上政治、經濟、軍事、文化和科學技術等活動記錄，是一種重要的歷史文化遺產和精神文化財富

2、從檔案館的活動方式和工作成果來看，檔案工作一項研究性工作

3、從檔案管的職能來看，他不僅肩負科學管理檔案的重任，而且致力于社會文化服務工作，在繁榮國家文化事業、促進社會進步和建設社會主義精神文明中具有重要的作用

（二）綜合檔案館的基本職責與具體任務

基本職責：集中統一管理黨和國家需要長遠保管的檔案和有關資料，維護歷史的真實面貌，為現實的社會主義現代化建設和歷史的長遠需要服務

基本任務：1,、接收與征集各機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料，科學的管理

2、通過多種方式，積極的開展檔案資料的利用工作

3、參與編史修志

二、專業檔案館

(一)專業檔案館的基本含義及其發展歷史

專業檔案館是指國家專門管理某一方面或某一特殊專業和技術活動中形成的檔案而設置的檔案館

我國的專業檔案館從設置形式來可以分為：全國性專業檔案館、地方性專業檔案館和某一專業系統建立的專業檔案館

我國最早建立的專業檔案館是1952年成立的集中管理全國地質檔案資料的地質館，1958年9月中國電影資料館成立，同年測繪資料館成立，20世紀60年代后又建立機械工業部檔案、鐵道部檔案館、外交部檔案館、測繪檔案館、氣象檔案館、交通部檔案館、郵電部檔案館、中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館等一系列專業檔案館

專業檔案館具有專業技術性強、數量龐大等特點，這決定了對專業活動中形成的檔案有必要進行集中統一管理。

（二）專業檔案館的類型

1、特殊載體檔案館

如：照片檔案館、電影資料檔案館

2、城市建設檔案館

城市建設檔案館是指在城市規劃、建設及其管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料、3、部門檔案館

部門檔案館是指在某一專業系統內，為保管某類專門檔案而設置的檔案館類型

如：外交部檔案館、公安部檔案館、鐵道部檔案館、交通部檔案館等

第二節

內部檔案機構

內部檔案機構主要是在某一機關或組織內部設立的，保管本單位形成的檔案，并作為本單位提供服務的檔案機構，主要有企事業檔案管、檔案室兩種類型

（一）企業檔案館

企業檔案館是20世紀80年代中后期以后出現的一種檔案館類型

1、企業檔案館的含義

企業檔案館是收藏和管理本企業檔案的檔案館

A、企業檔案館具有檔案館的一般屬性，企業檔案館作為檔案館的一種類型，應是保存企業檔案的基地，是利用檔案史料的中心

B、企業檔案館收藏和管理本企業檔案 C、企業檔案館主要是服務本企業

2、企業檔案館的特點 A、綜合性

企業檔案館是保存本企業檔案的基地，企業管理中形成的檔案有：黨政工團文書檔案、科技檔案、會計檔案、經營管理檔案、生產管理技術檔案等 B、專業性

企業檔案構成中，科技檔案所占比重極大 C、企業檔案館的職能 a、向本企業和社會提供服務

b、負責本企業檔案的收集、整理、鑒定、保管和統計工作 c、編研檔案信息，開發檔案信息資源 d、宣傳教育職能

（二）企業檔案館的設立 企業檔案館設立應具備的條件：

1、企業必須是大型以上企業和企業集團

2、企業檔案館的設立必須考慮到企業檔案工作的基礎狀況

3、企業檔案館在設置機構上應是企業的內部結構，經費由企業自行解決

4、企業檔案館在設立時可以考慮實現檔案、圖書、情報資料的一體化管理，從而實現信息資源的綜合開發利用，有利于企業提高信息管理的效率

二、檔案室

檔案室是各機關統一保存和管理本機關檔案的內部結構，是整個機關的組成部分，是屬于機關管理和研究咨詢性質的專業機構

（一）檔案的性質

1、檔案室是機關內部組織機構

2、檔案室是保存檔案的過渡性機構

3、檔案室的主要任務是服務本機關

（二）檔案室的作用

1、檔案室是機關內部具有參謀和咨詢作用的部門，他是機關工作的助手，為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持

2、檔案室是全國檔案工作的基礎

（三）檔案室的任務

檔案室的任務是：集中統一的管理本機關各部門形成的各門類和載體的全部檔案，為本機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料

1、對本機關文書部門或業務部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督

2、負責管理本機關單位的全部檔案和相關材料，并積極組織提供利用

3、定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交

（四）檔案室的類型

1、普通檔案室

普通檔案室即機關檔案室、文書檔案室，主要負責管理機關的黨、政、工、團文書檔案

2、科技檔案室

科技檔案室是指保管科技檔案的專門檔案機構

3、音像檔案室

保存照片、影片、錄音帶等特殊載體的檔案室

4、人事檔案室（干部或職工檔案室）

5、綜合檔案室

這是機關建立的綜合性檔案管理機構，他統一管理本機關形成的各種普通檔案、專門檔案和特殊載體檔案

6、聯合檔案室

在同一市鎮內的一些機關聯合起來設置一個檔案機構，負責保存和管理這些機關形成的檔案

7、檔案信息中心

將檔案、圖書、情報一體化管理，在原有的圖書機構、檔案機構、情報機構的基礎上設立的統一的信息管理實體機構

第三節

檔案行政機構

一、檔案行政機構的責任與任務

1、檔案行政機構的職責

檔案行政機構是黨和國家指導和管理檔案工作的部門，由于我國黨、政檔案工作實行統一管理，因而各級檔案機構及適當的機構又是國家機構。

檔案行政機構的基本職責：在統一管理黨指導、政檔案工作的原則下，分層負責的掌管全國檔案事物，對全國檔案工作實行監督、檢查與指導。

2、檔案行政機構的具體任務

A、擬定檔案工作的規章、辦法，建立國家檔案工作制度，制定檔案工作的發展規劃

B、指導和監督各機關、部門、團體、企業、事業單位的檔案工作；規劃和籌建檔案館，在業務上指導檔案館工作 C、研究和審查有關檔案保存價值、檔案保管期限的原則和標準，監督和審議有關檔案的銷毀問題

D、組織和指導檔案工作業務經驗交流、檔案工作干部專業教育和檔案科學研究

E、組織和參與檔案工作的國際研究

二、檔案機構之間的關系 檔案室、檔案館和檔案局是我國檔案機構的三種基本類型。三種檔案機構之間的關系：上級檔案行政機構對下級檔案行政機構具有業務上的指導和監督關系；檔案行政機構對同級檔案行館和檔案室等檔案業務機構具有業務指導和監督關系；機關檔案室和檔案館之間具有檔案交接關系，各級各類檔案館（室）之間均無隸屬關系，但有一定的協作關系

第四節

新型檔案機構

一、文件中心

（一）文件中心的涵義及產生的背景

1、文件中心的涵義

文件中心是一種社會文化、集約化和專業化的檔案管理機夠

2、文件中心產生的背景

誕生于二戰期間，政府文件量急劇膨脹，大大加重了文件管理的負擔，為保護文件檔案，在檔案界的倡導和支持，美國軍事部門創建的一種新型文件管理機構——文件中心 1988年我國甘肅永靖縣成立第一個文件中心

（二）文件中心的特征和特征

1、文件中心的特征

a、文件中心主要是一種實體性管理機構

b、文件中心是一種社會化、集約化和專業化程度較高的檔案管理機構 c、文件中心對其保管的處于休眠階段的文件只有保管權，無所有權，文件的所有權仍屬于形成機構

d、文件中心是介于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構，他要對雙方負責

d、文件中心可以同時承擔文件管理咨詢與培訓職能

2、文件中心的類型 a、政府性文件 b、商業性文件

二、檔案寄存中心(一)檔案寄存中心的涵義

檔案寄存中心是指由國家綜合檔案館或其他獨立法人設立的，為各類企業、社團以及個人提供檔案寄存有償服務的機構。

（二）創辦檔案寄存中心的背景

1、國企改革中，國企檔案存在管理不善乃至無處可歸的情況

2、非國企檔案管理大多比較混亂

3、社會團體和個人不具備檔案保管的充分條件

三、檔案事務所

（一）檔案事務所的涵義及其產生的背景 檔案事務所是適應近年來我國檔案工作中出現的一些新情況而建立的一種新型檔案機構

背景：

1、檔案業務數量增加，檔案行政部門不堪重負

2、檔案行政部門人員編制少，檔案局不能完全履行職責

（二）檔案事務所的服務對象和服務范圍

對象：企事業單位、行政機關、社會團體、個人等等 范圍：指導、咨詢、檔案整理、裝訂，檔案搶救等等

（三）檔案事務所的性質及其管理

檔案事務所是獨立經營、獨立核算、自負盈虧的企業型單位

四、現行文件資料中心

（一）現行文件資料中心的涵義及其管理

涵義：現行文件資料中心也稱“現行文件閱覽中心”“現行文件開放中心”等，他是公共檔案館在收集、集中政府機構現行文件的基礎上，以政務信息公開為基礎任務，方便社會各界，特別是普通公共查詢、了解政府在社會事務管理各方面現行政策規定的內部機構。

（二）現行文件資料中心的運作機構與發展前景

1、從其運作來看，其基礎工作：a、收集、集中一批與用戶查詢要求有關的法規性和政策性的現行文件或現性文件信息；在收集、集中現性文件的基礎上，對現行文件保密與非保密的界限進行審查 從其發展來看，需進一步解決的問題：進一步確認現行文件資料中心的合法性地位；建立現性文件報送、收集和管理的常規性與強制性，保證現性文件開放活動的持久深入開展；制定合理的、科學高效的開放工作制度與管理規范，明確現行文件資料中心的權力與義務；嘗試現性文件開放服務方式與手段的創新等

第六章

檔案工作的特點、規律與發展

第一節

檔案工作的特點、地位與效益

一、檔案工作特點

檔案工作的特點是指檔案工作區別于其他事物的內在規定性。檔案工作就其本質來說，是管理檔案和開發檔案信息資源為各項社會活動服務的工作

檔案工作就其基本特點來說，是一項服務性、文化性、管理型、政治性與科學性的工作

（一）檔案工作的服務性

檔案工作對生產力的發展和社會全面進步有著不可低估的的作用；檔案工作實現自身價值的這種特殊途徑，決定了它是一項服務性工作；服務性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發展的基本因素；檔案工作區別于其他服務性工作在于它是以提供檔案信息為社會實踐服務的特殊服務工作

（二）檔案工作的文化性 檔案工作，特別是檔案館工作在人類社會文化中的作用決定了其具有很強的社會文化性 檔案館工作的文化性表現在：

1、檔案室社會文化的組成部分，檔案館具有保存歷史文化遺產的作用；檔案信息資源是重要的生產因素、無形的資產和社會財富，檔案館作為社會文化的聚集地，匯集了具有重要文化內容的檔案

2檔案館具有傳播社會文化知識與信息的作用；檔案館是人類文化財富的寶庫，必然在社會歷史的各個階段為一定的政治、經濟、文化服務

3、檔案館具有社會文化教育的作用；教育是人類所創造的文化得以延續和發展的主要途徑

4、檔案館具有發展科學文化的作用

（三）檔案工作的管理性

檔案工作始終都應以維護和確認檔案的原始性為基本任務 檔案的管理性表現在：

1、檔案工作是一項管理檔案的專門業務

2、檔案工作是信息資源管理的重要內容；信息資源管理是為確保信息資源的有效利用，以現代信息技術為手段，對信息資源實施計劃、預算、組織、指揮、協調、控制的一種人類管理活動

3、檔案工作是社會管理活動的組成部分

（四）檔案工作的政治性 檔案工作是一種社會現象，在階級社會中，檔案工作體現這一定的階級關系和階級利益；首先，檔案工作的服務方向是檔案工作 政治性的集中表現；其次，檔案工作的開放程度的大小也是檔案工作政治性的之一；檔案工作的機要性也是檔案工作政治性的表現之一

（五）檔案工作的科學性 檔案工作的科學性表現在:

1、檔案工作是一項為科學研究和科學管理工作提供必要條件的工作

2、檔案工作實踐中包括著特殊的規律和豐富的科學內容

3、檔案工作要大量運用現代管理科學的內容和信息技術的成果

二、檔案工作的地位

檔案工作在社會歷史發展進程中占有十分重要的地位：

1、檔案是反映人類社會實踐活動的原始積累，是人類文明史的見證

2、檔案是重要的信息資源，是實現科學管理的重要資源條件

3、檔案作為信息資源的重要組成部分，也是一種重要的生產要素、無形資產和社會財富，他是推動經濟發展必不可少的資源條件

三、檔案工作的效益

檔案工作的效益是指社會對檔案工作的投入與檔案部門社會檔案信息需求的有效滿足程度之間的比較關系 檔案工作的效益區別其他工作的特點表現在：

1、社會性

檔案工作是一項提供檔案、為社會服務的專門性工作（規定其效益具有社會性和公益性）

2、隱蔽性

3、滯后性

第二節 檔案工作的發展規律

一、檔案工作的分化與整合規律

（一）檔案管理一體化

“文檔管理一體化”是指將目前機關中的“文書處理”和“檔案管理”工作，整合成為一個即統一有分工、既有聯系又有區別的管理過程

運用新技術對文書與檔案管理流程進行重組有著極其重要的意義，具體表現在：

1、有利于將文件與檔案管理作為一個整體進行總設計和通盤考慮從而提高文件管理質量

2、可以為文檔管理一體化軟件設計提供新的設計思想

（二）檔案、圖書、情報管理一體化

二、檔案工作智能化發展規律

（一）運用電子計算機實現檔案管理的自動化

（二）運用計算機及其相關技術和現代通訊技術，實現文件與檔案信息資源的數字化及檔案信息傳遞的網絡化

（三）檔案微縮化與檔案保護水平的提高 檔案智能化帶來的問題：

1、對檔案的原始記錄性提出新標準

2、由于電子文件的證據性尚無保障，管理方法亦無規定，其內容的原始性通常要借助于形式的原始性來證實和確認，原件成為集兩種原始性于一身的代表

3、來源原則又成為檔案學者關注的理論熱點

4、檔案管理工作中前端控制思想的提出

5、文件管理體制和檔案部門的職能將可能發生變化

三、檔案工作發展與社會環境變化互動性規律 檔案工作發展與社會環境變化互動規律表現在：

1、社會環境狀況影響和制約著檔案工作的生存與發展

2、檔案工作也在參與社會事務的工程中，也對社會環境變化，特別是社會精神文明與物質文明的建設作出的貢獻

（一）影響檔案工作生存與發展的社會環境因素

1、社會物質生產與檔案工作

社會物質生產活動不斷對檔案工作提出新的任務與要求 物質生產的發展決定著檔案工作的基本物質條件和技術條件

2、社會經濟政治制度與檔案工作

社會經濟政治制度決定著檔案工作的目的和性質 社會經濟政治制度決定了檔案工作的基本原則

3、科學文化事業與檔案工作

科學文化的繁榮使人們在科學研究和各種創造性勞動中產生了更多的檔案信息要求，從而對檔案工作提出了新的要求 科學文化活動的發展能夠推動檔案學理論的研究與普及，檔案在良好的科學文化環境中，能夠與其他學科相互推動、相互影響，加快發展步伐

科學文化事業的發展能夠為檔案工作提供新的管理理念和科學技術

4、社會檔案意識與檔案工作

檔案意是人們對檔案和檔案工作的認識水平與敏感度

社會的檔案意識作為一種觀念存在，是現實社會發展水平的反映 我國社會檔案意識淡薄表現在：

1、重視檔案的史料價值，忽視檔案的決策參考價值

2、重視檔案的憑證價值，忽視檔案的情報價值

3、不少管理者將檔案工作看作一種單純消耗性、輔助性和事務性的工作，對檔案工作缺少必要的投入

（二）檔案工作的社會貢獻與檔案部門的公共關系

1、檔案行政機關的職能拓展需要良好的公共系

2、檔案館的科學文化性質決定了檔案部門必須建立良好的公共關系

3、機關檔案業務的擴大需要良好的社會公共關系

4、新時期檔案事業的發展需要樹立檔案部門的良好形象，開展公共關系建設

檔案部門公共關系活動開展途徑：

1、利用檔案工作系統內部的專業報刊和系統外的大眾傳媒工具進行檔案宣傳活動

2、通過策劃新聞事件制造公關時機，擴大檔案工作的影響

3、定期聯系社會公眾，協調各方面的關系

4、宣傳檔案工作的效益

四、檔案工作的社會變化發展規律

檔案工作的社會發展規律表現在：隨著人類社會活動領域的擴大、社會分工的細化和社會文明程度的提高，檔案的來源與形式日益廣泛和多樣，檔案信息服務逐步社會化，檔案管理越來越具有廣泛的社會意義

檔案服務信息的社會化是指檔案部門在保證國家和公民個人的根本利益不受損害的前提下，最大限度、最大范圍地向社會各方面提供檔案信息

第三節 檔案工作的國際合作與交流

一、檔案工作國際合作的基本形式

（一）參加國際理事會組織的活動

國際檔案理事會是國際性的檔案專業組織，1950年8月成立，總部法國巴黎

任務：定期召開國際檔案大會；建立和加強各國檔案工作者之間以及檔案管理有關的機構、團體之間的聯系等

（二）國家間建立雙邊的檔案工作合作關系

（三）開展國際檔案學術交流活動

二、收集散失檔案、解決國際檔案糾紛的檔案學理論基礎和國家法律依據

檔案是一個國家和民族的歷史文化遺產，又是維護國家主權和歷史面貌的重要工具

（一）收集散失檔案的檔案學理論基礎

1、“來源原則”或“全總完整原則”

2、職能所有原則

3、主權追溯原則

4、歷史連續性原則

（二）檔案歸還原主權國的國際進展

第一階段：1922——1954年提出戰時不得占有他國的檔案遺產和戰后必須歸還原主權國的法律依據

第二階段：1966——1978年提出檔案是屬于文化財產的重要組成部分，并解決了流失檔案歸還原主權國的方法問題和理論問題

（三）國家檔案保護、歸屬和繼承問題的國際公約

1954年《海牙公約》、1970年《巴黎公約》、1983年《維也納公約》

“三個公約”的特點:

1、各國對檔案的保護、歸屬和繼承問題有強烈的敏感性

2、檔案的國際立法經歷了從保護島歸屬再到繼承，每個階段從開始到結束又都相隔了十余年

3、國際法的主體，即權利和義務的承擔著是國家而不是個人，沒有統一的立法機構和集中統一的強制執行機關

4、國際上涉及檔案立法時，往往會論述或涉及檔案和檔案工作的新知識和新觀點，這具有檔案學理論和實踐的研究價值

第四節 檔案信息化建設

一、檔案信息化建設的涵義

檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務

二、檔案信息的數字化

（一）檔案信息數字化涵義與原則

1、涵義

檔案信息數字化是指可利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫

2、原則

規范性原則、效益性原則、安全性原則

（二）檔案信息數字化的內容和形式 檔案信息數字化的內容兩個不同層次：

1、檔案目錄信息數字化

2、檔案全文信息數字化

（三）檔案信息數字化的困難

1、檔案信息數字化的技術還不夠成熟且不經濟

2、數字化的對象問題

3、合作問題

三、檔案網站建設

檔案網站建設是檔案信息化建設的重要步驟，他是檔案部門聯系社會的重要窗口 檔案網站功能：

1、服務功能

2、宣傳功能

3、交流功能 檔案網站的內容：

1、檔案工作信息

2、檔案機構信息

3、檔案資源信息

4、檔案利用服務信息

5、地方特色文化信息 檔案網站建設的問題：

1、目標不夠明確

2、提供內容信息不夠豐富

3、訪問率較低 對策：

1、設立龍頭網站、門戶網站、樣板網站

2、逐步豐富上網檔案信息

3、注重檔案網站建設的策劃設計，配備專門人才

四、數字檔案館建設

（一）數字檔案館的含義

數字檔案館是利用網絡技術將分布不同檔案機構的數字化檔案信息資源，以網絡化方式加以互相連接，提供及時利用實現檔案信息資源共享，實質就是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環境

（二）數字檔案館的特點

1、存在方式上的特點

數字檔案館不是一種物理存在實體，是一種無形的信息組織與利用環境

2、運行方式上的特點

數字檔案館運行方式是存取檔案信息的網絡化

3、功能定位上的特點

（三）數字檔案館與實體檔案館的關系

1、實體檔案館的館藏檔案是數字檔案形成的基礎 數字檔案館形成的三要素：用戶、檔案信息資源、通訊網絡

2、數字檔案館的出現對實體檔案館的館藏建設提出新要求

3、數字檔案館為實體檔案館提供了新的管理和服務機制

五、檔案信息化建設的基本對策

檔案信息化建設以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以檔案信息資源社會共享為目標

（一）制度完善

1、檔案信息管理制度標準

數字檔案信息的采集和存儲標準：數字檔案信息化建設的重要資源基礎

數字檔案信息的來源：伴隨著管理進程而形成的電子文件與電子檔案；對紙質檔案的數字化轉換

檔案信息網絡標準：檔案信息網絡建設可以有三種類型，局域網、城域網、廣域網

2、檔案信息安全標準

檔案信息內容安全、檔案信息載體安全、檔案信息網絡安全

3、檔案業務技術標準

業務技術標準是對電子文件、檔案業務處理的規范，包括：檔案信息化建設相關術語標準、資源的標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式、對象數據格式等標準

（二）資源建設 注意問題：

1、確定納入檔案信息化目標的信息類型

2、檔案信息數據庫的的共建

檔案信息數據庫包括目錄數據庫和內容數據庫

（三）強化管理

1、信息化咨詢監理機制的建立

2、項目管理

3、規劃制定

4、外包管理

（四）風險控制

1、組織風險

2、信息安全風險

3、知識產權風險

第四篇：檔案學理論基礎

選擇題：

1、按檔案形成時間，可分為歷史檔案和當代檔案。錯誤

2、資料與檔案的區別在于來源不同，作用不同，機密程度不同。正確

3、科技檔案是科技成果轉化為生產力的中介和條件。正確

4、檔案工作的效益是社會對檔案工作的投入和檔案部門對社會檔案信息需求的有效滿足程度兩者之間的比較關系。正確

5、私立武昌文華圖書館學校檔案管理專科的創辦使我國近代檔案學開始接受西方檔案學影響，對促進我國檔案學研究起了積極作用。正確

6、檔案一般表現為一次文獻，圖書一般表現為一次文獻，二次文獻，三次文獻。錯誤

7、宋代開創了架閣庫制度，規定各級國家機關設置架閣庫作為保管現行檔案的專職機構。正確

8、檔案全宗理論是檔案館對實體管理中必須遵循的一個重要原則，對于同一形成者所形成的所有檔案，歸集為一個全宗，不得分散；對于不同形成者的檔案，不得混雜。正確

9、檔案室建立情況不屬于檔案行政管理機關基本統計內容。錯誤案價值是物質與精神的綜合價值正確檔案屬于文獻，是派生文獻。錯誤

12、案價值具有潛在性的特點，檔案價值的實現過程，就是使其由潛在價值轉化為現實價值的過程。對 13檔案與資料不可以相互轉化。錯誤案信息開發利用的主體是政府部門錯誤按檔案所屬權，可分為公務檔案和私人檔案。正確我國檔案事業管理不使用計劃方法錯按檔案形成時間，可分為歷史檔案和當代檔案錯皇史成是明代建造的檔案庫房，達到了我國古代檔案庫房建設的最高水平，是我國古代石室金匱之典范建筑，其建設布局的各個方面都充分考慮到了檔案文件的保護要求對

4、《江蘇省檔案管理條例》自1998年11月1日起正式施行對

5、科技檔案是科技知識儲備的一種形式，對經濟建設和科技進步起著決定性作用對檔案作為存貯和傳播知識的原始記錄，它在傳播知識功能方面，由于受原本、原稿的限制，而高于其它文獻錯 7 資料與檔案的區別在于來源不同，作用不同，機密程度不同對電子文件的管理不遵循來源原則錯檔案鑒定不包括對檔案真偽的鑒定錯檔案室建立情況不屬于檔案行政管理機關基本統計內容錯專利檔案、人事檔案、藝術檔案、司法檔案等都是專門檔案對檔案價值是物質與精神的綜合價值對秦朝是我國歷史上第一個統一的中央集權的封建國家，統治者將文書檔案工作緊緊納入鞏固和發展專制皇權的軌道，開創了我國2000多年的封建檔案工作先河。文書的抬頭制度、避諱制度、用印制度、一文一事都產生于秦代錯1911年辛核革命搶劫了我國文書檔案工作的迅速近代化，孫中山領導的南京臨時政府頒布了公文程式條例，革除了封建文書工作的舊習，其中文書的種類有令、制、呈、示、狀等錯檔案業務機構中最基本的工作內容有管理檔案實休，開發檔案信息資源，提供檔案服務，處理反饋信息對

多選題：

1、檔案價值具有ABCD等特點

A、客觀性B、多元性C、交錯性D、共享性

2、可以作為檔案載體使用的材料有ABC

A、無酸紙B、復印紙C、傳真紙

3、檔案事業的統籌規劃必須考慮ABC

A社會發展總目標B國情C應對社會信息資源需求D國外環境

4、著錄條目的編排要遵循ACD原則

A科學性B統一性C系統性D實用性

5、我國檔案事業管理的方法包括 ABC

A計劃方法B行政方法C法制方法D思想政治工作方法6、1911年的辛亥革命推動了我國文書檔案工作的迅速近代化，孫中山領導的南京臨時政府頒布了公文程式條例，革除了封建文書工作的舊習，其中規定文書的種類有ABD等

A令B咨C制D呈

7、科技檔案轉化為現實生產力的主要途徑有ABCD

A與管理體系結合B直接進行生產過程C轉化為生產技能D縮短加速轉化過程

8、來源原則基本內容有ABCD

A 自由來源B尊重來源C尊重全宗完整性D尊重全宗內的原始整理體系

9、檔案編目要經過ABCD環節

A整理B分析C著錄D條目組織

10、檔案宣傳的形式有ABCD

A報刊雜志B檔案知識展覽C利用廣播等公共傳播媒介D利用檔案資料創作文學、影視作品

11、下列檔案機構屬于漢代的有ACD

A石渠閣B架閣庫C東觀D宣明

12、檔案學學科體系由BCD等理論知識單元組成A信息管理學B應用檔案學C理論檔案學D檔案管理技術

13、檔案信息資源開發的意義有ABCD

A實施科教興國的重要途徑B進行科學決策和科學管理和必要條件C經濟建設發展的需要 D建設社會主義精神文明需要

1415、檔案部門提供檔案信息為社會服務的方式途徑有著錄的原則有：

著錄格式一致著錄符號一致著錄項目一致著錄文字簡明

2、來源原則基本內容有 尊重來源、尊重全宗完整性、尊重全宗內的原始整理體系

3、檔案編研成果種類有大事記組織沿革企業年鑒科技成果簡介

4、檔案價值能否順利實現，取決于

檔案本身價值檔案的科學管理水平及開發程度檔案屬性社會因素

5、檔案價值具有客觀性、多元性、交錯性、共享性等特點

6、檔案價值規律表現為ABCD

擴展律共享律機密程度遞增律和科學作用遞減律轉化律

7、電子文件提供利用的常見方式有BCD

就地閱覽提供咨詢網站服務局域網服務

8、全宗內檔案的分類方法有ABC

時間分類法來源分類法內容分類法形式分類法

9、以下屬于新型檔案機構的有ACD

私人收藏室文件中心檔案寄存中心檔案事務所

10、常用的普通檔案分類法有ABCD

主題分類法分類法問題分類法組織機構分類法

11、檔案信息資源開發的意義有BCD12、我國檔案事業管理體制是集中統一、條塊結合13、檔案部門提供檔案信息為社會服務的方式途徑有借閱、編研出版、宣傳、網絡

14、檔案信息提供利用的原則有服務至上原則、開放原則、法制原則、來源原則

單選題：

1、歸檔文件質量的基本要求有和文件使用紙張等材料符合檔案保護要求。

大小一致必須裝訂有歸檔章文件齊全完整

2、下列不屬于檔案事業經濟管理必須遵循的原則是：與政治思想工作結合充分利用現有資源厲行節約以我為主

3、檔案工作標準按實際法定效力，可分為強制性標準和

參照標準推薦性標準區域性標準技術標準

5、一文一事制度是文書工作中必須遵循的基本行文規范，它起源于 代

6、根據已有的發現，檔案一詞起源于明代

7、架閣庫是 代開創的用來保管檔案的機構

8、檔案記載各行業運營發展的有關情況、成果、經驗和教訓，所表現的作用是行政作用業務作用文化作用教育作用

9、我國檔案界及社會上應用最為普遍的是將檔案分為三大類，即科技檔案、專門檔案現行檔案歷史檔案私人檔案文書檔案

10、我國最早的檔案保管機構是

11、我國檔案的開放期一般為自檔案形成之日起滿

12、楔形文字是發明的，因其是用木棒在未干的泥板上書寫的，形似箭頭，故亦稱箭頭文字。年發布的《關于統一管理黨、政檔案工作的通知》，明確規定了黨政檔案統一管理的原則，具有重大意義。

14、全引目錄分類目錄卷內文件目錄主題目錄

15、下列不屬于常用普通檔案分類法的是

組織機構分類法分類法問題分類法地域分類法

16、下列不是檔案管理現代化所用的技術是計算機技術通信技術保密技術網絡技術

17、屬于檔案信息提供利用的正式渠道是

利用因特網上檔案機構站點

查看檔案部門編輯出版的檔案文獻編撰書籍

從檔案部門舉辦的展覽上獲取信息

到檔案管理部門調檔查閱

18、年5月中央書記處作出了開放歷史檔案的決定，由此，我國的檔案館開始真正走向社會，成為名副其實的科學文化事業機構。

19、文件生命周期理論有點基本內容

1、紙草檔案是古代

2、檔案最主要的來源是資料文書圖書

3、檔案的根本屬性是

原始記錄屬性信息屬性價值屬性

4、檔案價值的實現過程，就是使其

潛在價值憑證價值參考價值

5、以石材為載體，記錄史事所形成的檔案，稱

6、檔案記載各行業運營發展的有關情況、成果、經驗和教訓，所表現的作用是

行政作用業務作用文化作用

7、文件歸檔整理的修整工作不包括超大紙張折疊修改文字錯誤文字修裱破損文件

8、我國檔案界及社會上應用最為普遍的是將檔案分為三大類，即科技檔案、專門檔案歷史檔案私人檔案文書檔案

9、來源原則起源于

10、全引目錄分類目錄主題目錄唐朝的檔案機構是

12、我國檔案的開放期一般為自檔案形成之日起滿

13、將文字刻寫在龜甲及各種獸骨上的古代檔案，稱

14、一文一事制度是文書工作中必須遵循的基本行文規范，它起源于 代

15、檔案是事實、知識和經驗的記錄，它的這種可靠的廣泛的可參考的特征，構成了檔案的又一價值

16是將具有共同的上位分類號的若干著錄條目按照一定次序編排而形成的檢索工具

分類目錄卷內文件目錄主題目錄屬于檔案信息提供利用的正式渠道是我國檔案學產生于下列不屬于檔案管理技術的學科是檔案統計學比較檔案學檔案保護技術

第五篇：文書檔案學

第一節 文書和檔案

一、文書、文件、檔案

文書，就是人們在實際事務活動中為了憑證、記載、公布和傳遞等的需要而形成和使用的內容系統、體式特定的文字材料。

文件，是由機構或個人在其活動的開始、進行和結束過程中所產生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內容、背景和結構而構成，而不管記錄的形式或載體如何

－－國際檔案理事會電子文件委員會 問題：

文件生命周期理論

“在文件管理的領域內像在人類遺傳學的領域內一樣，也能夠發現‘節制生育’它幫助確定何種文件應該打入火化爐的‘地獄’，何種文件應該升入某個檔案館的‘天堂’，或者，偶爾讓它先到某個文件中心的‘煉獄’或‘挽留所’去呆一個時期。”

文件在不同的運動階段內呈現不同的價值，因而要采用不同的存放地點和不同的管理方式來處置文件。

現行期

半現行期

非現行期

現行價值

憑證價值

歷史研究價值

(形成使用文件部門)

(文件中心或檔案室)

(歷史檔案館)

二、檔案的定義、種類及價值

《清太宗文皇帝實錄》在崇德三年（公元1638年）正月甲午日的記載 “他物皆記檔案，獨金數未經登記”（王金玉，王永.檔案詞源新證.中國檔案）

楊賓的《柳邊紀略》(1707年)說：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木牌故也，存貯年久者曰檔案，曰檔子，積累多，皮條掛壁若檔故了。然今文字之書于紙者，亦呼為牌子，檔子矣。”

“檔案”一詞顯然并沒有一個不可更動而必須優先采用的、最終的、最完備的定義，它的定義可以在不同的國家作不同的修改，以適應不同的需要。

－－（美）謝倫伯格

檔案，是在執行法律和處理事務中制成或收到的因具有永久價值而保存起來的文件的有機體，包括文稿、簿冊、地國、錄音帶和其他文獻材料在內。

－－《美國大百科全書》 任何自然人或法人，任何國家機關或組織，任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案

－－法蘭西共和國檔案法

本法所指的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄

－－中華人民共和國檔案法

（一）定義

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。

檔案是各種機關組織和個人在其特定的社會活動中形成的檔案是保存備查的歷史文件-檔案的形式是多種多樣的檔案是原始的歷史記錄-檔案是保存備查的歷史文件：

使用完畢或辦理完畢的文件才能作為檔案

具有查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存 按照一定規律保存起來的文件才能最后成為檔案 注意：資料與檔案的區別

一般說來，凡是對人們研究、解決某一問題有一定價值的所有相關信息均可稱為資料，而無論其具體是什么，文書、檔案、圖書、報刊、文章、錄音錄像乃至文物等，只要對于人們研究解決某一問題有信息支持價值，都可看成是資料。檔案可以被看作資料，但資料不能作為檔案看待并使用。

（二）檔案的種類、紙質檔案、非紙質檔案

2、文書檔案、科技檔案與專門檔案

文書檔案

科技檔案.工程檔案：竣工圖

專門檔案：人事檔案

3、歷史檔案（舊政權檔案、革命歷史檔案）

與現行檔案 奏折

舊政權檔案

舊政權檔案

革命歷史檔案

（三）檔案的基本價值 案例：

東京巨額遺產案追蹤

趙欣伯

趙碧琰

趙宗陽（趙重光）

《第三帝國的興亡－－納粹德國史》

美國記者 威廉.夏伊勒

憑證價值

參考價值

問題：

檔案真實性指什么： 檔案是真實的歷史記錄？ 檔案內容的真實？

檔案內容的真實等于記錄形成者觀點的正確？

汪偽檔案中的罪惡一頁

第二節 文書工作與檔案工作

注意：

文書學與檔案管理學的傳統理論認為：以歸檔為界，歸檔以前是文書處理工作，歸檔以后便開始了機關檔案管理工作。

一、文書工作

文書工作，也稱文書處理工作，是指文書的形成、處理和管理等一系列互相銜接的程序和手續。

文書處理主要內容

文書的制作形成（擬稿、審核、簽發、復核、繕印、校對、蓋章等）文書的傳遞（收發、登記、分發、傳送等）

文書的辦理（擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等）文書的管理（保管、保密等）文書的整理歸檔或銷毀

文書工作機構及其組織形式 集中形式

除承辦外，其他環節集中由辦公廳（室）統一處理。分散形式

由辦公室（廳）和各業務單位的文書部門或專職、兼職的文書人員來分工負責。

二、檔案工作

通常所說的檔案工作，是指檔案室和檔案館所從事的檔案業務工作，即用科學的原則和方法管理檔案。

檔案管理工作從理論上劃分為兩個基本方面：

實體管理

檔案內容信息的開發利用

檔案工作基本內容包括以下八項：

檔案的接收和征集

檔案的整理

檔案價值鑒定

檔案保管

檔案編目與檢索

檔案編輯與研究

檔案利用服務

檔案統計

簡稱收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統計工作。

檔案工作機構

檔案實體管理機構：

（1）檔案室、檔案信息中心

（2）檔案館

（3）文件中心

（4）檔案寄存中心

（5）檔案事務所 檔案行政管理機構

如:檔案局

組織內檔案工作機構的組織形式:分立型、綜合型。

三、文檔一體化系統 文檔一體化，就是從文件和檔案工作全局出發，實現從文件生成制發到歸檔管理的全過程控制。

課程內容： 文書處理工作 文件整理歸檔工作 檔案整理工作 檔案保管工作 檔案檢索工作 檔案開發利用工作

聲像檔案的管理 電子檔案的管理

參考書籍：

趙映誠：文書工作與檔案管理.高等教育出版社

陳祖芬：職業秘書資料與檔案管理教程.清華大學出版社 靳古隆：機關文書與檔案管理模擬訓練.陜西旅游出版社 陳琳：檔案管理技能訓練.機械工業出版社

孫淑揚、邱曉威：檔案計算機管理教程.中國人民大學出版社 劉家真：電子文件管理理論與實踐.科學出版社

第一章 文書處理工作

文書處理工作，是指文書的形成、處理和管理等一系列互相銜接的程序和手續。

登記

收文登記簿

填寫文件處理單

宏遠電機股份公司公文處理單

交辦公室主任擬辦

宏遠電機股份公司公文處理單

交王總批示

宏遠電機股份公司公文處理單

將通知交信息中心李主任，請他負責辦理（承辦）。5月10前催辦一次

李主任會議后填好辦理結果、日期和其他有關內容，和文件一起送回陳秘書 歸檔整理

取回后送機要室蓋章 填寫發文登記簿

發文登記簿

一、文書處理工作主要程序

收文程序：簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、查辦、整理歸檔等程序。

發文程序：草擬、審核、簽發、復核、繕印、校對、用印、登記、分發、整理歸檔等程序。

第二節 文書處理具體程序簡介

一、簽收

秘書在送來的《文書投遞單》或《送文登記簿》上簽字，需要認真核對和清點。

二、登記

文件登記是機關管理與保護文件的一種工具，用它記錄文件的收進、發出和運轉情況，統計文件的數量和檢查文件的處理周期。

收文和發文一般應分別進行登記，密件和平件應分開登記。

登記的形式有簿式、卡片式和聯單式。簿式登記易于保存，是一種普遍使用的登記形式。

三、分發與傳閱

分發是指文書工作人員將文件分送給有關領導人、有關部門或承辦人員。

傳閱指單份或份數不多的文件，需要經許多位領導人和部門閱知與處理時，由文書工作人員組織先后在他們中間傳遞和閱讀工作

分發給本機關領導人和各部門的文件，均應履行簽收手續。

注意：

傳閱工作應以負責組織傳閱的文書工作人員為中心點，各個閱文對象收退文件均應直接與組織傳閱的文書人員聯系，以利保密和安全。

傳閱工作必須建立登記手續，閱文人應在閱讀文件后簽全名和簽注時間。

四、擬辦與批辦

擬辦是部門或承辦人對于某份文件準備如何辦理所提出的初步意見，以供機關領導人或有關負責人審核定奪。

擬辦的意見，相當于一種請求或建議。案例： 擬辦者

“來文內容違背ⅩⅩ文件精神，不宜批準。劉 Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日” “此件提法不妥，建議慎重處理。王 Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”

“該件反映問題不清楚，也不全面，不宜做明確批示。建議領導實地調研一次，或請Ⅹ Ⅹ處再了解一下。劉 Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。” 程序性擬辦與實質性擬辦

“請Ⅹ Ⅹ 同志閱。張Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”

“該件反映問題不清楚，也不全面，不宜做明確批示。建議領導實地調研一次，或請Ⅹ Ⅹ處再了解一下。劉 Ⅹ Ⅹ，Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日。”

擬辦多由具體的承辦人、秘書部門負責人、業務部門的負責人承擔。

擬辦的意見應寫在“文書處理單”上。

批辦是機關領導人或部門負責人，就某份文件應如何處理，對有關承辦部門或承辦人所作出的批示意見。

批辦意見宜寫在“文書處理單”上。

批辦這一程序，在次序安排上有兩種：

一是先批辦后交承辦人承辦

一是先由承辦人擬辦，然后批辦

五、催辦、查辦

文件的催辦、查辦工作指的是對于需要辦復的文件，根據緩急情況和承辦時限的要求，適時對承辦工作進行督促檢查，以防止積壓和延誤。

六、發文審核與簽發

審核（核稿）是由秘書部門負責人或單位領導人對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發作好準備。

審核是文書處理的關鍵環節之一，也叫做“把口”或“把關”。

（一）審核要做到“六查”：

1.查是否需要行文，以什么名義行文，是否符合行文規則要求； 注意：行文制度的基本規則

分清隸屬關系，領導與被領導關系。

黨、政、工、青、婦等不同系統機關之間，無論級別如何懸殊，都是不相隸屬關系。

行文關系，是發文機關與收文機關之間依據組織轄屬和職權范圍而形成的關系。

根據系統和級別兩個因素可以把社會各機關間形形色色的行文關系歸結為三類：

隸屬：領導與被領導，指導與被指導，決定因素就是同一系統的不同級別。平級：同一系統相同級別；不同系統的相同級別。不相隸屬：不同系統的不同級別機關之間的關系。

黨委、政府的辦公廳(室)根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文；

其他部門和單位，不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。

需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。

黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的機關部門行文。

黨委、政府的部門依據職權可以相互行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文

案例中地委統戰部該怎樣行文才是合適的，才能實現目的？

一是向地委請求以地委或地委辦公室名義向各縣（市）委發文并起草代擬稿；

二是地委統戰部行文指示各縣（市）委統戰部提出貫徹落實意見報縣（市）委批準。

一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。

上行文行文方式：

行文方式，是將文書運行到終極收文機關的方式。

逐級行文-

越級行文

多級行文

《關于將我市列入全國“優化資本結構”試點城市的請示》（德陽市政府向四川省政府行文，請求報轉國務院審批）

下列幾種特殊必要情況下，才可超級向上行文：

由于情況特殊緊急，逐級上報會延誤時機造成損失的問題； 上級機關交辦的并指定越級直接上報的事項； 對直接上級機關進行檢舉、控告的問題；

直接上下級機關之間有爭議而無法解決的事項； 需要直接詢問、聯系的極個別的具體問題等。

涉及多個部門職權范圍之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當應當責令其糾正或者撤銷。

同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。

同級黨的機關、同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；

政府及其部門與同級黨委或軍隊機關及其部門可以聯合行文；

政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位、公司也可以聯合行文。

向上級機關行文，原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

“請示”應一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

2.查文稿內容與法律、法規和政策及上級政府的有關規定是否一致，與平行機關和本部門的已有的規定是否矛盾；

3.查涉及其他部門或地區職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽；

如：撞車與頂牛

4.查要求和措施是否明確具體，切實可行；

5.查文字表達是否準確、簡練、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規范； 6.查公文格式是否符合規定。

注意：

“收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘書部門應當進行審核。”

－－《行政機關公文處理辦法》

簽發指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發出。

一般由主要領導人或具體分管的副職領導人簽發，也可由秘書長、辦公廳（室）或部門負責人簽發。

聯合發文或內容涉及其他部門的公文，要實行會簽。

簽發時應在發文稿紙的簽發一欄寫明意見，簽署姓名、日期。

簽發人對文稿的內容和行政效力負責。

七、其它

復核、繕印、校對、用印、留注、整理歸檔等。

一、歸檔文件的整理與歸檔

歸檔文件的整理與歸檔是文書工作的最后一個環節。

歸檔文件的整理是指將處理完畢、具有一定查考利用價值的、應作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系，以“卷”或以“件”為單位進行整理使之有序化的過程。

立卷整理

按“件”整理

歸檔，狹義的概念指文書部門將系統整理好的文件（案卷或案盒）定期移交給本單位檔案室，以便集中保管。

在我國歸檔工作已成為一項制度，即通常所說的“歸檔制度”。

注意：

文書學與檔案管理學的傳統理論認為：以歸檔為界，歸檔以前是文書處理工作，歸檔以后便開始了機關檔案管理工作。、文件整理歸檔的范圍

1、一般情況下整理歸檔文件范圍

注意：是否與本單位工作有關；是否有保存價值。上級來文

本單位形成的各種文件

下級報送的文件

其它文件（不相隸屬單位、平級單位等來文）

2、不歸檔的文件范圍

未定稿的文件和一般性文件的歷次修改稿

上級任免、獎懲非本單位工作人員的文件，普發供參閱、不辦理的文件 無查考利用價值的事務性、臨時性文件 來訪者的介紹信

非隸屬單位發來的不需要辦理的文件 重份文件

無特殊保存價值的信封

等

3、不同系統、不同單位應根據自身情況制定本單位的“文件歸檔范圍”、“文件保存期限表”或“文件廢棄規定”

注意：

確定文書整理歸檔的范圍，應以國家檔案局2006年12月18日，第8號令發布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》-（1987年12月頒發的《關于機關檔案保管期限的規定和》 《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》 已廢止）的基本思想為指導，結合本機關形成檔案的實際情況來確定。

三、歸檔文件整理的步驟和方法

（一）編制分類方案類目

分類方案是文件整理歸檔的計劃，是根據組織工作活動的規律，在研究組織的工作性質、職權范圍、內部組織機構及分工情況的基礎上，預測每年可能形成的文件，按照文件整理的原則擬制出來的歸檔文件的類別和條目。

檔案分類，是指全宗內歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間和內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。

注意： 每年形成的文件材料只能組合成 10 個左右案卷的小單位 , 也可以不分類。

1、基本分類方法(分類的單一標準)。

現行機關常用的檔案分類方法(分類的標準)

(1)分類法

判定下述文件應分別歸入哪一立卷。

注意：跨文件的立卷歸屬年 新的規定

跨一般應以文件簽發日期為準。

對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同的文件，統一按文件簽發日期判定所屬。跨形成的會議文件歸入閉幕年。跨辦理的文件歸入辦結年。

當形成無法考證時，為其歸檔，并在附注項加以說明。

P96舊的規定

①一般文件放在寫成年來立卷。如果是年終寫成，在第二年初批準、通過和發出的，則可放在批準和通過的立卷。②對計劃、總結、報表、預算、決算一類文件，由于它們的時間針對性很強，一般要放在針對來立卷。跨的或多年的計劃，如五年計劃、三年計劃等，放在開始的立卷；跨或多年的總結，則放在最后的立卷。

③經過跨處理完畢的文件或案件，可放在辦畢或結案的一年立卷。如第一年末來文到第二年年初才辦完的，可以放在第二立卷。

④跨的請示與批復，放在復文年立卷，沒有復文的放在請示年立卷。

⑤為某項工作或某次會議收集的有關文件材料，不按文件原來的寫成或內容針對，而應放在使用的立卷。即作為附件、參考材料或會議印發的學習資料，應考慮與該項工作或該次會議的文件一起立卷。

⑥跨三年以上的工作、工程建設等形成的文件，如數量不多，可把從開始到結束的文件材料立在一起。數量大的，也可以分開立卷，但全部材料一般應集中在一起保管。

⑦轉發或批轉的文件，應按轉發時間立卷；被批轉的文件原件，在原件作者單位仍按原來文件的寫成立卷。

⑧因工作需要臨時設立的機構，存在時間不長，文件又比較少，工作雖跨，也可不分立卷，放在工作結束或工作活動的主要立卷。2)組織機構分類法

它是按機關內部的組織機構對檔案分類。一個機關內部的每一個組織機構名稱，就是檔案的一個類名。

適用于：

內部組織機構比較穩定、分工明確的機關。

主要用于對文書檔案的分類。

注意：

①類別的順序

如：按先黨、工、團后行政，先綜合性辦公部門后專業部門，先主要部門后次要部門的方法排序。

②對跟幾個機構都有關的文件材料確定歸類范圍。(3)問題分類法

它指按照檔案(文件材料)內容所說明的問題(事由、主題)進行分類。

一般是參照內部機構的不同職能按問題分類。

若檔案數量不太多 , 職能相近的內部機構的檔案(文件材 料)可合并為一類問題。

若檔案數量太多，可在各類下仍按問題設置屬類。

適用于：

機構小，內部機構只有簡單分工，各機構的職責范圍界限劃分不太清楚，工作常有交叉；

一些大中型機關的內部機構不穩定，變動頻繁且較大。

主要用于對文書檔案的分類。

（4）型號分類法，即按產品或設備的各類與型號來劃分單位的產品檔案或設備檔案的類目。（5）課題分類法，即按獨立的研究課題（或稱專題）來劃分科研檔案的類目。（6）工程項目分類法，即按獨立的基建工程來劃分基建檔案的類目。

（7）專業性質分類法，即按檔案內容所涉及和反映的專業性質來劃分檔案的類目。（8）檔案形式分類法，即按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分檔案的類目。2.復式分類法

一般機關大多采用復式分類法。復式分類法，指把兩種以上基本分類法結合起來的分類方法。

《機關檔案工作業務建設規范》第四條規定：“分類一般采用一組織機構（問題）進行分類。”

（1）－組織機構分類法

1985年 黨辦

紀檢委??

l986年 黨辦

紀檢委??

??????

若各部門內檔案數量大，可按組織機構或問題設置三級類目，多數機關采用“－機構－問題”復式分類法。

(2)一問題分類法

3.結合保管期限的分類方法

文書檔案，按照結合保管期限的復式分類方法進行分類。

“期限－”分類法

1985年

1985年

永久

1986年

長期

1986年

1985年

短期

1986年

“－期限－機構（或問題）”分類法 “期限－－機構（問題）”分類法

（二）初步整理 即平時整理。

（三）系統整理 立卷

按“件”整理

（四）歸檔

第二節

文書立卷的原則與方法

一、立卷的概念

立卷，是指將已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。

案卷，也稱卷宗，是經過系統整理的具有共同特征、緊密聯系的若干文件材料的組合體

立卷所組成的案卷是傳統文書檔案管理的基本保管單位和統計單位

凡是需要立卷的文件，必須按照文件在自然形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。

二、文書立卷的原則

文書立卷必須遵循的原則是： 保持文件之間的歷史聯系 便于保管和利用 區分保存價值

(一)保持文件材料之間的有機聯系

文件材料在內容特征方面的聯系

文件材料在責任者或形成者特征方面的聯系

文件材料在時間特征方面的聯系

文件材料在文種、載體等形式特征方面的聯系

文件材料的地區特征方面的聯系

文件材料的通訊者特征方面的聯系

(二)便于保管和利用

分類整理文件材料進行立卷

案卷厚薄適度。最薄的案卷不宜少于 20 頁 , 最厚的案卷不宜多于 200 頁。使用“互見法”

針對文件材料的特點立成“活卷”或“死卷”

（三）應當區分文件材料的保存價值

根據國家檔案局1987年12月4日頒發的關于文書檔案保管期限的規定，案卷應劃分為永久、長期（16－50年）和短期（15年以下）保存三種保管期限。文書檔案保管期限表(1987年）

7、本機關召開會議的文件材料

7.1本機關召開的工作會議和重要的專業會議文件材料

7.1.1通知、名單、日程、報告、講話、決議、決定、紀要、重要的聲像材料 永久 7.1.2典型材料、代表發言、簡報 長期 7.1.3小組會議記錄、參考材料 短期

2006年新規定為永久和定期。定期為30年和10年。

永久保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關制定的法規政策性文件材料；

（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

（三）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；

（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；

（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；

（六）本機關機構房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；

（七）上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；

（八）同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；

（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機關一般性事務管理文件材料；

（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；

（六）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；

（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；

（八）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

（九）下級機關報送的或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

保存時間的計算方法，一般是從文件產生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案后算起。

機關形成的人事、基建、會計及其他專門檔案保管期限，國家另有規定。

各機關在使用國家檔案局制定的《文書檔案保管期限表》時，不可機械套用，應當結合本機關的實際情況，編制出本機關或本系統的檔案保管期限表，經本機關領導人審查批準后執行，并報同級檔案行政管理部門備案。

三、文書立卷的方法

1、根據文件的特征立卷。

根據文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。

“六個特征”立卷法

問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、地區特征和通訊者特征。

將文件按這六個特征進行組卷，稱為“六個特征”立卷法

（1）按問題特征立卷

①海濱市教委關于加強學生思想工作的指示；

②育才學校關于當前學生思想狀況的調查報告；

③育才學校關于加強學生思想工作的決定。

共同特征：同一個問題 “關于學生思想工作”。

案卷的標題：《海濱市教委、育才學校關于學生思想工作的指示、調查報告、決定》。

問題特征是指文件材料的內容所反映的問題、事物、事件、人物、工作性質等具有的共同特點。

關于處理某某貪污盜竊案件的文件材料

關于某工廠擴建購買設備問題的文件材料。

某大學關于評定老師業務職稱問題的文件材料。

關于統戰工作的文件材料

思考：

按問題特征立卷，在立卷工作中已經成為一種常用的、主要的立卷方法。有人主張立一事一卷的“小卷”。為什么在機關的實際立卷工作中，按問題特征立成的案卷占多數呢？

一是方便查調檔案。

二是按問題特征立卷有很大的靈活性。舉例：

關于中小學教育問題的文件

市人民政府的文教辦公室

立一個關于中小學教育問題的文件案卷。

市教育局

分立成人事調配、教學情況、學生思想教育、財務管理、勤工儉學活動等若干案卷（2）按時間特征立卷。

時間特征是指文件形成的時間和文件內容所針對的時間。

現行機關的公文立卷，一般都是分開進行的，所立成的案卷也可以說都具有文件形成的特征。

按時間特征立卷，要正確劃分文件的所屬，這是立卷前需要解決的問題。

（3）按名稱特征立卷。

《××地區九縣(市)檔案局工作計劃》

文件按名稱特征立卷，就是把相同文種名稱的文件組合在一起進行立卷的方法。

人們通常將工作計劃、總結報告、工作簡報、會議記錄、合同、統計報表等文件材料按名稱特征立卷。

名稱特征立卷的靈活運用

①在文件數量不多時，人們通常將名稱相近和保存價值相近的文件合并立卷。

比如決定和決議，條例、辦法和章則，指示、意見和帶有指示性質的通知，計劃、安排、工作要點和規劃，報告、總結與工作情況等，可以合并立卷。

②有的文件名稱使用范圍很廣，有些文件雖然名稱相同，但實際性質又有年所不同。

如，“通知”這一文種，既有政策性、指示性通知，又有一般事務性通知，它們的性質和作用不同，保存價值也不同，不宜合并在一起立卷。

（4）按作者特征立卷。

按作者特征立卷，就是將反映同一作者制發的文件組合在一起立卷的方法。《新港市工業局黨委關于黨風廉政責任制、干部考評的意見、實施細則》

注意

作者特征的靈活運用:

收文按上級機關

非隸屬的有關機關

下級機關、平級機關等

文件作者類型分別立卷

（5）按地區特征立卷

按地區特征立卷就是將內容涉及同一地區的文件組合在一起進行立卷的方法。

（6）按通訊者特征立卷

通訊者特征是指文件的收發或問答雙方。

按通訊者特征立卷，就是將針對一個或幾個問題雙方機關的總的往來的文件，組合在一起進行立卷的方法。

如：《××區教育委員會關于招生工作與市教育委員會的往來文件》

《鐵路局關于水陸聯運問題與長航局的往來文件》

不能將通訊者特征與作者特征混合使用，二者有所不同。

2、“六個特征”在組卷時的靈活運用

在一個案卷之內結合使用兩個、三個甚至四個特征立卷，是比較科學的可行辦法。例如：

《中共××區委組織部1995年關于干部任免的通知》

這個案卷，就具有作者、時間、問題、文種四個特征。問題特征是主要的，其他三個特征是結合使用的。

結合運用責任者和問題特征立卷

結合運用責任者、時間、問題特征立卷

結合運用責任者、時間、問題、文種特征立卷 《中央電大2000年教師職稱評定和聘任審批表》

《新港市第一機床廠2001年新產品研制的計劃、總結、報告》

《新港市工業局關于整頓企業的計劃、報告、通知、規定》

結合運用責任者、問題、文種特征立卷

結合運用通訊者、問題特征立卷

《 ××大學與××工廠關于新產品開發的往來文件》。

《××省勞動局關于勞動力調配的報告》

在機關的實際立卷工作中，對“六個特征”的使用頻率也是不相同、不平衡的。問題、作者、名稱三個特征比較常用，而地區、通訊者特征使用不多。

3、根據文件類型組卷

是針對文件材料的類型特點，采用的相應的組合案卷的方法

會議文件

多的一會數卷

少的一會一卷

如：《某市輕工局1993年輕工科技工作會議文件》

例行會議文件材料，分會議種類組成數卷，其中會議記錄一本一卷。

如：《中共某縣委常委會議記錄》

統計報表、預（決）算、名冊、憑證，黨、團、工會、人事勞動部門開出的通知書、介紹信及其存根等材料，一般按同一名稱、格式組成一卷或數卷。

如：《某縣工業系統專業技術人員花名冊》

《某市1990年財政收支情況統計報表》

工作計劃、總結等文件，一般按時間、問題、文種等特征組卷

如：《某局1990的年工作計劃》

非訴訟案件（紀檢監察案件）材料。一個案件可組合成一卷；多的可分保管期限組成幾卷，少的可同類案件合并組卷。

如：《某貪污案件材料》

人民來簡報、刊物。可按名稱數期組成一卷或一期組成一卷。

科研、生產、建設等管理工作中形成的圖表和說明材料。可一個項目或一個項目不同階段的材料組成一卷或數卷。

專業機關（單位）專業文件材料。如稅務機關的稅收征管文件材料、房地產部門的房地產文件材料可按針對的對象將文件材料組成一卷或數卷。如一個單位、一幢房子的文件材料分別組成一卷或數卷

4、適當照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限。

信來訪材料。可按反映的問題或作者或處理形式組卷。注意：

立卷工作的承擔者、組織形式和時間 注意一： 立卷歸檔的承擔者

國家規定由文書部門立卷歸檔。采用分散立卷形式的單位，由文書部門和業務部門立卷歸檔。組織形式：

集中立卷形式；分散立卷形式；集中與分散相結合形式

注意二：文書立卷的分工

分清文書立卷的范圍，還要明確文書立卷的分工。

一般來說來，應該立卷歸檔的文件材料，應以本機關、本部門為主。原則上以什么名義發的文件就放在哪里立卷，是哪個部門承辦或主辦的文件，就放在哪里立卷。一般作如下處理：

（1）黨委討論決定而以機關行政名義制發的文件，劃歸行政辦公室。（2）業務部門起草而以機關行政名義制發的文件，劃歸業務部門。（3）幾個部門聯合簽署的發文，劃歸主辦部門。（4）綜合性會議的文件材料 , 劃歸機關辦公室。

（5）以機關名義召開的專業性會議文件材料 , 劃歸承辦業務部門。

（6）上下級黨政機關、單位發來的文件 , 劃歸承辦的辦公室或業務部門。（7）上下級機關、單位業務部門之間往來的文件 , 劃歸對口的業務部門。

注意三： 立卷歸檔的時間

文書檔案的文件材料的立卷時間在年終,即在第二年初將上一年的文件材料立卷。

文書檔案的歸檔時間在第二年上半年,即6月底以前將案卷移交給檔案室。

其它門類檔案的文件材料的立卷歸檔時間另有規定。

第三節 文書立卷的準備工作（平時整理）

文書立卷工作不能等到一年終了才開始動手，而應該在當年工作進行的過程中，隨時為立卷做好必要的準備。事先編制好立卷類目； 做好平時歸卷工作。

一、編制立卷類目（歸卷類目）

立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。

立卷類目，是指機關文書部門在一年的實際文件沒有形成以前，根據本機關工作活動的規律，預測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷條目。

機關文書處理部門應當在上年未，本年初擬制或修訂本機關的立卷類目。

作用：

立卷類目是平時收集、鑒定、分類整理、組合文件材料進行立卷的工具。立卷類目是查找利用歸卷文件材料的工具。

（一）立卷類目的構成 立卷類目，由類、目、號三部分組成。

（二）編制立卷類目的方法、要求

1、設類

立卷類目的類(屬類)應當跟本機關全宗內檔案分類方案的類(屬類)一致。

2、擬寫條目

立卷類目的條目是預先擬寫的在新可能形成的案卷標題。

注意：

比較準確的預計新的一年可能形成的案卷(文件材料的組合), 是擬寫好條目的首要問題。

3.編號

編號指對劃分出來的類(屬類)和各類(屬類)內的條目進行系統排列，然后選擇使用一種編號方法編定順序號。

條款的順序號又稱為文書處理號。編號目的：

便于固定類目的順序以及卷宗的放置秩序；

便于采用“對號入座”的方法將文件材料歸入卷宗。

二、文件材料的平時歸卷

平時歸卷，是指機關的文書立卷人員依據已經的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內。

（一）平時歸卷的方法、要求

1.準備平時歸卷使用的卷宗和文件柜

（1）卷宗的準備

①卷宗的數量應比歸卷類目中條目的數量稍多一些。

②標注卷宗的封面和背脊的標簽

卷宗封面標簽

保管期限：

類：

條目：

③在每個卷宗里放入一張或幾張文件目錄。

文件目錄(2)文件柜的準備

文件柜的數量,應當根據每年形成案卷的數量多少來確定。一個五層文件柜,大約可排列存放 200－300 個文件盒。一般機關準備一個五層文件柜就夠用了。

(3)將卷宗排列放置在文件柜里

文件柜各層標簽

層號：

保管期限：

類：

.將處理完文件材料歸入卷宗

平常對各部門返回的每份文件材料的內容和形式特征隨時進行分析,依據歸卷類目，采用“對號入座” 的方法將文件材料歸入對應的卷宗里。

(l)對照歸卷類目 及檔案保管期限表，鑒定每份文件材料。文件材料若沒有保存價值,可以放入“不應歸檔的文件材料”的文件盒里。

(2)對照歸卷類目，分析每篇文件材料應當歸入哪一個類及其屬類和條目，明確該條目的編號(文書處理號或歸卷號)。

(3)找出該條目的卷宗，文件材料按歸入卷宗的先后順序，在文件目錄上登記,在卷宗里依次存放。

文件目錄放在卷宗內首頁位置。

（二）平時歸卷的靈活處理

當某一條目的歸卷文件材料太多時 , 應增加卷宗。

當文件材料因沒有相應的條目無法歸卷時，可將文件材料暫時放入“待歸文件”的卷宗里。

平時歸卷實質上是對收集來的應歸檔的文件材料進行分類整理、鑒定和初步組合案卷的過程，也是積累、保管應歸檔文件的措施。

意義

(1)有利于文件材料的安全保存(2)有利于文件材料的查找利用

(3)有利于提高年終立卷的質量和效率 三、五步突擊分組“（五步分類法）”

有的機關如沒有編制立卷類目，未進行平時歸卷，對收集齊全的全年文書，甚至歷年積存的凌亂文書進行突擊清理立卷，應依循《文書立卷程序》的要求，實行“五步分類法”，按以下步驟，將全部文書逐項分開：

1、分。按文書形成或內容針對分開。

2、分級別。按文書作者與立卷機關的行文關系分成上級、下級、本級。對本機關請示與上級批復，或下級請示與本機關批復，為保持文書之間的緊密聯系，則放在一起。

3、分機構。按本機關撰寫或承辦的部門分開。

4、分問題。按文書內容所反映的問題分開，注意優先保持內在的、本質的、有機的聯系。

5、分期限。根據《文書檔案保管期限表》的規定，按不同保管期限分開。

四、歸卷文件材料的日常管理 借閱利用

查找方法：

查閱歸卷類目或收發文登記簿 → 查出歸卷號 →文件柜和卷宗標簽→ 卷宗 →卷宗內文件目錄 → 所要借閱文件

借閱應制定有關規章制度，辦理借閱手續，填寫《文件借閱登記簿》 文件借閱登記簿

定期檢查

第五節 文書按件整理與

《歸檔文件整理規則》

一、文書立卷改革的爭論

文書立卷一直處于改革中，只是每個時期，改革的角度、幅度、力度不同而已。經過十幾年的探討，最后形成了兩種做法、兩派觀點的爭議： 立“卷”派。

以“件”整理派。

改革思路：“簡化整理、深化檢索”

二、《歸檔文件整理規則》的出臺

我國檔案主管部門從1997初開始，著手《歸檔文件整理規則》的起草和修改，并進行反復的調研和論證，1998年成立課題組進行研究，歷時四年的反復爭論和修改，直到2000年12月6日才由國家檔案局檔案館發布，并于2001年1月1日起正式實施。

《規則》的出臺并未結束關于文書立卷改革的爭論。中華人民共和國檔案行業標準

歸檔文件整理規則

The arrangement rule of filing documents

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

2015年國家檔案局又發布新版DA/T 22—2015 《歸檔文件整理規則》

（自2016年6月1日起實施，代替DA/T 22-2000《歸檔文件整理規則》）

新版對舊版做了一些修改，并增加了一些內容。

標準適用范圍擴展：紙質和電子文件材料（文書檔案，其它類型檔案參照執行）思考：

與傳統立卷工作比較，新的文件歸檔整理做法有什么根本不同，你是如何評價的？ 《規則》中的“件”與“自然件”是否是一個概念？ 新舊版本《規則》有什么不同？

三、歸檔文件整理基本步驟（程序）將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等 紙質歸檔文件還包括：修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；

電子文件還包括：格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等。

1、組件

歸檔文件的整理單位－－件

自然件

非自然件

一般以每份文件為一件，文件正本與定稿（包括歷次修改稿）為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，正本與翻譯本，中文本與外文本為一件

轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，簡報、周報等材料一期為一件；

會議記錄一年一本的，一本為一件；

注意：

來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。文件排序

紙質文件修整并裝訂

歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制（如傳真件）。

按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，復制件在后；

轉發文在前，被轉發文在后；

來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后；

文件處理單在前，收文在后；

漢文文本在前，其它文字文本在后。

應根據歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。裝訂的材料不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。

禁止使用：回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封

永久保管的歸檔文件 宜采取線裝法裝訂 直角裝訂

縫紉機軋邊裝訂 “三孔一線”裝訂

使用不銹鋼訂書釘、漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。定期保管的歸檔文件

需要向綜合檔案館移交的，裝訂方式同永久保管。

不需要向綜合檔案館移交的，可同上，也可使用不銹鋼夾或封套裝訂。紙質文件編頁

一般應以件為單位編制頁碼。逐頁編制。

標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。可以保持原有頁碼不變： 已印制成冊并編有頁碼的；

擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的。

2、歸檔文件的分類 一般采用三級分類：

—機構（問題）—保管期限、—保管期限—機構（問題）—保管期限等兩級分類

可用于規模較小、公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位

按分類

將文件按其形成分類

按保管期限分類

將文件按劃分的保管期限分類。

按機構（問題）分類

將文件按其形成或承辦機構（問題）分類。

3、歸檔文件的排列

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

注意：

確定最低一級類目

如：在 —機構（問題）—保管期限分類方案中

保管期限即為最低一級類目

4、編號、加蓋（生成）歸檔章

歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。

在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現歸檔文件的類別和排列順序。

檔號結構

檔號：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001

檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼·-保管期限-機構（問題）代碼-件號。

上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。

全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識。

檔案門類代碼·：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。為文件形成，以4位阿拉伯數字標注公元紀年。

如“2013”。

保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識。

如：辦公室代碼

BGS

件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。

電子文件可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

歸檔章構成

必備項：全宗號、、保管期限、件號、頁數 選擇項：機構（問題）

5、編目

歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄

歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現來文內容。

歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目。

序號：填寫歸檔文件順序號。檔號：檔號按照規定規范編制。

文號：文件的發文字號。沒有文號的，不用標識。

責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

題名：文件標題。沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[ ]”。

日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。頁數：每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。備注：注釋文件需說明的情況。

注意：

歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置

除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面

歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。

紙質歸檔文件裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒 填寫檔案盒盒脊及備考表項目。

注意：

不同、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。視歸檔文件的總厚度選擇厚度適宜的檔案盒。

檔案盒只是歸檔文件的裝具，不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內。

起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；

盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。備考表式樣

備考表項目：盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。整理日期：歸檔文件整理完成日期。

檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

紙質歸檔文件排架

上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。

按—機構（問題）—保管期限分類

每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理。按—保管期限—機構（問題）分類

每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。

歸檔電子文件的整理要求 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目要求同上。

電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014年）等標準執行。

歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014年）等標準的應用系統。

三、兩種整理方法的優劣比較(一)傳統立卷方法 優點 :

1、便于管理 , 不易散失。、在手工檢索下 , 便于連鎖查找。能夠提高手工 檢索的查全率和查準率。

缺點 :

1、人為因素過多。其后果勢必造成利用效率的低下。

一 是易造成立卷思想的不一致。

二是案卷標題擬寫復雜。

2、手工勞動量大 , 工作效率過低。、有時利用不方便。

(二)改革后的整理方法優點 :

優點：、新整理方法簡單、易學、易用。

2、簡化了整理工作程序 , 減少了不必要的手工勞動和財物的投入 , 提高了工作效率。、方法更適應計算機文檔一 體化管理需求 , 能充分發揮計算機存儲量大、快速檢索的優點，提高了檔案檢索利用的效果。

缺點：

1、檔案實體易散失 , 不便于利用管理。

2、對于手工檢索 , 利用時稍顯繁瑣。

3、排列編號易出錯，修改麻煩。

4、檔案歸檔檢查、移交清點存在難度。

第六節 歸檔工作與

不歸檔文件材料的銷毀

《機關檔案工作條例》指出：“機關文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案,交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續。” 《公文處理辦法》指出：“沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。”

一是歸檔

案卷歸檔，案盒歸檔 編制移交目錄

辦理移交歸檔手續

二是不歸檔文件材料的銷毀

一、編寫移交目錄

案卷移交目錄是立卷部門對經過整理排列的案卷逐一編號登記所形成的案卷名冊。歸檔文件移交目錄（可用歸檔文件目錄）

采用分散整理形式或者集中與分散相結合形式的機關 , 必須編制移交目錄并辦理移交歸檔手續。

歸檔文件移交目錄

歸檔單位：

文件：

文件數量：永久

件，長期

件

短期

件，共計

件 移 交 人：

接 收 人：

移交日期：

****年**月**日

移交目錄應當編制一式兩份(或三份）, 辦理完移交歸 檔手續后 , 移交雙方各存一份。

二、辦理移交歸檔手續

檔案室接收歸檔的案卷、文件時 , 應當對照目錄清點檢查驗收移交的案卷、文件，然后 , 交接雙方填寫檔案交接文據并簽字蓋章 , 即辦理移交歸檔手續。

(一)檔案的接收

1.接收的范圍

2.案卷、歸檔文件整理質量要求

3.接收時間

文書檔案在次年 6 月底以前接收完畢。其它門類和載體的檔案的接收時間 , 應按有關規定執行。

注意：

按活動結束時間歸檔 按工作階段歸檔 隨時歸檔

(二)辦理接收歸檔案卷、文件的手續

檔案室對歸檔案卷、文件檢查驗收完畢 , 交接雙方應填寫“檔案交接文據”，并簽字蓋章。

檔案交接文據，是在變更檔案保管者或所有者的過程中形成的具有法律效力的文件。

檔案交接文據一式兩份分別由交接方和接收方保存。

檔案室接收立卷（歸檔文件整理）部門的檔案 , 雙方填寫了交接文據并簽字蓋章 了, 立卷（歸檔文件整理）部門便完成了歸檔任務 , 檔案室便對接收的檔案負有不可推卸的責任。

三、不歸檔文件的銷毀

文件材料的銷毀 , 指將沒有歸檔和存查價值的文件材料和資料經過價值鑒定和主管領導人批準進行定期銷毀。

（一）確定需要銷毀的文件材料

（二）定期銷毀文件材料的時間

一般在做完歸檔工作之后銷毀文件材料。

有人認為剔除的沒有保存價值的文件材料在文書部門和業務部門保存一二年后銷毀。

（三）銷毀文件材料的方法、要求 1.清理鑒定。2.登記造冊。

文件銷毀登記表

文件銷毀清冊封面

文 件 銷 毀 清 冊

編制人員：

批準領導：

銷毀方式：

監銷人員：

銷毀日期：

3.審核批準。應銷毀的文件材料登記后，應將登記表送秘書部門負責人審核，再送本機關主管領導人審核簽批。

4.銷毀。本機關主管領導人批準簽字后，文件材料方可銷毀。

(l)銷毀的方式。

(2)嚴格執行監銷制度。對保密文件實行二人監銷制度,保證不丟失、不漏銷、不泄密。個人不得擅自銷毀保密文件。需要銷毀的文件材料,不準當廢紙出售給廢品收購部門或個人。

5.簽字存檔。

文件材料銷毀后,監銷人要在文件銷毀清冊上注明銷毀方式、銷毀日期并簽字。文件銷毀清冊應當存檔。

檔案整理的任務：

區分歸檔的檔案全宗

對全宗內檔案進行系統排列和編號

編制目錄

建立檔案實體的管理秩序、全宗（Fonds）

全宗是一個具有社會獨立性的組織或者著名人物在其社會實踐中形成的全部檔案。

組織全宗

人物全宗

二、立檔單位（全宗形成者）

立檔單位指形成全宗的獨立社會組織或著名人物，也叫全宗形成者。

形成全宗的組織機關，稱為“全宗構成者”。（1995年改為“立檔單位”，二術語一直并用）

確認全宗，實質上是要確認立檔單位，這就需要明確構成立檔單位的條件。

(一)組織全宗立檔單位的構成條件

（1）可獨立行使職權，并以自己名義單獨對外行文。

（2）設有會計部門或經濟核算部門，自己可以編造預算和財務計劃。

（3）設有管理人事的部門和人員，并有一定的人事任免權。

一個法人單位是一個獨立的從事社會活動的組織，是一個立檔單位。

(二)人物全宗形成者的構成條件

人物全宗形成者，應是主要以個人名義從事社會活動的著名人物，并且其檔案較為完整系統地由檔案室（館）保存。

問題：區分全宗

某年5月，某市政府撤銷第一輕工業局和第二輕工業局，將兩局合并組成某市輕工業局。某市的一輕局、二輕局和某市輕工業局的檔案是屬于1個全宗還是2個或3個全宗。

三、全宗（立檔單位）的區分

1、一個獨立的機關、企事業單位內部機構的黨組織、團組織、工會和行政機構的檔案構成一個全宗。

2、新成立的機關（單位），一個機關（單位）分為兩個以上的機關（單位），幾個機關合并為一個機關（單位），一般都應分別建立新的全宗。

3、一個機關（單位）改變了領導關系或名稱，但其工作性質和業務范圍末發生變化，仍繼續原來全宗。

問題：區分全宗

某年5月，某市政府撤銷第一輕工業局和第二輕工業局，將兩局合并組成某市輕工業局。某市的一輕局、二輕局和某市輕工業局的檔案是屬于1個全宗還是2個或3個全宗。

4、臨時機構一般不建立全宗，其檔案應納入其主管機關全宗，但屬于政府、黨委直接領導、執行全局性任務，為期較長的機構應建立全宗。、全宗號

全宗號是檔案館（室）給定每個全宗的代碼。

如：J004

用四位代碼標識，第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。第二節

檔案的系統排列及編目

檔案的系統排列即按一定的方法，確定不同類檔案和類內檔案的前后次序和存放位置。

編目是指對一個全宗內系統排列后的檔案，將文件或案卷逐一登記到案卷目錄或文件目錄上的工作過程。

編成的目錄是最基本的檔案檢索工具。

編目分為兩種情況，一是按《歸檔文件整理規則》編文件目錄；

二是編案卷目錄

一、全宗內檔案的排列

指按照檔案分類方案和整理歸檔文件的要求對歸檔檔案進行系統排列，以確定全宗內檔案的順序。

要求：保持檔案文件的歷史聯系，便于保管和利用。

（一）排列各類檔案應當注重以下幾點：（1）不同載體的檔案分別單獨排列。（2）不同門類的檔案分別單獨排列。（3）不同保管期限的檔案分別單獨排列。

（4）按照結合保管期限的復合式分類法和檔案分類方案中類的順序排列。

二)類內檔案排列

若移交時各類內檔案采用的排列方法合適，就不必對類內檔案文件重新排列；

若原來的排列順序不合理，應進行調整或重新排列。

二、案卷目錄的編制

案卷目錄是按照案卷號的順序逐卷地登記案卷的有關特征而編制成的表冊。

編制目錄前，應當先對系統排列的歸檔檔案進行統一編號。

（一）編案卷號

對排列后的案卷編流水順序號，案卷的順序號稱案卷號。

注意：案卷號應在001-999號以內，超出999號時應從頭編案卷號序列。

－期限－機構分類法文書檔案案卷編號

使用分編卷號法，文書檔案每年要編制永久、長期、短期三個案卷目錄。

使用統編卷號法，文書檔案需要若干年編制永久、長期、短期3冊案卷目錄。

使用“－期限－機構”分類法的案卷目錄 二)案卷目錄的結構成分 封皮 目次 序言

簡稱表 案卷目錄表 備考表

填寫案卷目錄表

編寫目次 編寫序言 編寫簡稱表

簡稱表指本冊案卷目錄里所用簡稱與原稱（正式全稱）的對照表。

例如

“裝行辦－裝飾行業辦公室”

如果只需要介紹少數的簡稱與原稱，可以在序言里交待。

編寫備考表

案卷目錄里的備考表的欄目（目前尚無統一規定），可設置：情況說明、編制人、編制時間。

填寫案卷目錄封面

案卷目錄封皮采用規格為275mm×190mm（長×寬）的漆皮或塑料面夾板紙。

將案卷目錄裝訂成冊

封面－目次－序言－簡稱表－案卷目錄表－備考表。

三、編案卷目錄號

案卷目錄冊的代號，即案卷目錄號，簡稱目錄號。

注意：

1、一全宗內不應有重復目錄號，即一個目錄號應當對應一冊案卷目錄。

2、目錄號可以3位阿拉伯數學標識。檔號是檔案實體管理編號的總稱（以字符形式賦予檔案實體、用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。）主要包括：全宗號、案卷目錄號、類別號、項目號、號、保管期限號、案卷號、件號、頁（張）號、間隔號等。

檔號編制得合理、清楚是檔案實體管理有序的標志之一。

二、檔號的結構和編制方法

檔號采用層次碼，即以檔案實體分類的從屬、層次關系為排列順序的代碼。

檔號結構大致可分為以下幾種：（1）全宗號——案卷目錄——案卷號——件或頁（張）號

（2）全宗號——類別號——案卷號——件或頁（張）號(3)號——類別號——案卷號——件或頁（張）號

(4)全宗號——檔案門類代碼——號——保管期限號——件號

（5）全宗號-檔案門類代碼--保管期限-機構（問題）代碼-件號。

類別號：由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成代碼標識。

類別號應根據檔案的內容及數量設置，一般不超過三級。類別之間可用間隔符“.”，“—”分開。

需要時可在類別后注明項目代號，項目代號可引用產品、工程、課題、設備等的代字或代號。

第四章

檔案的保管工作

檔案保管工作，指根據檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全防護措施。

第一節

保護檔案的方法與措施

一、檔案損毀的原因

1、人為損毀：

（1）政治斗爭及其他各種原因，對某些檔案文件進行有計劃、有意識的破壞。

（2）管理與利用接觸檔案的有關人員麻痹大意或玩忽職守或不遵守規章，及缺乏檔案學知識等，導致管理或使用不善造成對檔案的丟失、損壞或檔案系統的紊亂。

（3）管理和利用中，難以避免地發生檔案的老化。

2、自然損壞

（1）內因。

檔案載體和記錄材料（檔案制成材料)

（2）外因。

檔案所處的環境和保管檔案的條件。

二、保護檔案的方法和措施

有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：

（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；

（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

??

－－《檔案法》第二十四條

《中華人民共和國檔案法》－

（一）健全保管制度、規范、標準

人員進出檔案庫房的管理

檔案入庫、出庫的管理

檔案利用行為的管理

檔案庫房、設備和庫房檔案秩序的管理

（二）選擇優質檔案制成材料 影響紙的耐久性的因素：

（1）與造紙原料、造紙方式有關

造紙的原料很多，麻、皮、稻草、竹棉等，根據所形成的紙張的耐久性，紙槳可分為四級：

第一級

棉槳

麻槳 第二級

亞硫酸鹽木槳 第三級

草槳 第四級

磨木槳

從一級到四級，紙張耐久性依次遞減，每一級中也有差別。磨木槳造出的新聞紙，壽命大約只有50年，棉槳、麻槳造出的紙張可保存500年以上。

造紙方式

手工

機器（2）與所處保存環境有關

濕度 溫度 酸性 氧化性 灰塵等

影響字跡材料耐久性的因素

（1）色素是否穩定是影響字跡褪色的重要因素

字跡材料

色素：使字跡顯示出顏色的物質

輔料：幫助色素滲透到紙張中的物質

炭墨

顏料

（人造

天然）

染料

（合成染料

天然染料）

（2）字跡的形成是色料與紙張的結合，字跡的耐久性與結合方式有關

粘附方式；

粘附并結膜（如靜電復印機）；

滲透干燥（如各種鋼筆墨水形成的字跡）；

滲透干燥并結膜（如中國墨）（3）保存環境的影響

（三）采取合適的裝具設備并存放專用庫房 四）做好“八防”

防火與防高溫 防水與防潮 防霉 防蟲 防鼠 防光 防塵 防盜

霉的防治

霉菌對檔案紙張的破壞表現

（1）分解紙張纖維素，使紙張強度下降，腐朽，無法使用。（2）分解出有機酸，使紙張酸度增加，紙張發黃發脆。（3）分解出色素，污染紙張，霉跡斑斑，影響閱讀。（4）使紙張變濕，變粘，使檔案很易變成檔案磚。

防治措施

（1）庫房相對濕度控制在45-60%，可消除霉菌的浸染。（2）搞好衛生防疫工作，防止檔案受感染。

（3）放置除霉劑，以防霉菌感染。

常用的有：香葉醇長效抗霉靈，五氯苯酚及其納鹽，對硝基苯醇等。

（4）已有霉菌的可采取化學滅菌和物理滅菌法

害蟲防治

防治措施：

蟲子生長的環境要合適的濕度、溫度、空氣等，破壞其生態環境。

（1）首先控制庫房溫濕度

溫度22度以下，濕度60%以下，害蟲停止發育。

庫房

濕度標準為45-65±5%，溫度14-24±2度。

（2）入庫前檢查殺蟲，搞好檔案及其庫房的衛生防疫工作。

（3）驅蟲殺蟲。

防光措施

光能促使紙張纖維素長鏈的斷裂、發脆和破損，加速紙張的氧化反應，使字跡褪色。

防光措施：

（1）庫房窗戶要小而少，在窗上加設遮陽的設施，以陽光不直接照射到檔案架上為宜。

（2）窗戶應安裝毛玻璃或花紋玻璃，減少光的照度，還可在窗戶上安裝百葉窗或厚窗簾，以防光直射，減少紫外光的透過量。

（3）在窗戶上涂上一層濾紫外光的涂料或薄膜。

（4）使用人工光源，以白熾燈為好。

（5）檔案受潮或被水浸濕后，不能在陽光下晾曬，應在通風處晾干或用空氣去濕機逐漸將紙張中水分除去。

庫房溫濕度的調控

溫度、濕度的不適對檔案載體、字跡等有危害，會使檔案發霉，發脆等，所以庫房內溫濕度要控制。

一般庫房的溫、濕度標準是

14-24±2度（14－20度）

45-65%±5%（50%－65%）。

調控措施

（1）采用空調設備

（2）使用其他調節溫濕度的設備

去濕機

（3）采取密閉、通風、吸潮相結合的措施

（五）采取有效的修復技術

1、紙張去污：

干法去污

濕法水洗去污（溫水

明礬）

有機溶劑去污（苯、汽油、四氯化碳）：油斑、脂肪斑、蠟斑、染水斑、漆斑

氧化劑去污（高溫酸鉀等）：鐵銹斑、藍黑墨水

2、去酸：

測酸

去酸：堿性水溶液（氫氧化鈣等）；

堿性有機溶液（去酸劑與有機溶劑組成）；

氣相去酸（干法去酸）

3、加固。高分子聚合物薄膜或它們的單體溶液。

4、恢復、顯示檔案字跡。

化學試劑使其恢復；

物理方法：攝影法，數字圖像處理技術。

5、修復。

托裱

紙槳修復

第三節

庫房檔案秩序的管理

一、庫房管理的內容

（1）進出庫制度

（2）庫房溫濕度的調節

（3）“八防”措施

（4）庫房與裝具的有序化

（5）檔案在裝具中的存放方式

（6）檔案存放秩序的維護與管理

（7）定期檢查、清點

（8）全宗卷

二、庫房與裝具的有序化

檔案柜（架）擺放要求：

1、避免陽光直射，并注意不要防礙通風。

2、在最大限度地利用地面和空間的同時，要注意存取、搬運方便。

3、在潮濕的地方，檔案柜架不宜靠墻擺放。

4、為便于管理，柜架宜擺放整齊，排列一致，并編排號碼，庫房多的單位，庫房也要編號。

可按自左向右或自外向內的走向順序編柜（架）的列號（架號）和每一列檔案柜（架）的柜號（欄號）

按自上向下的走向編每一個柜（欄）的格（層）號

在每一列、每一柜(欄)、每一層（格、箱）裝具外面的醒目位置設置標牌 標識牌

檔案柜標識牌

第1列第6號檔案柜存放的檔案是目錄號為

10、案卷號為1號至252號的案卷

三、檔案存放方式和存放秩序的維護與管理 檔案在裝具中的存放方式：

平放，有利保護，豎放，存放、檢索容易。檔案存放位置索引

是用來指明檔案存放地點的檢索工具，通過它可以迅速存取檔案。

主要有兩種形式： 指明檔案存放地點

指明各檔案庫房保存了哪些檔案

檔案存放位置索引（以全宗檔案為單位編制）檔案存放位置索引（以庫房及裝具為單位編制）

四、檔案代理卡及其管理

檔案代理卡是一種反映檔案流動情況的卡片式管理工具，也稱代卷卡，有代替案卷的意思。

當檔案出庫房時，填寫一張統一格式的卡片存放于檔案原位置，卡片上注有檔號、拿出日期，送往何處，歸還日期，可做成不同顏色，用以代表不同類型的檔案，以便一目了然。第五章

檔案檢索工作

第一節

檔案檢索工作概述

一、檔案檢索工作內容

（一）建立檔案檢索體系（存儲檔案信息，編制檔案檢索工具）

即對具有檢索意義的檔案特征進行描述與標識,形成檢索工具的過程。

1、著錄標引

圖書在版編目(CIP)數據

秘書文檔管理/陸予圻等編著.－上海：復旦大學出版社，2005.8（新編秘書學教材系列）

ISBN 978-7-309-04615-1

I.秘書? II.陸? III.文書檔案-檔案管理-教材 IV.C275.2

檔案著錄標引指對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄,并借助檢索語言將檔案主題轉換成規范化的檢索標識的過程。

案卷目錄

卷內文件目錄

2、組織檢索工具：即對著錄標引后形成的條目加以系統排列，組成各種檢索工具，或輸入電子計算機，建立機讀文檔及數據庫。

（二）檔案信息查詢服務（使用檢索工具查找檔案）

1、接受查詢，確定查找內容，制定檢索策略

2、查找操作

如：

查上海市有關文物保護的檔案文件

檢索策略：

檢索工具：上海市檔案信息網網上查檔數據庫

檢索途徑：主題詞 文物保護

三、評價檔案查檢的指標

評價檔案查檢的指標是用以衡量使用檢索工具（系統）查檢檔案的質量高低和工作效率，即檢索過程滿足利用者的全面性和準確性程度。

指標有：查全率（檢全率）

漏檢率

檢準率

誤檢率 如：

查上海市有關文物保護的檔案文件

檢索策略：檢索工具：上海市檔案信息網網上查檔數據庫

檢索途徑：主題詞 文物保護

檢全率是指滿足利用者要求的全面程度，即檢出的有關檔案與全部有關檔案的百分比。

漏檢率指末檢出的有關檔案與全部有關檔案的百分比。

檢全率與漏檢率的公式為：

檢全率=檢出的有關檔案/全部有關檔案 ╳ 100%

漏檢率=末檢出的有關檔案/全部有關檔案 ╳ 100%

例如：

某一利用者要求查找有關黨風黨紀方面的檔案，機關檔案室保存的有關專題檔案是40件，檢索時檢出其中30件，有10件漏檢。則

檢全率=30/40 ╳ 100%=75%，漏檢率=10/40 ╳ 100%=25%。

檢準率是指滿足利用者要求的準確程度，即檢出的有關檔案與檢出的全部檔案的百分比。

誤檢率指檢出的不相關檔案與檢出的全部檔案的百分比。如：

查：關于抽調上海電景機械廠副廠長馮咸萃赴北京幻燈片廠工作的通知

檢索策略：檢索工具：上海市檔案信息網網上查檔數據庫

檢索途徑：主題詞 干部調配

電影制片廠

檢準率與誤檢率的公式為：

檢準率=檢出的有關檔案/檢出的全部檔案╳ 100%

誤檢率=檢出的不相關檔案/檢出的全部檔案╳ 100% 例如

某一利用者要求查找有關離退休干部待遇方面的檔案，機關檔案室共檢出30件，利用者查閱后認為其中20件是相關的，10件是不相關的。則

檢準率=20/30 ╳ 100%=67%

誤檢率=10/30 ╳ 100%=33%

英國情報學家克勒維當根據1963年美國情報專家7萬篇文獻的研究結果，做出檢全率和檢準率這兩個指標之間存在著互逆關系的結論。

如果放寬檢索范圍以追求較高的檢全率則檢準率就會下降，反之，若是限制檢索范圍以改善檢準率時，檢全率則會下降。

設計檔案檢索系統以及制定每一次檢索策略時，應該從利用者的不同需要了出發，確定適當的檢全率、檢準率指標。

第二節

檔案的著錄標引

圖書在版編目(CIP)數據

秘書文檔管理/陸予圻等編著.－上海：復旦大學出版社，2005.8（新編秘書學教材系列）

ISBN 978-7-309-04615-1

I.秘書? II.陸? III.文書檔案-檔案管理-教材 IV.C275.2

一、檔案著錄標引的含義

檔案著錄是檔案館、室編制檢索工具時，對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

檔案著錄條目

案卷目錄

在檔案著錄中對檔案內容進行分析和選擇，并賦予其規范化檢索標識(檢索語言）的過程，稱為檔案標引。

賦予其分類號標識的過程稱為分類標引。

賦予其主題詞標識的過程稱為主題標引。案卷目錄

二、檔案著錄規則

《檔案著錄規則》規定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄格式、標引符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細則。

《國際檔案著錄規則（總則）》

三、著錄項目

檔案著錄項目共分七項，每項分若干小項。

檔案著錄條目

(一)題名與責任說明項

題名，又稱標題、題目，是表達檔案中心內容、形式特征的名稱。

1.正題名。

2.并列題名。

3.副題名及說明題名文字。

4.文件編號。

5.責任者。

6.附件。檔案著錄條目

檔案著錄條目(二)稿本與文種項

l.稿本。它指檔案文件的文稿、文本和版本。

稿本包括草稿、定稿、手稿，草圖、原圖、底圖、藍圖，正本、副本，原版，試行本、修訂本、影印本、各種文字本等。2.文種。

檔案著錄條目(三)密級與保管期限

1.密級。

2.保管期限。它指根據檔案價值確定的檔案應該保存的時間。

檔案著錄條目

（四）時間項

時間項視不同的著錄對象分為文件形成時間、卷內文件起止時間等。

檔案著錄條目(五)載體形態項

1.載體類型。它分為甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。

2.數量及單位。

3.規格。它指檔案載體的尺寸及型號等。

檔案著錄條目

（六）附注與提要項.附注。它指檔案中需要解釋和補充的事項。

.－中間缺 3 頁 ；

.－新疆區統計表因污漬大部分不清；

.－責任者根據筆跡考證

2.提要。它指對文件和案卷內容的簡介。

檔案著錄條目（七）排檢與編號項

它是目錄排檢和檔案室(館)業務注記項。

1.分類號。

2.檔案館代號。

3.檔號。

4.電子文檔號。

5.微縮號。

6.主題詞和關鍵詞。

四、著錄用標識符

檔案著錄條目 圖書在版編目(CIP)數據

秘書文檔管理/陸予圻等編著.－上海：復旦大學出版社，2005.8（新編秘書學教材系列）

ISBN 978-7-309-04615-1

I.秘書? II.陸? III.文書檔案-檔案管理-教材 IV.C275.2

標識符號是表示不同著錄項目和著錄含義的標志。

標識符號分為著錄項目標識符和著錄內容識別符兩種。

著錄項目標識符

注在每個著錄項目之前的標識符號..－ 各大項

置于下列各著錄項目之前：稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態項、附注項。= 置于并列題名之前。

天津市污染氣象要素的研究 =Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin

3.： 置于下列各著錄小項之前：副題名及說明題名文字、文件編號、文種、保管期限、數量及單位、規格。

國家機關公文格式:中華人民共和國國家標準

4./ 置于第一個責任者之前。

5.； 置于多個文件編號之間、多個責任者之間。

6.，置于相同職責、身份省略時的責任者之間或同一責任者的不同職責、身份之間。

如：

如：

/ 徐呂林(編劇,導演)；舒適,項坤,上宮云珠(主演)； 陳哥辛(作曲)7.+

置于每一個附件之前。

檔案著錄條目 著錄內容識別符

表示對著錄項目中需要解釋、補充說明、考證、存疑、缺字、起止連接事項等含義的符號。

1.[] 置于下列著錄內容的兩端:自擬著錄內容、文件編號中的、責任者省略時的“等”字。

“通知 [共青團中央關于紀念一.二九的通知]”

/國家計委[ 等 ]

2.()置于下列著錄內容的兩端:責任者所屬機構名稱、責任者的真實姓名、責任者的職責或身份、外國責任者的國別及姓名原文、中國責任者的時代,歷史檔案中的朝代紀年、農歷、地支代月、韻目代日轉化后的公元紀年。

“/ 陳毅(外交部長)”

/（清）李鴻章

/ 茅盾(沈雁冰)

3.?

用于不能確定的著錄內容,一般與 “[]” 號配合使用。

“/[ 張治中 ?]”

4.－

用于下列著錄內容之間:日期起止、檔號、電子文檔號、微縮號各層次之間。

5.?

用于節略內容。

檔案著錄條目.囗

用于每一個殘缺文字和未考證出時間的每一個數字。未考證出來的責任者及難以計數的殘缺文字用三個“囗” 號。

.-1945口口口口[19450815]

/ 口口口

.－口口口口口口口口

五、著錄條目格式

著錄條目格式,也稱著錄格式,指著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。

(一)著錄條目格式的類型

1.段落符號式條目格式

分類號

檔案館代號

檔號

電子文檔號

微縮號

正題名=并列題名:副題名及說明題名文字:文件編號 / 責任者 + 附件.一稿本:文種.一密級:保管期限.一時間.一載體類型:數量及單位:規格.一附注

提要

主題詞或關鍵詞

段落符號式條目格式將著錄項目劃分為四個段落。

著錄卡片示例見下圖。

檔案著錄條目 2.表格式條目格式

當實際工作需要使用表格式條目時,其著錄項目應與段落符號式條目格式相同,其排列順序可參照段落符號式條目格式。

作業：

1、某校檔案室有關教育改革專題的檔案50件，利用者在查找有關教改專題檔案過程中，查出40件，閱讀后認為其中30件是相關的，10件是不相關的，這一檢索過程的檢全率和漏檢率，檢準率和誤檢率分別是多少？

1、檢全率：30/50 ╳ 100%=60%

漏檢率：20/50 ╳ 100%=40%

檢準率：30/40 ╳ 100%=75%

誤檢率：10/40 ╳ 100%=25%

2、寫出下面著錄條目中1－16項目名稱

D193（1）

04267（2）

2－17－18－28（3）

32－46（4）

吉林省人委、吉林省軍區關于協助測量部隊進行國防測量的聯合通知（5）：吉辦丹字[1961]44號（6）/吉林省人委；吉林省軍區（7）＋國防測量業務要求協助事項（8）.－正本（9）：通知（10）.－秘密（11）：永久（12）.－19610209（13）.－2頁（14）：16開（15）

國防測量 地形志貌（16）

六、著錄用文字和著錄信息源-

七、著錄項目細則

(一)題名與責任說明項 1.題名(1)正題名

①符合規范的正題名,照原文著錄。

②單份文件沒有題名,依據其內容擬寫題名,并加“[]”號。例如 :“[金川設立辦事大臣管理地方事務事 ]”。

③當單份文件題名不能揭示文件內容時,原題名照錄,并根據其內容另擬題名附后,外加“[]” 號。例如 :“通知 [共青團中央關于紀念一.二九的通知]”。

④當單份文件的題名過于冗長時,在不丟失重要信息和損傷原意的情況下,可刪去冗余部分, 被節略的內容用 “?” 號表示。

⑤當案卷題名不能揭示案卷內容或題名過于冗長時,一般應重新擬寫案卷題名,將原題名修改好后再著錄。

(2)并列題名

必要時,并列題名與正題名一并著錄。并列題名前加“=”號。

例如:天津市污染氣象要素的研究 =Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin”。

(3)副題名及說明題名文字

副題名一般參照原文著錄。當正題名能夠反映檔案內容時,副題名不必著錄。必要時,說明題名文字照原文著錄。副題名、說明題名文字前加 “：” 號。

2.文件編號

(l)文件編號除了用 “[]” 號外 ,其余照原文字符號抄錄,其前加 “:”號。例如：“：中發[1980]16號”、“:GB/T13968-92”。

(2)聯合發文或檔案上有多種文件編號時,一般只著錄一個文件編號。立檔單位的文件編號必須著錄。若著錄多個文件編號,中間用 “；” 號隔開。

3.責任者

例如:“/國家計委；國家科委；國家檔案局”

“/國家計委[ 等 ](l)責任者只有一個時,照原文著錄,其前加 “/” 號。

(2)責任者有多個時,須著錄列居首位的責任者,其余視需要著錄。立檔單位本身是責任者的,必須著錄。被省略的責任者用 “[ 等 ]” 表示。第一個責任者之前加 “/” 號,責任者之間以 “；” 號相隔。

“ :/ 徐呂林(編劇,導演)；舒適,項坤,上宮云珠(主演)； 陳哥辛(作曲)”

多個責任者具有同一職責或身份又必須著錄時,可將職責或身份置于最末一個責任者后 的 “()” 號中,責任者之間以 “,” 號相隔。

同一責任者有多個職責或身份又必須著錄時,可將多個職責或身份置于責任者后的 “()”號中,職責或身份之間可以 “,” 號相隔。

(3)機關團體責任者

①必須著錄全稱或者不發生誤解的通用簡稱。

例如 :“/ 中國共產黨中央委員會” 或 “/中共中央”；“/ 中華人民共和國外交部”或 “/ 外交部 ”。

②歷代政權機關團體責任者,著錄時其前冠以朝代或政權名稱,并加 “()”。

例如 : “/(清)內閣”、“/(民國)外交部 ”。

(4)個人責任者

①個人責任者一般只著錄姓名,必要時在姓名后著錄職務、職稱或其他職責,并加 “()” 號。

例如 :“/ 陳毅(外交部長)”。

②文件所署個人責任者有多種職務時,只著錄與形成文件相應的職務。

例如 :“毛澤東(中共中央主席)”。

③清代及其以前的個人責任者應冠以朝代名稱 , 并加 “()” 號。

例如 : “/（清）李鴻章”。

④少數民族個人責任者的稱謂,不同民族有差異,應依照該民族的署名習慣著錄。

⑤外國責任者,姓名前應著錄各歷史時期易于識別的國名簡稱,其后著錄統一的中文姓氏譯名。必要時著錄姓氏原文和名的縮寫。國別、姓氏原文和名的縮寫均加 “()”。

例 如 :“(美)愛因斯坦(Einstein,A.)”

(5)文件所署責任者為別名、筆名時,均照原文著錄,但應將其真實名稱附后,并加 “()” 號。

例如 : “/ 茅盾(沈雁冰)”。

(6)未署責任者的文件,應著錄根據其內容、形式特征考證出的責任者,并加 “[]”號，考證無結果時,以三個 “口”代之。

例如 :“/ 口口口”。

(7)文件責任者不完整時,應照原文著錄,將考證出的完整責任者附后,并加 “[]”號。

例如 :“周 [ 周恩來 ]”。

(8)文件責任者有誤,仍照原文著錄,但應考證出真實責任者附后,并加 “[]” 號。

例如 :“/ 王國央 [王國英 ]”。

(9)考證出的責任者根據不足時,應在其后加 “?” 號,一并著錄于“[]”內。

例如 :“/[ 張治中 ?]”。4.附件

(l)只著錄附件題名,其前面冠 “+” 號。

(2)文件正文后有多個附件時,應當逐一著錄各附件題名,各附件題名前冠以 “+” 號。若附件題名過長,也可節略,其被節略內容用 “ ? ” 表示。自擬附件題名外加 “[ ]”

號。

檔案著錄條目

(3)若附件題名具有獨立檢索意義，亦可另行著錄條目，但應在附注項中加以說明。